36149906 BAB VI Menata Dan Mencetak Dokumen

BAB VI
MENATA dan MENCETAK DOKUMEN
A. MEMBERI NOMOR HALAMAN
Jika naskah yang lebih dari satu
halaman kita dapat memberi
nomor halaman dengan cara klik
menu Insert, kemudian pilih Page
Number
Pilih letak nomor pada Position;
Top untuk halaman di atas
Bottom untuk halaman di bawah
Alignment untuk menentukan letak
di kiri, tengah, atau kanan.

B. HEADER AND FOOTER
Fungsinya untuk memberikan catatan yang akan tampil pada setiap halaman naskah. Header
akan tampil pada bagian atas setiap halaman sedangkan footer akan tampil pada bagian bawah
setiap halaman
a. Caranya Klik menu View, kemudian pilih Header and Footer
b. Ketik teks yang akan ditampilkan kemudian close untuk menutup tampilan
Untuk memberi nomor halaman

Untuk pindah header atau footer

C. MENATA HALAMAN
Pada langkah ini beberapa pekerjaan dapat
dilakukan
berkaitan
dengan
menata
halaman dokumen sebelum dicetak. Caranya
klik menu File kemudian pilih Page Setup
a. Margin
Pengaturan batas cetak dari ukuran
kertas yang dipakai
Caranya dengan mengisi
margin dengan ketentuan ;

⇒
⇒
⇒

⇒

kolom

Top untuk batas atas
Left untuk batas kiri
Bottom untuk batas bawah
Right untuk batas kanan

Ms Word.SMKN 1 Mtr

1

b. Orientation
Yaitu posisi kerta, Potrait untuk kertas posisi tegak dan Lanscape untuk posisi kertas
mendatar.

c. Paper untuk menentukan ukuran kertas pilih Paper Size. Secara default sudah disiapkan
ukuran kertas secara umum.
Tetapi bisa juga kita membuat ukuran kertas dengan Costumize sesuai keinginan.

Jika sudah diisi kemudian klik OK.

D. MENCETAK DOKUMEN
Sebelum mencetak dokumen sebaiknya lihat dahulu hasil kerja melalui tampilan Print Preview
agar hasil cetaknya benar-benar pada posisi yang diinginkan.
Selanjutnyapastikan semua kabel yang menghubungkan komputer dengan printer terpasang
dengan baik kemudian kertas sudah disiapkan.
Perintah mencetak adalahKlik Menu File kemudian Print, akan muncul tampilan Print.
Hal hal yang harus diperhatikan pada tampilan ini adalah :
1. Nama printer harus sama dengan nama printer yang dipasang pada komputer

2. Status ; Idle artinya printer tidak ada perintah cetak. Jika tampil Printing artinya printer
sedang mencetak
3. Page range ;
 All

artinya semua halaman file akan dicetak

 Current page artinya prinmter akan mencetak halaman dimana posisi kursor
 Selection

artinya akan mencetak teks yang diblok saja

 Pages
pages

artinya akan mencetak halaman sesuai dengan yang ditulis pada kolom

Untuk mencetak halaman yang terpisah gunakan tanda koma (,) contoh 1,3,7,8
Untuk mencetak deret halaman tertentuk gunakan tanda min ( - ) contoh 5-17
4. Number of Copies diisi jumlah penggandaan cetakan setiap halaman.

Ms Word.SMKN 1 Mtr

2

E. MAIL MERGE
Adalah fasilitas untuk menghubungkan suatu dokumen dengan file tertentu sebagai sumber data.
Contohnya bila kita akan mencetak amplop dengan alamat berbeda-beda sedangkan pengirim
tetap maka dapat menggunakan fasilitas ini. Untuk menjalankan mail merge kita harus memiliki

dua file yaitu :
1. File sebagai sumber data biasanya berbentuk tabel, bisa berupa tabel dari data Excel maupun
tabel Word.
2. Document sebagai tempat penggabungan file
Sebagai contoh ikuti langkah-langkah berikut :
a. Buatlah tabel berikut pada dokumen baru kemudian simpan dengan nama Alamat
NAMA

ALAMAT

TELEPON

Putu Sukreta Buana

Jl. Pudak no 18 Denpasar - Bali

(0364) 642275

Lalu Zaenal Abidin

Jl. H. Akhmad Dahlan no 123
Praya - NTB

(0373) 671542

Joni Sangkareang

Jl. Merdeka no 72 Kupang - NTT

Surya Amangkurat

Jl. Diponegoro no 522 Malang Jatim

(0344) 258622

b. Buka Dokumen baru kemudian Page Setup untuk ukuran kertas Unvelop 11 X 22 cm,
posisi kertas mendatar ( Landscape )
c.

Ketik Teks Halaman Amplop berikut dan simpan dengan nama file AMPLOP:

Sekolah Menengah Kejuruan ( SMK )
Negeri 1 Mataram
Jl. Pejanggik 28 Mataram. Telp. (0370) 631244

Kepada
Yth.

Telp.

d. Selanjutnya Klik Menu Tools, kemudian Letter and Mailings, pilih Show Mail
Merge Toolbar, maka akan muncul Toolbar mail merge

e. Klik Icon Open Data Source (

), cari dan buka file Alamat yang dibuat

sebelumnya.

f. Letakkan kursor di sebelah kanan Yth. ( pada dokumen Amplop), kemudian klik Icon

Insert Merge Field (

) akan muncul tampilan Insert Merge Field

g. Pilih Fileds NAMA, klik Insert kemudian, Close
h. Enter kemudian klik lagi Insert Merge Field pilih ALAMAT, klik Insert kemudian
Close.

Ms Word.SMKN 1 Mtr

3

i. Letakkan kursor pada sebelah
kanan Tellp. Insert Merge Field,
klik Insert kemudian Close.

j. Untuk menampilkan hasil merge
klik Icon View Merged Data,
k. Untuk melihat tampilan alamat
berikutnya klik Next Record.

l.

Selanjutnya kita dapat mencetak
amplop sesuai dengan keperluan
alamat yang dituju.

Open Data Source

Insert Field Merge

View Merged Data

Preview Record

Next Record

Toolbar Mail Merge
Latihan 22
a. Buka dokumen baru kemudian buatlah tabel sertifikan berikut
b. Untuk mengisi nilai gabungkan ( merge) dengan File TABEL2

c. Simpan File dengan nama MERGE

Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Komputer ( LPPK )
UP Bina Remaja
SMKN 1 Mataram
Jl. Pejanggik 28 Mataram, Telepon ( 0370) 631244

SERTIFIKAT
Diberikan kepada

Sebagai peserta kursus dan telah lulus Ujian Program Microsoft Word dengan nilai
Menjalankan Program Ms Word
:
Menata File
:
Mencetak Dokumen
:
Mataram, 2 Agustus 2007
Ketua Kursus

Drs. Abdullah

Ms Word.SMKN 1 Mtr

4