IF Materi ITBusinessManagement

DASAR-DASAR MANAJEMEN

Taruna mengetahui memahami tentang : Arti manajemen, Sejarah perkembangan
manajemen, Aliran ilmu manajemen, Tingkatan manajemen, Beberpa tinjauan manajemen
dan sumber-sumber manajemen.

Taruna mengetahui dan memahami serta mampu menjelaskan, Arti manajemen:
manajemen sebagai proses, manajemen sebagai kolektivitas, manajemen sebagai ilmu
dan seni. Taruna mampu menjelasakan sejarah perkembangan ilmu manajemen: Aliran
klasik, Aliran perilaku, Aliran ilmu manajemen, pendekatan sistem, pendekatan
kontingensi. Taruna mampu menjelaskan tingkatan manajemen serta Taruna mampu
melihat beberapa tinjauan tentang manajemen dan sumber-sumber manajemen.
Tujuan Mata Kuliah
Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil makna dan
dapat menerapkan serta membagi pengetahuan tentang arti manajemen, aliran ilmu
manajemen, tingkatan manajemen dan tinjauan manajemen serta sumber-sumber
manajemen.

A. Pengantar
Ilmu manajemen bila dicermati sama usianya dengan kehidupan manusia. Manusia
sebagai makluk sosial ada kecenderungan untuk berorganisasi dan bekerja sama. Dalam

kehidupan sehari-hari manusia adalah anggota suatu organisasi , misalnya organisasi agama,
olah raga, seni, usaha dan orgnaisasi lainnya. Masing-masing orgnaisasi berbeda satu dengan
lainnya, ada yang formal dan tidak formal.
Namun organisasi-organisasi tersebut mempunyai unsur-unsur yang sama, yaitu ada
kelompok orang, ada tujuan yang hendak dicapai, ada rencana cara pencapaian tujuan, ada
pemimpin (manajer) yang bertanggung jawab atas keberhasil pencapaian tujuan. Dengan kata
lain para manajer diberi tanggung jawab untuk menentukan kegiatan yang memungkinkan
setiap individu dapat memberikan sumbangan yang terbaik untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan bersama.
32

Materi kuliah ini membahas cara manajer memimpin organisasi untik mencapai tujuan
yang sebaik-baiknya. Pembahasan lebih dipusatkan pada organisasi formal.
B. Definisi Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa Inggris “management” dengan kata kerja to manage
yang secara umum berarti mengurusi. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan
kepemimpinan, yaitu orang-orang yang melakukan kegiatan memimpin, disebut “manajer”.
Untuk mengartikan dan mendefisikan manajemen dari berbagai literartur dapat dilihat
dari tiga pengertian, yaitu :
1.

2.
3.
B.1.

Manajemen sebagai suatu proses
Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia
Manajemen sebagai ilmu dan manajemen sebagai seni
Manajemen Sebagai Suatu Proses

Melihat bagaimana cara orang mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih
dahulu. Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat menurut:
B.1.1. George R.Terry
Manajemen adalah cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu
melalui kegiatan orang lain.
B.1.2. Haiman
Manajemen adalah fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui orang lain, mengawasi
usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.
B.1.3. Stoner
Stoner mendefinisikan manajemen sebagai suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, memimpin dan mengawasi usaha-usaha dari anggota organisasi dan

sumber-sumber organisasi lainnya untuk mancapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
B.1.4. Mary Parker Follet
Mendefinisikan manajemen sebagai suatu seni untuk melakukan sesuatu melalui orang
lain.

33

B.2.

Manajemen Sebagai Suatu Kolektivitas

Yaitu merupakan suatu kumpulan orang-orang yang bekerja sama untuk untuk
mencapai tujuan bersama. Kumpulan orang-orang disini menunjukan adanya tingkatan
kepemimpinan (pimpinan atas, menengah dan bawah). Pendapat ini dikemukakan oleh Henry
Fayol.
B.3.

Manajemen Sebagai Ilmu dan Seni

Manajemen sebagai suatu ilmu karena telah dipelajari sejak lama dan menjelaskan

tentang gejala-gejala, gejala-gejala diteliti dengan menggunakan metode ilmiah, yaitu
menggunakan bantuan disiplin ilmu lainnya seperti ilmu sosial, filsafat, matematik dan statistic
dan lain sebagainya.
Dalam praktek, istilah manajemen dipakai dalam organisasi yang lebih besar dan berdiri
sendiri dan dapat dibedakan dengan jelas dari organisasi lain.
C.Sejarah Perkembangan Ilmu Manajemen
Di dalam ilmu manajemen dikenal tiga aliran yang masing-masing berusaha membantu
para manajer untuk memahami dan memimpin perusahaannya serta mengatasi masalahmasalah di dalam perusahaan. Tiga aliran tersebut adalah :
C.1.

Aliran Klasik (Classical school)

C.2.

Aliran Perilaku (Behaviaoral school)

C.3.

Aliran Ilmu Manajemen ( Management Science School)

Selain tiga aliran tersebut, dalam perkembangan ilmu manajemen telah dikembangkan
pula dua bentuk pendekatan yang berusaha untuk menggabungkan ketiga aliran di atas,
pendekatan itu adalah :
C.4.

Pendekatan Sistem (Sistem Approach)

C.5.

Pendekatan Kontingensi (Contingency approach)

C.1.

Aliran Klasik (Classical School)

Aliran ini dipelopori oleh Robert Owen ((1771-1858) dan Charles Babbage (1792-1871).
Robert Owen berpendapat bahwa dengan dipenuhinya kebutuhan dan peningkatan kondisi
pekerja (perumahan, jam kerja, koperasi, dan sebagainya) dapat meningkatkan hasil produksi

34

dan laba perusahaan. Unsur pekerja merupakan salah satu unsur terpenting dalam proses
produksi (vital machines=mesin utama)
Charles Babbage berpendapat bahwa penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam proses
kerja dapat meningkatkan produktivitas dan dapat menekan biaya menjadi lebih rendah, yaitu
dengan dialtih suatu keterampilan tertentu dan harus bertanggung jawab terhadap bagian yang
dikerjakannya dengan keterampilan tersebut.
Tokoh-tokoh lain dalam aliran klasik,antara lain :
C.1.1. Frederich W. Taylor (1856-1915)
Frederich W. Taylor adalah tokoh peletak prinsip manajemen ilmiah, dengan percobaan
gerak dan waktu. Dengan efisiensi gerak dapat meningkatkan produktivitas, sehingga dapat
ditentukan standar minimal produksi atas dasar keahlian rata-rata pekerja. Dengan
ditentukannya standar minimal produksi dapat diterapkan sistem upah dengan bonus bagi
pekerja yang dapat melampaui standar minimal produksi, lebih jauh lagi dengan sistem upah
ini dapat memperbaiki metode kerja karyawan. Empat prinsip dasar teori Frederich W. Taylor,
yaitu :
C.1.1.1. Dengan perkembangan manajemen ilmiah dapat ditentukannya metode terbaik dalam
menjalankan tugas;
C.1.1.2.Seleksi karyawan dengan cara ilmiah, sehingga setiap karyawan dapat diberi tanggung
jawab atas tugas yang sesuai dengan keterampilannya;

C.1.1.3.Pengembangan dan pendidikan karyawan dengan cara ilmiah;
C.1.1.4.Hubungan/kerjasama yang erat antara manajemen dan karyawan.
C.1.2. Henry L. Gantt (1861-1919)
Henry L. Gantt memperkenalkan system bagar (chart system), yang memuat jadwal
kegiatan produksi karyawan, disebut siatem Gantt Chart.
C.1.3. Frank B dan Lilian M. Gilberth (1868-1924 / 1878-1972)
Pasangan ini bekerja sama mempelajari aspek kelelahan dan gerak. Pengurangan
gerak dapat menyebabkan pengurangan kelelahan).

35

C.1.4. Sumbangan-sumbangan dari Aliran Klasik
C.1.4.1.Metode-metode yag dikembangkan dapat diterapkan pada berbagai kegiatan
organisasi, selain di organisasi industri.
C.1.4.2.Teknik-teknik efisiensi (seperti studi gerak dan waktu), bahwa gerak fisik dan alat dapat
lebih diefisienkan.
C.1.4.3. Penekanan pada seleksi dan pengembangan karyawan dengan cara ilmiah
menunjukan pentingnya kemampuan dan faktor pelatihan dalam meningkatkan efektivitas kerja
seorang pekerja.
C.1.4.4.Manajemen ilmiah yang menekankan pentingnya rancangan kerja mendorong manajer

mencari cara terbaik untuk pelaksanaan tugas.
C.1.4.5. Manajemen ilmiah tidak hanya mengembangkan pendekatan rasional dalam
memecahkan masalah, tetapi menunjukkan jalan ke arah profesionalisasi dari manajemen.
C.1.5. Keterbatasan Aliran Klasik
C.1.5.1. Sering peningkatan produksi tidak disertai dengan peningkatan pendapatan.
C.1.5.2.Hubungan manajemen dan karyawan tetap jauh.
C.1.5.3.Manusia dipandang sebagai sesuatu yang rasional bahwa manusia dapat dimotivasi
dengan pemenuhan kebutuhan ekonomi dan fisik, namun mengabaikan frustasi dan
ketegangan yang dialami karyawan apabila mereka tidak dapat memenuhi kebutuhan sosial
mereka serta mengabaikan kepuasan karyawan atas hasil kerjanya.
C.2.

Aliran Perilaku (Behaviaoral school)

Aliran perilaku berkembang sebab aliran klasik dipandang tidak benar-benar pembantu
pencapaian efisiensi produksi dan keserasian tempat keja. Oleh karena itu dicari upaya untuk
membantu manajer mengatasi masalah melalui sisi perilaku karyawan.
Tokoh-tokoh aliran perilaku :
C.2.1. Hugo Munsterberg (1863-1919), sumbangan utamanya adalah penerapan psikologi
karyawan dalam membantu peningkatan produksi, melalui tuga cara, yaitu :1. mendapatkan

orang yang cocok. 2. menciptakan kondisi kerja yang baik. 3. memotivasi karyawan.
C.2.2. Elton Mayo (1880-1949), terkenal dengan ekperimen perilaku manusia dalam situasi
kerja, disebut sebagai Ekperimen Hawthorne. Ekperimen ini menghasilkan kesimpulan bahwa
36

perhatian khusus pada karyawan dapat meningkatkan usaha kerjanya, disebut Hawthorne
effect.
Dari ekperimen ini diperoleh hasil yaitu dari konsep manusia yang rasional bahwa
manusia yang hanya dapat dimotivasi dengan pemenuhan ekonomi, diganti dengan konsep
pemenuhan sosial melalui hubungan kerja.
C.3.

Aliran Ilmu Manajemen

Aliran ini mengembangkan prosedur penelitian operasional (operasional research+OR)
dalam menghadapi masalah organisasi. Prosedur yang dignauakan dimulai dari analisis
masalah sampai dengan usulan kegiatan untuk mengatasi masalah tersebut.
C.3.1. Beberapa sumbangan aliran ini :
C.3.1.1. Prinsip aliran ini diterapkan dalam pemecahan masalah pada organisasi besar.
C.3.1.2. Teknik-teknikmanajemen ilmiahdigunakan pada berbagai kegiatan, seperti

penyusunan anggaran, arus uang, jadwal produksi, pengembangan produk, perencanaan
tenaga kerja dan lain-lain.
C.3.1.3.Mencoba memecahkan masalah dengan cara meninjaunya dari
(interdisipliner).

berbagai ilmu

C.3.1.4.Memecahkan masalah secara matematis.
C.3.2. Keterbatasan Aliran ini :
C.3.2.1. Sumbangan aliran ini pada manajemen hanya diterapkan pada kegiatan perencanaan
dan pengawasan dan tidak pada kegiatan lain seperti pengorganisasian dan
kepemimpinan.
C.3.2.2. Walaupun teknik yang digunakan cukup luas dalam mengatasi masalah manajemen,
tetapi tidak cukup efektif untuk masalah manusia dalam manajemen.
C.4.

Pendekatan Sistem

Pendekatan system memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari
bagian-bagian yang saling berhubungan satu sama lain.Dalam pendekatan ini manajer diajak

untuk memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang merupakan bagian dari lingkungan
ekternal yang lebih luas. Dalam sistem ini dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dari
organisasi akan mempengaruhi kegiatan bagian lainnya.
37

C.4.1. Beberapa istilah dan sumbangan yang digunakan dalam pendekatan sistem, yaitu :
C.4.1.1.Subsistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk kesluruan sistem. Setiap sistem
menjadi subsistem dari kesatuan yang lebih besar.
C.4.1.2.Sinergi, yaitu bagian-bagian terpisah dalam sebuah orgnisasi yang saling bekerja sama
dan berhubungan serta menghasilkan kerja yang lebih besar.
C.4.1.3.Sistem terbuka, yaitu sistem yang berhubungan dengan lingkungan luar. Sistem
tertutup, yaitu sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luar.
C.4.1.4.Arus, yaitu perubahan seluruh masukan ( informasi, bahan dan enegi) yang berasal dari
lingkungan melalui suatu proses untuk menghasilkan keluaran (barang dan jasa).
C.4.1.5.Umpan balik, merupakan kunci pengawasan terhadap sistem, dengan adanya umpan
balik, maka dapat dilakukan perbaikan apabila ada kesalahan dalam pelaksanaannya.
C.5.

Pendekatan Kontingensi

Pendekatan ini menggunakan metode-metode yang efektif untuk mengatasi masalahmasalah dalam situasi tertentu yang tidak dapat diterapkan dalam situasi lain. Tugas manajer
adalah mengidentifikasi teknik mana yang digunakan dalam situasi dan waktu yang tepat
dalam membantu pencapaian tujuan. Suatu langkah yang paling tepat untuk mengatasi
masalah dalam pendekatan kontingensi adalah bergantung pada situasi yang dihadapi oleh
manajemen, karena adalah suatu kenyataan bahwa situasi, aksi dan hasil adalah faktor yang
saling mempengaruhi dan saling tergantung satu sama lainnya.
D. Tingkatan Manajemen
Menurut tingkatannya manajemen dibedakan menjadi tiga tingkatan, yaitu :
D.1.

Manajemen Puncak (Top Management)

D.2.

Manajemen Tengah (Middle Management)

D.3.

Manajemen Bawah (Low Management)

D.4.

Beberapa Contoh :

D.4.1. Pada suatu departemen, maka tingkatan manajemennya adalah :
Manajemen Puncak adalah

: Menteri

38

Manajemen Tengah adalah

: para Direktur Jenderal

Manajemen Bawah adalah

:para kepala bagian/bidang, subbagian/sub bidang.

D.4.2. Pada suatu Kantor Balai Besar/Eselon II, maka tingkatan manajemennya adalah :
Manajemen Puncak adalah

: Kepala Balai Besar

Manajemen Tengah adalah

: para Kepala Bagian/Kepala Bidang

Manajemen Bawah adalah

:para Kepala Sub Bagian/Bidang.

D.4.3. Pada suatu UPT/Eselon III, maka tingkatan manajemennya adalah :
Manajemen Puncak adalah

: Kepala UPT, Direktur

Manajemen Tengah adalah

: para Kepala Sub Bagian

Manajemen Bawah adalah

:para Kepala Urusan.

E. Beberapa Tinjauan Manajemen
E.1.

Segi Sifat Kerja
Dari sifat kerja manajemen dapat digolongkan menjadi tiga golongan, yaitu :

E.1.1. Manajemen Administratif (MA)
Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang kerjanya menitik beratkan pada
pemikiran kerja (suatu pendekatan dari pimpinan atas sampai ke tingkat paling bawah serta
para pekerjanya). Dipelopori oleh Henry Fayol.
E.1.2. Manajemen Operatif (MO)
Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang langsung memimpin kerja ke arah
tercapainya kerja yang nyata. Maksudnya adalah suatu pendekatan dari pimpinan atas sampai
ke tingkat paling bawah yang titik beratnya pada efisiensi dan produktivitas. Dipelopori oleh
F.W.Taylor.
E.1.3. Manajemen Administratif dan Manajemen Operatif (MA/MO)
Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang dapat bertindak sebagai manajemen
administrative dan manajemen operatif (pejabat interpretor), yakni dapat menterjemahkan
manajemen administrative ke manajemen operatif dan sebaliknya.
39

Peranan pejabat ini sangat penting, karena hasil karya manajemen administrasi yang
bersifat garis-garis besar (umum) dan berbentuk kebijakan (policy=bahasa pikir). Untuk
memudahkan dalam pelaksanaan oleh pejabat pelaksana dalam tugas interpretor diberikan
dalam bentuk kerja praktis (operasional).
Pembedaan MA dan MO dapat dilihat dalam bagan di bawah ini :

MTA

MA

MO
MA = Manajemen
Administratif

MTM

MA

MO
MO=Manajemen
Operatif

MTB

MA

MO

Keterangan :
MTA : Manajemen Tingkat Atas
MTM : Manajemen Tingkat Menengah
MTB : Manajamen Tingkat Bawah
Gambaran kemampuan administrasi, manajamen dan
tingkatan manajamen.
Tingkatan Manajemen
Manajemen Tingkat Atas
(MTA)
Manajemen
Tingkat
Menengah (MTM)
Manajemen Tingkat Bawah
(MTB)
Workman (Pelaksana)

teknik operasional pada

Kemampuan
Kemampauan Teknik
Administrasi/Manajemen
Operasional
(90-92)%

(8-10)%

(70-85)%

(15-30)%

(40-55)%
5%

40

(45-60)%
95%

E.2.

Segi Luasnya
Dilihat dari segi luasnya atau ruang lingkupnya, manajemen dapat di bagi menjadi :

E.2.1. Makro manajemen
Makro manajemen adalah manajemen dengan ruang lingkup yang besar, pada
umumnya terdapat dalam bidang kenegaraan dan perusahaan-perusahaan besar.
E.2.2. Mikro manajemen
Mikro manajemen adalah manajemen dengan ruang lingkup yang kecil/sempit/khusus
(misalnya manajemen personalia, pergudangan, financial, dan lain sebagainya).
F.Sumber-Sumber Manajemen (Management Resources)
Tujuan pokok manajemen adalah untuk memperoleh dayaguna (efisiensi) dalam kerja.
Untuk mendapatkan metode/teknik yang bagaimana yang sebaik-baiknya dilakukan harus
menggunakan sumber-sumber (alat-alat/tool) yang ada dalam organisasi.
Dr.R. Markharita, ekpert PBB yang diperbantukan pada Lembaga Administrasi Negara
(LAN/ 1977-1980) memberikan rincian bahwa sumber-sumber manajemen terdiri atas :
F.1.

Man

: tenaga kerja manusia

F.2.

Money

:Uang, untuk biaya keseluruhan kegiatan

F.3.

Materials : bahan-bahan yang diperlukan.

F.4.

Metode

F.5.

Machines : mesin-mesin yang digunakan

F.6.

Waktu

F.7.

Prasarana : lahan/tanah, gedung, alat angkut, listrik dan air, dan sebagainya

: teknik/cara/sistem yang digunakan

: penjadwalan kegiatan

41

MODUL 6
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Taruna mengetahui dan memahami tentang: Fungsi-fungsi manajemen,
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan; serta Staffing
Kompetensi Dasar
Taruna mengetahui dan memahami serta mampu menjelaskan perencanaan:
cara menentukan perencanaan, sifat-sifat perencanaan; mampu menjelaskan
pengooganisasian: pengertian organisasi, bentuk organisasi, cirri-ciri organisasi;mampu
menjelaskan arti dan peranan penggerakan, factor-faktor penting dalam keberhasilan
penggerakan: segi organisasi, segi pimpinan, segi pegawai; mampu menjelaskan arti,
maksud dan tujuan pengawasan , macam-macam pengawasan, metode pengawasan,
prinsip-prinsip pengawasan
Tujuan Mata Kuliah
Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil makna dan
dapat menerapkan serta membagi pengetahuan tentang Fungsi-fungsi manajemen,
perencanaan, pengorganisasian, Penggerakan, dan pengawasan; serta Staffing

Fungsi manajemen adalah proses dari langkah-langkah mulai dari perencanaan,
pengorganisasian, staffing, memimpin dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan organisasi.
Banyak pandangan-pandangan yang berbeda dari para ahli mengenai rumusanrumusan fungsi-fungsi manajemen, di sini penulis mengambil pandangan dari seorang ahli
bernama George R. Terry. Dalam bukunya “ Principles of management” George R. Terry
merumuskan fungsi-fungsi manajemen dengan singkatan POAC, yaitu :
A.Perencanaan (Planning)
B.Pengorganisasian (Organizing)
C.Penggerakan (Actuating)
D.Pengendalian/Pengawasan (Controlling)
42

Sebagai masukan dari penulis, penulis menambahkan satu fungsi manajemen yang
cukup penting yaitu Staffing, sehingga pokok bahasan menjadi POAC + S (Staffing)
A. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah sesuatu yang akan direncanakan tentang apa yang akan dicapai,
yang kemudian memberkan pedoman, garis-garis besar tentang apa yang akan dituju.
Perencanaan merupakan persiapan-persiapan untuk pelaksanaan suatu tujuan, berupa
rumusan-rumusan tentang “apa” dan “bagaimana “ suatu pekerjaan dapat dilaksanakan.
Persiapan-persiapan tesebut dapat berupa tindakan-tindakan administrasi atas tindakantindakan selanjutnya. Perencanaan tidak harus dalam bentuk tulisan tetapi mungking hanya
dalam pemikiran (benak), terutama untuk hal yang bersifat pribadi dan rahasia (misalnya
rencana operasi lokasi perjudian, pelacuran, sarang narkoba dan lain-lainnya).
Dalam sistem pembangunan di Indonesia, tugas perencanaan dilaksanakan oleh Badan
Perencanaan Nasional (Bapenas), yang merupakan himpunan dari perencanaan sektor
pemerintah yang paling kecil.
Setiap organisasi biasanya selalu membuat perencanaan untuk lancarnya perputaran
roda organisasi. Demikan hal dengan individu, hendaknya membiasakan diri untuk
membuat/menentukan rencana agar aktivitas jelas dan terarah.

A.1.

Membuat Perencanaan .

Untuk membuat suatu perencanaan yang baik, ada dua pertanyaan yang harus dijawab,
yaitu “ Apa dan Bagaimana “ ( What and How). Pertanyaan “what” menunjukkan maksud dari
pembuatan perencanaan, tegasnya menjawab tentang tujuan apa yang hendak dicapai. Kalau
sudah terjawab maka dilanjutkan dengan menjawab pertanyaan “How”, yaitu bagaimana cara
terbaik yang digunakan demi tercapainya tujuan. Jawaban pertanayaan “how” dapat
merupakan cara, metode/sistem serta teknik-teknik yang digunakan.
Persoalan perencanaan belum selesai, karena harus berhadapan dengan pertanyaan :
Why, Where, When dan Who.
Pertanyaan why menunjukkan mengapa atau apa sebabnya perencanaan dibuat,
pertanyaan where menunjukkan dimana kegiatan ak an dilaksanakan, pertanyaan when kapan
rencana tersebut akan dilaksanakan dan pertanyaan who yang menunjukkan siapa yang akan
melaksanakan.
Contoh :
43

Misalnya, kantor AMG pada tahun akademik 2009, akan menyelenggarakan
penerimaan taruna/mahasiswa baru untuk empat jurusan, yaitu jurusan meteorologi, jurusan
klimatologi, jurusan geofisika dan jurusan instrumentasi dengan total 120 taruna/mahasiswa
baru.
1. Apa tujuannya ?, jawabnya adalah untuk memenuhi kebutuhan tenaga ahli
Meteorologi/klimatologi/geofisika/ instrumentasi.
2. Bagaimana caranya pelaksanaannya?, jawabnya adalah melalui tahapan-tahapan sistem
penerimaan calon taruna ( Sipencatar).
3. Dimana pelaksanaannya? jawabnya adalah di kantor AMG
4. Kapan dimulai pelaksanaannya?, jawabnya misalnya mulai bulan April 2009.
5. Siapa yang melaksanakannya ?, jawabnya adalah panitia sipencatar
Kemudian dari tahapan-tahapan seleksi dibuat lagi perencanaannya:
a.
b.
c.
d.
e.

A.2.

Apa tujuan seleksi administrasi, akademik, kesehatan dan wawancara ?
Bagaimana pelaksanaan tahapan masing-masing ?
Dimana pelaksanaan tahapan-tahapan tersebut ?
Kapan pelaksanaan tahapan-tahapan tersebut ?
Siapa yang melaksanakan tahapan-tahapan tersebut ?

Sifat Perencanaan
Suatu perencanaan yang baik harus bersifat :

A.2.1. Rasional
Perencanaan bersifat rasional artinya perencanaan dibuat berdasarkan pemikiranpemikiran dan perhitungan yang matang, sehingga dapat dibahas secara logis.
A.2.2. Perencanaan bersifat lentur
Perencanaan bersifat lentur artinya perencanaan tersebut bersifat luwes, dapat
dilaksanakan dimanapun, kapanpun dan oleh siapapun (tentunya disesuaikan dengan situasi
dan kondisi)
A.2.3. Perencanaan harus bersifat kontinyu
Perencanaan bersifat kontinyu artinya perencanaan harus terus menerus dibuat dan
perlu ditinjau kembali guna perbaikan-perbaikan pada pelaksanaan waktu berikutnya dan
disesuaikan dengan perkembangan situasi dan kondisi masyarakat, pemerintah dan negara.
44

A.3.

Kegagalan Perencanaan :
Kegagalan perencanaan dapat disebabkan oleh beberapa faktor,antara lain :

A.3.1. Perencanaan tidak matang
Perencanaan tidak matang karena tidak mempunyai pandangan jauh ke depan, kurang
pengalaman, tidak rasional.
A.3.2. Wewenang yang tidak jelas/tegas
Instruksi yang diberikan oleh pimpinan kepada para pelaksana tidak jelas atau tidak
tegas sehinggah terjadi tumpang tindih disana sini.
A.3.3. Anggaran kurang
Hal ini adalah hal yang logis, karena banyak kemungkinan terjadinya kurang anggaran,
misalnya pengaruh-pengaruh ekonomi global, perubahan kebijakan pimpinan/pemerintah,
perubahan-perubahan dalam pelaksanaan karena keadaan tidak terduga.

A.3.4. Pelaksanaan kurang baik
Perencanaan yang baik tidak menjamin hasilnya juga baik, karena sangat tergantung
pada baik buruknya pada pelaksanaannya.
A.3.5. Tidak ada dukungan moral dari masyarakat
Dukungan atau resfon masyarakat cukup mempengarahui berhasil tidaknya suatu
perencanaan. Tidak adanya partisipasi aktif dari masyarakat dapat membuat gagal suatu
perencanaan.
A.4.

Pandangan-pandangan Para Ahli Mengenai Fungsi Manajemen

Sedangkan pandangan-pandangan dari para ahli lainnya mengenai fungsi manajemen,
antara lain :
A.4.1. Henry Fayol
A.4.1.1. Planning (Perencanaan)
45

A.4.1.2. Organizing (Pengorganisasian)
A.4.1.3. Commanding ( Perintah)
A.4.1.4. Coordinating ( Koordinasi)
A.4.2. Luther Gulick
A.4.2.1. Planning (Perencanaan)
A.4.2.4. Organizing (Pengorganisasian)
A.4.2.3. Staffing
a.4.2.4. Directing
A.4.2.5. Coordinating
A.4.2.6. Reporting
A.4.2.7. Budgeting

A.4.3. Koontz O’Donnel
A.4.3.1. Planning (Perencanaan)
A.4.3.2. Organizing (Pengorganisasian)
A.4.3.3. Staffing
A.4.3.4. Directing
A.4.3.5. Controlling
A.4.4 Dr.Sondang .P. Siagian
A.4.4.1. Planning (Perencanaan)
A.4.4.2. Organizing (Pengorganisasian)
A.4.4.3. Motivating
A.4.4.4. Controlling
46

A.4.4.5. Evaluating
B. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitasaktivitas, pegelompokan aktivitas, penugasan kelompok aktivitas, pendelegasian wewenang,
pengkoordinasian hubungan antar wewenang serta informasi baik secara vertikal maupun
horizontal, yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Agar peran organisasi ada dan berarti bagi orang-orang, peran-peran itu harus
mencakup :
a.
b.
c.
d.
B.1.

Tujuan yang dapat direalisasikan.
Konsep dan batas kewajiban yang jelas.
Kebijakan-kebijakan yang dapat dimengerti dan dapat dilaksanakan.
Ketersediaan informasi yang diperlukan, alat-alat dan sumber-sumber yang penting.
Pengertian Organisasi
Pengertian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

B.1.1. Organisasi sebagai alat manajemen
Organisasi sebagai alat manajemen adalah organisasi sebagai
wadah/tempat
manajemen sehingga memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan manajemen
dapat bergerak. Organisasi sebagai alat organisasi dalam arti statis (tetap/tidak bergerak).
B.1.2. Organisasi sebagai fungsi manajemen
Organisasi sebagai fungsi adalah organisasi dalam arti dinamis, yaitu organisasi yuang
memberikan memungkingkan tempat manajemen dapat bergerak dalam batas-batas tertentu
Selain itu organisasi masih mempunyai pengertian yaitu organisasi sebagai :
B.1.3. “a group of people”, yaitu kelompok orang-orang yang membentuk kelompok tertentu
yang bekerjasama untuk melaksanakan suatu usaha/kegiatan.
B.1.4. “a system of authority”, yaitu organisasi sebagai sistem wewenang yang memberikan
kekuasaan bagi setiap pejabat dalam melaksanakan tugasnya.

47

B.1.5. “a system of function”, yaitu sebagai sistem distribusi tugas sehinggaa masing-masing
pejabat memegang tugas tertentu.
B.2. Timbulnya Organisasi
Organisasi timbul apabila ada dua orang atau lebih yang bersama-sama menjalankan
pekerjaan untuk kepentingan bersama.
B.3. Dasar Organisasi
Yang menjadi dasar organisasi adalah penakanan pada tugas-tugas yang ada pada
organisasi tersebut, kemudian baru menentukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan
tugas-tugas yang ada dalam organisasi tersebut.
B.4.

Unsur-Unsur Organisasi

B.4.1. Himpunan orang-orang
B.4.2. Bekerja sama
B.4.3. Pencapaian tujuan bersama
B.5.

Hubungan Organisasi dan Manajemen

Organisasi adalah wadah dari manajemen yang saling mempengaruhi. Kalau organisasi
baik tetapi manajemen tidak baik, maka organisasi tidak dapat bergerak, demikan sebaliknya.
Dalam rangka membentuk organisasi yang baik perlu diketahui dan diperhatikan asasasas terdapat dalam organisasi, yaitu :
B.5.1. Asas kesatuan komando (unity of commad)
Dalam suatu organisasi ada suatu asas dimana tiap-tiap pegawai hanya mempunyai
satu pimpinan (pimpinan tunggal), dimaksudkan agar tugas-tugas yang diberikan dapat
dilaksanakan dengan dan karena hanya berasal dari pimpinannya
B.5.2. Span of control
Dengan span of control dimaksudkan untuk memberi batas kemampuan seorang
pimpinan untuk dapat mengatur dan mengawasi bawahannya. Kemampuan tiap-tiap pimpinan
berbeda satu sama lain, ada yang mampu hanya 5 pegawai, ada yang 10 pegawai atau 15.
Dari hasil penelitian di Amerika Serikat yang paling efektif seorang pimpinan sebanyakbanyaknya mengawasi 8 pegawai.
48

Perbedaan kemampuan tersebut berdasarkan beberapa faktor, antara lain, perbedaan
pengalaman, perbedaan pendidikan, perbedaan kecakapan dan perbedaan usia.
B.5.3. Pembagian kerja secara homogen
Bermacam tugas dalam organisasi harus dibagi-bagi sedemikain rupa dan ditugaskan
pada orang-orang tertentu, tetapi tetap merupakan satu kesatuan yang homogen dan tidak
berjalan sendiri-sendiri.
B.5.4. Delagasi wewenang yang diikuti dengan tanggung jawab.
Untuk berhasilnya suatu organisasi tergantung pada sejauh mana seorang pimpinan
mendelegasikan wewenang, yang tentunya disertai dengan delegasi tanggung jawab. Delegasi
diberikan karena pimpinan sudah memberikan kepercayaan penuh kepada yang didelegasikan.
B.6.

Tipe/Bentuk Organisasi
Tipe/bentuk organisasi pada umumnya berbentuk:

B.6.1. Organisasi Lini (line)/Garis
Organisasi berbentuk lini /garis adalah suatu bentuk organisasi di mana
kepala/pemimpin (Chief Executive) dipandang sebagai satu-satunya sumber wewenang, di
mana semua keputusan/kebijasanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan (maksudnya
kepala/pimpinan puncak).
B.6.1.1. Ciri-ciri organisasi lini/garis
Ciri-ciri organisasi lini/garis adalah dimana pimpinan organisasi tunggal, garis komando
ke bawah jelas dan kuat.
B.6.1.2. Kebaikan :
Kebaikan dari organisasi lini/garis adalah :
B.6.1.2.1. Asas kesatuan komando tampak menonjol
B.6.1.2.2.Dapat menjamin kedisiplinan
B.6.1.2.3.Koordinasi relatif mudah dilaksanakan
B.6.1.2.4.Pengawasan kepada bawahan mudah dilaksanakan
B.6.1.3. Keburukan :
49

Keburukan dari organisasi lini.garis adalah :
B.6.1.3.1. Perluasan organisasi berarti penambahan beban dan tanggung jawab dan dapat
melampuai span of control
B.6.1.3.2. Anggota organisasi (bawahan) tidak mempunyai kesempatan untuk berkembang.
Gambar Organisasi Lini/Garis
Pimpinan
Garis Komando

B.6.2. Organisasi Staf (Staff)/Bantuan
Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai hubungan
dengan pucuk pimpinan dan fungsi memberi bantuan, baik berupa pemikiran maupun hal-hal
lainnya, untuk kelancaran tugas pimpinan.
Skema Organisasi Staf
Pimpinan

Staf

Staf

Staf

50

B.6.3. Organisasi Lini dan Staf
Merupakan kombinasi bentuk lini dan bentuk staf.
Skema Organisasi Lini dan Staf
Pimpinan

Staf
Lini

Lini

B.6.3.1. Ciri-ciri organisasi lini dan staf
Pimpinan dibantu oleh staf dan ada kesatuan komando. Staf mempunyai wewenang
fungsional dan memberikan advis/petunjuk. Kepala mempunyai wewenang komando.
B.6.3.2. Kebaikan
B.6.3.2.1.Disiplin dapat dipegang teguh
B.6.3.2.2.Keahlian/spesialisasi dalam tugas masing-masing staf dapat dipertahankan dan
dikembangkan.
B.6.3.3. Keburukan
Dalam bentuk lini dan staf , sering terjadi pertengkaran antara pejabat lini dan staf
sehingga sering menghambat jalannya organisasi.
B.6.4.

Organisasi Fungsional

B.6.4.1. Ciri-ciri :
Bawahan mendapat perintah dari beberapa pejabat yang masing-masing menguasai
suatu keahlian tertentu dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidangnya. Pada bentuk ini
pimpinan mempercayakan sepenuhnya kepada para ahli dalam bidang masing-masing.

51

Skema Organisasi Fungsional

Pimpinan

Peneliti

Pemimpin Proyek

B.6.4.2. Kebaikan
Kebaikan dari organisasi fungsional adalah :
B.6.4.2.1.Bidang pekerjaan khusus diduduki seseorang yang ahli yang memungkinkan bekerja
atas dasar keahlian dan kecintaannya pada tugasnya.
B.6.4.2.2.Tanggung jawab atas fungsinya terjamin.
B.6.4.3. Keburukan :
Keburukan dari organisasi fungsional adalah :
B.6.4.3.1.Koordinasi sulit dilaksanakan
B.6.4.3.2.Dapat menimbulkan dispersonalisasi
B.6.4.3.3.Keahlian memimpin kurang dapat jaminan
B.6.4.3.4.Asas kesatuan komando sulit dilaksanakan.
B.7.

Pembedaan Bentuk Organisasi

Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya “ Organisasi dan Administrasi Kantor
Modern”, menyebutkan bahwa bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan menurut dalam
beberapa hal sebagai berikut :
52

B.7.1. Jumlah orang yang memimpin
B.7.1.1. Bentuk tunggal, dimana organisasi dipimpin oleh seorang tunggal.
B.7.1.2. Bentuk Komisi, dimana organisasi dipimpin oleh lebih dari satu orang.
B.7.2. Dilihat dari lalu lintas wewenang dan tanggung jawab serta hubungan kerja pada
kesatuan dalam organisasi, dua bentuk di atas dapat dibedakan sebagai berikut :
B.7.2.1. Bentuk lurus
B.7.2.2. Bentuk fungsional
B.7.2.3. Bantuk lurus dan fungsional.
B.8.

Bagan Organisasi
Hendry G. Hadges mengemukakan 4 bentuk bagan organisasi menurut wujudnya,

yaitu :
B.8.1. Bentuk piramida
B.8.2. Bentuk horizontal
B.8.3. Bentuk vertik al
B.8.4. Bentuk lingkaran
B.8.5. Bentuk lukisan-lukisan
Masing-masing bagan kecuali bagan lukisan, dapat dibedakan menurut isinya, yaitu
bagan structural, bagan fungsional, bagan jabatan, bagan nama.
B.9.

Organisasi formal dan non formal

Seorang ahli bernama Barnard dan dari penemuan ekperimen Hawthorne, organisasi
dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan non formal.
B.9.1. Organisasi formal
Menurut Barnard adalah apabila aktivitas orag-orang lebih dikordinasi secara sadar
menuju tujuan tertentu. Organisasi dikatakan formal apabila :
B.9.1.1.Dapat berkordinasi satu sama lainnya
B.9.1.2.Bersedia untuk bertindak
53

B.9.1.3.Bersama-sama mempunyai suatu tujan
B.9.2. Organisasi non formal
Organisasi non formal adalah setiap gabungan aktivitas pribadi tanpa tujuan untuk
bergabung secara sadar, meskipun dapat memberikan hasil bagi gabungan tersebut. (misalnya
para penumpang pesawat, aktivitas dipasar, penonton bioskop, dan sebagainya).
B.10.

Pembagian Pekerjaan Dalam Organisasi

B.10.1. Pembagian pekerjaan antara pekerjaan pimpinan dan pekerjaan bawahan.
B.10.2. Pembagian pekerjaan antara pekerjaan staf dan lini.
B.10.3. Pembagian pekerjaan menurut bagaimana organisasi itu disusun, digunakan 5 prinsip,
yaitu :
B.10.3.1.Pembagian pekerjaan menurut fungsi (berdasarkan tugas pokok).
B.10.3.2.Pembagian pekerjaan menurut produksi (barang dan jasa)
B.10.3.3.Pembagian pekerjaan menurut wilayah, dipergunakan bila suatu usaha melayani suatu
wilayah geografis yang mempunyai cirri tertentu.
B.10.3.4.Pembagian pekerjaan menurut proses
B.10.3.5.Pembagian pekerjaan menurut rekanan (client), dipergunakan bila suatu usaha
mempunyai golongan rekanan yang masing-masingmempunyai syarat-syarat tersendiri atau
pelayanan yang khusus.

C. Actuating (Penggerakan)
C.1.

Pengertian dan Peranan

Penggerakan adalah suatu fungsi pembimbingan dan pemberian pimpinan serta
penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja. Berdasarkan
pengertian tersebut jelaslah bahwa peranan penggerakan (actuating) sangat penting, karena
penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi-fungsi manajemen yang lain, seperti
perencanaan, pengorganisasian, pengawasan.

54

Menggerakan orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagimana
menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawa atas tugas
yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun.
C.2.

Faktor-faktor penting dalam keberhasilan penggerakan

Fungsi penggerakan tidak sekedar pekerjaan mekanis (mesin, elektronik) karena
manusia bukanlah robot, oleh karenanya diperlukan faktor-faktor pendukung, seperti :
C.2.1. Segi Organisasi
C.2.1.1. Terdapat peraturan-peraturan
Maksudnya adalah adanya ketentuan-ketentuan yang memberi kemungkinan adanya
kepastian perkembangan organisasi baik ke dalam maupun ke luar.
C.2.1.2. Terdapat fasilitas-fasilitas
Maksudnya adalah fasilitas-fasilitas perangkat lunak atau perangkat keras yang
diperlukan untuk gerak organisasi yang didasarkan atas pengkajian yang dapat dipertanggung
jawabkan untuk memenuhi aspek kuantitas dan kualitas.
C.2.1.3.Terdapat sarana komunikasi yang memadai
Sarana komunikasi yang memadai adalah segala sesuatu yang digunakan untuk
menyampaikan dan menerima informasi, misalnya telepon, internet, mimbar, publikasi, journal
dan sebagainya.
C.2.1.4. Terdapat kader-kader pemimpin
Terdapat kader-kader pimimpin artinya bahwa untuk mendapatkan pimpinan yang jelas
dan tegas ruang lingkup kepemimpinannya perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi untuk
memotivasi gerak organisasi kearah yang sesyai tujuan organisasi.
C.2.2. Segi Pemimpin
C.2.2.1. Wewenang
Wewenang maksudnya adalah pemimpin harus memahami akan tugas dan wewenang
yang diembannya (delegation of authority) dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
C.2.2.1.1.Antara tugas dan wewenang harus memperhatikan hukum keseimbangan (
equilibrium).
55

C.2.2.1.2.Tidak menyalahgunakan wewenang.
C.2.2.1.3.Wewenang harus dipertanggungjawabkan pada jalur organisasi tertentu.
C.2.2.1.4.Pembatasan waktu memegang jabatan memimpin, untuk menghindari teori
absolutisme kekuasaan.
C.2.2.2.Memiliki kelebihan-kelebihan
Maksudnya adalah suatu keadaan tertentu yang dimiliki seseorang dan tidak terdapat
pada orang lain, kelebihan tersebut antara lain :
C.2.2.2.1.Kelebihan dalam pikiran dan rasio
C.2.2.2.2.Kelebihan dalam fisik dan rohaniah.
C.2.2.3.Memiliki sifat-sifat kepemimpinan
Menurut Ord Way Tead dalam bukunya “ The Art of Leadership”, menyebutkan sifat-sifat
yang harus dimiliki pemimpin adalah :
C.2.2.3.1.Energi jasmani dan rokhani (physical and nerveus energy)
C.2.2.3.2.Semangat untuk mencapai tujuan (a sence of purpose an direction)
C.2.2.3.3.Ramah dan penuh perasaan ( frend lyness and effection)
C.2.2.3.4.Integritas (integrity)
C.2.2.3.5.Kecakapan teknis ( technical skill)
C.2.2.3.6.Mudah mengambil keputusan (decisive ness)
C.2.2.3.7.Cerdas (intelligence)
C.2.2.3.8.Kecakapan mengajar (teaching skill)
C.2.2.3.9.Keyakinan (faith).
C.2.2.4.Memahami teknik-teknik kepemimpinan
Teknik-teknik kepemimpinan dimaksudkan suatu cara atau metode yang dapat
dilakukan untuk meningkatkan penggerakan sehinggah pekerja melakukan pekerjaan dengan
sebaik baiknya. Teknik kepemimpinan dapat digolongkan dalam 2 golongan, yaitu :
C.2.2.4.1.Teknik kepemimpinan pokok, yaitu teknik-teknik dasar pokok yang dapat digunakan
untuk berbagai macam kepemimpinan, antara lain :
56

C.2.2.4.2.Teknik menyiapkan orang-orang supaya bersedia menjadi pengikut.
C.2.2.4.3.Teknik human relation
C.2.2.4.3.Teknik untuk menjadi teladan.
C.2.2.4.4.Teknik kepemimpinan khusus adalah teknik kepemimpinanuntuk menggerakan
orang-orang agar supaya suka dan dapat bekerja, tediri atas :
C.2.2.4.4.1.Teknik persuasif dalam memberikan perintah.
C.2.2.4.4.2.Teknik menggunakan sistem komunikasi yang cocok.
C.2.2.4.4.3.Teknik memberikan fasilitas-fasilitas.
C.2.1.

Segi Pegawai

Pegawai yang akan digerakkan harus mempunyai kemampuan untuk menerima dan
memahami apa yang diberikan pimpinan baik petunjuk, bimbingan ataupun perintah,
kemampuan itu antara lain :
C.2.1.1. Memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai
Pengetahuan dan keterampilan mutlak harus dipunyai oleh pegawai, terutama yang
berkaitan dengan organisasi tempat bekerja.
C.2.1.2. Memiliki pandangan bahwa pengabdian adalah untuk organisasi, masyarakat dan
negara bukan kepada pimpinan.
Ada kemungkinan bahwa pegawai baru mau bekerja bila diawasi oleh pimpinannya,
bila pimpinan tidak ada maka pegawai akan malas-malasan. Ada juga pegawai yang baru
bekerja bila ada perintah dari pimpinan, bila tidak ada perintah sama sekali tida ada inisiatif
untuk bekerja.
C.2.1.3. Mau dipimpim, maksudnya adalah pegawai mempunyai rasa kesadaran, rasional dan
terarah pada pengabdian yang seluas-luasnya, dan bukan karena terpaksa. Hal ini juga penting
bagi pemimpin, bahwa kepemimpinan bukan diarahkan untuk menguasai pegawai, tetapi
pegawai tetap dibimbing sampai ke tingkat kesadaran tanggung jawab yang diinginkan.
C.2.1.4. Terpeliharanya tim kerja, maksudnya bahwa untuk berhasilnya fungsi penggerakan
harus tetap terpeliharanya kekompakan tim kerja, tim kerja harus kokoh dan kuat baik kualitas
maupun kuantitas ataupun baik fisik maupun batiniah. Kesamaan pandangan tentang
organisasi akan tetap terpeliharanya tim kerja.
57

D.Pengendalian/Pengawasan (Controlling)
D.1.

Arti, Maksud dan Tujuan Pengawasan

D.1.1.

Arti Pengawasan

Mc. Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan
ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai
dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan.
Menurut Mc. Farland pengawasan harus berpedoman pada hal-hal sebagai berikut :
D.1.1.1. Rencana yang telah ditentukan
D.1.1.2. Perintah terhadap pelaksanaan pekerjaan
D.1.1.3. Tujuan
D.1.1.4. Kebijakan-kebijakan.
Gambar 5. Ilustrasi Alur pemikiran Proses Pengawasan

Perencanaan

D.2.

Pelaksanaan
Pekerjaan

Pengawasa
n

Maksud Pengawasan

Pengawasan dimkasudkan untuk mencegah atau memperbaiki kesalahan,
penyimpangan, ketidak sesuaian dan lain-lainnya yang tidak sesuai dengan tugas dan
wewenang yang telah ditentukan. Jadi pengawasan bukan mencari kesalahan terhadap
orangnya, tetapi mencari kebenaran terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan.
D.3.

Tujuan Pengawasan

Tujuan pengawasan adalah agar hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara
berhasil guna (efektif) dan berdaya guna (efisien) sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.
D.4.

Tugas/Fungsi Pengawasan

D.4.1. Mempertebal rasa dan tanggung jawab terhadap yang diserahi tugas dan wewenang
dan pelaksanaan pekerjaan.
58

D.4.2. Mendidik para pejabat/pimpinan agar dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
prosedur yang telah ditentukan.
D.4.3. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan
untuk menghindari kerugian yang tidak diinginkan.
D.4.4. Suatu usaha untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan
pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan.
D.2.

Macam-Macam Pengawasan

D.2.1. Pengawasan dari dalam orgnisasi (Pengawasan Internal)
Adalah pengawasan yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengawasan yang dibentuk
dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengawasan ini bertugas
mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai
kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat
mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh
bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit
pengawasan di tingkat departemen.
D.2.2. Pengawasan Luar Organisasi (Pengawasan Ekstenal)
Adalah pengawasan yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengawasan dari luar organisasi
terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu
pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk
minta bantuan pemeriksaan/pengawasan terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan
Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.
D.2.3. Pengawasan Preventif
Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu
dilaksanakan. Maksud pengawasan preventif adalah untuk mencegah terjadinya
kekeliruan/kesalahan. Adapun dalam pengawasan preventif yang dilakukan adalah :
D.2.3.1. Menentukan peraturan-peraturan yang berlaku yang berhubungandengan sistem
prosedur, hubungan dan tata kerjanya.
D.2.3.2. Membuat pedoman/manual sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.
D.2.3.3. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.

59

D.2.3.4. Mengorganisasikan segala macam kegiatan, penempatan pegawai dan pembagian
pekerjaan.
D.2.3.5. Menentukan sistem koordinasi, pelaporan dan pemeriksaan.
D.2.3.6. Memberikan sanksi-sanksi terhadap pejabat yang menyimpang dari peraturan, sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
D.2.4. Pengawasan Represif
Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan
pekerjaan. Maksud dilakukannya pengawasan represif adalah untuk menjamin kelangsungan
pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam
pengawasan anggaran disebut post- audit).
D.2.4.1. Sistem Pengawasan Represif, dibagi menjadi :
D.2.4.1.1. Sistem Komperatif, yaitu :
D.2.4.1.1.1. Mempelajari laporan kemajuan pekerjaan
D.2.4.1.1.2. Membandingkan laporan hasil-hasil pelaksanaan pekerjaan dengan rencana
D.2.4.1.1.3. Mengadakan analisa terhadap perbedaan-perbedaan, temasuk pengaruh faktor
lingkungan.
D.2.4.1.1.4. Memberikan penilaian terhadap hasil pekerjaan termasuk para penanggung
jawabnya.
D.2.4.1.1.5. Membuat suatu keputusan untuk perbaikan dan penyempurnaan pelaksanaan
pekerjaan.
D.2.4.2. Sistem Verifikatif, yaitu :
D.2.4.2.1. Menentukan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.
D.2.4.2.2. Membuat laporan secara periodic terhadap hasil pemeriksaan.
D.2.4.2.3.Mempelajari laporan untuk mengetahui perkembangan dari hasil pelaksanaan.
D.2.4.2.4.Mengadakan penilaian terhadap hasil pelaksanaan.
D.2.4.2.5.Mengambil keputusan untuk tindakan-tindakan perbaikan atau penyempurnaan.
60

D.2.4.3. Sistem Inspeksi
Inspeksi dimaksudkan untuk mengecek kebenaran dari hasil laporan . selain itu
inspeksi bertujuan untuk memberikan penjelasan-penjelasan terhadap kebijaksanaan pimpinan,
dilakukan dengan rasa kesetiakawanan, solidaritas dan morak yang tinggi.
D.2.4.4. Sistem Investigasi
Sistem ini lebih menitik beratkan pada penyelidikan/penelitian yang lebih mendalam
terhadap masalah-masalah yang bersifat negatif. Hal ini karena dari hasil laporan masih bersifat
hipotesa (anggapan), laporan tersebut mungkin benar dan mungkin salah, oleh karena itu pelu
diteliti lebih dalam untuk dapat mengungkap hipotesis tersebut. Tahapan-tahapan yang
dilakukan adalah pengumpulan data, menganalisa/mengolah data dan penelitian terhadap data
tersebut (validitas data ). Kemudian dari hasil penelitian tersebut segera diambil keputusan.
D.3.

Metode Pengawasan

D.3.1. Pengawasan Langsung, adalah pengawasan yang dilakukan secara langsung pada
lokasi pelaksanaan pekerjaan (sistem inspektif, verifikatif dan investigasi).
D.3.2. Pengawasan tidak langsung, adalah pengawasan yang dilakukan terhadap hasil-hasil
laporan yang berupa uraian kalimat, angka-angka atau statistic yang berupa gambar-gambar.

D.3.3. Pengawasan formal, adalah pengawasan yang dilakukan secara formal oleh aparat/unit
pengawasan dilingkungan organisasi itu sendiri. Dalam pengawasan ini telah ditentukan
prosedur, hubungan dan tata kerjanya.
D.3.4. Pengawasan informal, adalah pengawasan yang dilakukan pejabat/pimpinan dengan
melalui kunjungan yang tidak resmi (secara pribadi = secara incognito). Hal ini untuk
menghindari kekakuan antara atasan dan bawahan dan diharapkan terciptanya suatu
keterbukaan dalam memperoleh informasi dan pimpinanpun dapat langsung memberikan jalan
keluar bila ditemui maslah dalam pelakanaan pekerjaan.
D.3.5. Pengawasan administratif, meliputi pengawasan bidang keuangan, kepegawaian dan
materiil.
D.4.

Prinsip-Prinsip Pengawasan

D.4.1. Berorientasi pada tujuan organisasi
D.4.2. Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum dari pada
kepentingan pribadi
61

D.4.3. Pengawasan harus berorientasi pada kebenaran menurut peraturan yang berlaku dan
kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan dan berorientasi pada tujuan (manfaat) dalam
pelaksanaan pekerjaan.
D.4.4.

Pengawasan harus menjamin hasil guna dan daya guna.

D.4.5.

Pengawasan harus berdasarkan standar yang objektif, teliti dan tepat.

D.4.6.

Pengawasan harus terus menerus.

D.4.7.

Hasil peengawasan harus dapat memberikan umpan balik (feed back) terhadap
perbaikan dan penyempurnaan dalam perencanaan dan kebijaksanaan di masa
yang akan datang.

E.

Staffing

Fungsi staffing dalam manajemen diartikan sebagai suatu proses prosedur langkah demi
langkah yang berkesinambungan untuk menjaga agar organisasi selalu memperoleh orangorang yang tepat dalam posisi yang tepat pada waktu yang tepat. Lanhkag-langkah tersebut
antara lain : (1).Perencanaan sumber daya manusia (SDM), (2).Pengadaan pegawai baru
(rekrutmen melalui seleksi), (3).Pemilihan dan penempatan, (4).Induksi dan Orientasi
(a.pemindahan, b.latihan dan pengembangan,c.penilaian prestasi)
E.1.

Perencanaan Sumber Daya Manusia
Langkah-langkah perencanaan sumber daya manusia, yaitu :

E.1.1. Perencanaan untuk kebutuhan masa depan
E.1.2. Perencanaan untuk keseimbangan masa depan
E.1.3. Perencanaan untuk pengadaan dan seleksi atau pemberhentian
E.1.4. Perencanaan untuk pengembangan.
Untuk menyelesaikan langkah-langkah ini ada 2 faktor yang pertimbangan, yaitu :
E.1.4.1.Rencana strategi, tujuan dan sasaran serta taktik untuk membuat organisasi menjadi
realistik yang akan menentukan kebutuhan personil dan organisasi.
E.1.4.2.Perubahan-perubahan potensi pada lingkungan luar, hal ini dapat berarti perubahan
ketersediaan dana atau tenaga kerja.

62

E.2.

Pengadaan pegawai baru (rekrutmen)

Dimaksudkan untuk menampung calon yang cukup banyak untuk diadakan seleksi
untuk mendapatkan calon pegawai yang memenuhi syarat-sayarat administrasi secara umum.
Seleksi dapat dilakukan dalam 2 macam, yaitu seleksi umum (untuk kebutuhan tenaga yang
bersifat umum) dan seleksi khusus (untuk kebutuhan tenaga-tenaga spesialis/ahli dibidang
tertentu).
Bagian terpenting dari pengadaan adalah suatu pernyataan tentang kedudukan dari
setiap pekerjaan (job description/posision description), yang menguraikan mengenai nama,
tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan tersebut.
E.3.

Pemilihan dan Penempatan

Jika telah ditentukan kualifikasi untuk masing kedudukan pekerjaan maka selanjutnya
adalah diadakan pemilihan (seleksi) melalui tahapan-tahapan seleksi mulai test tertulis,
kesehatan, test psikologi, wawancara dan surat-surat pernyataan mengenai kesanggupan kerja
dan lokasi penempatan kerja.
E.4.

Induksi dan Orientasi
Induksi dan orientasi mamberi kepada pegawai baru tentang :

E.4.1.Informasi umum tentang pekerjaan sehari-hari
E.4.2.Tinjauan tentang sejarah, lingkungan kantor, visi dan misi organisasi serta
pengembangan kemasa depan.
E.4.3.Informasi mengenai kebijakan-kebijakan organisasi, aturan kerja dan hal-hal mengenai
gaji dan tunjangan.
E.5.

Pemindahan
Pemindahan terdiri dari promosi, mutasi dan demosi

E.5.1. Promosi, adalah memberikan tanggung jawab dan wewenang yang lebih besar kepada
pegawai, dengan kata lain promosi adalah kenaikan pangkat/jabatan yang lebih tinggi,
merupakan salah satu usaha untuk memajukan/mengembangkan pegawai. Dengan promosi
dapat memberikan pegawai hal-hal sebagai berikut :
E.5.1.1. Mendorong motivasi pegawai
E.5.1.2.Menaikan semangat/gairah kerja pegawai
63

E.5.1.3. Menaikan moral dan efisiensi pegawai
E.5.1.4. Wewujudkan orang yang tepat pada jabatan yang tepat.
E.5.2. Mutasi, adalah memindahkan pegawai dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain
dalam satu tingkatan secara horizontal. Tujan mutasi adalah :
E.5.2.1. Untuk mewujudkan penempatan pegawai pada posisi yang tepat
E.5.2.2. Untuk menghilangkan kejenuhan dan kebosanan pada jabatan semula
E.5.2.3. Untuk menjamin kepercayaan bahwa mereka tidak akan diberhentikan karena kurang
cakap pada jabatan semula
E.5.2.4. Menciptakan lingkungan baru yang mungking akan meningkatkan prestasi kerjanya
E.5.3. Demosi, adalah suatu tindakan memberikan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih
kecil, dengan kata lain penurunan pangkat/jabatan karena dinilai kurang cakap dan kurang
berpres