Microsoft Word 2010 Inside Out
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Microsoft Office Word 2010
Inside Out
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Katherine Murray
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Acquisitions and Development Editors: Juliana Aldous and Kenyon Brown
Production Editor: Kristen Borg
Production Services: Octal Publishing, Inc.
Technical Reviewer: Todd Meister
Indexing: Denise Getz
Cover: Karen Montgomery
Compositor: Octal Publishing, Inc.
Illustrator: Robert Romano
978-0-735-62729-1
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Contents at a Glance
Part 1: Word 2010: Make an
Immediate Impact
Chapter 12
Applying and Customizing Quick Styles . . . . 379
Chapter 1
Spotlight on Microsoft Word 2010 . . . . . . . . . . . 3
Chapter 13
Working with Outlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Chapter 2
Managing Your Documents with
Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Chapter 14
Printing Documents Professionally . . . . . . . . . 435
Chapter 3
Right Now Document Design with
Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Chapter 4
Templates and Themes for a
Professional Look . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Chapter 5
Customizing Page Setup and
Controlling Pagination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Chapter 6
Setting Up Your Layout with Page
Backgrounds and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Part 2: Creating Global Content: From
Research to Review
Chapter 7
Creating and Reusing Content . . . . . . . . . . . . . 201
Chapter 8
Navigating Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 9
Translating Text and Working
with Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Chapter 10
Editing, Proofing, and Using
Reference Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Chapter 11
Formatting Your Document . . . . . . . . . . . . . . . 331
Part 3: Make Your Point, Clearly
and Visually
Chapter 15
Clarifying Your Concepts in
Professional Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Chapter 16
Create Compelling SmartArt
Diagrams and Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
Chapter 17
Adding and Editing Pictures
and Screenshots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
Chapter 18
Adding the Extras: Equations, Text
Boxes, and Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
Chapter 19
Command Attention with Borders
and Shading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587
Part 4: Word 2010 As a Team Effort,
Anywhere, Always
Chapter 20
Securing Your Word Documents . . . . . . . . . . . 613
Chapter 21
Sharing Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Chapter 22
Collaborating and Co-Authoring
in Real Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667
iii
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iv
Contents at a Glance
Part 5: Word 2010 Interactive
Chapter 23
Preparing Tables of Contents
and Indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
Chapter 24
Special Features for Long Documents . . . . . . 731
Chapter 25
Blogging and Using the
Word Web App . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 747
Chapter 26
Creating Mailings Large
and Small . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761
Chapter 27
Customizing Documents with
Content Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 789
Chapter 28
Working with Macros in Word 2010 . . . . . . . . 811
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Table of Contents
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii
Conventions and Features Used in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxv
Text Conventions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxv
Design Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxv
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxvii
Get Busy with Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxvii
Some Assumptions About You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxviii
About This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix
How This Book Is Organized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix
Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxx
Part 1: Word 2010: Make an Immediate Impact
Chapter 1
Spotlight on Microsoft Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Imagining Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
What’s New in Word 2010? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Enhancing Your User Experience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Better Authoring Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Use Word 2010 Anywhere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Finding Your Way Around the Word 2010 Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Get What You Need, Intuitively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Exploring the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Keep Your Favorite Tools in Reach with the Quick Access Toolbar. . . . . . . . . . . . . . . . 16
Using Dialog Launchers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Working with Galleries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Making Quick Formatting Changes with the Mini Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Getting a New View of Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Finding What You Need Quickly with the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Displaying Rulers and Gridlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Viewing More Than One Page at a Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Working with Multiple Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Understanding and Tailoring the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
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Table of Contents
Chapter 2
Managing Your Documents with Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Introducing Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Tabs Area. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Groups Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Preview and Properties Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Document Properties in the Info Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Converting Documents from Earlier Versions of Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Protecting the Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Checking Document Compatibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recovering Draft Versions of Your Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recovering Unsaved Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Accessing Recent Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Starting a New File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Previewing and Printing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Saving and Sending Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Getting Help in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting Word Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing General Program Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customizing the Word 2010 Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting Up the Microsoft Word Trust Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 3
34
35
36
37
38
46
47
50
52
54
55
57
57
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60
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64
64
66
68
Right Now Document Design with Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Starting Out with Word 2010 Designs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Beginning with a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Coordinating Your Document Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Saving Your Favorite Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Opening Recent Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Inputting Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Performing Basic Editing Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Selecting Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Copying, Cutting, and Pasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Using the Office Clipboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Undoing, Redoing, and Repeating. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Creating Theme-Enabled Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Experimenting with Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Saving Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Performing Simple Saves . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Saving Files with the Save As Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Designing Instant Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
An Annual Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Business Letterhead . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
A Newsletter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
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Table of Contents
Chapter 4
Templates and Themes for a Professional Look . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Where Does Your Document Get Its Design? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Templates 101: Behind the Scenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Understanding How Templates Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Getting the Scoop on the Normal Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using Templates from the New Documents Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Custom Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Thinking Through Your Template Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Attaching Templates to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Global Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying Existing Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing the Template File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing a Template While Working in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Organizer to Rename, Delete, and Copy Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Protecting Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Themes in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s in a Theme?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Themes, Quick Styles, and Galleries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing a Theme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Theme Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a New Font Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting Theme Effects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Custom Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Your Own Color Scheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customizing Theme Font Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Saving Your Custom Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 5
vii
102
102
105
106
109
112
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117
119
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135
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137
137
Customizing Page Setup and Controlling Pagination . . . . . . . . . . . . . . 139
Basic Page Setup Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planning Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Simple Margins and Orientations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Margin Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing Orientation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting Paper Size and Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a Paper Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting the Paper Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Multiple Page Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working in Sections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Section. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Text Wrapping Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Page Breaks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Page or Section Border. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Removing Page and Section Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Page Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
www.it-ebooks.info
139
142
145
145
147
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148
149
150
151
153
155
156
158
158
159
viii
Table of Contents
Adding Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing Headers and Footers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Saving Page Setup Defaults to the Current Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Controlling Line Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting Line Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 6
160
161
163
167
168
170
171
172
Setting Up Your Layout with Page Backgrounds and Columns . . . . . . 173
The Nature of Complex Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Layout and Design Fundamentals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Considering Content Delivery. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Designing Backgrounds and Watermarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Customizing a Page Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Watermarks to Printed Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing a Watermark. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Columns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planning Your Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Multicolumn Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Columns for Part of a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Unequal Column Widths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Column Width on the Ruler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Flowing Text into a Column Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Beginning a New Column Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Column Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Removing Column Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
173
175
178
178
179
183
184
187
187
188
191
192
193
194
195
196
197
197
Part 2: Creating Global Content: From Research to Review
Chapter 7
Creating and Reusing Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Creating Content Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What Does It Mean to Reuse Content? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ways You Can Reuse Content in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Entering Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ink for Everyone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Importing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Placing Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Cover Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formatting Text As You Go . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Specifying Fonts and Sizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Text Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
High-End Typography in Word 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Text Effects to Really Wow ‘Em. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Additional Text Formats. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
www.it-ebooks.info
201
202
203
203
204
204
207
208
208
210
213
215
216
218
220
Table of Contents
Changing Case. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Highlight Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Text Color. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Clearing Formatting Attributes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Positioning Your Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Symbols and Special Characters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Special Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Date and Time Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating and Using Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Existing Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying Building Block Properties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Catalogs of Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 8
220
221
222
223
223
224
224
227
228
230
232
234
238
239
240
243
Navigating Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
A Quick Look at Navigation in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finding Content with the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Browsing by Headings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Browse by Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Browse by Search Results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Navigating with Browse Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finding Text and Elements Within the Current Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finding Instances of Formatting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finding Special Characters Using Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Moving Through the Document with Go To . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Bookmarks for Document Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing the View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying and Arranging Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Splitting the Document Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Viewing Pages Side by Side. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Switching Among Multiple Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Navigating Using Shortcut and Function Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 9
ix
245
246
248
249
251
252
253
256
257
259
260
261
262
262
263
264
264
266
Translating Text and Working with Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Translating Content in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting Up Languages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting a Proofing Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Keyboards for Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Languages As You Type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Mini Translator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Translating Selected Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Translating Entire Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
www.it-ebooks.info
268
269
269
270
271
273
274
277
278
x
Table of Contents
Changing and Adding Translation Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a Different Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a New Translation Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using Bidirectional Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with the Document Grid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Specifying Document Grid Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying the Drawing Grid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Other Translation Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 10
Editing, Proofing, and Using Reference Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Editing Tools in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Spell It Right!. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Looking at Error Notifications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Proofing Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Proofing Display and Exceptions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuring Spelling and Grammar Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Managing Custom Dictionaries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Judging Your Document’s Readability Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
AutoCorrecting Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling AutoCorrect Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding References in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Referencing in Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Managing Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Incorporating Other Source Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting a Citation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing Citation and Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Generating a Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Footnotes and Endnotes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customizing Footnotes and Endnotes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Moving and Copying Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Cross-References. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Cross-Reference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying, Moving, and Updating Cross-References. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 11
279
280
281
282
283
284
285
285
287
289
290
291
295
296
298
301
306
307
308
312
315
315
317
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Formatting Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Paragraph Basics in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Managing AutoFormat Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adjusting AutoFormat Choices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Options for AutoFormat As You Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formatting Paragraphs by Aligning and Indenting Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Ruler to Align Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aligning Paragraphs by Using the Paragraph Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Table of Contents
Addressing Spacing Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Specifying Line Spacing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adjusting Spacing Above and Below Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Alignment by Using Tabs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Ruler to Set Tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Tabs by Using the Tabs Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Clearing Manual Tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Line and Page Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Taking Control of Hyphenation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hyphenate an Entire Document Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hyphenating All or Part of a Document Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Drop Caps in Existing Paragraphs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Effective Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
When Bullets Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
When Numbers Matter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Quick List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Lists While You Type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ending a List the Way You Want. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Enhancing Bulleted Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a New Bullet from the Bullet Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using a Custom Bullet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing the Bullet Font. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing a Bullet Symbol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using a Picture Bullet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Improving Numbered Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a Numbering Scheme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying the Numbering Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Continuing Numbering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Restarting Numbering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Converting a Bulleted List to a Numbered List (or Vice Versa) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing List Indents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating and Using Multilevel Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying a Multilevel List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a New List Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 12
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Applying and Customizing Quick Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Style Design with Users in Mind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Style Fundamentals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exploring the Quick Style Gallery and Quick Style Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying and Modifying Styles Using the Quick Style Gallery . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Switching and Modifying Quick Style Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Custom Quick Style Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with the Styles Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mastering the Styles Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating and Modifying Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying Existing Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Additional Style Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Table of Contents
Style Management Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inspecting Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Reveal Formatting Task Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Managing Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Keyboard Shortcuts for Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 13
Working with Outlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Getting Started Outlining in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Basics of a Good Outline. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Eleven Reasons to Outline Your Next Complex Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Viewing a Document in Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exploring Outlining Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a New Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing Outline Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying Different Levels of Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Showing the First Line of Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Removing and Showing Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Headings in Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Heading. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Outline Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Promoting and Demoting Headings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying Outline and Print Layout View at the Same Time. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Your Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Expanding and Collapsing the Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Moving Outline Topics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Printing Your Outline. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Navigation Pane vs. Using Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 14
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Printing Documents Professionally . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Printing in a Greener World . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
The (Almost) One-Click Print Process in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
Previewing Your Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
Zooming In on the Details. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
Making Changes While Previewing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Printing Quickly and Efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Printing Selected Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444
Printing Hidden Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445
Canceling a Print Job. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446
Setting Print Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
Printing More than One Copy of a Single Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
Printing Ranges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Printing Odd and Even Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449
Printing Document Elements . . . . .
Microsoft Office Word 2010
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Acquisitions and Development Editors: Juliana Aldous and Kenyon Brown
Production Editor: Kristen Borg
Production Services: Octal Publishing, Inc.
Technical Reviewer: Todd Meister
Indexing: Denise Getz
Cover: Karen Montgomery
Compositor: Octal Publishing, Inc.
Illustrator: Robert Romano
978-0-735-62729-1
www.it-ebooks.info
Contents at a Glance
Part 1: Word 2010: Make an
Immediate Impact
Chapter 12
Applying and Customizing Quick Styles . . . . 379
Chapter 1
Spotlight on Microsoft Word 2010 . . . . . . . . . . . 3
Chapter 13
Working with Outlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Chapter 2
Managing Your Documents with
Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Chapter 14
Printing Documents Professionally . . . . . . . . . 435
Chapter 3
Right Now Document Design with
Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Chapter 4
Templates and Themes for a
Professional Look . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Chapter 5
Customizing Page Setup and
Controlling Pagination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Chapter 6
Setting Up Your Layout with Page
Backgrounds and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Part 2: Creating Global Content: From
Research to Review
Chapter 7
Creating and Reusing Content . . . . . . . . . . . . . 201
Chapter 8
Navigating Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 9
Translating Text and Working
with Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Chapter 10
Editing, Proofing, and Using
Reference Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Chapter 11
Formatting Your Document . . . . . . . . . . . . . . . 331
Part 3: Make Your Point, Clearly
and Visually
Chapter 15
Clarifying Your Concepts in
Professional Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Chapter 16
Create Compelling SmartArt
Diagrams and Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
Chapter 17
Adding and Editing Pictures
and Screenshots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
Chapter 18
Adding the Extras: Equations, Text
Boxes, and Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
Chapter 19
Command Attention with Borders
and Shading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587
Part 4: Word 2010 As a Team Effort,
Anywhere, Always
Chapter 20
Securing Your Word Documents . . . . . . . . . . . 613
Chapter 21
Sharing Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Chapter 22
Collaborating and Co-Authoring
in Real Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667
iii
www.it-ebooks.info
iv
Contents at a Glance
Part 5: Word 2010 Interactive
Chapter 23
Preparing Tables of Contents
and Indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
Chapter 24
Special Features for Long Documents . . . . . . 731
Chapter 25
Blogging and Using the
Word Web App . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 747
Chapter 26
Creating Mailings Large
and Small . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761
Chapter 27
Customizing Documents with
Content Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 789
Chapter 28
Working with Macros in Word 2010 . . . . . . . . 811
www.it-ebooks.info
Table of Contents
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii
Conventions and Features Used in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxv
Text Conventions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxv
Design Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxv
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxvii
Get Busy with Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxvii
Some Assumptions About You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxviii
About This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix
How This Book Is Organized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix
Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxx
Part 1: Word 2010: Make an Immediate Impact
Chapter 1
Spotlight on Microsoft Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Imagining Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
What’s New in Word 2010? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Enhancing Your User Experience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Better Authoring Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Use Word 2010 Anywhere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Finding Your Way Around the Word 2010 Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Get What You Need, Intuitively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Exploring the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Keep Your Favorite Tools in Reach with the Quick Access Toolbar. . . . . . . . . . . . . . . . 16
Using Dialog Launchers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Working with Galleries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Making Quick Formatting Changes with the Mini Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Getting a New View of Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Finding What You Need Quickly with the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Displaying Rulers and Gridlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Viewing More Than One Page at a Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Working with Multiple Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Understanding and Tailoring the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
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v
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Table of Contents
Chapter 2
Managing Your Documents with Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Introducing Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Tabs Area. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Groups Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Preview and Properties Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Document Properties in the Info Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Converting Documents from Earlier Versions of Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Protecting the Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Checking Document Compatibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recovering Draft Versions of Your Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recovering Unsaved Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Accessing Recent Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Starting a New File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Previewing and Printing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Saving and Sending Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Getting Help in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting Word Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing General Program Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customizing the Word 2010 Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting Up the Microsoft Word Trust Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 3
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Right Now Document Design with Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Starting Out with Word 2010 Designs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Beginning with a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Coordinating Your Document Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Saving Your Favorite Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Opening Recent Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Inputting Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Performing Basic Editing Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Selecting Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Copying, Cutting, and Pasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Using the Office Clipboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Undoing, Redoing, and Repeating. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Creating Theme-Enabled Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Experimenting with Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Saving Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Performing Simple Saves . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Saving Files with the Save As Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Designing Instant Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
An Annual Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Business Letterhead . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
A Newsletter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
www.it-ebooks.info
Table of Contents
Chapter 4
Templates and Themes for a Professional Look . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Where Does Your Document Get Its Design? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Templates 101: Behind the Scenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Understanding How Templates Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Getting the Scoop on the Normal Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using Templates from the New Documents Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Custom Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Thinking Through Your Template Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Attaching Templates to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Global Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying Existing Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing the Template File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing a Template While Working in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Organizer to Rename, Delete, and Copy Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Protecting Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Themes in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s in a Theme?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Themes, Quick Styles, and Galleries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing a Theme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Theme Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a New Font Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting Theme Effects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Custom Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Your Own Color Scheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customizing Theme Font Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Saving Your Custom Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 5
vii
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137
Customizing Page Setup and Controlling Pagination . . . . . . . . . . . . . . 139
Basic Page Setup Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planning Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Simple Margins and Orientations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Margin Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing Orientation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting Paper Size and Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a Paper Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting the Paper Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Multiple Page Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working in Sections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Section. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Text Wrapping Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Page Breaks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Page or Section Border. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Removing Page and Section Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Page Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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viii
Table of Contents
Adding Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing Headers and Footers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Saving Page Setup Defaults to the Current Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Controlling Line Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting Line Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 6
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Setting Up Your Layout with Page Backgrounds and Columns . . . . . . 173
The Nature of Complex Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Layout and Design Fundamentals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Considering Content Delivery. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Designing Backgrounds and Watermarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Customizing a Page Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Watermarks to Printed Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing a Watermark. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Columns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planning Your Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Multicolumn Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Columns for Part of a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Unequal Column Widths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Column Width on the Ruler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Flowing Text into a Column Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Beginning a New Column Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Column Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Removing Column Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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196
197
197
Part 2: Creating Global Content: From Research to Review
Chapter 7
Creating and Reusing Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Creating Content Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What Does It Mean to Reuse Content? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ways You Can Reuse Content in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Entering Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ink for Everyone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Importing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Placing Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Cover Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formatting Text As You Go . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Specifying Fonts and Sizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Text Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
High-End Typography in Word 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Text Effects to Really Wow ‘Em. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Additional Text Formats. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Table of Contents
Changing Case. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Highlight Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Text Color. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Clearing Formatting Attributes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Positioning Your Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Symbols and Special Characters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Special Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Date and Time Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating and Using Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Existing Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying Building Block Properties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Catalogs of Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 8
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221
222
223
223
224
224
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232
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240
243
Navigating Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
A Quick Look at Navigation in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finding Content with the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Browsing by Headings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Browse by Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Browse by Search Results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Navigating with Browse Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finding Text and Elements Within the Current Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finding Instances of Formatting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finding Special Characters Using Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Moving Through the Document with Go To . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Bookmarks for Document Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing the View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying and Arranging Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Splitting the Document Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Viewing Pages Side by Side. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Switching Among Multiple Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Navigating Using Shortcut and Function Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 9
ix
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246
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253
256
257
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262
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264
264
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Translating Text and Working with Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Translating Content in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting Up Languages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting a Proofing Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Keyboards for Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Languages As You Type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Mini Translator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Translating Selected Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Translating Entire Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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x
Table of Contents
Changing and Adding Translation Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a Different Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a New Translation Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using Bidirectional Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with the Document Grid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Specifying Document Grid Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying the Drawing Grid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Other Translation Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 10
Editing, Proofing, and Using Reference Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Editing Tools in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Spell It Right!. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Looking at Error Notifications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Proofing Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Proofing Display and Exceptions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuring Spelling and Grammar Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Managing Custom Dictionaries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Judging Your Document’s Readability Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
AutoCorrecting Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling AutoCorrect Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding References in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Referencing in Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Managing Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Incorporating Other Source Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting a Citation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing Citation and Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Generating a Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Footnotes and Endnotes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customizing Footnotes and Endnotes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Moving and Copying Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Cross-References. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Cross-Reference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying, Moving, and Updating Cross-References. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 11
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280
281
282
283
284
285
285
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Formatting Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Paragraph Basics in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Managing AutoFormat Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adjusting AutoFormat Choices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Options for AutoFormat As You Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formatting Paragraphs by Aligning and Indenting Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Ruler to Align Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aligning Paragraphs by Using the Paragraph Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Table of Contents
Addressing Spacing Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Specifying Line Spacing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adjusting Spacing Above and Below Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Alignment by Using Tabs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Ruler to Set Tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Tabs by Using the Tabs Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Clearing Manual Tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Line and Page Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Taking Control of Hyphenation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hyphenate an Entire Document Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hyphenating All or Part of a Document Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Drop Caps in Existing Paragraphs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Effective Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
When Bullets Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
When Numbers Matter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Quick List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Lists While You Type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ending a List the Way You Want. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Enhancing Bulleted Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a New Bullet from the Bullet Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using a Custom Bullet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing the Bullet Font. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing a Bullet Symbol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using a Picture Bullet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Improving Numbered Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a Numbering Scheme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying the Numbering Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Continuing Numbering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Restarting Numbering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Converting a Bulleted List to a Numbered List (or Vice Versa) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing List Indents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating and Using Multilevel Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying a Multilevel List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a New List Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 12
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Applying and Customizing Quick Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Style Design with Users in Mind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Style Fundamentals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exploring the Quick Style Gallery and Quick Style Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying and Modifying Styles Using the Quick Style Gallery . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Switching and Modifying Quick Style Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Custom Quick Style Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with the Styles Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mastering the Styles Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating and Modifying Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying Existing Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Additional Style Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
www.it-ebooks.info
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Table of Contents
Style Management Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inspecting Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Reveal Formatting Task Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Managing Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Keyboard Shortcuts for Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 13
Working with Outlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Getting Started Outlining in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Basics of a Good Outline. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Eleven Reasons to Outline Your Next Complex Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Viewing a Document in Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exploring Outlining Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a New Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing Outline Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying Different Levels of Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Showing the First Line of Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Removing and Showing Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Headings in Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Heading. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Outline Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Promoting and Demoting Headings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying Outline and Print Layout View at the Same Time. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Your Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Expanding and Collapsing the Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Moving Outline Topics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Printing Your Outline. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Navigation Pane vs. Using Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 14
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Printing Documents Professionally . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Printing in a Greener World . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
The (Almost) One-Click Print Process in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
Previewing Your Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
Zooming In on the Details. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
Making Changes While Previewing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Printing Quickly and Efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Printing Selected Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444
Printing Hidden Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445
Canceling a Print Job. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446
Setting Print Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
Printing More than One Copy of a Single Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
Printing Ranges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Printing Odd and Even Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449
Printing Document Elements . . . . .