Why we need to transform
Performance
Management System
JAKARTA, 9 DECEMBER 2017 BY YUNUS TRIYONGGO, PHD., CAHRI.
Why we need to transform
• External environment turbulence
- Build people accountable
• Performance measurement to be
linked for compensation, rewards and recognition
- Think big, start small, move fast
What we have now BSC Strategy & KPI Map
Lima Sasaran Utama Score-card & Action Plan
Action Plan Charter
Contoh Kesepakatan Karya (KK)
• Very good in mapping the target
- Too focus to Result (What)
- Need to consider the “How”
Performance Management System (PMS) Framework
What 3. CUSTOMER FOCUS 2. TEAMWORK 1. INTEGRITY CORE COMPETENCIES: How
4. INNOVATION ORIENTATION 5. ACHIEVEMENT Syste LEADERSHIP COMPETENCIES 1. SHAPE THE FUTURE m SUPERIOR 5. BUILD & DEVELOP 4. “CAN DO” MENTALITY 3. BUSINESS ACUMEN
2. REAL ACCOUNTABILITY TALENT Sustainable
Performance
PMS : Cycle, Components and Timings ..
Fixing Clear Targets Performanc
& Performance e
Aligning Objectives Calibration Target Setting
Jan - Feb Evaluation Dec - Jan
Year-End Review Performance Improvement
Talent Day
PMS #2
Measuring Progress Jul – Aug
Reward & Interim Salary Review
Remuneratio Review n
Feb - March Salary Review
Talent Day
Area of Improvement
- Ditambahkan ‘How” nya
• Ditetapkan PMS Cycle menjadi bagian
Agenda Korporat
- Pilot Project di level GM-up
- Dihubungkan dengan People
Development dan Succession Planning
What & How
Business Target- Division Target
- Individual Target • Core Competencies • Leadership
What
- Competencies Technical •
How Individual Objectives
Individual Performance Development Plan (IPDP)
They are … They are NOT …
The 3-5 key things that The 100 things you do will make the diference, û in your job therefore the main drivers for success in a role Results delivered A job description through
û performing the job, which makes 3-5 priority targets A long “to do” list the diference focused on the personal
û contribution Results based Activity-based
û Within the scope of the Out of the person‘s responsibilities of your
û control role A top-down set of Agreed by both
Contoh Target Setting
Target Individual Bukan Target IndividualMencapai pertumbuhan penjualan Mengunjungi pelanggan 2 kali feed nasional sebesar 20% tahun seminggu 2014 Meningkatkan Saleable Chick per Melakukan proses penetasan telur Hen House (HH) dari 138 menjadi 143 DOC Broiler per HH pada tahun 2014 Mencapai cost efectiveness target Mengidentifkasi penyebab
- di Pabrik Jonggol sebesar 2% dari pemborosan di pabrik NPS hingga akhir tahun 2014 Menyusun program cost
- reduction di Jonggol, dll.
Menurunkan tingkat komplain Mendata jumlah komplain dari pelanggan dari 20% komplain pelanggan yang gagal ditangani menjadi Zero.
PPIC Manager Feed-mill : PPIC Manager Feed-mill :
Membuat perencanaan produksi Melakukan seleksi vendor RM
Bagaimana mengevaluasi “WHAT” & “HOW” WHAT
HOW
- Bandingkan kinerja aktual dengan target
- Lakukan observasi terhadap perilaku dan catat capaian yang terbukti nyata
- Fokus pada pencapaian, bukan aktivitas
- Mintakan umpan balik dari pihak- pihak yang terkait
- Evaluasi kinerja secara menyeluruh selama siklus nya
- Evaluasi perilaku secara menyeluruh sepanjang siklus, bukan hanya dari satu kejadian
- Evaluasi perilaku berdasarkan nilai-nilai inti Sierad • Tentukan tingkat kinerja secara menyeluruh dengan mempertimbangkan tingkat pencapaian :
- Tujuan fungsi,
Meeting Kalibrasi Kinerja Apakah itu?
- – Tim Manajemen yang berasal dari beberapa fungsi/ departemen melakukan meeting open forum mendiskusikan kinerja dari anak buahnya..
- – Meeting Kalibrasi merupakan elemen yang penting dalam Siklus Manajemen Kinerja dan dilaksanakan lebih awal sebelum dilakukan sesi review kinerja individual.
- – Atasan mempunyai kewajiban hadir dalam meeting kalibrasi dengan membawa bukti-bukti kinerja dari masing-masing bawahannya.
Apa yang bukan?
- – Bukan tentang diskusi gaji
Hasil
- – Nilai kinerja semua karyawan yang sudah dikalibrasi dengan karyawan liannya.
- – Atasan Langsung telah dilengkapi dengan umpan balik yang berimbang tentang kinerja.
- – Atasan Langsung telah dibekali dengan ide-ide untuk rencana
Skala Nilai
Target Individual – WHAT Nilai Kompetensi - HOWMencapai semua target, Melampaui standar pada mayoritas nilai-nilai inti dan melampaui beberapa target
3 kunci
Mencapai mayoritas Mendemonstrasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Sierad sesuai target standar yang telah ditetapkan
mayoritas target nilai Inti dan Kompetensi Sierad
1 Matriks Penilaian IPDP tion
Karyawan mencapai semua target, melampaui beberapa target kunci, namun tidak mendemonstrasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Organisasi Karyawan mencapai semua target, melampaui beberapa target kunci, dan mendemon- strasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Organisasi sesuai standar yang telah ditetapkan Karyawan mencapai semua target, melampaui beberapa target kunci, dan melampaui standar pada mayoritas nilai- nilai inti dan kompetensi Organisasi Karyawan mencapai mayoritas target, namun namun tidak mendemonstrasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Organisasi Karyawan mencapai mayoritas target, dan mendemonstrasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Organisasi sesuai standar yang telah ditetapkan
Karyawan mencapai mayoritas target, dan melampaui standar pada mayoritas nilai-nilai inti dan kompetensi Organisasi
Karyawan tidak mencapai dari mayoritas target, dan tidak mendemonstrasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Organisasi
Karyawan tidak mencapai dari mayoritas target, namun men- demonstrasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Organisasi
sesuai standar yang telah
ditetapkanKaryawan tidak mencapai dari mayoritas target, namun melampaui standar pada mayoritas nilai-nilai inti dan kompetensi Organisasi
1
2
3
1
2
3 1/1 1/2 1/3 2/1 3/1 3/2 2/3 3/3
In d iv id u a l Ta rg e t = W H A T
Individual Performance
Development Plan
(IPDP)& Talent Development- Succession Planning Rendah Tinggi
(A p a d a n B a g a im a n a )
Sumber Daya (2/2)
K e si n a m b u n g a n K in e rj a
Rendah Tinggi
Perlu Perhatian (1/1)
Perlu Perhatian (1/1)
Perlu Perhatian (2/1)
Perlu Perhatian (2/1)
Sumber daya (1/2)
Sumber daya (1/2)
Sumber Daya (2/2)
Potensi Tinggi (3/2)
Matriks Kategori Talent (MKT)
Potensi Tinggi (3/2)
Bintang
Bintang
Potensi Tinggi (2/3)
Potensi Tinggi (2/3)
Sumber Daya (1/3)
Sumber Daya (1/3)
Berpotensi (3/1)
Berpotensi (3/1)
- Potensi Talent ----------------
- Challenge/stretch
- Recognise and reward
- Expose • Coach • Set clear Milestones • Provide feedback
Provide feedback
- Mentor/coach to improve Leadership • Acknowledge contribution Recognise and reward
- Reward • Milestones • Provide feedback
- Specific goals & objectives
D e liv er y
- Training • Coach to improve delivery
- Coach Monitor/track
- Decision to continue or end employment
Consistently Inconsistent in WHAT Competencies & living values Potential discussion
Skills Experiences Performance
PT PT & B
Disc uss & Con firm
Pote
ntia lPut real evidences objectively
Talent Development
Succession Plan
Contoh Formulir
Competency based Performance
Management System
Contoh Formulir
Competency based Performance
Management System
Contoh Formulir
Competency based Performance
Management System
Contoh Formulir
Competency based Performance
Management System
Contoh Formulir
Competency based Performance
Management System