TEJ = Tingkat Efisiensi Jabatan
1. Standar Waktu Penyelesaian (SWP)
Standar waktu penyelesaian merupakan waktu rata-rata yang di ukur dari
satuan waktu yang digunakan dalam menyelesaikan suatu tugas jabatan. SWP
dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain : bahan kerja, proses kerja, kondisi
lingkungan kerja, dan kompetensi pemegang jabatan.2. Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ) Tingkat efisiensi jabatan adalah tercapainya penyelesaian suatu tugas jabatan oleh pemangku jabatan, dengan kualitas pelayanan yang tepat hasil dan tepat waktu. Hasil perhitungan tingkat efisiensi jabatan ini, dapat digunakan sebagai ukuran untuk mengetahui standar efisiensi jabatan yang diperoleh dari hasil perbandingan antara isi kerja jabatan (IKJ) dengan jumlah pemangku jabatan (PJ) dikalikan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun. Rumus yang dipergunakan adalah :
IKJ TEJ = ---------------- ∑ PJ x WKE
Keterangan : TEJ = Tingkat Efisiensi Jabatan
IKJ = Isi Kerja Jabatan ∑
PJ = Jumlah Pemegang Jabatan WKE = Waktu Keja Efektif
Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ) yang dipergunakan adalah :
A = sangat baik apabila TEJ > 1 B = baik apabila TEJ = 0,90 – 0,99 C = cukup apabila TEJ = 0,70 - 0,89 D = sedang apabila TEJ = 0,50 – 0,69 E = kurang apabila TEJ < 0,503. Waktu Kerja Efektif (WKE)
Waktu kerja efektif adalah waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas Hari Kerja Efektif dan Jam Kerja Efektif
4. Satuan beban kerja (SBK) Satuan Beban kerja yang saudara peroleh dalam
melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas. Satuan
beban kerja tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu : rencana, kegiatan,surat, data, berkas, buku, laporan, dllContoh Tingkat Jabatan Struktural :
2. Menyelenggarakan administrasi keuangan sesuai rencana program untuk kelancaran pelaksanaan tugas BKN.
4
60’ 6000
3. Mengarahkan pelaksanaan tugas dilingk Biro Keuangan sesuai dengan TUPOKSI Kegiata n
0.15
3
Kegiata n 300’ 6000
0.04
1. Nama jabatan : KEPALA BIRO KEUANGAN
1
Renstra 3000’ 72000
1. Merumuskan pedoman pelaksanaan tata usaha keuangan berdasarkan KEPPRES untuk mendukukng kelancaran pelaksanaan tugas .
5. Pengukuran Beban Kerja :
NO URAIAN TUGAS SBK SWP WKE BK TEJ KE
T4. Ikhtisar Jabatan : Merncanakan, melaksankan pembinaan dan pengelolaan keuangan BKN dengan cara merumuskan sasaran, pedoman, menetapkan sasaran, menyelenggarakan administrasi keuangan, mengkkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkungan Biro Keuangan serta mengoreksi penyu-sunan dan pelaksanaan verifiikasi untuk kelancaran pelaksanaan tugas BKN.
3. Unit Kerja / Organisasi : BIRO KEUANGAN BKN
2. Kode Jabatan :
0.04
4. Mengkoordinasikan pelak tugas dilingk Rapat 60’ 6000
4
0.04 Biro Keuangan dgn pertemuan berkala agar serasi agar saling mendukung
5. Membina bawahan sesuai dengan Pertemuan 60’ 6000
4
0.04 ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan berjalan lancar
6. Mengoreksi penyusunan & pelaksanaan Laporan 60’ 6000
1
0.01 verifikasi pertanggung jawaban keuangan & memberikan disposisi sbg pedoman untuk memperbaiki
7. Menandatangani laporan pembukuan & Laporan 60’ 6000
4
0.04 realisasi keuangan yg sesuai dgn pertanggung jawaban penggunaan keuangan
8. Mengevaliuasi pelaksanaan bawahan dgn Kegiatan 1500’ 72000
1
0.02 rencana kerja & hasil kerja sbg bahan laporan & perbaikan selanjutnya
9. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada Laporan 3000’ 72000
3
0.12 pimpinan sesuai prosedur & hasil kinerja sbg laporan pertanggung jawaban
10. Melaksanakan tugas kedinasan yg Kegiatan 120’ 72000
18
0.03 diperintah oleh atasan J U M L A H
0.54 Contoh Tingkat Efisiensi Jabatan Fungsional :
1. Nama Jabatan : SEKRETARIS
2. Kode Jabatan :
3. Unit Kerja / Organisasi : BIRO KEUANGAN BKN
4. Ikhtisar Jabatan :
Menerima dan mencatat kegiatan Kepala Biro Keuangan serta menyampaikan disposisi kepada unit kerja terkait dan mengadministrasi surat untuk diproses lebih lanjut dan kelancaran pelaksanaan tugas Biro Keuangan.
5. Pengukiran Beban Kerja : NO URAIAN TUGAS
SBK SW WKE BK TEJ KET P
1 Menerima & mencatat para tamu pimpinan sesuai dgn
10
0.20 keperluannya untuk mengatur pertemuan dgn Kepala Tamu 6’ 300 Biro Keuangan.
2 Menyampaikan surat masuk & keluar yang telah didisposisi sesuai tata naskah dinas kepada unit Surat 10’ 300
3
0.10 diproses lebih lanjut
3 Membuat jadual/ kegiatan pimpinan pada papan tulis agenda kegiatan pimpinan sesuai agenda acara pimpinan & prioritas untuk kelancaran pelaksanaan
Kegiatan 5’ 300
6
0.10 tugas,
4. Menerima & memberi informasi melalui telpon kepada pejabat Kegiatan 5’ 300
12
0.20 yg terkait berdasarkan petunjuk pimpinan untuk kelancaran pelaksanaan tugas Biro Keuangan
5. Melaksanakan tugas kedinasan Kegiatan Tgs lain yg diperintahkan pimpinan
0.30 - - - Tbh J U M L A H
0.90 Tingkat Efisiensi Jabatan Sekretaris Biro Keuangan adalah Baik Jumlah Pemegang jabatan : 1 orang
Data dan Sumber Data beban Kerja
1. Data Dalam menghitung beban kerja jabatan diperlukan berbagai macam data. Data yang utama adalah pekerjaan (tugas jabatan) yang dilaksanakan oleh pemangku jabatan yang akan dihitung beban kerja jabatannya. Pekerjaan (tugas jabatan) dimaksud adalah seluruh tugas jabatan yang mengacu pada obyek / bahan kerja, proses / alat kerja, dan hasil kerja dari suatu jabatan.
Contoh : • Data yang mengacu pada obyek/bahan kerja.
Jabatan : Pengagenda Surat, Obyek/Bahan Kerjanya adalah Surat
- Data yang mengacu pada proses / alat keja.
Jabatan : Operator Komputer, Alat Kerjanya adalah Komputer Jabatan : Pemroses Ijin Usaha, Proses Kerjanya adalah Prosedur (Peraturan) permohonan ijin usaha.
- Data yang mengacu pada hasil kerja.
Jabatan : Pengentri Data Kepegawaian, Hasil Kerjanya adalah Data Entri Kepegawaian Hasil Perhitungan Beban Kerja Hasil perhitungan beban Kerja dimaksud adalah tingkat Efisiensi Jabatan yang merupakan perjumlahan dari setiap jumlah tingkat efisiensi masing-masing tugas jabatan. Contoh :
1. Nama Jabatan : SEKRETARIS
2. Kode Jabatan :
3. Unit Kerja / Organisasi : BIRO KEUANGAN BKN
4. Ikhtisar Jabatan : Menerima dan mencatat kegiatan Kepala Biro Keuangan serta menyampaikan disposisi kepada unit kerja terkait dan mengadministrasi surat untuk diproses lebih lanjut dan kelancaran pelaksanaan tugas Biro Keuangan.
5. Pengukiran Beban Kerja : NO URAIAN TUGAS
SBK SWP WKE BK TEJ KET
Tamu 6’ 300
10
0.20
2 Menyampaikan surat masuk & keluar yang telah didisposisi sesuai tata naskah dinas kepada unit diproses lebih lanjut
1 Menerima & mencatat para tamu pimpinan sesuai dgn keperluannya untuk mengatur pertemuan dgn Kepala Biro Keuangan.
3
0.10
3 Membuat jadual/ kegiatan pimpinan pada papan tulis agenda kegiatan pimpinan sesuai agenda acara pimpinan & prioritas untuk kelancaran pelaksanaan tugas, Kegiatan 5’ 300
6
0.10
4 Menerima & memberi informasi melalui telpon kepada pejabat yg terkait berdasarkan petunjuk pimpinan untuk kelancaran pelaksanaan tugas Biro Keuangan Kegiatan 5’ 300
12
0.20
Surat 10’ 300
Tingkat Efisiensi Jabatan Sekretariat Biro Keuangan adalah baik Jumlah Pemegang Jabatan : 1 orang
5 Melaksanakan tugas kedinasan lain yg diperintahkan pimpinan Kegiatan - - - 0,30
J U M L A H
0.90
Mekanisme Perhitungan Beban Kerja TUGAS POKOK & FUNGSI ORGANISASI
NAMA ANALISIS URAIAN JABATAN JABATAN JABATAN ANALISIS
PETA BEBAN BEBAN
A. Persiapan penghitungan beban kerja
1. pembentukan Tim analis Jabatan /Tim Analis Beban Kerja
2. Pemberitahuan kepada pimpinan unit
B. Pelaksanaan Penghitungan Beban Kerja
1. Pengumpulan data
a. Daftar Pertanyaan
b. Wawancara
c. pengamatan langsung
d. Referensi
e. Gabungan beberapa cara
2. Pengolahan data
C. Penetapan hasil penghitungan beban kerja.
1. presentasi hasil 2. Pengesahan hasil.
FORMAT LAPORAN HASIL PENGHITUNGAN BEBAN KERJA
A. Rumusan Penghitungan Beban Kerja
Cara merumuskan penghitungan beban kerja jabatan masing – masing jenis jabatan adalah :
1. Jabatan manajerial atau jabatan struktural adalah berdasarkan tugas – tugas manajerialnya ( tugas pokok ) ditambah tugas teknis ( tugas penunjang ) . Dan tugas tambahan yang maksimal 30% dari keseluruhan tugas jabatan . Contoh : Jabatan manajerial atau Jabatan struktural
1. Nama : SEKRETARIS Jabatan
2. Kode : Jabatan
3. Unit Kerja : BIRO KEUANGAN BKN / Organisas i
4. Ikhtisar : Jabatan
Merencanakan, melaksanakan pembinaan dan pengelolaan keuangan BKN dengan cara merumuskan sasaran, pedoman, menetapkan sasaran, menyelenggarakan administrasi keuangan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan tugas dilingkungan Biro Keuangan serta mengoreksi penyu-sunan dan pelaksanaan verivikasi untuk kelancaran pelaksanaan tugas BKN.
5. Pengukiran Beban Kerja : NO URAIAN TUGAS SBK SW WKE BK TEJ KET P
1 Merumuskan sasaran pedoman & pelaksana naan tata usaha keuangan Renstra 300 720
1
0.0 Tpk berdasarkan KEPPRES yg berkaitan dgn 0’
00
4
3 Melaksanaan pelaksanaan tugas bawahan Kegiata 60’ 6000
4
0.04 Tpk dilingkungan Biro Keuangan sesuai dgn n TUPOKSI untuk ketepatan & kelancaran pelaksanaan tugas
4 Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas Rapat 60’ 6000
4
0.04 Tpk dilingkungan Biro Keuangan dgn mengadakan pertemuan berkala agar serasi & saling mendukung dalam pelaksanaan tugas
5 Membina bawahan di lingkungan Biro Pertem 60’ 6000
4
0.04 Tpk Keuangan sesuai dgn ketentuan yg berlaku uan agar pelaksanaan tugas berjalan dgn lancar.
6 Mengoreksi penyusunan & pelaksanaan Laporan 60’ 6000
1
0.01 Tpj verivikasi pertanggung jawaban keuangan & memberikan disposisi sebagai pedoman memperbaiki.
7 Menandatangani laporan pelaksanaan Laporan 60’ 6000
4
0.04 Tpj pembukuan & relasi keuangan yg telah dibuat sesuai dgn ketentuan yg berlaku sebagai pertanggungjawaban penggunaan keuangan.
8 Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan Kegiata 150 7200
1
0.02 Tpk dilingkungan Biro Keuangnan dgn cara n 0’ membandingkan dgn rencana kerja Biro Keuangan & hasil kerja bawahan sebagai bahan laporan & perbaikan selanjutnya.
9 Melaporkan pelaksanaan tugas kepada Laporan 300 7200
3
0.12 Tpk pimpinan sesuai prosedur yg berlaku & hsil 0’ kerja sebagai laporan pertanggungjawaban.
10 Melaksanakan tugas Kegiatan 120’ 72000
18
0.03 TTb kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis.
J U M L A H
0.54 Tingkat Efiiinii Jabatan Kipala Biro Kiuangan adalah Sidang Jumlah Pimigang Jabatan : 1 orang TPk = Tugai Pokok TPj = Tugai Pinunjang (tiknii) TTb = Tugai Tambahan
Jabatan fungiional (tirtintu/khuiui & umum) adalah birdaiarkan tugai-tugai
pokok jabatannya ditambah tugai pinunjang dan tugai tambahan yg makiimal
10
6
Kegiata n 5’ 300
3 Membuat ladwal/kegiatan pimpinan pada papan tulis agenda kegiatan pimpinan sesuai agenda acara pimpinan & prioritas untuk kelancaran
0.1 TPk
3
Surat 10’ 300
2 Menyampaikan surat masuk dan keluar yg telah didisposisi sesuai tata naskah dinas kepada unit kerja terkait untuk diproses lebih lanjut.
0.2 TPk
Tamu 6’ 300
30 % dari kiiiluruhan tugai jabatan.
Contoh : Jabatan Fungiional (tirtintu/khuiui dan umum)
1 Menerima & mencatat para tamu pimpinan sesuai dgn keperluannya untuk mengatur pertemuannya dgn Kepala Biro Keuangan.
URAIAN TUGAS SBK SW P WKE BK TEJ KET
5. Pengukuran Beban Kerja : N o
Menerima dan mencatat kegiatan Kepala Biro Keuangan serta menyampaikan dispposisi kepada unit kerja terkait dan mengadministrasi surat untuk diproses lebih lanjut dan kelancaran pelaksanaan tugas Biro Keuangan.
4. Ikhtisar Jabatan :
3. Unit Kerja / Organisasi : BIRO KEUANGAN BKN
2. Kode Jabatan :
1. Nama Jabatan : SEKRETARIS
0.1 TPk
4 Menerima dan memberi Kegiat 5’ 300
12
0.20 TPk informasi melaui telpon an kepada pejabat yg terkait berdasarkan petunjuk pimpinan untuk kelancaran pelaksanaan tugas di Biro Keuangan.
5 Melaksanakan tugas Kegiat TPb - - - - kedinasan lain yg an diperintahkan pimpinan.
J U M L A H
0.90 Tingkat Efiiinii Jabatan Kipala Biro Kiuangan adalah Sidang Jumlah Pimigang Jabatan : 1 orang TPk = Tugai Pokok TPj = Tugai Pinunjang (tiknii) TTb = Tugai Tambahan B. Penetapan Standar Tingkat Efsiensi Jabatan (PSTEJ) Contoh : Penetapan Standar Tingkat efsiensi Jabatan Struktural pada Biro Keuangan
NO JABATAN STRUKTURAL PEMEGANG
JABATAN
TEJ PSTEJ9 Kabbag Pembukuan
1
0.61 Dapat digabung 8 Kassubag Ver. Ang. Pemb & Ang.
Lain2
1
0.58 Dapat digabung
1.53 Tetap 1, kelebihan 4,3
1
0.71 Dapat digabung
1
0.94 Tetap 1 11 Kassubag Pembukuan Ang. Pemb.
1
1.37 Tetap 1, kelebihan 2,7
12 Kassubag Pembukuan Ang. lain2 1 0,84 Dapat digabung atau tetap tapi kurang 0,60
7 Kassubag Verivikasi Ang. Rutin
1
1 Karo Keuangan
1
1
0.54 Tetap 1, Kekurangan 0,36
2 Kabag Perbendaharaan
1
0.52 Dapat digabung
3 Kasubag Tatalaksana Keuangan
0.48 Dapat digabung
6 Kabag Verivikasi
4 Kassubag Pembayaran
1
1.14 Tetap 1, kelebihan 0,4
5 Kassubag TU
1
0.36 Dapat digabung
10 Kassubag Pembukuan Ang. Rutin
Contoh : Penetapan Standar Tingkat Efisiensi jabatan Fungsional pada Biro Keuangan
NO JFU
JABATAN
1 Bendaharawan Gaji
1
1.81 Menjadi 2 pemegang jabatan
2 Bendaharawan Rutin
1
1.68 Tetap 1, Kelebihan 0,58
3 Juru Bayar
8
3.68 Menjadi 4 pemegang Jabatan
4 Operator Komputer
9
4.11 Menjadi 4 pemegang Jabatan
5 Administrator Sistem Komputer
2
0.98 Tetap 1
6 Pelaksana Pembukuan
2
2.44 Tetap 2
7 Pembuat Daftar gaji
7.83 Menjadi 4 pemegang Jabatan
8 Pemegang Buku
4
4.30 Tetap 4
9 Sekretaris
1
0.65 Dapat digabung
10 Verifikator
9
8.55 Tetap 9
11 Pemroses Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
3
2.11 Menjadi 2 pemegang Jabatan
12 Pencatat Realisasi Anggaran Pemb.
6
3.76 Menjadi 4 pemegang Jabatan
13 Pembuat SPPR
1
2.83 Menjadi 3 pemegang Jabatan
14 Pembuat Daftar Lembur & Penata Usaha Gaji
1
1.71 Tetap 1, kelebihan 0,61
C. Perumusan Jabatan
Tahap – tahap pelaksanaan dari metode basis tugas adalah sebagai berikut :
1. Menginventarisasi data jabatan ,Yaitu Mendata tindak dan objek kerja, bahan/objek, dan hasil kerja serta keterkaitan terhadap unsur fungsi pekerja.
2. Penentuan esensi dan basis tugas, Yaitu Merumuskan dan menentukan
esensi tugas.3. Studi referensi, Yaitu melakukan studi refensi terhadap data jabatan yang pernah ada dan dirumuskan maenjadi informasi.
4. Perumusan tugas, ikhtisar jabatan, dan penamaan jabatan PNS.
5. Pemutakhiran ( updating). 1) Inventarisasi Data Jabatan Yaitu proses pengumpulan data jabatan yang meliputi :
tindak dan obyek kerja, bahan kerja, perangkat atau prosedur kerja
dan sebagai bahan perumusan tugas, ikhtisar jabatan, dan penamaan jabatan. Contoh inventarisasi data jabatan untuk jabatan manajerial dan non manajerial dilingkungan Badan Kepegawaian Negara. 2) Penentuan Esensi dan Basis Tugas/Jabatan Adalah Suatu proses perumusan dan penentuan esensi tugas / jabatan dan basis tugas berdasarkan penyerapan waktu pelaksanan tugas / jabatan yang bersangkutan dan hasil kerja dari jabatan yangContoh Data Jabatan Manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003 Pemegang Jabatan / responden : Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
No Tindak & Objek kerja Bahan Kerja Perengkat/ Prosedur Kerja
Hasil Kerja Fungsi Pekerja
1. Menyusun rencana Operasional Bag.
Pengembangan Pegawai
Rencana Program Biro Kepegawaian
Petunjuk pelaksanaan penyusunan operasional
Rencana Operasional Bagian Pengemban gan Pegawai
Dominan Data (Memban dingkan )
2. Membagi tugas bag pengembangan Pegawai
Tugas bag- Pengembang an Pegawai
Peraturan Struktur Organisasi dan Tata Kerja BKN
Kelancaran pelaksanaan tugas bag- pengemban gan pegawai
Dominan Orang
3. Dst Contoh Data Jabatan Non Manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003 Pemegang Jabatan / responden : Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
No Tindak & Objek Kerja
Bahan Kerja Perengkat/ Prosedur
Kerja Hasil Kerja Fungsi
Pekerja
1. Menerima & membaca bahan konsep ketikan
Bahan Konsep Ketikan
Mesin Ketik & Instruksi pemberi bahan (pimpinan)
Ketikan konsep surat Dominan Data (membac
a)
2. Menyiapkan bahan pengetikan Kertas , Karbon (ATK)
Prosedur (Penyiapan & permintaan barang)
Kesiapan pengetikan Dominan Benda (melayani )
3. Mengetik konsep surat Bahan Konsep Ketikan
Mesin Ketik,ATK
Ketikan Konsep Surat
Dominan Benda (mengope rasikan) Contoh Esensi Tugas Jabatan Manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003 Pemegang Jabatan / responden : Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
No Tindak & Objek Kerja Bahan Kerja Perangkat/ Prosedur Kerja Hasil Kerja Fungsi Pekerja
1 Menyusun rencana Operasional Bag.
Pengembangan Pegawai Rencana Program Biro Kepegawaian
Petunjuk pelaksanaan penyusunan rencana operasional Rencana operasional Bagian Pengembanga n pegawai
Domonan Data (membandingk an)
2 Membagi tugas bag pengembangan Pegawai Tugas bag.
Pengembangan Pegawai Peraturan Struktur Organisasi dan Tata kerja BKN
Kelancaran pelaksanaan tugas bag. Pengembanga n pegawai
Domonan Orang
3 Dst
Contoh Esensi Tugas Jabatan Manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003
Pemegang Jabatan / responden: Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
No Tindak & Objek Kerja Bahan Kerja Perangkat/ Hasil Kerja Fungsi Prosedur Pekerja Kerja
1 Menerima dan Bahan Mesin Ketik Ketikan Domonan membaca bahan Konsep dan konsep Data konsep ketikan ketikan Instruksi surat (membaca) Pemberian bahan (pimpinan)
2 Menyiapkan bahan Kertas, Prosedur Kesiapan Dominan pengetikan karbon (penyiapan pengetikan Benda (ATK) & (melayani) permintaan barang)
3 Mengetik konsep Bahan Mesin Ketik, Ketikan Dominan surat Konse3p ATK Konsep Benda Ketikan Surat (mengopera
2) Peentuan Esensi dan basis Tugas/Jabatan
Contoh Esensi Tugas Manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003
Pemegang Jabartan/responden : Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
No Tindak dan Obyek Kerja Bahan Kerja Perengkat/ Prosedur Kerja
Hasil Kerja Esensi tugas
1 Menyusun rencana Operasional Bag.
Pengembangan Pegawai Rencana program Biro Kepegawaian
Petunjuk pelaksanaan penyusunan rencana operasional
Rencana Operasional bagian Pengembanga n Pegawai
Tugas Pokok (Dominan)
2 Membagi tugas bag pengembangan Pegawai Tugas bag.
Pengembanga n pegawai Peraturan Struktur Organisasi dan Tata kerja BKN
Kelancaran pelaksanaan tugas bag. Pengembanga n pegawai
Tugas Pokok (Dominan)
3 Dst
Contoh Esensi Tugas jabatan Non manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003
Pemegang Jabatan/ responden: Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
No. Tindak dan Obyek Kerja Beban Kerja Perangkat/ Prosedur
Kerja Hasil Kerja Esensi
Tugas
1 Menyusun rencana Operasional Bag. Pengembangan Pegawai
Rencana program Biro Kepegawaian Petunjuk pelaksanaan penyusunan rencana operasional
Rencana Operasional Bagian Pengembangan Pegawai Tugas
Pokok (Dominan)
2 Membagi tugas bag pengembangan Pegawai
Tugas bag. Pengembanga n Pegawai
Peraturan Struktur Organisasi dan Tata kerja BKN Kelancaran pelaksanaan tugas bag. Pengembangan pegawai
Tugas Pokok (Dominan)
3 Dst
Contoh Esensi Tugas jabtan Non Manajerial Di Lingkungan Badan kepegawaian Negara 2003
Pemegang Jabatan/ responden : Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
No. Tindak dan Obyek Beban Kerja Perengkat/ Hasil Kerja Esensi Kerja
Prosedur Tugas Kerja
1 Menerima dan Bahan Mesin Ketik Ketikan Tugas membaca bahan Konsep dan Instruksi konsep surat Pokok konsep ketikan Ketikan Pemberi (Dominan) bahan
(pimpinan
2 Menyiapkan bahan Kertas, Prosedur Kesiapan Tugas Pengetikan karbon (Penyiapan pengetikan Pokok
(ATK) dan (Dominan) permintaan barang)
3 Mengetik konsep Bahan Mesin Ketikan Tugas pokok surat Konsep konsep surat (Paling Ketik, ATK
Ketikan Dominan)
4 Dst
Contoh Basis Tugas Jabatan Manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003
Pemegang Jabatan/ responden : Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
No. Tindak dan Obyek Kerja
Beban Kerja Perengkat/ Prosedur Kerja
Hasil Kerja Esensi Tugas
1 Menyusun rencana Operasional Bag. Pengembanga n Pegawai
Rencana program Biro Kepehawaian
Petunjuk pelaksanaan penyusunan rencana operasional
Rencana Operasional Bagian Pengembangan Pegawai
Prosedur Kerja (proses penyusunan )
2 Membagi tugas bag pengembanga n Pegawai
Tugas bag. Pengembanga n pegawai
Peraturan Struktur Organisasi dan Tata kerja BKN
Kelancaran pelaksanaan tugas bag. Pengembangan pegawai
Prosedur Kerja (proses pembagian0
3 Dst
Contoh Basis Tugas Jabatan Non Manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003
Pemegang Jabatan/ responden : Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
No. Tindak dan Obyek Kerja
Beban Kerja Perengkat/ Prosedur Kerja
Hasil Kerja Esensi Tugas
1 Menerima dan membaca bahan konsep ketikan
Bahan Konsep Ketikan
Mesin Ketik dan Instruksi Pemberian bahan (pimpinan)
Ketikan konsep surat Bahan Kerja (penerimaan konsep ketikan)
2 Menyiapkan bahan pengetikan Kertas, karbon (ATK)
Prosedur (penyiapan & permintaan barang)
Kesiapan pengetikan Prosedur kerja (penyiapan dan permintaan barang)
3 Mengetik konsep surat Bahan Konsep Ketikan
Mesin Ketik, ATK
Ketikan Konsep Surat
Dominan Benda (mengoprasi kan)
3) Studi Rifirinii Dalam studi referensi ini, Informasi dari jabatan yang bersangkutan yang pernah ada dan ditulis secara umum pada buku atau informasi lainnya sebagai benchmark
( tolak banding ). Informasi dapat diperoleh baik dari media cetak maupun elektronik, misal : ISCO-88, kamus jabatan di lingkungan perusahaan swasta, Informasi Jabatan Lembaga Pemerintah Negara Lain.
4) Pirumuian Tugai, Ikhtiiar Jabatan, dan Pinamaan Jabatan 1. Perumusan Tugas.
Menurut Esensi tugas dapat dibagi menjadi tugas pokok, tugas penunjang, dan
tugas tambahan. Tugas pokok adalah tugas yang harus dilaksanankan oleh prmrgang jabatan yang merupakan waktu kerja dominan.Tugas penunjang adalah tugas yang dilaksanakan oleh pemegang jabatan untuk menunjang tugas pokok yang menyerap waktu kerja wajar.
Tugas tambahan adalah tugas kedinasan yang dilaksanakan oleh pemegang jabatan diperintahkan oleh atasan.
Menurut Tingkat jabatannya dapat dibagi menjadi tugas manajerial dan non manajerial.
Tugas manajerial adalah tugas yang dilaksanakan oleh pemegang jabatan yang merupakan penjabaran fungsi manajemen.
tugas non manajerial adalah tugas yang dilaksanakan oleh pemegang jabatan yang bersifat profesional/ teknis. Misal : mengetik Uraian tugas harus memenuhi persyaratan dan norma perumusan, antara lain :
Syarat isi, yang terdiri atas Obyek, cara, dan tujuan; Sifat bobot/ tingkat jabatan; Hubungan dengan fungsi pekerja;
Mesin, perkakas, peralatan, dan alat kerja; Bahan, produk, hal pokok dan jasa;
Obyek tanggung jawab; Pengetahuan kerja; Keterampilan;
Kemampuan jasmani dan keadaan tempat kerja; Bakat;
Temperamen kerja; Minat.
Sedangkan, norma penyusunan kallimat dan pemilihan kata uraian tugas harus memenuhi beberapa unsur, antara lain :
- Norma penyusunan kalimat ( volume, pola susunan, gaya, dan cara penulisan );
- Pemilihan kata ( kata kerja aktif, kata kerja yang harus dipergunakan );
Kata yang harus dihindarkan (kata kerja pasif, kata yang tak dapat dimengerti, singkatan yang
tidak populer ) Cara perumusan tugas agar diperoleh bentuk uraian tugas yang sistematik dan lengkap, antara lain :
Mengamati pemegang jabatan dalam melakukan seluruh kegiatan kerjanya dan mencatat secara lengkap secara lengkap seluruh kegiatan yang dilakukan;
Perlu memahami pengertian rincian tugas;
Rumus : WHAT (BERISI TINDAK + Obyek kerja) HOW (bagaimana/dengan apa melakukannya) WHY (untuk/tujuan/sasaran apa hal ini dilakukan)
Contoh uraian tugas : Jabatan Manajerial Menyusun rencana kegiatan Seksi Analisis Jabatan A berdasarkan rencana operasional Subdit. Analisis Jabatan dan petunjuk pimpinan sebagai pedoman pelaksanaan tugas dilingkungan Seksi Analisis Jabattan A. Jabatan Non Manajerial.
Meminta data tambahan dengan cara menghubungi perusahaanmelalui telepon atau mengunjungi perusahaan yang mengirimkan laporan untuk melengkapi bahan pengolahan data.
2. Perumusan Ikhtisar Jabatan.
Ikhtisar jabatan merupakan cerminan tugas jabatan dab dasar dari penamaan jabatan. Sdaengkan, norma penyusunan kalimat dan pemilihan kata Ikhtisar Jabatn harus memenuhi beberapa unsur, antara lain :
Norma penyusunan kalimat (volume, pola susunan, gaya, dan cara penulisan); Pemilihan kata ( kata kerjaaktif, kata kerja yang harus dipergunakan )
;
Kata yang harus dihindarkan ( kata kerja pasif, kata yang tak dapat dimengerti, singkatan yang tidak populer ) Cara perumusan Ikhtisar Jabatan agar diperoleh bentuk uraian yang sistematik dan lengkap, antara lain :
Mencermati seluruh uraian tugas jabatan;
Menentugas tugas yang paling dominan yang dapat mengakomodasi keseluruhan tugas jabatan;
Perlu memahammi pengertian Ikhtisar Jabatan;
Rumus : WHAT (berisi tindak + Obyek Kerja) HOW (bagaimana / dengan apa melakukannya) WHY (untuk/tujuan / sasaran apa hal ini dilakukan)
Contoh Ikhtisar jabatan :
Jabatan Manajerial. Merumuskankebijakan teknis pembangunan, pengelolaan, pembinaan , dan pemberian bimbingan serta perijinan, pengawasan dan pengendalian teknis bidang pekerjaan Umum Kebinamargaan sesuai dengan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Bupati untuk kelancaran pelaksanaan tugas di bidang Pekerjaan Umum Kebinamargaan. Jabatan Non Manajerial. Mengetik konsep surat dan laporan kerja dengan menggunakan mesin ketik berdasarkan ketentuan pengetikan untuk memperoleh hasil ketikan yang baik dan benar.
3. Penanaman Jabatan. Nama jabatan dimaksudkan untuk bisa memberi identitas atas jabatan / menunjukkan itegritas suatu jabatan. Bila dillihat dari jabatan-jabatan lain, majka nama jabtan dimaksudakan bisa membedakan antara jabatan yang satu dengan yang lain .Dengan kata lain nama jabatan dimaksudkan bisa memberikan gambaran pengertian pada pembaca atas jabatan tersebut, dan bisa membedakannya dgn jabatan lain. Tujuan pemberian nama jabatan adalah untuk memberi gambaran yg tepat dan mengenal dgn jelas isi suatu jabatan maka terdapat berbagai cara memberi identitas berupa nama jabtan, yaitu yang bersifat umum dan khusus.
Nama jabatan bersifat umum adalah nama jabatan yg memberi gambaran bersifat umum, yang dianggap mewakili perusahaan atau organisasi tempat jabatan itu berada baik dilihat dari tingkat teknologinya maupun besarnya organisasi serta mewakili istilah yg dijumpai diberbagai wilayah. Contoh Kepala Biro umum.
Cara pemberian nama jabatan didasarkan pada bassis atau keterkaitan fungsi pekerjanya, antara lain sebagai berikut : a. Basis Bahan/Obyek kerja. Cara penanaman jabatan yang didasarkan pada bahan/obyek kerja dari jabatan. Contoh : Pengagenda surat masuk, Penyusun Data Kepegawaian b. Basis Proses/ Prosedur Kerja. Cara penamaan jabtan yang didasarkan pada proses/prosedur kerja dari jabatn. Contoh : Pemroses Usul Kenaikan Pangkat, Petugas Protokol. Petugas Upacara Bendera.
c. Basis perangkat Kerja cara penamaan jabatan yang didasarkan pada perangkat kerja dari jabatan yang didasarkan pada perangkat kerja dari jabatan.
d. Basis Hasil Kerja Cara penamaan jabatan yang didasrkan pada hasil kerja dri jabatan. Contoh ; Pengonsep Surat Keputusan kenaikan Pangkat, Penyusun Konsep Laporan Tahunan.
5.Pemutakhiran ( Updating ) Pada dasarnya pelaksanaan perumusan tugas , ikhtisar jabatan, dan penamaan jabatan Pegawai negeri Sipil adalah suatu kegiatan bagian dari analilsis jabatan yang dinamis, yaitu selalu mengikuti peribahan dan perkembangan organisasi, ilmu pengetahuan dan serta selalu mengimbangi tuntunan masyarakat . Oleh karena iti, pelaksanaan perumusan tugas, ikhtisar jabatn , dan penamaan jabatan harus selalu dimutakhirkan ( update ).
D. Rekomendasi
Rekomendasi adalah paparan masalah atau temuan-temuan yang diperoleh di lapangan
yang berkaitan dengan beban kerja jabatan, tingkat efisiensi jabatan, dan standar tingkat efisiensi jabatan. Rekomendasi dimaksudkan sebagai sebagai pemberianinformasi atau laporan tentang adanya hal-hal yang memerlukan penahanan melalui
penetapan standar tingkat efisiensi jabatan atau memerlukan kebijakan untuk pemecahan masalah. Rekomendasi disusun untuk disampaikan kepada para pimpinan. Temuan lapangan yang disusun untuk disampaikan kepada para pimpinan. Temuan lapangan yang disususn menjadi rekomendasi antara lain :
1. Ditemukannya tingkat efisiensi jabatan yang kurang atau melibihi standar tingkat
efisiensi yang ditentukan;2. Ditemukannya jabatan-jabatan yang tetap harus ada, digabung, dan ditambah; 3. menetapikan Peta Jabatan PNS 4. menetapkan kebutuhan jabatan PNS ( kelebihan atau kekurangan ); 5. Dan sebagainya.
FORMULIR PENGUKUKRAN BEBAN KERJA
1.
:
Nama Jabatan
2.
:
Kode Jabatan 3.
:
Unit Kerja / Organisasi 4.
:
Ikhtisar Jabatan
5. Pengukuran Beban Kerja : No URAIAN TUGAS SBK SWP WKE BK TEJ KET 1.
2.
3.
4. Dst J U M L A H
FORMULIR PENGUKUKRAN BEBAN KERJA
:
1. Nama Jabatan
:
2. Kode Jabatan
:
3. Unit Kerja / Organisasi
;
4. Ikhtisar Jabatan
5. Pengukuran Beban Kerja : No URAIAN TUGAS SBK SW WKE BK TEJ KET
P 1.
2.
3.
4. Dst J U M L A H Tingkat Efisiensi jabatan …………………… adalah ……………… Jumlah Pemegang Jabatan : ……………. Orang SBK = Satuan Beban Kerja SWP = Standar Waktu Penyelesaian WKE = Waktu Kerja Efektif BK = Beban kerja TEJ = Standar Tingkat Efisiensi Jabatan
PETUNJUK PENGISIAN
PEGAWAI NO URAIAN KETERANGAN
1. NAMA JABATAN Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yang tersebut dalam surat keputusan.
2. KODE JABATAN Tidak perlu diisi 3. UNIT KERJA/ Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja.
ORGANISASI 4.
IKHTISAR JABATAN Ikhtisar Jabatan adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran secara umum tentang ruang lilngkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakannya (how), dan mengapa/ untuk tujuan apa pekerjaan dilakukan (why).
5. URAIAN TUGAS Tulislah dengan kalimat ringkas, jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara secara
berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu kalilmat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakannya (hoe), dan mengapa/ untuk tujuan apa pekerjaan dilakukan (why)6. Satuan Beban Kerja Tulislah satuan beban kerja yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas. Satuan beban kerja tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu : (SBK) rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku,laporan, dll
7. Standar Waktu Adalah waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu ; 1 hari waktu efektif = 300
menit; 1 minggu = 1500 menit; 1 bulan = 6000 menit; dan 1 tahun = 7200 menit.Penyelesaian (SWP) Dalam pengisian kolom ini tudak lepas dari frekuensi pekerjaan yang menjadi beban tugas saudara. Yang dimaksud dengan frekuansi adalah apakah pekerjaan penerimaan dan pencatatan surat masuk dan keluar …… ada dilakukan setiap hari. Jika ada, maka SWK adalah 300 menit. Namun jika pekerjaan tersebut tidak dapat dihitung dalam satu hari, tetapi ada dalam 1 minggu, maka SWK menjadi 1500 menit, maka ditulis 1500’. Demikian
8. Waktu Kerja Evektif
Tulislah waktu kerja efektif yaitu waktu kerja yang secara efektif
(WKE)
digunakan untuk bekerja.
9. BEBAN KERJA (BK)
Tulislah beban kerja saudara yang harus diselesaikan, apakah harian, mingguan, atau bekerja.
10. TINGKAT EFISIENSI
Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi
JABATAN (TEJ)
kerja jabatan (IKJ) dengan jumlah pemnagku jabatan (PJ) dikallikan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun.
Formulir Data Jabatan Manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003
Pemegang Jabatan/ responden : Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
Tindak dan Perengkat/ Fungsi No. Obyek Kerja Bahan Kerja Prosedur Hasil Kerja pekerja
Kerja
Formulir Data Jabatan Non Manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003
Pemegang Jabatan/ responden : Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
Tindak dan Perengkat/ Fungsi No. Obyek Kerja Bahan Kerja Prosedur Hasil Kerja pekerja
Kerja
Formulir Esensi Tugas Jabatan Manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003
Pemegang Jabatan/ responden : Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
Tindak dan Perengkat/ Fungsi No. Obyek Kerja Bahan Kerja Prosedur Hasil Kerja pekerja
Kerja
Formulir Esensi Tugas Jabatan Non Manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003
Pemegang Jabatan/ responden : Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
Tindak dan Perengkat/ Fungsi No. Obyek Kerja Bahan Kerja Prosedur Hasil Kerja pekerja
Kerja
Formulir Basis Tugas Jabatan Manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003
Pemegang Jabatan/ responden : Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
Tindak dan Perengkat/ Fungsi No. Obyek Kerja Bahan Prosedur Hasil Kerja pekerja
Kerja Kerja
Formulir Esensi Tugas Jabatan Non Manajerial Di Lingkungan Badan Kepegawaian Negara 2003
Pemegang Jabatan/ responden : Unit Kerja : Tahun : Tim Analisis :
Tindak dan Perengkat Fungsi /
No. Obyek Kerja Bahan Hasil pekerja Kerja Prosedur Kerja
Kerja