Latar Belakang - Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Guna Meningkatkan Bisnis Perusahaan Menggunakan Pendekatan Ward & Peppard (Studi Kasus CV. Seribu Satu)
PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI GUNA MENINGKATKAN
BISNIS PERUSAHAAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN WARD & PEPPARD
(STUDI KASUS CV. SERIBU SATU)
Oleh :
Asep Hendrayana
Bagi perusahaan baru yang mulai menjadi perusahaan modern, memiliki strategi bisnis saja tidak
cukup untuk menghadapi persaingan dewasa ini yang semakin ketat. Strategi bisnis yang biasa
dituangkan dalam dokumen atau cetak biru Business Plan harus pula dilengkapi dengan strategi
teknologi informasi atau I/T Strategy. Tujuannya yaitu untuk memanfaatkan secara optimum dan
maksimal penggunaan teknologi informasi sebagai komponen utama sistem informasi
perusahaan (sistem yang terdiri dari komponen-komponen untuk melakukan pengolahan data dan
pengiriman informasi hasil pengolahan ke fungsi-fungsi organisasi terkait). Persaingan yang
semakin meningkat dan ketat dalam bidang produksi beras menjadi barang oleh-oleh yaitu liwet
instan yang memerlukan suatu strategi yang jitu guna memenangkan persaingan tersebut. Dalam
upaya mencapai tujuan CV Seribu Satu yang dirumuskan dalam visi “Ingin menjadikan beras
Garut menjadi beras yang berkelas dan memiliki pangsa pasar tersendiri yang akan berpengaruh
pada kesetabilan harga gabah petani Dalam penelitian ini, penulis merumuskan perencanaan
strategik dimana agar sistem informasi dapat digunakan sebagai satu alat yang dapat pendukung
keberhasilan CV Seribu Satu dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Metode yang digunakan
berdasarkan pemikiran dari John Ward dan Joe Peppard dan metode analisa perencanaan
strategik menggunakan analisa portofolio (McFarlan) untuk merumuskan strategi perencanaan
sistem informasi guna mendukung kinerja perusahaan.Kata kunci : Perencanaan Strategik , Strategik Sistem Informasi, teknologi Informasi Ward dan
PeppardLatar Belakang antaranya. Juara 1 Penghargaan award dari
Perusahan CV Seribu Satu berdiri pada tahun pemerintah sebagai inovasi terbaru di bidang 2011. Yang didirikan oleh keluarga petani pangan pada tahun 2012. Teknologi Informasi yang mempunyai pabrik penggilingan padi dan Komunikasi di era modern ini turut terbesar di kota Garut dan mempunyai omset berkembang sejalan dengan perkembangan lumayan besar bila di ukur dari pendapatan peradaban manusia yang mempengaruhi perbulannya CV Seribu Satu penjualan beras dalam segala bidang.CV Seribu Satu belum bisa mencapai 7 ton beras yang bila dihitung memanfatkan Teknologi Informasi secara kurang lebih 700 juta perbulan. Disamping itu optimal dalam mencapai tujuannya, hal ini produk yang di buatnya sangat unik dan di diduga karena belum sempurnanya strategi bilang baru pada era sekarang. Karena bisnis, strategi sistem SI/TI, sumber daya
- – menggunakan bahan alami serta rempah manusia. rempah Sebagai bumbu dasar pembuatan ini walapun baru berdiri dengan keunikannya
1. Perencanaan Sistem informasi dapat meraih beberapa penghargaan baik (Information System ), merupakan
VISI MISI / TUJUAN ANALISIS INTERNAL ANALISIS EKSTERNAL ANALISIS KOMPETITIF SWOT STRATEGY STRATEGI BISINIS PERSEPEKTIF PERTUMBUHAN PERSEPEKTIF INTERNAL PERSPEKTIF KEUANGAN PERSEPEKTIF PELANGGAN AFLIKASI POTOFOLIO DENGAN PRIORITAS ANALISIS KOMPETITIF DAN BLUEFRINT STRATEGI DI CV 1001 KEBUTUHAN SISTEM SARAN KESIMPULAN ANALISA PORTOFOLIO APLIKASI STRATEGI BISNIS IS STRATEGI IT MANAGEMEN STRATEGY IS/IT
Menenentukan visi misi dan tujuan , analisa lingkungan bisnis, lingkungan SI/TI dan sistem informasi dan apliksi yang direncanakan.
Tetap 50 autlet 75 autlet 50 %
Asset Rp 1 Milyar Rp 1,5 Milyar 50 % Pelanggan
300.000.000 Rp 450.000.00 50 %
40 % Pendapatan CV 1001 Rp
Rp 800.000.000 Rp 1,2 Milyar
Keteranga n Tahun 2013 Tahun 2014 Pertu mbuh an Penjualan Produk
Analisis pertumbuhan perusahaan pada 2 tahun terkahir dapat dilihat dari tabel 1 dibawah ini Analisis Pertumbuhan Perusahaan CV Seribu Satu :
Analisis Matriks Pertumbuhan Pangsa Pasar / Matriks BCG
Gambar 1 Metodologi Penelitian
Kerangka Konsep
sehubungan dengan jenis-jenis informasi yang dibutuhkan.
Tahapan masukan yaitu Analisis lingkungan bisnis internal, Analisis lingkungan bisnis eksternal, Analisis lingkungan SI/TI internal, Analisis lingkungan SI/TI eksternal. Untuk tahapan keluaran yaitu Strategi SI bisnis, Strategi TI, dan Strategi Manajemen SI/TI. Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan adalah Analisis Value Chain, Analisis SWOT, Model Analisis PEST, Analisis Five Forces Model, dan Analisis McFarlan Strategic Grid .
Metodologi Perencanaan Strategik SI/TI Versi Ward dan Peppard [Ward, 2002]
3. Bagaimana menentukan perencanaan yang komperhensif dan menyeluruh menyangkut pengembangan Teknologi Informasi yang yang nantinya dapat berdampak pada proses implementasi sehingga dapat diukur kualitas dan value.
2. Bagaimana kemampuan dan kompetensi dari pengelola teknologi informasi yang ada, sehingga sumber daya yang tersedia bisa dioptimalkan secara baik
1. Bagaimana cara menentukan kebijakan yang jelas dan menyeluruh dalam pengelolaan teknologi informasi di lingkungan CV. Seribu Satu.
Rumusan masalah
3. Perencanaan Manajemen Teknologi Informasi, menyangkut kebijakan dan prosedur pengelolaan, Sumber Daya Manusia (SDM), Operasional dan Layanan Teknologi Informasi.
komponen perangkat infrastruktur jaringan, komunikasi data dan perangkat keras.
Architecture ), melalui komponen-
2. Perencanaan Infrastruktur (Enterprise
Pertumbuhan usaha yang dialami perusahaan dalam 2 tahun terakhir, terlihat mengalami pertumbuhan rata-rata sebanyak 2 (dua) kali lipat artinya tingkat kepercayaan yang diberikan oleh pelanggan, dalam mempercayakan penjualan produknya kepada perusahaan begitu sangat tinggi, meskipun didalam penyajian data dan informasi masih sering mengalami keterlambatan dan dengan tingkat ke akurasian yang belum memadai. Diharapkan, melalui penerapan rencana aktifitasnya dan dalam rangka memenuhi tingkat kepuasan pelanggan yang maksimal, Perusahaan CV Seribu Satu diharapkan akan lebih mendapat kepercayaan dari pelanggan lama maupun pelanggan baru.
Analisis Lingkungan Bisnis Internal: Menggunakan Value Chain 1. Akitvitas Utama
Tidak ada pesaing dengan perusahaan lain di bidang pangan terutama produk liwet instan, sehingga CV Seribu Satu menjadi ‘Brand’ di kalangan masyarakat dan menjadi salah satu perusahaan baru di kota Garut yang dapat go internasional sebagai sentra oleh-oleh bekal untuk jemaah haji.
Tersebarnya perusahaan di Garut baik di daerah maupun di kota yang sudah berbagai fasilitas teknologi. CV Seribu Satu berusaha optimal dalam penerapan
2. Faktor Pendatang Baru
CV Seribu Satu harus selalu memperhatikan dan mewaspadai pertumbuhan perguruan tinggi baru.
Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal : Menggunakan Five Force Model 1. Faktor Pesaing
Teknologi merupakan tulang punggung bagi perusahaan atau pabrik CV Seribu Satu. Pabrik dapat dikategorikan sebagai perusahaan berukuran besar, untuk itu perlu ada rancangan yang baik untuk menjamin agar sarana teknologi dapat dimanfaatkan secara optimal.
4. Teknologi
3. Sosial
Pengelolaan bahan baku pabrik liwet instan terdiri dari,pecarian bahan mentah atau bahan pelengkap seleksi bahan untuk bumbu dan berbagai rasa proses pengolahan bahan pengelolaan produksi barang terdiri dari,melaksanakan pengelolaan persediaan barang untuk dijual, baik yang berada di
Laju perkembangan perekonomian di kabupaten Garut mengalami perbaikan yang signifikan yang menjadikan minat para pengusaha untuk berinpestasi di kota Garut . Adanya dana bantuan dari pemerintah daerah dan program-program usaha mandiri.
2. Ekonomi
Kebijakan pemerintah berupa Undang- undang tentang peraturan pendirian pabrik atau perusahaan sangat dinamis, dana dapat memberikan pengaruh langsung pada pembentukan produk baru di CV Seribu Satu.
Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal : Menggunakan PEST 1. Politik
Administrasi SDM,mempersiapkan kontrak, baik yang bersifat tetap, kontrak maupun tenaga ahli tetap. Menangani administrasi karyawan atau personil, meliputi absensi. Melakukan pembaharuan data-data karyawan. Adminstrasi keuangan,melakukan pencatatan semua penerimaan dan pengeluaran uang, melakukan penagihan,melakukan pembayaran bonus kepada karyawan secara tepat waktu,membuat laporan keuangan beserta analisanya secara tepat waktu untuk disajikan kepada pimpinan perusahaan. Pengelolaan teknologi informasi menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak untuk proses pengolahan data menyiapkan perangkat jaringan (network), baik yang bersifat lokal maupun koneksi dengan kantor cabang di seluruh kota yang ada di Garut. pabrik ke seluruh outlet . Menyiapkan prosedur proses pengolahan data dan
pengelolaan persediaan barang atau barang- barang promosi pada setiap even atau pameran- pameran dari pembuatan yang dilakukan,melaksanakan pemeriksaan dan penghitungan fisik persediaan pada setiap periode yang telah ditentukan sesuai dengan intruksi prinsipal.pengelolaan data untuk penjualan dan pelaporan,melaksanakan pengumpulan data-data dari seluruh outlet cabang, baik data sdm, data penjualan maupun data analisa penjualan,melakukan pengolahan data untuk dijadikan laporan-laporan yang diperlukan sesuai dengan yang diperlukan.
outlet , maupun gudang outlet,melaksanakan
2. Aktivitas Pendukung
Analisis Lingkungan Bisnis Internal: Menggunakan SWOT.
- –oleh khas kota Garut yang seringkali meminta untuk ditempatkan di sebuah pusat perbelanjaan yang berlokasi di tengah kota. Produk CV Seribu satu yang banyak tersedia di sentra oleh-oleh Kecenderungan membandingkan tingkat pendapatan antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain, sangat mendominasi usaha CV Seribu Satu. Hasil pemetaan analisa Five Force
Peluang (Opportunities)
Team administrasi sebagai team pendukung operasional memiliki kelemahan dalam hal ketelitian dan pengembangan diri didalam penyajian laporan-laporan yang diperlukan. Ketersediaan sistem Informasi teknologi yang kurang memadai baik dari sisi perangkat maupun jaringan yang mengakibatkan terhambatnya pengelolaan administrasi. Penyediaan personil pengganti yang kurang cepat dan tanggap didalam menghadapi situasi perputaran dan atau penggantian tenaga penjualan. Pemberian pelatihan dan pengembangan tenaga penjualan yang belum berjalan sesuai dengan rencana. Standarisasi operasional dan administrasi untuk daerah diluar Kota Garut yang belum berjalan sesuai dengan harapan dan kesepakatan.
2. Kelemahan (Weaknesses)
mampu memberikan ide-ide kreatif dan inovatif kepada perusahaan. Mampu memberikan analisa-analisa sehubungan dengan aktivitas lapangan yang didukung dengan data yang akurat atas setiap aktivitas maupun program yang dikerjakan. Selalu siap untuk memberikan data dan analisa tambahan diluar yang diperjanjikan tanpa dikenakan biaya tambahan. Memiliki Team work yang solid dan rasa memiliki yang tinggi
executive nya. Team kerja operasional
Keluhan yang datang dari pelanggan, selalu ditanggapi dengan cepat. Team kerja operasional memiliki hubungan yang sangat baik dengan pihak-pihak terkait, baik dengan pelanggan ,distributor, owner maupun account
Laporan yang diberikan kepada Perusahaan selalu update dan memenuhi standar pelaporan yang diperlukan.
1. Kekuatan (Strengths)
gambar berikut : Seribu Satu
ANCAMAN ESAING BARU PERUSAHAAN LOCAL DARI LUAR KOTA GARUT (2) KEKUATAN PEMASOK: PRODUK YANG TERUS BERKEMBANG.HARGA BERSAING.KUALITAS ALAMI (5) ANACAMAN JASA SUBTITUSI KONSEP PEMASARAN SECARA LANGSUNG DAN PENJUALAN SECARA ONLINE (3) KEKUATAN MENAWAR PELANGGAN HARGA LEBIH MURAH KUALITAS LEBIH BAGUS PRODUK LEBIH UNGGUL (4) PESAING YANG SUDAH BERJALAN YAITU PT BERKAH JAYA (1) ANCAMAN ESAING BARU PERUSAHAAN LOCAL DARI LUAR KOTA GARUT (2) KEKUATAN PEMASOK: PRODUK YANG TERUS BERKEMBANG.HARGA BERSAING.KUALITAS ALAMI (5) ANACAMAN JASA SUBTITUSI KONSEP PEMASARAN SECARA LANGSUNG DAN PENJUALAN SECARA ONLINE (3) KEKUATAN MENAWAR PELANGGAN HARGA LEBIH MURAH KUALITAS LEBIH BAGUS PRODUK LEBIH UNGGUL (4) PESAING YANG SUDAH BERJALAN YAITU PT BERKAH JAYA (1)
Model CV Seribu Satu dapat dilihat pada
Pemasok untuk CV Seribu Satu lebih didominasi oleh keberadaan para pedagang oleh
5. Faktor Para Pemasok (Bargaining Power of Customer)
Perusahaan CV Seribu Satu, Peraturan daerah merupakan pihak-pihak yang bertindak sebagai penyedia baik konsumen sebagai subyek yang akan didik maupun peraturan pemerintah yang mendukung kegiatan pendidikan di Indonesia.
4. Faktor Penawar dan Pelanggan
” Kepuasan yang didapat oleh mahasiswa merupakan sebuah investasi yang mahal bagi pertumbuhan pabrik. Dengan pelayanan yang baik, konsumen dapat menjadi iklan berjalan, hidup dan secara terus-menerus akan menjadi indikator kenaikan jumlah pembeli.
3. Faktor ”Substitute Product and Service
sebagai sarana pendukung didalam menjalankan operasionalnya.
Banyak Event-event yang masih belum dikembangkan lebih lanjut didalam suatu contoh, dengan menempatkan counter Perusahaan CV Seribu Satu di daerah luar jawa dan bisa berhubungan langsung dengan pelanggan dari kota lain, akan dengan sangat mudah mengetahui seberapa besar prosfek perusahaan dalam hal penjualan produk ditawarkan sehingga peluang untuk mendapatkan tambahan pendapatan akan semakin besar. Masih terbukanya peluang untuk penempatan-penempatan tenaga penjualan di area-area yang belum dimasuki oleh perusahaan. Sebagai contoh, belum semua pasar tradisional maupun supermarket kecil (yang tumbuh sangat cepat saat ini), dimasuki oleh distributor, dengan demikian Perusahaan CV Seribu Satu dapat mengusilkan kepada distributor untuk memasuki pasar tersebut melalui sebuah kajian Sistem IT yang tersedia saat ini sangat mungkin untuk dikembangkan lebih lanjut. Memaksimalkan team diluar kota Garut untuk mendapatkan dan mengembangkan produk baru yang sedang dilaksanakan.
Tumbuhnya perusahaan-perusahaan baru (competitor) di kota Garut yang membawa misi oleh-oleh khas Garut dengan management fee yang lebih rendah dari Perusahaan CV Seribu Satu.
belum memadai. Bandwidth yang dapat digunakan kurang dari 128 kbps yang diberikan oleh ISP (Internet service Provider ).
Melalui pemanfaatan teknologi internet dan komunikasi, diharapkan CV Seribu Satu akan memiliki suatu keunggulan perusahaan sejenis, dimana seluruh data dan informasi dapat diakses oleh semua
Peluang Keunggulan Kompetitif Terhadap Pesaing
Perkembangan Teknologi Internet dan alat komunikasi lainnya mendorong CV Seribu Satu untuk memanfaatkannya sebagai keunggulan dalam persaingan bisnisnya 2.
1. Perkembangan Teknologi
Analisis lingkungan eksternal SI/TI berguna untuk mengetahui perkembangan teknologi dalam organisasi dan menelaah teknologi tersebut guna dimanfaatkan dalam mendukung strategi bisnisnya di saat yang akan datang. Ada beberapa proses yang dilakukan guna mengetahui perkembangan teknologi dalam organisasi yaitu :
Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal CV Seribu Satu
bandwidth Internet yang ada masih
Perusahaan baru telah menyediakan system IT terkini dan lebih canggih. Kompetitor memiliki sistem dan mekanisme pelatihan yang lebih terprogram. Kinerja tenaga penjualan kompetitor memiliki kelebihan dibandingkan dengan Perusahaan CV Seribu Satu Belum tersedianya standar kinerja untuk team operasional. oleh pimpinan,
Perusahaan telah memiliki jaringan lokal (LAN) yang ditujukan hanya untuk menshare penggunaan internet bagi setiap karyawan di setiap bagian, sedangkan di kantor cabang berdiri sendiri (stand alone ). Saat ini,
2. Teknologi Jaringan dam Internet
Saat ini perusahaan sama sekali belum memiliki sistem aplikasi, dan untuk keperluan pengolahan data, perusahaan memanfaatkan aplikasi Microsoft office, seperti word, excel dan access. Website CV Seribu Satu Website perusahaan hanya dimanfaatkan sebagai profil perusahaan (Company Profile) yang ditujukan kepada konsumen.
1. Sistem Aplikasi
4. Ancaman (Threats)
Analisis ini mencakup seluruh sumber daya SI/TI dalam CV Seribu Satu. Sumber daya yang dimaksud ialah seluruh sistem aplikasi ada dan dimanfaatkan oleh organisasi untuk keperluan bisnis. Adapun sumber daya SI/TI
Analisis Lingkungan SI/TI Internal CV Seribu Satu
top management
didalam memenuhi kebutuhannya untuk pengambilan keputusan.
3. Menentukan Target Bagi SI/TI Masalah dan Solusi Internal
Mengacu kepada sifat bisnis dari usaha yang dilakukan oleh CV Seribu Satu yang memiliki peran sebagai pusat penjualan beras di kota Garut yang menghasilkan produk terbaru yaitu liwet instan, maka hal penting dari bisnis adalah tersajinya laporan penempatan
counter
- –counter , laporan hasil
penjualan dan laporan analisa penjualan secara tepat waktu. Hal ini menjadi penting mengingat hal-hal sebagai berikut bagi CV Seribu Satu, Penyajian laporan secara tepat waktu, akan mempercepat proses produksi. Pembayaran secara tepat waktu akan memberikan pengaruh positif terhadap arus kas yang akan digunakan oleh CV Seribu Satu didalam memenuhi kewajibannya kepada karyawan. Pengiriman barang dari para petani atau bandar secara tepat waktu, dan akurat akan memberikan kesempatan kepada CV Seribu Satu untuk menghasilkan suatu barang produksi yang lebih banyak, yang mampu memberikan hasil yang lebih baik. Penyajian laporan persediaan barang yang dijual akan memberikan tanggung jawab yang tinggi terhadap bagian produksi gudang, khususnya pada aspek keamanan jumlah persediaan. Bagi Pimpinan perusahaan. Laporan penggunaan bahan baku secara tepat waktu akan memberikan dampak positif didalam hal melihat efektifitas dan produktifitas dari karyawan yang digunakan. Laporan penjualan secara tepat waktu akan memberikan manfaat didalam memonitor target penjualan yang diharapkan serta antisipasi langkah-langkah berikut yang di counter yang disajikan secara tepat waktu akan memberikan manfaat akan dijual. Laporan analisa penjualan yang disajikan akan memberikan tambahan masukan atas perilaku konsumen terhadap barang yang dihasilkannya. Permasalahan yang dihadapi manajemen. Berdasarkan hasil wawancara dengan top management, penanggung jawab pabrik, pelaksana, dan pengamatan langsung, baik di pabrik pusat maupun di outlet, serta evaluasi terhadap website yang dimiliki, dapat diidentifikasikan masalah- masalah yang timbul sehubungan dengan kepentingan masing-masing pihak seperti diuraikan tersebut diatas, adalah sebagai berikut: a.
Hardware dan Software
Hampir semua komputer yang dimiliki CV Seribu Satu baik di kantor pusat maupun cabang atau di outlet- outlet dalam kondisi yang sudah ketinggalan jaman (out of date) baik dari sisi kecepatan, kapasitas memori dan prosesor, begitu juga
software yang digunakan masih menggunakan versi yang cukup lama.
Hal ini mengakibatkan kepada lambatnya proses pengolahan data
b. Akses internet terbatas
Di kantor pusat, fasilitas Internet yang digunakan hanya memiliki
bandwidth yang terbatas dan di share kepada seluruh karyawan,
sedangkan di kantor cabang menggunakan fasilitas telkomnet instant dan atau speedy versi rumah. Hal ini sangat berpengaruh kepada pengiriman data yang dilakukan melalui internet. Dalam kondisi ini, data yang dikirimkan dari kantor cabang yang selanjutnya di olah di kantor pusat, menggunakan Microsoft excel dimana jumlah data yang dikirimkan relatif besar, rata- rata 5 sampai dengan 10 Mb. Hal ini juga memberikan pengaruh yang kepada kantor cabang, karena seringkali tidak sampai atau
c. Web belum optimal
CV Seribu Satu sudah memiliki sebuah website sendiri walaupun pengeleloaannya blum maksimal yaitu
) yang masih berfungsi sebagai profil
perusahaan (company profile) saja, belum dimanfaatkan secara maksimal baik untuk kepentingan komunikasi internal sesama karyawan, maupun komunikasi dengan principal dalam hal monitoring pelaksanaan proyek.
Solusi terhadap masalah yang timbul
Dari masalah
- – masalah yang dihadapi seperti disebutkan di atas yaitu Hardware dan Software yang out of date, akses internet terbatas dan Web yang belum optimal, yang pada akhirnya, bagi manajemen CV Seribu satu akan menemui kesulitan didalam proses pengambilan keputusan dalam hal monitoring pelaksanaan produksi. Kedua hal ini menjadi sangat penting mengingat kebutuhan akan informasi
- – informasi tersebut harus dapat disajikan secara tepat waktu, baik harian, mingguan maupun bulanan. Usulan solusi terhadap masalah yang dihadapi tersebut diatas adalah dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi web yang disertai dengan pembaharuan perangkat keras dan perangkat lunak. Hal ini ditujukan untuk dapat dihasilkannya informasi yang diperlukan baik oleh Manajemen CV Seribu Satu.
- –perusahaan yang bergerak dalam bidang produk dodol atau chocodot saat ini cenderung meningkat, maka persaingan diantara perusahaan sejenis akan semakin ketat pula, oleh karena itu, perusahaan yang memiliki nilai keunggulan (competitive value ), khususnya dalam hal penyajian informasi, akan menjadi pilihan utama. (frontliner) dalam jumlah banyak dan memiliki sebaran yang luas
Langkah-langkah solusi yang di usulkan adalah sebagai berikut :
1. Memperbaharui perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan minimal yang diperlukan dalam proses penyajian informasi secara tepat waktu dengan menyelaraskan kepada teknologi yang tersedia di pasaran.
3. Mengembangkan suatu manajemen database untuk keperluan penyimpanan dan pengolahan data yang mampu menyajikan informasi dalam aspek penjualan, persediaan dan manajemen sumber daya manusia untuk karyawan sesuai dengan kebutuhan dari pihak-pihak yang berkepentingan yaitu CV Seribu Satu.
4. Menyiapkan suatu jaringan kerja (Network) yang dapat membantu kecepatan akses oleh pihak-pihak terkait secara optimal, baik di lingkungan pabrik maupun di luar area pabrik.
5. Memberikan hak akses informasi kepada pihak-pihak terkait dengan tidak mengabaikan sistem keamanan data yang ada.
Identifikasi peluang bisnis dari eksternal organisasi
Dengan memperbaiki sistem pengelolaan data dan informasi yang dihasilkan, peluang bisnis dari eksternal organisasi dapat dikembangkan lebih lanjut yaitu :
1. Dengan keunggulan dalam hal penyajian data dan informasi secara tepat waktu yang dimiliki perusahaan, peluang untuk mendapatkan outlet yang mau menerima produk CV Seribu Satu yang baru makin terbuka lebar. Sebagaimana diketahui, tumbuhnya perusahaan b.
SERIBU SATU untuk membentuk Jumlah bonus yang harus dibayar, unit usaha baru yaitu perusahaan termasuk tunjangan-tunjangan dan yang bergerak dalam bidang pajak c. penelitian pasar (marketing Jumlah barang terjual per outlet
research ) sangat mungkin untuk Dalam model lama, semua dilakukan
dilakukan, mengingat dengan secara manual dan banyak data yang jumlah anggota dan sebaran yang dikirimkan dari kantor cabang berupa hard luas, maka data yang terkumpul copy , sehingga penggunaan waktu menjadi untuk dikelola lebih merupakan tidak efisien. data primer, yaitu data yang dapat 2.
Sistem Informasi penjualan dan
lebih dipercaya oleh para pengguna
persediaan
hasil penelitian Seperti halnya sistem untuk Sumber Daya
3. Memiliki team yang banyak Manusia, saat ini masih dilakukan secara pengalaman dalam bidang manual dengan menggunakan Microsoft penjualan produk konsumen dengan excel, sehingga informasi yang dihasilkan memanfaatkan kemampuan tidak akurat dan tidak tepat waktu. Untuk teknologi informasi, maka peluang mengatasi hal ini, perlu dibuat sistem usaha dalam bidang pelatihan, informasi yang mampu memberikan khususnya pelatihan pelayanan informasi sebagai berikut : a. kepada pelanggan (customer Informasi Persediaan barang di setiap
service ) dan pelatihan tenaga outlet-outlet penjualan b.
penjualan (Sales Force), dapat Informasi Realisasi penjualan di setiap dilakukan pada saat yang lokasi
c.
bersamaan Informasi analisa penjualan per periode
Analisis Kesenjangan (Gap Analisis)
Dari hasil analisis terhadap kebutuhan akan
Membuat Dasar Kebijakan SI/TI
SI/TI dan SI/TI yang tersedia maka didapat Dengan adanya perubahan model dan point pengembangan SI/TI yang belum ada metoda kerja seperti yang diusulkan diatas, dan perbaikan terhadap SI/TI saat ini yang manajemen perlu membuat kebijakan- sudah ada tetapi belum dapat dimanfaatkan kebijakan dan aturan-aturan yang dapat secara optimal. Selain itu perlu mendukung keberhasilan implementasi pengembangan-pengembangan terhadap tersebut, yaitu antara lain : aplikasi guna memenuhi kebutuhan
1. Fasilitas web dan internet hanya manajemen dan principal. SI yang perlu digunakan untuk kepentingan pekerjaan dikembangkan untuk memenuhi tujuan saja, kecuali setelah jam pabrik selesai, tersebut adalah : dapat digunakan untuk kepentingan
1.
pribadi
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
2. Menyiapkan prosedur akses terhadap Sistem Informasi yang dikembangkan websites dan email adalah Employee Management Sistem. ini
3. Menyiapakan sistem pengamanan perlu dibuat untuk tujuan dapat perangkat keras, perangkat lunak dan dihasilkannya semua informasi
4. Jaringan secara fisik khususnya mengenai tenaga atau
5. Menyiapkan prosedur pemasukan dan karyawan yang digunakan, Informasi pengolahan data serta penerbitan laporan yang perlu ada dalam sistem ini meliputi :
6. Laporan Absensi karyawan, harus masuk a. pengolahan bahan yang digunakan
7. Laporan Persediaan dan penjualan, harus dalam pabrik. masuk ke sistem setiap hari.
8. Pemasukan data ke sistem harus
2. pasar (market Pengembangan
dilakukan dengan mekanisme development) pengendalian berjenjang sebelum Dalam hal pengembangan pasar, dengan dilakukan prosesing untuk posting. dimilikinya keunggulan dalam bidang
9. Yang berhak masuk kedalam sistem, sistem informasi maka upaya untuk hanyalah karyawan dan principal yang menambah pangsa pasar dalam bisnis memiliki otorisasi dari administrator atas penjualan liwet instan di kota Garut persetujuan manajemen CV Seribu Satu. Khususnya akan lebih mudah untuk mendapatkannya. Disisi lain, dari hasil
Menentukan Strategi SI/TI benchmarking yang dilakukan terhadap
Guna memenuhi kebutuhan akan SI/TI diatas, perusahaan pesaing, baru dua perusahaan diperlukan suatu strategi di masa mendatang sejenis saja yang memiliki sistem agar sejalan dengan arah kebijakan yang informasi yang baik, meskipun dalam skala ditetapkan oleh manajemen. usahanya masih relatif kecil dibanding CV
Seribu Satu. Sebagai tambahan, CV Seribu
Strategi Manajemen SI/TI Satu masih memiliki peluang
Manajemen SI/TI pada masa yang akan pengembangan usaha lain yang masih datang senantiasa selalu disesuaikan dengan berhubungan dengan usaha yang sedang teknologi terkini dengan jangkauan 2 atau 3 dijalankannya yaitu usaha pembuatan nasi tahun kedepan. Hal ini menjadi penting liwet instan. karena untuk membangun daya saing usaha yang dijabarkan dalam strategi bisnis harus Strategis SI/TI mampu mengikuti perkembangan jaman, Strategi SI/TI yang perlu dikembangkan dan karena apabila manajemen tidak memandang dirancang untuk mendukung strategi bisnis hal ini sebagai sesuatu yang sifatnya yang akan dijalankan oleh CV Seribu Satu strategis, maka kompetitor lah yang akan pada masa yang akan datang adalah sebagai memanfaatkannya, dengan demikian berikut : kesempatan untuk membuat perusahaan
1. Merancang infrastruktur jaringan tumbuh menjadi terhenti. Untuk dapat komputer sesuai dengan yang sudah mewujudkan strategi ini, perlu dibentuk direncanakan sebelumnya sebagai sebuah departemen yang khusus mengelola prioritas utama untuk menunjang sistem informasi manajemen yang dikepalai kebutuhan SI/TI pada masa yang akan oleh seorang Manajer. datang.
2. Merancang Basis data untuk mengakomodasi seluruh data masukan yang diperlukan
Strategi Bisnis SI/TI
3. Menentukan spesifikasi kebutuhan Seperti dijelaskan pada bagian sebelumnya, minimum akan perangkat keras dan apabila CV Seribu Satu telah perangkat lunak yang akan digunakan mengimplementasikan perencanaan sistem dalam aktivitas bisnis perusahaan. informasi strategis, maka peluang
4. Menentukan spesifikasi untuk pengembangan usaha dapat dilakukan pengamanan fisik atas perangkat melalui dua pendekatan yaitu : komputer dan pendukungnya 1.
5. Menentukan kebutuhan bandwidth
Pengembangan produk dan karyawan
produk yang bisa dikembangkan lebih minimum yang diperlukan untuk lanjut adalah produk yang bisa bersaing komunikasi data dan memilih ISP yang beberapa poduk baru dan pelatihan karyawan supaya dalam hal pengolahan
6. Merancang Prosedur keamanan data b. Aplikasi Layananan Konsumen 4.
Pemetaan Kuadran Support
strategic, key operational , high potential dan support .
Dalam kuadran support dikategorikan sebagai aplikasi-aplikasi yang bias mendukung proses bisnis namun tidak berpengaruh pada kelangsungan bisnis CV Seribu Satu. Aplikasi yang dikategorikan ke dalam kuadran ini adalah aplikasi promosi. Berdasarkan hasil penjabaran strategi SI/TI dan strategi bisnis, maka terbentuklah aplikasi portofolio dengan prioritas dan blueprint strategis SI/TI yang berpedoman pada Strategic Grid Mc
7. Merancang kebijakan
Farlan berdasarkan empat kuadran, yaitu strategic, key operational, high potential
dan support.
Portofolio Aplikasi Mendatang
Terdapat beberapa aplikasi yang dikategorikan kedalam kuadran strategic, dimana aplikasi-aplikasi tersebut berfungsi sebagai pusat pelayanan untuk memudahkan proses bisnis dan transaksi bisnis serta menentukan langkah bisnis yang berpengaruh terhadap kesuksesan CV Seribu Satu di masa depan. Adapun aplikasi-aplikasi yang dikategorikan dalam kuadran strategic adalah:
berdasarkan pengaruh aplikasi tersebut yaitu
a. Aplikasi SDM dan Kepegawaian
Analysis , dimana setiap aplikasi digolongkan
Berdasarkan hasil penyusunan kebutuhan aplikasi di CV Seribu Satu, penulis merumuskan kebutuhan aplikasi tersebut ke dalam bentuk Strategic Grid Mc Farlan
Pemetaan Aplikasi
9. Merancang kebijakan manajemen perubahan (Change Management Policy) atas diterapkannya sistem informasi yang baru
8. Merancang Web yang sesuai dengan kebutuhan dan secara estetika dapat diterima oleh pengguna (Users)
IT Risk Management
1. Pemetaan Kuadran Strategic
- APLIKASI DSS PENGAMBIL KEPUTUSAN - APLIKASI PEMASARAN - APLIKASI SDM DAN KEPEGAWAIAN - APLIKASI LAYANAN KONSUMEN
- APLIKASI PROMOSI - APLIKASI DATABASE TERDISTRIBUSI - APLIKASI PENJUALAN BARANG - APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN STRATEGIS HIGH POTENTIAL KEY OPRATIONAL SUPPORT
Dalam kuadran high potential dikategorikan sebagai aplikasi-aplikasi dan berpotensi untuk kelangsungan bisnis CV Seribu Satu. Adapun aplikasi yang dikategorikan ke dalam kuadran ini adalah Aplikasi SDM CV Seribu Satu.
Pemetaan Kuadran High Potential
c. Aplikasi Penggajian karyawan
b. Aplikasi Penjualan Barang Seribu Satu dapat mengetahui faktor-faktor
Pemetaan Kuadran Key Operational
b. Aplikasi Pemasaran 2.
a. Aplikasi DSS Pengambilan Keputusan
Gambar 3 Portofolio Aplikasi Masa Yang akan datang
PENUTUP 1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan hasil dari penelitian yang dilakukan adalah sebuah kerangka kerja rencana strategis SI/TI yang dapat digunakan pada perusahaan pabrik CV Seribu Satu, dan sesuai dengan tujuan penelitian. Usulan kerangka kerja
Dalam kuadran key operational terdapat beberapa aplikasi-aplikasi yang digunakan untuk kelangsungan proses bisnis di CV Seribu Satu. Adapun aplikasi-aplikasi yang dikategorikan dalam kuadran ini adalah: a. Aplikasi Data Base Terdistribusi
DAFTAR PUSTAKA
penting yang diperlukan dalam mengembangkan suatu sistem teknologi Cassidy, Anita. A ractical Guide to informasi yang selaras dengan rencana Information Systems Strategic Planning, strategis CV Seribu Satu. Faktor-faktor Second Edition, USA. 2005 penting tersebut dapat dilihat dari hasil John Ward, Joe Preppard, March 2002:9-10, analisis SWOT, PEST, BCG Matriks,CSF, StrategicPlanning For Information serta Value chain yang dilakukan terhadap System, Third Edition, John Wiley & strategi dan model bisnis CV Seribu Satu. Sons. Ltd, John Ward & Joe Preppard, Sistem pengisian, pelaporan dan analisa 2002:10 terhadap data-data yang dilakukan secara John Ward and Joe Peppard,2002:206,208) komputerisasi dengan teknologi aplikasi, Galliers, R.D., Leidner, D.E., Strategic yang akan diterapkan, dapat meningkatkan Information Managemen , Elsivier nilai usaha (Business value) dan menciptakan Butterworth-Heineman, Burlington, keunggulan kompetitif (competitive 2003
advantage ) bagi CV Seribu Satu. Maryani, dan Suparto Darudiato. Perancangan
Pengembangan aplikasi manajemen produksi Rencana Strategis Sistem Informasi Dan barang dan pencatatan pembelian barang serta Teknologi Informasi (SI/TI). Jurnal penjualan barang yaitu liwet instan dan yang CommIT Universitas Bina Nusantara, dikembangkan dan akan diterapkan oleh CV Vol. 4 No. 2 Oktober 2010, hlm. 77
- – 85. Seribu Satu, merupakan sebuah jawaban bagi Messerschmitt, D.G., Szyperski,
C., manajemen didalam mengantisipasi Industrial and Economic Properties of perkembangan dunia usaha khususnya pabrik Software , Microsoft Corp, Washington, industri beras dan perkembangan teknologi 2000. informasi. Publikasi produk liwet instan MacLeod, Raymond, Management sangat penting bagi kelangsungan hidup suatu Information Systems. 9th Edition, Prentice pabrik yang merupakan bagian yang cukup Hall, New vital dan sangat penting bagi kelangsungan Jersey ,2003. usaha di CV Seribu Satu. Nainggolan, Parlin. Pentingnya Manajemen
Stratejik Bagi Organisasi dan 2. Perusahaan . 2011.
Saran
Tingkat ketergantungan terhadap sistem [www.kompasiana.com 09-09-2014] masih tergolong rendah, pembangunan sistem Nurjaya, Wahyu. Model Strategic Planning yang belum dimulai, serta perencanaan yang for Information System Menggunakan belum terfokus pada masa mendatang perlu Balanced Scorecard pada Universitas pembangunan sistem berdasar prioritas. untuk Komputer Indonesia Bandung . Bandung. dapat memiliki SI/TI yang tepat-guna harus 2008. melalui tahapan perencanaan strategis sistem Romi Satria Wahono, 29 Desember 2001). informasi. Perlu penambahan dan pelatihan Romi Satria Wahono, 29 Desember SDM yang dapat meningkatkan kemampuan 2001. (Anita Cassidy:2002) dalam hal menggunakan dan mengelola Sujono,
Perencanaan Strategik Sistem
sistem teknologi informasi yang digunakan di Informasi: Studi Kasus STMIK Atma CV Seribu Satu. Luhur Pangkalpinang . 2010. Dan Dinas
koperasi,Kabupaten Garut 2013
Surya, Rian Benyamin. Perencanaan
Strategis Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Efisiensi Proses Bisnis pada Perusahaan Tekstil . Bandung. Saniah. Perencanaan Strategis Sistem dan Keunggulan Bersaing, Menciptakan dan
Teknologi Informasi Pendidikan dan mempertahankan kinerja unggul, Latihan dengan Metode Analisis Value ERLANGGA, 1993 Chain . Bandung. 2009. Yadav, Subhas Chandra, Singh, Sanjay
Kumar, An Introduction to Client / Umar, Husein. Strategic Management in Server Computing, New Age
Action: Konsep, Teori dan Teknik International (P) Limited, New Delhi, Menganalisa Manajemen Strategis 2009 Strategic Business Unit berdasarkan Telaumbanua, Kristian, Perancangan
Michael R. David dan Wheelen-Hunger . Rencana Strategis Sistem Informasi
Jakarta: Gramedia. 2002. dan Teknologi Informasi, Tesis Pant, S., & Hsu, C. Strategic Information Magister Informatika Program ITB,
Systems Planning: A Review. 2008
Information Resources Management Ward, John , Peppard, Joe, Strategic
rdAssociation International Conference , Planning for Information systems, 3
May 21-24, 1995 Atlanta, Georgia Edition, John Porter, M. E.. Competitive Advantage; Wiley & Sons, LTD England, 2003.
Creating and Sustaining Superior . New
York: Free Press. 1998 Ward, J., and Peppard, J. Strategic Planning for Information Systems. 3th Edition .
USA: John Wiley & Sons Ltd. 2003. Ward, J., Peppard, J. Strategic Planning For
Information Systems , John Wiley & Son, West Sussex, 2003.
Ward and Peppard. Strategic Planning for Information System, Third Edition, John Willey & Sons, LTD., ENGLAND. 2002.
Laudon Kenneth C. Laudon, Jane P., Management Information Systems,
th
Managing The Digital Firm, 10 Edition, Pearson International Edition, Pearson Prentice Hall, Inc, New Jersey, 2007
McLeod, Raymond Jr. and Schell, George P.,
th
Management Information system, 9 Edition, Pearson Prentice Hall, Inc, New Jersey, 2004, Edisi Bahasa Indonesia,
INDEKS, 2007 McLean, Turban, Wetherbe, Information
Technology for Management Improving Quality and Productivity, John Wiley & Sons, LTD New York, 1996
Nugroho, Adi, Konsep Pengembangan Sistem Basis Data, cetakan pertama,
Porter, Michael E., Competitive Advantage, and sustaining superior Performance,