Usulan Perbaikan Rute Distribusi Produk dengan Menggunakan Metode Dynamic Programming pada PT Panca Pilar Tanggung Medan
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1.
Sejarah Perusahaan
Sebelum PT. Panca Pilar Tangguh sebagai perusahaan yang besar,
perusahaan ini awalnya berdiri pada tahun 1981 dengan nama usaha “Berkat Jaya”
yang didirikan oleh perseorangan, dan memperoleh ijin operasinya dikeluarkan
pada tahun 1986.
Seiring dengan waktu perusahaan ini terus meningkat dan bertumbuh
maka pada tahun 17 juli 1990 dengan diterbitkan akta yang dikeluarkan oleh
pihak notaris, perusahaan yang dahulu bernama “Berkat Jaya” berubah nama
menjadi “ PT. Panca Pilar Tangguh”.
PT. Panca Pilar Tangguh bergerak dalam bidang penyaluran (distributor)
berbagai produk, dan saat ini telah memiliki 3 principle, yaitu :
1. PT. Procter & Gamble Home Products Indonesia (P&G)
2. PT. Johnson Home Hygiene Products (JHHP)
3. PT. Forisa Nusa Persada (FRS)
Perusahaan ini bertindak sebagai distributor yang menyalurkan produkproduk yang ada dari pihak principle kepada konsumen seperti : supermarket,
minimarket, toko grosir, maupun toko-toko kecil lainnya.
Universitas Sumatera Utara
2.2.
Ruang Lingkup Bidang Usaha
PT. Panca Pilar Tangguh merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
usaha penyaluran produk-produk P&G , seperti : Shampo, pampers, pengharum
ruangan, kosmetik, pewangi pakaian, pisau silet, sikat gigi, deodoran, cat rambut,
sabun mandi, pembalut whisper dan lainnya. PT. Panca Pilar Tangguh kota
Medan merupakan kantor pusat pada pulau sumatera, PT. Panca Pilar Tangguh
memiliki cabang lainnya di suatu daerah tertentu di antaranya sebagai berikut,
yaitu:
1. Depo Pematang siantar
2. Depo Padang sidempuan
3. Depo Rantau parapat
4. Depo Medan Helvetia
5. Depo Pekanbaru
6. Depo Duri
7. Depo Air Molek
8. Depo Padang
9. Depo Bukit Tinggi
10. Depo Banda Aceh
11. Depo Lhoksemauwe
2.3.
Lokasi Perusahaan
Penelitian ini dilakukan di PT Panca Pilar Tangguh Medan yang bergerak
dalam bidang distribusi yang beralamat di jalan Helvetia by pass No 16 Medan.
Universitas Sumatera Utara
2.4.
Struktur Organisasi Perusahaan
Organisasi adalah sekumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai
tujuan tertentu, struktur organisasi adalah kerangka antar hubungan dari orangorang atau unit organisasi yang masing-masing memiliki tugas, tanggung jawab
dan wewenang tertentu.
Pada PT. Panca Pilar Tangguh memiliki struktur organisasi, yaitu:
“functional structure”. diatur berdasarkan pengelompokan aktivitas dan tugas
yang sama untuk membentuk unit kerja seperti operasi, pemasaran, keuangan,
personalia dan sebagainya yang memiliki fungsi yang terspesialisasi. Spesialisasi
disini akan memberikan efisiensi kerja yang lebih tinggi. Struktur organisasi PT.
Panca Pilar Tangguh dapat dilihat pada Gambar 2.1.
President
Director
Senior
Manager IT
Finance
Director
Senior
Director
Acc
Direckor
RSM
Tangguh
RSCM
General
Manager
RSM
(P&G)
RBM
Finance
AC &
TAX
ABM
HRD
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Panca Pilar Tangguh
Universitas Sumatera Utara
2.5.
Manajemen Perusahaan
2.5.1. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Uraian tugas dan tanggung jawab pada PT. Panca Pilar Tangguh adalah
sebagai berikut:
1.
Presiden Direktur
a. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif
b. Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (bekerjasama dengan
MD atau CEO)
c. Menentukan dan menerapkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
d. Menentukan komposisi dari board dan sub komite untuk mencapai
keselarasan.
e. Menyetujui anggaran kerja tahunan perusahaan.
f. Mengkordinir dan mengawasi pelaksanaan tugas dari manajer/ kepala
bagian.
2.
Senior Manager IT
a. Mengawasi program pelayanan umum dan pemeliharaan lokasi gudang
b. Mengawasi penyelesaian izin, rekomendasi dari instalasi pemerintah
c. Bertanggung jawab kepada HRD manager
d. Mengelola teknologi informasi dan sistem komputer.
i. Membuat implementasian semua sistem
ii. Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersedian sistem komputer
iii. Merencang, mengelola dan mengawasi serta evaluasi operasional dari
sistem informasi.
Universitas Sumatera Utara
3.
Operational Direktor
a. Mengambil arah dari chief executive officer (CEO) dalam memastikan
bahwa kebijakan bisnis dan imperatif.
b. Mengkordinir dan memastikan semua tujuan akan terpenuhi.
4.
Accounting Direcktor
a. Mengkoordinasikan
pengendalian
kegiatan
akutansi
manejemen,
keuanganm sistem informasi keuagan, dan kegiatan pembinaan usaha kecil
dan koperasi (PUKK).
b. Menganalisis laporan keuangan dan laporan akuntansi manajemen
perusahaan.
c. Pengendali dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang
ditentukan.
d. Mengkoordinasikan penyusunan rencan kerja dan anggaran perusahaan.
e. Mengevaluasi laporan keuangan.
5.
General Manager
a. Pemimpin tertinggi di perusahaan yang menetapkan langkah-langkah
pokok dalam melaksanakan kebijakan dan sasaran perusahaan.
b. Menyetujui dan menandatangi surat-surat penting yang berkenaan dengan
perusahaan.
c. Bertanggungjawab atas semua kegiatan operasional perusahaan.
6.
RSM (P&G)
a. Mengelola teknologi informasi dan sistem komputer
b. Memberikan solusi teknologi informasi
Universitas Sumatera Utara
c. Pengawasan dan perawatan teknologi informasi
7.
RSM Tangguh
a. Reporting & Scorecard
b. Rekap & Checking KPI (incentive)
c. Surat Menyurat
d. Menginput data karyawan yang masuk maupun keluar
e. Membuat kontrak kerja
8.
RSCM
a. Melakukan pemeliharaan dan perbaikan pada setiap unit alat kerja
b. Melakukan penyelesaian pekerjaan administrasi
c. Menjalin kerja sama yang baik dengan rekan-rekan sekerja
d. Bertanggung jawab kepada atasan langsung.
9.
Staf Finance
a. Membuat, memeriksa dan mengarsipkan faktur, nota supplier, laporan
AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang.
b. Mengumpulkan dana dan menyusun data keuangan perusahaan
c. Mengatur cash flow untuk perusahaan
d. Membuat, mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan
terkirim kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu.
10. AC dan Tax
a. Mengaudit mengenai kebutuhan akan karyawan
b. Mengajukan usulan untuk menambah atau mengurangi karyawan
c. Bertanggung jawab kepada Finance Manager
Universitas Sumatera Utara
11. ABM
a. Merencanakan, mengorganisir, memimpin, mengontrol pemanfaatn segala
sumber daya perusahaan yang diarahkan untuk mencapai tujuan dan target
perusahaan dengan efektif dan efisien.
b. Menjalankan semua sistem dan prosedur perusahaan dengan memastikan
semua sistem dan prosedur dijalankan dengan benar.
c. Menjaga dan memelihara senua aset perusahaan yang menjadi tanggung
jawab serta memastikan semua peraturan perusahaan dijalankan.
12. HRD Manager
a. Menetapkan kebutuhan tenaga kerja serta mengawasi proses rekrutmen
tenaga kerja yang dibutuhkan.
b. Bertanggung jawab atas pelaksanaan training pegawai.
c. Menetapkan sistem penggajian serta melakukan evaluasi kerja.
13. Logistic & Planning Manager
a. Bertanggung jawab atas keadaan barang yang ada di gudang
b. Bertanggung jawab atas barang yang masuk ke gudang
c. Membuat jadwal pengiriman, penerimaan dan retur terhadap produk
d. Memiliki wewenang untuk membatalkan produk yang masuk ke gudang
tidak memenuhi standar kualitas produk
e. Bertanggung jawab atas pengiriman barang yang telah ada surat
permintaan dari maketing.
f. Memberikan informasi untuk penyediaan produk-produk yang akan habis.
Universitas Sumatera Utara
14. Branch Manager
a. Mengkordinir semua kegiatan departemen.
b. Bertanggung jawab untuk mencapai target penjualan yang ditetapkan dari
pusat.
c. Melaksanakan planning dan forecasting mengenai penjualan produk.
d. Menganalisis pasar
e. Melalukan riset untuk mengetahui keadaan competitor di lapangan.
2.5.2. Jumlah Karyawan dan Jam Kerja
PT. Panca Pilar Tangguh memiliki tenaga kerja terdiri dari:
1. Staf Pimpinan
: 10 orang
2. Staf karyawan
: 230 orang
3. Operator
: 57 orang
4. Security
: 3 orang
Supaya perusahaan berjalan lancar dalam melakukan tugas untuk
mencapai tujuannya, maka jam kerja diatur (bagian operasional) menjadi 1 shift
dan 25 hari kerja dalam 1 bulan, yaitu: (Shift : pukul 08.00 – 16.00 WIB)
Universitas Sumatera Utara
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1.
Sejarah Perusahaan
Sebelum PT. Panca Pilar Tangguh sebagai perusahaan yang besar,
perusahaan ini awalnya berdiri pada tahun 1981 dengan nama usaha “Berkat Jaya”
yang didirikan oleh perseorangan, dan memperoleh ijin operasinya dikeluarkan
pada tahun 1986.
Seiring dengan waktu perusahaan ini terus meningkat dan bertumbuh
maka pada tahun 17 juli 1990 dengan diterbitkan akta yang dikeluarkan oleh
pihak notaris, perusahaan yang dahulu bernama “Berkat Jaya” berubah nama
menjadi “ PT. Panca Pilar Tangguh”.
PT. Panca Pilar Tangguh bergerak dalam bidang penyaluran (distributor)
berbagai produk, dan saat ini telah memiliki 3 principle, yaitu :
1. PT. Procter & Gamble Home Products Indonesia (P&G)
2. PT. Johnson Home Hygiene Products (JHHP)
3. PT. Forisa Nusa Persada (FRS)
Perusahaan ini bertindak sebagai distributor yang menyalurkan produkproduk yang ada dari pihak principle kepada konsumen seperti : supermarket,
minimarket, toko grosir, maupun toko-toko kecil lainnya.
Universitas Sumatera Utara
2.2.
Ruang Lingkup Bidang Usaha
PT. Panca Pilar Tangguh merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
usaha penyaluran produk-produk P&G , seperti : Shampo, pampers, pengharum
ruangan, kosmetik, pewangi pakaian, pisau silet, sikat gigi, deodoran, cat rambut,
sabun mandi, pembalut whisper dan lainnya. PT. Panca Pilar Tangguh kota
Medan merupakan kantor pusat pada pulau sumatera, PT. Panca Pilar Tangguh
memiliki cabang lainnya di suatu daerah tertentu di antaranya sebagai berikut,
yaitu:
1. Depo Pematang siantar
2. Depo Padang sidempuan
3. Depo Rantau parapat
4. Depo Medan Helvetia
5. Depo Pekanbaru
6. Depo Duri
7. Depo Air Molek
8. Depo Padang
9. Depo Bukit Tinggi
10. Depo Banda Aceh
11. Depo Lhoksemauwe
2.3.
Lokasi Perusahaan
Penelitian ini dilakukan di PT Panca Pilar Tangguh Medan yang bergerak
dalam bidang distribusi yang beralamat di jalan Helvetia by pass No 16 Medan.
Universitas Sumatera Utara
2.4.
Struktur Organisasi Perusahaan
Organisasi adalah sekumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai
tujuan tertentu, struktur organisasi adalah kerangka antar hubungan dari orangorang atau unit organisasi yang masing-masing memiliki tugas, tanggung jawab
dan wewenang tertentu.
Pada PT. Panca Pilar Tangguh memiliki struktur organisasi, yaitu:
“functional structure”. diatur berdasarkan pengelompokan aktivitas dan tugas
yang sama untuk membentuk unit kerja seperti operasi, pemasaran, keuangan,
personalia dan sebagainya yang memiliki fungsi yang terspesialisasi. Spesialisasi
disini akan memberikan efisiensi kerja yang lebih tinggi. Struktur organisasi PT.
Panca Pilar Tangguh dapat dilihat pada Gambar 2.1.
President
Director
Senior
Manager IT
Finance
Director
Senior
Director
Acc
Direckor
RSM
Tangguh
RSCM
General
Manager
RSM
(P&G)
RBM
Finance
AC &
TAX
ABM
HRD
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Panca Pilar Tangguh
Universitas Sumatera Utara
2.5.
Manajemen Perusahaan
2.5.1. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Uraian tugas dan tanggung jawab pada PT. Panca Pilar Tangguh adalah
sebagai berikut:
1.
Presiden Direktur
a. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif
b. Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (bekerjasama dengan
MD atau CEO)
c. Menentukan dan menerapkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
d. Menentukan komposisi dari board dan sub komite untuk mencapai
keselarasan.
e. Menyetujui anggaran kerja tahunan perusahaan.
f. Mengkordinir dan mengawasi pelaksanaan tugas dari manajer/ kepala
bagian.
2.
Senior Manager IT
a. Mengawasi program pelayanan umum dan pemeliharaan lokasi gudang
b. Mengawasi penyelesaian izin, rekomendasi dari instalasi pemerintah
c. Bertanggung jawab kepada HRD manager
d. Mengelola teknologi informasi dan sistem komputer.
i. Membuat implementasian semua sistem
ii. Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersedian sistem komputer
iii. Merencang, mengelola dan mengawasi serta evaluasi operasional dari
sistem informasi.
Universitas Sumatera Utara
3.
Operational Direktor
a. Mengambil arah dari chief executive officer (CEO) dalam memastikan
bahwa kebijakan bisnis dan imperatif.
b. Mengkordinir dan memastikan semua tujuan akan terpenuhi.
4.
Accounting Direcktor
a. Mengkoordinasikan
pengendalian
kegiatan
akutansi
manejemen,
keuanganm sistem informasi keuagan, dan kegiatan pembinaan usaha kecil
dan koperasi (PUKK).
b. Menganalisis laporan keuangan dan laporan akuntansi manajemen
perusahaan.
c. Pengendali dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang
ditentukan.
d. Mengkoordinasikan penyusunan rencan kerja dan anggaran perusahaan.
e. Mengevaluasi laporan keuangan.
5.
General Manager
a. Pemimpin tertinggi di perusahaan yang menetapkan langkah-langkah
pokok dalam melaksanakan kebijakan dan sasaran perusahaan.
b. Menyetujui dan menandatangi surat-surat penting yang berkenaan dengan
perusahaan.
c. Bertanggungjawab atas semua kegiatan operasional perusahaan.
6.
RSM (P&G)
a. Mengelola teknologi informasi dan sistem komputer
b. Memberikan solusi teknologi informasi
Universitas Sumatera Utara
c. Pengawasan dan perawatan teknologi informasi
7.
RSM Tangguh
a. Reporting & Scorecard
b. Rekap & Checking KPI (incentive)
c. Surat Menyurat
d. Menginput data karyawan yang masuk maupun keluar
e. Membuat kontrak kerja
8.
RSCM
a. Melakukan pemeliharaan dan perbaikan pada setiap unit alat kerja
b. Melakukan penyelesaian pekerjaan administrasi
c. Menjalin kerja sama yang baik dengan rekan-rekan sekerja
d. Bertanggung jawab kepada atasan langsung.
9.
Staf Finance
a. Membuat, memeriksa dan mengarsipkan faktur, nota supplier, laporan
AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang.
b. Mengumpulkan dana dan menyusun data keuangan perusahaan
c. Mengatur cash flow untuk perusahaan
d. Membuat, mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan
terkirim kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu.
10. AC dan Tax
a. Mengaudit mengenai kebutuhan akan karyawan
b. Mengajukan usulan untuk menambah atau mengurangi karyawan
c. Bertanggung jawab kepada Finance Manager
Universitas Sumatera Utara
11. ABM
a. Merencanakan, mengorganisir, memimpin, mengontrol pemanfaatn segala
sumber daya perusahaan yang diarahkan untuk mencapai tujuan dan target
perusahaan dengan efektif dan efisien.
b. Menjalankan semua sistem dan prosedur perusahaan dengan memastikan
semua sistem dan prosedur dijalankan dengan benar.
c. Menjaga dan memelihara senua aset perusahaan yang menjadi tanggung
jawab serta memastikan semua peraturan perusahaan dijalankan.
12. HRD Manager
a. Menetapkan kebutuhan tenaga kerja serta mengawasi proses rekrutmen
tenaga kerja yang dibutuhkan.
b. Bertanggung jawab atas pelaksanaan training pegawai.
c. Menetapkan sistem penggajian serta melakukan evaluasi kerja.
13. Logistic & Planning Manager
a. Bertanggung jawab atas keadaan barang yang ada di gudang
b. Bertanggung jawab atas barang yang masuk ke gudang
c. Membuat jadwal pengiriman, penerimaan dan retur terhadap produk
d. Memiliki wewenang untuk membatalkan produk yang masuk ke gudang
tidak memenuhi standar kualitas produk
e. Bertanggung jawab atas pengiriman barang yang telah ada surat
permintaan dari maketing.
f. Memberikan informasi untuk penyediaan produk-produk yang akan habis.
Universitas Sumatera Utara
14. Branch Manager
a. Mengkordinir semua kegiatan departemen.
b. Bertanggung jawab untuk mencapai target penjualan yang ditetapkan dari
pusat.
c. Melaksanakan planning dan forecasting mengenai penjualan produk.
d. Menganalisis pasar
e. Melalukan riset untuk mengetahui keadaan competitor di lapangan.
2.5.2. Jumlah Karyawan dan Jam Kerja
PT. Panca Pilar Tangguh memiliki tenaga kerja terdiri dari:
1. Staf Pimpinan
: 10 orang
2. Staf karyawan
: 230 orang
3. Operator
: 57 orang
4. Security
: 3 orang
Supaya perusahaan berjalan lancar dalam melakukan tugas untuk
mencapai tujuannya, maka jam kerja diatur (bagian operasional) menjadi 1 shift
dan 25 hari kerja dalam 1 bulan, yaitu: (Shift : pukul 08.00 – 16.00 WIB)
Universitas Sumatera Utara