Pertemuan 14 Tahap Estimasi (Risk Management)
Risk Management
Overview
Planning Project didasarkan pada sejumlah estimasi
yang mencerminkan pemahaman thd situasi yang
sekarang, informasi tersedia, dan asumsi yang kita
buat. Faktanya kita harus menaksir ketidak-pastian
untuk memperdiksi peristiwa kedepan
Walaupun tak seorangpun dapat meramalkan masa
depan dengan 100% secara akurat, tapi dengan adanya
tools, teknik, dll dapat meningkat/kan kepercayaan
kita thd masalah ini.
Sayangnya, kita juga harus memikirkan hal yang
dinamis. Ada ketidakpastian dalam mengerjakan
sesuatu.
2
Overview
Risk adalah kemungkinan kerugian yang ditimbulkan
dari sebuah tindakan
Risk Management disini menjadi hal yang penting
untuk melakukan identifikasi, analisa, pengembangan
strategi menjawab resiko yang mungkin terjadi untuk
dibuat efisien dan efektif
Dengan adanya risk management diharapkan ada
peringatan dini terhadap masalah yang mungkin
muncul
Walaupun konotasinya negatif tapi stakcholder harus
waspada dan mengidentifikasi menjadi
oportunity/peluang
3
Overview
Dalam setiap fase diharapkan kita tidak
berhenti mengelola resiko dan
seharusnya diintegrasikan dlm project
lifecycle.
Sebuah Risk Management yang efektif
merupakan proses yang amat dinamis,
kerena resiko merupakan masalah yang
menunggu di depan mata, bukan sesuatu
yang telah terjadi.
4
Overview
Banyak project SI gagal bukan karena
teknologi atau buruknya manajemen, tapi lebih
karena tekanan organisasi diabaikan.
Tekanan bisa datang dalam berbagai bentuk :
kompetisi, kesehatan finansial, dan budaya
kerja
Sumber resiko potensial : misi dan tujuan,
pendorong keputusan, manajemen organisasi,
customer dan user, anggaran biaya,
karakteristik proyek, proses pengembangan,
lingkungan pengembangan, personil, lingkup
operasional, teknologi baru, dll.
5
Overview
Konsekuensi yang ditimbulkan : Biaya
membengkak, jadwal meleset, Pembatalan
Project, Perubahan susunan anggota tim
mendadak, Kekecewaan customer, Rusaknya
citra organisasi, Staff mengalami demoralisasi,
Kinerja Produk yang buruk.
Pendekatan Risk Manajemen : Diidentifikasi
tapi tidak ditindaklanjuti, Reaktif (bereaksi
pada saat terjadi) dan Proaktif.
6
Copper John, Suggests ….
Effektifnya project management
membutuhkan,
Komitmen semua stakeholder
Tanggung jawab Stakeholder
Berbeda project berbeda Risk
7
8
Various Software Risks for IT
Projects
PMBOK Defines…
project risk as: Kejadian atau kondisi yang
tidak terduga, bisa berakibat positif atau
negatif pada pencapaian tujuan project.
project risk management as: Proses secara
sistematis dalam hal mengidentifikasi,
menganalisa dan merespons Project Risk.
Termasuk memaksimalkan kejadian positif
dan meminimalkan kejadian yang merugikan
9
Risk
Timbul dari ketidakpastian
Ketidakpastian timbul dari usaha untuk
memprediksi ke depan pada estimasi,
asumsi dan terbatasnya info
Perlu juga kita pahami peristiwa apa dan
bagaimana pengaruhnya untuk sasaran
project
Perlu dipahami pula bagaimana
pengaruhnya pada Project Lifecycle
10
11
IT Project Risk Management
Processes
Risk Planning
Dimulai dengan komitment Stakeholder
ttg Risk Management
pengaturan Risk secara tepat
Risk dipakai untuk menjawab peluang
dan tantangan
Persiapan dan Perencanaan secara
sistematis dapat membantu
meminimalkan effect kerugian
12
Risk Identification
Komitmen dipakai untuk melakukan
identifikasi Berbagai Risk pada Project.
Ancaman dan Peluang yang berpengaruh
pada sasaran project diidentifikasi.
Setiap risk dan karakteristiknya
didokumentasikan sebagai dasar Risk
Management Plan.
Penyebab dan pengaruhnya dipahami
sehingga strategi dan respons yang
efektif dapat dibuat
13
Risk Identification
Mengidentifikasi dan memahami risk
yang berpengaruh langsung dan tidak
langsung pada project
Pase yang berbeda punya risk yang
berbeda pula.
Identifikasi bisa memakai IT Project
Risk Frame Work
14
15
IT Project Risk Framework
Risk Management II
16
IT Project Risk Framework Case
A threat that occurred in the develop
project charter and project plan phase
It was an unknown-unknown risk
because it was identified after it occurred
and, therefore, caught the GTS project
team off guard
It was an external risk, and the project
manager and project team should not be
held responsible for the economic
downturn experienced by Husky Air
17
IT Project Risk Framework Case
The sources of risk to the GTS project
include environment (economic)
The impact on the GTS project was
significant because it would affect the
project's scope, schedule, and budget
It is likely that the project's MOV would
change as well because the project
This, in turn, would determine the
revised scope, schedule, and budget for
the project
18
Tool and Technique
Identifications
Learning Cycles
Brainstorming
Nominal Group Technique
Delphi Technique
Interview
Checklists
SWOT Analysis
Case And Effect Diagrams
Past Projects
19
Learning Cycle
20
Learning Cycle
21
Check List
22
Swot Analysis
23
Cause and Effect Diagram
24
Risk Assesment
Risk yang sudah didapatkan
dianalisa, bisa dengan dua
pertanyaan dasar berikut :
Apa resiko yang mungkin terjadi
Apa dampaknya pada proyek jika
terjadi
Memakai pendekatan Kualitatif dan
Kuantitatif
Memakai tool dan teknik yang ada
Membantu merumuskan jawaban
25
Risk Strategies
Accept or ignore the risk
Avoid the risk completely.
Reduce the likelihood or impact
of the risk (or both) if the risk
occurs.
Transfer the risk to someone else
(i.e., insurance)
26
Risk Monitoring and Control
Yang dilakukan tahapan ini adalah
memonitor ancaman dan peluang
biar tetap pada jalurnya.
Ini merupakan bagian dari
monitoring dan control project.
Bisa memakai metric untuk
membantu mengidentifikasi ketika
risk terjadi, dibuatkan Risk Respons
Plan (Risk, Trigger, Owner,
Response Resource Required)
27
Tools for Risk Monitoring and
Control
Risk Audits
Risk Review
Risk Status Meeting and Report
28
Risk Response
29
Risk Evaluation
How did we do ?
What can we do better next time ?
What lessons did we learn ?
What best practices can be
incorporated in the risk
management process ?
30
Overview
Planning Project didasarkan pada sejumlah estimasi
yang mencerminkan pemahaman thd situasi yang
sekarang, informasi tersedia, dan asumsi yang kita
buat. Faktanya kita harus menaksir ketidak-pastian
untuk memperdiksi peristiwa kedepan
Walaupun tak seorangpun dapat meramalkan masa
depan dengan 100% secara akurat, tapi dengan adanya
tools, teknik, dll dapat meningkat/kan kepercayaan
kita thd masalah ini.
Sayangnya, kita juga harus memikirkan hal yang
dinamis. Ada ketidakpastian dalam mengerjakan
sesuatu.
2
Overview
Risk adalah kemungkinan kerugian yang ditimbulkan
dari sebuah tindakan
Risk Management disini menjadi hal yang penting
untuk melakukan identifikasi, analisa, pengembangan
strategi menjawab resiko yang mungkin terjadi untuk
dibuat efisien dan efektif
Dengan adanya risk management diharapkan ada
peringatan dini terhadap masalah yang mungkin
muncul
Walaupun konotasinya negatif tapi stakcholder harus
waspada dan mengidentifikasi menjadi
oportunity/peluang
3
Overview
Dalam setiap fase diharapkan kita tidak
berhenti mengelola resiko dan
seharusnya diintegrasikan dlm project
lifecycle.
Sebuah Risk Management yang efektif
merupakan proses yang amat dinamis,
kerena resiko merupakan masalah yang
menunggu di depan mata, bukan sesuatu
yang telah terjadi.
4
Overview
Banyak project SI gagal bukan karena
teknologi atau buruknya manajemen, tapi lebih
karena tekanan organisasi diabaikan.
Tekanan bisa datang dalam berbagai bentuk :
kompetisi, kesehatan finansial, dan budaya
kerja
Sumber resiko potensial : misi dan tujuan,
pendorong keputusan, manajemen organisasi,
customer dan user, anggaran biaya,
karakteristik proyek, proses pengembangan,
lingkungan pengembangan, personil, lingkup
operasional, teknologi baru, dll.
5
Overview
Konsekuensi yang ditimbulkan : Biaya
membengkak, jadwal meleset, Pembatalan
Project, Perubahan susunan anggota tim
mendadak, Kekecewaan customer, Rusaknya
citra organisasi, Staff mengalami demoralisasi,
Kinerja Produk yang buruk.
Pendekatan Risk Manajemen : Diidentifikasi
tapi tidak ditindaklanjuti, Reaktif (bereaksi
pada saat terjadi) dan Proaktif.
6
Copper John, Suggests ….
Effektifnya project management
membutuhkan,
Komitmen semua stakeholder
Tanggung jawab Stakeholder
Berbeda project berbeda Risk
7
8
Various Software Risks for IT
Projects
PMBOK Defines…
project risk as: Kejadian atau kondisi yang
tidak terduga, bisa berakibat positif atau
negatif pada pencapaian tujuan project.
project risk management as: Proses secara
sistematis dalam hal mengidentifikasi,
menganalisa dan merespons Project Risk.
Termasuk memaksimalkan kejadian positif
dan meminimalkan kejadian yang merugikan
9
Risk
Timbul dari ketidakpastian
Ketidakpastian timbul dari usaha untuk
memprediksi ke depan pada estimasi,
asumsi dan terbatasnya info
Perlu juga kita pahami peristiwa apa dan
bagaimana pengaruhnya untuk sasaran
project
Perlu dipahami pula bagaimana
pengaruhnya pada Project Lifecycle
10
11
IT Project Risk Management
Processes
Risk Planning
Dimulai dengan komitment Stakeholder
ttg Risk Management
pengaturan Risk secara tepat
Risk dipakai untuk menjawab peluang
dan tantangan
Persiapan dan Perencanaan secara
sistematis dapat membantu
meminimalkan effect kerugian
12
Risk Identification
Komitmen dipakai untuk melakukan
identifikasi Berbagai Risk pada Project.
Ancaman dan Peluang yang berpengaruh
pada sasaran project diidentifikasi.
Setiap risk dan karakteristiknya
didokumentasikan sebagai dasar Risk
Management Plan.
Penyebab dan pengaruhnya dipahami
sehingga strategi dan respons yang
efektif dapat dibuat
13
Risk Identification
Mengidentifikasi dan memahami risk
yang berpengaruh langsung dan tidak
langsung pada project
Pase yang berbeda punya risk yang
berbeda pula.
Identifikasi bisa memakai IT Project
Risk Frame Work
14
15
IT Project Risk Framework
Risk Management II
16
IT Project Risk Framework Case
A threat that occurred in the develop
project charter and project plan phase
It was an unknown-unknown risk
because it was identified after it occurred
and, therefore, caught the GTS project
team off guard
It was an external risk, and the project
manager and project team should not be
held responsible for the economic
downturn experienced by Husky Air
17
IT Project Risk Framework Case
The sources of risk to the GTS project
include environment (economic)
The impact on the GTS project was
significant because it would affect the
project's scope, schedule, and budget
It is likely that the project's MOV would
change as well because the project
This, in turn, would determine the
revised scope, schedule, and budget for
the project
18
Tool and Technique
Identifications
Learning Cycles
Brainstorming
Nominal Group Technique
Delphi Technique
Interview
Checklists
SWOT Analysis
Case And Effect Diagrams
Past Projects
19
Learning Cycle
20
Learning Cycle
21
Check List
22
Swot Analysis
23
Cause and Effect Diagram
24
Risk Assesment
Risk yang sudah didapatkan
dianalisa, bisa dengan dua
pertanyaan dasar berikut :
Apa resiko yang mungkin terjadi
Apa dampaknya pada proyek jika
terjadi
Memakai pendekatan Kualitatif dan
Kuantitatif
Memakai tool dan teknik yang ada
Membantu merumuskan jawaban
25
Risk Strategies
Accept or ignore the risk
Avoid the risk completely.
Reduce the likelihood or impact
of the risk (or both) if the risk
occurs.
Transfer the risk to someone else
(i.e., insurance)
26
Risk Monitoring and Control
Yang dilakukan tahapan ini adalah
memonitor ancaman dan peluang
biar tetap pada jalurnya.
Ini merupakan bagian dari
monitoring dan control project.
Bisa memakai metric untuk
membantu mengidentifikasi ketika
risk terjadi, dibuatkan Risk Respons
Plan (Risk, Trigger, Owner,
Response Resource Required)
27
Tools for Risk Monitoring and
Control
Risk Audits
Risk Review
Risk Status Meeting and Report
28
Risk Response
29
Risk Evaluation
How did we do ?
What can we do better next time ?
What lessons did we learn ?
What best practices can be
incorporated in the risk
management process ?
30