MEMBANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ALAT TULIS KANTOR (ATK) BERBASIS WEB | Nugraha | MEKTEK 1033 3335 1 PB
MEMBANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ALAT TULIS
KANTOR (ATK) BERBASIS WEB
Deny Wiria Nugraha*
*
Abstract
This study aims to establish a management information system web-based office stationery which is expected
to help accelerate the process of reporting the use of stationery, and reducing the error information that will
generate reports that can be accounted for.
Based on the test results can be proved that the management information system web-based office stationery
that is built to run well, it is characterized by the existing menus to work properly, the data entered into the
database properly stored, and application update, insert, and select the database has been connected to the
well too.
Keywords: Information Systems, Web, Database
1. Pendahuluan
Sistem pengelolaan alat tulis kantor
(ATK) pada saat ini masih dilaksanakan secara
manual, dengan demikian masih sering terjadinya
kesalahan informasi.
Dengan kesalahan-kesalahan informasi
tersebut, mengakibatkan lambatnya pembuatan
laporan rencana pemakaian barang untuk
pengajuan anggaran tahun yang akan datang.
Bagian pengadaan barang yang berperan sebagai
pemasok barang-barang ATK lambat menerima
laporan dari bagian perlengkapan, keterlambatan
pemasokan barang-barang ATK ini secara tidak
langsung akan mempengaruhi pekerjaan yang ada
di masing-masing unit kerja.
Setiap unit kerja/instansi pada akhir
tahun harus mengajukan rencana pemakaian ATK
tahun berikutnya kepada bagian perlengkapan.
Bagian perlengkapan kemudian membuat rencana
anggaran pemakaian ATK. Agar rencana anggaran
yang dibuat dapat mencukupi kebutuhan ATK
tahun berikutnya, maka perlu data tahunan tentang
pemakaian ATK.
Adakalanya jumlah barang yang tercatat
tidak sesuai dengan jumlah barang yang ada di
gudang, sehingga perlu adanya transaksi
penyesuaian jumlah barang. Data yang harus
dicatat adalah rencana pemakaian barang setiap
unit kerja/instansi, transaksi pemakaian barang,
*
transaksi pengadaan barang, transaksi penyesuaian
barang, serta data awal barang.
Dengan adanya permasalahan tersebut
diatas perlu adanya suatu sistem informasi dalam
pengelolaan ATK berbasis web. Tujuan penelitian
ini adalah membangun suatu sistem informasi
pengelolaan ATK berbasis web yang diharapkan
dapat membantu mempercepat proses pembuatan
laporan pemakaian ATK, dan mengurangi
kesalahan informasi sehingga akan menghasilkan
laporan
laporan
yang
dapat
dipertanggungjawabkan.
Perumusan masalah dalam penelitian ini
berkaitan dengan lambatnya pembuatan laporan
anggaran pengajuan barang dan bagian pengadaan
barang
lambat
menerima
laporan
yang
mengakibatkan keterlambatan dalam pengiriman
barang ke unit-unit kerja yang menyebabkan
pekerjaan akan terganggu. Sehingga diperlukan
suatu sistem informasi pengelolaan ATK berbasis
web yang diharapkan dapat mengurangi kesalahankesalahan
informasi,
mempercepat
proses
pembuatan laporan rencana pengadaan barang, dan
mempercepat proses pengiriman barang dari bagian
pengadaan barang.
2. Tinjauan Pustaka
2.1 Sistem Informasi
Dewasa ini secara luas telah dipahami
bahwa pengetahuan sistem informasi sangatlah
Staf Pengajar Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Tadulako, Palu
Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Berbasis Web
penting sebab kebanyakan organisasi memerlukan
sistem informasi agar dapat bertahan hidup dan
berhasil baik. Sistem informasi dapat membantu
perusahaan memperluas jangkauan mereka sampai
ke lokasi-lokasi yang jauh, memperoleh bentukbentuk dan aliran kerja yang baru, dan
kemungkinan juga bisa mengubah cara berbisnis.
Semua jenis bisnis, baik yang kecil maupun besar,
menggunakan sistem informasi, jaringan, dan
teknologi internet untuk melakukan sebagian besar
bisnis secara elektronik, menuju tingkat
keberhasilan efisiensi, daya saing, dan profitabilitas
(Kenneth dan Jane, 2005:4).
Definisi dari sistem informasi adalah
sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan
satu sama lain yang membentuk satu kesatuan
untuk mengintegrasikan data, memproses dan
menyimpan serta mendistribusikan informasi
(Oetomo, 2006:11).
Menurut Alter (dalam Kadir, 2003:11)
sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur
kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi
yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam
organisasi.
Sedangkan
Kristanto
(2008:12)
berpendapat bahwa sistem informasi merupakan
kumpulan dari perangkat keras dan perangkat
lunak komputer serta perangkat manusia yang akan
mengolah data menggunakan perangkat keras dan
perangkat lunak tersebut.
Dari pengertian-pengertian di atas dapat
disimpulkan bahwa sistem informasi adalah
sebagai berikut:
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang
terdiri dari komponen-komponen dalam
organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu
menyajikan informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat
dilaksanakan akan memberikan informasi
pengambil keputusan dan atau untuk
mengendalikan organisasi.
Arsitektur sistem informasi mengandung
enam komponen kunci (Nugroho, 2011:36), yaitu:
a. Data, yang secara konseptual dapat dijelaskan
sebagai fakta di dunia nyata yang penting bagi
suatu aplikasi tertentu.
b. Proses, yang memanipulasi data yang pada
banyak kasus digambarkan dan diorganisasikan
dengan diagram alir data atau pemodelan objek.
c. Jaringan, yang berfungsi untuk menerima dan
mengirimkan data-data dalam organisasi,
antarorganisasi, dan partner bisnis kunci.
“MEKTEK” TAHUN XIV NO. 2, MEI 2012
d. Manusia, yang melakukan proses-proses serta
menjadi sumber dan penerima informasi.
e. Peristiwa pada suatu waktu tertentu, yang
menggambarkan saat terjadinya suatu proses.
f. Aturan bisnis, yaitu aturan-aturan yang
mengendalikan pemrosesan data.
2.2 Pemrograman Web
World Wide Web ("WWW", atau
singkatnya "Web") adalah suatu ruang informasi
dimana sumber-sumber daya yang berguna
diidentifikasi oleh pengenal global yang disebut
Uniform Resource Identifier (URI).
Web dibuat dengan suatu bahasa
pengkodean
HTML
(HyperText
Markup
Language), agar dapat interaktif maka seorang web
development membuat suatu pemrograman agar
terjadi interaksi antara pengunjung dan situs web,
ada banyak bahasa yang dapat digunakan seperti
ASP (Active Server Page), PHP (Hypertext Preprocessor), Javascript, dan lain-lain.
Pada saat mengetikkan suatu alamat pada
browser maka data akan dilewatkan oleh suatu
protokol HTTP (HyperText Transfer Protocol)
melewati port 80 pada server. Alamat ini adalah
URL (Uniform Resource Locator) dari suatu situs
yang mempunyai alamat yang unik di Internet. Web
browser akan mengirimkan suatu aturan yang telah
disepakati sebelumnya, aturan ini biasa disebut
sebagai protokol, standar protokol menggunakan
TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet
Protocol).
Menurut Kurniawan (2008:2) web server
adalah sebuah perangkat lunak server yang
berfungsi menerima permintaan HTTP atau HTTPS
dari client yang dikenal dengan web browser dan
mengirimkan kembali hasilnya dalam bentuk
halaman-halaman web yang umumnya berbentuk
dokumen HTML. Web server yang terkenal
diantaranya adalah Apache dan Microsoft Internet
Information Service (IIS).
PHP
merupakan
script
untuk
pemrograman berbasis web server-side. Dengan
menggunakan PHP maka maintenance suatu situs
web menjadi lebih mudah. Proses update data dapat
dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang
dibuat dengan script PHP (Afriyudi, 2008:1).
2.3 Basis data (data base)
Basis data terdiri atas 2 kata, yaitu basis
dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai
45
markas atau gudang, tempat bersarang/berkumpul.
Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia
nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia
(pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang,
hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan
sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka,
huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau
kombinasinya (Fathansyah, 1999:2).
Basis data (database) adalah suatu
pengorganisasian sekumpulan data yang saling
terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk
memperoleh informasi. Basis data dimaksudkan
untuk mengatasi problem sistem yang memakai
pendekatan berbasis berkas (Kadir, 2003:254).
Untuk dapat menghubungkan basis data dengam
program aplikasi PHP, diperlukan beberapa fungsi
API (Application Programming Interface) yang
dimiliki oleh basis data itu sendiri. MySQL adalah
sebuah basis data yang mampu berinteraksi dengan
aplikasi apa saja. MySQL telah menyiapkan
beberapa API selain ODBC (Open Database
Connectivity) untuk dapat berinteraksi dengan PHP
(Nugroho, 2004:167).
Hasil telaah literatur mengindikasikan
bahwa penelitian tentang sistem informasi yang
berhubungan dengan penelitian ini pernah
dilakukan oleh sejumlah peneliti, antara lain:
Noertjahyana dan Adipranata (2005:21) melakukan
penelitian tentang sistem informasi sumber daya
manusia berbasis web, Darudiato (2008:201) yang
melakukan penelitian tentang analisis dan
perancangan sistem informasi pembelian dan
persediaan PT. Maju Bersama, dan Indrajani dan
Dion (2008:351) melakukan penelitian tentang
analisis dan perancangan sistem informasi
penjualan berbasis web pada toko hobi Peter &
partner.
3. Metode Penelitian
3.1 Bahan penelitian
Adapun sumber data yang digunakan
dalam penelitian ini dibagi menjadi dua yaitu:
a. Data primer adalah data yang diperoleh secara
langsung dari obyek penelitian melalui
pengamatan langsung di lapangan mengenai
hal-hal yang berkaitan dengan indikator
penelitian. Data primer penelitian ini
dikumpulkan melalui beberapa metode sebagai
berikut:
1) Metode wawancara dilakukan dengan
bertanya
langsung
kepada
46
karyawan/pegawai
mengenai
proses
pengelolaan ATK secara manual.
2) Pengumpulan data yang berhubungan dengan
data ATK, misalnya: nama barang, kode
barang, satuan, persediaan maksimum,
persediaan minimum, jumlah stok, harga
satuan,
kelompok
barang,
tanggal
pemasukan barang, dan lain-lain.
3) Melakukan pengamatan secara langsung
pada proses pengelolaan ATK secara manual
dan dibandingkan hasilnya dengan sistem
informasi pengelolaan ATK berbasis web
yang dibangun dalam penelitian ini.
b. Data sekunder adalah data pendukung yang
diperoleh dari berbagai sumber. Data sekunder
penelitian ini dikumpulkan melalui studi
literatur, yaitu penelusuran literatur mengenai
dasar pengetahuan tentang hal-hal yang
berkaitan dengan penelitian ini. Metode ini
dilakukan dengan cara mencari buku-buku,
artikel-artikel,
dan
jurnal-jurnal
ilmiah
mengenai sistem informasi, rekayasa perangkat
lunak, pemrograman web, database MySQL,
dan bahasa pemrograman script PHP.
3.2 Alat Penelitian
Alat-alat
yang
digunakan
dalam
penelitian ini adalah: perangkat keras (hardware)
berupa komputer dengan prosesor Intel(R)
Atom(TM) CPU 1,50 GHz, memori 1,00 GB RAM,
hard disk 160 GB dan monitor 10 inchi. Perangkat
lunak (software) berupa sistem operasi Microsoft
Windows 7 Ultimate, bahasa pemrograman script
PHP dengan Macromedia Dreamweaver, basis data
(database) MySQL, dan aplikasi server AppServ.
3.3 Jenis penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian
kualitatif dalam bidang teknik elektro khususnya
bidang rekayasa perangkat lunak. Penelitian ini
dilakukan dengan cara membangun suatu perangkat
lunak (software) berupa sistem informasi berbasis
web yang akan diterapkan pada proses pengelolaan
ATK.
3.4 Tipe Penelitian
Tipe
penelitian
yang
digunakan
berdasarkan sifatnya merupakan penelitian
rekayasa perangkat lunak. Rekayasa perangkat
lunak merupakan suatu disiplin ilmu dalam bidang
teknik
elektro
yang
bertujuan
untuk
Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Berbasis Web
mengembangkan sistem perangkat lunak yang
efektif dari segi biaya. Rekayasa perangkat lunak
merupakan penelitian yang menerapkan ilmu
pengetahuan menjadi suatu rancangan guna
mendapatkan kinerja sesuai dengan persyaratan
yang ditentukan. Rancangan tersebut merupakan
sistesis unsur-unsur rancangan yang dipadukan
dengan metode ilmiah menjadi suatu model yang
memenuhi spesifikasi tertentu. Penelitian ini
diarahkan untuk membuktikan bahwa rancangan
tersebut memenuhi spesifikasi yang ditentukan,
memilih alternatif yang terbaik, dan membuktikan
bahwa rancangan yang dipilih dapat memenuhi
persyaratan yang ditentukan secara efisien, efektif
dengan biaya murah.
3.5 Tahapan penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan melalui
tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Merencanakan isi dari sistem informasi
pengelolaan ATK berbasis web yang akan
dibangun.
b. Instalasi semua software yang dibutuhkan serta
pengaturannya.
c. Melakukan pengamatan dan pengumpulan data.
d. Mendesain web dan mengatur layout.
e. Membuat
kode-kode
program
dengan
menggunakan bahasa pemrograman script PHP
dengan Macromedia Dreamweaver, database
MySQL, dan aplikasi server AppServ.
f. Pemasukan data ke dalam sistem informasi yang
telah dibuat.
g. Melakukan
pengujian
sistem
informasi
pengelolaan ATK berbasis web dan menarik
kesimpulan dari hasil pengujian tersebut.
Tahapan-tahapan penelitian ini dapat
digambarkan pada gambar 1.
Gambar 1. Bagan tahapan penelitian
“MEKTEK” TAHUN XIV NO. 2, MEI 2012
47
Gambar 2. Menu login untuk user dan menu login untuk administrator
4. Hasil dan Pembahasan
4.1 Implementasi Sistem
a. Menu login
Menu login berfungsi untuk membatasi hanya
pengguna yang bersangkutan yang dapat
mengakses sistem sesuai dengan peran masingmasing. Pengguna (user) yang tidak
bersangkutan akan ditolak. Jika salah
memasukkan login maka akan disampaikan
pesan kesalahannya. Pada sistem informasi ini
terdapat dua login yaitu login untuk pengguna
(user) dan login untuk admin (administrator)
seperti terlihat pada Gambar 2.
b. Menu Utama
Menu utama akan menampilkan deskripsi
sistem secara singkat. Menu ini membatasi
hanya pengguna yang bersangkutan yang dapat
mengakses sistem. Menu utama ini memiliki
beberapa fasilitas layanan. Terdapat dua menu
utama yaitu menu utama untuk user dan menu
utama untuk administrator seperti terlihat pada
Gambar 3.
Gambar 3. Menu utama
48
c. Menu ATK
Menu ini berisi informasi mengenai data barang
ATK yang telah diinputkan oleh admin
sebelumnya. Pengguna dapat melihat daftar data
barang ATK yang dibutuhkan.
Gambar 4. Menu data ATK
d. Menu Pemakaian ATK
Menu ini berfungsi untuk memasukkan
permintaan kebutuhan ATK dari unit-unit kerja.
Menu ini terdiri dari unit kerja, kode unit, nama
unit, jumlah permintaan barang dan nama
pegawai yang mengoperasikan.
e. Menu Input Barang ATK
Merupakan menu yang digunakan oleh admin
untuk memasukkan daftar barang yang tersedia
di gudang. Menu ini terdiri dari nama barang,
kode barang, satuan, persediaan maksimum,
persediaan minimum, jumlah stok, harga satuan,
kelompok barang dan tanggal pemasukan
barang.
Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Berbasis Web
dengan memberikan user id dan password
kepada orang tersebut.
3) Menghapus data-data yang tidak benar, atau
tidak jelas asal-usulnya.
h. Implementasi basis data
Gambar 6. Menu input data barang ATK
f. Menu input karyawan/pegawai
Menu ini berfungsi untuk memasukkan data-data
lengkap
karyawan/pegawai.
Data
karyawan/pegawai yang dimasukkan dalam
menu ini yaitu nama, alamat, tempat tanggal
lahir, agama, nomor telepon, pendidikan
terakhir, status perkawinan, status jabatan,
jabatan, mulai kerja, dan password dari
karyawan/pegawai yang bersangkutan.
Gambar 8. Implementasi basis data
4.2 Pengujian Sistem
Tabel-tabel
yang
telah
diimplementasikan dengan menggunakan MySQL,
harus dilakukan pengujian apakah sudah berfungsi
dengan baik atau belum. Pengujian yang dilakukan
meliputi pengujian untuk melihat data, dan
pengujian terhadap fungsi-fungsi query yang
digunakan.
Gambar 7. Menu input karyawan/pegawai
g. Administrator system
Administrator (admin) sistem dalam hal ini
adalah bagian perlengkapan mempunyai hak
akses terhadap keseluruhan tabel-tabel dalam
basis data. Admin bertanggung jawab atas
kelancaran keseluruhan sistem. Hak-hak yang
dimiliki oleh admin sistem adalah sebagai
berikut:
1) Melihat dan mengatur keseluruhan data
dalam basis data.
2) Memberikan hak akses kepada seseorang
sesuai dengan tugasnya masing-masing
“MEKTEK” TAHUN XIV NO. 2, MEI 2012
a. Pengujian query
Pengujian query-query yang digunakan dalam
sistem informasi ini dilakukan dengan
memasukkan data ke dalam tabel-tabel yang telah
diimplementasikan. Kemudian data-data yang
telah dimasukkan tersebut ditampilkan kembali,
apakah data-data yang dimasukkan tersebut telah
sesuai atau belum.
b. Pengujian aplikasi
Pengujian berbagai aplikasi yang ada dalam
sistem informasi pengelolaan ATK berbasis web
dilakukan untuk memastikan bahwa semua
fungsi yang ada dapat bekerja dengan
semestinya. Pengujian dilakukan melalui formform yang ada dalam perangkat lunak sistem ini.
49
Pengujian pemasukan data dilakukan dengan
memasukkan data melalui form pemasukan
data. Hal ini berfungsi untuk memastikan
bahwa data dapat dimasukkan ke dalam basis
data dengan baik.
Semua form yang ada telah dilakukan
pengujian untuk memastikan bahwa semua
aplikasi, baik aplikasi update, insert, maupun select
telah terhubung ke basis data dengan baik. Begitu
juga pengecekan input data yang dikirim bagian
perlengkapan dapat diterima dengan baik di bagian
pengadaan barang.
5. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Setelah membangun sistem informasi pengelolaan
ATK berbasis web dalam penelitian ini, maka
dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
a. Sistem pengelolaan ATK secara manual yang
masih digunakan saat ini kurang efektif,
kemungkinan terjadinya kesalahan data dan
informasi sangat besar.
b. Pembangunan sistem informasi pengelolaan
ATK
berbasis
web
ini
merupakan
pengembangan dari kegiatan pengelolaan ATK
yang dilakukan secara manual.
c. Sistem informasi ini memiliki fasilitas-fasilitas
antara lain menu login untuk pengguna (user),
menu login untuk admin (administrator), menu
utama untuk user, menu utama untuk admin, menu
data ATK, menu pemakaian ATK, menu input data
barang ATK, menu input karyawan/pegawai, menu
laporan-laporan, dan lain-lain.
d. Sistem informasi ini dapat menghasilkan laporan
tahunan tentang biaya pemakaian ATK, yang
akan menjadi acuan bagian perlengkapan untuk
melakukan pengajuan anggaran serta memberikan
bukti-bukti yang akurat baik itu penerimaan
barang maupun pemakaian barang kepada bagian
pengadaan barang.
e. Berdasarkan hasil-hasil pengujian tersebut di
atas, maka dapat dibuktikan bahwa sistem
informasi pengelolaan ATK berbasis web yang
dibangun dapat berjalan dengan baik, hal ini
ditandai dengan menu-menu yang ada dapat
bekerja dengan semestinya, data yang
dimasukkan ke dalam basis data tersimpan
dengan baik, dan aplikasi update, insert,
maupun select telah terhubung ke basis data
dengan baik pula. Begitu juga input data yang
50
dikirim bagian perlengkapan dapat diterima
dengan baik di bagian pengadaan barang.
5.2 Saran
Saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut:
a. Instansi/perusahaan/organisasi
yang
akan
menggunakan sistem informasi pengelolaan
ATK berbasis web ini harus mempersiapkan
sumber daya manusia sesuai dengan peran
masing-masing dalam mendukung sistem secara
keseluruhan.
b. Persiapan infrastruktur dalam mendukung
sistem pengelolaan ATK ini sangat diperlukan
seperti komputer, jaringan komputer dan lainlain.
c. Instansi/perusahaan/organisasi
yang
akan
menggunakan sistem informasi ini harus
mempersiapkan dana yang cukup agar sistem
pengelolaan ATK terlaksana dengan baik.
6. Daftar Pustaka
Afriyudi. 2008. Pemrograman Web Dinamis
dengan Kolaborasi PHP & JAVA, Andi,
Yogyakarta.
Darudianto, S. 2008. Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi Pembelian dan
Persediaan PT. Maju Bersama, Prosiding
Konferensi Nasional Sistem Informasi
2008, Informatika, Bandung.
Fathansyah. 1999.
Bandung.
Basis
Data,
Informatika,
Indrajani, Dion. 2008. Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi Penjualan Berbasis
Web pada Toko Hobi Peter & Partner,
Prosiding Konferensi Nasional Sistem
Informasi 2008, Informatika, Bandung.
Kadir, A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi,
Andi, Yogyakarta.
Kenneth C. L., Jane, P. L. 2005. Sistem Informasi
Manajemen: Mengelola Perusahaan
Digital, Andi, Yogyakarta.
Kristanto, A. 2008. Perancangan Sistem Informasi
dan
Aplikasinya,
Gava
Media,
Yogyakarta.
Kurniawan, R. 2008. Membangun Situs dengan
PHP untuk Orang Awam, Maxikom,
Palembang.
Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Berbasis Web
Noertjahyana, A., Adipranata, R. 2005. Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia
Berbasis Web, Prosiding Konferensi
Nasional Sistem Informasi 2005,
Informatika, Bandung.
Nugroho, A. 2011. Perancangan dan Implementasi
Sistem Basis Data, Andi Yogyakarta.
Nugroho, B. 2004. PHP & mySQL dengan Editor
Dreamweaver MX, Andi, Yogyakarta.
Oetomo, B. S. D. 2006. Perencanaan dan
Pembangunan Sistem Informasi, Andi,
Yogyakarta.
“MEKTEK” TAHUN XIV NO. 2, MEI 2012
51
KANTOR (ATK) BERBASIS WEB
Deny Wiria Nugraha*
*
Abstract
This study aims to establish a management information system web-based office stationery which is expected
to help accelerate the process of reporting the use of stationery, and reducing the error information that will
generate reports that can be accounted for.
Based on the test results can be proved that the management information system web-based office stationery
that is built to run well, it is characterized by the existing menus to work properly, the data entered into the
database properly stored, and application update, insert, and select the database has been connected to the
well too.
Keywords: Information Systems, Web, Database
1. Pendahuluan
Sistem pengelolaan alat tulis kantor
(ATK) pada saat ini masih dilaksanakan secara
manual, dengan demikian masih sering terjadinya
kesalahan informasi.
Dengan kesalahan-kesalahan informasi
tersebut, mengakibatkan lambatnya pembuatan
laporan rencana pemakaian barang untuk
pengajuan anggaran tahun yang akan datang.
Bagian pengadaan barang yang berperan sebagai
pemasok barang-barang ATK lambat menerima
laporan dari bagian perlengkapan, keterlambatan
pemasokan barang-barang ATK ini secara tidak
langsung akan mempengaruhi pekerjaan yang ada
di masing-masing unit kerja.
Setiap unit kerja/instansi pada akhir
tahun harus mengajukan rencana pemakaian ATK
tahun berikutnya kepada bagian perlengkapan.
Bagian perlengkapan kemudian membuat rencana
anggaran pemakaian ATK. Agar rencana anggaran
yang dibuat dapat mencukupi kebutuhan ATK
tahun berikutnya, maka perlu data tahunan tentang
pemakaian ATK.
Adakalanya jumlah barang yang tercatat
tidak sesuai dengan jumlah barang yang ada di
gudang, sehingga perlu adanya transaksi
penyesuaian jumlah barang. Data yang harus
dicatat adalah rencana pemakaian barang setiap
unit kerja/instansi, transaksi pemakaian barang,
*
transaksi pengadaan barang, transaksi penyesuaian
barang, serta data awal barang.
Dengan adanya permasalahan tersebut
diatas perlu adanya suatu sistem informasi dalam
pengelolaan ATK berbasis web. Tujuan penelitian
ini adalah membangun suatu sistem informasi
pengelolaan ATK berbasis web yang diharapkan
dapat membantu mempercepat proses pembuatan
laporan pemakaian ATK, dan mengurangi
kesalahan informasi sehingga akan menghasilkan
laporan
laporan
yang
dapat
dipertanggungjawabkan.
Perumusan masalah dalam penelitian ini
berkaitan dengan lambatnya pembuatan laporan
anggaran pengajuan barang dan bagian pengadaan
barang
lambat
menerima
laporan
yang
mengakibatkan keterlambatan dalam pengiriman
barang ke unit-unit kerja yang menyebabkan
pekerjaan akan terganggu. Sehingga diperlukan
suatu sistem informasi pengelolaan ATK berbasis
web yang diharapkan dapat mengurangi kesalahankesalahan
informasi,
mempercepat
proses
pembuatan laporan rencana pengadaan barang, dan
mempercepat proses pengiriman barang dari bagian
pengadaan barang.
2. Tinjauan Pustaka
2.1 Sistem Informasi
Dewasa ini secara luas telah dipahami
bahwa pengetahuan sistem informasi sangatlah
Staf Pengajar Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Tadulako, Palu
Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Berbasis Web
penting sebab kebanyakan organisasi memerlukan
sistem informasi agar dapat bertahan hidup dan
berhasil baik. Sistem informasi dapat membantu
perusahaan memperluas jangkauan mereka sampai
ke lokasi-lokasi yang jauh, memperoleh bentukbentuk dan aliran kerja yang baru, dan
kemungkinan juga bisa mengubah cara berbisnis.
Semua jenis bisnis, baik yang kecil maupun besar,
menggunakan sistem informasi, jaringan, dan
teknologi internet untuk melakukan sebagian besar
bisnis secara elektronik, menuju tingkat
keberhasilan efisiensi, daya saing, dan profitabilitas
(Kenneth dan Jane, 2005:4).
Definisi dari sistem informasi adalah
sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan
satu sama lain yang membentuk satu kesatuan
untuk mengintegrasikan data, memproses dan
menyimpan serta mendistribusikan informasi
(Oetomo, 2006:11).
Menurut Alter (dalam Kadir, 2003:11)
sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur
kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi
yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam
organisasi.
Sedangkan
Kristanto
(2008:12)
berpendapat bahwa sistem informasi merupakan
kumpulan dari perangkat keras dan perangkat
lunak komputer serta perangkat manusia yang akan
mengolah data menggunakan perangkat keras dan
perangkat lunak tersebut.
Dari pengertian-pengertian di atas dapat
disimpulkan bahwa sistem informasi adalah
sebagai berikut:
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang
terdiri dari komponen-komponen dalam
organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu
menyajikan informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat
dilaksanakan akan memberikan informasi
pengambil keputusan dan atau untuk
mengendalikan organisasi.
Arsitektur sistem informasi mengandung
enam komponen kunci (Nugroho, 2011:36), yaitu:
a. Data, yang secara konseptual dapat dijelaskan
sebagai fakta di dunia nyata yang penting bagi
suatu aplikasi tertentu.
b. Proses, yang memanipulasi data yang pada
banyak kasus digambarkan dan diorganisasikan
dengan diagram alir data atau pemodelan objek.
c. Jaringan, yang berfungsi untuk menerima dan
mengirimkan data-data dalam organisasi,
antarorganisasi, dan partner bisnis kunci.
“MEKTEK” TAHUN XIV NO. 2, MEI 2012
d. Manusia, yang melakukan proses-proses serta
menjadi sumber dan penerima informasi.
e. Peristiwa pada suatu waktu tertentu, yang
menggambarkan saat terjadinya suatu proses.
f. Aturan bisnis, yaitu aturan-aturan yang
mengendalikan pemrosesan data.
2.2 Pemrograman Web
World Wide Web ("WWW", atau
singkatnya "Web") adalah suatu ruang informasi
dimana sumber-sumber daya yang berguna
diidentifikasi oleh pengenal global yang disebut
Uniform Resource Identifier (URI).
Web dibuat dengan suatu bahasa
pengkodean
HTML
(HyperText
Markup
Language), agar dapat interaktif maka seorang web
development membuat suatu pemrograman agar
terjadi interaksi antara pengunjung dan situs web,
ada banyak bahasa yang dapat digunakan seperti
ASP (Active Server Page), PHP (Hypertext Preprocessor), Javascript, dan lain-lain.
Pada saat mengetikkan suatu alamat pada
browser maka data akan dilewatkan oleh suatu
protokol HTTP (HyperText Transfer Protocol)
melewati port 80 pada server. Alamat ini adalah
URL (Uniform Resource Locator) dari suatu situs
yang mempunyai alamat yang unik di Internet. Web
browser akan mengirimkan suatu aturan yang telah
disepakati sebelumnya, aturan ini biasa disebut
sebagai protokol, standar protokol menggunakan
TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet
Protocol).
Menurut Kurniawan (2008:2) web server
adalah sebuah perangkat lunak server yang
berfungsi menerima permintaan HTTP atau HTTPS
dari client yang dikenal dengan web browser dan
mengirimkan kembali hasilnya dalam bentuk
halaman-halaman web yang umumnya berbentuk
dokumen HTML. Web server yang terkenal
diantaranya adalah Apache dan Microsoft Internet
Information Service (IIS).
PHP
merupakan
script
untuk
pemrograman berbasis web server-side. Dengan
menggunakan PHP maka maintenance suatu situs
web menjadi lebih mudah. Proses update data dapat
dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang
dibuat dengan script PHP (Afriyudi, 2008:1).
2.3 Basis data (data base)
Basis data terdiri atas 2 kata, yaitu basis
dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai
45
markas atau gudang, tempat bersarang/berkumpul.
Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia
nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia
(pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang,
hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan
sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka,
huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau
kombinasinya (Fathansyah, 1999:2).
Basis data (database) adalah suatu
pengorganisasian sekumpulan data yang saling
terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk
memperoleh informasi. Basis data dimaksudkan
untuk mengatasi problem sistem yang memakai
pendekatan berbasis berkas (Kadir, 2003:254).
Untuk dapat menghubungkan basis data dengam
program aplikasi PHP, diperlukan beberapa fungsi
API (Application Programming Interface) yang
dimiliki oleh basis data itu sendiri. MySQL adalah
sebuah basis data yang mampu berinteraksi dengan
aplikasi apa saja. MySQL telah menyiapkan
beberapa API selain ODBC (Open Database
Connectivity) untuk dapat berinteraksi dengan PHP
(Nugroho, 2004:167).
Hasil telaah literatur mengindikasikan
bahwa penelitian tentang sistem informasi yang
berhubungan dengan penelitian ini pernah
dilakukan oleh sejumlah peneliti, antara lain:
Noertjahyana dan Adipranata (2005:21) melakukan
penelitian tentang sistem informasi sumber daya
manusia berbasis web, Darudiato (2008:201) yang
melakukan penelitian tentang analisis dan
perancangan sistem informasi pembelian dan
persediaan PT. Maju Bersama, dan Indrajani dan
Dion (2008:351) melakukan penelitian tentang
analisis dan perancangan sistem informasi
penjualan berbasis web pada toko hobi Peter &
partner.
3. Metode Penelitian
3.1 Bahan penelitian
Adapun sumber data yang digunakan
dalam penelitian ini dibagi menjadi dua yaitu:
a. Data primer adalah data yang diperoleh secara
langsung dari obyek penelitian melalui
pengamatan langsung di lapangan mengenai
hal-hal yang berkaitan dengan indikator
penelitian. Data primer penelitian ini
dikumpulkan melalui beberapa metode sebagai
berikut:
1) Metode wawancara dilakukan dengan
bertanya
langsung
kepada
46
karyawan/pegawai
mengenai
proses
pengelolaan ATK secara manual.
2) Pengumpulan data yang berhubungan dengan
data ATK, misalnya: nama barang, kode
barang, satuan, persediaan maksimum,
persediaan minimum, jumlah stok, harga
satuan,
kelompok
barang,
tanggal
pemasukan barang, dan lain-lain.
3) Melakukan pengamatan secara langsung
pada proses pengelolaan ATK secara manual
dan dibandingkan hasilnya dengan sistem
informasi pengelolaan ATK berbasis web
yang dibangun dalam penelitian ini.
b. Data sekunder adalah data pendukung yang
diperoleh dari berbagai sumber. Data sekunder
penelitian ini dikumpulkan melalui studi
literatur, yaitu penelusuran literatur mengenai
dasar pengetahuan tentang hal-hal yang
berkaitan dengan penelitian ini. Metode ini
dilakukan dengan cara mencari buku-buku,
artikel-artikel,
dan
jurnal-jurnal
ilmiah
mengenai sistem informasi, rekayasa perangkat
lunak, pemrograman web, database MySQL,
dan bahasa pemrograman script PHP.
3.2 Alat Penelitian
Alat-alat
yang
digunakan
dalam
penelitian ini adalah: perangkat keras (hardware)
berupa komputer dengan prosesor Intel(R)
Atom(TM) CPU 1,50 GHz, memori 1,00 GB RAM,
hard disk 160 GB dan monitor 10 inchi. Perangkat
lunak (software) berupa sistem operasi Microsoft
Windows 7 Ultimate, bahasa pemrograman script
PHP dengan Macromedia Dreamweaver, basis data
(database) MySQL, dan aplikasi server AppServ.
3.3 Jenis penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian
kualitatif dalam bidang teknik elektro khususnya
bidang rekayasa perangkat lunak. Penelitian ini
dilakukan dengan cara membangun suatu perangkat
lunak (software) berupa sistem informasi berbasis
web yang akan diterapkan pada proses pengelolaan
ATK.
3.4 Tipe Penelitian
Tipe
penelitian
yang
digunakan
berdasarkan sifatnya merupakan penelitian
rekayasa perangkat lunak. Rekayasa perangkat
lunak merupakan suatu disiplin ilmu dalam bidang
teknik
elektro
yang
bertujuan
untuk
Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Berbasis Web
mengembangkan sistem perangkat lunak yang
efektif dari segi biaya. Rekayasa perangkat lunak
merupakan penelitian yang menerapkan ilmu
pengetahuan menjadi suatu rancangan guna
mendapatkan kinerja sesuai dengan persyaratan
yang ditentukan. Rancangan tersebut merupakan
sistesis unsur-unsur rancangan yang dipadukan
dengan metode ilmiah menjadi suatu model yang
memenuhi spesifikasi tertentu. Penelitian ini
diarahkan untuk membuktikan bahwa rancangan
tersebut memenuhi spesifikasi yang ditentukan,
memilih alternatif yang terbaik, dan membuktikan
bahwa rancangan yang dipilih dapat memenuhi
persyaratan yang ditentukan secara efisien, efektif
dengan biaya murah.
3.5 Tahapan penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan melalui
tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Merencanakan isi dari sistem informasi
pengelolaan ATK berbasis web yang akan
dibangun.
b. Instalasi semua software yang dibutuhkan serta
pengaturannya.
c. Melakukan pengamatan dan pengumpulan data.
d. Mendesain web dan mengatur layout.
e. Membuat
kode-kode
program
dengan
menggunakan bahasa pemrograman script PHP
dengan Macromedia Dreamweaver, database
MySQL, dan aplikasi server AppServ.
f. Pemasukan data ke dalam sistem informasi yang
telah dibuat.
g. Melakukan
pengujian
sistem
informasi
pengelolaan ATK berbasis web dan menarik
kesimpulan dari hasil pengujian tersebut.
Tahapan-tahapan penelitian ini dapat
digambarkan pada gambar 1.
Gambar 1. Bagan tahapan penelitian
“MEKTEK” TAHUN XIV NO. 2, MEI 2012
47
Gambar 2. Menu login untuk user dan menu login untuk administrator
4. Hasil dan Pembahasan
4.1 Implementasi Sistem
a. Menu login
Menu login berfungsi untuk membatasi hanya
pengguna yang bersangkutan yang dapat
mengakses sistem sesuai dengan peran masingmasing. Pengguna (user) yang tidak
bersangkutan akan ditolak. Jika salah
memasukkan login maka akan disampaikan
pesan kesalahannya. Pada sistem informasi ini
terdapat dua login yaitu login untuk pengguna
(user) dan login untuk admin (administrator)
seperti terlihat pada Gambar 2.
b. Menu Utama
Menu utama akan menampilkan deskripsi
sistem secara singkat. Menu ini membatasi
hanya pengguna yang bersangkutan yang dapat
mengakses sistem. Menu utama ini memiliki
beberapa fasilitas layanan. Terdapat dua menu
utama yaitu menu utama untuk user dan menu
utama untuk administrator seperti terlihat pada
Gambar 3.
Gambar 3. Menu utama
48
c. Menu ATK
Menu ini berisi informasi mengenai data barang
ATK yang telah diinputkan oleh admin
sebelumnya. Pengguna dapat melihat daftar data
barang ATK yang dibutuhkan.
Gambar 4. Menu data ATK
d. Menu Pemakaian ATK
Menu ini berfungsi untuk memasukkan
permintaan kebutuhan ATK dari unit-unit kerja.
Menu ini terdiri dari unit kerja, kode unit, nama
unit, jumlah permintaan barang dan nama
pegawai yang mengoperasikan.
e. Menu Input Barang ATK
Merupakan menu yang digunakan oleh admin
untuk memasukkan daftar barang yang tersedia
di gudang. Menu ini terdiri dari nama barang,
kode barang, satuan, persediaan maksimum,
persediaan minimum, jumlah stok, harga satuan,
kelompok barang dan tanggal pemasukan
barang.
Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Berbasis Web
dengan memberikan user id dan password
kepada orang tersebut.
3) Menghapus data-data yang tidak benar, atau
tidak jelas asal-usulnya.
h. Implementasi basis data
Gambar 6. Menu input data barang ATK
f. Menu input karyawan/pegawai
Menu ini berfungsi untuk memasukkan data-data
lengkap
karyawan/pegawai.
Data
karyawan/pegawai yang dimasukkan dalam
menu ini yaitu nama, alamat, tempat tanggal
lahir, agama, nomor telepon, pendidikan
terakhir, status perkawinan, status jabatan,
jabatan, mulai kerja, dan password dari
karyawan/pegawai yang bersangkutan.
Gambar 8. Implementasi basis data
4.2 Pengujian Sistem
Tabel-tabel
yang
telah
diimplementasikan dengan menggunakan MySQL,
harus dilakukan pengujian apakah sudah berfungsi
dengan baik atau belum. Pengujian yang dilakukan
meliputi pengujian untuk melihat data, dan
pengujian terhadap fungsi-fungsi query yang
digunakan.
Gambar 7. Menu input karyawan/pegawai
g. Administrator system
Administrator (admin) sistem dalam hal ini
adalah bagian perlengkapan mempunyai hak
akses terhadap keseluruhan tabel-tabel dalam
basis data. Admin bertanggung jawab atas
kelancaran keseluruhan sistem. Hak-hak yang
dimiliki oleh admin sistem adalah sebagai
berikut:
1) Melihat dan mengatur keseluruhan data
dalam basis data.
2) Memberikan hak akses kepada seseorang
sesuai dengan tugasnya masing-masing
“MEKTEK” TAHUN XIV NO. 2, MEI 2012
a. Pengujian query
Pengujian query-query yang digunakan dalam
sistem informasi ini dilakukan dengan
memasukkan data ke dalam tabel-tabel yang telah
diimplementasikan. Kemudian data-data yang
telah dimasukkan tersebut ditampilkan kembali,
apakah data-data yang dimasukkan tersebut telah
sesuai atau belum.
b. Pengujian aplikasi
Pengujian berbagai aplikasi yang ada dalam
sistem informasi pengelolaan ATK berbasis web
dilakukan untuk memastikan bahwa semua
fungsi yang ada dapat bekerja dengan
semestinya. Pengujian dilakukan melalui formform yang ada dalam perangkat lunak sistem ini.
49
Pengujian pemasukan data dilakukan dengan
memasukkan data melalui form pemasukan
data. Hal ini berfungsi untuk memastikan
bahwa data dapat dimasukkan ke dalam basis
data dengan baik.
Semua form yang ada telah dilakukan
pengujian untuk memastikan bahwa semua
aplikasi, baik aplikasi update, insert, maupun select
telah terhubung ke basis data dengan baik. Begitu
juga pengecekan input data yang dikirim bagian
perlengkapan dapat diterima dengan baik di bagian
pengadaan barang.
5. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Setelah membangun sistem informasi pengelolaan
ATK berbasis web dalam penelitian ini, maka
dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
a. Sistem pengelolaan ATK secara manual yang
masih digunakan saat ini kurang efektif,
kemungkinan terjadinya kesalahan data dan
informasi sangat besar.
b. Pembangunan sistem informasi pengelolaan
ATK
berbasis
web
ini
merupakan
pengembangan dari kegiatan pengelolaan ATK
yang dilakukan secara manual.
c. Sistem informasi ini memiliki fasilitas-fasilitas
antara lain menu login untuk pengguna (user),
menu login untuk admin (administrator), menu
utama untuk user, menu utama untuk admin, menu
data ATK, menu pemakaian ATK, menu input data
barang ATK, menu input karyawan/pegawai, menu
laporan-laporan, dan lain-lain.
d. Sistem informasi ini dapat menghasilkan laporan
tahunan tentang biaya pemakaian ATK, yang
akan menjadi acuan bagian perlengkapan untuk
melakukan pengajuan anggaran serta memberikan
bukti-bukti yang akurat baik itu penerimaan
barang maupun pemakaian barang kepada bagian
pengadaan barang.
e. Berdasarkan hasil-hasil pengujian tersebut di
atas, maka dapat dibuktikan bahwa sistem
informasi pengelolaan ATK berbasis web yang
dibangun dapat berjalan dengan baik, hal ini
ditandai dengan menu-menu yang ada dapat
bekerja dengan semestinya, data yang
dimasukkan ke dalam basis data tersimpan
dengan baik, dan aplikasi update, insert,
maupun select telah terhubung ke basis data
dengan baik pula. Begitu juga input data yang
50
dikirim bagian perlengkapan dapat diterima
dengan baik di bagian pengadaan barang.
5.2 Saran
Saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut:
a. Instansi/perusahaan/organisasi
yang
akan
menggunakan sistem informasi pengelolaan
ATK berbasis web ini harus mempersiapkan
sumber daya manusia sesuai dengan peran
masing-masing dalam mendukung sistem secara
keseluruhan.
b. Persiapan infrastruktur dalam mendukung
sistem pengelolaan ATK ini sangat diperlukan
seperti komputer, jaringan komputer dan lainlain.
c. Instansi/perusahaan/organisasi
yang
akan
menggunakan sistem informasi ini harus
mempersiapkan dana yang cukup agar sistem
pengelolaan ATK terlaksana dengan baik.
6. Daftar Pustaka
Afriyudi. 2008. Pemrograman Web Dinamis
dengan Kolaborasi PHP & JAVA, Andi,
Yogyakarta.
Darudianto, S. 2008. Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi Pembelian dan
Persediaan PT. Maju Bersama, Prosiding
Konferensi Nasional Sistem Informasi
2008, Informatika, Bandung.
Fathansyah. 1999.
Bandung.
Basis
Data,
Informatika,
Indrajani, Dion. 2008. Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi Penjualan Berbasis
Web pada Toko Hobi Peter & Partner,
Prosiding Konferensi Nasional Sistem
Informasi 2008, Informatika, Bandung.
Kadir, A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi,
Andi, Yogyakarta.
Kenneth C. L., Jane, P. L. 2005. Sistem Informasi
Manajemen: Mengelola Perusahaan
Digital, Andi, Yogyakarta.
Kristanto, A. 2008. Perancangan Sistem Informasi
dan
Aplikasinya,
Gava
Media,
Yogyakarta.
Kurniawan, R. 2008. Membangun Situs dengan
PHP untuk Orang Awam, Maxikom,
Palembang.
Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Berbasis Web
Noertjahyana, A., Adipranata, R. 2005. Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia
Berbasis Web, Prosiding Konferensi
Nasional Sistem Informasi 2005,
Informatika, Bandung.
Nugroho, A. 2011. Perancangan dan Implementasi
Sistem Basis Data, Andi Yogyakarta.
Nugroho, B. 2004. PHP & mySQL dengan Editor
Dreamweaver MX, Andi, Yogyakarta.
Oetomo, B. S. D. 2006. Perencanaan dan
Pembangunan Sistem Informasi, Andi,
Yogyakarta.
“MEKTEK” TAHUN XIV NO. 2, MEI 2012
51