APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASIDI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKAN Aplikasi Pendataan Arsip Dan Administrasi Di Kelurahan Jeruk Menggunakan Java Netbeans.
APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI
DI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKAN
JAVA NETBEANS
Makalah
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Komunikasi dan Informatika
Diajukan Oleh :
Hermawan Susanto
Drs. Sudjalwo, M Kom.
Agus Supardi, S.T.,M.T.
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
OKTOBER 2013
APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN
JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS
Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi
Department of Informatics, Faculty of communications and Informatics,
Muhammadiyah university of Surakarta
Email : hermaone28@gmail.com
ABSTRAKSI
Jeruk Miri Sragen is one of the villages located in Sragen. The process
of data collection and the archives are still using manual administration found
several problems such as difficulty in collecting the data, and errors in the
process of archiving . Therefore, to overcome this problem, the authors build
application-based data collection and administration of computerized records in
Jeruk village.
Data collection methods are interviews and observation. In designing
applications using application design DFD ( Data Flow Diagram ). Applications
archive collection and administration in Jeruk village with NetBeans java for
archiving in the Jeruk village has been successfully developed, so as to help
facilitate personnel in performing archiving and printing reports.
This application consists of a single user and includes some of the menu
settings of the program, set the user, user data, a data instance, a data unit, the data
classification, incoming mail, outgoing mail, outgoing data tables, agenda letters,
reports incoming mail, outgoing mail reports, agenda reports of incoming mail,
outgoing mail and agenda reports.
Keyword : Application Archive, Archive, Kelurahan Jeruk.
APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN
JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS
Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi
Teknik Informatika, Fakultas Komunikasi Dan Informatika,
Universitas Muhammadiyah Surakarta
Email : hermaone28@gmail.com
ABSTRAKSI
Kelurahan Jeruk Miri Sragen merupakan salah satu kelurahan yang
terdapat di Kabupaten Sragen. Proses pendataan arsip dan administrasi masih
menggunakan secara manual yang ditemukan beberapa maslah seperti kesulitan
mengumpulkan data, dan kesalahan dalam proses pengarsipan. Untuk mengatasi
permasalahn ini, penulis membangun sebuat aplikasi pendatan arsip dan
adminitrasi berbasis komputerisasi di Kelurahan Jeruk.
Metode pengambilan data adalah wawancara dan observasi. Dalam
mendesain aplikasi menggunakan desain aplikasi DFD (Data Flow Diagram).
Aplikasi pendataan arsip dan adminitrasi di Kelurahan Jeruk dengan java
NetBeans untuk pengarsipkan di Kelurahan Jeruk tekah berhasil dikembangkan,
sehingga dapat membantu mempermudah petugas dalam melakukan pengarsipan
dan pencetakan laporan.
Aplikasi ini terdiri dari satu user dan meliputi beberapa menu yaitu
pengaturan program, atur user, data pengguna, data instansi, data unit kerja, data
klasifikasi, surat masuk, surat keluar, tabel data keluar, agenda surat, laporan surat
masuk, laporan surat keluar, laporan agenda surat masuk, dan laporan agenda
surat keluar.
Kata Kunci : Aplikasi Arsip, Arsip, Kelurahan Jeruk.
Perkembangan
PENDAHULUAN
Setiap
instansi
pemerintah
mempunyai satu unit yang bertugas
dalam bidang adminitrasi.
Dengan
kata lain setiap instansi memerlukan
satu unit yang mengelola segala
sesuatu
yang
kegitan
berhungan
adminitrasi
yang
dengan
pada
akhirnya akan berhubungan dengan
kegiatan kearsipan.
Pada dasarnya
kegiatan pengarsipan berfungsi untuk
menghasilkan, menerima, mengolah
dan
menyimpan
berbagai
surat,
laporan, formulir dan sebagainya.
Kegiatan
instansi
memerlukan data dan informasi,
yang salah satu sumber data tersebut
adalah arsip.
Arsip merupakan
media
yang
inforamasi terekam dalam bentuk
apapun,
diciptakan,
diterima dan dikelola oleh suatu
instansi atau individu dalam rangka
pelaksanaan kegiatan atau karena
kewajiban
legalnya.
Arsip
merupakan salah satu faktor yang
menunjang
kelancaran
penyelenggaraan kegiatan di suatu
instansi.
ilmu
pengetahuan dan teknologi saat ini
menyebabkan
perubahan
disegala
aspek kehidupan, begitupula pada
arsip yang dahulunya merupakan
arsip media kertas namun sekarang
berkembang
menjadi
arsip
yang
medianya tersaji dalam bentuk media
baru. Dengan menggunakan media
elektronik dalam pengelolaan arsip
akan
memudahkan
dalam
pengelolaan data dan menghemat
biaya
dalam
pengelolaan
arsip.
Dengan alsan itu maka pada masa
sekarang
banyak
menggunakan
instansi
media
dalam pengelolaan arsip.
yang
elektronik
Kelurahan Jeruk merupakan
salah satu instansi pemerintah dalam
dunia pelayanan masyarakat yang
bterdapat
di
Kecamatan
Miri
Kabupaten Sragen.
Dalam proses
tidak
sebuah
pelayanan instansi Kelurahan Jeruk
lepas
Kelurahan
dari
Jeruk
surat.
menyediakan
sebuah arsip dan administrasi. Yaitu
arsip yang dikelola adalah berkas
surat menyurat di Kelurahan Jeruk.
Berkas surat menyurat ini belum
dilakukan secara elektronik. Peneliti
melakukan
pembuatan
program
aplikasi dengan menggunakan Java
NetBeans
menata,
yang
bertujuan
menyimpan
data,
untuk
dan
sebagai sarana temu balik elektronik
apabilan sewaktu-waktu berkas surat
tersebut digunakan kembali.
pengolahan data tanah, data ukur,
data
pemohon,
data
akad
dan
mengandung pengolahan data lebih
cepat,
serta
dapat
menghindari
kesalahan dalam pencatatan data asip
tanah.
Berdasrkan
penelitian-
Penelitian ini bertujuan untuk
penelitian yang sudah ada, maka
pendataan, penyimpanan data dan
penelitian yang lebih memfokuskan
memberikan
kemudahan
dalam
penemuan kembali berkas surat di
Kelurahan Jeruk dalam mengelola
administrasi pemberkasan.
TINJAUAN PUSTAKA
sistem
Menurut
Suparno
informasi
(2008),
pendataan
penduduk pada kantor Kepala Desa
Ujungsuri akan sangat membantu
peneliti
bermaksud
pada
faktor-faktor
melakukan
administrasi
pengarsipan
surat
yang
dalam
surat
menyuratbaik surat masuk maupun
keluar
Kelurahan
terkomputerisasi.
Jeruk
terdapat
di
yang
LANDASAN TEORI
Aplikasi yang akan dibuat
instansi pemerintah tersebut dalam
dalam penelitian ini adalah sebuah
likup sebuah desa. Sistem ini akan
administrasi
melakuakan pendataan dalam ruang
melakukan proses pendataan seiring
dengan proses pengajuan surat-surat
kependudukan oleh setiap penduduk
yang datang kekantor kepala desa.
Menurut
Nurul
(2013),
sistem
pada
kantor
Desa
komputerisasi pengarsipan jual-beli
tanah
Condongcatur
memiliki
fitur
aplikasi
pendataan
yang
arsip
dan
memerlukan
beberapa definisi yang berhubungan
dengan kebutuhan dalam pembutan
sistem ini.
1. Pengertian Arsip
Menurut
UU
Nomor
43
Tahun 2009, Arsip adalah rekaman
kegiatan
atau
pristiwa
dalam
berbagai bentuk dan media sesuai
dengan
perkmbangan
informasi
dan
teknologi
komunikasi
yang
dibuat dan diterima oleh lembaga
negara,
pemerintahan
lembaga
organisasi
pendidikan,
politik,
daerah,
perusahaan,
organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam
pelaksanaan
bermasyarakat,
bernegara.
kehidupan
berbangsa,
dan
dalam arti sempit dan administrasi
luas.
Adapun
penjelasannya yaitu :
1. Administrasi
dalam
pengertian
sempit adalah tata usaha atau
office
kegiatan
menulis,
work
yang
suatu
proses
penyelenggaraan kegiatan kerja sama
yang
melibatkan
sedikitnya
dua
orang secara rasionalitas (nalar)
yang tinggi untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
3. Pengertian tentang SDLC
Perancangan dan pembuatan
lama
Ada dua pengertian administrasi
arti
merupakan
administrasi
sistem baru menggantikan sistem
2. Pengertian Administrasi
dalam
Kesimpulan
meliputi
catat-mencatat,
tulis-
mengetik,
yang
menggunakan
perancangan
masih
sebuah
dan
manual
model
pengembangan
sistem yaitu model SDLC. Ada
beberapa langkah model yang ada
pada SDLC salah satu yang populer
adalah waterfall.
METODE PENELITIAN
1. Metode Analisis
Metode
analisis
yang
korespondensi, dan kearsipan.
digunakan pada penelitian ini dengan
luas adalah keseluruhan proses
terstruktur
2. Administrasi
dalam
pengertian
kerja sama antara dua orang atau
lebih
yang
didasarkan
tujuan
yang
telah
atas
rasionalis tertentu untuk mencapai
sebelumnay.
ditentukan
menggunakan
metode
dengan
analisis
menggunakan
teknik menentukan fakta-fakta dalam
mempelajari sistem yang ada. Pada
metode ini trasformasi masukan,
proses dan keluaran dinyakan dengan
Data Flow Diagram (DFD).
Pengambilan
data
dalam
Metode
penelitian ini menggunakan beberapa
metode
1. Penelitian kepustakaan
pendekatan
metode penelitian yaitu :
Dalam
hal
buku-buku
dan
mengumpulkan
berhubungan
yang
diteliti,
ini
penulis
informasi
internet
dengan
sehingga
dari
yang
masalah
dapat
membantru penyelesaian masalah
ini.
2. Penelitian lapangan
Metode pengamatan secara
langsung ini digunakan untuk
mendapatkan
data
terjun
kelokasi
elitian.
3. Metode Perancangan
Metode
akan
perancangan
secara
dalam
menggunakan
metode
waterfall seperti pada gambar
diagram di bawah ini :
Gambar 1. Metode Waterfall
sistematis
maintenance.
PERANCANGAN SISTEM
1. Data Flow Diagram
Data
flow
diagram
merupakan diagram aliran data
yang menggambarkan bagaimana
data diproses oleh sistem. Selain
itu Data flow diagram (DFD)
a. DFD Level 0
digunakan
proses
kebutuhan sistem sampai dengan
pen
yang
berurutan
mulai dari level pendefinisian
menggambarkan
membangun sistem arsip adalah
dengan
menggunakan
yang
dibutuhkan penulis dengan cara
langsung
perancangan
yang
adalah
waterfall
notasi-
notasi
Data
flow
aliran data di dalam sistem.
Dalam
diagram Level 0 ini merupakan
bentuk sistem yang paling
global yang berisi proses dan
umumnya berfungsi sebagai
sistem
masukan
yang
berhubungan dengan external
entity (admin).
Gambar 2. Diagram Konteks
digunakan
HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Form Menu Utama
Form
menu
utama
saat
program
merupakan form yang pertama
kali
muncul
dijalankan. Dalam form menu
utama terdapat 3 toolbar yaitu
beranda, data dan surat. Namun
yang pertama kali aktif adalah
toolbar
beranda
yang
background,
simpan
menyimpan
yang
untuk
mengganti
buka
digunakan
sudah
data
file
teks,
untuk
penggaturan
diinputkan,
dan
tombol tutup yang digunakan
untuk menutup form pengaturan
program.
akan
digunakan admin untuk login.
Gambar 5. Form pengaturan
program
Gambar 3. Form menu utama
2. Form Login
Form login digunakan untuk
menjaga agar tidak sembarang
orang bisa mengakses aplikasi ini.
Gambar 4. Form login
3. Form Pengaturan Program
Dalam form ini terdapat 4
tombol
yaitu
wajah
yang
4. Form Surat Masuk
Form
digunakan
surat
untuk
masuk
memasukkan
data-data surat masuk yang masuk
kepada Kelurahan Jeruk.
Gambar 6. Form surat masuk
5. Form Surat Keluar
Form
digunakan
surat
untuk
masuk
memasukkan
data-data surat keluar yang keluar
dari Kelurahan Jeruk.
Gambar 9. hasil surat keluar
8. Hasil
Masuk
Gambar 7. Form surat keluar
6. Hasil Laporan Surat Masuk
Form hasil laporan surat
masuk digunakan untuk melihat
data-data surat masuk yang masuk
Laporan
Agenda
Surat
Form hasil laporan agenda
surat masuk digunakan untuk
melihat semua data-data surat
masuk
yang
Kelurahan Jeruk.
masuk
dari
dari Kelurahan Jeruk.
Gambar 10. Hasil laporan agenda
Gambar 8. hasil surat masuk
7. Hasil Laporan Surat Keluar
Form hasil laporan surat
surat masuk
9. Hasil
Keluar
Laporan
Agenda
Surat
Form hasil laporan agenda
keluar digunakan untuk melihat
surat
dari Kelurahan Jeruk.
keluar yang masuk dari Kelurahan
data-data surat keluar yang masuk
keluar digunakan
untuk
melihat semua data-data surat
Jeruk.
Tabel 1. Tabel Kuisoner
Gambar 11. Hasil laporan surat
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Aplikasi
pendataan
arsip
dilakukan
pengujian
untuk
dan administrasi yang telah dibuat
akan
mengetahui
kekurangan
kelebihan
dari
aplikasi
dan
ini.
Pengujian dilakukan dilakukan dua
tahap
yaitu
pengujian
dari
dari
penulis
mahasiswa
dan
atau
petugas instansi. Aplikasi pendataan
arsip dan administrasi yang sudah
berjalan
sebagaimana
mestinya,
pengujian dan penilaian dilakukan
oleh
mahasiswa
dan
petugas
kelurahan. Pengujian dan penilaian
Berdasarkan
hasil
yang
diperoleh dari 20 user atau pengguna
maka
dapat
dilihat
mengunakan
grafik sebagai berikut:
15
Hasil Pengujian
Aplikasi
Sangat
Setuju
10
Setuju
5
0
Aplikasi
tampilan
Data /
Kelengkapa
Aplikasi
keluar
Tidak Setuju
Tidak Setuju
Gambar 12. Grafik Hasil
Pengujian
KESIMPULAN
Berdasarkan
uraian
dari
itu meliputi : aplikasi, tampilan,
perancangan dan pengujian sistem
aplikasi keseluruhan. Berikut ini
sebagai berikut :
data/informasi, kelengkapan menu,
maka dapat diperoleh kesimpulan
merupakan data yang didapatkan dari
1. Aplikasi
20 user atau pengguna.
pendataan
arsip
dan
administrasi di Kelurahan Jeruk
dengan Java
NetBeans
untuk
pengarsipan di Kelurahan Jeruk
telah
berhasil
sehingga
dapat
mempermudah
melakukan
dikembangkan,
membantu
petugas
pengarsipan
pencetakan laporan.
dalam
dan
2. Aplikasi ini hanya terdiri dari satu
user dan meliputi beberapa menu
yaitu pengaturan program, atur
user, data pengguna, data instansi,
data unit kerja, data klafisikasi,
surat masuk, surat keluar, tabel
data keluar, agenda surat, laporan
surat masuk, laopran surat keluar,
laporan agenda surat masuk, dan
laporan agenda surat keluar.
DAFTAR PUSTAKA
Iman, Nurul. (2013). Perancangan dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan Jual-
Beli Tanah Kantor Desa Condongcatur. Yogyakarta : Jurusan Sistem
Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Teknik Informatika dan
Komputer.
Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta :
Kanisius.
Prastyo, Suparmo. (2008). Sistem Informasi Pendataan Penduduk Pada Kantor
Kepala Desa Ujungsari Kabupaten Tegal. Semarang : Jurusan Teknik
Informatika Teknologi Industri, Universitas Islam Sultan Agung.
DI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKAN
JAVA NETBEANS
Makalah
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Komunikasi dan Informatika
Diajukan Oleh :
Hermawan Susanto
Drs. Sudjalwo, M Kom.
Agus Supardi, S.T.,M.T.
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
OKTOBER 2013
APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN
JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS
Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi
Department of Informatics, Faculty of communications and Informatics,
Muhammadiyah university of Surakarta
Email : hermaone28@gmail.com
ABSTRAKSI
Jeruk Miri Sragen is one of the villages located in Sragen. The process
of data collection and the archives are still using manual administration found
several problems such as difficulty in collecting the data, and errors in the
process of archiving . Therefore, to overcome this problem, the authors build
application-based data collection and administration of computerized records in
Jeruk village.
Data collection methods are interviews and observation. In designing
applications using application design DFD ( Data Flow Diagram ). Applications
archive collection and administration in Jeruk village with NetBeans java for
archiving in the Jeruk village has been successfully developed, so as to help
facilitate personnel in performing archiving and printing reports.
This application consists of a single user and includes some of the menu
settings of the program, set the user, user data, a data instance, a data unit, the data
classification, incoming mail, outgoing mail, outgoing data tables, agenda letters,
reports incoming mail, outgoing mail reports, agenda reports of incoming mail,
outgoing mail and agenda reports.
Keyword : Application Archive, Archive, Kelurahan Jeruk.
APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN
JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS
Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi
Teknik Informatika, Fakultas Komunikasi Dan Informatika,
Universitas Muhammadiyah Surakarta
Email : hermaone28@gmail.com
ABSTRAKSI
Kelurahan Jeruk Miri Sragen merupakan salah satu kelurahan yang
terdapat di Kabupaten Sragen. Proses pendataan arsip dan administrasi masih
menggunakan secara manual yang ditemukan beberapa maslah seperti kesulitan
mengumpulkan data, dan kesalahan dalam proses pengarsipan. Untuk mengatasi
permasalahn ini, penulis membangun sebuat aplikasi pendatan arsip dan
adminitrasi berbasis komputerisasi di Kelurahan Jeruk.
Metode pengambilan data adalah wawancara dan observasi. Dalam
mendesain aplikasi menggunakan desain aplikasi DFD (Data Flow Diagram).
Aplikasi pendataan arsip dan adminitrasi di Kelurahan Jeruk dengan java
NetBeans untuk pengarsipkan di Kelurahan Jeruk tekah berhasil dikembangkan,
sehingga dapat membantu mempermudah petugas dalam melakukan pengarsipan
dan pencetakan laporan.
Aplikasi ini terdiri dari satu user dan meliputi beberapa menu yaitu
pengaturan program, atur user, data pengguna, data instansi, data unit kerja, data
klasifikasi, surat masuk, surat keluar, tabel data keluar, agenda surat, laporan surat
masuk, laporan surat keluar, laporan agenda surat masuk, dan laporan agenda
surat keluar.
Kata Kunci : Aplikasi Arsip, Arsip, Kelurahan Jeruk.
Perkembangan
PENDAHULUAN
Setiap
instansi
pemerintah
mempunyai satu unit yang bertugas
dalam bidang adminitrasi.
Dengan
kata lain setiap instansi memerlukan
satu unit yang mengelola segala
sesuatu
yang
kegitan
berhungan
adminitrasi
yang
dengan
pada
akhirnya akan berhubungan dengan
kegiatan kearsipan.
Pada dasarnya
kegiatan pengarsipan berfungsi untuk
menghasilkan, menerima, mengolah
dan
menyimpan
berbagai
surat,
laporan, formulir dan sebagainya.
Kegiatan
instansi
memerlukan data dan informasi,
yang salah satu sumber data tersebut
adalah arsip.
Arsip merupakan
media
yang
inforamasi terekam dalam bentuk
apapun,
diciptakan,
diterima dan dikelola oleh suatu
instansi atau individu dalam rangka
pelaksanaan kegiatan atau karena
kewajiban
legalnya.
Arsip
merupakan salah satu faktor yang
menunjang
kelancaran
penyelenggaraan kegiatan di suatu
instansi.
ilmu
pengetahuan dan teknologi saat ini
menyebabkan
perubahan
disegala
aspek kehidupan, begitupula pada
arsip yang dahulunya merupakan
arsip media kertas namun sekarang
berkembang
menjadi
arsip
yang
medianya tersaji dalam bentuk media
baru. Dengan menggunakan media
elektronik dalam pengelolaan arsip
akan
memudahkan
dalam
pengelolaan data dan menghemat
biaya
dalam
pengelolaan
arsip.
Dengan alsan itu maka pada masa
sekarang
banyak
menggunakan
instansi
media
dalam pengelolaan arsip.
yang
elektronik
Kelurahan Jeruk merupakan
salah satu instansi pemerintah dalam
dunia pelayanan masyarakat yang
bterdapat
di
Kecamatan
Miri
Kabupaten Sragen.
Dalam proses
tidak
sebuah
pelayanan instansi Kelurahan Jeruk
lepas
Kelurahan
dari
Jeruk
surat.
menyediakan
sebuah arsip dan administrasi. Yaitu
arsip yang dikelola adalah berkas
surat menyurat di Kelurahan Jeruk.
Berkas surat menyurat ini belum
dilakukan secara elektronik. Peneliti
melakukan
pembuatan
program
aplikasi dengan menggunakan Java
NetBeans
menata,
yang
bertujuan
menyimpan
data,
untuk
dan
sebagai sarana temu balik elektronik
apabilan sewaktu-waktu berkas surat
tersebut digunakan kembali.
pengolahan data tanah, data ukur,
data
pemohon,
data
akad
dan
mengandung pengolahan data lebih
cepat,
serta
dapat
menghindari
kesalahan dalam pencatatan data asip
tanah.
Berdasrkan
penelitian-
Penelitian ini bertujuan untuk
penelitian yang sudah ada, maka
pendataan, penyimpanan data dan
penelitian yang lebih memfokuskan
memberikan
kemudahan
dalam
penemuan kembali berkas surat di
Kelurahan Jeruk dalam mengelola
administrasi pemberkasan.
TINJAUAN PUSTAKA
sistem
Menurut
Suparno
informasi
(2008),
pendataan
penduduk pada kantor Kepala Desa
Ujungsuri akan sangat membantu
peneliti
bermaksud
pada
faktor-faktor
melakukan
administrasi
pengarsipan
surat
yang
dalam
surat
menyuratbaik surat masuk maupun
keluar
Kelurahan
terkomputerisasi.
Jeruk
terdapat
di
yang
LANDASAN TEORI
Aplikasi yang akan dibuat
instansi pemerintah tersebut dalam
dalam penelitian ini adalah sebuah
likup sebuah desa. Sistem ini akan
administrasi
melakuakan pendataan dalam ruang
melakukan proses pendataan seiring
dengan proses pengajuan surat-surat
kependudukan oleh setiap penduduk
yang datang kekantor kepala desa.
Menurut
Nurul
(2013),
sistem
pada
kantor
Desa
komputerisasi pengarsipan jual-beli
tanah
Condongcatur
memiliki
fitur
aplikasi
pendataan
yang
arsip
dan
memerlukan
beberapa definisi yang berhubungan
dengan kebutuhan dalam pembutan
sistem ini.
1. Pengertian Arsip
Menurut
UU
Nomor
43
Tahun 2009, Arsip adalah rekaman
kegiatan
atau
pristiwa
dalam
berbagai bentuk dan media sesuai
dengan
perkmbangan
informasi
dan
teknologi
komunikasi
yang
dibuat dan diterima oleh lembaga
negara,
pemerintahan
lembaga
organisasi
pendidikan,
politik,
daerah,
perusahaan,
organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam
pelaksanaan
bermasyarakat,
bernegara.
kehidupan
berbangsa,
dan
dalam arti sempit dan administrasi
luas.
Adapun
penjelasannya yaitu :
1. Administrasi
dalam
pengertian
sempit adalah tata usaha atau
office
kegiatan
menulis,
work
yang
suatu
proses
penyelenggaraan kegiatan kerja sama
yang
melibatkan
sedikitnya
dua
orang secara rasionalitas (nalar)
yang tinggi untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
3. Pengertian tentang SDLC
Perancangan dan pembuatan
lama
Ada dua pengertian administrasi
arti
merupakan
administrasi
sistem baru menggantikan sistem
2. Pengertian Administrasi
dalam
Kesimpulan
meliputi
catat-mencatat,
tulis-
mengetik,
yang
menggunakan
perancangan
masih
sebuah
dan
manual
model
pengembangan
sistem yaitu model SDLC. Ada
beberapa langkah model yang ada
pada SDLC salah satu yang populer
adalah waterfall.
METODE PENELITIAN
1. Metode Analisis
Metode
analisis
yang
korespondensi, dan kearsipan.
digunakan pada penelitian ini dengan
luas adalah keseluruhan proses
terstruktur
2. Administrasi
dalam
pengertian
kerja sama antara dua orang atau
lebih
yang
didasarkan
tujuan
yang
telah
atas
rasionalis tertentu untuk mencapai
sebelumnay.
ditentukan
menggunakan
metode
dengan
analisis
menggunakan
teknik menentukan fakta-fakta dalam
mempelajari sistem yang ada. Pada
metode ini trasformasi masukan,
proses dan keluaran dinyakan dengan
Data Flow Diagram (DFD).
Pengambilan
data
dalam
Metode
penelitian ini menggunakan beberapa
metode
1. Penelitian kepustakaan
pendekatan
metode penelitian yaitu :
Dalam
hal
buku-buku
dan
mengumpulkan
berhubungan
yang
diteliti,
ini
penulis
informasi
internet
dengan
sehingga
dari
yang
masalah
dapat
membantru penyelesaian masalah
ini.
2. Penelitian lapangan
Metode pengamatan secara
langsung ini digunakan untuk
mendapatkan
data
terjun
kelokasi
elitian.
3. Metode Perancangan
Metode
akan
perancangan
secara
dalam
menggunakan
metode
waterfall seperti pada gambar
diagram di bawah ini :
Gambar 1. Metode Waterfall
sistematis
maintenance.
PERANCANGAN SISTEM
1. Data Flow Diagram
Data
flow
diagram
merupakan diagram aliran data
yang menggambarkan bagaimana
data diproses oleh sistem. Selain
itu Data flow diagram (DFD)
a. DFD Level 0
digunakan
proses
kebutuhan sistem sampai dengan
pen
yang
berurutan
mulai dari level pendefinisian
menggambarkan
membangun sistem arsip adalah
dengan
menggunakan
yang
dibutuhkan penulis dengan cara
langsung
perancangan
yang
adalah
waterfall
notasi-
notasi
Data
flow
aliran data di dalam sistem.
Dalam
diagram Level 0 ini merupakan
bentuk sistem yang paling
global yang berisi proses dan
umumnya berfungsi sebagai
sistem
masukan
yang
berhubungan dengan external
entity (admin).
Gambar 2. Diagram Konteks
digunakan
HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Form Menu Utama
Form
menu
utama
saat
program
merupakan form yang pertama
kali
muncul
dijalankan. Dalam form menu
utama terdapat 3 toolbar yaitu
beranda, data dan surat. Namun
yang pertama kali aktif adalah
toolbar
beranda
yang
background,
simpan
menyimpan
yang
untuk
mengganti
buka
digunakan
sudah
data
file
teks,
untuk
penggaturan
diinputkan,
dan
tombol tutup yang digunakan
untuk menutup form pengaturan
program.
akan
digunakan admin untuk login.
Gambar 5. Form pengaturan
program
Gambar 3. Form menu utama
2. Form Login
Form login digunakan untuk
menjaga agar tidak sembarang
orang bisa mengakses aplikasi ini.
Gambar 4. Form login
3. Form Pengaturan Program
Dalam form ini terdapat 4
tombol
yaitu
wajah
yang
4. Form Surat Masuk
Form
digunakan
surat
untuk
masuk
memasukkan
data-data surat masuk yang masuk
kepada Kelurahan Jeruk.
Gambar 6. Form surat masuk
5. Form Surat Keluar
Form
digunakan
surat
untuk
masuk
memasukkan
data-data surat keluar yang keluar
dari Kelurahan Jeruk.
Gambar 9. hasil surat keluar
8. Hasil
Masuk
Gambar 7. Form surat keluar
6. Hasil Laporan Surat Masuk
Form hasil laporan surat
masuk digunakan untuk melihat
data-data surat masuk yang masuk
Laporan
Agenda
Surat
Form hasil laporan agenda
surat masuk digunakan untuk
melihat semua data-data surat
masuk
yang
Kelurahan Jeruk.
masuk
dari
dari Kelurahan Jeruk.
Gambar 10. Hasil laporan agenda
Gambar 8. hasil surat masuk
7. Hasil Laporan Surat Keluar
Form hasil laporan surat
surat masuk
9. Hasil
Keluar
Laporan
Agenda
Surat
Form hasil laporan agenda
keluar digunakan untuk melihat
surat
dari Kelurahan Jeruk.
keluar yang masuk dari Kelurahan
data-data surat keluar yang masuk
keluar digunakan
untuk
melihat semua data-data surat
Jeruk.
Tabel 1. Tabel Kuisoner
Gambar 11. Hasil laporan surat
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Aplikasi
pendataan
arsip
dilakukan
pengujian
untuk
dan administrasi yang telah dibuat
akan
mengetahui
kekurangan
kelebihan
dari
aplikasi
dan
ini.
Pengujian dilakukan dilakukan dua
tahap
yaitu
pengujian
dari
dari
penulis
mahasiswa
dan
atau
petugas instansi. Aplikasi pendataan
arsip dan administrasi yang sudah
berjalan
sebagaimana
mestinya,
pengujian dan penilaian dilakukan
oleh
mahasiswa
dan
petugas
kelurahan. Pengujian dan penilaian
Berdasarkan
hasil
yang
diperoleh dari 20 user atau pengguna
maka
dapat
dilihat
mengunakan
grafik sebagai berikut:
15
Hasil Pengujian
Aplikasi
Sangat
Setuju
10
Setuju
5
0
Aplikasi
tampilan
Data /
Kelengkapa
Aplikasi
keluar
Tidak Setuju
Tidak Setuju
Gambar 12. Grafik Hasil
Pengujian
KESIMPULAN
Berdasarkan
uraian
dari
itu meliputi : aplikasi, tampilan,
perancangan dan pengujian sistem
aplikasi keseluruhan. Berikut ini
sebagai berikut :
data/informasi, kelengkapan menu,
maka dapat diperoleh kesimpulan
merupakan data yang didapatkan dari
1. Aplikasi
20 user atau pengguna.
pendataan
arsip
dan
administrasi di Kelurahan Jeruk
dengan Java
NetBeans
untuk
pengarsipan di Kelurahan Jeruk
telah
berhasil
sehingga
dapat
mempermudah
melakukan
dikembangkan,
membantu
petugas
pengarsipan
pencetakan laporan.
dalam
dan
2. Aplikasi ini hanya terdiri dari satu
user dan meliputi beberapa menu
yaitu pengaturan program, atur
user, data pengguna, data instansi,
data unit kerja, data klafisikasi,
surat masuk, surat keluar, tabel
data keluar, agenda surat, laporan
surat masuk, laopran surat keluar,
laporan agenda surat masuk, dan
laporan agenda surat keluar.
DAFTAR PUSTAKA
Iman, Nurul. (2013). Perancangan dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan Jual-
Beli Tanah Kantor Desa Condongcatur. Yogyakarta : Jurusan Sistem
Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Teknik Informatika dan
Komputer.
Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta :
Kanisius.
Prastyo, Suparmo. (2008). Sistem Informasi Pendataan Penduduk Pada Kantor
Kepala Desa Ujungsari Kabupaten Tegal. Semarang : Jurusan Teknik
Informatika Teknologi Industri, Universitas Islam Sultan Agung.