T1 672008186 Full text
1.
Pendahuluan
Seiring dengan perkembangan dan tingkat kebutuhan, perkembangan teknologi
dan informasi diera globalisasi ini semakin meningkat pula. Perkembangan tersebut
telah membawa manusia menentukan tingkat efisiensi yang tinggi dalam segala
bidang karena kebutuhan akan informasi menjadi hal terpenting dalam era
globalisasi. Kebutuhan akan informasi dibutuhkan dalam semua bidang baik di
organisasi, perusahaan, bisnis, instansi dan juga di lembaga pendidikan. Salah satu
perubahan yang sangat berpengaruh yaitu pada lembaga pendidikan.
Lembaga pendidikan tidak luput dari persoalan yang ada diantaranya bagian
akademik, penerimaan siswa baru dan perpustakaan. Dari persoalan yang ada
diharapkan bisa memanfaatkan teknologi informasi yang ada sebagai solusi
pemecahan masalah untuk menghasilkan informasi yang diharapkan dengan
menggunakan sistem pengolahan data. Dengan adanya sistem penerimaan siswa baru
diharapkan mampu mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data, dengan
mengembangkan sistem yang sudah ada sebelumnya.
Berdasarkan Keputusan Walikota Salatiga nomor 422/114/2013 beserta
rancangan anggaran penetapan 1.01.1.01.01.17.73, tentang Pedoman Pelaksanaan
Penerimaan Peserta Didik Taman Kanak-Kanak dan Sekolah Tahun Pelajaran
2013/2014 yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan dan kualitas pendidikan di
kota Salatiga yang adil, transparan, tidak diskriminatif serta terkontrol oleh Dinas
Pendidikan Kota Salatiga. Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan dengan
Bapak Suwardi selaku Sekertaris Dinas Pendidikan Kota Salatiga. Dinas Pendidikan
Kota Salatiga sudah telah berupaya untuk menangani sistem PPDB (Penerimaan
Peserta Didik Baru) secara online dengan menyewa dari pihak Telkom. Pihak
sekolah terutama sekolah swasta tidak ikut berpartisipasi di karenakan harus
memberikan dana ekstra untuk sistem tersebut di setiap tahunnya. Terbukti yang
berpartisipasi dalam mengikuti sistem ini hanya semua sekolah negeri saja.
Sedangkan di Kota Salatiga terdapat 81 SD Negeri, 13 SD Swasta, 10 SMP Negeri,
12 SMP Swasta, 3 SMA Negeri, 3 SMK Negeri, dan 16 SMK Swasta di dapatkan
dari data yang telah tercantum di Dinas Pendidikan Kota Salatiga.
Dalam permasalahan yang telah dijelaskan Dinas Pendidikan Kota Salatiga
untuk menunjang kebutuhan sistem pengolahan datanya dibutuhkan suatu sistem
yang merata dan seluruh sekolah yang ada di Salatiga dapat terkontrol maka
diperlukan suatu sistem yang dapat menangani masalah tanpa mengeluarkan dana
ekstra dan mutlak dimiliki oleh Dinas Pendidikan Kota Salatiga tanpa harus
menyewa melalui pihak ketiga. Sistem yang dibuat adalah sistem pendaftaran siswa
baru untuk SMP, diharapkan jika sistem ini telah sempurna dapat mencangkup
semua kalangan sekolah mulai dari Sekolah Dasar hingga Sekolah Menengah Atas.
Pembangunan sistem ini berbasis website yang dikelola oleh pihak Dinas
Pendidikan dan operator masing-masing sekolah, dengan menggunakan framework
codeigniter. Framework ini merupakan salah satu dari sekian banyak framework
PHP yang menawarkan kehandalan dalam pembuatan aplikasi web, yaitu mendukung
MVC (Model View Controller), memiliki library yang lengkap, framework ini juga
menyediakan code generator yang dapat mempersingkat proses pengkodean
program.
2.
Tinjauan Pustaka
Pada jurnal yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa
Baru Di Sma Negeri 2 Boyolali Berbasis Desktop” dengan menggunakan visual
basic 6.0. Singgih Adyanwar menyebutkan bahwa sistem informasi dapat
mempercepat pekerjaan, pengguna sistem informasi juga dapat menghemat
kebutuhan yang digunakan, dan dengan Penerapan Sistem Informasi Penerimaan
Siswa Baru di SMA Negeri 2 Boyolali diharapkan dapat membantu memudahkan
petugas dalam penyediaan informasi penerimaan siswa baru dan informasi yang
dihasilkan akan lebih cepat dan akurat [1].
Penelitian yang kedua jurnal yang berjudul ”Rancang Bangun Sistem Informasi
Penerimaan Siswa Baru Online di SMK Telkom Sandhy Putra Malang” yang
dibangun dengan menggunakan PHP murni tanpa menggunakan framework oleh
Mohammad Onny menyatakan Dunia pendidikan pun sekarang sudah merambah ke
internet. Banyak sekolah yang menerima siswa baru dari internet, khususnya sekolah
yang memang peminatnya tidak hanya berasal dari dalam kota, tetapi juga dari luar
kota/negara. Internet dapat dijangkau dengan sekejap mata, jarak ribuan kilometer
dan dengan Penerapan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Online di SMK
Telkom Sandhy Putra Malang diharapkan dapat menjaring siswa dari luar daerah [2].
Kedua penelitaan tersebut dapat disimpulkan bahwa keduanya menggunakan
sistem pendaftaran siswa baru tersebut di khususkan pada sebuah sekolah saja,
sedangkan pada sistem yang dibangun terpusat pada satu instansi yakni Dinas
Pendidikan yang membawahi seluruh Sekolah kota Salatiga. Seluruh SMP di
Salatiga dapat menggunakan sistem ini yang dikontrol oleh dinas pendidikan.
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang
mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang
bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu [3], yang
berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan
dengan menyediakan rangkuman rutin dan laporan tertentu. Di dalam lingkup
pendidikan, sistem informasi dapat berupa kegiatan-kegiatan pemasukkan dan
pengolahan data, penyajian dan penyaluran informasi kepada semua tingkatan
manajemen untuk melaksanakan fungsi perencanaan, pengendalian operasional dan
evaluasi secara efektif dan efisien.
Sistem Informasi Akademik adalah sebuah sistem khusus untuk keperluan
pengolahan data akademik dengan penerapan teknologi komputer baik hardware
maupun software.[4] Sistem Informasi Akademik mempunyai beberapa komponen
yaitu :
Perangkat keras (hardware) : mencakup piranti-piranti fisik seperticomputer dan
printer.
Perangkat lunak (software/program) : sekumpulan instruksi yangmemungkinkan
perangkat keras untuk dapat memproses data.
Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkanpemrosesan data
dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
Orang : semua pihak yang bertanggung jawabdalampengembangan sistem
informasi, pemrosesan, dan penggunaankeluaran sistem informasi.
Basis data (database) : sekumpulan tabel, hubungan, dll yangberkaitan dengan
penyimpanan data.
Jaringan komputer dan komunikasi data : sistem penghubung yangmemungkinkan
sesumber (resource) dipakai secara bersamaanatau diakses oleh sejumlah
pemakai.[5]
Web adalah suatu metode untuk menampilan informasi di internet, baik berupa
teks, gambar, suara maupun video yang interaktif dan mempunyai kelebihan untuk
menghubungkan (link) satu dokumen dengan dokumen lainnya (hypertext) yang
dapat diakses melalui sebuah browser [6].
Framework dapat diartikan sebagai alat yang digunakan untuk membantu dan
memudahkan dalam pembuatan situs web. Framework juga dapat didefinisikan
sebagai kumpulan script (terutama class dan function) yang dapat membantu
developer dalam menangani berbagai masalah dalam pemrograman seperti koneksi
ke basis data, pemanggilan variable dan fungsi-fungsi lainnya sehingga developer
dapat lebih fokus dan lebih cepat membangun aplikasi [7]. Sebuah framework
umumnya telah menyertakan perintah-perintah siap pakai yang dibutuhkan dalam
membuat suatu aplikasi, namun pihak developer tetap harus menulis kode sendiri dan
harus menyesuaikan dengan lingkungan framework yang digunakan.
CodeIgniter adalah aplikasi open source yang berupa framework dengan model
MVC (Model, View, Controller) untuk membangun website dinamis dengan
menggunakan PHP. CodeIgniter memudahkan developer untuk membuat aplikasi
web dengan cepat dan mudah dibandingkan dengan membuatnya dari awal.[8]
3.
Metodelogi Penelitian
Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui tahapan penelitian yang terbagi
dalam lima tahapan, yaitu: (1) Analisis kebutuhan dan pengumpulan data, (2)
Perancangan sistem, (3) Perancangan aplikasi/program, (4) Implementasi dan
pengujian sistem, serta analisis hasil pengujian, (5) Penulisan laporan hasil
penelitian.
Analisis Kebutuhan dan Pengumpulan Data
Perancangan Sistem meliputi Perancangan Proses (UML),
Perancangan Arsitektur, Perancangan Database, Perancangan
Antarmuka
Perancangan Aplikasi/Program
Implementasi dan Pengujian Sistem,
serta Analisis Hasil Pengujian
Penulisan Laporan Hasil Penelitian
Gambar 1 Tahapan Penelitian [7]
Tahapan penelitian pada Gambar 1, dapat dijelaskan sebagai berikut. Tahap
pertama: analisis kebutuhan dan pengumpulan data, yaitu melakukan analisis
kebutuhan apa saja yang dibutuhkan dari pihak Dinas Pendidikan Kota Salatiga.
Penelitian diawali dengan melakukan wawancara terhadap Bapak Bakti Setiadi
selaku operator dan staff IT di Dinas Pendidikan Kota Salatiga dan Bapak Wardi
selaku Sekertaris Dinas Pendidikan Kota Salatiga. Pada proses wawancara
didapatkan informasi bahwa selama ini pihak Dinas Pendidikan belum mempunyai
sistem PPDB sendiri dan saat ini menyewa dari pihak Telkom. Selain itu anggaran
tersebut hanya dapat digunakan untuk sekolah negeri saja.
Setiap tahunnya dinas pendidikan mendapatkan nilai hasil ujian dan data siswa
dari Dinas Pendidikan pusat. Data tersebut nantinya akan digunakan untuk pendataan
siswa di Kota Salatiga. Hasil dari sistem PPDB ini adalah laporan dari pihak Sekolah
meliputi data siswa yang diterima, dan jumlah siswa yang mendaftar.
Tahap kedua: perancangan sistem yang meliputi perancangan proses
menggunakan diagram Unified Modelling Language (UML) misalnya perancangan
use case diagram, activity diagram, sequence diagram, class diagram, component
diagram, dan deployment diagram. Perancangan arsitektur sistem PPDB mempunyai
2 sistem yaitu sistem admin (Dinas Pendidikan Kota Salatiga) dan user (Pihak
Sekolah). Perancangan database untuk menyimpan data yang dibutuhkan pada kedua
sistem yang saling berkaitan, dan perancangan antarmuka aplikasi Sistem Informasi
PPDB; Tahap ketiga, perancangan aplikasi/program yaitu merancang
aplikasi/program sesuai kebutuhan sistem berdasarkan perancangan sistem yang
telah dilakukan. Misalnya bagaimana aplikasi/program berjalan saat pendataan siswa
yang lulus beserta nilainya, pendaftaran, proses seleksi, dan laporan hasil siswa yang
diterima oleh pihak sekolah; Tahap keempat: implementasi dan pengujian sistem,
serta analisis hasil pengujian, yaitu mengimplementasikan aplikasi yang sudah dibuat
kemudian dilakukan pengujian, selanjutnya melakukan analisis untuk melihat apakah
aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai dengan yang diharapkan atau tidak ada error,
jika belum sesuai maka akan dilakukan perbaikan; dan tahap kelima, penulisan
laporan hasil penelitian, yaitu mendokumentasikan proses penelitian yang sudah
dilakukan dari tahap awal hingga akhir ke dalam tulisan, yang nantinya akan menjadi
laporan hasil penelitian.
Terdapat 2 (dua) Sistem yang dibangun, yaitu Sistem admin yang nantinya
dikelola oleh pihak Dinas Pendidikan Kota Salatiga yang di dalamnya terdapat fitur
jurnal pendaftar di masing-masing sekolah, memberikan pengumuman kepada
seluruh user yang telah terdaftar, import file berisi data siswa dan nilainya dalam
bentuk excel, pengelolaan data siswa dan sekolah, serta melihat jumlah siswa yang
telah mendaftar dan hasil siswa yang diterima disetiap sekolah dan sistem user
dengan fitur mendaftarkan calon peserta didiknya, melakukan proses seleksi siswa,
hingga mendapatkan hasil siswa diterima yang dapat di simpan dalam bentuk excel.
Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah desain sistem dan perangkat lunak
untuk menggambarkan prosedur dan proses kerja dari sistem aplikasi tersebut.
Prosedur kerja ini di bagi menjadi 2 bagian yaitu bagian admin (operator Dinas
Pendidikan) dan user (Operator Sekolah) Prosedur sistem ini adalah sebagai berikut:
1) Pihak Dinas Pendidikan melakukan login ke dalam Sistem Admin PPDB; 2)
Setelah login dilakukan, pihak admin dapat melakukan pengelolaan data yang
berkaitan dengan data siswa dan sekolah, serta melihat data pendaftar di masingmasing Sekolah dan mengunduhnya sebagai hasil laporan.
Proses pendataan calon siswa dan seleksi siswa dilakukan oleh pihak user
(Sekolah). 1) User login ke dalam sistem; 2) Setelah login dilakukan, pihak Sekolah
dapat melakukan pencarian data siswa yang ingin mendaftar dan melakukan
pendaftaran, jika siswa yang dicari tidak ada maka user akan melakukan permohonan
siswa baru melalui menu request siswa baru yang nantinya harus melalui tahap
validasi oleh pihak admin; 3) User melakukan tahap seleksi sesuai jadwal yang telah
ditentukan oleh admin, kemudian hasil yang telah diterima sebagai bukti dan laporan
siswa baru di Sekolah masing-masing.
Perancangan proses pada penelitian ini dilakukan menggunakan UML (Unified
Modeling Language) dengan beberapa proses, dijelaskan sebagai berikut. Use case
diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem, yang
menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis besar dengan merepresentasikan
interaksi antara aktor dengan sistem yang dibuat, serta memberikan gambaran fungsifungsi yang diberikan sistem kepada user.
Gambar 2 Use Case Diagram
Pada Gambar 2 menjelaskan use case diagram dari sistem yang diangun bahwa
terdapat 3 actor atau yang disebut user yaitu administrator, operator, dan calon
siswa. Administrator harus melakukan verifikasi terlebih dahulu untuk bisa
mengakses sistem. Seorang admin mempunyai hak untuk manage data siswa,
manage data Sekolah, manage penjadwalan, dan manage data pengumuman.
Operator harus melakukan verifikasi terlebih dahulu untuk bisa mengakses sistem.
Seorang operator mempunyai hak untuk mencari data siswa melakukan pendaftaran
calon siswa, meminta pendaftaran baru untuk siswa dari luar kota Salatiga yang
nantinya akan di validasi oleh pihak admin, dan juga melakukan penyeleksian calon
siswanya. Sedangkan calon siswa hanya dapat melihat data jurnal sekolah dan
mengirim kritik dan saran terhadap admin yang masuk melalui email admin.
Tahap pendaftaran calon siswa melalui beberapa proses untuk pencocokan data
yang telah tersedia dari administrator dan data dari Dinas Pusat. Pada Gambar 3
menunjukan activity diagram dari proses pendaftaran calon siswa baru.
Gambar 3 Activity Diagram Pendaftaran Siswa
Activity Diagram Penerimaan Siswa pada Gambar 3 menjelaskan tentang
salah satu aktifitas yang bisa dilakukan oleh operator yaitu proses penerimaan siswa.
Tanggal penerimaan siswa baru telah diatur dan dikelola oleh pihak Dinas beserta
tahap seleksinya. Penerimaan dan Seleksi siswa dibuat menjadi beberapa gelombang
atau tahap. Activity Diagram pada Gambar 3 menjelaskan proses dan aktivitas yang
dilakukan oleh operator untuk mendaftarkan calon siswanya. Seorang Operator dapat
melakukan pencarian data siswa yang hendak mendaftar ke sekolahnya. Data
pencarian tersebut berdasar data yang telah di input kedalam database siswa oleh
pihak admin dari Dinas Pendidikan, jika siswa yang bersangkutan bersekolah atau
berasal dari luar daerah kota Salatiga maka Operator diwajibkan mengisi data diri
siswa untuk selanjutnya dilakukan proses validasi.
Gambar 4 Sequence Diagram
Gambar 4 menjelaskan Sequence Diagram Operator dalam melakukan proses
pendaftaran. Proses ini dimulai dengan melakukan pencarian data siswa yang
kemudian data tersebut di validasi secara manual. Operator akan mendaftarkan calon
siswa tersebut kedalam data base untuk disimpan.
Gambar 5 Class Diagram
Class diagram merupakan diagram yang digunakan untuk menampilkan
beberapa kelas yang ada dalam sistem/perangkat lunak yang sedang dikembangkan.
Class diagram memberikan gambaran mengenai sistem dan relasi yang ada di
dalamnya. Gambar 5 menjelaskan class diagram yang terdapat pada rancangan
aplikasi Penerimaan Siswa Baru Dinas Pendidikan Kota Salatiga, dimana class
diagram tersebut terdapat terdapat 3 bagian utama yaitu model, controller, dan view.
Terdapat 5 entity pada class diagram pada Gambar 5 yaitu model tb_siswa_master,
tb_pendaftar, tbl_siswa_terseleksi, tbl_sekolah, userAdmin. Setiap model masingmasing mempunyai controller yang mempunyai tugas dalam manipulasi database
dan terhubung pada kelas view untuk menampilkan data.
Proses Bisnis dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru pada Dinas
Pendidikan mempunyai alur yang ditunjukan pada Gambar 6. Alur yang di buat telah
disepakati bersama antara pihak Dinas Pendidikan dan seluruh Sekolah yang telah
terdaftar.
Gambar 6 Alur bisnis penerimaan siswa baru
Gambar 6 menjelaskan aturan untuk seorang calon siswa yang ingin
mendaftarkan diri ke sekolah yang dituju. Pertama siswa harus menigisi formulir
yang diberikan oleh panitia pendaftaran, setelah diisi secara lengkap panitia akan
melakukan verifikasi dan melakukan komputerisasi menggunakan aplikasi Sistem
Penerimaan Siswa Baru Dinas Pendidikan Kota Salatiga yang telah dibangun. Jika
proses telah selesai siswa akan mendapatkan berkas atau bukti pendaftaran.
4.
Hasil dan Pembahasan
Pada bagian ini memuat hasil dan pembahasan yang meliputi implementasi dari
rancangan sistem yang telah dibuat, dan pengujian dari Sistem Penerimaan Siswa
Baru atau PPDB yang telah dibuat.
Sistem Admin dipegang oleh pihak Dinas Pendidikan mengatur serta
mempunyai hak manajemen data sekolah, siswa, jadwal, memberikan pengarahan,
menampilkan jurnal harian tiap masing-masing sekolah, serta menjawab pertanyaan
di sesi kotak suara. Tampilan awal Sistem Admin dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7 Halaman Beranda Sistem Admin
Sistem Admin mempunyai 2 muka yaitu untuk publik dan yang kedua adalah
halaman khusus admin. Masyarakat atau calon siswa dapat mengirim pesan kepada
admin dan juga dapat mengetahui jurnal harian di setiap masing-masing sekolah
melalui halaman publik yang telah disediakan, yang ditunjukan oleh Gambar 8.
Gambar 8 Halaman Jurnal Calon Siswa Baru.
Pengelolaan Sistem sepenuhnya dilakukan oleh admin dari Dinas Pendidikan
Kota Salatiga, seperti pengelolaan manajemen data sekolah dan siswa dilakukan dari
halaman admin dimana data tersebut telah dianggap valid oleh Dinas Pendidikan
Kota Salatiga. Data tersebut didapat dari Dinas Pendidikan Pusat yang diberikan
pada masing-masing Dinas Pendidikan Kota.
Gambar 9 Halaman Sistem Admin
Sistem Informasi pada admin memiliki beberapa menu yaitu pengumuman
(untuk mengolah data pengumuman), data sekolah (untuk mengolah data sekolah),
siswa (untuk mengolah data siswa), pengaturan (untuk mengolah data jadwal dan
nilai tambahan) dan kotak pesan (untuk mengelola dan menjawab pesan dari
pengunjung). Admin mendapatkan data laporan dari setiap sekolah melalui menu data
sekolah, yang berisi tentang profil sekolah sekaligus data pendaftar dan data siswa
yang diterima oleh pihak sekolah.
Gambar 10 Halaman Daftar Sekolah
Pada Gambar 10 dilakukan pendaftaran sekolah oleh pihak admin, setiap
sekolah wajib mewakilkan salah satu operatornya untuk di daftarkan dalam sistem
yang nantinya operator menggunakan username dan password yang telah ditentukan
oleh pihak admin. Proses manajemen siswa dilakukan lewat menu siswa seperti pada
Gambar 10, dimana terdapat sub menu diantaranya master siswa, request siswa, dan
import siswa.
Gambar 11 Halaman Data Siswa
Master Siswa berisikan data-data siswa yang telah diinput oleh admin. Request
Siswa berisi data siswa yang diminta oleh pihak sekolah untuk didaftarkan ke dalam
sistem, dan Import Siswa adalah menu untuk melakukan import data dari file excel.
Fungsi dalam melakukan import data siswa dalam bentuk excel ditunjukan pada
Kode Program 1.
Kode Program 1 Import data file excel
1.
2.
3.
4.
public function run_import_biodata() {
$file = explode('.', $_FILES['database']['name']);
$length = count($file);
if ($file[$length - 1] == 'xlsx' || $file[$length - 1] == 'xls')
5. $tmp = $_FILES['database']['tmp_name'];
6. $this->load->library('excel');
7. $read = PHPExcel_IOFactory::createReaderForFile($tmp);
8. $read->setReadDataOnly(true);
9. $excel = $read->load($tmp);
10.
$sheets = $read->listWorksheetNames($tmp);
11.
foreach ($sheets as $sheet) {
12.
if ($this->db->table_exists($sheet))
13.
$_sheet = $excel->setActiveSheetIndexByName($sheet);
14.
$maxRow = $_sheet->getHighestRow();
15.
$maxCol = $_sheet->getHighestColumn();
16.
$field = array();
17.
$sql = array();
18.
$maxCol = range('A', $maxCol);
19.
foreach ($maxCol as $key => $coloumn) {
20.
$field[$key]
=
$_sheet->getCell($coloumn
.
'1')->getCalculatedValue();
}
21.
for ($i = 2; $i $coloumn) {
23.
$sql[$field[$k]] = $_sheet->getCell($coloumn . $i)->getCalculatedValue();
24.
}
25.
$this->db->insert($sheet, $sql
26.
}
27.
}
28.
}
29.
} else {
30.
exit('do not allowed to upload');
}
31.
redirect('siswa')
32.
}
Pengolahan data pada admin disimpan kedalam database dan digunakan
untuk pendataan Sistem Informasi Sekolah. Data siswa yang telah di data bagian
admin digunakan untuk pencarian data siswa yang mendaftar ke sekolah tanpa
melalui proses validasi karena semua telah terpusat oleh pihak Dinas Pendidikan
setempat. Proses Validasi dilakukan jika ada calon siswa yang belum terdaftar dalam
sistem dan harus melalui tahap request siswa dan mengisi data melalui form request
untuk di validasi oleh bagian admin. Dalam Penerimaan sistem siswa baru ini
terdapat jadwal untuk penerimaan siswa baru dimana jadwal tersebut terbagi dalam
menjadi 3 tahap dan setiap tahap penerimaan siswa pun terdapat pula jadwal seleksi
siswanya. Pengaturan penjadwalan penerimaan di tunjukan pada Gambar 12.
Gambar 12 Pengaturan Jadwal Pendaftaran Siswa Baru
Sekolah yang sudah memenuhi kuota yang telah ditentukan oleh Dinas Pendidikan
secara otomatis sudah tidak akan lagi bisa mendaftarkan calon peserta didiknya.
Sekolah yang belum terpenuhi kuotanya dapat kembali melakukan pendaftaran pada
jadwal yang telah ditentukan, dengan begitu siswa yang tidak diterima pada sekolah
yang di tuju sebelumnya dapat melakukan pendaftaran kembali ke Sekolah yang
belum memenuhi kuota.
Proses pendaftaran siswa dilakukan oleh Operator Sekolah yang telah ditunjuk dan
mendapatkan ijin dari Dinas Pendidikan. Seluruh Operator sekolah akan diberikan
username dan password untuk masuk kedalam sistem. Proses pendaftaran
mempunyai 3 tahapan yang pertama setelah siswa memberikan berkas pendaftaran,
operator akan mencari berdasar no ujian dari siswa tersebut. Setelah ketemu maka
siswa yang ingin mendaftar akan muncul seperti pada Gambar 13. Operator dapat
menambahkan nilai plus yang telah disediakan. Kemudian untuk di daftarkan
menjadi calon siswa dan mendapatkan nomer registrasi.
Gambar 13 Proses Pendaftaran Siswa
Pada tahap seleksi diberikan hak sepenuhnya pada masing-masing sekolah dengan
pengawasan dari Dinas Pendidikan. Admin mengatur jadwal seleksi siswa melalui
sistem agar proses seleksi tersebut dilakukan serentak oleh user atau Sekolah. Hal ini
agar mempermudah pengawasan penerimaan siswa di masing-masing Sekolah.
Halaman seleksi siswa secara otomatis dapat diakses jika tanggal hari ini sesuai
dengan tanggal jadwal seleksi yang telah ditentukan oleh Admin.
Kode Program 2 Menampilkan Halaman SeleksiSiswa
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
public function index() {
$today = date('Y-m-d');
$kqr = $this->db->get('jadwal_seleksi');
foreach ($kqr->result() as $kq){
$tgglsk = $kq->tanggal;
}
if ($today == $tgglsk){
$this->view();
}else{
render('user/seleksi_404');
}
}
public function view() {
$data = array(
'dsis' => $this->tblsiswa->calon_murid()
);
render('user/siswa/seleksi', $data);
}
Kode Program 2 merupakan perintah untuk menampilkan halaman seleksi
siswa pada controller dimana terdapat perintah untuk mengecek tanggal hari ini dan
hari jadwal seleksi, jika kondisi tanggal sesuai maka controller akan melakukan
redirect menuju halaman seleksi. Gambar 14 Menunjukkan proses seleksi siswa yang
dilakukan oleh admin masing-masing Sekolah sesuai jumlah kuota yang diberikan
Admin. Action dari proses seleksi siswa ini kemudian diolah menuju controller
seperti yang ditunjukkan pada Kode Program 2.
Gambar 14 Proses Seleksi
Kode Program 3 Fungsi Seleksi Siswa
1.
2.
3.
function seleksi_siswa() {
$id_pedaftar = $this->input->post('id_pendaftar');
$npsn = $this->session->userdata('npsn');
4.
5.
6.
7.
8.
9.
foreach ($id_pendaftar as $idp) {
$data = array(
'siswa_id' =>$idp,
'sekolah_id' =>$npsn
);
$this->db->insert('siswa_terseleksi',$data);
Penjadwalan seleksi yang telah ditentukan oleh pihak Dinas dapat dilakukan
ketika tanggal sudah masuk ke tanggal seleksi. Operator dapat mengakses halaman
siswa. Kode Program 3 merupakan suatu fungsi untuk memilih siswa yang telah di
seleksi atau dicentang untuk dimasukan menjadi siswa baru pada Sekolah tersebut
dan masuk kedalam tabel siswa_terseleksi pada database. Siswa yang telah terseleksi
tersebut kemudian dapat ditampilkan menjadi jurnal siswa ataupun laporan.
Gambar 15 Data Siswa Diterima
Pada Sistem Informasi Admin (Dinas Pendidikan) telah tersedia menu daftar
siswa yang diterima oleh masing-masing sekolah seperti yang ditunjukkan pada
Gambar 15. Proses pembuatan laporan kepada Dinas Pendidikan setempat dilakukan
dengan melakukan proses export data menjadi excel. Kode Program 4 mengubah
tampilan HTML menjadi file excel.
Kode Program 4 Fungsi Export Excel.
1.
2.
3.
4.
header("Content-type: application/octet-stream");
header("Content-Disposition: attachment; filename=exceldata.xls");
header("Pragma: no-cache");
header("Expires: 0");
Bagi para siswa yang mendaftar pada sekolah yang dituju dapat melihat hasil
seleksi pada bagian menu jurnal akhir siswa yang disediakan pada halaman publik.
Siswa yang bersangkutan kemudian akan melakukan proses administrasi pada
masing-masing sekolah yang telah diterima. Gambar 16 menunjukkan hasil seleksi
dari masing-masing sekolah pada halaman publik.
Gambar 16 Jurnal dan pengumuman siswa yang diterima
Pengujian aplikasi dilakukan untuk menguji fungsi-fungsi aplikasi hasil
implementasi arsitektur dengan melihat use case. Pengujian aplikasi menggunakan
teknik black box, yaitu pengujian fungsional tanpa melihat alur eksekusi program,
namun cukup dengan memperhatikan apakah setiap fungsi sudah berjalan dengan
baik sesuai dengan yang diharapkan. Hal yang diuji dan hasil pengujian dapat dilihat
pada Tabel 1 dan Tabel 2.
Tabel 1 Hasil Pengujian Blackbox Testing Admin
No.
1
2
Poin Pengujian
Proses Login
Proses Tambah
Calon Siswa
Data Input / Kondisi
Username: benar
Password: benar
Username: benar
Password: salah
Username: salah
Password: salah
Semua field diisi
dengan lengkap
Hasil Uji
Berhasil login
Status
valid
Login gagal
valid
Login gagal
valid
Berhasil
disimpan
dalam basis
data
valid
Ada beberapa field
yang tidak diisi dengan
lengkap
3
Proses Tambah
Sekolah
Semua field diisi
dengan lengkap
Ada beberapa field
yang tidak diisi dengan
lengkap
4
Proses
Pengaturan
Tanggal
Penjadwalan
Tanggal diisi
Tanggal tidak diisi
5
Proses Tambah
Pengumuman
Semua field diisi
dengan lengkap
Ada beberapa field
yang tidak diisi dengan
lengkap
Berhasil
disimpan
dalam basis
data
Berhasil
disimpan
dalam basis
data
Gagal
Disimpan
dalam tabel
dalam basis
data
Berhasil
disimpan
dalam basis
data
Gagal
Disimpan
dalam tabel
dalam basis
data
Berhasil
disimpan
dalam basis
data
Gagal
Disimpan
dalam tabel
dalam basis
data
valid
valid
valid
valid
valid
valid
valid
Tabel 2 Hasil Pengujian Blackbox Testing Operator
No.
1
2
3
Poin Pengujian
Proses Login
Pencarian
Berdasar No
Ujian
Proses Seleksi
Data Input / Kondisi
Username: benar
Password: benar
Username: benar
Password: salah
Username: salah
Password: salah
Field diisi sesuai
format
Hasil Uji
Berhasil login
Status
valid
Login gagal
valid
Login gagal
valid
Data Siswa
Tampil
valid
Field diisi tidak sesuai
dengan format
Data Siswa
Tidak
ditemukan
Berhasil
valid
Siswa Lebih Kecil atau
valid
Siswa
Sama Dengan Kuota
Siswa Melebihi Kuota
Tidak Ada Siswa yang
Dipilih
disimpan
dalam basis
data
Gagal
Disimpan
dalam tabel
dalam basis
data
Gagal
Disimpan
dalam tabel
dalam basis
data
Valid
valid
Berdasarkan hasil pengujian blackbox pada Tabel 1 dan Tabel 2, maka dapat
disimpulkan bahwa aplikasi sudah berjalan sesuai dengan yang dirancang dan bisa
dilanjutkan ke uji manfaat untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna terhadap
aplikasi yang dibangun. Pengujian uji manfaat dilakukan dengan melakukan demo
aplikasi kepada pengguna aplikasi yaitu pihak Dinas Pendidikan dan pihak Sekolah
Sekolah SMP. Pengujian sistem menggunakan metode prototyping. Prototyping
merupakan metode perancangan dengan melakukan pendekatan dari sisi kebutuhan
pengguna sistem, dengan metode prototyping sistem akan dianalisa untuk dicari
kekurangan yang masih ada. Tahap tersebut akan berlanjut hingga sistem dianggap
telah sempurna oleh pihak Dinas Pendidikan Kota Salatiga. Berdasarkan pengujian
tersebut didapatkan bahwa aplikasi ini membantu Dinas Pendidikan dan Sekolah
dalam menangani dan mengelola data penerimaan siswa baru. Bagi Sekolah yang
sedang berkembang tidak perlu khawatir akan biaya yang tinggi untuk mendapatkan
aplikasi penerimaan siswa baru yang secara langsung disediakan dan diawasi oleh
Dinas Pendidikan. Sedangkan untuk masyarakat, mereka dapat melihat secara
langsung proses seleksi sehingga masyarakat dapat menilai dari segi transparansi
tanpa adanya kecurangan dari pihak Sekolah maupun Dinas Pendidikan.
5.
Simpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa Sistem
Pendaftaran Siswa Baru di Dinas Pendidikan Kota Salatiga dapat dibangun dengan
memanfaatkan library-library yang disediakan oleh framework Codeigniter, yaitu
library penanganan Model View Controller, validasi login dan import file excel.
Selain itu, berdasarkan hasil pengujian sistem dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini
bermanfaat bagi pihak instansi terkait, sekolah dan juga bermanfaat bagi orang tua
dan calon siswa yang untuk meningkatkan pelayanan dan kualitas pendidikan di kota
Salatiga.
6.
Pustaka
[1]
Adyanwar, Singgih 2013, Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa
Baru Di Sma Negeri 2 Boyolali, http://repository.amikom.ac.id, diakses
tanggal 12 November 2013.
[2]
[3]
[4]
[5]
[5]
[6]
[7]
Abadi, Harmas, Onny, Mohammad 2011, Rancang Bangun Sistem Informasi
Penerimaan Siswa Baru Online di SMK Telkom Sandhy Putra Malang,
http://eprints.mdp.ac.id, diakses tanggal 12 November 2013.
Jogiyanto, Ph.D, 2003, Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta.
Suryana, Taryana, 2007, Sistem Informasi Akademis Berbasis Web.
http://scribd.com/doc/86572584/Wbs-Membangun-Sistem-AkademikBerbasis-Web, dikases tanggal 1 Agustus 2013.
Jaelan, Muhammad Nur, 2012, Sistem Informasi Akademik Sekolah,
http://www.academia.edu/4028098/Sistem_Informasi_Pendidikan_Sistem_Info
rmasi_Akademik_Sekolah, diakses tanggal 4 Febuari 2014
Yuhefizar, Membangun Toko Online Itu Mudah, 2013, Graha Ilmu.
Isaknudin, Muhammad Surya, 2009, Apa dan mengapa Harus Framework,
http://www.kuliah-informatika.com/2009/10/framework-apa-dan-mengapaharus.html, diakses tanggal 22 Juli 2013.
Codeigniter, Framework, Sumber: http://www.stmik.banisaleh.ac.id/
Pendahuluan
Seiring dengan perkembangan dan tingkat kebutuhan, perkembangan teknologi
dan informasi diera globalisasi ini semakin meningkat pula. Perkembangan tersebut
telah membawa manusia menentukan tingkat efisiensi yang tinggi dalam segala
bidang karena kebutuhan akan informasi menjadi hal terpenting dalam era
globalisasi. Kebutuhan akan informasi dibutuhkan dalam semua bidang baik di
organisasi, perusahaan, bisnis, instansi dan juga di lembaga pendidikan. Salah satu
perubahan yang sangat berpengaruh yaitu pada lembaga pendidikan.
Lembaga pendidikan tidak luput dari persoalan yang ada diantaranya bagian
akademik, penerimaan siswa baru dan perpustakaan. Dari persoalan yang ada
diharapkan bisa memanfaatkan teknologi informasi yang ada sebagai solusi
pemecahan masalah untuk menghasilkan informasi yang diharapkan dengan
menggunakan sistem pengolahan data. Dengan adanya sistem penerimaan siswa baru
diharapkan mampu mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data, dengan
mengembangkan sistem yang sudah ada sebelumnya.
Berdasarkan Keputusan Walikota Salatiga nomor 422/114/2013 beserta
rancangan anggaran penetapan 1.01.1.01.01.17.73, tentang Pedoman Pelaksanaan
Penerimaan Peserta Didik Taman Kanak-Kanak dan Sekolah Tahun Pelajaran
2013/2014 yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan dan kualitas pendidikan di
kota Salatiga yang adil, transparan, tidak diskriminatif serta terkontrol oleh Dinas
Pendidikan Kota Salatiga. Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan dengan
Bapak Suwardi selaku Sekertaris Dinas Pendidikan Kota Salatiga. Dinas Pendidikan
Kota Salatiga sudah telah berupaya untuk menangani sistem PPDB (Penerimaan
Peserta Didik Baru) secara online dengan menyewa dari pihak Telkom. Pihak
sekolah terutama sekolah swasta tidak ikut berpartisipasi di karenakan harus
memberikan dana ekstra untuk sistem tersebut di setiap tahunnya. Terbukti yang
berpartisipasi dalam mengikuti sistem ini hanya semua sekolah negeri saja.
Sedangkan di Kota Salatiga terdapat 81 SD Negeri, 13 SD Swasta, 10 SMP Negeri,
12 SMP Swasta, 3 SMA Negeri, 3 SMK Negeri, dan 16 SMK Swasta di dapatkan
dari data yang telah tercantum di Dinas Pendidikan Kota Salatiga.
Dalam permasalahan yang telah dijelaskan Dinas Pendidikan Kota Salatiga
untuk menunjang kebutuhan sistem pengolahan datanya dibutuhkan suatu sistem
yang merata dan seluruh sekolah yang ada di Salatiga dapat terkontrol maka
diperlukan suatu sistem yang dapat menangani masalah tanpa mengeluarkan dana
ekstra dan mutlak dimiliki oleh Dinas Pendidikan Kota Salatiga tanpa harus
menyewa melalui pihak ketiga. Sistem yang dibuat adalah sistem pendaftaran siswa
baru untuk SMP, diharapkan jika sistem ini telah sempurna dapat mencangkup
semua kalangan sekolah mulai dari Sekolah Dasar hingga Sekolah Menengah Atas.
Pembangunan sistem ini berbasis website yang dikelola oleh pihak Dinas
Pendidikan dan operator masing-masing sekolah, dengan menggunakan framework
codeigniter. Framework ini merupakan salah satu dari sekian banyak framework
PHP yang menawarkan kehandalan dalam pembuatan aplikasi web, yaitu mendukung
MVC (Model View Controller), memiliki library yang lengkap, framework ini juga
menyediakan code generator yang dapat mempersingkat proses pengkodean
program.
2.
Tinjauan Pustaka
Pada jurnal yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa
Baru Di Sma Negeri 2 Boyolali Berbasis Desktop” dengan menggunakan visual
basic 6.0. Singgih Adyanwar menyebutkan bahwa sistem informasi dapat
mempercepat pekerjaan, pengguna sistem informasi juga dapat menghemat
kebutuhan yang digunakan, dan dengan Penerapan Sistem Informasi Penerimaan
Siswa Baru di SMA Negeri 2 Boyolali diharapkan dapat membantu memudahkan
petugas dalam penyediaan informasi penerimaan siswa baru dan informasi yang
dihasilkan akan lebih cepat dan akurat [1].
Penelitian yang kedua jurnal yang berjudul ”Rancang Bangun Sistem Informasi
Penerimaan Siswa Baru Online di SMK Telkom Sandhy Putra Malang” yang
dibangun dengan menggunakan PHP murni tanpa menggunakan framework oleh
Mohammad Onny menyatakan Dunia pendidikan pun sekarang sudah merambah ke
internet. Banyak sekolah yang menerima siswa baru dari internet, khususnya sekolah
yang memang peminatnya tidak hanya berasal dari dalam kota, tetapi juga dari luar
kota/negara. Internet dapat dijangkau dengan sekejap mata, jarak ribuan kilometer
dan dengan Penerapan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Online di SMK
Telkom Sandhy Putra Malang diharapkan dapat menjaring siswa dari luar daerah [2].
Kedua penelitaan tersebut dapat disimpulkan bahwa keduanya menggunakan
sistem pendaftaran siswa baru tersebut di khususkan pada sebuah sekolah saja,
sedangkan pada sistem yang dibangun terpusat pada satu instansi yakni Dinas
Pendidikan yang membawahi seluruh Sekolah kota Salatiga. Seluruh SMP di
Salatiga dapat menggunakan sistem ini yang dikontrol oleh dinas pendidikan.
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang
mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang
bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu [3], yang
berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan
dengan menyediakan rangkuman rutin dan laporan tertentu. Di dalam lingkup
pendidikan, sistem informasi dapat berupa kegiatan-kegiatan pemasukkan dan
pengolahan data, penyajian dan penyaluran informasi kepada semua tingkatan
manajemen untuk melaksanakan fungsi perencanaan, pengendalian operasional dan
evaluasi secara efektif dan efisien.
Sistem Informasi Akademik adalah sebuah sistem khusus untuk keperluan
pengolahan data akademik dengan penerapan teknologi komputer baik hardware
maupun software.[4] Sistem Informasi Akademik mempunyai beberapa komponen
yaitu :
Perangkat keras (hardware) : mencakup piranti-piranti fisik seperticomputer dan
printer.
Perangkat lunak (software/program) : sekumpulan instruksi yangmemungkinkan
perangkat keras untuk dapat memproses data.
Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkanpemrosesan data
dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
Orang : semua pihak yang bertanggung jawabdalampengembangan sistem
informasi, pemrosesan, dan penggunaankeluaran sistem informasi.
Basis data (database) : sekumpulan tabel, hubungan, dll yangberkaitan dengan
penyimpanan data.
Jaringan komputer dan komunikasi data : sistem penghubung yangmemungkinkan
sesumber (resource) dipakai secara bersamaanatau diakses oleh sejumlah
pemakai.[5]
Web adalah suatu metode untuk menampilan informasi di internet, baik berupa
teks, gambar, suara maupun video yang interaktif dan mempunyai kelebihan untuk
menghubungkan (link) satu dokumen dengan dokumen lainnya (hypertext) yang
dapat diakses melalui sebuah browser [6].
Framework dapat diartikan sebagai alat yang digunakan untuk membantu dan
memudahkan dalam pembuatan situs web. Framework juga dapat didefinisikan
sebagai kumpulan script (terutama class dan function) yang dapat membantu
developer dalam menangani berbagai masalah dalam pemrograman seperti koneksi
ke basis data, pemanggilan variable dan fungsi-fungsi lainnya sehingga developer
dapat lebih fokus dan lebih cepat membangun aplikasi [7]. Sebuah framework
umumnya telah menyertakan perintah-perintah siap pakai yang dibutuhkan dalam
membuat suatu aplikasi, namun pihak developer tetap harus menulis kode sendiri dan
harus menyesuaikan dengan lingkungan framework yang digunakan.
CodeIgniter adalah aplikasi open source yang berupa framework dengan model
MVC (Model, View, Controller) untuk membangun website dinamis dengan
menggunakan PHP. CodeIgniter memudahkan developer untuk membuat aplikasi
web dengan cepat dan mudah dibandingkan dengan membuatnya dari awal.[8]
3.
Metodelogi Penelitian
Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui tahapan penelitian yang terbagi
dalam lima tahapan, yaitu: (1) Analisis kebutuhan dan pengumpulan data, (2)
Perancangan sistem, (3) Perancangan aplikasi/program, (4) Implementasi dan
pengujian sistem, serta analisis hasil pengujian, (5) Penulisan laporan hasil
penelitian.
Analisis Kebutuhan dan Pengumpulan Data
Perancangan Sistem meliputi Perancangan Proses (UML),
Perancangan Arsitektur, Perancangan Database, Perancangan
Antarmuka
Perancangan Aplikasi/Program
Implementasi dan Pengujian Sistem,
serta Analisis Hasil Pengujian
Penulisan Laporan Hasil Penelitian
Gambar 1 Tahapan Penelitian [7]
Tahapan penelitian pada Gambar 1, dapat dijelaskan sebagai berikut. Tahap
pertama: analisis kebutuhan dan pengumpulan data, yaitu melakukan analisis
kebutuhan apa saja yang dibutuhkan dari pihak Dinas Pendidikan Kota Salatiga.
Penelitian diawali dengan melakukan wawancara terhadap Bapak Bakti Setiadi
selaku operator dan staff IT di Dinas Pendidikan Kota Salatiga dan Bapak Wardi
selaku Sekertaris Dinas Pendidikan Kota Salatiga. Pada proses wawancara
didapatkan informasi bahwa selama ini pihak Dinas Pendidikan belum mempunyai
sistem PPDB sendiri dan saat ini menyewa dari pihak Telkom. Selain itu anggaran
tersebut hanya dapat digunakan untuk sekolah negeri saja.
Setiap tahunnya dinas pendidikan mendapatkan nilai hasil ujian dan data siswa
dari Dinas Pendidikan pusat. Data tersebut nantinya akan digunakan untuk pendataan
siswa di Kota Salatiga. Hasil dari sistem PPDB ini adalah laporan dari pihak Sekolah
meliputi data siswa yang diterima, dan jumlah siswa yang mendaftar.
Tahap kedua: perancangan sistem yang meliputi perancangan proses
menggunakan diagram Unified Modelling Language (UML) misalnya perancangan
use case diagram, activity diagram, sequence diagram, class diagram, component
diagram, dan deployment diagram. Perancangan arsitektur sistem PPDB mempunyai
2 sistem yaitu sistem admin (Dinas Pendidikan Kota Salatiga) dan user (Pihak
Sekolah). Perancangan database untuk menyimpan data yang dibutuhkan pada kedua
sistem yang saling berkaitan, dan perancangan antarmuka aplikasi Sistem Informasi
PPDB; Tahap ketiga, perancangan aplikasi/program yaitu merancang
aplikasi/program sesuai kebutuhan sistem berdasarkan perancangan sistem yang
telah dilakukan. Misalnya bagaimana aplikasi/program berjalan saat pendataan siswa
yang lulus beserta nilainya, pendaftaran, proses seleksi, dan laporan hasil siswa yang
diterima oleh pihak sekolah; Tahap keempat: implementasi dan pengujian sistem,
serta analisis hasil pengujian, yaitu mengimplementasikan aplikasi yang sudah dibuat
kemudian dilakukan pengujian, selanjutnya melakukan analisis untuk melihat apakah
aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai dengan yang diharapkan atau tidak ada error,
jika belum sesuai maka akan dilakukan perbaikan; dan tahap kelima, penulisan
laporan hasil penelitian, yaitu mendokumentasikan proses penelitian yang sudah
dilakukan dari tahap awal hingga akhir ke dalam tulisan, yang nantinya akan menjadi
laporan hasil penelitian.
Terdapat 2 (dua) Sistem yang dibangun, yaitu Sistem admin yang nantinya
dikelola oleh pihak Dinas Pendidikan Kota Salatiga yang di dalamnya terdapat fitur
jurnal pendaftar di masing-masing sekolah, memberikan pengumuman kepada
seluruh user yang telah terdaftar, import file berisi data siswa dan nilainya dalam
bentuk excel, pengelolaan data siswa dan sekolah, serta melihat jumlah siswa yang
telah mendaftar dan hasil siswa yang diterima disetiap sekolah dan sistem user
dengan fitur mendaftarkan calon peserta didiknya, melakukan proses seleksi siswa,
hingga mendapatkan hasil siswa diterima yang dapat di simpan dalam bentuk excel.
Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah desain sistem dan perangkat lunak
untuk menggambarkan prosedur dan proses kerja dari sistem aplikasi tersebut.
Prosedur kerja ini di bagi menjadi 2 bagian yaitu bagian admin (operator Dinas
Pendidikan) dan user (Operator Sekolah) Prosedur sistem ini adalah sebagai berikut:
1) Pihak Dinas Pendidikan melakukan login ke dalam Sistem Admin PPDB; 2)
Setelah login dilakukan, pihak admin dapat melakukan pengelolaan data yang
berkaitan dengan data siswa dan sekolah, serta melihat data pendaftar di masingmasing Sekolah dan mengunduhnya sebagai hasil laporan.
Proses pendataan calon siswa dan seleksi siswa dilakukan oleh pihak user
(Sekolah). 1) User login ke dalam sistem; 2) Setelah login dilakukan, pihak Sekolah
dapat melakukan pencarian data siswa yang ingin mendaftar dan melakukan
pendaftaran, jika siswa yang dicari tidak ada maka user akan melakukan permohonan
siswa baru melalui menu request siswa baru yang nantinya harus melalui tahap
validasi oleh pihak admin; 3) User melakukan tahap seleksi sesuai jadwal yang telah
ditentukan oleh admin, kemudian hasil yang telah diterima sebagai bukti dan laporan
siswa baru di Sekolah masing-masing.
Perancangan proses pada penelitian ini dilakukan menggunakan UML (Unified
Modeling Language) dengan beberapa proses, dijelaskan sebagai berikut. Use case
diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem, yang
menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis besar dengan merepresentasikan
interaksi antara aktor dengan sistem yang dibuat, serta memberikan gambaran fungsifungsi yang diberikan sistem kepada user.
Gambar 2 Use Case Diagram
Pada Gambar 2 menjelaskan use case diagram dari sistem yang diangun bahwa
terdapat 3 actor atau yang disebut user yaitu administrator, operator, dan calon
siswa. Administrator harus melakukan verifikasi terlebih dahulu untuk bisa
mengakses sistem. Seorang admin mempunyai hak untuk manage data siswa,
manage data Sekolah, manage penjadwalan, dan manage data pengumuman.
Operator harus melakukan verifikasi terlebih dahulu untuk bisa mengakses sistem.
Seorang operator mempunyai hak untuk mencari data siswa melakukan pendaftaran
calon siswa, meminta pendaftaran baru untuk siswa dari luar kota Salatiga yang
nantinya akan di validasi oleh pihak admin, dan juga melakukan penyeleksian calon
siswanya. Sedangkan calon siswa hanya dapat melihat data jurnal sekolah dan
mengirim kritik dan saran terhadap admin yang masuk melalui email admin.
Tahap pendaftaran calon siswa melalui beberapa proses untuk pencocokan data
yang telah tersedia dari administrator dan data dari Dinas Pusat. Pada Gambar 3
menunjukan activity diagram dari proses pendaftaran calon siswa baru.
Gambar 3 Activity Diagram Pendaftaran Siswa
Activity Diagram Penerimaan Siswa pada Gambar 3 menjelaskan tentang
salah satu aktifitas yang bisa dilakukan oleh operator yaitu proses penerimaan siswa.
Tanggal penerimaan siswa baru telah diatur dan dikelola oleh pihak Dinas beserta
tahap seleksinya. Penerimaan dan Seleksi siswa dibuat menjadi beberapa gelombang
atau tahap. Activity Diagram pada Gambar 3 menjelaskan proses dan aktivitas yang
dilakukan oleh operator untuk mendaftarkan calon siswanya. Seorang Operator dapat
melakukan pencarian data siswa yang hendak mendaftar ke sekolahnya. Data
pencarian tersebut berdasar data yang telah di input kedalam database siswa oleh
pihak admin dari Dinas Pendidikan, jika siswa yang bersangkutan bersekolah atau
berasal dari luar daerah kota Salatiga maka Operator diwajibkan mengisi data diri
siswa untuk selanjutnya dilakukan proses validasi.
Gambar 4 Sequence Diagram
Gambar 4 menjelaskan Sequence Diagram Operator dalam melakukan proses
pendaftaran. Proses ini dimulai dengan melakukan pencarian data siswa yang
kemudian data tersebut di validasi secara manual. Operator akan mendaftarkan calon
siswa tersebut kedalam data base untuk disimpan.
Gambar 5 Class Diagram
Class diagram merupakan diagram yang digunakan untuk menampilkan
beberapa kelas yang ada dalam sistem/perangkat lunak yang sedang dikembangkan.
Class diagram memberikan gambaran mengenai sistem dan relasi yang ada di
dalamnya. Gambar 5 menjelaskan class diagram yang terdapat pada rancangan
aplikasi Penerimaan Siswa Baru Dinas Pendidikan Kota Salatiga, dimana class
diagram tersebut terdapat terdapat 3 bagian utama yaitu model, controller, dan view.
Terdapat 5 entity pada class diagram pada Gambar 5 yaitu model tb_siswa_master,
tb_pendaftar, tbl_siswa_terseleksi, tbl_sekolah, userAdmin. Setiap model masingmasing mempunyai controller yang mempunyai tugas dalam manipulasi database
dan terhubung pada kelas view untuk menampilkan data.
Proses Bisnis dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru pada Dinas
Pendidikan mempunyai alur yang ditunjukan pada Gambar 6. Alur yang di buat telah
disepakati bersama antara pihak Dinas Pendidikan dan seluruh Sekolah yang telah
terdaftar.
Gambar 6 Alur bisnis penerimaan siswa baru
Gambar 6 menjelaskan aturan untuk seorang calon siswa yang ingin
mendaftarkan diri ke sekolah yang dituju. Pertama siswa harus menigisi formulir
yang diberikan oleh panitia pendaftaran, setelah diisi secara lengkap panitia akan
melakukan verifikasi dan melakukan komputerisasi menggunakan aplikasi Sistem
Penerimaan Siswa Baru Dinas Pendidikan Kota Salatiga yang telah dibangun. Jika
proses telah selesai siswa akan mendapatkan berkas atau bukti pendaftaran.
4.
Hasil dan Pembahasan
Pada bagian ini memuat hasil dan pembahasan yang meliputi implementasi dari
rancangan sistem yang telah dibuat, dan pengujian dari Sistem Penerimaan Siswa
Baru atau PPDB yang telah dibuat.
Sistem Admin dipegang oleh pihak Dinas Pendidikan mengatur serta
mempunyai hak manajemen data sekolah, siswa, jadwal, memberikan pengarahan,
menampilkan jurnal harian tiap masing-masing sekolah, serta menjawab pertanyaan
di sesi kotak suara. Tampilan awal Sistem Admin dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7 Halaman Beranda Sistem Admin
Sistem Admin mempunyai 2 muka yaitu untuk publik dan yang kedua adalah
halaman khusus admin. Masyarakat atau calon siswa dapat mengirim pesan kepada
admin dan juga dapat mengetahui jurnal harian di setiap masing-masing sekolah
melalui halaman publik yang telah disediakan, yang ditunjukan oleh Gambar 8.
Gambar 8 Halaman Jurnal Calon Siswa Baru.
Pengelolaan Sistem sepenuhnya dilakukan oleh admin dari Dinas Pendidikan
Kota Salatiga, seperti pengelolaan manajemen data sekolah dan siswa dilakukan dari
halaman admin dimana data tersebut telah dianggap valid oleh Dinas Pendidikan
Kota Salatiga. Data tersebut didapat dari Dinas Pendidikan Pusat yang diberikan
pada masing-masing Dinas Pendidikan Kota.
Gambar 9 Halaman Sistem Admin
Sistem Informasi pada admin memiliki beberapa menu yaitu pengumuman
(untuk mengolah data pengumuman), data sekolah (untuk mengolah data sekolah),
siswa (untuk mengolah data siswa), pengaturan (untuk mengolah data jadwal dan
nilai tambahan) dan kotak pesan (untuk mengelola dan menjawab pesan dari
pengunjung). Admin mendapatkan data laporan dari setiap sekolah melalui menu data
sekolah, yang berisi tentang profil sekolah sekaligus data pendaftar dan data siswa
yang diterima oleh pihak sekolah.
Gambar 10 Halaman Daftar Sekolah
Pada Gambar 10 dilakukan pendaftaran sekolah oleh pihak admin, setiap
sekolah wajib mewakilkan salah satu operatornya untuk di daftarkan dalam sistem
yang nantinya operator menggunakan username dan password yang telah ditentukan
oleh pihak admin. Proses manajemen siswa dilakukan lewat menu siswa seperti pada
Gambar 10, dimana terdapat sub menu diantaranya master siswa, request siswa, dan
import siswa.
Gambar 11 Halaman Data Siswa
Master Siswa berisikan data-data siswa yang telah diinput oleh admin. Request
Siswa berisi data siswa yang diminta oleh pihak sekolah untuk didaftarkan ke dalam
sistem, dan Import Siswa adalah menu untuk melakukan import data dari file excel.
Fungsi dalam melakukan import data siswa dalam bentuk excel ditunjukan pada
Kode Program 1.
Kode Program 1 Import data file excel
1.
2.
3.
4.
public function run_import_biodata() {
$file = explode('.', $_FILES['database']['name']);
$length = count($file);
if ($file[$length - 1] == 'xlsx' || $file[$length - 1] == 'xls')
5. $tmp = $_FILES['database']['tmp_name'];
6. $this->load->library('excel');
7. $read = PHPExcel_IOFactory::createReaderForFile($tmp);
8. $read->setReadDataOnly(true);
9. $excel = $read->load($tmp);
10.
$sheets = $read->listWorksheetNames($tmp);
11.
foreach ($sheets as $sheet) {
12.
if ($this->db->table_exists($sheet))
13.
$_sheet = $excel->setActiveSheetIndexByName($sheet);
14.
$maxRow = $_sheet->getHighestRow();
15.
$maxCol = $_sheet->getHighestColumn();
16.
$field = array();
17.
$sql = array();
18.
$maxCol = range('A', $maxCol);
19.
foreach ($maxCol as $key => $coloumn) {
20.
$field[$key]
=
$_sheet->getCell($coloumn
.
'1')->getCalculatedValue();
}
21.
for ($i = 2; $i $coloumn) {
23.
$sql[$field[$k]] = $_sheet->getCell($coloumn . $i)->getCalculatedValue();
24.
}
25.
$this->db->insert($sheet, $sql
26.
}
27.
}
28.
}
29.
} else {
30.
exit('do not allowed to upload');
}
31.
redirect('siswa')
32.
}
Pengolahan data pada admin disimpan kedalam database dan digunakan
untuk pendataan Sistem Informasi Sekolah. Data siswa yang telah di data bagian
admin digunakan untuk pencarian data siswa yang mendaftar ke sekolah tanpa
melalui proses validasi karena semua telah terpusat oleh pihak Dinas Pendidikan
setempat. Proses Validasi dilakukan jika ada calon siswa yang belum terdaftar dalam
sistem dan harus melalui tahap request siswa dan mengisi data melalui form request
untuk di validasi oleh bagian admin. Dalam Penerimaan sistem siswa baru ini
terdapat jadwal untuk penerimaan siswa baru dimana jadwal tersebut terbagi dalam
menjadi 3 tahap dan setiap tahap penerimaan siswa pun terdapat pula jadwal seleksi
siswanya. Pengaturan penjadwalan penerimaan di tunjukan pada Gambar 12.
Gambar 12 Pengaturan Jadwal Pendaftaran Siswa Baru
Sekolah yang sudah memenuhi kuota yang telah ditentukan oleh Dinas Pendidikan
secara otomatis sudah tidak akan lagi bisa mendaftarkan calon peserta didiknya.
Sekolah yang belum terpenuhi kuotanya dapat kembali melakukan pendaftaran pada
jadwal yang telah ditentukan, dengan begitu siswa yang tidak diterima pada sekolah
yang di tuju sebelumnya dapat melakukan pendaftaran kembali ke Sekolah yang
belum memenuhi kuota.
Proses pendaftaran siswa dilakukan oleh Operator Sekolah yang telah ditunjuk dan
mendapatkan ijin dari Dinas Pendidikan. Seluruh Operator sekolah akan diberikan
username dan password untuk masuk kedalam sistem. Proses pendaftaran
mempunyai 3 tahapan yang pertama setelah siswa memberikan berkas pendaftaran,
operator akan mencari berdasar no ujian dari siswa tersebut. Setelah ketemu maka
siswa yang ingin mendaftar akan muncul seperti pada Gambar 13. Operator dapat
menambahkan nilai plus yang telah disediakan. Kemudian untuk di daftarkan
menjadi calon siswa dan mendapatkan nomer registrasi.
Gambar 13 Proses Pendaftaran Siswa
Pada tahap seleksi diberikan hak sepenuhnya pada masing-masing sekolah dengan
pengawasan dari Dinas Pendidikan. Admin mengatur jadwal seleksi siswa melalui
sistem agar proses seleksi tersebut dilakukan serentak oleh user atau Sekolah. Hal ini
agar mempermudah pengawasan penerimaan siswa di masing-masing Sekolah.
Halaman seleksi siswa secara otomatis dapat diakses jika tanggal hari ini sesuai
dengan tanggal jadwal seleksi yang telah ditentukan oleh Admin.
Kode Program 2 Menampilkan Halaman SeleksiSiswa
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
public function index() {
$today = date('Y-m-d');
$kqr = $this->db->get('jadwal_seleksi');
foreach ($kqr->result() as $kq){
$tgglsk = $kq->tanggal;
}
if ($today == $tgglsk){
$this->view();
}else{
render('user/seleksi_404');
}
}
public function view() {
$data = array(
'dsis' => $this->tblsiswa->calon_murid()
);
render('user/siswa/seleksi', $data);
}
Kode Program 2 merupakan perintah untuk menampilkan halaman seleksi
siswa pada controller dimana terdapat perintah untuk mengecek tanggal hari ini dan
hari jadwal seleksi, jika kondisi tanggal sesuai maka controller akan melakukan
redirect menuju halaman seleksi. Gambar 14 Menunjukkan proses seleksi siswa yang
dilakukan oleh admin masing-masing Sekolah sesuai jumlah kuota yang diberikan
Admin. Action dari proses seleksi siswa ini kemudian diolah menuju controller
seperti yang ditunjukkan pada Kode Program 2.
Gambar 14 Proses Seleksi
Kode Program 3 Fungsi Seleksi Siswa
1.
2.
3.
function seleksi_siswa() {
$id_pedaftar = $this->input->post('id_pendaftar');
$npsn = $this->session->userdata('npsn');
4.
5.
6.
7.
8.
9.
foreach ($id_pendaftar as $idp) {
$data = array(
'siswa_id' =>$idp,
'sekolah_id' =>$npsn
);
$this->db->insert('siswa_terseleksi',$data);
Penjadwalan seleksi yang telah ditentukan oleh pihak Dinas dapat dilakukan
ketika tanggal sudah masuk ke tanggal seleksi. Operator dapat mengakses halaman
siswa. Kode Program 3 merupakan suatu fungsi untuk memilih siswa yang telah di
seleksi atau dicentang untuk dimasukan menjadi siswa baru pada Sekolah tersebut
dan masuk kedalam tabel siswa_terseleksi pada database. Siswa yang telah terseleksi
tersebut kemudian dapat ditampilkan menjadi jurnal siswa ataupun laporan.
Gambar 15 Data Siswa Diterima
Pada Sistem Informasi Admin (Dinas Pendidikan) telah tersedia menu daftar
siswa yang diterima oleh masing-masing sekolah seperti yang ditunjukkan pada
Gambar 15. Proses pembuatan laporan kepada Dinas Pendidikan setempat dilakukan
dengan melakukan proses export data menjadi excel. Kode Program 4 mengubah
tampilan HTML menjadi file excel.
Kode Program 4 Fungsi Export Excel.
1.
2.
3.
4.
header("Content-type: application/octet-stream");
header("Content-Disposition: attachment; filename=exceldata.xls");
header("Pragma: no-cache");
header("Expires: 0");
Bagi para siswa yang mendaftar pada sekolah yang dituju dapat melihat hasil
seleksi pada bagian menu jurnal akhir siswa yang disediakan pada halaman publik.
Siswa yang bersangkutan kemudian akan melakukan proses administrasi pada
masing-masing sekolah yang telah diterima. Gambar 16 menunjukkan hasil seleksi
dari masing-masing sekolah pada halaman publik.
Gambar 16 Jurnal dan pengumuman siswa yang diterima
Pengujian aplikasi dilakukan untuk menguji fungsi-fungsi aplikasi hasil
implementasi arsitektur dengan melihat use case. Pengujian aplikasi menggunakan
teknik black box, yaitu pengujian fungsional tanpa melihat alur eksekusi program,
namun cukup dengan memperhatikan apakah setiap fungsi sudah berjalan dengan
baik sesuai dengan yang diharapkan. Hal yang diuji dan hasil pengujian dapat dilihat
pada Tabel 1 dan Tabel 2.
Tabel 1 Hasil Pengujian Blackbox Testing Admin
No.
1
2
Poin Pengujian
Proses Login
Proses Tambah
Calon Siswa
Data Input / Kondisi
Username: benar
Password: benar
Username: benar
Password: salah
Username: salah
Password: salah
Semua field diisi
dengan lengkap
Hasil Uji
Berhasil login
Status
valid
Login gagal
valid
Login gagal
valid
Berhasil
disimpan
dalam basis
data
valid
Ada beberapa field
yang tidak diisi dengan
lengkap
3
Proses Tambah
Sekolah
Semua field diisi
dengan lengkap
Ada beberapa field
yang tidak diisi dengan
lengkap
4
Proses
Pengaturan
Tanggal
Penjadwalan
Tanggal diisi
Tanggal tidak diisi
5
Proses Tambah
Pengumuman
Semua field diisi
dengan lengkap
Ada beberapa field
yang tidak diisi dengan
lengkap
Berhasil
disimpan
dalam basis
data
Berhasil
disimpan
dalam basis
data
Gagal
Disimpan
dalam tabel
dalam basis
data
Berhasil
disimpan
dalam basis
data
Gagal
Disimpan
dalam tabel
dalam basis
data
Berhasil
disimpan
dalam basis
data
Gagal
Disimpan
dalam tabel
dalam basis
data
valid
valid
valid
valid
valid
valid
valid
Tabel 2 Hasil Pengujian Blackbox Testing Operator
No.
1
2
3
Poin Pengujian
Proses Login
Pencarian
Berdasar No
Ujian
Proses Seleksi
Data Input / Kondisi
Username: benar
Password: benar
Username: benar
Password: salah
Username: salah
Password: salah
Field diisi sesuai
format
Hasil Uji
Berhasil login
Status
valid
Login gagal
valid
Login gagal
valid
Data Siswa
Tampil
valid
Field diisi tidak sesuai
dengan format
Data Siswa
Tidak
ditemukan
Berhasil
valid
Siswa Lebih Kecil atau
valid
Siswa
Sama Dengan Kuota
Siswa Melebihi Kuota
Tidak Ada Siswa yang
Dipilih
disimpan
dalam basis
data
Gagal
Disimpan
dalam tabel
dalam basis
data
Gagal
Disimpan
dalam tabel
dalam basis
data
Valid
valid
Berdasarkan hasil pengujian blackbox pada Tabel 1 dan Tabel 2, maka dapat
disimpulkan bahwa aplikasi sudah berjalan sesuai dengan yang dirancang dan bisa
dilanjutkan ke uji manfaat untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna terhadap
aplikasi yang dibangun. Pengujian uji manfaat dilakukan dengan melakukan demo
aplikasi kepada pengguna aplikasi yaitu pihak Dinas Pendidikan dan pihak Sekolah
Sekolah SMP. Pengujian sistem menggunakan metode prototyping. Prototyping
merupakan metode perancangan dengan melakukan pendekatan dari sisi kebutuhan
pengguna sistem, dengan metode prototyping sistem akan dianalisa untuk dicari
kekurangan yang masih ada. Tahap tersebut akan berlanjut hingga sistem dianggap
telah sempurna oleh pihak Dinas Pendidikan Kota Salatiga. Berdasarkan pengujian
tersebut didapatkan bahwa aplikasi ini membantu Dinas Pendidikan dan Sekolah
dalam menangani dan mengelola data penerimaan siswa baru. Bagi Sekolah yang
sedang berkembang tidak perlu khawatir akan biaya yang tinggi untuk mendapatkan
aplikasi penerimaan siswa baru yang secara langsung disediakan dan diawasi oleh
Dinas Pendidikan. Sedangkan untuk masyarakat, mereka dapat melihat secara
langsung proses seleksi sehingga masyarakat dapat menilai dari segi transparansi
tanpa adanya kecurangan dari pihak Sekolah maupun Dinas Pendidikan.
5.
Simpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa Sistem
Pendaftaran Siswa Baru di Dinas Pendidikan Kota Salatiga dapat dibangun dengan
memanfaatkan library-library yang disediakan oleh framework Codeigniter, yaitu
library penanganan Model View Controller, validasi login dan import file excel.
Selain itu, berdasarkan hasil pengujian sistem dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini
bermanfaat bagi pihak instansi terkait, sekolah dan juga bermanfaat bagi orang tua
dan calon siswa yang untuk meningkatkan pelayanan dan kualitas pendidikan di kota
Salatiga.
6.
Pustaka
[1]
Adyanwar, Singgih 2013, Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa
Baru Di Sma Negeri 2 Boyolali, http://repository.amikom.ac.id, diakses
tanggal 12 November 2013.
[2]
[3]
[4]
[5]
[5]
[6]
[7]
Abadi, Harmas, Onny, Mohammad 2011, Rancang Bangun Sistem Informasi
Penerimaan Siswa Baru Online di SMK Telkom Sandhy Putra Malang,
http://eprints.mdp.ac.id, diakses tanggal 12 November 2013.
Jogiyanto, Ph.D, 2003, Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta.
Suryana, Taryana, 2007, Sistem Informasi Akademis Berbasis Web.
http://scribd.com/doc/86572584/Wbs-Membangun-Sistem-AkademikBerbasis-Web, dikases tanggal 1 Agustus 2013.
Jaelan, Muhammad Nur, 2012, Sistem Informasi Akademik Sekolah,
http://www.academia.edu/4028098/Sistem_Informasi_Pendidikan_Sistem_Info
rmasi_Akademik_Sekolah, diakses tanggal 4 Febuari 2014
Yuhefizar, Membangun Toko Online Itu Mudah, 2013, Graha Ilmu.
Isaknudin, Muhammad Surya, 2009, Apa dan mengapa Harus Framework,
http://www.kuliah-informatika.com/2009/10/framework-apa-dan-mengapaharus.html, diakses tanggal 22 Juli 2013.
Codeigniter, Framework, Sumber: http://www.stmik.banisaleh.ac.id/