Sistem Absensi Kehadiran Pada PT. Balai Lelang Bandung
SISTEM ABSENSI KEHADIRAN
PADA PT. BALAI LELANG BANDUNG
Bagian Staff Operasional
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat
Dalam menempuh Jenjang S1
Program Studi Manajemen
Disusun Oleh:
Nama : Nur Rahma Ariesta
Nim : 21210900
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
2013
DAFTAR ISI
....................................................................................................... i Kata Pengantar ................................................................................................................. ii Daftar Isi
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................. 1
1.1. Latar Belakang .............................................................................................................. 1
1.2. Tujuan Kerja Praktek .................................................................................................... 3
1.3. Kegunaan Kerja Praktek ............................................................................................... 3
1.4. Lokasi dan Waktu Kerja Praktek .................................................................................. 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................................................... 6
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan ......................................................................................... 6
2.1.1. Visi, Misi PT. Balai Lelang Bandung ................................................................... 8
2.2. Struktur Organisasi....................................................................................................... 9
2.3. Deskripsi Jabatan ....................................................................................................... 11
2.3.1. Direktur Utama ............................................................................................... 11
2.3.2. Wakil Direktur Utama ..................................................................................... 13
2.3.3. Direktur Keuangan .......................................................................................... 13
2.3.4. Manajer HRD ................................................................................................... 14
2.3.5. Staff Administrasi ............................................................................................ 15
2.3.6. Staff Pengurus Dokumen ................................................................................ 16
2.3.7. Staff Lapangan ................................................................................................ 17
2.3.8. Staff Operasional ............................................................................................ 17
2.4. Aspek Kegiatab Perusahaan ....................................................................................... 18
BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK ..................................................................... 20
3.1. Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek ............................................................................. 20
3.2. Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek .............................................................................. 20
3.3. Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek ................................................................................ 21
3.3.1. Sistem Absensi Karyawan Pada PT. Balai Lelang Bandung ............................... 21
3.3.2. Kendala Yang Dihadapi Dalam Menggunakan Sistem Absensi Yang Berlak u Pada PT. Balai Lelang Bandung ................................................................................... 23
3.3.3. Solusi Untuk Absen Manual Pada PT. Balai Lelang Bandung ........................... 24
4.1. Kesimpulan ................................................................................................................. 26
4.2. Saran .......................................................................................................................... 26
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat ALLAH SWT, atas rahmat dan karunianya, tugas laporan Kerja Praktek de ga judul ateri “iste Abse si
Kehadira Karyawa Pada PT. Balai Lela g Ba du g , telah saya selesaikan untuk memenuhi dan melengkapi tugas mata kuliah Kerja Praktek.
Tugas makalah ini disusun dengan maksud untuk dapat dijadikan bahan bacaan khususnya bagi penulis umumnya bagi para pembaca.
Serta untuk menambah motivasi mahasiswa agar lebih giat belajar dan mengenal lebih jauh mengenai riset dengan tema dan bahan yang sejenis.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terimakasih kepada:
1. Dr. Raeni Dwi Santy, SE., M.Si 2.
Isniar Budiarti, SE.,M.Si 3. Drs. Sigit Setiawan, MBA 4. Semua pihak yang telah membantu dalam mengajarkan dan menyelesaikan tugas makalah ini sehingga dapat selesai tepat pada waktu yang telah ditentukan.
Namun, penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyelesaian makalah ini, sehingga untuk lebih menyempurnakan makalah ini penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak.
Akhir kata penulis mengucapkan terimakasih dan kami harap makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Dan mohon maaf atas kekurangannya.
Bandung, Desember 2013 Penulis
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pada semester VII ini semua mahasiswa Universitas Komputer Indonesia
pada Fakultas Ekonomi melaksanakan kerja praktek, yang mana kerja praktek ini merupakan salah satu syarat untuk kelulusan mata kuliah Kerja Praktek dan syarat untuk menempuh Jenjang S1 Program Studi Manajemen. Kegiatan kerja praktek ini dilakukan pada berbagai macam perusahaan.
Untuk melaksanakan kegiatan kerja praktek tersebut maka penulis memilih perusahaan PT. Balai Lelang Bandung yang bergerak di bidang lelang swasta, yang ditempatkan pada bagian operasional untuk membantu kegiatan pada perusahaan ini.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan tentu membutuhkan berbagai sumber daya, seperti modal, material, dan mesin. Sumber daya yang ada tidak akan berarti apabila tidak dikelola dengan baik. Untuk mengelolanya dibutuhkan sumber daya lain, yakni sumber daya manusia.
Pada saat ini perusahaan-perusahaan di Indonesia berusaha untuk menjawab tantangan, yaitu menemukan cara-cara guna meningkatkan kinerja dari para karyawannya semaksimal mungkin. Karena banyak perusahaan yang mengalami banyak kesulitan dalam mengatasi perilaku para karyawannya.
Belakangan ini banyak perusahaan yang kebingungan mencari solusi untuk menerapkan sistem absensi yang dapat mendorong karyawan bekerja dengan giat dan disiplin, sehingga dapat memperbaiki kinerja karyawan lebih baik. Sistem absensi yang banyak digunakan perusahaan-perusahaan saat ini adalah absensi online, dimana perusahaan dapat mengetahui apakah karyawan tersebut datang tepat pada waktunya atau tidak secara online melalui web area yang disediakan oleh pihak perusahaan, dimana data-data absen tersebut akan di proses dan di tinjau untuk mengetahui seberapa tinggi motivasi, kinerja, dan disiplin karyawan.
Namun ada beberapa perusahaan yang masih menerapkan sistem absensi secara manual, dimana karyawan hanya cukup menandatangani buku absen atau kartu absen oleh masing-masing. Sehingga terhadap kehadiran dan ketepatan waktu hadir kurang terkendali oleh pihak perusahaan. Hal ini jelas akan merugikan perusahaan karena kelonggaran terhadap disiplin kerja yang akan menurunkan kinerja karyawan tersebut. Dimana akan terdapat banyak karyawan yang menyalahgunakan hal tersebut, baik datang terlambat ataupun pulang lebih awal. Salah satu perusahaan yang masih menerapkan sistem absensi manual yaitu PT. Balai Lelang Bandung.
Berdasarkan latar belakang tersebut di atas penulis merasa tertarik untuk mengetahui lebih dalam bagaimana sistem absensi pada karyawan PT. Balai Lelang Bandung berhubungan dengan mata kuliah spesialisasi SDM yang saya ambil dengan melaksanakan kerja praktek pada perusahaan ini yang kemudian ditempatkan pada bagian operasional. Dari hasil penelitian penulis
” SISTEM ABSENSI KEHADIRAN PADA PT. BALAI LELANG
BANDUNG ”.1.2. Tujuan Kerja Praktek
Kerja praktek merupakan unit tugas yang harus diikuti setiap mahasiswa selain perkuliahan, praktikum, dan tugas akhir dalam rangka pengembangan pengetahuan mahasiswa di dalam dunia kerja. Dengan melakukan kerja praktek diharapkan mahasiswa dapat menerapkan dan memahami hal-hal teknis di semua bidang disuatu perusahaan / instalasi / lembaga perusahaan.
Adapun tujuan dari penyusunan laporan kerja praktek ini adalah : 1. Untuk mengetahui sistem absensi karyawan pada PT. Balai Lelang Bandung.
2. Untuk mengetahui kendala sistem absensi karyawan pada PT. Balai Lelang Bandung.
3. Untuk mengetahui upaya dalam mengatasi kendala sistem absensi karyawan pada PT. Balai Lelang Bandung.
1.3. Kegunaan Kerja Praktek
Hasil kerja praktek yang dilakukan penulis diharapkan mempunyai 2 (dua) kegunaan utama, yaitu Kegunaan Praktis dan Kegunaan Akademis. Adapun kegunaan dari hasil kerja praktek ini adalah: a. Kegunaan Praktis b. Kegunaan Teoritis Untuk Pengembangan ilmu manajemen sumberdaya manusia, memberikan referensi tentang pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia serta sebagai gambaran kepada teman
Praktek kerja lapangan dilaksanakan selama 1 (satu) bulan yang di mulai pada tanggal 2 September 2013 sampai dengan 5 Oktober 2013. Adapun lokasi pelaksanaanya di PT. Balai Lelang Bandung yang beralamat di JL. Gunung Batu Nomor 201 Ruko Maple Kavling G, Bandung 40175, Phone :+62 22 86065475, fax : +62 22 86065461, homepage
Sebagai sumbangan pemikiran untuk perusahaan dalam sistem absensi sumber daya manusia serta memberikan informasi tentang apa yang harus dilaksanakan perusahaan agar tujuannya tercapai secara maksimal.
- – teman dan para peneliti lain yang berkeinginan meneliti lebih dalam lagi mengenai sistem absensi karyawan.
1.4. Lokasi Dan Waktu Kerja Praktek
Tabel 1.1 Pelaksanaan Kerja Praktek
Bulan
NO Uraian Juli Agustus September Oktober November Desember Januari
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Rekomondasi Kerja 1. Praktek Pengajuan Surat Kerja
2. Praktek
3. Penerimaan Kerja Praktek dari Pihak Perusahaan Akhir Pelaksanaan Kerja 4. Praktek Pengumpulan Laporan
5 Hasil Kerja Praktek Pelaksanaan Sidang
6 Laporan Kerja Praktek
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN2.1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. BALAI LELANG BANDUNG merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang penyediaan jasa pra lelang, lelang dan pasca lelang. PT. Balai Lelang Bandung didirikan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat pada umumnya, dan dunia usaha pada khususnya, terhadap suatu proses penjualan asset yang efisien dan efektif. PT Balai Lelang Bandung berfungsi sebagai koordinator pelaksana seluruh rangkaian kegiatan lelang, mulai dari pemeriksaan dokumen, pengecekan fisik kondisi asset, penyiapan dokumen administrative dan hukum, pemasaran objek lelang, penyiapan saran dan prasrana lelang, hingga membantu kelancaran terpenuhinya seluruh hak dan kewajiban para pihak terkait setelah lelang selesai dilaksanakan.
Dalam melakukan kegiatan-kegiatan dimaksud, PT Balai Lelang Bandung menjalin kerjasama yang erat dengan pemilik asset, kreditur ( dalam hal objek lelang masih berstatus jaminan), kalangan investor, Kantor Badan Pertanahan serta Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) setempat.
Aset yang dilelang melalui PT.Balai Lelang Bandung terdiri dari berbagai kategori, seperti asset tidak bergerak (tanah kosong, tanah berikut bangunan), asset bergerak (plants & machineries, inventaris atau perlengkapan kantor), diperjual belikan. Dengan kata lain, pada prinsipnya seluruh benda yang memiliki nilai ekonomis (dapat di-nominasi atau ditetapkan harganya), sepanjang tidak dilarang oleh peraturan perundang-undangan dan/atau tidak bertentangan dengan kepatutan,dapat dijual melalui pelelangan.
Lelang merupakan salah satu media yang sangat efektif untuk membentuk “harga terbaik” atas suatu objek. Hal ini terkait dengan sifat lelang yang terbuka untuk publik/masyarakat umum, terdapat kompetisi harga, serta dilakukan dengan proses dan prosedur yang relatif mudah diikuti. Sebelum menyelenggarakan lelang, PT Balai Lelang Bandung terlebih dahulu memastikan status dan kondisi asset dari sisi hukum serta melakukan pemasaran yang intensif dengan metode yang efektif, terarah dan menarik.
Sebagai salah satu alternatif media jual beli, lelang juga memberikan kepastian hukum yang tinggi, karena pemenang lelang akan mendapatkan Risalah Lelang yang diterbitkan oleh KPKNL, yang kekuatan pembuktiannya otentik dan sama kedudukannya dengan akta jual beli yang dikeluarkan oleh Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) untuk tanah.
Balai Lelang pada umumnya dan PT.Balai Lelang Bandung pada khususnya juga merupakan instrumen yang sangat positif dan starategis untuk membantu perbankan menyelesaikan kredit bermasalah (non performing loan). Sejauh ini masih ada anggapan dan keluhan bahwa proses likiudasi jaminan melalui pengadilan negeri masih jauh dari prinsip cepat, efisien dan berbiaya yuridis yang kuat (setingkat undang-undang) untuk melakukan pelelangan paksa atas jaminan-jaminan tanpa harus melalui fiat atau penetapan Pengadilan Negeri, yaitu berdasarkan Undang-Undang Nomor 4 tahun 1996 tentang Hak Tanggungan dan Undang-Undang nomor 42 tahun 1999 tentang Jaminan Fidusia.
PT.Balai Lelang Bandung sangat memahami bahwa penyelesaian kredit bermasalah merupakan salah satu factor kunci penyehatan perbankan dan memerlukan pendekatan-pendekatan yang cermat, efisien dan efektif. PT Balai Lelang Bandung memilik tenaga profesional yang sangat berpengalaman dalam bidang perbankan dan memiliki komitmen yang tinggi untuk menjadi mitra-mitra strategis bank yang dapat dipercaya. Saat ini PT.Balai LeLang Bandung berkantor pusat di JL. Gunung Batu 201 Ruko Maple Kav. G, Bandung, Jawa Barat 40175.
2.1.1. Visi Dan Misi PT. Balai Lelang Bandung a. Visi
PT. Balai Lelang Bandung bertekad untuk menjadi salah satu balai lelang terkemuka di Indonesia, baik dari segi volume usaha (business volume), maupun kualitas layanan (service quality).
b. Misi 1.
Memberikan kontribusi nyata dalam rangka mempercepat dan memperluas pertumbuhan ekonomi masyarakat, khususnya dalam bidang transaksi/jual-
2. Dengan prinsip accountability, PT. Balai Lelang Bandung akan mengutamakan kepastian hukum bagi pemilik asset/penjual dan pembeli.
3. Dengan prinsip efficiency, PT. Balai Lelang Bandung bertekad untuk mengurangi beban ekonomis (biaya) likiudasi asset sehingga penjual memperoleh margin keuntungan yang maksimum.
4. Dengan prinsip effectiveness, PT. Balai Lelang Bandung menyediakan kecepatan likuidasi asset atau perolehan dana tunai bagi penjual.
2.2. Struktur Organisasi PT. Balai Lelang Bandung
Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun. Sedangkan organisasi sendiri adalah suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan. Maka struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian baik secara posisi maupun tugas yang ada pada perusahaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi merupakan pembagian, pengelompokan dan pengkoordinasian pekerjaan secara formal.
Dalam struktur organisasi terdapat beberapa elemen yang perlu diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi yaitu : The Strategic Apex (Top Manager/Manajer Tingkat Puncak),The Midle Line (Midle Manager/Manajer Bagian Penghubung Top Manager dengan Employee), The Operating Core (Karyawan), The Technostructure (BagianAnalisis), The Support Staff (Staff
1. : berlaku bagi organisasi kecil.
Struktur Sederhana 2. : untuk organisasi dengan rutinitas berulang dan
Birokrasi Mesin diatur oleh peraturan yang berlaku.
3. : untuk organisasi besar, dengan kegiatan rutin dan Birokrasi Profesional terdiri dari pada spesialis.
4. : untuk organisasi yang membutuhkan banyak Struktur Divisional pembagian divisi.
5. : untuk organisasi dengan tenaga profesional yang Adhocracy terkumpul pada suatu kegiatan tertentu.
Dalam perusahaan yang penulis teliti memliki struktur organisasi dengan desain organisasi Struktur Sederhana karena perusahaan ini merupakan perusahaan yang berada pada tahap permulaan perkembangan dan dengan susunan kepengurusan yang masih sederhana. Dengan kompleksitas dan formalisasi yang masih rendah terhadap karyawan, namun memiliki sentralisasi yang tinggi karena segala keputusan menyangkut kelangsungan kegiatan terpusat pada keputusan satu titik. Namun dengan menggunakan desain Struktur Sederhana akan terdapat beberapa kekuatan dan kelemahan, diantaranya :
Kekuatan Kelemahan
-Memiliki struktur yang cepat dalam -Penggunaan organisasi terbatas.pengaturan segala hal. -Tidak dapat digunakan untuk besaran -Meminimalkan biaya pemeliharaan. yang bertambah.
- Lebih fleksibel dalam melaksanakan -Kekuasaan terlalu terpusat pada satu aktivitas. titik.
Berikut gambaran struktur organisasi pada PT. Balai Lelang Bandung.
Direktur Utama Wakil Direktur
Utama Direktur keuangan
Manajer HRD
Staff Staff Pengurus Staff
Staff Lapangan Operasional
Adminisatrasi Dokumen
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Balai Lelang Bandung
Keterangan : Penulis ditempatkan pada bagian Staff Operasional
2.3. Deskripsi Jabatan
2.3.1. Direktur Utama A. Tanggung jawab : 1.
2. Bertanggung jawab atas control terhadap seluruh karyawan yang melaksanakan perintah sesuai atasannya.
B. Uraian tugas : 1.
Menyetujui kontrak kerja sama dengan perusahaan rekanan.
2. Menghadiri sejumlah pertemuan berkaitan dengan kegiatan lelang yang akan dilaksanakan oleh PT. Balai Lelang Bandung.
3. Menyaring transaksi yang akan dilakukan melalui kerja sama dengan perusahaan.
4. Mengecek ulang isi perjanjian/Memorandum of Understanding yang diajukan terhadap perusahaan.
5. Memutuskan setiap pilihan yang akan diambil oleh perusahaan dalam menghadapi setiap masalah atau proyek.
6. Mengontrol laporan kerja dan keuangan perusahaan.
7. Menerima saran dan kritik karyawan dalam rangka memajukan perusahaan dan mengikuti perkembangan yang berjalan.
8. Menjalin hubungan baik dengan banyak pihak lain guna mendukung kelancaran jalannya perusahaan.
9. Melakukan kunjungan rutin terhadap partner/rekan perusahaan.
10. Melakukan briefing terhadap karyawan dan rekan satu kantor dalam rangka memberikan motivasi kerja terhadap karyawan.
2.3.2. Wakil Direktur Utama A. Tanggung Jawab
Membantu tugas Direktur Utama baik dalam segala hal yang bersangkutan dengan operasional perusahaan.
B. Uraian Tugas 1.
Menggantikan posisi dengan segala tugas yang seharusnya dikerjakan Direktur Utama saat tidak berada di tempat.
2. Membantu Direktur Utama dalam memenuhi jadwal undangan rapat atau pertemuan lain yang tidak bisa dihadiri.
3. Membantu menjalin hubungan dengan relasi sebanyak mungkin agar dapat menjalin kerja sama dengan banyak pihak.
4. Melakukan pengontrolan secara langsung terhadap proses atau hasil kerja karyawan.
5. Membantu Direktur Utama dalam mengambil setiap keputusan yang akan ditentukan.
2.3.3. Direktur Keuangan A. Tanggung jawab : 1.
Bertanggung jawab atas segala data dan laporan keuangan.
2. Bertanggung jawab atas hasil pemeriksaan mengenai segala transaksi keuangan perusahaan.
B. Uraian tugas : 1.
Memeriksa laporan keuangan dari bagian administrasi.
2. Menganalisa setiap dana yang keluar masuk perusahaan.
3. Mengendalikan biaya yang dikeluarkan perusahaan.
4. Mengatur biaya tenaga kerja karyawan.
5. Menyusun anggaran perusahaan.
6. Melaksanakan briefing atasannya
2.3.4. Manajer HRD A. Tanggung Jawab 1.
Bertanggung jawab atas suatu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan sumber daya manusia.
2. Bertanggung jawab atas pengadaan, pengembangan, konpensasi dan pemberhentian hubungan kerja.
B. Uraian Tugas 1.
Mengelola penerimaan karyawan baru yang akan bekerja di perusahaan serta melakukan penyaringan terhadap setiap calon karyawan.
2. Employee of the month & employee of the year a.
Pembuatan dan pendistribusian formulir employe of the month & employee of the year.
b.
Rekapitulasi hasil penilaian
3. Memperbanyak diktat dan soal-soal yang berkaitan dengan training.
4. Membuat jadwal liburan bersama seluruh karyawan kantor dan pengurus perusahaan.
5. Mengurus dan mengontrol kehadiran seluruh karyawan.
6. Mengatur jadwal kerja dan cuti karyawan.
7. Menerima dan mengatasi keluhan karyawan sehubungan pekerjaan.
8. Membuat peraturan untuk mengontrol disiplin kerja dan kehadiran karyawan.
2.3.5. Staff Administrasi A. Tanggung Jawab 1.
Bertanggung jawab mengendalikan dan mengatur keuangan kas dan bank yang digunakan setiap hari.
2. Bertanggung jawab terhadap catatan mengenai arus kas yang keluar dan masuk dapat disusun rapih untuk kemudian dilaporkan kepada direktur keuangan.
B. Uraian Jabatan
Memegang sejumlah uang tunai yang digunakan sebagai kas kecil dan sejumlah buku cek yang dapat digunakan untuk pembayaran dengan jumlah besar.
1. Mengelola dana kas kecil dengan bijkasana.
2. Mengelola transaksi dan segala dana yang terhimpun melalui bank.
4. Memberikan dana yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional perusahaan dengan mengumpulkan segala bukti transaksi.
5. Membagikan gaji karyawan yang telah dihitung sebelumnya.
6. Mengelola penagihkan piutang perusahaan dan pembayar kewajiban/hutang perusahaan dengan persetujuan direktur keuangan.
7. Mengikuti briefing rutin.
8. Mengurus absensi daftar hadir karyawan untuk penghitungan gaji karyawan
2.3.6. Staff Pengurus Dokumen A. Tanggung Jawab :
Bertanggung jawab terhadap seluruh kelengkapan, keabsahan dan kejelasan dokumen yang keluar dan masuk perusahaan untuk kelancaran setiap proyek.
B. Uraian Tugas : 1.
Memeriksa dokumen yang akan digunakan untuk kegiatan lelang.
2. Membuat arsip atas setiap dokumen yang telah digunakan dan menyimpannya dengan baik.
3. Mengerjakan dokumen yang digunakan dalam proyek.
4. Melengkapi segala kekurangan pada setiap dokumen agar tidak ada masalah pada saat pelaksanaan.
5. Mengikuti briefing.
2.3.7. Staff Lapangan A. Tanggung Jawab :
Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan yang berhubungan dengan lapangan termasuk pemasaran. Dan bertanggung jawab terhadap masalah- masalah yang terjadi di lapangan.
B. Uraian Tugas : 1.
Melaksanakan survey dan pengecekan terhadap barang yang akan dijual secara lelang melalui perusahaan ini.
2. Mendatangi setiap client dan rekanan yang bekerjasama agar dapat menjalin komunikasi dan hubungan dengan baik.
3. Melakukan pemasaran kepada tempat-tempat yang potensial bekerjasama menggunakan jasa pengurusan lelang oleh perusahaan ini.
4. Melaksanakan segala kegiatan di luar kantor untuk menyelesaikan tugas kantor.
2.3.8. Staff Operasional A. Tanggung Jawab :
Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan yang berhubungan dengan operasional pengurusan Pra Lelang, Lelang dan Pasca Lelang.
B. Uraian Tugas : 1.
Menyiapkan berkas atau segala sesuatu yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan lelang.
2. Menangani permintaan client dan menyampaikan hal tersebut kepada dirut.
3. Menyiapkan segala kebutuhan teknis pelaksanaan lelang.
4. Melaksanakan kegiatan Pra Lelang.
5. Memeriksa ulang dokumen yang sudah disiapkan oleh staff dokumen lelang.
6. Mengelola data calon pelanggan yang diberikan staff lapangan/marketing.
7. Mengikuti briefing rutin dengan staff lain dan pimpinan.
2.4. Aspek Kegiatan Perusahaan
Jasa lelang yang ditawarkan oleh PT. Balai Lelang Bandung memiliki beberapa tahapan kegiatan dalam melancarkan pelaksanaan lelang tersebut.
Dimana tahapan tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur yang diterapkan pemerintah. Karena meskipun perusahaan ini berdiri sendiri atau swasta, namun tetap mengacu dibawah naungan aturan yang berlaku dari pemerintah khususnya mentri keuangan. Teknis kegiatan yang dilakukan PT. Balai Lelang Bandung sudah diatur dalam undang-undang tersendiri yang tertuang dalam beberapa Peraturan Direktur Jendral Kekayaan Negara.
Untuk melaksanakan teknis kegiatan lelang Teknis penyiapan dan penyelenggaraan lelang disesuaikan dengan prosedur kerja yang berlaku pada instansi/lembaga/perusahaan penyerah barang.
Proses pelaksanaan lelang yang dilaksanakan oleh PT Balai Lelang Bandung secara garis besar dapat dirinci sebagai berikut: 1.
Dilakukan secara terbuka, di hadapan pejabat lelang, dan menghadirkan calon pembeli atau kuasanya yang sah;
2. Menyampaikan harga minimum/limit kepada peserta lelang; 3.
Dipandu oleh pemandu lelang (auctioneer/afslager) dari KPKNL yang berpengalaman;
4. Pemenang lelang adalah penawar akhir/tertinggi, dan tawaran yang dimaksud sekurang-kurangnya telah mencapai harga limit;
5. Pemenang lelang selanjutnya menyelesaikan segera proses administrative dengan tetap dibantu oleh PT Balai Lelang Bandung.
Setelah lelang selesai dilaksanakan, PT Balai Lelang Bandung akan memberikan pelayanan lelang berupa:
1. Membantu dan mengingatkan pemenang lelang untuk melakukan pelunasan sisa pembayaran;
2. Membantu dan mengarahkan pemenang lelang untuk melakukan proses selanjutnya, seperti pelunasan/pembayaran harga lelang;
3. Pengambilan dokumen seperti serifikat, risalah lelang, BPKB dan STNK; 4.
Jika dibutuhkan, membantu pemenang lelang untuk proses balik nama untuk barang terdaftar;
5. Membantu mengurus hal-hal lainnya yang berhubungan dengan pelelangan yang bersifat memudahkan penyerahan barang dan konsumen.
BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 3.1. Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek Penulisan pelaksanaan kerja praktek pada PT. Balai Lelang Bandung di Bagian Staff Operasional. Pada bagian tersebut terdapat beberapa bidang kajian
diantaranya adalah: pembuatan surat menyurat, pengkoordinasian persiapan dan proses lelang, dan pengurusan berkas lelang.
Penulis melaksanakan kerja praktek pada bidang Operasional dan selama kerja praktek, penulis mendapatkan bimbingan dari para pegawai di bidang tersebut yang sekaligus sebagai koordinator pelaksana pada bidang tersebut. Adapun tugas penulis dalam bidang pelaksanaan kerja praktek tersebut adalah membantu tugas harian di bidang penempatan lokasi kerja.
3.2. Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek
Kegiatan
- –kegiatan yang dilakukan penulis selama melaksanakan Kerja Praktek di PT. Balai Lelang Bandung adalah sebagai pekerja yang membantu proses mempersiapkan hinggan melaksanakan kegiatan lelang.
Adapun kegiatan yang penulis lakukan antara lain : 1.
Membantu dalam pembuatan surat-surat untuk mendukung adanya pelaksanaan lelang.
2. Membantu dalam pengkoordinasian dan bertanggungjawab terhadap persiapan dan pemrosesan lelang.
3. Membantu meyakinkan calon pelanggan yang di recommend oleh bagian lapangan/marketing.
4. Membantu cross check atas dokumen-dokumen yang akan dilaksanakan lelangnya.
5. Membantu pengkoordinasian saat kegiatan lelang berlangsung.
3.3. Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
Dengan adanya disiplin terhadap kehadiran maka akan memberikan peningkatan terhadap kinerja dan produktivitas karyawan sehinggan membantu proses pencapaian tujuan perusahaan.
3.3.1. Sistem Absensi Karyawan Pada PT. Balai Lelang Bandung
Dalam menerapkan sistem absen yang berlaku pada perusahaan, masing- masing memiliki cara yang berbeda, salah satunya pada PT. Balai Lelang Bandung yang masih menggunakan sistem absensi manual, yaitu dengan menandatangani buku hadir dan kartu absensi yang dikumpulkan atau disimpan di bagian administrasi dan akan direkap untuk dilaporkan kepada direktur keuangan sehingga dapat mengetahui jumlah kehadiran karyawan untuk menghitung pembayaran tenaga kerja. Selain itu agar dapat diketahui tingkat kehadiran karyawan dalam melaksanakan tugasnya yang akan sangat berpengaruh terhadap operasional perusahaan dan akan berdampak terhadap kemajuan serta keuntungan yang perusahaan dapatkan.
Kehadiran pegawai PT. Balai Lelang Bandung tepat pada waktunya adalah merupakan salah satu prasyarat untuk dapat meningkatkan kinerjanya karyawannya, oleh karena itu pentingnya penegasan aturan dan waktu absen kehadiran di dalam suatu organisasi, di PT. Balai Lelang Bandung di tentukan kerja dalam 6 hari dalam seminggu dimana hari senin sampai hari jumat seperti di perusahaan-perusahaan lainya dengan waktu 9 jam dalam sehari termasuk 1 jam istirahat
Pada saat datang pukul 08:00 setiap karyawan diwajibkan melakukan absensi atau pengisian daftar hadir karyawan dengan cara yang sudah disebutkan sebelumnya yaitu menandatangani buku daftar hadir dan mengisi waktu kehadiran pada kartu absen yang dimiliki masing-masing karyawan, dalam hal ini sangat dibutuhkan kejujuran karyawan dalam melakukan pengisian.
Dimana mulai masuk kerja jam 8:00
- – jam 12:00 dan dari jam 12:00 waktu istirahat bagi karyawan PT. Balai Lelang Bandung sampai jam 13:00 dan itu termasuk waktu untuk sholat dari jam 13:00 sampai dengan jam 17:00 waktunya karyawan pulang adapun jam
- – jam yang bukan jam kerja namun di pakai kerja itu termasuk ke dalam jam lembur yang di mana akan diberikan kompensasi bila kita melakukan jam lembur tersebut. Dan apabila karyawan harus masuk kerja pada hari libur tertentu seperti tanggal merah maka karyawan tersebut
No. Tanggal Nama Karyawan Tanda Tangan 1. 03- Oktober- 2013 Drs. Sigit Setiawan 2. 03- Oktober- 2013 Senjaya Hidayat Sadikin 3. 03- Oktober- 2013 Maya Christianti 4. 03-Oktober- 2013 Agustina Safriningtyas 5. 03- Oktober- 2013 Nur Rahma Ariesta 3.3.2.
Kendala Yang Dihadapi Dalam Menggunakan Sistem Absensi Yang Berlaku pada PT. Balai Lelang Bandung
Dalam menggunakan sistem absensi manual seperti yang digunakan oleh PT. Balai Lelang Bandung akan ditemui bebrapa kendala atau masalah yang berpengaruh terhadap kinerja karyawan dan akan berdampak terhadap kemajuan perusahaan. Beberapa kendala yang akan dihadapi yaitu :
1. Menurunnya tingkat disiplin karyawan, dikarenakan apabila terjadi keterlambatan karyawan tersebut dapat menyantumkan jam yang tidak sesuai dengan kehadirannya.
2. Pengawasan terhadap kehadiran karyawan kurang baik, karena karyawan yang tidak hadir dapat tetap mengisi daftar kehadiran pada kartu kehadiran yang dimiliki masing-masing karyawan, karena pengumpulan yang hanya satu bulan sekali.
3. Menurunnya kinerja karyawan, karena penurunan disiplin karyawan atau kehadiran karyawan yang datang tidak tepat waktu akan mengurangi waktu dalam penyelesaian tugas dan pekerjaan yang diberikan sehingga akan ada banyak pekerjaan yang terbengkalai atau tidak terselesaikan tepat pada waktunya.
3.3.3. Upaya untuk sistem absensi manual pada PT. Balai Lelang Bandung
Dalam menangani kendala yang akan muncul dalam penggunaan absensi manual maka perusahaan PT. Balai Lelang Bandung mengantisipasi tindakan curang karyawan dengan memasang kamera CCTV yang akan mengawasi secara langsung dari pintu masuk kantor, sehingga akan terlihat jelas setiap karyawan yang hadir setiap harinya dan akan terlihat pula kehadirannya. Hasil CCTV ini biasa diperiksa seminggu sekali agar lebih mempermudah pemeriksaan oleh direktur keuangan yang mana akan membantu proses penghitungan gaji dari kehadiran karyawan tersebut.
Dengan memasang CCTV ini sendiri mendidik dan mendorong karyawan untuk bersikap jujur dalam pengisian absensi, sehingga tidak akan ada karyawan yang datang terlambat namun mengisi pada kartu dan buku kehadiran seolah tepat waktu. Dan dengan sendirinya memotivasi karyawan untuk datang tepat waktu agar tidak dilakukan pemotongan terhadap gaji dan pengurangan terhadap penilalian kedisiplinan karyawan bersangkutan. Bahkan karyawan akan berusaha hadir dengan maksimal, terkecuali dihadapkan dengan halangan seperti sakit, terkena musibah dll. Sehingga seluruh karyawan dapat hadir dan menyelesaikan tugas dan kewajiban masing-masing dengan baik, dan penilaian terhadap kinerja karyawan tidak akan buruk.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Dari hasil pembahasan yang penulis paparkan dari bab-bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan bahwa :
1. Karyawan pada PT. Balai Lelang Bandung menggunakan sistem absensi manual dengan menandatangani buku daftar hadir dan kartu kehadiran, dengan aturan masuk dari pukul 08:00 hingga 17:00 dan pada hari senin sampai dengan hari sabtu.
2. Sistem absensi manual menimbulkan masalah terkait penurunan disiplin karyawan karena tidak adanya kontrol yang baik terhadap karyawan, hal ini menyebabkan kinerja karyawan yang menurun.
3. Dalam upaya menangani kendala pada sistem absensi manual tersebut PT.
Balai Lelang Bandung menggunakan kamera CCTV untuk mengawasi kehadiran karyawan melalui waktu yang tercantum pada kamera CCTV tersebut, sehingga memotivasi karyawan bertindak disiplin yang mendukung tingkat kinerja karyawan tersebut.
4.2. Saran
1. Penggunaan sistem absensi online agar kehadiran karyawan dapat dikontrol dengan lebih efektif dan efisien.
2. Peningkatan kinerja dalam setiap karyawan dan adanya disiplin kerja yang lebih di tingkatkan.
3. Penggunaan sistem absensi online agar kehadiran karyawan dapat dikontrl dengan lebih efektif dan efisien.