Lampiran 3 Panduan Sistem ePerolehan Sedia Ada Kepada Sistem ePerolehan Baharu
LAMPIRAN 3
GARIS PANDUAN PERANCANGAN PEMBEKAL BAGI MENGHADAPI PERALIHAN
SISTEM ePEROLEHAN SEDIA ADA KEPADA SISTEM ePEROLEHAN BAHARU
1.
TUJUAN
1.1
2.
3.
Garis panduan ini bertujuan untuk memaklumkan mengenai tindakan
yang perlu diambil oleh pembekal sebagai persediaan menghadapi
peralihan penggunaan Sistem ePerolehan (eP) sedia ada kepada
Sistem eP Baharu.
LATAR BELAKANG
2.1
Sistem ePerolehan (eP) Baharu akan mula beroperasi mulai 1 Januari
2018 yang mana semua pembekal yang ingin berurus niaga dengan
Kerajaan Persekutuan wajib menggunakan Sistem eP Baharu secara
atas talian sepenuhnya.
2.2
Bagi membolehkan Sistem eP Baharu berfungsi dengan baik, proses
peralihan yang melibatkan migrasi data daripada Sistem eP sedia ada
kepada Sistem eP Baharu akan dilaksanakan.
2.3
Proses peralihan ini memerlukan operasi Sistem eP sedia ada
dihentikan dan semua pembekal tidak boleh membuat capaian semasa
aktiviti migrasi data dijalankan bermula pada 23 Disember 2017 jam
12:01 pagi sehingga 1 Januari 2018 jam 8:00 pagi.
2.4
Sehubungan itu, pihak pembekal hendaklah memastikan semua aktiviti/
transaksi yang belum selesai atau masih berjalan diselesaikan sebelum
tarikh akhir (cut-off date) yang ditetapkan berdasarkan modul-modul
yang terlibat.
TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL OLEH PEMBEKAL
3.1
Pihak pembekal bertanggungjawab memastikan aktiviti/transaksi yang
sedang berjalan dalam Sistem eP sedia ada seperti di bawah
diselesaikan dalam tahun 2017:
a)
Proses permohonan pendaftaran dengan Kementerian Kewangan
(MoF) melalui Modul Pendaftaran Pembekal; dan
1/5
b)
3.2
Transaksi urus niaga perolehan dengan Kerajaan Persekutuan
melalui Modul Pembelian Terus dan Modul Kontrak Kementerian.
Proses Pendaftaran Pembekal dengan MoF
3.2.1 Permohonan pendaftaran pembekal yang telah mendapat
kelulusan dan berstatus “Telah Berdaftar” pada 22 Disember
2017 sahaja yang akan dimigrasi ke dalam Sistem eP Baharu.
3.2.2 Sehubungan itu, bagi memastikan permohonan pendaftaran
dapat mencapai status “Telah Berdaftar”, pembekal hendaklah
merancang
dan
memastikan
proses-proses
berkaitan
pendaftaran pembekal seperti Jadual 1 di bawah dilaksanakan
selewat-lewatnya mengikut tarikh akhir yang telah ditetapkan.
Jadual 1
Jenis
Permohonan
Baru/
Pembaharuan/
Tambah
Bidang
(Bidang Khas)
Proses
Membuat
Pengisytiharan
Permohonan
Permohonan yang gagal
diserahkan pada tarikh
akhir tersebut akan
dibatalkan
secara
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
Permohonan
Status
Bumiputera
Baru/
Pembaharuan/
Tambah
Bidang
(Bidang Khas)
Tindakan Yang Perlu
Diambil
10 November Pembekal
hendaklah
2017
menyerahkan
permohonan selewatlewatnya pada tarikh
akhir tersebut.
Tarikh Akhir
Penghantaran
Dokumen
Sokongan
Permohonan
Status
Bumiputera
24 November Pembekal
hendaklah
2017
menyerahkan dokumen
sokongan (hardcopy or
softcopy)
selewatlewatnya pada tarikh
akhir tersebut.
Permohonan
bagi
dokumen
sokongan
yang gagal diserahkan
pada
tarikh
akhir
tersebut
akan
dibatalkan
secara
2/5
Jenis
Permohonan
Baru/
Pembaharuan/
Tambah
Bidang
(Bidang Biasa)
Proses
Membuat
Pengisytiharan
Permohonan
Tarikh Akhir
Tindakan Yang Perlu
Diambil
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
1
Disember Pembekal
hendaklah
2017
menyerahkan
permohonan selewatlewatnya pada tarikh
akhir tersebut.
Permohonan yang gagal
diserahkan pada tarikh
akhir tersebut akan
dibatalkan
secara
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
Baru/
Pembaharuan/
Tambah
Bidang
(Bidang Biasa)
Penghantaran
Dokumen
Sokongan
8
Disember Pembekal
hendaklah
2017
menyerahkan dokumen
sokongan (hardcopy or
softcopy)
selewatlewatnya pada tarikh
akhir tersebut.
Permohonan
bagi
dokumen
sokongan
yang gagal diserahkan
pada
tarikh
akhir
tersebut
akan
dibatalkan
secara
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
Kemas
Profil
Kini Membuat
Pengisytiharan
Permohonan
3/5
1
Disember Pembekal
hendaklah
2017
menyerahkan
permohonan selewatlewatnya pada tarikh
akhir tersebut.
Jenis
Permohonan
Kemas
Profil
Proses
Kini Penghantaran
Dokumen
Sokongan
Tarikh Akhir
Tindakan Yang Perlu
Diambil
Permohonan yang gagal
diserahkan pada tarikh
akhir tersebut akan
dibatalkan
secara
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
8
Disember Pembekal
hendaklah
2017
menyerahkan dokumen
sokongan (hardcopy or
softcopy)
selewatlewatnya pada tarikh
akhir tersebut.
Permohonan
bagi
dokumen
sokongan
yang gagal diserahkan
pada
tarikh
akhir
tersebut
akan
dibatalkan
secara
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
Baru/
Pembaharuan/
Tambah
Bidang
(Biasa/Khas)
Bayaran
18 Disember Pembekal
hendaklah
2017
membuat
bayaran
selewat-lewatnya pada
tarikh akhir tersebut.
Permohonan
bagi
bayaran yang gagal
dijelaskan pada tarikh
akhir tersebut akan
dibatalkan
secara
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
4/5
3.2.3 Bagi permohonan pendaftaran yang telah mendapat kelulusan
dan berstatus “Telah Berdaftar”, pembekal dinasihatkan untuk
mencetak sijil pendaftaran Kementerian Kewangan selewatlewatnya pada 22 Disember 2017.
3.2.4 Manakala, bagi mana-mana permohonan yang telah ditolak
dalam Sistem eP sedia ada, pembekal boleh mengemukakan
semula permohonan tersebut di dalam Sistem eP Baharu.
3.3
Transaksi Urus Niaga Perolehan dengan Kerajaan Persekutuan
3.3.1 Bagi pembekal yang telah menyertai Sebut Harga/Tender/
eBidding dan ditawarkan Surat Setuju Terima (SST), pembekal
diingatkan untuk memastikan pengesahan Surat Setuju Terima
dibuat selewat-lewatnya pada 13 Disember 2017 secara atas
talian agar maklumat SST dapat dimigrasi ke dalam Sistem eP
Baharu.
3.3.2 Pembekal juga dinasihatkan untuk merujuk Tatacara Proses
Akhir Tahun bagi pelaksanaan transaksi perolehan dalam Sistem
eP sedia ada yang akan dikeluarkan pada bulan Disember 2017.
3.4
Proses Katalog
3.4.1 Pembekal dibenarkan untuk memuat naik katalog dalam Modul
eCAT selewat-lewatnya sehingga 18 Disember 2017. Katalog
yang dimuat naik sehingga tarikh akhir ini dengan status “Iklan”
sahaja akan dimigrasi ke dalam Sistem eP Baharu.
4.
PENUTUP
Semua pembekal dikehendaki merancang dan mematuhi tarikh akhir yang
telah ditetapkan bagi proses-proses yang telah dinyatakan di atas agar
pelaksanaan peralihan Sistem eP sedia ada kepada Sistem eP Baharu berjalan
lancar.
Bahagian Perolehan Kerajaan
Kementerian Kewangan Malaysia
9 Jun 2017
5/5
GARIS PANDUAN PERANCANGAN PEMBEKAL BAGI MENGHADAPI PERALIHAN
SISTEM ePEROLEHAN SEDIA ADA KEPADA SISTEM ePEROLEHAN BAHARU
1.
TUJUAN
1.1
2.
3.
Garis panduan ini bertujuan untuk memaklumkan mengenai tindakan
yang perlu diambil oleh pembekal sebagai persediaan menghadapi
peralihan penggunaan Sistem ePerolehan (eP) sedia ada kepada
Sistem eP Baharu.
LATAR BELAKANG
2.1
Sistem ePerolehan (eP) Baharu akan mula beroperasi mulai 1 Januari
2018 yang mana semua pembekal yang ingin berurus niaga dengan
Kerajaan Persekutuan wajib menggunakan Sistem eP Baharu secara
atas talian sepenuhnya.
2.2
Bagi membolehkan Sistem eP Baharu berfungsi dengan baik, proses
peralihan yang melibatkan migrasi data daripada Sistem eP sedia ada
kepada Sistem eP Baharu akan dilaksanakan.
2.3
Proses peralihan ini memerlukan operasi Sistem eP sedia ada
dihentikan dan semua pembekal tidak boleh membuat capaian semasa
aktiviti migrasi data dijalankan bermula pada 23 Disember 2017 jam
12:01 pagi sehingga 1 Januari 2018 jam 8:00 pagi.
2.4
Sehubungan itu, pihak pembekal hendaklah memastikan semua aktiviti/
transaksi yang belum selesai atau masih berjalan diselesaikan sebelum
tarikh akhir (cut-off date) yang ditetapkan berdasarkan modul-modul
yang terlibat.
TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL OLEH PEMBEKAL
3.1
Pihak pembekal bertanggungjawab memastikan aktiviti/transaksi yang
sedang berjalan dalam Sistem eP sedia ada seperti di bawah
diselesaikan dalam tahun 2017:
a)
Proses permohonan pendaftaran dengan Kementerian Kewangan
(MoF) melalui Modul Pendaftaran Pembekal; dan
1/5
b)
3.2
Transaksi urus niaga perolehan dengan Kerajaan Persekutuan
melalui Modul Pembelian Terus dan Modul Kontrak Kementerian.
Proses Pendaftaran Pembekal dengan MoF
3.2.1 Permohonan pendaftaran pembekal yang telah mendapat
kelulusan dan berstatus “Telah Berdaftar” pada 22 Disember
2017 sahaja yang akan dimigrasi ke dalam Sistem eP Baharu.
3.2.2 Sehubungan itu, bagi memastikan permohonan pendaftaran
dapat mencapai status “Telah Berdaftar”, pembekal hendaklah
merancang
dan
memastikan
proses-proses
berkaitan
pendaftaran pembekal seperti Jadual 1 di bawah dilaksanakan
selewat-lewatnya mengikut tarikh akhir yang telah ditetapkan.
Jadual 1
Jenis
Permohonan
Baru/
Pembaharuan/
Tambah
Bidang
(Bidang Khas)
Proses
Membuat
Pengisytiharan
Permohonan
Permohonan yang gagal
diserahkan pada tarikh
akhir tersebut akan
dibatalkan
secara
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
Permohonan
Status
Bumiputera
Baru/
Pembaharuan/
Tambah
Bidang
(Bidang Khas)
Tindakan Yang Perlu
Diambil
10 November Pembekal
hendaklah
2017
menyerahkan
permohonan selewatlewatnya pada tarikh
akhir tersebut.
Tarikh Akhir
Penghantaran
Dokumen
Sokongan
Permohonan
Status
Bumiputera
24 November Pembekal
hendaklah
2017
menyerahkan dokumen
sokongan (hardcopy or
softcopy)
selewatlewatnya pada tarikh
akhir tersebut.
Permohonan
bagi
dokumen
sokongan
yang gagal diserahkan
pada
tarikh
akhir
tersebut
akan
dibatalkan
secara
2/5
Jenis
Permohonan
Baru/
Pembaharuan/
Tambah
Bidang
(Bidang Biasa)
Proses
Membuat
Pengisytiharan
Permohonan
Tarikh Akhir
Tindakan Yang Perlu
Diambil
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
1
Disember Pembekal
hendaklah
2017
menyerahkan
permohonan selewatlewatnya pada tarikh
akhir tersebut.
Permohonan yang gagal
diserahkan pada tarikh
akhir tersebut akan
dibatalkan
secara
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
Baru/
Pembaharuan/
Tambah
Bidang
(Bidang Biasa)
Penghantaran
Dokumen
Sokongan
8
Disember Pembekal
hendaklah
2017
menyerahkan dokumen
sokongan (hardcopy or
softcopy)
selewatlewatnya pada tarikh
akhir tersebut.
Permohonan
bagi
dokumen
sokongan
yang gagal diserahkan
pada
tarikh
akhir
tersebut
akan
dibatalkan
secara
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
Kemas
Profil
Kini Membuat
Pengisytiharan
Permohonan
3/5
1
Disember Pembekal
hendaklah
2017
menyerahkan
permohonan selewatlewatnya pada tarikh
akhir tersebut.
Jenis
Permohonan
Kemas
Profil
Proses
Kini Penghantaran
Dokumen
Sokongan
Tarikh Akhir
Tindakan Yang Perlu
Diambil
Permohonan yang gagal
diserahkan pada tarikh
akhir tersebut akan
dibatalkan
secara
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
8
Disember Pembekal
hendaklah
2017
menyerahkan dokumen
sokongan (hardcopy or
softcopy)
selewatlewatnya pada tarikh
akhir tersebut.
Permohonan
bagi
dokumen
sokongan
yang gagal diserahkan
pada
tarikh
akhir
tersebut
akan
dibatalkan
secara
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
Baru/
Pembaharuan/
Tambah
Bidang
(Biasa/Khas)
Bayaran
18 Disember Pembekal
hendaklah
2017
membuat
bayaran
selewat-lewatnya pada
tarikh akhir tersebut.
Permohonan
bagi
bayaran yang gagal
dijelaskan pada tarikh
akhir tersebut akan
dibatalkan
secara
automatik oleh sistem.
Pembekal
perlu
mencipta
semula
permohonan di dalam
Sistem eP Baharu.
4/5
3.2.3 Bagi permohonan pendaftaran yang telah mendapat kelulusan
dan berstatus “Telah Berdaftar”, pembekal dinasihatkan untuk
mencetak sijil pendaftaran Kementerian Kewangan selewatlewatnya pada 22 Disember 2017.
3.2.4 Manakala, bagi mana-mana permohonan yang telah ditolak
dalam Sistem eP sedia ada, pembekal boleh mengemukakan
semula permohonan tersebut di dalam Sistem eP Baharu.
3.3
Transaksi Urus Niaga Perolehan dengan Kerajaan Persekutuan
3.3.1 Bagi pembekal yang telah menyertai Sebut Harga/Tender/
eBidding dan ditawarkan Surat Setuju Terima (SST), pembekal
diingatkan untuk memastikan pengesahan Surat Setuju Terima
dibuat selewat-lewatnya pada 13 Disember 2017 secara atas
talian agar maklumat SST dapat dimigrasi ke dalam Sistem eP
Baharu.
3.3.2 Pembekal juga dinasihatkan untuk merujuk Tatacara Proses
Akhir Tahun bagi pelaksanaan transaksi perolehan dalam Sistem
eP sedia ada yang akan dikeluarkan pada bulan Disember 2017.
3.4
Proses Katalog
3.4.1 Pembekal dibenarkan untuk memuat naik katalog dalam Modul
eCAT selewat-lewatnya sehingga 18 Disember 2017. Katalog
yang dimuat naik sehingga tarikh akhir ini dengan status “Iklan”
sahaja akan dimigrasi ke dalam Sistem eP Baharu.
4.
PENUTUP
Semua pembekal dikehendaki merancang dan mematuhi tarikh akhir yang
telah ditetapkan bagi proses-proses yang telah dinyatakan di atas agar
pelaksanaan peralihan Sistem eP sedia ada kepada Sistem eP Baharu berjalan
lancar.
Bahagian Perolehan Kerajaan
Kementerian Kewangan Malaysia
9 Jun 2017
5/5