04 Model Data dan Database
PEMBUATAN MODEL DATA DAN DESAIN DATABASE N. Tri Suswanto Saptadi
4/8/2016 nts/sia
1 Pendahuluan
- – Bagaimana kita dapat mendokumentasikan SIA yang diimplementasikan sebagai database relasional?
■ Bab ini menjelaskan bagaimana cara mendesain dan mendokumentasikan database relasional untuk suatu SIA. ■ Memusatkan perhatian pada pembuatan model data, yang merupakan salah satu aspek desain database yang harus dipahami para akuntan.
Pendahuluan
■ Bab ini juga memperkenalkan model akuntansi REA dan diagram Entity- Relationship (E-R). ■ Serta menunjukkan bagaimana mempergunakan alat-alat ini untuk membangun sebuah model data SIA. ■ Akhirnya, bab ini akan mendeskripsikan bagaimana mengimplementasikan hasil model data dalam database relasional.
4/8/2016 nts/sia
3 Perancangan dan Implementasi
Sistem Database ■ Enam langkah dasar dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem database: 1. Identifikasi kebutuhan informasi para pemakai.
2. Tahap pertama terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem baru.
3. Pengembangan berbagai skema berbeda untuk sistem yang baru, pada tingkat konseptual, eksternal dan internal. Perancangan dan Implementasi Sistem Database
4. Penerjemahan skema tingkat internal ke struktur database sesungguhnya, yang akan diimplementasikan ke dalam sistem yang baru tersebut.
5. Mentransfer semua data dari sistem sebelumnya ke database SIA yang baru.
6. Penggunaan dan pemeliharaan sistem yang baru.
4/8/2016 nts/sia
5 Model Data REA Pembuatan model data adalah proses of defining
a database so that it faithfully represents all aspects of the organization, including its interactions with the external environment.
REA (Sumber daya, Data, Kegiatan) data model
is a conceptual modeling tool that focuses on the business semantics underlying an organization’s value chain activities.
Model Data REA ■ Pembuatan model data dalam proses Desain database
Operasi dan Perencanaan
Pemeliharaan Analisis
Pembuatan
Implementasi Persyaratan
model data terjadi di sini
Pengkodean Desain
4/8/2016 nts/sia
7 Model Data REA ■ Model data REA memberikan struktur dalam dua cara:
1 Dengan mengidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan dalam database SIA
2 Dengan cara menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database SIA tersebut
Jenis-jenis Entitas ■ Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. ■ Model data REA mengklasifikasi entitas ke dalam tiga kategori yang berbeda, yaitu :
1 Sumber daya yang didapat dan dipergunakan
oleh organisasi
2 Kegiatan atau aktivitas bisnis yang dilakukan
organisasi
3 Pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut 4/8/2016 nts/sia
9 Jenis-jenis Entitas ■ Sumber daya adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. ■ Contoh sumber daya organisasi adalah:
- – Kas – Persediaan – Peralatan
Jenis-jenis Entitas
■ Kegiatan adalah berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. ■ Contoh kegiatan organisasi adalah :
- – Kegiatan penjualan
- – Kegiatan penerimaan kas
4/8/2016 nts/sia
11 Jenis-jenis Entitas ■ Pelaku adalah entitas jenis ketiga dalam model REA. ■ Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi. ■ Contoh pelaku organisasi adalah
- – Pegawai – Pelanggan
■ Membangun diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah berikut :
1 Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar memberi untuk menerima, dalam siklus tersebut.
2 Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
4/8/2016 nts/sia
13 Membangun diagram REA
3.Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi. Apabila perlu, ganti kegiatan pertukaran ekonomi aslinya dengan rangkaian kegiatan komitmen dan pertukaran ekonomi yang dihasilkan dari pemecahan kegiatan tadi.
Pola dasar REA ( Basic REA template)
GET Resource A Inflow Participant Internal Agent Resource A
Participant External Agent Economic Duality Participant External Agent
GIVE Resource B Outflow Participant Internal Agent Resource B
4/8/2016 nts/sia
15 Contoh Diagram REA
(Sample REA diagram) Inventory Stock-flow Sales Participant Salesperson
Participant
Economic Customer Duality
Participant Cash Cash Stock-flow Participant Cashier Receipts Diagram REA, Langkah 1: Identifikasi kegiatan pertukaran ekonomi
■ Selama menggambar diagram REA untuk suatu siklus transaksi, sangatlah berguna untuk membagi kertas yang digunakan untuk menggambar ke dalam tiga kolom, satu kolom untuk setiap jenis entitas.
- – Pergunakan kolom kiri untuk sumber daya – Kolom tengah untuk kegiatan.
- – Dan kolom kanan untuk pelaku.
4/8/2016 nts/sia
17 Diagram REA, Langkah 1:
Identifikasi kegiatan pertukaran ekonomi
■ Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut. ■ Diagram REA untuk siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik.
Diagram REA, Step 2: Identifikasi Sumber Daya dan Pelaku
■ Ketika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi. ■ Kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan. ■ Kegiatan penerimaan kas dapat diterjemahkan sebagai menerima kas dari pelanggan.
4/8/2016 nts/sia
19 Diagram REA, Langkah 2:
Identifikasi Sumber Daya dan Pelaku
■ Setelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut. ■ Paling tidak selalu terdapat satu pelaku internal
(pegawai) dan, di sebagian besar kondisi, seorang pelaku eksternal (pelanggan/pemasok) yang terlibat dalam setiap kegiatan. Diagram REA, Langkah 3: Masukkan Kegiatan Komitmen ■ Langkah ketiga dalam menggambar diagram REA adalah menganalisis kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut dapat dipecah menjadi sebuah kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan pertukaran. ■ Contoh: Kegiatan penjualan dapat dipergunakan untuk mewakili baik penjualan dengan pengiriman maupun yang terjadi di toko. economic exchange event
4/8/2016 nts/sia
21 Decomposing Sales into Orders
and Sales Inventory Inventory-
Orders Participant Customer Customer Orders
Sales Customer Salesperson (1,N)
(0,N) (0,1) (0,1) (1,1) (0,N)
(0,N) (1,1) (0,N) (1,1)
(0,N) (1,1) (0,N) Inventory- Sales
(1,N) Participant Participant Participant
Leads to Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan kardinalitas hubungan ■ Kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya. ■ Kardinalitas sering diungkapkan sebagai pasangan nomor di setiap entitas. ■ Nomor pertama adalah kardinalitas minimum, dan nomor kedua adalah kardinalitas maksimum.
4/8/2016 nts/sia
23 Diagram REA, Langkah 4:
Menetapkan kardinalitas hubungan
■ The minimum cardinality of a relationship indicates whether each row in that entity MUST be linked to a row in the entity on the other side of the relationship. ■ Minimum cardinalities can be either 0 or 1. ■ A minimum cardinality of zero means that a new row can be added to that table without being linked to any rows in the other table. ■ A minimum cardinality of 1 means that each row in that table MUST be linked to at least one row in the other table Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan kardinalitas hubungan ■ Kardinalitas minimemThe minimum cardinality of zero in the (0, N) cardinality pair to the left of the customer entity in the customer-sales relationship indicates that a new customer may be added to the database without being linked to any sales events.
(0, N)
Penjualan Pelanggan Made to
4/8/2016 nts/sia
25 Diagram REA, Langkah 4:
Menetapkan Kardinalitas Hubungan
■ Kardinalitas minimum of 1 in the (1, 1) cardinality pair to the right of the sales entity in the customer-sales relationship indicates that a new sales transaction CAN ONLY be added if it is linked to a customer.
(1,1)
Made to Penjualan Pelanggan
(0, N) Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan Kardinalitas Hubungan
■ Kardinalitas maksimem dari sebuah hubungan menunjukkan apakah setiap baris dalam entitas dapat dihubungkan lebih dari satu baris dalam entitas lainnya on the other side of the relationship. ■ Kardinalitas maksimem dapat baik 1 atau N. ■ Kardinalitas minimem 1 artinya bahwa setiap baris dalam tabel itu dapat dihubungkan ke hanya satu baris dalam tabel lainnya. ■ Kardinal maksimem N artinya bahwa setiap baris dalam tabel itu bisa dihubungkan lebih dari satu baris dalam tabel lainnya.
4/8/2016 nts/sia
27 Diagram REA, Langkah 4:
Menetapkan Kardinalitas Hubungan
■ Kardinalitas maksimum N dalam (0, N) pasangan kardinalitas to the left of the customer entity in the customer-sales relationship indicates that a given customer MAY be linked to many sales events.
Penjualan Made to Pelanggan
(0, N) Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan Kardinalitas Hubungan
■ Kardinalitas maksimum 1 dalam (1, 1) pasangan kardinalitas to the right of the sales entity in the customer-sales relationship indicates that a given sales transaction can only be linked to one customer.
(1,1) (0, N)
Penjualan Made to Pelanggan
4/8/2016 nts/sia
29 Diagram REA, Langkah 4:
Menetapkan Kardinalitas Hubungan ■ Kardinalitas are not arbitrarily chosen by the database designer. ■ They reflect facts about the organization being modeled and its business practices obtained during the requirements analysis stage of the database design process.
Hubungan antar Entitas
■ Terdapat kemungkinan tiga jenis dasar hubungan antar entitas, tergantung dari kardinalitas maksimum yang berhubungan dengan setiap entitas.
1. Hubungan satu-ke-satu (1:1)
2. Hubungan satu-ke-banyak (1:N)
3. Hubungan banyak-ke-banyak (M:N) 4/8/2016 nts/sia
31 Jenis-jenis perbedaan hubungan)
Panel A: One-to-One (1:1) Relationship Cash Sales (0,1) (1,1) Receipts Jenis-jenis perbedaan hubungan Sales Cash
Receipts (0,N) (1,1) Panel B: One-to-Many (1:N) Relationship
4/8/2016 nts/sia
33 Jenis-jenis perbedaan hubungan
Sales Cash Receipts (1,N) (0,1)
Panel C: One-to-Many (1:N) Relationship Jenis-jenis perbedaan hubungan Panel D: Many-to-Many (M:N) Relationship Cash
Sales (0,N) (1,N) Receipts
4/8/2016 nts/sia
35 Diagram Hubungan Entitas ■ Diagram Hubungan Entitas- (E-R) adalah satu metode untuk skema penggambaran database disebut diagram E-R karena it shows the various entities being modeled and the important relationships among them. ■ Dalam sebuah diagram E-R, entitas appear as rectangles, and relationships between entities are represented as diamonds. Contoh Diagram E-R Managed
Supervisors Employers By
Part of Manages
Departments
Customer
Cash Part of
Sales Part of
Orders
Receipts
Players Part of Teams League
Part of
4/8/2016 nts/sia
37 Contoh diagram E-R yang berdasar
pada model REA Inventory- Buyer Inventory
(1,N) Purchases (1,1) Participant (0,N) (0,N) Purchases (Purchasing Agent) (0,N)
(1,1) Participant (0,N) Purchases-
Cash Vendor
Disbursements (0,N) Participant(1,1) (1,N) Cash Cash (0,N) Stockflow (1,1) (1,1) Participant (0,N) Cashier
Disbursement Mengimplementasikan Diagram REA Dalam Database Relasional
■ Diagram REA ini dapat dipergunakan untuk mendesain database relasional yang terstruktur baik. ■ Bahkan, membuat suatu rangkaian tabel berdasarkan diagram REA secara otomatis akan menghasilkan database relasional yang terstruktur baik, tanpa adanya masalah anomali pembaruan (update), penyisipan data (insert), dan penghapusan (delete).
4/8/2016 nts/sia
39 Mengimplementasikan Diagram REA Dalam
Database Relasional Mengimplementasikan diagram REA ke dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap, yaitu :
1. Membuat sebuah tabel untuk setiap entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyak- ke-banyak
3. Menggunakan kunci luar untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu dan hubungan satu-ke-banyak
Mengimplementasikan model REA
Buyer Inventory- Inventory (1,N) Purchases (1,1) Participant (0,N)
(0,N) Purchases (Purchasing Agent) (0,N) (1,1)
Participant
(0,N) Purchases- Cash VendorDisbursements Participant (0,N) (1,1) (1,N)
Cash Cash (0,N) Stockflow (1,1) (1,1) Participant (0,N) Cashier Disbursement
4/8/2016 nts/sia
41 Membuat Tabel
From the previously discussed REA diagram, nine tables would be created: one for each of the seven entities and one for each of the many-to- many relationships.
6. Pengeluaran Kas
1.Persediaan
7. Kas
2.Pembelian
8. Pembelian-persediaan
3.Pegawai
9. Pembelian-pengeluaran
4.Pemasok
kas
5.Kasir
Menetapkan Atribut untuk Setiap Tabel ■ Menetapkan Kunci Utama: Biasanya, kunci utama of a table representing an entity is a single attribute. ■ Other Attributes: Additional attributes are included in each table to satisfy transaction processing requirements.
4/8/2016 nts/sia
43 Implementasi Hubungan Satu ke Satu
dan Satu ke Banyak ■ Hubungan Satu ke Satu: Di dalam database relasional, hubungan satu ke satu antara entitas dapat diimplementasikan dengan memasukkan kunci utama suatu entitas sebagai kunci luar dalam tabel yang mewakili entitas satunya. ■ Tidak ada contohnya hubugnan 1:1 dalam diagram contoh
Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke Banyak ■ Hubungan Satu ke Banyak: Dalam database relasional, hubungan satu ke banyak dapat diimplementasikan juga dalam relasi ke database dengan menggunakan kunci luar. ■ Kunci utama dari entitas dengan kardinal maksimum N menjadi kunci luar dalam entitas dengan kardinal maksimum 1 ■ Contoh: Nomor pegawai dan nomor pemasok adalah kunci luar dalam kegiatan pembelian dan kegiatan pengeluaran kas. i
4/8/2016 nts/sia
45 Dokumentasi Praktik Bisnis ■ Diagram REA secara khusus berguna untuk mendokumentasikan SIA tingkat lanjut yang menggunakan database. ■ Diagram REA menyediakan informasi mengenai praktik bisnis organisasi dan pola pertukaran ekonominya. Dokumentasi Praktik Bisnis ■ The zero minimum for the sales event indicates that credit sales are made ■ The N maximum for the sales event means that customers may make installment payments
Penerimaan Penerimaan kas Penjualan kas Penjualan
(1, N)
(0, N) 4/8/2016 nts/sia
47 Dokumentasi Praktik Bisnis ■ The one minimum for the cash receipts event indicates that cash is not received prior to delivering the merchandise
■ The N maximum for the cash receipts event means that customers may pay for several sales with one check
Penerimaan Penerimaan
Kas-Penjualan Penjualan Kas (1, N) (0, N) Organization Specificity of REA Diagrams ■ Due to the fact that S&S sells mass- produced goods, its REA diagram models the relationship between sales and inventory as being many-to-many. ■ An REA diagram for a rare art dealer would depict the relationship between sales and inventory as being one-to- many.
4/8/2016 nts/sia
49 Pengambilan Informasi dari SIA
■ Diagram REA yang lengkap juga berfungsi sebagai petunjuka yang berguna untuk meminta informasi dari database SIA. ■ Permintaan data dapat digunakan untuk menghasilkan jurnal dan buku besar dari database rasional yang dibuat dengan menggunakan model REA. Pengambilan Informasi dari SIA
(0, 1) (1, N)
Penerimaan Penjualan Kas
- Setiap transaksi penjualan dibayar penuh oleh kegiatan penerimaan kas.
- Setiap pembayaran pelanggan bisa dilakukan lebih dari satu penjualan.
- Apakah permintaan logis itu ?
- Total piutang dagang adalah jumlah dari seluruh penjualan yang tidak memiliki nomor pembayaran.
4/8/2016 nts/sia
51 Pengambilan Informasi dari SIA (0, N) (1, 1)
Penerimaan Penjualan Kas
■ Setiap transaksi penjualan dapat dibayar secara cicilan (angsuran). ■ Setiap pembayaran pelanggan hanya untuk satu penjualan. ■ Apakah permintaan logis itu ? ■ (1) Jumlah seluruh penjualan; (2) Jumlah penerimaan kas; then A/R = (1)-(2)
Pengambilan Informasi dari SIA ■ Setiap transaksi penjualan dibayar penuh oleh kegiatan penerimaan kas. ■ Setiap pembayaran pelanggan untuk satu penjualan. ■ Apakah permintaan logis itu? ■ Total piutang dagang adalah jumlah seluruh penjualan yang tidak memiliki nomor pembayaran.
Penerimaan Kas Penjualan
(0, 1) (1, 1) 4/8/2016 nts/sia
53 Pengambilan Informasi dari SIA ■ Setiap transaksi penjualan dibayar secara cicilan (angsuran). ■ Setiap pembayaran dari pelanggan dapat membayar lebih dari satu penjualan. ■ Apakah permintaan logis itu ? ■ (1) Jumlah semua penjualan; (2) Jumlah semua penerimaan kas; Then A/R = (1)-(2)
Penerimaan Kas Penjualan
(0, N) (1, N)