APLIKASI MANAJEMEN PROYEK BERBASIS WEB DI CV. DINAMIKA MANDIRI.
APLIKASI MANAJ EMEN PROYEK BERBASIS WEB
DI CV. DINAMIKA MANDIRI
SKRIPSI
Oleh :
RIA RISMAYANTI
NPM : 0934010032
J URUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ”VETERAN”
J AWA TIMUR
SURABAYA
2013
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
APLIKASI MANAJ EMEN PROYEK BERBASIS WEB
DI CV. DINAMIKA MANDIRI
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagai Per syaratan
Dalam Memeperoleh Gelar Sarjana Komputer
Program Studi Teknik Infor matika
Oleh :
RIA RISMAYANTI
0934010032
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ”VETERAN”
J AWA TIMUR
2013
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
LEMBAR PENGESAHAN
APLIKASI MANAJ EMEN PROYEK BERBASIS WEB
DI CV. DINAMIKA MANDIRI
Disusun Oleh :
RIA RISMAYANTI
0934010032
Telah disetujui untuk mengikuti Ujian Negara Lisan
Tahun Akademik 2012/2013
Pembimbing Utama
Pembimbing Pendamping
Rinci Kembang H., S.Si, M.Kom
NPT. 071 212 7701
Faisal Muttaqin, S.Kom
NPT. 311 851 231
Mengetahui,
Ketua J urusan Teknik Infor matika
Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional ”Veteran” J awa Timur
Dr. Ir. Ni Ketut Sari, MT
NIP. 19650731 199203 1 001
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
SKRIPSI
APLIKASI MANAJ EMEN PROYEK BERBASIS WEB
DI CV. DINAMIKA MANDIRI
Disusun Oleh :
RIA RISMAYANTI
0934010032
Telah dipertahankan di hadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi
J urusan Teknik Infor matika Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional ”Veteran” J awa Timur
Pada Tanggal 12 April 2013
Pembimbing :
1.
Tim Penguji :
1.
Rinci Kembang H., S.Si, M.Kom
NPT. 071 212 7701
2.
Budi Nugroho S.Kom, M.Kom
NPT. 3 8009 05 0205 1
2.
Faisal Muttaqin, S.Kom
NPT. 311 851 231
Ir. Purnomo Edi Sasongko, MP
NPT. 19640 7140 198803 1001
3.
Intan Yuniar P., S.Kom, MSC
NPT. 3 8006 040 1981
Mengetahui,
Dekan Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional ”Veteran” J awa Timur
Ir. Sutiyono, MT
NIP. 19600713 198703 1 001
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
YAYASAN KESEJ AHTERAAN PENDIDIKAN DAN PERUMAHAN
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ”VETERAN” J AWA TIMUR
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
KETERANGAN REVISI
Kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa mahasiswa berikut :
Nama
: RIA RISMAYANTI
NPM
: 0934010032
Jurusan
: TEKNIK INFORMATIKA
Telah mengerjakan revisi / tidak ada revisi pra rencana (design) / skripsi ujian lisan
Tahun Akademik 2012/2013 dengan judul :
”APLIKASI MANAJ EMEN PROYEK BERBASIS WEB DI CV. DINAMIKA
MANDIRI”
Surabaya, 28 April 2013
Dosen yang memerintahkan revisi :
1) Budi Nugroho S.Kom, M.Kom
NPT. 3 8009 05 0205 1
(
)
2) Ir. Purnomo Edi Sasongko, MP
NPT. 19640 7140 198803 1001
(
)
3) Intan Yuniar P., S.Kom, MSC
NPT. 3 8006 040 1981
(
)
Mengetahui,
Pembimbing Utama
Rinci Kembang H., S.Si, M.Kom
NPT. 071 212 7701
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Pembimbing Pendamping
Faisal Muttaqin, S.Kom
NPT. 385 12 110 351 1
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji syukur bagi Allah SWT atas segala rahmat dan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul
“Aplikasi Manajemen Proyek Berbasis Web di CV. Dinamika Mandiri”. Sholawat
serta salam semoga senantiasa terlimpahkan pada nabi Muhammad SAW.
Tujuan penyusunan tugas akhir ini, salah satunya adalah untuk memenuhi
salah satu syarat dalam menyelesaikan program strata satu (S1) pada Jurusan
Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Pembangunan
Nasional “Veteran” Jawa timur.
Selesainya tugas akhir ini tentunya tak lepas dari dorongan, bimbingan,
dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis ingin menyampaikan
terima kasih kepada :
1. Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir ini.
2. Kedua orang tua, Bapak dan (alm) Ibu yang senantiasa mendoakan dan
mendukung untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
3. Ibu Rinci Kembang Hapsari, S.Si. M.Kom selaku dosen pembimbing I yang
telah mengarahkan dan membimbing dalam menyusun tugas akhir ini.
4. Bapak Faisal Muttaqin, S.Kom selaku dosen pembimbing II yang telah
mengarahkan dan membimbing dalam menyusun tugas akhir ini.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
ii
5. Ibu Nita Yalina, S.Kom, M.MT selaku dosen lapangan yang telah
membimbing dan CV. Dinamika Mandiri yang telah memberikan tempat
untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Mas dan mbakku yang telah memberikan dukungan besar untuk segera
menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Teman-teman Anyuz, Adrian, Emil, Icha, Rian, Roni, Widy, Agung, Guntur,
teman kos MA 1C 35 yang selalu menemani dan menghibur disaat kondisi
lelah.
8. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu.
Penyusunan tugas akhir ini tidak menutup kemungkinan adanya
kekurangan dalam penulisannya. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun dari semua pihak yang membaca tugas akhir ini.
Surabaya, Maret 2013
Penulis
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
iii
DAFTAR ISI
ABSTRAK ..................................................................................................
i
KATA PENGANTAR .................................................................................
ii
DAFTAR ISI ...............................................................................................
iv
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................
vii
DAFTAR TABEL ........................................................................................
xi
BAB I
PENDAHULUAN .....................................................................
1
1.1
Latar Belakang .................................................................
1
1.2
Perumusan Masalah ........................................................
3
1.3
Batasan Masalah .............................................................
3
1.4
Tujuan Penelitian ............................................................
3
1.5
Manfaat Penelitian ..........................................................
4
1.6
Metode Penelitian ...........................................................
4
1.7
Sistematika Penulisan ......................................................
5
TINJ AUAN PUSTAKA ............................................................
7
2.1
Manajemen Proyek .........................................................
7
2.1.1 Komponen Proyek ...............................................
8
2.1.2 Stakeholder ..........................................................
9
BAB II
2.1.2.1
Manajer Proyek .....................................
10
2.1.2.2
Anggota Tim Proyek .............................
11
2.1.3 Manajemen Ruang Lingkup Proyek .....................
13
2.1.4 Manajemen Waktu Proyek ...................................
15
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
iv
BAB III
2.2
CV. Dinamika Mandiri ....................................................
16
2.3
PHP ................................................................................
17
2.4
MySQL ...........................................................................
18
2.5
Aplikasi Manajemen Proyek ...........................................
19
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ..........................
21
3.1
Analisa Sistem ................................................................
21
3.1.1 Bagan Alir Dokumen Sistem yang Berjalan .........
21
Rancangan Sistem ...........................................................
23
3.2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem yang Diusulkan ......
24
3.3
Diagram Berjenjang ........................................................
25
3.4
Data Flow Diagram (DFD) ..............................................
27
3.5
Perancangan Basis Data (Database) .................................
33
3.5.1 Conceptual Data Model (CDM) ...........................
33
3.5.2 Physical Data Model (PDM) ................................
34
Perancangan Struktur Tabel (Database) ...........................
36
3.6.1 Struktur Tabel ......................................................
36
Perancangan Antar Muka ................................................
48
3.7.1 Desain Halaman Login ........................................
48
3.7.2 Desain Masing-Masing Form ...............................
49
HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................
55
4.1
Implementasi ..................................................................
55
4.1.1 Implementasi Database ........................................
55
4.1.2 Implementasi Web ...............................................
65
3.2
3.6
3.7
BAB IV
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
v
4.1.3 Implementasi Interface ........................................
67
4.1.3.1
Admin Interface ....................................
67
4.1.3.2
User Interface ........................................
71
Uji Coba .............................................................................
74
4.2.1 Admin Interface ...................................................
74
4.2.2 User Interface ......................................................
90
KESIMPULAN DAN SARAN .................................................
98
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................
99
4.2
BAB V
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
vi
APLIKASI MANAJ EMEN PROYEK BERBASIS WEB DI CV. DINAMIKA
MANDIRI
DOSEN PEMBIMBING I : RINCI KEMBANG HAPSARI, S.Si. M.Kom
DOSEN PEMBIMBING II : FAISAL MUTTAQIN, S.Kom
PENYUSUN
: RIA RISMAYANTI
ABSTRAK
CV. Dinamika Mandiri yang khusus bergerak di bidang jasa konsultasi
teknologi Informasi saat ini masih menggunakan sistem manual untuk melakukan
pencatatan data setiap proyek yang akan dan sedang dikerjakan, seperti pencatatan
jadwal semua kegiatan dari bagian pengerjaan proyek tersebut dan pembuatan
berkas-berkas dokumen yang diperlukan setiap proyek. Selain itu pegawai di CV.
Dinamika Mandiri tidak dapat melihat perkembangan pengerjaan sebuah proyek
secara langsung.
Dengan adanya kebutuhan ini dibuatlah sebuah Aplikasi Manajemen
Proyek Berbasis Web yang diterapkan di CV. Dinamika Mandiri yang digunakan
untuk mengelola data-data proyek sehingga data tersebut dapat tersimpan dengan
baik dan rapi. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat mempermudah
pegawai untuk memantau perkembangan proyek serta mempermudah dalam
pembuatan berkas-berkas dokumen yang dibutuhkan setiap proyek.
Pembuatan aplikasi manajemen proyek berbasis web ini menggunakan
analisa dan desain terstruktur yang digambarkan dengan Data Flow Diagram
(DFD). Desain sistem diterapkan dalam lingkungan web yang berbasis PHP dan
menggunakan basisdata MySQL.
Kata Kunci : Aplikasi, Manajemen Proyek, Website.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
i
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi saat ini sudah semakin pesat sehingga
suatu informasi yang dulunya sulit diperoleh sekarang menjadi lebih mudah
didapatkan. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara rutin dan memerlukan
kinerja yang berkesinambungan sangat membutuhkan sebuah teknologi informasi
yang terus menerus berkembang. Kemampuan teknologi informasi memberikan
solusi jauh lebih baik dibandingkan hanya mengandalkan kemampuan kinerja
manusia (manual) karena komputer dengan sebuah “sistem” yang canggih dapat
bekerja secara konsisten (terus menerus). Komputer merupakan suatu perangkat
yang sangat dibutuhkan, baik untuk melakukan pendataan data, pengolahan data,
maupun penyimpanan data.
Saat ini CV. Dinamika Mandiri masih menggunakan sistem manual untuk
melakukan pencatatan data setiap proyek yang akan dan sedang dikerjakan,
seperti pencatatan jadwal semua kegiatan dari bagian pengerjaan proyek tersebut
dan pembuatan berkas-berkas yang diperlukan setiap proyek. Hal ini sangat tidak
efektif karena pencatatan secara manual tersebut bisa terjadi kesalahan-kesalahan
bahkan bisa terjadi kehilangan data yang tidak tersimpan dengan rapi. Pencatatan
yang tidak terstruktur juga menjadi faktor ketidak efektifan kegiatan tersebut
karena hal ini akan mempersulit dan memperlambat kinerja pada perusahaan
tersebut.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
1
2
Adanya sistem manual yang masih digunakan oleh CV. Dinamika Mandiri
dalam mengelola proyek akan mengurangi efisiensi proses pengerjaan proyek.
Akibatnya banyak menyita waktu dan kurang terkontrolnya pengerjaan proyek
dengan baik. Selain hal itu yang menjadikan sistem manual tidak efektif adalah
pegawai-pegawai dari perusahaan tersebut tidak dapat memantau secara langsung
informasi-informasi yang ada pada suatu proyek yang akan dan sedang dikerjakan
pada perusahaan. Disamping itu tidak diketahuinya secara langsung tugas-tugas
yang berkaitan dengan proyek tersebut diberikan oleh dan kepada siapa.
Pada
jurnal
”Rancang
Bangun
Sistem
Informasi
Monitoring
Perkembangan Proyek Berbasis Web Studi Kasus di Dinas Bina Marga dan
Pemantusan” dijelaskan tentang pengembangan sebuah sistem berbasis komputer
yang digunakan untuk mengelola data realisasi dan data rencana pada Dinas Bina
Marga dan Pemantusan (Bimatus) yang bertujuan untuk mengetahui apakah
pelaksanaan proyek pada Bimatus tersebut berjalan sesuai rencana atau tidak
(Mudjahidin dan Nyoman Dita Pahang Putra, 2010).
Sehingga berdasarkan penelitian di CV. Dinamika Mandiri dan jurnal
tersebut diusulkan sebuah aplikasi yang dapat membantu dalam pengelolaan
sebuah proyek. Sebuah aplikasi yang diharapkan memberikan kemudahan bagi
pihak perusahaan dalam mendokumentasikan, mengelola, dan memantau
perkembangan sebuah proyek serta dapat membantu seorang admin membuat,
mengunduh dan mencetak berkas-berkas dokumen yang diperlukan setiap proyek
seperti surat kuasa, surat penawaran, dan lain-lain.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3
1.2 Perumusan Masalah
Perumusan masalah yang timbul dari latar belakang tersebut adalah :
1) Bagaimana merancang dan membuat sebuah aplikasi yang dapat
membantu mengelola data-data proyek pada CV. Dinamika Mandiri ?
2) Bagaimana membuat sebuah aplikasi yang dapat membantu pembuatan
berkas dokumen yang diperlukan tiap proyek ?
3) Bagaimana membuat sebuah aplikasi yang dapat membantu pegawai CV.
Dinamika Mandiri memantau perkembangan pengerjaan sebuah proyek ?
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dari Tugas Akhir ini adalah :
1) Penelitian ini berdasarkan pada sistem yang ada di CV. Dinamika Mandiri.
2) Manajemen proyek ini hanya memfokuskan pada manajemen waktu dan
kerja tim proyek, tidak pada manajemen biaya.
3) Aplikasi tidak berkaitan dengan tender proyek, pemilihan kriteria tenaga
ahli dan pegawai untuk tim proyek.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah :
1) Membuat sebuah aplikasi manajemen proyek yang sesuai dengan sistem
yang ada pada CV. Dinamika Mandiri.
2) Membuat standart dokumen surat yang diperlukan setiap proyek yang
diterima oleh CV. Dinamika Mandiri.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat dari dibuatnya Tugas Akhir ini adalah :
1) Mempermudah dalam mengelola data-data proyek yang ada pada CV.
Dinamika Mandiri
2) Mempermudah pegawai untuk memantau perkembangan sebuah proyek
3) Data-data
proyek
pada
CV.
Dinamika
Mandiri
tersimpan
dan
termonitoring dengan baik
4) Mempermudah dalam mencetak data-data atau berkas-berkas yang
dibutuhkan tiap proyek
1.6 Metode Penelitian
1) Studi Literatur
Pengumpulan data dengan mencari referensi teori yang berhubungan
dengan aplikasi manajemen proyek, baik dari buku-buku, tulisan-tulisan,
maupun browsing-browsing yang dapat dijadikan pedoman
2) Perancangan Sistem
Aplikasi Manajemen Proyek ini dibuat berbasis web, yang memiliki
empat kategori user yaitu admin, pegawai, tenaga ahli dan pimpinan.
Admin yang berhak atas pengelolaan data-data proyek sedangkan pegawai
hanya dapat melihat atau memantau perkembangan proyek.
Setiap pegawai atau pengguna diwajibkan login terlebih dahulu
dengan menggunakan akun yang telah dibuatkan seorang admin untuk
dapat mengakses aplikasi manajemen proyek ini.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
5
Terdapat fitur untuk mengunduh data-data atau berkas-berkas berupa
dokumen word yang berkaitan dengan proyek-proyek tersebut. Pengguna
aplikasi manajemen proyek ini memiliki fasilitas pesan yaitu saling
bertukar pesan antar pengguna tersebut.
3) Implementasi Sistem
Beberapa
Tools
yang
digunakan
untuk
membuat
Aplikasi
Manajemen Proyek ini adalah:
1. Adobe Dreamweaver 8
2. XAMPP
3. PhpMyAdmin
4) Uji coba dan Analisa
Setelah pembuatan aplikasi maka selanjutnya dilakukan uji coba dan
analisa yang kemudian mengetahui sejauh mana hasil aplikasi manajemen
proyek ini.
5) Pembuatan Laporan
Membuat dokumentasi dari semua tahapan proses diatas berupa
laporan yang berisi tentang dasar teori, hasil proyek akhir, serta hasil
analisa.
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika pembahasan Tugas akhir ini disusun dalam beberapa bab,
yang dijelaskan sebagai berikut :
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
6
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang permasalahan, perumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah,
metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Tinjauan pustaka ini berisi mengenai teori-teori penunjang yaitu
dasar teori tentang manajemen proyek, profil dari CV. Dinamika
Mandiri.
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi tentang analisa sistem dan perancangan dari sistem
yang akan dibuat yaitu aplikasi manajemen proyek.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi mengenai implementasi dari perancangan sistem yang
telah dibuat sebelumnya.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi tentang kesimpulan dan saran untuk pengembangan aplikasi
lebih lanjut.
DAFTAR PUSTAKA
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Proyek
Manajemen
proyek
adalah
suatu
proses
merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengontrol sumber daya perusahaan
dengan sasaran jangka pendek untuk mencapai goal dan objective yang spesifik.
Manajemen proyek didesain untuk mengatur dan mengontrol sumber daya
perusahaan sesuai dengan aktivitas yang terkait, efisiensi waktu, efisiensi biaya,
dan performa yang baik. Hal ini memerlukan pengelolaan yang baik dan terarah
karena suatu proyek memiliki keterbatasan agar tujuan akhir dari suatu proyek
bisa tercapai. Yang perlu dikelola dalam area manajemen proyek mencakup biaya,
mutu, waktu, kesehatan, dan keselamatan kerja, sumber daya, lingkungan, risiko
dan sistem informasi.
Adapun kesuksesan sebuah sebuah proyek dapat teridentifikasi bila
tercapai objective-nya (Sarno Riyanarto, 2012), antara lain :
a. Proyek selesai tepat waktu.
b. Biaya yang dikeluarkan sesuai anggaran.
c. Pencapaiannya sesuai dengan keinginan.
d. Menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien.
e. Mampu diterima oleh konsumen.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
7
8
2.1.1 Komponen Proyek
Ada 4 (empat) hal penting yang harus dipahami oleh seorang project
manager ketika melaksanakan suatu proyek, yaitu cakupan proyek (project
scope), waktu pelaksanaan proyek (project timeline), biaya proyek (project
cost) dan kualitas dari proyek itu sendiri (project quality). Keempat hal
tersebut menjadi pilar utama dalam project management body of knowledge
(PMBOK), sebuah best practise yang digunakan oleh seluruh project manager
di dunia.
Gambar 2.1. Project management
(Sumber : Henry Christianto, 2008)
1) Scope
Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan.
Terkadang hal ini yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek
dengan pemilik proyek. Scope yang menjadi luas (biasanya terjadi pada
proyek yang dilakukan ad-hoc, tanpa perencanaan atau metode yang
tepat) akibat permintaan owner yang datang terus menerus dapat
mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek.
2) Time
Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin lama suatu proyek
dikerjakan, maka semakin besar biaya operasional proyek yang
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
9
dibutuhkan. Project Time management yang baik akan mempengaruhi
besar kecilnya profit margin proyek yang didapat.
3) Cost
Merupakan komponen biaya proyek. Komponen ini juga saling
terkait dengan 2 komponen sebelumnya (scope and time) karena besar
kecilnya biaya proyek (termasuk penambahan biaya jika diperlukan)
akan mempengaruhi besarnya scope proyek serta cepatnya waktu
pelaksanaan proyek.
4) Quality
Kualitas merupakan harapan yang ingin didapatkan owner dari
proyek tersebut dan atau mengacu pada standar tertentu (misal ISO).
Kualitas dapat diraih dengan menentukan biaya, waktu dan scope proyek
sesuai dengan kebutuhan.
Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu
(time) dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai
dengan cakupan pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang
diharapkan / ditentukan sebelumnya (quality) (Henry Christianto, 2008).
2.1.2 Stakeholder
Stakeholder suatu proyek adalah pihak-pihak, individu ataupun
organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek atau yang mempunyai
interest yang terpengaruh, baik positif maupun negatif atas terlaksananya
proyek. Mereka mempunyai pengaruh terhadap proyek dan hasilnya. Pihakpihak tersebut antara lain :
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
10
1) Manajer proyek, individu proyek yang bertanggungjawab atas
manajemen suatu proyek.
2) Pelaksana proyek, organisasi yang pegawainya paling terlibat secara
langsung dalam pengerjaan proyek.
3) Kostumer atau user, pihak individu maupun organisasi yang akan
menggunakan hasil dari proyek.
4) Anggota tim proyek. Tim yang melaksanakan proyek.
5) Sponsor, individu atau kelompok dalam atau eksternal organisasi
yang memberi dukungan dana tunai atau sejenisnya untuk proyek.
2.1.2.1 Manajer Proyek
Dalam proyek peran Manajer Proyek sangat penting dan menjadi
sentral, dimana tanpa adanya MP maka tidak aka ada manajemen
proyek. Peran yang dimiliki MP adalah sebagai integrator, komunikator,
pembuat keputusan, motivator, enterpreneur dan agen peubah.
Manajer proyek berperan untuk mengintegrasikan beberapa
kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai orang
utama dalam amanjemen proyek, ia mengintegrasikan apa saja dan siapa
saja untuk mencapai performansi yang ditargetkan. Manajer proyek juga
seorang komunikator. Dengan ini berarti ia menjadi tempat berakhir
menujunya laporan-laporan, memo, permintaan dan keluhan. Ia
mengambil input dari banyak sumber, mengolah dan menyampaikan
informasi ke beberapa pihak. Ia harus menyaring, mengolah meringkas
dan menyampaikan informasi untuk memastikan bahwa semua orang
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
11
yang punya peran dalam proyek mengetahui informasi mengenai
kebijaksanaan, tujuan anggaran, jadwal kebutuha dan perubahan yang
ada dalam proyek sesuai dengan peran yang dipunyai.
Secara garis besar tanggungjawab manajer proyek adalah :
1) Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas
dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan
dana penganggaran.
2) Mengorganisasikan, memilih dan menempatkanorang-orang
dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan
sumberdaya.
3) Memonitor suatu proyek.
4) Mengidentifikasi masalah-masalah teknis.
5) Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user,
konsultan, top management.
6) Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.
7) Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan
kembali sumberdaya bila tujuan tidak tercapai.
2.1.2.2 Anggota Tim Proyek
Beberapa anggota tim proyek yang umumya ada dalam
pengelolaan antara lain :
Contract Administrator, terlibat dalam penyiapan proposal,
negosiasi kontrak, mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan
rencana proyek, mengidentifikasikan dan mendefinisikan perubahan-
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
12
perubahan terhadap lingkup proyek, mengkomunikasikan penyelesaian
tahap-tahap penting, dokumentasi masalah hukum, modifikasi kontrak.
Project Controller adalah membantu manajer proyek dalam
perencanaan, pengendalian, pelaporan dan evaluasi. Bekerjasama dengan
manajer fungsional dalam mendefinisikan tugas dan hubungan tugas
antar bagian, dan menetukan orang-orang bertanggung jawab untuk
mengendalikan tugas, memonitor kemajuan pekerjaaan, mengevaluasi
jadwal dan kemajuan biaya, merevisi estimasi waktu dan biaya untuk
menyelesaikan proyek.
Project Accountant, membantu pekerjaan akuntansi dan finansial
kepada manajer proyek, membantu mengidentifikasikan tugas yang perlu
dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan
tertentu, menginvestigasi masalah-masalah finansial.
Customer Liason, merupakan perwakilan teknis klien atau user
dalam tim proyek. Ia berperan serta dalam pembahasan teknis dan
mereview apa yang sedang berjalan dan membantu dalam pengubahan
kontrak, bertanggung jawab menjaga hubungan baik kontraktorcustomer.
Production
Coordinator,
merencanakan,
memonitor,
dan
mengkoordinasikan aspek-aspek produksi. Tanggungjawabnya meliputi
review semua dokumentasi engineering yang dikeluarkan untuk
manufacturing,
memonitor pengadaan dan perakitan komponen,
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
13
memonitor ongkos produksi, membuat jadwal untuk aktivitas yang
berhubungan dengan produksi.
Manajer
Lapangan,
mengawasi
pemasangan,
pengujian,
pemeliharaan, dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.
Tanggungjawabnya meliputi penjadwalan operasi-operasi di lapangan,
memonitor biaya pekerjaan di lapangan, mengawasi personil di
lapangan, dan berhubungan dengan manajer proyek.
Quality Assurance Supervisor, mengatur dan membuat prosedur
pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan.
Dia harus membangkitkan kepedulian terhadap kualitas, perbaikan
metode kerja dan mencapai zero defect (Budi Santosa, 2009).
2.1.3 Manajemen Ruang Lingkup Proyek
Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle) merupakan suatu metode yang
digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan,
dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan
akhir proyek tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan utama yang dilakukan
dalam siklus hidup proyek (Vita Kurnia Utami, 2012), yaitu :
1) Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak
sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan
yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi
untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi
kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memliki
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
14
kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik
dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah
ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim
proyek dapat dibentuk.
2) Tahap Per encanaan dan Desain
Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek
terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan.
Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci
sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung.
Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat
dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan,
acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract
supplier dan perform phare review.
3) Tahap Eksekusi (Pelaksanaan Proyek dan/atau Konstruksi)
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas
proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan atau
pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek
secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam
dokumentasi project plan akan dieksekusi.
4) Tahap Pemantauan dan Sistem Pengendalian
Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses
manajemen
perlu
dilakukan
guna
memantau
penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
dan
mengontrol
15
5) Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil
akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan
kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek
dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang
menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan.
2.1.4 Manajemen Waktu Proyek
Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus
dimiliki oleh seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan
manajer proyek untuk memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan
dalam menyelesaikan sebuah proyek. Dengan menerapkan manajemen waktu
proyek, seorang manajer proyek dapat mengontrol jumlah waktu yang
dibutuhkan oleh tim proyek untuk membangun deliverables proyek sehingga
memperbesar kemungkinan sebuah proyek dapat diselesaikan sesuai dengan
jadwal yang telah ditentukan. Terdapat beberapa proses yang perlu
dilakukankan seorang manajer proyek dalam mengendalikan waktu proyek
(Agung Budi Prasetio, 2011), yaitu :
1) Mendefinisikan aktivitas proyek. Merupakan sebuah proses untuk
mendefinisikan setiap aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
proyek.
2) Urutan aktivitas proyek. Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan
mendokumentasikan hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
16
3) Estimasi aktivitas sumber daya proyek. Estimasi aktivitas sumber daya
proyek bertujuan untuk melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber
daya proyek.
4) Estimasi durasi kegiatan proyek. Proses ini diperlukan untuk menentukan
berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.
5) Membuat jadwal proyek. Setelah seluruh aktivitas, waktu dan sumber daya
proyek terdefinisi dengan jelas, maka seorang manager proyek akan
membuat jadwal proyek. Jadwal proyek ini nantinya dapat digunakan untu
menggambarkan secara rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal
pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan.
6) Mengontrol dan mengendalikan jadwal proyek. Saat kegiatan proyek
mulai berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan jadwal proyek perlu
dilakukan. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah kegiatan proyek
berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak. Setiap proses di
atas setidaknya terjadi sekali dalam setiap proyek dan dalam satu atau
lebih tahapan proyek.
2.2 CV. Dinamika Mandiri
CV. Dinamika Mandiri yang khusus bergerak di bidang jasa konsultasi
teknologi Informasi. CV. Dinamika Mandiri merupakan anak perusahaan dari PT.
Dinamika Selaras Mandiri (PT.DSM) yang bergerak di bidang teknologi
informasi. CV. Dinamika Mandiri beralamat di Jl. Bratang Binangun VC No.25.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
17
Visi yang dibangun dari CV. Dinamika Mandiri adalah Menjadi
Perusahaan Terdepan dalam Bidang Perencanaan dan Penganggaran Pemerintah /
Pemerintah Daerah di Indonesia. Perusahaan terdepan : terdepan dalam teknologi,
terdepan dalam kualitas, dan terdepan dalam menyajikan sistem informasi
planning & Budgeting.
CV. Dinamika Mandiri juga memiliki misi yaitu menjadi yang terdepan
dalam pemahaman bidang PP P/Pd, terlengkap dalam ‘Services’ PP P/Pd,
‘Services’ Dengan Kualitas Excelent, jaminan Kepuasan Pelanggan, dan
organisasi Solid : IntegritasTinggi, Efeketif, Efisien.
Struktur dari perusahaan CV. Dinamika Mandiri sebagai berikut :
Gambar 2.2 Struktur Organisasi CV. Dinamika Mandiri
(Sumber : CV. Dinamika Mandiri)
2.3 PHP
PHP : Hypertext Preprocessor merupakan program yang dikembangkan
secara bersama oleh para programmer dari seluruh dunia yang menekuni dunia
open-source. PHP dikembangkan khususnya untuk mengakses dan memanipulasi
data yang ada di database server open-source seperti MySQL.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
18
Keunggulan yang dimiliki PHP (Teguh Wahyono, 2005) adalah :
a. Source program atau script tidak dapat dilihat menggunakan fasilitas view
HTML source, yang ada pada web browser, seperti Internet Explorer atau
semacamnya
b. Script tersebut dapat memanfaatkan sumber-sumber aplikasi yang dimiliki
oleh server, seperti misalnya untuk keperluan database connection.
c. Pada aplikasi yang dibuat dengan PHP, saat dijalankan server akan
mengerjakan script dan hasilnya dikirimkan ke web browser. Hal itu
menyebabkan aplikasi tidak memerlukan kompatibilitas web browser atau
harus menggunakan web browser tertentu dan pasti dikenal oleh web
browser apapun.
d. PHP dapat melakukan semua aplikasi program CGI, seperti mengambil
nilai form, menghasilkan halaman web yang dinamis, mengirimkan dan
menerima cooki. PHP juga dapat berkomunikasi dengan layanan yang
menggunakan protokol IMAP, SNMP, NNTP, POP3, HTTP dan lainnya.
2.4 MySQL
MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima
dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan
perintah standar SQL (Structured Query Language).
MySQL adalah sebuah database server, dapat juga berperan sebagai client
sehingga sering disebut database client/server, yang open source dengan
kemampuan dapat berjalan baik di OS (Operating Sistem) manapun, dengan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
19
Platform Windows maupun Linux. Selain itu database ini memiliki beberapa
kelebihan disbanding database lain (Bunafit Nugroho, 2005), diantaranya adalah :
a. MySQL sebagai Database Management System (DBMS)
b. MySQL sebagai Relation Database Management System (RDBMS)
c. MySQL adalah sebuah Software database yang OpenSource, artinya
program ini bersifat free atau bebas digunakan oleh siapa saja tanpa harus
membeli dan membayar lisensi kepada pembuatnya
d. MySQL merupakan sebuah database server, jadi dengan menggunakan
database ini anda dapat menghubungkannya ke media internet sehingga
dapat diakses dari jauh
e. MySQL merupakan sebuah database yang mampu menyimpan data
berkapasitas sangat besar hingga berukuran Gigabyte sekalipun
2.5 Aplikasi Manajemen Proyek
Penjelasan tentang fungsi-fungsi pada aplikasi manajemen proyek :
1) Proyek adalah suatu kegiatan mengkoordinasikan segala sesuatu dengan
menggunakan perpaduan sumber daya manusia, teknik, administratif
untuk mencapai tujuan yang jelas dan dalam periode waktu tertentu.
2) Sub Proyek adalah sub-sub bagian dari sebuah proyek yang memiliki tim
proyek untuk melaksanakan proyek tersebut.
3) Rincian Tugas adalah sub-sub bagian dari sebuah sub proyek.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
20
Proyek
Sub Pr oyek
Sub Pr oyek
Sub Pr oyek
Rincian Tugas
Rincian Tugas
Rincian Tugas
Rincian Tugas
Rincian Tugas
Rincian Tugas
Gambar 2.3 Struktur Aplikasi
Gambar 2.3 merupakan gambar struktur dari aplikasi manajemen proyek
ini. Sebuah proyek dapat memiliki lebih dari satu sub proyek dan satu sub
proyek dapat memiliki lebih dari satu rincian tugas.
4) User adalah kumpulan akun-akun yang berhak untuk mengakses aplikasi
manajemen proyek ini. User-user tersebut terbagi menjadi 4 grup yang
membedakan hak akses halaman aplikasi ini yaitu admin, pegawai, tenaga
ahli, pimpinan.
5) Tenaga Ahli adalah sumber daya manusia yang bertanggungjawab pada
sebuah proyek.
6) Lembaga adalah sebuah departemen yang memberikan/memesan proyek
pada perusahaan.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisa Sistem
Saat ini CV. Dinamika Mandiri masih menggunakan sistem manual untuk
melakukan pencatatan data setiap proyek yang akan dan sedang dikerjakan,
seperti pencatatan jadwal dan semua kegiatan dari bagian pengerjaan proyek
tersebut.
Setelah perusahaan menerima sebuah kontrak proyek dari client, Admin
dari perusahaan akan mencatat data-data yang berkaitan dengan proyek tersebut
serta memilih atau menentukan tenaga ahli untuk proyek tersebut. Data-data
tersebut seperti data client, tanggal mulai dan tanggal akhir pengerjaan proyek,
nama-nama pegawai yang diberikan tugas untuk mengerjakan proyek tersebut.
Kemudian dilakukan proses monitoring dan updating pada proyek tersebut
untuk mendapatkan penjadwalan yang sesuai dengan tujuan proyek. Admin juga
mencetak berkas atau data-data yang berkaitan dengan proyek tersebut seperti
surat kuasa, surat penawaran, usulan tim pengawas, dan lain-lain.
3.1.1 Bagan Alir Dokumen Sistem yang Berjalan
Sebuah proyek yang telah diterima oleh perusahaan dari client, seorang
admin akan melakukan pencatatan data-data yang berkaitan dengan proyek
tersebut. Admin memilih atau menentukan tenaga ahli untuk proyek tersebut,
selain itu admin juga memilih beberapa pegawai yang akan mengerjakan
tugas-tugas proyek tersebut serta dilakukan monitoring pada proses
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
21
22
pengerjaannya. Admin juga membuat laporan progress dari proyek tersebut
sebagai laporan proyek yang akan diserahkan kepada pimpinan.
Tenaga Ahli
Admin
Pegawai
Pimpinan
Client
Start
1
3
Data proyek
Laporan
proyek
Laporan
proyek
Catat
data
proyek
Terima
tugas
proyek
2
Finish
Mengerjakan
tugas proyek
Laporan
proyek
File proyek
File proyek
3
Entri progres
Laporan
proyek
1
2
Gambar 3.1 Bagan Alir Dokumen Sistem yang Berjalan
Gambar 3.1 merupakan bagan alir dokumen sistem yang berjalan di
CV. Dinamika Mandiri saat ini. Pertama perusahaan menerima sebuah proyek
dari lembaga, lalu admin perusahaan tersebut menerima data-data tentang
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
23
proyek tersebut seperti lokasi proyek, tanggal mulai proyek, dan lain-lain.
Setelah itu admin mencatat data-data proyek tersebut serta memilih tim proyek
yang terdiri dari tenaga ahli dan pegawai yang bertanggungjawab pada proyek
tersebut. Selanjutnya pegawai mengerjakan tugas yang diterimanya dan jika
telah selesai pegawai tersebut menyerahkan hasil proyek atau berupa file
proyek kepada admin dan admin akan mengelola progress dan membuat
laporan proyek yang akan diberikan kepada sumber daya manausia pada
perusahaan tersebut.
3.2 Rancangan Sistem
Adanya sistem manual yang masih digunakan pada perusahaan tersebut,
maka diberikan sebuah rancangan aplikasi yang dapat membantu memudahkan
perusahaan dalam mendokumentasikan proyek-proyek yang diterima dan sedang
dikerjakan. Sebuah rancangan aplikasi yang diharapkan dapat membantu
perusahaan dalam mencatat semua data-data proyek, melihat progress atau
perkembangan sejauh mana sebuah proyek dalam pengerjaannya, membuat atau
mencetak berkas-berkas dokumen yang diperlukan setiap proyek seperti surat
kuasa, surat penawaran, dan lain-lain, serta membantu dalam membuat laporan
proyek pada perusahaan.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
24
3.2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem yang diusulkan
Tenaga Ahli
Admin
Database
Pegawai
Pimpinan
Start
Data proyek
Input data proyek
1
View
data
proyek
Simpan
View
progres
proyek
Simpan
data
View
proyek
Cetak
1
3
2
Laporan
proyek
Laporan
proyek
3
Laporan
proyek
2
Finish
Gambar 3.2 Bagan Alir Dokumen Sistem yang diusulkan
Gambar 3.2 merupakan bagan alir dokumen sistem yang diusulkan
untuk aplikasi manajemen proyek di CV. Dinamika Mandiri. Pertama
perusahaan menerima sebuah proyek dari lembaga, lalu admin perusahaan
tersebut menerima data-data tentang proyek tersebut seperti lokasi proyek,
tanggal mulai proyek, dan lain-lain. Setelah itu admin mencatat atau
memasukkan data-data proyek tersebut pada aplikasi ini serta memilih tim
proyek yang terdiri dari tenaga ahli dan pegawai yang bertanggungjawab pada
proyek tersebut. Ketua tim proyek mengelola progress atau perkembangan
sejauh mana proyek tersebut berjalan. Selain itu admin juga membuat,
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
25
mengunduh dan mencetak berkas-berkas dokumen yang diperlukan setiap
proyek seperti surat kuasa, surat penawaran dan lain-lain.
Pada rancangan aplikasi manajemen proyek ini admin yang berhak
menambah data proyek dan memilih tenaga ahli dan pegawai yang menjadi
sebuah tim dalam suatu proyek. Tenaga ahli yang dipilih sebagai ketua tim
dapat mengelola progress dari proyek tersebut. Sementara user lain hanya
dapat melihat informasi-informasi yang diberikan dari aplikasi ini. User
tersebut hanya diberi akses untuk melihat progress atau perkembangan dalam
pengerjaan sebuah proyek tersebut. Admin juga dapat membuat, mengunduh
dan mencetak berkas-berkas dokumen yang berkaitan dengan proyek yang
nantinya diserahkan kepada tenaga ahli dan pimpinan sebagai laporan proyek.
3.3 Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang merupakan gambaran dari tahap-tahap proses pada sebuah
sistem. Diagram berjenjang merupakan langkah awal untuk menentukan desain
sistem yang akan dibuat. Sebelum membuat data alir diagram diperlukan diagram
berjenjang untuk mempermudah pembuatan data alir tersebut.
Diagram berjenjang untuk aplikasi manajemen proyek ini menggambarkan
tentang tahap-tahap proses pada aplikasi manajemen proyek ini dan dari diagram
berjenjang tersebut dapat diketahui bahwa pada level 1 terdiri dari lima proses
yaitu kelola data master, kelola proyek, kelola pesan, kelola forum, laporan. Dari
diagram berjenjang tersebut akan dibuat data flow diagram (DFD)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Gambar 3.3 Diagram Berjenjang
26
27
3.4 Data Flow Diagram (DFD)
a. DFD Level 0
Data Flow Diagram (DFD) Level 0 ini menggambarkan secara umum
aliran dari mana data yang masuk ke sistem dan data apa yang dihasilkan dari
sistem serta kemana sistem memberikan data atau informasi tersebut.
Pegawai
Admin
daftar data tenaga ahli
daftar data lembaga
upload dokumentasi
solusi
pesan
kendala
daftar data pegawai
daftar data client
daftar data proyek
data tenaga ahli
data lembaga
data client
data proyek
data pegawai
data client
download dokumentasi
progres
data proyek
pesan
0
data progres
Aplikasi Manajemen Proyek
+
download dokumentasi
progres pesan
data proyek
data client
pesan
kendala
solusi
upload dokumentasi
data proyek
pesan
solusi
kendala
pesan
data clientupload dokumentasi
download dokumentasi
progres
Tenaga Ahli
Pimpinan
Gambar 3.4 DFD Level 0
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
28
b. DFD Level 1
Gambar 3.5 DFD Level 1
DFD Level 1 ini terdapat lima proses yaitu kelola data master, kelola data
proyek, kelola pesan, kelola forum, dan laporan. DFD Level 1 ini ditampilkan
juga semua data storage yang diperlukan untuk membuat aplikasi.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
29
c. DFD Level 2
1) Kelola Data Master
Kelola Data Master tersebut memiliki lima proses yaitu kelola
data proyek, kelola data client, kelola data tenaga ahli, kelola data
lembaga, kelola data pegawai. Admin yang berhak mengelola semua
data tersbut, sementara pegawai, tenaga ahli, dan pimpinan hanya
dapat melihat data tersebut.
Gambar 3.6 Kelola Data Master
2) Kelola Proyek
Kelola proyek terdiri dua proses yaitu kelola progres dan kelola
dokumentasi. Ketua tim proyek yang memberikan data progres lalu
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
30
user lain mendapatkan informasi tentang progress sejauh mana proyek
tersebut dikerjakan.
Gambar 3.7 Kelola Proyek
3) Kelola Pesan
Gambar 3.8 Kelola Pesan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
31
Kelola pesan merupakan salah satu fitur pada user untuk dapat
saling bertukar pesan antar user satu dengan user lain.
4) Kelola Forum
Kelola forum terdapat dua proses yaitu kendala dan solusi.
Pegawai dan tenaga ahli dapat mengirimkan komentar jika terdapat
kendala pada saat mengerjakan proyek. Pegawai, tenaga ahli, dan
pimpinan juga dapat memberikan solusi pada kendala yang ada
tersebut.
Gambar 3.9 Kelola Forum
d. DFD Level 3
1) Kelola Data Proyek
Kelola data proyek terdapat 3 proses yaitu data proyek, data
sub proyek, data rincian tugas. Admin yang dapat menambah data-data
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
32
tersebut, sementara pegawai, tenaga ahli, pimpinan haya dapat melihat
data dari data proyek, data sub proyek, data rincian tugas.
Gambar 3.10 Kelola Data Proyek
2) Kelola Dokumentasi
Pegawai dan tenaga ahli dapat melakukan upload dan
download dokumentasi berupa file-file.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
33
Gambar 3.11 Kelola Dokumentasi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3.5 Perancangan Basis Data (Database)
3.5.1 Conceptual Data Model (CDM)
grup
divisi
id_grup
Variable characters (4)
nama_grup
Variable characters (15)
id_divisi
Variable characters (4)
nama_divisi
Variable characters (15)
id_grup
id_divisi
memiliki
punya
pesan
rincian_tugas
rincian_tugas
id_tugas
Variable characters (10)
nama_tugas
Variable characters (30)
tgl_mulai_tugas
Date
tgl_akhir_tugas
Date
deskripsi_tugas
Text
id_sub_proyek
id_pesan Integer
tgl_pesan
Date
isi_pesan
Text
mengirim
id_pesan
menerima
user
solusi
id_solusi Integer
tgl_solusi
Date
isi_solusi
Text
sub_proyek
id_sub_proyek
Variable characters (7)
nama_sub_proyek
Variable characters (50)
tgl_mulai_sub_proyek
Date
tgl_akhir_sub_proyek
Date
ket_sub_proyek
Text
solusi
sub_proyek
Variable characters (4)
id_user
nama_user
Variable characters (20)
password_user
Variable characters (6)
nama_asli
Variable characters (30)
alamat_user
Variable characters (100)
telp_user
Variable characters (15)
email_user
Variable characters (44)
photo
Variable characters (100)
id_tugas
dokumentasi
upload
id_user
id_solusi
id_dokumentasi Integer
name
Variable characters (30)
size
Variable characters (50)
type
Variable characters (50)
tgl_dokumentasi
Date
deskripsi_file
Text
kendala
id_kendala Integer
tgl_kendala
Date
isi_kendala
Text
cek
Variable characters (5)
kendala_proyek
client
lembaga
Variable characters (4)
id_proyek
nama_p
DI CV. DINAMIKA MANDIRI
SKRIPSI
Oleh :
RIA RISMAYANTI
NPM : 0934010032
J URUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ”VETERAN”
J AWA TIMUR
SURABAYA
2013
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
APLIKASI MANAJ EMEN PROYEK BERBASIS WEB
DI CV. DINAMIKA MANDIRI
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagai Per syaratan
Dalam Memeperoleh Gelar Sarjana Komputer
Program Studi Teknik Infor matika
Oleh :
RIA RISMAYANTI
0934010032
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ”VETERAN”
J AWA TIMUR
2013
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
LEMBAR PENGESAHAN
APLIKASI MANAJ EMEN PROYEK BERBASIS WEB
DI CV. DINAMIKA MANDIRI
Disusun Oleh :
RIA RISMAYANTI
0934010032
Telah disetujui untuk mengikuti Ujian Negara Lisan
Tahun Akademik 2012/2013
Pembimbing Utama
Pembimbing Pendamping
Rinci Kembang H., S.Si, M.Kom
NPT. 071 212 7701
Faisal Muttaqin, S.Kom
NPT. 311 851 231
Mengetahui,
Ketua J urusan Teknik Infor matika
Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional ”Veteran” J awa Timur
Dr. Ir. Ni Ketut Sari, MT
NIP. 19650731 199203 1 001
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
SKRIPSI
APLIKASI MANAJ EMEN PROYEK BERBASIS WEB
DI CV. DINAMIKA MANDIRI
Disusun Oleh :
RIA RISMAYANTI
0934010032
Telah dipertahankan di hadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi
J urusan Teknik Infor matika Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional ”Veteran” J awa Timur
Pada Tanggal 12 April 2013
Pembimbing :
1.
Tim Penguji :
1.
Rinci Kembang H., S.Si, M.Kom
NPT. 071 212 7701
2.
Budi Nugroho S.Kom, M.Kom
NPT. 3 8009 05 0205 1
2.
Faisal Muttaqin, S.Kom
NPT. 311 851 231
Ir. Purnomo Edi Sasongko, MP
NPT. 19640 7140 198803 1001
3.
Intan Yuniar P., S.Kom, MSC
NPT. 3 8006 040 1981
Mengetahui,
Dekan Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional ”Veteran” J awa Timur
Ir. Sutiyono, MT
NIP. 19600713 198703 1 001
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
YAYASAN KESEJ AHTERAAN PENDIDIKAN DAN PERUMAHAN
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ”VETERAN” J AWA TIMUR
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
KETERANGAN REVISI
Kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa mahasiswa berikut :
Nama
: RIA RISMAYANTI
NPM
: 0934010032
Jurusan
: TEKNIK INFORMATIKA
Telah mengerjakan revisi / tidak ada revisi pra rencana (design) / skripsi ujian lisan
Tahun Akademik 2012/2013 dengan judul :
”APLIKASI MANAJ EMEN PROYEK BERBASIS WEB DI CV. DINAMIKA
MANDIRI”
Surabaya, 28 April 2013
Dosen yang memerintahkan revisi :
1) Budi Nugroho S.Kom, M.Kom
NPT. 3 8009 05 0205 1
(
)
2) Ir. Purnomo Edi Sasongko, MP
NPT. 19640 7140 198803 1001
(
)
3) Intan Yuniar P., S.Kom, MSC
NPT. 3 8006 040 1981
(
)
Mengetahui,
Pembimbing Utama
Rinci Kembang H., S.Si, M.Kom
NPT. 071 212 7701
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Pembimbing Pendamping
Faisal Muttaqin, S.Kom
NPT. 385 12 110 351 1
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji syukur bagi Allah SWT atas segala rahmat dan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul
“Aplikasi Manajemen Proyek Berbasis Web di CV. Dinamika Mandiri”. Sholawat
serta salam semoga senantiasa terlimpahkan pada nabi Muhammad SAW.
Tujuan penyusunan tugas akhir ini, salah satunya adalah untuk memenuhi
salah satu syarat dalam menyelesaikan program strata satu (S1) pada Jurusan
Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Pembangunan
Nasional “Veteran” Jawa timur.
Selesainya tugas akhir ini tentunya tak lepas dari dorongan, bimbingan,
dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis ingin menyampaikan
terima kasih kepada :
1. Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir ini.
2. Kedua orang tua, Bapak dan (alm) Ibu yang senantiasa mendoakan dan
mendukung untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
3. Ibu Rinci Kembang Hapsari, S.Si. M.Kom selaku dosen pembimbing I yang
telah mengarahkan dan membimbing dalam menyusun tugas akhir ini.
4. Bapak Faisal Muttaqin, S.Kom selaku dosen pembimbing II yang telah
mengarahkan dan membimbing dalam menyusun tugas akhir ini.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
ii
5. Ibu Nita Yalina, S.Kom, M.MT selaku dosen lapangan yang telah
membimbing dan CV. Dinamika Mandiri yang telah memberikan tempat
untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Mas dan mbakku yang telah memberikan dukungan besar untuk segera
menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Teman-teman Anyuz, Adrian, Emil, Icha, Rian, Roni, Widy, Agung, Guntur,
teman kos MA 1C 35 yang selalu menemani dan menghibur disaat kondisi
lelah.
8. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu.
Penyusunan tugas akhir ini tidak menutup kemungkinan adanya
kekurangan dalam penulisannya. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun dari semua pihak yang membaca tugas akhir ini.
Surabaya, Maret 2013
Penulis
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
iii
DAFTAR ISI
ABSTRAK ..................................................................................................
i
KATA PENGANTAR .................................................................................
ii
DAFTAR ISI ...............................................................................................
iv
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................
vii
DAFTAR TABEL ........................................................................................
xi
BAB I
PENDAHULUAN .....................................................................
1
1.1
Latar Belakang .................................................................
1
1.2
Perumusan Masalah ........................................................
3
1.3
Batasan Masalah .............................................................
3
1.4
Tujuan Penelitian ............................................................
3
1.5
Manfaat Penelitian ..........................................................
4
1.6
Metode Penelitian ...........................................................
4
1.7
Sistematika Penulisan ......................................................
5
TINJ AUAN PUSTAKA ............................................................
7
2.1
Manajemen Proyek .........................................................
7
2.1.1 Komponen Proyek ...............................................
8
2.1.2 Stakeholder ..........................................................
9
BAB II
2.1.2.1
Manajer Proyek .....................................
10
2.1.2.2
Anggota Tim Proyek .............................
11
2.1.3 Manajemen Ruang Lingkup Proyek .....................
13
2.1.4 Manajemen Waktu Proyek ...................................
15
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
iv
BAB III
2.2
CV. Dinamika Mandiri ....................................................
16
2.3
PHP ................................................................................
17
2.4
MySQL ...........................................................................
18
2.5
Aplikasi Manajemen Proyek ...........................................
19
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ..........................
21
3.1
Analisa Sistem ................................................................
21
3.1.1 Bagan Alir Dokumen Sistem yang Berjalan .........
21
Rancangan Sistem ...........................................................
23
3.2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem yang Diusulkan ......
24
3.3
Diagram Berjenjang ........................................................
25
3.4
Data Flow Diagram (DFD) ..............................................
27
3.5
Perancangan Basis Data (Database) .................................
33
3.5.1 Conceptual Data Model (CDM) ...........................
33
3.5.2 Physical Data Model (PDM) ................................
34
Perancangan Struktur Tabel (Database) ...........................
36
3.6.1 Struktur Tabel ......................................................
36
Perancangan Antar Muka ................................................
48
3.7.1 Desain Halaman Login ........................................
48
3.7.2 Desain Masing-Masing Form ...............................
49
HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................
55
4.1
Implementasi ..................................................................
55
4.1.1 Implementasi Database ........................................
55
4.1.2 Implementasi Web ...............................................
65
3.2
3.6
3.7
BAB IV
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
v
4.1.3 Implementasi Interface ........................................
67
4.1.3.1
Admin Interface ....................................
67
4.1.3.2
User Interface ........................................
71
Uji Coba .............................................................................
74
4.2.1 Admin Interface ...................................................
74
4.2.2 User Interface ......................................................
90
KESIMPULAN DAN SARAN .................................................
98
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................
99
4.2
BAB V
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
vi
APLIKASI MANAJ EMEN PROYEK BERBASIS WEB DI CV. DINAMIKA
MANDIRI
DOSEN PEMBIMBING I : RINCI KEMBANG HAPSARI, S.Si. M.Kom
DOSEN PEMBIMBING II : FAISAL MUTTAQIN, S.Kom
PENYUSUN
: RIA RISMAYANTI
ABSTRAK
CV. Dinamika Mandiri yang khusus bergerak di bidang jasa konsultasi
teknologi Informasi saat ini masih menggunakan sistem manual untuk melakukan
pencatatan data setiap proyek yang akan dan sedang dikerjakan, seperti pencatatan
jadwal semua kegiatan dari bagian pengerjaan proyek tersebut dan pembuatan
berkas-berkas dokumen yang diperlukan setiap proyek. Selain itu pegawai di CV.
Dinamika Mandiri tidak dapat melihat perkembangan pengerjaan sebuah proyek
secara langsung.
Dengan adanya kebutuhan ini dibuatlah sebuah Aplikasi Manajemen
Proyek Berbasis Web yang diterapkan di CV. Dinamika Mandiri yang digunakan
untuk mengelola data-data proyek sehingga data tersebut dapat tersimpan dengan
baik dan rapi. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat mempermudah
pegawai untuk memantau perkembangan proyek serta mempermudah dalam
pembuatan berkas-berkas dokumen yang dibutuhkan setiap proyek.
Pembuatan aplikasi manajemen proyek berbasis web ini menggunakan
analisa dan desain terstruktur yang digambarkan dengan Data Flow Diagram
(DFD). Desain sistem diterapkan dalam lingkungan web yang berbasis PHP dan
menggunakan basisdata MySQL.
Kata Kunci : Aplikasi, Manajemen Proyek, Website.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
i
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi saat ini sudah semakin pesat sehingga
suatu informasi yang dulunya sulit diperoleh sekarang menjadi lebih mudah
didapatkan. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara rutin dan memerlukan
kinerja yang berkesinambungan sangat membutuhkan sebuah teknologi informasi
yang terus menerus berkembang. Kemampuan teknologi informasi memberikan
solusi jauh lebih baik dibandingkan hanya mengandalkan kemampuan kinerja
manusia (manual) karena komputer dengan sebuah “sistem” yang canggih dapat
bekerja secara konsisten (terus menerus). Komputer merupakan suatu perangkat
yang sangat dibutuhkan, baik untuk melakukan pendataan data, pengolahan data,
maupun penyimpanan data.
Saat ini CV. Dinamika Mandiri masih menggunakan sistem manual untuk
melakukan pencatatan data setiap proyek yang akan dan sedang dikerjakan,
seperti pencatatan jadwal semua kegiatan dari bagian pengerjaan proyek tersebut
dan pembuatan berkas-berkas yang diperlukan setiap proyek. Hal ini sangat tidak
efektif karena pencatatan secara manual tersebut bisa terjadi kesalahan-kesalahan
bahkan bisa terjadi kehilangan data yang tidak tersimpan dengan rapi. Pencatatan
yang tidak terstruktur juga menjadi faktor ketidak efektifan kegiatan tersebut
karena hal ini akan mempersulit dan memperlambat kinerja pada perusahaan
tersebut.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
1
2
Adanya sistem manual yang masih digunakan oleh CV. Dinamika Mandiri
dalam mengelola proyek akan mengurangi efisiensi proses pengerjaan proyek.
Akibatnya banyak menyita waktu dan kurang terkontrolnya pengerjaan proyek
dengan baik. Selain hal itu yang menjadikan sistem manual tidak efektif adalah
pegawai-pegawai dari perusahaan tersebut tidak dapat memantau secara langsung
informasi-informasi yang ada pada suatu proyek yang akan dan sedang dikerjakan
pada perusahaan. Disamping itu tidak diketahuinya secara langsung tugas-tugas
yang berkaitan dengan proyek tersebut diberikan oleh dan kepada siapa.
Pada
jurnal
”Rancang
Bangun
Sistem
Informasi
Monitoring
Perkembangan Proyek Berbasis Web Studi Kasus di Dinas Bina Marga dan
Pemantusan” dijelaskan tentang pengembangan sebuah sistem berbasis komputer
yang digunakan untuk mengelola data realisasi dan data rencana pada Dinas Bina
Marga dan Pemantusan (Bimatus) yang bertujuan untuk mengetahui apakah
pelaksanaan proyek pada Bimatus tersebut berjalan sesuai rencana atau tidak
(Mudjahidin dan Nyoman Dita Pahang Putra, 2010).
Sehingga berdasarkan penelitian di CV. Dinamika Mandiri dan jurnal
tersebut diusulkan sebuah aplikasi yang dapat membantu dalam pengelolaan
sebuah proyek. Sebuah aplikasi yang diharapkan memberikan kemudahan bagi
pihak perusahaan dalam mendokumentasikan, mengelola, dan memantau
perkembangan sebuah proyek serta dapat membantu seorang admin membuat,
mengunduh dan mencetak berkas-berkas dokumen yang diperlukan setiap proyek
seperti surat kuasa, surat penawaran, dan lain-lain.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3
1.2 Perumusan Masalah
Perumusan masalah yang timbul dari latar belakang tersebut adalah :
1) Bagaimana merancang dan membuat sebuah aplikasi yang dapat
membantu mengelola data-data proyek pada CV. Dinamika Mandiri ?
2) Bagaimana membuat sebuah aplikasi yang dapat membantu pembuatan
berkas dokumen yang diperlukan tiap proyek ?
3) Bagaimana membuat sebuah aplikasi yang dapat membantu pegawai CV.
Dinamika Mandiri memantau perkembangan pengerjaan sebuah proyek ?
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dari Tugas Akhir ini adalah :
1) Penelitian ini berdasarkan pada sistem yang ada di CV. Dinamika Mandiri.
2) Manajemen proyek ini hanya memfokuskan pada manajemen waktu dan
kerja tim proyek, tidak pada manajemen biaya.
3) Aplikasi tidak berkaitan dengan tender proyek, pemilihan kriteria tenaga
ahli dan pegawai untuk tim proyek.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah :
1) Membuat sebuah aplikasi manajemen proyek yang sesuai dengan sistem
yang ada pada CV. Dinamika Mandiri.
2) Membuat standart dokumen surat yang diperlukan setiap proyek yang
diterima oleh CV. Dinamika Mandiri.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat dari dibuatnya Tugas Akhir ini adalah :
1) Mempermudah dalam mengelola data-data proyek yang ada pada CV.
Dinamika Mandiri
2) Mempermudah pegawai untuk memantau perkembangan sebuah proyek
3) Data-data
proyek
pada
CV.
Dinamika
Mandiri
tersimpan
dan
termonitoring dengan baik
4) Mempermudah dalam mencetak data-data atau berkas-berkas yang
dibutuhkan tiap proyek
1.6 Metode Penelitian
1) Studi Literatur
Pengumpulan data dengan mencari referensi teori yang berhubungan
dengan aplikasi manajemen proyek, baik dari buku-buku, tulisan-tulisan,
maupun browsing-browsing yang dapat dijadikan pedoman
2) Perancangan Sistem
Aplikasi Manajemen Proyek ini dibuat berbasis web, yang memiliki
empat kategori user yaitu admin, pegawai, tenaga ahli dan pimpinan.
Admin yang berhak atas pengelolaan data-data proyek sedangkan pegawai
hanya dapat melihat atau memantau perkembangan proyek.
Setiap pegawai atau pengguna diwajibkan login terlebih dahulu
dengan menggunakan akun yang telah dibuatkan seorang admin untuk
dapat mengakses aplikasi manajemen proyek ini.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
5
Terdapat fitur untuk mengunduh data-data atau berkas-berkas berupa
dokumen word yang berkaitan dengan proyek-proyek tersebut. Pengguna
aplikasi manajemen proyek ini memiliki fasilitas pesan yaitu saling
bertukar pesan antar pengguna tersebut.
3) Implementasi Sistem
Beberapa
Tools
yang
digunakan
untuk
membuat
Aplikasi
Manajemen Proyek ini adalah:
1. Adobe Dreamweaver 8
2. XAMPP
3. PhpMyAdmin
4) Uji coba dan Analisa
Setelah pembuatan aplikasi maka selanjutnya dilakukan uji coba dan
analisa yang kemudian mengetahui sejauh mana hasil aplikasi manajemen
proyek ini.
5) Pembuatan Laporan
Membuat dokumentasi dari semua tahapan proses diatas berupa
laporan yang berisi tentang dasar teori, hasil proyek akhir, serta hasil
analisa.
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika pembahasan Tugas akhir ini disusun dalam beberapa bab,
yang dijelaskan sebagai berikut :
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
6
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang permasalahan, perumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah,
metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Tinjauan pustaka ini berisi mengenai teori-teori penunjang yaitu
dasar teori tentang manajemen proyek, profil dari CV. Dinamika
Mandiri.
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi tentang analisa sistem dan perancangan dari sistem
yang akan dibuat yaitu aplikasi manajemen proyek.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi mengenai implementasi dari perancangan sistem yang
telah dibuat sebelumnya.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi tentang kesimpulan dan saran untuk pengembangan aplikasi
lebih lanjut.
DAFTAR PUSTAKA
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Proyek
Manajemen
proyek
adalah
suatu
proses
merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengontrol sumber daya perusahaan
dengan sasaran jangka pendek untuk mencapai goal dan objective yang spesifik.
Manajemen proyek didesain untuk mengatur dan mengontrol sumber daya
perusahaan sesuai dengan aktivitas yang terkait, efisiensi waktu, efisiensi biaya,
dan performa yang baik. Hal ini memerlukan pengelolaan yang baik dan terarah
karena suatu proyek memiliki keterbatasan agar tujuan akhir dari suatu proyek
bisa tercapai. Yang perlu dikelola dalam area manajemen proyek mencakup biaya,
mutu, waktu, kesehatan, dan keselamatan kerja, sumber daya, lingkungan, risiko
dan sistem informasi.
Adapun kesuksesan sebuah sebuah proyek dapat teridentifikasi bila
tercapai objective-nya (Sarno Riyanarto, 2012), antara lain :
a. Proyek selesai tepat waktu.
b. Biaya yang dikeluarkan sesuai anggaran.
c. Pencapaiannya sesuai dengan keinginan.
d. Menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien.
e. Mampu diterima oleh konsumen.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
7
8
2.1.1 Komponen Proyek
Ada 4 (empat) hal penting yang harus dipahami oleh seorang project
manager ketika melaksanakan suatu proyek, yaitu cakupan proyek (project
scope), waktu pelaksanaan proyek (project timeline), biaya proyek (project
cost) dan kualitas dari proyek itu sendiri (project quality). Keempat hal
tersebut menjadi pilar utama dalam project management body of knowledge
(PMBOK), sebuah best practise yang digunakan oleh seluruh project manager
di dunia.
Gambar 2.1. Project management
(Sumber : Henry Christianto, 2008)
1) Scope
Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan.
Terkadang hal ini yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek
dengan pemilik proyek. Scope yang menjadi luas (biasanya terjadi pada
proyek yang dilakukan ad-hoc, tanpa perencanaan atau metode yang
tepat) akibat permintaan owner yang datang terus menerus dapat
mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek.
2) Time
Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin lama suatu proyek
dikerjakan, maka semakin besar biaya operasional proyek yang
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
9
dibutuhkan. Project Time management yang baik akan mempengaruhi
besar kecilnya profit margin proyek yang didapat.
3) Cost
Merupakan komponen biaya proyek. Komponen ini juga saling
terkait dengan 2 komponen sebelumnya (scope and time) karena besar
kecilnya biaya proyek (termasuk penambahan biaya jika diperlukan)
akan mempengaruhi besarnya scope proyek serta cepatnya waktu
pelaksanaan proyek.
4) Quality
Kualitas merupakan harapan yang ingin didapatkan owner dari
proyek tersebut dan atau mengacu pada standar tertentu (misal ISO).
Kualitas dapat diraih dengan menentukan biaya, waktu dan scope proyek
sesuai dengan kebutuhan.
Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu
(time) dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai
dengan cakupan pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang
diharapkan / ditentukan sebelumnya (quality) (Henry Christianto, 2008).
2.1.2 Stakeholder
Stakeholder suatu proyek adalah pihak-pihak, individu ataupun
organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek atau yang mempunyai
interest yang terpengaruh, baik positif maupun negatif atas terlaksananya
proyek. Mereka mempunyai pengaruh terhadap proyek dan hasilnya. Pihakpihak tersebut antara lain :
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
10
1) Manajer proyek, individu proyek yang bertanggungjawab atas
manajemen suatu proyek.
2) Pelaksana proyek, organisasi yang pegawainya paling terlibat secara
langsung dalam pengerjaan proyek.
3) Kostumer atau user, pihak individu maupun organisasi yang akan
menggunakan hasil dari proyek.
4) Anggota tim proyek. Tim yang melaksanakan proyek.
5) Sponsor, individu atau kelompok dalam atau eksternal organisasi
yang memberi dukungan dana tunai atau sejenisnya untuk proyek.
2.1.2.1 Manajer Proyek
Dalam proyek peran Manajer Proyek sangat penting dan menjadi
sentral, dimana tanpa adanya MP maka tidak aka ada manajemen
proyek. Peran yang dimiliki MP adalah sebagai integrator, komunikator,
pembuat keputusan, motivator, enterpreneur dan agen peubah.
Manajer proyek berperan untuk mengintegrasikan beberapa
kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai orang
utama dalam amanjemen proyek, ia mengintegrasikan apa saja dan siapa
saja untuk mencapai performansi yang ditargetkan. Manajer proyek juga
seorang komunikator. Dengan ini berarti ia menjadi tempat berakhir
menujunya laporan-laporan, memo, permintaan dan keluhan. Ia
mengambil input dari banyak sumber, mengolah dan menyampaikan
informasi ke beberapa pihak. Ia harus menyaring, mengolah meringkas
dan menyampaikan informasi untuk memastikan bahwa semua orang
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
11
yang punya peran dalam proyek mengetahui informasi mengenai
kebijaksanaan, tujuan anggaran, jadwal kebutuha dan perubahan yang
ada dalam proyek sesuai dengan peran yang dipunyai.
Secara garis besar tanggungjawab manajer proyek adalah :
1) Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas
dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan
dana penganggaran.
2) Mengorganisasikan, memilih dan menempatkanorang-orang
dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan
sumberdaya.
3) Memonitor suatu proyek.
4) Mengidentifikasi masalah-masalah teknis.
5) Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user,
konsultan, top management.
6) Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.
7) Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan
kembali sumberdaya bila tujuan tidak tercapai.
2.1.2.2 Anggota Tim Proyek
Beberapa anggota tim proyek yang umumya ada dalam
pengelolaan antara lain :
Contract Administrator, terlibat dalam penyiapan proposal,
negosiasi kontrak, mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan
rencana proyek, mengidentifikasikan dan mendefinisikan perubahan-
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
12
perubahan terhadap lingkup proyek, mengkomunikasikan penyelesaian
tahap-tahap penting, dokumentasi masalah hukum, modifikasi kontrak.
Project Controller adalah membantu manajer proyek dalam
perencanaan, pengendalian, pelaporan dan evaluasi. Bekerjasama dengan
manajer fungsional dalam mendefinisikan tugas dan hubungan tugas
antar bagian, dan menetukan orang-orang bertanggung jawab untuk
mengendalikan tugas, memonitor kemajuan pekerjaaan, mengevaluasi
jadwal dan kemajuan biaya, merevisi estimasi waktu dan biaya untuk
menyelesaikan proyek.
Project Accountant, membantu pekerjaan akuntansi dan finansial
kepada manajer proyek, membantu mengidentifikasikan tugas yang perlu
dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan
tertentu, menginvestigasi masalah-masalah finansial.
Customer Liason, merupakan perwakilan teknis klien atau user
dalam tim proyek. Ia berperan serta dalam pembahasan teknis dan
mereview apa yang sedang berjalan dan membantu dalam pengubahan
kontrak, bertanggung jawab menjaga hubungan baik kontraktorcustomer.
Production
Coordinator,
merencanakan,
memonitor,
dan
mengkoordinasikan aspek-aspek produksi. Tanggungjawabnya meliputi
review semua dokumentasi engineering yang dikeluarkan untuk
manufacturing,
memonitor pengadaan dan perakitan komponen,
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
13
memonitor ongkos produksi, membuat jadwal untuk aktivitas yang
berhubungan dengan produksi.
Manajer
Lapangan,
mengawasi
pemasangan,
pengujian,
pemeliharaan, dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.
Tanggungjawabnya meliputi penjadwalan operasi-operasi di lapangan,
memonitor biaya pekerjaan di lapangan, mengawasi personil di
lapangan, dan berhubungan dengan manajer proyek.
Quality Assurance Supervisor, mengatur dan membuat prosedur
pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan.
Dia harus membangkitkan kepedulian terhadap kualitas, perbaikan
metode kerja dan mencapai zero defect (Budi Santosa, 2009).
2.1.3 Manajemen Ruang Lingkup Proyek
Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle) merupakan suatu metode yang
digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan,
dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan
akhir proyek tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan utama yang dilakukan
dalam siklus hidup proyek (Vita Kurnia Utami, 2012), yaitu :
1) Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak
sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan
yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi
untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi
kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memliki
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
14
kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik
dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah
ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim
proyek dapat dibentuk.
2) Tahap Per encanaan dan Desain
Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek
terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan.
Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci
sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung.
Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat
dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan,
acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract
supplier dan perform phare review.
3) Tahap Eksekusi (Pelaksanaan Proyek dan/atau Konstruksi)
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas
proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan atau
pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek
secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam
dokumentasi project plan akan dieksekusi.
4) Tahap Pemantauan dan Sistem Pengendalian
Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses
manajemen
perlu
dilakukan
guna
memantau
penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
dan
mengontrol
15
5) Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil
akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan
kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek
dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang
menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan.
2.1.4 Manajemen Waktu Proyek
Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus
dimiliki oleh seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan
manajer proyek untuk memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan
dalam menyelesaikan sebuah proyek. Dengan menerapkan manajemen waktu
proyek, seorang manajer proyek dapat mengontrol jumlah waktu yang
dibutuhkan oleh tim proyek untuk membangun deliverables proyek sehingga
memperbesar kemungkinan sebuah proyek dapat diselesaikan sesuai dengan
jadwal yang telah ditentukan. Terdapat beberapa proses yang perlu
dilakukankan seorang manajer proyek dalam mengendalikan waktu proyek
(Agung Budi Prasetio, 2011), yaitu :
1) Mendefinisikan aktivitas proyek. Merupakan sebuah proses untuk
mendefinisikan setiap aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
proyek.
2) Urutan aktivitas proyek. Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan
mendokumentasikan hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
16
3) Estimasi aktivitas sumber daya proyek. Estimasi aktivitas sumber daya
proyek bertujuan untuk melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber
daya proyek.
4) Estimasi durasi kegiatan proyek. Proses ini diperlukan untuk menentukan
berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.
5) Membuat jadwal proyek. Setelah seluruh aktivitas, waktu dan sumber daya
proyek terdefinisi dengan jelas, maka seorang manager proyek akan
membuat jadwal proyek. Jadwal proyek ini nantinya dapat digunakan untu
menggambarkan secara rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal
pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan.
6) Mengontrol dan mengendalikan jadwal proyek. Saat kegiatan proyek
mulai berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan jadwal proyek perlu
dilakukan. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah kegiatan proyek
berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak. Setiap proses di
atas setidaknya terjadi sekali dalam setiap proyek dan dalam satu atau
lebih tahapan proyek.
2.2 CV. Dinamika Mandiri
CV. Dinamika Mandiri yang khusus bergerak di bidang jasa konsultasi
teknologi Informasi. CV. Dinamika Mandiri merupakan anak perusahaan dari PT.
Dinamika Selaras Mandiri (PT.DSM) yang bergerak di bidang teknologi
informasi. CV. Dinamika Mandiri beralamat di Jl. Bratang Binangun VC No.25.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
17
Visi yang dibangun dari CV. Dinamika Mandiri adalah Menjadi
Perusahaan Terdepan dalam Bidang Perencanaan dan Penganggaran Pemerintah /
Pemerintah Daerah di Indonesia. Perusahaan terdepan : terdepan dalam teknologi,
terdepan dalam kualitas, dan terdepan dalam menyajikan sistem informasi
planning & Budgeting.
CV. Dinamika Mandiri juga memiliki misi yaitu menjadi yang terdepan
dalam pemahaman bidang PP P/Pd, terlengkap dalam ‘Services’ PP P/Pd,
‘Services’ Dengan Kualitas Excelent, jaminan Kepuasan Pelanggan, dan
organisasi Solid : IntegritasTinggi, Efeketif, Efisien.
Struktur dari perusahaan CV. Dinamika Mandiri sebagai berikut :
Gambar 2.2 Struktur Organisasi CV. Dinamika Mandiri
(Sumber : CV. Dinamika Mandiri)
2.3 PHP
PHP : Hypertext Preprocessor merupakan program yang dikembangkan
secara bersama oleh para programmer dari seluruh dunia yang menekuni dunia
open-source. PHP dikembangkan khususnya untuk mengakses dan memanipulasi
data yang ada di database server open-source seperti MySQL.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
18
Keunggulan yang dimiliki PHP (Teguh Wahyono, 2005) adalah :
a. Source program atau script tidak dapat dilihat menggunakan fasilitas view
HTML source, yang ada pada web browser, seperti Internet Explorer atau
semacamnya
b. Script tersebut dapat memanfaatkan sumber-sumber aplikasi yang dimiliki
oleh server, seperti misalnya untuk keperluan database connection.
c. Pada aplikasi yang dibuat dengan PHP, saat dijalankan server akan
mengerjakan script dan hasilnya dikirimkan ke web browser. Hal itu
menyebabkan aplikasi tidak memerlukan kompatibilitas web browser atau
harus menggunakan web browser tertentu dan pasti dikenal oleh web
browser apapun.
d. PHP dapat melakukan semua aplikasi program CGI, seperti mengambil
nilai form, menghasilkan halaman web yang dinamis, mengirimkan dan
menerima cooki. PHP juga dapat berkomunikasi dengan layanan yang
menggunakan protokol IMAP, SNMP, NNTP, POP3, HTTP dan lainnya.
2.4 MySQL
MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima
dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan
perintah standar SQL (Structured Query Language).
MySQL adalah sebuah database server, dapat juga berperan sebagai client
sehingga sering disebut database client/server, yang open source dengan
kemampuan dapat berjalan baik di OS (Operating Sistem) manapun, dengan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
19
Platform Windows maupun Linux. Selain itu database ini memiliki beberapa
kelebihan disbanding database lain (Bunafit Nugroho, 2005), diantaranya adalah :
a. MySQL sebagai Database Management System (DBMS)
b. MySQL sebagai Relation Database Management System (RDBMS)
c. MySQL adalah sebuah Software database yang OpenSource, artinya
program ini bersifat free atau bebas digunakan oleh siapa saja tanpa harus
membeli dan membayar lisensi kepada pembuatnya
d. MySQL merupakan sebuah database server, jadi dengan menggunakan
database ini anda dapat menghubungkannya ke media internet sehingga
dapat diakses dari jauh
e. MySQL merupakan sebuah database yang mampu menyimpan data
berkapasitas sangat besar hingga berukuran Gigabyte sekalipun
2.5 Aplikasi Manajemen Proyek
Penjelasan tentang fungsi-fungsi pada aplikasi manajemen proyek :
1) Proyek adalah suatu kegiatan mengkoordinasikan segala sesuatu dengan
menggunakan perpaduan sumber daya manusia, teknik, administratif
untuk mencapai tujuan yang jelas dan dalam periode waktu tertentu.
2) Sub Proyek adalah sub-sub bagian dari sebuah proyek yang memiliki tim
proyek untuk melaksanakan proyek tersebut.
3) Rincian Tugas adalah sub-sub bagian dari sebuah sub proyek.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
20
Proyek
Sub Pr oyek
Sub Pr oyek
Sub Pr oyek
Rincian Tugas
Rincian Tugas
Rincian Tugas
Rincian Tugas
Rincian Tugas
Rincian Tugas
Gambar 2.3 Struktur Aplikasi
Gambar 2.3 merupakan gambar struktur dari aplikasi manajemen proyek
ini. Sebuah proyek dapat memiliki lebih dari satu sub proyek dan satu sub
proyek dapat memiliki lebih dari satu rincian tugas.
4) User adalah kumpulan akun-akun yang berhak untuk mengakses aplikasi
manajemen proyek ini. User-user tersebut terbagi menjadi 4 grup yang
membedakan hak akses halaman aplikasi ini yaitu admin, pegawai, tenaga
ahli, pimpinan.
5) Tenaga Ahli adalah sumber daya manusia yang bertanggungjawab pada
sebuah proyek.
6) Lembaga adalah sebuah departemen yang memberikan/memesan proyek
pada perusahaan.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisa Sistem
Saat ini CV. Dinamika Mandiri masih menggunakan sistem manual untuk
melakukan pencatatan data setiap proyek yang akan dan sedang dikerjakan,
seperti pencatatan jadwal dan semua kegiatan dari bagian pengerjaan proyek
tersebut.
Setelah perusahaan menerima sebuah kontrak proyek dari client, Admin
dari perusahaan akan mencatat data-data yang berkaitan dengan proyek tersebut
serta memilih atau menentukan tenaga ahli untuk proyek tersebut. Data-data
tersebut seperti data client, tanggal mulai dan tanggal akhir pengerjaan proyek,
nama-nama pegawai yang diberikan tugas untuk mengerjakan proyek tersebut.
Kemudian dilakukan proses monitoring dan updating pada proyek tersebut
untuk mendapatkan penjadwalan yang sesuai dengan tujuan proyek. Admin juga
mencetak berkas atau data-data yang berkaitan dengan proyek tersebut seperti
surat kuasa, surat penawaran, usulan tim pengawas, dan lain-lain.
3.1.1 Bagan Alir Dokumen Sistem yang Berjalan
Sebuah proyek yang telah diterima oleh perusahaan dari client, seorang
admin akan melakukan pencatatan data-data yang berkaitan dengan proyek
tersebut. Admin memilih atau menentukan tenaga ahli untuk proyek tersebut,
selain itu admin juga memilih beberapa pegawai yang akan mengerjakan
tugas-tugas proyek tersebut serta dilakukan monitoring pada proses
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
21
22
pengerjaannya. Admin juga membuat laporan progress dari proyek tersebut
sebagai laporan proyek yang akan diserahkan kepada pimpinan.
Tenaga Ahli
Admin
Pegawai
Pimpinan
Client
Start
1
3
Data proyek
Laporan
proyek
Laporan
proyek
Catat
data
proyek
Terima
tugas
proyek
2
Finish
Mengerjakan
tugas proyek
Laporan
proyek
File proyek
File proyek
3
Entri progres
Laporan
proyek
1
2
Gambar 3.1 Bagan Alir Dokumen Sistem yang Berjalan
Gambar 3.1 merupakan bagan alir dokumen sistem yang berjalan di
CV. Dinamika Mandiri saat ini. Pertama perusahaan menerima sebuah proyek
dari lembaga, lalu admin perusahaan tersebut menerima data-data tentang
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
23
proyek tersebut seperti lokasi proyek, tanggal mulai proyek, dan lain-lain.
Setelah itu admin mencatat data-data proyek tersebut serta memilih tim proyek
yang terdiri dari tenaga ahli dan pegawai yang bertanggungjawab pada proyek
tersebut. Selanjutnya pegawai mengerjakan tugas yang diterimanya dan jika
telah selesai pegawai tersebut menyerahkan hasil proyek atau berupa file
proyek kepada admin dan admin akan mengelola progress dan membuat
laporan proyek yang akan diberikan kepada sumber daya manausia pada
perusahaan tersebut.
3.2 Rancangan Sistem
Adanya sistem manual yang masih digunakan pada perusahaan tersebut,
maka diberikan sebuah rancangan aplikasi yang dapat membantu memudahkan
perusahaan dalam mendokumentasikan proyek-proyek yang diterima dan sedang
dikerjakan. Sebuah rancangan aplikasi yang diharapkan dapat membantu
perusahaan dalam mencatat semua data-data proyek, melihat progress atau
perkembangan sejauh mana sebuah proyek dalam pengerjaannya, membuat atau
mencetak berkas-berkas dokumen yang diperlukan setiap proyek seperti surat
kuasa, surat penawaran, dan lain-lain, serta membantu dalam membuat laporan
proyek pada perusahaan.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
24
3.2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem yang diusulkan
Tenaga Ahli
Admin
Database
Pegawai
Pimpinan
Start
Data proyek
Input data proyek
1
View
data
proyek
Simpan
View
progres
proyek
Simpan
data
View
proyek
Cetak
1
3
2
Laporan
proyek
Laporan
proyek
3
Laporan
proyek
2
Finish
Gambar 3.2 Bagan Alir Dokumen Sistem yang diusulkan
Gambar 3.2 merupakan bagan alir dokumen sistem yang diusulkan
untuk aplikasi manajemen proyek di CV. Dinamika Mandiri. Pertama
perusahaan menerima sebuah proyek dari lembaga, lalu admin perusahaan
tersebut menerima data-data tentang proyek tersebut seperti lokasi proyek,
tanggal mulai proyek, dan lain-lain. Setelah itu admin mencatat atau
memasukkan data-data proyek tersebut pada aplikasi ini serta memilih tim
proyek yang terdiri dari tenaga ahli dan pegawai yang bertanggungjawab pada
proyek tersebut. Ketua tim proyek mengelola progress atau perkembangan
sejauh mana proyek tersebut berjalan. Selain itu admin juga membuat,
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
25
mengunduh dan mencetak berkas-berkas dokumen yang diperlukan setiap
proyek seperti surat kuasa, surat penawaran dan lain-lain.
Pada rancangan aplikasi manajemen proyek ini admin yang berhak
menambah data proyek dan memilih tenaga ahli dan pegawai yang menjadi
sebuah tim dalam suatu proyek. Tenaga ahli yang dipilih sebagai ketua tim
dapat mengelola progress dari proyek tersebut. Sementara user lain hanya
dapat melihat informasi-informasi yang diberikan dari aplikasi ini. User
tersebut hanya diberi akses untuk melihat progress atau perkembangan dalam
pengerjaan sebuah proyek tersebut. Admin juga dapat membuat, mengunduh
dan mencetak berkas-berkas dokumen yang berkaitan dengan proyek yang
nantinya diserahkan kepada tenaga ahli dan pimpinan sebagai laporan proyek.
3.3 Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang merupakan gambaran dari tahap-tahap proses pada sebuah
sistem. Diagram berjenjang merupakan langkah awal untuk menentukan desain
sistem yang akan dibuat. Sebelum membuat data alir diagram diperlukan diagram
berjenjang untuk mempermudah pembuatan data alir tersebut.
Diagram berjenjang untuk aplikasi manajemen proyek ini menggambarkan
tentang tahap-tahap proses pada aplikasi manajemen proyek ini dan dari diagram
berjenjang tersebut dapat diketahui bahwa pada level 1 terdiri dari lima proses
yaitu kelola data master, kelola proyek, kelola pesan, kelola forum, laporan. Dari
diagram berjenjang tersebut akan dibuat data flow diagram (DFD)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Gambar 3.3 Diagram Berjenjang
26
27
3.4 Data Flow Diagram (DFD)
a. DFD Level 0
Data Flow Diagram (DFD) Level 0 ini menggambarkan secara umum
aliran dari mana data yang masuk ke sistem dan data apa yang dihasilkan dari
sistem serta kemana sistem memberikan data atau informasi tersebut.
Pegawai
Admin
daftar data tenaga ahli
daftar data lembaga
upload dokumentasi
solusi
pesan
kendala
daftar data pegawai
daftar data client
daftar data proyek
data tenaga ahli
data lembaga
data client
data proyek
data pegawai
data client
download dokumentasi
progres
data proyek
pesan
0
data progres
Aplikasi Manajemen Proyek
+
download dokumentasi
progres pesan
data proyek
data client
pesan
kendala
solusi
upload dokumentasi
data proyek
pesan
solusi
kendala
pesan
data clientupload dokumentasi
download dokumentasi
progres
Tenaga Ahli
Pimpinan
Gambar 3.4 DFD Level 0
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
28
b. DFD Level 1
Gambar 3.5 DFD Level 1
DFD Level 1 ini terdapat lima proses yaitu kelola data master, kelola data
proyek, kelola pesan, kelola forum, dan laporan. DFD Level 1 ini ditampilkan
juga semua data storage yang diperlukan untuk membuat aplikasi.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
29
c. DFD Level 2
1) Kelola Data Master
Kelola Data Master tersebut memiliki lima proses yaitu kelola
data proyek, kelola data client, kelola data tenaga ahli, kelola data
lembaga, kelola data pegawai. Admin yang berhak mengelola semua
data tersbut, sementara pegawai, tenaga ahli, dan pimpinan hanya
dapat melihat data tersebut.
Gambar 3.6 Kelola Data Master
2) Kelola Proyek
Kelola proyek terdiri dua proses yaitu kelola progres dan kelola
dokumentasi. Ketua tim proyek yang memberikan data progres lalu
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
30
user lain mendapatkan informasi tentang progress sejauh mana proyek
tersebut dikerjakan.
Gambar 3.7 Kelola Proyek
3) Kelola Pesan
Gambar 3.8 Kelola Pesan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
31
Kelola pesan merupakan salah satu fitur pada user untuk dapat
saling bertukar pesan antar user satu dengan user lain.
4) Kelola Forum
Kelola forum terdapat dua proses yaitu kendala dan solusi.
Pegawai dan tenaga ahli dapat mengirimkan komentar jika terdapat
kendala pada saat mengerjakan proyek. Pegawai, tenaga ahli, dan
pimpinan juga dapat memberikan solusi pada kendala yang ada
tersebut.
Gambar 3.9 Kelola Forum
d. DFD Level 3
1) Kelola Data Proyek
Kelola data proyek terdapat 3 proses yaitu data proyek, data
sub proyek, data rincian tugas. Admin yang dapat menambah data-data
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
32
tersebut, sementara pegawai, tenaga ahli, pimpinan haya dapat melihat
data dari data proyek, data sub proyek, data rincian tugas.
Gambar 3.10 Kelola Data Proyek
2) Kelola Dokumentasi
Pegawai dan tenaga ahli dapat melakukan upload dan
download dokumentasi berupa file-file.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
33
Gambar 3.11 Kelola Dokumentasi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3.5 Perancangan Basis Data (Database)
3.5.1 Conceptual Data Model (CDM)
grup
divisi
id_grup
Variable characters (4)
nama_grup
Variable characters (15)
id_divisi
Variable characters (4)
nama_divisi
Variable characters (15)
id_grup
id_divisi
memiliki
punya
pesan
rincian_tugas
rincian_tugas
id_tugas
Variable characters (10)
nama_tugas
Variable characters (30)
tgl_mulai_tugas
Date
tgl_akhir_tugas
Date
deskripsi_tugas
Text
id_sub_proyek
id_pesan Integer
tgl_pesan
Date
isi_pesan
Text
mengirim
id_pesan
menerima
user
solusi
id_solusi Integer
tgl_solusi
Date
isi_solusi
Text
sub_proyek
id_sub_proyek
Variable characters (7)
nama_sub_proyek
Variable characters (50)
tgl_mulai_sub_proyek
Date
tgl_akhir_sub_proyek
Date
ket_sub_proyek
Text
solusi
sub_proyek
Variable characters (4)
id_user
nama_user
Variable characters (20)
password_user
Variable characters (6)
nama_asli
Variable characters (30)
alamat_user
Variable characters (100)
telp_user
Variable characters (15)
email_user
Variable characters (44)
photo
Variable characters (100)
id_tugas
dokumentasi
upload
id_user
id_solusi
id_dokumentasi Integer
name
Variable characters (30)
size
Variable characters (50)
type
Variable characters (50)
tgl_dokumentasi
Date
deskripsi_file
Text
kendala
id_kendala Integer
tgl_kendala
Date
isi_kendala
Text
cek
Variable characters (5)
kendala_proyek
client
lembaga
Variable characters (4)
id_proyek
nama_p