T1 672010192 Full text
Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Proposal Pada
Pengadaan Barang dan Jasa PT. Bank Maluku
Berbasis Web
Artikel Ilmiah
Peneliti:
Garry Lamberthus Latuheru (672010192)
Suprihadi, S.Si., M.Kom.
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2016
Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Proposal Pada
Pengadaan Barang dan Jasa PT. Bank Maluku
Berbasis Web
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer
Peneliti:
Garry Lamberthus Latuheru (672010192)
Suprihadi, S.Si., M.Kom.
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2016
Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Proposal Pada
Pengadaan Barang dan Jasa PT. Bank Maluku
Berbasis Web
1) Garry
Lamberthus Latuheru, 2) Suprihadi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
Email: 1) [email protected], 2) [email protected]
Abstract
Procurement of goods and services of a company to meet its operational needs
required a system that is effective and efficient. This is because the need for facilities
management and data management system in the procurement of goods or services is very
influential to support business activities. The goods / services PT.Bank Maluku in the
management of pre and post auction still using the conventional system is done by bringing
together the relevant parties of procurement. The documents that are used throughout the
procurement process can multiply and cause difficulties in the management of documentdocument. This can lead to long procurement process is not effective and efficient. In this
study designed a web-based information system that can help the committee auction /
tender PT. Bank Maluku in processing and analyzing the procurement of goods / services.
The results of this study are expected to support the implementation of the procurement of
goods / services, such as registration of auction participant, administrative data, technical
data, manufacturing of filing status, and reporting the result of the auction.
Keywords: Information System, Procurement, Bank Maluku
Abstrak
Proses pengadaan barang dan jasa suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan
operasionalnya diperlukan suatu sistem yang efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan
kebutuhan akan sarana penanganan sistem dan pengelolaan data pada kegiatan pengadaan
barang atau jasa berpengaruh untuk menunjang kegiatan bisnis. Proses pengadaan
barang/jasa PT. Bank Maluku dalam pengelolaan pra dan pasca lelang masih menggunakan
sistem konvensional yang dilakukan dengan mempertemukan pihak-pihak terkait
pengadaan. Dokumen-dokumen yang digunakan sepanjang proses pengadaan ini dapat
bertambah banyak dan menyebabkan kesulitan dalam manajemen dokumen-dokument
tersebut. Hal ini dapat menyebabkan waktu proses pengadaan tidak efektif dan efisien. Pada
penelitian ini dirancang sebuah sistem informasi berbasis web yang dapat membantu pihak
panitia lelang/tender PT. Bank Maluku dalam mengolah dan menganalisis pengadaan
barang/jasa.Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mendukung pelaksanaan untuk
pengadaan barang/jasa, seperti registrasi peserta lelang, data administratif, data teknis,
pembuatan status pengajuan , dan pelaporan hasil lelang.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Pengadaan Barang, PT Bank Maluku
1)Mahasiswa
Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya
Wacana
2)Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana.
1.
Pendahuluan
Proses pengadaan barang dan jasa suatu perusahaan untuk memenuhi
kebutuhan operasionalnya diperlukan suatu sistem yang efektif dan efisien. Hal ini
dikarenakan kebutuhan akan sarana penanganan sistem dan pengelolaan data pada
kegiatan pengadaan barang atau jasa sangat berpengaruh untuk menunjang kegiatan
bisnis. Pengadaan melalui lelang memerlukan kecepatan sebuah sistem untuk
memproses data yang diajukan oleh peserta lelang, dimana ketika peserta lelang
mengajukan penawarannya, maka penawaran tersebut harus dengan cepat diproses
sehingga proses lelang menjadi lebih efektif dan efisien.
Perjanjian pengadaan barang dan jasa termasuk dalam perjanjian
pemborongan yang terdapat dalam KUH Perdata dan Pasal 1601, Pasal 1601b dan
Pasal 1604 dan sampai dengan Pasal 1616 bahwa agar pengadaan barang dan jasa
pemerintah dapat dilaksanakan dengan efektif, efisien, dengan prinsip persaingan
sehat, transparan, terbuka dan perlakuan yang adil dan layak bagi semua pihak,
sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi fisik, keuangan,
maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas pemerintah dan pelayanan.
Proses pengadaan barang/jasa PT.Bank Maluku dalam pengelolaan pra dan
pasca lelang masih menggunakan sistem konvensional yang dilakukan dengan
mempertemukan pihak-pihak terkait pengadaan. Dokumen-dokumen yang
digunakan sepanjang proses pengadaan ini dapat bertambah banyak dan
menyebabkan kesulitan dalam manajemen dokumen-dokument tersebut. Hal ini
dapat menyebabkan waktu proses pengadaan tidak efektif dan efisien. Oleh karena
itu, dalam menjalankan proses bisnis di bidang perbankan, PT. Bank Maluku
memerlukan suatu sistem informasi pengadaan barang/jasa yang dapat memenuhi
kebutuhan operasionalnya. Pemanfaatan teknologi informasi mewujudkan
pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang efisien, efektif, adil dan transparan, yang
dapat membantu pihak panitia lelang/tender PT. Bank Maluku dalam mengolah dan
menganalisis data yang ada.
Berdasarkan permasalahan tersebut, dirancanglah sebuah sistem informasi
berbasis web yang dapat membantu pihak panitia lelang/tender PT. Bank Maluku
dalam mengolah dan menganalisis pengadaan barang/jasa. Web dirancang dengan
menggunakan teknologi ASP.Net dengan database Microsoft SQL Server 2008
Express. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mendukung pelaksanaan untuk
pengadaan barang/jasa, seperti data administratif, data teknis, pembuatan status
pengajuan, dan pelaporan hasil lelang.
2.
Tinjauan Pustaka
Penelitian terkait Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa dengan
berbagai metode telah dilakukan. Salah satunya adalah penelitian yang berjudul
“Sistem Informasi Pengadaan Barang / Jasa Berbasis Web di UPN VETERAN
JATIM” menggunakan PHP dan MySQL di Biro Umum UPN “Veteran” Jawa
Timur. Sistem infomasi ini dibuat untuk memudahkan pengontrolan dan pelayanan
pengadaan barang/jasa yang masih manual dengan demikian setiap satker dapat
1
mengajukan surat pengajuan barang dengan mengakses web pengadaan barang/jasa
secara online [1].
Penelitian sebelumnya yang juga dilakukan berjudul “Rancang Bangun
Sistem Informasi Pengadaan Barang Metode Pengadaan Langsung di Institut
Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya”. Sistem informasi ini dibangun
menggunakan Framework Codelgniter dengan database MySQL dan metode
Unified Process Model (UPM) yang terdiri dari empat tahapan, yaitu: tahap awal
(inception), tahap perluasan (elaboration), tahap konstruksi (construction), dan
tahap transisi (transition) dengan menggunakan standart pendokumentasian
ReadySET [2].
Sistem Informasi tentang pengadaan barang/jasa yang juga dilakukan
berjudul “Sistem Informasi E-Procurement Pada PT.INALUM Berbasis Web”
dengan menggunakan PHP dan MySQL. Sistem informasi ini dibuat agar dapat
memberikan kemudahan kepada vendor atau calon rekan untuk mendapatkan
informasi tentang pelelangan. Namun, dalam proses pemilihan vendor untuk
pengadaan barang/jasa masih menggunakan negosiasi yang dilakukan dengan cara
mengundang vendor dan belum memiliki database yang terintegrasi dengan baik
sehingga terjadi kesulitan dalam pengolahan data [3].
Penelitian ini memiliki beberapa berbedaan dengan penelitian-penelitian
terdahulu. Penelitian ini menggunakan teknologi pengembangan web yaitu
ASP.Net, tidak seperti penelitian-penelitian terdahulu yang menggunakan
teknologi PHP. Database yang digunakan juga berbeda, yaitu bukan MySQL,
namun SQL Server, yang dipilih karena memiliki kompatibilitas dengan ASP.Net.
Berdasarkan penelitian-penelitian terdahulu yang membahas tentang
perancangan dan pengembangan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa dengan
berbagai metode maka dilakukanlah penelitian terkait dengan Sistem Informasi
Pengadaan Barang/Jasa pada PT Bank Maluku dengan teknologi ASP.Net dan SQL
Server.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah sistem informasi yang dapat
mempermudah user dalam melaksanakan proses lelang dari awal registrasi sampai
final lelang. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu
menyediakan sarana proses pengadaan barang/jasa PT. Bank Maluku. Penelitian ini
dibatasi pada beberapa hal yaitu: (1) Tidak membahas tentang proses penilaian
perusahaan pemenang lelang/tender; (2) Tidak ada pengecekan terhadap
verifikasi/keaslian berkas-berkas yang di-upload oleh peserta; (3) Penelitian ini
menggunakan ASP.Net berbasis web.
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari produser-produser yang saling
berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu atau kumpulan dari elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan [4]. Sistem terbentuk dari bagian atau elemen yang
saling berhubung dan mempengaruhi. Secara umum elemen membentuk sistem,
yaitu [5]: (1). Masukan (input): Segala sesuatu yang masuk kedalam sistem yang
selanjutnya menjadi bahan untuk diproses; (2). Proses Kumpulan bagian atau
elemen yang terdapat dalam sistem yang berfungsi mengubah masukan menjadi
keluaran; (3). Keluaran (output) Merupakan hasil dari pemprosesan. Pada sistem
informasi, keluaran biasanya suatu informasi, saran, cetakan, dan laporan.
2
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi penerimanya. Informasi yang merupakan sumber daya strategis bagi
organisasi atau suatu entitas yang mendukung kelangsungan hidup bagi organisasi.
Oleh karena itu informasi merupakan faktor yang sangat berpengaruh terhadap
kelangsungan organisasi [6].
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [4]. Usaha untuk
memperoleh suatu informasi harus melalui suatu proses transformasi dengan
membuat data menjadi bermakna. Dengan demikian untuk memperoleh suatu
informasi diperlukan sumber daya input, yang diproses menjadi sumber daya
output. Proses pengolahan informasi memerlukan alat pengolah informasi, yaitu
hardware, software, dan brainware [5].
Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar
organisasi. Manajemen Pengadaan adalah proses–proses yang dilakukan untuk
mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar
organisasi yang “didukungnya”. Tahapan pengadaan barang dan jasa: (1)
Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan. Proses menentukan apa yang
dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam
perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan
menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak; (2) Perencanaan
kontrak kerja sama. Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang
diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW; (3)
Permintaan respon dari distributor. Proses memperoleh informasi, tanggapan,
penawaran atau proposal dari penjual; (4) Memilih distributor. Proses memilih
suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi;
(5) Administrasi kontrak kerja sama. Formalisasi pernyataan kerja sama; (6)
Penutupan kontrak [7].
ASP.NET singkatan dari Active Server Pages NET. Bahasa pemograman ini
dikembangkan oleh Microsoft. ASP.NET digunakan untuk membuat halaman web
yang merupakan bagian integral dari Microsoft .NET framework. Sebagai anggota
dari .NET, ASP.NET adalah tool yang sangat berguna bagi programmer yang
memudahkan programmer untuk membuat website yang dinamis yang disertai
dengan bahasa VB dan C#.ASP.NET tidak hanya terbatas pada bahasa script, tetapi
memungkinkan untuk digunakan bahasa NET seperti C #, J #, VB, dll. Hal ini
memungkinkan developer untuk membangun aplikasi yang sangat menarik dengan
memanfaatkan Visual Studio. Alat pengembangan yang disediakan oleh Microsoft.
ASP.NET adalah murni server-side teknologi. Hal ini dibangun pada common
language runtime yang dapat digunakan pada server Windows untuk meng-host
situs web ASP.NET.Teknologi ASP.NET ini sudah banyak digunakan oleh
developer-developer terkenal. Salah satu situs yang menggunakan ASP.NET adalah
amazon.com dan juga ebay.com. Dengan adanya ASP.NET, tampilan dari web
tersebut menjadi luar biasa. Keuntungan memakai ASP.NET adalah sebagai
berikut: ASP.NET secara drastis mengurangi jumlah code yang dibutuhkan untuk
membangun aplikasi besar. ASP.NET menyediakan kemudahan bagi penggunanya,
3
seperti contohnya mengirim formulir sederhana, authentikasi dari client untuk
deployment dan juga konfigurasi website. ASP.NET framework dilengkapi dengan
peralatan yang kaya dan terintegrasi dengan Visual Studio. WYSIWYG editing,
drag-and-drop server controls dan juga deployment secara otomatis adalah
beberapa keunggulan dari fitur ASP.NET. Karena source code dan HTML
digabung menjadikan ASP.NET lebih mudah diubah dan dipelihara. Ini membuat
ASP.NET menjadi lebih flexible dan powerfull. ASP.NET memudahkan dalam
proses deployment. Tidak perlu me-register component [8].
Database server yang digunakan pada penelitian ini adalah SQL Server
Express 2008. Database server tersebut merupakan versi ringan dan gratis dari SQL
Server 2008. Net Framework memiliki pustaka yang kompatibel dengan database
SQL Sever Express 2008. Teknologi seperti Entity Framework, memudahkan
programmer untuk membangun koneksi ke database SQL Server, dan
membangkitkan class-class yang merupakan cerminan tabel-tabel pada database di
SQL Server [9].
3.
Metode dan Perancangan Sistem
Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui tahapan penelitian yang
terbagi dalam empat tahapan, yaitu: (1) Identifikasi masalah dan studi literatur, (2)
Perancangan sistem, (3) Implementasi sistem yaitu Perancangan aplikasi/program,
dan (4) Pengujian sistem serta analisis hasil pengujian.
Identifikasi Masalah dan Studi Literatur
Perancangan Sistem
Implementasi Sistem
Pengujian Sistem dan Analisis Hasil Pengujian
Gambar 2 Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian pada Gambar 2, dapat dijelaskan sebagai berikut. Tahap
Identifikasi Masalah, pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah yang terdapat
pada PT.Bank Maluku sehingga didapat tujuan serta manfaat dari penelitian ini.
Masalah yang didapat pada PT. Bank Maluku yakni pengadaan barang dan jasa
yang masih bersifat konveksional, masih menggunakan kertas sebagai alat
pencatatan transaksi. Berdasarkan masalah tersebut maka dibangun sistem Online
pengadaan barang dan jasa pada PT. Bank Maluku. Tahap kedua: yaitu melakukan
perancangan sistem yang meliputi perancangan proses dan perancangan tampilan;
Tahap ketiga: yaitu mengimplementasikan rancangan yang telah dibuat di tahap
dua ke dalam sebuah aplikasi/program sesuai kebutuhan sistem; Tahap keempat:
yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat, serta menganalisis
4
hasil pengujian tersebut, untuk melihat apakah aplikasi yang telah dibuat sudah
sesuai dengan yang diharapkan atau tidak, jika belum sesuai maka akan dilakukan
perbaikan.
Gambar 3 Prototype Model [10]
Metode perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan metodologi
pengembangan perangkat lunak prototype model[10]. Pada proses implementasi
dihasilkan beberapa prototype yang dapat dijelaskan sebagai berikut. Tahap
pertama: mendengarkan atau wawancara customer atau user; Tahap kedua;
merancang program kemudian membuat perbaikan terhadap hasil yang diperoleh;
Tahap ketiga: melakukan evaluasi ke customer atau user dimana pada tahap ini
proses akan kembali lagi ketahap pertama. Diagram prototype model ditunjukkan
pada Gambar 3.
UML digunakan sebagai alat pemodelan dalam pengembangan aplikasi di
penelitian ini. UML yang digunakan adalah use case diagram, activity diagram, dan
class diagram. Proses sistem dirancang dengan menggunakan UML.
Gambar 4 Use Case Diagram Sistem
5
. Pada Gambar 4 ditunjukkan diagram usecase sistem. Gambar 4
menampilkan 2 aktor yang berinteraksi dengan sistem. Sekretaris Komite dapat
mengatur data penawaran dan data vendor. Data penawaran dapat ditambah,
dihapus, maupun diubah oleh Sekretaris Komite. Data vendor hanya dapat dihapus
oleh sekretaris komite. Penambahan dan pengubahan profile vendor hanya dapat
dilakukan oleh vendor. Vendor juga dapat memilih pengadaan barang, dan
didalamnya termasuk mengajukan penawaran.
Gambar 5 Activity Diagram Proses Pengadaan
Gambar 5 merupakan proses pengadaan, yang dimulai dari Sekretaris
komite membuka lelang pengadaan barang. Vendor yang sudah terdaftar di sistem
dapat mengajukan penawaran. Vendor yagn belum terdaftar, dapat melakukan
proses registrasi terlebih dahulu. Komite Bank Maluku memilih penawaranpenawaran yang disetujui, kemudian oleh Sekretaris Komite, dilakukan update pada
sistem, untuk penawaran yang diterima dan ditolak. Vendor dapat mengetahui hasil
penawarannya melalui notifikasi di halaman profil, maupun dihalaman daftar
pengadaan barang.
Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan
menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain
berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem,
sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut
(metoda/fungsi). Class Diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class,
package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan,
asosiasi, dan lain-lain [11].
6
Gambar 6 Class Diagram Sistem
Gambar 6 merupakan desain dari class yang digunakan didalam sistem.
Class-class ini mewakili strukur data. Class Vendor merupakan struktur data untuk
entitas vendor. Class Lelang merupakan class yang menjelaskan informasi tentang
lelang yang dibuka. Class Penawaran dan RevisiPenwaran menjelaskan tentang
penawaran yang dilakukan oleh vendor.
4.
Hasil dan Pembahasan
Hasil implementasi sistem berdasarkan perancangan yang telah dibuat,
dijelaskan sebagai berikut.
Gambar 7 Halaman Profil Vendor
Gambar 7 merupakan halaman yang digunakan oleh vendor untuk
melengkapi data profil. Vendor juga dapat mengunggah file profil perusahaan,
sehingga dapat menjadi bahan pertimbangan Komite dalam memilih penawaran.
7
Gambar 8 Daftar Pengadaan Barang
Gambar 8 menampilkan daftar pengadaan barang yang dapat diikuti oleh
vendor. Tidak ada batasan berapa pengadaan barang yang boleh diikuti oleh suatu
vendor. Vendor mengajukan proposal dengan mengikuti link “daftar” yang ada
pada setiap baris pengadaan barang.
Gambar 9 Halaman Proposal Pengadaan Barang dan Status Pengajuan
Gambar 9 menunjukkan halaman pengajuan proposal, yang dapat
digunakan oleh vendor untuk menambahkan proposal pada pengadaan barang yang
dipilih. Halaman ini juga menyediakan status proposal yang telah diajukan.
8
Gambar 10 Halaman Notifikasi
Gambar 10 merupakan halaman yang menyediakan informasi mengenai
status penawaran diterima maupun ditolak. Vendor dapat menggunakan halaman
ini untuk melihat ringkasan status penawaran yang diajukannya.
Gambar 11 Halaman Cetak Status Pengajuan
Gambar 11 menunjukkan hasil cetak dari proposal vendor, yang telah
diterima. Hasil cetak ini tidak dimaksudkan sebagai pengganti kontrak antara
vendor dengan Bank Maluku.
9
Gambar 12 Halaman Pengaturan Daftar Pengadaan Barang oleh Admin
Bagian administrasi (sekretaris komite), dapat mengatur daftar pengadaan
barang pada halaman seperti ditunjukkan pada Gambar 12. Tiap program
pengadaan barang diberi batas waktu (tanggal tutup). Halaman tersebut juga dapat
digunakan untuk melihat daftar vendor yang telah mengajukan proposal.
Halaman detail vendor yang mengajukan proposal ditunjukkan pada
Gambar 11. Sekretaris komite dapat memilih salah satu atau beberapa proposal,
sesuai dengan hasil rapat komite.
Gambar 13 Halaman Pengaturan Status Proposal tiap Vendor
User Acceptance Test berfungsi untuk mengetahui apakah sistem dapat
diterima oleh pengguna. User Acceptance Test merupakan pengujian yang
dilakukan secara objektif dimana diuji secara langsung ke lapangan yaitu yang
bersangkutan dengan membuat kuesioner mengenai kepuasan user, untuk
10
selanjutnya dibagikan kepada sebagian user dengan mengambil sampel sebanyak
10 orang. Jawaban dikelompokkan pada 5 tingkatan, yaitu Sangat Setuju (SS),
Setuju (S), Cukup (C), Tidak Setuju (TS), Sangat Tidak Setuju (STS). Pertanyaan
yang digunakan adalah seputar permasalahan dan kebutuhan yang ditemukan di
Bank Maluku pada proses pengadaan barang. Responsen terbagi menjadi 7 user
vendor, dan 3 user sekretaris komite.
No
1
2
3
4
5
6
7
Tabel 1 Hasil User Acceptance Test untuk User Vendor (7 Responden)
Jawaban
Pertanyaan
SS
S
C
TS
STS
Sistem mudah digunakan
85.71% 14.29%
Sistem memiliki tampilan yang
85.71% 14.29%
menarik
Sistem memberikan informasi
yang jelas, dan pesan kesalahan
100.00%
yang jelas.
Sistem memudahkan dalam proses
100.00%
pengajuan penawaran
Sistem membantu memangkas
100.00%
waktu proses pengadaan barang
Sistem dapat membantu
menyediakan sarana untuk
mengirim dan mengatur dokumen- 85.71% 14.29%
dokumen lampiran pada proses
lelang
Sistem dapat mempermudah
vendor dalam memperoleh
71.43% 28.57%
informasi status proposal
Berdasarkan hasil User Acceptance Test pada Tabel 1 disimpulkan bahwa
rata-rata paling banyak menjawab “Sangat Setuju” yang berarti sistem dapat
memenuhi kebutuhan user vendor seperti yang telah dilakukan pada tahap pertama
(analisis kebutuhan dan pengumpulan data).
No
1
2
3
4
5
Tabel 2 Hasil User Acceptance Test untuk User Sekretaris Komite (3 Responden)
Jawaban
Pertanyaan
SS
S
C
TS
STS
Sistem mudah digunakan
Sistem memiliki tampilan yang
menarik
Sistem memberikan informasi yang
jelas, dan pesan kesalahan yang
jelas.
Sistem membantu memangkas
waktu proses pengadaan barang
Sistem dapat membantu
menyediakan sarana untuk
mengirim dan mengatur dokumendokumen lampiran pada proses
lelang
66.7%
33.3%
66.7%
33.3%
100.0%
0.0%
33.3%
66.7%
100.0%
0.0%
11
6
7
8
Sistem dapat mempermudah
Sekretaris komite dalam mengatur
data vendor
Sistem dapat mempermudah
Sekretaris komite dalam
memanajemen dokumen-dokumen
penyediaan barang
Sistem dapat mempermudah
Sekretaris komite dalam
menginformasikan status proposal
kepada vendor
100.0%
0.0%
66.7%
33.3%
100.0%
0.0%
Berdasarkan hasil User Acceptance Test pada Tabel 2 disimpulkan bahwa
rata-rata paling banyak menjawab “Sangat Setuju” yang berarti sistem dapat
memenuhi kebutuhan user sekretaris Komite seperti yang telah dilakukan pada
Tahap pertama (analisis kebutuhan dan pengumpulan data).
5.
Simpulan
Berdasarkan penelitian, pengujian dan analisis terhadap sistem, maka dapat
diambil kesimpulan yaitu: 1) Sistem yang dirancang dapat mempermudah user
dalam melaksanakan proses lelang dari awal registrasi sampai final lelang; 2)
Berdasarkan hasil pengujian, sistem dapat membantu baik pihak vendor maupun
PT Bank Maluku dalam proses lelang; 3) Sistem memberikan informasi yang jelas
dan memiliki tampilan menarik, sehingga dapat digunakan oleh user dengan
mudah.
Saran yang dapat diberikan untuk penelitian dan pengembangan selanjutnya
adalah: selain proses lelang, sistem dapat dikembangkan untuk memonitor proses
pengadaan barang, sampai dengan barang yang dimaksud, terpenuhi.
6.
[1].
[2].
[3].
[4].
[5].
Daftar Pustaka
Martipasa, S. 2010. Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa Berbasis
Web di UPN ‘Veteran’ Jatim. Fakultas Teknologi Industri Universitas
Pembangunan Nasional ‘Veteran’ Surabaya
Khaidir Rasyid, K. G. 2010. Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan
Barang Metode Pengadaan Langsung di Institut Teknologi Sepuluh
Nopember Surabaya. JURNAL TEKNIK POMITS 1, 1–6.
Anggraini, H. 2014. Sistem Informasi E-Procurement pada PT. Inalium
Berbasis Web. Politeknik Negeri Medan
Murdani, E. 2007. Pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis Rawat
Jalan Untuk Mendukung Evaluasi Pelayanan di RSU Bina Kasih
Ambarawa. Magister Ilmu Kesehatan Masyarakat, Universitas Diponegoro
Kumorotomo, W. & Margono, S. A. 2001. Sistem Informasi Manajemen
dalam Organisasi-organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University
Press
12
Azwar, A. 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Binarupa
Aksara , 123–142.
[7]. Arifin, Z. & Haryani, A. 2015. Analisis Pengadaan Barang dan Jasa.
Epigram 11.
[8]. Microsoft 2016. Building Web Sites in ASP.NET. http://www.asp.net/getstarted/websites. Diakses 2 April 2016.
[9]. Microsoft In press. SQL Server Books Online.
https://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms130214(sql.100).aspx. Diakses
2 April 2016.
[10]. Pressman, R. S. & Jawadekar, W. S. 1987. Software engineering. New
York 1992
[11]. http://openstorage.gunadarma.ac.id/. Diakses pada tanggal 11 Desember.
[6].
13
Pengadaan Barang dan Jasa PT. Bank Maluku
Berbasis Web
Artikel Ilmiah
Peneliti:
Garry Lamberthus Latuheru (672010192)
Suprihadi, S.Si., M.Kom.
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2016
Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Proposal Pada
Pengadaan Barang dan Jasa PT. Bank Maluku
Berbasis Web
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer
Peneliti:
Garry Lamberthus Latuheru (672010192)
Suprihadi, S.Si., M.Kom.
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2016
Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Proposal Pada
Pengadaan Barang dan Jasa PT. Bank Maluku
Berbasis Web
1) Garry
Lamberthus Latuheru, 2) Suprihadi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
Email: 1) [email protected], 2) [email protected]
Abstract
Procurement of goods and services of a company to meet its operational needs
required a system that is effective and efficient. This is because the need for facilities
management and data management system in the procurement of goods or services is very
influential to support business activities. The goods / services PT.Bank Maluku in the
management of pre and post auction still using the conventional system is done by bringing
together the relevant parties of procurement. The documents that are used throughout the
procurement process can multiply and cause difficulties in the management of documentdocument. This can lead to long procurement process is not effective and efficient. In this
study designed a web-based information system that can help the committee auction /
tender PT. Bank Maluku in processing and analyzing the procurement of goods / services.
The results of this study are expected to support the implementation of the procurement of
goods / services, such as registration of auction participant, administrative data, technical
data, manufacturing of filing status, and reporting the result of the auction.
Keywords: Information System, Procurement, Bank Maluku
Abstrak
Proses pengadaan barang dan jasa suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan
operasionalnya diperlukan suatu sistem yang efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan
kebutuhan akan sarana penanganan sistem dan pengelolaan data pada kegiatan pengadaan
barang atau jasa berpengaruh untuk menunjang kegiatan bisnis. Proses pengadaan
barang/jasa PT. Bank Maluku dalam pengelolaan pra dan pasca lelang masih menggunakan
sistem konvensional yang dilakukan dengan mempertemukan pihak-pihak terkait
pengadaan. Dokumen-dokumen yang digunakan sepanjang proses pengadaan ini dapat
bertambah banyak dan menyebabkan kesulitan dalam manajemen dokumen-dokument
tersebut. Hal ini dapat menyebabkan waktu proses pengadaan tidak efektif dan efisien. Pada
penelitian ini dirancang sebuah sistem informasi berbasis web yang dapat membantu pihak
panitia lelang/tender PT. Bank Maluku dalam mengolah dan menganalisis pengadaan
barang/jasa.Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mendukung pelaksanaan untuk
pengadaan barang/jasa, seperti registrasi peserta lelang, data administratif, data teknis,
pembuatan status pengajuan , dan pelaporan hasil lelang.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Pengadaan Barang, PT Bank Maluku
1)Mahasiswa
Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya
Wacana
2)Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana.
1.
Pendahuluan
Proses pengadaan barang dan jasa suatu perusahaan untuk memenuhi
kebutuhan operasionalnya diperlukan suatu sistem yang efektif dan efisien. Hal ini
dikarenakan kebutuhan akan sarana penanganan sistem dan pengelolaan data pada
kegiatan pengadaan barang atau jasa sangat berpengaruh untuk menunjang kegiatan
bisnis. Pengadaan melalui lelang memerlukan kecepatan sebuah sistem untuk
memproses data yang diajukan oleh peserta lelang, dimana ketika peserta lelang
mengajukan penawarannya, maka penawaran tersebut harus dengan cepat diproses
sehingga proses lelang menjadi lebih efektif dan efisien.
Perjanjian pengadaan barang dan jasa termasuk dalam perjanjian
pemborongan yang terdapat dalam KUH Perdata dan Pasal 1601, Pasal 1601b dan
Pasal 1604 dan sampai dengan Pasal 1616 bahwa agar pengadaan barang dan jasa
pemerintah dapat dilaksanakan dengan efektif, efisien, dengan prinsip persaingan
sehat, transparan, terbuka dan perlakuan yang adil dan layak bagi semua pihak,
sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi fisik, keuangan,
maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas pemerintah dan pelayanan.
Proses pengadaan barang/jasa PT.Bank Maluku dalam pengelolaan pra dan
pasca lelang masih menggunakan sistem konvensional yang dilakukan dengan
mempertemukan pihak-pihak terkait pengadaan. Dokumen-dokumen yang
digunakan sepanjang proses pengadaan ini dapat bertambah banyak dan
menyebabkan kesulitan dalam manajemen dokumen-dokument tersebut. Hal ini
dapat menyebabkan waktu proses pengadaan tidak efektif dan efisien. Oleh karena
itu, dalam menjalankan proses bisnis di bidang perbankan, PT. Bank Maluku
memerlukan suatu sistem informasi pengadaan barang/jasa yang dapat memenuhi
kebutuhan operasionalnya. Pemanfaatan teknologi informasi mewujudkan
pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang efisien, efektif, adil dan transparan, yang
dapat membantu pihak panitia lelang/tender PT. Bank Maluku dalam mengolah dan
menganalisis data yang ada.
Berdasarkan permasalahan tersebut, dirancanglah sebuah sistem informasi
berbasis web yang dapat membantu pihak panitia lelang/tender PT. Bank Maluku
dalam mengolah dan menganalisis pengadaan barang/jasa. Web dirancang dengan
menggunakan teknologi ASP.Net dengan database Microsoft SQL Server 2008
Express. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mendukung pelaksanaan untuk
pengadaan barang/jasa, seperti data administratif, data teknis, pembuatan status
pengajuan, dan pelaporan hasil lelang.
2.
Tinjauan Pustaka
Penelitian terkait Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa dengan
berbagai metode telah dilakukan. Salah satunya adalah penelitian yang berjudul
“Sistem Informasi Pengadaan Barang / Jasa Berbasis Web di UPN VETERAN
JATIM” menggunakan PHP dan MySQL di Biro Umum UPN “Veteran” Jawa
Timur. Sistem infomasi ini dibuat untuk memudahkan pengontrolan dan pelayanan
pengadaan barang/jasa yang masih manual dengan demikian setiap satker dapat
1
mengajukan surat pengajuan barang dengan mengakses web pengadaan barang/jasa
secara online [1].
Penelitian sebelumnya yang juga dilakukan berjudul “Rancang Bangun
Sistem Informasi Pengadaan Barang Metode Pengadaan Langsung di Institut
Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya”. Sistem informasi ini dibangun
menggunakan Framework Codelgniter dengan database MySQL dan metode
Unified Process Model (UPM) yang terdiri dari empat tahapan, yaitu: tahap awal
(inception), tahap perluasan (elaboration), tahap konstruksi (construction), dan
tahap transisi (transition) dengan menggunakan standart pendokumentasian
ReadySET [2].
Sistem Informasi tentang pengadaan barang/jasa yang juga dilakukan
berjudul “Sistem Informasi E-Procurement Pada PT.INALUM Berbasis Web”
dengan menggunakan PHP dan MySQL. Sistem informasi ini dibuat agar dapat
memberikan kemudahan kepada vendor atau calon rekan untuk mendapatkan
informasi tentang pelelangan. Namun, dalam proses pemilihan vendor untuk
pengadaan barang/jasa masih menggunakan negosiasi yang dilakukan dengan cara
mengundang vendor dan belum memiliki database yang terintegrasi dengan baik
sehingga terjadi kesulitan dalam pengolahan data [3].
Penelitian ini memiliki beberapa berbedaan dengan penelitian-penelitian
terdahulu. Penelitian ini menggunakan teknologi pengembangan web yaitu
ASP.Net, tidak seperti penelitian-penelitian terdahulu yang menggunakan
teknologi PHP. Database yang digunakan juga berbeda, yaitu bukan MySQL,
namun SQL Server, yang dipilih karena memiliki kompatibilitas dengan ASP.Net.
Berdasarkan penelitian-penelitian terdahulu yang membahas tentang
perancangan dan pengembangan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa dengan
berbagai metode maka dilakukanlah penelitian terkait dengan Sistem Informasi
Pengadaan Barang/Jasa pada PT Bank Maluku dengan teknologi ASP.Net dan SQL
Server.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah sistem informasi yang dapat
mempermudah user dalam melaksanakan proses lelang dari awal registrasi sampai
final lelang. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu
menyediakan sarana proses pengadaan barang/jasa PT. Bank Maluku. Penelitian ini
dibatasi pada beberapa hal yaitu: (1) Tidak membahas tentang proses penilaian
perusahaan pemenang lelang/tender; (2) Tidak ada pengecekan terhadap
verifikasi/keaslian berkas-berkas yang di-upload oleh peserta; (3) Penelitian ini
menggunakan ASP.Net berbasis web.
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari produser-produser yang saling
berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu atau kumpulan dari elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan [4]. Sistem terbentuk dari bagian atau elemen yang
saling berhubung dan mempengaruhi. Secara umum elemen membentuk sistem,
yaitu [5]: (1). Masukan (input): Segala sesuatu yang masuk kedalam sistem yang
selanjutnya menjadi bahan untuk diproses; (2). Proses Kumpulan bagian atau
elemen yang terdapat dalam sistem yang berfungsi mengubah masukan menjadi
keluaran; (3). Keluaran (output) Merupakan hasil dari pemprosesan. Pada sistem
informasi, keluaran biasanya suatu informasi, saran, cetakan, dan laporan.
2
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi penerimanya. Informasi yang merupakan sumber daya strategis bagi
organisasi atau suatu entitas yang mendukung kelangsungan hidup bagi organisasi.
Oleh karena itu informasi merupakan faktor yang sangat berpengaruh terhadap
kelangsungan organisasi [6].
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [4]. Usaha untuk
memperoleh suatu informasi harus melalui suatu proses transformasi dengan
membuat data menjadi bermakna. Dengan demikian untuk memperoleh suatu
informasi diperlukan sumber daya input, yang diproses menjadi sumber daya
output. Proses pengolahan informasi memerlukan alat pengolah informasi, yaitu
hardware, software, dan brainware [5].
Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar
organisasi. Manajemen Pengadaan adalah proses–proses yang dilakukan untuk
mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar
organisasi yang “didukungnya”. Tahapan pengadaan barang dan jasa: (1)
Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan. Proses menentukan apa yang
dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam
perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan
menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak; (2) Perencanaan
kontrak kerja sama. Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang
diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW; (3)
Permintaan respon dari distributor. Proses memperoleh informasi, tanggapan,
penawaran atau proposal dari penjual; (4) Memilih distributor. Proses memilih
suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi;
(5) Administrasi kontrak kerja sama. Formalisasi pernyataan kerja sama; (6)
Penutupan kontrak [7].
ASP.NET singkatan dari Active Server Pages NET. Bahasa pemograman ini
dikembangkan oleh Microsoft. ASP.NET digunakan untuk membuat halaman web
yang merupakan bagian integral dari Microsoft .NET framework. Sebagai anggota
dari .NET, ASP.NET adalah tool yang sangat berguna bagi programmer yang
memudahkan programmer untuk membuat website yang dinamis yang disertai
dengan bahasa VB dan C#.ASP.NET tidak hanya terbatas pada bahasa script, tetapi
memungkinkan untuk digunakan bahasa NET seperti C #, J #, VB, dll. Hal ini
memungkinkan developer untuk membangun aplikasi yang sangat menarik dengan
memanfaatkan Visual Studio. Alat pengembangan yang disediakan oleh Microsoft.
ASP.NET adalah murni server-side teknologi. Hal ini dibangun pada common
language runtime yang dapat digunakan pada server Windows untuk meng-host
situs web ASP.NET.Teknologi ASP.NET ini sudah banyak digunakan oleh
developer-developer terkenal. Salah satu situs yang menggunakan ASP.NET adalah
amazon.com dan juga ebay.com. Dengan adanya ASP.NET, tampilan dari web
tersebut menjadi luar biasa. Keuntungan memakai ASP.NET adalah sebagai
berikut: ASP.NET secara drastis mengurangi jumlah code yang dibutuhkan untuk
membangun aplikasi besar. ASP.NET menyediakan kemudahan bagi penggunanya,
3
seperti contohnya mengirim formulir sederhana, authentikasi dari client untuk
deployment dan juga konfigurasi website. ASP.NET framework dilengkapi dengan
peralatan yang kaya dan terintegrasi dengan Visual Studio. WYSIWYG editing,
drag-and-drop server controls dan juga deployment secara otomatis adalah
beberapa keunggulan dari fitur ASP.NET. Karena source code dan HTML
digabung menjadikan ASP.NET lebih mudah diubah dan dipelihara. Ini membuat
ASP.NET menjadi lebih flexible dan powerfull. ASP.NET memudahkan dalam
proses deployment. Tidak perlu me-register component [8].
Database server yang digunakan pada penelitian ini adalah SQL Server
Express 2008. Database server tersebut merupakan versi ringan dan gratis dari SQL
Server 2008. Net Framework memiliki pustaka yang kompatibel dengan database
SQL Sever Express 2008. Teknologi seperti Entity Framework, memudahkan
programmer untuk membangun koneksi ke database SQL Server, dan
membangkitkan class-class yang merupakan cerminan tabel-tabel pada database di
SQL Server [9].
3.
Metode dan Perancangan Sistem
Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui tahapan penelitian yang
terbagi dalam empat tahapan, yaitu: (1) Identifikasi masalah dan studi literatur, (2)
Perancangan sistem, (3) Implementasi sistem yaitu Perancangan aplikasi/program,
dan (4) Pengujian sistem serta analisis hasil pengujian.
Identifikasi Masalah dan Studi Literatur
Perancangan Sistem
Implementasi Sistem
Pengujian Sistem dan Analisis Hasil Pengujian
Gambar 2 Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian pada Gambar 2, dapat dijelaskan sebagai berikut. Tahap
Identifikasi Masalah, pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah yang terdapat
pada PT.Bank Maluku sehingga didapat tujuan serta manfaat dari penelitian ini.
Masalah yang didapat pada PT. Bank Maluku yakni pengadaan barang dan jasa
yang masih bersifat konveksional, masih menggunakan kertas sebagai alat
pencatatan transaksi. Berdasarkan masalah tersebut maka dibangun sistem Online
pengadaan barang dan jasa pada PT. Bank Maluku. Tahap kedua: yaitu melakukan
perancangan sistem yang meliputi perancangan proses dan perancangan tampilan;
Tahap ketiga: yaitu mengimplementasikan rancangan yang telah dibuat di tahap
dua ke dalam sebuah aplikasi/program sesuai kebutuhan sistem; Tahap keempat:
yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat, serta menganalisis
4
hasil pengujian tersebut, untuk melihat apakah aplikasi yang telah dibuat sudah
sesuai dengan yang diharapkan atau tidak, jika belum sesuai maka akan dilakukan
perbaikan.
Gambar 3 Prototype Model [10]
Metode perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan metodologi
pengembangan perangkat lunak prototype model[10]. Pada proses implementasi
dihasilkan beberapa prototype yang dapat dijelaskan sebagai berikut. Tahap
pertama: mendengarkan atau wawancara customer atau user; Tahap kedua;
merancang program kemudian membuat perbaikan terhadap hasil yang diperoleh;
Tahap ketiga: melakukan evaluasi ke customer atau user dimana pada tahap ini
proses akan kembali lagi ketahap pertama. Diagram prototype model ditunjukkan
pada Gambar 3.
UML digunakan sebagai alat pemodelan dalam pengembangan aplikasi di
penelitian ini. UML yang digunakan adalah use case diagram, activity diagram, dan
class diagram. Proses sistem dirancang dengan menggunakan UML.
Gambar 4 Use Case Diagram Sistem
5
. Pada Gambar 4 ditunjukkan diagram usecase sistem. Gambar 4
menampilkan 2 aktor yang berinteraksi dengan sistem. Sekretaris Komite dapat
mengatur data penawaran dan data vendor. Data penawaran dapat ditambah,
dihapus, maupun diubah oleh Sekretaris Komite. Data vendor hanya dapat dihapus
oleh sekretaris komite. Penambahan dan pengubahan profile vendor hanya dapat
dilakukan oleh vendor. Vendor juga dapat memilih pengadaan barang, dan
didalamnya termasuk mengajukan penawaran.
Gambar 5 Activity Diagram Proses Pengadaan
Gambar 5 merupakan proses pengadaan, yang dimulai dari Sekretaris
komite membuka lelang pengadaan barang. Vendor yang sudah terdaftar di sistem
dapat mengajukan penawaran. Vendor yagn belum terdaftar, dapat melakukan
proses registrasi terlebih dahulu. Komite Bank Maluku memilih penawaranpenawaran yang disetujui, kemudian oleh Sekretaris Komite, dilakukan update pada
sistem, untuk penawaran yang diterima dan ditolak. Vendor dapat mengetahui hasil
penawarannya melalui notifikasi di halaman profil, maupun dihalaman daftar
pengadaan barang.
Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan
menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain
berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem,
sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut
(metoda/fungsi). Class Diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class,
package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan,
asosiasi, dan lain-lain [11].
6
Gambar 6 Class Diagram Sistem
Gambar 6 merupakan desain dari class yang digunakan didalam sistem.
Class-class ini mewakili strukur data. Class Vendor merupakan struktur data untuk
entitas vendor. Class Lelang merupakan class yang menjelaskan informasi tentang
lelang yang dibuka. Class Penawaran dan RevisiPenwaran menjelaskan tentang
penawaran yang dilakukan oleh vendor.
4.
Hasil dan Pembahasan
Hasil implementasi sistem berdasarkan perancangan yang telah dibuat,
dijelaskan sebagai berikut.
Gambar 7 Halaman Profil Vendor
Gambar 7 merupakan halaman yang digunakan oleh vendor untuk
melengkapi data profil. Vendor juga dapat mengunggah file profil perusahaan,
sehingga dapat menjadi bahan pertimbangan Komite dalam memilih penawaran.
7
Gambar 8 Daftar Pengadaan Barang
Gambar 8 menampilkan daftar pengadaan barang yang dapat diikuti oleh
vendor. Tidak ada batasan berapa pengadaan barang yang boleh diikuti oleh suatu
vendor. Vendor mengajukan proposal dengan mengikuti link “daftar” yang ada
pada setiap baris pengadaan barang.
Gambar 9 Halaman Proposal Pengadaan Barang dan Status Pengajuan
Gambar 9 menunjukkan halaman pengajuan proposal, yang dapat
digunakan oleh vendor untuk menambahkan proposal pada pengadaan barang yang
dipilih. Halaman ini juga menyediakan status proposal yang telah diajukan.
8
Gambar 10 Halaman Notifikasi
Gambar 10 merupakan halaman yang menyediakan informasi mengenai
status penawaran diterima maupun ditolak. Vendor dapat menggunakan halaman
ini untuk melihat ringkasan status penawaran yang diajukannya.
Gambar 11 Halaman Cetak Status Pengajuan
Gambar 11 menunjukkan hasil cetak dari proposal vendor, yang telah
diterima. Hasil cetak ini tidak dimaksudkan sebagai pengganti kontrak antara
vendor dengan Bank Maluku.
9
Gambar 12 Halaman Pengaturan Daftar Pengadaan Barang oleh Admin
Bagian administrasi (sekretaris komite), dapat mengatur daftar pengadaan
barang pada halaman seperti ditunjukkan pada Gambar 12. Tiap program
pengadaan barang diberi batas waktu (tanggal tutup). Halaman tersebut juga dapat
digunakan untuk melihat daftar vendor yang telah mengajukan proposal.
Halaman detail vendor yang mengajukan proposal ditunjukkan pada
Gambar 11. Sekretaris komite dapat memilih salah satu atau beberapa proposal,
sesuai dengan hasil rapat komite.
Gambar 13 Halaman Pengaturan Status Proposal tiap Vendor
User Acceptance Test berfungsi untuk mengetahui apakah sistem dapat
diterima oleh pengguna. User Acceptance Test merupakan pengujian yang
dilakukan secara objektif dimana diuji secara langsung ke lapangan yaitu yang
bersangkutan dengan membuat kuesioner mengenai kepuasan user, untuk
10
selanjutnya dibagikan kepada sebagian user dengan mengambil sampel sebanyak
10 orang. Jawaban dikelompokkan pada 5 tingkatan, yaitu Sangat Setuju (SS),
Setuju (S), Cukup (C), Tidak Setuju (TS), Sangat Tidak Setuju (STS). Pertanyaan
yang digunakan adalah seputar permasalahan dan kebutuhan yang ditemukan di
Bank Maluku pada proses pengadaan barang. Responsen terbagi menjadi 7 user
vendor, dan 3 user sekretaris komite.
No
1
2
3
4
5
6
7
Tabel 1 Hasil User Acceptance Test untuk User Vendor (7 Responden)
Jawaban
Pertanyaan
SS
S
C
TS
STS
Sistem mudah digunakan
85.71% 14.29%
Sistem memiliki tampilan yang
85.71% 14.29%
menarik
Sistem memberikan informasi
yang jelas, dan pesan kesalahan
100.00%
yang jelas.
Sistem memudahkan dalam proses
100.00%
pengajuan penawaran
Sistem membantu memangkas
100.00%
waktu proses pengadaan barang
Sistem dapat membantu
menyediakan sarana untuk
mengirim dan mengatur dokumen- 85.71% 14.29%
dokumen lampiran pada proses
lelang
Sistem dapat mempermudah
vendor dalam memperoleh
71.43% 28.57%
informasi status proposal
Berdasarkan hasil User Acceptance Test pada Tabel 1 disimpulkan bahwa
rata-rata paling banyak menjawab “Sangat Setuju” yang berarti sistem dapat
memenuhi kebutuhan user vendor seperti yang telah dilakukan pada tahap pertama
(analisis kebutuhan dan pengumpulan data).
No
1
2
3
4
5
Tabel 2 Hasil User Acceptance Test untuk User Sekretaris Komite (3 Responden)
Jawaban
Pertanyaan
SS
S
C
TS
STS
Sistem mudah digunakan
Sistem memiliki tampilan yang
menarik
Sistem memberikan informasi yang
jelas, dan pesan kesalahan yang
jelas.
Sistem membantu memangkas
waktu proses pengadaan barang
Sistem dapat membantu
menyediakan sarana untuk
mengirim dan mengatur dokumendokumen lampiran pada proses
lelang
66.7%
33.3%
66.7%
33.3%
100.0%
0.0%
33.3%
66.7%
100.0%
0.0%
11
6
7
8
Sistem dapat mempermudah
Sekretaris komite dalam mengatur
data vendor
Sistem dapat mempermudah
Sekretaris komite dalam
memanajemen dokumen-dokumen
penyediaan barang
Sistem dapat mempermudah
Sekretaris komite dalam
menginformasikan status proposal
kepada vendor
100.0%
0.0%
66.7%
33.3%
100.0%
0.0%
Berdasarkan hasil User Acceptance Test pada Tabel 2 disimpulkan bahwa
rata-rata paling banyak menjawab “Sangat Setuju” yang berarti sistem dapat
memenuhi kebutuhan user sekretaris Komite seperti yang telah dilakukan pada
Tahap pertama (analisis kebutuhan dan pengumpulan data).
5.
Simpulan
Berdasarkan penelitian, pengujian dan analisis terhadap sistem, maka dapat
diambil kesimpulan yaitu: 1) Sistem yang dirancang dapat mempermudah user
dalam melaksanakan proses lelang dari awal registrasi sampai final lelang; 2)
Berdasarkan hasil pengujian, sistem dapat membantu baik pihak vendor maupun
PT Bank Maluku dalam proses lelang; 3) Sistem memberikan informasi yang jelas
dan memiliki tampilan menarik, sehingga dapat digunakan oleh user dengan
mudah.
Saran yang dapat diberikan untuk penelitian dan pengembangan selanjutnya
adalah: selain proses lelang, sistem dapat dikembangkan untuk memonitor proses
pengadaan barang, sampai dengan barang yang dimaksud, terpenuhi.
6.
[1].
[2].
[3].
[4].
[5].
Daftar Pustaka
Martipasa, S. 2010. Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa Berbasis
Web di UPN ‘Veteran’ Jatim. Fakultas Teknologi Industri Universitas
Pembangunan Nasional ‘Veteran’ Surabaya
Khaidir Rasyid, K. G. 2010. Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan
Barang Metode Pengadaan Langsung di Institut Teknologi Sepuluh
Nopember Surabaya. JURNAL TEKNIK POMITS 1, 1–6.
Anggraini, H. 2014. Sistem Informasi E-Procurement pada PT. Inalium
Berbasis Web. Politeknik Negeri Medan
Murdani, E. 2007. Pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis Rawat
Jalan Untuk Mendukung Evaluasi Pelayanan di RSU Bina Kasih
Ambarawa. Magister Ilmu Kesehatan Masyarakat, Universitas Diponegoro
Kumorotomo, W. & Margono, S. A. 2001. Sistem Informasi Manajemen
dalam Organisasi-organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University
Press
12
Azwar, A. 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Binarupa
Aksara , 123–142.
[7]. Arifin, Z. & Haryani, A. 2015. Analisis Pengadaan Barang dan Jasa.
Epigram 11.
[8]. Microsoft 2016. Building Web Sites in ASP.NET. http://www.asp.net/getstarted/websites. Diakses 2 April 2016.
[9]. Microsoft In press. SQL Server Books Online.
https://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms130214(sql.100).aspx. Diakses
2 April 2016.
[10]. Pressman, R. S. & Jawadekar, W. S. 1987. Software engineering. New
York 1992
[11]. http://openstorage.gunadarma.ac.id/. Diakses pada tanggal 11 Desember.
[6].
13