T1 232009118 Full text
RANCANGAN DATABASE SISTEM INFORMASI
TERKOMPUTERISASI ATAS SIKLUS PENDAPATAN DAN
SIKLUS PENGELUARAN PADA HOTEL FATAMORGANA
BITUNG
Oleh :
MONIKA APRILIA RUMOKOY
NIM : 232009118
KERTAS KERJA
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
:EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI: AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2014
i
ii
iii
MOTTO
♥ “Aku senantiasa mengucap syukur kepada Allahku karena kamu
atas kasih karunia Allah yang di anugerahkan-Nya kepada kamu
dalam Kristus Yesus. Sebab didalam Dia kamu telah menjadi kaya
dalam segala hal: dalam segala macam perkataan dan segala macam
pengetahuan, sesuai dengan kesaksian tentang Kristus, yang telah
diteguhkan diantara kamu”. (1 Korintus 1:4-7)
♥ “Sebab aku ini mengetahui rancangan-rancangan apa yang ada
pada-Ku mengenai kamu, demikianlah firman TUHAN, yaitu
rancangan damai sejahtera dan bukan rancangan kecelakaan, untuk
memberikan kepadamu hari depan yang penuh harapan.” (Yeremia
29:11)
♥ “Serahkanlah perbuatanmu kepada TUHAN, maka terlaksanalah
segala rencanamu.” (Amsal 16:3)
♥ “Seberapa besar kesuksesan anda bisa diukur dari seberapa kuat
keinginan anda, setinggi apa mimpi-mimpi anda, dan bagaimana
anda memperlakukan kekecewaan dalam hidup anda.”-Robert
Kiyosaki
♥ “Never say “No, I can’t “ if you dont ever
Try it because where there is a will, there is a way.
A successful comes to the one who tries to get it,
But not for the one who only expects it”-Eliza Zuzana
iv
ABSTRACT
Fatamorgana hotel was using manual methods in recording and
processing the transactions. As the information technology assist improve the
performance of the hotel is more accurate and reliable. Based on the
background of this research aims to design database applications for revenue
cycle and expenditure cycle on Fatamorgana Hotel by using application
XAMPPcontrol panel designed by MySQL and can be accessed by Visual Basic
6.
Methods of collecting data used in this research were using interview
method with its store manager and observation. Data source on this research
were revenue cycle and expenditure cycle from Fatamorgana Hotel. Analysis
technique of the research was using descriptive qualitative.
This worksheet derive designed system by using database for inflow and
outflow cycle for Fatamorgana Hotel Bitung. By applying this database system,
there are some benefits, such as data storage is now centralized, transaction
calculation is now automatically and resulting an ontime information. This
database system application is using application XAMPPcontrol panel designed
by MySQL and can be accesed by Visual Basic 6,inclusive of 19 tables, 18
forms, 14 reports and one main menu.
Database system application need the owner to well managed the system,
so that giving such a training for the staff is needed. Staff is also should do data
backup weekly.
Key word: revenue cycle, expenditure cycle, design database
v
SARIPATI
Hotel Fatamorgana menggunakan cara manual dalam pencatatan dan
pengelolaan transaksi-transaksi yang terjadi. Dengan adanya teknologi informasi
membantu meningkatkan kinerja hotel lebih akurat dan dapat diandalkan.
Berdasarkan latar belakang tersebut penelitian ini bertujuan untuk merancang
database sistem informasi terkomputerisasi atas siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung dengan aplikasi XAMPPcontrol
paneldirancang dengan MySQL dengan basis data menggunakan Visual Basic 6.
Metode Pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu
wawancara dengan manajer hotel dan observasi. Siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran dari Hotel Fatamorgana yang menjadi sumber data pada penelitian
ini. Teknik analisis yang digunakan yaitu teknik deskriptif kualitatif. Kertas
kerja ini menghasilkan sistem rancangan database siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran untuk Hotel Fatamorgana Bitung. Dengan adanya sistem aplikasi
database ini, beberapa keuntungan yang dapat diperoleh yaitu penyimpanan
data-data transaksi yang terpusat, perhitungan transaksi yang otomatis, dan
penyajian informasi yang tepat waktu. Bagian-bagian yang termasuk dalam
menu utama aplikasi database terdiri dari 19 tabel,18form, 14 laporan, dan
sebuah main (menu utama). Penggunaan aplikasi database ini mengharuskan
agar pemilik melakukan pelatihan kepada karyawan supaya dapat menjalankan
aplikasi ini. Karyawan juga harus melakukan backup data setiap minggu.
Kata kunci : siklus pendapatan, siklus pengeluaran, perancangan database
vi
KATA PENGANTAR
Pada perusahaan jasa, sebagian besar melakukan aktivitas bisnisnya terkait
dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran, begitu juga dengan hotel
Fatamorgana Bitung. Aktivitas penjualan dan menagih kas sebagai pembayaran
dari penjualan yang telah terjadi berkaitan erat dengan siklus pendapatan, serta
aktivitas pembelian dan pembayaran barang dan jasa yang berkaitan erat dengan
siklus pengeluaran. Penelitian ini dilakukan oleh penulis untuk dapat membantu
Hotel Fatamorgana Bitung dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi
dalam proses menyimpan, menampilkan, dan mencari kembali data-data
mengenai penjualan yang jumlahnya sangat banyak serta menunjang pembuatan
laporan penjualan dan pembelian dalam waktu yang cepat, dan akurat.
Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam
penelitian dan penulisan ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan
kritik diharapkan juga semoga penelitian ini dapat memberikan manfaat serta
menambah wawasan keilmuan di bidang ekonomi bagi pembaca dan pihak lain
yang berkepentingan.
Salatiga, 24 Januari 2014
Penulis
vii
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji dan syukur atas berkat dan kasih yang Tuhan Yesus berikan sehingga
memampukan penulis untukmenyelesaikan tugas akhir dengan judul “Rancangan
Database Sistem Informasi Terkomputerisasi atas Siklus Pendapatan dan Siklus
Pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung” dengan baik. Penulis menyadari
bahwa dalam penulisan tugas akhir ini tidak lepas dari kekurangan, bantuan dari
berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih
kepada pihak – pihak yang telah membantu, memotivasi, memberikan doa dan
dukungan untuk menyelesaikan tugas akhir ini, antara lain kepada:
1.
Mami dan om-omku tercinta, Dra. Meiko .A. Tumundo, Drs.
Oktavianus W.Ch. Tumundo, dan Agustivo .J.E. Tumundo SE, M.Si
serta adik-adikku tersayang Sinyo Hardiknas Rumokoy dan Syalom
Tumundo Tonaas Rumokoy, terima kasih atas cinta dan kasih sayang
yang selalu diberikan kepada saya dan juga doa dan semangat setiap
saat.
2.
Mamaku tercinta, Dientje Pinontoan yang selalu memberikan semangat
dan doa, serta papaku tersayang Almh. Drs. Karel. D. Tumundo yang
menjadi motivasiku meneruskan hidup mencapai masa depan, terima
kasih banyak, Tuhan selalu menjaga kita semua.
3.
Ibu Elisabeth Penti Kurniawati SE, M.Ak., selakudosen pembimbing
yang telah memberi ide, saran, dukungan, dan bimbingan selama
penyusunan tugas akhir ini dengan sabar.
viii
4.
Seluruh dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang setia dalam berbagi
pengetahuan selama masa kuliah.
5.
Staf Tata Usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis serta staf Perpustakaan
Umum yang membantu penulis selama kuliah di Fakultas Ekonomika
dan Bisnis.
6.
Tante-tanteku yang selalu menyemangati, Venny Lengkong, dan Deisy
Tampi, serta saudara-saudariku tersayang Billy, Bella, Kezia, dan
Avrello, terima kasih, Tuhan berkati.
7.
Sahabat-sahabat di Salatiga, Bella, Astrid, Cintya, Ceria, Adit, Hana,,
Tika,Yusthin, Wenly, Kak Nana, Kak Mitra, Arvil, Zefa, Willy, Teza,
Marcel dan Hendy, yang telah menemani dalam suka dan duka, terima
kasih juga atas bantuan, semangat dan doa selama ini, Tuhan berkati
kita semua.
8.
Hotel Fatamorgana, Om Utu selaku manajer, terima kasih atas semua
bantuan informasi yang diberikan kepada saya.
9.
Teman-teman yang membantu dalam kesulitan selama ini, Kak Ando,
Edward, Sabda, dan Mas Erick. Tuhan memberkati.
10. Seluruh pihak yang membantu penyusunan tugas akhir ini yang tidak
dapat disebutkan satu per satu.
ix
DAFTAR ISI
Halaman
Judul ......................................................................................................................... i
Pernyataan Keaslian Karya Tulis Kertas Kerja ....................................................... ii
Persetujuan Kertas Kerja ........................................................................................ iii
Motto ...................................................................................................................... iv
Abstract ....................................................................................................................v
Saripati ................................................................................................................... vi
Kata Pengantar ...................................................................................................... vii
Ucapan Terima Kasih........................................................................................... viii
Daftar Isi ..................................................................................................................x
Daftar Tabel ......................................................................................................... xii
Daftar Gambar ...................................................................................................... xiii
PENDAHULUAN ...................................................................................................1
Latar Belakang Penelitian ............................................................................1
Masalah Penelitian .......................................................................................3
Persoalan Penelitian.....................................................................................4
Tujuan Penelitian..........................................................................................4
Manfaat Penelitian........................................................................................5
LANDASAN TEORI ...............................................................................................5
Siklus Pendapatan ........................................................................................5
Siklus Pengeluaran .......................................................................................5
Sistem Informasi Perhotelan........................................................................6
Database ......................................................................................................6
x
Diagram Hubungan Entitas..........................................................................7
Model data REA...........................................................................................7
METODOLOGI PENELITIAN ...............................................................................8
Objek penelitian ...........................................................................................8
Jenis Data .....................................................................................................9
Teknik dan Langkah Analisis.......................................................................9
PEMBAHASAN ....................................................................................................10
Gambaran Objek Penelitian .......................................................................10
Struktur Organisasi ....................................................................................11
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran .........................13
Perancangan Database ...............................................................................26
KESIMPULAN DAN SARAN ..............................................................................52
Kesimpulan ................................................................................................52
Saran...........................................................................................................54
Keterbatasan penelitian..............................................................................55
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................56
Lampiran................................................................................................................59
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Masalah-masalah yang terjadi.....................................................................4
Tabel2 Tugas dan Tanggung jawab tiap bagian struktur organisasi ......................12
Tabel 3 Atribut-atribut Setiap Entitas Pada Siklus Pendapatan .............................26
Tabel 4 Atribut-atribut Setiap Entitas Pada Siklus Pengeluaran ............................28
Tabel 5 Pengguna Form.........................................................................................42
Tabel 6 Pengguna Laporan.....................................................................................46
Tabel 7 Bagian-bagian dalam Menu Utama aplikasi Database .............................50
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi................................................................................11
Gambar2 FlowchartSiklus Pendapatan fasilitas kamar .........................................16
Gambar3FlowchartSiklus Pendapatan fasilitas gedung ........................................17
Gambar4 RekomendasiFlowchart Siklus Pendapatan fasilitas kamar...................20
Gambar5RekomendasiFlowchartSiklus Pendapatan fasilitas gedung ...................23
Gambar6FlowchartSiklus Pengeluaran .................................................................25
Gambar7ERD (Fully Atribute) Siklus Pendapatan dan Pengeluaran .....................29
xiii
Pendahuluan
Seiring berjalannya waktu, penggunaan teknologi informasi telah menjadi
suatu kebutuhan utama dalam menunjang peningkatan kinerja suatu proses bisnis
usaha. Dengan adanya teknologi informasi pada setiap organisasi perusahaan akan
meningkatkan kinerja perusahaan yang lebih akurat dan dapat diandalkan. Oleh
sebab
itu
setiap
perusahaan
sudah
seharusnya
mempersiapkan
sistem
informasinya sebagai langkah awal bagi manajemen perusahaan untuk mengambil
suatu keputusan yang sesuai dengan kebijakan dan tujuan perusahaan.
Sistem informasi dapat dilakukan secara manual dan terkomputerisasi. Pada
prakteknya proses manual mengolah datanya dengan menyimpan setiap transaksi
pada pembukuan. Pada sistem terkomputerisasi, data disimpan dalam komputer,
sehingga dengan sistem terkomputerisasi lebih memudahkan kinerja perusahaan
dalam pencatatan transaksi dalam jumlah yang banyak.
Salah satu masalah operasional yang sering dihadapi oleh perusahaan
khususnya hotel adalah lamanya dalam memproses pencarian kamar,pemesanan
kamar, dan pembelian atau perbaikan sarana. Banyaknya transaksi yang dilakukan
dan disimpan akan menyulitkan perusahaan untuk melakukan manajemen data
yaitu memproses pencarian kamar, pemesanan kamar, dan pembelian atau
perbaikan sarana. Pengolahan data yang lama akan menyebabkan kinerja
perusahaan menjadi kurang optimal.
Hotel Fatamorgana berdiri pada tahun 1992 sampai sekarang, dan
merupakan salah satu bidang usaha yang bergerak pada jasa perhotelanyang
beralamat di Jl. Samuel Languyu No. 14 Winenet Dua-Kota Bitung Sulawesi
1
Utara. Dengan ketersediaan unit kamar sebanyak ± 120 kamar dengan tingkat
hunian mencapai ≤70 unit kamar per hari, membuat karyawan mengalami
kesulitan dalam mengolah data-data transaksi tersebut.
Penggunaandatabase
dapat membantu mempercepat pencatatan dan
penyajian informasi. Dalam penyajian informasi menggunakan database
mempermudah pemilik dalam memeriksa informasi kamar yang sering dipesan,
pemilik juga dapat melihat nama-nama pelanggan yang sering memesan kamar,
dan mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pemilik.Sehingga
penerapan sistem informasi terkomputerisasi atas siklus pendapatan dan
pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung dapat mempercepat proses
penyusunan, perhitungan, dan pemeriksaan data.
Untuk menunjang aktivitas transaksi pada hotel, memerlukan sistem
informasi hotel yang baik.Transaksi hotel sehari-hari adalah menerima tamu
(check in), mendata tagihan tamu, dan pembayaran tamu.Kemudian dari transaksi
tersebut pemilik memeriksa kembali data-data transaksi yang telah dicatat oleh
karyawan.Transaksi pendapatan dan pengeluaran menjadi transaksi utama pada
Hotel Fatamorgana Bitung yang membuat penyajian informasi membutuhkan
waktu lama. Dengan adanya sistem informasi hotel maka pihak hotel dan pemilik
akan sangat terbantu dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaannya.
Perangkat yang saat ini dimiliki oleh Hotel Fatamorgana adalah komputer
dengan spesifikasi Monitor, Processor Intel (R) Core (TM) 2 Duo CPU 1.80 GHz,
Harddisk 80 GB, RAM 512 MB, Mouse dan Keyboard , dan Printer. Perangkat
2
ini dapat dioptimalkan untuk merancangkan database sistem informasi atas siklus
pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung.
Hotel Fatamorgana mempunyai beberapa siklus operasi dasar transaksi
seperti siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus keuangan, dan siklus sumber
daya manusia / penggajian. Aktivitas operasi jasa hotel ini lebih banyak pada
aktivitas penjualan jasa hotel dan aktivitas pembelian kebutuhan hotel, sehingga
fokus pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.
Pada siklus pendapatan Hotel Fatamorgana memiliki beberapa aktivitas
pencatatan transaksi, seperti : pemesanan kamar hotel, tamu, penjualan fasilitas
hotel lain, dan penyewaan gedung. Sedangkan beberapa aktivitas pencatatan
transaksi pada siklus pengeluaran, yaitu pembelian atau perbaikan sarana hotel,
pengeluaran lain-lain dan supplier. Banyaknya aktivitas transaksi pada Hotel
Fatamorgana yang dilakukan secara manual, misalnya dalam memproses
pencarian kamar membuat karyawan membutuhkan waktu sehingga menyebabkan
reservasi yang dilakukan oleh tamu menjadi lama. Permasalahan lainnya adalah
dalam pembuatan laporan harian maupun bulanan. Banyaknya data-data transaksi
seperti transaksi pemesanan kamar, pemesanan gedung, fasilitas hotel lain, data
transaksi pembelian atau perbaikan sarana menjadi masalah bagi karyawan karena
banyaknya data-data membuat penyusunan laporan oleh karyawan menjadi lama
sehingga dalam pengambilan keputusan oleh pemilik membutuhkan waktu yang
lama. Oleh sebab itu, masalah penelitian yang penulis angkat adalah Bagaimana
Rancangan Database Sistem Informasi Terkomputerisasi Atas Siklus Pendapatan
dan Siklus Pengeluaran Pada Hotel Fatamorgana Bitung.
3
Berikut ini adalah tabel masalah yang sering dihadapi adalah :
Tabel 1
Masalah-masalah yang sering terjadi Pada Hotel Fatamorgana
Keterangan
Masalah
Menyimpan data
Banyaknya data penjualan dan pembelian
membuat karyawan kesulitan menyimpan datadata sehingga ada beberapa data penjualan dan
pembelian yang lupa untuk disimpan.
Banyaknya
kamar
membuat
karyawan
membutuhkan waktu lama dalam mengecek
ketersediaan kamar yang masih kosong
Pemilik kesulitan dan membutuhkan waktu
yang lama dalam mencari data-data penjualan
yang jumlahnya sangat banyak
Banyaknya laporan penjualan dan pembelian
yang dicatat oleh karyawan, membuat pemilik
membutuhkan waktu lama dalam pengambilan
keputusan.
Menampilkan data kamar
Mencari data
Laporan penjualan dan pembelian
Berdasarkan masalah penelitian di atas yang menjadi persoalan penelitian
yang hendak dikaji adalah sebagai berikut:
a. Bagaimana gambaran siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel
Fatamorgana Bitung?
b. Bagaimana perancangan database sistem informasi terkomputerisasi pada
siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung?
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah untuk merancang
database sistem informasi terkomputerisasi pada siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung, agar penyajian informasinya lebih
akurat dan tepat waktu.
4
Manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Membantu karyawan mencatat dan menyajikan informasi kamar, dan
informasi pelayanan jasa lainnya.
2. Membantu dan mempermudah pemilik memeriksa laporan setiap
transaksi yang telah dicatat karyawan.
3. Membantu pemilik untuk pengambilan keputusan informasi secara cepat
dan akurat.
Landasan Teori
Siklus Pendapatan
Menurut Romney & Steinbart (2011 :354) siklus pendapatan adalah
rangkaian aktivitas bisnis kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus
berulang dengan menyediakan barang dan jasa kepada para pelanggan dan
menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Dengan demikian, siklus pendapatan merupakan proses yang dilakukan
perusahaan yang terdiri dari transaksi-transaksi untuk menyediakan barang atau
jasa kepada entitas lain untuk memperoleh penerimaan kas dari pemberian barang
atau jasa ke entitas terrsebut.
Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran adalah suatu aktivitas berulang atas aktivitas bisnis dan
proses data, yang terkait dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa.
Menurut Romney& Steinbart (2011:74) siklus pengeluaran adalah rangkaian
5
kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya
total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai
layanan yang dibutuhkan organisasi untuk dapat berfungsi dengan baik. Dokumen
yang dipakai untuk mencatat data kegiatan pada siklus pegeluaran adalah daftar
permintaan barang, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan cek.
Sistem Informasi Perhotelan
Menurut Abduh (2005 : 15) sistem informasi perhotelan adalah sistem yang
mengelola proses yang ada pada penginapan seperti hotel, wisma, dan jenis
penginapan lainnya dengan terkomputerisasi yang dapat memudahkan pengelola
hotel dalam menjalankan proses perhotelan yang berupa pemesanan kamar hingga
menghasilkan suatu faktur pembayaran hingga laporan keuangan berdasarkan
periode-periode tertentu.
Sistem ini akan menyediakan laporan tentang banyaknya tamu yang
menginap, lama menginap, tingkat hunian, dan banyak fasilitas yang digunakan
oleh tamu tersebut.
Database
Database dibangun untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan
file. Menurut Roomey dan Steinbart (2011 : 95), database adalah suatu gabungan
file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat.
6
Tujuan awal dan utama dalam pengolahan data pada sebuah database
adalah agar dapat menentukan kembali data dengan mudah dan cepat.
Pemanfaatan database dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan yaitu
kecepatan
dan
kemudahan,
efisiensi
ruang
penyimpanan,
keakuratan,
ketersediaan, kelengkapan, keamanan dan kebersamaan pemakai (Fathansyah,
2007 : 5).
Diagram Hubungan Entitas
Menurut Roomey dan Steinbart (2011 : 134) diagram hubungan entitas
(entity-relationship diagram atau yang sering disebut ERD) merupakan suatu
teknik grafis yang menggambarkan skema database. Disebut ERD karena
diagram tersebut menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan
antar-entitas tersebut.
ERD tidak hanya menunjukkan isi dari suatu database, tetapi juga secara
grafis merupakan model sutau organisasi. Jadi, ERD dapat dipergunakan tidak
hanya untuk mendesain database, tetapi juga untuk mendokumentasikan dan
memahami database yang telah ada, serta untuk mengubah secara total proses
bisnis.
Model data REA (Resource Event Agent)
Menurut Romney dan Steinbart (2011 : 134) model data REA secara
khusus dipergunakan dalam desain database sistem informasi akuntansi sebagai
alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek bisnis yang mendasari
7
aktivitas rantai nilai suatu organisasi-organisasi. Model data REA mengklasifikasi
entitas ke dalam tiga kategori, yaitu : sumber daya (resource) yang didapat dan
dipergunakan organisasi, kegiatan (event) atau aktivitas bisnis yang dilakukan
organisasi, dan pelaku (agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Dalam data REA, entitas sumber daya (resource) adalah hal-hal yang
memiliki nilai ekonomi bagi organisasi.Entitas kegiatan (event) adalah berbagai
aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan
perencanaan dan pengendalian. Sedangkan pelaku (agent) adalah entitas jenis
ketiga dalam model REA. Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat
dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan,
pengendalian, dan evaluasi.
Metodologi Penelitian
Objek Penelitian
Objek yang digunakan dalam penelitian ini adalah Hotel Fatamorgana
Bitung yang usahanya bergerak dibidang jasa. Dipilihnya usaha jasa hotel sebagai
objek penelitian karena pemilik hotel tidak terjun langsung di lapangan, mereka
hanya mengandalkan kepercayaan pada karyawan saja dalam mengelola
usahanya. Dengan tidak adanya pengawasan langsung dari pemilik, maka perlu
adanya pengelolaan data yang lebih baik yang dapat mengurangi resiko kesalahan
dalam pencatatan, memudahkan pencatatan transaksi dan penyimpanan transaksi,
dapat menghasilkan informasi laporan keuangan secara akurat dan tepat waktu,
serta mempercepat pengambilan keputusan.
8
Jenis Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan
sekunder. Data primer adalah data yang dikumpulkan melalui penelitian lapangan
dan mengelolanya sendiri (Supramono dan Utami, 2003:24). Data primer yang
diambil adalah hasil wawancara pada manajer hotel dan hasil observasi pada saat
karyawan mencatat transaksi mengenai siklus pendapatan dan siklus pengeluaran
Hotel Fatamorgana Bitung.
Sedangkan data sekunder mengacu pada informasi yang dikumpulkan dari
sumber yang telah ada (Sekaran, 2006 : 315). Data sekunder dalam penelitian ini
adalah catatan atau dokumen yang berhubungan dengan aktivitas pendapatan dan
pengeluaran pada Hotel Fatamorgana seperti nota tagihan pembayaran, buku
laporan pemesanan kamar, laporan penerimaan kas dan laporan pengeluaran kas.
Teknik dan Langkah Analisis
Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik deskriptif
kualitatif. Langkah analisis yang dilakukan penelitian ini adalah :
a. Mengidentifikasi entitas yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan
pengeluaran pada Hotel Fatamorgana
b. Menggambarkan relasi antar entitas dan kardinalitasnya.
c. Merancang database siklus pendapatan dan siklus pengeluaran Hotel
Fatamorgana Bitung.
1.) Membuat tabel,query,form,report, dan switchboard
2.) Membuat perintah-perintah dari langkah pertama
9
d. Mengimplementasikan sistem informasi yang baru dengan memasukkan data
transaksi dari hotel untuk menguji kelayakan database sistem informasi yang
baru.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
Gambaran Objek Penelitian
Hotel Fatamorgana merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa
berdiri pada tahun 1992 yang beralamat di Jl. Samuel Languyu No. 14 Winenet
Dua-Kota Bitung Sulawesi Utara.Pemimpin dan pendiri Hotel Fatamorgana
adalah Alm. Bapak Karel Dengah Tumundo. Sejak meninggalnya Bapak Karel
Dengah Tumundo, Hotel Fatamorgana sekarang dipimpin dan dijalankan oleh dua
anaknya yaitu Meiko Altje Tumundo dan Agustivo Jose Imanuel Tumundo.
Sarana hotel yang tersedia antara lain adanya tempat parkir yang memadai,
jalan lingkungan (komplek hotel) yang luas, adanya beberapa kamar hotel yang
dilengkapi dengan garasi mobil untuk tamu yang menginap,adanya aula yang bisa
di pakai untuk rapat dan acara lainnya. Sedangkan kebutuhan prasarana antara lain
ruang lobby, perlengkapan yang cukup, kebersihan dan kenyamanan hotel,
penyediaan perlengkapan kebutuhan tamu hotel, serta pelayanan sarapan pagi
untuk tamu hotel yang menginap.
Hotel Fatamorgana awalnya hanya memiliki jumlah kamar yaitu 25
kamar.Namun dengan berjalannya waktu usaha yang dihasilkan Hotel
Fatamorgana sampai sekarang jumlah kamarnya semakin bertambah banyak.
10
Hotel Fatamorgana menambah kamarnya dengan memperluas lahan usahanya
sehingga sekarang Hotel Fatamorgana memiliki ± 120 kamar dan 1 gedung besar
yang nantinya di sewakan untuk kegiatan seperti meeting, resepsi pernikahan, dan
lain-lain. Karyawan yang dimiliki adalah 7 karyawan laki-laki.
Struktur Organisasi Hotel Fatamorgana
Pemilik Hotel 1
Pemilik Hotel 2
Manajer Hotel
Bagian Penjualan
Kamar
Bagian Penjualan
Gedung
Bagian Keuangan
Penjualan Kamar
Bagian Keuangan
Penjualan Gedung
Gambar 1 Struktur Organisasi Hotel Fatamorgana Bitung
Sumber : Hasil Wawancara kepada Manajer Hotel
11
Beberapa tugas dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi diatas :
Tabel 2
Tugas dan Tanggung Jawab per Bagian
Pada Hotel Fatamorgana
Bagian
Pemilik 1
Tugas dan Tanggung jawab
•
•
•
•
•
•
•
Pemilik 2
•
•
•
•
•
•
Manajer Hotel
•
•
•
•
Bagian Penjualan •
•
Kamar
Bagian Penjualan •
•
Gedung
Bagian
Keuangan
Penjualan Kamar
•
•
Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh aktivitas hotel
Pengambilan keputusan penuh atas pendapat dari bawahan
Memeriksa pembukuan kas atas transaksi penyewaan kamar dan
pembelian yang dicatat oleh bagian keuangan penjualan kamar.
Memeriksa pembukuan kas atas transaksi penyewaan gedung yang
dicatat oleh bagian keuangan penjualan gedung.
Mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajer dan karyawan
Melakukan pembelian peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
hotel dan karyawan
Mengurusi pemberian gaji karyawan
Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh aktivitas hotel
Pengambilan keputusan penuh atas pendapat dari bawahan
Memeriksa pembukuan kas atas transaksi penyewaan kamar dan
pembelian yang dicatat oleh bagian keuangan penjualan kamar.
Mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajer dan karyawan
Melakukan pembelian peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
hotel dan karyawan
Mengurusi pemberian gaji karyawan
Mengawasi kinerja karyawan
Membantu pemilik melakukan pembelian perlengkapan dan peralatan
yang dibutuhkan hotel dan karyawan
Mencatat dan membuat laporan pembukuan kas transaksi penyewaan
kamar dan pembelian yang diberikan bagian keuangan penjualan
kamar.
Mencatat dan membuat laporan pembukuan kas transaksi penyewaan
gedung dan mencatat pembelian yang diberikan bagian keuangan
penjualan gedung
Mencatat semua pesanan kamar dari tamu
Menagih piutang tamu
Mencatat semua pesanan gedung dari tamu
Menagih piutang tamu
Menerima dan mencatat semua transaksi terkait dengan pembelian
dan penjualan kamar
Mencatat dan melaporkan jumlah pendapatan dan pengeluaran
kepada manajer
12
Bagian
Keuangan
Penjualan
Gedung
•
•
Menerima dan mencatat semua transaksi terkait dengan penyewaan
gedung
Mencatat dan melaporkan jumlah pendapatan dan pengeluaran
kepada manajer
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan, dan Pengeluaran
Siklus Pendapatan
a. Siklus Pendapatan untuk fasilitas kamar hotel
1. Siklus Pendapatan kamar hotel dimulai ketika ada pesanan dari tamu
melalui telepon atau tamu yang datang langsung ke hotel
2. Setelah menerima pesanan maka karyawan bagian pelayanan kamar
mengecek ketersediaan kamar sesuai spesifikasi kamar dari tamu. Apabila
kamar
penuh/tidak
tersedia
kamar,
maka
karyawan
langsung
memberitahukannya kepada tamu .
3. Apabila kamar tersedia/ada kamar yang kosong maka bagian penjualan
kamar hotel akan mencatat pesanan kamar sesuai spesifikasi pesanan
kamar dari tamu ke daftar pesanan kamar kemudian daftar pesanan kamar
yang tersedia di berikan kepada bagian keuangan penjualan kamar
4. Bagian keuangan penjualan kamar menerima daftar pesanan kamar dari
bagian penjualan kamar, kemudian membuat nota penjualan kamar
13
5. Setelah membuat nota penjualan kamar rangkap tiga, maka nota penjualan
rangkap 1 dan rangkap 2, dengan daftar pemesanan kamar diberikan
kepada bagian penjualan kamar untuk diproses
6. Sedangkan nota penjualan rangkap 3 disimpan di bagian keuangan
penjualan kamar sebagai arsip
7. Setelah nota penjualan kamar dua rangkap dan daftar pesanan kamar
diterima bagian penjualan kamar, karyawan bagian pelayanan kamar
mengantarkan tamu ke kamar pesanannya dan memberikan nota penjualan
kamar rangkap 1.
8. Sedangkan nota penjualan kamar rangkap 2 dengan daftar pesanan kamar
disimpan di bagian penjualan sebagai arsip.
b. Siklus Pendapatan untuk non fasilitas kamar hotel
1. Siklus Pendapatan untuk penyewaan gedung dimulai ketika ada pesanan
dari tamu melalui telepon atau tamu yang langsung datang menyewa
2. Setelah menerima pesanan maka karyawan bagian pelayanan gedung
mengecek ketersediaan gedung, apakah tanggal yang dipesan tamu
tersebut sudah dipesan atau belum. Apabila sudah dipesan sebelumnya,
maka karyawan bagian pelayanan gedung langsung memberitahukannya
kepada tamu.
14
3. Apabila gedung tersebut belum di pesan maka karyawan bagian pelayanan
gedung mencatat pesanan gedung di daftar pesanan gedung kemudian
diberikan ke bagian keuangan penjualan gedung
4. Daftar pesanan gedung yang di berikan bagian penyewaan gedung, oleh
bagian keuangan penyewaan gedung dibuat nota penyewaan gedung tiga
rangkap
5. Kemudian nota penyewaan gedung rangkap 1 dengan rangkap 2, dan
daftar pesanan gedung diberikan ke bagian penyewaan gedung
6. Sedangkan nota penyewaan gedung rangkap 3 disimpan sebagai arsip
7. Setelah nota penyewaan gedung rangkap 1 dengan rangkap 2, dan daftar
pesanan gedung yang diterima bagian penyewaan gedung, maka karyawan
bagian pelayanan gedung memproses gedung dengan mendekor gedung
sesuai dengan pesanan tamu
8. Setelah mendekor gedung sesuai dengan pesanan tamu, nota penyewaan
gedung rangkap 2 dan daftar pesanan gedung disimpan sebagai arsip oleh
bagian penjualan gedung. Sedangkan nota penyewaan gedung rangkap 1
diberikan kepada tamu sebagai bukti pembayaran penyewaan gedung
Berikut ini adalah gambaran flowchart Siklus Pendapatan di Hotel
Fatamorgana Bitung
15
Gambar 2
Flowchart Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas
Kamar Hotel Fatamorgana
FLOWCHART SIKLUS PENDAPATAN UNTUK FASILITAS KAMAR HOTEL
BAGIAN PENJUALAN
BAGIAN KEUANGAN
TAMU
A
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
MENGECEK
PERSEDIAAN
MEMBUAT NOTA
PENJUALAN
KAMAR
Tersedia
atau tidak
TIDAK
TERSEDIA
2
TERSEDIA
3
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
1
NOTA
PENJUALAN
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
A
N
TAMU
B
B
2
1
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
NOTA
PENJUALAN
KAMAR
MENGATAR
TAMU KE
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
1
NOTA
PENJUALAN
KAMAR
2
KU
NC
IK
AM
AR
TAMU
N
16
Gambar 3
Flowchart Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas
Gedung Hotel Fatamorgana
17
Dalam siklus pendapatan untuk fasilitas kamar ini menggunakan dokumen
daftar pesanan kamar dan nota penjualan kamar. Daftar pesanan kamar berisi
nama hotel, alamat hotel, nomor telepon hotel, tanggal masuk (check in), jam
masuk (check in), dan keterangan untuk nama kantor yang belum didata. Nota
penjualan kamar berisi nama hotel, alamat hotel, nomor telepon hotel, jam check
in, jam check out, nomor kamar, harga hotel per malam, harga restaurant, harga
laundry, pajak, total harga, tanda-tangan dari karyawan yang menangani transaksi
tersebut.
•
Kelemahan dan rekomendasi siklus pendapatan
Karyawan harus mengecek secara manual persediaan kamar terlebih
dahulu saat pelanggan memesan kamar dan menyebutkan spesifikasi kamar yang
diinginkan. Jika kamar dengan spesifikasi tersebut tidak tersedia, maka karyawan
akan memberitahukan kepada pelanggan. Setelah menggunakan database,
karyawan cukup mengecek melalui database ketersediaan kamar, sehingga waktu
yang dibutuhkan untuk memberikan informasi kepada pelanggan lebih cepat.
Jika kamar yang dipesan pelanggan tersedia, maka akan dibuatkan nota
penjualan 3 rangkap. Nota penjualan rangkap 1 dan kamar akan diberikan kepada
pelanggan sedangkan nota penjualan rangkap 2 dan 3 akan disimpan urut nomor
nota dalam tumpukan nota-nota lainnya. Setelah menggunakan database maka
transaksi dalam nota penjualan rangkap 1 akan diinput kedalam file penjualan
kamar untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database.
18
Pada saat check in,pelanggan akan diminta untuk membayar DP kamar
dan karyawan akan mencatatnya kedalam daftar pesanan kamar. Setelah
pelanggan akan check out, pelanggan akan membayar sisa uang dan karyawan
akan mencatat kedalam nota penjualan kamar . Setelah menggunakan database
maka akan langsung diinput dalam file penerimaan kas untuk memperbaharui data
yang tersimpan dalam database.
Kelemahan dalam siklus pendapatan yang lama dapat diperbaiki dengan
rekomendasi yang tertera dalam siklus pendapatan yang baru bagi Hotel
Fatamorgana, yaitu :
19
Gambar 4
Flowchart Rekomendasi Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas
Kamar Hotel Fatamorgana
FLOWCHART SIKLUS PENDAPATAN UNTUK FASILITAS KAMAR HOTEL
BAGIAN PENJUALAN
BAGIAN KEUANGAN
TAMU
A
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
MENGECEK
PERSEDIAAN
File
persediaan
kamar
MEMBUAT NOTA
PENJUALAN
KAMAR
File
Penjualan
kamar
Tersedia
atau tidak
TIDAK
TERSEDIA
2
TERSEDIA
3
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
1
NOTA
PENJUALAN
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
A
N
TAMU
B
B
2
1
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
NOTA
PENJUALAN
KAMAR
MENGATAR
TAMU KE
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
1
NOTA
PENJUALAN
KAMAR
2
KU
NC
IK
AM
AR
TAMU
N
20
Dalam siklus pendapatan fasilitas gedung ini pencatatan transaksinya
menggunakan buku daftar pesanan gedung, dan nota penjualan gedung.Daftar
pesanan gedung ini hanya berisi tanggal pemesanan gedung, jam, dan keterangan
fasilitas gedung yang dipesan. Sedangkan nota penjualan gedung berisikan nama
hotel, alamat hotel, nomor telepon hotel, nama gedung,tanggal pembayaran.
keterangan pemakaian, fasilitas yang dipakai, harga fasilitas,pajak, total harga,
tanda-tangan karyawan yang menangani transaksi tersebut.
•
Kelemahan dan rekomendasi siklus pendapatan
Karyawan harus mengecek secara manual persediaan gedung sesuai
tanggal yang dipesan. Jika gedung pada tanggal yang dipesan tersebut tidak
tersedia, maka karyawan akan memberitahukan kepada pelanggan. Setelah
menggunakan
database,
karyawan
cukup
mengecek
melalui
database
ketersediaan gedung, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk memberikan
informasi kepada pelanggan lebih cepat.
Jika gedung yang dipesan pelanggan tersedia, maka akan dibuatkan nota
penjualan 3 rangkap. Nota penjualan rangkap 1 dan kamar akan diberikan kepada
pelanggan sedangkan nota penjualan rangkap 2 dan 3 akan disimpan urut nomor
nota dalam tumpukan nota-nota lainnya. Setelah menggunakan database maka
transaksi dalam nota penjualan rangkap 1 akan diinput kedalam file penjualan
gedung untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database.
21
Pada saat pemesanan,pelanggan akan diminta untuk membayar DP gedung
sebagai tanda jadi dan karyawan akan mencatatnya kedalam daftar pesanan
gedung. Setelah pelanggan selesai menggunakan gedung, pelanggan akan
membayar sisa uang dan karyawan akan mencatat kedalam nota penjualan kamar .
Setelah menggunakan database maka akan langsung diinput dalam file
penerimaan kas untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database.
Kelemahan dalam siklus pendapatan yang lama dapat diperbaiki dengan
rekomendasi yang tertera dalam siklus pendapatan yang baru bagi Hotel
Fatamorgana, yaitu :
22
Gambar 5
Flowchart Rekomendasi Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas
Gedung Hotel Fatamorgana
23
Siklus Pengeluaran
1. Manajer melakukan pemesanan kepada supplier
2. Supplier menerima pesanan pembelian dan membuat nota pembelian
rangkap tiga. Rangkap 2 disimpan oleh supplier, rangkap 1 diberikan pada
bagian penjualan yang disimpan urut nomor dan rangkap 3 diberikan pada
bagian pengangkutan.
3. Supplier melakukan pengiriman barang kepada hotel
4. Karyawan bagian keuangan hotel mengecek kembali pengiriman barang
5. Bagian penjualan hotel menerima pengiriman barang dan menyimpan stok
6. Setelah itu, karyawan bagian keuangan akan membayar pembeliannya dan
bagian keuangan akan menerima nota pembelian yang akan disimpan
dalam arsip pengeluaran kas.
24
Berikut ini adalah gambaran flowchart Siklus Pengeluaran di Hotel Fatamorgana
Bitung
Gambar 6
Flowchart Siklus Pengeluaran
Hotel Fatamorgana
25
Database Hotel Fatamorgana Bitung
1. Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan pada Hotel Fatamorgana Bitung memiliki beberapa
entitasyaitu :
a. Agent yang terdiri dari tamu, supplier, dan karyawan
b. Event yang terdiri dari reservasi kamar, reservasi gedung, transaksi
penjualan,
pemesanan
makanan
dan
minuman,
transfer,
dan
penerimaan kas
c. Resource yang terdiri dari Fasilitas kamar, data kamar, fasilitas
gedung, fasilitas lain, kas, dan bank
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut yang terdiri dari primary key
dan atribut yang mengikutinya.Berikut ini merupakanatribut-atribut setiap entitas
pada siklus pendapatan Hotel Fatamorgana.
Tabel 3
Atribut-atribut Setiap Entitas
Pada Siklus Pendapatan Hotel Fatamorgana
Entitas
Atribut
Tamu
Nomor tamu (primary key); nama tamu; alamat tamu; nomor telepon,
alamat email; jumlah DP; tgl reservasi; dan jenis reservasi
Kode karyawan (primary key); nama karyawan; no. KTP; alamat;
nomor telepon; jabatan; username; password
Kode fasilitas kamar (primary key); nama kelas; jenis fasilitas; dan
harga kelas kamar
Kode kamar (primary key); nomor kamar; kode fasilitas kamar (foreign
key)
Karyawan
Fasilitas Kamar
Kamar
26
Fasilitas Gedung
Kas
Fasilitas lain
Reservasi kamar
Reservasi gedung
Transaksi kamar
Kode fasilitas gedung (primary key); jenis fasilitas gedung; dan harga
gedung
Kode kas (primary key); tanggal kas; keterangan; debet; kredit; kode
karyawan (foreign key); kode bank (foreign key)
Kode fasilitas lain (primary key); nama fasilitas; harga; jenis fasilitas
Kode reservasi kamar (primary key); tanggal resrvasi; kode fasilitas
kamar (foreign key); tgl check in; tgl check out; total harga; nomor tamu
(foreign key); status; kode kamar (foreign key)
Kode reservasi gedung (primary key); nomor tamu (foreign key); tgl
reservasi; total harga; lama sewa; harga; kode fasilitas gedung (foreign
key); status; tgl keluar
Kode transaksi kamar (primary key); tgl transaksi;kode karyawan
(foreign key); total harga; discount
Transaksi Kode kamar (foreign key); tgl check in; tgl check out; harga; kode
Detail
Kamar
transaksi kamar (foreign key); kode reservasi kamar (foreign key)
Transaksi Gedung
Kode transaksi gedung (primary key); tgl transaksi; kode reservasi
gedung (foreign key); kode karyawan (foreign key); total harga;
discount
Check Out
Kode Check Out (primary key); nomor tamu (foreign key); nama tamu;
alamat tamu; DP kamar; DP gedung; discount kamar; discount gedung;
total biaya kamar; total biaya gedung; pembayaran
Detail Check out
Kode Check Out(foreign key); keterangan; quantity; harga; total
Makanan
Kode makanan (primary key); nomor tamu (foreign key); kode fasilitas
lain (foreign key); harga; tgl pesan; quantity; total harga; status
Bank
Kode bank (primary key); nomor rekening; nama bank; nama pemilik;
cabang; jumlah; keterangan
2. Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran Hotel Fatamorgana memiliki beberapa entitas yaitu :
1. Agent yang terdiri dari karyawan dan supplier
2. Event yang terdiri dari pembelian dan perbaikan sarana, biaya lain, dan
pengeluaran kas
27
3. Resource yang terdiri dari kas
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut yang terdiri dari primary key
dan atribut yang mengikutinya.Berikut ini merupakan atribut-atribut setiap entitas
pada siklus pengeluaran Hotel Fatamorgana.
Tabel 4
Atribut-atribut Setiap Entitas
Pada Siklus Pengeluaran Hotel Fatamorgana
Entitas
Atribut
Supplier
Kode supplier (primary key); nama supplier; nama toko; alamat toko; dan
nomor telepon
Karyawan
Kode karyawan (primary key); nama karyawan; no. KTP; alamat; nomor
telepon; jabatan; username; password
Pembelian
Kode pembelian (primary key); tanggal pembelian; kode karyawan (foreign
key); kode supplier (foreign key); keterangan; harga
Kas
Kode kas (primary key); tanggal kas; keterangan; debet; kredit; kode
karyawan (foreign key); kode bank (foreign key)
Biaya lain
Kode biaya lain (primary key); kode karyawan (foreign key); tgl
pembayaran; total; kode keterangan biaya lain (foreign key)
Keterangan
Biaya lain
Kode keterangan biaya lain (primary key); keterangan biaya lain; klasifikasi
Mutasi Kas
Kode mutasi kas (primary key); dari kas; ke kas; jumlah; tanggal; kode
karyawan (foreign key)
Berikut ini adalah hubungan antar entitas siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran pada Hotel Fatamorgana :
28
Gambar 7
Hubungan Antar Entitas (ERD)
Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran
Hotel Fatamorgana
29
Pembahasan Table
a. Table fasilitas kamar
Table fasilitas kamar digunakan untuk menyimpan fasilitas tiap kamar.
Tabel fasilitas kamar terdiri dari empat field yaitu kode fasilitas kamar, nama
kelas, jenis fasilitas, harga kelas kamar. Kode fasilitas kamar berisi kode
fasilitas yang tersedia pada tiap kamar, nama kelas berisi nama kelas kamar,
jenis fasilitas berisi fasilitas yang tersedia, harga kelas per kamar berisi harga
kamar per malam untuk tiap kelas.Table Fasilitas kamar berguna sebagai
daftar untuk mengetahui fasilitas-fasilitas tiap kamar Hotel Fatamorgana.
b. Table Fasilitas gedung
Table fasilitas gedung digunakan untuk menyimpan data gedung.Tabel
fasilitas gedung terdiri dari tiga field yaitu kode fasilitas gedung, jenis
fasilitas, dan harga gedung. Kode fasilitas gedung menunjukkan kode fasilitas
gedung yang tersedia, jenis fasilitas berisi nama fasilitas, dan harga gedung
berisi harga gedung menurut fasilitas yang tersedia.Table Fasilitas gedung
berguna sebagai daftar untuk mengetahui tiap fasilitas gedung yang ada pada
Hotel Fatamorgana.
c. Table fasilitas lain
Table fasilitas lain digunakan untuk menyimpan fasilitas laundry dan
pembelian makanan dan minuman. Tablefasilitas lain terdiri dari empatfield
yaitu kode fasilitas lain, nama fasilitas lain, harga, dan jenis fasilitas. Kode
30
fasilitas lain berisi kode fasilitas lain yang dipakai, nama fasilitas lain
menunjukkan nama fasilitas tambahan, harga berisi harga tiap fasilitas yang
dipakai, dan jenis fasilitas berisi jenis dari tiap nama fasilitas lain.Table
fasilitas lain berguna sebagai daftar untuk mengetahui tiap fasilitas hotel
lainnya seperti makanan, minuman, dan laundry yang tersedia pada Hotel
Fatamorgana.
d. Table Bank
Table bank digunakan untuk menyimpan uang yang diterima.Table
bank terdiri dari tujuhfield yaitu, kode bank, nomor rekening, nama bank,
nama pemilik, cabang,jumlah, dan keterangan.Table bank berguna sebagai
daftar bank yang dimiliki oleh Hotel Fatamorgana.
e. Table data kamar
Table data kamar digunakan untuk menyimpan data kamar.Table data
kamar terdiri dari tiga field yaitu kode kamar, nomor kamar, kode fasilitas
kamar.Kode kamar berisi kode dari tiap kamar, nomor kamar berisi nomor
kamar hotel, dan kode fasilitas kamar menunjukkan kode untuk fasilitas
ditiap-tiap kamar. Table data kamar berguna sebagai daftar data-data
kamar yang tersedia pada Hotel Fatamorgana.
f. Table karyawan
Table karyawan digunakan untuk menyimpan data karyawan
hotel.Table karyawan terdiri dari delapanfield yaitu kode karyawan,
31
namakaryawan, nomor KTP, alamat, nomor telepon, jabatan, username, dan
password.Tablekaryawan berguna sebagai daftar data-datakaryawan yang
bekerja di Hotel Fatamorgana
g. Tablesupplier
Tablesupplier merupakan table yang digunakan untuk menyimpan data
supplier.Table ini terdiri dari lima field yaitu kode supplier, nama supplier,
nama toko, alamat toko, nomor telepon supplier.Tablesupplier berguna
sebagai daftar data supplier Hotel Fatamorgana.
h. Table tamu
Table tamu merupakan table yang digunakan untuk menyimpan data
tamu.Table ini terdiri dari delapan field yaitu nomor tamu, nama tamu, alamat
tamu, telepon tamu, alamat email, jumlah DP, tanggal reservasi, jenis
reservasi .Table tamu berguna sebagai daftar data-data tamu yang pernah
melakukan transaksi di Hotel Fatamorgana .
i. Table transaksi kamar
Table transaksi kamar merupakan table yang digunakan untuk
menyimpan data transaksi kamar.Table ini terdiri dari lima field yaitu kode
transaksi kamar, tanggal transaksi, kode karyawan, total harga, dan
discount.Table transaksi kamar berguna sebagai daftar transaksi-transaksi
kamar yang terjadi di Hotel Fatamorgana.
32
j. Table Detail Transaksi Kamar
Tabledetail transaksi kamar merupakan table yang digunakan untuk
menyimpan detail data transaksi kamar.Table ini terdiri dari enam field yaitu
kode kamar, tanggal check in, tanggal check out, harga, kode transaksi
kamar,dan kode transaksi gedung. Table detail transaksi kamar berguna
sebagai daftar detail transaksi kamar yang terjadi di Hotel Fatamorgana.
k. Table Transaksi Gedung
Tabletransaksi gedung digunakan untuk menyimpan data transaksi
gedung.Tabletransaksi gedung terdiri dari enamfield yaitu, kode transaksi
gedung, tanggal transaksi, kode reservasi gedung, kode karyawan, total harga,
dan discount.Table transaksi gedung berguna sebagai daftar transaksitransaksi gedung yang terjadi pada Hotel Fatamorgana.
l. Table Makanan
Tablemakanan digunakan untuk menyimpan data makanan yang
tersedia.Table ini terdiri dari delapanfield yaitu kode makanan,nomor
tamu,kode fasilitas lain, harga, tanggal pesan, jumlah, total harga, dan
status.Table makanan berguna sebagai daftar transaksi pemesanan makanan
yang terjadi pada Hotel Fatamorgana.
33
m. Table pembelian
Table pembelian digunakan untuk menyimpan data pembelian
kebutuhan hotel.Table ini terdiri dari enamfield yaitu kode pembelian, tanggal
pembelian, kode karyawan, kode supplier, keterangan, dan harga.Table
pembelian berguna sebagai daftar transaksi-transaksi pembelian Hotel
Fatamorgana.
n. Table biaya lain
Table biaya lain digunakan untuk menyimpan data pengeluaran lain.
Table biaya lain terdiri dari limafield yaitu, nomor nota biaya lain, kode
karyawan, tanggal pembayaran, total pembayaran, dan kode keterangan biaya
lain. Table biaya lain berguna sebagai daftar dari transaksi biaya lain yang
menunjukkan transaksi pengeluaran Hotel Fatamorgana.
o. Table Ketera
TERKOMPUTERISASI ATAS SIKLUS PENDAPATAN DAN
SIKLUS PENGELUARAN PADA HOTEL FATAMORGANA
BITUNG
Oleh :
MONIKA APRILIA RUMOKOY
NIM : 232009118
KERTAS KERJA
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
:EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI: AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2014
i
ii
iii
MOTTO
♥ “Aku senantiasa mengucap syukur kepada Allahku karena kamu
atas kasih karunia Allah yang di anugerahkan-Nya kepada kamu
dalam Kristus Yesus. Sebab didalam Dia kamu telah menjadi kaya
dalam segala hal: dalam segala macam perkataan dan segala macam
pengetahuan, sesuai dengan kesaksian tentang Kristus, yang telah
diteguhkan diantara kamu”. (1 Korintus 1:4-7)
♥ “Sebab aku ini mengetahui rancangan-rancangan apa yang ada
pada-Ku mengenai kamu, demikianlah firman TUHAN, yaitu
rancangan damai sejahtera dan bukan rancangan kecelakaan, untuk
memberikan kepadamu hari depan yang penuh harapan.” (Yeremia
29:11)
♥ “Serahkanlah perbuatanmu kepada TUHAN, maka terlaksanalah
segala rencanamu.” (Amsal 16:3)
♥ “Seberapa besar kesuksesan anda bisa diukur dari seberapa kuat
keinginan anda, setinggi apa mimpi-mimpi anda, dan bagaimana
anda memperlakukan kekecewaan dalam hidup anda.”-Robert
Kiyosaki
♥ “Never say “No, I can’t “ if you dont ever
Try it because where there is a will, there is a way.
A successful comes to the one who tries to get it,
But not for the one who only expects it”-Eliza Zuzana
iv
ABSTRACT
Fatamorgana hotel was using manual methods in recording and
processing the transactions. As the information technology assist improve the
performance of the hotel is more accurate and reliable. Based on the
background of this research aims to design database applications for revenue
cycle and expenditure cycle on Fatamorgana Hotel by using application
XAMPPcontrol panel designed by MySQL and can be accessed by Visual Basic
6.
Methods of collecting data used in this research were using interview
method with its store manager and observation. Data source on this research
were revenue cycle and expenditure cycle from Fatamorgana Hotel. Analysis
technique of the research was using descriptive qualitative.
This worksheet derive designed system by using database for inflow and
outflow cycle for Fatamorgana Hotel Bitung. By applying this database system,
there are some benefits, such as data storage is now centralized, transaction
calculation is now automatically and resulting an ontime information. This
database system application is using application XAMPPcontrol panel designed
by MySQL and can be accesed by Visual Basic 6,inclusive of 19 tables, 18
forms, 14 reports and one main menu.
Database system application need the owner to well managed the system,
so that giving such a training for the staff is needed. Staff is also should do data
backup weekly.
Key word: revenue cycle, expenditure cycle, design database
v
SARIPATI
Hotel Fatamorgana menggunakan cara manual dalam pencatatan dan
pengelolaan transaksi-transaksi yang terjadi. Dengan adanya teknologi informasi
membantu meningkatkan kinerja hotel lebih akurat dan dapat diandalkan.
Berdasarkan latar belakang tersebut penelitian ini bertujuan untuk merancang
database sistem informasi terkomputerisasi atas siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung dengan aplikasi XAMPPcontrol
paneldirancang dengan MySQL dengan basis data menggunakan Visual Basic 6.
Metode Pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu
wawancara dengan manajer hotel dan observasi. Siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran dari Hotel Fatamorgana yang menjadi sumber data pada penelitian
ini. Teknik analisis yang digunakan yaitu teknik deskriptif kualitatif. Kertas
kerja ini menghasilkan sistem rancangan database siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran untuk Hotel Fatamorgana Bitung. Dengan adanya sistem aplikasi
database ini, beberapa keuntungan yang dapat diperoleh yaitu penyimpanan
data-data transaksi yang terpusat, perhitungan transaksi yang otomatis, dan
penyajian informasi yang tepat waktu. Bagian-bagian yang termasuk dalam
menu utama aplikasi database terdiri dari 19 tabel,18form, 14 laporan, dan
sebuah main (menu utama). Penggunaan aplikasi database ini mengharuskan
agar pemilik melakukan pelatihan kepada karyawan supaya dapat menjalankan
aplikasi ini. Karyawan juga harus melakukan backup data setiap minggu.
Kata kunci : siklus pendapatan, siklus pengeluaran, perancangan database
vi
KATA PENGANTAR
Pada perusahaan jasa, sebagian besar melakukan aktivitas bisnisnya terkait
dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran, begitu juga dengan hotel
Fatamorgana Bitung. Aktivitas penjualan dan menagih kas sebagai pembayaran
dari penjualan yang telah terjadi berkaitan erat dengan siklus pendapatan, serta
aktivitas pembelian dan pembayaran barang dan jasa yang berkaitan erat dengan
siklus pengeluaran. Penelitian ini dilakukan oleh penulis untuk dapat membantu
Hotel Fatamorgana Bitung dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi
dalam proses menyimpan, menampilkan, dan mencari kembali data-data
mengenai penjualan yang jumlahnya sangat banyak serta menunjang pembuatan
laporan penjualan dan pembelian dalam waktu yang cepat, dan akurat.
Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam
penelitian dan penulisan ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan
kritik diharapkan juga semoga penelitian ini dapat memberikan manfaat serta
menambah wawasan keilmuan di bidang ekonomi bagi pembaca dan pihak lain
yang berkepentingan.
Salatiga, 24 Januari 2014
Penulis
vii
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji dan syukur atas berkat dan kasih yang Tuhan Yesus berikan sehingga
memampukan penulis untukmenyelesaikan tugas akhir dengan judul “Rancangan
Database Sistem Informasi Terkomputerisasi atas Siklus Pendapatan dan Siklus
Pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung” dengan baik. Penulis menyadari
bahwa dalam penulisan tugas akhir ini tidak lepas dari kekurangan, bantuan dari
berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih
kepada pihak – pihak yang telah membantu, memotivasi, memberikan doa dan
dukungan untuk menyelesaikan tugas akhir ini, antara lain kepada:
1.
Mami dan om-omku tercinta, Dra. Meiko .A. Tumundo, Drs.
Oktavianus W.Ch. Tumundo, dan Agustivo .J.E. Tumundo SE, M.Si
serta adik-adikku tersayang Sinyo Hardiknas Rumokoy dan Syalom
Tumundo Tonaas Rumokoy, terima kasih atas cinta dan kasih sayang
yang selalu diberikan kepada saya dan juga doa dan semangat setiap
saat.
2.
Mamaku tercinta, Dientje Pinontoan yang selalu memberikan semangat
dan doa, serta papaku tersayang Almh. Drs. Karel. D. Tumundo yang
menjadi motivasiku meneruskan hidup mencapai masa depan, terima
kasih banyak, Tuhan selalu menjaga kita semua.
3.
Ibu Elisabeth Penti Kurniawati SE, M.Ak., selakudosen pembimbing
yang telah memberi ide, saran, dukungan, dan bimbingan selama
penyusunan tugas akhir ini dengan sabar.
viii
4.
Seluruh dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang setia dalam berbagi
pengetahuan selama masa kuliah.
5.
Staf Tata Usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis serta staf Perpustakaan
Umum yang membantu penulis selama kuliah di Fakultas Ekonomika
dan Bisnis.
6.
Tante-tanteku yang selalu menyemangati, Venny Lengkong, dan Deisy
Tampi, serta saudara-saudariku tersayang Billy, Bella, Kezia, dan
Avrello, terima kasih, Tuhan berkati.
7.
Sahabat-sahabat di Salatiga, Bella, Astrid, Cintya, Ceria, Adit, Hana,,
Tika,Yusthin, Wenly, Kak Nana, Kak Mitra, Arvil, Zefa, Willy, Teza,
Marcel dan Hendy, yang telah menemani dalam suka dan duka, terima
kasih juga atas bantuan, semangat dan doa selama ini, Tuhan berkati
kita semua.
8.
Hotel Fatamorgana, Om Utu selaku manajer, terima kasih atas semua
bantuan informasi yang diberikan kepada saya.
9.
Teman-teman yang membantu dalam kesulitan selama ini, Kak Ando,
Edward, Sabda, dan Mas Erick. Tuhan memberkati.
10. Seluruh pihak yang membantu penyusunan tugas akhir ini yang tidak
dapat disebutkan satu per satu.
ix
DAFTAR ISI
Halaman
Judul ......................................................................................................................... i
Pernyataan Keaslian Karya Tulis Kertas Kerja ....................................................... ii
Persetujuan Kertas Kerja ........................................................................................ iii
Motto ...................................................................................................................... iv
Abstract ....................................................................................................................v
Saripati ................................................................................................................... vi
Kata Pengantar ...................................................................................................... vii
Ucapan Terima Kasih........................................................................................... viii
Daftar Isi ..................................................................................................................x
Daftar Tabel ......................................................................................................... xii
Daftar Gambar ...................................................................................................... xiii
PENDAHULUAN ...................................................................................................1
Latar Belakang Penelitian ............................................................................1
Masalah Penelitian .......................................................................................3
Persoalan Penelitian.....................................................................................4
Tujuan Penelitian..........................................................................................4
Manfaat Penelitian........................................................................................5
LANDASAN TEORI ...............................................................................................5
Siklus Pendapatan ........................................................................................5
Siklus Pengeluaran .......................................................................................5
Sistem Informasi Perhotelan........................................................................6
Database ......................................................................................................6
x
Diagram Hubungan Entitas..........................................................................7
Model data REA...........................................................................................7
METODOLOGI PENELITIAN ...............................................................................8
Objek penelitian ...........................................................................................8
Jenis Data .....................................................................................................9
Teknik dan Langkah Analisis.......................................................................9
PEMBAHASAN ....................................................................................................10
Gambaran Objek Penelitian .......................................................................10
Struktur Organisasi ....................................................................................11
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran .........................13
Perancangan Database ...............................................................................26
KESIMPULAN DAN SARAN ..............................................................................52
Kesimpulan ................................................................................................52
Saran...........................................................................................................54
Keterbatasan penelitian..............................................................................55
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................56
Lampiran................................................................................................................59
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Masalah-masalah yang terjadi.....................................................................4
Tabel2 Tugas dan Tanggung jawab tiap bagian struktur organisasi ......................12
Tabel 3 Atribut-atribut Setiap Entitas Pada Siklus Pendapatan .............................26
Tabel 4 Atribut-atribut Setiap Entitas Pada Siklus Pengeluaran ............................28
Tabel 5 Pengguna Form.........................................................................................42
Tabel 6 Pengguna Laporan.....................................................................................46
Tabel 7 Bagian-bagian dalam Menu Utama aplikasi Database .............................50
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi................................................................................11
Gambar2 FlowchartSiklus Pendapatan fasilitas kamar .........................................16
Gambar3FlowchartSiklus Pendapatan fasilitas gedung ........................................17
Gambar4 RekomendasiFlowchart Siklus Pendapatan fasilitas kamar...................20
Gambar5RekomendasiFlowchartSiklus Pendapatan fasilitas gedung ...................23
Gambar6FlowchartSiklus Pengeluaran .................................................................25
Gambar7ERD (Fully Atribute) Siklus Pendapatan dan Pengeluaran .....................29
xiii
Pendahuluan
Seiring berjalannya waktu, penggunaan teknologi informasi telah menjadi
suatu kebutuhan utama dalam menunjang peningkatan kinerja suatu proses bisnis
usaha. Dengan adanya teknologi informasi pada setiap organisasi perusahaan akan
meningkatkan kinerja perusahaan yang lebih akurat dan dapat diandalkan. Oleh
sebab
itu
setiap
perusahaan
sudah
seharusnya
mempersiapkan
sistem
informasinya sebagai langkah awal bagi manajemen perusahaan untuk mengambil
suatu keputusan yang sesuai dengan kebijakan dan tujuan perusahaan.
Sistem informasi dapat dilakukan secara manual dan terkomputerisasi. Pada
prakteknya proses manual mengolah datanya dengan menyimpan setiap transaksi
pada pembukuan. Pada sistem terkomputerisasi, data disimpan dalam komputer,
sehingga dengan sistem terkomputerisasi lebih memudahkan kinerja perusahaan
dalam pencatatan transaksi dalam jumlah yang banyak.
Salah satu masalah operasional yang sering dihadapi oleh perusahaan
khususnya hotel adalah lamanya dalam memproses pencarian kamar,pemesanan
kamar, dan pembelian atau perbaikan sarana. Banyaknya transaksi yang dilakukan
dan disimpan akan menyulitkan perusahaan untuk melakukan manajemen data
yaitu memproses pencarian kamar, pemesanan kamar, dan pembelian atau
perbaikan sarana. Pengolahan data yang lama akan menyebabkan kinerja
perusahaan menjadi kurang optimal.
Hotel Fatamorgana berdiri pada tahun 1992 sampai sekarang, dan
merupakan salah satu bidang usaha yang bergerak pada jasa perhotelanyang
beralamat di Jl. Samuel Languyu No. 14 Winenet Dua-Kota Bitung Sulawesi
1
Utara. Dengan ketersediaan unit kamar sebanyak ± 120 kamar dengan tingkat
hunian mencapai ≤70 unit kamar per hari, membuat karyawan mengalami
kesulitan dalam mengolah data-data transaksi tersebut.
Penggunaandatabase
dapat membantu mempercepat pencatatan dan
penyajian informasi. Dalam penyajian informasi menggunakan database
mempermudah pemilik dalam memeriksa informasi kamar yang sering dipesan,
pemilik juga dapat melihat nama-nama pelanggan yang sering memesan kamar,
dan mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pemilik.Sehingga
penerapan sistem informasi terkomputerisasi atas siklus pendapatan dan
pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung dapat mempercepat proses
penyusunan, perhitungan, dan pemeriksaan data.
Untuk menunjang aktivitas transaksi pada hotel, memerlukan sistem
informasi hotel yang baik.Transaksi hotel sehari-hari adalah menerima tamu
(check in), mendata tagihan tamu, dan pembayaran tamu.Kemudian dari transaksi
tersebut pemilik memeriksa kembali data-data transaksi yang telah dicatat oleh
karyawan.Transaksi pendapatan dan pengeluaran menjadi transaksi utama pada
Hotel Fatamorgana Bitung yang membuat penyajian informasi membutuhkan
waktu lama. Dengan adanya sistem informasi hotel maka pihak hotel dan pemilik
akan sangat terbantu dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaannya.
Perangkat yang saat ini dimiliki oleh Hotel Fatamorgana adalah komputer
dengan spesifikasi Monitor, Processor Intel (R) Core (TM) 2 Duo CPU 1.80 GHz,
Harddisk 80 GB, RAM 512 MB, Mouse dan Keyboard , dan Printer. Perangkat
2
ini dapat dioptimalkan untuk merancangkan database sistem informasi atas siklus
pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung.
Hotel Fatamorgana mempunyai beberapa siklus operasi dasar transaksi
seperti siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus keuangan, dan siklus sumber
daya manusia / penggajian. Aktivitas operasi jasa hotel ini lebih banyak pada
aktivitas penjualan jasa hotel dan aktivitas pembelian kebutuhan hotel, sehingga
fokus pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.
Pada siklus pendapatan Hotel Fatamorgana memiliki beberapa aktivitas
pencatatan transaksi, seperti : pemesanan kamar hotel, tamu, penjualan fasilitas
hotel lain, dan penyewaan gedung. Sedangkan beberapa aktivitas pencatatan
transaksi pada siklus pengeluaran, yaitu pembelian atau perbaikan sarana hotel,
pengeluaran lain-lain dan supplier. Banyaknya aktivitas transaksi pada Hotel
Fatamorgana yang dilakukan secara manual, misalnya dalam memproses
pencarian kamar membuat karyawan membutuhkan waktu sehingga menyebabkan
reservasi yang dilakukan oleh tamu menjadi lama. Permasalahan lainnya adalah
dalam pembuatan laporan harian maupun bulanan. Banyaknya data-data transaksi
seperti transaksi pemesanan kamar, pemesanan gedung, fasilitas hotel lain, data
transaksi pembelian atau perbaikan sarana menjadi masalah bagi karyawan karena
banyaknya data-data membuat penyusunan laporan oleh karyawan menjadi lama
sehingga dalam pengambilan keputusan oleh pemilik membutuhkan waktu yang
lama. Oleh sebab itu, masalah penelitian yang penulis angkat adalah Bagaimana
Rancangan Database Sistem Informasi Terkomputerisasi Atas Siklus Pendapatan
dan Siklus Pengeluaran Pada Hotel Fatamorgana Bitung.
3
Berikut ini adalah tabel masalah yang sering dihadapi adalah :
Tabel 1
Masalah-masalah yang sering terjadi Pada Hotel Fatamorgana
Keterangan
Masalah
Menyimpan data
Banyaknya data penjualan dan pembelian
membuat karyawan kesulitan menyimpan datadata sehingga ada beberapa data penjualan dan
pembelian yang lupa untuk disimpan.
Banyaknya
kamar
membuat
karyawan
membutuhkan waktu lama dalam mengecek
ketersediaan kamar yang masih kosong
Pemilik kesulitan dan membutuhkan waktu
yang lama dalam mencari data-data penjualan
yang jumlahnya sangat banyak
Banyaknya laporan penjualan dan pembelian
yang dicatat oleh karyawan, membuat pemilik
membutuhkan waktu lama dalam pengambilan
keputusan.
Menampilkan data kamar
Mencari data
Laporan penjualan dan pembelian
Berdasarkan masalah penelitian di atas yang menjadi persoalan penelitian
yang hendak dikaji adalah sebagai berikut:
a. Bagaimana gambaran siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel
Fatamorgana Bitung?
b. Bagaimana perancangan database sistem informasi terkomputerisasi pada
siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung?
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah untuk merancang
database sistem informasi terkomputerisasi pada siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran pada Hotel Fatamorgana Bitung, agar penyajian informasinya lebih
akurat dan tepat waktu.
4
Manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Membantu karyawan mencatat dan menyajikan informasi kamar, dan
informasi pelayanan jasa lainnya.
2. Membantu dan mempermudah pemilik memeriksa laporan setiap
transaksi yang telah dicatat karyawan.
3. Membantu pemilik untuk pengambilan keputusan informasi secara cepat
dan akurat.
Landasan Teori
Siklus Pendapatan
Menurut Romney & Steinbart (2011 :354) siklus pendapatan adalah
rangkaian aktivitas bisnis kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus
berulang dengan menyediakan barang dan jasa kepada para pelanggan dan
menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Dengan demikian, siklus pendapatan merupakan proses yang dilakukan
perusahaan yang terdiri dari transaksi-transaksi untuk menyediakan barang atau
jasa kepada entitas lain untuk memperoleh penerimaan kas dari pemberian barang
atau jasa ke entitas terrsebut.
Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran adalah suatu aktivitas berulang atas aktivitas bisnis dan
proses data, yang terkait dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa.
Menurut Romney& Steinbart (2011:74) siklus pengeluaran adalah rangkaian
5
kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya
total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai
layanan yang dibutuhkan organisasi untuk dapat berfungsi dengan baik. Dokumen
yang dipakai untuk mencatat data kegiatan pada siklus pegeluaran adalah daftar
permintaan barang, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan cek.
Sistem Informasi Perhotelan
Menurut Abduh (2005 : 15) sistem informasi perhotelan adalah sistem yang
mengelola proses yang ada pada penginapan seperti hotel, wisma, dan jenis
penginapan lainnya dengan terkomputerisasi yang dapat memudahkan pengelola
hotel dalam menjalankan proses perhotelan yang berupa pemesanan kamar hingga
menghasilkan suatu faktur pembayaran hingga laporan keuangan berdasarkan
periode-periode tertentu.
Sistem ini akan menyediakan laporan tentang banyaknya tamu yang
menginap, lama menginap, tingkat hunian, dan banyak fasilitas yang digunakan
oleh tamu tersebut.
Database
Database dibangun untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan
file. Menurut Roomey dan Steinbart (2011 : 95), database adalah suatu gabungan
file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat.
6
Tujuan awal dan utama dalam pengolahan data pada sebuah database
adalah agar dapat menentukan kembali data dengan mudah dan cepat.
Pemanfaatan database dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan yaitu
kecepatan
dan
kemudahan,
efisiensi
ruang
penyimpanan,
keakuratan,
ketersediaan, kelengkapan, keamanan dan kebersamaan pemakai (Fathansyah,
2007 : 5).
Diagram Hubungan Entitas
Menurut Roomey dan Steinbart (2011 : 134) diagram hubungan entitas
(entity-relationship diagram atau yang sering disebut ERD) merupakan suatu
teknik grafis yang menggambarkan skema database. Disebut ERD karena
diagram tersebut menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan
antar-entitas tersebut.
ERD tidak hanya menunjukkan isi dari suatu database, tetapi juga secara
grafis merupakan model sutau organisasi. Jadi, ERD dapat dipergunakan tidak
hanya untuk mendesain database, tetapi juga untuk mendokumentasikan dan
memahami database yang telah ada, serta untuk mengubah secara total proses
bisnis.
Model data REA (Resource Event Agent)
Menurut Romney dan Steinbart (2011 : 134) model data REA secara
khusus dipergunakan dalam desain database sistem informasi akuntansi sebagai
alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek bisnis yang mendasari
7
aktivitas rantai nilai suatu organisasi-organisasi. Model data REA mengklasifikasi
entitas ke dalam tiga kategori, yaitu : sumber daya (resource) yang didapat dan
dipergunakan organisasi, kegiatan (event) atau aktivitas bisnis yang dilakukan
organisasi, dan pelaku (agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Dalam data REA, entitas sumber daya (resource) adalah hal-hal yang
memiliki nilai ekonomi bagi organisasi.Entitas kegiatan (event) adalah berbagai
aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan
perencanaan dan pengendalian. Sedangkan pelaku (agent) adalah entitas jenis
ketiga dalam model REA. Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat
dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan,
pengendalian, dan evaluasi.
Metodologi Penelitian
Objek Penelitian
Objek yang digunakan dalam penelitian ini adalah Hotel Fatamorgana
Bitung yang usahanya bergerak dibidang jasa. Dipilihnya usaha jasa hotel sebagai
objek penelitian karena pemilik hotel tidak terjun langsung di lapangan, mereka
hanya mengandalkan kepercayaan pada karyawan saja dalam mengelola
usahanya. Dengan tidak adanya pengawasan langsung dari pemilik, maka perlu
adanya pengelolaan data yang lebih baik yang dapat mengurangi resiko kesalahan
dalam pencatatan, memudahkan pencatatan transaksi dan penyimpanan transaksi,
dapat menghasilkan informasi laporan keuangan secara akurat dan tepat waktu,
serta mempercepat pengambilan keputusan.
8
Jenis Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan
sekunder. Data primer adalah data yang dikumpulkan melalui penelitian lapangan
dan mengelolanya sendiri (Supramono dan Utami, 2003:24). Data primer yang
diambil adalah hasil wawancara pada manajer hotel dan hasil observasi pada saat
karyawan mencatat transaksi mengenai siklus pendapatan dan siklus pengeluaran
Hotel Fatamorgana Bitung.
Sedangkan data sekunder mengacu pada informasi yang dikumpulkan dari
sumber yang telah ada (Sekaran, 2006 : 315). Data sekunder dalam penelitian ini
adalah catatan atau dokumen yang berhubungan dengan aktivitas pendapatan dan
pengeluaran pada Hotel Fatamorgana seperti nota tagihan pembayaran, buku
laporan pemesanan kamar, laporan penerimaan kas dan laporan pengeluaran kas.
Teknik dan Langkah Analisis
Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik deskriptif
kualitatif. Langkah analisis yang dilakukan penelitian ini adalah :
a. Mengidentifikasi entitas yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan
pengeluaran pada Hotel Fatamorgana
b. Menggambarkan relasi antar entitas dan kardinalitasnya.
c. Merancang database siklus pendapatan dan siklus pengeluaran Hotel
Fatamorgana Bitung.
1.) Membuat tabel,query,form,report, dan switchboard
2.) Membuat perintah-perintah dari langkah pertama
9
d. Mengimplementasikan sistem informasi yang baru dengan memasukkan data
transaksi dari hotel untuk menguji kelayakan database sistem informasi yang
baru.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
Gambaran Objek Penelitian
Hotel Fatamorgana merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa
berdiri pada tahun 1992 yang beralamat di Jl. Samuel Languyu No. 14 Winenet
Dua-Kota Bitung Sulawesi Utara.Pemimpin dan pendiri Hotel Fatamorgana
adalah Alm. Bapak Karel Dengah Tumundo. Sejak meninggalnya Bapak Karel
Dengah Tumundo, Hotel Fatamorgana sekarang dipimpin dan dijalankan oleh dua
anaknya yaitu Meiko Altje Tumundo dan Agustivo Jose Imanuel Tumundo.
Sarana hotel yang tersedia antara lain adanya tempat parkir yang memadai,
jalan lingkungan (komplek hotel) yang luas, adanya beberapa kamar hotel yang
dilengkapi dengan garasi mobil untuk tamu yang menginap,adanya aula yang bisa
di pakai untuk rapat dan acara lainnya. Sedangkan kebutuhan prasarana antara lain
ruang lobby, perlengkapan yang cukup, kebersihan dan kenyamanan hotel,
penyediaan perlengkapan kebutuhan tamu hotel, serta pelayanan sarapan pagi
untuk tamu hotel yang menginap.
Hotel Fatamorgana awalnya hanya memiliki jumlah kamar yaitu 25
kamar.Namun dengan berjalannya waktu usaha yang dihasilkan Hotel
Fatamorgana sampai sekarang jumlah kamarnya semakin bertambah banyak.
10
Hotel Fatamorgana menambah kamarnya dengan memperluas lahan usahanya
sehingga sekarang Hotel Fatamorgana memiliki ± 120 kamar dan 1 gedung besar
yang nantinya di sewakan untuk kegiatan seperti meeting, resepsi pernikahan, dan
lain-lain. Karyawan yang dimiliki adalah 7 karyawan laki-laki.
Struktur Organisasi Hotel Fatamorgana
Pemilik Hotel 1
Pemilik Hotel 2
Manajer Hotel
Bagian Penjualan
Kamar
Bagian Penjualan
Gedung
Bagian Keuangan
Penjualan Kamar
Bagian Keuangan
Penjualan Gedung
Gambar 1 Struktur Organisasi Hotel Fatamorgana Bitung
Sumber : Hasil Wawancara kepada Manajer Hotel
11
Beberapa tugas dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi diatas :
Tabel 2
Tugas dan Tanggung Jawab per Bagian
Pada Hotel Fatamorgana
Bagian
Pemilik 1
Tugas dan Tanggung jawab
•
•
•
•
•
•
•
Pemilik 2
•
•
•
•
•
•
Manajer Hotel
•
•
•
•
Bagian Penjualan •
•
Kamar
Bagian Penjualan •
•
Gedung
Bagian
Keuangan
Penjualan Kamar
•
•
Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh aktivitas hotel
Pengambilan keputusan penuh atas pendapat dari bawahan
Memeriksa pembukuan kas atas transaksi penyewaan kamar dan
pembelian yang dicatat oleh bagian keuangan penjualan kamar.
Memeriksa pembukuan kas atas transaksi penyewaan gedung yang
dicatat oleh bagian keuangan penjualan gedung.
Mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajer dan karyawan
Melakukan pembelian peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
hotel dan karyawan
Mengurusi pemberian gaji karyawan
Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh aktivitas hotel
Pengambilan keputusan penuh atas pendapat dari bawahan
Memeriksa pembukuan kas atas transaksi penyewaan kamar dan
pembelian yang dicatat oleh bagian keuangan penjualan kamar.
Mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajer dan karyawan
Melakukan pembelian peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
hotel dan karyawan
Mengurusi pemberian gaji karyawan
Mengawasi kinerja karyawan
Membantu pemilik melakukan pembelian perlengkapan dan peralatan
yang dibutuhkan hotel dan karyawan
Mencatat dan membuat laporan pembukuan kas transaksi penyewaan
kamar dan pembelian yang diberikan bagian keuangan penjualan
kamar.
Mencatat dan membuat laporan pembukuan kas transaksi penyewaan
gedung dan mencatat pembelian yang diberikan bagian keuangan
penjualan gedung
Mencatat semua pesanan kamar dari tamu
Menagih piutang tamu
Mencatat semua pesanan gedung dari tamu
Menagih piutang tamu
Menerima dan mencatat semua transaksi terkait dengan pembelian
dan penjualan kamar
Mencatat dan melaporkan jumlah pendapatan dan pengeluaran
kepada manajer
12
Bagian
Keuangan
Penjualan
Gedung
•
•
Menerima dan mencatat semua transaksi terkait dengan penyewaan
gedung
Mencatat dan melaporkan jumlah pendapatan dan pengeluaran
kepada manajer
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan, dan Pengeluaran
Siklus Pendapatan
a. Siklus Pendapatan untuk fasilitas kamar hotel
1. Siklus Pendapatan kamar hotel dimulai ketika ada pesanan dari tamu
melalui telepon atau tamu yang datang langsung ke hotel
2. Setelah menerima pesanan maka karyawan bagian pelayanan kamar
mengecek ketersediaan kamar sesuai spesifikasi kamar dari tamu. Apabila
kamar
penuh/tidak
tersedia
kamar,
maka
karyawan
langsung
memberitahukannya kepada tamu .
3. Apabila kamar tersedia/ada kamar yang kosong maka bagian penjualan
kamar hotel akan mencatat pesanan kamar sesuai spesifikasi pesanan
kamar dari tamu ke daftar pesanan kamar kemudian daftar pesanan kamar
yang tersedia di berikan kepada bagian keuangan penjualan kamar
4. Bagian keuangan penjualan kamar menerima daftar pesanan kamar dari
bagian penjualan kamar, kemudian membuat nota penjualan kamar
13
5. Setelah membuat nota penjualan kamar rangkap tiga, maka nota penjualan
rangkap 1 dan rangkap 2, dengan daftar pemesanan kamar diberikan
kepada bagian penjualan kamar untuk diproses
6. Sedangkan nota penjualan rangkap 3 disimpan di bagian keuangan
penjualan kamar sebagai arsip
7. Setelah nota penjualan kamar dua rangkap dan daftar pesanan kamar
diterima bagian penjualan kamar, karyawan bagian pelayanan kamar
mengantarkan tamu ke kamar pesanannya dan memberikan nota penjualan
kamar rangkap 1.
8. Sedangkan nota penjualan kamar rangkap 2 dengan daftar pesanan kamar
disimpan di bagian penjualan sebagai arsip.
b. Siklus Pendapatan untuk non fasilitas kamar hotel
1. Siklus Pendapatan untuk penyewaan gedung dimulai ketika ada pesanan
dari tamu melalui telepon atau tamu yang langsung datang menyewa
2. Setelah menerima pesanan maka karyawan bagian pelayanan gedung
mengecek ketersediaan gedung, apakah tanggal yang dipesan tamu
tersebut sudah dipesan atau belum. Apabila sudah dipesan sebelumnya,
maka karyawan bagian pelayanan gedung langsung memberitahukannya
kepada tamu.
14
3. Apabila gedung tersebut belum di pesan maka karyawan bagian pelayanan
gedung mencatat pesanan gedung di daftar pesanan gedung kemudian
diberikan ke bagian keuangan penjualan gedung
4. Daftar pesanan gedung yang di berikan bagian penyewaan gedung, oleh
bagian keuangan penyewaan gedung dibuat nota penyewaan gedung tiga
rangkap
5. Kemudian nota penyewaan gedung rangkap 1 dengan rangkap 2, dan
daftar pesanan gedung diberikan ke bagian penyewaan gedung
6. Sedangkan nota penyewaan gedung rangkap 3 disimpan sebagai arsip
7. Setelah nota penyewaan gedung rangkap 1 dengan rangkap 2, dan daftar
pesanan gedung yang diterima bagian penyewaan gedung, maka karyawan
bagian pelayanan gedung memproses gedung dengan mendekor gedung
sesuai dengan pesanan tamu
8. Setelah mendekor gedung sesuai dengan pesanan tamu, nota penyewaan
gedung rangkap 2 dan daftar pesanan gedung disimpan sebagai arsip oleh
bagian penjualan gedung. Sedangkan nota penyewaan gedung rangkap 1
diberikan kepada tamu sebagai bukti pembayaran penyewaan gedung
Berikut ini adalah gambaran flowchart Siklus Pendapatan di Hotel
Fatamorgana Bitung
15
Gambar 2
Flowchart Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas
Kamar Hotel Fatamorgana
FLOWCHART SIKLUS PENDAPATAN UNTUK FASILITAS KAMAR HOTEL
BAGIAN PENJUALAN
BAGIAN KEUANGAN
TAMU
A
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
MENGECEK
PERSEDIAAN
MEMBUAT NOTA
PENJUALAN
KAMAR
Tersedia
atau tidak
TIDAK
TERSEDIA
2
TERSEDIA
3
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
1
NOTA
PENJUALAN
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
A
N
TAMU
B
B
2
1
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
NOTA
PENJUALAN
KAMAR
MENGATAR
TAMU KE
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
1
NOTA
PENJUALAN
KAMAR
2
KU
NC
IK
AM
AR
TAMU
N
16
Gambar 3
Flowchart Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas
Gedung Hotel Fatamorgana
17
Dalam siklus pendapatan untuk fasilitas kamar ini menggunakan dokumen
daftar pesanan kamar dan nota penjualan kamar. Daftar pesanan kamar berisi
nama hotel, alamat hotel, nomor telepon hotel, tanggal masuk (check in), jam
masuk (check in), dan keterangan untuk nama kantor yang belum didata. Nota
penjualan kamar berisi nama hotel, alamat hotel, nomor telepon hotel, jam check
in, jam check out, nomor kamar, harga hotel per malam, harga restaurant, harga
laundry, pajak, total harga, tanda-tangan dari karyawan yang menangani transaksi
tersebut.
•
Kelemahan dan rekomendasi siklus pendapatan
Karyawan harus mengecek secara manual persediaan kamar terlebih
dahulu saat pelanggan memesan kamar dan menyebutkan spesifikasi kamar yang
diinginkan. Jika kamar dengan spesifikasi tersebut tidak tersedia, maka karyawan
akan memberitahukan kepada pelanggan. Setelah menggunakan database,
karyawan cukup mengecek melalui database ketersediaan kamar, sehingga waktu
yang dibutuhkan untuk memberikan informasi kepada pelanggan lebih cepat.
Jika kamar yang dipesan pelanggan tersedia, maka akan dibuatkan nota
penjualan 3 rangkap. Nota penjualan rangkap 1 dan kamar akan diberikan kepada
pelanggan sedangkan nota penjualan rangkap 2 dan 3 akan disimpan urut nomor
nota dalam tumpukan nota-nota lainnya. Setelah menggunakan database maka
transaksi dalam nota penjualan rangkap 1 akan diinput kedalam file penjualan
kamar untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database.
18
Pada saat check in,pelanggan akan diminta untuk membayar DP kamar
dan karyawan akan mencatatnya kedalam daftar pesanan kamar. Setelah
pelanggan akan check out, pelanggan akan membayar sisa uang dan karyawan
akan mencatat kedalam nota penjualan kamar . Setelah menggunakan database
maka akan langsung diinput dalam file penerimaan kas untuk memperbaharui data
yang tersimpan dalam database.
Kelemahan dalam siklus pendapatan yang lama dapat diperbaiki dengan
rekomendasi yang tertera dalam siklus pendapatan yang baru bagi Hotel
Fatamorgana, yaitu :
19
Gambar 4
Flowchart Rekomendasi Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas
Kamar Hotel Fatamorgana
FLOWCHART SIKLUS PENDAPATAN UNTUK FASILITAS KAMAR HOTEL
BAGIAN PENJUALAN
BAGIAN KEUANGAN
TAMU
A
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
MENGECEK
PERSEDIAAN
File
persediaan
kamar
MEMBUAT NOTA
PENJUALAN
KAMAR
File
Penjualan
kamar
Tersedia
atau tidak
TIDAK
TERSEDIA
2
TERSEDIA
3
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
1
NOTA
PENJUALAN
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
A
N
TAMU
B
B
2
1
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
NOTA
PENJUALAN
KAMAR
MENGATAR
TAMU KE
KAMAR
DAFTAR
PESANAN
KAMAR
1
NOTA
PENJUALAN
KAMAR
2
KU
NC
IK
AM
AR
TAMU
N
20
Dalam siklus pendapatan fasilitas gedung ini pencatatan transaksinya
menggunakan buku daftar pesanan gedung, dan nota penjualan gedung.Daftar
pesanan gedung ini hanya berisi tanggal pemesanan gedung, jam, dan keterangan
fasilitas gedung yang dipesan. Sedangkan nota penjualan gedung berisikan nama
hotel, alamat hotel, nomor telepon hotel, nama gedung,tanggal pembayaran.
keterangan pemakaian, fasilitas yang dipakai, harga fasilitas,pajak, total harga,
tanda-tangan karyawan yang menangani transaksi tersebut.
•
Kelemahan dan rekomendasi siklus pendapatan
Karyawan harus mengecek secara manual persediaan gedung sesuai
tanggal yang dipesan. Jika gedung pada tanggal yang dipesan tersebut tidak
tersedia, maka karyawan akan memberitahukan kepada pelanggan. Setelah
menggunakan
database,
karyawan
cukup
mengecek
melalui
database
ketersediaan gedung, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk memberikan
informasi kepada pelanggan lebih cepat.
Jika gedung yang dipesan pelanggan tersedia, maka akan dibuatkan nota
penjualan 3 rangkap. Nota penjualan rangkap 1 dan kamar akan diberikan kepada
pelanggan sedangkan nota penjualan rangkap 2 dan 3 akan disimpan urut nomor
nota dalam tumpukan nota-nota lainnya. Setelah menggunakan database maka
transaksi dalam nota penjualan rangkap 1 akan diinput kedalam file penjualan
gedung untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database.
21
Pada saat pemesanan,pelanggan akan diminta untuk membayar DP gedung
sebagai tanda jadi dan karyawan akan mencatatnya kedalam daftar pesanan
gedung. Setelah pelanggan selesai menggunakan gedung, pelanggan akan
membayar sisa uang dan karyawan akan mencatat kedalam nota penjualan kamar .
Setelah menggunakan database maka akan langsung diinput dalam file
penerimaan kas untuk memperbaharui data yang tersimpan dalam database.
Kelemahan dalam siklus pendapatan yang lama dapat diperbaiki dengan
rekomendasi yang tertera dalam siklus pendapatan yang baru bagi Hotel
Fatamorgana, yaitu :
22
Gambar 5
Flowchart Rekomendasi Siklus Pendapatan Untuk Fasilitas
Gedung Hotel Fatamorgana
23
Siklus Pengeluaran
1. Manajer melakukan pemesanan kepada supplier
2. Supplier menerima pesanan pembelian dan membuat nota pembelian
rangkap tiga. Rangkap 2 disimpan oleh supplier, rangkap 1 diberikan pada
bagian penjualan yang disimpan urut nomor dan rangkap 3 diberikan pada
bagian pengangkutan.
3. Supplier melakukan pengiriman barang kepada hotel
4. Karyawan bagian keuangan hotel mengecek kembali pengiriman barang
5. Bagian penjualan hotel menerima pengiriman barang dan menyimpan stok
6. Setelah itu, karyawan bagian keuangan akan membayar pembeliannya dan
bagian keuangan akan menerima nota pembelian yang akan disimpan
dalam arsip pengeluaran kas.
24
Berikut ini adalah gambaran flowchart Siklus Pengeluaran di Hotel Fatamorgana
Bitung
Gambar 6
Flowchart Siklus Pengeluaran
Hotel Fatamorgana
25
Database Hotel Fatamorgana Bitung
1. Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan pada Hotel Fatamorgana Bitung memiliki beberapa
entitasyaitu :
a. Agent yang terdiri dari tamu, supplier, dan karyawan
b. Event yang terdiri dari reservasi kamar, reservasi gedung, transaksi
penjualan,
pemesanan
makanan
dan
minuman,
transfer,
dan
penerimaan kas
c. Resource yang terdiri dari Fasilitas kamar, data kamar, fasilitas
gedung, fasilitas lain, kas, dan bank
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut yang terdiri dari primary key
dan atribut yang mengikutinya.Berikut ini merupakanatribut-atribut setiap entitas
pada siklus pendapatan Hotel Fatamorgana.
Tabel 3
Atribut-atribut Setiap Entitas
Pada Siklus Pendapatan Hotel Fatamorgana
Entitas
Atribut
Tamu
Nomor tamu (primary key); nama tamu; alamat tamu; nomor telepon,
alamat email; jumlah DP; tgl reservasi; dan jenis reservasi
Kode karyawan (primary key); nama karyawan; no. KTP; alamat;
nomor telepon; jabatan; username; password
Kode fasilitas kamar (primary key); nama kelas; jenis fasilitas; dan
harga kelas kamar
Kode kamar (primary key); nomor kamar; kode fasilitas kamar (foreign
key)
Karyawan
Fasilitas Kamar
Kamar
26
Fasilitas Gedung
Kas
Fasilitas lain
Reservasi kamar
Reservasi gedung
Transaksi kamar
Kode fasilitas gedung (primary key); jenis fasilitas gedung; dan harga
gedung
Kode kas (primary key); tanggal kas; keterangan; debet; kredit; kode
karyawan (foreign key); kode bank (foreign key)
Kode fasilitas lain (primary key); nama fasilitas; harga; jenis fasilitas
Kode reservasi kamar (primary key); tanggal resrvasi; kode fasilitas
kamar (foreign key); tgl check in; tgl check out; total harga; nomor tamu
(foreign key); status; kode kamar (foreign key)
Kode reservasi gedung (primary key); nomor tamu (foreign key); tgl
reservasi; total harga; lama sewa; harga; kode fasilitas gedung (foreign
key); status; tgl keluar
Kode transaksi kamar (primary key); tgl transaksi;kode karyawan
(foreign key); total harga; discount
Transaksi Kode kamar (foreign key); tgl check in; tgl check out; harga; kode
Detail
Kamar
transaksi kamar (foreign key); kode reservasi kamar (foreign key)
Transaksi Gedung
Kode transaksi gedung (primary key); tgl transaksi; kode reservasi
gedung (foreign key); kode karyawan (foreign key); total harga;
discount
Check Out
Kode Check Out (primary key); nomor tamu (foreign key); nama tamu;
alamat tamu; DP kamar; DP gedung; discount kamar; discount gedung;
total biaya kamar; total biaya gedung; pembayaran
Detail Check out
Kode Check Out(foreign key); keterangan; quantity; harga; total
Makanan
Kode makanan (primary key); nomor tamu (foreign key); kode fasilitas
lain (foreign key); harga; tgl pesan; quantity; total harga; status
Bank
Kode bank (primary key); nomor rekening; nama bank; nama pemilik;
cabang; jumlah; keterangan
2. Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran Hotel Fatamorgana memiliki beberapa entitas yaitu :
1. Agent yang terdiri dari karyawan dan supplier
2. Event yang terdiri dari pembelian dan perbaikan sarana, biaya lain, dan
pengeluaran kas
27
3. Resource yang terdiri dari kas
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut yang terdiri dari primary key
dan atribut yang mengikutinya.Berikut ini merupakan atribut-atribut setiap entitas
pada siklus pengeluaran Hotel Fatamorgana.
Tabel 4
Atribut-atribut Setiap Entitas
Pada Siklus Pengeluaran Hotel Fatamorgana
Entitas
Atribut
Supplier
Kode supplier (primary key); nama supplier; nama toko; alamat toko; dan
nomor telepon
Karyawan
Kode karyawan (primary key); nama karyawan; no. KTP; alamat; nomor
telepon; jabatan; username; password
Pembelian
Kode pembelian (primary key); tanggal pembelian; kode karyawan (foreign
key); kode supplier (foreign key); keterangan; harga
Kas
Kode kas (primary key); tanggal kas; keterangan; debet; kredit; kode
karyawan (foreign key); kode bank (foreign key)
Biaya lain
Kode biaya lain (primary key); kode karyawan (foreign key); tgl
pembayaran; total; kode keterangan biaya lain (foreign key)
Keterangan
Biaya lain
Kode keterangan biaya lain (primary key); keterangan biaya lain; klasifikasi
Mutasi Kas
Kode mutasi kas (primary key); dari kas; ke kas; jumlah; tanggal; kode
karyawan (foreign key)
Berikut ini adalah hubungan antar entitas siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran pada Hotel Fatamorgana :
28
Gambar 7
Hubungan Antar Entitas (ERD)
Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran
Hotel Fatamorgana
29
Pembahasan Table
a. Table fasilitas kamar
Table fasilitas kamar digunakan untuk menyimpan fasilitas tiap kamar.
Tabel fasilitas kamar terdiri dari empat field yaitu kode fasilitas kamar, nama
kelas, jenis fasilitas, harga kelas kamar. Kode fasilitas kamar berisi kode
fasilitas yang tersedia pada tiap kamar, nama kelas berisi nama kelas kamar,
jenis fasilitas berisi fasilitas yang tersedia, harga kelas per kamar berisi harga
kamar per malam untuk tiap kelas.Table Fasilitas kamar berguna sebagai
daftar untuk mengetahui fasilitas-fasilitas tiap kamar Hotel Fatamorgana.
b. Table Fasilitas gedung
Table fasilitas gedung digunakan untuk menyimpan data gedung.Tabel
fasilitas gedung terdiri dari tiga field yaitu kode fasilitas gedung, jenis
fasilitas, dan harga gedung. Kode fasilitas gedung menunjukkan kode fasilitas
gedung yang tersedia, jenis fasilitas berisi nama fasilitas, dan harga gedung
berisi harga gedung menurut fasilitas yang tersedia.Table Fasilitas gedung
berguna sebagai daftar untuk mengetahui tiap fasilitas gedung yang ada pada
Hotel Fatamorgana.
c. Table fasilitas lain
Table fasilitas lain digunakan untuk menyimpan fasilitas laundry dan
pembelian makanan dan minuman. Tablefasilitas lain terdiri dari empatfield
yaitu kode fasilitas lain, nama fasilitas lain, harga, dan jenis fasilitas. Kode
30
fasilitas lain berisi kode fasilitas lain yang dipakai, nama fasilitas lain
menunjukkan nama fasilitas tambahan, harga berisi harga tiap fasilitas yang
dipakai, dan jenis fasilitas berisi jenis dari tiap nama fasilitas lain.Table
fasilitas lain berguna sebagai daftar untuk mengetahui tiap fasilitas hotel
lainnya seperti makanan, minuman, dan laundry yang tersedia pada Hotel
Fatamorgana.
d. Table Bank
Table bank digunakan untuk menyimpan uang yang diterima.Table
bank terdiri dari tujuhfield yaitu, kode bank, nomor rekening, nama bank,
nama pemilik, cabang,jumlah, dan keterangan.Table bank berguna sebagai
daftar bank yang dimiliki oleh Hotel Fatamorgana.
e. Table data kamar
Table data kamar digunakan untuk menyimpan data kamar.Table data
kamar terdiri dari tiga field yaitu kode kamar, nomor kamar, kode fasilitas
kamar.Kode kamar berisi kode dari tiap kamar, nomor kamar berisi nomor
kamar hotel, dan kode fasilitas kamar menunjukkan kode untuk fasilitas
ditiap-tiap kamar. Table data kamar berguna sebagai daftar data-data
kamar yang tersedia pada Hotel Fatamorgana.
f. Table karyawan
Table karyawan digunakan untuk menyimpan data karyawan
hotel.Table karyawan terdiri dari delapanfield yaitu kode karyawan,
31
namakaryawan, nomor KTP, alamat, nomor telepon, jabatan, username, dan
password.Tablekaryawan berguna sebagai daftar data-datakaryawan yang
bekerja di Hotel Fatamorgana
g. Tablesupplier
Tablesupplier merupakan table yang digunakan untuk menyimpan data
supplier.Table ini terdiri dari lima field yaitu kode supplier, nama supplier,
nama toko, alamat toko, nomor telepon supplier.Tablesupplier berguna
sebagai daftar data supplier Hotel Fatamorgana.
h. Table tamu
Table tamu merupakan table yang digunakan untuk menyimpan data
tamu.Table ini terdiri dari delapan field yaitu nomor tamu, nama tamu, alamat
tamu, telepon tamu, alamat email, jumlah DP, tanggal reservasi, jenis
reservasi .Table tamu berguna sebagai daftar data-data tamu yang pernah
melakukan transaksi di Hotel Fatamorgana .
i. Table transaksi kamar
Table transaksi kamar merupakan table yang digunakan untuk
menyimpan data transaksi kamar.Table ini terdiri dari lima field yaitu kode
transaksi kamar, tanggal transaksi, kode karyawan, total harga, dan
discount.Table transaksi kamar berguna sebagai daftar transaksi-transaksi
kamar yang terjadi di Hotel Fatamorgana.
32
j. Table Detail Transaksi Kamar
Tabledetail transaksi kamar merupakan table yang digunakan untuk
menyimpan detail data transaksi kamar.Table ini terdiri dari enam field yaitu
kode kamar, tanggal check in, tanggal check out, harga, kode transaksi
kamar,dan kode transaksi gedung. Table detail transaksi kamar berguna
sebagai daftar detail transaksi kamar yang terjadi di Hotel Fatamorgana.
k. Table Transaksi Gedung
Tabletransaksi gedung digunakan untuk menyimpan data transaksi
gedung.Tabletransaksi gedung terdiri dari enamfield yaitu, kode transaksi
gedung, tanggal transaksi, kode reservasi gedung, kode karyawan, total harga,
dan discount.Table transaksi gedung berguna sebagai daftar transaksitransaksi gedung yang terjadi pada Hotel Fatamorgana.
l. Table Makanan
Tablemakanan digunakan untuk menyimpan data makanan yang
tersedia.Table ini terdiri dari delapanfield yaitu kode makanan,nomor
tamu,kode fasilitas lain, harga, tanggal pesan, jumlah, total harga, dan
status.Table makanan berguna sebagai daftar transaksi pemesanan makanan
yang terjadi pada Hotel Fatamorgana.
33
m. Table pembelian
Table pembelian digunakan untuk menyimpan data pembelian
kebutuhan hotel.Table ini terdiri dari enamfield yaitu kode pembelian, tanggal
pembelian, kode karyawan, kode supplier, keterangan, dan harga.Table
pembelian berguna sebagai daftar transaksi-transaksi pembelian Hotel
Fatamorgana.
n. Table biaya lain
Table biaya lain digunakan untuk menyimpan data pengeluaran lain.
Table biaya lain terdiri dari limafield yaitu, nomor nota biaya lain, kode
karyawan, tanggal pembayaran, total pembayaran, dan kode keterangan biaya
lain. Table biaya lain berguna sebagai daftar dari transaksi biaya lain yang
menunjukkan transaksi pengeluaran Hotel Fatamorgana.
o. Table Ketera