MS Access 2007 - Repository UNIKOM

  

Oleh :

W A R I D I

KOMPONEN ACCESS 2007

• Title Bar berfungi untuk menampilkan nama dari jendela program tersebut
• Office Button merupakan tombol yang menampung perintah-perintah menu yang sering digunakan dalam Access, antara lain perintah New, Open, Save, Save As, Close Database, dan perintah lainnya
• Quick Access ToolBar merupakan sebuah batang yang berisi kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoperasikan

• Minimize Tool berfungsi untuk meminimalkan ukuran jendela program Access 2007 sehingga tampilannya berubah menjadi sebuah ikon yang diletakkan pada bagian taskbar Windows XP
• Maximize Tool berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program Access 2007 sehingga tampilannya memenuhi layar monitor
• Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access 2007
• Status Bar digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program Access 2007. misalnya : status aktif Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock, dan sebagainya

• Database merupakan sekumpulan data atau informasi yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain, dimana Anda mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut.
• Data-data yang diolah tersebut disimpan dalam sebuah file dengan dengan ekstensi

  .accdb (access database)

• Ms. Access hanya mampu digunakan

  Membuat Tabel

• Setiap anda membuat database baru, maka secara otomatis Access akan menampilkan objek tabel yang masih kosong.
• Jika anda ingin membentuk tabel dari dari objek tabel yang sudah ada, ada dua cara untuk melakukannya

  1.Melalui jendela Datasheet View, di mana anda dapat memasukkan data input terlebih dahulu, baru mengatur struktur tabelnya

  2.Melalui jendela Design View, di mana anda dapat membuat struktur tabel dahulu,

Membuat Tabel Melalui Datasheet View

• • Dari tampilan datasheet view, ketikkan

  data input pada masing-masing kolom

• • Setelah data dimasukkan, anda dapat

  mengganti judul perkolom dengan cara dua kali klik pada masing-masing nama kolom.

• • Selanjutnya, anda dapat menyimpan

  tabel tersebut .

  

Membuat Tabel Melalui

Design View

• Dari tampilan Datasheet view, anda dapat pindah ke tampilan Design View, dengan salah satu perintah berikut: klik tombol design view pada bagian status bar / klik kanan nama tabel kemudian pilih design view / klik kanan judul jendela tabel kemudian pilih design view
• Sehingga akan ditampilkan kotak dialog

  Save As, di mana anda harus memberi nama

• Setelah itu, susun atau bentuklah struktur tabel. Bagian yang dapat diisi adalah:
• Field Name untuk memasukkan nama field yang akan dibuat • Data Type untuk menentukan tipe data.

  Anda dapat memilih salah satu tipe data yang diinginkan

• Description untuk memasukkan keterangan dari nama field yang dibuat. Kolom description bersifat opsional, maksudnya anda dapat mengisi ataupun

• Setelah mengisi semua ketentuan yang ada pada jendela design view, anda dapat menyimpan kembali desain tabel dengan menggunakan salah satu perintah penyimpanan tabel
• Tutup jendela desain tabel untuk mengakhiri proses proses pembuatan desain tabel dengan menekan tombol close.
• Setelah semua prosedur di ata anda kerjakan, pada jendela database akan terbentuk sebuah tabel yang telah anda

  MENGOLAH DESAIN TABEL

Jendela Desain View

  

Dalam jendela desain view terdapat

dua buah bidang atau pane. Bidang-

bidang tersebut adalah:

  

1.Pane bagian atas yang berisi kolom

Field Name, Data Type, dan

Description

  

2.Pane bagian bawah berisi properti

field yang aktif

Jendela Desain View

  Select All Primary Key

  Selector Row Field Aktif

  Properti Field

  

Field Name / Nama Field

  Pada kolom field name anda dapat memasukkan nama-nama field. Sedangkn aturan untuk nama field adalah:

• Dalam sebuah tabel tidak boleh ada field yang memiliki nama sama
• Panjang nama field dapat terdiri dari 64 karakter yang merupakan kombinasi antara huruf, angka, spasi, dan karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), tanda

  

Data Type / Tipe Data

Data tipe digunakan untuk menentukan tipe data

dari suatu field dalam sebuah tabel, dengan pilihan

tipe sebagai berikut:

  TIPE KETERANGAN

  TEXT Untuk menerima data teks sampai 255 karakter yang terdiri dari huruf, angka, dan simbol grafik MEMO Untuk menerima data teks sampai 65.535 karakter yang terdiri dari huruf, bilangan, tanda baca, serta simbol grafik. Tipe data ini tidak dapat digunakan sebagai acuan untuk pengurutan data (indeks)

  NUMBER Untuk menerima digit, tanda minus dan titik desimal. Tipe data number mempunyai 5 pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu

  DATE/TIME Untuk menerima data tanggal dan waktu, serta nilai tahun yang dimulai tahun 100 sampai

  TIPE KETERANGAN

  AUTONUMBER Untuk menampilkan nomor urut otomatis, yaitu berupa data angka mulai dari 1 dengan selisih 1 YES/NO Tipe ini untuk menerima salah satu data dari dua nilai, yaitu Yes/No, True/False, atau On/Off OLE OBJECT Untuk menerima data yag berupa objek grafik, spreadsheet, foto digital, rekaman suara, atau video yang dapat diambil dari programaplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 1 gigabyte

  HYPERLINK Untuk menerima data yang berupa teks yang berwarna dan bergaris bawah, dan grafik serta tipedata ini berhubungan dengan jaringan

  ATTACHMENT Untuk menerima data yang berupa file gambar, spreadsheet, dokumen, grafik, dan tipe file lain LOOKUP WIZARD Untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang ada dalam suatu daftar. Data tersebut digunakan DESCRIPTION/KETERANGAN • untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam jendela datasheet sebuah tabel atau query. Jumlah teks yang dapat anda gunakan maksimal 255 karakter FIELD PROPERTY/PROPERTI FIELD

• merupakan bagian yang digunakan untuk mengatur beberapa ketentuan dari suatu field yang aktif, dan ketentuan yang ditampilkan

  disesuaikan dengan tipe data dari field tersebut.

Memformat Data

  Dalam jendela datasheet, anda dapat mengatur tampilan data maupun datasheet itu sendiri dengan cara memformatnya. Anda dapat mengubah bentuk dan ukuran huruf, lebar kolom maupun tinggi baris dan lain-lain. Setiap anda melakukan perubahan data tabel atau query, secara otomatis Access akan melakukan proses perubahan. Meskipun demikian anda dapat menekan tombol Refresh Record pada grup Records untuk menampilkan data hasil

Mengatur Format Font

  Anda dapat mengubah bentuk, ukuran, maupun warna dari suatu huruf dengan cara sebagai berikut:

  1.Buka tabel atau query yang akan diformat, kemudian buka tampilan datasheet view

  2.Gunakan tombol-tombol format pada grup font

Format Datasheet

  

Langkah-langkah untuk memformat

datasheet adalah:

  

1.Buka tabel atau query yang akan

anda format kemudian buka tampilan datasheet view

  

2.Tekan tombol dialog font pada

bagian grup font, sehingga tampil kotak dialog datasheet formatting

  CELL EFFECT CELL EFFECT