PEDOMAN TATA KELOLA perusahaan (1)

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASA
BAB I : PENGERTIAN

Lampiran
:
Nomor
:
Berlaku tmt :
Perbaikan ke :

Dalam Pedoman ini yang dimaksud dengan :
1. Dana Pensiun adalah Dana Pensiun XYZ (DP XYZ).
2. Pengurus adalah Pengurus Dana Pensiun yang terdiri dari Presiden Direktur,
Direktur Keuangan & Investasi, dan Direktur Administrasi & Kepensiunan.
3. Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang
diperlukan Dana Pensiun, meliputi pengadaan: barang, jasa konstruksi, jasa
konsultansi dan jasa lainnya yang dibiayai dengan anggaran Dana Pensiun.
4. Pejabat Berwenang adalah pejabat sesuai kewenangan yang diatur dalam
Pelimpahan Wewenang yang berlaku.

5. Fungsi Umum adalah fungsi yang melakukan proses pengadaan barang/jasa
untuk kebutuhan Fungsi Pengguna maupun Fungsi Umum.
6. Fungsi Pengguna adalah pemilik pekerjaan yang mempunyai wewenang dalam
tahapan perencanaan kebutuhan pengadaan barang/jasa, mengajukan
permintaan barang/jasa, pengawasan pelaksanaan kontrak (monitor kinerja dan
biaya) dan penerimaan barang/jasa. Dalam hal pengadaan barang/jasa ditujukan
untuk memenuhi kebutuhan fungsinya, maka Fungsi Umum juga bertindak
sebagai Fungsi Pengguna.
7. Panitia Pengadaan adalah Panitia yang dibentuk oleh Pengurus untuk
melaksanakan tahapan seleksi penyedia barang/jasa berdasarkan perintah
Presiden Direktur.
8. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha, termasuk BUMN, badan hukum,
atau orang perseorangan/subjek hukum yang kegiatan usahanya menyediakan
barang/jasa.
9. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan
baku, bahan setengah jadi, barang jadi/peralatan yang spesifikasinya ditetapkan
oleh fungsi pengguna.

Halaman 1 dari 29

10. Jasa adalah jasa konsultansi, dan jasa lainnya termasuk jasa konstruksi.
11. Jasa Konstruksi adalah layanan jasa konsultansi perencanaan pekerjaan
konstruksi, layanan jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi, dan layanan jasa
konsultansi pengawasan pekerjaan konstruksi.
12. Pekerjaan Konstruksi adalah keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatan
perencanaan dan/atau pelaksanaan beserta pengawasan yang mencakup
pekerjaan arsitektural, sipil, mekanikal, elektrikal, dan tata lingkungan masingmasing beserta kelengkapannya, untuk mewujudkan suatu bangunan atau bentuk
fisik lain.
13. Jasa Konsultansi adalah layanan berupa jasa keahlian yang profesional dalam
bidangnya dalam rangka mencapai sasaran tertentu yang keluarannya tersusun
secara sistematis berdasarkan kerangka acuan kerja dari fungsi pengguna.
14. Jasa Lainnya adalah segala pekerjaan selain Pengadaan Barang, Jasa
Konstruksi dan Jasa Konsultansi non-konstruksi.
15. Perjanjian adalah perikatan antara Dana Pensiun dengan Penyedia Barang/Jasa
yang berisikan hak dan kewajiban dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa
dalam bentuk Surat Perjanjian dan Surat Pesanan.
16. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah perkiraan harga yang digunakan sebagai
acuan dalam menilai kewajaran harga.
17. Keadaan Darurat adalah keadaan yang apabila tidak segera diambil tindakan
dapat mengakibatkan kerugian yang lebih besar bagi Dana Pensiun,

mengganggu kelangsungan operasi Dana Pensiun, atau membahayakan
keselamatan jiwa manusia, yang secara khusus diakibatkan oleh kejadiankejadian seperti gempa bumi, angin topan, tanah longsor, banjir, tsunami atau
bencana alam lain, epidemi, kebakaran, sambaran petir, ledakan, embargo,
peperangan atau perang saudara, revolusi, pemberontakan, huru – hara,
bentrokan, sabotase, pemogokan umum, perbuatan terorisme, dampak benda –
benda angkasa, pesawat terbang, dan Peraturan Pemerintah.

Halaman 2 dari 29

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASA
BAB II : KETENTUAN UMUM

Lampiran
:
Nomor
:
Berlaku tmt :
Perbaikan ke :

A. MAKSUD DAN TUJUAN
1.

Maksud diberlakukannya Pedoman ini adalah untuk menyamakan pola pikir
dan pengertian, serta merupakan pedoman pelaksanaan teknis dan
administratif yang jelas, sehingga memudahkan bagi para pengguna, Panitia
Pengadaan, dan Pengurus serta pengawas dalam proses pengadaan
barang/jasa, sesuai fungsi, tugas, hak dan kewajiban serta peran masingmasing.

2.

Tujuan diberlakukannya Pedoman ini adalah untuk :
a.

b.
c.
d.

Memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan dalam jumlah, kualitas, harga,

waktu dan tempat yang tepat, secara efektif dan efisien dengan
persyaratan dan kondisi kontrak yang jelas serta dapat
dipertanggungjawabkan;
Mendukung penciptaan nilai tambah bagi Dana Pensiun;
Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan;
Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme.

B. RUANG LINGKUP
Pedoman pelaksanaan ini berlaku untuk pengadaan barang / jasa di lingkungan
DP XYZ yang keseluruhannya dibiayai oleh anggaran Dana Pensiun.
C. PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG / JASA
1.

Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan untuk
mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan
menggunakan dana, daya, fasilitas seminimal mungkin secara wajar dan
serta dapat dipertanggungjawabkan;

Halaman 3 dari 29

2.

Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang
telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai
dengan sasaran yang ditetapkan Dana Pensiun;

3.

Kompetitif, berarti harus dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang
sehat di antara Penyedia Barang/Jasa dengan syarat/kriteria tertentu
berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;

4.

Transparan, berarti ketentuan dan informasi mengenai
barang/jasa sifatnya terbuka bagi Peserta Pengadaan;

5.

Adil, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia

Barang dan Jasa yang memenuhi syarat/kriteria tertentu;

6.

Akuntabel,
berarti
harus
mencapai
sasaran
dan
dapat
dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan
dan penyimpangan;

7.

Kehati-hatian, berarti senantiasa memerhatikan atau patut menduga
terhadap informasi atau tindakan atau bentuk apapun sebagai langkah
antisipasi untuk menghindari kerugian material dan imaterial terhadap Dana
Pensiun selama proses pengadaan, proses pelaksanaan/pekerjaan, dan

paska pelaksanaan pekerjaan;

8.

Kemandirian, berarti suatu keadaan dimana pengadaan barang/jasa dikelola
secara profesional tanpa benturan kepentingan dan pengaruh/tekanan dari
pihak manapun;

9.

Integritas, berarti pelaksana pengadaan barang/jasa harus berkomitmen
penuh untuk memenuhi etika pengadaan.

Pengadaan

D. KEBIJAKAN UMUM
1.

Memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa dilaksanakan dengan
mengikuti prinsip dasar dan etika pengadaan barang/jasa;

2.

Memastikan
bahwa
proses
pengadaan
barang/jasa
mengikuti
pedoman/prosedur pengadaan barang/jasa dan tidak bertentangan dengan
ketentuan lainnya yang lebih tinggi;

3.

Dilarang memecah paket pengadaan barang/jasa menjadi beberapa paket
dengan maksud untuk menghindari batas kewenangan;

4.

Memastikan bahwa pengadaan barang/jasa dilakukan oleh Penyedia

Barang/Jasa yang telah dievaluasi secara teknikal dan finansial serta dapat
dipertanggungjawabkan dalam hal biaya dan kualitas;

5.

Mengutamakan sinergi dengan badan usaha yang terkait dengan Dana
Pensiun
sepanjang
kualitas,
harga,
dan
tujuannya
dapat
dipertanggungjawabkan.

Halaman 4 dari 29

E. ETIKA PENGADAAN BARANG / JASA
Pejabat berwenang, Fungsi Pengguna, Fungsi Umum, Panitia Pengadaan,
Penyedia Barang/Jasa dan para pihak yang terkait dalam pelaksanaan

pengadaan barang/jasa harus mematuhi etika pengadaan barang/jasa, yaitu :
1.

Melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggung jawab, demi
kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa;

2.

Bekerja secara profesional dengan menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian
dan menjaga informasi yang bersifat rahasia;

3.

Tidak saling memengaruhi baik langsung maupun tidak langsung dalam
pelaksanaan proses pengadaan atau penetapan pemenang, yang
mengakibatkan persaingan yang tidak sehat, penurunan kualitas proses
pengadaan dan hasil pekerjaan;

4.

Bertanggung jawab terhadap segala keputusan yang ditetapkan sesuai
dengan kewenangannya;

5.

Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) pihakpihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses
pengadaan;

6.

Mencegah terjadinya kebocoran keuangan dan kerugian Dana Pensiun;

7.

Tidak menyalahgunakan wewenang dan melakukan kegiatan bersama
dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang
secara langsung atau tidak langsung merugikan Dana Pensiun;

8.

Tidak menerima hadiah, imbalan atau berupa apa saja dari siapapun yang
diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa;

9.

Tidak melakukan praktek penipuan yaitu menghilangkan dan memalsukan
suatu fakta dengan tujuan memengaruhi jalannya suatu proses pengadaan
atau penentuan penetapan pemenang;

10. Tidak melakukan praktek kolusi yaitu membuat suatu skema atau pengaturan
antara dua atau lebih penyedia barang/jasa, dengan atau tanpa
sepengetahuan pelaksana pengadaan, dengan tujuan untuk mengatur harga
penawaran yang tidak kompetitif atau tidak mencerminkan harga pasar;
11. Tidak mencelakakan atau mengancam untuk membuat celaka, secara
langsung atau tidak langsung, orang/pelaksana pengadaan, atau kepemilikan
(properti) untuk memengaruhi keikutsertaan peserta lainnya dalam suatu
proses pengadaan, atau penentuan penetapan pemenang.

Halaman 5 dari 29

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASA
BAB III :
KUALIFIKASI, TUGAS POKOK
DAN TANGGUNG JAWAB

Lampiran
:
Nomor
:
Berlaku tmt :
Perbaikan ke :

A. KUALIFIKASI PIHAK TERKAIT DALAM PROSES PENGADAAN
1.
2.
3.
4.

Mampu melaksanakan
kebijakan
umum
pengadaan
barang/jasa
sebagaimana tercantum dalam Bab II bagian D;
Memahami dan menguasai prosedur pengadaan;
Mengetahui dan menguasai isi dokumen pengadaan serta bagian-bagian
pekerjaan yang akan diadakan, atau jenis pekerjaan tertentu yang menjadi
tugas yang bersangkutan;
Diutamakan yang telah mendapat pelatihan bidang pengadaan barang/jasa.

B. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT BERWENANG
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS);
Menetapkan jenis pengadaan barang/jasa;
Menetapkan Penyedia Barang/Jasa;
Menandatangani Perjanjian;
Melakukan dan menetapkan hasil negosiasi untuk perpanjangan kontrak atau
tambah kurang pekerjaan;
Menetapkan penggunaan Tenaga Ahli.

Sesuai kewenangan yang diatur dalam Pelimpahan Wewenang yang berlaku.
C. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGGUNA
1.
2.

Membuat Rencana Pengadaan Barang/Jasa;
Untuk setiap pengadaan Barang/Jasa, membuat antara lain:
a. KAK, antara lain terdiri dari ;
1) Ruang lingkup pekerjaan;
2) Kualifikasi Tenaga Ahli/Penyedia Jasa;
3) Spesifikasi teknis;
b. Membuat dan mengusulkan HPS;
c. Menetapkan cara dan persyaratan pembayaran (seperti uang muka,
Bank Garansi).

Halaman 6 dari 29

3.

Melakukan koordinasi dengan Fungsi lain terkait untuk pengusulan
pengadaan barang/ jasa dan atau dalam penyusunan KAK;
4. Mengajukan permintaan Barang/Jasa yang disertai semua dokumen pada
butir 2 kepada Fungsi Umum atau Pejabat Berwenang;
5. Menerima penyerahan barang/jasa/pekerjaan dari Penyedia Barang Jasa
dengan menandatangani berita acara serah terima barang/jasa/pekerjaan;
6. Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan kontrak dari kegiatan yang
bersangkutan;
7. Menyusun draft Perjanjian berkoordinasi dengan Fungsi Hukum;
8. Mengusulkan tambah kurang ruang lingkup pekerjaan, waktu pelaksanaan,
substitusi barang/jasa dll, dan/atau perpanjangan kontrak;
9. Mengusulkan penggunaan Tenaga Ahli kepada Pejabat Berwenang;
10. Bersama Fungsi Umum atau Panitia Pengadaan melakukan evaluasi teknis,
jika perlu.
D. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI UMUM
1.
2.
3.
4.
5.

Melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui metode Penunjukan
Langsung, Pembelian Langsung (cash & carry), dan Swakelola;
Melakukan klarifikasi HPS dan KAK kepada Fungsi Pengguna, bila perlu;
Memberikan penjelasan mengenai Dokumen Pengadaan, yang memuat
antara lain syarat-syarat penawaran, cara penyampaian penawaran dan tata
cara evaluasi;
Mengevaluasi penawaran yang masuk, mengadakan klarifikasi, negosiasi
dan membuat berita acara;
Membuat laporan proses pengadaan dan mengusulkan Penyedia
Barang/Jasa kepada Pejabat Berwenang.

E. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA PENGADAAN
Panitia Pengadaan berjumlah sekurang-kurangnya 5 (lima) orang yang dibentuk
oleh Pengurus untuk melaksanakan tahapan seleksi penyedia barang/jasa
berdasarkan perintah Presiden Direktur.
1. Mendata Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat untuk diundang
mengikuti proses seleksi Penyedia Barang/Jasa;
2. Melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui metode Pemilihan
Langsung dan Pelelangan;
3. Menyiapkan Dokumen Pengadaan;
4. Menerima HPS dan KAK;
5. Melakukan klarifikasi HPS dan KAK kepada Fungsi Pengguna dan
mengevaluasi, bila perlu;
6. Menyusun jadwal proses pengadaan dan tata cara pelaksanaan;
7. Mengusulkan penggunaan Tenaga Ahli kepada Pejabat Berwenang;
8. Memberikan penjelasan kepada calon pengadaan barang/jasa mengenai
dokumen pengadaan termasuk syarat-syarat penawaran, cara penyampaian
penawaran dan tata cara evaluasinya serta dimuat dalam berita acara
pemberian penjelasan;

Halaman 7 dari 29

9. Membuka dokumen penawaran dan membuat berita acara pembukaan
penawaran;
10. Mengevaluasi penawaran yang masuk serta membuat berita acara;
11. Mengadakan klarifikasi dan negosiasi serta membuat berita acara;
12. Mengusulkan calon pemenang kepada Pejabat Berwenang;
13. Mengumumkan pemenang yang telah ditetapkan oleh Pejabat Berwenang;
14. Membuat laporan proses dan hasil pengadaan kepada Pejabat Berwenang;
15. Menyimpan semua asli dokumen pengadaan dan asli dokumen penawaran.
F.

TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI TERKAIT
Tugas pokok dan tanggung jawab fungsi terkait dalam proses pengadaan antara
lain :
1.

Fungsi Hukum
a. Memeriksa draft kontrak pengadaan;
b. Dan lain-lain yang terkait aspek hukum.

2.

Fungsi Keuangan
a. Memastikan ketersediaan anggaran;
b. Melalukan koordinasi dengan Fungsi Pengguna dalam hal aspek
keuangan antara lain :
1) Cara dan persyaratan pembayaran (uang muka, Bank Garansi);
2) Lamanya pembayaran tagihan;
3) Aspek perpajakan;
4) Aspek asuransi.
c. Dan lain-lain yang terkait aspek keuangan.

3.

Tenaga Ahli
a. Memberikan masukan mengenai kriteria evaluasi prakualifikasi dan
evaluasi teknis serta penyusunan HPS;
b. Memberikan penjelasan pada tahapan Aanwijziing khususnya yang
bersifat teknikal;
c. Melakukan peninjauan lapangan;
d. Membantu Panitia Pengadaan atau Fungsi Umum dalam evaluasi teknis
dan biaya;
e. Membantu Fungsi Pengguna dalam mengendalikan dan mengawasi
pelaksanaan kontrak pekerjaan;
f. Dan lain-lain yang terkait aspek keahlian/teknis.

G. PERSYARATAN PENYEDIA BARANG/JASA
1.

Penyedia Barang/Jasa yang dapat diikutsertakan adalah badan hukum yang
didirikan berdasarkan ketentuan hukum Indonesia, atau perseorangan untuk
jasa tertentu;

2.

Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan
usaha/kegiatan sebagai Penyedia Barang/Jasa antara lain peraturan
perundang-undangan di bidang jasa konstruksi, kesehatan, perhubungan,
perindustrian;
Halaman 8 dari 29

3.
4.
5.
6.
7.

Memiliki persyaratan profesional, kemampuan teknis dan manajerial
berdasarkan pengalaman tertentu, sumber daya manusia (SDM), modal,
peralatan dan fasilitas lain yang memadai;
Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak (Surat
Perjanjian/Surat Pesanan);
Bagi agen/distributor harus dibuktikan dengan perjanjian keagenan dengan
pabrikan/prinsipal atau penunjukan dari pabrikan/ prinsipal yang
bersangkutan;
Bagi Perusahaan jasa terekomendasi (recommended service company)
harus mempunyai kompetensi yang terbukti/diketahui baik;
Dilarang ikut serta sebagai Penyedia Barang/Jasa :
a. Mereka yang keikutsertaannya akan menimbulkan pertentangan
kepentingan (conflict of interest);
b. Mereka yang termasuk dalam black list. Penentuan mereka yang
termasuk daftar black list akan dilakukan oleh Panitia.

Persyaratan Penyedia Barang/Jasa tersebut di atas dapat dicantumkan dalam
pengumuman, undangan, dokumen pengadaan, atau website DP XYZ (jika
diperlukan).

Halaman 9 dari 29

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASA
BAB IV :
SISTEM PENGADAAN
BARANG/JASA

Lampiran
:
Nomor
:
Berlaku tmt :
Perbaikan ke :

A. TAHAPAN PROSES PENGADAAN
Secara umum, tahapan-tahapan yang dilakukan dalam proses pengadaan
barang/jasa dapat digambarkan sebagai berikut :
1.

Tahapan Perencanaan
Penyusunan rencana pengadaan dilakukan oleh Fungsi Pengguna termasuk
Fungsi Umum) yang harus disinergikan dengan :
a. Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP);
b. Kontrak-kontrak Barang/Jasa yang masa berlakunya akan segera
berakhir;
c. Semua kebutuhan pengadaan untuk menunjang operasional Dana
Pensiun, misal perawatan aset, jasa konsultan, dan pembelian barang
perkantoran.

2.

Tahapan Persiapan
a. Membuat ruang lingkup pekerjaan dilakukan oleh Fungsi Pengguna;
b. Membuat HPS oleh Fungsi Pengguna dan ditetapkan oleh Pejabat yang
berwenang;
Dasar pendukung pembuatan HPS dicari dari data antara lain harga
pabrik, harga pembelian terakhir, hasil survei sebelumnya, jurnal/
publikasi, hasil survei dari pasar serta acuan harga yang dikeluarkan oleh
Departemen/Lembaga/Asosiasi.
c. Menentukan metode seleksi pengadaan;
d. Menentukan jadwal pelaksanaan.

3.

Tahapan Pelaksanaan
Dilakukan oleh Fungsi Umum atau Panitia Pengadaan.
a. Identifikasi calon Penyedia Barang/Jasa;
b. Evaluasi calon Penyedia Barang/Jasa;
c. Usulan penetapan/penunjukan Penyedia Barang/Jasa.
Perlu kehati-hatian dalam melaksanakan seleksi sehingga Dana Pensiun
memperoleh Penyedia Barang/Jasa yang mempunyai komitmen tinggi dalam
melaksanakan pekerjaan sesuai kualitas yang diinginkan, jadwal kebutuhan

Halaman 10 dari 29

yang direncanakan dan biaya yang terbaik bagi Dana Pensiun.
Tahapan tersebut di atas harus dilanjutkan dengan pengawasan administrasi
kontrak, pengawasan terhadap pelaksanaan kontrak, realisasi biaya kontrak dan
kinerja Penyedia Barang/Jasa. Sedapat mungkin menghindari terjadinya
penambahan lingkup kerja.
Jadwal Tahapan Proses Pengadaan selain masa pengumuman dan pemasukan
penawaran diatur oleh Panitia Pengadaan dengan memerhatikan kebutuhan dan
alokasi waktu yang cukup untuk semua tahapan proses pengadaan.
B. METODE SELEKSI PENYEDIA BARANG/JASA
Pengadaan barang/jasa pada dasarnya dilaksanakan secara kompetitif dan
terbuka dengan mengikutsertakan calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi
syarat berdasarkan kemampuan dan kinerja yang sesuai dengan yang
diharapkan.
Batasan Nilai sesuai dengan HPS pengadaan belum termasuk PPN.
Penentuan metode seleksi pengadaan barang/jasa ditetapkan oleh Presiden
Direktur yang dimuat di dalam surat perintah kepada Panitia Pengadaan.
Seleksi Penyedia Barang/Jasa dilakukan dengan menggunakan metode sebagai
berikut :
1.

Pelelangan
Dilakukan oleh Panitia untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai lebih dari
Rp.500.000.000,- (lima ratus juta rupiah) sebelum PPN.

2.

Pemilihan Langsung
Dilakukan oleh Panitia untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai lebih dari
Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) sampai dengan Rp.500.000.000,(lima ratus juta rupiah) sebelum PPN.

3.

Penunjukkan Langsung
Dilakukan oleh Fungsi Umum untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai
sampai dengan Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) sebelum PPN, dengan
cara menunjuk 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan persyaratan
yang telah ditentukan.

C. PEMBELIAN LANGSUNG (CASH & CARRY)
Dilaksanakan oleh Fungsi Umum melalui sistem panjar kerja dengan nilai sampai
dengan Rp.25.000.000,- (dua puluh lima juta rupiah) sebelum PPN, untuk
membeli langsung barang antara lain melalui toko, supermarket, bengkel, online
buying, dan website belanja di Internet, yang disertai bukti pembelian sebagai
pertanggungjawaban. Pembelian langsung dilaksanakan dengan tetap
memperhatikan prinsip pengadaan barang/jasa dengan Penunjukan Langsung,
terutama untuk barang dengan harga di atas Rp.5.000.000,- (lima juta rupiah).

Halaman 11 dari 29

D. SWAKELOLA
Swakelola adalah pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan
diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri, atau upah
borongan/upah harian tenaga. Swakelola dapat dilaksanakan oleh Fungsi Umum
atau Fungsi Pengguna.
Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan swakelola antara lain :
a. Pekerjaan yang secara rinci tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu,
sehingga apabila dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa akan menanggung
risiko besar;
b. Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi dan pembiayaannya,
tidak perlu dilakukan dengan cara pelelangan, pemilihan langsung dan
penunjukan langsung dan/atau tidak diminati oleh Penyedia Barang/Jasa
seperti :
1) Pengiriman Form Attestatie de Vita dan up dating data Pensiunan;
2) Pengiriman Form SPPT Tahunan kepada Pensiunan;
3) Pengadaan Pakaian Kerja;
4) Perawatan / perbaikan peralatan kantor;
5) Perawatan / perbaikan Gedung Dana Pensiun atau Gedung Oil Centre.
6) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, kursus, penataran, seminar,
lokakarya, rapat kerja dan sosialisasi;
7) Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus
untuk pengembangan teknologi/metode kerja yang belum dapat
dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa;
8) Pekerjaan khusus yang bersifat penelitian, pemprosesan data, perumusan
kebijakan Dana Pensiun, pengujian di laboratorium, pengembangan sistim
tertentu atau sistem informasi yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan
Dana Pensiun;
9) Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi fungsi pengguna jasa yang
bersangkutan.
Swakelola dilaksanakan oleh Fungsi Umum bersama dengan Fungsi
Pengguna melalui sistem panjar kerja dengan ketentuan :
a. Pembayaran upah tenaga kerja dilakukan secara harian berdasarkan
daftar hadir atau dengan upah borongan;
b. Pembayaran Upah Tenaga Ahli, dilakukan berdasarkan kontrak konsultan
perorangan;
c. Penyediaan material/bahan/peralatan dilakukan secara kontrak
penyediaan barang atau Pembelian Langsung;
d. Pengadaan Tenaga Kerja, bahan dan peralatan dicatat secara rutin
dalam laporan berkala;
e. Pengiriman barang dapat dilakukan secara bertahap sesuai kebutuhan
atau kapasitas penyimpanan;
f. Panjar kerja dipertanggungjawabkan secara berkala maksimal setiap
bulan;
g. Pencapaian target fisik dicatat dan dievaluasi secara berkala.

Halaman 12 dari 29

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASA
Lampiran
:
Nomor
:
Berlaku tmt :
Perbaikan ke :

BAB V :
TAHAPAN PROSES PELELANGAN
A.

PENGUMUMAN
Panitia Pengadaan mengumumkan rencana kegiatan pengadaan barang/jasa
melalui papan pengumuman resmi Dana Pensiun dan apabila dipandang perlu
pengumuman dapat dicantumkan melalui media cetak atau website Dana
Pensiun (http://www.dp-XYZ.com).
Pengumuman sekurang-kurangnya memuat :
a. Uraian singkat mengenai pekerjaan atau barang yang direncanakan;
b. Syarat calon penyedia barang/jasa;
c. Tempat dan waktu pendaftaran.
Masa pengumuman sekurang - kurangnya selama 4 (empat) hari kerja.

B.

KUALIFIKASI
Kualifikasi merupakan proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha
serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang/Jasa,
antara lain :
1.

Dalam waktu minimal 5 (lima) tahun terakhir pernah memiliki pengalaman
pekerjaan sejenis dilengkapi informasi antara lain mengenai pemberi kerja,
lokasi, waktu, dan nilai pekerjaan;

2.

Dokumen Kualifikasi yang dipenuhi oleh calon Penyedia Barang/Jasa
antara lain :
a) Asli surat permohonan dilengkapi dengan alamat Peserta, telepon, dan
fax;
b) Copy Surat Keterangan Domisili dari instansi yang berwenang;
c) Copy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) atau copy Surat Pengukuhan
Pengusaha Kena Pajak (SPPKP);
d) Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP);
e) Copy Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP);
f) Copy Akta Pendirian/Anggaran Dasar beserta perubahan terakhir;

Halaman 13 dari 29

g)

Copy Surat Keagenan Tunggal/Pabrikan/Agen/Distributor
Penyedia Barang/Jasa yang berstatus keagenan).

(bagi

Kualifikasi dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu prakualifikasi atau
pascakualifikasi.
Prakualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasi yang dilakukan sebelum
pemasukan penawaran.
Proses Prakualifikasi disesuaikan dengan kebutuhan, diikuti sekurangkurangnya oleh 3 (tiga) calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi
persyaratan. Apabila Calon Penyedia Barang/Jasa yang dinyatakan lulus pada
tahap prakualifikasi kurang dari 3 (tiga), maka proses pelelangan atau tahapan
prakualifikasi diulang.
Pascakualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasi yang dilakukan setelah
pemasukan penawaran.
C.

PENDAFTARAN
1.

Proses dengan Pascakualifikasi
Calon Penyedia Barang/Jasa hanya mengambil Dokumen Pengadaan
berupa Kerangka Acuan Kerja ( KAK ), memuat antara lain:
1) Syarat Umum (Kelengkapan Kualifikasi) :
Syarat yang diperlukan seperti yang tercantum pada B.2.
2) Syarat Administrasi, memuat antara lain :
a) Kelengkapan Dokumen Penawaran;
b) Keabsahan Surat Penawaran;
c) Jaminan Penawaran (bila ada).
3) Syarat Teknis :
a) Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan serta
pekerjaan yang tidak boleh disubkontrakkan;
b) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, atau tanggal penyerahan
barang / hasil pekerjaan;
c) Jangka waktu masa pemeliharaan;
d) Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja;
e) Kualifikasi tenaga ahli;
f) Fasilitas penunjang atau pendukung pekerjaan;
g) Pengalaman pada pekerjaan sejenis dalam kurun waktu tertentu.
4) Ketentuan mengenai Aanwijziing;
5) Tata cara penyampaian Dokumen Penawaran;
6) Ketentuan mengenai Sanggahan;

Halaman 14 dari 29

7) Ketentuan mengenai Negosiasi;
8) Ketentuan Penyedia Barang / Jasa :
a) Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan
usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau direksi yang
berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya tidak sedang
menjalani hukuman (sanksi) pidana;
b) Direksi yang berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya
belum pernah dihukum berdasarkan keputusan pengadilan atas
tindakan yang berkaitan dengan kondite profesional Perusahaan
atau professional perorangan untuk bidang pengadaan barang/jasa;
c) Bahwa dokumen yang disampaikan dalam proses pengadaan
barang/jasa yang sedang diikuti adalah benar, dan apabila di
kemudian hari pernyataan tersebut tidak benar maka akan
dikenakan sanksi;
d) Tidak termasuk dalam kelompok Perusahaan yang kepemilikan
modalnya dimiliki oleh orang/pemilik yang sama;
e) Tidak mempunyai afiliasi yaitu hubungan antara 2 (dua) atau lebih
Perusahaan di mana terdapat 1 (satu) atau lebih anggota Direksi
atau Komisaris yang sama.
2.

Proses dengan Prakualifikasi
Calon Penyedia Barang/Jasa yang lulus seleksi prakualifikasi dapat
mengikuti proses selanjutnya dengan mengambil dokumen pengadaan.
Dokumen pengadaan tidak mencantumkan syarat umum.

D.

AANWIJZIING
Aanwijziing adalah penjelasan mengenai Dokumen Pengadaan, disampaikan
kepada calon penyedia Barang/Jasa dan dihadiri Panitia Pengadaan dan Fungsi
Pengguna.
Aanwijziing wajib dihadiri oleh calon penyedia Barang/Jasa. Apabila dipandang
perlu, aanwijziing atau penjelasan lanjutan dapat dilakukan dengan cara
peninjauan lapangan.
Hasil penjelasan dituangkan dalam Berita Acara Aanwijziing yang
ditandatangani oleh Panitia Pengadaan dan sekurang-kurangnya 1 (satu) orang
wakil dari Calon Penyedia Barang/Jasa.

E.

PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
Dokumen penawaran disampaikan langsung kepada Panitia pada waktu yang
telah ditentukan.
1. Proses dengan Pascakualifikasi

Halaman 15 dari 29

Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode dua sampul,
yang terdiri dari sampul I dan sampul II.
Sampul I (pertama) berisi kelengkapan Data Administrasi dan Teknis yang
disyaratkan dalam syarat umum, syarat administrasi dan syarat teknis
Sampul II (kedua) berisi surat Penawaran
perhitungan/perincian harga penawaran.

Harga

serta

data

2. Proses dengan Prakualifikasi
Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode dua sampul,
yang terdiri dari sampul I dan sampul II.
Sampul I berisi kelengkapan Data Administrasi dan Teknis yang disyaratkan
dalam syarat administrasi dan syarat teknis.
Sampul II (kedua) berisi surat Penawaran
perhitungan/perincian harga penawaran.

Harga

serta

data

Apabila Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan dokumen Penawaran
pada proses dengan pascakualifikasi maupun prakualifikasi kurang dari 3 (tiga),
maka proses pelelangan dinyatakan gagal dan dilakukan pelelangan ulang.
Masa pemasukan penawaran sekurang - kurangnya adalah 3 (tiga) hari kerja.
F.

METODE EVALUASI PENAWARAN
1.

Tujuan evaluasi penawaran adalah untuk mendapatkan penawaran yang
sah dan memenuhi segala persyaratan yang ditetapkan dalam Kerangka
Acuan Kerja (KAK), serta yang paling menguntungkan Dana Pensiun dan
dapat dipertanggungjawabkan hasilnya.

2.

Evaluasi dilakukan terhadap unsur administrasi, unsur teknis dan unsur
harga, dengan berpedoman pada kriteria dan tata cara evaluasi yang telah
ditetapkan di dalam dokumen pengadaan.

3.

Evaluasi Penawaran :

4.

a.

Evaluasi diawali pada Sampul I yang berisi kelengkapan Data
Administrasi dan Teknis, dan dinyatakan gugur apabila tidak memenuhi
syarat - syarat yang ditentukan dalam dokumen pengadaan.

b.

Evaluasi Sampul II dilakukan untuk penawaran yang lulus kelengkapan
Data Administrasi dan Teknis.
Apabila Calon Penyedia Barang/Jasa yang dinyatakan lulus Evaluasi
Sampul I kurang dari 3 (tiga), Evaluasi Sampul II tidak dilakukan dan
proses pelelangan diulang.

Dalam hal-hal yang bersifat khusus, Panitia Pengadaan dapat menyertakan
Halaman 16 dari 29

fungsi lain yang terkait dalam pelaksanaan proses evaluasi.
5.

Metode evaluasi penawaran teknis dan harga yang digunakan adalah:
a.

Metode Evaluasi Scoring
Metode ini menggunakan pendekatan kuantitatif yaitu dengan
memberikan nilai pembobotan terhadap unsur-unsur yang dinilai,
sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan.
Metode evaluasi scoring terdiri dari :
1)

2)

3)

Evaluasi Kualitas/Teknis Terbaik
a) Evaluasi dilakukan berdasarkan nilai terbaik penawaran teknis
dan di atas batas lulus terendah (passing grade), dimana
kualitas usulan merupakan faktor yang menentukan terhadap
hasil (outcome) secara keseluruhan.
b)

Dilanjutkan dengan klarifikasi teknis dan negosiasi harga
dengan calon Penyedia Barang/Jasa yang memiliki nilai teknis
terbaik.

c)

Dilakukan untuk pengadaan barang/jasa yang kompleks,
menggunakan teknologi tinggi, memerlukan inovasi, atau
berisiko tinggi atau lingkup pekerjaannya sulit ditetapkan
dalam Kerangka Acuan Kerja.

Evaluasi Kualitas/Teknis dan Harga
a)

Evaluasi penawaran dengan sistem nilai dilakukan dengan
memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan
harganya.

b)

Evaluasi dilakukan menggunakan rumus persentase
pembobotan teknis dan harga terhadap penawar yang
memenuhi batas lulus terendah (passing grade), penentuan
pemenang berdasarkan nilai kombinasi terbaik penawaran
teknis dan harga dilanjutkan dengan klarifikasi teknis dan
negosiasi harga.

c)

Dilakukan untuk pengadaan barang/jasa yang kompleks,
menggunakan teknologi tinggi dan/atau memerlukan inovasi.

Evaluasi Harga Terendah
Metode evaluasi harga adalah evaluasi berdasarkan penawaran
harga terendah dari Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi
penilaian teknis minimal (passing grade) yang dipersyaratkan.
Dilakukan untuk semua pengadaan barang/jasa kecuali yang
bersifat kompleks, menggunakan teknologi tinggi, memerlukan
inovasi, atau berisiko tinggi atau lingkup pekerjaannya sulit
Halaman 17 dari 29

ditetapkan dalam Kerangka Acuan Kerja.
b.

Metode Evaluasi Non-scoring
Metode ini digunakan dengan cara memeriksa dan membandingkan
dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan, dengan urutan
proses evaluasi dimulai dari penilaian persyaratan administrasi,
persyaratan teknis dan kewajaran harga. Penyedia Barang/Jasa yang
tidak lulus penilaian pada setiap tahapan proses dinyatakan gugur.
Usulan penentuan pemenang berdasarkan harga terendah.
Dilakukan untuk semua pengadaan barang/jasa yang bersifat
sederhana dan tidak memerlukan penilaian teknis minimal (passing
grade) yang dipersyaratkan.

c.

Score dan Pembobotan Untuk Evaluasi Teknis dan Harga :
Tabel Penilaian Teknis
Penilaian
Sangat Baik Sekali

SKOR
I
100

Sangat Baik

81 - 99

Baik

61 - 80

Cukup
Kurang
Sangat Kurang

60
49 - 59
< 49

II
100
92
87
82
76
71
66
60
54
48

Nilai batas lulus terendah (passing grade) ditetapkan sekurang –
kurangnya 61 (Kualifikasi Baik). Skor dapat dipilih cara I atau II.
Rumus yang digunakan untuk menghitung skor penawaran biaya :

100  100

( Penawaran  80% HPS )
80% HPS

Toleransi penawaran biaya terhadap HPS = ± 20%
Nilai akhir evaluasi skor teknis/kualitas dan skor biaya/harga
Nilai Akhir = (x% Nilai Teknis) + (y% Nilai Biaya)
x adalah bobot nilai teknis = 60% s.d 80%
y adalah bobot nilai biaya = 20% s.d 40%
dimana x + y = 100%
Secara umum pembobotan yang digunakan adalah x = 60% dan y =
40%. Untuk pengadaan yang bersifat khusus dan kompleks
Halaman 18 dari 29

pembobotan dapat menggunakan range di atas.
6.

G.

H.

Koordinator Audit Internal dapat diminta untuk membantu
Pengadaan sebagai narasumber, bila diperlukan.

Panitia

KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI
1.

Panitia Pengadaan tidak wajib melakukan negosiasi apabila telah terdapat
harga penawaran yang sama atau kurang dari HPS, namun wajib
melakukan negosiasi apabila semua harga penawaran di atas HPS.

2.

Negosiasi dapat dilakukan kepada sebanyak - banyaknya 3 (tiga) penawar
terbaik, yang memenuhi syarat administrasi dan teknis serta penawaran
harga dinyatakan sah.

3.

Metode Negosiasi dapat dilakukan dengan cara tertulis atau tatap muka
yang dituangkan dalam berita acara.

4.

Bersamaan dengan negosiasi dilakukan klarifikasi syarat kualifikasi dan
syarat administrasi serta teknis. Calon Penyedia Barang/Jasa dinyatakan
gugur apabila tidak dapat menunjukkan asli dokumen kepada Panitia.

PELELANGAN GAGAL DAN PELELANGAN ULANG
Pelelangan/Pelelangan Ulang dinyatakan gagal apabila :
1.
2.
3.
4.

Jumlah Calon Penyedia barang/jasa tidak memenuhi jumlah yang
dipersyaratkan;
Setelah dilakukan negosiasi, semua Penawaran Harga masih 20% di atas
Harga Perkiraan Sendiri;
Tidak ada Calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat;
Tidak ada Calon Penyedia Barang/Jasa yang bersedia ditunjuk.

Apabila calon pemenang urutan I mengundurkan diri, maka calon pemenang
urutan II ditunjuk sebagai pemenang. Apabila calon pemenang urutan II juga
mengundurkan diri atau menolak, maka calon pemenang urutan III ditunjuk
sebagai pemenang. Apabila calon pemenang urutan III juga menolak maka
lelang dinyatakan gagal dan dilakukan pelelangan ulang.
Jaminan Penawaran dari calon pemenang yang mengundurkan diri menjadi hak
Dana Pensiun XYZ.
Apabila pelelangan dinyatakan gagal, maka dilakukan pelelangan ulang dengan
cara mengumumkan kembali serta mengundang calon penyedia barang/jasa
yang baru selain calon penyedia barang/jasa yang telah masuk dalam daftar
calon Peserta Lelang.
Apabila pelelangan ulang dinyatakan gagal, maka dapat dilakukan Penunjukan
Langsung.
Halaman 19 dari 29

I.

PENGUSULAN DAN PENETAPAN PEMENANG
Panitia Pengadaan mengusulkan 1 calon Pemenang sesuai dengan hasil
evaluasi Teknis dan Biaya. Dalam usulan dicantumkan sekurang-kurangnya 2
calon penyedia Barang/Jasa dengan nilai terbaik. Penetapan Pemenang
dilakukan oleh Pejabat yang berwenang.

J.

PENGUMUMAN PEMENANG DAN MASA SANGGAH
Panitia Pengadaan mengumumkan keputusan Pejabat berwenang tentang
penetapan pemenang pelelangan kepada para Peserta melalui papan
pengumuman resmi.
Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal
treatment) dalam setiap pengadaan barang/jasa, maka pada saat pengumuman
pemenang, peserta yang kalah dapat mengajukan sanggahan yang terbatas
hanya untuk hal-hal yang berkaitan dengan :
a. Kesesuaian pelaksanaan dengan prosedur atau tatacara pelelangan;
b. Adanya praktek KKN.
Peserta yang mengajukan sanggahan menyiapkan dokumen bukti otentik
pendukung sanggahan dan jaminan sanggahan dari bank umum sebesar 3%
dari nilai penawaran. Sanggahan diajukan dalam waktu selambat-lambatnya 4
hari kerja sejak diumumkan pemenang atau sebalum kontrak ditandatangani,
mana yang lebih dahulu. Batas waktu pengajuan sanggahan tersebut dapat
dipercepat sesuai kesepakatan yang dituangkan dalam Berita Acara
Penjelasan/Aanwijziing
dan
disampaikan
kepada
seluruh
peserta
Pelelangan/Pemilihan Langsung.

Halaman 20 dari 29

PEDOMAN TATA KELOLA
PENGADAAN BARANG / JASA
Lampiran
:
Nomor
:
Berlaku tmt :
Perbaikan ke :

BAB VI :
TAHAPAN PROSES
PEMILIHAN LANGSUNG
A.

UNDANGAN
Panitia Pengadaan menyampaikan undangan kepada calon
Barang/Jasa untuk mengikuti proses pengadaan barang/jasa.

Penyedia

Undangan dilampiri dengan dokumen pangadaan yang meliputi :
a.
b.

Kerangka Acuan Kerja (KAK);
Keterangan lainnya, antara lain :

1.

Syarat Umum
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

2.

Syarat Administrasi
a)
b)
c)

3.

Asli surat permohonan dilengkapi dengan alamat Peserta, kode pos,
telepon, fax dan alamat e-mail;
Copy Surat Keterangan Domisili dari instansi yang berwenang;
Copy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
Copy Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP);
Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP);
Copy Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP);
Copy Akta Pendirian/Anggaran Dasar beserta perubahannya;
Copy Surat Keagenan Tunggal/Pabrikan/Agen/Distributor (bagi
Penyedia Barang/Jasa yang berstatus keagenan).

Kelengkapan Dokumen Penawaran;
Keabsahan Surat Penawaran;
Jaminan Penawaran (bila ada).

Syarat Teknis :
a)

Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan serta pekerjaan
yang tidak boleh disubkontrakkan;

Halaman 21 dari 29

b)
c)
d)
e)
f)
g)
4.

Ketentuan mengenai Aanwijziing;

5.

Tata cara penyampaian Dokumen Penawaran;

6.

Ketentuan mengenai Negosiasi;

7.

Ketentuan Penyedia Barang / Jasa :
a)

b)

c)

d)
e)

B.

Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, atau tanggal penyerahan
barang / hasil pekerjaan;
Jangka waktu masa pemeliharaan;
Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja;
Kualifikasi tenaga ahli;
Fasilitas penunjang atau pendukung pekerjaan;
Pengalaman pada pekerjaan sejenis dalam kurun waktu tertentu.

Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan
usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau direksi yang
berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya tidak sedang
menjalani hukuman (sanksi) pidana;
Direksi yang berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya
belum pernah dihukum berdasarkan keputusan pengadilan atas
tindakan yang berkaitan dengan kondite profesional Perusahaan
atau professional perorangan untuk bidang pengadaan
barang/jasa;
Bahwa dokumen yang disampaikan dalam proses pengadaan
barang/jasa yang sedang diikuti adalah benar, dan apabila di
kemudian hari pernyataan tersebut tidak benar maka akan
dikenakan sanksi;
Tidak termasuk dalam kelompok Perusahaan yang kepemilikan
modalnya dimiliki oleh orang/pemilik yang sama;
Tidak mempunyai afiliasi yaitu hubungan antara 2 (dua) atau lebih
Perusahaan di mana terdapat 1 (satu) atau lebih anggota Direksi
atau Komisaris yang sama.

AANWIJZIING
Aanwijziing adalah penjelasan mengenai Dokumen Pengadaan, disampaikan
kepada calon penyedia Barang/Jasa dan dihadiri Panitia Pengadaan / Fungsi
pengguna dan Fungsi Pengguna.
Aanwijziing wajib dihadiri oleh calon penyedia Barang/Jasa. Apabila dipandang
perlu, aanwijziing atau penjelasan lanjutan dapat dilakukan dengan cara
peninjauan lapangan.
Hasil penjelasan dituangkan dalam Berita Acara Aanwijziing yang
ditandatangani oleh Panitia Pengadaan dan sekurang-kurangnya 1 (satu) orang
wakil dari Calon Penyedia Barang/Jasa.

Halaman 22 dari 29

C.

PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN
Dokumen penawaran disampaikan langsung kepada Panitia pada waktu yang
telah ditentukan.
Dokumen penawaran dimasukkan dalam amplop, terdiri dari :
Kelengkapan Data Administrasi dan Teknis yang disyaratkan dalam syarat
umum, syarat administasi dan syarat teknis serta data perhitungan/perincian
harga penawaran.
Apabila Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan Dokumen Penawaran
kurang dari 3 (tiga), maka proses pemilihan langsung dinyatakan gagal dan
dilakukan proses pemilihan/pengumuman ulang.

D.

EVALUASI PENAWARAN HINGGA PENETAPAN
Tata cara dan ketentuan evaluasi penawaran hingga penetapan pemenang
mengikuti ketentuan dalam proses pelelangan.
Ketentuan proses pemilihan langsung yang diulang, mengikuti ketentuan dalam
pelelangan gagal dan pelelangan ulang.

Halaman 23 dari 29

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASA
Lampiran
:
Nomor
:
Berlaku tmt :
Perbaikan ke :

BAB VII :
TAHAPAN PROSES
PENUNJUKAN LANGSUNG
A.

UNDANGAN
Fungsi Umum menyampaikan undangan kepada calon Penyedia Barang/Jasa
untuk melakukan penawaran, yang memuat antara lain :
a. Lingkup Pekerjaan;
b. Spesifkasi Teknis;
c. Waktu Pelaksanaan Pekerjaan;
d. Permintaan syarat administrasi yang diperlukan.

B.

AANWIJZING
Penjelasan mengenai pekerjaan kepada
(Aanwijzing) dapat dilakukan bila diperlukan.

C.

calon

Penyedia

Barang/Jasa

PENYAMPAIAN PENAWARAN
Dokumen Penawaran disampaikan langsung kepada Fungsi Umum pada waktu
yang telah ditentukan.

D.

EVALUASI PENAWARAN DAN NEGOSIASI
Fungsi Umum melakuan evaluasi harga untuk mendapatkan harga terbaik, dan
negosiasi jika diperlukan.

E.

PENGUSULAN DAN PENETAPAN
Berdasarkan hasil evaluasi / negosiasi harga, Fungsi Umum mengusulkan
kepada Pejabat Berwenang agar ditetapkan Penyedia Barang/Jasa yang
ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan

Halaman 24 dari 29

F.

PENUNJUKAN LANGSUNG UNTUK KEADAAN KHUSUS
Tanpa melihat batasan nilai, Penunjukan Langsung dilakukan oleh Fungsi Umum
dengan persetujuan Pejabat Berwenang dalam hal :
1)

Terjadi keadaan darurat berdasarkan pernyataan dari Pengurus, sampai
dengan batas waktu keadaan darurat dinyatakan berakhir;

2)

Apabila sifat kebutuhannya hanya dapat dipenuhi oleh satu Penyedia
Barang/Jasa spesifik atau yang dapat melaksanakan pekerjaan spesifik;

3)

Barang/Jasa yang dimiliki oleh pemegang hak paten atau hak atas kekayaan
intelektual (HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dari Original
Equipment Manufacture (OEM) dan/atau untuk memenuhi kebutuhan
standarisasi operasional sehingga dibutuhkan merk/brand tertentu;

4)

Pekerjaan lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang
sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah dilaksanakan
sebelumnya, dalam jangka waktu 3 (tiga) tahun terhitung selesainya
pekerjaan sebelumnya;

5)

Penyedia Barang dan Jasa adalah anak Perusahaan/afiliasi sepanjang
barang dan/atau jasa yang dibutuhkan merupakan produk atau layanan dari
anak Perusahaan/afiliasi dimaksud;

6)

Pekerjaan tambahan (addendum) yang tidak dapat dielakkan dalam rangka
penyelesaian pengadaan barang/jasa semula;

7)

Barang/jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order) dengan
ketentuan antara lain :
a) Hasil kerja Penyedia Barang/Jasa sebelumnya dinilai baik;
b) Spesifikasi dan kualitas barang/jasa yang sama, apabila tidak dapat
terpenuhi, dapat digantikan dengan barang/jasa sejenis dengan
spesifikasi dan kualitas yang lebih baik dan/atau lebih tinggi;
c) Volume barang/jasa yang dibutuhkan kurang atau sama dengan volume
pengadaan sebelumnya;
d) Harga barang/jasa maksimal 10% lebih tinggi dari harga sebelumnya;
e) Merupakan barang/jasa yang bersifat operasional;
f) Pelaksanaan pembelian berulang (repeat order) hanya dapat
dilaksanakan paling banyak 1 (satu) kali pengadaan dengan membuat
kontrak baru.

8)

Pengadaan jasa konsultan perseorangan (tenaga ahli) dengan
mempertimbangkan faktor kewajaran harga serta memenuhi persyaratan
sebagai berikut :
a) Pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan tidak memerlukan kerja
kelompok (team work) untuk penyelesaiannya;
b) Jasa konsultansi tersebut bukan merupakan proyek/kegiatan secara utuh
yang berdiri sendiri;

Halaman 25 dari 29

c)

Jasa konsultansi tersebut harus bersifat tugas khusus Dana Pensiun
dalam memberikan masukan / nasihat dalam pelaksanaan proyek /
kegiatan;

d)

Konsultan perorangan yang ditunjuk diyakini mampu menyelesaikan
penugasannya ditinjau dari segi teknis, waktu, dan harga.

Halaman 26 dari 29

PEDOMAN TATA KELOLA
PENGADAAN BARANG / JASA
BAB VIII :
PENGADAAN JASA YANG DIATUR
SECARA KHUSUS

Lampiran
:
Nomor
:
Berlaku tmt :
Perbaikan ke :

A. PENGADAAN JASA YANG DIATUR SECARA KHUSUS
Pengadaan jasa yang prosesnya bersifat khusus, antara lain :
1.
2.
3.
4.
5.

Akuntan ditunjuk oleh Dewan Pengawas;
Aktuaris (Laporan Aktuaris Dana Pensiun) ditunjuk oleh Dewan Pengawas;
Kustodian ditunjuk oleh Pendiri;
Fund Manager disetujui secara tertulis oleh Pendiri dan Dewan Pengawas;
Konsultan Hukum ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur Administrasi &
Kepensiunan;
6. Notaris ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur Fungsi Pengguna;
7. Perusahaan Efek ditunjuk/ditetapkan oleh Presiden Direktur;
8. Konsultan Pajak ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur Keuangan & Investasi;
9. Penilai ditunjuk/ditetapkan oleh Direktur Keuangan & Investasi;
10. Bank Persepsi untuk Pembayaran Manfaat Pensiun ditunjuk/ditetapkan oleh
Direktur Keuangan & Investasi;
11. Pengelola Gedung Oil Centre ditunjuk/ditetapkan oleh Presiden Direktur.
Proses pengadaan jasa bersifat khusus dengan nilai sampai dengan
Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) sebelum PPN, dilakukan oleh Fungsi
Pengguna yang berada langsung dibawah Direktur terkait dengan cara
penunjukan langsung.
Proses pengadaan jasa bersifat khusus dengan nilai lebih dari Rp.100.000.000,(seratus juta rupiah) sebelum PPN, dilakukan oleh Fungsi Pengguna yang berada
langsung dibawah Direktur terkait bersama Panitia Pengadaan dengan prinsip
pemilihan langsung (tidak pelelangan).
B. TAHAPAN PROSES PEMILIHAN
1. Fungsi Pengguna menyampaikan undangan kepada calon Penyedia Jasa
untuk melakukan penawaran sekurang – kurangnya kepada 3 (tiga) calon
Penyedia Jasa, yang memuat antara lain :
a. Lingkup Pekerjaan;
b. Spesifkasi Teknis;
c. Waktu Pelaksanaan Pekerjaan;
d. Permintaan syarat administrasi yang diperlukan.

Halaman 27 dari 29

Penjelasan mengenai pekerjaan kepada calon Penyedia Barang/Jasa
(Aanwijziing) dapat dilakukan oleh Fungsi Pengguna bila diperlukan.
2. Fungsi Pengguna bersama dengan Panitia Pengadaan melakukan evaluasi
dan klarifikasi atas penawaran dari Penyedia Jasa.
3. Fungsi Pengguna atau Pejabat Berwenang melakukan negosiasi, jika
diperlukan.
4. Fungsi Pengguna mengusulkan calon Penyedia Jasa kepada Pejabat
Berwenang untuk ditetapkan atau diteruskan kepada Dewan Pengawas atau
Pendiri.
C. PENYEDIA BARANG/JASA PENGELOLAAN GEDUNG OIL CENTRE
Pengadaan barang/jasa untuk kegiatan pengelolaan Gedung Oil Centre
ditunjuk/ditetapkan oleh Manajer Investasi atau Direktur Keuangan & Investasi
sesuai kewenangan yang diatur dalam Surat Keputusan Pelimpahan Wewenang
yang berlaku.
Prosedur pengadaan barang/jasa dilakukan oleh Fungsi Pengguna dengan cara
penunjukkan langsung atau pemilihan langsung tanpa melihat batasan nilai,
antara lain :
1. Parkir;
2. Keamanan;
3. Kebersihan;
4. Tenaga Kerja;
5. Perawatan, Perbaikan dan Penggantian Perlengkapan/Peralatan Gedung.

Halaman 28 dari 29

PEDOMAN TATA KELOLA

PENGADAAN BARANG / JASA
BAB IX : PENUTUP

Lampiran
:
Nomor
:
Berlaku tmt :
Perbaikan ke :

1.

Pedoman Tata Kelola Pengadaan Barang / Jasa dibuat mengacu pada
perundangan, peraturan dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Regulator,
serta Pedoman Induk Tata Kelola Dana Pensiun dan ketentuan lainnya yang
masih berlaku terhadap pengelolaan Dana Pensiun;

2.

Untuk lebih memperlancar pelaksanaan ketentuan butir 1 (satu) diatas, setiap
pelaksana pengadaan barang / jasa harus membaca dan memahami Pedoman
Tata Kelola Pengadaan Barang / Jasa;

3.

Hal-hal yang belum atau belum cukup diatur dalam Pedoman Tata Kelola
Pengadaan Barang / Jasa, akan ditetapkan dengan keputusan Pengurus Dana
Pensiun;

4.

Dengan diterapkan Pedoman Pengadaan Barang / Jasa diharapkan akan
memberikan acuan bagi Pekerja dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan
barang / jasa, sehingga dapat berkontribusi secara aktif, efektif dan efisien untuk
mencapai tujuan dari penyelenggaraan Dana Pensiun.
Jakarta, 20 Desember 2010
DANA PENSIUN XYZ
PENGURUS,
Presiden Direktur

Direktur Keuangan & Investasi

Direktur Administrasi & Kepensiunan

Halaman 29 dari 29