ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENDIDIKAN PADA YAYASAN ACADEMY OF INTERNATIONAL EDUCATION - Binus e-Thesis
UNI VERSI TAS BI NA NUSANTARA
_________________________________________________________________________
Program Ganda
Akuntansi – Sistem Informasi
Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2007/2008
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
PENDIDIKAN PADA
ACADEMY OF INTERNATIONAL EDUCATION
SKRIPSI PROGRAM GANDA
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Nicholas Stephanus 0700721160
ABSTRAK Yayasan Academy of International Education bergerak di bidang pendidikan yang berfokus pada pelatihan bahasa Inggris siswa. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah adanya realisasi biaya yang melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Hal ini disebabkan oleh lemahnya pengendalian internal dalam pemberian jam mengajar, yang berpengaruh terhadap honor guru, dan pemberian tambahan materi, yang berpengaruh terhadap biaya kelas. Oleh karena itu, penulis menganalisis proses yang ada saat ini dan merancang Sistem Informasi Administrasi Pendidikan untuk mengatasi masalah yang ada.
Adapun Sistem Informasi Administrasi Pendidikan yang baru ini meliputi aktivitas akademis mulai dari penerimaan pembayaran, pembukaan kelas, pemberian tes, absensi, pemberian materi. Di sistem ini juga termasuk pembuatan laporan yang berhubungan, seperti laporan penerimaan kas, laporan jam guru, laporan pemakaian kas kecil, laporan penutupan kelas, dan jurnal penerimaan kas.
Perancangan sistem yang baru ini menekankan pada pengendalian internal dengan menggunakan otorisasi. Setiap pertemuan belajar yang akan dijalankan perlu mendapat otorisasi dari manajer dan setiap materi yang akan diberikan juga perlu mendapatkan otoriasasi. Hal ini dimaksudkan agar biaya yang keluar dapat terkendali. Selain itu, sistem yang baru ini juga berupaya meningkatkan keakuratan data yang ada dengan menggunakan otorisasi pada setiap penginputan yang dilakukan. Hal ini dilakukan supaya terjadi pengecekan untuk setiap data yang masuk. Sistem Informasi Administrasi Pendidikan ini juga membantu dari segi efisiensi karena adanya integrasi sistem sehingga mengurangi adanya redudansi kerja yang terjadi pada sistem yang manual.
Kata Kunci: sistem, informasi, akuntansi, administrasi, pengendalian internal, otorisasi
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan anugerah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul ”Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education”.
Adapun tujuan penulisan skripsi ini adalah memenuhi salah satu syarat menyelesaikan program studi strata-1 di Binus University. Walaupun dalam pembuatan skripsi terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dari para dosen, akhirnya skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan.
Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak memberikan bantuan secara materil maupun moril, yaitu :
1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak E.A. Kuncoro, SE., MM., selaku Dekan Fakultas Ekonomi.
3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer.
4. Ibu Ersa Tri Wahyuni, SE., M.Acc., selaku Ketua Jurusan.
5. Bapak Johan, S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi.
6. Bapak Hery Harjono Mulyo, S.Kom.,selaku dosen pembimbing skripsi jurusan akuntansi yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
7. Bapak Dewan Pelawi, S.Kom.,MM., selaku dosen pembimbing skripsi jurusan sistem informasi yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
8. Seluruh dosen jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis selama mengikuti perkuliahan di Universitas Bina Nusantara.
9. Ibu Laura Wibowo selaku pimpinan Yayasan Academy of International Education beserta seluruh staf perusahaan yang telah banyak meluangkan waktunya memberikan pengarahan yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini.
10. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan materil dan moril yang tidak ternilai hingga skripsi ini terselesaikan.
11. Marnil, yang dengan setia menemani dan memberikan dukungan dan doa selama proses penyusunan sripsi ini.
12. Medy, Tania, dan Rudi, yang telah memberikan masukan dan dukungan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan.
13. Rekan-rekan sekelas, khususnya Trisna, Erik, Sarel, Yoeliati, Luciana, dan Marry, yang telah memberikan dukungan baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses pembuatan skripsi ini.
14. Serta pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu yang telah secara langsung maupun tidak langsung telah memberikan bantuan kepada penulis dalam proses penyusunan skripsi..
Penulis telah berusaha melakukan yang terbaik dalam penulisan skripsi ini, tetapi penulis sadar bahwa masih terdapat banyak kekurangan-kekurangan dalam penulisannya, maka penulis sangat mengharapkan saran-saran dan kritik yang membangun dan dapat membuat skripsi ini menjadi lebih baik.
Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi rekan-rekan pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan.
Jakarta, 30 Januari 2008 Penulis Nicholas Stephanus 0700721160
DAFTAR ISI
16
2.3.3 Penilaian Resiko
11
2.3.4 Kegiatan Pengendalian
12
2.3.5 Informasi dan Komunikasi
14
2.3.6 Pengawasan
14
2.4 Pengendalian Pemrosesan Transaksi
15
2.4.1 Pengendalian Umum
15
2.4.2 Pengendalian Aplikasi
2.5 Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi
2.3.2 Lingkungan Pengendalian
18
2.5.1 Pengertian Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek
18
2.5.2 Rich Picture
18
2.5.3 Analisis Problem Domain
19
2.5.3.1 Classes
20
2.5.3.2 Structure
21
2.5.3.3 Behavior
21
10
halaman Abstrak iii
Prakata iv Daftar Tabel ix
3
Daftar Gambar xi
Daftar Lampiran xiv
BAB 1 PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang Masalah
1
1.2 Ruang Lingkup
2
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
3
1.4 Metodologi Penelitian
3
1.4.1 Metode Analisis
1.4.2 Metode Perancangan
2.3.1 Pengertian Pengendalian Internal
4
1.5 Sistematika Penulisan
4 BAB 2 LANDASAN TEORI
7
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
7
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
7
2.1.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
8
2.2 Sistem Informasi Administrasi Pendidikan
9
2.3 Pengendalian Internal
9
9
2.5.4 Analisis Application Domain
22
2.5.4.1 Usage
22
2.5.4.2 Function
24
2.5.4.3 Interface
25
2.5.5 Component
25
2.5.6 Process Architecture
26
2.5.7 Component Design
26
2.5.7.1 Model Component
26
2.5.7.2 Function Component
27 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
29
3.1 Gambaran Umum Yayasan
29
3.1.1 Sejarah Yayasan
29
3.1.2 Struktur Organisasi
30
3.1.3 Uraian Tugas
30
3.2 Gambaran Sistem Berjalan
33
3.2.1 Prosedur Sistem Berjalan
33
3.2.2 Rich Picture
37
3.3 Analisa Temuan Hasil Survei
39
3.4 Analysis Document
41
3.4.1 The Task
41
3.4.1.1 Purpose
41
3.4.1.2 System Definition
42
3.4.1.3 Context
43
3.4.2 Problem Domain
46
3.4.2.1 Classes and Behavior
46
3.4.2.2 Events
58
3.4.2.3 Class Diagram
60 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
61 PENDIDIKAN PADA YAYASAN ACADEMY OF
INTERNTIONAL EDUCATION
4.1 Application Domain
61
4.1.1 Usage
61
4.1.1.1 Overview
61
4.1.1.2 Actor
63
4.1.1.3 Use Case Specification
66
4.1.2 Function
80
4.1.2.1 Function List
80
4.1.3 Sequence
84
4.1.4 Interface
99
4.1.5 Quality Goal 101
4.5.2 Function Component 109
5.2 Saran 115
5.1 Kesimpulan 114
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 114
4.6.3 Implementation Plan 113
4.6.2 Plan for Initiating User 113
4.6.1 The System Usefulness 112
4.6 Recommendations 112
4.5.3 Operation Specification 111
4.5.1 Model Component 108
4.2 Technical Platform 102
4.5 Component 108
4.4 Standard 107
4.3.2 Process Architecture 105
4.3.1 Component Architecture 103
4.3 Architecture 103
4.2.3 Design Language 103
4.2.2 System Software 102
4.2.1 Equipment 102
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT SURVEI
DAFTAR TABEL
75 Tabel 4.25 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Pemakaian Kas Kecil
72 Tabel 4.19 Spesifikasi Use case Membuat Jurnal Penerimaan Kas
72 Tabel 4.20 Spesifikasi Use case Menginput Pemberian Buku
73 Tabel 4.21 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Pemberian Buku
73 Tabel 4.22 Spesifikasi Use case Menginput Fotokopi
74 Tabel 4.23 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Fotokopi
74 Tabel 4.24 Spesifikasi Use case Menginput Pemakaian Kas Kecil
75 Tabel 4.26 Spesifikasi Use case Membuat Absensi Untuk Pertemuan Selanjutnya
71 Tabel 4.17 Spesifikasi Use case Membuat Laporan Penerimaan Kas
76 Tabel 4.27 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Absensi untuk Pertemuan Selanjutnya
76 Tabel 4.28 Spesifikasi Use case Menginput Absensi
77 Tabel 4.29 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Penginputan Absensi
78 Tabel 4.30 Spesifikasi Use case Mencetak Laporan Jam Guru
78 Tabel 4.31 Spesifikasi Use case Membuat Laporan Penutupan Kelas
79 Tabel 4.32 Spesifikasi Use case Mengatur User
79 Tabel 4.33 Function List Sistem Informasi Akuntansi Akademis pada Yayasan Academy of International Education
71 Tabel 4.18 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Penerimaan Harian
70 Tabel 4.16 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Penginputan Nilai Tes
Halaman
64 Tabel 4.6 Definisi Actor Staff Akademis
Tabel 3.1 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Akademis PadaYayasan Academy of International Education
58 Tabel 4.1 Definisi Actor System Administrator
63 Tabel 4.2 Definisi Actor Staff Keuangan
63 Tabel 4.3 Definisi Actor Manajer Keuangan
64 Tabel 4.4 Definisi Actor Staff Administrasi
64 Tabel 4.5 Definisi Actor Manajer Administrasi
65 Tabel 4.7 Definisi Actor Manajer Akademis
69 Tabel 4.15 Spesifikasi Use case Menginput Hasil Tes dan Mencetak Laporan
65 Tabel 4.8 Definisi Actor Guru
66 Tabel 4.9 Spesifikasi Use case Melakukan Log In
66 Tabel 4.10 Spesifikasi Use case Input Pembayaran dan Cetak Bukti Bayar
67 Tabel 4.11 Spesifikasi Use case Membuka Kelas Baru
68 Tabel 4.12 Spesifikasi Use case Melengkapi Pembukaan Kelas
68 Tabel 4.13 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Pembukaan Kelas
69 Tabel 4.14 Spesifikasi Use case Menginput Anggaran Biaya Kelas
80
Tabel 4.34 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Akademis padaYayasan Academy of International Education 101
Tabel 4.35 Spesifikasi Hardware Sistem Informasi Akuntansi Akademis pada Yayasan Academy of International Education102
Tabel 4.36 Spesifikasi Function Mencetak Laporan Penutupan Kelas 111Tabel 4.37 System Usefulness dari Sistem Informasi AkuntansiAkademis pada Yayasan Academy of International Education
112
DAFTAR GAMBAR
51 Gambar 3.23 Class Guru
50 Gambar 3.16 Statechart Class Hasil Tes SAT
50 Gambar 3.17 Class Hasil Tes IELTS
50 Gambar 3.18 Statechart Class Hasil Tes IELTS
50 Gambar 3.19 Class Buku
50 Gambar 3.20 Statechart Class Buku
51 Gambar 3.21 Class Pemberian Buku
51 Gambar 3.22 Statechart Class Pemberian Buku
52 Gambar 3.24 Statechart Class Guru
49 Gambar 3.14 Statechart Class Hasil Tes TOEFL
52 Gambar 3.25 Class Pemakaian Kas Kecil
52 Gambar 3.26 Statechart Class Pemakaian Kas Kecil
52 Gambar 3.27 Class Jurnal Penerimaan Kas
53 Gambar 3.28 Statechart Class Jurnal Penerimaan Kas
53 Gambar 3.29 Class Fotokopi
53 Gambar 3.30 Statechart Class Fotokopi
54 Gambar 3.31 Class Cadangan Anggaran Materi
54 Gambar 3.32 Statechart Class Cadangan Anggaran Materi
49 Gambar 3.15 Class Hasil Tes SAT
49 Gambar 3.13 Class Hasil Tes TOEFL
Halaman
30 Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan
Gambar 2.1 Kegiatan dalam analisis problem domain 20Gambar 2.2 Contoh Class buku20 Gambar 2.3 Contoh Statechart
22 Gambar 2.4 Contoh Use case Diagram 23
Gambar 2.5 Contoh Sequence Diagram 24Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yayasan Academy of InternationalEducation
38 Gambar 3.3 Class Murid
49 Gambar 3.12 Statechart Class Hasil Tes
46 Gambar 3.4 Statechart Class Murid
46 Gambar 3.5 Class Pembayaran
47 Gambar 3.6 Statechart Class Pembayaran
47 Gambar 3.7 Class Absensi
47 Gambar 3.8 Statechart Class Absensi
48 Gambar 3.9 Class Kelas
48 Gambar 3.10 Statechart Class Kelas
48 Gambar 3.11 Class Hasil Tes
54
Gambar 3.33 Class Daftar Harga87 Gambar 4.6 Sequence Diagram dari Use case Melengkapi Kelas
95 Gambar 4.19 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Pemakaian Kas Kecil
94 Gambar 4.18 Sequence Diagram dari Use case Menginput Pemakaian Kas Kecil
94 Gambar 4.17 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Fotokopi
93 Gambar 4.16 Sequence Diagram dari Use case Menginput Form Fotokopi
93 Gambar 4.15 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Pemberian Buku
92 Gambar 4.14 Sequence Diagram dari Use case Menginput Pemberian Buku
92 Gambar 4.13 Sequence Diagram dari Use case Membuat Jurnal Penerimaan Kas
91 Gambar 4.12 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Penerimaan Harian
91 Gambar 4.11 Sequence Diagram dari Use case Membuat Laporan Penerimaan Kas
90 Gambar 4.10 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Penginputan Hasil Tes
90 Gambar 4.9 Sequence Diagram dari Use case Menginput Hasil Tes dan Cetak Laporan
89 Gambar 4.8 Sequence Diagram dari Use case Menganggarkan Kelas
88 Gambar 4.7 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Kelas
86 Gambar 4.5 Sequence Diagram dari Use case Membuka Kelas
54 Gambar 3.34 Statechar Class Daftar Harga
85 Gambar 4.4 Sequence Diagram dari Use case Pembayaran
84 Gambar 4.3 Sequence Diagram dari Use case Pengaturan User
62 Gambar 4.2 Sequence Diagram dari Use case Log In
60 Gambar 4.1 Use case Diagram Sistem Informasi Administrasi Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
57 Gambar 3.43 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi pada Yayasan Academy of International Education
57 Gambar 3.42 Statechart Class Administrasi
56 Gambar 3.41 Class Administrasi
56 Gambar 3.40 Statechart Class Keuangan
56 Gambar 3.39 Class Keuangan
56 Gambar 3.38 Statechart Class Akademis
55 Gambar 3.37 Class Akademis
55 Gambar 3.36 Statechart Class Karyawan
55 Gambar 3.35 Class Karyawan
95
96 Gambar 4.20 Sequence Diagram dari Use case Membuat Absensi
Gambar 4.21 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi96 Pembuatan Absensi
97 Gambar 4.22 Sequence Diagram dari Use case Menginput Absensi
Gambar 4.23 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi98 Penginputan Absensi
Gambar 4.24 Sequence Diagram dari Use case Mencetak Laporan Jam98 Guru
99 Gambar 4.25 Sequence Diagram dari Use case Membuat Laporan Penutupan Kelas
Gambar 4.26 Navigation Diagram Sistem Informasi Administrasi 100Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
Gambar 4.27 Component Diagram pada Sistem Informasi Administrasi 104Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
Gambar 4.28 Deployment Diagram pada Sistem Informasi Administrasi 106Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
Gambar 4.29 Architecture Diagram pada Sistem Informasi Administrasi 107Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
107
Gambar 4.30 Standard pada Sistem Informasi Administrasi Pendidikan pada Yayasan Academy of International EducationGambar 4.31 Model component pada Sistem Informasi Administrasi 108Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
Gambar 4.32 Function Component pada Sistem Informasi Administrasi 109Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education
Gambar 4.33 User Interface Component pada Sistem Informasi 110Administrasi Pendidikan pada Yayasan Academy of International Education