BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN
Modul 4 : Menerima dan Mengevaluasi Penawaran
Pelatihan Pengadaan —Tingkat Dasar
Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I
Buku Pedoman Peserta Pelatihan
► SELAMAT DATANG Selamat datang di modul "Menerima dan Mengevaluasi Penawaran". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.
Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: Pembelajaran bersifat mandiri Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator
saling belajar dari pengalaman satu sama lain) Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.
► TUJUAN MODUL Di akhir pelatihan modul ini Anda akan dapat:
Mengetahui dan memahami langkah-langkah Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran dalam proses pengadaan Mengenali Penerimaan Dokumen Penawaran sebagai tolok ukur penting dalam tahap evaluasi, menunjukkan pemahaman tentang tata kelola dan pengawasan, Mengetahui dan memahami langkah-langkah Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran dalam proses pengadaan Mengenali Penerimaan Dokumen Penawaran sebagai tolok ukur penting dalam tahap evaluasi, menunjukkan pemahaman tentang tata kelola dan pengawasan,
Mendefinisikan ruang lingkup kegiatan Pembukaan Dokumen Penawaran, serta memahami tugas dan tanggung jawab pemangku kepentingan utama yang terlibat dalam langkah ini
Mengetahui tolok ukur utama dalam Evaluasi Dokumen Penawaran, serta
mendefinisikan perubahan peran dan tanggung jawab pemangku kepentingan Mengetahui dan memahami berbagai jenis kriteria dan pendekatan evaluasi, serta menyadari pentingnya definisi tersebut dalam penyusunan dokumen permintaan penawaran
Memahami cara melakukan Evaluasi Dokumen Penawaran dari segi kepatuhan, teknis dan harga
► AGENDA PELATIHAN HARI PERTAMA
Waktu Topik 09:00 – 09:20
Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul
09:20 – 10:00 Icebreaker 10:00 – 10:15
Uji Pengetahun Prapelatihan 10:15 – 10:30
Rehat Sesi 1: Gambaran Umum Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen
10:30 – 11:00 Penawaran
Sesi 1, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Jadwal Pengadaan
11:30 – 12:00 Sesi 2: Penerimaan Dokumen Penawaran 12:00 – 13:00
Ishoma Sesi 2, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat
13:00 – 13:30 Disampaikan. Soft copy
Sesi 2, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat 13:30 – 14:00 Disampaikan. Hard copy
14:00 – 14:40 Sesi 3: Proses Pembukaan Dokumen Penawaran 14:40 – 15:00
Rehat 15:00 – 15:30
Sesi 3, Kegiatan 1. Tantangan dalam Pembukaan Dokumen Penawaran Activity 1: Lampu Lalu Lintas
15:30 – 16:00 Activity 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya Jawab
HARI KEDUA
Waktu Topik 09:00 – 09:10
Pembukaan Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa
09:10 – 09:40 yang Mereka Pelajari pada Hari Pertama
09:40 – 10:30 Sesi 4: Gambaran Umum Evaluasi Penawaran 10:30 – 10:45
Rehat 10:45 – 11:15
Sesi 4, Kegiatan 1. Tahapan Penting dalam Proses Evaluasi 11:15 – 11:45
Sesi 4, Kegiatan 2. Etika dan Integritas 11:45 – 13:00
Ishoma 13:00 – 13:55
Sesi 5: Menyusun Kriteria Evaluasi 13:55 – 14:30
Sesi 5, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Pembelian Pribadi
14:30 – 14:45 Rehat 14:45 – 15:20
Sesi 5, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Kriteria Evaluasi Kegiatan 1: Percakapan Dua Keranjang
15:20 – 16:15 Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya Jawab
HARI KETIGA
Waktu Topik 08:00 – 08:10
Pembukaan Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa
08:10 – 08:40 yang Mereka Pelajari pada Hari Kedua
08:40 – 09:45 Sesi 6: Evaluasi Penawaran Teknis dan Penawaran Harga 09:45 – 10:00
Rehat 10:00 – 11:00
Sesi 6, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Merit Award 11:00 – 11:45
Sesi 6, Kegiatan 2. Latihan Prakti: Metode Harga 11:45 – 13:15
Ishoma 13:15 – 13:50
Sesi 6, Kegiatan 3. Latihan Praktis: Daftar Kuantittas
13:50 – 14:05 Sesi 6, Kegiatan 4. Latihan Praktis: Negosiasi 14:05 – 14:20
Rehat Kegiatan 1: Membangun Menara Sesi Tanya Jawab
14:20 – 15:00 Uji Pengetahuan Pascapelatihan
Evaluasi Pelatihan
► BIOGRAFI FASILITATOR FITRI YUSMAN (IPEP)
Fitri Yusman (Ipep) berlatar belakang pendidikan Arsitektur dan Perencanaan Wilayah dan Kota, aktif mengajar sejak tahun 1987. Mulai tahun 2005 terlibat aktif sebagai Panitia/Pejabat Pengadaan, juga mengembangkan ULP dan LPSE, pernah menjabat sebagai Ketua LPSE dan Koordinator Lelang di salah satu PTN Jawa Tengah. Ipep juga salah satu trainer nasional LKPP terbaik untuk pelatihan sertifikasi PBJ maupun ToT. Selain itu, Ipep juga menjadi penasehat/pendamping pada beberapa SKPD
termasuk beberapa Polda, RumKit dan BPBD mengenai pelaksanaan Pengadaan barang/ jasa. Pada tahun 2008 ikut mendirikan organisasi profesi ahli pengadaan, IAPI, sampai sekarang menjadi salah satu Anggota Dewan Pengawas Pusat IAPI. Sejak tahun 2011, Ipep aktif membantu LKPP sebagai Pemberi Keterangan Ahli pada Kasus Pengadaan Barang/ Jasa dan sebagai Asessor pada Ahli Pengadaan Barang/ Jasa.
SRI HANIZAR
Sri Hanizar memiliki pengalaman luas di bidang pengadaan untuk organisasi internasional. Ia bekerja sebagai tenaga ahli untuk meningkatkan kualitas pengadaan dan manajemen kontrak di kantor Bank Dunia dan Bank Pembangunan Asia (ADB). Berdasarkan pengalamannya dalam bidang pengadaan dan manajemen kontrak dalam beberapa proyek di bidang pendidikan, ekonomi, infrastruktur, dan human/social development di Indonesia, ia sangat memahami reformasi dan modernisasi pengadaan di Indonesia. Sri Hanizar memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bidang pengadaan dan pekerjaan yang berhubungan dengan pengadaan. .
MOHAMMAD KEMAL PASHA
Mohammad Kemal Pasha memiliki pengalaman kerja lebih dari lima tahun di bidang pengadaan, pengelolaan aset dan manajemen kontrak. Pengalamannya mencakup pengadaan untuk konstruksi gedung senilai Rp 40 miliar dan peralatan komunikasi navigasi penerbangan senilai Rp 340 miliar. Selain itu, ia berpengalaman mengelola aset senilai Rp 600 miliar. Ia juga pernah melakukan
negosiasi kontrak internasional senilai Rp 32 miliar. Ia berpengalaman sebagai trainer pengadaan dan ia memiliki sertifikat TOT pengadaan barang dan jasa pemerintah tingkat dasar, sertifikat TOT jabatan fungsional, dan sertifikat internasional untuk supply chain management (Cert.SCM (ITC).Berbekal keahlian dan pengalaman yang ia miliki di bidang pengadaan sebagai pemberi kerja maupun sebagai rekanan, ia akan dapat membagikan pengalamannya dalam perspektif yang berbeda.
PENI KUSUMAWATI
Peni Kusumawati mempunyai pengalaman dan berprofesi selama lebih dari
15 tahun di bidang pengadaan dan rantai pasokan, khususnya dalam mendukung pengadaan berskala besar untuk industri minyak dan gas. Secara khusus, ia pernah bekerja sebagai koordinator lelang, ketua lelang, dan superintenden pembelian untuk Unocal Corporation Indonesia. Ketika bekerja di Chevron Indonesia, ia memimpin evaluasi kinerja penyedia barang/jasa dan administrasi kontrak. Selain itu ia juga pernah bekerja sebagai penyelia kontrak untuk ConocoPhillips, Premier Oil Indonesia dan Niko Resources Limited. Ia memiliki pengalaman luas dalam penyusunan pedoman evaluasi penawaran, prosedur pengadaan, dokumen pengadaan, strategi pengadaan, identifikasi risiko serta tanggapan terhadap pertanyaan audit. Ia juga pernah memimpin keterlibatan para pemangku kepentingan untuk memastikan pemberian kontrak senilai 430 juta dollar secara tepat waktu bagi Premier Oil Gajah Baru Development.
JASON SINAGA
Jason Sinaga, memiliki pengalaman 15 tahun lebih di bidang pengadaan dengan beberapa perusahaan multinasional yang bergerak di bidang kimia, elektronik, dll. Jason juga berpengalaman sebagai kepala pengadaan di beberapa proyek pembuatan pabrik dan ekspansi. Dia menangani pemakaian biaya hingga sebesar US$ 500 juta lebih. Keahliannya juga termasuk metodologi sumber strategis, manajemen penyedia, keterlibatan stakeholder, dan manajemen kontrak, terutama menekan biaya pembelian. Jason memiliki pengalaman ditugaskan
dalam jangka pendek di Melbourne, Australia untuk mendukung cetak biru , integrasi dan implementasi sistem SAP ERP di perusahaan DOW Asia Pacific dan juga pernah ditugaskan untuk menangani pengadaan untuk negara lain seperti Malaysia, Singapura, dan Filipina. Ia mengikuti pelatihan untuk pelatih di Bangkok, rencana distribusi sumber daya di Shanghai, metodologi sumber strategis di Bangkok, six sigma methodologies, 5S concept, juga sebagai pelatih di bagian pengadaan.
RIKA HARIATY
Rika Hariaty memiliki pengalaman bekerja sama selama bertahun-tahun dengan Pemerintah Indonesia, di bidang pengadaan, pelatihan, kontrak dan manajemen pemangku kepentingan, Selain memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun dalam hal konsultasi pengadaan, Rika Hariaty pernah bekerja terutama dengan organisasi internasional dan pemerintah yang memberinya pengalaman di bidang pengelolaan, penyelenggaran dan pelatihan untuk proyek-proyek infrastruktur. Pengalaman yang dimilikinya mencakup, namun tidak terbatas pada keahlian di bidang pengadaan .
MUHAMAD IDE AMBARDI Muhamad Ide Ambardi memiliki pengalaman kerja di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah selama lebih dari 9 tahun. Ia pernah bekerja sebagai
pejabat fungsional pengelola pengadaan barang/jasa di Unit Layanan Pengadaan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) dan ia juga pernah bekerja di Airnav Indonesia sebagai Senior Procurement Analyst. Sebelumnya, Ia juga berpengalaman sebagai Pelatih dalam Pelatihan Anti Korupsi dalam Pengadaan Barang/Jasa di KPK dan Instruktur dalam Pelatihan Ahli Pengadaan Barang/Jasa
Tingkat Dasar di LKPP. Muhamad Ide Ambardi memiliki pengetahuan praktis tentang cara mengelola Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tanpa korupsi. Ia juga turut andil dalam memberikan bantuan bagi unit layanan pengadaan di KPK untuk mendapatkan Penghargaan National di Bidang Pengadaan 2014 dari LKPP untuk kategori Pionir Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia ULP yang Permanen.
WAHYUDINATA HALIM
Wahyudinata Halim memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun di bidang pengadaan, keuangan, dan pelatihan di sejumlah industri, termasuk aspek pengadaan nonteknis (misalnya, aspek komersial dan prosedural) serta analisis pada semua tahap dalam siklus proyek. Ia juga memiliki pengalaman dalam melakukan pengadaan barang/jasa dan inisiatif pelatihan pengadaan untuk klien-klien pemerintah negara lain. Pengalamannya mencakup, namun tidak terbatas pada kontrak, manajemen rantai pasokan dan pelatihan pengadaan. Ia memiliki pengetahuan dan pemahaman yang mendalam tentang peraturan pemerintah (misalnya Perpres No. 54/2010 dan perubahannya, yaitu Perpres No. 70/2012 dan Perpres No. 4/2015), Uni Eropa dan Bank Dunia, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah, kebijakan, proses dan praktik-praktik pengadaan sebagaimana yang diterapkan pada berbagai jenis pengadaan yang dilakukan oleh organisasi internasional, seperti Commonwealth Procurement Guidelines, serta prinsip-prinsip dan prosedur yang berkaitan dengan pembayaran. Ia pemegang Sertifikat di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang diterbitkan oleh LKPP
GIORGI TVALAVADZE
Giorgi Tvalavadze memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun di bidang pengadaan untuk proyek-proyek pembangunan internasional dan bantuan teknis. Klien-kliennya mencakup antara lain Pemerintah Georgia, MCA- Moldova, berbagai Unit Pelaksana Proyek Bank Dunia, serta Direktur Pengadaan untuk Millenium Challenge Georgian Fund (MCA-Georgia)
Giorgi Tvalavadze memiliki pengetahuan praktis tentang Pedoman Pengadaan Program, Persyaratan dan Dokumen Pengadaan Standar Millenium Challenge Corporation. Selain itu ia banyak bekerja dengan menggunakan Pedoman Pengadaan Bank Dunia, UNCITRAL Model Law on Procurement; Perjanjian Pengadaan Pemerintah WTO dan Petunjuk Pengadaan Uni Eropa; serta kerangka hukum sistem pengadaan pemerintah dalam perekenomian yang telah maju maupun yang sedang berkembang.
PHILIP CLARKE
Philip Clarke memiliki pengalaman lebih dari 19 tahun dalam pengadaan barang/jasa di berbagai bidang indusri, termasuk kesehatan, shared service (konsolidasi pengadaan sebuah instansi, keuangan dan sistem sumber daya manusia ke dalam satu sistem layanan), perbankan, telekomunikasi, dan farmasi. Ia memiliki keahlian khusus antara lain dalam siklus kegiatan pengadaan barang/jasa, pelelagan, peningkatan kualitas proses pengadaan barang/jasa, penerapan pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-procurement), roadmap strategis pengadaan barang/jasa, penyelarasan perjanjian tingkat layanan (SLA alignment) dan branding pengadaan barang/jasa. Beberapa proyek penting yang telah ia sukseskan antara lain: mengembangkan strategi dan roadmap pengadaan barang/jasa untuk Badan Pemerintah Uni Emirat Arab (UEA) dalam rangka mendorong efisiensi operasional yang lebih tinggi; memimpin pengadaan barang/jasa untuk proses benchmarking dan sertifikasi Badan Pemerintah UEA untuk mencapai standar pengadaan barang/jasa yang tinggi di tingkat dunia; dan menerapkan sistem pengadaan barang/jasa secara elektronik. Philip Clarke memperoleh gelar LLB (Sarjana Hukum), BA dari University of Leeds dan merupakan salah satu anggota Chartered Institute of Purchasing and Supply (CIPS).
► ATURAN PELATIHAN
SELAMAT DATANG! Selamat datang di modul keempat: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran.
Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.
ATURAN PELATIHAN
1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:
Memastikan kehadiran Anda setiap hari
Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu
Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan
Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan
Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan
2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat
3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan
4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian d an cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan
perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik
5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!
6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok
7. Harap matikan dering telepon genggam Anda
► PENGENALAN MODUL
Slide 1
SELAMAT DATANG DI MODUL 4
Menerima dan Mengevaluasi Penawaran
Pelatihan Pengadaan – Tingkat Dasar
Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia
Slide 2
Pembukaan
Slide 3
Aturan Pelatihan
1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus: • Memastikan kehadiran Anda setiap hari
• Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu • Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan • Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan • Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan
2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat
3. Tunjukkan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR”
baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik
5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda
Slide 4
Proyek Modernisasi
Pengadaan
Pengembangan Sumber Daya
Manusia (SDM) Gambaran Umum
Slide 5
Gambaran Umum Proyek SDM Alur Pelatihan Keahlian Pengadaan
GAMBARAN UMUM
Pelatihan Keahlian Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).
PERBEDAAN UTAMA
Pelatihan akan memusatkan perhatian pada pengembangan keahlian yang sesungguhnya bagi peserta pelatihan dan menyelaraskannya dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang dibuat oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat menengah dan tingkat mahir
PENDEKATAN
• Pengembangan pelatihan pengadaan berdasarkan hasil-hasil yang diperoleh dari Penilaian tentang Kebutuhan Pelatihan yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada September 2012.
• Peningkatan pelatihan yang diberikan dengan sejumlah cara, seperti pembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan
memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti 5 Perjanjian Payung, Sistem
Informasi Pengelolaan Pengadaan, Katalog Elektronik dan Pengadaan Berkesinambungan .
Slide 6
Kurikulum & Silabus Pelatihan
18 MODUL INTI
Tingkat Dasar
Tingkat Menengah
Mahir
Modul 1 Menerapkan prinsip-prinsip
Modul 1
Modul 1
dasar pengadaan Pengadaan yang Kompleks Skema & Indikator Kecurangan
Merencanakan & Menyusun
Modul 2 Bagaimana merencanakan Bagaimana Menusun Perkiraan
Modul 2
Modul 2
pengadaan sederhana
Biaya dan Mengapa?
Melaksanakan Kontrak Payung
Modul 3 Menyusun Dokumen
Modul 3
Modul 3
Bagaimana Menghitung Total Cost of Ownership (TCO) dan
Perencanaan & Pelaksanaan
Modul 4 Menerima dan Mengevaluasi
Modul 4
Modul 4
Bagaimana Menyusun dan
Mengidentikasi & Mengelola
Penawaran
Menafsirkan Spesifikasi
Risiko dalam Pengadaan yang Rumit
Modul 5 Mengelola Dokumen, Catatan, dan Berkas Kontrak
Modul 5
Modul 5
Mengelola Kontrak yang terkait dengan Pengadaan
Bagaimana Memilih Model
Kontrak yang Tepat
Strategis & Rumit
Modul 6 Sistem Informasi Pengelolaan Bagaimana Melaksanakan dan Mengembangkan & Melakukan Pengadaan dan Perjanjian
Mengelola Kontrak
Evaluasi Penawaran untuk 6 Pengadaan yang Rumit
Slide 7
Tujuan Modul
• Mengetahui dan memahami langkah-langkah Penerimaan,
Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran dalam proses pengadaan
• Mengenali Penerimaan Dokumen Penawaran sebagai tolok ukur penting dalam tahap evaluasi, menunjukkan pemahaman tentang tata kelola dan pengawasan, serta membedakan antara prosedur penyampaian penawaran dalam bentuk tercetak (hard copy) atau secara elektronik (soft copy)
• Mendefinisikan ruang lingkup kegiatan Pembukaan Dokumen Penawaran, serta memahami tugas dan tanggung jawab
pemangku kepentingan utama yang terlibat dalam langkah ini • Mengetahui tolok ukur utama dalam Evaluasi Dokumen
Penawaran, serta mendefinisikan perubahan peran dan tanggung jawab pemangku kepentingan
• Mengetahui dan memahami berbagai jenis kriteria dan pendekatan evaluasi, serta menyadari pentingnya definisi tersebut
dalam penyusunan dokumen permintaan penawaran • Memahami cara melakukan Evaluasi Dokumen Penawaran dari
segi kepatuhan, teknis dan harga
Slide 8
Agenda – HARI PERTAMA
HARI PERTAMA
Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul
Uji Pengetahun Prapelatihan
10:15 – 10:30
Rehat
10:30 – 11:00 Sesi 1: Gambaran Umum Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran 11:00 – 11:30
Sesi 1, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Jadwal Pengadaan
11:30 – 12:00
Sesi 2: Penerimaan Dokumen Penawaran
12:00 – 13:00
Ishoma
13:00 – 13:30 Sesi 2, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Soft copy 13:30 – 14:00
Sesi 2, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Hard copy 14:00 – 14:40
Sesi 3:: Tantangan Proses Pembukaan Dokumen Penawaran
Sesi 3, Kegiatan 1. Tantangan dalam Pembukaan Dokumen Penawaran
15:30 – 16:00
Activity 1: Lampu Lalu Lintas Activity 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya Jawab
Slide 9
Agenda – HARI KEDUA
HARI KEDUA
09:10 – 09:40 Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Pertama 09:40 – 10:30
Sesi 4: Gambaran Umum Evaluasi Penawaran
Sesi 4, Kegiatan 1. Tahapan Penting dalam Proses Evaluasi
11:15 – 11:45
Sesi 4, Kegiatan 2. Etika dan Integritas
Sesi 5: Menyusun Kriteria Evaluasi
13:55 – 14:30
Sesi 5, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Pembelian Pribadi
Sesi 5, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Kriteria Evaluasi
15:20 – 16:15
Kegiatan 1: Percakapan Dua Keranjang Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya Jawab
Slide 10
Agenda – HARI KETIGA
HARI KETIGA
08:10 – 08:40 Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Kedua
08:40 – 09:45
Sesi 6: Evaluasi Penawaran Teknis dan Penawaran Harga
Sesi 6, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Merit Award
11:00 – 11:45
Sesi 6, Kegiatan 2. Latihan Praktis : Metode Harga
Sesi 6, Kegiatan 3. Latihan Praktis: Daftar Kuantittas
13:50 – 14:05
Sesi 6, Kegiatan 4. Latihan Praktis: Negosiasi
Kegiatan 1: Membangun Menara Sesi Tanya Jawab Uji Pengetahuan Pascapelatihan Evaluasi Pelatihan
Slide 11
Perkenalan Fasilitator
11
Slide 12
Kegiatan Interaktif No. 1-0-1
Icebreaker: Lokasi Geografis
Lihat buku kegiatan di bagian
akhir buku pedoman Anda
Slide 13
Uji Pengetahuan
Prapelatihan
Slide 14 REHAT
Slide 5
Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran dicantumkan dalam jadwal pengadaan guna memastikan penyelesaian secara tepat waktu
Ilustrasi Jadwal Pengadaan
Procurement Schedule Jadwal Pengadaan
Kegiatan
Tanggal
Pengumuman/ publikasi dokumen permintaan
10 April
penawaran kepada penyedia barang/jasa Disepakati bersama dengan pemangku
Masa Pemberitahuan dan Permintaan
28 April
kepentingan
Penjelasan Kunjungan lokasi (jika perlu)
30 April
Batas Akhir Penyampaian Dokumen Penawaran
7 Mei
Pemeriksaan Kepatuhan pada Dokumen
8 Mei
Diberitahukan kepada pemangku Evaluasi penawaran secara internal
Pengadaan Pembukaan Penawaran Teknis
9 Mei
10 – 24 Mei
kepentingan internal guna memastikan kesediaan mereka untuk melaksanakan
Presentasi Penjelasan Teknis oleh Penawar
25 – 30 Mei
tugas
Pembukaan Penawaran Harga
Rekomendasi Pemenang secara internal
15 Juni
Diberitahukan kepada penawar sebagai Penetapan dan pengumuman pemenang
bagian dari dokumen pengadaan Sanggahan Penawaran
30 Juni
5 Juli
Mulai berlangsungnya kontrak
15 Juli
_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
Slide 7
Hanya sebagian dari pemangku kepentingan terlibat dalam evaluasi penawaran
Pemangku kepentingan dalam Pemangku kepentingan dalam
proses pengadaan
evaluasi penawaran
Pengadaan Instansi
Barang/Jasa Penyedia
Pengguna
Bagian Keuangan
Pengelola pengadaan Bagian Keuangan
Manajer Program
Pemilik Anggaran
Ahli Teknis
Ahli teknis
Referensi klien
penyedia
Manajer Program
Bagian Hukum
Organisasi
Penyedia barang/jasa
barang/jasa
Profesi
Badan Regulasi
Kelompok
Pemerintah
Perdagangan Industri &
Pemerintah
Lain-lain
_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
Slide 13
…dalam proses evaluasi, hanya sebagian pemangku kepentingan saja yang terlibat, perannya pun berbeda
Pelaksanaan Penilaian
Penawaran Harga /
Ahli Teknis Pengelola
Bagian hukum menyusun
Evaluator
Evaluasi
dan keuangan SOW
mengelola dan
melakukan
sebelum Pengelola
Peninjauan
meninjau kontrak
mengakhiri
evaluasi
ditandatangani Pengadaan
Pemberi membuat
keuangan
Ahli teknis
Penjelasan Pengelola
meninjau penilaian
Teknis oleh
klarifikasi keputusan teknis penetapan Referensi negosiasi
pemenang dan
12 Pemilik Anggaran
_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
Slide 16
Terima kasih! Ada pertanyaan?
16
Slide 4
Kriteria Evaluasi adalah
Merupakan dasar khusus Kriteria evaluasi digunakan untuk melakukan evaluasi
sebagai alat ukur
… pembobotan yang relevan
dokumen penawaran
Sering dibuat dalam bentuk dengan kebutuhan (standar
asi
matriks untuk memastikan pembobotan), misalnya
proses evaluasi berjalan
al
semestinya
manajemen, kinerja
Ev
Sering menggabungkan terdahulu dan kapabilitas
a campuran variabel kriteria
teknis penawar atau
ri
kepatuhan, teknis dan harga penyedia barang/jasa, serta
ite
Akan menimbulkan peran faktor-faktor seperti harga,
Kr
dan tanggung jawab yang yang digunakan untuk berkaitan
mengevaluasi penawaran Tujuannya adalah
mengidentifikasi penawaran yang terbaik secara keseluruhan
_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
Slide 10
Dalam ‘Metode Evaluasi Sistem Nilai’, ‘pembobotan’ digunakan untuk
membedakan tingkat prioritas kriteria …
Gambaran pembobotan dalam
Kriteria Evaluasi
• Pembobotan (dari 100%) dapat dibebankan pada kriteria evaluasi untuk
Pembobotan dalam Kriteria Evaluasi
menunjukkan prioritas • Penerapan bobot nilai perlu disepakati
10% bersama pemangku kepentingan sebagai
Sumber Daya
bagian dari Manajemen proses ‘finalisasi’ kriteria 10%
70% evaluasi (matriks)
a litas Proyek
40% • Karena jumlah total tidak boleh lebih dari 100%, penggunaan bobot nilai
K u Teknis
10% mencerminkan prioritas
Referensi
30% ‒ 10% sumber daya
a Biaya
iay
B barang/jasa
‒ 10% manajemen proyek;
‒ 40% penawaran teknis
100% ‒ 10% referesi dari klien ‒ 30% biaya
Jumlah
10
_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
Slide 16
Terima kasih! Ada pertanyaan?
16
► KEGIATAN HARI PERTAMA
Kegiatan No. 1-0-1
Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 1
Lokasi Geografis
Tujuan:
1. Libatkan peserta dalam percakapan yang dinamis.
2. Dorong peserta agar saling mengenal satu sama lain.
3. Bangun hubungan (networking).
Petunjuk untuk Peserta:
1. Mintalah peserta dari masing-masing ULP untuk secara bergantian berbagi informasi berikut ini dengan peserta lain:
Pertama, mintalah peserta untuk menandai lokasi ULP peserta di peta. Bagikan informasi tentang ULP peserta (kapan didirikan, berapa banyak
pengadaan dalam satu tahun) Bagikan informasi tentang obyek turis dan peninggalan budaya di daerah tempat ULP peserta berada (tradisi, makanan, tarian, informasi menarik lainnya)
Kegiatan No. 1-1-1
Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 1
Jadwal Pengadaan
Tujuan: Agar peserta dapat mempertimbangkan dengan seksama dampak perubahan terhadap jadwal pengadaan.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Bacalah skenario berikut.
2. Diskusikan apakah wajib memberitahukan para penawar dan jawab pertantanyaan berikut: Pertanyaan 1 – Apakah Anda wajib memberitahukan penawar tentang
perubahan tanggal dalam jadwal pengadaan? Jika ya mengapa? Pertanyaan 2 – Bagaimana Anda memastikan bahwa di masa yang akan datang tidak akan terjadi kesalahpahaman dengan pemangku kepentingan utama terkait dengan jadwal pengadaan?
Pertanyaan 3 – Mengapa proses penerimaan, pembukaan dan evaluasi dokumen penawaran merupakan langkah formal dalam proses pengadaan?
Skenario
Kementerian Perhubungan telah meminta untuk membangun 3 pangkalan kapal baru untuk meningkatkan pemeriksaan dan pemeliharaan maritim di lokasi-lokasi penting di seluruh Indonesia. Ahli teknis telah dilibatkan untuk memberikan masukan tentang persyaratan teknis yang dibutuhkan dalam dokumen permintaan penawaran, namun mereka tidak memberikan masukan apapun pada jadwal pengadaan karena ada kesalahpahaman tentang peran dan tanggung jawab. Dokumen pengadaan telah disusun oleh pengelola pengadaan dan diumumkan kepada penawar. Setelah berdiskusi dengan pemangku kepentingan diketahui bahwa jadwal pengadaan yang telah dibuat tidak akan memenuhi lini waktu yang dipersyaratkan. Anda kemudian setuju untuk melakukan revisi terhadap jadwal pengadaan.
Kegiatan No. 1-2-1 Hari 1 | Sesi 2| Kegiatan 1
Latihan Praktis : Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Soft Copy
Tujuan: Agar peserta dapat mempertimbangkan dengan baik implikasi dari penyampaian dokumen
penawaran. Petunjuk untuk Peserta:
1. Baca skenario berikut dan tanggapi pertanyaan yang diberikan. Pertanyaan 1
Sebagai Kepala Bagian Pengadaan, tindakan apa yang akan Anda ambil dan bagaimana Anda akan menanggapi hal ini?
Studi Kasus
Anda adalah Ketua Tim Pengadaan untuk proyek pembangunan jalan besar yang akan meningkatkan kemampuan infrastruktur transportasi untuk menghubungkan kota-kota besar. Proyek ini memiliki visibilitas yang signifikan terhadap semua pemangku kepentingan. Anda telah meminta semua penawar untuk menyampaikan dokumen penawaran selalui sistem eSourcing di ULP Anda pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan. Kurun waktu yang tercantum dalam dokumen permintaan penawaran yang Anda publikasikan sesuai dengan kurun waktu standar untuk dokumen permintaan penawaran sejenis.
Semua penawar telah diberikan pelatihan cara menggunakan sistem eSourcing dan aksesnya, sehingga semua penawar dapat membuat detail login dan password-nya masing-masing.
Namun, di pagi hari pada tanggal penyampaian dokumen penawaran, Anda menerima telepon dari salah satu penawar yang mengatakan akses ke sistem eSourcing tidak bekerja dan menanyakan apakah batas tanggal penyampaian dokumen penyampaian dokumen penawaran dapat diperpanjang karena penawar tersebut sedang berusaha mengatasi masalah terseubut.
2. Baca informasi terbaru berikut:
Ternyata diketahui bahwa penawar tidak dapat mengakses sistem e-Sourcing karena staf penawar yang memiliki akses terhadap sistem eSourcing sedang cuti tahunan dan tidak dapat dihubungi. Penawar meminta perpanjangan waktu untuk menyampaikan dokumen penawarannya atau meminta dokumen penawaran disampaikan dalam bentuk hardcopy.
3. Jawab 2 pertanyaan berikut: Pertanyaan 1
Apa tanggapan yang Anda berikan kepada Penawar? Pertanyaan 2
Apakah tanggapan Anda berubah jika hanya ada dua penawar yang telah mengonfirmasikan akan menyampaikan dokumen penawarannya?
Kegiatan No. 1-2-2 Hari 1 | Sesi 2| Kegiatan 2
Latihan Praktis : Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Hard Copy
Tujuan: Agar peserta dapat mempertimbangkan dengan baik implikasi dari penyampaian dokumen penawaran.
Petunjuk untuk Peserta: Baca skenario berikut dan tanggapi pertanyaan yang diberikan.
Pertanyaan 1 Saran apa yang akan Anda berikan? Apakah dokumen penawaran dari penawar ini sebaiknya diterima?
Pertanyaan2 Apakah saran Anda berubah jika alasan penawar tidak dapat menyampaikan dokumen penawarannya sebelum pukul 11 siang karena ada ‘alarm kebakaran’ di gedung tempat penyampaian dokumen penawaran? alarm
kebakaran berlangsung selama 35 menit.
STUDI KASUS
Tim pengadaan Anda telah menerbitkan dokumen permintaan penawaran untuk meningkatkan fungsi sistem drainase kota setempat yang akan meningkatkan sanitasi bagi 5.000 penduduk setempat. Proses pengadaan, pengumuman pemenang, dan penyelesaian pekerjaan harus selesai sebelum musim hujan. Penawar diminta untuk menyampaikan dokumen penawaran dalam bentuk hardcopy. 6 Penawar mengonfirmasikan minat untuk menyampaikan dokumen penawaran. Pada tanggal penyampaian dokumen penawaran, kolega Anda meminta saran dan petunjuk dari Anda. 5 Penawar telah menyampaikan dokumen penawarannya sebelum pukul 11 siang yang merupakan batas waktu yang ditetapkan, tetapi ada 1 Penawar yang menyampaikan dokumen penawaran pada pukul 11.03 dengan alasan penawar tersebut tidak mendapatkan tempat parkir mobil yang dekat. Penawar yang menyampaikan dokumen penawarannya pada pukul 11.03 itu merupakan perusahaan sistem drainase terdepan dan berdasarkan data historis, penawaran harganya mungkin paling rendah dibandingkan dengan penawar lainnya.
Kegiatan No. 1-3-1 Hari 1 | Sesi 3 | Kegiatan 1
Tantangan dalam Pembukaan Dokumen Penawaran
Tujuan: Agar peserta mempertimbangkan dengan seksama tahapan penting yang berkaitan dengan proses evaluasi.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Baca dan mengerti situasi dan skenario 1.
2. Diskusikan dan jawab pertanyaan berikut. Pertanyaan 1 Sebagai seorang pengelola pengadaan, apa yang harus Anda lakukan sekarang dan mengapa? Diskusikan dan beri jawaban secara kolektif
Situasi
Anda memimpin penyusunan dokumen permintaan penawaran untuk Kementerian Keuangan untuk menggabungkan semua pengadaan untuk kebutuhan peralatan kantor dalam perjanjian payung. Hal ini diprediksi dapat menyebabkan penghematan Anda memimpin penyusunan dokumen permintaan penawaran untuk Kementerian Keuangan untuk menggabungkan semua pengadaan untuk kebutuhan peralatan kantor dalam perjanjian payung. Hal ini diprediksi dapat menyebabkan penghematan
Skenario #1 Anda mengambil dokumen penawaran dari tempat penyimpanan yang aman dan memindahkannya ke ruang rapat panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran untuk memulai kegiatan pembukaan dokumen penawaran. Namun, ketika kegiatan pembukaan tersebut berlangsung dan Anda memeriksa tanda terima dokumen penawaran, Anda mendapatkan bahwa ada satu penawaran yang hilang (entah tercecer ketika dipindahkan atau tertinggal di tempat penyimpanan).
3. Baca skenario 2
Skenario #2 Panitia pengadaan telah menyelesaikan proses pembukaan penawaran teknis dan ketika melakukan peninjauan sekilas ternyata ada satu penawar yang memasukkan penawaran harga ke dalam penawaran teknis.
4. Diskusikan beberapa saat untuk menjawab pertanyaan berikut: Pertanyaan 2
Sebagai seorang pengelola pengadaan, apa yang harus Anda lakukan sekarang dan mengapa?
Kegiatan No. 1-0-2 Hari 1| Sesi 0| Kegiatan 2
Lampu Lalu Lintas: Pembukaan Dokumen Penawaran dalam bentuk hard
copy
Tujuan: Memperkenalkan gagasan untuk mengembangkan rencana aksi untuk proses pembukaan dokumen penawaran.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Anda akan melihat gambar lampu lalu lintas di flip chart.
2. Lampu Lalu Lintas mewakili suatu rencana aksi tindakan pembukaan penawaran dalam bentuk Hard Copy.
LAMPU MERAH tindakan apa yang tidak boleh dilakukan lagi LAMPU KUNING tindakan apa yang harus mereka kurangi LAMPU HIJAU tindakan apa yang boleh mereka lanjutkan
3. Tulis Lampu Lalu Lintas anda sendiri. Anda mempunyai waktu 15 menit.
4. Pikirkan hal yang akan Anda berhenti lakukan sebagai hasil dari apa yang telah dipelajari, hal yang akan Anda kurangi dan hal yang akan tetap Anda lakukan kedepannya.
Kegiatan No. 1-0-3
Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 3
Uji Pengetahuan Interaktif
Tujuan: Untuk menguji pemahaman peserta tentang konsep-konsep yang penting secara informal.
Petunjuk Untuk Peserta: Angkat tangan Anda jika tahu jawabannya.
► KEGIATAN HARI KEDUA
Kegiatan No. 2-0-1 Hari 2 | Sesi 0| Kegiatan 1
Diskusikan Apa yang Dipelajari Pada Hari Pertama
Tujuan:
1. Untuk mengetahui pendapat peserta tentang pelatihan hari pertama.
2. Untuk mengingat dan menyebutkan poin-poin penting dalam sesi 1,2 & 3.
Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A
1. Anda akan mendapatkan stiker.
2. Tempelkan stiker di bagian flip chart yang paling mewakili perasaan Anda mengenai hal yang telah dipelajari pada sesi 1,2 & 3.
3. Pilihan Anda adalah : Senang, Senang tapi Kewalahan, Masih Bingung atau Tidak Yakin.
Kegiatan B
1. Anda akan dibagi menjadi beberapa kelompok.
2. Bersama kelompok Anda, buatlah presentasi dengan waktu 5 menit yang menyimpulkan poin-poin penting dalam sesi 1, 2 & 3.
Kegiatan No. 2-4-1 Hari 2 | Sesi 4| Kegiatan 1
Latihan Praktis : Tahapan Penting Dalam Proses Evaluasi
Tujuan: Agar Peserta dapat mempertimbangkan dengan baik tahapan penting apa saja yang berkaitan dengan proses evaluasi.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Susun tahapan penting dalam proses evaluasi secara berurutan : Nomor kontak referensi klien penawar
Pembukaan penawaran teknis Presentasi Penjelasan Teknis oleh Penawar untuk pemangku kepentingan
evaluasi Pembukaan Penawaran harga Matriks Evaluasi Teknis yang ditandatangani oleh Panitia pengadaan yang
melakukan evaluasi teknis Penyimpanan dokumen penawaran Evaluasi harga Negosiasi harga Klarifikasi poin teknis terkait dokumen penawaran yang disampaikan penawar Rekomendasi Pemenang Penerimaan dokumen penawaran Evaluasi penawaran teknis
2. Tulis jawaban Anda pada a flip chart.
3. Diskusikan jawaban yang berbeda apakah tahapan tersebut / kapan seharusnya terjadi.
Kegiatan No. 2-4-2 Hari 2 | Sesi 4| Kegiatan 2
Latihan Praktis – Etika & Integritas
Tujuan: Mengingat konsep etika dan integritas.
Petunjuk untuk Peserta: Bersama kelompok Anda, bacalah skenario dan jawablah pertanyaan berikut:
Pertanyaan 1 : Kepala bagian pengadaan meminta saran Anda, saran apa yang akan Anda berikan? Pertanyaan 2 : Apakah Anda akan memberi saran yang berbeda jika pengadaan yang dilakukan adalah pengadaan alat tulis kantor?
SKENARIO
Menindaklanjuti dokumen permintaan penawaran yang dipublikasikan, 5 Penawar telah menyampaikan penawaran. Pengadaan diselenggarakan untuk ‘desain dan konstruksi’ jembatan penyeberangan jalan. Pengelola pengadaan membuka dokumen penawaran dan melakukan evaluasi dengan mengunakan matriks penilaian yang telah ditetapkan
sebelumnya. Kepala bagian pengadaan dihubungi oleh pengguna anggaran untuk menyelesaikan evaluasi segera karena proyek tersebut akan mengalami keterlambatan. Biasanya evaluasi untuk pengadaan serupa memerlukan sedikitnya 3 minggu. Kepala bagian pengadaan tidak yakin apakah harus menjalankan saran dari pengguna anggaran, tetapi ada alternatif untuk mempercepat proses evaluasi dengan tidak menghubungi referensi penawar (untuk mengetahi kinerja/pengalaman sebelumnya) dan menghilangkan penilaian tentang hal tersebut dari matriks penilaian.
Kegiatan No. 2-5-1
Hari 2| Sesi 5| Kegiatan 1
Latihan Praktis : Pembelian Pribadi
Tujuan: Agar peserta mempertimbangkan secara seksama faktor-faktor kualitas dan harga dengan
meninjau pembelian pribadi mereka.
Petunjuk untuk Peserta: Baca dan bahas hal-hal berikut ini:
Dari pembelian pribadi untuk diri Anda sendiri, apakah Anda pernah
mengeluarkan uang lebih untuk membeli barang dengan merek tertentu atau untuk mutu yang sangat baik, atau membayar murah dan menerima barang dengan mutu yang lebih rendah?
Berikan gambaran tentang proses yang Anda pikirkan, dalam hal bagaimana Anda sampai pada keputusan Anda tersebut.
Kegiatan No. 2-5-2 Hari 2 | Sesi 5| Kegiatan 2
Kriteria Evaluasi
Tujuan: Agar peserta dapat menerapkan pemahaman mereka tentang kriteria evaluasi dan metode evaluasi pada skenario yang diberikan
Petunjuk untuk Peserta:
1. Secara berkelompok baca dan bahas Skenario 1. Jawab pertanyaan berikut Skenario 1
Anda bekerja pada Kementerian Hukum dan HAM dan Anda adalah pengelola pengadaan untuk pembelian 25 unit laptop untuk manajemen senior. Bagian TI di tempat Anda telah memberikan spesifikasi yang jelas untuk mengontrol keamanan fisik minimum (misalnya tanda pengenal dengan sidik jari) karena penggunanya harus mengakses informasi yang sensitif. Anda telah diminta untuk mengembangkan suatu metode evaluasi dan menunjukkannya kepada pemangku kepentingan utama untuk ditinjau dan dikomentari
Pertanyaan 1: Metode evaluasi apa yang lebih Anda sukai dan mengapa? Kriteria apa yang akan Anda sertakan sebagai bagian dari penilaian?
2. Tulis jawabawan pada flip chart
3. Baca dan diskusikan Skenario 2 dan jawab pertanyaan berikut:
Skenario 2 Anda adalah seorang pengelola pengadaan di sebuah rumah sakit daerah. Anda diminta untuk memperbarui sebuah bangsal yang akan dilengkapi dengan berbagai peralatan medis. Anda perlu mengusulkan metode evaluasi yang akan memastikan bahwa proyek ini akan selesai tepat waktu dan dengan biaya yang diperlukan untuk memenuhi Skenario 2 Anda adalah seorang pengelola pengadaan di sebuah rumah sakit daerah. Anda diminta untuk memperbarui sebuah bangsal yang akan dilengkapi dengan berbagai peralatan medis. Anda perlu mengusulkan metode evaluasi yang akan memastikan bahwa proyek ini akan selesai tepat waktu dan dengan biaya yang diperlukan untuk memenuhi
Pertanyaan 2: Metode evaluasi apa yang lebih Anda sukai dan mengapa? Pertanyaan 3: Kriteria penilaian utama apa yang akan Anda sertakan dalam
evaluasi Anda?
Kegiatan No. 2-0-2 Hari 2| Sesi 0| Kegiatan 2
Percakapan Dua Keranjang
Tujuan: Merangkum hal-hal penting yang dipelajari dari sesi 4 dan 5.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Aktifitas ini memerlukan dua peserta untuk maju ke tengah ruangan.
2. Peserta pertama mengambil kertas dari keranjang pertama yang berisi 10 potongan kertas bertuliskan tema percakapan. Temanya dapat mencakup: pertemanan, hujan, liburan, alam, lalu lintas, belanja, spa, transportasi, memasak.
3. Peserta kedua mengambil 4 potongan kertas dari keranjang kedua. Kata-kata dalam keranjang ini harus berkaitan dengan istilah dalam pengadaan yang terdapat pada sesi 4
dan 5.
4. Kedua peserta membuat sebuah dialog yang terdiri dari 4-5 kalimat dengan menggunakan tema yang diberikan dan kata-kata yang berhubungan dengan pengadaan. Misalnya, peserta 1 dapat mulai dengan kalimat induk berikut ini (jika tema yang diambilnya adalah
“cuaca”). Saya tidak percaya baru-baru ini hujan turun dengan derasnya, atau
Cuaca di akhir pekan ini kelihatannya sangat menyenangkan, apakah Anda punya rencana untuk melakukan kegiatan yang istimewa? Dan peserta kedua harus menjawabnya dengan menggunakan kata-kata yang ia pilih dari keranjang kedua, misalnya: ‒ Kriteria wajib ‒ Lolos atau gagal ‒ Kriteria evaluasi ‒ Pembobotan ‒ Pemangku kepentingan ‒ Harga ‒ Prinsip-prinsip pengadaan ‒ Etika dan integritas ‒ Jejak audit (Audit trail) ‒ Matriks evaluasi
5. Peserta yang menonton akan memilih percakapan terbaik dan pemenang akan mendapatkan hadiah.
Kegiatan No. 2-0-3 Hari 2| Sesi 0| Kegiatan 3
Uji Pengetahuan Interaktif
Tujuan: Menguji pemahaman peserta tentang konsep-konsep penting secara informal.
Petunjuk untuk Peserta: Angkat tangan Anda bila tahu jawabannya.
► KEGIATAN HARI KETIGA
Kegiatan No. 3-0-1 Hari 3| Sesi 0| Kegiatan 1
Diskusikan Apa yang Dipelajari Pada Hari Kedua
Tujuan:
1. Untuk mengetahui pendapat peserta tentang pelatihan hari pertama.
2. Untuk mengingat dan menyebutkan poin-poin penting dalam sesi 4 & 5.
Petunjuk untuk Peserta :
Kegiatan A
1. Anda akan mendapatkan stiker.
2. Tempelkan stiker di bagian flip chart yang paling mewakili perasaan Anda mengenai hal yang telah dipelajari pada sesi 1,2 & 3.
3. Pilihan Anda adalah : Senang, Senang tapi Kewalahan, Masih Bingung atau Tidak Yakin.
Kegiatan B
1. Anda akan dibagi menjadi beberapa kelompok.
2. Bersama kelompok Anda, buatlah presentasi dengan waktu 5 menit yang menyimpulkan. poin-poin penting dalam sesi 1, 2 & 3.
Kegiatan No. 3-6-1 Hari 3 | Sesi 6| Kegiatan 1
Latihan Praktis: Pemberian Nilai
Tujuan: Peserta mampu melakukan evaluasi penawaran harga dan memberikan rekomendasi penawar dengan nilai terbaik.
Petunjuk untuk Perserta: Dalam kelompok Anda, baca skenario berikut dan berikan tanggapan
Anda bekerja di Kementerian Kesehatan yang ingin memasang software baru untuk meningkatkan layanan untuk pasien. Anda memimpin kegiatan pengadaan tersebut dan Anda bekerja sama dengan para pemangku kepentingan untuk menyusun dokumen pengadaan, metode evaluasi, dan kriteria evaluasi. Metode evaluasi yang disetujui adalah sistem nilai dengan pembobotan 50-50 antara evaluasi penawaran teknis dan penawaran harga.Anda meminta penawar untuk menyampaikan harga pas dalam penawaran yang diajukan penawar.
Panitia pengadaan yang melakukan evaluasi penawaran teknis telah selesai mengevaluasi dan berikut ini nilai yang diberikan dalam laporan evaluasi.
Penawar A - 37 dari 50 Penawar B - 40 dari 50 Penawar C - 28 dari 50 Penawar D - 43 dari 50 Penawar E - 41 dari 50
Panitia pengadaan yang bertugas membuka dokumen penawaran harga telah membuka penawaran dan Anda sekarang mendapat akses terhadap harga yang ditawarkan: