Peran Sistem Informasi Akuntansi Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Panca Kurnia Niaga Nusantara Medan
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
1. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi terdiri dari tiga kata yang mempunyai arti tersendiri, apabila
ketiga kata tersebut digabungkan akan membentuk suatu rumusan atau definisi yang baru.
Berikut ini dijelaskan pengertian ketiga kata tersebut. Menurut Hall (2001:6), “ Sistem adalah
kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang
berfungsi dengan tujuan yang sama”. Sedangkan menurut Kusrini & Koniyo ( 2007:5 ), “
Sistem didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu aturan tertentu”.
Dalam definisi ini sebuah sistem harus terdiri dari atas lebih dari satu bagian atau yang
disebut sebagai komponen yang saling mempunyai tujuan bersama untuk menggabungkan
semua bagian dalam suatu sistem. Setiap sistem terdiri dari subsistem. Subsistem sematamata merupakan masalah perspektif. Sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan,
tetapi ia dapat juga melayani beberapa tujuan. Sistem pada berbagai keadaan, kita akan dapat
merancang sistem infromasi yang lebih baik, produk yang dihasilkan sistem informasi
disebut informasi. Menurut Bodnar & Hopwood (2001:1), “ Informasi adalah data yang
berguna diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”.
Dengan kata lain informasi adalah suatu fakta, data, pengamatan, persepsi atau suatu yang
lain yang siap dioalah untuk menambah pengetahuan, dan apabila dihubungkan dengan data
4
Universitas Sumatera Utara
maka informasi – informasi itu adalah merupakan output ( Keluaran ) dari suatu proses
pengolahan data. Dengan mengamati lebih cermat mekanisme sistem informasi, maka akan
melihat adanya lima tugas atau fungsi yaitu:
a. Pengumpulan data
b. Pemrosesan data
c. Manajemen data
d. Pengendalian dan pengamanan data
e. Pengadaan informasi
Selanjutnya fungsi-fungsi ini terdiri dari serangkaian langkah yang sering disebut siklus
pemrosesan data yang mengubah bentuk data dari beberapa sumber menjadi informasi yang
diperlukan oleh berbagai pemakai.
Sistem informasi sangat berkaitan erat dengan akuntansi. Secara definisi, akuntansi
adalah mencatat, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran dan pelaporan data keuangan yang
sudah diolah yang digunakan dalam pengambilan keputusan ekonomi.
Menurut Wibowo & Abubakar (2008:1), “ Akuntansi (accounting) merupakan proses
identifikasi, pencatatan dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi suatu entitas”.
Pada hakikatnya, akuntansi merupakan sistem informasi. Jelasnya akuntansi merupakan
penerapan teori umum informasi terhadap masalah operasi yang ekonomik dan efisien. Untuk
menghasilkan informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptkan suatu metode pencatatan,
penggolongan, analisis, dan pengendalian transaksi serta kegiatan-kegiatan keuangan,
kemudian melaporkan hasilnya. Akuntansi juga membentuk sebagian besar informasi umum
yang dinyatakan secara kuantitatif. Dalam konteks ini, akuntansi menjadi bagian dari sistem
5
Universitas Sumatera Utara
informasi umum dari suatu kesatuan yang beroperasi, sekaligus menjadi bagian dari suatu
bidang dasar yang dibatasi oleh konsep.
Sedangkan menurut Warren (2005:10), akuntansi adalah “ Sistem informasi yang
memberikan laporan kepada pihak-pihak berkepentingan mengenai aktifitas ekonomi dan
kondisi perusahaan”. Dengan demikian, apabila ketiga kata tersebut dihubungkam maka akan
menghasilkan definisi yang baru. Menurut Widjajanto (2001:4), Sistem informasi akuntansi
adalah
susunan
berbagai
formulir
catatan,
peralatan,
Termasuk
komputer
dan
perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya, dan laporan yang
terkoordinasikan secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi
informasi yang dibutuhkan manajemen.
Dalam Statement of Financial Accounting Concept (SFAC) No.2 yang dikeluarkan oleh
FASB pada bulan Mei 1980, ada dua karakteristik informasi akuntansi yang harus dipenuhi
agar informasi itu berguna bagi para pemakaiannya, yaitu :
a. Bahwa informasi itu harus relevan dengan pengambilan keputusan tertentu dan dapat
dipercaya.
b. Informasi yang bersifat historis adalah informasi yang timbul dari transaksi
pertukaran yang benar – benar terjadi.
6
Universitas Sumatera Utara
2. Akuntansi Sebagai Suatu Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan
keputusan. Informasi bisa diperoleh dari sistem atau disebut juga dengan processing system
atau information generating system.
Sistem merupakan sumber daya yang akan diperlukan untuk mengubah input menjadi
output dan informasi merupakan data yang sudah diolah sehingga berguna dalam
pengambilan keputusan. Dengan kata lain, informasi adalah fakta yang mempunyai arti dan
berguna untuk mencapai tujuan karena informasi merupakan hasil akhir atau suatu sistem
informasi. Sistem informasi didefinisikan sebagai berikut : Menurut Hall (2001:9). “ Sistem
informasi ( information system ) adalah serangkaian prosedur formal dimana data
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna”.
Mengamati lebih cermat mekanisme sistem informasi ada lima tugas yang perlu diketahui
yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, penyimpanan data, dan
pengadaan informasi. Selanjutnya tugas ini terdiri dari serangkaian langkah-langkah yang
sering disebut siklus pemrosesan data mengubah bentuk data dari berbagai sumber menjadi
informasi yang diperlukan oleh berbagai pemakai.
Akuntansi yang merupakan alat penting bagi perusahaan melaksanakan beberapa tahapan
tugas dari mekanisme sistem informasi. Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Setiap
perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi karena akuntansi memenuhi semua
persyaratan sistem informasi. Akan tetapi sistem tersebut terbatas dalam arti informasi yang
disediakan pada umumnya hanya dinyatakan dalam nilai uang.
7
Universitas Sumatera Utara
Akuntansi dan sistem informasi sangat berkaitan erat. Dimana, dalam siklus akuntansi,
input data diperoleh dari adanya transaksi, sementara outputnya adalah laporan-laporan
keuangan. Dalam mengubah bentuk data menjadi keluaran yang diinginkan, sistem
pemrosesan data transaksi memerlukan berbagai elemen.
Elemen-elemen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, buku besar dan arsip,
laporan dan dokumen keluaran, bagan perkiraan dan sistem pengkodean lainnya, jejak audit,
metode pemrosesan serta kondisi dan cara pengamanan. Elemen-elemen ini dirancang
menjadi sistem pemrosesan transaksi.
Dalam pemrosesan transaksi pertama sekali dilakukan pengumpulan data. Data
meruapakan bahan yang akan diolah sistem. Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya
menjadi informasi. Operasi memanipulasi data meliputi pengklasifikasian, penyortiran,
penghitungan, dan pengikhtisaran.
Penyortiran yaitu penyusunan catatan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode. Sedangkan
pengikhtisaran memberikan kode pada data tertentu. Penghitungan berperan dalam
mengoperasikan data dan pengiktisaran data yang telah disarikan, disintetis, menjadi bentuk
total, sub total, rata-rata, dan seterusnya. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat
pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk
membentuk suatu database.
Sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi. Output yang dihasilkan
berupa informasi yang lebih bermanfaat daripada data yang belum dikelola. Informasi
tersebut adalah berupa dokumen, laporan-laporan keuangan yaitu neraca, laporan laba rugi
(income statement) dan laporan perubahan modal.
8
Universitas Sumatera Utara
Output tersebut dihasilkan dalam dua cara, pertama dengan suatu tindakan, maksudnya
output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali
pesanan pelanggan diisi. Kedua, output dibuat berdasarkan jadwal waktu, yaitu output
dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya adalah cek gaji yang disiapkan untuk setiap
bulannya.
Siklus akuntansi adalah merupakan sistem yang melakukan pengolahan data dan
menghasilkan laporan keuangan yang dapat dijadikan alat untuk mendukung pelaksanaan
pengambilan keputusan. Keadaan ini menunjukkan bahwa akuntansi merupakan suatu sistem
informasi yang sering disebut juga sistem informasi akuntansi.
3. Unsur-unsur Pengambilan Keputusan
Pembahasan sebelumnya telah menekankan bahwa pemrosesan transaksi merupakan
tujuan yang penting dari sistem informasi perusahaan. Namun sistem informasi masih
mempunyai tujuan yang lebih penting lagi yaitu mendukung pengambilan keputusan
manajerial.
Untuk memenuhi tujuan ini diperlukan pengumpulan dan penyimpanan data yang
relevan, pemrosesan data tersebut melalui model-model keputusan, dan menyajikan
informasi yang dibutuhkan melalui keluaran seperti laporan manajerial.
Untuk menyusun daftar rinci dari informasi yang dibutuhkan, kita dapatkan isi dan sifat
informasi, (2) menyusun kebutuhan akan informasi khusus menurut beberapa dimensi pokok,
dan (3) memberikan informasi yang dibutuhkan kepada setiap manajer berdasarkan
kebutuhan individual.
9
Universitas Sumatera Utara
Isi informasi dinilai dengan membandingkannya dengan kegunaannya dalam pengambilan
keputusan tertentu.
Agar pengambilan keputusan dapat lebih rendah, maka perlu diketahui unsurunsur/komponen-komponen dari pengambilan keputusan tersebut.Unsur-unsur / komponenkomponen dari pengambilan keputusan menurut Iqbal (2002:11) adalah sebagai berikut:
a. Tujuan dari pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah sebelumnya/di luar
jangkauan manusia.
b. Indentifikasi alternatife-alternatif keputusan untuk memecahkan masalah.
c. Perhitungan mengenai factor-faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya/di luar
jangkauan manusia.
d. Sarana atau alat untuk mengevaluasi atau mengukur hasil dari suatu pengambilan
keputusan.
Para manajer suatu perusahaan membutuhkan informasi untuk membantu mereka dalam
pengambilan keputusan perencanaan dan pengendalian. Dalam menentukan kebutuhan
informasi tertentu, seorang analis informasi berusaha memaksimalkan nilai informasi yang
dikomunikasi kepada setiap manajer dalam perusahaan tersebut. Secara operasional, analis
tersebut melakukan analisis kebutuhan informasi yang terinci bersama-sama dengan setiap
manajer. Analis ini mengindentifikasi berbagai keputusan yang dibuat setiap manajer dan
mengaitkan setiap keputusan dengan isi dan sifat informasi yang dibutuhkan. Analisis ini
mempertimbangkan juga gaya keputusan dari setiap manajer
Jenis jenis pengambilan keputusan berdasarkan programnya, menurut Iqbal, (2002:17)
ada dua, yaitu:
a. Pengambilan keputusan yang terprogram
Pengambilan keputusan yang terprogram adalah pengambilan keputusan yang sifatnya
rutinitas, berulang-berulang, dan cara menanganinya telah ditentukan.
10
Universitas Sumatera Utara
b. Pengambilan keputusan tidak terprogram
Pengambilan keputusan tidak terprogram adalah pengambilan keputusan yang tidak
rutinitas dan sifatnya unik sehingga memerlukan pemecahan yang khusus. Pengambilan
keputusan tidak terprogram ini digunakan untuk menyelesaikan masalah yang tidak
terstruktur.
4. Proses Pengambilan Keputusan
Proses pengambilan keputusan merupakan tahap-tahap yang harus dilalui atau digunakan
untuk membuat keputusan. Adapun proses pengambilan keputusan agar dapat menghasilkan
keputusan yang dimiliki nilai dan kualitas dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Indentifikasi Masalah
Jika masalah tidak diindentifikasi dengan tepat, apapun keputusan yang dibuat tidak akan
menuju kearah pemecahan masalah.
b. Membuat alternatif.
Setelah masalah diindentifikasi,dibuat alternatif yang layak terhadap masalah dan
berbagai konsekuensi yang mungkin terjadi atas setiap alternatif. Proses menyelidiki
lingkungan internal dan eksternal organisasi untuk menghasilkan iecnformasi yang bias
digunakan dalam membuat alternatif yang mungkin.
c. Penilaian alternatif
Setiap alternatif pemecahan harus dibandingkan satu sama lain dengan melihat hasil
mana yang paling menguntungkan. Ini menjelaskan pentingnya sasaran dan tujuan
organisasi
11
Universitas Sumatera Utara
d. Memilih alternatif yang terbaik
Langkah klimaks adalah membuat keputusan , yaitu memilih alternatif yang terbaik bagi
situasi atau keadaan bersangkutan. Kalau pertimbangan lain tidak ada lagi, pilihan harus
jatuh pada alternatif yang paling memenuhi criteria yang ditetapkan dalam model keputusan.
e. Melaksanakan keputusan yang dipilih
Setelah alternatif tindakan dipilih, tidakan itu harus diimplementasikan. Sebuah
keputusan diimplementasikan secara efektif untuk mencapai tujuan. Implementasi yang salah
merugikan suatu keputusan yang baik.
f. Pengendalian dan penilaian.
Setelah keputusan dilaksanakan, hasil-hasilnya harus dipantau dengan membandingkan
hasil yang dicapai dengan hasil yang diharapkan sehingga diketahui perbedaan hasil yang
berguna untuk mengambil tindakan perbaiakn dan pengambilan keputusan yang akan datang.
Secara teoritis peranan yang diberikan sistem informasi akuntansi dalam pengendalian
manajemen adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan
Sistem informasi akuntansi menghasilkan informasi berupa informasi keuangan dan data
akuntansi. Dalam perencanaan data informasi akuntansi telah terjadi di masa lampau tetapi
penting sebagai titik awal merencanakan kegiatan masa depan koordinasi.
12
Universitas Sumatera Utara
2. Koordinasi
Merupakan suatu fungsi manajemen dalam organisasi perusahaan yang memerlukan
kerjasama berupa informasi antar bagian untuk melaksanakan operasi perusahaan misalnya
koordinasi dalam bagian pemasaran, maupun keuangan.
3. Penilaian dan Persiapan
SIA menghasilkan informasi akuntansi yang berasal dari beberapa kegiatan atau fungsi
dalam organisasi. Organisasi tersebur dipakai sebagai dasar untuk menilai prestasi (
Performance evaluation ). Data hasil prestasi dikumpulkan selama kegiatan operasi berjalan
secara periodic. Informasi mengenai pengukuran tersebut dilaporkan kepada para manajer
untuk penilaian dilakukan dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan rencana.
4. Pengambilan Keputusan
Komputer dapat membuat keputusan pada umumnya didasarkan pada kenyataan bahwa
beberapa keputusan bisadiprogramkan sedangkan yang lain tidak bisa diprogramkan.
Dengan adanya job description maka masing-masing bagian mengetahui beberapa hal,
yaitu :
a. Tugas yang harus dilakukan
b. Tanggung jawab dan wewenang yang diberikan
c. Bagaimana hubungan satu jabatan dengan jabatan yang lain
Menurut ilmu manajemen, deskripsi jabatan sangat perlu agar masing-masing bagian
mampu melihat visi dan tujuan perusahaan dan satu hal lagi yang terutama ialah dengan
13
Universitas Sumatera Utara
adanya deskripsi jabatan maka jabatan atau bagian tersebut semakin jelas kedudukannya dan
terorganisir.
Ada tiga unsur penting dalam pembuatan keputusan, yaitu :
a. Data
b. Prosedur Keputusan
c. Pembuatan keputusan
Manajer mengambil keputusan berdasarkan informasi yang berbeda-beda jumlahnya.
Karena itu sering bermanfaat bagi manajer untuk mendekati keputusan seolah-olah keputusan
itu sedang diambil dalam kondisi kepastian, resiko atau ketidakpastian. Sistem pendukung
keputusan semakin penting dalam menyajikan informasi dan analisis yang memadai bagi
manajemen sebagai dasar keputusan tersebut.
Pada perusahaan sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sistem informasi
terpenting, namun bukan merupakan keseluruhan satu-satunya sistem informasi formal,
karena masih ada sistem informasi akuntansi manajemen yang juga merupakan sistem
informasi terpenting. Tujuannya adalah untuk menyajikan kepada manajer informasi yang
berguna dalam mengambil keputusan atau mengarahkan perhatian, baik berupa informasi
keuangan maupun tidak.
5. Pengertian Sistem Informasi
Setiap perusahaan komersial mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk memperoleh laba,
salah satunya adalah untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Dalam mencapai tujuan
tersebut, manajemen harus dapat mengkoordinir secara ekonomis dan rasional, alat-alat
produksi (alam, manusia dan modal ) yang dimiliki oleh perusahaan. Perusahaan tersebut
14
Universitas Sumatera Utara
melakukan aktivitas berdasarkan uraian tugas ( job description ) dibantu oleh formulirformulir dan catatan-catatan yang terkoordinir untuk menyediakan informasi bagi perushaaan
sebagai alat bantu untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk memperoleh gambaran yang cukup
jelas mengenai pengertian sistem informasi akuntansi, peneliti akan mengemukakan beberapa
pendapat mengenai definisi system informasi akuntansi.
Definisi sistem informasi akuntansi yang dikemukakan oleh Cushing dan Romney
(1997:2) dalam buku accounting information system:
“Accounting information system is processes data and transaction to provide to user
with the information they need to plan, control and operate their businesses. To
produce the information decision makers need.”
Menurut Bodnar dan Hapwood definisi system informasi akuntansi yang kemudian
dialihbahasakan oleh Amir Abadi Jusuf (2000:6) sebagai berikut :
“Medefinisikan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) sebagai system berbasis
computer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi.”
Berdasarkan definisi tersebut dapat dijelaskan bahwa sistem informasi akuntansi
merupakan kumpulan manusia dan modal dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab
dalam penyiapan informasi akuntansi keuangan dan juga informasi yang lain yang diperoleh
dari pengolahan data transaksi. Selain itu sistem informasi akuntansi merupakan suatu
komponen organisasi yang menghimpun, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisis dan
mengkomunikasikan informasi akuntani kepada berbagai pihak yang membutuhkan.
Informasi yang diperoleh ini kemudian akan dipergunakan oleh manajemen sebagai dasar
15
Universitas Sumatera Utara
untuk pengambilan keputusan yang penting bagi perusahaan, terutama keputusan perusahaan
dalam masalah perencanaan dan pengendalian.
6. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntasi suatu perusahaan cenderung berbeda dengan perusahaan yang
lain. Bahkan dalam perusahaan itu sendiri, system informasi terus dikembangkan sejalan
dengan kemungkinan perluasan usaha perusahaan, bertambahnya pegawai, berpindahnya
kepemilikan dan sebagainya. Meskipun demikian pada umunya tujuan sistem informasi
akuntansi dalam perusahaan memiliki tujuan dan fungsi yang sama.
Merupakan hal yang penting untuk menentukan tujuan dari sistem informasi akuntansi
sehingga para peneliti dapat memfokuskan kepada elemen-elemen yang merupakan bagian
vital untuk kesuksesan sistem informasi akuntansi. Tapi hal tersebut tidaklah mudah bagi
sistem informasi yang ada untuk mencapai setiap tujuan tersebut.
Tujuan utama sistem informasi akuntansi menurut Wilkinson dalam buku Accounting
Information System ( 2000:8) adalah sebagai berikut :
“ To provide accounting information to a wide variety of users “
Berdasarkan definisi tersebut dapat dijelaskan bahwa pemakai sistem informasi akuntansi
bias dari pemakai dalam perusahaan ( intern ) seperti manajer atau pemakai luar perusahaan
(ekstern) seperti pelanggan. Dan menurut Wilkinson dalam buku Accounting Information
System (2000:8) tujuan spesifik sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :
1. To support the day-to-day operation
2. To support decision making by internal decision makers
16
Universitas Sumatera Utara
3. To Fulfill obligations relating to stewardship
Dengan adanya tujuan-tujuan tersebut maka akan dapat membantu dalam
perencanaan sistem informasi akuntansi, terutama dalam hal menganalisa dan merancang
sistem tersebut agar dapat membentuk sistem informasi akuntansi yang efektif dan
efisien. Tujuan-tujuan tersebut pada dasarnya merupakan proyeksi dari tujuan utama dan
tujuan akhir sistem informasi akuntansi yaitu cepat, efisien dan aman serta dapat
membantu manajemen dalam pengambilan keputusan, perencanaan dan pengendalian.
Demikian pula apabila dilihat dari fungsinya, maka fungsi sistem informasi akuntansi
merupakan pengembangan dari sistem akuntansi, sebagai contoh salah satu fungsi adalah
memberikan informasi bagi pihak intern dan ekstren dan hal ini dapat dipenuhi oleh
sistem informasi akuntansi secara terperinci, seksama dan akurat. Jadi tujuan sistem
informasi akuntansi dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Untuk memberikan informasi akuntansi yang cepat
2. Untuk menghasilkan informasi akuntansi yang efisien
3. Untuk menghasilkan informasi akuntansi yang dapat dipercaya keandalannya
4. Untuk
memberikan
informasi
akuntansi
yang
berguna
untuk
perencanaan,pengendalian dan pengambilan keputusan manajemen.
Dari uraian diatas dapat dijelaskan bahwa suatu sistem informasi akuntansi harus
berguna, tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan dan harus mendatangkan
manfaat bagi perusahaan, serta meningkatkan pelayanan terhadap konsumen dalam
memberikan informasi dari segi ekstern dan intern yang akan berguna bagi perusahaan
dalam rangka mencapai tujuan suatu perusahaan.
17
Universitas Sumatera Utara
Secara umum fungsi sistem informasi akuntansi adalah untuk mendorong seoptimal
mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang
terstruktur yaitu tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya dan secara keseluruhan
informasi akuntansi tersebut mengandung arti yang berguna.
7. Karakteristik Mutu Sistem Informasi Akuntansi
Untuk mendapatkan informasi akuntansi yang baik, informasi akuntansi ini harus
memilili kualitas informasi yang baik dengan cara :
a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas perusahaan.
b. Memproses data menjadi informasi yang berguna bagi pihak perusahaan
c. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah
ditetapkan oleh perusahaan
d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga asset dari suatu perusahaan terjaga.
18
Universitas Sumatera Utara
KAJIAN PUSTAKA
1. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi terdiri dari tiga kata yang mempunyai arti tersendiri, apabila
ketiga kata tersebut digabungkan akan membentuk suatu rumusan atau definisi yang baru.
Berikut ini dijelaskan pengertian ketiga kata tersebut. Menurut Hall (2001:6), “ Sistem adalah
kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang
berfungsi dengan tujuan yang sama”. Sedangkan menurut Kusrini & Koniyo ( 2007:5 ), “
Sistem didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu aturan tertentu”.
Dalam definisi ini sebuah sistem harus terdiri dari atas lebih dari satu bagian atau yang
disebut sebagai komponen yang saling mempunyai tujuan bersama untuk menggabungkan
semua bagian dalam suatu sistem. Setiap sistem terdiri dari subsistem. Subsistem sematamata merupakan masalah perspektif. Sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan,
tetapi ia dapat juga melayani beberapa tujuan. Sistem pada berbagai keadaan, kita akan dapat
merancang sistem infromasi yang lebih baik, produk yang dihasilkan sistem informasi
disebut informasi. Menurut Bodnar & Hopwood (2001:1), “ Informasi adalah data yang
berguna diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”.
Dengan kata lain informasi adalah suatu fakta, data, pengamatan, persepsi atau suatu yang
lain yang siap dioalah untuk menambah pengetahuan, dan apabila dihubungkan dengan data
4
Universitas Sumatera Utara
maka informasi – informasi itu adalah merupakan output ( Keluaran ) dari suatu proses
pengolahan data. Dengan mengamati lebih cermat mekanisme sistem informasi, maka akan
melihat adanya lima tugas atau fungsi yaitu:
a. Pengumpulan data
b. Pemrosesan data
c. Manajemen data
d. Pengendalian dan pengamanan data
e. Pengadaan informasi
Selanjutnya fungsi-fungsi ini terdiri dari serangkaian langkah yang sering disebut siklus
pemrosesan data yang mengubah bentuk data dari beberapa sumber menjadi informasi yang
diperlukan oleh berbagai pemakai.
Sistem informasi sangat berkaitan erat dengan akuntansi. Secara definisi, akuntansi
adalah mencatat, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran dan pelaporan data keuangan yang
sudah diolah yang digunakan dalam pengambilan keputusan ekonomi.
Menurut Wibowo & Abubakar (2008:1), “ Akuntansi (accounting) merupakan proses
identifikasi, pencatatan dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi suatu entitas”.
Pada hakikatnya, akuntansi merupakan sistem informasi. Jelasnya akuntansi merupakan
penerapan teori umum informasi terhadap masalah operasi yang ekonomik dan efisien. Untuk
menghasilkan informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptkan suatu metode pencatatan,
penggolongan, analisis, dan pengendalian transaksi serta kegiatan-kegiatan keuangan,
kemudian melaporkan hasilnya. Akuntansi juga membentuk sebagian besar informasi umum
yang dinyatakan secara kuantitatif. Dalam konteks ini, akuntansi menjadi bagian dari sistem
5
Universitas Sumatera Utara
informasi umum dari suatu kesatuan yang beroperasi, sekaligus menjadi bagian dari suatu
bidang dasar yang dibatasi oleh konsep.
Sedangkan menurut Warren (2005:10), akuntansi adalah “ Sistem informasi yang
memberikan laporan kepada pihak-pihak berkepentingan mengenai aktifitas ekonomi dan
kondisi perusahaan”. Dengan demikian, apabila ketiga kata tersebut dihubungkam maka akan
menghasilkan definisi yang baru. Menurut Widjajanto (2001:4), Sistem informasi akuntansi
adalah
susunan
berbagai
formulir
catatan,
peralatan,
Termasuk
komputer
dan
perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya, dan laporan yang
terkoordinasikan secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi
informasi yang dibutuhkan manajemen.
Dalam Statement of Financial Accounting Concept (SFAC) No.2 yang dikeluarkan oleh
FASB pada bulan Mei 1980, ada dua karakteristik informasi akuntansi yang harus dipenuhi
agar informasi itu berguna bagi para pemakaiannya, yaitu :
a. Bahwa informasi itu harus relevan dengan pengambilan keputusan tertentu dan dapat
dipercaya.
b. Informasi yang bersifat historis adalah informasi yang timbul dari transaksi
pertukaran yang benar – benar terjadi.
6
Universitas Sumatera Utara
2. Akuntansi Sebagai Suatu Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan
keputusan. Informasi bisa diperoleh dari sistem atau disebut juga dengan processing system
atau information generating system.
Sistem merupakan sumber daya yang akan diperlukan untuk mengubah input menjadi
output dan informasi merupakan data yang sudah diolah sehingga berguna dalam
pengambilan keputusan. Dengan kata lain, informasi adalah fakta yang mempunyai arti dan
berguna untuk mencapai tujuan karena informasi merupakan hasil akhir atau suatu sistem
informasi. Sistem informasi didefinisikan sebagai berikut : Menurut Hall (2001:9). “ Sistem
informasi ( information system ) adalah serangkaian prosedur formal dimana data
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna”.
Mengamati lebih cermat mekanisme sistem informasi ada lima tugas yang perlu diketahui
yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, penyimpanan data, dan
pengadaan informasi. Selanjutnya tugas ini terdiri dari serangkaian langkah-langkah yang
sering disebut siklus pemrosesan data mengubah bentuk data dari berbagai sumber menjadi
informasi yang diperlukan oleh berbagai pemakai.
Akuntansi yang merupakan alat penting bagi perusahaan melaksanakan beberapa tahapan
tugas dari mekanisme sistem informasi. Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Setiap
perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi karena akuntansi memenuhi semua
persyaratan sistem informasi. Akan tetapi sistem tersebut terbatas dalam arti informasi yang
disediakan pada umumnya hanya dinyatakan dalam nilai uang.
7
Universitas Sumatera Utara
Akuntansi dan sistem informasi sangat berkaitan erat. Dimana, dalam siklus akuntansi,
input data diperoleh dari adanya transaksi, sementara outputnya adalah laporan-laporan
keuangan. Dalam mengubah bentuk data menjadi keluaran yang diinginkan, sistem
pemrosesan data transaksi memerlukan berbagai elemen.
Elemen-elemen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, buku besar dan arsip,
laporan dan dokumen keluaran, bagan perkiraan dan sistem pengkodean lainnya, jejak audit,
metode pemrosesan serta kondisi dan cara pengamanan. Elemen-elemen ini dirancang
menjadi sistem pemrosesan transaksi.
Dalam pemrosesan transaksi pertama sekali dilakukan pengumpulan data. Data
meruapakan bahan yang akan diolah sistem. Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya
menjadi informasi. Operasi memanipulasi data meliputi pengklasifikasian, penyortiran,
penghitungan, dan pengikhtisaran.
Penyortiran yaitu penyusunan catatan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode. Sedangkan
pengikhtisaran memberikan kode pada data tertentu. Penghitungan berperan dalam
mengoperasikan data dan pengiktisaran data yang telah disarikan, disintetis, menjadi bentuk
total, sub total, rata-rata, dan seterusnya. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat
pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk
membentuk suatu database.
Sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi. Output yang dihasilkan
berupa informasi yang lebih bermanfaat daripada data yang belum dikelola. Informasi
tersebut adalah berupa dokumen, laporan-laporan keuangan yaitu neraca, laporan laba rugi
(income statement) dan laporan perubahan modal.
8
Universitas Sumatera Utara
Output tersebut dihasilkan dalam dua cara, pertama dengan suatu tindakan, maksudnya
output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali
pesanan pelanggan diisi. Kedua, output dibuat berdasarkan jadwal waktu, yaitu output
dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya adalah cek gaji yang disiapkan untuk setiap
bulannya.
Siklus akuntansi adalah merupakan sistem yang melakukan pengolahan data dan
menghasilkan laporan keuangan yang dapat dijadikan alat untuk mendukung pelaksanaan
pengambilan keputusan. Keadaan ini menunjukkan bahwa akuntansi merupakan suatu sistem
informasi yang sering disebut juga sistem informasi akuntansi.
3. Unsur-unsur Pengambilan Keputusan
Pembahasan sebelumnya telah menekankan bahwa pemrosesan transaksi merupakan
tujuan yang penting dari sistem informasi perusahaan. Namun sistem informasi masih
mempunyai tujuan yang lebih penting lagi yaitu mendukung pengambilan keputusan
manajerial.
Untuk memenuhi tujuan ini diperlukan pengumpulan dan penyimpanan data yang
relevan, pemrosesan data tersebut melalui model-model keputusan, dan menyajikan
informasi yang dibutuhkan melalui keluaran seperti laporan manajerial.
Untuk menyusun daftar rinci dari informasi yang dibutuhkan, kita dapatkan isi dan sifat
informasi, (2) menyusun kebutuhan akan informasi khusus menurut beberapa dimensi pokok,
dan (3) memberikan informasi yang dibutuhkan kepada setiap manajer berdasarkan
kebutuhan individual.
9
Universitas Sumatera Utara
Isi informasi dinilai dengan membandingkannya dengan kegunaannya dalam pengambilan
keputusan tertentu.
Agar pengambilan keputusan dapat lebih rendah, maka perlu diketahui unsurunsur/komponen-komponen dari pengambilan keputusan tersebut.Unsur-unsur / komponenkomponen dari pengambilan keputusan menurut Iqbal (2002:11) adalah sebagai berikut:
a. Tujuan dari pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah sebelumnya/di luar
jangkauan manusia.
b. Indentifikasi alternatife-alternatif keputusan untuk memecahkan masalah.
c. Perhitungan mengenai factor-faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya/di luar
jangkauan manusia.
d. Sarana atau alat untuk mengevaluasi atau mengukur hasil dari suatu pengambilan
keputusan.
Para manajer suatu perusahaan membutuhkan informasi untuk membantu mereka dalam
pengambilan keputusan perencanaan dan pengendalian. Dalam menentukan kebutuhan
informasi tertentu, seorang analis informasi berusaha memaksimalkan nilai informasi yang
dikomunikasi kepada setiap manajer dalam perusahaan tersebut. Secara operasional, analis
tersebut melakukan analisis kebutuhan informasi yang terinci bersama-sama dengan setiap
manajer. Analis ini mengindentifikasi berbagai keputusan yang dibuat setiap manajer dan
mengaitkan setiap keputusan dengan isi dan sifat informasi yang dibutuhkan. Analisis ini
mempertimbangkan juga gaya keputusan dari setiap manajer
Jenis jenis pengambilan keputusan berdasarkan programnya, menurut Iqbal, (2002:17)
ada dua, yaitu:
a. Pengambilan keputusan yang terprogram
Pengambilan keputusan yang terprogram adalah pengambilan keputusan yang sifatnya
rutinitas, berulang-berulang, dan cara menanganinya telah ditentukan.
10
Universitas Sumatera Utara
b. Pengambilan keputusan tidak terprogram
Pengambilan keputusan tidak terprogram adalah pengambilan keputusan yang tidak
rutinitas dan sifatnya unik sehingga memerlukan pemecahan yang khusus. Pengambilan
keputusan tidak terprogram ini digunakan untuk menyelesaikan masalah yang tidak
terstruktur.
4. Proses Pengambilan Keputusan
Proses pengambilan keputusan merupakan tahap-tahap yang harus dilalui atau digunakan
untuk membuat keputusan. Adapun proses pengambilan keputusan agar dapat menghasilkan
keputusan yang dimiliki nilai dan kualitas dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Indentifikasi Masalah
Jika masalah tidak diindentifikasi dengan tepat, apapun keputusan yang dibuat tidak akan
menuju kearah pemecahan masalah.
b. Membuat alternatif.
Setelah masalah diindentifikasi,dibuat alternatif yang layak terhadap masalah dan
berbagai konsekuensi yang mungkin terjadi atas setiap alternatif. Proses menyelidiki
lingkungan internal dan eksternal organisasi untuk menghasilkan iecnformasi yang bias
digunakan dalam membuat alternatif yang mungkin.
c. Penilaian alternatif
Setiap alternatif pemecahan harus dibandingkan satu sama lain dengan melihat hasil
mana yang paling menguntungkan. Ini menjelaskan pentingnya sasaran dan tujuan
organisasi
11
Universitas Sumatera Utara
d. Memilih alternatif yang terbaik
Langkah klimaks adalah membuat keputusan , yaitu memilih alternatif yang terbaik bagi
situasi atau keadaan bersangkutan. Kalau pertimbangan lain tidak ada lagi, pilihan harus
jatuh pada alternatif yang paling memenuhi criteria yang ditetapkan dalam model keputusan.
e. Melaksanakan keputusan yang dipilih
Setelah alternatif tindakan dipilih, tidakan itu harus diimplementasikan. Sebuah
keputusan diimplementasikan secara efektif untuk mencapai tujuan. Implementasi yang salah
merugikan suatu keputusan yang baik.
f. Pengendalian dan penilaian.
Setelah keputusan dilaksanakan, hasil-hasilnya harus dipantau dengan membandingkan
hasil yang dicapai dengan hasil yang diharapkan sehingga diketahui perbedaan hasil yang
berguna untuk mengambil tindakan perbaiakn dan pengambilan keputusan yang akan datang.
Secara teoritis peranan yang diberikan sistem informasi akuntansi dalam pengendalian
manajemen adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan
Sistem informasi akuntansi menghasilkan informasi berupa informasi keuangan dan data
akuntansi. Dalam perencanaan data informasi akuntansi telah terjadi di masa lampau tetapi
penting sebagai titik awal merencanakan kegiatan masa depan koordinasi.
12
Universitas Sumatera Utara
2. Koordinasi
Merupakan suatu fungsi manajemen dalam organisasi perusahaan yang memerlukan
kerjasama berupa informasi antar bagian untuk melaksanakan operasi perusahaan misalnya
koordinasi dalam bagian pemasaran, maupun keuangan.
3. Penilaian dan Persiapan
SIA menghasilkan informasi akuntansi yang berasal dari beberapa kegiatan atau fungsi
dalam organisasi. Organisasi tersebur dipakai sebagai dasar untuk menilai prestasi (
Performance evaluation ). Data hasil prestasi dikumpulkan selama kegiatan operasi berjalan
secara periodic. Informasi mengenai pengukuran tersebut dilaporkan kepada para manajer
untuk penilaian dilakukan dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan rencana.
4. Pengambilan Keputusan
Komputer dapat membuat keputusan pada umumnya didasarkan pada kenyataan bahwa
beberapa keputusan bisadiprogramkan sedangkan yang lain tidak bisa diprogramkan.
Dengan adanya job description maka masing-masing bagian mengetahui beberapa hal,
yaitu :
a. Tugas yang harus dilakukan
b. Tanggung jawab dan wewenang yang diberikan
c. Bagaimana hubungan satu jabatan dengan jabatan yang lain
Menurut ilmu manajemen, deskripsi jabatan sangat perlu agar masing-masing bagian
mampu melihat visi dan tujuan perusahaan dan satu hal lagi yang terutama ialah dengan
13
Universitas Sumatera Utara
adanya deskripsi jabatan maka jabatan atau bagian tersebut semakin jelas kedudukannya dan
terorganisir.
Ada tiga unsur penting dalam pembuatan keputusan, yaitu :
a. Data
b. Prosedur Keputusan
c. Pembuatan keputusan
Manajer mengambil keputusan berdasarkan informasi yang berbeda-beda jumlahnya.
Karena itu sering bermanfaat bagi manajer untuk mendekati keputusan seolah-olah keputusan
itu sedang diambil dalam kondisi kepastian, resiko atau ketidakpastian. Sistem pendukung
keputusan semakin penting dalam menyajikan informasi dan analisis yang memadai bagi
manajemen sebagai dasar keputusan tersebut.
Pada perusahaan sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sistem informasi
terpenting, namun bukan merupakan keseluruhan satu-satunya sistem informasi formal,
karena masih ada sistem informasi akuntansi manajemen yang juga merupakan sistem
informasi terpenting. Tujuannya adalah untuk menyajikan kepada manajer informasi yang
berguna dalam mengambil keputusan atau mengarahkan perhatian, baik berupa informasi
keuangan maupun tidak.
5. Pengertian Sistem Informasi
Setiap perusahaan komersial mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk memperoleh laba,
salah satunya adalah untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Dalam mencapai tujuan
tersebut, manajemen harus dapat mengkoordinir secara ekonomis dan rasional, alat-alat
produksi (alam, manusia dan modal ) yang dimiliki oleh perusahaan. Perusahaan tersebut
14
Universitas Sumatera Utara
melakukan aktivitas berdasarkan uraian tugas ( job description ) dibantu oleh formulirformulir dan catatan-catatan yang terkoordinir untuk menyediakan informasi bagi perushaaan
sebagai alat bantu untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk memperoleh gambaran yang cukup
jelas mengenai pengertian sistem informasi akuntansi, peneliti akan mengemukakan beberapa
pendapat mengenai definisi system informasi akuntansi.
Definisi sistem informasi akuntansi yang dikemukakan oleh Cushing dan Romney
(1997:2) dalam buku accounting information system:
“Accounting information system is processes data and transaction to provide to user
with the information they need to plan, control and operate their businesses. To
produce the information decision makers need.”
Menurut Bodnar dan Hapwood definisi system informasi akuntansi yang kemudian
dialihbahasakan oleh Amir Abadi Jusuf (2000:6) sebagai berikut :
“Medefinisikan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) sebagai system berbasis
computer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi.”
Berdasarkan definisi tersebut dapat dijelaskan bahwa sistem informasi akuntansi
merupakan kumpulan manusia dan modal dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab
dalam penyiapan informasi akuntansi keuangan dan juga informasi yang lain yang diperoleh
dari pengolahan data transaksi. Selain itu sistem informasi akuntansi merupakan suatu
komponen organisasi yang menghimpun, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisis dan
mengkomunikasikan informasi akuntani kepada berbagai pihak yang membutuhkan.
Informasi yang diperoleh ini kemudian akan dipergunakan oleh manajemen sebagai dasar
15
Universitas Sumatera Utara
untuk pengambilan keputusan yang penting bagi perusahaan, terutama keputusan perusahaan
dalam masalah perencanaan dan pengendalian.
6. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntasi suatu perusahaan cenderung berbeda dengan perusahaan yang
lain. Bahkan dalam perusahaan itu sendiri, system informasi terus dikembangkan sejalan
dengan kemungkinan perluasan usaha perusahaan, bertambahnya pegawai, berpindahnya
kepemilikan dan sebagainya. Meskipun demikian pada umunya tujuan sistem informasi
akuntansi dalam perusahaan memiliki tujuan dan fungsi yang sama.
Merupakan hal yang penting untuk menentukan tujuan dari sistem informasi akuntansi
sehingga para peneliti dapat memfokuskan kepada elemen-elemen yang merupakan bagian
vital untuk kesuksesan sistem informasi akuntansi. Tapi hal tersebut tidaklah mudah bagi
sistem informasi yang ada untuk mencapai setiap tujuan tersebut.
Tujuan utama sistem informasi akuntansi menurut Wilkinson dalam buku Accounting
Information System ( 2000:8) adalah sebagai berikut :
“ To provide accounting information to a wide variety of users “
Berdasarkan definisi tersebut dapat dijelaskan bahwa pemakai sistem informasi akuntansi
bias dari pemakai dalam perusahaan ( intern ) seperti manajer atau pemakai luar perusahaan
(ekstern) seperti pelanggan. Dan menurut Wilkinson dalam buku Accounting Information
System (2000:8) tujuan spesifik sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :
1. To support the day-to-day operation
2. To support decision making by internal decision makers
16
Universitas Sumatera Utara
3. To Fulfill obligations relating to stewardship
Dengan adanya tujuan-tujuan tersebut maka akan dapat membantu dalam
perencanaan sistem informasi akuntansi, terutama dalam hal menganalisa dan merancang
sistem tersebut agar dapat membentuk sistem informasi akuntansi yang efektif dan
efisien. Tujuan-tujuan tersebut pada dasarnya merupakan proyeksi dari tujuan utama dan
tujuan akhir sistem informasi akuntansi yaitu cepat, efisien dan aman serta dapat
membantu manajemen dalam pengambilan keputusan, perencanaan dan pengendalian.
Demikian pula apabila dilihat dari fungsinya, maka fungsi sistem informasi akuntansi
merupakan pengembangan dari sistem akuntansi, sebagai contoh salah satu fungsi adalah
memberikan informasi bagi pihak intern dan ekstren dan hal ini dapat dipenuhi oleh
sistem informasi akuntansi secara terperinci, seksama dan akurat. Jadi tujuan sistem
informasi akuntansi dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Untuk memberikan informasi akuntansi yang cepat
2. Untuk menghasilkan informasi akuntansi yang efisien
3. Untuk menghasilkan informasi akuntansi yang dapat dipercaya keandalannya
4. Untuk
memberikan
informasi
akuntansi
yang
berguna
untuk
perencanaan,pengendalian dan pengambilan keputusan manajemen.
Dari uraian diatas dapat dijelaskan bahwa suatu sistem informasi akuntansi harus
berguna, tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan dan harus mendatangkan
manfaat bagi perusahaan, serta meningkatkan pelayanan terhadap konsumen dalam
memberikan informasi dari segi ekstern dan intern yang akan berguna bagi perusahaan
dalam rangka mencapai tujuan suatu perusahaan.
17
Universitas Sumatera Utara
Secara umum fungsi sistem informasi akuntansi adalah untuk mendorong seoptimal
mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang
terstruktur yaitu tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya dan secara keseluruhan
informasi akuntansi tersebut mengandung arti yang berguna.
7. Karakteristik Mutu Sistem Informasi Akuntansi
Untuk mendapatkan informasi akuntansi yang baik, informasi akuntansi ini harus
memilili kualitas informasi yang baik dengan cara :
a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas perusahaan.
b. Memproses data menjadi informasi yang berguna bagi pihak perusahaan
c. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah
ditetapkan oleh perusahaan
d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga asset dari suatu perusahaan terjaga.
18
Universitas Sumatera Utara