T1 682007045 Full text
Rancang Bangun Data Repositori Biro Penelitian Publikasi Dan
Pengabdian Masyarakat
Universitas Kristen Satya Wacana
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
Untuk memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Peneliti :
Penidas Fiodinggo Tanaem 682007045
Andeka Rocky Tanaamah, S.E., M.Cs.
Frederik Samuel Papilaya, S.Kom., M.Cs.
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Juni
2013
i
ii
iii
iv
v
Lembar Pernyataan
Tugas akhir yang berikut ini:
Judul
:
Rancang Bangun Data Repositori Biro Penelitian Publikasi Dan
Pengabdian Maysrakat Universitas Kristen Satya Wacana
Pembimbing : 1. Andeka Rocky Tanaamah, SE., M.Cs.
2. Frederik Samuel Papilaya, S.Kom., M.Cs.
Adalah benar hasil karya saya:
Nama
: Penidas Fiodinggo Tanaem
NIM
: 682007045
Saya menyatakan tidak mengambil sebagian atau seluruhnya dari hasil karya orang lain kecuali
sebagaimana yang tertulis pada daftar pustaka.
Pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam
penulisan karya ilmiah.
Salatiga, 2013
Penidas Fiodinggo Tanaem
vi
Rancang Bangun Data Repository Biro Penelitian Publikasi dan
Pengabdian Masyarakat
Universitas Kristen Satya Wacana
(Studi Kasus: Biro Penelitian Publikasi Dan Pengabdian
Masyarakat UKSW)
1
Penidas Fiodinggo Tanaem, 2)Andeka Rocky Tanaamah, 3)Frederik S. Papilaya
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50771, Indonesia
Email : 1)fiodinggo_penidas@yahoo.com, 2)atanaamah@yahoo.com,
3)
samuel.papilaya@gmail.com
Abstract
Publication Research and Society Dedication Agent is an institution that is active in
publication, research and society dedication field that operates in the area of Satya Wacana
Christian University and has function to build up the culture of research and dedication of
lecturers, to develop publication practice, and also to help developing research institution in
study program area, Faculty, and university based on critical, creative, principle and positive
participation and also to make Salatiga city as the object of society dedication of Satya Wacana
Christian University. There is a repository or digital library which becomes a subdivision of
technology development nowadays which gives great contribution for each individual and group
who uses it in delivering information. To answer this defiance, it is prominent to have a digital
library. By using System Development Life Cycle (SDLC) method, it will help to build a
desired application through making use of waterfall model, since this model applies a serial
feature in every process that exists. Therefore, this research is expected to produce an application
that is able to successfully keep all research data recorded in Publication Research and Society
Dedication Agent to be delivered in more effective and efficient forms.
Keywords : Publication Research and Society Dedication Agent, System Development Life
Cycle (SDLC), Waterfall, Digital Library.
Biro penelitian publikasi dan pengabdian masyarakat merupakan salah satu badan yang
bergerak dalam bidang penelitian, publikasi, dan pengabdian masyarakat yang beroperasi dalam
lingkungan Universitas Kristen Satya Wacana yang berfungsi untuk membangun budaya
penelitian dan pengabdian dalam diri dosen, mengembangkan budaya publikasi,
mengembangkan institusi penelitian pada aras program studi, fakultas dan universitas
berdasarkan partisipasi yang kritis, kreatif, prinsipil, positif dan menjadikan kota Salatiga sebaga
sasaran pengabdian masyarakat Universitas Kristen Satya Wacana. Adapun repository atau
perpustakaan digital yang menjadi bagian dari perkembangan teknologi pada saat ini, yang
1
Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
Staff Pengajar Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
3)
Staff Pengajar Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
2)
vii
mampu memberikan kontribusi besar bagi setiap individu maupun kelompok yang
menggunakannya dalam menyediakan informasi. Untuk menjawab tantangan tersebut maka
perlu adanya perpustakaan digital. Dengan menggunakan metode System Development Life
Cycle (SDLC) sangat membantu dalam hal membangun sebuah aplikasi yang diinginkan dengan
memanfaatkan model waterfall, karena model ini bersifat serial pada setiap proses yang ada.
Dengan demikian, penelitian ini diharapkan menghasilkan aplikasi yang dapat menyimpan atau
merekap data-data penelitian yang ada pada biro penelitian publikasi dan pengabdian masyarakat
dengan baik untuk bisa disajikan dalam bentuk – bentuk yang jauh lebih efektif dan efisien.
Kata Kunci: Biro penelitian publikasi dan pengabdian masyarakat, System Development Life
Cycle
(SDLC),
Waterfall,
Perpustakaan
digital.
viii
1. Pendahuluan
Peran informasi sudah tidak bisa dipisahkan lagi dari peradaban manusia, dikarenakan
kebutuhan akan informasi semakin meningkat saat ini. Bisa dibayangkan apabila dizaman
sekarang suatu organisasi atau perusahaan dalam mendapatkan informasi belum menggunakan
bantuan teknologi, dengan demikian maka kinerja system yang di hasilkan tidak akan efektif dan
efisien. Salah satu bentuk kongkrit dari peranan teknologi adalah teknologi mampu mengoleksi,
dan menghasilkan data atau informasi dengan mudah dan cepat. Kemudahan dalam mengoleksi
data membuat volume data menjadi semakin besar dan terus bertambah, kemudian dari hasil
mengoleksi data tersebut maka dapat mempermudah organisasi dalam menganalisis data tersebut
sehingga menghasilkan informasi dan pengetahuan yang bermanfaat. Dengan demikian maka
perkembangan teknologi sangat membantu kinerja dari suatu organisasi.
Dilain pihak, teknologi web terus berkembang dan terus dirasakan oleh setiap lapisan
masyarakat. Teknologi web sekarang sudah menjadi bagian hidup bagi hampir setiap orang.
Teknologi web mempengaruhi bagaimana cara seseorang hidup, belajar, bekerja, bermain dan
bersosialisasi. Hal ini dapat dilihat dengan kemudahan masyarakat dalam mengakses informasi
yang dibutuhkan dari manapun mereka berada, dengan menggunakan teknologi apapun (Mobile
Phone, PC, dan teknologi-teknologi terbaru) tanpa mengenal status sosial, budaya, dan politik.
Teknologi web merupakan suatu ruang informasi dimana sumber-sumber daya yang berguna
diidentifikasi oleh pengenalan global yang disebut Uniform Resource Identifier (URI). Sebuah
halaman web dapat diakses dengan cara menuliskan URLnya atau mengikuti link yang menuju
kepadanya dengan menggunakan browser. Hal tersebut secara langsung dapat manjelaskan
kerateristik dari teknologi web, Salah satunya adalah kemudahan dalam mengakses halaman
web.
Tantangan baru teknologi informasi khususnya untuk para penyedia informasi adalah
bagaimana menyalurkan informasi dengan cepat, tepat, dan global. Perpustakaan sebagai salah
satu penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting didunia informasi, mau tidak mau
harus memikirkan kembali bentuk yang tepat untuk menjawab tantangan ini. salah satunya
adalah dengan mewujudkan perpustakaan digital yang terhubung dalam jaringan komputer.
Penelitian perpustakaan digital mulai berkembang pesat sejak tahun 1990 diiringi dengan
kemajuan jaringan komputer yang memungkinkan pengaksesan informasi dari satu tempat
ketempat yang lain yang sangat jauh dalam waktu singkat [1]. Repository atau perpustakaan
digital yang menjadi bagian dari perkembangan teknologi pada saat ini, mampu memberikan
kotribusi besar bagi setiap organisasi yang menggunakannya. Hal ini dikarenakan manfaat dan
tujuan dari repository tersebut. Repository sendiri merupakan tempat dimana data disimpan dan
dipelihara. Dalam bukti nyata pada sebuah universitas, materi yang tersimpan dapat berupa
artikel-artikel dari jurnal riset baik sebelum (preprint) ataupn setelah dicetak (postprint), digital
format dari skripsi, thesis, disertasi dan juga mungkin merupakan kumpulan data digital pada
kegiatan akademik seperti dokumen administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan
lainnya.
Disisi lain, Biro Penelitian, Publikasi, dan Pengabdian Masyarakat (BP3M) adalah
sebuah badan yang bergerak dalam bidang penelitian, publikasi dan pengabdian masyarakat yang
beroperasi dalam lingkungan Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) dan bernaung dibawah
1
Pembantu Rektor V. BP3M memiliki tujuan antara lain untuk mengembangkan budaya
penelitian dan pengabdian masyarakat dalam diri para dosen, mengembangkan budaya publikasi,
mengembangkan institusi penelitian pada aras program studi, Fakultas dan universitas,
memperkuat kepemimpinan gereja-gereja (Pendukung), terutama di wilayah-wilayah yang
strategis untuk membangun partisipasi gereja berdasarkan yang kritis, kreatif, prinsipil, positif,
dan menjadikan kota Salatiga sebagai sasaran pengabdian masyarakat UKSW. Oleh karena itu
BP3M membutuhkan media yang relefan dan mudah diakses oleh semua kalangan untuk
mempublikasi hasil dari penelitian-penelitian yang telah dilakukan maupun sedang dilakukan.
Berdasarkan permasalahan yang diutarakan sebelumnya, maka BP3M perlu untuk menata
kembali cara penyimpanan dan pengolahan data penelitian agar informasi yang dihasilkan lebih
akurat dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan kebijakan maupun langkah teknis dalam
mengelola data-data penelitian yang ada pada BP3M. Dengan memanfaatkan teknologi web
sebagai media penyimpanan dan pengolahan data penelitian secara lebih baik dan
terkomputerisasi merupakan salah satu alternatif dalam mengatasi kendala yang ada. Dengan
demikian penulisan ini bertujuan untuk menjawab permasalahan yang ada melalui rancang
bangun data repository Biro Penelitian, Publikasi, dan Pengabdian Masyarakat Universitas
Kristen Satya Wacana. Tujuan yang ingin dicapai dari tugas akhir ini adalah untuk membuat
aplikasi data repository untuk Biro Penelitian, Publikasi, dan Pengabdian Masyarakat Universitas
Kristen Satya Wacana berbasis web dalam mengoleksi dan mengelola dokumen-dokumen
penelitian secara lebih baik dan terkomputerisasi.
2. Kajian Pustaka
Sebuah repositori adalah sebuah sarana untuk mengumpulkan, mengatur dan
menyebarkan dokuman dalam bentuk digital, yang mana merupkan output dari sebuah organisasi
khusunya hasil riset dari organisasi trsebut. Repositori memiliki hubungan erat dengan digital
library, seperti mengumpulkan, menyimpan, mengklasifikasikan, membuat katalog, dan
memberikan akses ke konten digital, ini analog dengan fungsi perpustakaan konvensional.
Dalam penelitian di Jepang, sebuah proyek yang diberi nama NACSIS-ELS (National
Center For Science Information System-Electronic Library System) merupakan sebuah Digital
Library yang menyimpan jurnal penelitian, majalah ilmiah dan data-data yang berhubungan
dengan penelitian ilmiah lainnya. Masalah mendasar pada penelitian NACSIS-ELS ini adalah
sistem penyimpan data yang menggunakan page image, karena itu kemudian penelitiannya
dilanjutkan dengan merubah sistem dengan page image menjadi full text [1].
Perpustakaan digital dilihat dari jenis filenya bisa dibagi dua, Full Text dan Page Image,
yang masing-masing memiliki kelebihan sebagai berikut :
1. Full Text
Pemrosesan dan manipulasi data lebih mudah.
Ukuran data lebih kecil.
Data terformat dalam SGML(Standard Generalized Markup Language).
2. Page Image
Sesuai untuk sistem browsing.
Tidak memerlukan font karena berupa file image.
2
Tidak memerlukan biaya besar dalam pembuatan (low cost).
Mengembangkan sistem perpustakaan dengan cara menggabungkan arsitektur digital
library system dan library management system. Penggabungan kedua arsitektur ini ditempuh
dengan memasukkan beberapa komponen library management system (Circulation, Fines,
Admin, Import, dan Export) kedalam arsitektur digital library system. Dengan metode ini maka
komponen tersebut dapat digunakan bersama melalui web browser (sharable) secara online.
Pada lapisan enabling component terdapat DBWraper aplikasi DBMS yang mengelola alur kerja
sama dengan process engine, tempat dimana web application diletakkan [2]. Pemanfaatan digital
resource tidak menggantikan pentingnya non-digital resource. Kebutuhan pengguna untuk
mencari non-digital resource meningkat keluar dari lingkup lokal. Keberadaan digital resource
dan non-digital resouce saling mendukung dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Teknologi
web yang diterapkan dalam digital library mampu memperluas cakupan pencarian referensi,
namun tidak menyediakan informasi non-digital resource. Sebaliknya library management
system mampu menyediakan informasi non-digital resouce secara baik pada lingkup lokal,
namun tidak menyediakan digital resource. Dengan demikian perlu dikembangkan agar mampu
memenuhi kebutuhan pemanfaatan digital resource dan non-digital resource pada skala yang
lebih luas.
Sebuah repository adalah sebuah tempat online untuk mengumpulkan, mengatur dan
menyebarkan dokumen dalam bentuk digital, yang mana merupkan output dari sebuah organisasi
khusunya hasil riset dari organisasi tersebut. Repository memiliki hubungan erat dengan digital
library, seperti mengumpulkan, menyimpan, mengklasifikasikan, membuat katalog, dan
memberikan akses ke konten digital, ini analog dengan fungsi perpustakaan konvensional.
Repository merupakan saluran baru yang bertujuan untuk penataan kontribusi universitas
untuk dunia yang lebih luas sehingga institusi lebih dikenal oleh public baik itu secara nasional
maupun internasional. Perguruan tinggi yang menawarkan kepada masyarakat luas untuk
pengelolaan dan penyebaran materi digital yang dibuat oleh lembaga dan anggota masyarakat
[3]. Repository adalah sebuah konsep baru untuk mengumpulkan, mengelola, menyebarkan dan
melestarikan karya-karya ilmiah civitas perguruan tinggi. Hasil karya tersebut dikelola dalam
bentuk digital untuk dimanfaatkan kembali dalam menunjang kegiatan akademik. Adanya digital
repository dalam sebuah perguruan tinggi diharapkan dapat menjadi salah satu pendukung proses
mengajar, tidak hanya dilingkungan akademik tetapi juga masyarakat luas.[4]
Pada dasarnya, perpustakaan itu sendiri adalah repository dan para pustakawannya dapat
dikatakan sebagai petugas yang selalu menangani pengelolaan repository. Repository merupakan
konteks yang lebih luas daripada kontek digital library. Lebih lanjut dikatakannya digital library
adalah sebagai perpustakaan pertama dan utama serta dibangun atas prinsip-prinsip abadi dari
manajemen informasi. [5]
Perpustakaan digital dapat dipahami sebagaimana perpustakaan pada umumnya, dimana
memiliki koleksi, layanan, petugas, pengunjung, dan lain-lain. Perbedaan antara perpustakaan
digital dan perpustakaan pada umumnya yakni pada koleksi yang dikelola serta pada layanan
pengguna informasi perpustakaan. Pada perpustakaan digital, koleksi-koleksi pustaka sebagian
atau seluruhnya tersedia dalam bentuk digital atau elektronik. Juga selain itu, pada aspek
pengaksesan dimana aplikasi ini dapat diakses dari manapun penggunanya berada. Sedangkan
3
perpustakaan pada umumnya, pengunjung harus datang ke lokasi dan mencari informasi atau
pustaka yang dibutuhkan, maka pada perpustakaan digital pengunjung cukup menggunakan
jaringan komunikasi melalui internet.
Pemrosesan data menjadi sebuah informasi yang diinginkan dari perpustakaan digital
dilakukan melalui berbagai proses dan menggunakan berbagai sarana. Computer based
information system adalah sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer untuk
melakukan sebagian atau seluruh proses yang dibutuhkan oleh pengguna. Dalam melakukan
pemrosesan informasi berbasis komputer, terdapat beberapa komponen dasar yang harus tersedia
yakni : hardware, software, basis data, network, procedure, people.
Pengembangan web secara tradisional bekerja secara tradisional bekerja secara
synchronously, antara aplikasi dengan server, setiap kali melakukan link atau melakukan operasi
“submit” pada form. Caranya, browser mengirim data ke server, server merespon dan seluruh
halaman web akan di refresh. [6]
Web Browser
HTML, Image,
CSS, JavaScipt
HTML, CSS
User
Interface
Data
Ajax
Engine
Database
HTTP
Request
JavaScript Call
Web server
Query/Data
request
Gambar 1. Arsitektur Model AJAX [6]
Aplikasi web yang bekerja dengan AJAX, bekerja secara asynchronously, yang berarti
mengirim dan menerima data dari user ke server tanpa perlu me-load kembali seluruh halaman,
melainkan hanya melakukan pergantian pada bagian web yang hendak diubah. Penggunaan
AJAX meulai populer ketika digunakan oleh google pada tahun 2005. [6]
Untuk mengetahui bagaimana konsep dari Ajax, perlu untuk diketahui bagaimana sebuah
web browser memproses sebuah request dan menerima sebuah response dari web server. Standar
yang digunakan web browser pada saat ini adalah HTTP (HyperText Transfer Protocol). HTTP
digunakan oleh web browser untuk mengirim request dari website ke web server dan kemudian
menerima response dari web server. HTTP request berkerja seperti email, memberitahukan
kapan request dikirim, berisi header yang memberitahu apa yang harus dilakukan server dan
bagaimana menghandle request tersebut. Terdapat banyak metode request yang ada, tetapi yang
paling sering digunakan adalah GET dan POST. Menggunakan metode GET ataupun POST
dalam malakukan request data dan menerima balasan dari server dengan format standar. Format
standar yang diterima dari server adalah XML, JSON (Javascript Object Nation), dan teks.
Pada langkah analisis masalah, terdapat masalah yang teridentifikasi dan yang dianalisis
untuk menjadi acuan dalam rancang bagun data repositori BP3M. BP3M dijadikan sasaran
karena organisasi tersebut yang bergerak dalam bidang penelitian, publikasi, dan pengabdian
masyarakat perlu untuk membenahi data repositori yang ada pada saat ini dengan lebih
memperhatikan prosedur-prosedur yang ada pada BP3M.
4
Adapun tujuan dari setiap prosedur yang ada dimaksud untuk menjamin agar penelitian
yang dilakukan oleh staf pengajar berjalan sesuai dengan program yang ditetapkan dalam upaya
memenuhi Tri Dharma Perguruan Tinggi, peningkatan kompetensinya yang bermanfaat untuk
pengayaan dan peningkatan mutu bahan pengajar serta pengembangan teknologi terapan.
Adapun prosedur yang dimaksud meliputi proses pengusulan, pelaksanaan dan evaluasi serta
publikasi hasil penelitian.
3. Metodologi Penelitian
Sistem yang akan dibangun menggunakan metode System Development Life Cycle
(SDLC) karena metode SDLC sangat membantu dalam membuat software aplikasi yang sesuai
dengan harapan konsumen, dapat berjalan efektif dan efisien dalam infrastruktur teknologi
nformasi sekarang dan pada masa yang akan datang. Aplikasi yang dikembangkan untuk
merespon berbagai kebutuhan pihak konsumen. Ada beberapa model SDLC, yaitu: waterfall,
fountain, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize, tetapi
yangdigunakan dalam penelitian ini adalah model waterfall.
Requirements
Design
Code
Test
Maintenance
Gambar 2. Model waterfall pada SDLC [7]
Metode SDLC menjadi perhatian sangat istimewa pada proses rekayasa perangkat lunak
karena dengan metode ini sangat menentukan sukses tidaknya sebuah aplikasi yang dibangun.
Menggunakan model waterfall karena model ini bersifat serial pada setiap proses yang ada.
Adapun proses-proses yang terdapat pada model waterfall, antara lain:
Tahapan requirements yang harus dilakukan adalah menentukan permasalahan yang
dihadapi oleh user, menentukan kebutuhan sistem secara lengkap, menentukan kebutuhan
hardware dan software yang akan digunakan.
Tahapan kedua adalah desain sistem, desain sistem yang digunakan pada analisis ini
adalah pemodelan dengan Unified Modelling Language (UML).
Desain sistem dilakukan setelah mendapat gambaran yang jelas dari sistem yang akan
dibuat. Data yang telah didesain dalam tahapan desain sistem selanjutnya akan
dituangkan dalam bentuk aplikasi yaitu dengan melakukan pengkodean.
Pengkodean program dibuat menggunakan query PHP dan basis data yang berbasis SQL.
Tahap Pengujian dilakukan untuk dapat mengetahui kondisi sistem (aplikasi) yang
5
dibangun apakah telah berjalan sesuai dengan rancangan sistem yang telah ditentukan
sebelumnya.
Tahapan Pemeliharaan merupakan tahapan akhir yang dilakukan yang mana aplikasi
yang dibangun selalu diadakan kontrol guna dapat memantau perkembangan aplikasi.
Use Case diagram pada gambar 3 menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis
besar dan juga mempresentasikan peran user administratorpada aplikasi data repository yang
dibangun serta menggambarkan fungsi sistem yang dapat di berikan kepada user Administrator.
Lihat Pengumuman
Lihat Proposal
Kelola User
Liha Berita
Lihat Penelitian
Kelola PenelitianKelola Pengumuman
Kelola Proposal Penelitian
Lihat Data Download
Kelola Berita Kelola Data Download
Kelola Status Pengusulan
Proposal
Administrator
Login
Kelola Data Proses Penelitian
Kelola Status Penelitian Terpisah
Kelola Proses Publikasi
Kelola Data Fakultas
Kelola Data Proses Penelitian
Kelola Data Program Studi
Kelola Status Publikasi
Kelola Proses Proposal
Gambar 3 Diagram Use Case Administrator
Use Case diagram pada gambar 4 menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis
besar dan juga mempresentasikan peran user Member pada aplikasi data repository yang
dibangun serta menggambarkan fungsi sistem yang dapat di berikan kepada user Member.
Kelola Account
Lihat Berita
Lihat Pengumuman
Member
Login
Download
Lihat Penelitian
Lihat Status Penelitian
Download
Gambar 4 Diagram Use Case Member
6
Use Case diagram pada gambar 5 menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis
besar dan juga mempresentasikan peran user Tamu pada aplikasi data repository yang dibangun
serta menggambarkan fungsi sistem yang dapat di berikan kepada user Tamu.
Lihat Berita
Lihat Pengumuman
Tamu
Download
Gambar 5 Diagram Use Case Tamu
Dalam penggunaannya, data repository BP3M dibagi menjadi tiga tingkatan user yaitu
administrator, member dan tamu. Ketiganya memiliki hak akses yang berbeda dalam
mengoperasikan aplikasi data repository BP3M. User Administrator dalam use case diagram
memiliki beberapa use case, yaitu: use case login aplikasi, use case kelola berita, use case
pengumuman, use case kelola user, use case kelola Fakultas, use case kelola program studi, use
case kelola penelitian, use case kelola status pengusulan proposal, use case kelola data proses
penelitian, use case kelola status penelitian terpisah, use case kelola status publikasi, use case
kelola proposal penelitian, use case kelola proses proposal, use case kelola proses penelitian, use
case kelola proses publikasi. Manage user yang dimaksudkan adalah user administrator. User
Tamu dalam use case diagram memiliki beberapa use case, yaitu: use case lihat berita, use case
lihat pengumuman, use case download. Aktor Member dalam use case diagram memiliki
beberapa use case, yaitu: use case lihat penelitian, use case status penelitian, use case download.
Activity Diagram Prosedur Status Pengusulan Proposal
7
Administrator
Mulai
Sosialisasi Undangan
Proposal
Konfirmasi Balik
Lanjut
Sosialisasi Undangan
Proposal Ke Dosen
Lanjut
Konfirmasi Balik
Pedoman Undangan
Proposal
Lanjut
Konfirmasi Balik
Menyusun
Proposal
Lanjut Konfirmasi Balik
Pengantar tanda
Konfirmasi Kembali tangan kajur
Lanjut
Verivikasi Kelengkapan
Administrasi
Lanju
Legalisir
Konfirmasi Balik
Konfirmasi Balik
Konfirmasi Balik
Lanjut
Rek\ap dan
Kirim Konfirmasi Balik
Lanjut
Penerimaan
Proposal
Lanjut
Evaluasi
Lanjut
Selesai
Gambar 6 Activity Diagram Prosedur Status Pengusulan Proposal
Pada gambar 6 yang merupakan Activity Diagram prosedur status pengusulan proposal
memberikan gambaran bahwa seorang administrator akan melakukan proses penentuan status
setiap proposal. Penentuan status ini akan dilakukan dari tahap ke tahap berdasarkan prosedur
kerja pengusulan proposal penelitian yang ada pada BP3M. Dimana setiap tahap memiliki aksi,
diantaranya aksi lanjut atau konfirmasi lanjut dan konfirmasi kembali. Hal ini di tentukan juga
sejauh mana tahap yang diproses. Adapun prosedur kerja pengusulan proposal penelitian antara
lain: Kepala Biro bersama staff BP3M mensosialisasikan permintaan proposal kepada Program
Studi / Fakultas menggunakan surat pemberitahuan undangan proposal. Kemudian Program
Studi / Fakultas menginformasikan permintaan proposal kepasa dosen. Kemudian, Proposal di
susun berdasarkan kompetensi staf pengajar yang di atur oleh Program Studi / Fakultas. Format
proposal disusun sesuai dengan kebutuhan. Setelah itu Proposal yang di ajukan ke BP3M harus
di sertai surat pengantar yang di tandatanganiketua Program Studi / Fakultas. Setelah kelengkapa
tersebut telah di lengkapi Kepala biro dan staf BP3M memproses proposal penelitian yang di
ajukan peneliti. Proposal yang tidak memenuhi persyaratan diumumkan oleh pegawai BP3M
kepada peneliti dan tembusan kepada ketua Program Studi / Fakultas/dekan di lingkungan
UKSW. Proposal yang telah memenuhi syarat kelengkapan administrasi dikirimkan oleh
pegawai BP3M ke lembaga yang berkepentingan untuk dilakukan evaluasi dan persetujuan
pendanaannya. Untuk penelitian yang dibiayai dari UKSW, pegawai BP3M harus melibatkan
Tim ahli sesuai kompetensi. Permintaan tim ahli menggunakan surat permintaan review.
Activity Diagram Prosedur Status Penelitian
8
Administrator
Mulai
Pengumuman
Pendanaan Proposal
Lanjut
Konfirmasi Balik
Sosialisasi Hasil
Proposal Yang di danai
Lanjut Konfirmasi Balik
Koordinasi dan
monitoring
Lanjut
Konfirmasi Balik
Pelaksanaan
penelitian
Lanjut Konfirmasi Balik
Makalah
Seminar
Lanjut
Konfirmasi Balik
Menyusun
Laporan
LanjutKonfirmasi Balik
Laporan
Konfirmasi Balik
Lanjut
Desimasi Hasil
Penelitian
Selesai
Gambar 7 Activity Diagram Prosedur Status Penelitian
Pada gambar 7 yang merupakan Activity Diagram prosedur status penelitian, seorang
administrator akan melakukan proses penentuan status penelitian setiap proposal. Penentuan
status ini akan dilakukan dari tahap ke tahap berdasarkann prosedur kerja pelaksanaan penelitian.
Dimana setiap tahap memiliki aksi, diantaranya aksi lanjut atau konfirmasi lanjut dan konfirmasi
kembali. Hal ini di tentukan juga sejauh mana tahap yang diproses. Adapun prosedur kerja
pelaksanaan penelitian antara lain: Pegawai BP3M mensosialisasikan hasil evaluasi proposal
yang telah disetujui pelaksanaan dan pembiayaan kepada Program Studi / Fakultas. Program
Studi / Fakultas menindaklanjuti hasil persetujuan proposal dengan memberitahukan kepada staf
pengajar yang bersangkutan. Pegawai BP3M melakukan koordinasi dengan memberikan
pengarahan pada peneliti yang bersangkutan berkaitan dengan tugas-tugas kegiatan penelitian
yang diusulkan dan disetujui pelaksanaannya menggunakan prosedur komunikasi internal.
Selama pelaksanaan kegiatan penelitian, peneliti diwajibkan mengisi buku kerja kegiatan
penelitian. Untuk penilaian kemajuan kegiatan penelitian, pegawai BP3M melaksanakan
monitoring selama 1(satu) kali per kegiatan penelitian menggunakan formulir monitoring
pelaksanaan penelitian. Hasil-hasil monitoring dan evaluasi di sampaikan kepada ketua sebagai
laporan dan Program Studi / Fakultas sebagai bahan pertimbangan evaluasi pengembangan SDM
di unit masing-masing.
Kegiatan penelitian sebelum di laporkan dalam bentuk laporan akhir penelitian,
diwajibkan untuk dilakukan seminar internal di BP3M/Program Studi / Fakultas yang di fasilitasi
oleh BP3M, makalah seminar mengikuti format makalah seminar yang di hadiri oleh seluruh
dosen Program Studi / Fakultas menggunakan prosedur komunikasi internal. Laporan akhir
kegiatan disusun oleh peneliti dengan format laporan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Peneliti menyerahkan laporan akhir kepada pegawai BP3M 10 hari sebelum batas akhir
pengumpulan laporan akhir sesuai kontrak dengan menggunakan formulir pengantar laporan
9
akhir dari Program Studi / Fakultas dan BP3M memberikan surat tanda terima penyerahan
laporan akhir menggunakan formulir data kendali pengumpulan laporan akhir penelitian.
Pegawai BP3M akan memproses penerbitan Surat Keterangan Karya Deposit (SKKD) berkaitan
dengan penulisan laporan akhir penelitian ke pihak yang berwenang menerbitkan SKKD
menggunakan surat pengusulan SKKD. Pegawai BP3M juga akan memasukan kegiatan
penelititan ke basis data staf pengajar dan mengirimkan hasilnya ke Program Studi / Fakultas dan
ke PPMA-UKSW menggunakan softcopy pada CD.
Activity Diagram Prosedur Status Publikasi
Administrator
Mulai
Konfirmasi Balik
Legalisasi
Laporan
Lanjut
Input Ke
database
Konfirmasi Balik
Lanjut
Penerbitan
SKKD
Konfirmasi Balik
Lanjut
Publikasi
Selesai
Gambar 8 Activity Diagram Prosedur Status Publikasi
Pada gambar 8 yang merupakan relasi antar tabel yang digunakan pada aplikasi data
repositori bp3m, seorang administrator akan melakukan proses penentuan status publikasi setiap
proposal berdasarkan prosedur kerja pelaksanaan publikasi yang ada pada BP3M. Penentuan
status ini akan dilakukan dari tahap ke tahap seperti yang ada pada prosedur-prosedur yang
lainnya. Adapun prosedur pelaksanaan publikasi antara lain: Penelitian wajib mendesiminasikan
hasil-hasil penelitiannya pada media yang relevan. Pegawai BP3M melakukan pengelolaan basis
data dan publikasi ilmiah melalui website UKSW/LITBAMAS.
10
Gambar 9 Class Diagram Repository BP3M
Gambar 9 merupakan relasi yang memperlihatkan himpunan tabel-tabel, kolaborasi, serta
himpunan antar tabel yang saling berhubungan. Setiap tabel dalam diagram tabel terdiri dari
nama nama tabel, atribut.
4. Hasil Penelitian Dan Implementasi Pengujian
Dari setiap sampel penelitian yang didapat, memiliki entitas antara lain: id, kode, judul
penelitian, peneliti, Fakultas, jenis penelitian, sumber dana, total anggaran, file dalam bentuk
PDF, dan tanggal masuknya proposal. Dari keseluruhan entitas tersebut akan diinputkan kedalam
basis data dengan bantuan sistem. Hal ini sangat membantu dalam hal pengelompokan data
nantinya. Pada gambar 10 yang merupakan output aplikasi.
11
Gambar 10 Tampilan Form Input Proposal
Adapun dalam proses penentuan prosedur kerja pengusulan proposal, terdapat beberapa
aksi dan dari setiap aksi tersebut sebagai berikut: sosialisasi undangan proposal, sosialisasi
undangan proposal ke dosen, pedoman undangan proposal, menyusun proposal, pengantar
tandatangan kepala jurusan, penerimaan proposal, verivikasi kelengkapan administrasi, legalisir,
rekap dan kirim, penerimaan proposal, evaluasi dan finish.
Dari setiap aksi yang ada tersebut akan diberi status dari tiga status yaitu berhenti,
konfirmasi balik, dan konfirmasi lanjut. Status berhenti akan diberikan apabila sebuah sampel
sampai pada salah satu aksi dan tidak pernah ada konfirmasi. Status konfirmasi balik akan
diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salah satu aksi dan harus konfirmasi kembali pada
aksi sebelumnya. Status konfirmasi lanjut apabila sebuah sampel sampai pada salah satu aksi dan
dilakukan konfirmasi lanjut. Pada gambar 11 dapat dilihat output dari aplikasi.
Gambar 11 Tampilan Prosedur Kerja Pengusulan Proposal
Pada proses penentuan prosedur pelaksanaan penelitian bisa di lakukan apabila prosedur
kerja pengusulan proposal telah sampai pada aksi finish. Pada prosedur pelaksanaan penelitian
12
memiliki beberapa aksi. Adapun terdapat beberapa aksi yang memiliki cabang aksi. Setiap aksi
tersebut antara lain: pengumuman pendanaan proposal, sosialisasi hasil yang didanai (aksi ini
memiliki aksi cabang antara lain: informasi kepada jurusan dan informasi kepada dosen),
koordinasi dan monitoring (aksi ini memiliki tiga aksi cabang antaralain: menyusun laporan
monitoring, laporan monitoring kepda diraktur LPPM, dan laporan monitoring kepada jurusan),
pelaksanaan penelitian, makalah seminar (memiliki cabang yaitu seminar), menyusun laporan,
laporan (aksi ini memiliki beberapa aksi cabang antara lain: tanda tangan pengantar laporan
akhir, penyerahan laporan, melengkapi laporan), desiminasi hasil laporan dan finish.
Dari setiap aksi tersebut akan diberikan status dari tiga status yaitu: berhenti, konfirmasi
balik dan konfirmasi lanjut. Status berhenti diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salah
satu aksi dan tidak ada konfirmasi maka dianggap berhenti. Status konfirmasi balik akan
diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salahsatu aksi dan harus dikonfirmasi kembali aksi
sebelumnya. Status konfirmasi lanjut akan diberikan apabila sebuah sampel sampai pada
salahsatu aksi dan dilakukan konfirmasi lajut kepada aksi selanjutnya. Begitu pula dengan
penilaian yang ada pada aksi cabang. pada aksi yang memiliki aksi cabang hanya bisa
dikonfirmasi lanjut apabila semua aksi cabangnya telah dikonfirmasi lanjut. Pada gambar 12
dapat dilihat output program dari prosedur pelaksanaan penelitian.
Gambar 12 Tampilan Prosedur Pelaksanaan Penelitian
Proses penentuan prosedur publikasi bisa lakukan apabila prosedur pelaksanaan
penelitian telah mencapai aksi finish. Pada prosedur publikasi terdapat beberapa aksi dan aksi
cabang yang digunakan, antara lain: legalisir (aksi ini memiliki aksi cabang yaitu: penerimaan
laporan), input ke basis data (terdapat aksi cabang pada aksi ini yaitu: data kegiatan penelitian),
penerbitan SKKD (terdapat aksi cabang pada aksi ini yaitu: SKKD oleh dosen), publikasi dan
finish.
Dari setiap aksi tersebut akan diberikan status dari tiga statu yaitu: berhenti, konfirmasi
balik dan konfirmasi lanjut. Status berhenti diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salah
satu aksi dan tidak ada konfirmasi maka dianggap berhenti. Status konfirmasi balik akan
diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salahsatu aksi dan harus dikonfirmasi kembali aksi
13
sebelumnya. Status konfirmasi lanjut akan diberikan apabila sebuah sampel sampai pada
salahsatu aksi dan dilakukan konfirmasi lajut kepada aksi selanjutnya. Begitu pula dengan
penilaian yang ada pada aksi cabang. pada aksi yang memiliki aksi cabang hanya bisa
dikonfirmasi lanjut apabila semua aksi cabangnya bernilai telah dikonfirmasi lanjut. Pada
gambar 13 dapat dilihat output dari prosedur publikasi.
Gambar 13 Tampilan Prosedur Publikasi
Proses penentuan hasil penelitian hanya akan bisa di jalankan apabila suatu data telah
sukses melewati setiap prosedur yang ada. Pada proses ini akan dilakukan perubahan data dari
data proposal penelitian menjadi sebuah karya ilmiah yang siap untuk di publikasikan. Pada
proses ini akan ditambahkan entitas pada sampel data antara lain tahun publikasi, abstract dan
keyword. Pada gambar 14dapat dilihat output program.
14
Gambar 14 Tampilan Hasil Penelitian
Setelah merubah data penelitian maka laporan dari hasil tersebut dapat dilihat dalam
format PDF. Berikut adalah pada gambar 15 yang merupakan output program.
Gambar 15 Report Penelitian
Adapun kriteria yang dijadikan acuan dalam melakukan pengujian data repository BP3M
adalah dengan validasi. Dalam menguji validitas proses bisnis sistem, pengujian dilakukan
dengan menginputkan sejumlah data pada unit sistem utama yang telah diintegrasikan menjadi
satu kesatuan dalam aplikasi data repository BP3M yaitu pengujian pada unit sistem login
admin, penentuan status pengusulan proposal, penentuan status penelitian, dan penentuan status
publikasi. Sehingga dengan menguji tiap unit sistem tadi secara bersamaan dengan unit sistem
lainnya, tujuan melakukan pengujian sistem keseluruhan secara prinsip dapat terpenuhi
dikarenakan semua unit sistem tersebut memiliki output yang saling terkait satu sama lain. Tabel
1 menunjukkan tabel pengujian validitas sistem yang telah dilakukan
No
1
Point Pengujian
Proses login
Tabel 1 Tabel Pengujian Validitas Sistem
Validasi Input
Data Input
Username
Bukan Username
Data Username
15
Hasil Uji
Gagal
Berhasil Login
Status Uji
Berhasil
Berhasil
Password
2
Penentuan Status
Proposal
Konfirmasi
Tanggal Masuk
Keterangan
3
Penentuan Status
Penelitian
Konfirmasi
Tanggal Masuk
Keterangan
2
Penentuan Status
Publikasi
Konfirmasi
Tanggal Masuk
Keterangan
Bukan Password
Data Password
Data Konfirmasi
Gagal
Berhasil Login
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Data Tanggal
Bukan Data
Tanggal
Data Keterangan
Keterangan
Kosong
Data Konfirmasi
Berhasil
Gagal
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Gagal
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Data Tanggal
Bukan Data
Tanggal
Data Keterangan
Keterangan
Kosong
Data Konfirmasi
Berhasil
Gagal
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Gagal
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Data Tanggal
Bukan Data
Tanggal
Data Keterangan
Keterangan
Kosong
Berhasil
Gagal
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Gagal
Berhasil
Berhasil
Dari hasil uji validitas yang ditunjukkan pada Tabel 1 semua point antara lain proses
login admin, penentuan status pengusulan proposal, penentuan status penelitian, dan penentuan
status publikasi. berhasil melewati uji validitas yang dilakukan dengan memasukkan sejumlah
data acak pada field isian yang terdapat dalam data repository BP3M. Hal tersebut mengandung
arti bahwa output dan input sistem telah sesuai dengan yang diharapkan.
Berdasarkan hasil pengujian sistem yang telah dilakukan yang diperlihatkan pada Tabel 1
pada aplikasi data repository BP3M telah memenuhi uji validitas dan uji performa dengan baik
karena hasil pengujian menunjukkan bahwa aplikasi data repository BP3M UKSW memiliki
hasil uji yang masih dalam batas toleransi. Sehingga web aplikasi tersebut layak untuk digunakan
dan diterapkan dalam dunia usaha khususnya pada BP3M UKSW. Perbandingan sistem manual
dan data repository BP3M terlihat pada Tabel 2.
Proses
Tabel 2 Tabel Perbandingan Proses Manual Dan Proses Software
Manual
Software
Pencatatan Pengusulan
Proposal
Proses dilakukan dengan
bantuan Microsoft Excel
Data di-input ke dalam basis data kemudian
ditampilkan di halaman website
Penentuan Prosedur
Pengusulan Proposal
Biasanya tidak dilakukan
pencatatan
Proses Dilakukan melalui aplikasi sehingga
lebih praktis dan informasi lebih mudah dilihat
Penentuan Prosedur
Penelitian
Proses dilakukan dengan
menggunakan bantuan
Microsoft Excel
Biasanya tidak dilakukan
pencatatan
Proses Dilakukan melalui aplikasi sehingga
lebih praktis dan informasi lebih mudah dilihat
Penentuan Prosedur
Publikasi
Proses Dilakukan melalui aplikasi sehingga
lebih praktis dan informasi lebih mudah dilihat.
16
5. Kesimpulan
Dari hasil pengujian dan pembahasan yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan
bahwa aplikasi ini diharapkan dapat merekap data-data penelitian dengan baik dan dari data-data
tersebut dapat dibuat menjadi beberapa report yang jauh lebih efisien, dan aplikasi ini dibuat
sesuai dengan data yang dibutuhkan. Dengan mengimplementasikan data repository BP3M akan
lebih mudah dalam memperoleh informasi, sehingga diharapkan lebih efektif dibandingkan
menggunakan cara manual, serta dapat menghasilkan informasi dalam bentuk laporan-laporan
yang disajikan dengan tepat waktu dan akurat, sehingga membantu dalam proses merekap
keseluruhan data proposal yang diajukan dan data hasil penelitian. Dengan adanya data
repository BP3M juga dapat digunakan sebagai acuan yang membantu dalam proses belajar
mengajar di UKSW. Sistem yang tidak terlalu rumit dan user friendly membuat aplikasi ini
mudah diakses oleh para pengguna internet.
6. Daftar Pustaka
[1] Wahono, Romi Satria, Digital Library, 1998, Chalenges And Role Toward 21 st Century.
http://romisatriawahono.net/publications/1998/romi-tekno98.pdf. diakses tanggal 3
Oktober 2012.
[2] Irawan, Yudie, 2011, Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Application,
http://doc.google.co.id/. Diakses tanggal 17 Oktober 2012.
[3] Lync, Clifford A., 2003, Institutional Repositoryes; Essentian Infrastructure for Scholarship
in the Digital Age. http://www.art.org/resources/pubs/br/be226/br226.shtml. diakses
tanggal 8 Oktober 2012.
[4] Supriyanto, W. and Muhsin, A. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta:
Penerbit Kanusius.
[5]
MacColl,
J.,
2006.
The
Institutional
in
the
Digital
Library.
http://www.era.lib.ed.ac.uk/bitstream/1842/858/1/Chapter_1.pdf. Diakses tanggal 8
Oktober 2012.
[6] Sunyoto, Andi, 2007, “Web Dengan Teknologi Asynchronouse JavaScript & XML”,
Yogyakarta : Andi Offet.
[7] Sommerville, Ian, 2000, Software Engineering 6th Edition : A Practitioner’s Approach,
Amerika Serikat : R.S. Pressman And Associates.
[8] Sahulatu, Stephanie, 2011. Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di Universitas
Kristen Indonesia Maluku. Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya
Wacana.
17
Pengabdian Masyarakat
Universitas Kristen Satya Wacana
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
Untuk memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Peneliti :
Penidas Fiodinggo Tanaem 682007045
Andeka Rocky Tanaamah, S.E., M.Cs.
Frederik Samuel Papilaya, S.Kom., M.Cs.
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Juni
2013
i
ii
iii
iv
v
Lembar Pernyataan
Tugas akhir yang berikut ini:
Judul
:
Rancang Bangun Data Repositori Biro Penelitian Publikasi Dan
Pengabdian Maysrakat Universitas Kristen Satya Wacana
Pembimbing : 1. Andeka Rocky Tanaamah, SE., M.Cs.
2. Frederik Samuel Papilaya, S.Kom., M.Cs.
Adalah benar hasil karya saya:
Nama
: Penidas Fiodinggo Tanaem
NIM
: 682007045
Saya menyatakan tidak mengambil sebagian atau seluruhnya dari hasil karya orang lain kecuali
sebagaimana yang tertulis pada daftar pustaka.
Pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam
penulisan karya ilmiah.
Salatiga, 2013
Penidas Fiodinggo Tanaem
vi
Rancang Bangun Data Repository Biro Penelitian Publikasi dan
Pengabdian Masyarakat
Universitas Kristen Satya Wacana
(Studi Kasus: Biro Penelitian Publikasi Dan Pengabdian
Masyarakat UKSW)
1
Penidas Fiodinggo Tanaem, 2)Andeka Rocky Tanaamah, 3)Frederik S. Papilaya
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50771, Indonesia
Email : 1)fiodinggo_penidas@yahoo.com, 2)atanaamah@yahoo.com,
3)
samuel.papilaya@gmail.com
Abstract
Publication Research and Society Dedication Agent is an institution that is active in
publication, research and society dedication field that operates in the area of Satya Wacana
Christian University and has function to build up the culture of research and dedication of
lecturers, to develop publication practice, and also to help developing research institution in
study program area, Faculty, and university based on critical, creative, principle and positive
participation and also to make Salatiga city as the object of society dedication of Satya Wacana
Christian University. There is a repository or digital library which becomes a subdivision of
technology development nowadays which gives great contribution for each individual and group
who uses it in delivering information. To answer this defiance, it is prominent to have a digital
library. By using System Development Life Cycle (SDLC) method, it will help to build a
desired application through making use of waterfall model, since this model applies a serial
feature in every process that exists. Therefore, this research is expected to produce an application
that is able to successfully keep all research data recorded in Publication Research and Society
Dedication Agent to be delivered in more effective and efficient forms.
Keywords : Publication Research and Society Dedication Agent, System Development Life
Cycle (SDLC), Waterfall, Digital Library.
Biro penelitian publikasi dan pengabdian masyarakat merupakan salah satu badan yang
bergerak dalam bidang penelitian, publikasi, dan pengabdian masyarakat yang beroperasi dalam
lingkungan Universitas Kristen Satya Wacana yang berfungsi untuk membangun budaya
penelitian dan pengabdian dalam diri dosen, mengembangkan budaya publikasi,
mengembangkan institusi penelitian pada aras program studi, fakultas dan universitas
berdasarkan partisipasi yang kritis, kreatif, prinsipil, positif dan menjadikan kota Salatiga sebaga
sasaran pengabdian masyarakat Universitas Kristen Satya Wacana. Adapun repository atau
perpustakaan digital yang menjadi bagian dari perkembangan teknologi pada saat ini, yang
1
Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
Staff Pengajar Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
3)
Staff Pengajar Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
2)
vii
mampu memberikan kontribusi besar bagi setiap individu maupun kelompok yang
menggunakannya dalam menyediakan informasi. Untuk menjawab tantangan tersebut maka
perlu adanya perpustakaan digital. Dengan menggunakan metode System Development Life
Cycle (SDLC) sangat membantu dalam hal membangun sebuah aplikasi yang diinginkan dengan
memanfaatkan model waterfall, karena model ini bersifat serial pada setiap proses yang ada.
Dengan demikian, penelitian ini diharapkan menghasilkan aplikasi yang dapat menyimpan atau
merekap data-data penelitian yang ada pada biro penelitian publikasi dan pengabdian masyarakat
dengan baik untuk bisa disajikan dalam bentuk – bentuk yang jauh lebih efektif dan efisien.
Kata Kunci: Biro penelitian publikasi dan pengabdian masyarakat, System Development Life
Cycle
(SDLC),
Waterfall,
Perpustakaan
digital.
viii
1. Pendahuluan
Peran informasi sudah tidak bisa dipisahkan lagi dari peradaban manusia, dikarenakan
kebutuhan akan informasi semakin meningkat saat ini. Bisa dibayangkan apabila dizaman
sekarang suatu organisasi atau perusahaan dalam mendapatkan informasi belum menggunakan
bantuan teknologi, dengan demikian maka kinerja system yang di hasilkan tidak akan efektif dan
efisien. Salah satu bentuk kongkrit dari peranan teknologi adalah teknologi mampu mengoleksi,
dan menghasilkan data atau informasi dengan mudah dan cepat. Kemudahan dalam mengoleksi
data membuat volume data menjadi semakin besar dan terus bertambah, kemudian dari hasil
mengoleksi data tersebut maka dapat mempermudah organisasi dalam menganalisis data tersebut
sehingga menghasilkan informasi dan pengetahuan yang bermanfaat. Dengan demikian maka
perkembangan teknologi sangat membantu kinerja dari suatu organisasi.
Dilain pihak, teknologi web terus berkembang dan terus dirasakan oleh setiap lapisan
masyarakat. Teknologi web sekarang sudah menjadi bagian hidup bagi hampir setiap orang.
Teknologi web mempengaruhi bagaimana cara seseorang hidup, belajar, bekerja, bermain dan
bersosialisasi. Hal ini dapat dilihat dengan kemudahan masyarakat dalam mengakses informasi
yang dibutuhkan dari manapun mereka berada, dengan menggunakan teknologi apapun (Mobile
Phone, PC, dan teknologi-teknologi terbaru) tanpa mengenal status sosial, budaya, dan politik.
Teknologi web merupakan suatu ruang informasi dimana sumber-sumber daya yang berguna
diidentifikasi oleh pengenalan global yang disebut Uniform Resource Identifier (URI). Sebuah
halaman web dapat diakses dengan cara menuliskan URLnya atau mengikuti link yang menuju
kepadanya dengan menggunakan browser. Hal tersebut secara langsung dapat manjelaskan
kerateristik dari teknologi web, Salah satunya adalah kemudahan dalam mengakses halaman
web.
Tantangan baru teknologi informasi khususnya untuk para penyedia informasi adalah
bagaimana menyalurkan informasi dengan cepat, tepat, dan global. Perpustakaan sebagai salah
satu penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting didunia informasi, mau tidak mau
harus memikirkan kembali bentuk yang tepat untuk menjawab tantangan ini. salah satunya
adalah dengan mewujudkan perpustakaan digital yang terhubung dalam jaringan komputer.
Penelitian perpustakaan digital mulai berkembang pesat sejak tahun 1990 diiringi dengan
kemajuan jaringan komputer yang memungkinkan pengaksesan informasi dari satu tempat
ketempat yang lain yang sangat jauh dalam waktu singkat [1]. Repository atau perpustakaan
digital yang menjadi bagian dari perkembangan teknologi pada saat ini, mampu memberikan
kotribusi besar bagi setiap organisasi yang menggunakannya. Hal ini dikarenakan manfaat dan
tujuan dari repository tersebut. Repository sendiri merupakan tempat dimana data disimpan dan
dipelihara. Dalam bukti nyata pada sebuah universitas, materi yang tersimpan dapat berupa
artikel-artikel dari jurnal riset baik sebelum (preprint) ataupn setelah dicetak (postprint), digital
format dari skripsi, thesis, disertasi dan juga mungkin merupakan kumpulan data digital pada
kegiatan akademik seperti dokumen administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan
lainnya.
Disisi lain, Biro Penelitian, Publikasi, dan Pengabdian Masyarakat (BP3M) adalah
sebuah badan yang bergerak dalam bidang penelitian, publikasi dan pengabdian masyarakat yang
beroperasi dalam lingkungan Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) dan bernaung dibawah
1
Pembantu Rektor V. BP3M memiliki tujuan antara lain untuk mengembangkan budaya
penelitian dan pengabdian masyarakat dalam diri para dosen, mengembangkan budaya publikasi,
mengembangkan institusi penelitian pada aras program studi, Fakultas dan universitas,
memperkuat kepemimpinan gereja-gereja (Pendukung), terutama di wilayah-wilayah yang
strategis untuk membangun partisipasi gereja berdasarkan yang kritis, kreatif, prinsipil, positif,
dan menjadikan kota Salatiga sebagai sasaran pengabdian masyarakat UKSW. Oleh karena itu
BP3M membutuhkan media yang relefan dan mudah diakses oleh semua kalangan untuk
mempublikasi hasil dari penelitian-penelitian yang telah dilakukan maupun sedang dilakukan.
Berdasarkan permasalahan yang diutarakan sebelumnya, maka BP3M perlu untuk menata
kembali cara penyimpanan dan pengolahan data penelitian agar informasi yang dihasilkan lebih
akurat dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan kebijakan maupun langkah teknis dalam
mengelola data-data penelitian yang ada pada BP3M. Dengan memanfaatkan teknologi web
sebagai media penyimpanan dan pengolahan data penelitian secara lebih baik dan
terkomputerisasi merupakan salah satu alternatif dalam mengatasi kendala yang ada. Dengan
demikian penulisan ini bertujuan untuk menjawab permasalahan yang ada melalui rancang
bangun data repository Biro Penelitian, Publikasi, dan Pengabdian Masyarakat Universitas
Kristen Satya Wacana. Tujuan yang ingin dicapai dari tugas akhir ini adalah untuk membuat
aplikasi data repository untuk Biro Penelitian, Publikasi, dan Pengabdian Masyarakat Universitas
Kristen Satya Wacana berbasis web dalam mengoleksi dan mengelola dokumen-dokumen
penelitian secara lebih baik dan terkomputerisasi.
2. Kajian Pustaka
Sebuah repositori adalah sebuah sarana untuk mengumpulkan, mengatur dan
menyebarkan dokuman dalam bentuk digital, yang mana merupkan output dari sebuah organisasi
khusunya hasil riset dari organisasi trsebut. Repositori memiliki hubungan erat dengan digital
library, seperti mengumpulkan, menyimpan, mengklasifikasikan, membuat katalog, dan
memberikan akses ke konten digital, ini analog dengan fungsi perpustakaan konvensional.
Dalam penelitian di Jepang, sebuah proyek yang diberi nama NACSIS-ELS (National
Center For Science Information System-Electronic Library System) merupakan sebuah Digital
Library yang menyimpan jurnal penelitian, majalah ilmiah dan data-data yang berhubungan
dengan penelitian ilmiah lainnya. Masalah mendasar pada penelitian NACSIS-ELS ini adalah
sistem penyimpan data yang menggunakan page image, karena itu kemudian penelitiannya
dilanjutkan dengan merubah sistem dengan page image menjadi full text [1].
Perpustakaan digital dilihat dari jenis filenya bisa dibagi dua, Full Text dan Page Image,
yang masing-masing memiliki kelebihan sebagai berikut :
1. Full Text
Pemrosesan dan manipulasi data lebih mudah.
Ukuran data lebih kecil.
Data terformat dalam SGML(Standard Generalized Markup Language).
2. Page Image
Sesuai untuk sistem browsing.
Tidak memerlukan font karena berupa file image.
2
Tidak memerlukan biaya besar dalam pembuatan (low cost).
Mengembangkan sistem perpustakaan dengan cara menggabungkan arsitektur digital
library system dan library management system. Penggabungan kedua arsitektur ini ditempuh
dengan memasukkan beberapa komponen library management system (Circulation, Fines,
Admin, Import, dan Export) kedalam arsitektur digital library system. Dengan metode ini maka
komponen tersebut dapat digunakan bersama melalui web browser (sharable) secara online.
Pada lapisan enabling component terdapat DBWraper aplikasi DBMS yang mengelola alur kerja
sama dengan process engine, tempat dimana web application diletakkan [2]. Pemanfaatan digital
resource tidak menggantikan pentingnya non-digital resource. Kebutuhan pengguna untuk
mencari non-digital resource meningkat keluar dari lingkup lokal. Keberadaan digital resource
dan non-digital resouce saling mendukung dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Teknologi
web yang diterapkan dalam digital library mampu memperluas cakupan pencarian referensi,
namun tidak menyediakan informasi non-digital resource. Sebaliknya library management
system mampu menyediakan informasi non-digital resouce secara baik pada lingkup lokal,
namun tidak menyediakan digital resource. Dengan demikian perlu dikembangkan agar mampu
memenuhi kebutuhan pemanfaatan digital resource dan non-digital resource pada skala yang
lebih luas.
Sebuah repository adalah sebuah tempat online untuk mengumpulkan, mengatur dan
menyebarkan dokumen dalam bentuk digital, yang mana merupkan output dari sebuah organisasi
khusunya hasil riset dari organisasi tersebut. Repository memiliki hubungan erat dengan digital
library, seperti mengumpulkan, menyimpan, mengklasifikasikan, membuat katalog, dan
memberikan akses ke konten digital, ini analog dengan fungsi perpustakaan konvensional.
Repository merupakan saluran baru yang bertujuan untuk penataan kontribusi universitas
untuk dunia yang lebih luas sehingga institusi lebih dikenal oleh public baik itu secara nasional
maupun internasional. Perguruan tinggi yang menawarkan kepada masyarakat luas untuk
pengelolaan dan penyebaran materi digital yang dibuat oleh lembaga dan anggota masyarakat
[3]. Repository adalah sebuah konsep baru untuk mengumpulkan, mengelola, menyebarkan dan
melestarikan karya-karya ilmiah civitas perguruan tinggi. Hasil karya tersebut dikelola dalam
bentuk digital untuk dimanfaatkan kembali dalam menunjang kegiatan akademik. Adanya digital
repository dalam sebuah perguruan tinggi diharapkan dapat menjadi salah satu pendukung proses
mengajar, tidak hanya dilingkungan akademik tetapi juga masyarakat luas.[4]
Pada dasarnya, perpustakaan itu sendiri adalah repository dan para pustakawannya dapat
dikatakan sebagai petugas yang selalu menangani pengelolaan repository. Repository merupakan
konteks yang lebih luas daripada kontek digital library. Lebih lanjut dikatakannya digital library
adalah sebagai perpustakaan pertama dan utama serta dibangun atas prinsip-prinsip abadi dari
manajemen informasi. [5]
Perpustakaan digital dapat dipahami sebagaimana perpustakaan pada umumnya, dimana
memiliki koleksi, layanan, petugas, pengunjung, dan lain-lain. Perbedaan antara perpustakaan
digital dan perpustakaan pada umumnya yakni pada koleksi yang dikelola serta pada layanan
pengguna informasi perpustakaan. Pada perpustakaan digital, koleksi-koleksi pustaka sebagian
atau seluruhnya tersedia dalam bentuk digital atau elektronik. Juga selain itu, pada aspek
pengaksesan dimana aplikasi ini dapat diakses dari manapun penggunanya berada. Sedangkan
3
perpustakaan pada umumnya, pengunjung harus datang ke lokasi dan mencari informasi atau
pustaka yang dibutuhkan, maka pada perpustakaan digital pengunjung cukup menggunakan
jaringan komunikasi melalui internet.
Pemrosesan data menjadi sebuah informasi yang diinginkan dari perpustakaan digital
dilakukan melalui berbagai proses dan menggunakan berbagai sarana. Computer based
information system adalah sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer untuk
melakukan sebagian atau seluruh proses yang dibutuhkan oleh pengguna. Dalam melakukan
pemrosesan informasi berbasis komputer, terdapat beberapa komponen dasar yang harus tersedia
yakni : hardware, software, basis data, network, procedure, people.
Pengembangan web secara tradisional bekerja secara tradisional bekerja secara
synchronously, antara aplikasi dengan server, setiap kali melakukan link atau melakukan operasi
“submit” pada form. Caranya, browser mengirim data ke server, server merespon dan seluruh
halaman web akan di refresh. [6]
Web Browser
HTML, Image,
CSS, JavaScipt
HTML, CSS
User
Interface
Data
Ajax
Engine
Database
HTTP
Request
JavaScript Call
Web server
Query/Data
request
Gambar 1. Arsitektur Model AJAX [6]
Aplikasi web yang bekerja dengan AJAX, bekerja secara asynchronously, yang berarti
mengirim dan menerima data dari user ke server tanpa perlu me-load kembali seluruh halaman,
melainkan hanya melakukan pergantian pada bagian web yang hendak diubah. Penggunaan
AJAX meulai populer ketika digunakan oleh google pada tahun 2005. [6]
Untuk mengetahui bagaimana konsep dari Ajax, perlu untuk diketahui bagaimana sebuah
web browser memproses sebuah request dan menerima sebuah response dari web server. Standar
yang digunakan web browser pada saat ini adalah HTTP (HyperText Transfer Protocol). HTTP
digunakan oleh web browser untuk mengirim request dari website ke web server dan kemudian
menerima response dari web server. HTTP request berkerja seperti email, memberitahukan
kapan request dikirim, berisi header yang memberitahu apa yang harus dilakukan server dan
bagaimana menghandle request tersebut. Terdapat banyak metode request yang ada, tetapi yang
paling sering digunakan adalah GET dan POST. Menggunakan metode GET ataupun POST
dalam malakukan request data dan menerima balasan dari server dengan format standar. Format
standar yang diterima dari server adalah XML, JSON (Javascript Object Nation), dan teks.
Pada langkah analisis masalah, terdapat masalah yang teridentifikasi dan yang dianalisis
untuk menjadi acuan dalam rancang bagun data repositori BP3M. BP3M dijadikan sasaran
karena organisasi tersebut yang bergerak dalam bidang penelitian, publikasi, dan pengabdian
masyarakat perlu untuk membenahi data repositori yang ada pada saat ini dengan lebih
memperhatikan prosedur-prosedur yang ada pada BP3M.
4
Adapun tujuan dari setiap prosedur yang ada dimaksud untuk menjamin agar penelitian
yang dilakukan oleh staf pengajar berjalan sesuai dengan program yang ditetapkan dalam upaya
memenuhi Tri Dharma Perguruan Tinggi, peningkatan kompetensinya yang bermanfaat untuk
pengayaan dan peningkatan mutu bahan pengajar serta pengembangan teknologi terapan.
Adapun prosedur yang dimaksud meliputi proses pengusulan, pelaksanaan dan evaluasi serta
publikasi hasil penelitian.
3. Metodologi Penelitian
Sistem yang akan dibangun menggunakan metode System Development Life Cycle
(SDLC) karena metode SDLC sangat membantu dalam membuat software aplikasi yang sesuai
dengan harapan konsumen, dapat berjalan efektif dan efisien dalam infrastruktur teknologi
nformasi sekarang dan pada masa yang akan datang. Aplikasi yang dikembangkan untuk
merespon berbagai kebutuhan pihak konsumen. Ada beberapa model SDLC, yaitu: waterfall,
fountain, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize, tetapi
yangdigunakan dalam penelitian ini adalah model waterfall.
Requirements
Design
Code
Test
Maintenance
Gambar 2. Model waterfall pada SDLC [7]
Metode SDLC menjadi perhatian sangat istimewa pada proses rekayasa perangkat lunak
karena dengan metode ini sangat menentukan sukses tidaknya sebuah aplikasi yang dibangun.
Menggunakan model waterfall karena model ini bersifat serial pada setiap proses yang ada.
Adapun proses-proses yang terdapat pada model waterfall, antara lain:
Tahapan requirements yang harus dilakukan adalah menentukan permasalahan yang
dihadapi oleh user, menentukan kebutuhan sistem secara lengkap, menentukan kebutuhan
hardware dan software yang akan digunakan.
Tahapan kedua adalah desain sistem, desain sistem yang digunakan pada analisis ini
adalah pemodelan dengan Unified Modelling Language (UML).
Desain sistem dilakukan setelah mendapat gambaran yang jelas dari sistem yang akan
dibuat. Data yang telah didesain dalam tahapan desain sistem selanjutnya akan
dituangkan dalam bentuk aplikasi yaitu dengan melakukan pengkodean.
Pengkodean program dibuat menggunakan query PHP dan basis data yang berbasis SQL.
Tahap Pengujian dilakukan untuk dapat mengetahui kondisi sistem (aplikasi) yang
5
dibangun apakah telah berjalan sesuai dengan rancangan sistem yang telah ditentukan
sebelumnya.
Tahapan Pemeliharaan merupakan tahapan akhir yang dilakukan yang mana aplikasi
yang dibangun selalu diadakan kontrol guna dapat memantau perkembangan aplikasi.
Use Case diagram pada gambar 3 menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis
besar dan juga mempresentasikan peran user administratorpada aplikasi data repository yang
dibangun serta menggambarkan fungsi sistem yang dapat di berikan kepada user Administrator.
Lihat Pengumuman
Lihat Proposal
Kelola User
Liha Berita
Lihat Penelitian
Kelola PenelitianKelola Pengumuman
Kelola Proposal Penelitian
Lihat Data Download
Kelola Berita Kelola Data Download
Kelola Status Pengusulan
Proposal
Administrator
Login
Kelola Data Proses Penelitian
Kelola Status Penelitian Terpisah
Kelola Proses Publikasi
Kelola Data Fakultas
Kelola Data Proses Penelitian
Kelola Data Program Studi
Kelola Status Publikasi
Kelola Proses Proposal
Gambar 3 Diagram Use Case Administrator
Use Case diagram pada gambar 4 menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis
besar dan juga mempresentasikan peran user Member pada aplikasi data repository yang
dibangun serta menggambarkan fungsi sistem yang dapat di berikan kepada user Member.
Kelola Account
Lihat Berita
Lihat Pengumuman
Member
Login
Download
Lihat Penelitian
Lihat Status Penelitian
Download
Gambar 4 Diagram Use Case Member
6
Use Case diagram pada gambar 5 menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis
besar dan juga mempresentasikan peran user Tamu pada aplikasi data repository yang dibangun
serta menggambarkan fungsi sistem yang dapat di berikan kepada user Tamu.
Lihat Berita
Lihat Pengumuman
Tamu
Download
Gambar 5 Diagram Use Case Tamu
Dalam penggunaannya, data repository BP3M dibagi menjadi tiga tingkatan user yaitu
administrator, member dan tamu. Ketiganya memiliki hak akses yang berbeda dalam
mengoperasikan aplikasi data repository BP3M. User Administrator dalam use case diagram
memiliki beberapa use case, yaitu: use case login aplikasi, use case kelola berita, use case
pengumuman, use case kelola user, use case kelola Fakultas, use case kelola program studi, use
case kelola penelitian, use case kelola status pengusulan proposal, use case kelola data proses
penelitian, use case kelola status penelitian terpisah, use case kelola status publikasi, use case
kelola proposal penelitian, use case kelola proses proposal, use case kelola proses penelitian, use
case kelola proses publikasi. Manage user yang dimaksudkan adalah user administrator. User
Tamu dalam use case diagram memiliki beberapa use case, yaitu: use case lihat berita, use case
lihat pengumuman, use case download. Aktor Member dalam use case diagram memiliki
beberapa use case, yaitu: use case lihat penelitian, use case status penelitian, use case download.
Activity Diagram Prosedur Status Pengusulan Proposal
7
Administrator
Mulai
Sosialisasi Undangan
Proposal
Konfirmasi Balik
Lanjut
Sosialisasi Undangan
Proposal Ke Dosen
Lanjut
Konfirmasi Balik
Pedoman Undangan
Proposal
Lanjut
Konfirmasi Balik
Menyusun
Proposal
Lanjut Konfirmasi Balik
Pengantar tanda
Konfirmasi Kembali tangan kajur
Lanjut
Verivikasi Kelengkapan
Administrasi
Lanju
Legalisir
Konfirmasi Balik
Konfirmasi Balik
Konfirmasi Balik
Lanjut
Rek\ap dan
Kirim Konfirmasi Balik
Lanjut
Penerimaan
Proposal
Lanjut
Evaluasi
Lanjut
Selesai
Gambar 6 Activity Diagram Prosedur Status Pengusulan Proposal
Pada gambar 6 yang merupakan Activity Diagram prosedur status pengusulan proposal
memberikan gambaran bahwa seorang administrator akan melakukan proses penentuan status
setiap proposal. Penentuan status ini akan dilakukan dari tahap ke tahap berdasarkan prosedur
kerja pengusulan proposal penelitian yang ada pada BP3M. Dimana setiap tahap memiliki aksi,
diantaranya aksi lanjut atau konfirmasi lanjut dan konfirmasi kembali. Hal ini di tentukan juga
sejauh mana tahap yang diproses. Adapun prosedur kerja pengusulan proposal penelitian antara
lain: Kepala Biro bersama staff BP3M mensosialisasikan permintaan proposal kepada Program
Studi / Fakultas menggunakan surat pemberitahuan undangan proposal. Kemudian Program
Studi / Fakultas menginformasikan permintaan proposal kepasa dosen. Kemudian, Proposal di
susun berdasarkan kompetensi staf pengajar yang di atur oleh Program Studi / Fakultas. Format
proposal disusun sesuai dengan kebutuhan. Setelah itu Proposal yang di ajukan ke BP3M harus
di sertai surat pengantar yang di tandatanganiketua Program Studi / Fakultas. Setelah kelengkapa
tersebut telah di lengkapi Kepala biro dan staf BP3M memproses proposal penelitian yang di
ajukan peneliti. Proposal yang tidak memenuhi persyaratan diumumkan oleh pegawai BP3M
kepada peneliti dan tembusan kepada ketua Program Studi / Fakultas/dekan di lingkungan
UKSW. Proposal yang telah memenuhi syarat kelengkapan administrasi dikirimkan oleh
pegawai BP3M ke lembaga yang berkepentingan untuk dilakukan evaluasi dan persetujuan
pendanaannya. Untuk penelitian yang dibiayai dari UKSW, pegawai BP3M harus melibatkan
Tim ahli sesuai kompetensi. Permintaan tim ahli menggunakan surat permintaan review.
Activity Diagram Prosedur Status Penelitian
8
Administrator
Mulai
Pengumuman
Pendanaan Proposal
Lanjut
Konfirmasi Balik
Sosialisasi Hasil
Proposal Yang di danai
Lanjut Konfirmasi Balik
Koordinasi dan
monitoring
Lanjut
Konfirmasi Balik
Pelaksanaan
penelitian
Lanjut Konfirmasi Balik
Makalah
Seminar
Lanjut
Konfirmasi Balik
Menyusun
Laporan
LanjutKonfirmasi Balik
Laporan
Konfirmasi Balik
Lanjut
Desimasi Hasil
Penelitian
Selesai
Gambar 7 Activity Diagram Prosedur Status Penelitian
Pada gambar 7 yang merupakan Activity Diagram prosedur status penelitian, seorang
administrator akan melakukan proses penentuan status penelitian setiap proposal. Penentuan
status ini akan dilakukan dari tahap ke tahap berdasarkann prosedur kerja pelaksanaan penelitian.
Dimana setiap tahap memiliki aksi, diantaranya aksi lanjut atau konfirmasi lanjut dan konfirmasi
kembali. Hal ini di tentukan juga sejauh mana tahap yang diproses. Adapun prosedur kerja
pelaksanaan penelitian antara lain: Pegawai BP3M mensosialisasikan hasil evaluasi proposal
yang telah disetujui pelaksanaan dan pembiayaan kepada Program Studi / Fakultas. Program
Studi / Fakultas menindaklanjuti hasil persetujuan proposal dengan memberitahukan kepada staf
pengajar yang bersangkutan. Pegawai BP3M melakukan koordinasi dengan memberikan
pengarahan pada peneliti yang bersangkutan berkaitan dengan tugas-tugas kegiatan penelitian
yang diusulkan dan disetujui pelaksanaannya menggunakan prosedur komunikasi internal.
Selama pelaksanaan kegiatan penelitian, peneliti diwajibkan mengisi buku kerja kegiatan
penelitian. Untuk penilaian kemajuan kegiatan penelitian, pegawai BP3M melaksanakan
monitoring selama 1(satu) kali per kegiatan penelitian menggunakan formulir monitoring
pelaksanaan penelitian. Hasil-hasil monitoring dan evaluasi di sampaikan kepada ketua sebagai
laporan dan Program Studi / Fakultas sebagai bahan pertimbangan evaluasi pengembangan SDM
di unit masing-masing.
Kegiatan penelitian sebelum di laporkan dalam bentuk laporan akhir penelitian,
diwajibkan untuk dilakukan seminar internal di BP3M/Program Studi / Fakultas yang di fasilitasi
oleh BP3M, makalah seminar mengikuti format makalah seminar yang di hadiri oleh seluruh
dosen Program Studi / Fakultas menggunakan prosedur komunikasi internal. Laporan akhir
kegiatan disusun oleh peneliti dengan format laporan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Peneliti menyerahkan laporan akhir kepada pegawai BP3M 10 hari sebelum batas akhir
pengumpulan laporan akhir sesuai kontrak dengan menggunakan formulir pengantar laporan
9
akhir dari Program Studi / Fakultas dan BP3M memberikan surat tanda terima penyerahan
laporan akhir menggunakan formulir data kendali pengumpulan laporan akhir penelitian.
Pegawai BP3M akan memproses penerbitan Surat Keterangan Karya Deposit (SKKD) berkaitan
dengan penulisan laporan akhir penelitian ke pihak yang berwenang menerbitkan SKKD
menggunakan surat pengusulan SKKD. Pegawai BP3M juga akan memasukan kegiatan
penelititan ke basis data staf pengajar dan mengirimkan hasilnya ke Program Studi / Fakultas dan
ke PPMA-UKSW menggunakan softcopy pada CD.
Activity Diagram Prosedur Status Publikasi
Administrator
Mulai
Konfirmasi Balik
Legalisasi
Laporan
Lanjut
Input Ke
database
Konfirmasi Balik
Lanjut
Penerbitan
SKKD
Konfirmasi Balik
Lanjut
Publikasi
Selesai
Gambar 8 Activity Diagram Prosedur Status Publikasi
Pada gambar 8 yang merupakan relasi antar tabel yang digunakan pada aplikasi data
repositori bp3m, seorang administrator akan melakukan proses penentuan status publikasi setiap
proposal berdasarkan prosedur kerja pelaksanaan publikasi yang ada pada BP3M. Penentuan
status ini akan dilakukan dari tahap ke tahap seperti yang ada pada prosedur-prosedur yang
lainnya. Adapun prosedur pelaksanaan publikasi antara lain: Penelitian wajib mendesiminasikan
hasil-hasil penelitiannya pada media yang relevan. Pegawai BP3M melakukan pengelolaan basis
data dan publikasi ilmiah melalui website UKSW/LITBAMAS.
10
Gambar 9 Class Diagram Repository BP3M
Gambar 9 merupakan relasi yang memperlihatkan himpunan tabel-tabel, kolaborasi, serta
himpunan antar tabel yang saling berhubungan. Setiap tabel dalam diagram tabel terdiri dari
nama nama tabel, atribut.
4. Hasil Penelitian Dan Implementasi Pengujian
Dari setiap sampel penelitian yang didapat, memiliki entitas antara lain: id, kode, judul
penelitian, peneliti, Fakultas, jenis penelitian, sumber dana, total anggaran, file dalam bentuk
PDF, dan tanggal masuknya proposal. Dari keseluruhan entitas tersebut akan diinputkan kedalam
basis data dengan bantuan sistem. Hal ini sangat membantu dalam hal pengelompokan data
nantinya. Pada gambar 10 yang merupakan output aplikasi.
11
Gambar 10 Tampilan Form Input Proposal
Adapun dalam proses penentuan prosedur kerja pengusulan proposal, terdapat beberapa
aksi dan dari setiap aksi tersebut sebagai berikut: sosialisasi undangan proposal, sosialisasi
undangan proposal ke dosen, pedoman undangan proposal, menyusun proposal, pengantar
tandatangan kepala jurusan, penerimaan proposal, verivikasi kelengkapan administrasi, legalisir,
rekap dan kirim, penerimaan proposal, evaluasi dan finish.
Dari setiap aksi yang ada tersebut akan diberi status dari tiga status yaitu berhenti,
konfirmasi balik, dan konfirmasi lanjut. Status berhenti akan diberikan apabila sebuah sampel
sampai pada salah satu aksi dan tidak pernah ada konfirmasi. Status konfirmasi balik akan
diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salah satu aksi dan harus konfirmasi kembali pada
aksi sebelumnya. Status konfirmasi lanjut apabila sebuah sampel sampai pada salah satu aksi dan
dilakukan konfirmasi lanjut. Pada gambar 11 dapat dilihat output dari aplikasi.
Gambar 11 Tampilan Prosedur Kerja Pengusulan Proposal
Pada proses penentuan prosedur pelaksanaan penelitian bisa di lakukan apabila prosedur
kerja pengusulan proposal telah sampai pada aksi finish. Pada prosedur pelaksanaan penelitian
12
memiliki beberapa aksi. Adapun terdapat beberapa aksi yang memiliki cabang aksi. Setiap aksi
tersebut antara lain: pengumuman pendanaan proposal, sosialisasi hasil yang didanai (aksi ini
memiliki aksi cabang antara lain: informasi kepada jurusan dan informasi kepada dosen),
koordinasi dan monitoring (aksi ini memiliki tiga aksi cabang antaralain: menyusun laporan
monitoring, laporan monitoring kepda diraktur LPPM, dan laporan monitoring kepada jurusan),
pelaksanaan penelitian, makalah seminar (memiliki cabang yaitu seminar), menyusun laporan,
laporan (aksi ini memiliki beberapa aksi cabang antara lain: tanda tangan pengantar laporan
akhir, penyerahan laporan, melengkapi laporan), desiminasi hasil laporan dan finish.
Dari setiap aksi tersebut akan diberikan status dari tiga status yaitu: berhenti, konfirmasi
balik dan konfirmasi lanjut. Status berhenti diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salah
satu aksi dan tidak ada konfirmasi maka dianggap berhenti. Status konfirmasi balik akan
diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salahsatu aksi dan harus dikonfirmasi kembali aksi
sebelumnya. Status konfirmasi lanjut akan diberikan apabila sebuah sampel sampai pada
salahsatu aksi dan dilakukan konfirmasi lajut kepada aksi selanjutnya. Begitu pula dengan
penilaian yang ada pada aksi cabang. pada aksi yang memiliki aksi cabang hanya bisa
dikonfirmasi lanjut apabila semua aksi cabangnya telah dikonfirmasi lanjut. Pada gambar 12
dapat dilihat output program dari prosedur pelaksanaan penelitian.
Gambar 12 Tampilan Prosedur Pelaksanaan Penelitian
Proses penentuan prosedur publikasi bisa lakukan apabila prosedur pelaksanaan
penelitian telah mencapai aksi finish. Pada prosedur publikasi terdapat beberapa aksi dan aksi
cabang yang digunakan, antara lain: legalisir (aksi ini memiliki aksi cabang yaitu: penerimaan
laporan), input ke basis data (terdapat aksi cabang pada aksi ini yaitu: data kegiatan penelitian),
penerbitan SKKD (terdapat aksi cabang pada aksi ini yaitu: SKKD oleh dosen), publikasi dan
finish.
Dari setiap aksi tersebut akan diberikan status dari tiga statu yaitu: berhenti, konfirmasi
balik dan konfirmasi lanjut. Status berhenti diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salah
satu aksi dan tidak ada konfirmasi maka dianggap berhenti. Status konfirmasi balik akan
diberikan apabila sebuah sampel sampai pada salahsatu aksi dan harus dikonfirmasi kembali aksi
13
sebelumnya. Status konfirmasi lanjut akan diberikan apabila sebuah sampel sampai pada
salahsatu aksi dan dilakukan konfirmasi lajut kepada aksi selanjutnya. Begitu pula dengan
penilaian yang ada pada aksi cabang. pada aksi yang memiliki aksi cabang hanya bisa
dikonfirmasi lanjut apabila semua aksi cabangnya bernilai telah dikonfirmasi lanjut. Pada
gambar 13 dapat dilihat output dari prosedur publikasi.
Gambar 13 Tampilan Prosedur Publikasi
Proses penentuan hasil penelitian hanya akan bisa di jalankan apabila suatu data telah
sukses melewati setiap prosedur yang ada. Pada proses ini akan dilakukan perubahan data dari
data proposal penelitian menjadi sebuah karya ilmiah yang siap untuk di publikasikan. Pada
proses ini akan ditambahkan entitas pada sampel data antara lain tahun publikasi, abstract dan
keyword. Pada gambar 14dapat dilihat output program.
14
Gambar 14 Tampilan Hasil Penelitian
Setelah merubah data penelitian maka laporan dari hasil tersebut dapat dilihat dalam
format PDF. Berikut adalah pada gambar 15 yang merupakan output program.
Gambar 15 Report Penelitian
Adapun kriteria yang dijadikan acuan dalam melakukan pengujian data repository BP3M
adalah dengan validasi. Dalam menguji validitas proses bisnis sistem, pengujian dilakukan
dengan menginputkan sejumlah data pada unit sistem utama yang telah diintegrasikan menjadi
satu kesatuan dalam aplikasi data repository BP3M yaitu pengujian pada unit sistem login
admin, penentuan status pengusulan proposal, penentuan status penelitian, dan penentuan status
publikasi. Sehingga dengan menguji tiap unit sistem tadi secara bersamaan dengan unit sistem
lainnya, tujuan melakukan pengujian sistem keseluruhan secara prinsip dapat terpenuhi
dikarenakan semua unit sistem tersebut memiliki output yang saling terkait satu sama lain. Tabel
1 menunjukkan tabel pengujian validitas sistem yang telah dilakukan
No
1
Point Pengujian
Proses login
Tabel 1 Tabel Pengujian Validitas Sistem
Validasi Input
Data Input
Username
Bukan Username
Data Username
15
Hasil Uji
Gagal
Berhasil Login
Status Uji
Berhasil
Berhasil
Password
2
Penentuan Status
Proposal
Konfirmasi
Tanggal Masuk
Keterangan
3
Penentuan Status
Penelitian
Konfirmasi
Tanggal Masuk
Keterangan
2
Penentuan Status
Publikasi
Konfirmasi
Tanggal Masuk
Keterangan
Bukan Password
Data Password
Data Konfirmasi
Gagal
Berhasil Login
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Data Tanggal
Bukan Data
Tanggal
Data Keterangan
Keterangan
Kosong
Data Konfirmasi
Berhasil
Gagal
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Gagal
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Data Tanggal
Bukan Data
Tanggal
Data Keterangan
Keterangan
Kosong
Data Konfirmasi
Berhasil
Gagal
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Gagal
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Data Tanggal
Bukan Data
Tanggal
Data Keterangan
Keterangan
Kosong
Berhasil
Gagal
Berhasil
Berhasil
Berhasil
Gagal
Berhasil
Berhasil
Dari hasil uji validitas yang ditunjukkan pada Tabel 1 semua point antara lain proses
login admin, penentuan status pengusulan proposal, penentuan status penelitian, dan penentuan
status publikasi. berhasil melewati uji validitas yang dilakukan dengan memasukkan sejumlah
data acak pada field isian yang terdapat dalam data repository BP3M. Hal tersebut mengandung
arti bahwa output dan input sistem telah sesuai dengan yang diharapkan.
Berdasarkan hasil pengujian sistem yang telah dilakukan yang diperlihatkan pada Tabel 1
pada aplikasi data repository BP3M telah memenuhi uji validitas dan uji performa dengan baik
karena hasil pengujian menunjukkan bahwa aplikasi data repository BP3M UKSW memiliki
hasil uji yang masih dalam batas toleransi. Sehingga web aplikasi tersebut layak untuk digunakan
dan diterapkan dalam dunia usaha khususnya pada BP3M UKSW. Perbandingan sistem manual
dan data repository BP3M terlihat pada Tabel 2.
Proses
Tabel 2 Tabel Perbandingan Proses Manual Dan Proses Software
Manual
Software
Pencatatan Pengusulan
Proposal
Proses dilakukan dengan
bantuan Microsoft Excel
Data di-input ke dalam basis data kemudian
ditampilkan di halaman website
Penentuan Prosedur
Pengusulan Proposal
Biasanya tidak dilakukan
pencatatan
Proses Dilakukan melalui aplikasi sehingga
lebih praktis dan informasi lebih mudah dilihat
Penentuan Prosedur
Penelitian
Proses dilakukan dengan
menggunakan bantuan
Microsoft Excel
Biasanya tidak dilakukan
pencatatan
Proses Dilakukan melalui aplikasi sehingga
lebih praktis dan informasi lebih mudah dilihat
Penentuan Prosedur
Publikasi
Proses Dilakukan melalui aplikasi sehingga
lebih praktis dan informasi lebih mudah dilihat.
16
5. Kesimpulan
Dari hasil pengujian dan pembahasan yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan
bahwa aplikasi ini diharapkan dapat merekap data-data penelitian dengan baik dan dari data-data
tersebut dapat dibuat menjadi beberapa report yang jauh lebih efisien, dan aplikasi ini dibuat
sesuai dengan data yang dibutuhkan. Dengan mengimplementasikan data repository BP3M akan
lebih mudah dalam memperoleh informasi, sehingga diharapkan lebih efektif dibandingkan
menggunakan cara manual, serta dapat menghasilkan informasi dalam bentuk laporan-laporan
yang disajikan dengan tepat waktu dan akurat, sehingga membantu dalam proses merekap
keseluruhan data proposal yang diajukan dan data hasil penelitian. Dengan adanya data
repository BP3M juga dapat digunakan sebagai acuan yang membantu dalam proses belajar
mengajar di UKSW. Sistem yang tidak terlalu rumit dan user friendly membuat aplikasi ini
mudah diakses oleh para pengguna internet.
6. Daftar Pustaka
[1] Wahono, Romi Satria, Digital Library, 1998, Chalenges And Role Toward 21 st Century.
http://romisatriawahono.net/publications/1998/romi-tekno98.pdf. diakses tanggal 3
Oktober 2012.
[2] Irawan, Yudie, 2011, Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Application,
http://doc.google.co.id/. Diakses tanggal 17 Oktober 2012.
[3] Lync, Clifford A., 2003, Institutional Repositoryes; Essentian Infrastructure for Scholarship
in the Digital Age. http://www.art.org/resources/pubs/br/be226/br226.shtml. diakses
tanggal 8 Oktober 2012.
[4] Supriyanto, W. and Muhsin, A. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta:
Penerbit Kanusius.
[5]
MacColl,
J.,
2006.
The
Institutional
in
the
Digital
Library.
http://www.era.lib.ed.ac.uk/bitstream/1842/858/1/Chapter_1.pdf. Diakses tanggal 8
Oktober 2012.
[6] Sunyoto, Andi, 2007, “Web Dengan Teknologi Asynchronouse JavaScript & XML”,
Yogyakarta : Andi Offet.
[7] Sommerville, Ian, 2000, Software Engineering 6th Edition : A Practitioner’s Approach,
Amerika Serikat : R.S. Pressman And Associates.
[8] Sahulatu, Stephanie, 2011. Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di Universitas
Kristen Indonesia Maluku. Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya
Wacana.
17