Panduan E Formasi MenPAN
e-FORMASI
(Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil secara Elektronik)
Berdasarkan Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor B.5548/M.PAN-RB/12/2014 Tanggal 17 Desember 2014 tentang
Optimalisasi Kebutuhan ASN Sistem E- Formasi dan Surat Badan Kepegawaian
Negara Nomor K.26-30/V256-5/99 Tanggal 11 Desember 2014 tentang Penyusunan
Perencanaan Kebutuhan Pegawai ASN TA 2015 maka dalam menyusun Formasi PNS
Tahun 2015 seluruh daerah harus menggunakan aplikasi e-Formasi.
Adapun aplikasi e-Formasi adalah aplikasi yang dibuat oleh Tim IT Kementrian
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang dapat diakses secara
Online. Pada tahun 2015, setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah harus
menggunakan aplikasi ini dalam menyusun Formasi, jika tidak maka kebutuhan formasi
CPNS 2015 tidak diberikan.
Untuk menyusun e-Formasi, maka dibutuhkan admin lokal (Dalam Daerah) yang
mempunyai tugas mengisi Analisa Jabatan tiap-tiap Pegawai dengan Jabatan
Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu (JFU dan JFT), untuk jabatan yang
memiliki Eselon, pihak BKD telah menyiapkannya.
Berikut tata cara penggunaan Aplikasi E-Formasi.
1. Buka
aplikasi
e-Formasi
dengan
mengunjungi
alamat
http://formasi.menpan.go.id maka akan muncul tampilan awal e-Formasi.
Tampilan Awal e-Formasi
2. Setelah itu pilih Login Disini
seperti gambar di samping.
3. Maka akan muncul menu login seperti gambar
Menu Login Aplikasi
4. Masukkan username dan password admin lokal yang telah diberikan oleh
BKD. Admin lokal mempunyai wewenang untuk menambah JFU dan JFT
pada Satuan Kerja masing-masing.
5. Setelah itu, maka pengguna akan memasuki menu utama aplikasi, dalam
menu utama, kita akan menemukan menu-menu di atas, yaitu Profil, Struktur
Organisasi, Pengajuan, dan Manajemen Pengguna.
Menu Utama Aplikasi
6. Pilih menu Struktur Organisasi
seperti gambar, maka akan
muncul Peta Jabatan pada Satuan Kerja. Jika ingin melihat bawahan
(membuka struktur organisasi keseluruhan, klik pada ikon
pada jabatan
yang ingin dilihat bawahannya).
7. Setelah itu, pengguna dapat menambahkan, mengubah, dan menghapus
pegawai-pegawai yang ada di dalamnya. Penambahan pegawai pada JFT
dan JFU diharuskan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya (riil).
8. Untuk menambah pegawai pada JFU dan JFT adalah sebagai berikut :
a. Pilih Pimpinan JFT / JFU yang akan ditambah.
b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up
c. Pilih Tambah Bawahan Baru.
d. Akan muncul form pengisian jabatan baru, isilah jabatan sesuai yang akan
dibuat.
e. Pengisian jabatan harus sesuai dengan Daftar Jabatan yang ada pada
database Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi
Birokrasi.
f. Jika nama jabatan tidak terdapat pada Daftar Jabatan yang ada, maka
dimasukkan nama jabatan yang mendekati, misalnya nama jabatan
adalah Bendahara Pengeluaran, dan di Daftar Jabatan yang ada hanya
nama jabatan Bendahara. Maka pemangku jabatan tersebut diberikan
jabatan Bendahara.
g. Daftar
Jabatan
dapat
diunduh
(http://www.menpan.go.id/) atau pada
(www.xstetsa.web.id).
pada
website
menpan
website sementara BKD
h. Setelah data disimpan, maka akan muncul data jabatan baru, (jika data
tidak tampil, maka pilih lagi menu Struktur Organisasi
untuk merefresh data. Selanjutnya pada jabatan baru tersebut, klik kanan,
kemudian pilih analisa jabatan.
i. Analisa Jabatan wajib diisi, sebab dalam pengisian e-formasi,
Kementerian PAN & RB dapat menganalisa apakah kebutuhan pegawai
tersebut memang dibutuhkan atau tidak.
Tampilan Memilih Analisa Jabatan
Tampilan Pengisian Analisa Jabatan
Setelah memasukkan seluruh Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional
Tertentu pada aplikasi ini, maka tugas Admin Lokal adalah menginput kebutuhan yang
ada. Untuk melakukan hal ini, pengguna dapat masuk kedalam menu Pengajuan
dan memilih formasi. Maka akan muncul tampilan kebutuhan formasi.
Masukkan data formasi sesuai dengan data riil yang ada. Pengentryan data pada form
formasi ini, sesuai dengan data yang diminta BKD sebelumnya (Bentuk Excel), namun
saat ini memasukkannya melalui aplikasi e-Formasi.
Berikut tampilan form kebutuhan formasi :
Pada tampilan e-Formasi ini untuk membuka hingga ke JFU / JFT tekan tombol pada
jabatan yang dikehendaki. Setelah tertuju pada JFU / JFT yang dikehendaki, pilih ABK
pada baris data tersebut, seperti ini
Klik dua kali untuk memasukkan data ABK, lalu tekan enter untuk mengkonfirmasi,
sehingga data akan berubah seperti ini:
Selanjutnya kolom yang ada akan menyesuaikan, isilah kolom dengan keadaan riil
JFU / JFU/JFT yang ada misalnya data sebagai berikut:
JFU Kepala Sub Bagian Tata Usaha
ABK
1
PNS
1
PPPK
0
CPNS
0
RIIL
1
BUP 2015
BUP 2016
BUP 2017
BUP 2018
BUP 2019
0
0
1
0
0
Usul Formasi PNS
Usul Formasi PPPK
Total ASN
Kekurangan 2015
Kekurangan 2016
Kekurangan 2017
Kekurangan 2018
Kekurangan 2019
0
0
1
1
1
0
0
0
Maka data yang dientry adalah sebagai berikut :
Untuk data kekurangan/kebutuhan tidak perlu diisi, sebab secara otomatis data tersebut
akan berubah jika kita mengisi data BUP/Pindah.
Masukkan seluruh data JFT/JFU pada Instansi Anda, meskipun saat ini belum ada yang
mengisi jabatan tersebut, sehingga kebutuhan seluruh jabatan dapat dilihat. Misalkan
data sebagai berikut :
JFT Pranata Komputer
ABK
1
PNS
0
PPPK
0
CPNS
0
RIIL
0
BUP 2015
BUP 2016
BUP 2017
BUP 2018
BUP 2019
0
0
0
0
0
Usul Formasi PNS
Usul Formasi PPPK
Total ASN
Kekurangan 2015
Kekurangan 2016
Kekurangan 2017
Kekurangan 2018
Kekurangan 2019
1
0
1
Sehingga data yang terentry adalah seperti ini :
1
1
1
1
1
(Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil secara Elektronik)
Berdasarkan Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor B.5548/M.PAN-RB/12/2014 Tanggal 17 Desember 2014 tentang
Optimalisasi Kebutuhan ASN Sistem E- Formasi dan Surat Badan Kepegawaian
Negara Nomor K.26-30/V256-5/99 Tanggal 11 Desember 2014 tentang Penyusunan
Perencanaan Kebutuhan Pegawai ASN TA 2015 maka dalam menyusun Formasi PNS
Tahun 2015 seluruh daerah harus menggunakan aplikasi e-Formasi.
Adapun aplikasi e-Formasi adalah aplikasi yang dibuat oleh Tim IT Kementrian
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang dapat diakses secara
Online. Pada tahun 2015, setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah harus
menggunakan aplikasi ini dalam menyusun Formasi, jika tidak maka kebutuhan formasi
CPNS 2015 tidak diberikan.
Untuk menyusun e-Formasi, maka dibutuhkan admin lokal (Dalam Daerah) yang
mempunyai tugas mengisi Analisa Jabatan tiap-tiap Pegawai dengan Jabatan
Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu (JFU dan JFT), untuk jabatan yang
memiliki Eselon, pihak BKD telah menyiapkannya.
Berikut tata cara penggunaan Aplikasi E-Formasi.
1. Buka
aplikasi
e-Formasi
dengan
mengunjungi
alamat
http://formasi.menpan.go.id maka akan muncul tampilan awal e-Formasi.
Tampilan Awal e-Formasi
2. Setelah itu pilih Login Disini
seperti gambar di samping.
3. Maka akan muncul menu login seperti gambar
Menu Login Aplikasi
4. Masukkan username dan password admin lokal yang telah diberikan oleh
BKD. Admin lokal mempunyai wewenang untuk menambah JFU dan JFT
pada Satuan Kerja masing-masing.
5. Setelah itu, maka pengguna akan memasuki menu utama aplikasi, dalam
menu utama, kita akan menemukan menu-menu di atas, yaitu Profil, Struktur
Organisasi, Pengajuan, dan Manajemen Pengguna.
Menu Utama Aplikasi
6. Pilih menu Struktur Organisasi
seperti gambar, maka akan
muncul Peta Jabatan pada Satuan Kerja. Jika ingin melihat bawahan
(membuka struktur organisasi keseluruhan, klik pada ikon
pada jabatan
yang ingin dilihat bawahannya).
7. Setelah itu, pengguna dapat menambahkan, mengubah, dan menghapus
pegawai-pegawai yang ada di dalamnya. Penambahan pegawai pada JFT
dan JFU diharuskan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya (riil).
8. Untuk menambah pegawai pada JFU dan JFT adalah sebagai berikut :
a. Pilih Pimpinan JFT / JFU yang akan ditambah.
b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up
c. Pilih Tambah Bawahan Baru.
d. Akan muncul form pengisian jabatan baru, isilah jabatan sesuai yang akan
dibuat.
e. Pengisian jabatan harus sesuai dengan Daftar Jabatan yang ada pada
database Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi
Birokrasi.
f. Jika nama jabatan tidak terdapat pada Daftar Jabatan yang ada, maka
dimasukkan nama jabatan yang mendekati, misalnya nama jabatan
adalah Bendahara Pengeluaran, dan di Daftar Jabatan yang ada hanya
nama jabatan Bendahara. Maka pemangku jabatan tersebut diberikan
jabatan Bendahara.
g. Daftar
Jabatan
dapat
diunduh
(http://www.menpan.go.id/) atau pada
(www.xstetsa.web.id).
pada
website
menpan
website sementara BKD
h. Setelah data disimpan, maka akan muncul data jabatan baru, (jika data
tidak tampil, maka pilih lagi menu Struktur Organisasi
untuk merefresh data. Selanjutnya pada jabatan baru tersebut, klik kanan,
kemudian pilih analisa jabatan.
i. Analisa Jabatan wajib diisi, sebab dalam pengisian e-formasi,
Kementerian PAN & RB dapat menganalisa apakah kebutuhan pegawai
tersebut memang dibutuhkan atau tidak.
Tampilan Memilih Analisa Jabatan
Tampilan Pengisian Analisa Jabatan
Setelah memasukkan seluruh Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional
Tertentu pada aplikasi ini, maka tugas Admin Lokal adalah menginput kebutuhan yang
ada. Untuk melakukan hal ini, pengguna dapat masuk kedalam menu Pengajuan
dan memilih formasi. Maka akan muncul tampilan kebutuhan formasi.
Masukkan data formasi sesuai dengan data riil yang ada. Pengentryan data pada form
formasi ini, sesuai dengan data yang diminta BKD sebelumnya (Bentuk Excel), namun
saat ini memasukkannya melalui aplikasi e-Formasi.
Berikut tampilan form kebutuhan formasi :
Pada tampilan e-Formasi ini untuk membuka hingga ke JFU / JFT tekan tombol pada
jabatan yang dikehendaki. Setelah tertuju pada JFU / JFT yang dikehendaki, pilih ABK
pada baris data tersebut, seperti ini
Klik dua kali untuk memasukkan data ABK, lalu tekan enter untuk mengkonfirmasi,
sehingga data akan berubah seperti ini:
Selanjutnya kolom yang ada akan menyesuaikan, isilah kolom dengan keadaan riil
JFU / JFU/JFT yang ada misalnya data sebagai berikut:
JFU Kepala Sub Bagian Tata Usaha
ABK
1
PNS
1
PPPK
0
CPNS
0
RIIL
1
BUP 2015
BUP 2016
BUP 2017
BUP 2018
BUP 2019
0
0
1
0
0
Usul Formasi PNS
Usul Formasi PPPK
Total ASN
Kekurangan 2015
Kekurangan 2016
Kekurangan 2017
Kekurangan 2018
Kekurangan 2019
0
0
1
1
1
0
0
0
Maka data yang dientry adalah sebagai berikut :
Untuk data kekurangan/kebutuhan tidak perlu diisi, sebab secara otomatis data tersebut
akan berubah jika kita mengisi data BUP/Pindah.
Masukkan seluruh data JFT/JFU pada Instansi Anda, meskipun saat ini belum ada yang
mengisi jabatan tersebut, sehingga kebutuhan seluruh jabatan dapat dilihat. Misalkan
data sebagai berikut :
JFT Pranata Komputer
ABK
1
PNS
0
PPPK
0
CPNS
0
RIIL
0
BUP 2015
BUP 2016
BUP 2017
BUP 2018
BUP 2019
0
0
0
0
0
Usul Formasi PNS
Usul Formasi PPPK
Total ASN
Kekurangan 2015
Kekurangan 2016
Kekurangan 2017
Kekurangan 2018
Kekurangan 2019
1
0
1
Sehingga data yang terentry adalah seperti ini :
1
1
1
1
1