Bagian Bina Program - Pemerintah Kota Surabaya

e-Purchasing

melalui e-Catalogue

PEMERINTAH KOTA SURABAYA

Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015
Pasal 110 Ayat (4)
“K/L/D/I wajib melakukan e-Purchasing
terhadap Barang/Jasa yang sudah
dimuat dalam sistem katalog elektronik
sesuai dengan kebutuhan K/L/D/I”
terkait dengan tata cara penggunaan katalog
elektronik (e-Catalogue) dan e-Purchasing telah
diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 14
Tahun 2015

Pertimbangan sebelum melaksanakan
pengadaan barang/jasa :
 SKPD/Unit Kerja agar mencermati komponen barang/jasa
pada

e-Catalogue;
 apabila barang/jasa yang dibutuhkan tercantum pada eCatalogue, maka SKPD/Unit kerja wajib melaksanakan
pengadaan barang/jasa dimaksud;
 apabila barang/jasa yang dibutuhkan oleh SKPD/Unit Kerja
belum tercantum pada katalog elektronik ( e-Catalogue),
maka SKPD/Unit kerja melaksanakan proses pemilihan
penyedia barang/jasa dimaksud sesuai dengan metode
pemilihan penyedia barang/jasa yang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 beserta perubahannya.

Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 3
Tahun 2015 angka 2 huruf h dan angka 3
 Angka 2 huruf h :
Kewajiban K/L/D/I melakukan e-Purchasing dikecualikan dalam hal harga
katalog elektronik pada komoditas online shop dan hasil negosiasi
harga barang/jasa melalui e-Purchasing untuk komoditas online shop
pada periode penjualan, jumlah, merek, tempat, spesifikasi
teknis,dan persyaratan yang sama, lebih mahal dari harga
barang/jasa yang diadakan selain melalui
e-Purchasing.

 Angka 3 :
Ketentuan pada angka 2 huruf c sampai dengan huruf h berlaku jika
dalam satu komoditas dan/atau spesifikasi barang/jasa hanya
terdapat satu penyedia barang/jasa yang terdaftar di dalam eCatalogue.

Penjelasan :

Lampiran Keputusan Deputi Bidang
Monitoring-Evaluasi dan Pengembalian
Sistem Informasi Nomor 7 Tahun 2015

huruf F angka 1
huruf b angka
2)

“Pihak penyedia barang wajib menanggapi pemesanan
barang, baik menyetujui atau menolak pesanan selambatlambatnya 3 (tiga) hari kerja sejak tanggal pemesanan
barang melalui sistem e-Purchasing”

Penjelasan :

Ketentuan tersebut diatas berlaku untuk komoditas online shop, dimana :

 Jika penyedia barang tidak menanggapi pemesanan barang lebih dari 3 (tiga) hari,
maka pesanan dapat dibatalkan dan melakukan pesanan ke penyedia barang lainnya
(dalam kondisi komoditas yang dibutuhkan disediakan oleh lebih dari satu penyedia
barang), jika komoditas hanya disediakan oleh satu penyedia barang, maka pesanan
dapat dibatalkan dan dapat membeli di luar dengan metode sesuai nilai pekerjaan.
 PEMBATALAN untuk dilakukan secara tertulis, dapat melalui fasilitas pop up window
“keterangan tambahan/free text “ yang ada di e-Catalogue atau melalui email
helpdesk penyedia barang.
 SKPD/Unit Kerja agar mengirimkan laporan ke LKPP dapat melalui email/surat yang
menyatakan bahwa penyedia barang yang bersangkutan tidak menanggapi
pemesanan barang dalam waktu lebih dari 3 (tiga) hari (dengan melampirkan riwayat
paket) untuk diberikan peringatan/sanksi;

.....lanjutan
Penjelasan :
Ketentuan tersebut diatas berlaku untuk komoditas online
shop, dimana :

 Jika sudah ada kesepakatan tetapi untuk selanjutnya sulit melakukan koordinasi
(sebelum ada perikatan/kontrak), maka SKPD/Unit Kerja melakukan konfirmasi
via email ke helpdesk penyedia barang untuk meminta kesanggupan
melanjutkan pelaksanaan pekerjaan dan memberikan batas waktu memberikan
tanggapan, sekaligus email ke LKPP perihal kondisi antara penyedia dengan
SKPD/unit Kerja dan tindak lanjutnya.
 Jika melebihi batas waktu memberikan tanggapan, maka SKPD/Unit Kerja dapat
melakukan transaksi dengan penyedia barang lain yang tercantum dalam
e-Catalogue, atau jika spesifikasi barang yg dibutuhkan hanya disediakan oleh
satu penyedia barang, maka SKPD/Unit Kerja dapat melakukan pembelian di
luar dengan metode sesuai nilai pekerjaan.

.....lanjutan
Penjelasan :
Bagaimana untuk komoditas selain
 SKPD/Unit
Kerja
online shop
: dapat memberikan batasan waktu kepada
penyedia barang untuk menyetujui/menolak pesanan

melalui fasilitas pop up window “keterangan
tambahan/free text“ yang ada di e-Catalogue dan melalui
email helpdesk penyedia.

Lampiran Keputusan Deputi Bidang
Monitoring-Evaluasi dan Pengembalian
Sistem Informasi Nomor 7 Tahun 2015

huruf F angka 1
huruf b angka
4) huruf b

“Pihak penyedia barang wajib mengirimkan barang kepada
pihak pembeli sesuai dengan ketentuan untuk area di luar
Jabodetabek dilakukan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja
sejak tanggal transaksi melalui e-Purchasing. Kecuali diatur
lebih lanjut di dalam Surat Perjanjian Kerja”

Penjelasan :
 Jika sampai dengan batas waktu pengiriman tetapi barang belum

dikirim dan SKPD/Unit Kerja kesulitan dalam menghubungi penyedia
barang, maka SKPD/Unit Kerja melakukan konfirmasi secara tertulis
melalui email helpdesk penyedia barang terkait dengan keterlambatan
pengiriman barang dan dapat memberikan batas waktu respon atas
email tersebut, kemudian untuk selanjutnya dapat dilakukan
pembatalan pemesanan (secara tertulis melalui email).
 Untuk proses pembatalan, SKPD/Unit kerja mengirim surat dan/atau
melalui email ke LKPP untuk segera ditindaklanjuti, SKPD/Unit Kerja
tidak dapat melakukan sendiri proses pembatalan pesanan di aplikasi
dikarenakan sudah ada kesepakatan antara SKPD/Unit kerja dan
penyedia barang;

Penjelasan :
 Setelah proses pembatalan, SKPD /Unit kerja dapat melakukan
transaksi dengan penyedia barang lain yg terdaftar di e-Catalogue, atau
jika spesifikasi barang yg dibutuhkan hanya disediakan oleh satu
penyedia barang, maka SKPD/Unit Kerja dapat melakukan pembelian di
luar dengan metode sesuai nilai pekerjaan;
 Jika dalam proses e-Purchasing, diketemukan bahwa dokumen penyedia
barang/jasa yang di e-Catalogue sudah kadaluarsa/habis masa

berlakunya, maka SKPD/Unit kerja segera meminta penyedia barang
untuk melakukan konfirmasi ke LKPP (selaku pihak yg melakukan proses
pemilihan penyedia barang/jasa) terkait update dokumen penyedia.

Penjelasan :
 Setelah proses pembatalan, SKPD /Unit kerja dapat melakukan
transaksi dengan penyedia barang lain yg terdaftar di eCatalogue, atau jika spesifikasi barang yg dibutuhkan hanya
disediakan oleh satu penyedia barang, maka SKPD/Unit Kerja
dapat melakukan pembelian di luar dengan metode sesuai nilai
pekerjaan;
 Jika dalam proses e-Purchasing, diketemukan bahwa dokumen
penyedia barang/jasa yang di e-Catalogue sudah
kadaluarsa/habis masa berlakunya, maka SKPD/Unit kerja segera
meminta penyedia barang untuk melakukan konfirmasi ke LKPP
(selaku pihak yg melakukan proses pemilihan penyedia
barang/jasa) terkait update dokumen penyedia.

Kesimpulan :
 Bahwa terkait dengan alur proses e-Purchasing dan petunjuk
penggunaan aplikasi e-Purchasing lebih lanjut dapat diunduh

melalui :

https://e-katalog.lkpp.go.id

 Bahwa terkait dengan teknis pelaksanaan pengadaan
barang/jasa melalui e-Purchasing, selanjutnya Saudara dapat
berkoordinasi dengan Bagian Bina Program Sekretariat
Daerah Kota Surabaya.

...................
......................