Manual Prosedur FE UTM
MANUAL PROSEDUR
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Revisi
Tanggal
Dikaji ulang oleh
Dikendalikan oleh
Disetujui oleh
Kode
:
:
:
:
:
:
1
10 Desember 2010
Pembantu Dekan I
Jaminan Mutu Fakultas Ekonomi
Dekan Fakultas Ekonomi
KATA PENGANTAR
Bangkalan, 24 Mei 2011
Dekan,
Prof. Dr. M. Nizarul Alim, S.E., M.Si., Ak
NIP 196907232003121001
BAB I
RENCANA STUDI
Tujuan:
Manual prosedur rencana studi dan perubahan rencana studi ditujukan untuk
memberikan pedoman pelaksanaan perencanaan studi dan perubahannya.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi kegiatan sejak pengambilan formulir, hingga pembimbingan
dengan dosen wali dan pemasukkan data elektronik ke dalam sistem online.
Peristilahan:
a. Bagian Akademik Fakultas: bagian administrasi Fakultas Ekonomi
b. Mahasiswa: Mahasiswa Fakultas Ekonomi yang telah membayar her registrasi
semester yang bersangkutan
c.
Dosen pembimbing akademik: dosen Fakultas Ekonomi yang tela mendapatkan
tugas untuk memberi bimbingan perencanaan studi dan nasehat-nasehat yang
berkaitan dengan studi beberapa mahasiswa yang menjadi bimbingannya.
d. Kartu Rencana Studi (KRS): kartu yang harus diisi oleh mahasiswa dengan mata
kuliah-mata kuliah yang akan diambil di semester yang berkaitan dan disetujui
oleh mahasiswa dan dosen pembimbing.
Deskripsi:
1. Proses ini dimulai dengan penerbitan jadwal oleh bagian akademik fakultas
berkaitan dengan masa pengambilan Kartu Rencana Studi dan pengembalian
KRS.
2. Mahasiswa yang telah membayar registrasi, mengambil KRS di bagian
administrasi Fakultas dengan menunjukkan tanda bukti registrasi.
3. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen pembimbing akademik untuk
menentukan mata kuliah yang akan diambil di semester yang bersangkutan
4. Mahasiswa dan dosen pembimbing menandatangani KRS yang telah diisi.
5. Mahasiswa mengisi sistem perencanaan studi online.
6. Mahasiswa, dosen pembimbing akademik, dan bagian administrasi akademik
Fakultas menyimpan arsip KRS.
Rencana Studi
Pelaku
a. Bag Akademik Fakultas
b. Mahasiswa
c.
Dosen Pembimbing Akademik
Aktivitas Pelaku
a. Bagian Akademik Fakultas
Sebelumnya telah mempublikasikan jadwal perkuliahan untuk semester
yang aktif
Memberikan
blanko
kosong
KRS
kepada
mahasiswa,
dengan
menyerahkan salinan bukti bayar registrasi/herregistrasi semester
Menerima salinan kartu rencana studi yang sudah disetujui oleh dosen
pembimbing akademik
Mulai menyusun daftar peserta kelas
b. Mahasiswa
Meminta form rencana studi dari fakultas
Mengisi kartu rencana studi
Konsultasi dengan dosen pembimbing akademik
Menyerahkan salinan kartu rencana studi ke bagian akademik fakultas
c. Dosen Pembimbing akademik
Mereview dan menyetujui KRS Mahasiswa
Dosen menyimpan 1 salinan KRS sebagai arsip
Diagram Manual Prosedur
Rencana Studi Online
Bagian Akademik
Fakultas
Mahasiswa
Dosen Pembimbing
Akademik
Ukuran
Waktu
MULAI
1 hari
1.
Publikasi
Jadwal Perkuliahan
2.
Akses Portal
Mahasiswa dan Input
KRS Online
3.
Konsultasi dengan
DPA
5.
Mencetak
KRS Final
7.
Menyerahkan
salinan KRS untuk
Adm. Akademik
Fakultas
SELESAI
15 menit
30 menit
4.
Menyetujui KRS
Mahasiswa dari
Portal Dosen
30 menit
15 menit
6.
Menandatangani
berkas hardcopy
KRS
15 menit
15 menit
Rencana Studi Online
Pelaku
a. Bag Akademik Fakultas
b. Mahasiswa
c.
Dosen Pembimbing Akademik
Aktivitas Pelaku
a. Bagian Akademik Fakultas
Sebelumnya telah mempublikasikan jadwal perkuliahan untuk semester
yang aktif
Menerima salinan rencana studi yang telah disetujui oleh dosen
pembimbing akademik
b. Mahasiswa
Mengakses portal mahasiswa dan melakukan pengisian rencana studi
secara online
Konsultasi dengan dosen pembimbing akademik
Menyerahkan salinan kartu rencana studi ke bagian akademik fakultas
c. Dosen Pembimbing akademik
Mereview dan menyetujui KRS Mahasiswa via Sistem Portal Dosen
Mencetakkan kartu rencana studi yang sudah disetujui tersebut dan
menandatanganinya
Dosen menyimpan 1 salinan rencana studi sebagai arsip
Diagram Manual Prosedur
Rencana Studi Online
Bagian Akademik
Fakultas
Mahasiswa
Dosen Pembimbing
Akademik
Ukuran
Waktu
MULAI
1 hari
1.
Publikasi
Jadwal Perkuliahan
2.
Akses Portal
Mahasiswa dan Input
KRS Online
15 menit
3.
Konsultasi dengan
DPA
30 menit
5.
Mencetak
KRS Final
7.
Menyerahkan
salinan KRS untuk
Adm. Akademik
Fakultas
SELESAI
4.
Menyetujui KRS
Mahasiswa dari
Portal Dosen
30 menit
15 menit
6.
Menandatangani
berkas hardcopy
KRS
15 menit
15 menit
BAB II
PERUBAHAN RENCANA STUDI
Tujuan:
Manual prosedur perubahan rencana studi ditujukan untuk memberikan pedoman
pelaksanaan perencanaan studi dan perubahannya.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi kegiatan sejak pengambilan formulir, hingga konsultasi perubahan
rencana studi dengan dosen wali dan pemasukkan data elektronik ke dalam sistem online.
Peristilahan:
a. Bagian Akademik Fakultas: bagian administrasi Fakultas Ekonomi
b. Mahasiswa: Mahasiswa Fakultas Ekonomi yang telah membayar her registrasi semester
yang bersangkutan
c. Dosen pembimbing akademik: dosen Fakultas Ekonomi yang telah mendapatkan tugas
untuk memberi bimbingan perencanaan studi dan nasehat-nasehat yang berkaitan
dengan studi beberapa mahasiswa yang menjadi bimbingannya.
d. Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS): kartu yang harus diisi oleh mahasiswa dengan
mata kuliah-mata kuliah yang akan diambil di semester yang berkaitan dan disetujui oleh
mahasiswa dan dosen pembimbing.
Deskripsi:
1. Proses ini dimulai dengan penerbitan jadwal perubahan rencana studi oleh bagian
akademik fakultas berkaitan dengan masa pengambilan Kartu Perubahan Rencana Studi
dan pengembalian KPRS.
2. Mahasiswa yang telah membayar registrasi, mengambil KPRS di bagian administrasi
Fakultas dengan menunjukkan tanda bukti registrasi.
3. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen pembimbing akademik untuk menentukan mata
kuliah yang akan diambil di semester yang bersangkutan
4. Mahasiswa dan dosen pembimbing menandatangani KPRS yang telah diisi.
5. Mahasiswa mengisi sistem perencanaan studi online.
6. Mahasiswa, dosen pembimbing akademik, dan bagian administrasi akademik Fakultas
menyimpan arsip KPRS.
Diagram Manual Prosedur
Rencana Studi Online
Bagian Akademik
Fakultas
Mahasiswa
Dosen Pembimbing
Akademik
Ukuran
Waktu
MULAI
1 hari
1.
Publikasi
Jadwal Perkuliahan
2.
Akses Portal
Mahasiswa dan Input
KRS Online
15 menit
3.
Konsultasi dengan
DPA
30 menit
5.
Mencetak
KRS Final
7.
Menyerahkan
salinan KRS untuk
Adm. Akademik
Fakultas
SELESAI
4.
Menyetujui KRS
Mahasiswa dari
Portal Dosen
30 menit
15 menit
6.
Menandatangani
berkas hardcopy
KRS
15 menit
15 menit
BAB III
PENYUSUNAN JADWAL KULIAH
Tujuan:
Manual prosedur penyusunan jadwal kuliah ditujukan untuk memberikan pedoman
pelaksanaan kuliah dalam suatu semester.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi kegiatan ploting mata kuliah oleh Ketua Program Studi, membahas
usulan ploting, dan mempublikasikan jadwal kuliah.
Penyusunan Jadwal Kuliah
Pelaku
a. Ketua Program Studi
b. Bag Akademik Fakultas
Aktivitas Pelaku
a. Ketua Program Studi
Memberikan usulan plotting matakuliah
Memeriksa hasil rapat penyusunan jadwal dari bagian Akademik Fakultas
b. Bagian Akademik Fakultas
Membahas usulan plotting mata kuliah
Mempublikasikan jadwal
Diagram Manual Prosedur
Penyusunan Jadwal Kuliah dan Praktikum
Ka. Prodi
PD 1
Bag. Akademik
Fakultas
BAAK
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Pembuatan
kurikulum
1 minggu
2.
Penyusunan Jadwal
akademik online
1 minggu
Rancangan
Jadwal
3.
Sinkronisasi jadwal
kuliah dan praktikum
(mengundang
kaprodi dan ka
laboratorium)
1 hari
4.
Finalisasi jadwal
kuliah dan praktikum
1 hari
5.
Mengesahkan
jadwal Kuliah
1 hari
6.
Publikasi jadwal
kuliah dan
praktikum
10 menit
SELESAI
BAB IV
PENYUSUNAN MATERI PERKULIAHAN
Tujuan:
Manual prosedur penyusunan jadwal kuliah ditujukan untuk memberikan pedoman
pelaksanaan penyusunan materi perkuliahan dalam suatu semester.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi kegiatan rapat pembahasan materi perkuliahan yang dimulai dari
rencana pelaksanaan perkuliahan, silabus, dan sebagainya.
Penyusunan Materi Perkuliahan
Pelaku
a. Dosen
b. Ketua Program Studi
c.
Dekan
Aktivitas Pelaku
a. Dosen
Menyusun materi perkuliahan (per matakuliah)
b. Ketua Program Studi
Menyelenggarakan rapat pembahasan materi (rencana pelaksanaan
perkuliahan, silabus, dan sebagainya)
Bila materi disetujui, akan dimintakan pengesahan oleh Dekan. Bila tidak,
maka dosen harus merevisi materi perkuliahannya
c. Dekan
Mengesahkan materi perkuliahan
Diagram Manual Prosedur
Penyusunan Materi Perkuliahan
Dosen
Prodi
Dekan
Bag. Akademik
Fakultas
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Susun materi
perkuliahan
30 hari
1 hari
2.
Rapat pembahasan
materi
3.
Kaprodi menyetujui
materi perkuliahan
Ya
15 menit
4.
Mengesahkan
materi
perkuliahan
15 menit
5.
Publikasi materi
perkuliahan
SELESAI
1 hari
BAB V
PELAKSANAAN PERKULIAHAN
Tujuan:
Manual prosedur pelaksanaan perkuliahan ditujukan untuk memberikan pedoman
pelaksanaan perkuliahan dalam suatu semester.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi kegiatan menyiapkan blanko berita acara perkuliahan dan
daftar hadir serta merekap kehadiran dosen dan mahasiswa.
Pelaksanaan Perkuliahan
Pelaku
a. Bag Akademik Fakultas
b. Dosen Pengampu Matakuliah
c.
Mahasiswa
Aktivitas Pelaku
a. Bagian Akademik Fakultas
Menyiapkan blanko berita acara perkuliahan dan daftar hadir
Merekap kehadiran dosen dan mahasiswa
b. Dosen Pengampu Matakuliah
Mengambil berita acara perkuliahan dan daftar hadir setiap pelaksanaan
perkuliahan
Melaksanakan perkuliahan
Mengedarkan daftar hadir
Mengisi berita acara perkuliahan
Menyerahkan berita acara perkuliahan dan daftar hadir ke Bag. Akademik
Fakultas pasca perkuliahan
c. Mahasiswa
Menghadiri perkuliahan
Satu per satu mahasiswa menandatangani daftar hadir
Wakil mahasiswa menandatangani daftar hadir
Diagram Manual Prosedur
Pelaksanaan Perkuliahan dan Praktikum
Bagian Akademik
Fakultas
Dosen Pengampu
Matakuliah
Mahasiswa
MULAI
1.
Menyiapkan formulir
berita acara
perkuliahan/praktikum,
daftar hadir, acara
perkuliahan/praktikum,
dan recording
perkuliahan/praktikum
2.
Mengambil berita
acara perkuliahan/
praktikum, daftar
hadir, acara
perkuliahan/
praktikum, dan
recording
perkuliahan/
praktikumMengambil
BAP dan Daftar Hadir
3.
Menghadiri
Perkuliahan
4.
Menandatangani
Daftar Hadir
5.
8.
Merekap kehadiran
mahasiswa,
mendokumentasikan
berita acara dan
recording
pelaksanaan
perkuliahan/
praktikum
SELESAI
Mengisi berita acara
perkuliahan/
praktikum, dan
recording
perkuliahan/
praktikum.
6.
Mahasiswa
menandatangani
Daftar Hadir
8.
menyerahkan berita
acara perkuliahan/
praktikum, daftar
hadir, acara
perkuliahan/
praktikum, dan
recording
perkuliahan/
praktikum
7.
wakil mahasiswa
menandatangani
berita acara
BAB VI
VALIDASI KEHADIRAN MAHASISWA
Tujuan:
Manual prosedur validasi kehadiran mahasiswa ditujukan untuk memberikan
pedoman merekap kehadiran mahasiswa.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi kegiatan mahasiswa menghadiri perkuliahan dan mengisi
presensi perkuliahan. Bilamana sakit, disyaratkan memberikan surat keterangan
sakit. Bilamana orang tua meninggal, disyaratkan menunjukkan surat keterangan
dari RT/RW. Bilamana ikut kegiatan kampus, disyaratkan memberikan surat
keterangan dari Pembantu Rektor 3 atau PD 3. Bilamana tidak ada keterangan,
mahasiswa dianggap dengan sengaja tidak menghadiri perkuliahan.
Validasi Kehadiran Mahasiswa
Pelaku
a. Mahasiswa
b. Dokter
c.
RT/RW
d. PD 3
e. Bag. Akademik Fakultas
Aktivitas Pelaku
a. Mahasiswa
Menghadiri perkuliahan dan mengisi presensi perkuliahan
Bilamana sakit, disyaratkan memberikan surat keterangan sakit
Bilamana orang tua meninggal, disyaratkan menunjukkan surat keterangan
dari RT/RW
Bilamana ikut kegiatan kampus, disyaratkan memberikan surat keterangan
dari Pembantu Rektor 3
Bilamana tidak ada keterangan, mahasiswa dianggap dengan sengaja
tidak menghadiri perkuliahan
b. Dokter
Menyediakan surat keterangan sakit
b. RT/RW
Menyediakan surat keterangan orang tua (atau kerabat) meninggal
c. PD 3
Menyediakan surat keterangan mengikuti kegiatan mewakili kampus
d. Bag. Akademik Fakultas
Mencatat data mahasiswa yang absen
Merekap presensi kuliah
Diagram Manual Prosedur
Validasi Kehadiran Mahasiswa
Mahasiswa
Dokter
RT/RW
PD 3/PR 3
Bag. Akademik
Fakultas
MULAI
1.
Pelaksanaan
Perkuliahan
Surat keterangan
sakit
Hadir kuliah
Tidak
sakit
Ya
3.
Minta surat
keterangan
sakit
4.
Buat surat
keterangan sakit
Surat
keterangan
kematian
Tidak
Orangtua
meninggal
Ya
Ya
5.
Minta surat
keterangan RT/
RW
6.
Buat surat
keterangan
kematian
Surat
keterangan ikut
kegiatan
Tidak
Ikut kegiatan
kampus
Ya
7.
Minta surat
keterangan dari
PR3
8.
Buat surat
keterangan ikut
kegiatan
9.
Menyerahkan
surat
keterangan
Surat
keterangan ikut
kegiatan
Surat
keterangan
kematian
Surat keterangan
sakit
10.
Catat data
mahasiswa absen
11.
Rekap presensi
2.
Isi presensi kuliah
Tidak
SELESAI
BAB VII
EVALUASI PERKULIAHAN
Tujuan:
Manual prosedur survei evaluasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar bertujuan
untuk penilaian proses belajar mengajar dalam satu semester.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi survei mengenai mahasiswa pendapat mahasiswa tentang
proses belajar mengajar. Aspek yang diperhatikan meliputi 3 hal yaitu persepsi
mahasiswa, penilaian sejawat, dan kelengkapan administrasi (materi kuliah,
ketepatan pelaporan).
Evaluasi Perkuliahan
Pelaku
a. Bagian Akademik Fakultas
b. Dosen
c.
Pembantu Dekan I
Aktivitas Pelaku
a. Bagian Akademik Fakultas
Menyiapkan survei evaluasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar untuk
penilaian dosen. Aspek yang diperhatikan meliputi 3 hal yaitu: persepsi
mahasiswa, penilaian sejawat, dan kelengkapan administrasi (materi
kuliah, ketepatan pelaporan)
Menyebarkan kuesioner
Melakukan analisis hasil survei
Membagikan hasil evaluasi per matakuliah ke setiap dosen pengampu,
dengan tembusan pada ketua prodi bersangkutan, dan Dekan
b. Dosen
Menerima hasil evaluasi kinerjanya untuk semester aktif tersebut
c. Pembantu Dekan I
Menyelenggarakan rapat pertemuan membahas hasil evaluasi
Diagram Manual Prosedur
Evaluasi Perkuliahan
Bag. Akademik
Fakultas
Mahasiswa
Dosen Pengampu
Matakuliah/Praktikum
PD 1
Ukuran
Waktu
MULAI
15 menit
1.
Siapkan bahan survey
2.
Mengisi Survei
secara online
15 menit
3.
Analisis hasil
survey
4.
Publikasi hasil Survey
SELESAI
1 jam
Analisis hasil
survey
Analisis hasil
survey
Analisis hasil
survey
10 menit
BAB VIII
PENYUSUNAN JADWAL UTS DAN UAS
Tujuan:
Manual prosedur penyusunan jadwal UTS atau UAS ditujukan untuk memberikan
pedoman dalam menyusun jadwal ujian.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi perancangan jadwal UTS atau UAS. Memeriksa rancangan
jadwal yang meliputi pengakomodasian semua jadwal di prodi dan jika dipastikan
tidak ada bentrok. Bila tidak ada kendala di pemeriksaan rancangan jadwal oleh
semua program studi terkait, bagian akademik fakultas mempublikasikan jadwal
ujian.
Penyusunan Jadwal UTS dan UAS
Pelaku
a. Ketua Program Studi
b. Bagian Akademik Fakultas
Aktivitas Pelaku
a. Ketua Program Studi
Memberi usulan jadwal UTS atau UAS
Memeriksa rancangan jadwal (pengakomodasian semua jadwal di prodi,
tidak ada bentrok)
b. Bagian Akademik Fakultas
Membahas usulan jadwal UTS/UAS dari Ketua Program Studi
Mengeluarkan dokumen rancangan jadwal
Bila tidak ada kendala di pemeriksaan rancangan jadwal oleh semua
program studi terkait, bagian akademik fakultas mempublikasikan jadwal
ujian
Diagram Manual Prosedur
Penyusunan Jadwal UTS dan UAS
Ka. Prodi
Bagian Akademik
Fakultas
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Usulan jadwal
UTS/UAS/Ujian
Praktikum
1 minggu
2.
Menusun jadwal UTS/
UAS
1 minggu
Rancangan Jadwal
Ujian
Tidak
3.
Periksa rancangan
jadwal
1 hari
OK
Ya
4.
Menyetujui
rancangan jadwal
10 menit
5.
Publikasi
Jadwal UTS/UAS/
Ujian Praktikum
SELESAI
15 menit
BAB IX
PELAKSANAAN UTS DAN UAS
Tujuan:
Manual prosedur pelaksanaan UTS dan UAS ditujukan untuk memberikan pedoman
dalam pelaksanaan UTS dan UAS.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi dosen menyusun soal ujian, mengahadiri pelaksanaan ujian
matakuliah yang diampunya. Dosen memeriksa kelengkapan peserta ujian (kartu
ujian, KTM). Selanjutnya mengisi daftar presensi ujian. Selain itu dosen membagikan
soal dan lembar jawab ujian pada peserta. Kemudian mengumpulkan soal, lembar
jawab, presensi, dan berita acara ujian ke dalam amplop berkas ujian. Terakhir
pasca koreksi, memberikan arsip nilai matakuliah ke bagian akademik fakultas
.
Pelaksanaan UTS dan UAS
Pelaku
a. Dosen Pengampu Matakuliah
b. Pembantu Dekan 1
c.
Bagian Akademik Fakultas
Aktivitas Pelaku
a. Dosen Pengampu Matakuliah
Menyusun soal ujian
Menghadiri pelaksanaan ujian matakuliah yang diampunya
Memeriksa kelengkapan peserta ujian (kartu ujian, KTM)
Mengisi daftar presensi ujian
Membagikan soal dan lembar jawab ujian pada peserta
Mengisi berita acara ujian
Mengumpulkan soal, lembar jawab, presensi, dan berita acara ujian ke
dalam amplop berkas ujian
Pasca koreksi, memberikan arsip nilai matakuliah ke bagian akademik
fakultas
b. Pembantu Dekan 1
Memutuskan/menentukan jadwal ujian tiap jurusan
Membentuk panitia ujian
c. Bag. Akademik Fakultas
Melakukan publikasi jadwal
Melakukan verifikasi persyaratan peserta ujian
Mencetak dan membagikan kartu ujian
Menerima soal ujian dari dosen pengampu (untuk kemudian digandakan)
Menyiapkan amplop berkas ujian yang berisi soal, daftar hadir, dan berita
acara ujian
Diagram Manual Prosedur
Pelaksanaan UTS dan UAS
PD I
Dosen Pengampu
Matakuliah
Bagian Akademik
Fakultas
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Tentukan jadwal ujian
1 hari
2.
Bentuk panitia ujian
1 hari
6.
Menyusun soal ujian
10.
Mengambil amplop berkas ujian
11.
Menghadiri pelaksanaan ujian
matakuliah yg diampu
Daftar Hadir
UAS
Daftar Hadir
UTS
12.
Memeriksa kelengkapan peserta
ujian (Kartu Ujian, KTM)
13.
Daftar Hadir UTS/UAS dan
Berita Acara
14.
Mengisi daftar hadir ujian
1.16
7 hari
3.
Publikasi jadwal ujian
10 menit
4.
Verifikasi syarat peserta
ujian
1 hari
5.
Cetak dan bagi kartu ujian
3 hari
7.
Menerima soal dari dosen
pengampu
7 hari
8.
Menggandakan soal
1 hari
9.
Menyiapkan amplop
berkas ujian (soal, daftar
hadir, berita acara ujian)
1 hari
1 hari
1 jam
1 jam
1 jam
Diagram Manual Prosedur
Pelaksanaan UTS dan UAS
Dosen Pengampu
Matakuliah
Kaprodi
Bagian Akademik
Fakultas
Ukuran
Waktu
1.15
15.
Membagikan soal&lembar
jawaban ke peserta ujian
1 jam
16.
Mengisi berita acara ujian
30 menit
17.
Mengumpulkan soal, lembar
jawab, daftar hadir, dan
BAU ke dalam amplop
berkas ujian
1 hari
18.
Penilaian jawaban ujian
7 hari
19.
Publikasi Nilai Sementara
15 menit
22.
Menandatangani
KHS
SELESAI
20.
Publikasi Nilai Akhir
15 menit
21.
Mencetak
KHS
7 hari
1 hari
BAB XI
PEMBUATAN SURAT PENGANTAR IJIN PENELITIAN
Tujuan:
Manual prosedur pelaksanaan pembuatan surat pengantar ijin penelitian ditujukan
untuk memberikan pedoman cara dan melayani pengurusan surat pengantar
penelitian.
Lingkup:
Prosedur ini meliputi permintaan pembuatan surat penelitian dengan membuat surat
permohonan ke bagian akademik Fakultas atau pesan melalui website Fakultas.
Bagian Akademik Fakultas memverifikasi permohonan dan mencetak surat
pengantar penelitian.
Pembuatan Surat Pengantar Ijin Penelitian
Pelaku
a. Mahasiswa
b. Bagian Akademik Fakultas
c.
PD I
Aktivitas Pelaku
a. Mahasiswa
Mengajukan permintaan pembuatan surat penelitian dengan membuat
surat permohonan ke bag. Akademik Fakultas
Menerima surat permohonan dari Bag. Akademik Fakultas
b. Bagian Akademik Fakultas
Menerima surat permohonan dari mahasiswa untuk pembuatan surat
ijin/pengantar penelitian
Membuat konsep surat pengantar ijin penelitian dan kemudian kasubag
akademik memparaf surat pengantar tersebut
c. PD I
Menandatangani surat pengantar ijin penelitian
Diagram Manual Prosedur
Pengajuan Magang/PKL/Penelitian
Mahasiswa
Bag. Akademik
Fakultas
Kaprodi
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Melakukan
pendaftaran Magang/
PKL/Penelitian On Line
30 menit
2.
Vaidasi
perasyaratan
tidak
1 hari
Ya
3.
Penentuan dosen
pembimbing
1 hari
4.
Penerbitan SK Dekan
tentang pembimbing
5.
Membuat surat
permohonan ijin ke
institusi partner, di ttd
oleh Dekan
6.
Menyampaikan
surat permohonan
ijin ke institusi
partner
Permohonan
Diterima?
Tidak
SELESAI
15 menit
1 minggu
Ya
7.
Menerima persetujuan
dari instansi atas
permohonan magang/
PKL/penelitian
15 menit
BAB XII
PENGAJUAN TUGAS AKHIR (TA)/SKRIPSI
Tujuan:
Manual prosedur pengajuan tugas akhir (TA)/Skripsi ditujukan untuk memberikan
pedoman tentang tata cara pengajuan skripsi yang menjadi salah satu syarat
kelulusan.
Lingkup:
Prosedur ini meliputi diawali bahwa matakuliah Tugas Akhir di KRS telah di program.
Setelah pengajuan proposal tugas di setujui Ketua Program Studi, mahasiswa
melakukan proses konsultasi ke Dosen pembimbing.
Pengajuan Tugas Akhir (TA)/Skripsi
Pelaku
a. Mahasiswa
b. Ketua Prodi
c.
Bag. Akademik Fakultas
d. Dosen Pembimbing TA
Aktivitas Pelaku
a. Mahasiswa
Telah mengambil matakuliah Tugas Akhir di KRS semesternya
Meminta transkrip sementara ke Bag. Akademik Fakultas
Mengisi form pendaftaran tugas akhir dengan melampirkan transkrip
sementara dan fotokopi bukti pembayaran SPP terakhir
Mengajukan proposal tugas akhir dan usulan dosen pembimbing tugas
akhir ke program studinya
Setelah
penunjukan
dosen
pembimbing
tugas
akhir
oleh
Dekan,
mahasiswa menyerahkan proposal tugas akhir dan lembar kesediaan
bimbingan ke dosen pembimbing tugas akhir nya.
Setelah disetujui, mahasiswa melakukan bimbingan tugas akhir
b. Ketua Program Studi
Mengkaji topik penelitian yang diajukan oleh mahasiswa, meliputi 2 hal:
1. kesesuaian bidang keahlian pembimbing dengan topik yang diajukan
oleh mahasiswa.
2. mempertimbangkan kuota pembimbing dalam pembimbingan tugas
akhir.
Menetapkan dosen pembimbing tugas akhir
c. Bag. Akademik Fakultas
Membuatkan transkrip sementara
Mengkonsep surat tugas pembimbingan tugas akhir, ditandatangani oleh
Dekan
d. Dosen Pembimbing TA
Menerima surat tugas pembimbingan tugas akhir dari Dekan
Menerima proposal tugas akhir dan lembar kesediaan bimbingan
Melaksanakan aktivitas bimbingan tugas akhir
Diagram Manual Prosedur
Pengajuan Tugas Akhir (TA)/Skripsi
Mahasiswa
Ka. Prodi
Bag. Akademik
Fakultas
Dekan
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Melakukan
pendaftaran
Tugas Akhir On Line
1 hari
2.
Verifikasi
Persyaratan
Pendaftaran TA
2 hari
3.
Penyusunan Dosen
Pembimbing Tugas
Akhir
1 hari
4.
Mengkonsep Surat
Tugas
Pembimbingan
Tugas Akhir
15 menit
5.
Mengesahkan
Surat Tugas
Pembimbingan
TA
6.
Publikasi nama
dosen
pembimbing
SELESAI
15 menit
15 menit
BAB XIII
PELAKSANAAN SEMINAR PROPOSAL/SKRIPSI
Tujuan:
Manual prosedur pelaksanaan seminar proposal/skripsi ditujukan untuk memberikan
pedoman tentang tata cara seminar proposal/skripsi.
Lingkup:
Prosedur ini meliputi penyusunan jadwal ujian proposal/skripsi. Penerbitan SK
penguji seminar proposal/skripsi.
Pelaksanaan Seminar Proposal/Skripsi
Pelaku
a. Pembantu Dekan I
b. Bagian Akademik Fakultas
c.
Mahasiswa
d. Dekan
e. Tim Penguji
Aktivitas Pelaku
a. Pembantu Dekan I
Menyusun draft jadwal seminar proposal/skripsi
b. Bag. Akademik Fakultas
Mempublikasikan jadwal seminar proposal/skripsi
Menerima pendaftaran seminar proposal/skripsi
Merekapitulisasi data mahasiswa calon peserta seminar proposal/skripsi
Menyusun jadwal pelaksanaan seminar proposal/skripsi
Menerbitkan surat undangan seminar
Melaksanakan seminar proposal/skripsi
c. Mahasiswa
Melakukan pendaftaran seminar proposal/skripsi
d. Dekan
Menerbitkan SK Tim Penguji
e. Tim Penguji
Menguji seminar proposal/skripsi
Menerbitkan berita acara seminar proposal/skripsi
Diagram Manual Prosedur
Pelaksanaan Seminar Proposal/Skripsi/PKL/Ujian Skripsi/Ujian PKL
PD 1
Bag. Akademik
Fakultas
Mahasiswa
Kaprodi
Tim Penguji
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Susun draft jadwal
seminar proposal/
seminar skripsi/Ujian
PKL/Ujian Skripsi
1 hari
2.
Publikasi jadwal
seminar proposal/
seminar skripsi/Ujian
PKL/Ujian Skripsi
4.
Rekapitulasi data
mahasiswa calon
peserta seminar
proposal/seminar
skripsi/Ujian PKL/Ujian
Skripsi
5.
Pembuatan jadwal
seminar proposal/
seminar skripsi/ujian
PKL/Ujian skripsi
10 menit
3.
Melakukan
pendaftaran
seminar proposal/
seminar skripsi/
Ujian PKL/Ujian
Skripsi On Line
10 menit
1 hari
1 hari
6.
Penentuan tim
Penguji
3 hari
7.
Penerbitan SK
Dekan untuk Tim
Penguji
1 hari
8.
Publikasi peserta dan
jadwal seminar
proposal/seminar
skripsi/Ujian PKL/Ujian
Skripsi
10 menit
9.
Pembuatan undangan
seminar skripsi/ujian
PKL/Ujian Skripsi On
Line
1 hari
11.
Publikasi nilai
seminar skripsi/ujian
PKL/Ujian Skripsi
SELESAI
10.
Pengiriman nilai
seminar skripsi/
ujian PKL/Ujian
Skripsi
10 menit
10 menit
BAB XIV
EVALUASI AKADEMIK
Tujuan:
Manual prosedur evaluasi akademik ditujukan untuk memberikan pedoman tentang
tata cara melakukan evaluasi akademik 2 (dua) tahun pertama dan 2 (dua) tahun
kedua.
Lingkup:
Prosedur ini meliputi evaluasi akademik bagi mahasiswa yang pada akhir dua tahun
pertama IPK < 2 atau pada akhir dua tahun kedua IPK < 2 atau SKS belum
mencapai kurang dari 75 SKS,
maka bagi
mahasiswa diberi pilihannya
mengundurkan diri atau di DO.
Evaluasi Akademik
Pelaku
a. Bag. Akademik Fakultas
b. Kaprodi
c.
Pembantu Dekan I
d. Dekan
Aktivitas Pelaku
a. Bag Akademik Fakultas
Menyiapkan data akademik mahasiswa per angkatan per program studi
Menyiapkan surat teguran kepada mahasiswa yang bersangkutan
Bilamana diputuskan seorang mahasiswa harus di-DO, bag akademik
fakultas membuatkan surat usulan DO kepada BAAK berisi nama-nama
mahasiswa yang diusulkan beserta dokumen pendukung
Meminta pengesahan surat teguran/surat usulan DO kepada Dekan
Memberikan surat teguran kepada mahasiswa bersangkutan, dan atau
menyampaikan surat usulan DO ke BAAK
b. Kaprodi
Memverifikasi data evaluasi akademik
c. Pembantu Dekan I
Memimpin pembahasan data evaluasi akademik
Mengklarifikasi mahasiswa yang memiliki IPK < 2, yang mau habis masa
studi, dan terancam DO
Menetapkan mahasiswa yang perlu ditegur/diputuskan
d. Dekan
Menandatangani surat teguran/surat usulan DO
Diagram Manual Prosedur
Evaluasi Akademik
Bag. Akademik
Fakultas
Ka Prodi
PD 1
Dekan
Ukuran
Waktu
MULAI
1.a.
Menyiapkan data/
catatan
akademik
1.b.
Memverifikasi
data evaluasi
akademik
1 hari
2.
Menetapkan
mahasiswa yang
perlu ditegur/
diputuskan DO
1 hari
3.
Publikasi mahasiswa
yang diberikan teguran/
diputus drop out
1 hari
4.
Menyiapkan surat
teguran/pemberitahuan
drop out
1 hari
5.
Menandatangani
surat teguran/
surat usulan DO
6.
Mengirim surat
teguran / surat usulan
Drop Out
SELESAI
30 menit
1 hari
BAB XV
YUDISIUM
Tujuan:
Manual prosedur yudisium ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara
yudisium.
Lingkup:
Prosedur ini meliputi persyaratan pendaftaran yudisium, memverifikasi persyaratan
pendaftaran yudisium, rapat yudisium dan menerbitkan surat keterangan lulus.
Yudisium
Pelaku
a. Mahasiwa
b. Bagian Akademik Fakultas
c.
Dekan
Aktivitas Pelaku
a. Mahasiswa
Meminta form permohonan yudisium ke Bag Akademik Fakultas dan
mengisinya
Melengkapi persyaratan pendaftaran yudisium
b. Bagian Akademik Fakultas
Memverifikasi persyaratan pendaftaran yudisium
Membuat SK Penetapan yudisium
Mengundang mahasiswa, dosen, kaprodi, dan dekan untuk acara rapat
yudisium
c. Dekan
Menyelenggarakan rapat yudisium
Menyerahkan SKL (surat keterangan lulus) dan Transkrip Akhir
Diagram Manual Prosedur
Yudisium
Mahasiswa
Bag. Akademik
Fakultas
Dekan
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Melakukan pendaftaran
yudisium dan melengkapi
persyaratan On Line
1 hari
2.
Verifikasi persyaratan
peserta yudisium
3.a.
Pembuatan SK Dekan
tentang peserta
Yudisium
1 hari
3.b.
Mengesahkan SK Dekan
tentang peserta
Yudisium
4.
Penyalinan data peserta
yudisium ke Sistem
Alumni
5.
Penerbitan peserta
yudisium
SELESAI
1 hari
BAB XVI
WISUDA
Tujuan:
Manual prosedur yudisium ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara
wisuda.
Lingkup:
Prosedur ini meliputi persyaratan pendaftaran wisuda, memverifikasi persyaratan
pendaftaran wisuda, rapat senat terbuka Universitas Trunojoyo Madura dengan
agenda wisuda.
Wisuda
Pelaku
a. Mahasiwa
b. BAAK
c.
Bagian Perlengkapan Universitas
Aktivitas Pelaku
a. Mahasiswa
Mengisi form pendaftaran wisuda
Membayar biaya wisuda
Melengkapi persyaratan pendaftaran wisuda :
1. Foto copy legalisir STTB SLTA 1 lembar bagi mahasiswa lulusan
SLTA/pindahan dari kampus lain.
2. Fotokopi Ijazah Diploma/sederajat bagi mahasiswa lanjutan.
3. Foto copy Akte Kelahiran/kenal lahir 1 lembar.
4. Pas foto terbaru hitam putih ukuran
4x6=6 lbr,2x3=4 lbr. (pas foto
berpakaian rapi berpose sempurna berjaket almamater)
5. Fotokopi kartu mahasiswa yang masih berlaku.
6. Keterangan bebas pinjaman buku dari perpustakaan.
7. Mengisi blanko data pembuatan ijazah, data wisudawan.
8. Kwitansi/fotokopi pembayaran SPP semester terakhir.
9. Fotokopi kwitansi pembayaran wisuda
10. Surat Keterangan Ralat Ijazah dari Sekolah (jika terdapat kealahan
penulisan)
Mengambil toga ke bag Perlengkapan Universitas
Mengikuti aktivitas gladi resik dan seremoni wisuda
b. BAAK
Memverifikasi persyaratan pendaftaran wisuda
c. Bagian Perlengkapan Universitas
Mencatat nama mahasiswa yang mengambil toga
Memberikan toga kepada mahasiswa yang bersangkutan
Diagram Manual Prosedur
Wisuda
Mahasiswa
BAAK
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Melakukan pendaftaran
wisuda dan melengkapi
persyaratan
Tidak
1 hari
2.
Verifikasi persyaratan
peserta wisuda
1 hari
Persyaratan
Terpenuhi?
Ya
3.
Penerbitan SK Rektor
tentang peserta wisuda
1 hari
4.
Penerbitan SK Rektor
tentang peserta wisuda
1 hari
SELESAI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Revisi
Tanggal
Dikaji ulang oleh
Dikendalikan oleh
Disetujui oleh
Kode
:
:
:
:
:
:
1
10 Desember 2010
Pembantu Dekan I
Jaminan Mutu Fakultas Ekonomi
Dekan Fakultas Ekonomi
KATA PENGANTAR
Bangkalan, 24 Mei 2011
Dekan,
Prof. Dr. M. Nizarul Alim, S.E., M.Si., Ak
NIP 196907232003121001
BAB I
RENCANA STUDI
Tujuan:
Manual prosedur rencana studi dan perubahan rencana studi ditujukan untuk
memberikan pedoman pelaksanaan perencanaan studi dan perubahannya.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi kegiatan sejak pengambilan formulir, hingga pembimbingan
dengan dosen wali dan pemasukkan data elektronik ke dalam sistem online.
Peristilahan:
a. Bagian Akademik Fakultas: bagian administrasi Fakultas Ekonomi
b. Mahasiswa: Mahasiswa Fakultas Ekonomi yang telah membayar her registrasi
semester yang bersangkutan
c.
Dosen pembimbing akademik: dosen Fakultas Ekonomi yang tela mendapatkan
tugas untuk memberi bimbingan perencanaan studi dan nasehat-nasehat yang
berkaitan dengan studi beberapa mahasiswa yang menjadi bimbingannya.
d. Kartu Rencana Studi (KRS): kartu yang harus diisi oleh mahasiswa dengan mata
kuliah-mata kuliah yang akan diambil di semester yang berkaitan dan disetujui
oleh mahasiswa dan dosen pembimbing.
Deskripsi:
1. Proses ini dimulai dengan penerbitan jadwal oleh bagian akademik fakultas
berkaitan dengan masa pengambilan Kartu Rencana Studi dan pengembalian
KRS.
2. Mahasiswa yang telah membayar registrasi, mengambil KRS di bagian
administrasi Fakultas dengan menunjukkan tanda bukti registrasi.
3. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen pembimbing akademik untuk
menentukan mata kuliah yang akan diambil di semester yang bersangkutan
4. Mahasiswa dan dosen pembimbing menandatangani KRS yang telah diisi.
5. Mahasiswa mengisi sistem perencanaan studi online.
6. Mahasiswa, dosen pembimbing akademik, dan bagian administrasi akademik
Fakultas menyimpan arsip KRS.
Rencana Studi
Pelaku
a. Bag Akademik Fakultas
b. Mahasiswa
c.
Dosen Pembimbing Akademik
Aktivitas Pelaku
a. Bagian Akademik Fakultas
Sebelumnya telah mempublikasikan jadwal perkuliahan untuk semester
yang aktif
Memberikan
blanko
kosong
KRS
kepada
mahasiswa,
dengan
menyerahkan salinan bukti bayar registrasi/herregistrasi semester
Menerima salinan kartu rencana studi yang sudah disetujui oleh dosen
pembimbing akademik
Mulai menyusun daftar peserta kelas
b. Mahasiswa
Meminta form rencana studi dari fakultas
Mengisi kartu rencana studi
Konsultasi dengan dosen pembimbing akademik
Menyerahkan salinan kartu rencana studi ke bagian akademik fakultas
c. Dosen Pembimbing akademik
Mereview dan menyetujui KRS Mahasiswa
Dosen menyimpan 1 salinan KRS sebagai arsip
Diagram Manual Prosedur
Rencana Studi Online
Bagian Akademik
Fakultas
Mahasiswa
Dosen Pembimbing
Akademik
Ukuran
Waktu
MULAI
1 hari
1.
Publikasi
Jadwal Perkuliahan
2.
Akses Portal
Mahasiswa dan Input
KRS Online
3.
Konsultasi dengan
DPA
5.
Mencetak
KRS Final
7.
Menyerahkan
salinan KRS untuk
Adm. Akademik
Fakultas
SELESAI
15 menit
30 menit
4.
Menyetujui KRS
Mahasiswa dari
Portal Dosen
30 menit
15 menit
6.
Menandatangani
berkas hardcopy
KRS
15 menit
15 menit
Rencana Studi Online
Pelaku
a. Bag Akademik Fakultas
b. Mahasiswa
c.
Dosen Pembimbing Akademik
Aktivitas Pelaku
a. Bagian Akademik Fakultas
Sebelumnya telah mempublikasikan jadwal perkuliahan untuk semester
yang aktif
Menerima salinan rencana studi yang telah disetujui oleh dosen
pembimbing akademik
b. Mahasiswa
Mengakses portal mahasiswa dan melakukan pengisian rencana studi
secara online
Konsultasi dengan dosen pembimbing akademik
Menyerahkan salinan kartu rencana studi ke bagian akademik fakultas
c. Dosen Pembimbing akademik
Mereview dan menyetujui KRS Mahasiswa via Sistem Portal Dosen
Mencetakkan kartu rencana studi yang sudah disetujui tersebut dan
menandatanganinya
Dosen menyimpan 1 salinan rencana studi sebagai arsip
Diagram Manual Prosedur
Rencana Studi Online
Bagian Akademik
Fakultas
Mahasiswa
Dosen Pembimbing
Akademik
Ukuran
Waktu
MULAI
1 hari
1.
Publikasi
Jadwal Perkuliahan
2.
Akses Portal
Mahasiswa dan Input
KRS Online
15 menit
3.
Konsultasi dengan
DPA
30 menit
5.
Mencetak
KRS Final
7.
Menyerahkan
salinan KRS untuk
Adm. Akademik
Fakultas
SELESAI
4.
Menyetujui KRS
Mahasiswa dari
Portal Dosen
30 menit
15 menit
6.
Menandatangani
berkas hardcopy
KRS
15 menit
15 menit
BAB II
PERUBAHAN RENCANA STUDI
Tujuan:
Manual prosedur perubahan rencana studi ditujukan untuk memberikan pedoman
pelaksanaan perencanaan studi dan perubahannya.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi kegiatan sejak pengambilan formulir, hingga konsultasi perubahan
rencana studi dengan dosen wali dan pemasukkan data elektronik ke dalam sistem online.
Peristilahan:
a. Bagian Akademik Fakultas: bagian administrasi Fakultas Ekonomi
b. Mahasiswa: Mahasiswa Fakultas Ekonomi yang telah membayar her registrasi semester
yang bersangkutan
c. Dosen pembimbing akademik: dosen Fakultas Ekonomi yang telah mendapatkan tugas
untuk memberi bimbingan perencanaan studi dan nasehat-nasehat yang berkaitan
dengan studi beberapa mahasiswa yang menjadi bimbingannya.
d. Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS): kartu yang harus diisi oleh mahasiswa dengan
mata kuliah-mata kuliah yang akan diambil di semester yang berkaitan dan disetujui oleh
mahasiswa dan dosen pembimbing.
Deskripsi:
1. Proses ini dimulai dengan penerbitan jadwal perubahan rencana studi oleh bagian
akademik fakultas berkaitan dengan masa pengambilan Kartu Perubahan Rencana Studi
dan pengembalian KPRS.
2. Mahasiswa yang telah membayar registrasi, mengambil KPRS di bagian administrasi
Fakultas dengan menunjukkan tanda bukti registrasi.
3. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen pembimbing akademik untuk menentukan mata
kuliah yang akan diambil di semester yang bersangkutan
4. Mahasiswa dan dosen pembimbing menandatangani KPRS yang telah diisi.
5. Mahasiswa mengisi sistem perencanaan studi online.
6. Mahasiswa, dosen pembimbing akademik, dan bagian administrasi akademik Fakultas
menyimpan arsip KPRS.
Diagram Manual Prosedur
Rencana Studi Online
Bagian Akademik
Fakultas
Mahasiswa
Dosen Pembimbing
Akademik
Ukuran
Waktu
MULAI
1 hari
1.
Publikasi
Jadwal Perkuliahan
2.
Akses Portal
Mahasiswa dan Input
KRS Online
15 menit
3.
Konsultasi dengan
DPA
30 menit
5.
Mencetak
KRS Final
7.
Menyerahkan
salinan KRS untuk
Adm. Akademik
Fakultas
SELESAI
4.
Menyetujui KRS
Mahasiswa dari
Portal Dosen
30 menit
15 menit
6.
Menandatangani
berkas hardcopy
KRS
15 menit
15 menit
BAB III
PENYUSUNAN JADWAL KULIAH
Tujuan:
Manual prosedur penyusunan jadwal kuliah ditujukan untuk memberikan pedoman
pelaksanaan kuliah dalam suatu semester.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi kegiatan ploting mata kuliah oleh Ketua Program Studi, membahas
usulan ploting, dan mempublikasikan jadwal kuliah.
Penyusunan Jadwal Kuliah
Pelaku
a. Ketua Program Studi
b. Bag Akademik Fakultas
Aktivitas Pelaku
a. Ketua Program Studi
Memberikan usulan plotting matakuliah
Memeriksa hasil rapat penyusunan jadwal dari bagian Akademik Fakultas
b. Bagian Akademik Fakultas
Membahas usulan plotting mata kuliah
Mempublikasikan jadwal
Diagram Manual Prosedur
Penyusunan Jadwal Kuliah dan Praktikum
Ka. Prodi
PD 1
Bag. Akademik
Fakultas
BAAK
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Pembuatan
kurikulum
1 minggu
2.
Penyusunan Jadwal
akademik online
1 minggu
Rancangan
Jadwal
3.
Sinkronisasi jadwal
kuliah dan praktikum
(mengundang
kaprodi dan ka
laboratorium)
1 hari
4.
Finalisasi jadwal
kuliah dan praktikum
1 hari
5.
Mengesahkan
jadwal Kuliah
1 hari
6.
Publikasi jadwal
kuliah dan
praktikum
10 menit
SELESAI
BAB IV
PENYUSUNAN MATERI PERKULIAHAN
Tujuan:
Manual prosedur penyusunan jadwal kuliah ditujukan untuk memberikan pedoman
pelaksanaan penyusunan materi perkuliahan dalam suatu semester.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi kegiatan rapat pembahasan materi perkuliahan yang dimulai dari
rencana pelaksanaan perkuliahan, silabus, dan sebagainya.
Penyusunan Materi Perkuliahan
Pelaku
a. Dosen
b. Ketua Program Studi
c.
Dekan
Aktivitas Pelaku
a. Dosen
Menyusun materi perkuliahan (per matakuliah)
b. Ketua Program Studi
Menyelenggarakan rapat pembahasan materi (rencana pelaksanaan
perkuliahan, silabus, dan sebagainya)
Bila materi disetujui, akan dimintakan pengesahan oleh Dekan. Bila tidak,
maka dosen harus merevisi materi perkuliahannya
c. Dekan
Mengesahkan materi perkuliahan
Diagram Manual Prosedur
Penyusunan Materi Perkuliahan
Dosen
Prodi
Dekan
Bag. Akademik
Fakultas
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Susun materi
perkuliahan
30 hari
1 hari
2.
Rapat pembahasan
materi
3.
Kaprodi menyetujui
materi perkuliahan
Ya
15 menit
4.
Mengesahkan
materi
perkuliahan
15 menit
5.
Publikasi materi
perkuliahan
SELESAI
1 hari
BAB V
PELAKSANAAN PERKULIAHAN
Tujuan:
Manual prosedur pelaksanaan perkuliahan ditujukan untuk memberikan pedoman
pelaksanaan perkuliahan dalam suatu semester.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi kegiatan menyiapkan blanko berita acara perkuliahan dan
daftar hadir serta merekap kehadiran dosen dan mahasiswa.
Pelaksanaan Perkuliahan
Pelaku
a. Bag Akademik Fakultas
b. Dosen Pengampu Matakuliah
c.
Mahasiswa
Aktivitas Pelaku
a. Bagian Akademik Fakultas
Menyiapkan blanko berita acara perkuliahan dan daftar hadir
Merekap kehadiran dosen dan mahasiswa
b. Dosen Pengampu Matakuliah
Mengambil berita acara perkuliahan dan daftar hadir setiap pelaksanaan
perkuliahan
Melaksanakan perkuliahan
Mengedarkan daftar hadir
Mengisi berita acara perkuliahan
Menyerahkan berita acara perkuliahan dan daftar hadir ke Bag. Akademik
Fakultas pasca perkuliahan
c. Mahasiswa
Menghadiri perkuliahan
Satu per satu mahasiswa menandatangani daftar hadir
Wakil mahasiswa menandatangani daftar hadir
Diagram Manual Prosedur
Pelaksanaan Perkuliahan dan Praktikum
Bagian Akademik
Fakultas
Dosen Pengampu
Matakuliah
Mahasiswa
MULAI
1.
Menyiapkan formulir
berita acara
perkuliahan/praktikum,
daftar hadir, acara
perkuliahan/praktikum,
dan recording
perkuliahan/praktikum
2.
Mengambil berita
acara perkuliahan/
praktikum, daftar
hadir, acara
perkuliahan/
praktikum, dan
recording
perkuliahan/
praktikumMengambil
BAP dan Daftar Hadir
3.
Menghadiri
Perkuliahan
4.
Menandatangani
Daftar Hadir
5.
8.
Merekap kehadiran
mahasiswa,
mendokumentasikan
berita acara dan
recording
pelaksanaan
perkuliahan/
praktikum
SELESAI
Mengisi berita acara
perkuliahan/
praktikum, dan
recording
perkuliahan/
praktikum.
6.
Mahasiswa
menandatangani
Daftar Hadir
8.
menyerahkan berita
acara perkuliahan/
praktikum, daftar
hadir, acara
perkuliahan/
praktikum, dan
recording
perkuliahan/
praktikum
7.
wakil mahasiswa
menandatangani
berita acara
BAB VI
VALIDASI KEHADIRAN MAHASISWA
Tujuan:
Manual prosedur validasi kehadiran mahasiswa ditujukan untuk memberikan
pedoman merekap kehadiran mahasiswa.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi kegiatan mahasiswa menghadiri perkuliahan dan mengisi
presensi perkuliahan. Bilamana sakit, disyaratkan memberikan surat keterangan
sakit. Bilamana orang tua meninggal, disyaratkan menunjukkan surat keterangan
dari RT/RW. Bilamana ikut kegiatan kampus, disyaratkan memberikan surat
keterangan dari Pembantu Rektor 3 atau PD 3. Bilamana tidak ada keterangan,
mahasiswa dianggap dengan sengaja tidak menghadiri perkuliahan.
Validasi Kehadiran Mahasiswa
Pelaku
a. Mahasiswa
b. Dokter
c.
RT/RW
d. PD 3
e. Bag. Akademik Fakultas
Aktivitas Pelaku
a. Mahasiswa
Menghadiri perkuliahan dan mengisi presensi perkuliahan
Bilamana sakit, disyaratkan memberikan surat keterangan sakit
Bilamana orang tua meninggal, disyaratkan menunjukkan surat keterangan
dari RT/RW
Bilamana ikut kegiatan kampus, disyaratkan memberikan surat keterangan
dari Pembantu Rektor 3
Bilamana tidak ada keterangan, mahasiswa dianggap dengan sengaja
tidak menghadiri perkuliahan
b. Dokter
Menyediakan surat keterangan sakit
b. RT/RW
Menyediakan surat keterangan orang tua (atau kerabat) meninggal
c. PD 3
Menyediakan surat keterangan mengikuti kegiatan mewakili kampus
d. Bag. Akademik Fakultas
Mencatat data mahasiswa yang absen
Merekap presensi kuliah
Diagram Manual Prosedur
Validasi Kehadiran Mahasiswa
Mahasiswa
Dokter
RT/RW
PD 3/PR 3
Bag. Akademik
Fakultas
MULAI
1.
Pelaksanaan
Perkuliahan
Surat keterangan
sakit
Hadir kuliah
Tidak
sakit
Ya
3.
Minta surat
keterangan
sakit
4.
Buat surat
keterangan sakit
Surat
keterangan
kematian
Tidak
Orangtua
meninggal
Ya
Ya
5.
Minta surat
keterangan RT/
RW
6.
Buat surat
keterangan
kematian
Surat
keterangan ikut
kegiatan
Tidak
Ikut kegiatan
kampus
Ya
7.
Minta surat
keterangan dari
PR3
8.
Buat surat
keterangan ikut
kegiatan
9.
Menyerahkan
surat
keterangan
Surat
keterangan ikut
kegiatan
Surat
keterangan
kematian
Surat keterangan
sakit
10.
Catat data
mahasiswa absen
11.
Rekap presensi
2.
Isi presensi kuliah
Tidak
SELESAI
BAB VII
EVALUASI PERKULIAHAN
Tujuan:
Manual prosedur survei evaluasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar bertujuan
untuk penilaian proses belajar mengajar dalam satu semester.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi survei mengenai mahasiswa pendapat mahasiswa tentang
proses belajar mengajar. Aspek yang diperhatikan meliputi 3 hal yaitu persepsi
mahasiswa, penilaian sejawat, dan kelengkapan administrasi (materi kuliah,
ketepatan pelaporan).
Evaluasi Perkuliahan
Pelaku
a. Bagian Akademik Fakultas
b. Dosen
c.
Pembantu Dekan I
Aktivitas Pelaku
a. Bagian Akademik Fakultas
Menyiapkan survei evaluasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar untuk
penilaian dosen. Aspek yang diperhatikan meliputi 3 hal yaitu: persepsi
mahasiswa, penilaian sejawat, dan kelengkapan administrasi (materi
kuliah, ketepatan pelaporan)
Menyebarkan kuesioner
Melakukan analisis hasil survei
Membagikan hasil evaluasi per matakuliah ke setiap dosen pengampu,
dengan tembusan pada ketua prodi bersangkutan, dan Dekan
b. Dosen
Menerima hasil evaluasi kinerjanya untuk semester aktif tersebut
c. Pembantu Dekan I
Menyelenggarakan rapat pertemuan membahas hasil evaluasi
Diagram Manual Prosedur
Evaluasi Perkuliahan
Bag. Akademik
Fakultas
Mahasiswa
Dosen Pengampu
Matakuliah/Praktikum
PD 1
Ukuran
Waktu
MULAI
15 menit
1.
Siapkan bahan survey
2.
Mengisi Survei
secara online
15 menit
3.
Analisis hasil
survey
4.
Publikasi hasil Survey
SELESAI
1 jam
Analisis hasil
survey
Analisis hasil
survey
Analisis hasil
survey
10 menit
BAB VIII
PENYUSUNAN JADWAL UTS DAN UAS
Tujuan:
Manual prosedur penyusunan jadwal UTS atau UAS ditujukan untuk memberikan
pedoman dalam menyusun jadwal ujian.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi perancangan jadwal UTS atau UAS. Memeriksa rancangan
jadwal yang meliputi pengakomodasian semua jadwal di prodi dan jika dipastikan
tidak ada bentrok. Bila tidak ada kendala di pemeriksaan rancangan jadwal oleh
semua program studi terkait, bagian akademik fakultas mempublikasikan jadwal
ujian.
Penyusunan Jadwal UTS dan UAS
Pelaku
a. Ketua Program Studi
b. Bagian Akademik Fakultas
Aktivitas Pelaku
a. Ketua Program Studi
Memberi usulan jadwal UTS atau UAS
Memeriksa rancangan jadwal (pengakomodasian semua jadwal di prodi,
tidak ada bentrok)
b. Bagian Akademik Fakultas
Membahas usulan jadwal UTS/UAS dari Ketua Program Studi
Mengeluarkan dokumen rancangan jadwal
Bila tidak ada kendala di pemeriksaan rancangan jadwal oleh semua
program studi terkait, bagian akademik fakultas mempublikasikan jadwal
ujian
Diagram Manual Prosedur
Penyusunan Jadwal UTS dan UAS
Ka. Prodi
Bagian Akademik
Fakultas
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Usulan jadwal
UTS/UAS/Ujian
Praktikum
1 minggu
2.
Menusun jadwal UTS/
UAS
1 minggu
Rancangan Jadwal
Ujian
Tidak
3.
Periksa rancangan
jadwal
1 hari
OK
Ya
4.
Menyetujui
rancangan jadwal
10 menit
5.
Publikasi
Jadwal UTS/UAS/
Ujian Praktikum
SELESAI
15 menit
BAB IX
PELAKSANAAN UTS DAN UAS
Tujuan:
Manual prosedur pelaksanaan UTS dan UAS ditujukan untuk memberikan pedoman
dalam pelaksanaan UTS dan UAS.
Lingkup:
Prosedur ini melingkupi dosen menyusun soal ujian, mengahadiri pelaksanaan ujian
matakuliah yang diampunya. Dosen memeriksa kelengkapan peserta ujian (kartu
ujian, KTM). Selanjutnya mengisi daftar presensi ujian. Selain itu dosen membagikan
soal dan lembar jawab ujian pada peserta. Kemudian mengumpulkan soal, lembar
jawab, presensi, dan berita acara ujian ke dalam amplop berkas ujian. Terakhir
pasca koreksi, memberikan arsip nilai matakuliah ke bagian akademik fakultas
.
Pelaksanaan UTS dan UAS
Pelaku
a. Dosen Pengampu Matakuliah
b. Pembantu Dekan 1
c.
Bagian Akademik Fakultas
Aktivitas Pelaku
a. Dosen Pengampu Matakuliah
Menyusun soal ujian
Menghadiri pelaksanaan ujian matakuliah yang diampunya
Memeriksa kelengkapan peserta ujian (kartu ujian, KTM)
Mengisi daftar presensi ujian
Membagikan soal dan lembar jawab ujian pada peserta
Mengisi berita acara ujian
Mengumpulkan soal, lembar jawab, presensi, dan berita acara ujian ke
dalam amplop berkas ujian
Pasca koreksi, memberikan arsip nilai matakuliah ke bagian akademik
fakultas
b. Pembantu Dekan 1
Memutuskan/menentukan jadwal ujian tiap jurusan
Membentuk panitia ujian
c. Bag. Akademik Fakultas
Melakukan publikasi jadwal
Melakukan verifikasi persyaratan peserta ujian
Mencetak dan membagikan kartu ujian
Menerima soal ujian dari dosen pengampu (untuk kemudian digandakan)
Menyiapkan amplop berkas ujian yang berisi soal, daftar hadir, dan berita
acara ujian
Diagram Manual Prosedur
Pelaksanaan UTS dan UAS
PD I
Dosen Pengampu
Matakuliah
Bagian Akademik
Fakultas
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Tentukan jadwal ujian
1 hari
2.
Bentuk panitia ujian
1 hari
6.
Menyusun soal ujian
10.
Mengambil amplop berkas ujian
11.
Menghadiri pelaksanaan ujian
matakuliah yg diampu
Daftar Hadir
UAS
Daftar Hadir
UTS
12.
Memeriksa kelengkapan peserta
ujian (Kartu Ujian, KTM)
13.
Daftar Hadir UTS/UAS dan
Berita Acara
14.
Mengisi daftar hadir ujian
1.16
7 hari
3.
Publikasi jadwal ujian
10 menit
4.
Verifikasi syarat peserta
ujian
1 hari
5.
Cetak dan bagi kartu ujian
3 hari
7.
Menerima soal dari dosen
pengampu
7 hari
8.
Menggandakan soal
1 hari
9.
Menyiapkan amplop
berkas ujian (soal, daftar
hadir, berita acara ujian)
1 hari
1 hari
1 jam
1 jam
1 jam
Diagram Manual Prosedur
Pelaksanaan UTS dan UAS
Dosen Pengampu
Matakuliah
Kaprodi
Bagian Akademik
Fakultas
Ukuran
Waktu
1.15
15.
Membagikan soal&lembar
jawaban ke peserta ujian
1 jam
16.
Mengisi berita acara ujian
30 menit
17.
Mengumpulkan soal, lembar
jawab, daftar hadir, dan
BAU ke dalam amplop
berkas ujian
1 hari
18.
Penilaian jawaban ujian
7 hari
19.
Publikasi Nilai Sementara
15 menit
22.
Menandatangani
KHS
SELESAI
20.
Publikasi Nilai Akhir
15 menit
21.
Mencetak
KHS
7 hari
1 hari
BAB XI
PEMBUATAN SURAT PENGANTAR IJIN PENELITIAN
Tujuan:
Manual prosedur pelaksanaan pembuatan surat pengantar ijin penelitian ditujukan
untuk memberikan pedoman cara dan melayani pengurusan surat pengantar
penelitian.
Lingkup:
Prosedur ini meliputi permintaan pembuatan surat penelitian dengan membuat surat
permohonan ke bagian akademik Fakultas atau pesan melalui website Fakultas.
Bagian Akademik Fakultas memverifikasi permohonan dan mencetak surat
pengantar penelitian.
Pembuatan Surat Pengantar Ijin Penelitian
Pelaku
a. Mahasiswa
b. Bagian Akademik Fakultas
c.
PD I
Aktivitas Pelaku
a. Mahasiswa
Mengajukan permintaan pembuatan surat penelitian dengan membuat
surat permohonan ke bag. Akademik Fakultas
Menerima surat permohonan dari Bag. Akademik Fakultas
b. Bagian Akademik Fakultas
Menerima surat permohonan dari mahasiswa untuk pembuatan surat
ijin/pengantar penelitian
Membuat konsep surat pengantar ijin penelitian dan kemudian kasubag
akademik memparaf surat pengantar tersebut
c. PD I
Menandatangani surat pengantar ijin penelitian
Diagram Manual Prosedur
Pengajuan Magang/PKL/Penelitian
Mahasiswa
Bag. Akademik
Fakultas
Kaprodi
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Melakukan
pendaftaran Magang/
PKL/Penelitian On Line
30 menit
2.
Vaidasi
perasyaratan
tidak
1 hari
Ya
3.
Penentuan dosen
pembimbing
1 hari
4.
Penerbitan SK Dekan
tentang pembimbing
5.
Membuat surat
permohonan ijin ke
institusi partner, di ttd
oleh Dekan
6.
Menyampaikan
surat permohonan
ijin ke institusi
partner
Permohonan
Diterima?
Tidak
SELESAI
15 menit
1 minggu
Ya
7.
Menerima persetujuan
dari instansi atas
permohonan magang/
PKL/penelitian
15 menit
BAB XII
PENGAJUAN TUGAS AKHIR (TA)/SKRIPSI
Tujuan:
Manual prosedur pengajuan tugas akhir (TA)/Skripsi ditujukan untuk memberikan
pedoman tentang tata cara pengajuan skripsi yang menjadi salah satu syarat
kelulusan.
Lingkup:
Prosedur ini meliputi diawali bahwa matakuliah Tugas Akhir di KRS telah di program.
Setelah pengajuan proposal tugas di setujui Ketua Program Studi, mahasiswa
melakukan proses konsultasi ke Dosen pembimbing.
Pengajuan Tugas Akhir (TA)/Skripsi
Pelaku
a. Mahasiswa
b. Ketua Prodi
c.
Bag. Akademik Fakultas
d. Dosen Pembimbing TA
Aktivitas Pelaku
a. Mahasiswa
Telah mengambil matakuliah Tugas Akhir di KRS semesternya
Meminta transkrip sementara ke Bag. Akademik Fakultas
Mengisi form pendaftaran tugas akhir dengan melampirkan transkrip
sementara dan fotokopi bukti pembayaran SPP terakhir
Mengajukan proposal tugas akhir dan usulan dosen pembimbing tugas
akhir ke program studinya
Setelah
penunjukan
dosen
pembimbing
tugas
akhir
oleh
Dekan,
mahasiswa menyerahkan proposal tugas akhir dan lembar kesediaan
bimbingan ke dosen pembimbing tugas akhir nya.
Setelah disetujui, mahasiswa melakukan bimbingan tugas akhir
b. Ketua Program Studi
Mengkaji topik penelitian yang diajukan oleh mahasiswa, meliputi 2 hal:
1. kesesuaian bidang keahlian pembimbing dengan topik yang diajukan
oleh mahasiswa.
2. mempertimbangkan kuota pembimbing dalam pembimbingan tugas
akhir.
Menetapkan dosen pembimbing tugas akhir
c. Bag. Akademik Fakultas
Membuatkan transkrip sementara
Mengkonsep surat tugas pembimbingan tugas akhir, ditandatangani oleh
Dekan
d. Dosen Pembimbing TA
Menerima surat tugas pembimbingan tugas akhir dari Dekan
Menerima proposal tugas akhir dan lembar kesediaan bimbingan
Melaksanakan aktivitas bimbingan tugas akhir
Diagram Manual Prosedur
Pengajuan Tugas Akhir (TA)/Skripsi
Mahasiswa
Ka. Prodi
Bag. Akademik
Fakultas
Dekan
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Melakukan
pendaftaran
Tugas Akhir On Line
1 hari
2.
Verifikasi
Persyaratan
Pendaftaran TA
2 hari
3.
Penyusunan Dosen
Pembimbing Tugas
Akhir
1 hari
4.
Mengkonsep Surat
Tugas
Pembimbingan
Tugas Akhir
15 menit
5.
Mengesahkan
Surat Tugas
Pembimbingan
TA
6.
Publikasi nama
dosen
pembimbing
SELESAI
15 menit
15 menit
BAB XIII
PELAKSANAAN SEMINAR PROPOSAL/SKRIPSI
Tujuan:
Manual prosedur pelaksanaan seminar proposal/skripsi ditujukan untuk memberikan
pedoman tentang tata cara seminar proposal/skripsi.
Lingkup:
Prosedur ini meliputi penyusunan jadwal ujian proposal/skripsi. Penerbitan SK
penguji seminar proposal/skripsi.
Pelaksanaan Seminar Proposal/Skripsi
Pelaku
a. Pembantu Dekan I
b. Bagian Akademik Fakultas
c.
Mahasiswa
d. Dekan
e. Tim Penguji
Aktivitas Pelaku
a. Pembantu Dekan I
Menyusun draft jadwal seminar proposal/skripsi
b. Bag. Akademik Fakultas
Mempublikasikan jadwal seminar proposal/skripsi
Menerima pendaftaran seminar proposal/skripsi
Merekapitulisasi data mahasiswa calon peserta seminar proposal/skripsi
Menyusun jadwal pelaksanaan seminar proposal/skripsi
Menerbitkan surat undangan seminar
Melaksanakan seminar proposal/skripsi
c. Mahasiswa
Melakukan pendaftaran seminar proposal/skripsi
d. Dekan
Menerbitkan SK Tim Penguji
e. Tim Penguji
Menguji seminar proposal/skripsi
Menerbitkan berita acara seminar proposal/skripsi
Diagram Manual Prosedur
Pelaksanaan Seminar Proposal/Skripsi/PKL/Ujian Skripsi/Ujian PKL
PD 1
Bag. Akademik
Fakultas
Mahasiswa
Kaprodi
Tim Penguji
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Susun draft jadwal
seminar proposal/
seminar skripsi/Ujian
PKL/Ujian Skripsi
1 hari
2.
Publikasi jadwal
seminar proposal/
seminar skripsi/Ujian
PKL/Ujian Skripsi
4.
Rekapitulasi data
mahasiswa calon
peserta seminar
proposal/seminar
skripsi/Ujian PKL/Ujian
Skripsi
5.
Pembuatan jadwal
seminar proposal/
seminar skripsi/ujian
PKL/Ujian skripsi
10 menit
3.
Melakukan
pendaftaran
seminar proposal/
seminar skripsi/
Ujian PKL/Ujian
Skripsi On Line
10 menit
1 hari
1 hari
6.
Penentuan tim
Penguji
3 hari
7.
Penerbitan SK
Dekan untuk Tim
Penguji
1 hari
8.
Publikasi peserta dan
jadwal seminar
proposal/seminar
skripsi/Ujian PKL/Ujian
Skripsi
10 menit
9.
Pembuatan undangan
seminar skripsi/ujian
PKL/Ujian Skripsi On
Line
1 hari
11.
Publikasi nilai
seminar skripsi/ujian
PKL/Ujian Skripsi
SELESAI
10.
Pengiriman nilai
seminar skripsi/
ujian PKL/Ujian
Skripsi
10 menit
10 menit
BAB XIV
EVALUASI AKADEMIK
Tujuan:
Manual prosedur evaluasi akademik ditujukan untuk memberikan pedoman tentang
tata cara melakukan evaluasi akademik 2 (dua) tahun pertama dan 2 (dua) tahun
kedua.
Lingkup:
Prosedur ini meliputi evaluasi akademik bagi mahasiswa yang pada akhir dua tahun
pertama IPK < 2 atau pada akhir dua tahun kedua IPK < 2 atau SKS belum
mencapai kurang dari 75 SKS,
maka bagi
mahasiswa diberi pilihannya
mengundurkan diri atau di DO.
Evaluasi Akademik
Pelaku
a. Bag. Akademik Fakultas
b. Kaprodi
c.
Pembantu Dekan I
d. Dekan
Aktivitas Pelaku
a. Bag Akademik Fakultas
Menyiapkan data akademik mahasiswa per angkatan per program studi
Menyiapkan surat teguran kepada mahasiswa yang bersangkutan
Bilamana diputuskan seorang mahasiswa harus di-DO, bag akademik
fakultas membuatkan surat usulan DO kepada BAAK berisi nama-nama
mahasiswa yang diusulkan beserta dokumen pendukung
Meminta pengesahan surat teguran/surat usulan DO kepada Dekan
Memberikan surat teguran kepada mahasiswa bersangkutan, dan atau
menyampaikan surat usulan DO ke BAAK
b. Kaprodi
Memverifikasi data evaluasi akademik
c. Pembantu Dekan I
Memimpin pembahasan data evaluasi akademik
Mengklarifikasi mahasiswa yang memiliki IPK < 2, yang mau habis masa
studi, dan terancam DO
Menetapkan mahasiswa yang perlu ditegur/diputuskan
d. Dekan
Menandatangani surat teguran/surat usulan DO
Diagram Manual Prosedur
Evaluasi Akademik
Bag. Akademik
Fakultas
Ka Prodi
PD 1
Dekan
Ukuran
Waktu
MULAI
1.a.
Menyiapkan data/
catatan
akademik
1.b.
Memverifikasi
data evaluasi
akademik
1 hari
2.
Menetapkan
mahasiswa yang
perlu ditegur/
diputuskan DO
1 hari
3.
Publikasi mahasiswa
yang diberikan teguran/
diputus drop out
1 hari
4.
Menyiapkan surat
teguran/pemberitahuan
drop out
1 hari
5.
Menandatangani
surat teguran/
surat usulan DO
6.
Mengirim surat
teguran / surat usulan
Drop Out
SELESAI
30 menit
1 hari
BAB XV
YUDISIUM
Tujuan:
Manual prosedur yudisium ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara
yudisium.
Lingkup:
Prosedur ini meliputi persyaratan pendaftaran yudisium, memverifikasi persyaratan
pendaftaran yudisium, rapat yudisium dan menerbitkan surat keterangan lulus.
Yudisium
Pelaku
a. Mahasiwa
b. Bagian Akademik Fakultas
c.
Dekan
Aktivitas Pelaku
a. Mahasiswa
Meminta form permohonan yudisium ke Bag Akademik Fakultas dan
mengisinya
Melengkapi persyaratan pendaftaran yudisium
b. Bagian Akademik Fakultas
Memverifikasi persyaratan pendaftaran yudisium
Membuat SK Penetapan yudisium
Mengundang mahasiswa, dosen, kaprodi, dan dekan untuk acara rapat
yudisium
c. Dekan
Menyelenggarakan rapat yudisium
Menyerahkan SKL (surat keterangan lulus) dan Transkrip Akhir
Diagram Manual Prosedur
Yudisium
Mahasiswa
Bag. Akademik
Fakultas
Dekan
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Melakukan pendaftaran
yudisium dan melengkapi
persyaratan On Line
1 hari
2.
Verifikasi persyaratan
peserta yudisium
3.a.
Pembuatan SK Dekan
tentang peserta
Yudisium
1 hari
3.b.
Mengesahkan SK Dekan
tentang peserta
Yudisium
4.
Penyalinan data peserta
yudisium ke Sistem
Alumni
5.
Penerbitan peserta
yudisium
SELESAI
1 hari
BAB XVI
WISUDA
Tujuan:
Manual prosedur yudisium ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara
wisuda.
Lingkup:
Prosedur ini meliputi persyaratan pendaftaran wisuda, memverifikasi persyaratan
pendaftaran wisuda, rapat senat terbuka Universitas Trunojoyo Madura dengan
agenda wisuda.
Wisuda
Pelaku
a. Mahasiwa
b. BAAK
c.
Bagian Perlengkapan Universitas
Aktivitas Pelaku
a. Mahasiswa
Mengisi form pendaftaran wisuda
Membayar biaya wisuda
Melengkapi persyaratan pendaftaran wisuda :
1. Foto copy legalisir STTB SLTA 1 lembar bagi mahasiswa lulusan
SLTA/pindahan dari kampus lain.
2. Fotokopi Ijazah Diploma/sederajat bagi mahasiswa lanjutan.
3. Foto copy Akte Kelahiran/kenal lahir 1 lembar.
4. Pas foto terbaru hitam putih ukuran
4x6=6 lbr,2x3=4 lbr. (pas foto
berpakaian rapi berpose sempurna berjaket almamater)
5. Fotokopi kartu mahasiswa yang masih berlaku.
6. Keterangan bebas pinjaman buku dari perpustakaan.
7. Mengisi blanko data pembuatan ijazah, data wisudawan.
8. Kwitansi/fotokopi pembayaran SPP semester terakhir.
9. Fotokopi kwitansi pembayaran wisuda
10. Surat Keterangan Ralat Ijazah dari Sekolah (jika terdapat kealahan
penulisan)
Mengambil toga ke bag Perlengkapan Universitas
Mengikuti aktivitas gladi resik dan seremoni wisuda
b. BAAK
Memverifikasi persyaratan pendaftaran wisuda
c. Bagian Perlengkapan Universitas
Mencatat nama mahasiswa yang mengambil toga
Memberikan toga kepada mahasiswa yang bersangkutan
Diagram Manual Prosedur
Wisuda
Mahasiswa
BAAK
Ukuran
Waktu
MULAI
1.
Melakukan pendaftaran
wisuda dan melengkapi
persyaratan
Tidak
1 hari
2.
Verifikasi persyaratan
peserta wisuda
1 hari
Persyaratan
Terpenuhi?
Ya
3.
Penerbitan SK Rektor
tentang peserta wisuda
1 hari
4.
Penerbitan SK Rektor
tentang peserta wisuda
1 hari
SELESAI