Pusat Jaminan Mutu Catatan untuk UB dari Team Assessor LRQA
Exported from http://pjm.ub.ac.id/catatan-untuk-ub-dari-team-assessor-lrqa/
export date : Sun, 20 Aug 2017 1:16:31
Catatan untuk UB dari Team Assessor LRQA
Setelah menjalani surveillance SMM ISO 9001:2008 pada tanggal 9 s.d 11 Mei 2012, Universitas Brawijaya
mendapatkan rekomendasi team assessor LRQA untuk tetap memiliki sertifikat ISO 9001:2008 No.JKT6003728. Hal ini
merupakan kebanggaan yang patut disyukuri semua warga UB. Dengan mempertahankan sertifikasi yang telah didapat
bulan Nopember 2011, berarti kita telah membuktikan kepada masyarakat bahwa UB adalah institusi pendidikan
berkualitas.
Selama tiga hari melakukan kunjungan ke 19 unit kerja (7 fakultas dan 12 unit kerja penunjang), team assessor LRQA
mendapatkan temuan atau catatan untuk perbaikan layanan di UB. Catatan tersebut antara lain:
Perlunya management review (tinjauan manajemen) secara berkala. Kegiatan ini dimaksudkan untuk meninjau
ulang manajemen organisasi tentang kesesuaian, kecukupan dan efektifitasnya. Untuk itu, sesuai klausul 5.6,
tinjauan manajemen (minimal) harus membahas: (a) hasil audit, baik internal dan eksternal, (b) umpan balik
pelanggan, termasuk penanganan keluhan, (c) capaian indikator kinerja atau sasaran mutu, (d) adanya tindakan
pencegahan atau tindakan koreksi, (e) tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya, (f) perubahan internal dan
eksternal organisasi yang berpengaruh terhadap sistem manajemen, dan (g) adanya saran/koreksi terhadap
manajemen organisasi.
Sesuai prinsip SMM ISO 9001:2008 bahwa organisasi harus fokus pada pelanggan, maka usaha untuk
mendapatkan umpan balik pelanggan (customers feedback) wajib ada. Termasuk dalam customers feedback ini
adalah evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan. Hasil umpan balik pelanggan ini harus ada
analisis/pembahasan dan tindak lanjut.
Pemeliharaan sarana-prasarana (asset maintenance) harus ada penetapan, perencanaan dan bukti pelaksanaan
(rekaman) pemeliharaan.
Perubahan organisasi perlu persiapan, sehingga legalitas dan pelimpahan wewenang/tupoksi serta kesiapan SDM
dapat terjadi dengan lancar.
Institusi sebesar UB seharusnya memiliki metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan
disposisi rekaman/dokumen/arsip. Termasuk metode untuk back-up data terintegrasi untuk seluruh unit kerja di
UB, hal ini memerlukan infrastruktur yang khusus disediakan untuk pengelolaan back-up data dan arsip/rekaman.
Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu).
Terkait kegiatan Proses Belajar Mengajar (PBM). Belum semua perencanaan PBM sesuai dengan pelaksanaan,
termasuk belum adanya mekanisme evaluasi terhadap PBM. Requirement (persyaratan) SDM terkait PBM belum
ditetapkan, serta belum adanya evaluasi kinerja SDM dan tindak lanjutnya. Sarana-prasarana terkait PBM belum
sepenuhnya optimal digunakan, termasuk belum adanya program/penetapan untuk memelihara sarana-prasarana
tersebut.
Catatan-catatan tersebut merupakan masukan bagi perbaikan manajemen di UB. Untuk itu, kita wajib memperhatikan dan
menindaklanjuti catatan tersebut. Secara lebih lengkap 1st surveillance ISO 9001:2008 Report for UB bisa di download di
sini.
export date : Sun, 20 Aug 2017 1:16:31
Catatan untuk UB dari Team Assessor LRQA
Setelah menjalani surveillance SMM ISO 9001:2008 pada tanggal 9 s.d 11 Mei 2012, Universitas Brawijaya
mendapatkan rekomendasi team assessor LRQA untuk tetap memiliki sertifikat ISO 9001:2008 No.JKT6003728. Hal ini
merupakan kebanggaan yang patut disyukuri semua warga UB. Dengan mempertahankan sertifikasi yang telah didapat
bulan Nopember 2011, berarti kita telah membuktikan kepada masyarakat bahwa UB adalah institusi pendidikan
berkualitas.
Selama tiga hari melakukan kunjungan ke 19 unit kerja (7 fakultas dan 12 unit kerja penunjang), team assessor LRQA
mendapatkan temuan atau catatan untuk perbaikan layanan di UB. Catatan tersebut antara lain:
Perlunya management review (tinjauan manajemen) secara berkala. Kegiatan ini dimaksudkan untuk meninjau
ulang manajemen organisasi tentang kesesuaian, kecukupan dan efektifitasnya. Untuk itu, sesuai klausul 5.6,
tinjauan manajemen (minimal) harus membahas: (a) hasil audit, baik internal dan eksternal, (b) umpan balik
pelanggan, termasuk penanganan keluhan, (c) capaian indikator kinerja atau sasaran mutu, (d) adanya tindakan
pencegahan atau tindakan koreksi, (e) tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya, (f) perubahan internal dan
eksternal organisasi yang berpengaruh terhadap sistem manajemen, dan (g) adanya saran/koreksi terhadap
manajemen organisasi.
Sesuai prinsip SMM ISO 9001:2008 bahwa organisasi harus fokus pada pelanggan, maka usaha untuk
mendapatkan umpan balik pelanggan (customers feedback) wajib ada. Termasuk dalam customers feedback ini
adalah evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan. Hasil umpan balik pelanggan ini harus ada
analisis/pembahasan dan tindak lanjut.
Pemeliharaan sarana-prasarana (asset maintenance) harus ada penetapan, perencanaan dan bukti pelaksanaan
(rekaman) pemeliharaan.
Perubahan organisasi perlu persiapan, sehingga legalitas dan pelimpahan wewenang/tupoksi serta kesiapan SDM
dapat terjadi dengan lancar.
Institusi sebesar UB seharusnya memiliki metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan
disposisi rekaman/dokumen/arsip. Termasuk metode untuk back-up data terintegrasi untuk seluruh unit kerja di
UB, hal ini memerlukan infrastruktur yang khusus disediakan untuk pengelolaan back-up data dan arsip/rekaman.
Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu).
Terkait kegiatan Proses Belajar Mengajar (PBM). Belum semua perencanaan PBM sesuai dengan pelaksanaan,
termasuk belum adanya mekanisme evaluasi terhadap PBM. Requirement (persyaratan) SDM terkait PBM belum
ditetapkan, serta belum adanya evaluasi kinerja SDM dan tindak lanjutnya. Sarana-prasarana terkait PBM belum
sepenuhnya optimal digunakan, termasuk belum adanya program/penetapan untuk memelihara sarana-prasarana
tersebut.
Catatan-catatan tersebut merupakan masukan bagi perbaikan manajemen di UB. Untuk itu, kita wajib memperhatikan dan
menindaklanjuti catatan tersebut. Secara lebih lengkap 1st surveillance ISO 9001:2008 Report for UB bisa di download di
sini.