Studi Kasus Harin Indah P.

  Nama: Harin Indah P.

  140413608200

  NIM :

  

For Companies Both Big and Small: Running a Business on Smartphones

  Pada awal 2006, San Antonio, CPS Energy yang berbasis di Texas, penyedia energi terbesar milik pemerintah, sedang menuju pada kekayaan dari berbagai segi. Perusahaan memiliki peringkat obligasi tertinggi dari penyedia utilitas. Tenaga kerja dan basis pelanggan secara umum menyatakan kepuasan. Dan yang paling penting, perusahaan itu menguntungkan. Dengan kata lain, tidak ada tanda-tanda eksternal dari perusahaan akan meluncurkan program teknologi yang akan mendefinisikan kembali cara melakukan bisnis dan membentuk tenaga kerja dari sekitar 4.000.

  Tidak ada tanda-tanda eksternal yang terlihat, tetapi bagi orang – orang yang mengetahui, termasuk Christopher Barron, Wakil Presiden CPS Energy dan CIO, tidak mungkin lebih jelas lagi bahwa perubahan sudah dekat dan masa depan perusahaan mungkin bergantung padanya.

  “Tenaga kerja yang kami miliki di perusahaan lebih banyak dari pada yang seharusnya dimiliki oleh perusahaan,” kata Barron. Barron melihat perusahaan lain dengan tenaga kerja mobile besar seperti perusahaan sendiri, seperti FedEx dan UPS, dan ia juga melihat perbedaan besar cara bisnisnya beroperasi. Sebagai contoh, pekerja CPS tertentu memiliki sedikit atau tidak ada akses ke sistem IT dan sumber daya ketika mereka berada jauh dari kantor atau gudang. Mereka sering diminta untuk mengunjungi situs kerja atau lokasi pelanggan untuk mendiagnosis masalah atau menyarankan perbaikan yang benar sebelum melaporkan ke departemen atau pihak yang tepat , yang kemudian akan memulai langkah berikutnya yaitu proses penyelesaian. Dapat diartikan bahwa pengiriman pekerja bertambah, dan seluruh pekerjaannya bisa memakan waktu berhari – hari.

  “Jika kami terus bekerja dengan jumlah kerja manual yang diperlukan bagi kita untuk mencapai pekerjaan itu, kita tidak akan berada dalam posisi untuk menjadi kompetitif di masa depan,” kata Barron. Dari kesadaran ini, program Magellan lahir. Program Magellan dibayangkan oleh Barron dan rekan-rekannya sebagai cara yang lebih baik untuk memobilisasi dan menghubungkan secara tradisional siloed tenaga kerja orang-orang dan sistem yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Tujuan program adalah untuk memperluas CPS’s jaringan infrastruktur, membangun jaringan aman Wi-Fi sendiri di kantor- kantor dan gudang, dan menyebarkan smartphone dan aplikasi mobile custom untuk semua staf CPS yang saat ini tidak memiliki sebuah laptop atau perangkat mobile lainnya. Untuk Barron, tantangan pertama dan terpenting dalam menyebarkan smartphone untuk basis pengguna yang besar adalah mendapatkan kepercayaan eksekutif.

  “Salah satu masalah terbesar kami adalah persepsi bahwa teknologi hanya sedikit menyajikan selain e-mail, dan biaya banyak,” Barron mengatakan. “Untuk CIO agar mencoba untuk menghilangkan semua hambatan dari eksekutif senior mungkin membutuhkan waktu lama,” Barron mengatakan. ‘ Jadi daripada mencoba untuk mendapatkan kepercayaan para eksekutif dan meredakan semua ketakutan mereka tentang biaya, penggunaan dan keselamatan, kami telah pergi ke kelompok-kelompok tertentu, insinyur, baris pekerja, pekerja kantor, dan karena sangat murah kita sudah mampu memberikan keluar perangkat secara eksperimental.’ Ada begitu banyak nilai dalam perangkat genggam ini dan dua atau tiga aplikasi yang mereka membuktikan diri,”katanya. “Anda hanya perlu memberikan perangkat ke tangan orang-orang yang benar-benar perlu untuk menggunakannya untuk mendemonstrasikannya.”

  Tiga cara inovatif staf CPS menggunakan smartphone mereka sebagai kamera digital di situs pekerjaan, sebagai mekanisme pelacakan GPS, dan sebagai pemberitahuan penerima darurat. Di masa lalu, CPS mungkin harus mengirimkan sekelompok kecil pekerja “umum” untuk layanan panggilan untuk memastikan orang yang tepat berada di sana. Hari ini, satu pekerja dapat mengunjungi situs, mengambil foto dari bagian yang rusak dari peralatan atau infrastruktur, dan kemudian mengirimkannya kembali ke kantor pusat atau kantor. Kemudian ahli mendiagnosis masalah dan mengirimkan bersama petunjuk untuk memperbaiki masalah atau pengiriman berita yang sesuai, yang tersedia langsung melalui e-mail suara dan SMS teks melalui smartphone.

  “Program Magellan, melalui penggunaan dari smartphone dan teknologi lainnya, akan memberdayakan semua karyawan, tidak peduli apa pekerjaan yang mereka lakukan, menjadi bagian dari perusahaan yang lebih besar ‘thought network,'” kata Baron. “Sekarang setiap orang seperti bagian dalam jaringan kami.” Perusahaan juga melihat keuntungan yang signifikan dalam efisiensi rantai penawaran yang berkaitan dengan Magellan dan penyebaran smartphone, ia mengatakan. Sebagai contoh, smartphone membantu mempercepat proses pemesanan pembelian, karena di masa lalu orang tertentu atau sekelompok orang perlu tempat untuk menyetujui pesanan. Sekarang persetujuan dapat dilakukan secara praktis hampir di mana saja dengan cakupan jangkauan selular. Rantai pasokan perusahaan pembeli juga dapat mengunjungi gudang untuk bekerja dengan orang-orang yang benar-benar memesan, untuk menuju waktu order yang lebih cepat dan lebih proaktif dalam management keseluruhan. Hanya dalam satu tahun, untuk menutup pembelian dan pengadaan penawaran menurun lebih dari 65 persen. Juga, tingkat persediaan dikurangi lebih dari $8 juta sejak program Magellan dimulai.

  Selain itu, tingkat kepuasan karyawan dan pelanggan yang naik, Barron mencatat, karena staf sekarang memiliki lebih banyak akses ke sistem perusahaan dan informasi, dan mereka merasa lebih dekat dengan bisnis. Karena CPS sekarang dapat menyelesaikan masalah pelanggan lebih banyak dengan lebih sedikit proses, mereka telah mengurangi waktu untuk menyelesaikan sebagian besar layanan panggilan, mengarah ke pelanggan yang lebih bahagia. Pada kenyataannya, perusahaan menerima nilai tertinggi di J.D Power and Associates’ 2007 Gas Utility Residential Customer Satisfaction Survey.

  Bagaimana teknologi, adalah tidak lagi sebagai ruang lingkup yang eksklusif dari perusahaan besar dengan anggaran IT yang signifikan, setidaknya tidak lagi. Lloyd’s Construction di Eagan, Minnesota, sepertinya tidak tampak membutuhkan perangkat software telepon yang mencolok. Sejumlah 9 juta dollar per tahun untuk pembongkaran dan perusahaan pengangkutan telah dijalankan oleh keluarga yang sama selama 24 tahun. Lloyd’s membawa bangunan komersial dan residensial dan kemudian mengangku mereka pergi. Apa yang bisa lebih sederhana? Yaitu jika mencari 100 orang pegawai, 30 truk, dan lebih dari 400 dumpsters dapat disebut sederhana. Koordinasi mereka bergerak bagian sangat penting untuk menumbuhkan bisnis dan untuk menyimpan kewarasan Stephanie Lloyd, 41, yang telah menjalankan perusahaan untuk empat tahun terakhir. Sampai saat ini, Lloyd’s digunakan menganalisis angka, buku besar, dan menghitung software akuntansi di perusahaan PC untuk radio untuk berkoordinasi dengan para pekerja di tempat kerja. Menara telepon seluler lebih banyak datang online di Minnesota, penerimaan radio Lloyd lebih buruk. Itu memang sudah waktunya, Lloyds memutuskan, untuk menyeret perusahaan mereka ke abad ke-21 dunia smartphone.

  Lloyd’s sudah mempertimbangkan setengah lusin produktivitas mobile software sebelum menetap di e-Trace, yang kebetulan datang dari sebuah perusahaan disebut GearWorks yang berbasis di kota seberang. Tidak hanya itu GearWorks lokal, tetapi software yang bekerja pada Sprint Nextel i560 dan i850 telepon, yang ditujukan untuk industri konstruksi. Lloyd’s sudah mulai membeli ponsel ini untuk berbicara untuk memisahkan pekerja dari radio yang sudah rusak. Segera, technophobic staf mengalami kesulitan. Karyawan harus dibimbing untuk belajar langkah-langkah cepat dengan ahlinya dengan dasar fitur pada ponsel baru mereka. Selama 18 bulan, dua sistem berlari berdampingan: e-Trace seperti dihapus, dan sistem kertas lama dan pencil system seperti itu dihapus. Ketidakkonsistenan akutansi tidak menyebar secara cepat.

  Dan e-Trace memunculkan masalah tenaga kerja yang peka. Perangkat lunak ini menampilkan pemetaan terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan lokasi saat ini di semua aset perusahaan. Mereka kecewa, Lloyds menemukan bahwa beberapa aset menghabiskan terlalu banyak waktu yang diparkir di luar tempat makan siang yang sama orang-orang yang tidak pada rute yang ditentukan. Lloyd sangat bersimpati pada kebutuhan pekerja untuk beristirahat “kita semua telah bekerja pembongkaran di sini,” katanya, tapi cepat menjepit pada orang-orang yang tidak sah.

  CEO GearWorks mengatakan tantangan yang dihadapi Lloyd’s sangat diharapkan. “Semua produk ini beroperasi pada tantangan dan kesempatan yang menyenangkan,” kata Todd Krautkremer, 47.”Tapi perangkat lunak kami melakukan pekerjaan yang baik sehingga memberikan keleluasaan pada pelanggan untuk mengontol kontrol laju perubahan dalam bisnis.”

  Setelah masalahnya dapat teratasi, maka keuntungannya menjadi jelas. Perusahaan mempekerjakan 12 sopir, 22 mandor, dan 7 pekerja kantor yang menggunakan 41 ponsel yang menggunakan e-Trace. Perusahaan membeli paket data tak terbatas untuk setiap telepon, yang total sekitar $4.000 per bulan.Tambahan biaya jaringan lainnya, dan Lloyd’s menghabiskan sekitar $50,000 per tahun untuk solusi bisnis, akuntansi, dan komunikasi yang lengkap.

  Sebelum e-Trace, perusahaan membayar seorang akuntan 40 jam seminggu untuk membantu perusahaan. Sekarang orang itu datang seminggu satu hari selama 6 jam, menyimpan sekitar $1000 per minggu. Pemasukan data dan pengurangan pengerjaan oleh operator dan mandor, Lloyd mengatakan, sekitar 1½ kali lebih cepat daripada kertas dan radio. Penyaluran yang lebih efisien telah memotong biaya bahan bakar sekitar 30 persen. Dan karyawan telah berhenti membuat transaksi-transaksi yang tidak sah. Lloyd memperkirakan peningkatan bersih kinerja 10-12 persen, atau kira-kira $1 juta untuk tahun 2007, tidak buruk kembali pada $50.000.

  Kesimpulan

  1. Penggunaan teknologi informasi, seperti pemanfaatan website telah meningkatkan kinerja perusahaan terkait lonjakan penjualan yang sangat besar dibandingkan sebelum menggunakan sarana website.

  2. Selain menggunakan website sebagai sarana yang efektif untuk pemasaran, perusahaan Sew What? Inc. akan mengembangkan teknologi informasi untuk mengetahui tahapan proses produksi secara tepat (waktu) dan akurat (biaya) yang bermanfaat dalam penentuan harga jual dan pengiriman barang.

  3. Penggunaan teknologi smartphone dapat memperbaiki kinerja beberapa perusahaan dalam hal pengurangan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan memberdayakan para karyawan dalam melakukan pekerjaan secara lebih efisien dan lebih berkualitas sehingga berpengaruh kepada peningkatan pendapatan perusahaan tersebut.

  4. Dalam proses awal penggunaan teknologi baru, seperti smartphone perusahaan selalu menghadapi beberapa kendala, terkait adaptasi dari pihak internal perusahaan yang terbiasa dengan penggunaan tools atau metode lama yang lebih konvesional atau tradisional.

  5. Upaya perusahaan untuk meningkatkan proses internalisasi penggunaan smartphone dilakukan secara bertahap, yaitu “step by step” tidak secara full implementation, disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Adapun untuk capacity building karyawan dilakukan training secara intensif.