RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PRAKTEK KERJA INDUSTRI BERBASIS WEB (STUDI KASUS: SMK AL-AZHAR MENGANTI GRESIK)
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PRAKTEK KERJA INDUSTRI BERBASIS WEB (STUDI KASUS: SMK AL-AZHAR MENGANTI GRESIK) 1) 2) 3) Puji Wahyu Ningsih Titik Lusiani Vivine Nurcahyawati S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya, email : 1) [email protected]
2) [email protected] 3) [email protected]
Abstract : “SMK Al-Azhar Menganti Gresik is a technical education organization which in its educational process works along with worldwide industry through Internship program (prakerin). Prakerin needs an adequate plan by the school and industry to gain sucessfull, effective and efficient implementation.
Furthermore, SMK Al-Azhar in order to fullfil its needs still facing problems to plan the prakerin; the administration section for prakerin are struggling to develop the prakerin data to make the prakerin schedule and can’t decide the right working-placement for student based on student criteria and a qualification that industry make. In addition, there aren’t any marking result reports which is used by the school to monitor the desired expecation level from prakerin impelemtation program. To solve the problems described, there should be an information system which can develop the prakerin data to gain the right placement for student based on its criteria and the qualification from industry. This information system can also evaluate the marking result for the school to monitor the desired expectation level from prakerin implementation program. Lastly, through this internship information system which is built by web-based, developing the prakerin data can work well and the information that the system made can also be used by the school to monitor the desired expectation level from prakerin implementaion program. ” Keywords: praktek kerja industri, monitoring, prakerin.
Sistem informasi praktek kerja memerlukan perencanaan secara tepat oleh industri berbasis web adalah suatu sistem pihak sekolah dan pihak industri, agar dapat yang dapat memberikan informasi mengenai terselenggara dengan baik, efektif dan efisien. program praktek kerja industri secara online. SMK Al-Azhar dalam memenuhi kebutuhan Sistem ini memiliki keunggulan dalam hal prakerin masih menemui beberapa kendala kecepatan penyajian informasi yang untuk melakukan perencanaan prakerin, dihasilkan, selain itu dengan berbasis web diantaranya pihak administrasi prakerin maka sistem ini dapat diakses pada waktu dan kesulitan dalam mengolah data prakerin untuk tempat yang tidak ditentukan. menentukan jadwal prakerin dan tempat
SMK Al-Azhar Menganti Gresik prakerin yang sesuai dengan kriteria siswa merupakan lembaga pendidikan kejuruan dan kualifikasi dari perusahaan. yang dalam proses pendidikannya berkerja Ketidaksesuaian penempatan siswa yang sama dengan dunia industri melalui program terjadi selama ini mengakibatkan pelaksanaan Praktek Kerja Industri (Prakerin) atau magang prakerin di perusahaan tidak berjalan dengan di perusahaan. Pelaksanaan prakerin baik. Tidak adanya laporan evaluasi penilaian terhadap hasil siswa prakerin dari perusahaan mengakibatkan pihak sekolah kesulitan dalam melakukan monitoring ketercapaian tujuan dari pelaksanaan program prakerin.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mengolah data prakerin secara keseluruan, serta menghasilkan sebuah informasi evaluasi penilaian prakerin untuk pihak sekolah. Evaluasi penilaian prakerin dilakukan untuk memonitoring dan mengukur ketercapaian tujuan dari pelaksanaan program prakerin yang telah ditetapkan melalui strategi pengelolaan yang tepat. Pengelolaan yang tepat dilakukan dengan cara menyampaikan informasi yang benar dan relevan sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan Key
Perfomance Indicator . Informasi yang
menjadi indikator utama dari proses monitoring adalah hasil penilaian dari pelaksanaan prakerin di perusahaan.
Hasil dari sistem informasi praktek kerja industri berbasis web adalah pengolahan data prakerin yang tepat dan sesuai rencana serta menghasilkan informasi hasil evaluasi nilai prakerin siswa dari perusahaan. Evaluasi hasil nilai prakerin siswa yang dihasilkan dapat digunakan pihak sekolah dalam melakukan monitoring ketercapaian tujuan dari pelaksanaan program prakerin.
(Muhidin, 2010) Prakerin adalah bagian dari pendidikan sistem ganda (PSG) sebagai program bersama antara SMK dan industri yang dilaksanakan di dunia usaha, industri. Dalam kurikulum SMK (Dikmenjur,2008) disebutkan : “Prakerin adalah pola penyelenggara diklat yang dikelola bersama-sama antara SMK dengan industri/asosiasi profesi sebagai institusi pasangan (IP), mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi dan sertifikasi yang merupakan satu kesatuan program dengan menggunakan berbagai bentuk alternative pelaksanaan, seperti day release, block release, dan sebagainya”.
Tujuan Praktek Kerja Industri
Menurut Wena (1996) mengungkapkan bahwa penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan dengan pendekatan sistem ganda bertujuan untuk:
1. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian professional, yaitu tenaga kerja yang memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan, dan etos kerja yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja.
2. Meningkatkan dan memperkokoh keterkaitan dan kesepadanan (link and match) antara lembaga pendidikan pelatihan kejuruan dan dunia kerja.
3. Meningkatkan efisiensi proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja berkualitas dan profesioanal.
LANDASAN TEORI
4. Memberi pengakuan dan penghargaan
3. Pengaturan program 1), dan 2) harus terhadap pengalaman kerja sebagai proses disepakati pada awal program oleh kedua dari pendidikan. pihak.
Pelaksanaan Praktek Kerja Industri Monitoring dan Evaluasi
Pengaturan pelaksanaan praktek kerja Pengevaluasian adalah proses industry dilakukan dengan pengawasan dan pengendalian performa mempertimbangkan dunia kerja atau dunia sekolah untuk memastikan bahwa jalannya industri untuk dapat menerima siswa serta penyelenggaraan kegiatan di sekolah telah jadwal praktek sesuai dengan kondisi sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. setempat. Praktek kerja industri memerlukan Seorang manajer dituntut untuk menemukan perencanaan secara tepat oleh pihak sekolah masalah yang ada dalam operasional dan pihak industri, agar dapat terselenggara perusahaan (baca: pendidikan), Kemudian dengan efektif dan efisien. memecahkannya sebelum masalah itu
Program Prakerin yang dilaksanakan menjadi semakin besar. Evaluasi adalah di industri/perusahaan, menurut Dikmenjur pembuatan pertimbangan menurut suatu (2008) adalah meliputi: perangkat kriteria yang disepakati dan dapat
1. Praktik dasar kejuruan, dapat dipertanggungjawabkan. Dalam kaitan dilaksanakan sebagian di sekolah, dan dengan manajemen pendidikan, tujuan sebagian lainnya di industri, apabila evaluasi antara lain: (1) Untuk memperoleh industri memiliki fasilitas pelatihan di dasar bagi pertimbangan akhir suatu periode industrinya. Apabila industri tidak kerja, apa yang telah dicapai, apa yang belum memiliki fasilitas pelatihan, maka dicapai dan apa yang perlu mendapat kegiatan praktik dasar kejuruan perhatian khusus, (2) Untuk menjamin cara sepenuhnya dilakukan di sekolah kerja yang efektif dan efisien yang membawa
2. Praktik keahlian produktif, dilaksanakan organisasi kepada pengguna sumber daya di industri dalam bentuk “on job training”, pendidikan (manusia/tenaga/sarana/prasarana, berbentuk kegiatan mengerjakan biaya) secara efisien ekonomis, (3) Untuk pekerjaan produksi atau jasa (pekerjaan memperoleh fakta tentang kesulitan, sesungguhnya) di industri/perusahaan hambatan, penyimpangan dilihat dari aspek sesuai program keahliannya. tertetu misalnya program tahunan, dan kemajuan belajar (Amtu, 2011).
Key Performance Indikator hak akses yang diberikan. Berikut gambar Key Performance Indicator contex diagram sistem informasi praktek (Hariyanti, 2008) adalah indikator yang kerja industry berbasis web.
merepresentasikan kinerja dari proses yang Data Guru Pembimbing Data Siswa dilaksanakan. Key Performance Indicator Admin Data Nilai Matapelajaran Data Jurusan Data Perusahaan Daftar Prakerin merupakan sekumpulan ukuran mengenai Jadwal Prakerin Data Pertanyaan dan Jawaban Forum Data Matapelajaran Usul Perusahaan Siswa aspek kinerja yang paling kritis, yang menentukan kesuksesan organisasi pada masa Data Agenda Data Kriteria Penilaian Data KPI Download File Nilai Prakerin Informasi Prakerin sekarang dan masa yang akan datang. Key Data Forum Data Upload File Sistem Informasi Praktek Kerja Industri Berbasis Web Laporan Penempatan Siswa monitoring nilai prakerin Informasi Penempatan Prakerin
- + Performance Indicator digunakan Data Jawaban Forum Diskusi Guru Pembimbing Nilai Siswa
memprediksi peluang kesuksesan atau Pembimbing Data Kritik Saran Nilai Perusahaan Laporan nilai prakerin Laporan Perusahaan Kepala Pelaksana kegagalan dari proses-proses yang Perusahaan Data Permintaan dilaksanakan organisasi, sehingga KPI dapat digunakan sebagai alat untuk meningkatkan
Gambar 1 Context Diagram kinerja organisasi secara dramatis. Contoh dari penjelasan diatas adalah penentuan
Data Flow Diagram Level 0
parameter nilai dalam trend penerimaan Pada DFD level 0 sistem informasi mahasiswa baru membuat user dapat dengan prakerin terdapat tiga proses dan delapan mudah mengetahui kondisi penerimaan belas simpanan data. Ketiga proses tersebut mahasiswa baru apakah sedang bagus atau yaitu: Proses maintenance data, proses tidak. prakerin dan proses layanan prakerin. Admin Jadwal Prakerin Data Agenda Data Guru Pembimbing Data KPI Data Matapelajaran Data Kriteria Penilaian
PERANCANGAN SISTEM
Data Jurusan 1 Data Perusahaan Data Siswa 2 Siswa 3 Perusahaan Data Perusahaan Data Siswa Context Diagram Data Nilai Akademik Data Upload File Maintenance Data Data Jurusan Data Guru 6 Matapelajaran 5 Jurusan 4 Guru Matapelajaran Data Jurusan Data Guru
Pada Context Diagram terdapat satu Data Forum Data User Nilai Akademik Data Siswa Data Perusahaan + Matapelajaran 7 Nilai Akademik Nilai Akademik proses yaitu sistem informasi praktek kerja Penjadwalan 1 User 11 Penjadwalan Penjadwalan 2 monitoring nilai prakerin Laporan nilai prakerin Kepala Pelaksana industri berbasis web yang memiliki 5 entitas, 14 File KPI KPI 13 Forum File Forum Permintaan Kriteria Penilaian 9 8 KPI Laporan Penempatan Siswa Penilaian Kriteria Penilaian Kriteria Laporan Perusahaan Prakerin 10 Permintaan yaitu, entitas admin, siswa, guru pembimbing, Agenda + 12 Agenda Usul Perusahaan Agenda Penempatan Daftar Prakerin Nilai Prakerin Penempatan 15 Nilai Prakerin 16 Siswa kepala prakerin dan pembimbing perusahaan. File Data Pertanyaan dan Jawaban Forum Data Permintaan Perusahaan Forum Download File Nilai Siswa 3 Siswa Nilai Prakerin Penempatan Prakerin Nilai Perusahaan Pembimbing Alur yang terjadi pada sistem ini berawal dari 18 Komentar Forum Data Jawaban Forum Diskusi 17 Kritik Saran Komentar Forum Kritik Saran Layanan Informasi Prakerin Pembimbing Guru + admin sebagai pengolah sistem, kemudian Data Kritik Saran siswa, guru pembimbing, kepala prakerin dan
Gambar 2. DFD Level 0
ERD a. CDM
Gambar 3. CDM CDM sistem informasi prakerin terdiri dari 19 tabel, yaitu: user, siswa, guru, perusahaan, jurusan, matapelajaran, nilai akademik, KPI event, KPI evaluasi, kriteria penilaian, permintaan, penjadwalan, agenda, forum diskusi, komentar forum, file, nilai prakerin, kritik saran dan penempatan siswa.
PDM merupakan hasil generate dari CDM yang menggambarkan secara detail konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk pembuatan sistem. PDM berisikan tabel-tabel penyusun basis data beserta field yang terdapat pada setiap table.
Gambar 4. PDM
IMPLEMENTASI 1. Form Login Form login merupakan menu untuk
masuk, menentukan hak akses dan menggunakan aplikasi jika berhasil login. Pada form ini terdapat dua input yaitu input
username dan input password serta satu tombol submit login.
b. PDM
Gambar 5 Form Login memiliki Mengajar Memperoleh mempengaruhi mempengaruhi Memiliki Memberikan Mengupload Mempunyai Memiliki Memberikan Memberikan Mengakses Memiliki Memiliki Menentukan Menentukan Mempunyai Mempunyai Mempunyai User id_user username password level blokir secret aktif Siswa Id_siswa nis nama_siswa jk_siswa alamat_siswa tempat_lahir_siswa tanggal_lahir_siswa foto_siswa Nilai akademik id_nilai nilai_akhir Matapelajaran id_mapel mapelajaran Perusahaan id_perusahaan nama_perusahaan alamat_perusahaan kota telepon website email status foto_perusahaan usulan_dari aktif_perusahaan Guru id_guru nip nama_guru jk_guru jabatan alamat_guru tempat_lahir_guru tanggal_lahir_guru foto_guru Penjadwalan id_jadwal tahun_ajaran gelombang bulan_mulai tahun_mulai bulan_selesai tahun_selesai Kriteria penilaian id_kriteriapenilaian group_kriteria jenis_kriteria nama_kriteria Permintaan id_permintaan rata_nilai_akademik daya_tampung_pria daya_tampung_wanita tanggal_permintaan Agenda id_agenda tanggal_agenda nama_kegiatan deskripsi_kegiatan Forum diskusi id_forum tanggal_forum topik Isi Nilai Prakerin id_nilaiprakerin nilai_prakerin KPI Event id_kpi nama_kpi nilai Penempatan siswa Id_penempatan Jurusan id_jurusan kode_jurusan nama_jurusan keterangan File id_file judul_file deskripsi_file nama_file tanggal_upload Kritik&Saran id_kritiksaran isi_kritiksaran tanggal_kritik_saran KPI Evaluasi id_kpi_evaluasi kategori_kpi batas_atas batas_bawah Komentar Forum id_komentar tanggal_agenda nama_kegiatan deslripsi_kegiatan ID_FORUM = ID_FO RUM ID_JURUSAN = ID_JURUSAN ID_PENEMPATAN = ID_PENEMPATAN ID_JADWAL = ID_JADWAL ID_KPI = ID_KPI ID_JURUSAN = ID_JURUSAN ID_PERUSAHAAN = ID_PERUSAHAAN ID_USER = ID_USER ID_JURUSAN = ID_JURUSAN ID_JURUSAN = ID_JURUSAN ID_PERUSAHAAN = ID_PERUSAHAAN ID_USER = ID_USER ID_USER = ID_USER ID_KRITERIAPENILAIAN = ID_KRITERIAPENILAIAN ID_MAPEL = ID_MAPEL ID_PERMINTAAN = ID_PERMINTAAN ID_SISWA = ID_SISW A ID_USER = ID_USER ID_USER = ID_USER ID_USER = ID_USER USER ID_USER integer USER varchar(20) PASS varchar(50) LEVEL varchar(20) BLOKIR char(1) SECRET varchar(20) AKTIF integer SISWA ID_SISWA integer ID_USER integer ID_JURUSAN integer NIS varchar(10) NAMA_SISWA varchar(50) JK_SISWA varchar(10) ALAMAT_SISWA varchar(30) TEMPAT_LAHIR_SISWA varchar(30) TANGGAL_LAHIR_SISWA date FOTO_SISWA varchar(100) NILAI_AKADEMIK ID_NILAI integer ID_MAPEL integer NILAI_AKHIR integer MATAPELAJARAN ID_MAPEL integer ID_JURUSAN integer MAPELAJARAN varchar(50) PERUSAHAAN ID_PERUSAHAAN integer ID_USER integer NAMA_PERUSAHAAN varchar(50) ALAMAT_PERUSAHAAN varchar(50) KOTA varchar(50) TELEPON varchar(20) WEBSITE varchar(50) EMAIL varchar(50) STATUS varchar(20) FOTO_PERUSAHAAN varchar(100) USULAN_DARI integer AKTIF_PERUSAHAAN varchar(10) GURU ID_GURU integer ID_USER integer ID_JURUSAN integer NIP varchar(50) NAMA_GURU varchar(30) JK_GURU varchar(10) JABATAN char(1) ALAMAT_GURU varchar(30) TEMPAT_LAHIR_GURU varchar(20) TANGGAL_LAHIR_GURU date FOTO_GURU varchar(100) PENJADWALAN ID_JADWAL integer TAHUN_AJARAN date GELOMBANG varchar(10) BULAN_MULAI integer TAHUN_MULAI integer BULAN_SELESAI integer TAHUN_SELESAI integer KRITERIA_PENILAIAN ID_KRITERIAPENILAIAN integer ID_JURUSAN integer GROUP_KRITERIA varchar(20) JENIS_KRITERIA varchar(20) NAMA_KRITERIA varchar(20) PERMINTAAN ID_PERMINTAAN integer ID_PERUSAHAAN integer ID_JADWAL integer RATA_NILAI_AKADEMIK integer DAYA_TAMPUNG_PRIA integer DAYA_TAMPUNG_WANITA integer TANGGAL_PERMINTAAN date AGENDA ID_AGENDA integer ID_USER integer TANGGAL_AGENDA date NAMA_KEGIATAN varchar(100) DESKRIPSI_KEGIATAN varchar(100) FORUM_DISKUSI ID_FORUM integer ID_USER integer TANGGAL_FORUM date TOPIK varchar(50) ISI long varchar NILAI_PRAKERIN ID_NILAIPRAKERIN integer ID_KRITERIAPENILAIAN integer ID_PENEMPATAN integer NILAI_PRAKERIN integer KPI_EVENT ID_KPI integer NAMA_KPI varchar(20) NILAI varchar(10) PENEMPATAN_SISWA ID_PENEMPATAN integer ID_SISWA integer ID_PERMINTAAN integer JURUSAN ID_JURUSAN integer KODE_JURUSAN varchar(20) NAMA_JURUSAN varchar(20) KETERANGAN varchar(30) FILE ID_FILE integer ID_USER integer JUDUL_FILE varchar(50) DESKRIPSI_FILE long varchar NAMA_FILE varchar(40) TANGGAL_UPLOAD timestamp KRITIK_SARAN ID_KRITIKSARAN integer ID_PERUSAHAAN integer ISI_KRITIKSARAN long varchar TANGGAL_KRITIK_SARAN timestamp KPI_EVALUASI ID_KPI_EVALUASI integer ID_KPI integer KATEGORI_KPI varchar(20) BATAS_ATAS varchar(10) BATAS_BAWAH varchar(10) KOMENTAR_FORUM ID_KOMENTAR integer ID_FORUM integer TANGGAL_AGENDA date NAMA_KEGIATAN varchar(100) DESLRIPSI_KEGIATAN varchar(100)
2. Form Penempatan Siswa yang sudah ditentukan oleh pihak manajer
Form penempatan siswa merupakan
sekolah. Form ini untuk melihat tingkat hasil dari pengolahan sistem sehingga keberhasilan yang dicapai siswa melalui nilai menghasilkan informasi penempatan siswa. yang didapat dari perusahaan. Form penempatan siswa dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 8 Form Monitoring KPI Event Gambar 6 Penempatan Siswa
5. Monitoring KPI Evaluasi
Monitoring KPI Evaluasi digunakan 3.
Form Nilai Prakerin Siswa
kepala prakerin untuk mengevaluasi
Form nilai prakerin merupakan hasil pencapaian target dari KPI event sebelumnya.
dari inputan nilai perusahaan dan guru Termasuk dalam kategori apa pencapaian pembimbing,kemudian diambil rata-rata dari nilai rata-rata yang sudah dihasilkan. masing-masing nilai yang kemudian menjadi nilai akhirnya. Form nilai prakerin siswa dapat dilihat pada gambar 7.
Gambar 7 Tampilan Form Jawaban Latihan Gambar 9 Form Monitoring KPI Evaluasi Materi 6.
Laporan Grafik Nilai Prakerin 4. Monitoring KPI Event
Grafik nilai prakerin digunakan
Monitoring KPI event digunakan
untuk menampilkan informasi rata-rata dari kepala prakerin untuk melihat seluruh hasil nilai prakerin yang diperoleh seluruh siswa nilai prakerin siswa yang kemudian diambil yang mengikuti prakerin. Dengan adanya grafik nilai dapat diketahui rata-rata perolehan informasi mengenai praktek kerja industri nilai prakerin di tiap jurusan dan jadwal kepada siswa, pihak sekolah maupun prakerin. perusahaan yang berkerjasama
2. Sistem informasi praktek kerja industri dapat menampilkan evaluasi penilaian hasil prakerin untuk pihak sekolah dalam memonitoring perkembangan peserta didik selama pelaksanaan program prakerin.
Daftar Pustaka
Amtu, Onisimus. 2011. Manajemen
Pendidikan di Era Otonomi Daerah , Gambar 10 Laporan Grafik Nilai Prakerin per
Bandung: AlfaBeta
Jurusan
Casley, J., and D.K Kumar, 1989. The 7.
Laporan Grafik Nilai per Jadwal collection, analysis and use of monitoring and
Laporan grafik nilai prakerin siswa
Evaluation data . A World Bank Publication berdasarkan jadwal atau waktu prakerin.
Hariyanti, Eva, 2008, Metodologi
Pembangunan Dashboard sebagai Alat Monitoring Kinerja Organisasi Studi Kasus Institut Teknologi Bandung.
Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi:
konsep, teknologi, dan manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Jogiyanto, Hartono. 2005. Analisis & Desain
Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Gambar 11 Laporan Grafik Nilai Prakerin per
Aplikasi Bisnis . Yogyakarta: Andi Jadwal Kendall Keneth E,Kendall Julie E.2003.
Kesimpulan Analisis dan Perancangan SIstem .
Jilid 1. Edisi 5. Prenhallindo. Jakarta. Pada proses pembuatan sistem informasi praktek kerja industri berbasis web
Romeo, 2003. Testing dan Implementasi
Sistem, Edisi Pertama, Surabaya:
dapat diambil beberapa kesimpulan, STIKOM Surabaya. diantaranya:
Shanti, Ida Ayu Prima, 2005. Jurnal:
1. Program dapat menghasilkan sistem yang Menjelaskan Konsep Dasar IMK . mampu mengolah dan menyediakan
Sidik, Betha, 2003, MySQL Untuk Pengguna,
Administrator, dan Pengembangan Aplikasi Web , Informatika, Bandung
Wena, Made. (1996). Pendidikan Sistem Ganda . Bandung: Tarsito. Muhidin, S. A. 2010. Praktek Kerja Industri.
Diakses tanggal 10 Januari 2012, http://sambasalim.com/pendidikan/pra ktek-kerja-industri-2.html.