SIM UAT EK9 NANDANG AGUS TARUNA
MAKALAH
RENCANA STRATEGIS BISNIS/IT
TUGAS 5
Sistem Informasi Manajemen
Oleh :
Nandang Agus Taruna
EK 9
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
FEBRUARI 2012
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur Penulis Panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena
berkat limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun makalah
yang berjudul "Rencana Strategis Bisnis/IT” tepat pada waktunya.
Penulis menyadari bahwa didalam pembuatan makalah ini berkat bantuan dan
tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, untuk
itu dalam kesempatan ini penulis menghaturkan rasa hormat dan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu dalam pembuatan makalah ini,
terutama kepada Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc. selaku dosen pengajar mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen.
Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat kepada para
pembaca. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan baik
dari bentuk penyusunan maupun materinya. Kritik dan saran dari pembaca sangat
penulis harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya.
Bogor, Februari 2012
Penulis
i
DAFTAR ISI
Hal
KATA PENGANTAR .......................................................................................... i
DAFTAR ISI ......................................................................................................... ii
BAB I
PENDAHULUAN .................................................................................. 1
1.1. Latar Belakang ............................................................................... 1
1.2. Tujuan ............................................................................................ 3
BAB II PEMBAHASAN .................................................................................... 4
2.1. Studi Kasus ................................................................................................4
2.2 Pembahasan ..............................................................................................8
2.2.1 Organisasi tanpa Rencana Strategis Bisnis ................................... 8
2.2.2 Peluang IT Leader dalam Penyusunan
Rencana Strategis .........................................................................9
2.2.3 Hubungan antara IT dan Bisnis ...................................................11
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 14
3.1. Kesimpulan ................................................................................... 14
3.2. Saran .............................................................................................. 14
ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan Teknologi Informasi dewasa ini sangat cepat dan
signifikan. Perkembangan ini menyebabkan perubahan peran teknologi pada dunia
bisnis atau organisasi. Peran ini mulai dari efisiensi, efektifitas dan sampai ke
peran strategik. Peran efisiensi yaitu menggantikan manusia dengan teknologi
informasi yang lebih efisien, peran efektifitas yaitu menyediakan informasi untuk
pengambilan keputusan manajemen yang efektif. Dan sekarang peranan teknologi
informasi tidak hanya untuk efisiensi dan efektifitas, tetapi sudah untuk strategik,
yaitu digunakan untuk memenangkan persaingan. Karena perannya yang strategik,
Teknologi Informasi juga disebut sebagai senjata strategik (strategic weapon),
yaitu digunakan sebagai alat ampuh untuk berkompetisi dan bahkan saat ini
teknologi informasi juga disebut sebagai enabler yaitu membuat organisasi
mampu mendapatkan keunggulan kompetitif.
Pada era informasi ini kegiatan bisnis suatu organisasi tidak terlepas dari
peran Sistem informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI), SI merupakan sarana
andalan guna memenangkan persaingan dalam industri, membantu organisasi
dalam mewujudkan efisiensi proses back office, meningkatkan kualitas layanan
kepada konsumen, membantu mengambil keputusan, merencanakan ke depan,
memperluas pasar, dan memasarkan produk.
Keunggulan bersaing organisasi yang didukung oleh sistem informasi
tersebut harus disesuaikan dengan kematangan proses dan rencana bisnis
organisasi ke depan guna memenangkan persaingan. Sistem informasi berfungsi
sebagai sarana dalam membantu organisasi untuk merealisasikan tujuan organisasi
tersebut. Organisasi perlu melakukan penggalian kebutuhan bisnis dan
1
mengevaluasi sumber daya Teknologi Informasi (TI) hingga diperoleh peluang
yang dapat dimanfaatkan dan dikembangkan oleh para pelaku yang terlibat dalam
organisasi.
Perkembangan IT telah menciptakan pergeseran yang mempengaruhi
aktivitas di suatu organisasi. Agar IT dapat mendukung aktivitas suatu organisasi,
perlu diciptakan rencana strategis IT yang sejalan dengan tujuan, visi dan misi
organisasi tersebut. Keserasian antara strategi bisnis dan strategi IT merupakan hal
yang penting dalam menunjang kesuksesan bisnis tersebut, bahkan terkadang ITlah yang mewujudkan hal tersebut, karena IT dapat meningkatkan kinerja suatu
aktivitas bisnis dan mempengaruhi keseluruhan strategi bisnis.
Walaupun IT memiliki potensi dalam meningkatkan produktivitas, banyak
organisasi yang tidak mengetahui kondisi SI dan TI yang dimilikinya saat ini serta
seberapa penting SI dan TI bagi pekerjaan mereka. Banyak organisasi yang hanya
puas dengan cara kerja yang mereka terapkan saat ini. Hanya menjadikan
komputer sebagai mesin ketik, tanpa berpikir jauh kedepan. Pada organisasi
tersebut, perancangan rencana strategis IT merupakan tantangan berat bagi
seorang pemimpin IT.
Rintangan yang lebih berat akan dialami oleh seorang pemimpin di bidang
IT yang bekerja di suatu organisasi yang bahkan tidak memiliki tujuan atau
sasaran bisnis yang jelas. Pada kondisi seperti ini, tidak ada yang dapat dijadikan
acuan dalam pembuatan rencana strategis IT. Pada kondisi seperti ini, pembuatan
rencana strategis IT harus dilakukan bersamaan dengan penyusunan ulang sasaran
atau tujuan bisnis organisasi yang bersangkutan. Sehingga rencana strategis IT
dapat selaras dengan tujuan bisnis dan IT dapat memberikan dampak yang
signifikan bagi perusahaan dalam pencapaian tujuan tersebut.
2
1.2 Tujuan
•
Mengetahui bagaimana suatu perusahaan dapat berjalan tanpa strategi
bisnis yang jelas. Dan mengetahui bagaimana lingkungan industri dan
bisnis perusahaan tersebut.
•
Mengetahui keuntungan dan kerugian menjadi seorang IT leader di suatu
perusahaan yang tidak memiliki strategi bisnis yang jelas.
•
Memahami hubungan antara keberhasilan IT dengan strategi bisnis di
suatu organisasi
3
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Studi Kasus
REAL WORLD CASE 3
Forrester, NMSU, Exante Financial Services, and Others : Getting Real about
Strategic Planning
Pada beberapa perusahaan seperti FedEx, GE atau Credit Suisse, IT dan
bisnis berhubungan dengan sangat erat hingga sulit membedakan antara keduanya.
Pada
perusahaan-perusahaan
tersebut,
pemimpin
perusahaan
memahami
pentingnya IT sebagai aset strategis dan mendukung keberadaan IT. Pada
perusahaan-perusahaan semacam ini, CIO (Chief Information Officer) memegang
peranan yang penting pada perusahaan. Jika seseorang bekerja di surga IT
semacam itu, menciptakan rencana strategis yang baik mungkin merupakan hal
yang sangat mudah.
Akan tetapi, sebagian besar CIO bekerja di tempat yang bahkan kegiatan
bisnisnya tidak memiliki strategi yang jelas. Pada perusahaan-perusahaan seperti
itu, pemimpin-peminpin perusahaan tidak terlalu memperdulikan IT, apalagi
menghargai IT sebagai aset strategis. Pada tempat-tempat seperti ini, seorang CIO
menghabiskan waktunya untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan rutin setiap
harinya, sehingga tidak ada waktu yang tersisa untuk memikirkan rencana
beberapa bulan ke depan. Jika seseorang bekerja di tempat semacam ini, membuat
rencana strategis merupakan hal yang hampir tidak mungkin.
Untuk sebagian besar CIO, membuat rencana strategis IT merupakan hal
yang sulit. Rencana strategis IT adalah petunjuk tahunan yang bertujuan untuk
memandu IT dalam 12 bulan ke depan atau lebih. Seorang IT leader yang tidak
menguasai seni perencanaan strategis tidak akan bertahan lama di perusahaan.
4
Alex Cullen, Vice President dan Research Director Forester Research
menyatakan bahwa “Tujuan dari rencana strategis IT adalah untuk meningkatkan
hubungan antara bisnis dan IT. Seorang CIO memerlukannya untuk
berkomunikasi dengan kegiatan bisnis, agar mereka dapat mengerti apa yang
dibutuhkan oleh perusahaan dan membuat harapan-harapan ke depan.”
Aturan
utama
dalam
pengembangan
strategi
IT
adalah
untuk
menghubungkannya dengan strategi bisnis. Laurie Orlov, seorang analis IT
berpendapat bahwa sebuah bisnis harus memiliki hasil atau tujuan yang
diinginkan, seperti perolehan pangsa pasar, tingkat kepuasan konsumen yang lebih
tinggi, dll. IT harus mencari tahu peranan mereka dalam hal tersebut. Sayangnya,
ketika IT dituntut untuk memiliki rencana strategis, kegiatan yang mereka dukung
justru memiliki strategi bisnis yang memprihatinkan. Cullen berkata “Seringkali,
bisnis tidak memiliki strategi apa-apa. Atau mereka memiliki strategi, tetapi
strategi tersebut terlalu umum dan rancu. Atau mereka harus mengubahnya. Atau
mereka beberapa strategi, tetapi tidak dapat diaplikasikan untuk semua kegiatan
bisnis yang terlibat.”
Perusahaan-perusahaan dengan strategi bisnis yang tidak jelas memberikan
tantangan tersendiri bagi seorang CIO, tetapi CIO yang lihai dapat melihathal
tersebut sebagai sebuah kesempatan. Dave Aron, vice president dan research
director pada Gartner Executive Programs berkata “Orang-orang di bidang bisnis
sangat berfokus pada operasi dan detil-detil lainnya. IT dapat membantu bisnis
dalam menentukan apa yang dapat menjadi daya saing perusahaan. Dan
kemudian, anda akan berubah dari seseorang yang hanya melaksanakan perintah
menjadi orang yang berpengaruh dalam keseluruhan strategi yang dibuat.”
Michael Hites mengetahui kurangnya visi di New Mexico State University
(NMSU) merupakan sebuah tantangan. Hites menjelaskan “Jika anda tidak
memiliki rencana di tingkatan yang paling tinggi, rencana strategis IT, bahkan
yang terbaik sekalipun, tidak akan dapat berjalan.” Ketika ia menjadi CIO pada
tahun 2003, NMSU memiliki rencana yang hampir sama dengan sekolah lainnya.
Tanpa rencana ambisius dari universitas, tidak ada yang dapat dijadikan pijakan
5
dalam menentukan rencana strategis IT. IT, walaupun dengan susah payah, dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik, tetapi sama sekali tidak melakukan hal yang
bersifat strategis. Sehingga rencana strategis IT yang pertama dibuat oleh Hites
sangat beresiko.
Setelah beberapa tahun berkampanye tentang kurangnya rencana strategis
di universitas tersebut, Hites diangkat menjadi vice presidentof planning and
technology yang bertanggung jawab dalam perencanaan untuk seluruh aktivitas
universitas. Hites dan timnya memiliki banyak ide cemerlang yang memerlukan
dana sekitar 15 juta dolar, tetapi universitas hanya didanai setengah juta dolar
setiap tahunnya. Pertanyaan yang dihadapi oleh Hites dalam setiap tahunnya
adalah bagaimana cara menggunakan dana yang kecil tersebut untuk sesuatu yang
strategis. Jika universitas memiliki rencana yang biasa, seperti “membantu
keberhasilan siswa” atau “meningkatkan penilitian”, apapun yang anda lakukan di
universitas akan membantu mewujudkan tujuan tersebut dan anda tidak akan
pernah yakin bahwa anda mengambil pilihan yang tepat.. Tetapi jika universitas
keluar dari pola pikir lama dan menyatakan “Kami akan memiliki program
pendidikan online terbaik di dunia di bidang peradilan pidana.”, maka hal tersebut
merupakan sebuah rencana strategis.
Ketika Kelly Clark bergabung dengan Exante Financial Services, sebuah
perusahaan penyedia layanan finansial di industri pelayanan kesehatan, dia ingin
merubah proses perencanaan strategis IT. Clark menjelaskan bahwa umumnya,
proses tersebut dilakukan di akhir tahun. Perusahaan melihat persediaan anggaran,
kemudian menentukan apa yang dapat dilakukan dengan anggaran tersebut. Clark
menginginkan proses yang proaktif, sebuah overlay bisnis yang dapat menyatakan
“ini yang dicari oleh pasar, ini yang kita miliki, dan ini yang harus kita lakukan”.
Exante memiliki tujuan bisnis tetapi tidak memiliki strategi bisnis, sehingga Clark
berpendapat kepada CEO dan CFOnya bahwa mereka memerlukan hal tersebut,
dan mereka menyetujuinya.akhirnya mereka membuat rencana strategis
perusahaan dan IT menjadi bagian dari proses tersebut.
6
Ketika Brian Tennant menjadi CIO di Bethesda Lutheran Homes and
Services (BLHS), penyedia layanan berbasis kepercayaan untuk orang-orang yang
cacat pertumbuhan, perusahaan tersebut memiliki rencana strategis untuk
beberapa tahun ke depan. Akan tetapi, rencana tersebut hanya strategis di
namanya saja. Rencana tersebut sangat umum, yaitu ‘menjadi yang terbaik dan
tumbuh dengan jumlah ini’. Tidak pernah ada kejelasan mengapa mereka memilih
angka pertumbuhan atau cara mereka mengukurnya. Mereka juga tidak memberi
perhatian apakah rencana tersebut berjalan dengan baik. Awalnya, hal tersebut
tidak teralu berarti bagi Tennant.
Pada tahun 2005, BLHS memiliki Good Shepherd Comunities yang
berbasis di Orange County, California, yang memperbesar perusahaan sebanyak
dua pertiganya. Hal ini membuat perusahaan membutuhkan suatu modernisasi di
banyak hal, termasuk mengatur inti sistem ERP. Bahkan dengan strategi bisnis
menyeluruh, IT memiliki tujuan yang jelas: integrate and upgrade.
Tennant sadar bahwa sudah waktunya membuat rencana untuk
membimbing timnya yang berjumlah 10 orang melalui tiga sampai lima tahun ke
depan. Tetapi Tennant tidak hanya menunggu organisasi berusia 105 tahun
tersebut membuat rencana baru untuk lima tahun yang cukup spesifik untuk
membimbing IT, dia juga membantu perencanaan tersebut. Tennant berkata “Saya
memposisikan diri saya sebagai anggota tim manajemen senior yang kebetulan
bertanggung jawab di bidang IT. Sehingga, saya mengambil kesempatan untuk
mempertimbangkan seluruh aspek organisasi, dan bukan hanya di bidang saya.”
Clark dari Exante berkata bahwa perencanaan strategis merupakan hal
yang penting. Permasalahan yang dihadapai umumnya adalah masalah finansial.
Clark menyatakan bahwa dia telah berinvestasi pada proses dan SDM untuk
memastikan rencana strategis IT tetap menjadi prioritas. Dia berkata “Anda
membutuhkan sebuah tim yang berdedikasi. Sebagian besar organisasi tidak
menugaskan orang yang khusus menangani perencanaan strategis IT, sehingga
perencanaan tersebut menjadi sebuah beban. Ketika posisi perencana strategis
dibuka, akan ada orang-orang yang berminat untuk mengerjakannya.
7
Hal ini disetujui oleh Orlov. Dia berkata “Seseorang di bidang IT harus
menggunakan sebagian besar waktunya untuk memikirkan strategi IT. Sedangkan
sisa waktunya digunakan untuk memastikan bahwa mereka terhubung dengan
semua hal yang terjadi di perusahaan.
Cullen berkata “Jika anda mengerjakan rencana strategis untuk pertama
kalinya pada tahun lalu, anda akan menyadari bahwa proses yang sama akan
membutuhkan waktu yang lebih singkat di tahun ini. Dan akan lebih baik pada
tahun-tahun selanjutnya. Anda akan menghabiskan waktu yang lebih sedikit untuk
melakukan pekerjaan tersebut dan memiliki waktu luang untuk berdiskusi. Hal itu
bahkan bisa menjadi hal terbaik yang anda inginkan dari pekerjaan anda karena
anda dapat menyampaikan pendapat anda tentang apa yang ingin anda lakukan
dan apa dampaknya terhadap organisasi.”
2.2 Pembahasan
2.2.1 Organisasi tanpa Rencana Strategis Bisnis
Perusahaan-perusahaan yang tidak memiliki rencana strategis yang jelas
merupakan perusahaan yang tidak memiliki tujuan dan target tertentu. Mereka
tidak memikirkan berapa banyak target penjualan pada setiap tahun, kepuasan
konsumen terhadap pelayanan terhadap layanan yang diberikan, perbaikan sistem
pelayanan, atau rencana pengembangan perusahaan. Mereka hanya memikirkan
keuntungan yang didapat oleh perusahaan dan bagaimana agar perusahaan dapat
terus berjalan. Ketiadaan rencana strategis dapat terjadi di perusahaan-perusahaan
yang bergerak di suatu bidang tertentu pada lingkungan dimana tidak terdapat
kompetitor atau saingan lain. Tanpa adanya kompetitor, perusahaan akan tetap
memiliki pelanggan walaupun mereka memberikan pelayanan yang buruk. Kasus
seperti ini juga dapat terjadi pada perusahaan-perusahaan di lingkungan yang
terdapat kompetitor, namun jumlah permintaan jauh melebihi jumlah penawaran.
Sehingga, walaupun perusahaan lain dapat memberikan pelayanan yang jauh lebih
baik, sebagian pelanggan akan tetap menggunakan jasa perusahaan tersebut
karena si kompetitor tidak dapat melayani seluruh permintaan pelanggan yang
begitu banyak.
8
Kasus seperti ini juga dialami oleh instansi-instansi pemerintah, karena
umumnya instansi-instansi pemerintah bergerak di bidang pelayanan masyarakat
tertentu dan pelayanan tersebut bersifat monopoli. Artinya tidak ada perusahaan
swasta yang boleh atau mendapatkan izin untuk bergerak di bidang tersebut.
Sebenarnya di level pusat, setiap instansi pemerintah memiliki tugas dan fungsi
yang diatur dalam undang-undang. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya
tersebut setiap instansi juga membuat visi dan misi tertentu. Sayangnya, pada
tingkatan yang lebih rendah, seperti pada tingkat provinsi atau kabupaten/kota,
visi dan misi tersebut tidak dapat berjalan dengan baik. Para pejabat dan staffnya
terlalu sibuk oleh pekerjaan-pekerjaan rutin, sehingga mereka tidak dapat
meluangkan waktu untuk memikirkan perencanaan strategis bagi instansi di
tempat dia bekerja. Tidak jarang, beberapa program rencana strategis baru yang
diinstruksikan oleh instansi pusat dalam rangka perbaikan mutu pelayanan tidak
dilaksanakan dengan baik oleh bagian atau cabangnya di daerah. Bahkan pada
beberapa kasus, perubahan tersebut justru dianggap sebagai beban yang dapat
mengganggu pekerjaan rutin.
2.2.2 Peluang IT Leader dalam Penyusunan Rencana Strategis
Tidak adanya strategi bisnis yang jelas memberikan peluang bagi IT leader
untuk maju dan membantu menyusun strategi baru bagi organisasi. Dengan
keterlibatannya di dalam penyusunan rencana strategi bisnis, seorang IT leader
dapat menempatkan IT di posisi yang penting bagi perusahaan. Sehingga, pada
posisi tersebut, IT tidak lagi hanya menjadi sarana pendukung, melainkan menjadi
modal utama dan memberikan dampak yang besar bagi organisasi, baik dalam
setiap aktivitasnya, maupun dalam proses pengambilan keputusan.
Selain dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan, Seorang IT leader
yang mampu menyusun strategi dimana bisnis dan IT dapat berjalan secara
harmonis, akan mendapatkan keuntungan pribadi dalam karirnya di organisasi,
seperti promosi jabatan, kenaikan gaji atau posisi penting lain dalam pengambilan
keputusan. Akan tetapi hal tersebut bukanlah pekerjaan yang mudah dan berada
pada situasi demikian memiliki beberapa kerugian tersendiri.
9
Menyusun suatu rencana strategis bisnis yang dapat membimbing
organisasi dalam beberapa tahun ke depan merupakan hal yang sulit. Sedangkan
menyusun strategi bisnis-IT dimana keduanya saling berhubungan dan saling
mendukung merupakan hal yang lebih sulit lagi. Agar IT dapat berperan optimal
dalam organisasi, maka seorang perencana harus mengerti dan menguasai setiap
kegiatan/aktivitas yang terjadi di organisasi dan memikirkan bagaimana
keterlibatan IT di dalam setiap aktivitas tersebut. Sehingga, si perencana harus
mengatur waktu serta mencurahkan tenaga dan pikirannya agar dapat melakukan
semua hal tersebut.
Hal lain yang perlu dipikirkan adalah investasi yang cukup besar yang
harus disediakan oleh perusahaan dalam rangka penggunaan IT sebagai sarana
pendukung. Investasi tersebut meliputi penyediaan server dengan spesifikasi jauh
di atas komputer biasa, perancangan sistem jaringan, pembangunan database,
pembuatan aplikasi/program yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan,
pembuatan sarana pendukung, serta pelatihan teknis untuk operator.
Implementasi rencana strategis baru di organisasi, baik secara langsung,
maupun tidak langsung juga akan menyebabkan perubahan struktural, fungsional
atau operasional di organisasi. Ini artinya si perencana juga harus memikirkan
bagaimana caranya agar setiap pihak di organisasi dapat beradaptasi terhadap
perubahan tersebut tanpa mengganggu rutinitas sehari-hari. Perubahan yang
terjadi di suatu organisasi umumnya menghadapi tantangan internal berupa
resistansi dari pihak-pihak di organisasi tersebut. Resistansi ini terjadi karena
dengan adanya perubahan tersebut, beberapa pihak akan mengalami perubahan
pola kerja. Artinya, mereka harus menyediakan waktu untuk mempelajari apa
yang harus mereka lakukan di posisi yang baru, apalagi jika perubahan tersebut
melibatkan penggunaan teknologi baru yang membutuhkan pelatihan khusus.
Dalam beberapa kasus, hal ini dianggap sebagai beban, karena selain harus
mempelajari pola kerja baru, mereka juga dituntut untuk menyelesaikan pekerjaan
rutin.
10
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa penyusunan
rencana strategis bisnis/IT baru memiliki resiko yang sangat besar. Jika tidak
diperhitungkan dengan benar dan terjadi kesalahan di salah satu aspek saja, maka
organisasi tersebut dapat mengalami suatu kegagalan. Tergantung jenis
kesalahannya, kegagalan tersebut mungkin hanya kegagalan pada penerapan IT
sebagai sarana pendukung, atau bahkan kegagalan sistem bisnis secara
keseluruhan.
2.2.3 Hubungan antara IT dan Bisnis
Perencanaan rencana strategis sistem/teknologi informasi merupakan
proses untuk menentukan tujuan-tujuan implementasi sistem/teknologi informasi
dan mengidentifikasi sistem/teknologi informasi yang potensial untuk diterapkan
dalam organisasi tersebut [Lederer and Sethi, 1988]. Secara sederhana,
perencanaan sistem/teknologi informasi dapat diartikan sebagai pengkajian
informasi kebutuhan-kebutuhan suatu organisasi dan pendefinisian sistem,
database dan teknologi yang dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi
tersebut. Sehingga, agar dapat diimplementasikan secara optimal, sistem/teknologi
informasi harus sesuai dengan rencana strategis bisnis organisasi. Alasan mengapa
bisnis dan IT harus saling berhubungan antara lain sebagai berikut :
a. Peningkatan performa dan kinerja
Kemampuan utama yang dimiliki oleh IT adalah kemampuannya
untuk membantu, bahkan menggantikan fungsi otak manusia dalam
berpikir. Hal ini berdampak pada peningkatan kecepatan aktivitas yang
dilakukan oleh operator, dibandingkan jika pekerjaan tersebut dikerjakan
secara manual. Salah satu penerapan IT pada organisasi adalah
pembangunan sistem manajemen database. Selain dapat meningkatkan
performa, penerapan teknologi ini juga dapat mendeteksi dan memperbaiki
kesalahan yang dibuat oleh manusia (human error), seperti duplikasi dan
inkonsistensi data. Agar kemampuan IT ini dapat dimanfaatkan dengan
optimal, maka terlebih dahulu harus dilakukan analisis mengenai aktivitas
11
apa saja yang terjadi di organisasi dan di bagian mana serta bagaimana IT
dapat diimplementasikan untuk mendukung aktivitas tersebut.
b. Kemudahan Berkomunikasi
Sistem jaringan yang terbangun dengan baik dapat mempermudah
komunikasi antar pihak yang terlibat dalam organisasi. Termasuk di
dalamnya kemudahan dalam akses dan penyebaran data. Dalam
perencanaannya juga harus dipilih data-data apa saja yang dapat dibagi
(shared) dan data-data apa saja yang sifatnya rahasia. Untuk organisasi
besar yang keberadaannya tersebar di beberapa tempat yang berbea,
penggunaan internet sebagai media komunikasi dapat memberikan
manfaat yang sangat besar, seperti efisiensi waktu dan tenaga.
c. Peningkatan Pelayanan
Pelayanan
terhadap
konsumen
dapat
ditingkatkan
dengan
penggunaan IT. Sistem dan teknologi informasi yang dibangun sesuai
dengan rencana strategis bisnis dapat digunakan untuk mengumpulkan
opini, permintaan dan keluhan dari konsumen. IT kemudian dapat
menganalisis apa yang harus dilakukan oleh organisasi agar dapat
memenuhi permintaan atau mengatasi keluhan dari konsumen tersebut,
sehingga dapat menaikkan tingkat kepuasan pelanggan.
d. Pengambilan Keputusan
Selain membantu dalam kegiatan operasional, IT yang selaras
dengan strategi bisnis organisasi juga dapat membantu para pimpinan
dalam mengambil kebijakan. IT dapat menganalisis suatu permasalahan
dan menawarkan alternatif solusi yang dapat dipilih dalam mengahadapi
permasalahan tersebut. Selain itu, karena terhubung dengan setiap jenis
kegiatan yang terjadi di perusahaan, IT juga dapat mencari titik lemah
perusahaan, mengidentifikasi kecacatan yang terjadi di mata-mata rantai
operasi serta cara mengatasinya, sehingga pimpinan dapat mengambil
suatu kebijakan yang dapat mengoptimalkan setiap pihak yang terlibat
12
dalam organisasi. Bagian dari sistem informasi yang dapat melakukan hal
tersebut disebut Sistem pendukung keputusan/SPK (Inggris: decision
support systems disingkat DSS). Pada tahap ini, IT bukan lagi menjadi
menjadi sarana pendukung bisnis, melainkan menjadi aspek yang berperan
penting dalam mengarahkan bisnis
Selain yang telah disebutkan di atas, masih banyak alasan lain mengapa IT
harus berhubungan dengan rencana strategis bisnis organisasi. Secara umum,
rencana strategis IT yang disusun dengan baik dapat meningkatkan keuntungan
yang diperoleh oleh organisasi dan meningkatkan daya saing terhadap kompetitor
lain.
13
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1 Kesimpulan
•
Rencana strategis bisnis/IT adalah pedoman bagi organisasi yang dapat
membimbing organisasi untuk mencapai tujuannya dalam jangka waktu
tertentu dan bagaimana peran IT dalam membantu mewujudkan hal
tersebut.
•
Organisasi yang dapat berjalan meskipun tanpa rencana strategis yang
jelas umumnya dijumpai pada lingkungan bisnis dimana tidak terdapat
kompetitor di bidang bisnis yang sama.
•
Tidak adanya strategi bisnis yang jelas memberikan peluang bagi IT leader
untuk maju dan membantu menyusun strategi baru dimana IT dapat
berperan dalam strategi tersebut. Namun, karena tidak ada hal yang dapat
dijadikan acuan atau pijakan, rencana strategis tersebut memiliki resiko
kegagalan yang besar.
•
Implementasi IT harus berhubungan dan sesuai dengan rencana strategis
bisnis organisasi agar IT dapat membantu, bahkan mengarahkan organisasi
dalam setiap kegiatan dan pengambilan keputusan yang terjadi di
organisasi.
3.2 Saran
•
Agar rencana strategis bisnis/IT dapat disusun dengan baik, perlu dibentuk
suatu tim yang anggotanya merupakan perwakilan dari masing-masing
unit kerja dan semua anggota tim mengerti pentingnya IT dalam
menunjang aktivitas mereka di unit kerja masing-masing.
•
Manusia merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan rencana
strategis bisnis/IT yang tidak dapat diukur. Oleh
karena itu, mindset
semua pihak harus diubah agar tidak terjadi resistansi terhadap
implementasi perubahan.
14
RENCANA STRATEGIS BISNIS/IT
TUGAS 5
Sistem Informasi Manajemen
Oleh :
Nandang Agus Taruna
EK 9
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
FEBRUARI 2012
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur Penulis Panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena
berkat limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun makalah
yang berjudul "Rencana Strategis Bisnis/IT” tepat pada waktunya.
Penulis menyadari bahwa didalam pembuatan makalah ini berkat bantuan dan
tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, untuk
itu dalam kesempatan ini penulis menghaturkan rasa hormat dan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu dalam pembuatan makalah ini,
terutama kepada Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc. selaku dosen pengajar mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen.
Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat kepada para
pembaca. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan baik
dari bentuk penyusunan maupun materinya. Kritik dan saran dari pembaca sangat
penulis harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya.
Bogor, Februari 2012
Penulis
i
DAFTAR ISI
Hal
KATA PENGANTAR .......................................................................................... i
DAFTAR ISI ......................................................................................................... ii
BAB I
PENDAHULUAN .................................................................................. 1
1.1. Latar Belakang ............................................................................... 1
1.2. Tujuan ............................................................................................ 3
BAB II PEMBAHASAN .................................................................................... 4
2.1. Studi Kasus ................................................................................................4
2.2 Pembahasan ..............................................................................................8
2.2.1 Organisasi tanpa Rencana Strategis Bisnis ................................... 8
2.2.2 Peluang IT Leader dalam Penyusunan
Rencana Strategis .........................................................................9
2.2.3 Hubungan antara IT dan Bisnis ...................................................11
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 14
3.1. Kesimpulan ................................................................................... 14
3.2. Saran .............................................................................................. 14
ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan Teknologi Informasi dewasa ini sangat cepat dan
signifikan. Perkembangan ini menyebabkan perubahan peran teknologi pada dunia
bisnis atau organisasi. Peran ini mulai dari efisiensi, efektifitas dan sampai ke
peran strategik. Peran efisiensi yaitu menggantikan manusia dengan teknologi
informasi yang lebih efisien, peran efektifitas yaitu menyediakan informasi untuk
pengambilan keputusan manajemen yang efektif. Dan sekarang peranan teknologi
informasi tidak hanya untuk efisiensi dan efektifitas, tetapi sudah untuk strategik,
yaitu digunakan untuk memenangkan persaingan. Karena perannya yang strategik,
Teknologi Informasi juga disebut sebagai senjata strategik (strategic weapon),
yaitu digunakan sebagai alat ampuh untuk berkompetisi dan bahkan saat ini
teknologi informasi juga disebut sebagai enabler yaitu membuat organisasi
mampu mendapatkan keunggulan kompetitif.
Pada era informasi ini kegiatan bisnis suatu organisasi tidak terlepas dari
peran Sistem informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI), SI merupakan sarana
andalan guna memenangkan persaingan dalam industri, membantu organisasi
dalam mewujudkan efisiensi proses back office, meningkatkan kualitas layanan
kepada konsumen, membantu mengambil keputusan, merencanakan ke depan,
memperluas pasar, dan memasarkan produk.
Keunggulan bersaing organisasi yang didukung oleh sistem informasi
tersebut harus disesuaikan dengan kematangan proses dan rencana bisnis
organisasi ke depan guna memenangkan persaingan. Sistem informasi berfungsi
sebagai sarana dalam membantu organisasi untuk merealisasikan tujuan organisasi
tersebut. Organisasi perlu melakukan penggalian kebutuhan bisnis dan
1
mengevaluasi sumber daya Teknologi Informasi (TI) hingga diperoleh peluang
yang dapat dimanfaatkan dan dikembangkan oleh para pelaku yang terlibat dalam
organisasi.
Perkembangan IT telah menciptakan pergeseran yang mempengaruhi
aktivitas di suatu organisasi. Agar IT dapat mendukung aktivitas suatu organisasi,
perlu diciptakan rencana strategis IT yang sejalan dengan tujuan, visi dan misi
organisasi tersebut. Keserasian antara strategi bisnis dan strategi IT merupakan hal
yang penting dalam menunjang kesuksesan bisnis tersebut, bahkan terkadang ITlah yang mewujudkan hal tersebut, karena IT dapat meningkatkan kinerja suatu
aktivitas bisnis dan mempengaruhi keseluruhan strategi bisnis.
Walaupun IT memiliki potensi dalam meningkatkan produktivitas, banyak
organisasi yang tidak mengetahui kondisi SI dan TI yang dimilikinya saat ini serta
seberapa penting SI dan TI bagi pekerjaan mereka. Banyak organisasi yang hanya
puas dengan cara kerja yang mereka terapkan saat ini. Hanya menjadikan
komputer sebagai mesin ketik, tanpa berpikir jauh kedepan. Pada organisasi
tersebut, perancangan rencana strategis IT merupakan tantangan berat bagi
seorang pemimpin IT.
Rintangan yang lebih berat akan dialami oleh seorang pemimpin di bidang
IT yang bekerja di suatu organisasi yang bahkan tidak memiliki tujuan atau
sasaran bisnis yang jelas. Pada kondisi seperti ini, tidak ada yang dapat dijadikan
acuan dalam pembuatan rencana strategis IT. Pada kondisi seperti ini, pembuatan
rencana strategis IT harus dilakukan bersamaan dengan penyusunan ulang sasaran
atau tujuan bisnis organisasi yang bersangkutan. Sehingga rencana strategis IT
dapat selaras dengan tujuan bisnis dan IT dapat memberikan dampak yang
signifikan bagi perusahaan dalam pencapaian tujuan tersebut.
2
1.2 Tujuan
•
Mengetahui bagaimana suatu perusahaan dapat berjalan tanpa strategi
bisnis yang jelas. Dan mengetahui bagaimana lingkungan industri dan
bisnis perusahaan tersebut.
•
Mengetahui keuntungan dan kerugian menjadi seorang IT leader di suatu
perusahaan yang tidak memiliki strategi bisnis yang jelas.
•
Memahami hubungan antara keberhasilan IT dengan strategi bisnis di
suatu organisasi
3
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Studi Kasus
REAL WORLD CASE 3
Forrester, NMSU, Exante Financial Services, and Others : Getting Real about
Strategic Planning
Pada beberapa perusahaan seperti FedEx, GE atau Credit Suisse, IT dan
bisnis berhubungan dengan sangat erat hingga sulit membedakan antara keduanya.
Pada
perusahaan-perusahaan
tersebut,
pemimpin
perusahaan
memahami
pentingnya IT sebagai aset strategis dan mendukung keberadaan IT. Pada
perusahaan-perusahaan semacam ini, CIO (Chief Information Officer) memegang
peranan yang penting pada perusahaan. Jika seseorang bekerja di surga IT
semacam itu, menciptakan rencana strategis yang baik mungkin merupakan hal
yang sangat mudah.
Akan tetapi, sebagian besar CIO bekerja di tempat yang bahkan kegiatan
bisnisnya tidak memiliki strategi yang jelas. Pada perusahaan-perusahaan seperti
itu, pemimpin-peminpin perusahaan tidak terlalu memperdulikan IT, apalagi
menghargai IT sebagai aset strategis. Pada tempat-tempat seperti ini, seorang CIO
menghabiskan waktunya untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan rutin setiap
harinya, sehingga tidak ada waktu yang tersisa untuk memikirkan rencana
beberapa bulan ke depan. Jika seseorang bekerja di tempat semacam ini, membuat
rencana strategis merupakan hal yang hampir tidak mungkin.
Untuk sebagian besar CIO, membuat rencana strategis IT merupakan hal
yang sulit. Rencana strategis IT adalah petunjuk tahunan yang bertujuan untuk
memandu IT dalam 12 bulan ke depan atau lebih. Seorang IT leader yang tidak
menguasai seni perencanaan strategis tidak akan bertahan lama di perusahaan.
4
Alex Cullen, Vice President dan Research Director Forester Research
menyatakan bahwa “Tujuan dari rencana strategis IT adalah untuk meningkatkan
hubungan antara bisnis dan IT. Seorang CIO memerlukannya untuk
berkomunikasi dengan kegiatan bisnis, agar mereka dapat mengerti apa yang
dibutuhkan oleh perusahaan dan membuat harapan-harapan ke depan.”
Aturan
utama
dalam
pengembangan
strategi
IT
adalah
untuk
menghubungkannya dengan strategi bisnis. Laurie Orlov, seorang analis IT
berpendapat bahwa sebuah bisnis harus memiliki hasil atau tujuan yang
diinginkan, seperti perolehan pangsa pasar, tingkat kepuasan konsumen yang lebih
tinggi, dll. IT harus mencari tahu peranan mereka dalam hal tersebut. Sayangnya,
ketika IT dituntut untuk memiliki rencana strategis, kegiatan yang mereka dukung
justru memiliki strategi bisnis yang memprihatinkan. Cullen berkata “Seringkali,
bisnis tidak memiliki strategi apa-apa. Atau mereka memiliki strategi, tetapi
strategi tersebut terlalu umum dan rancu. Atau mereka harus mengubahnya. Atau
mereka beberapa strategi, tetapi tidak dapat diaplikasikan untuk semua kegiatan
bisnis yang terlibat.”
Perusahaan-perusahaan dengan strategi bisnis yang tidak jelas memberikan
tantangan tersendiri bagi seorang CIO, tetapi CIO yang lihai dapat melihathal
tersebut sebagai sebuah kesempatan. Dave Aron, vice president dan research
director pada Gartner Executive Programs berkata “Orang-orang di bidang bisnis
sangat berfokus pada operasi dan detil-detil lainnya. IT dapat membantu bisnis
dalam menentukan apa yang dapat menjadi daya saing perusahaan. Dan
kemudian, anda akan berubah dari seseorang yang hanya melaksanakan perintah
menjadi orang yang berpengaruh dalam keseluruhan strategi yang dibuat.”
Michael Hites mengetahui kurangnya visi di New Mexico State University
(NMSU) merupakan sebuah tantangan. Hites menjelaskan “Jika anda tidak
memiliki rencana di tingkatan yang paling tinggi, rencana strategis IT, bahkan
yang terbaik sekalipun, tidak akan dapat berjalan.” Ketika ia menjadi CIO pada
tahun 2003, NMSU memiliki rencana yang hampir sama dengan sekolah lainnya.
Tanpa rencana ambisius dari universitas, tidak ada yang dapat dijadikan pijakan
5
dalam menentukan rencana strategis IT. IT, walaupun dengan susah payah, dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik, tetapi sama sekali tidak melakukan hal yang
bersifat strategis. Sehingga rencana strategis IT yang pertama dibuat oleh Hites
sangat beresiko.
Setelah beberapa tahun berkampanye tentang kurangnya rencana strategis
di universitas tersebut, Hites diangkat menjadi vice presidentof planning and
technology yang bertanggung jawab dalam perencanaan untuk seluruh aktivitas
universitas. Hites dan timnya memiliki banyak ide cemerlang yang memerlukan
dana sekitar 15 juta dolar, tetapi universitas hanya didanai setengah juta dolar
setiap tahunnya. Pertanyaan yang dihadapi oleh Hites dalam setiap tahunnya
adalah bagaimana cara menggunakan dana yang kecil tersebut untuk sesuatu yang
strategis. Jika universitas memiliki rencana yang biasa, seperti “membantu
keberhasilan siswa” atau “meningkatkan penilitian”, apapun yang anda lakukan di
universitas akan membantu mewujudkan tujuan tersebut dan anda tidak akan
pernah yakin bahwa anda mengambil pilihan yang tepat.. Tetapi jika universitas
keluar dari pola pikir lama dan menyatakan “Kami akan memiliki program
pendidikan online terbaik di dunia di bidang peradilan pidana.”, maka hal tersebut
merupakan sebuah rencana strategis.
Ketika Kelly Clark bergabung dengan Exante Financial Services, sebuah
perusahaan penyedia layanan finansial di industri pelayanan kesehatan, dia ingin
merubah proses perencanaan strategis IT. Clark menjelaskan bahwa umumnya,
proses tersebut dilakukan di akhir tahun. Perusahaan melihat persediaan anggaran,
kemudian menentukan apa yang dapat dilakukan dengan anggaran tersebut. Clark
menginginkan proses yang proaktif, sebuah overlay bisnis yang dapat menyatakan
“ini yang dicari oleh pasar, ini yang kita miliki, dan ini yang harus kita lakukan”.
Exante memiliki tujuan bisnis tetapi tidak memiliki strategi bisnis, sehingga Clark
berpendapat kepada CEO dan CFOnya bahwa mereka memerlukan hal tersebut,
dan mereka menyetujuinya.akhirnya mereka membuat rencana strategis
perusahaan dan IT menjadi bagian dari proses tersebut.
6
Ketika Brian Tennant menjadi CIO di Bethesda Lutheran Homes and
Services (BLHS), penyedia layanan berbasis kepercayaan untuk orang-orang yang
cacat pertumbuhan, perusahaan tersebut memiliki rencana strategis untuk
beberapa tahun ke depan. Akan tetapi, rencana tersebut hanya strategis di
namanya saja. Rencana tersebut sangat umum, yaitu ‘menjadi yang terbaik dan
tumbuh dengan jumlah ini’. Tidak pernah ada kejelasan mengapa mereka memilih
angka pertumbuhan atau cara mereka mengukurnya. Mereka juga tidak memberi
perhatian apakah rencana tersebut berjalan dengan baik. Awalnya, hal tersebut
tidak teralu berarti bagi Tennant.
Pada tahun 2005, BLHS memiliki Good Shepherd Comunities yang
berbasis di Orange County, California, yang memperbesar perusahaan sebanyak
dua pertiganya. Hal ini membuat perusahaan membutuhkan suatu modernisasi di
banyak hal, termasuk mengatur inti sistem ERP. Bahkan dengan strategi bisnis
menyeluruh, IT memiliki tujuan yang jelas: integrate and upgrade.
Tennant sadar bahwa sudah waktunya membuat rencana untuk
membimbing timnya yang berjumlah 10 orang melalui tiga sampai lima tahun ke
depan. Tetapi Tennant tidak hanya menunggu organisasi berusia 105 tahun
tersebut membuat rencana baru untuk lima tahun yang cukup spesifik untuk
membimbing IT, dia juga membantu perencanaan tersebut. Tennant berkata “Saya
memposisikan diri saya sebagai anggota tim manajemen senior yang kebetulan
bertanggung jawab di bidang IT. Sehingga, saya mengambil kesempatan untuk
mempertimbangkan seluruh aspek organisasi, dan bukan hanya di bidang saya.”
Clark dari Exante berkata bahwa perencanaan strategis merupakan hal
yang penting. Permasalahan yang dihadapai umumnya adalah masalah finansial.
Clark menyatakan bahwa dia telah berinvestasi pada proses dan SDM untuk
memastikan rencana strategis IT tetap menjadi prioritas. Dia berkata “Anda
membutuhkan sebuah tim yang berdedikasi. Sebagian besar organisasi tidak
menugaskan orang yang khusus menangani perencanaan strategis IT, sehingga
perencanaan tersebut menjadi sebuah beban. Ketika posisi perencana strategis
dibuka, akan ada orang-orang yang berminat untuk mengerjakannya.
7
Hal ini disetujui oleh Orlov. Dia berkata “Seseorang di bidang IT harus
menggunakan sebagian besar waktunya untuk memikirkan strategi IT. Sedangkan
sisa waktunya digunakan untuk memastikan bahwa mereka terhubung dengan
semua hal yang terjadi di perusahaan.
Cullen berkata “Jika anda mengerjakan rencana strategis untuk pertama
kalinya pada tahun lalu, anda akan menyadari bahwa proses yang sama akan
membutuhkan waktu yang lebih singkat di tahun ini. Dan akan lebih baik pada
tahun-tahun selanjutnya. Anda akan menghabiskan waktu yang lebih sedikit untuk
melakukan pekerjaan tersebut dan memiliki waktu luang untuk berdiskusi. Hal itu
bahkan bisa menjadi hal terbaik yang anda inginkan dari pekerjaan anda karena
anda dapat menyampaikan pendapat anda tentang apa yang ingin anda lakukan
dan apa dampaknya terhadap organisasi.”
2.2 Pembahasan
2.2.1 Organisasi tanpa Rencana Strategis Bisnis
Perusahaan-perusahaan yang tidak memiliki rencana strategis yang jelas
merupakan perusahaan yang tidak memiliki tujuan dan target tertentu. Mereka
tidak memikirkan berapa banyak target penjualan pada setiap tahun, kepuasan
konsumen terhadap pelayanan terhadap layanan yang diberikan, perbaikan sistem
pelayanan, atau rencana pengembangan perusahaan. Mereka hanya memikirkan
keuntungan yang didapat oleh perusahaan dan bagaimana agar perusahaan dapat
terus berjalan. Ketiadaan rencana strategis dapat terjadi di perusahaan-perusahaan
yang bergerak di suatu bidang tertentu pada lingkungan dimana tidak terdapat
kompetitor atau saingan lain. Tanpa adanya kompetitor, perusahaan akan tetap
memiliki pelanggan walaupun mereka memberikan pelayanan yang buruk. Kasus
seperti ini juga dapat terjadi pada perusahaan-perusahaan di lingkungan yang
terdapat kompetitor, namun jumlah permintaan jauh melebihi jumlah penawaran.
Sehingga, walaupun perusahaan lain dapat memberikan pelayanan yang jauh lebih
baik, sebagian pelanggan akan tetap menggunakan jasa perusahaan tersebut
karena si kompetitor tidak dapat melayani seluruh permintaan pelanggan yang
begitu banyak.
8
Kasus seperti ini juga dialami oleh instansi-instansi pemerintah, karena
umumnya instansi-instansi pemerintah bergerak di bidang pelayanan masyarakat
tertentu dan pelayanan tersebut bersifat monopoli. Artinya tidak ada perusahaan
swasta yang boleh atau mendapatkan izin untuk bergerak di bidang tersebut.
Sebenarnya di level pusat, setiap instansi pemerintah memiliki tugas dan fungsi
yang diatur dalam undang-undang. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya
tersebut setiap instansi juga membuat visi dan misi tertentu. Sayangnya, pada
tingkatan yang lebih rendah, seperti pada tingkat provinsi atau kabupaten/kota,
visi dan misi tersebut tidak dapat berjalan dengan baik. Para pejabat dan staffnya
terlalu sibuk oleh pekerjaan-pekerjaan rutin, sehingga mereka tidak dapat
meluangkan waktu untuk memikirkan perencanaan strategis bagi instansi di
tempat dia bekerja. Tidak jarang, beberapa program rencana strategis baru yang
diinstruksikan oleh instansi pusat dalam rangka perbaikan mutu pelayanan tidak
dilaksanakan dengan baik oleh bagian atau cabangnya di daerah. Bahkan pada
beberapa kasus, perubahan tersebut justru dianggap sebagai beban yang dapat
mengganggu pekerjaan rutin.
2.2.2 Peluang IT Leader dalam Penyusunan Rencana Strategis
Tidak adanya strategi bisnis yang jelas memberikan peluang bagi IT leader
untuk maju dan membantu menyusun strategi baru bagi organisasi. Dengan
keterlibatannya di dalam penyusunan rencana strategi bisnis, seorang IT leader
dapat menempatkan IT di posisi yang penting bagi perusahaan. Sehingga, pada
posisi tersebut, IT tidak lagi hanya menjadi sarana pendukung, melainkan menjadi
modal utama dan memberikan dampak yang besar bagi organisasi, baik dalam
setiap aktivitasnya, maupun dalam proses pengambilan keputusan.
Selain dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan, Seorang IT leader
yang mampu menyusun strategi dimana bisnis dan IT dapat berjalan secara
harmonis, akan mendapatkan keuntungan pribadi dalam karirnya di organisasi,
seperti promosi jabatan, kenaikan gaji atau posisi penting lain dalam pengambilan
keputusan. Akan tetapi hal tersebut bukanlah pekerjaan yang mudah dan berada
pada situasi demikian memiliki beberapa kerugian tersendiri.
9
Menyusun suatu rencana strategis bisnis yang dapat membimbing
organisasi dalam beberapa tahun ke depan merupakan hal yang sulit. Sedangkan
menyusun strategi bisnis-IT dimana keduanya saling berhubungan dan saling
mendukung merupakan hal yang lebih sulit lagi. Agar IT dapat berperan optimal
dalam organisasi, maka seorang perencana harus mengerti dan menguasai setiap
kegiatan/aktivitas yang terjadi di organisasi dan memikirkan bagaimana
keterlibatan IT di dalam setiap aktivitas tersebut. Sehingga, si perencana harus
mengatur waktu serta mencurahkan tenaga dan pikirannya agar dapat melakukan
semua hal tersebut.
Hal lain yang perlu dipikirkan adalah investasi yang cukup besar yang
harus disediakan oleh perusahaan dalam rangka penggunaan IT sebagai sarana
pendukung. Investasi tersebut meliputi penyediaan server dengan spesifikasi jauh
di atas komputer biasa, perancangan sistem jaringan, pembangunan database,
pembuatan aplikasi/program yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan,
pembuatan sarana pendukung, serta pelatihan teknis untuk operator.
Implementasi rencana strategis baru di organisasi, baik secara langsung,
maupun tidak langsung juga akan menyebabkan perubahan struktural, fungsional
atau operasional di organisasi. Ini artinya si perencana juga harus memikirkan
bagaimana caranya agar setiap pihak di organisasi dapat beradaptasi terhadap
perubahan tersebut tanpa mengganggu rutinitas sehari-hari. Perubahan yang
terjadi di suatu organisasi umumnya menghadapi tantangan internal berupa
resistansi dari pihak-pihak di organisasi tersebut. Resistansi ini terjadi karena
dengan adanya perubahan tersebut, beberapa pihak akan mengalami perubahan
pola kerja. Artinya, mereka harus menyediakan waktu untuk mempelajari apa
yang harus mereka lakukan di posisi yang baru, apalagi jika perubahan tersebut
melibatkan penggunaan teknologi baru yang membutuhkan pelatihan khusus.
Dalam beberapa kasus, hal ini dianggap sebagai beban, karena selain harus
mempelajari pola kerja baru, mereka juga dituntut untuk menyelesaikan pekerjaan
rutin.
10
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa penyusunan
rencana strategis bisnis/IT baru memiliki resiko yang sangat besar. Jika tidak
diperhitungkan dengan benar dan terjadi kesalahan di salah satu aspek saja, maka
organisasi tersebut dapat mengalami suatu kegagalan. Tergantung jenis
kesalahannya, kegagalan tersebut mungkin hanya kegagalan pada penerapan IT
sebagai sarana pendukung, atau bahkan kegagalan sistem bisnis secara
keseluruhan.
2.2.3 Hubungan antara IT dan Bisnis
Perencanaan rencana strategis sistem/teknologi informasi merupakan
proses untuk menentukan tujuan-tujuan implementasi sistem/teknologi informasi
dan mengidentifikasi sistem/teknologi informasi yang potensial untuk diterapkan
dalam organisasi tersebut [Lederer and Sethi, 1988]. Secara sederhana,
perencanaan sistem/teknologi informasi dapat diartikan sebagai pengkajian
informasi kebutuhan-kebutuhan suatu organisasi dan pendefinisian sistem,
database dan teknologi yang dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi
tersebut. Sehingga, agar dapat diimplementasikan secara optimal, sistem/teknologi
informasi harus sesuai dengan rencana strategis bisnis organisasi. Alasan mengapa
bisnis dan IT harus saling berhubungan antara lain sebagai berikut :
a. Peningkatan performa dan kinerja
Kemampuan utama yang dimiliki oleh IT adalah kemampuannya
untuk membantu, bahkan menggantikan fungsi otak manusia dalam
berpikir. Hal ini berdampak pada peningkatan kecepatan aktivitas yang
dilakukan oleh operator, dibandingkan jika pekerjaan tersebut dikerjakan
secara manual. Salah satu penerapan IT pada organisasi adalah
pembangunan sistem manajemen database. Selain dapat meningkatkan
performa, penerapan teknologi ini juga dapat mendeteksi dan memperbaiki
kesalahan yang dibuat oleh manusia (human error), seperti duplikasi dan
inkonsistensi data. Agar kemampuan IT ini dapat dimanfaatkan dengan
optimal, maka terlebih dahulu harus dilakukan analisis mengenai aktivitas
11
apa saja yang terjadi di organisasi dan di bagian mana serta bagaimana IT
dapat diimplementasikan untuk mendukung aktivitas tersebut.
b. Kemudahan Berkomunikasi
Sistem jaringan yang terbangun dengan baik dapat mempermudah
komunikasi antar pihak yang terlibat dalam organisasi. Termasuk di
dalamnya kemudahan dalam akses dan penyebaran data. Dalam
perencanaannya juga harus dipilih data-data apa saja yang dapat dibagi
(shared) dan data-data apa saja yang sifatnya rahasia. Untuk organisasi
besar yang keberadaannya tersebar di beberapa tempat yang berbea,
penggunaan internet sebagai media komunikasi dapat memberikan
manfaat yang sangat besar, seperti efisiensi waktu dan tenaga.
c. Peningkatan Pelayanan
Pelayanan
terhadap
konsumen
dapat
ditingkatkan
dengan
penggunaan IT. Sistem dan teknologi informasi yang dibangun sesuai
dengan rencana strategis bisnis dapat digunakan untuk mengumpulkan
opini, permintaan dan keluhan dari konsumen. IT kemudian dapat
menganalisis apa yang harus dilakukan oleh organisasi agar dapat
memenuhi permintaan atau mengatasi keluhan dari konsumen tersebut,
sehingga dapat menaikkan tingkat kepuasan pelanggan.
d. Pengambilan Keputusan
Selain membantu dalam kegiatan operasional, IT yang selaras
dengan strategi bisnis organisasi juga dapat membantu para pimpinan
dalam mengambil kebijakan. IT dapat menganalisis suatu permasalahan
dan menawarkan alternatif solusi yang dapat dipilih dalam mengahadapi
permasalahan tersebut. Selain itu, karena terhubung dengan setiap jenis
kegiatan yang terjadi di perusahaan, IT juga dapat mencari titik lemah
perusahaan, mengidentifikasi kecacatan yang terjadi di mata-mata rantai
operasi serta cara mengatasinya, sehingga pimpinan dapat mengambil
suatu kebijakan yang dapat mengoptimalkan setiap pihak yang terlibat
12
dalam organisasi. Bagian dari sistem informasi yang dapat melakukan hal
tersebut disebut Sistem pendukung keputusan/SPK (Inggris: decision
support systems disingkat DSS). Pada tahap ini, IT bukan lagi menjadi
menjadi sarana pendukung bisnis, melainkan menjadi aspek yang berperan
penting dalam mengarahkan bisnis
Selain yang telah disebutkan di atas, masih banyak alasan lain mengapa IT
harus berhubungan dengan rencana strategis bisnis organisasi. Secara umum,
rencana strategis IT yang disusun dengan baik dapat meningkatkan keuntungan
yang diperoleh oleh organisasi dan meningkatkan daya saing terhadap kompetitor
lain.
13
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1 Kesimpulan
•
Rencana strategis bisnis/IT adalah pedoman bagi organisasi yang dapat
membimbing organisasi untuk mencapai tujuannya dalam jangka waktu
tertentu dan bagaimana peran IT dalam membantu mewujudkan hal
tersebut.
•
Organisasi yang dapat berjalan meskipun tanpa rencana strategis yang
jelas umumnya dijumpai pada lingkungan bisnis dimana tidak terdapat
kompetitor di bidang bisnis yang sama.
•
Tidak adanya strategi bisnis yang jelas memberikan peluang bagi IT leader
untuk maju dan membantu menyusun strategi baru dimana IT dapat
berperan dalam strategi tersebut. Namun, karena tidak ada hal yang dapat
dijadikan acuan atau pijakan, rencana strategis tersebut memiliki resiko
kegagalan yang besar.
•
Implementasi IT harus berhubungan dan sesuai dengan rencana strategis
bisnis organisasi agar IT dapat membantu, bahkan mengarahkan organisasi
dalam setiap kegiatan dan pengambilan keputusan yang terjadi di
organisasi.
3.2 Saran
•
Agar rencana strategis bisnis/IT dapat disusun dengan baik, perlu dibentuk
suatu tim yang anggotanya merupakan perwakilan dari masing-masing
unit kerja dan semua anggota tim mengerti pentingnya IT dalam
menunjang aktivitas mereka di unit kerja masing-masing.
•
Manusia merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan rencana
strategis bisnis/IT yang tidak dapat diukur. Oleh
karena itu, mindset
semua pihak harus diubah agar tidak terjadi resistansi terhadap
implementasi perubahan.
14