SIMPUH | Sistem Informasi Perundang-Undangan dan Hukum
KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 70 TAHUN 2O1O
TENTANG
PETUNJUK TEKNIS TATA CARA PENYUSUNAN FILE
KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang
:
a
bahwa dengan adanya perubahan Nomor Induk
Pegawai (NlP) yang semula terdiri dari 9 digit menjadi
18 digit perlu dilakukan penyusunan file kepegawaian di
Lingkungan Kementerian Agama;
b
bahwa penyusunan file pegawai yang semula dilakukan
sesuai dengan nomor urut NlP, perlu ditata kembali
dengan mengelompokan tahun pengangkatan Pegawai
Negeri Sipil yang kemudian disusun berdasarkan tahun,
bulan dan tanggal kelahiran;
c. bahwa
berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu menetapkan
Keputusan Menteri Agama tentang Petunjuk Teknis Tata
Cara Penyusunan File Kepegawaian di Lingkungan
Kementerian Agama;
Mengingat
:1.
Undang - Undang Nomor 8 Tahun 1974 yang telah diubah
dengan Undang - Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang
Pokok- Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 3890);
2.
Peraturan Presiden Nomor 50 Tahun 2008 tentang
Perubahan Kesembilan Atas Peraturan Presiden Nomor
10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas
Eselon I Kementerian Negara Republik lndonesia;
3.
Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Departemen
Agama;
47 Tahun 2009 tentang
Pembentukan dan Organisasi Kementerian Agama,
Peraturan Presiden Nomor
5. Keputusan...
4
5.
Keputusan Menteri Agama Nomor 480 Tahun 2003
tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri Agama
Nomor 373 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi dan
Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota;
Keputusan Menteri Agama Nomor 551 Tahun 2003
tentang Pedoman Pembentukan dan Penyempurnaan
Organisasi di Lingkungan Departemen Agama dan
Kantor Urusan Agama Kecamatan;
7.
Peraturan Menteri Agama Nomor
3
Tahun 2006
tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama;
MEMUTUSKAN
:
KEPUTUSAN MENTERI AGAMA
Menetapkan
TENTANG
FILE
CARA
PENYUSUNAN
TATA
TEKNIS
PETUNJUK
KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN
AGAMA.
KESATU
Menetapkan Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan
File Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Agama
sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.
Petunjuk teknis sebagaimana dimaksud
KEDUA
dalam
Diktum KESATU merupakan pedoman bagi setiap unit
pengelola kepegawaian dalam melakukan kegiatan
penyusunan file kepegawaian.
KETI GA
Pada saat Keputusan Menteri Agama ini mulai berlaku,
Keputusan Menteri Agama Nomor 367 Tahun 2004
tentang Petunjuk Teknis (juknis) Pengelolaan Data dan
Informasi Kepegawaian di Lingkungan Departemen
Agama dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
KEEMPAT
: Keputusan
ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan
di
Jakarta
padaTanggal 1? Maret
2O1O
a.n MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIS JENDERAL
2
r'
5
IW
I
I
BAHRUL HAYAT, Ph. D
LAMPIRAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMA
NOMOR 30 TAHUN 2010
TENTANG
TATA
CARA PENYUSUNAN FILE
PETUNJUK TEKNIS
KEPEGAWAIAN DI LINGKI]NGAN KEMENTERIAN AGAMA
BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Dalam rangka penyelenggaraan manajemen pegawai negeri sipil di lingkungan
Kementerian Agama diperlukan pengelolaan arsip file pegawai yang didasarkan
pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip file pegawai yang seragam dan
standar, sebagaimana diatur dalam Keputusan Menteri Agama Nomor 367
Tahun 2004 tentang Petunjuk Teknis (uknis) Pengelolaan Data dan Informasi
Kepegawaian
di Lingkungan Departemen Agama. Prinsip penyusunan arsip file
pegawai sebagaimana dalam juknis tersebut adalah berdasarkan urut Nomor
Induk Pegawai.
Konversi NIP berakibat kepada perubahan dalam penyusunan file pegawai yang
sudah ada yaitu berdasarkan urut NlP, secara otomatis tidak dapat dilakukan
sejak terbitnya Peraturan Kepala BKN nomor 22 tahtn 2007. Selanjutnya
penyusunan filejuga harus berubah.
Bahwa sebagai tindak lanjut dari adanya konversi NIP tersebut maka perlu
adanya pola penataan arsip
file
pegawai yang sesuai dan memiliki nilai
efektivitas dan efisiensi dalam penemuan kembali.
Berdasarkan uraian diatas maka arsip
file pegawai di lingkungan Kementerian
Agama, penyusunannya dikelompokkan berdasarkan tahun pengangkatan CPNS
kemudian disusun berdasarkan tahun, bulan dan tanggal lahir.
/
il.
B.
RUANG LINGKI]P
l.
Organisasi pengelola file kepegawaian;
2. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai;
3. Prosedur Penataan file Pegawai;
4. Penyusunan file Pegawai;
5. Peminjaman dan Penemuan kembali file pegawai'
C.
MAKSUD DAN TUJUAN
l.
Maksud
Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian ini dimaksudkan
sebagai pedoman bagi pengelola kepegawaian dalam melaksanakan
kegiatan penyusunan dan penataan file kepegawaian di lingkungan
Kementerian Agama.
2.
Tujuan
a. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian;
b. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file;
c.
Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif; dan
efisien sehingga memudahkan dalam penemuan kembali'
D.
PENGERTIAN
Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan
L
:
Konversi NIP adalah perubahan Nomor lnduk Pegawai (9) digit menjadi
Nomor Identitas Pegawai (18) digit.
2.
3.
4.
File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian.
Filling kabinet adalah tempat untuk menyimpan file aktif berskala kecil.
Lemari arsip gerak adalah tempat untuk menyimpan file aktif dalam skala
besar.
5.
Buku kendali adalah petunjuk untuk memudahkan pencarian letak file
pegawai.
:ii
r{{
6.
Lembar peminjaman file adalah catatan untuk mengetahui file kepegawaian
yang dikeluarkan atau diPinjam.
7.
Kartu petunjuk isi file adalah kartu yang menerangkan jumlah isi file
berdasarkan
NIP l8 (digit).
8.
Map arsip gantung adalah tempat menyimpan dokumen-dokumen pegawai.
g.
Kardaf adalah kartu pendaftaran PegawaiNegeri Sipil Tahun 1974.
10. PUPNS
adalah pendataan ulang Pegawai Negeri Sipil Tahun 2003.
lI:l
ti,'
BAB
II
ORGANISASI PENGELOLA FILE KEPEGAWAIAN
A.
struktur organisasi Pengelola file Kepegawaian di lingkungan
Kementerian Agama
di
Struktur organisasi pengelola file kepegawaian
Agama meliPuti
l.
lingkungan Kementerian
:
Unit Pembina, adalah Sekretariat Jenderal dalam hal ini dilakukan oleh Biro
Kepegawaian Kementerian Agama.
2.
Unit Pengelola
a.
:
Kementerian Agama Pusat terdiri dari
1.
Satuan organisasi Eselon
l, yaitu
:
Sekretariat pada Ditjen, Itjen, dan
Balitbang dan Diklat.
2.
b.
Biro dan Pusat di lingkungan Sekretariat Jenderal
Kementerian Agama di Daerah terdiri dari
l.
:
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi;
2. Institut Agama lslam Negeri (IAIN);
3. Universitas Islam Negeri (UlN);
4. lnstitut Hindu Dharma Negeri (IHDN);
5. Sekolah TinggiAgama Islam Negeri (STAIN);
6. Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri (STAKN);
7. Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN);
8. Sekolah Tinggi Agama Buddha Negeri (STABN);
9. Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota;
10. Balai Diklat Teknis
1
,A
1. Balai Penelitian;
Keagamaan;
ri
12. Madrasah Negeri
(Madrasah Aliyah Negeri, Madrasah Tsanawiyah
Negeri dan Madrasah lbtidaiyah Negeri);
13.
3.
Kantor Urusan Asama Kecamatan.
Unit Pelaksana Teknis Pengelola File
Penyelenggaraan pengelolaan file kepegawaian pada setiap satuan organisasi
dilaksanakan oleh unit yang fungsi dan tugas pokoknya menangani masalah
kepegawaian, atau pada unit-unit yang diserahi tugas tambahan penanganan
urusan kepegawaian, masing-masing sebagai berikut : Unit Ditjen, Itjen, dan
Balitbang dan Diklat, yaitu Bagian Ortala dan Kepegawaian, Unit Setjen
pada Bagian Data dan Informasi Kepegawaian Biro Kepegawaian.
a. Unit Eselon lI Pusat
o
"
Unit Seden, adalah Sub bagian Tata Usaha Biro dan
setiap
o
:
Biro
dan Pusat.
Unit Ditjen, Iden, dan Balitbang dan Diklat adalah Sub Bagian Tata
Usaha pada setiap unit Eselon
b.
Pusat pada
Il.
Kanwil Kemag Provinsi pada Sub Bagian Ortala dan Kepegawaian.
c. IAIN pada Bagian Kepegawaian.
d. UIN pada Bagian Ortala dan Kepegawaian.
e. IHDN pada Bagian Ortala dan Kepegawaian.
f.
STAIN, STAKN, STAHN pada Sub Bagian Kepegawaian
dan
Keuangan.
g.
h.
Kankemag Kabupaten lKota adalah Sub Bagian Tata Usaha.
i.
Balai Diklat Teknis Keagamaan dan Balai Penelitian pada Sub Bagian
STABN pada Sub Bagian Umum.
Tata Usaha.
j.
Madrasah Aliyah/\4adrasah Tsanawiyah Negeri (MAN/MTsN) pada
Urusan Tata Usaha.
k.
KUA kecamatan
bersanskutan.
pada
KUA dan Madrasah lbtidaiyah Negeri pada MIN
tT r.
4
Tugas Pokok Unit Pembina dan Unit Pengolah file Kepegawaian
1. Tugas Pokok
a. Tugas Pokok Unit Pembina
1. Melakukan pembinaan terhadap proses pengelolaan file
kepegawaian di lingkungan Kementerian Agama;
2.
Mengelola buku kendali pegawai Kementerian Agama;
3. Mengelola file pegawai
4. Menghimpun,
Kementerian Agama;
mengolah, dan menyimpan file kepegawaian
Kementerian Agama pusat dan daerah'
b.
"
Tugas Pokok Unit Pengelola
l. Tingkat Pusat mengelola seluruh file pegawai
dan menghimpun
Kartu Induk pegawaidi lingkungan Kementerian Agama;
2. Tingkat
Daerah mengelola file pegawai pada satuan kerja masing-
masins.
B.
Azas Penataan File Kepegawaian
Sistem pengelolaan file di lingkungan Kementerian Agama mengacu pada azas
sentralisasi dalam kebijaksanaan, desentralisasi dalam pelaksanaan, artinya
bahwa semua file kepegawaian yang aktif disimpan pada Biro Kepegawaian,
sedangkan yang dimaksud dengan desentralisasi adalah penyimpanan file
kepegawaian aktif dan tanggung jawabnya diserahkan ke unit pengolah file pada
satuan kerja masing-masing.
il,
BAB
trI
SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE PEGAWAI
A.
Sarana
1.
Filling kabinet
2. Lemari arsip gerak
3. Map arsip gantung
4. Buku kendali
5. Lembar peminjaman file
6. Kartu petunjuk isi file
7. Vacum cleaner
8. Exhause fan
9. Obatpencegah/pembasmi kutu
10.
B.
Air Conditioner
Pemeliharaan
1. Pemelih
araan meliputi kebersihan ruang file, almari file, map
arsip
gantung dan isinya.
2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu, memelihara
peralatan/s arana penataan
file,
penyediaan exhause fan, penyemprotan
rayap atau kutu lainnya yang merusak file'
t.:
BAB IV
PENATAAN FILE PEGAWAI
A.
Bahan
Bahan yang diperlukan dalam penataan
file pegawai meliputi
l. SK pengangkatan pertama CaPeg;
2. SK-SK mutasi kepegawaian
(PNS, kenaikan pangkat, iabatan,
:
kepindahan, peninjauan masa kerja, impassing KGB);
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
I l.
12.
B.
KARPEG, KARIS DAN KARSU, KARTU TASPEN, ASKES
KARDAF, PUPNS;
Nota persetujuan / pertimbangan Kepala BKN;
Daftar Riwayat Hidup lDaftar Riwayat Pekerjaan (DRH / DRP);
SK hukuman disiplin;
IjazahlSTTPL / Piagam;
Daftar Keluarga (KP.a);
Perubahan susunan keluarga seperti : akte nikah, kelahiran, kematian
DP3; dan
SK Petikan KonversiNIP.
Cara Penataan File
1. Untuk memudahkan penyusunaan
l)
file yang perlu dilakukan adalah :
Mendata file pegawai dalam program excel yang terdiri dari 5 kolom (Nomor,
NIP Lama, NIP baru, Nama dan TMT CPNS).
4
dll;
ii
Contoh : Jumlah arsip file pegawai sebanyak 50 file
Data asli sebelum di sort
:':N-o,I!,oli#$-! !8:.!4laAin:
..:::,:;,
1
2
3
t
150415769
2
3
t504L5773
4
B
150415789
150416819
150416731
150414413
150416738
197s02092003101002
197808292003102002
198107102003102002
197406062003102003
197807052004101003
1980 1 1222003101002
197707712004101002
1973 1 1052003102001
9
t504r6744
r97410t22003102002
10
150411818
150410921
150416798
1s0399040
150416828
150410608
150412613
150399041
150410621
197604052007101002
197006162006102001
197308262003102001
5
6
a
11
12
13
t4
15
16
L7
18
19
20
2T
t504t5778
1504t0622
15041 1434
15041 1438
22
23
150410972
24
t504t2062
25
26
150410567
150410925
27
28
29
30
t5042tt62
31
32
33
34
35
36
37
1504r2049
150421165
1s0410619
1s0399042
150399043
150416788
150399033
150410684
150410827
150410878
150410916
3B
t504trB27
39
150410930
150410942
40
45
SURYANA
UMAHATU FAUZIAH
TATIK MHMAT
IYAH MASFIYAH
HARUN
IMAM MUTTAQIN
ALI IMRON ROSADI
UTIN KHOLISOH
EVA RUSIYANTI
NURDIN
LILIS SENAWATI
INA HAYATI
1978100120050 12021
FITRIANA SUSANTI
197803172004102001
196903022004101001
196903072004101002
DAWIYAH
DEDEN SUADININGMT
EPI SUHAEPI
HAJAR SAKINAH
ITOH MASITOH
1983 100320060 12006
196903082004102001
196802212004101001
197008162004102001
DADANG
AI YUDANINGSIH
r972t2t32004101001
IRMAN RAHMAN FAUZI
196606212007101001
t975L0262005102002
197505152005101002
r97606222005101001
197704L42006102001
197405052005101002
r975072s2005101004
196910042004101002
SUPARTA
19730519200s0 12014
19801 1172005012018
t9720s232003102002
ADE BADRIAH
ENGKUS KUSDINAR
LALAN JAELANI RASYID
MUTIAM
FURQON
DENI ]AMALUDIN
SYAEPUL ANWAR
IKA KULSUMIATI
MIA SILVIANA
SRI SUMIATI
SMDAH
1965071020060 12028
R ADAH
t96704132006102001
198309092006102001
1984030s2006101001
MAS.AH KHOLII.AH
STTI HELWIYAH
SYAEFUL SUBHI RASYID
1968102 12006102001
HENI
19810s092007102002
L98208272006102001
ITA ROSITA
SITI SOLIHAT
196603 18200610100
TOLIB
1
01-10-2003
01-10-2003
01-10-2003
01-10-2003
01-10-2004
01-10-2003
01-10-2004
01-10-2003
01-10-2003
01-10-2007
01-10-2006
01-10-2003
01-01-2005
01-10-2004
01-10-2004
01-10-2004
01-01-2006
01-10-2004
01-10-2004
01-10-2004
01-10-2004
01-10-2007
01-10-2005
01-10-2005
01-10-2005
01-10-2006
01-10-2005
01-10-2005
01-10-2004
01-01-2005
01-01-2005
01-10-2003
01-01-2006
01-10-2006
01-10-2006
01-10-2006
01-10-2006
01-10-2007
01-10-2006
01-10-2006
iir
!Er
4L
42
43
44
45
46
47
150410949
150410956
150410961
150399897
150410974
150410975
150410977
197705062006101001
198108082006101001
HAMZAH HAMDANI
r97207272007t0r002
ISMAIL
4B
r504rrB22
49
15041 1824
198111162007t02002
DEDE SOLIHAH
50
150416774
197704172003 101002
BOBBY NURHUDA
2)
198006252007101003
197904032007101004
U. WARSITA
SAMSUDIN
IWAN
t97209t62007102002
ASUROH
197606132007101001
UKI
1
963040820050
1
102s
01-10-2006
01-10-2006
01-10-2007
M TAUFIQ HAQIQI
01-01-200s
01-10-2007
01-10-2007
01-10-2007
01-10-2007
01-10-2007
01-10-2003
Datadisort/dikelompokkan berdasarkan tahun pengangkatan CPNS terdapat
5
kelompok yaitu : tahun 2003,2004,2005,2006 dan 2007, selanjutnya dari
masing-masing kelompok tahun pengangkatan CPNS disort kembali
berdasarkan NIP baru.
Hasil data sort berdasarkan NIP baru
(untuk melaKukan softing terlebih dahulu data semua kolom di blok)
ii*i$ff-,flf
:5,
,Ui'pj$Anuiia F;;ri'$*r*ii*
1
2
3
4'
5,
15,04L6744
6
150415769
L59416774
1504L5773
150416731
150415778
7,
8
9
10
11
L2
13
L4
15
t504Lt434
20
2l
150399897
19
0ulo12003
otnfrlzxlo3
,
:
otlLol2o03
UMAHATU FAUZIAH
IMAIV! MUTTAQIN
0u10/2003
0r/r012003
.
DADANG
DEDEN SUADININGRAT
EPI SUHAEPI
ITOH MASITOH
SYAEPUL ANWAR
AI YUDANINGSIH
IRMAN MHMAN FAUZI
ALI IMRON ROSADI
DAWIYAH
19630408200s011005
ouL012003
ot/1012003
01/10/2003
BOBBYNURHUDA .
TATIK MHMAT
1,50410619
150411438
150414413
150416828
150416819
0v10/2003
INA HAYATI
EVARUSIYANTI
::
SURYANA
150410608
150412613
150410621
T7
SRI SUMIATI
LITIN KHOLISOH
IYAH MASFIYAH
rso4L0622
16
1B
4
2
150416788
150416798
150416738
150415789
0uL0l2o03
0L/t02801
o!/\0.12q94
outu2a84
oLlLol2oot
0v1012004
QUtQi12904
ouLotzqgl
ul!012004
HARUN-
otlL012004
or/1012004
U, WARSITA
o1/0v20os
:r
22'
:,r'150399042
"
,
2+
i'r,
;...?$ll'',li',:
f$::.,,:1.
2i
i
'
:..'
' '''; ':''
lgr11:
29
,:. :l
30
.
31
32'
JJ
34 ,,
l5
96
37,
38.
39
40
4L
42
43
44
45
46
47
48
49
50,'
rKA
0U0112005
01/10/200s'
ENqKUS'KUSDINAR :., '
DENr
ADE
1s0399033
150410942
150410684
150410916
1s0410921
1s0410925
150410949
1504109s6
1s0410930
150410827
150399041
1s0310878
R ADAH SMDAH
TOLIB
MAS.AH KHOLILAH
L50410972
1s0410961
SUPARTA
oLltol2o0z
ISMAIL
oLlL012007
r504t0977
ASUROH
150411818
0t1r012007
0t1r012007
1504r1822
NURDIN
UKI
15041097s
IWAN
0u1012007
r504L0974
SAMSqDIN
ITA ROSITA
DEDE SOUHAH
gt/19t2007
3) Hasil sorting
JAMALUDIN
01110/2005
MSYrD
0t/1012005
0L/r012005
BADRTAH
|-ALAN JAELANT
FrrRrA.N4,5USANl'r
MrA STLVTANA '
0110u2006
ulrc12006
.
LILIS SETIAWATI
0rlto12006
0uLal2006
0tlto12006
MUTIAM
auL012006
HAMZAH HAMDANI
SITI SOLIHAT
0tlL0/20a6
0r/r012006
0ur012006
SITI HELWIYAH
01/10/2006
M TAUFIQ HAQIQI
berdasarkan
'AU0Ll2}Ac
0rl0u200s
HENI
HA]AR SAKINAH
orl0tl2006
SYAEFUL SUBHI RASYID
0LlL012006
0LlLo12007
0t/1012007
oL.l'tol2007
NIP baru ini yang digunakan sebagai
dasar
penyusunan fi le pegawai.
2.
Cara penyusunan file pegawai
I
)
2)
Memberikan label (NIP baru) pada pojok kanan atas map arsip gantung;
Memasukkan file pegawai yang bersangkutan ke dalam map arsip gantung
yang sudah diberi label;
3)
Menggantungkan map arsip gantung tersebut ke dalam filing kabinet atau
almari arsip gerak.
-<
.
. ALfl012005 '
I504L2062
150421165
150412049
150410567
150399040
150399043
1s0411827
150411824
't'
..
KULSUMTATT
FURQON
:1,1504211.62
23'
3.
Kartu petunjuk isi file
Kartu Petunjuk isi file kartu yang menerangkan jumlah isi file.
Kartu petunjuk isi file digunakan untuk menunjukan jumlah isi file yang
diletakkan/ditempel pada sisi luar almari arsip gerak/filing kabinet.
Contoh gambar
:
Almari arsip gerak terdiri dari satu pintu 2 sisi, masing-masing
sisi terdiri dari 6 rak, dari masing-masing rak memuat 80 s/d
120
jile pegawai ( contoh gambar
1.1 dan 1.2)
Untuk yang menggunakan filing kabinet isi file pegawai disesuaikan dengan
kapasitas
filing kabinet tersebut.
t
t"'
t
a.--,
a
].
Gambar.
--Y
x.
l.l
li.
!i!i
Gambar. 1.2
4,
Buku Kendali
Buku Kendali disusun berdasarkan Nomor urut, NIP lama, NIP baru, Nama pegawai,
TMT CPNS dan Rak.
Contoh:
1
,.2.'
4
4
197205232003102002
L97308262003102001
19731 1052003102001
r97406062003102003
5
t504r6744
r974L0I22003102002
6
150415769
7
B
t50416774
1504t5773
9
150416731
10
11
12
t504t5778
16
150410622
1s0410608
150412613
150410621
1s0410619
150411434
197502092003101002
L97704172003101002
197808292003102002
19801 1222003101002
198107102003102002
r968022L2004101001
196903022004101001
19690307200410 1002
196903082004102001
196910042004101002
197008162004102001
t7
15041 1438
L972r2t32004101001
18
150414413
150416828
150416819
150399897
150399042
197707LL2004101002
1
2
3
13
t4
15
19
20
2I
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
L5042tt62
150412062
150421165
150412049
150410567
150399040
150399043
150399033
1504L0942
150410684
150410916
150410921
15041092s
150410949
150410956
t97803t72004102001
197807052004101003
19630408200501 102s
197305192005012014
1974050s200s101002
197505152005101002
t97507252005101004
197s10262005102002
L9760622200s101001
197810012005012021
19801 1172005012018
196507102006012028
196603182006101001
196704132006102001
19681021200610200 1
197006162006102001
197704t42006102001
t97705062006101001
198 10808200610 100
01-10-2003 I
01-10-2003 I
01-10-2003 I
01-10-2003 I
IYAH MASFIYAH
01-10-2003 I
EVA RUSIYANTI
01-10-2003 I
SURYANA
01-10-2003 I
BOBBY NURHUDA
01-10-2003 I
UMAHATU FAUZIAH
01-10-2003 I
IMAM MUTTAQIN
01-10-2003 I
TATIK MHMAT
01-10-2004 I
DADANG
DEDEN SUADININGMT 01-10-2004 I
01-10-2004 I
EPI SUHAEPI
01-10-2004 I
ITOH MASITOH
01-10-2004 I
SYAEPUL ANWAR
01-10-2004 I
AI YUDANINGSIH
IRMAN MHMAN FAUZI 01-10-2004 I
01-10-2004 I
ALI IMRON ROSADI
01-10-2004 I
DAWIYAH
01-10-2004 I
HARUN
01-01-2005 I
U. WARSITA
01-01-2005 I
IKA KULSUMIATI
01-10-2005 I
FURQON
01-10-2005 I
ENGKUS KUSDINAR
01-10-2005 I
DENI JAMALUDIN
01-10-2005 II
ADE BADRIAH
I.ALAN JAELANI RASYID 01-10-2005 II
01-01-2005 II
FITRIANA SUSANN
01-01-2005 II
MIA SILVIANA
01-01-2006 II
R ADAH SMDAH
01-10-2006 II
TOLIB
01-10-2006 II
KHOLILAH
MAS.AH
01-10-2006 II
HENI
01-10-2006 II
LILIS SETIAWATI
01-10-2006 II
MUTIARA
01-10-2006 II
HAMZAH HAMDANi
01-10-2006 II
M TAUFIQ HAQIQI
SRI SUMIAN
INA HAYATI
UTIN KHOLISOH
150416788
150416798
150416738
150415789
1
3B
150410930
39
t504t0827
40
150399041
150410878
150410972
150410961
4t
42
43
44
45
46
t504t0977
150411818
15041 1822
198208272006102001
198309092006102001
1983 10032006012006
198403052006101001
196606212007101001
t97207272007101002
797209162007102002
197604052007101002
19760613200710 1001
47
150410975
t97904032007101004
4B
t504t0974
198006252007101003
19810s092007102002
1981 1 1 162007102002
49
1504trB27
50
1s041 1824
--t
SITI SOLIHAT
SITI HELWIYAH
HA]AR SAKINAH
SYAEFUL SUBHI
SUPARTA
ISMAIL
ASUROH
NURDIN
UKI
IWAN
SAMSUDIN
ITA ROSITA
DEDE SOLIHAH
MSYID
01-10-2006 II
01-10-2006 II
01-01-2006 II
01-10-2006 II
01-10-2007 II
01-10-2007 II
01-10-2007 II
01-10-2007 II
01-10-2007 II
01-10-2007 II
01-10-2007 Ii
01-10-2007 II
01-10-2007 II
?:
BAB V
PEMINJAMAN DAN PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI
A. Peminjaman File
:
Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan melalui telepon, datang
sendiri atau dengan memo. Dari semua cara tersebut yang penting bahwa
peminjaman harus tercatat, sehingga semua file pegawai yang dipinjam dapat
diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya.
Ketentuan peminjaman file
l.
:
Yang dapat dipinjamkan adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam
dalam arti tidak dibenarkan meminjamkan file seutuhnya dengan
map/latomapnya.
2. Peminjam file mengisi dan menanda tangani formulir peninjaunan file ( yang
berisi maksud peminjaman, lama waktu peminjaman ), sebagaimana
contoh lampiran juknis ini dengan dibuat rangkap (2) dua yaitu l lembar
(asli) untuk unit file sebagai bukti peminjaman file dan I lembar lainnya
untuk peminjam.
3. Pejabat yang diserahi mengurus file, memeriksa dan membuat catatan
setuju atau tidaknya dan menandatangani tanda terima file.
4. Setelah disetujui,
petugas yang ditunjuk mengambil File yang dipinjam
menyerahkan kepada peminjam dengan terlebih dahulu pihak
peminjam menanda tangani tanda terima file.
dan
5. Bukti peminjaman file disimpan ditempat tersendiri oleh petugas file dan
apabila saat waktu yang diharuskan pengambilan File ternyata belum
dikembalikannya, maka petugas menghubungi peminjam untuk segera
mengembalikannya.
6. Apabila
file telah dikembalikan,
petugas memaraf dan mencatat tanggal
I maupun Lembar 2 dan mengembalikan
File yang dipinjam ke tempatnya. (Contoh gambar lembar peminjaman
pengembaliannya baik pada Lembar
Iite)
DEPARTEIIENAGAIARJ.
SEKRETARIAT.'EXDEPAT
JAI(AR?A
Bori:o.
Iba fu Infoo-c,i r,-'.-..,....:-----
Biro l(epegrnir
Na
N-$t{
Unx
l!4grl Prninjmrn
Narl|hmilh$e
Jabrtrn
UritPrFrpldr
NIP
ysg
jEN:SSr
aAr
Judldh/bcrk3s
CMM
Trnggd Pogcnbelia
:
:
!{rno horBs ltle
:
Todo ongen
:
PFinjn
x) Co€r
Il
LEMBAR FgMINJAMANrIl,E
Kcpali $rbt6s
hir
Unn hagolah r).
Ntr
{idn& fErlu.
B. Penemuan Kembali File
Keberhasilan pelaksanaan lxanajemen file dinamis atau file aktif, akan nampak
dengan jelas bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali
dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena penemuan
pencarian
atau
file merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali file karena akan dipergunakan dalam proses
penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali,
juga berarti
memastikan
dimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok
berkas apa
file itu
berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara
mengambilnya (Contoh gambar 3map gontung).
4
La*rpiran Itl:
Contoh .
{rf*iirirn \itr:*:j
.rr,:rr:r:, Ri
Il,rp,\;i;;' G::lr:r,;,i.a:,i:.:;.,
.,
t"
<
i> '.
,rl:
I
.\
;i.-
\'r-.
LJ\N.T0R \\.ILA}.AII
Df f ."\R1' g It t N
PROPI
.rr{i
\5I 5l'l.-rll'r:tI
{.\1.{
ti'f-.\ti..\
.a-.
A
FTLE PEGA}VAI
> \l
l,
\ ,\ )t ..\
'r(;1_ t_AiltR
-'-A
{.---
BAB
VI
PBI\TUSUTAI\
FIIJ
Penluutan file adalah kegiatan pengurangan file Pegawai yang telah secara resmi
dinyatakan oleh pejabat yang berwenang, telah pensiun, berhenti, meninggal
dunia (in aktif) atau pindah tugas ke Instansi/ Lembaga lain filenya disusutkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusutan file meliputi
l.
:
Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan;
2. File in aktif dikeluarkan
kemudian diserahkan ke Subbag Umum dengan
menggunakan berita acara serah terima;
3
Bagi pegawai yang pindah instansi atau lembaga lain file yang bersangkutan
diserahkan ke instansi barunya.
4.
Untuk di Biro Kepegawaian
:
a.
File in aktif diserahkan ke Biro Umum untuk disimpan di depo arsip.
b.
File in aktif yang akan diserahkan ke Biro Umum terlebih dahulu dicatat
sebagaian dari data pegawai yang bersangkutan meliputi data NIP, NAMA,
sebab in aktifnya kedalarn fonnulir pertelaan (Daftar Pertelaan Arsip) arsip
in aktif.
c.
Penyerahan ke Biro Umum disertai dengan berita acaru penyerahannya
dengan menggunakan formulir.
.tX
BAB
VII
PENUTUP
Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian
di
lingkungan
Kementerian Agama merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan Arsip
pegawai yang memiliki nilai ef'ektivitas dan efisiensi dalam menemukan File
pegawai.
Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas
pelaksanaan dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.
a.N MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA.
. Sekretaris Ienderal
Bahrul Havat Ph. D
NOMOR 70 TAHUN 2O1O
TENTANG
PETUNJUK TEKNIS TATA CARA PENYUSUNAN FILE
KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang
:
a
bahwa dengan adanya perubahan Nomor Induk
Pegawai (NlP) yang semula terdiri dari 9 digit menjadi
18 digit perlu dilakukan penyusunan file kepegawaian di
Lingkungan Kementerian Agama;
b
bahwa penyusunan file pegawai yang semula dilakukan
sesuai dengan nomor urut NlP, perlu ditata kembali
dengan mengelompokan tahun pengangkatan Pegawai
Negeri Sipil yang kemudian disusun berdasarkan tahun,
bulan dan tanggal kelahiran;
c. bahwa
berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu menetapkan
Keputusan Menteri Agama tentang Petunjuk Teknis Tata
Cara Penyusunan File Kepegawaian di Lingkungan
Kementerian Agama;
Mengingat
:1.
Undang - Undang Nomor 8 Tahun 1974 yang telah diubah
dengan Undang - Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang
Pokok- Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 3890);
2.
Peraturan Presiden Nomor 50 Tahun 2008 tentang
Perubahan Kesembilan Atas Peraturan Presiden Nomor
10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas
Eselon I Kementerian Negara Republik lndonesia;
3.
Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Departemen
Agama;
47 Tahun 2009 tentang
Pembentukan dan Organisasi Kementerian Agama,
Peraturan Presiden Nomor
5. Keputusan...
4
5.
Keputusan Menteri Agama Nomor 480 Tahun 2003
tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri Agama
Nomor 373 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi dan
Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota;
Keputusan Menteri Agama Nomor 551 Tahun 2003
tentang Pedoman Pembentukan dan Penyempurnaan
Organisasi di Lingkungan Departemen Agama dan
Kantor Urusan Agama Kecamatan;
7.
Peraturan Menteri Agama Nomor
3
Tahun 2006
tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama;
MEMUTUSKAN
:
KEPUTUSAN MENTERI AGAMA
Menetapkan
TENTANG
FILE
CARA
PENYUSUNAN
TATA
TEKNIS
PETUNJUK
KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN
AGAMA.
KESATU
Menetapkan Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan
File Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Agama
sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.
Petunjuk teknis sebagaimana dimaksud
KEDUA
dalam
Diktum KESATU merupakan pedoman bagi setiap unit
pengelola kepegawaian dalam melakukan kegiatan
penyusunan file kepegawaian.
KETI GA
Pada saat Keputusan Menteri Agama ini mulai berlaku,
Keputusan Menteri Agama Nomor 367 Tahun 2004
tentang Petunjuk Teknis (juknis) Pengelolaan Data dan
Informasi Kepegawaian di Lingkungan Departemen
Agama dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
KEEMPAT
: Keputusan
ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan
di
Jakarta
padaTanggal 1? Maret
2O1O
a.n MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIS JENDERAL
2
r'
5
IW
I
I
BAHRUL HAYAT, Ph. D
LAMPIRAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMA
NOMOR 30 TAHUN 2010
TENTANG
TATA
CARA PENYUSUNAN FILE
PETUNJUK TEKNIS
KEPEGAWAIAN DI LINGKI]NGAN KEMENTERIAN AGAMA
BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Dalam rangka penyelenggaraan manajemen pegawai negeri sipil di lingkungan
Kementerian Agama diperlukan pengelolaan arsip file pegawai yang didasarkan
pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip file pegawai yang seragam dan
standar, sebagaimana diatur dalam Keputusan Menteri Agama Nomor 367
Tahun 2004 tentang Petunjuk Teknis (uknis) Pengelolaan Data dan Informasi
Kepegawaian
di Lingkungan Departemen Agama. Prinsip penyusunan arsip file
pegawai sebagaimana dalam juknis tersebut adalah berdasarkan urut Nomor
Induk Pegawai.
Konversi NIP berakibat kepada perubahan dalam penyusunan file pegawai yang
sudah ada yaitu berdasarkan urut NlP, secara otomatis tidak dapat dilakukan
sejak terbitnya Peraturan Kepala BKN nomor 22 tahtn 2007. Selanjutnya
penyusunan filejuga harus berubah.
Bahwa sebagai tindak lanjut dari adanya konversi NIP tersebut maka perlu
adanya pola penataan arsip
file
pegawai yang sesuai dan memiliki nilai
efektivitas dan efisiensi dalam penemuan kembali.
Berdasarkan uraian diatas maka arsip
file pegawai di lingkungan Kementerian
Agama, penyusunannya dikelompokkan berdasarkan tahun pengangkatan CPNS
kemudian disusun berdasarkan tahun, bulan dan tanggal lahir.
/
il.
B.
RUANG LINGKI]P
l.
Organisasi pengelola file kepegawaian;
2. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai;
3. Prosedur Penataan file Pegawai;
4. Penyusunan file Pegawai;
5. Peminjaman dan Penemuan kembali file pegawai'
C.
MAKSUD DAN TUJUAN
l.
Maksud
Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian ini dimaksudkan
sebagai pedoman bagi pengelola kepegawaian dalam melaksanakan
kegiatan penyusunan dan penataan file kepegawaian di lingkungan
Kementerian Agama.
2.
Tujuan
a. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian;
b. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file;
c.
Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif; dan
efisien sehingga memudahkan dalam penemuan kembali'
D.
PENGERTIAN
Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan
L
:
Konversi NIP adalah perubahan Nomor lnduk Pegawai (9) digit menjadi
Nomor Identitas Pegawai (18) digit.
2.
3.
4.
File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian.
Filling kabinet adalah tempat untuk menyimpan file aktif berskala kecil.
Lemari arsip gerak adalah tempat untuk menyimpan file aktif dalam skala
besar.
5.
Buku kendali adalah petunjuk untuk memudahkan pencarian letak file
pegawai.
:ii
r{{
6.
Lembar peminjaman file adalah catatan untuk mengetahui file kepegawaian
yang dikeluarkan atau diPinjam.
7.
Kartu petunjuk isi file adalah kartu yang menerangkan jumlah isi file
berdasarkan
NIP l8 (digit).
8.
Map arsip gantung adalah tempat menyimpan dokumen-dokumen pegawai.
g.
Kardaf adalah kartu pendaftaran PegawaiNegeri Sipil Tahun 1974.
10. PUPNS
adalah pendataan ulang Pegawai Negeri Sipil Tahun 2003.
lI:l
ti,'
BAB
II
ORGANISASI PENGELOLA FILE KEPEGAWAIAN
A.
struktur organisasi Pengelola file Kepegawaian di lingkungan
Kementerian Agama
di
Struktur organisasi pengelola file kepegawaian
Agama meliPuti
l.
lingkungan Kementerian
:
Unit Pembina, adalah Sekretariat Jenderal dalam hal ini dilakukan oleh Biro
Kepegawaian Kementerian Agama.
2.
Unit Pengelola
a.
:
Kementerian Agama Pusat terdiri dari
1.
Satuan organisasi Eselon
l, yaitu
:
Sekretariat pada Ditjen, Itjen, dan
Balitbang dan Diklat.
2.
b.
Biro dan Pusat di lingkungan Sekretariat Jenderal
Kementerian Agama di Daerah terdiri dari
l.
:
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi;
2. Institut Agama lslam Negeri (IAIN);
3. Universitas Islam Negeri (UlN);
4. lnstitut Hindu Dharma Negeri (IHDN);
5. Sekolah TinggiAgama Islam Negeri (STAIN);
6. Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri (STAKN);
7. Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN);
8. Sekolah Tinggi Agama Buddha Negeri (STABN);
9. Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota;
10. Balai Diklat Teknis
1
,A
1. Balai Penelitian;
Keagamaan;
ri
12. Madrasah Negeri
(Madrasah Aliyah Negeri, Madrasah Tsanawiyah
Negeri dan Madrasah lbtidaiyah Negeri);
13.
3.
Kantor Urusan Asama Kecamatan.
Unit Pelaksana Teknis Pengelola File
Penyelenggaraan pengelolaan file kepegawaian pada setiap satuan organisasi
dilaksanakan oleh unit yang fungsi dan tugas pokoknya menangani masalah
kepegawaian, atau pada unit-unit yang diserahi tugas tambahan penanganan
urusan kepegawaian, masing-masing sebagai berikut : Unit Ditjen, Itjen, dan
Balitbang dan Diklat, yaitu Bagian Ortala dan Kepegawaian, Unit Setjen
pada Bagian Data dan Informasi Kepegawaian Biro Kepegawaian.
a. Unit Eselon lI Pusat
o
"
Unit Seden, adalah Sub bagian Tata Usaha Biro dan
setiap
o
:
Biro
dan Pusat.
Unit Ditjen, Iden, dan Balitbang dan Diklat adalah Sub Bagian Tata
Usaha pada setiap unit Eselon
b.
Pusat pada
Il.
Kanwil Kemag Provinsi pada Sub Bagian Ortala dan Kepegawaian.
c. IAIN pada Bagian Kepegawaian.
d. UIN pada Bagian Ortala dan Kepegawaian.
e. IHDN pada Bagian Ortala dan Kepegawaian.
f.
STAIN, STAKN, STAHN pada Sub Bagian Kepegawaian
dan
Keuangan.
g.
h.
Kankemag Kabupaten lKota adalah Sub Bagian Tata Usaha.
i.
Balai Diklat Teknis Keagamaan dan Balai Penelitian pada Sub Bagian
STABN pada Sub Bagian Umum.
Tata Usaha.
j.
Madrasah Aliyah/\4adrasah Tsanawiyah Negeri (MAN/MTsN) pada
Urusan Tata Usaha.
k.
KUA kecamatan
bersanskutan.
pada
KUA dan Madrasah lbtidaiyah Negeri pada MIN
tT r.
4
Tugas Pokok Unit Pembina dan Unit Pengolah file Kepegawaian
1. Tugas Pokok
a. Tugas Pokok Unit Pembina
1. Melakukan pembinaan terhadap proses pengelolaan file
kepegawaian di lingkungan Kementerian Agama;
2.
Mengelola buku kendali pegawai Kementerian Agama;
3. Mengelola file pegawai
4. Menghimpun,
Kementerian Agama;
mengolah, dan menyimpan file kepegawaian
Kementerian Agama pusat dan daerah'
b.
"
Tugas Pokok Unit Pengelola
l. Tingkat Pusat mengelola seluruh file pegawai
dan menghimpun
Kartu Induk pegawaidi lingkungan Kementerian Agama;
2. Tingkat
Daerah mengelola file pegawai pada satuan kerja masing-
masins.
B.
Azas Penataan File Kepegawaian
Sistem pengelolaan file di lingkungan Kementerian Agama mengacu pada azas
sentralisasi dalam kebijaksanaan, desentralisasi dalam pelaksanaan, artinya
bahwa semua file kepegawaian yang aktif disimpan pada Biro Kepegawaian,
sedangkan yang dimaksud dengan desentralisasi adalah penyimpanan file
kepegawaian aktif dan tanggung jawabnya diserahkan ke unit pengolah file pada
satuan kerja masing-masing.
il,
BAB
trI
SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE PEGAWAI
A.
Sarana
1.
Filling kabinet
2. Lemari arsip gerak
3. Map arsip gantung
4. Buku kendali
5. Lembar peminjaman file
6. Kartu petunjuk isi file
7. Vacum cleaner
8. Exhause fan
9. Obatpencegah/pembasmi kutu
10.
B.
Air Conditioner
Pemeliharaan
1. Pemelih
araan meliputi kebersihan ruang file, almari file, map
arsip
gantung dan isinya.
2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu, memelihara
peralatan/s arana penataan
file,
penyediaan exhause fan, penyemprotan
rayap atau kutu lainnya yang merusak file'
t.:
BAB IV
PENATAAN FILE PEGAWAI
A.
Bahan
Bahan yang diperlukan dalam penataan
file pegawai meliputi
l. SK pengangkatan pertama CaPeg;
2. SK-SK mutasi kepegawaian
(PNS, kenaikan pangkat, iabatan,
:
kepindahan, peninjauan masa kerja, impassing KGB);
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
I l.
12.
B.
KARPEG, KARIS DAN KARSU, KARTU TASPEN, ASKES
KARDAF, PUPNS;
Nota persetujuan / pertimbangan Kepala BKN;
Daftar Riwayat Hidup lDaftar Riwayat Pekerjaan (DRH / DRP);
SK hukuman disiplin;
IjazahlSTTPL / Piagam;
Daftar Keluarga (KP.a);
Perubahan susunan keluarga seperti : akte nikah, kelahiran, kematian
DP3; dan
SK Petikan KonversiNIP.
Cara Penataan File
1. Untuk memudahkan penyusunaan
l)
file yang perlu dilakukan adalah :
Mendata file pegawai dalam program excel yang terdiri dari 5 kolom (Nomor,
NIP Lama, NIP baru, Nama dan TMT CPNS).
4
dll;
ii
Contoh : Jumlah arsip file pegawai sebanyak 50 file
Data asli sebelum di sort
:':N-o,I!,oli#$-! !8:.!4laAin:
..:::,:;,
1
2
3
t
150415769
2
3
t504L5773
4
B
150415789
150416819
150416731
150414413
150416738
197s02092003101002
197808292003102002
198107102003102002
197406062003102003
197807052004101003
1980 1 1222003101002
197707712004101002
1973 1 1052003102001
9
t504r6744
r97410t22003102002
10
150411818
150410921
150416798
1s0399040
150416828
150410608
150412613
150399041
150410621
197604052007101002
197006162006102001
197308262003102001
5
6
a
11
12
13
t4
15
16
L7
18
19
20
2T
t504t5778
1504t0622
15041 1434
15041 1438
22
23
150410972
24
t504t2062
25
26
150410567
150410925
27
28
29
30
t5042tt62
31
32
33
34
35
36
37
1504r2049
150421165
1s0410619
1s0399042
150399043
150416788
150399033
150410684
150410827
150410878
150410916
3B
t504trB27
39
150410930
150410942
40
45
SURYANA
UMAHATU FAUZIAH
TATIK MHMAT
IYAH MASFIYAH
HARUN
IMAM MUTTAQIN
ALI IMRON ROSADI
UTIN KHOLISOH
EVA RUSIYANTI
NURDIN
LILIS SENAWATI
INA HAYATI
1978100120050 12021
FITRIANA SUSANTI
197803172004102001
196903022004101001
196903072004101002
DAWIYAH
DEDEN SUADININGMT
EPI SUHAEPI
HAJAR SAKINAH
ITOH MASITOH
1983 100320060 12006
196903082004102001
196802212004101001
197008162004102001
DADANG
AI YUDANINGSIH
r972t2t32004101001
IRMAN RAHMAN FAUZI
196606212007101001
t975L0262005102002
197505152005101002
r97606222005101001
197704L42006102001
197405052005101002
r975072s2005101004
196910042004101002
SUPARTA
19730519200s0 12014
19801 1172005012018
t9720s232003102002
ADE BADRIAH
ENGKUS KUSDINAR
LALAN JAELANI RASYID
MUTIAM
FURQON
DENI ]AMALUDIN
SYAEPUL ANWAR
IKA KULSUMIATI
MIA SILVIANA
SRI SUMIATI
SMDAH
1965071020060 12028
R ADAH
t96704132006102001
198309092006102001
1984030s2006101001
MAS.AH KHOLII.AH
STTI HELWIYAH
SYAEFUL SUBHI RASYID
1968102 12006102001
HENI
19810s092007102002
L98208272006102001
ITA ROSITA
SITI SOLIHAT
196603 18200610100
TOLIB
1
01-10-2003
01-10-2003
01-10-2003
01-10-2003
01-10-2004
01-10-2003
01-10-2004
01-10-2003
01-10-2003
01-10-2007
01-10-2006
01-10-2003
01-01-2005
01-10-2004
01-10-2004
01-10-2004
01-01-2006
01-10-2004
01-10-2004
01-10-2004
01-10-2004
01-10-2007
01-10-2005
01-10-2005
01-10-2005
01-10-2006
01-10-2005
01-10-2005
01-10-2004
01-01-2005
01-01-2005
01-10-2003
01-01-2006
01-10-2006
01-10-2006
01-10-2006
01-10-2006
01-10-2007
01-10-2006
01-10-2006
iir
!Er
4L
42
43
44
45
46
47
150410949
150410956
150410961
150399897
150410974
150410975
150410977
197705062006101001
198108082006101001
HAMZAH HAMDANI
r97207272007t0r002
ISMAIL
4B
r504rrB22
49
15041 1824
198111162007t02002
DEDE SOLIHAH
50
150416774
197704172003 101002
BOBBY NURHUDA
2)
198006252007101003
197904032007101004
U. WARSITA
SAMSUDIN
IWAN
t97209t62007102002
ASUROH
197606132007101001
UKI
1
963040820050
1
102s
01-10-2006
01-10-2006
01-10-2007
M TAUFIQ HAQIQI
01-01-200s
01-10-2007
01-10-2007
01-10-2007
01-10-2007
01-10-2007
01-10-2003
Datadisort/dikelompokkan berdasarkan tahun pengangkatan CPNS terdapat
5
kelompok yaitu : tahun 2003,2004,2005,2006 dan 2007, selanjutnya dari
masing-masing kelompok tahun pengangkatan CPNS disort kembali
berdasarkan NIP baru.
Hasil data sort berdasarkan NIP baru
(untuk melaKukan softing terlebih dahulu data semua kolom di blok)
ii*i$ff-,flf
:5,
,Ui'pj$Anuiia F;;ri'$*r*ii*
1
2
3
4'
5,
15,04L6744
6
150415769
L59416774
1504L5773
150416731
150415778
7,
8
9
10
11
L2
13
L4
15
t504Lt434
20
2l
150399897
19
0ulo12003
otnfrlzxlo3
,
:
otlLol2o03
UMAHATU FAUZIAH
IMAIV! MUTTAQIN
0u10/2003
0r/r012003
.
DADANG
DEDEN SUADININGRAT
EPI SUHAEPI
ITOH MASITOH
SYAEPUL ANWAR
AI YUDANINGSIH
IRMAN MHMAN FAUZI
ALI IMRON ROSADI
DAWIYAH
19630408200s011005
ouL012003
ot/1012003
01/10/2003
BOBBYNURHUDA .
TATIK MHMAT
1,50410619
150411438
150414413
150416828
150416819
0v10/2003
INA HAYATI
EVARUSIYANTI
::
SURYANA
150410608
150412613
150410621
T7
SRI SUMIATI
LITIN KHOLISOH
IYAH MASFIYAH
rso4L0622
16
1B
4
2
150416788
150416798
150416738
150415789
0uL0l2o03
0L/t02801
o!/\0.12q94
outu2a84
oLlLol2oot
0v1012004
QUtQi12904
ouLotzqgl
ul!012004
HARUN-
otlL012004
or/1012004
U, WARSITA
o1/0v20os
:r
22'
:,r'150399042
"
,
2+
i'r,
;...?$ll'',li',:
f$::.,,:1.
2i
i
'
:..'
' '''; ':''
lgr11:
29
,:. :l
30
.
31
32'
JJ
34 ,,
l5
96
37,
38.
39
40
4L
42
43
44
45
46
47
48
49
50,'
rKA
0U0112005
01/10/200s'
ENqKUS'KUSDINAR :., '
DENr
ADE
1s0399033
150410942
150410684
150410916
1s0410921
1s0410925
150410949
1504109s6
1s0410930
150410827
150399041
1s0310878
R ADAH SMDAH
TOLIB
MAS.AH KHOLILAH
L50410972
1s0410961
SUPARTA
oLltol2o0z
ISMAIL
oLlL012007
r504t0977
ASUROH
150411818
0t1r012007
0t1r012007
1504r1822
NURDIN
UKI
15041097s
IWAN
0u1012007
r504L0974
SAMSqDIN
ITA ROSITA
DEDE SOUHAH
gt/19t2007
3) Hasil sorting
JAMALUDIN
01110/2005
MSYrD
0t/1012005
0L/r012005
BADRTAH
|-ALAN JAELANT
FrrRrA.N4,5USANl'r
MrA STLVTANA '
0110u2006
ulrc12006
.
LILIS SETIAWATI
0rlto12006
0uLal2006
0tlto12006
MUTIAM
auL012006
HAMZAH HAMDANI
SITI SOLIHAT
0tlL0/20a6
0r/r012006
0ur012006
SITI HELWIYAH
01/10/2006
M TAUFIQ HAQIQI
berdasarkan
'AU0Ll2}Ac
0rl0u200s
HENI
HA]AR SAKINAH
orl0tl2006
SYAEFUL SUBHI RASYID
0LlL012006
0LlLo12007
0t/1012007
oL.l'tol2007
NIP baru ini yang digunakan sebagai
dasar
penyusunan fi le pegawai.
2.
Cara penyusunan file pegawai
I
)
2)
Memberikan label (NIP baru) pada pojok kanan atas map arsip gantung;
Memasukkan file pegawai yang bersangkutan ke dalam map arsip gantung
yang sudah diberi label;
3)
Menggantungkan map arsip gantung tersebut ke dalam filing kabinet atau
almari arsip gerak.
-<
.
. ALfl012005 '
I504L2062
150421165
150412049
150410567
150399040
150399043
1s0411827
150411824
't'
..
KULSUMTATT
FURQON
:1,1504211.62
23'
3.
Kartu petunjuk isi file
Kartu Petunjuk isi file kartu yang menerangkan jumlah isi file.
Kartu petunjuk isi file digunakan untuk menunjukan jumlah isi file yang
diletakkan/ditempel pada sisi luar almari arsip gerak/filing kabinet.
Contoh gambar
:
Almari arsip gerak terdiri dari satu pintu 2 sisi, masing-masing
sisi terdiri dari 6 rak, dari masing-masing rak memuat 80 s/d
120
jile pegawai ( contoh gambar
1.1 dan 1.2)
Untuk yang menggunakan filing kabinet isi file pegawai disesuaikan dengan
kapasitas
filing kabinet tersebut.
t
t"'
t
a.--,
a
].
Gambar.
--Y
x.
l.l
li.
!i!i
Gambar. 1.2
4,
Buku Kendali
Buku Kendali disusun berdasarkan Nomor urut, NIP lama, NIP baru, Nama pegawai,
TMT CPNS dan Rak.
Contoh:
1
,.2.'
4
4
197205232003102002
L97308262003102001
19731 1052003102001
r97406062003102003
5
t504r6744
r974L0I22003102002
6
150415769
7
B
t50416774
1504t5773
9
150416731
10
11
12
t504t5778
16
150410622
1s0410608
150412613
150410621
1s0410619
150411434
197502092003101002
L97704172003101002
197808292003102002
19801 1222003101002
198107102003102002
r968022L2004101001
196903022004101001
19690307200410 1002
196903082004102001
196910042004101002
197008162004102001
t7
15041 1438
L972r2t32004101001
18
150414413
150416828
150416819
150399897
150399042
197707LL2004101002
1
2
3
13
t4
15
19
20
2I
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
L5042tt62
150412062
150421165
150412049
150410567
150399040
150399043
150399033
1504L0942
150410684
150410916
150410921
15041092s
150410949
150410956
t97803t72004102001
197807052004101003
19630408200501 102s
197305192005012014
1974050s200s101002
197505152005101002
t97507252005101004
197s10262005102002
L9760622200s101001
197810012005012021
19801 1172005012018
196507102006012028
196603182006101001
196704132006102001
19681021200610200 1
197006162006102001
197704t42006102001
t97705062006101001
198 10808200610 100
01-10-2003 I
01-10-2003 I
01-10-2003 I
01-10-2003 I
IYAH MASFIYAH
01-10-2003 I
EVA RUSIYANTI
01-10-2003 I
SURYANA
01-10-2003 I
BOBBY NURHUDA
01-10-2003 I
UMAHATU FAUZIAH
01-10-2003 I
IMAM MUTTAQIN
01-10-2003 I
TATIK MHMAT
01-10-2004 I
DADANG
DEDEN SUADININGMT 01-10-2004 I
01-10-2004 I
EPI SUHAEPI
01-10-2004 I
ITOH MASITOH
01-10-2004 I
SYAEPUL ANWAR
01-10-2004 I
AI YUDANINGSIH
IRMAN MHMAN FAUZI 01-10-2004 I
01-10-2004 I
ALI IMRON ROSADI
01-10-2004 I
DAWIYAH
01-10-2004 I
HARUN
01-01-2005 I
U. WARSITA
01-01-2005 I
IKA KULSUMIATI
01-10-2005 I
FURQON
01-10-2005 I
ENGKUS KUSDINAR
01-10-2005 I
DENI JAMALUDIN
01-10-2005 II
ADE BADRIAH
I.ALAN JAELANI RASYID 01-10-2005 II
01-01-2005 II
FITRIANA SUSANN
01-01-2005 II
MIA SILVIANA
01-01-2006 II
R ADAH SMDAH
01-10-2006 II
TOLIB
01-10-2006 II
KHOLILAH
MAS.AH
01-10-2006 II
HENI
01-10-2006 II
LILIS SETIAWATI
01-10-2006 II
MUTIARA
01-10-2006 II
HAMZAH HAMDANi
01-10-2006 II
M TAUFIQ HAQIQI
SRI SUMIAN
INA HAYATI
UTIN KHOLISOH
150416788
150416798
150416738
150415789
1
3B
150410930
39
t504t0827
40
150399041
150410878
150410972
150410961
4t
42
43
44
45
46
t504t0977
150411818
15041 1822
198208272006102001
198309092006102001
1983 10032006012006
198403052006101001
196606212007101001
t97207272007101002
797209162007102002
197604052007101002
19760613200710 1001
47
150410975
t97904032007101004
4B
t504t0974
198006252007101003
19810s092007102002
1981 1 1 162007102002
49
1504trB27
50
1s041 1824
--t
SITI SOLIHAT
SITI HELWIYAH
HA]AR SAKINAH
SYAEFUL SUBHI
SUPARTA
ISMAIL
ASUROH
NURDIN
UKI
IWAN
SAMSUDIN
ITA ROSITA
DEDE SOLIHAH
MSYID
01-10-2006 II
01-10-2006 II
01-01-2006 II
01-10-2006 II
01-10-2007 II
01-10-2007 II
01-10-2007 II
01-10-2007 II
01-10-2007 II
01-10-2007 II
01-10-2007 Ii
01-10-2007 II
01-10-2007 II
?:
BAB V
PEMINJAMAN DAN PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI
A. Peminjaman File
:
Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan melalui telepon, datang
sendiri atau dengan memo. Dari semua cara tersebut yang penting bahwa
peminjaman harus tercatat, sehingga semua file pegawai yang dipinjam dapat
diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya.
Ketentuan peminjaman file
l.
:
Yang dapat dipinjamkan adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam
dalam arti tidak dibenarkan meminjamkan file seutuhnya dengan
map/latomapnya.
2. Peminjam file mengisi dan menanda tangani formulir peninjaunan file ( yang
berisi maksud peminjaman, lama waktu peminjaman ), sebagaimana
contoh lampiran juknis ini dengan dibuat rangkap (2) dua yaitu l lembar
(asli) untuk unit file sebagai bukti peminjaman file dan I lembar lainnya
untuk peminjam.
3. Pejabat yang diserahi mengurus file, memeriksa dan membuat catatan
setuju atau tidaknya dan menandatangani tanda terima file.
4. Setelah disetujui,
petugas yang ditunjuk mengambil File yang dipinjam
menyerahkan kepada peminjam dengan terlebih dahulu pihak
peminjam menanda tangani tanda terima file.
dan
5. Bukti peminjaman file disimpan ditempat tersendiri oleh petugas file dan
apabila saat waktu yang diharuskan pengambilan File ternyata belum
dikembalikannya, maka petugas menghubungi peminjam untuk segera
mengembalikannya.
6. Apabila
file telah dikembalikan,
petugas memaraf dan mencatat tanggal
I maupun Lembar 2 dan mengembalikan
File yang dipinjam ke tempatnya. (Contoh gambar lembar peminjaman
pengembaliannya baik pada Lembar
Iite)
DEPARTEIIENAGAIARJ.
SEKRETARIAT.'EXDEPAT
JAI(AR?A
Bori:o.
Iba fu Infoo-c,i r,-'.-..,....:-----
Biro l(epegrnir
Na
N-$t{
Unx
l!4grl Prninjmrn
Narl|hmilh$e
Jabrtrn
UritPrFrpldr
NIP
ysg
jEN:SSr
aAr
Judldh/bcrk3s
CMM
Trnggd Pogcnbelia
:
:
!{rno horBs ltle
:
Todo ongen
:
PFinjn
x) Co€r
Il
LEMBAR FgMINJAMANrIl,E
Kcpali $rbt6s
hir
Unn hagolah r).
Ntr
{idn& fErlu.
B. Penemuan Kembali File
Keberhasilan pelaksanaan lxanajemen file dinamis atau file aktif, akan nampak
dengan jelas bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali
dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena penemuan
pencarian
atau
file merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali file karena akan dipergunakan dalam proses
penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali,
juga berarti
memastikan
dimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok
berkas apa
file itu
berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara
mengambilnya (Contoh gambar 3map gontung).
4
La*rpiran Itl:
Contoh .
{rf*iirirn \itr:*:j
.rr,:rr:r:, Ri
Il,rp,\;i;;' G::lr:r,;,i.a:,i:.:;.,
.,
t"
<
i> '.
,rl:
I
.\
;i.-
\'r-.
LJ\N.T0R \\.ILA}.AII
Df f ."\R1' g It t N
PROPI
.rr{i
\5I 5l'l.-rll'r:tI
{.\1.{
ti'f-.\ti..\
.a-.
A
FTLE PEGA}VAI
> \l
l,
\ ,\ )t ..\
'r(;1_ t_AiltR
-'-A
{.---
BAB
VI
PBI\TUSUTAI\
FIIJ
Penluutan file adalah kegiatan pengurangan file Pegawai yang telah secara resmi
dinyatakan oleh pejabat yang berwenang, telah pensiun, berhenti, meninggal
dunia (in aktif) atau pindah tugas ke Instansi/ Lembaga lain filenya disusutkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusutan file meliputi
l.
:
Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan;
2. File in aktif dikeluarkan
kemudian diserahkan ke Subbag Umum dengan
menggunakan berita acara serah terima;
3
Bagi pegawai yang pindah instansi atau lembaga lain file yang bersangkutan
diserahkan ke instansi barunya.
4.
Untuk di Biro Kepegawaian
:
a.
File in aktif diserahkan ke Biro Umum untuk disimpan di depo arsip.
b.
File in aktif yang akan diserahkan ke Biro Umum terlebih dahulu dicatat
sebagaian dari data pegawai yang bersangkutan meliputi data NIP, NAMA,
sebab in aktifnya kedalarn fonnulir pertelaan (Daftar Pertelaan Arsip) arsip
in aktif.
c.
Penyerahan ke Biro Umum disertai dengan berita acaru penyerahannya
dengan menggunakan formulir.
.tX
BAB
VII
PENUTUP
Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian
di
lingkungan
Kementerian Agama merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan Arsip
pegawai yang memiliki nilai ef'ektivitas dan efisiensi dalam menemukan File
pegawai.
Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas
pelaksanaan dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.
a.N MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA.
. Sekretaris Ienderal
Bahrul Havat Ph. D