1.6 PERENCANAAN_KEBUTUHAN_SDM_BERBASIS_BEBAN_KERJA
PENYUSUNAN PERENCANAAN
KEBUTUHAN SDM BERBASIS
ANALISIS BEBAN KERJA
BKD Kulon Progo
WAT E S , 1 M A R E T 2 0 1 6
UU KEPEGAWAIAN
U U 8 TAHUN
1974
U U 43 TAHUN
1999
COMFORT ZONE
TO
COMPETITIVE
ZONE
U U 5 TAHUN
2014
PRINSIP DASAR UU ASN
3
Pengembangan “sistem merit ” dalam kebijakan dan
manajemen ASN dengan ciri-ciri:
Seleksi dan promosi secara adil dan kompetitif
Menerapkan prinsip fairness
Penggajian, reward and punishment berbasis
kinerja
Standar integritas dan perilaku untuk
kepentingan publik
Manajemen SDM secara efektif dan efisien
Melindungi pegawai dari intervensi politik & dari
tindakan semena-mena.
SISTEM MERIT
Sistem Merit adalah kebijakan dan Manajemen ASN yang berdasarkan pada
kualifikasi,
kompetensi, dan
kinerja secara adil dan wajar
dengan tanpa membedakan latar belakang :
politik,
ras,
warna kulit,
agama,
asal usul,
jenis kelamin,
status pernikahan,
umur, atau
kondisi kecacatan.
TUJUAN UU ASN
MENCIPTAKAN
BIROKRASI
BERSIH,
KOMPETEN
DAN
MELAYANI
bersih dari KKN
dan politisasi
kompeten
terhadap tugas
dan tanggung
jawab yang
diemban
melayani
masyarakat dan
dunia usaha/
investasi.
PEGAWAI APARATUR SIPIL NEGARA
PEGAWAI NEGERI SIPIL (PNS)
1.Berstatus pegawai tetap
2.Memiliki NIP secara nasional;
3.Sebagai pembuat kebijakan;
A
S
N
4.Dapat menduduki jabatan pimpinan tinggi
pemerintahan;
PEGAWAI PEMERINTAH dengan
PERJANJIAN KERJA (PPPK)
1.Diangkat Dgn Perjanjian Kerja;
2.Dapat diberikan No Induk Pegawai Perjanjian
Kerja;
3.Melaksanakan Tugas Pemerintahan;
4.Menduduki Jabatan Fungsional.
HAK PEGAWAI APARATUR SIPIL NEGARA
PEGAWAI NEGERI SIPIL (PNS)
1. Gaji, tunjangan, dan fasilitas;
2. Cuti;
3. Jaminan pensiun dan jaminan hari tua;
A
S
N
4. Perlindungan; dan
5. Pengembangan kompetensi.
PEGAWAI PEMERINTAH dengan
PERJANJIAN KERJA (PPPK)
1.
Gaji dan
tunjangan;
2. Cuti;
3. Perlindungan; dan
4. Pengembangan kompetensi.
JABATAN (UU ASN)
PIMPINAN TINGGI
UTAM
A
MADYA
PRATAMA
JABATAN ADMINISTRASI
ADMINSTRATO
R
PENGAWAS
PELAKSAN
A
JABATAN FUNGSIONAL
Utama
Utama
Madya
Madya
Muda
Muda
Pertama
Pertama
KEAHLIAN
Penyelia
Penyelia
Mahir
Mahir
Terampil
Terampil
Pemula
Pemula
KETERAMPILAN
PENYUSUNAN KEBUTUHAN
A. ANALISIS JABATAN
B. ANALISIS BEBAN KERJA
C. FORMASI EKSISTING
D. BELANJA PEGAWAI
E. JUMLAH PENDUDUK
F. LUAS WILAYAH
ANALISIS JABATAN
PROSES, METODE DAN TEKNIK UNTUK
MEMPEROLEH DATA JABATAN YG DIOLAH
MENJADI
INFORMASI
JABATAN
DAN
DISAJIKAN UNTUK KEPENTINGAN PROGRAM
KEPEGAWAIAN SERTA MEMBERIKAN UMPAN
BALIK BAGI ORGANISASI, TATA LAKSANA,
PENGAWASAN, DAN AKUNTABILITAS
ASPEK YANG DIANALISIS
Analisis jabatan pada hakekatnya adalah
analisis organisasi.
Aspek
pokok yang dianalisis adalah
pelaksanaan pekerjaan yang menjabarkan
fungsi yang ada di setiap unit kerja.
Penjabaran fungsi idealnya harus tercermin
pelaksanaan tugas oleh semua pegawai
yang berada di unit kerja tersebut.
Proses ANALISIS JABATAN
Mandat
Disain
Organisa
si
Struktur
Organisa
si
Proses
Bisnis
Analisis
Jabatan
Uraian
Jabatan
Spesifika
si
Jabatan
= Harmonis
Disain
Organisas
i
Struktur
Organisas
i
Proses
Bisnis
Analisis
Jabatan
Uraian
Jabatan
Spesifikas
i Jabatan
=
Proses
Bisnis
Analisis
Jabatan
Uraian
Jabatan
Spesifikas
i Jabatan
=Salah
Langkah
1
x
2
Mandat
x
Struktur
Organisas
i
3
Mandat
Disain
Organisas
i
x
x
Proses
Bisnis
Analisis
Jabatan
Uraian
Jabatan
Spesifikas
i Jabatan
= Frustasi
4
Mandat
Disain
Organisas
i
Struktur
Organisas
i
x
x
Analisis
Jabatan
Uraian
Jabatan
Spesifikas
i Jabatan
=
Mandat
Disain
Organisas
i
Struktur
Organisas
i
Proses
Bisnis
x
x
Uraian
Jabatan
Spesifikas
i Jabatan
= Bingung
Mandat
Disain
Organisas
i
Struktur
Organisas
i
Proses
Bisnis
Analisis
Jabatan
x
Spesifikas
i Jabatan
= “Chaos”
Mandat
Disain
Organisas
i
Struktur
Organisas
i
Proses
Bisnis
Analis
Jabatan
Uraian
Jabatan
5
6
7
x
x
x =
x
Tidak
Efektif
Tidak
Terarah
Tidak
Efisien
PRAKTEK ANALISIS JABATAN YANG TIDAK BAIK
Prakte
k
Terbai
k
Mandat
Disain
Organisasi
Struktur
Organisasi
Proses
Bisnis
Analisa
Jabatan
Uraian
Jabatan
Spesifikasi
Jabatan
= Harmonis
Kesenjangan
“lompatan proses”
Kondisi
Saat Ini
Mandat
?
Struktur
Organisasi
?
?
Uraian
Jabatan
Spesifikasi
Jabatan
=?
“lompatan proses”
1. Adanya “lompatan proses” pada praktek yang dilakukan selama ini;
2. Tanpa melakukan pemetaan binis proses dan analisis jabatan terlebih
dahulu, cenderung menghasilkan uraian jabatan yang “seragam”;
3. Uraian jabatan yang “seragam” akan menyulitkan dalam
mengidentifikasi indikator kinerja (KPI) secara spesifik dan terukur;
APA HASIL ANALISIS JABATAN
• NOMEN KLATUR JABATAN
• JENIS JABATAN
• PETA JABATAN
• URAIAN JABATAN
• SYARAT JABATAN
• RISIKO JABATAN
• HARGA JABATAN
• JENIS DAN SIFAT PEKERJAAN
• BEBAN KERJA
PERHITUNGAN KEBUTUHAN ASN
ANALISIS
JABATAN
PERMENPAN NO. 33 TAHUN 2011
PETA
JABAT
AN
Pegawai setiap Tahun memiliki Jam
Kerja Efektif 1250 Jam Kerja
ya
ANALISIS
BEBAN
KERJA
PERMENPAN NO. 26 TAHUN 2011
KEBUTU
HAN ASN
5
Tahun
KEKURAN
GAN
FORM
ASI
PNS
PPP
K
FAKTOR-FAKTOR
YANG MENJADI PERTIMBANGAN TAMBAHAN ALOKASI
FORMASI
Pemerintah Daerah:
a. Rasio belanja pegawai;
b. Jumlah PNS yang mencapai batas usia pensiun;
c.
Alokasi formasi CPNS tahun sebelumnya yang
tidak terlaksana;
d. Jumlah pegawai yang ada pada saat ini;
e. Perbandingan jumlah pegawai ASN dengan jumlah
penduduk.
f. Daerah baru pemekaran;
g. Alokasi formasi diutamakan jabatan fungsional;
h. Kebijakan
yang
mendukung
percepatan
pembangunan nasional;
i. Ruang lingkup instansi.
KEBIJAKAN KEBUTUHAN SDM APARATUR
PENATAAN ORGANISASI
PENATAAN SDM APARATUR
PROFILING - K1-K2-K3 KEKURANGAN - DISTRIBUSI – REALOKASI – REKRUT BARU
PENYELENGGARAAN PEMERINTAH AN EFETIF EFISIEN
KEBUTUHAN
PENAMBAHA
N PEGAWAI
KEBUTUHAN
PENGURANGA
N PEGAWAI
1
Distribusi
pegawai tidak
merata
2
Belanja
aparatur
terus
meningkat
3
Proporsi
Jabatan
Fungsional
Umum yg
tinggi
MORATORIU
M ASN
2015-2019
Zero Growth secara Nasional
Secara Instansional menggunakan
3 pola:
Growth, Zero Growth, Minus
Growth
Penurunan
jumlah
pegawai sejak
2012
4
Batas Usia
Pensiun (BUP)
2014-2018
5
Peningkatan
kebutuhan
pelayanan
publik
6
Pengertian
Konsepsi Dasar
1. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat PNS
yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara
untuk mempu melaksanakan tugas pokok dalam
jangka waktu tertentu.
2. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki
saat ini. Persediaan pegawai disebut juga Bezetting.
3. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang
dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan
untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang
diperlukan.
Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan
yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya
terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.
Pengertian
4. Standar
Konsepsi Dasar
kemampuan rata-rata pegawai
adalah standar kemampuan yang menunjukkan
ukuran energi rata-rata yang diberikan seorang
pegawai atau sekelompok pegawai untuk
memperoleh satu satuan hasil.
5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan
atau target hasil yang harus dicapai dalam satu
satuan waktu
Aspek Pokok
Konsepsi Dasar
: Beban kerja merupakan aspek pokok
yang menjadi dasar untuk perhitungan. Beban kerja
perlu ditetapkan melalui program-program unit kerja
yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan
untuk setiap jabatan.
2. Standar kemampuan rata-rata : Standar kemampuan
rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur
dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil.
3. Waktu Kerja : Waktu kerja yang dimaksud di sini adalah
waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara
efektif digunakan untuk bekerja.
1. Beban Kerja
Waktu kerja Efektif terdiri atas HARI KERJA EFEKTIF (kalender –
libur) dan JAM KERJA EFEKTIF (30% dr jam kerja formal).
Penghitungan beban kerja
Beban kerja ditetapkan melalui program unit
kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target
pekerjaan untuk setiap jabatan
Volume beban kerja merupakan jumlah satuan
hasil pekerjaan selama satu tahun yang dihitung
berdasarkan data pelaksanaan tugas tahun
sebelumnya dan perkiraan beban kerja yang
direncanakan.
Standar Kemampuan Rata-Rata
Pegawai
Merupakan ukuran yang menunjukkan
kemampuan menyelesaikan satu tugas
jabatan atau sekelompok tugas dalam periode
waktu tertentu.
Standar kemampuan yang diukur dari satuan
waktu disebut dengan Norma Waktu.
Norma waktu adalah satu satuan waktu
yang dipergunakan untuk mengukur
berapa hasil yang dapat diperoleh.
Rumus:
Norma waktu = orang x waktu
Hasil
Contoh: dalam 10 menit, seorang
pengetik mampu mengetik 1 lembar surat
•
Standar kemampuan yang diukur dari satuan
hasil disebut dengan Norma hasil.
Norma Hasil adalah satu satuan hasil
dapat
diperoleh dalam waktu berapa lama
Rumus:
Norma Hasil =
Hasil
orang x waktu
Contoh:
Utk menyusun 1 buah UJ, seorang analis kepegawaian
membutuhkan waktu 2 jam.
Waktu Kerja Efektif
Waktu kerja efektif adalah waktu kerja yang
secara
efektif digunakan untuk bekerja.
Waktu kerja efektif terdiri atas:
1. Hari Kerja Efektif
2. Jam Kerja Efektif
Hari Kerja Efektif
Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender
dikurangi hari libur dan cuti.
6 hari kerja
5 hari kerja
• 1 Tahun
= 365 hari
• Hari Minggu= 52 hari
• Hari Sabtu = 52 hari
• Hari libur lain = 14
hari
• Cuti Tahunan = 12 hari
Hari kerja efektif = 365 – 130
= 235 hari
•
1 Tahun
= 365
hari
• Hari Minggu
= 52
hari
• Hari libur lain= 14 hari
• Cuti Tahunan = 12 hari
Hari kerja efektif = 365 – 78
= 287 hari
Jam Kerja Efektif
Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja
formal dikurangi dengan waktu kerja yang
hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti
makan, sholat, dan sebagainya.
Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya
digunakan ukuran dalam 1 minggu.
Jumlah jam kerja formal 1 minggu = 37,5 Jam
dengan rincian:
- Senin s.d. Kamis:
pukul 7.30 – 12.00 WIB = 4,5 jam
pukul 12.00- 13.00 WIB = istirahat
pukul 13.00- 16.00 WIB = 3 jam
7,5 jam x 4 (hari) = 30 jam
- Jum’at:
pukul 7.30 – 11.30 WIB = 4 jam
pukul 11.30 -13.00 WIB = istirahat
pukul 13.00 -16.30 WIB = 3,5 jam
7,5 jam
-Total jam kerja Formal 1 minggu 30 jam + 7,5 jam
= 37,5 jam
Perhitungan jam kerja efektif
Jumlah jam kerja formal 1 minggu = 37,5 jam
5 hari kerja
•Allowance 30% = 12,5 jam
•Jam kerja efektif 1 Minggu
= 37,5 – 12,5
= 25 jam
•Jam kerja efektif 1 hari
= (25 : 5) = 5 jam
6 hari kerja
•Allowance 30% = 12,5 jam
•Jam kerja efektif 1 Minggu
= 37,5 – 12,5
= 25 jam
•Jam kerja efektif 1 hari
= (25 : 6) = 4,16 jam
Konversi waktu kerja efektif
(5 hari kerja)
JAM
HARI
MINGGU
BULAN
TAHUN
JAM
HARI
MINGGU
BULAN
TAHUN
-
5
25
110
1250
5
-
5
22
235
25
5
-
4/5
52
110
22
4/5
-
12
1250
235
52
12
-
Prinsip Penyusunan Formasi Pegawai
Dalam penyusunan formasi pegawai
hendaknya memperhatikan prinsip-prinsip
sebagai berikut:
Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai
dengan beban kerjanya;
Setiap perpindahan dalam posisi jabatan baik
karena adanya mutasi atau promosi, dapat
dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang
lowong;
Selama beban kerja organisasi tidak berubah,
komposisi jumlah pegawai tidak berubah.
Tahapan Penghitungan Formasi
TEKNIK PERHITUNGAN BEBAN KERJA
Dalam penyusunan/perhitungan formasi
pegawai dilakukan beberapa tahapan yaitu,
Analisis Jabatan
Perkiraan persediaan pegawai,
Perhitungan kebutuhan pegawai,
Analisis Jabatan
Setiap pegawai mempunyai jabatan, tugas,
wewenang, dan tanggungjawab yang jelas.
Perkiraan Persediaan Pegawai
Persediaan pegawai adalah jumlah pegawai yang
dimiliki oleh suatu unit kerja.
Perkiraan persediaan pegawai tahun yang akan
datang adalah perkiraan yang terdiri atas pegawai
yang ada dikurangi jumlah yang pensiun pada tahun
yang bersangkutan.
Langkah-langkah menetapkan persediaan pegawai
adalah sebagai berikut:
Menyusun daftar jabatan
Menyusun daftar jabatan beserta ringkasan uraian
tugasnya (ikhtisar) disertai dengan syarat
pendidikan, pelatihan, pengalaman, dan syarat lain
yang bukan menjadi syarat mental.
Langkah ini dapat dinyatakan dalam tabel berikut
Contoh :
TABEL I
:
UNIT KERJA :
No.
DAFTAR JABATAN
Bagian Kepegawaian
Nama
Jabatan
Ikhtiar
Tugas
Syarat Jabatan
Pendid
ikan
Diklat
Pengalaman
Keahlian
Keteram
-pilan
1
Kepala
Bagian
Kepegawaia
n
Memimpin dan
mengkoordinasi
kan kegiatan
perencanaan
pengadaan,
pengembangan
, dan
pemberhentian
pegawai
S1
Pim III
Pernah
mendud
uki
Jabatan
eselon
IV
Perenca
naan
SDM
Berkomu
nikasi
2
Kepala
Subbagian
…………….
……………….
Isi sesuai
ringkasan
urairan
tugasnya
S1
dst
dst
dst
dst
No.
Nama
Jabatan
Ikhtiar
Tugas
Syarat Jabatan
Pendidi
kan
Diklat
Pengalaman
Keahlian
Keteram
-pilan
3
Kapala
Subbagian ..
…… dst ……
S1
dst
dst
dst
dst
4
Pemroses
mutasi
pegawai
Memproses
pemutasian
pegawai
D III
Teknis
kepegaw
aian
Adm.
Kepegaw
aian
-
Adm.
Kepegaw
aian
5
Penyusunan
Formasi
pegawaian
Menyusun
konsep
formasi
pegawai
SMA
Teknis
kepegaw
aian
Administr
asi
Penyusun
an
Administ
rasi
kepega
waian
Syarat Jabatan
No.
Nama
Jabatan
Ikhtiar
Tugas
Pendidi
kan
Diklat
Pengalaman
Keahlian
Keteram
-pilan
6
Penata arsip
kepegawaia
n
Menata arsip
kepegawaian
SMA
Kearsipan
Administr
asi
persurata
n
Pengelola
an arsip
7
Dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
8
Dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
Menyusun daftar pegawai menurut jabatan.
Daftar pegawai menurut jabatan memuat nama jabatan, nama pegawai, tahun
pengangkatan, tahun pensiun, dan kualifikasi pegawai yang bersangkutan.
Daftar pegawai menurut jabatan dapat disusun dalam tabel berikut (tabel 2)
Tabel 2 :
DAFTAR PEGAWAI MENURUT JABATAN
Unit Kerja :
Bagian Kepegawaian
No.
Nama
Jabatan
Pegawai
Nama
Diangkat
Kualifikasi Pegawai
Pensiun
Pendidika
n
Diklat
Pengalaman
1.
Kepala
Bagian Kepegawaian
Drs. Eko,
M.M
1980
2008
S2
Pim III
Kasubbag
2.
Kepala
Subbagian
………..
Joni, SE
1985
2015
S1
Pim IV
Adm.
Kepeg
Keahlian
Keteram
-pilan
Manaje
men
informa
si
komunik
asi
Adm.
Kepeg
No
.
Nama
Jabatan
Pegawai
Nama
Syarat Jabatan
Diangkat
Pensiun
Pendidikan
Diklat
Pengalaman
Keahlia
n
Ketera
m-pilan
3.
Kepala
Subbagian
………..
Maman,
S.H.
1979
2009
S1
Pim IV
Kearsia
pan
Kearsia
pan
4.
Pemroses
mutasi
pegawai
1. Erni
2. Ema
3. Aat
4. Adi
5. Atun
1990
2022
D III
Teknis
Kepeg
Adm
Kepeg
Adm
Kepeg
5
Penyusun
formasi
pegawai
1. Erna
2. …….
3. ……
1995
2029
SMA
Teknis
Kepeg
Adm
Kepeg
Adm
Kepeg
6.
Penata
arsip
kepegawai
an
1.Ahma
1991
2005
SMA
Kearsiapa
n
Adm.
Persura
tan
Pengelo
laan
arsip
7.
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
8.
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
d
2.…..
Membuat perkiraan perubahan komposisi
pegawai.
Membuat perkiraan perubahan komposisi pegawai yang akan pensiun dan rencana promosi serta
mutasi untuk mengetahui kemungkinan perubahan posisi pegawai dalam jabatan. Perkiraan ini
dapat disusun dalam tabel berikut (Tabel 3).
Contoh :
Tabel 3 :
No.
PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI PEGAWAI TAHUN 2015 s.d. 2017
Unit Kerja
:
Bagian Kepegawaian
Nama
Jabatan
Pegawai
Yang ada
Pensiun
Promosi
Mutasi
2015
2016
2017
201
5
2016
2017
2015
2016
2017
1.
Kabag
Kepegawaian
1
-
-
-
-
-
-
-
-
1
2
Kasub Bag
1
-
-
1
-
-
-
-
-
-
3
Kasub Bag
1
-
-
-
-
-
1
-
-
-
4
Pemroses
Mutasi
pegawai
5
-
1
-
-
-
1
-
1
-
No.
Nama
Jabatan
Pegawai
Yang ada
Pensiun
Promosi
Mutasi
2015
2016
2017
201
5
2016
2017
2015
2016
2017
5
Penyusunan
Formasi
Pegawai
3
-
-
-
-
-
-
-
-
1
6
Penata
ArsipKepegawaian
2
-
-
-
-
-
-
-
1
-
7
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
8
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
Membuat perkiraan persediaan pegawai
Membuat perkiraan persediaan pegawai untuk waktu yang ditentukan dengan inventarisasi pegawai yang
sudah bersih yaitu inventarisasi yang sudah tidak mencantumkan lagi pegawai yang pensiun dalam waktu
sampai penyusunan perencanaan.
Perkiraan ini dapat disusun dalam tabel berikut (tabel 4)
Tabel 4
No.
Contoh :
: PERKIRAAN PERSEDIAAN PEGAWAI Tahun 2015 s.d. 2017
Unit Kerja : Bagian Kepegawaian
Nama
Jabatan
Pegawai
Yang ada
Persiaan
2015
2016
2017
1.
Kabag Kepegawaian
1
1
1
-
2.
Kasub Bag
1
1
1
-
3.
Kasub Bag
1
1
1
-
4.
Pemroses mutasi pegawai
5
5
3
2
5.
Penyusun formasi pegawai
3
3
3
2
6.
Penata arsip kepegawaian
2
2
1
1
7.
dst
dst
dst
dst
dst
8.
dst
dst
dst
dst
dst
Perhitungan Kebutuhan Pegawai
Perhitungan dengan metoda umum/ metoda beban kerja
Perhitungan kebutuhan pegawai untuk jabatan fungsional umum/non struktural
menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta jabatan dan uraian
jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang digunakan dalam menghitung
kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan. Pendekatan yang dapat dilakukan
untuk menghitung kebutuhan pegawai adalah mengidentifikasi beban kerja
melalui/dari:
Hasil kerja
Objek kerja
Peralatan kerja
Tugas per tugas jabatan
Pendekatan Hasil Kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan menggunakan
pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi
beban kerja dan hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang
hasil kerjanya fisik atau non fisik tetapi dapat di kuantifisir. Metoda ini efektif dan
mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang
dipergunakan adalah :
Wujud hasil kerja dan satuannya
Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang
harus dicapai
Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.
Rumus menghitung kebutuhan pegawai dengan
pendekatan metoda ini adalah :
∑Beban kerja
X 1 orang
Standar kemampuan rata-rata
Contoh :
Jabatan
:
Penyortir surat
Hasil kerja
:
Surat yang telah disortir
Beban kerja/target hasil
:
2.500 surat setiap hari
Standar kemampuan rata-rata penyortir
:
450 surat per hari
Perhitungan kebutuhan pegawai :
2.500 surat
x 1 orang= 5.5 orang, dibulatkan menjadi 6 orang
450 surat
Pendekatan Objek Kerja
Objek kerja yang dimaksud adalah objek yang dilayani dalam
pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan
yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus
dilayani. Seperti pramu tamu/resepsionis, objek kerjanya adalah
tamu.
Metoda ini memerlukan informasi:
Wujud objek kerja;
Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya obyek yang
harus dilayani;
Standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.
Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah
∑ Objek kerja
X 1 orang
Standar kemampuan rata-rata
Contoh:
Jabatan :
Pramu tamu/resepsionis
Objek kerja :
Tamu
Beban kerja :
150 orang tamu perhari
Standar kemampuan rata-rata
penerima tamu :
50 orang tamu perhari
Kebutuhan jabatan Pramu tamu adalah :
150 orang tamu
50 orang tamu
x 1 orang = 3 orang
Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang dipergunakan dalam bekerja.
Metoda ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya
bergantung pada peralatan kerja, seperti pengemudi, beban
kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang
harus dikemudikan.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:
Satuan alat kerja
Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja
Jumlah alat kerja yang dioperasikan
Rasio jumlah pegawai per jabatan peralatan kerja (RPK)
Rumus menghitung dengan metoda ini adalah:
∑Peralatan kerja
X 1 orang =
Rasio penggunaan alat kerja
Contoh:
Kendaraan dinas
Satuan alat kerja : Kendaraan dinas (mobil)
Jabatan yang diperlukan untuk
pengoperasian alat kerja :
- Pengemudi
- Montir
Jumlah alat kerja yang dioperasikan 20 mobil dinas
Rasio pengoperasian alat kerja : 1 Pengemudi 1 mobil dinas
1 Montir 5 mobil
Jumlah pegawai / pemegang jabatan yang diperlukan
1. Pengemudi
20 mobil dinas
x 1 Pengemudi = 20 Pengemudi
1 mobil dinas
2. Montir
20 mobil dinas
x 1 montir = 4 montir
5 mobil
Pendekatan Tugas Pertugas Jabatan
Metoda ini adalah metoda menghitung kebutuhan
pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau
beragam, artinya hasil kerja dalam jabatan banyak
jenisnya.
Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung kebutuhan
pegawai dengan metode ini adalah :
Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas
Waktu penyelesaian tugas
Jumlah waktu kerja efektif perhari rata-rata
Rumus metoda ini adalah :
∑ Waktu Penyelesaian Tugas
∑ Waktu Kerja Efektif
Waktu Penyelesaian Tugas disingkat WPT
Waktu Kerja Efektif disingkat WKE
Contoh :
Jabatan : Pengadministrasian Umum
No.
Uraian Tugas
Beban
Kerja
SKR
WPT
1.
Mengetik surat
70 lb/hari
12 mnt/lb
840 menit
2.
Mengagendakan surat
24 srt/hari
6 mnt/srt
144 menit
3.
Mengosep surat
24 srt/hari
5 mnt/srt
120 menit
4.
Melayani tamu
4 tamu/hari
6 mnt/tm
24 meit
5.
Menyusun laporan daftar
hadir
1 lap/hari
30 mnt/lap
30 menit
6.
Mengadministrasi
kepegawaian
10 data/hari
60
mnt/data
600 menit
7.
Mengadministrasi
perlengkapan
15 data/hari
30
mnt/data
450 menit
∑WPT
2208 menit
Jumlah waktu kerja rata-rata perhari yang
ditetapkan waktu kerja efektif adalah 5 jam = 300
menit
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk
jabatan Pengadministrasi Umum adalah :
2208 menit
x 1 orang = 7,03 orang = 7 orang
300 menit
Perhitungan Kebutuhan Pegawai Dalam Jabatan
Fungsional Tertentu Yang Standar Kebutuhan
Minimalnya telah ditetapkan, dilakukan oleh instansi
pembinanya
Perhitungan dengan menggunakan metoda ini
adalah perhitungan bagi jabatan fungsional
tertentu atau jabatan lain yang standar minimalnya
telah ditetapkan oleh instansi pemerintah. Jabatan
tersebut berada dalam kelompok Tenaga Kesehatan
dan Tenaga Pendidikan.
Menghitung Keseimbangan Pegawai
Perbandingan antara kebutuhan dengan
persediaan akan memperlihatkan kekurangan,
kelebihan, atau kecukupan dengan jumlah yang
ada.
Tabel 5: KESEIMBANGAN KEBUTUHAN DAN PERSEDIAAN
Unit Kerja: _______________________________
No
Nama
Jabatan
Persediaa Kebutuha Kelebih
n
n
an
Kekurang
an
Perka BKN 19 tahun 2011
PENUTUP
Perhitungan beban kerja merupakan salah satu cara
yang sangat efektif untuk penyusunan formasi
pegawai dan penentuan kebutuhan pegawai. Oleh
karena itu dengan adanya perhitungan beban kerja
diharapkan akan dapat memberikan masukan kepada
pimpinan unit organisasi dalam melakukan penataan
pegawai di lingkungan unit kerjanya agar sesuai
dengan kebutuhan organisasi dan substansi bidang
tugasnya.
KEBUTUHAN SDM BERBASIS
ANALISIS BEBAN KERJA
BKD Kulon Progo
WAT E S , 1 M A R E T 2 0 1 6
UU KEPEGAWAIAN
U U 8 TAHUN
1974
U U 43 TAHUN
1999
COMFORT ZONE
TO
COMPETITIVE
ZONE
U U 5 TAHUN
2014
PRINSIP DASAR UU ASN
3
Pengembangan “sistem merit ” dalam kebijakan dan
manajemen ASN dengan ciri-ciri:
Seleksi dan promosi secara adil dan kompetitif
Menerapkan prinsip fairness
Penggajian, reward and punishment berbasis
kinerja
Standar integritas dan perilaku untuk
kepentingan publik
Manajemen SDM secara efektif dan efisien
Melindungi pegawai dari intervensi politik & dari
tindakan semena-mena.
SISTEM MERIT
Sistem Merit adalah kebijakan dan Manajemen ASN yang berdasarkan pada
kualifikasi,
kompetensi, dan
kinerja secara adil dan wajar
dengan tanpa membedakan latar belakang :
politik,
ras,
warna kulit,
agama,
asal usul,
jenis kelamin,
status pernikahan,
umur, atau
kondisi kecacatan.
TUJUAN UU ASN
MENCIPTAKAN
BIROKRASI
BERSIH,
KOMPETEN
DAN
MELAYANI
bersih dari KKN
dan politisasi
kompeten
terhadap tugas
dan tanggung
jawab yang
diemban
melayani
masyarakat dan
dunia usaha/
investasi.
PEGAWAI APARATUR SIPIL NEGARA
PEGAWAI NEGERI SIPIL (PNS)
1.Berstatus pegawai tetap
2.Memiliki NIP secara nasional;
3.Sebagai pembuat kebijakan;
A
S
N
4.Dapat menduduki jabatan pimpinan tinggi
pemerintahan;
PEGAWAI PEMERINTAH dengan
PERJANJIAN KERJA (PPPK)
1.Diangkat Dgn Perjanjian Kerja;
2.Dapat diberikan No Induk Pegawai Perjanjian
Kerja;
3.Melaksanakan Tugas Pemerintahan;
4.Menduduki Jabatan Fungsional.
HAK PEGAWAI APARATUR SIPIL NEGARA
PEGAWAI NEGERI SIPIL (PNS)
1. Gaji, tunjangan, dan fasilitas;
2. Cuti;
3. Jaminan pensiun dan jaminan hari tua;
A
S
N
4. Perlindungan; dan
5. Pengembangan kompetensi.
PEGAWAI PEMERINTAH dengan
PERJANJIAN KERJA (PPPK)
1.
Gaji dan
tunjangan;
2. Cuti;
3. Perlindungan; dan
4. Pengembangan kompetensi.
JABATAN (UU ASN)
PIMPINAN TINGGI
UTAM
A
MADYA
PRATAMA
JABATAN ADMINISTRASI
ADMINSTRATO
R
PENGAWAS
PELAKSAN
A
JABATAN FUNGSIONAL
Utama
Utama
Madya
Madya
Muda
Muda
Pertama
Pertama
KEAHLIAN
Penyelia
Penyelia
Mahir
Mahir
Terampil
Terampil
Pemula
Pemula
KETERAMPILAN
PENYUSUNAN KEBUTUHAN
A. ANALISIS JABATAN
B. ANALISIS BEBAN KERJA
C. FORMASI EKSISTING
D. BELANJA PEGAWAI
E. JUMLAH PENDUDUK
F. LUAS WILAYAH
ANALISIS JABATAN
PROSES, METODE DAN TEKNIK UNTUK
MEMPEROLEH DATA JABATAN YG DIOLAH
MENJADI
INFORMASI
JABATAN
DAN
DISAJIKAN UNTUK KEPENTINGAN PROGRAM
KEPEGAWAIAN SERTA MEMBERIKAN UMPAN
BALIK BAGI ORGANISASI, TATA LAKSANA,
PENGAWASAN, DAN AKUNTABILITAS
ASPEK YANG DIANALISIS
Analisis jabatan pada hakekatnya adalah
analisis organisasi.
Aspek
pokok yang dianalisis adalah
pelaksanaan pekerjaan yang menjabarkan
fungsi yang ada di setiap unit kerja.
Penjabaran fungsi idealnya harus tercermin
pelaksanaan tugas oleh semua pegawai
yang berada di unit kerja tersebut.
Proses ANALISIS JABATAN
Mandat
Disain
Organisa
si
Struktur
Organisa
si
Proses
Bisnis
Analisis
Jabatan
Uraian
Jabatan
Spesifika
si
Jabatan
= Harmonis
Disain
Organisas
i
Struktur
Organisas
i
Proses
Bisnis
Analisis
Jabatan
Uraian
Jabatan
Spesifikas
i Jabatan
=
Proses
Bisnis
Analisis
Jabatan
Uraian
Jabatan
Spesifikas
i Jabatan
=Salah
Langkah
1
x
2
Mandat
x
Struktur
Organisas
i
3
Mandat
Disain
Organisas
i
x
x
Proses
Bisnis
Analisis
Jabatan
Uraian
Jabatan
Spesifikas
i Jabatan
= Frustasi
4
Mandat
Disain
Organisas
i
Struktur
Organisas
i
x
x
Analisis
Jabatan
Uraian
Jabatan
Spesifikas
i Jabatan
=
Mandat
Disain
Organisas
i
Struktur
Organisas
i
Proses
Bisnis
x
x
Uraian
Jabatan
Spesifikas
i Jabatan
= Bingung
Mandat
Disain
Organisas
i
Struktur
Organisas
i
Proses
Bisnis
Analisis
Jabatan
x
Spesifikas
i Jabatan
= “Chaos”
Mandat
Disain
Organisas
i
Struktur
Organisas
i
Proses
Bisnis
Analis
Jabatan
Uraian
Jabatan
5
6
7
x
x
x =
x
Tidak
Efektif
Tidak
Terarah
Tidak
Efisien
PRAKTEK ANALISIS JABATAN YANG TIDAK BAIK
Prakte
k
Terbai
k
Mandat
Disain
Organisasi
Struktur
Organisasi
Proses
Bisnis
Analisa
Jabatan
Uraian
Jabatan
Spesifikasi
Jabatan
= Harmonis
Kesenjangan
“lompatan proses”
Kondisi
Saat Ini
Mandat
?
Struktur
Organisasi
?
?
Uraian
Jabatan
Spesifikasi
Jabatan
=?
“lompatan proses”
1. Adanya “lompatan proses” pada praktek yang dilakukan selama ini;
2. Tanpa melakukan pemetaan binis proses dan analisis jabatan terlebih
dahulu, cenderung menghasilkan uraian jabatan yang “seragam”;
3. Uraian jabatan yang “seragam” akan menyulitkan dalam
mengidentifikasi indikator kinerja (KPI) secara spesifik dan terukur;
APA HASIL ANALISIS JABATAN
• NOMEN KLATUR JABATAN
• JENIS JABATAN
• PETA JABATAN
• URAIAN JABATAN
• SYARAT JABATAN
• RISIKO JABATAN
• HARGA JABATAN
• JENIS DAN SIFAT PEKERJAAN
• BEBAN KERJA
PERHITUNGAN KEBUTUHAN ASN
ANALISIS
JABATAN
PERMENPAN NO. 33 TAHUN 2011
PETA
JABAT
AN
Pegawai setiap Tahun memiliki Jam
Kerja Efektif 1250 Jam Kerja
ya
ANALISIS
BEBAN
KERJA
PERMENPAN NO. 26 TAHUN 2011
KEBUTU
HAN ASN
5
Tahun
KEKURAN
GAN
FORM
ASI
PNS
PPP
K
FAKTOR-FAKTOR
YANG MENJADI PERTIMBANGAN TAMBAHAN ALOKASI
FORMASI
Pemerintah Daerah:
a. Rasio belanja pegawai;
b. Jumlah PNS yang mencapai batas usia pensiun;
c.
Alokasi formasi CPNS tahun sebelumnya yang
tidak terlaksana;
d. Jumlah pegawai yang ada pada saat ini;
e. Perbandingan jumlah pegawai ASN dengan jumlah
penduduk.
f. Daerah baru pemekaran;
g. Alokasi formasi diutamakan jabatan fungsional;
h. Kebijakan
yang
mendukung
percepatan
pembangunan nasional;
i. Ruang lingkup instansi.
KEBIJAKAN KEBUTUHAN SDM APARATUR
PENATAAN ORGANISASI
PENATAAN SDM APARATUR
PROFILING - K1-K2-K3 KEKURANGAN - DISTRIBUSI – REALOKASI – REKRUT BARU
PENYELENGGARAAN PEMERINTAH AN EFETIF EFISIEN
KEBUTUHAN
PENAMBAHA
N PEGAWAI
KEBUTUHAN
PENGURANGA
N PEGAWAI
1
Distribusi
pegawai tidak
merata
2
Belanja
aparatur
terus
meningkat
3
Proporsi
Jabatan
Fungsional
Umum yg
tinggi
MORATORIU
M ASN
2015-2019
Zero Growth secara Nasional
Secara Instansional menggunakan
3 pola:
Growth, Zero Growth, Minus
Growth
Penurunan
jumlah
pegawai sejak
2012
4
Batas Usia
Pensiun (BUP)
2014-2018
5
Peningkatan
kebutuhan
pelayanan
publik
6
Pengertian
Konsepsi Dasar
1. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat PNS
yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara
untuk mempu melaksanakan tugas pokok dalam
jangka waktu tertentu.
2. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki
saat ini. Persediaan pegawai disebut juga Bezetting.
3. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang
dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan
untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang
diperlukan.
Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan
yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya
terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.
Pengertian
4. Standar
Konsepsi Dasar
kemampuan rata-rata pegawai
adalah standar kemampuan yang menunjukkan
ukuran energi rata-rata yang diberikan seorang
pegawai atau sekelompok pegawai untuk
memperoleh satu satuan hasil.
5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan
atau target hasil yang harus dicapai dalam satu
satuan waktu
Aspek Pokok
Konsepsi Dasar
: Beban kerja merupakan aspek pokok
yang menjadi dasar untuk perhitungan. Beban kerja
perlu ditetapkan melalui program-program unit kerja
yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan
untuk setiap jabatan.
2. Standar kemampuan rata-rata : Standar kemampuan
rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur
dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil.
3. Waktu Kerja : Waktu kerja yang dimaksud di sini adalah
waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara
efektif digunakan untuk bekerja.
1. Beban Kerja
Waktu kerja Efektif terdiri atas HARI KERJA EFEKTIF (kalender –
libur) dan JAM KERJA EFEKTIF (30% dr jam kerja formal).
Penghitungan beban kerja
Beban kerja ditetapkan melalui program unit
kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target
pekerjaan untuk setiap jabatan
Volume beban kerja merupakan jumlah satuan
hasil pekerjaan selama satu tahun yang dihitung
berdasarkan data pelaksanaan tugas tahun
sebelumnya dan perkiraan beban kerja yang
direncanakan.
Standar Kemampuan Rata-Rata
Pegawai
Merupakan ukuran yang menunjukkan
kemampuan menyelesaikan satu tugas
jabatan atau sekelompok tugas dalam periode
waktu tertentu.
Standar kemampuan yang diukur dari satuan
waktu disebut dengan Norma Waktu.
Norma waktu adalah satu satuan waktu
yang dipergunakan untuk mengukur
berapa hasil yang dapat diperoleh.
Rumus:
Norma waktu = orang x waktu
Hasil
Contoh: dalam 10 menit, seorang
pengetik mampu mengetik 1 lembar surat
•
Standar kemampuan yang diukur dari satuan
hasil disebut dengan Norma hasil.
Norma Hasil adalah satu satuan hasil
dapat
diperoleh dalam waktu berapa lama
Rumus:
Norma Hasil =
Hasil
orang x waktu
Contoh:
Utk menyusun 1 buah UJ, seorang analis kepegawaian
membutuhkan waktu 2 jam.
Waktu Kerja Efektif
Waktu kerja efektif adalah waktu kerja yang
secara
efektif digunakan untuk bekerja.
Waktu kerja efektif terdiri atas:
1. Hari Kerja Efektif
2. Jam Kerja Efektif
Hari Kerja Efektif
Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender
dikurangi hari libur dan cuti.
6 hari kerja
5 hari kerja
• 1 Tahun
= 365 hari
• Hari Minggu= 52 hari
• Hari Sabtu = 52 hari
• Hari libur lain = 14
hari
• Cuti Tahunan = 12 hari
Hari kerja efektif = 365 – 130
= 235 hari
•
1 Tahun
= 365
hari
• Hari Minggu
= 52
hari
• Hari libur lain= 14 hari
• Cuti Tahunan = 12 hari
Hari kerja efektif = 365 – 78
= 287 hari
Jam Kerja Efektif
Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja
formal dikurangi dengan waktu kerja yang
hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti
makan, sholat, dan sebagainya.
Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya
digunakan ukuran dalam 1 minggu.
Jumlah jam kerja formal 1 minggu = 37,5 Jam
dengan rincian:
- Senin s.d. Kamis:
pukul 7.30 – 12.00 WIB = 4,5 jam
pukul 12.00- 13.00 WIB = istirahat
pukul 13.00- 16.00 WIB = 3 jam
7,5 jam x 4 (hari) = 30 jam
- Jum’at:
pukul 7.30 – 11.30 WIB = 4 jam
pukul 11.30 -13.00 WIB = istirahat
pukul 13.00 -16.30 WIB = 3,5 jam
7,5 jam
-Total jam kerja Formal 1 minggu 30 jam + 7,5 jam
= 37,5 jam
Perhitungan jam kerja efektif
Jumlah jam kerja formal 1 minggu = 37,5 jam
5 hari kerja
•Allowance 30% = 12,5 jam
•Jam kerja efektif 1 Minggu
= 37,5 – 12,5
= 25 jam
•Jam kerja efektif 1 hari
= (25 : 5) = 5 jam
6 hari kerja
•Allowance 30% = 12,5 jam
•Jam kerja efektif 1 Minggu
= 37,5 – 12,5
= 25 jam
•Jam kerja efektif 1 hari
= (25 : 6) = 4,16 jam
Konversi waktu kerja efektif
(5 hari kerja)
JAM
HARI
MINGGU
BULAN
TAHUN
JAM
HARI
MINGGU
BULAN
TAHUN
-
5
25
110
1250
5
-
5
22
235
25
5
-
4/5
52
110
22
4/5
-
12
1250
235
52
12
-
Prinsip Penyusunan Formasi Pegawai
Dalam penyusunan formasi pegawai
hendaknya memperhatikan prinsip-prinsip
sebagai berikut:
Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai
dengan beban kerjanya;
Setiap perpindahan dalam posisi jabatan baik
karena adanya mutasi atau promosi, dapat
dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang
lowong;
Selama beban kerja organisasi tidak berubah,
komposisi jumlah pegawai tidak berubah.
Tahapan Penghitungan Formasi
TEKNIK PERHITUNGAN BEBAN KERJA
Dalam penyusunan/perhitungan formasi
pegawai dilakukan beberapa tahapan yaitu,
Analisis Jabatan
Perkiraan persediaan pegawai,
Perhitungan kebutuhan pegawai,
Analisis Jabatan
Setiap pegawai mempunyai jabatan, tugas,
wewenang, dan tanggungjawab yang jelas.
Perkiraan Persediaan Pegawai
Persediaan pegawai adalah jumlah pegawai yang
dimiliki oleh suatu unit kerja.
Perkiraan persediaan pegawai tahun yang akan
datang adalah perkiraan yang terdiri atas pegawai
yang ada dikurangi jumlah yang pensiun pada tahun
yang bersangkutan.
Langkah-langkah menetapkan persediaan pegawai
adalah sebagai berikut:
Menyusun daftar jabatan
Menyusun daftar jabatan beserta ringkasan uraian
tugasnya (ikhtisar) disertai dengan syarat
pendidikan, pelatihan, pengalaman, dan syarat lain
yang bukan menjadi syarat mental.
Langkah ini dapat dinyatakan dalam tabel berikut
Contoh :
TABEL I
:
UNIT KERJA :
No.
DAFTAR JABATAN
Bagian Kepegawaian
Nama
Jabatan
Ikhtiar
Tugas
Syarat Jabatan
Pendid
ikan
Diklat
Pengalaman
Keahlian
Keteram
-pilan
1
Kepala
Bagian
Kepegawaia
n
Memimpin dan
mengkoordinasi
kan kegiatan
perencanaan
pengadaan,
pengembangan
, dan
pemberhentian
pegawai
S1
Pim III
Pernah
mendud
uki
Jabatan
eselon
IV
Perenca
naan
SDM
Berkomu
nikasi
2
Kepala
Subbagian
…………….
……………….
Isi sesuai
ringkasan
urairan
tugasnya
S1
dst
dst
dst
dst
No.
Nama
Jabatan
Ikhtiar
Tugas
Syarat Jabatan
Pendidi
kan
Diklat
Pengalaman
Keahlian
Keteram
-pilan
3
Kapala
Subbagian ..
…… dst ……
S1
dst
dst
dst
dst
4
Pemroses
mutasi
pegawai
Memproses
pemutasian
pegawai
D III
Teknis
kepegaw
aian
Adm.
Kepegaw
aian
-
Adm.
Kepegaw
aian
5
Penyusunan
Formasi
pegawaian
Menyusun
konsep
formasi
pegawai
SMA
Teknis
kepegaw
aian
Administr
asi
Penyusun
an
Administ
rasi
kepega
waian
Syarat Jabatan
No.
Nama
Jabatan
Ikhtiar
Tugas
Pendidi
kan
Diklat
Pengalaman
Keahlian
Keteram
-pilan
6
Penata arsip
kepegawaia
n
Menata arsip
kepegawaian
SMA
Kearsipan
Administr
asi
persurata
n
Pengelola
an arsip
7
Dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
8
Dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
Menyusun daftar pegawai menurut jabatan.
Daftar pegawai menurut jabatan memuat nama jabatan, nama pegawai, tahun
pengangkatan, tahun pensiun, dan kualifikasi pegawai yang bersangkutan.
Daftar pegawai menurut jabatan dapat disusun dalam tabel berikut (tabel 2)
Tabel 2 :
DAFTAR PEGAWAI MENURUT JABATAN
Unit Kerja :
Bagian Kepegawaian
No.
Nama
Jabatan
Pegawai
Nama
Diangkat
Kualifikasi Pegawai
Pensiun
Pendidika
n
Diklat
Pengalaman
1.
Kepala
Bagian Kepegawaian
Drs. Eko,
M.M
1980
2008
S2
Pim III
Kasubbag
2.
Kepala
Subbagian
………..
Joni, SE
1985
2015
S1
Pim IV
Adm.
Kepeg
Keahlian
Keteram
-pilan
Manaje
men
informa
si
komunik
asi
Adm.
Kepeg
No
.
Nama
Jabatan
Pegawai
Nama
Syarat Jabatan
Diangkat
Pensiun
Pendidikan
Diklat
Pengalaman
Keahlia
n
Ketera
m-pilan
3.
Kepala
Subbagian
………..
Maman,
S.H.
1979
2009
S1
Pim IV
Kearsia
pan
Kearsia
pan
4.
Pemroses
mutasi
pegawai
1. Erni
2. Ema
3. Aat
4. Adi
5. Atun
1990
2022
D III
Teknis
Kepeg
Adm
Kepeg
Adm
Kepeg
5
Penyusun
formasi
pegawai
1. Erna
2. …….
3. ……
1995
2029
SMA
Teknis
Kepeg
Adm
Kepeg
Adm
Kepeg
6.
Penata
arsip
kepegawai
an
1.Ahma
1991
2005
SMA
Kearsiapa
n
Adm.
Persura
tan
Pengelo
laan
arsip
7.
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
8.
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
d
2.…..
Membuat perkiraan perubahan komposisi
pegawai.
Membuat perkiraan perubahan komposisi pegawai yang akan pensiun dan rencana promosi serta
mutasi untuk mengetahui kemungkinan perubahan posisi pegawai dalam jabatan. Perkiraan ini
dapat disusun dalam tabel berikut (Tabel 3).
Contoh :
Tabel 3 :
No.
PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI PEGAWAI TAHUN 2015 s.d. 2017
Unit Kerja
:
Bagian Kepegawaian
Nama
Jabatan
Pegawai
Yang ada
Pensiun
Promosi
Mutasi
2015
2016
2017
201
5
2016
2017
2015
2016
2017
1.
Kabag
Kepegawaian
1
-
-
-
-
-
-
-
-
1
2
Kasub Bag
1
-
-
1
-
-
-
-
-
-
3
Kasub Bag
1
-
-
-
-
-
1
-
-
-
4
Pemroses
Mutasi
pegawai
5
-
1
-
-
-
1
-
1
-
No.
Nama
Jabatan
Pegawai
Yang ada
Pensiun
Promosi
Mutasi
2015
2016
2017
201
5
2016
2017
2015
2016
2017
5
Penyusunan
Formasi
Pegawai
3
-
-
-
-
-
-
-
-
1
6
Penata
ArsipKepegawaian
2
-
-
-
-
-
-
-
1
-
7
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
8
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
dst
Membuat perkiraan persediaan pegawai
Membuat perkiraan persediaan pegawai untuk waktu yang ditentukan dengan inventarisasi pegawai yang
sudah bersih yaitu inventarisasi yang sudah tidak mencantumkan lagi pegawai yang pensiun dalam waktu
sampai penyusunan perencanaan.
Perkiraan ini dapat disusun dalam tabel berikut (tabel 4)
Tabel 4
No.
Contoh :
: PERKIRAAN PERSEDIAAN PEGAWAI Tahun 2015 s.d. 2017
Unit Kerja : Bagian Kepegawaian
Nama
Jabatan
Pegawai
Yang ada
Persiaan
2015
2016
2017
1.
Kabag Kepegawaian
1
1
1
-
2.
Kasub Bag
1
1
1
-
3.
Kasub Bag
1
1
1
-
4.
Pemroses mutasi pegawai
5
5
3
2
5.
Penyusun formasi pegawai
3
3
3
2
6.
Penata arsip kepegawaian
2
2
1
1
7.
dst
dst
dst
dst
dst
8.
dst
dst
dst
dst
dst
Perhitungan Kebutuhan Pegawai
Perhitungan dengan metoda umum/ metoda beban kerja
Perhitungan kebutuhan pegawai untuk jabatan fungsional umum/non struktural
menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta jabatan dan uraian
jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang digunakan dalam menghitung
kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan. Pendekatan yang dapat dilakukan
untuk menghitung kebutuhan pegawai adalah mengidentifikasi beban kerja
melalui/dari:
Hasil kerja
Objek kerja
Peralatan kerja
Tugas per tugas jabatan
Pendekatan Hasil Kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan menggunakan
pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi
beban kerja dan hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang
hasil kerjanya fisik atau non fisik tetapi dapat di kuantifisir. Metoda ini efektif dan
mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang
dipergunakan adalah :
Wujud hasil kerja dan satuannya
Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang
harus dicapai
Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.
Rumus menghitung kebutuhan pegawai dengan
pendekatan metoda ini adalah :
∑Beban kerja
X 1 orang
Standar kemampuan rata-rata
Contoh :
Jabatan
:
Penyortir surat
Hasil kerja
:
Surat yang telah disortir
Beban kerja/target hasil
:
2.500 surat setiap hari
Standar kemampuan rata-rata penyortir
:
450 surat per hari
Perhitungan kebutuhan pegawai :
2.500 surat
x 1 orang= 5.5 orang, dibulatkan menjadi 6 orang
450 surat
Pendekatan Objek Kerja
Objek kerja yang dimaksud adalah objek yang dilayani dalam
pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan
yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus
dilayani. Seperti pramu tamu/resepsionis, objek kerjanya adalah
tamu.
Metoda ini memerlukan informasi:
Wujud objek kerja;
Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya obyek yang
harus dilayani;
Standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.
Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah
∑ Objek kerja
X 1 orang
Standar kemampuan rata-rata
Contoh:
Jabatan :
Pramu tamu/resepsionis
Objek kerja :
Tamu
Beban kerja :
150 orang tamu perhari
Standar kemampuan rata-rata
penerima tamu :
50 orang tamu perhari
Kebutuhan jabatan Pramu tamu adalah :
150 orang tamu
50 orang tamu
x 1 orang = 3 orang
Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang dipergunakan dalam bekerja.
Metoda ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya
bergantung pada peralatan kerja, seperti pengemudi, beban
kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang
harus dikemudikan.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:
Satuan alat kerja
Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja
Jumlah alat kerja yang dioperasikan
Rasio jumlah pegawai per jabatan peralatan kerja (RPK)
Rumus menghitung dengan metoda ini adalah:
∑Peralatan kerja
X 1 orang =
Rasio penggunaan alat kerja
Contoh:
Kendaraan dinas
Satuan alat kerja : Kendaraan dinas (mobil)
Jabatan yang diperlukan untuk
pengoperasian alat kerja :
- Pengemudi
- Montir
Jumlah alat kerja yang dioperasikan 20 mobil dinas
Rasio pengoperasian alat kerja : 1 Pengemudi 1 mobil dinas
1 Montir 5 mobil
Jumlah pegawai / pemegang jabatan yang diperlukan
1. Pengemudi
20 mobil dinas
x 1 Pengemudi = 20 Pengemudi
1 mobil dinas
2. Montir
20 mobil dinas
x 1 montir = 4 montir
5 mobil
Pendekatan Tugas Pertugas Jabatan
Metoda ini adalah metoda menghitung kebutuhan
pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau
beragam, artinya hasil kerja dalam jabatan banyak
jenisnya.
Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung kebutuhan
pegawai dengan metode ini adalah :
Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas
Waktu penyelesaian tugas
Jumlah waktu kerja efektif perhari rata-rata
Rumus metoda ini adalah :
∑ Waktu Penyelesaian Tugas
∑ Waktu Kerja Efektif
Waktu Penyelesaian Tugas disingkat WPT
Waktu Kerja Efektif disingkat WKE
Contoh :
Jabatan : Pengadministrasian Umum
No.
Uraian Tugas
Beban
Kerja
SKR
WPT
1.
Mengetik surat
70 lb/hari
12 mnt/lb
840 menit
2.
Mengagendakan surat
24 srt/hari
6 mnt/srt
144 menit
3.
Mengosep surat
24 srt/hari
5 mnt/srt
120 menit
4.
Melayani tamu
4 tamu/hari
6 mnt/tm
24 meit
5.
Menyusun laporan daftar
hadir
1 lap/hari
30 mnt/lap
30 menit
6.
Mengadministrasi
kepegawaian
10 data/hari
60
mnt/data
600 menit
7.
Mengadministrasi
perlengkapan
15 data/hari
30
mnt/data
450 menit
∑WPT
2208 menit
Jumlah waktu kerja rata-rata perhari yang
ditetapkan waktu kerja efektif adalah 5 jam = 300
menit
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk
jabatan Pengadministrasi Umum adalah :
2208 menit
x 1 orang = 7,03 orang = 7 orang
300 menit
Perhitungan Kebutuhan Pegawai Dalam Jabatan
Fungsional Tertentu Yang Standar Kebutuhan
Minimalnya telah ditetapkan, dilakukan oleh instansi
pembinanya
Perhitungan dengan menggunakan metoda ini
adalah perhitungan bagi jabatan fungsional
tertentu atau jabatan lain yang standar minimalnya
telah ditetapkan oleh instansi pemerintah. Jabatan
tersebut berada dalam kelompok Tenaga Kesehatan
dan Tenaga Pendidikan.
Menghitung Keseimbangan Pegawai
Perbandingan antara kebutuhan dengan
persediaan akan memperlihatkan kekurangan,
kelebihan, atau kecukupan dengan jumlah yang
ada.
Tabel 5: KESEIMBANGAN KEBUTUHAN DAN PERSEDIAAN
Unit Kerja: _______________________________
No
Nama
Jabatan
Persediaa Kebutuha Kelebih
n
n
an
Kekurang
an
Perka BKN 19 tahun 2011
PENUTUP
Perhitungan beban kerja merupakan salah satu cara
yang sangat efektif untuk penyusunan formasi
pegawai dan penentuan kebutuhan pegawai. Oleh
karena itu dengan adanya perhitungan beban kerja
diharapkan akan dapat memberikan masukan kepada
pimpinan unit organisasi dalam melakukan penataan
pegawai di lingkungan unit kerjanya agar sesuai
dengan kebutuhan organisasi dan substansi bidang
tugasnya.