RANCANG BANGUN E-DOCUMENT DI KANTOR PELAYANAN PERIJINAN TERPADU KABUPATEN BANGKALAN

  Vol 3, No 3 Desember 2013

ISSN 2088-2130 RANCANG BANGUN E-DOCUMENT DI KANTOR PELAYANAN PERIJINAN TERPADU KABUPATEN BANGKALAN 1) 2)

1 Hidayatul Mustafidah , Yeni Kustiyahningsih

  Prodi Teknik Informatika, Fakultas Teknik,Universitas Trunojoyo Jl. Raya Telang, PO BOX 2 Kamal, Bangkalan Jl. Raya Kamal, Bangkalan

  ABSTRAK Dokumen adalah suatu instansi yang menyimpan berbagai informasi penting dan merupakan pertanggungjawaban kerja yang harus selalu dipelihara, dirawat dan dilindungi keberadaannya. Dalam penelitian ini dibangun sebuah rancangan sistem E-Document berbasis web. Aplikasi ini akan diterapkan di lingkungan kantor pelayanan perizinan terpadu Bangkalan untuk membantu pengelolahan dokumen. Saat ini kantor pelayanan perijinan tepadu dalam pencatatan pengelolaan dan pengurusan ijin di daerah Bangkalan kurang terintergrasi dengan baik. Selain itu diperlukannya aplikasi dengan formulir dari set dokumentasi yang dipakai untuk mengurus pendaftaran dan perijinan yang disimpan dalam suatu basis data. Aplikasi ini mampu untuk menyimpan berbagai dokumen yang ada di kantor pelayanan perijinan terpadu antara lain surat menyurat, dokumen laporan, dokumen perijinan, dokumen program kegiatan dan dokumen pengaduan yang dapat diupload dan didownload oleh pegawai kantor pelayanan perijinan terpadu Bangkalan dengan terdaftar sebagai user member. Aplikasi ini dapat mengalihkan semua bentuk dokumen kantor pelayanan perijinan terpadu yang berbasis kertas ke dalam bentuk elektronik sehingga dapat menambah efsiensi dalam pengelolaannya.

  Kata kunci : E-Document, Dokumen, Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu.

  ABSTRACT A Document is an agency which saves much important information and it is a working accountability which is the existence must be always protected. in this research, it is set up a system design of web-based E-Document. This application will be applied in Bangkalan integrated license service office to help the management of document. Nowadays, the integrated license service office in term of recording the management and maintenance license in Bangkalan less integrated well. In addition, it is need the application form from the set of documentation which is used to manage the registration and licensing saved in a database. This application is able to save the various documents in the integrated license service office such as mailing, report documents, licensing documents, program documents, and complaint documents which can be uploaded and downloaded by the officer of Bangkalan integrated license service office as a registered user member. This application to be able to divert all documents paper based of integrated license service office to electronic format so it more efficiency in its management.

  Keyword: E-Document, Document, Integrated Licensing Service Office.

  PENDAHULUAN

  Kantor pelayanan Perizinan terpadu kabupaten Bangkalan sebagai salah satu pengelolahan pendaftaran dan perizinan yang membutuhkan sarana penyaluran informasi dan pelayanan kepada penduduk. Kebutuhan dalam perancangan Perizinan di kabupaten Bangkalan sangat dibutuhkan karena dalam pencatatan pengelolaan dan pengurusan ijin di daerah Bangkalan kurang terintergrasi dengan baik. Selain itu diperlukannya aplikasi dengan formulir dari set dokumentasi yang dipakai untuk mengurus pendaftaran dan perijinan yang disimpan dalam suatu basis data . Dengan adanya E-Document di Kantor pelayanan Perizinan terpadu kota Bangkalan diharapkan dapat meningkatkan pelayanan masyarakat sehingga cepat tanggap menanggulangi problematika tersebut.

  Saat ini sebagian besar informasi yang ada dalam suatu pemerintahan, industri, atau lembaga lainnya disimpan dalam database dokumen, yang terdiri dari kumpulan besar dokumen dari berbagai jenis, seperti artikel, makalah, surat masuk, surat keluar, laporan mingguan, laporan bulanan, catatan, pesan dan lain-lain. Dari banyaknya data pada database dokumen maka semakin besar pula ruang penyimpanan dari dokumen-dokumen tersebut dan semakin sulit pula dalam mencari informasi yang ada pada suatu dokumen. Selain itu juga harus dibedakan dokumen per seksi. Hal tersebut akan lebih mudah dilakukan apabila pada database dokumen telah dilakukan pengelompokan dokumen sesuai dengan kepunyaan dokuman yang dimiliki.

  METODE E-Document

  Dokumen elektronik atau yang biasa disebut dengan e-document adalah setiap konten elektronik (selain program komputer atau file sistem) yang dimaksudkan untuk digunakan baik dalam bentuk elektronik atau dicetak sebagai output. Secara teknis, proses terciptanya sebuah e-document tidak terlalu rumit. Manfaat e-document salah satunya adalah untuk meminimalisasi tempat karena setumpukan data atau buku bisa dirangkum menjadi sebuah disket kecil. Untuk mencapai hasil tersebut harus melalui beberapa proses. Pertama semua dokumentasi kertas melalui sistem scanning untuk bisa ditampilkan dalam komputer.[1].

  Kedepannya pada implementasi manajemen dokumen elektronik ,akan diterapkan sistem yang secara integrasi dalam pengolahannya. Sehingga user tidak kerepotan dalam pengolahan dokumen. Hampir semua instansi pemerintah saat ini masih menyimpan atau mengarsipkan dokumen dalam bentuk kertas. Praktek ini memiliki banyak kekurangan, antara lain [4] :

  1. Kemungkinan seorang staf lupa untuk mencetak dan mengarsipkan dokumen.

  2. Dokumen elektronik dari situs web dan intranet tidak terkontrol versi dan perkembangannya secara efektif.

  3. Tidak dapat mengelola dokumen multimedia (teks, gambar dan suara) secara terintegrasi. Pengarsipan dokumen elektronik perlu dikelola secara elektronik untuk mendapatkan manfaat yang maksimal, antara lain [4] :

  1. Pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali .

  2. Memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintah.

  3. Memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur.

  4. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.

  5. Meningkatkan kualitas layanan public.

  Electronic Dokumen Manajemen Sistem (EDMS) merupakan solusi terbaik yang diadopsi oleh Supply Chain Management (SCM) yaitu suatu organisasi yang berada Malaysia. Selain

  Vol 3, No 3 Desember 2013 itu EDMS juga memfasilitasi dalam penyimpanan dokumen pengolahan dan pencarian dokumen.

  Spesifikasi Pemindaian Dokumen Elektronik

  Pemindaian dokumen asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu (Doc, Pdf, TIFF, GIF, JPEG, dan lain-lain). Dokumen elektronik tersebut harus memiliki informasi yang sama dengan dokumen aslinya dalam rangka memberikan versi digital yang berumur panjang dan berkualitas tinggi. Dokumen elektronik akan lebih baik bila disimpan tanpa teknik kompresi atau jika memang diperlukan, harus menggunakan kompresi yang bersifat lossless (tanpa kehilangan informasi).[3]

  Metadata

  Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data.

  Pemeliharaan Dokumen Elektronik

  Suatu dokumen elektronik dapat dibaca dengan menggunakan perangkat lunak tertentu. Dengan demikian, selain memelihara dokumen elektronik terebut, sangatlah penting untuk menjaga kesinambungan dari perangkat lunak yang digunakan untuk tetap dapat mengakses dokumen yang dimaksud. Perangkat keras, perangkat lunak, dan dokumen elektronik sebisa mungkin dapat beroperasi selama jangka waktu yang dibutuhkan. Strategi pengelolaan dokumen elektronik yang berkelanjutan harus menjamin bagaimana sebuah organisasi memindahkan dokumen elektronik untuk tetap dapat dibaca oleh satu generasi perangkat lunak dan perangkat keras ke generasi berikutnya. Strategi tersebut perlu didokumentasikan dengan baik dan dimutakhirkan saat terjadi perubahan teknologi. Perubahan sistem dapat berupa perubahan perangkat lunak ke versi yang lebih baru tetapi tetap kompatibel atau perubahan menggunakan suatu sistem yang sama sekali berbeda. Dalam hal perubahan menuju sistem yang baru, maka perlu dilakukan suatu migrasi dokumen.

  Migrasi Dokumen Elektronik

  Penentuan perangkat lunak atau platform baru selalu harus didahului dengan uji coba untuk menjamin kepastian, kehandalan dan aksesibilitas terhadap dokumen elektronik yang telah ada. Langkah yang perlu di ambil adalah:

  1. Mereformat dokumen elektronik yang ada.

  2. Migrasi berbagai komponen dalam sistem, seperti indeks database atau migrasi sistem secara keseluruhan ke platform yang baru. Mendokumentasi perubahan yang terjadi pada perangkat keras, perangkat lunak, dan format dokumen elektronik, termasuk mendokumentasikan perubahan dari satu format ke format yang baru.

  Penyimpanan Dokumen Secara Manual

  Gambar 1 menjelaskan bagaimana proses penyimpanan dokumen yang ada pada saat ini di kantor pelayalan perijinan terpadu , untuk dokumen yang disimpan meliputi surat menyurat, laporan kegiatan, program kegiatan, dokumen perijinan dan dokumen pengaduan yang akan disimpan secara manual berupa hardcopy di rak. Sebelum dokumen disimpan dalam rak maka dilakukan proses pengurutan jika dokumen tersebut surat maka pengurutan berdasarkan no surat dan jika dokumen tersebut bukan surat maka pengurutan dilakukan berdasarkan dokumen masuk dan keluar.

  Hidayatul Mustafidah dkk, Rancang Bangun E-Document ...

RANCANGAN SISTEM

  Vol 3, No 3 Desember 2013 Strat Perancangan ini menjelaskan Dokumen Surat. Program bagaimana proses pengajuan perijinan di Perijinan. pengaduan kegiatan. Laporan. kantor pelayanan perijinan terpadu

  Bangkalan, pemohon akan mengajukan Pembedaan dokumen perijinan pada customer service dan berdasarkan jenis dokumen akan dilakukan penelitian kelengkapan administrasi, jika administrasi sudah lengkap maka data administrasi Apakah dokumen Pengurutan berdasarkan Y serahkan kepada seksi bidang masing- merupakan Surat? nomer surat masing untuk dilakukan proses survey T lapangan yang nantinya akan bekerja Pengurutan dokumen sama dengan instansi terkait. Dari hasil berdasarkan tanggal masuk/keluar survey lapangan kemudian dilakukan proses pertimbangan apakah layak untuk diberikan ijin atau tidak, jika ijin Simpan dalam Rak berdasarkan jenis disetujui maka kepala kantor berhak dokumen untuk menerbitkan ijin. Lihat Gambar.2 End Use Case Diagram Manage User Registrasi

  Gambar 1. alur penyimpanan dokumen Manage Koleksi Dokumen Upload Dokumen <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Alur Pembuatan Surat Ijin Start Admin Manage Pengaduan Manage Perijinan Manage Surat <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Download Dokumen Login <<include>> <<include>> <<include>> <<extend>> View Reportt Pencarian User Membe Pengajuan Perijinan Perijinan Jenis Manage Program Kegiatan Manage Laporan View Report <<include>> <<include>> Informasi Dokumen View Koleksi Dokumen User Umum Penelitian Kelengkapan Administrasi Manage Kategori Dokumen Menggunakan Naive Bayes Berkas Lengkap? Ya Penyerahan ke Seksi Bidang Gambar 3. Use Case Diagram

  Dari use case diatas memiliki tiga actor Survey Lapangan yaitu admin, user umum dan user member, tugas admin adalah memanage Pertimbangan Proses dokumen, manage user, manage kategori dokumen, manage dokumen, manage Sesuai hasil surat menyurat, manage program kerja, Tidak laporan. sedangkan perbedaan dari user pertimbangan? Ya manage perijinan. Pengaduan dan Penerbitan Ijin umum dan user member adalah jika user umum dia hanya bisa melakukan Pengarsipan dia bisa melakukan pencarian, download Tidak percarian, berbeda dengan user member sekaligus upload dokumen dan bisa End melihat report dari sistem, tetapi sebelum melakukan hal tersebut user

  Gambar 2. Alur pemberian perijinan

  member harus melakukan registrasi terlebih dahulu.

  Hidayatul Mustafidah dkk, Rancang Bangun E-Document ...

  Data Flow Diagram Sek Informasi & Peng aduan Penyerahan Solusi Data Peng aduan Peng ars ipan Surat Peng ars ipan Prog ram Data Prog ram Data Laporan Data Surat Peng ars ipan Laporan Sub Bag Tata Usaha Peng ars ipan Prog ram Peng ars ipan Laporan Data Laporan Data Prog ram Data Surat Peng ars ipan Surat E DOCUM ENT Peng ars ipan Laporan 1 Peng ars ipan Prog ram

Peng ars ipan Surat

Data Laporan Data Surat Data Prog ram Kepala Kantor Data Perijinan Eks os Data Surat Peng ars ipan ijin Eksos Peng ars ipan Laporan Peng ars ipan Surat Peng ars ipan Prog ram Peng ars ipan Laporan Data Laporan Peng ars ipan Ijin Fis pem Sek Ekonomi & Sek Fisik & Sosial Pembang unan Peng ars ipan program Data Laporan Data Prog ram Peng ars ipan Surat Data Ijin Fis pem Data Surat Data Prog ram Gambar 4. Context Diagram

  Pada data flow diagram level 0 dihasilkan dari suatu aktivitas. Diagram atau yang biasa disebut context diagram ini menggambarkan sistem E-Document yang merupakan diagram yang yang telah dibuat oleh penulis dengan digunakan untuk mendesain sistem yang study kasus kantor pelayanan perijinan memberikan gambaran detail mengenai terpadu kabupaten Bangkalan. semua informasi yang diterima ataupun

  Conceptual Data Model disposi si Variable characters (45) id_history <pi> Integer <M> kepada Variable characters (50) dari Variable characters (50) RELATIONSHIP_1 tanggal Date jns_surat Variable characters (25) History Surat Surat seksi Variable characters (80)

t_publish <Undefined> seksi Variable characters (80)

hal_surat Variable characters (200) sasaran Variable characters (50)

no_surat Variable characters (30) penanggung_jawab Variable characters (50)

id_surat <pi> Integer <M> file_surat Variable characters (100) tgl_publish Date jns_program Variable characters (20) nama_program Variable characters (100) id_program <pi> Integer <M> file_program Variable characters (45) Program ... tembusan Variable characters (200) Identifier_1 <pi> ... id_laporan <pi> Integer <M> nama_laporan Variable characters (200) tgl_publis Date Laporan seksi Variable characters (80) Identifier_1 <pi> RELATIONSHIP_4 file_ijin Variable characters (100) RELATIONSHIP_2 id_dokumen <pi> Integer <M> tgl_upload Date Koleksi Dokumen Identifier_1 <pi> ... RELATIONSHIP_3 id_ijin <pi> Integer <M> tgl_pengajuan Date nama_ijin Variable characters (45) tgl_terbit Date Perijinan ... Identifier_1 <pi> file_laporan Variable characters (90) sekksi Variable characters (45) Identifier_1 <pi> jns_pengaduan Variable characters (45) id_upload <pi> Integer <M> sekbid Variable characters (45) tgl_upload Date RELATIONSHIP_9 id_pengaduan <pi> Integer <M> Pengaduan RELATIONSHIP_7 ... Identifier_1 <pi> seksi_bidang Variable characters (100) ... judul_dokumen Variable characters (45) file_dokumen Variable characters (100) RELATIONSHIP_6 Upload_dokumen RELATIONSHIP_5 ... Identifier_1 <pi> Identifier_1 <pi> file_pengaduan Variable characters (100) disposisi Variable characters (50) tgl_terima Date tgl_pengaduan Date nip <pi> Variable characters (18) <M> nama Variable characters (60) Pegawai ... file_dok Variable characters (100) jns_dok Variable characters (30) judul_dok Variable characters (100) status Variable characters (10) RELATIONSHIP_8 nama_lengkap Variable characters (45) id_user <pi> Integer <M> seksi Variable characters (80) User ... Identifier_1 <pi> jabatan Variable characters (45) pangkat Variable characters (25) ... Identifier_1 <pi> level Variable characters (25) status Variable characters (10) password Variable characters (25) username Variable characters (25) Gambar 5. Conceptual data mode

  Untuk conceptual data model E- Document memiliki 10 tabel yang mempunyai fungsi yang berbeda-beda.

  Halaman Utama Sistem E-Document

  Vol 3, No 3 Desember 2013

  Gambar 7 adalah halaman yang berfungsi sebagai upload dokumen yang dilakukan oleh user member. Dimana user tersebut diberi pilihan mengenai dokumen dokumen tersebut karena terdapat lima macam dokumen yang terdapat dalam sistem ini yaitu dokumen surat, dokumen program kegiatan, dokumen laporan, dokumen perijinan dan terakhir dokumen pengaduan. Untuk from-from yang di inputkan sama halnya ketika admin yang menginputkan dokumen. hanya saja ketika user member yang menginputkan dokumen harus mencantumkan NIP pegawi dengan tujuan agar admin mengetahui siapa yang telah mengupload dokumen tersebut.

  Upload Dokumen

  Gambar 6. Halaman Utama Sistem

  3. Login = Admin dan user member dapat mengolah dokumen dengan menginputkan username dan password terlebih dahulu.

  2. Koleksi Dokumen = merupakan kumpulan dari seluruh dokumen yang ada di sitem

  1. Pencarian = User dapat melakukan pencarian dokumen di fitur tersebut tetapi hanya dapat melihat dokumen dan tidak dapat download dokumen.

  Halaman utama merupakan halaman awal ketika sistem E-Document dijalankan, dimana dihalaman tersebut terdapat beberapa fitur diantaranya pencarian, koleksi dokumen yang bisa dilihat oleh user umum, user member dan admin. Download dokumen bisa dilakukan oleh admin dan user member dengan syarat user member tersebut sebagai pegawai kantor pelayanan perijinan terpadu Bangkalan dan sudah terdaftar sebagai user member disistem tersebut. Selain itu halaman ini dilengkapi dengan menu login dan registrasi. Jadi admin dan user member dapat melakukan login di fitur tersebut. Berikut adalah penjelasan gambar dibawah ini :

  10. Tabel user digunakan untuk mencatat user yang ada di sistem tersebut baik admin ataupun user.

  Diantaranya:

  9. Tabel upload_dokumen berfungsi apabila pegawai ingin mengupload dokumen dengan catatan pegawai tersebut telah terdaftar sebagai user member.

  8. Tabel koleksi_dokumen berfungsi untuk mencatat seluruh dokumen yang masuk dan akan disatukan dalam tabel tersebut agar mempermudah dalam proses selanjutnya.

  7. Tabel pegawai digunakan untuk mencatat seluruh pegawai yang ada di kantor pelayanan perijinan terpadu.

  6. Tabel pengaduan berfungsi untuk mencatat data pengaduan dari masyarakat.

  5. Tabel perijinan yang digunakan untuk mencatat dokumen perijinan.

  4. Tabel laporan berfungsi untuk mencatat data laporan .

  3. Tabel program_kegiatan yang digunakan untuk mencatat data program kegiatan .

  2. Tabel history_surat yang berfungsi untuk mengetahui perjalanan surat, baik surat masuk ataupun surat keluar.

  1. Tabel surat digunakan untuk mencatat surat, baik surat masuk ataupun surat keluar.

HASIL DAN PEMBAHASAN

  Gambar 7. Upload Dokumen user member Gambar .8 Pesan berhasil upload dokumen

  Jika dokumen berhasil dipload oleh user member maka akan tampil pesan seperti gambar 4.32. tetepi dokumen tidak bisa langsung masuk kedalam daftar koleksi dokumen dikarenakan admin akan mengecek dokumen tersebut apakah layak untuk di publish atau tidak. Jadi dokumen yang telah di upload oleh user member akan masuk dalam daftar validasi dokumen yang nantinya akan dilakukan oleh admin.

  Pada kolom status. Dikarenakan dokumen belum dilakukan proses aktifasi maka status akan bernilai 0. Setelah itu admin akan download dokumen untuk di cek apakah dokumen tersebut layak untuk diupload. Jika tidak layak maka dokumen tidak di aktifasi tetapi jika dokumen tersebut layal untuk diuplaod maka dokumen akan diaktifasi dengan cara mengklik aktifasi pada kolom aktifasi setelah itu muncul tampilan seperti gambar

  Gambar.9 proses aktifasi dokumen

  Jika dokumen tersebut berhasil diaktifkan maka pada daftar validasi status dokumen akan berubah dari yang awalnya 0 menjadi 1.

  Pencarian Dokumen

  Dalam sistem ini tersedia dua form pencarian. Pencarian pertama terletak pada halaman utama yang tersedia untuk user umum. sedangkan pencarian yang kedua terletak pada halaman user member dan tersedia untuk user member. Perbedaan dari kedua pencarian tersebut yaitu untuk yang pertama tidak tersedia menu download. Sedangkan pada halaman user member tersedia menu download dikarenakan pada halaman user member yang dapat mengakses sistem tersebut adalah user yang sudah terdaftar dalam hal ini adalah pegawai kantor pelayanan perijinan terpadu. Lihat Gambar 10.

  Gambar 10. Pencarian Dokumen

  Registrasi User Gambar

  .11 From registrasi user member Halaman diatas digunakan sebagai form untuk registrasi user member dimana calon user member harus mengisi beberapa form.

  Calon user belum dikatakan berhasil registrasi karena admin akan mengecek terlebih dahulu apakah pendaftar termasuk pegawai dikantor pelayanan perijinan terpadu atau tidak . jika tidak maka admin tidak menyetujui Hidayatul Mustafidah dkk, Rancang Bangun E-Document ... pendaftar sebagai user member tetapi jika iya maka admin akan melakukan aktifasi kepada pendaftar dan pendaftar bisa langsung melakukan login dengan username dan password yang telah diinputkan. Lihat

  Gambar .12 Gambar .12 Aktifasi user member SIMPULAN

  Setelah perancangan dan pembuatan sistem E-Document serta pengujian selesai maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : Sistem ini mampu menyimpan dokumen dokumen yang ada dikantor pelayanan perijinan terpadu antara lain dokumen surat , program kegiatan ,laporan , perijinan dan pengaduan sehingga tidak khawatir dokumen akan musnah dengan adanya kebakaran , banjir atau yang lainnya. Selain itu system ini memudahkan dalam pengelolahan dokumen bagi pegawai kantor pelayanan perijinan terpadu bangkalan.

  SARAN

  Untuk saran yang dapat disampaikan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : sistem yang baru diharapkan dapat mengalihkan semua bentuk dokumen kantor pelayanan perijinan terpadu yang berbasis kertas ke dalam bentuk elektronik sehingga dapat menambah efsiensi pengelolaannya. Untuk penelitian selanjutnya diharapkan sistem E-Document dilengkapi dengan metode untuk pencarian dokumen agar hasil dari pencarian lebih baik.

  [1] Andreas Handojo, Yuliana Chandra, Agustinus N., 2008.

  Aplikasi E-Document pada Bursa Pengetahuan Kawasan Timur Tengah .Universitas Kristen Petra.

  [2] Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia., 2003. “Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik”.

  [3] Dhiani Tresna Absari, 2012.

  Analisa dan Perancangan Electronic Document Management Proses Pengajuan dan Pengerjaan Tugas Akhir pada Jurusan Teknik Informatika Universitas 'x' .Jurusan Teknik Informatika Universitas Surabaya.

  [4] P.A. Emelia Akashah R. Syamsul Rizal . Kamaruzaman Jusoff and

  E. Christon .2011 . Electronic Document Management System. Department of Computer and Information Sciences Universiti Teknologi Petronas, Bandar Seri Iskandar, 31750 Tronoh, Perak, Malaysia.

  Vol 3, No 3 Desember 2013