Prosedur Analisis Dampak Risiko IAIN-PLPMPS02.01
IAIN-P/LPM/PS/02.01
No. Dokumen : IAIN- Pwt/LPM/PS/02.01
No. Revisi : 00 Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017 Halaman
: i dari
v PERINGATAN
Dokumen ini adalah milik IAIN Purwokerto dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya
tanpa seijin Ketua Lembaga Penjaminan Mutu
Alamat : Jalan A. Yani No. 40 A, Telp. (0281) 635624 Faks. (0281) 636553 Purwokerto
Prosedur Analisis Dampak Risiko
PENGESAHAN
Disahkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disiapkan Oleh:
Rektor Wakil Rektor I Ketua LPM Dr. A. Luthfi Hamidi, M. Ag. Dr. Munjin, M. Pd. I Dr. Suwito, M. Ag.
Dampak Risiko
:
Prosedur Analisis Dampak Risiko TIM PENYUSUN Penanggung Jawab Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag. Ketua Dr. H. Suwito, M.Ag. Anggota Ahmad Muttaqin, M.Si.
Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.
Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I.
Rofina Dienasari, S.H.I. Risqi Dias Kurniawan, S.Kom.
Nursalim, M.Pd.I. Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum.
Penerbit
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624,
Fax. 0281-636553
All Right Reserved
Hak Cipta dilindungi Undang-Undang
Dampak Risiko :
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT
atas limpahan rahmat dan karunia-Nya, sehingga salah satu prosedur sistem yakni Prosedur Analisisis Dampak Risiko dapat diselesaikan sesuai jadwal yang direncanakan.
IAIN Purwokerto telah melakukan upaya-upaya perbaikan untuk meningkatkan kualitas salah satunya membuat beberapa prosedur sistem. Prosedur sistem analisisis dampak risiko ini dimaksudkan untuk mengelola risiko secara sitematis. Dengan begitu, risiko-risiko yang akan terjadi dapat diminimalisir dengan baik.
Risiko merupakan kata yang biasa kita dengar setiap hari. Biasanya kata tersebut mempunyai konotasi yang negatif, sesuatu yang tidak kita sukai dan yang ingin kita hindari. Risiko berkaitan erat dengan kondisi ketidakpastian, sehingga kita memerlukan prosedur agar risiko tersebut tidak terjadi. Akhirnya, kami berharap dengan adanya panduan ini dapat mendukung para civitas akademik IAIN Purwokerto untuk mewujudkan tujuan tersebut.
Purwokerto, September 2017 Rektor Dr. A. Luthfi Hamidi, M. Ag
19670815 199203
1 003
Dampak Risiko
:
SK REKTOR
Dampak Risiko : DAFTAR ISI
Hal HALAMAN JUDUL ........................................................................... i TIM PENYUSUN .............................................................................. ii KATA PENGANTAR ....................................................................... iii SK REKTOR .................................................................................... iv DAFTAR ISI ...................................................................................... v
1. TUJUAN .................................................................................... 1
2. RUANG LINGKUP..................................................................... 1
3. DEFINISI ................................................................................... 1
4. DOKUMEN TERKAIT ................................................................ 3
5. PROSEDUR .............................................................................. 4
6. FLOWCHART ............................................................................ 6
7. DISTRIBUSI .............................................................................. 6
8. FORMULIR ................................................................................ 7
9. REFERENSI ............................................................................ 12
10. PENUTUP ............................................................................... 12
Dampak Risiko :
1. TUJUAN:
Prosedur ini ditetapkan agar proses analisis dan dampak risiko di lingkungan IAIN Purwokerto berjalan efektif efisien, dan diupayakan kegiatannya secara terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan risiko, sehingga dapat dipastikan sejauh mana persyaratan sistem manajemen mutu telah dipenuhi.
2. RUANG LINGKUP: 2.1.
Prosedur ini berlaku di Lingkungan IAIN Purwokerto baik akademik dan non akademik.
3. DEFINISI:
3.1. Risiko adalah suatu kegiatan atau peristiwa yang apabila terjadi dapat menghambat pencapaian, tujuan atau sasaran. Kejadian atau peristiwa tersebut dapat disebabkan oleh faktor internal atau eksternal. (Sumber, ISO 31000: 2009).
3.2. Risiko adalah pengaruh ketidakpastian terhadap sasaran atau target organisasi. (Sumber, ISO 31000: 2009).
3.3. Pengaruh (the effect) didefinisikan sebagai ketidaksesuaian (penyimpangan) terhadap sesuatu yang telah diperkirakan, bisa positif dan/atau negatif, sedangkan ketidakpastian
(unceertainly) didefinisikan sebagai kurangnya informasi
(baik informasi mengenai kemungkinan kejadian maupun dampaknya) terkait dengan suatu peristiwa. (Sumber ISO 31000:2009).
3.4. Daftar risiko (risk register) adalah kertas kerja berbentuk tabel yang merupakan hasil dari proses manajemen risiko, yang berisi kejadian risiko, kodifikasi risiko, nama pemilik
Dampak Risiko :
risiko, kategori risiko, dan deskripsi yang berisi kejadian risiko.
3.5. Threats adalah risiko yang akan berdampak negatif pada pencapaian target jika risiko tersebut terjadi.
3.6. Prioritas risiko (risk priority) adalah risiko yang telah diperingkat dari yang tertinggi sampai yang terendah berdasarkan kriteria risiko yang telah ditetapkan komite risiko.
3.7. Risk triggers adalah gejala atau bahaya yang mengidentifikasikan dampak suatu potensi risiko akan terjadi dan suatu perencanaan tindakan perbaikan harus dijalankan.
3.8. Kejadian risiko (risk event) adalah suatu potensi kejadian (event) yang berdampak baik secara langsung (direct
impact) maupun tidak langsung (indirect impact) terhadap
organisasi.3.9. Kemungkinan terjadinya risiko (likelihood) adalah peluang atau kemungkinan terjadinya risiko
3.10. Kriteria risiko (risk criteria) adalah suatu acuan yang ditetapkan untuk mengevaluasi tingkat (signifikasi) risiko.
3.11. Manajemen risiko (risk management) adalah upaya terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan kegiatan terhadap risiko.
3.12. Identifikasi risiko (risk identification) adalah proses menemu kenali dan menguraikan karakteristik dari risiko.
3.13. Penyebab risiko (risk agent/ risk source) adalah faktor- faktor, kondisi atau peristiwa yang menyebabkan terjadinya suatu kejadian risiko.
Dampak Risiko :
3.14. Penanganan risiko (risk treatment risk respon) adalah suatu proses untuk mengembangkan dan memilih alternatif alternatif untuk menangani risiko atau pelaksanaannya.
3.15. Kaji ulang (review) adalah peninjauan secara berkala terhadap efektivitas system manajemen risiko dan pelaksanaan penanganan risiko guna perbaikan secara terus menerus.
3.16. Analisis risiko (risk analysis) adalah suatu proses untuk memahami karanteristik risiko (probabilitas dan dampak) yang dapat dilakukan secara kualitatif ataupun kuantitatif untuk menentukan tingkat risiko.
3.17. Dampak risiko (risk impact) adalah akibat dari suatu kejadian yang mempengaruhi tujuan organisasi.
3.18. Evaluasi risiko (risk evaluation) adalah membandingkan hasil analisis risiko dengan kriteria risiko untuk menentukan apakah risiko tersebut berada pada tingkat yang bisa diterima atau ditoleransi.
3.19. Proses hasil analisis risiko yang mencakup perbandingan hasil analisis risiko dengan kriteria yang telah ditetapkan yang menjadi basis data dalam penentuan risk treatment terhadap risiko.
4. DOKUMEN TERKAIT:
4.1. SOP Pengendalian Produk dan Jasa yang tidak sesuai
4.2. SOP Tindakan Perbaikan
4.3. Formulir Analisis Potensi Risiko
Dampak Risiko :
5. PROSEDUR:
5.1. Setiap unit kerja yang terkait menentukan konteks internal dan eksternal untuk melakukan kajian risiko, kajian tersebut harus jelas spesifik (SMART).
5.2. Setiap unit kerja yang terkait melakukan identifikasi risiko, menganalisis risiko, dan mengevaluasi potensi risiko, penanganan risiko dan pemantauan atau mengkaji ulang risiko berdasarkan konteks, proses dan atau aktifitas.
5.3. Setiap unit kerja yang terkait melakukan penilaian risiko dengan menggunakan formulir yang terlampir.
5.4. Mengisi tahapan nama proses dan atau aktifitas di masing- masing unit kerja untuk menemukan, mengenali dan menguraikan karakter dari risiko.
5.5. Mengisi persyaratan yang ditentukan terhadap proses tersebut dan atau berdasarkan ketentuan yang berlaku.
5.6. Mengisi potensi analisis risiko, yaitu kemungkinan terjadinya risiko dimana peluang atau kemungkinan terjadinya risiko terhadap proses tersebut.
5.7. Mengisi potensi dampak risiko, adalah akibat dari suatu kejadian yang mempengaruhi tujuan proses tersebut.
5.8. Menilai level dampak risiko yaitu untuk mengkategorikan peringkat risiko berdasarkan probabilitas dan dampak yang mungkin ditimbulkannya. (lihat tabel 1 Risiko)
5.9. Mengisi potensi penyebab risiko adalah dimana faktor- faktor, kondisi atau peristiwa yang menyebabkan terjadinya suatu kejadian terhadap proses tersebut.
5.10. Menilai peluang yang akan terjadi sesuai dengan tabel 2 Peluang Risiko.
5.11. Mengisi pengendalian pencegahan saat ini adalah penanganan risiko dengan cara mencegah terjadinya risiko,
Dampak Risiko :
dan atau mengurangi dampak negatif yang timbul bila risiko terjadi.
5.12. Mengisi tindakan penanganan risiko dengan cara mengurangi probabilitas terjadinya risiko, dan atau mengurangi dampak negatif yang timbul bila risiko terjadi.
5.13. Mengisi siapa yang akan bertanggung jawab, target dan penyelesaiannya terhadap tindakan.
5.14. Mengisi rencana tindakan, status tindakan dan tanggal penyelesaian.
5.15. Mengisi level dampak dan peluang yang akan terjadi berdasarkan tabel 3, maka penilaian risiko hasil perkalian dari level dampak dan peluang terjadi akan terisi secara system.
5.16. Hasil penilaian risiko dilaporkan kepada pimpinan unit kerja, untuk dikumpulkan di LPM untuk dilaporkan kepada Rektor.
Dampak Risiko :
6. FLOWCHART:
Pelaksana Mutu Baku No. Kegiatan Ket.
Setiap Keleng- Waktu Output unit Kerja kapan
1 Setiap unit kerja Observa
1 Hasil menentukan atau si minggu Identifikasi mengidentifikasi Risiko risiko di masing- masing unit kerja
2 Setiap unit kerja Proses 3 hari Hasil menganalisa po- Aktifitas Analisis tensi terhadap risiko Potensi yang ada di setiap Risiko unit kerja berdasarkan pro-ses aktifitas
3 Setiap unit kerja Hasil 3 hari Hasil mengevaluasi risiko Analisis Evaluasi terhadap ptotensi Potensi Risiko risiko Risiko
4 Setiap unit kerja Hasil 3 hari Formulir melakukan penilaian Evaluasi Penilaian risiko dengan Risiko Risiko menggunakan formulir
7. DISTRIBUSI
7.1. Rektor
7.2. Pembantu Rektor 7.3. Kabiro.
7.4. Dekan
Dampak Risiko :
7.5. Wakil Dekan
7.6. Unit Kerja
8. FORMULIR
8.1. Tabel Risiko
8.2. Formulir Analisis Potensi Risiko Tabel 1. Nilai Kemungkinan Risiko
Nilai Kemungkinan Deskripsi Kuantifikasi / Frekuensi
1 Sangat Peristiwa mungkin terjadi tetapi Sekali Jarang hanya dalam keadaan luar biasa. setiap 50
Tidak ada riwayat kejadian masa tahun atau lalu lebih
2 Jarang Peristiwa mungkin terjadi dalam Sekali beberapa keadaan. Tidak ada dalam 20 riwayat kejadian masa lalu. tahun
3 Mungkin Peristiwa mungkin terjadi dalam Sekali beberapa waktu. Adanya dalam 10 beberapa tanda-tanda peringatan tahun sebelumnya atau riwayat kejadian sebelumnya
4 Lebih Peristiwa mungkin terjadi dalam Sekali Mungkin beberapa waktu. dalam 5 tahun
Tidak ada riwayat kejadian sebelumnya
5 Hampir Peristiwa diperkirakan terjadi Sekali Selalu dalam situasi normal. Telah setiap 6 sering terjadi kejadian masa lalu. bulan atau lebih
- – pengaruh pada internal organi-sasi itu sendiri
Dampak yang terbatas
5 Katastropik Aktivitas utama terganggu hingga > 2 hari
Kerugian yang luas, dengan nilai > Rp. 5.000.000,- Dampak Nasional
4 Major Aktivitas utama terganggu hingga 2 hari
Dampak yang pantas dipertim- bangkan
Kerugian secara lokal, dengan nilai > Rp.1.000.000,-
3 Moderat/ Sedang Aktivitas utama terganggu hingga 1 hari
Kerugian secara kecil, dengan nilai > Rp. 5.00.000,-
2 Minor Aktivitas utama terganggu hingga 1/2 hari
Gangguan yang tak terjadwal kurang dari 2 jam Kerugian yang lebih kecil, dengan nilai > Rp. 100.000,- Dampak yang sangat kecil
1 Tidak Signifikan Gangguan biasa yang terjadwal.
Nilai Konsekuensi Dampak Kegiatan Organisasi Dampak Finansial Dampak Reputasi
: Tabel 2. Nilai Dampak Risiko
Dampak Risiko
- – pengaruh pada media lokal
- – pengaruh media lokal. Dampak terhadap lisensi nasional
- – pengaruh media nasional. Dampak terhadap lisensi nasional
Luasan kerugian
- – substansi atau total kerugian operasional > Rp.10.000.000,- Dampak internasional
- – pengaruh media terhadap lisensi internasional.
Dampak Risiko :
Nilai Keparahan atau Konsekuensi Penilaian “Severity” atau “konsekuensi” merupakan dampak dari risiko tersebut yang dapat diukur dari (atau kombinasinya): Dampak pada kegiatan organisasi Dampak finansial Reputasi pada organisasi Dampak peraturan perundang-undangan Tabel 3. Penilaian Risiko Penilaian risiko ditentukan dengan perkalian antara nilai dampak dengan nilai kemungkinan. Tingkat risiko tersebut menentukan bagaimana tindak lanjut penanganan risiko. Table berikut di bawah ini menggambarkan tingkat risiko yang digunakan oleh IAIN Purwokerto.
Kemungkinan
1
2
3
4
5 Sangat Jarang Mungkin Lebih Hampir Konsekuensi Jarang Mungkin selalu Sangat Ekstrim Ekstrim Ekstrim Ekstrim
5 Besar
10
15
20
25 Katastropik
5 Medium Sangat Sangat Ekstrim Ekstrim
4
4 Besar Besar
16
20 Major
8
12 Medium Besar Besar Sangat Ekstrim
3
4
6
9 Besar
20 Moderat
12 Kecil Medium Besar Besar Sangat
2
2
4
6
8 Besar Minor
10
1 Kecil Kecil Kecil Medium Medium Tidak
1
2
3
4
5 Signifikan
Dampak Risiko :
Evaluasi Risiko Penilaian risiko melibatkan komparasi nilai risiko yang muncul dan analisis proses prioritas dan persyaratan yang ada.
Strategi penanganan risiko sebagai berikut: Ekstrim: memerlukan tindakan segera karena sebaran potensi risiko memungkinkan hancurnya organisasi. Risiko tersebut dapat dicegah oleh IAIN Purwokerto.
Sangat Besar: memerlukan tindakan cepat (maksimal 3 bulan) karena potensi dampaknya melemahkan organisasi. Prosedur atau Instruksi kerja pada aktivitas terkait proses ini diperlukan.
Besar: memerlukan penanganan dengan rencana tindakan (antara 3
- – 6 bulan). Risiko tersebut dapat diterima, namun diperlukan usaha untuk menurunkan kemungkinan munculnya penyebab kegagalan proses, atau menurunkan potensi dampak kegagalan proses.
Medium: merupakan batas risiko yang dapat diterima oleh
IAIN Purwokerto, namun selalu memantau dan mengevaluasi risiko tersebut. Menerima risiko dengan informasi yang diterima, namun ada upaya untuk memperbaiki. Kecil: dikaji, dipantau dan dievaluasi minimal setahun sekali.
Dampak Risiko
:
8.2.1. Formulir Analisis Potensi Risiko
Dampak Risiko :
9. REFERENSI
9.1 Klausul 4 : Konteks Organisasi
9.2 Klausul 9 : Evaluasi Kinerja
9.3 Klausul 10 : Peningkatan
9.4 Borang BAN-PT
10. PENUTUP
Demikianlah uraian dari prosedur sistem yang mengatur tentang prosedur analisis dampak resiko. Semoga dengan adanya prosedur ini dapat membantu para civitas akademik IAIN Purwokerto untuk meminimlaisir terjadinya risiko-risiko yang tidak diinginkan. Selanjutnya, kami menyadari masih terdapat kekurangan dalam penulisan prosedur ini. Kami berharap masukan dan saran dari para pembaca agar prosedur ini dapat menjadi lebih baik.