Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Memenuhi Kebutuhan Bahan Baku Produksi pada PT Sinar Jaya Prakarsa
Universitas Bina Nusantara
Teknik Industri – Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Ganjil 2005/2006
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
untuk Memenuhi Kebutuhan Bahan Baku Produksi
pada PT Sinar Jaya PrakarsaRatna Kurniawaty NIM : 0500592345
Abstrak
PT. Sinar Jaya Prakarsa merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang industri pembuatan sandal jepit. Permasalahan yang dihadapi perusahaan adalah kesulitan dalam menentukan jumlah produksi optimal untuk sandal standar dan sablon dalam memenuhi permintaan konsumen. Hal ini berdampak pada kuantitas dan waktu pemesanan bahan baku sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan dalam produksi atau sebaliknya terjadi penumpukan bahan baku/jadi yang meningkatkan biaya-biaya yang harus dikeluarkan perusahaan.
Oleh karena itu diusulkan metode penyelesaian masalah yang lebih tersistemasi yaitu dengan melakukan peramalan permintaan 3 bulan mendatang terhadap data permintaan konsumen yang terjadi selama 3 tahun dengan menggunakan beberapa metode sesuai dengan pola data kemudian dipilih metode dengan nilai eror (MSE, MAE dan MAPE) terkecil, lalu dilakukan perencanaan agregat dengan metode transportasi, konversi agregat kemudian baru dibuat Master Production Schedule (MPS) dengan didukung oleh data dari Bill Of Material (BOM) untuk selanjutnya dibuat Material
Requirement Planning (MRP). MRP dibuat dengan kebijakan pemesanan (lotting)
metode Lot For Lot (LFL), Economic Order Quantity (EOQ) dan Period Order Quantity (POQ), untuk kemudian dipilih metode pemesanan yang menghasilkan total biaya pesan dan simpan terendah bagi perusahaan. Dengan demikian perusahaan dapat memperkirakan jumlah produksi optimal dan merencanakan kuantitas dan waktu pemesanan bahan baku.
Untuk menunjang perencanaan diperlukan sistem informasi MRP yang dapat membantu perusahaan dalam menghasilkan rencana produksi yang lebih cepat dan tepat. Sistem dibangun dengan menggunakan alat bantu permodelan UML (Unified Modelling Language ).
Kata Kunci :
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas karunia dan berkat serta bimbingan-Nya sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Skripsi ini disusun sebagai syarat kelulusan akademik Strata-1 pada jurusan Sistem Informasi dan Teknik Industri.
Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan survei skripsi ditambah dengan penjelasan dari para dosen dan buku-buku/literatur yang ada hubungannya dengan topik skripsi.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada para pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dalam mewujudkan skripsi ini, terutama kepada : 1.
Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak Iman H. Kartowisastro, Ph.D. selaku Dekan Fakultas Teknik.
3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc, M.Comp. Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer.
4. Bapak Ir. Gunawarman Hartono, M.Eng selaku Ketua Jurusan Teknik Industri.
5. Bapak Siswono, S.Kom., MM selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi dan dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu membantu dan memberikan pengarahan kepada penulis.
6. Bapak Ir. Edi Santoso, M.Sc, selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu dan dengan sabar membimbing penulis sampai skripsi ini selesai.
7. Bapak Amir Djohan selaku Direktur Utama PT. Sinar Jaya Prakarsa yang berkenan menerima penulis untuk melakukan survei di perusahaan.
8. Bapak Rudik Hartony selaku Manajer Produksi PT. Sinar Jaya Prakarsa yang telah banyak meluangkan waktunya dan membantu penulis dalam mengumpulkan informasi yang dibutuhkan selama survei berlangsung.
9. Seluruh staf dan karyawan PT. Sinar Jaya Prakarsa yang ikut mendukung serta membantu dalam pelaksanaan skripsi ini.
10. Kedua orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan baik moril maupun materiil sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
11. Semua pihak dan teman-teman yang tidak dapat disebutkan satu per satu baik langsung maupun tidak langsung yang telah membantu dalam penyusunan Skripsi.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan-kekurangan di dalam Skripsi, sehingga penulis sangat mengharapkan bantuan berupa kritik dari para dosen serta cara- cara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan datang. Akhir kata, penulis berharap agar Skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis pribadi dan memberikan masukan yang bermanfaat bagi para pembaca. Jakarta, Januari 2006 Penulis, Ratna Kurniawaty
DAFTAR ISI
19
13
2.3 Proses Produksi
14
2.4 Sistem Maintenance
17
2.5 Perencanaan Produksi dan Pengendalian Persediaan
18
2.6 Sistem Informasi Perusahaan
18 BAB 3. LANDASAN TEORI
19
3.1 Persediaan
3.1.1 Fungsi Persediaan
12
20
3.1.2 Jenis-jenis Persediaan
21
3.1.3 Biaya-biaya Persediaan
22
3.2 Peramalan
23
3.2.1 Pengertian Peramalan
23
3.2.2 Kegunaan dan Peran Peramalan
24
2.2.3 Sistem Penggajian Karyawan
Halaman Halaman Judul Luar i Halaman Judul Dalam ii Lembar Persetujuan iii Abstrak iv
Kata Pengantar v Daftar Isi vi
3
Daftar Tabel xi Daftar Gambar xiii
Daftar Grafik xiv
Daftar Diagram xv
Daftar Lampiran xvi
BAB 1. PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang Masalah
1
1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah
3
1.3 Ruang Lingkup
1.4 Tujuan dan Manfaat
8
4
1.4.1 Tujuan
4
1.4.2 Manfaat
5 BAB 2. GAMBARAN UMUM OBJEK
6
2.1 Latar Belakang Perusahaan
6
2.2. Manajemen Sumber Daya Manusia
8
2.2.1 Struktur Organisasi
2.2.2 Sistem Kerja
3.2.4 Jenis-jenis Pola Data
3.5.4 Input MRP
3.5.4.3 Struktur Produk
59
3.5.4.2 Catatan Keadaan Persediaan
55
3.5.4.1 Jadwal Induk Produksi
55
54
3.5.5 Mekanisme Dasar dari Proses MRP
3.5.3 Asumsi-asumsi untuk Pengoperasian MRP
53
3.5.2 Syarat-syarat dalam Pembuatan MRP
52
3.5.1 Tujuan dan Manfaat MRP
50
59
60
48
3.5.6.4 Explosion
3.6 Sistem Informasi
66
3.5.8 Faktor Penyebab Kesulitan Dalam Sistem MRP
65
3.5.7 Output MRP
65
65
3.5.6 Prosedur Sistem MRP
3.5.6.3 Offsetting
63
3.5.6.2 Lotting
62
3.5.6.1 Netting
62
3.5 MRP (Material Requirement Planning)
3.4.3 Perencanaan Agregat Teknik Matematis
27
33
35
3.2.10.1 Ukuran Statistik Standar
35
3.2.10 Ketepatan Metode Peramalan
34
3.2.9 Metode Peramalan Regresi Linier
3.2.8 Metode Peramalan Triple Eksponensial Smoothing Quadratik Satu Parameter dari Brown
37
32
3.2.7 Metode Peramalan Double Eksponensial Smoothing Dua Parameter dari Holt
31
3.2.6 Metode Peramalan Rata-rata Bergerak Ganda (Double Moving Average)
29
3.2.5 Jenis-jenis Peramalan
3.2.10.2 Ukuran-ukuran Relatif
3.3 Pengukuran Waktu
47
3.3.5 Perhitungan Waktu Baku
3.4.2 Variabel-variabel dan biaya-biaya yang Dipertimbangkan dalam Perencanaan Agregat
46
3.4.1 Tujuan Perencanaan Agregat
45
3.4 Perencanaan Agregat
44
43
37
3.3.4 Kelonggaran
41
3.3.3 Penyesuaian
40
3.3.2 Uji Kecukupan Data
38
3.3.1 Uji Keseragaman Data
67
3.7.1 Sejarah Singkat UML
69
3.7.2 Pengenalan UML
70
3.7.3 UML Diagram
71
3.8 Permodelan Use-Case
72
3.9 Interfaces
76
3.10 Navigation Diagram
77 BAB 4. METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH
78
4.1 Model Perumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan
78
4.1.1 Studi Lapangan
78
4.1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah
78
4.1.3 Studi Pustaka (Landasan Teori)
78
4.1.4 Pengumpulan Data
79
4.1.5 Pengolahan Data
80
4.1.6 Analisis Sistem Berjalan
82
4.1.7 Perancangan Sistem Infrormasi
82
4.1.8 Evaluasi dan Pengujian Program Aplikasi MRP
83
4.1.9 Kesimpulan dan Saran
83
4.2 Teknik Pengumpulan Data dan Penentuan Parameter
87 BAB 5. HASIL DAN PEMBAHASAN
89
5.1 Ekstraksi Hasil Pengumpulan Data
89
5.1.1 Data Permintaan (Demand) Konsumen
89
5.1.2 Data Waktu Siklus Produk
90
5.1.3 OPC (Operation Process Chart) Produk
93
5.2 Pengolahan Data
96
5.2.1 Perhitungan Target Produksi
96
5.2.1.1 Plot Data Permintaan
96
5.2.1.2 Pemilihan Metode Peramalan yang Digunakan
97
5.2.1.3 Perbandingan MAE, MSE dan MAPE Tiap Metode
98
5.2.1.3.1 Perbandingan pada Sandal Standar
98
5.2.1.3.2 Perbandingan pada Sandal Sablon
99
5.2.1.4 Peramalan Permintaan 100
5.2.1.4.1 Peramalan Permintaan untuk Sandal Standar dengan Metode Regresi Linier 100
5.2.1.4.2 Peramalan Permintaan untuk Sandal Sablon dengan Metode Regresi Linier 104
5.2.2 Perencanaan Agregat 107
5.2.2.1 Pengujian Waktu Siklus 107
5.2.2.2 Perhitungan Waktu Baku 113
5.2.2.3 Perhitungan Kapasitas Produksi 117
5.2.2.4 Perhitungan Biaya-biaya dalam Perencanaan Agregat 122
5.2.2.5.1 Perencanaan Agregat Sandal Standar 125
5.2.2.5.2 Perencanaan Agregat Sandal Sablon 128
5.2.3 Konversi Agregat 129
5.2.3.1 Konversi Agregat Sandal Standar 130
5.2.3.2 Konversi Agregat Sandal Sablon 133
5.2.4 Master Production Schedule (MPS) 133
5.2.4.1 MPS Sandal Standar 134
5.2.4.2 MPS Sandal Sablon 136
5.2.5 Struktur Produk dan Bill Of Material 137
5.2.6 Catatan Keadaaan Persediaan 139
5.2.7 Perhitungan Material Reqiurement Planning (MRP) 140
5.2.7.1 Netting 141
5.2.7.2 Lotting 142
5.2.7.2.1 Lot For Lot (LFL) 154
5.2.7.2.2 Economic Order Quantity (EOQ) 155
5.2.7.2.3 Period Order Quantity (POQ) 157
5.2.7.3 Offsetting 158
5.2.7.4 Explosion 158
5.2.8 Material Requirement Planning 159
5.2.9 Analisis Data dan Hasil Pembahasan 163
5.2.9.1 Penentuan Metode Peramalan yang digunakan 163
5.2.9.2 Perencanaan Agregat 164
5.2.9.3 Penentuan Metode Lotting yang Digunakan dalam MRP 164
5.3 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 167
5.3.1 Analisis Sistem Informasi 168
5.3.1.1 System Definition dari Sistem Berjalan 168
5.3.1.2 Business Use Case 170
5.3.2 Sistem Informasi Usulan 171
5.3.3 Perancangan Sistem Informasi 173
5.3.3.1 Use Case Diagram dan Use Case Narrative 173
5.3.3.2 Struktur Tabel 187
5.3.3.3 Rancangan Layar 191
5.3.3.4 Navigation Diagram 207
5.3.3.5 Pemograman 208
5.3.4 Evaluasi dan Pengujian Sistem 209
BAB 6. KESIMPULAN DAN SARAN 210
6.1. Kesimpulan 210
6.2. Saran 211
Daftar Pustaka 213
Lampiran 216
Fotokopi Surat Survai Fotokopi KMK
DAFTAR TABEL
Tabel 5.26 Actual Order Sandal SablonBersablon 128
Tabel 5.20 Kesimpulan Hasil Perhitungan Perencanaan Agregat SandalSablon 129
Tabel 5.21 Konversi Agregat Sandal Standar 130Tabel 5.22 Konversi Agregat Sandal Sablon 133Tabel 5.23 Persediaan Awal dan Persediaan Pengaman Produk 134Tabel 5.24 Actual Order Sandal Standar134
Tabel 5.25 Master Production Schedule Sandal Standar 135137
Standar 127
Tabel 5.27 Master Production Schedule Sandal Sablon 137Tabel 5.28 Bill of Material Sandal Standar139
Tabel 5.29 Bill of Material Sandal Sablon139
Tabel 5.30 Data On hand, Safety Stock, Lot Size dan Lead Time Bahan Baku 140Tabel 5.31 Penentuan Perkiraan Biaya Simpan Bahan Baku 143Tabel 5.32 Biaya Pesan dan Biaya Simpan Bahan Baku 154Tabel 5.33 Perbandingan Pembulatan Metode EOQ 156Tabel 5.34 MRP Sandal StandarTabel 5.19 Perencanaan Agregat Metode Transportasi pada SandalTabel 5.18 Kesimpulan Hasil Perhitungan Perencanaan Agregat SandalHalaman
Tabel 5.8 Peramalan Sandal Sablon dengan Metode Regresi Linier 104Tabel 3.1 Contoh Tabel Perencanaan Agregat Metode Transportasi49 Tabel 3.2 Master Production Schedule
57 Tabel 3.3 Material Requirement Planning
60 Tabel 5.1 Data Permintaan Bulanan Produk Sandal Swallow Standar 89
Tabel 5.2 Data Permintaan Bulanan Produk Sandal Swallow Sablon 90Tabel 5.3 Data Waktu Siklus Sandal Standar dalam Satuan Menit91 Tabel 5.4 Data Waktu Siklus Sandal Sablon dalam Satuan Menit
92 Tabel 5.5 Perbandingan MAE, MSE dan MAPE pada Sandal Standar
98 Tabel 5.6 Perbandingan MAE, MSE dan MAPE pada Sandal Sablon
99 Tabel 5.7 Peramalan Sandal Standar dengan Metode Regresi Linier 101
Tabel 5.9 Waktu Siklus Sandal Standar dalam Satuan Detik 108Tabel 5.17 Perencanaan Agregat Metode Transportasi pada Sandal Standar 126Tabel 5.10 Waktu Siklus Sandal Sablon dalam Satuan Detik 109Tabel 5.11 Uji Keseragaman Data O-1110
Tabel 5.12 Perhitungan Waktu Baku untuk Sandal Standar 114Tabel 5.13 Perhitungan Waktu Baku untuk Sandal Sablon 117Tabel 5.14 Peramalan, Kapasitas Produksi Reguler dan Lembur SandalStandar 122
Tabel 5.15 Peramalan, Kapasitas Produksi Reguler dan Lembur SandalSablon 122
Tabel 5.16 Penentuan Perkiraan Biaya Simpan Barang Jadi 124159
Tabel 5.37 MRP Bahan Baku Tali SandalTabel 5.66 Spesifikasi Tabel untuk Master Demmand 188Tabel 5.58 Use Case Narrative Melakukan Maintenance Data 183Tabel 5.59 Use Case Narrative Melakukan Perencanaan Agregat 184Tabel 5.60
Use Case Narrative
Membuat Master Production Schedule 185
Tabel 5.61 Use Case Narrative Membuat Material Requirement Planning 186Tabel 5.62 Spesifikasi Tabel untuk Master Product 187Tabel 5.63 Spesifikasi Tabel untuk Master Material 187Tabel 5.64 Spesifikasi Tabel untuk Master Holiday 187Tabel 5.65 Spesifikasi Tabel untuk Master Maintenance 188Tabel 5.67 Spesifikasi Tabel untuk Master ActualOrder 188Tabel 5.56 Use Case Narrative Mendata Produk 181Tabel 5.68 Spesifikasi Tabel untuk Master User 188Tabel 5.69 Spesifikasi Tabel untuk Peramalan 189Tabel 5.70 Spesifikasi Tabel untuk PeramalanDetil 189Tabel 5.71 Spesifikasi Tabel untuk Agregat 189Tabel 5.72 Spesifikasi Tabel untuk MPS190
Tabel 5.73 Spesifikasi Tabel untuk MRP190
Tabel 5.74 Spesifikasi Tabel untuk BOM (Bill Of Material) 191Tabel 5.75 Spesifikasi Tabel untuk Order Policy 191Tabel 5.57 Use Case Narrative Mendata Pegawai 182Mendata Bahan Baku 180
160
Tabel 5.44 MRP Bahan Baku Bs Warna dengan Metode POQ 163Tabel 5.38 MRP Bahan Baku Karet160
Tabel 5.39 MRP Bahan Baku Kalsium161
Tabel 5.40 MRP Bahan Baku Bs Putih161
Tabel 5.41 MRP Bahan Baku Tinta161
Tabel 5.42 MRP Bahan Baku EvaQuantum 162Tabel 5.43 MRP Bahan Baku Bs Warna dengan Metode LFL 162Tabel 5.45 Perbandingan Metode Lotting dalam MRP 166Use Case Narrative
Tabel 5.46 Bussiness Use Case Narrative Merencanakan Produksi 170Tabel 5.47 Bussiness Use Case Narrative Membuat Jadwal Produksi 171Tabel 5.48 Bussiness Use Case Narrative Merencanakan Kebutuhan BahanBaku 171
Tabel 5.49 Use Case Narrative Melakukan Login 175Tabel 5.50 Use Case Narrative Mengubah Password 176Tabel 5.51 Use Case Narrative Mengentri Data Penjualan 176Tabel 5.52 Use Case Narrative Mengentri Data Actual Order 177Tabel 5.53 Use Case Narrative Melakukan Peramalan Permintaan 178Tabel 5.54 Use Case Narrative Mendata Hari Libur 179Tabel 5.55
Tabel 5.77 Rencana Jadwal Implementasi Sistem 209
DAFTAR GAMBAR
Gambar 5.25 Rancangan Layar Tambah Bahan Baku Baru 201Gambar 5.17 Rancangan Layar MPS 196Gambar 5.18 Rancangan Layar Daftar Hasil MPS 197Gambar 5.19 Rancangan Layar MRP 197Gambar 5.20 Rancangan Layar Daftar Hasil MRP 198Gambar 5.21 Rancangan Layar Master 199Gambar 5.22 Rancangan Layar Daftar Produk 200Gambar 5.23 Rancangan Layar Tambah Produk Baru 200Gambar 5.24 Rancangan Layar Daftar Bahan Baku 201Gambar 5.26 Rancangan Layar Daftar Pengguna 202Gambar 5.15 Rancangan Layar Perencanaan Agregat 195Gambar 5.27 Rancangan Layar Tambah Pengguna Baru 202Gambar 5.28 Rancangan Layar Daftar Hari Libur 203Gambar 5.29 Rancangan Layar Tambah Hari Libur Baru 203Gambar 5.30 Rancangan Layar Daftar Permintaan 204Gambar 5.31 Rancangan Layar Tambah Permintaan Baru 204Gambar 5.32 Rancangan Layar Daftar Data Aktual 205Gambar 5.33 Rancangan Layar Tambah Data Aktual 205Gambar 5.34 Rancangan Layar Daftar Maintenance 206Gambar 5.16 Rancangan Layar Daftar Hasil Konversi Agregat 196Gambar 5.14 Rancangan Layar Daftar Hasil Peramalan 194Halaman
Gambar 5.2 OPC Produk Sandal Swallow Sablon 95Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Sinar Jaya Prakarsa8 Gambar 3.1 Gambar Pola Data Horisontal
27 Gambar 3.2 Gambar Pola Data Musiman
28 Gambar 3.3 Gambar Pola Data Siklis
28 Gambar 3.4 Gambar Pola Data Trend
29 Gambar 3.5 Input Sistem Material Requirement Planning 55
Gambar 3.6 Contoh Use Case Diagram 74Gambar 5.1 OPC Produk Sandal Swallow Standar 94Gambar 5.3 Urutan Alokasi Pembebanan Kerja Pada Mesin 116Gambar 5.13 Rancangan Layar Hasil Peramalan 194Gambar 5.4 Kalender Bulan Agustus 118Gambar 5.5 Kalender Bulan September 120Gambar 5.6 Kalender Bulan Oktober 121Gambar 5.7 Struktur Produk Sandal Swallow Standar 138Gambar 5.8 Struktur Produk Sandal Swallow Sablon 138Gambar 5.9 Rancangan Layar LOGIN 192Gambar 5.10 Rancangan Layar Main Menu 192Gambar 5.11 Rancangan Layar Ubah Password 193Gambar 5.12 Rancangan Layar Peramalan 194Gambar 5.35 Rancangan Layar Tambah Data Baru 206DAFTAR GRAFIK
Halaman Grafik 5.1 Pola Data Permintaan Sandal Swallow Standar 96 Grafik 5.2 Pola Data Permintaan Sandal Swallow Sablon 97 Grafik 5.3 Perbandingan MAE Sandal Standar
98 Grafik 5.4 Perbandingan MSE Sandal Standar
98 Grafik 5.5 Perbandingan MAPE Sandal Standar
98 Grafik 5.6 Perbandingan MAE Sandal Sablon
99 Grafik 5.7 Perbandingan MSE Sandal Sablon
99 Grafik 5.8 Perbandingan MAPE Sandal Sablon 100 Grafik 5.9 Peta Kendali O-1
112
DAFTAR DIAGRAM
Halaman Diagram 4.1 Flowchart Metodologi Pemecahan Masalah bagian 1
84 Diagram 4.2 Flowchart Metodologi Pemecahan Masalah bagian 2
85 Diagram 4.3 Flowchart Metodologi Pemecahan Masalah bagian 3
86 Diagram 5.1 Bussiness Use Case Material Requirement Planning 170 Diagram 5.2 Use Case Diagram Sistem Informasi Material Requirement Planning 174 Daigram 5.3 Navigation Diagram
207