dppm paperjurnal 2017

LESSON LEARNT: WRITING AND PUBLISHING 

IN A SCIENTIFIC JOURNAL 

Dr. Yulianto P. Prihatmaji, IPM., IAI 

prihatmaji@uii.ac.id 

 

DPPM | Central Library | 2017 

ID SCOPUS: 53865389000  PORTAL GARUDA ID: 347376  ORCHID ID: 0000‐0001‐8167‐5293 

C

urriculum 

V

itae 

•  1998, Bachelor of Architecture,  Department of Architecture,  Islamic University of Indonesia. 

•  2003, Master of Architecture,  Department of Architecture,  Bandung InsWtute of Technology 

•  2013, Doctor, Research InsWtute  for Sustainable Humanosphere,  Kyoto University. 

•  2013, 2015‐2017, Research  Fellows, Kyoto University. 

•  2007‐now, member of The 

InsWtute of Architects, Indonesia. 

•  2009‐now, member of  Indonesian  Wood Researcher Society. 

•  2010‐now, member of 

Architectural InsWtute of Japan. 

•  2014‐now, member of The 

InsWtuWon of Engineers Indonesia. 

•  1999‐now, Associate Professor,  Department of Architecture,  Islamic University of Indonesia. 

•  2006‐2009, General Secretary,  Department of Architecture,  Islamic University of Indonesia. 

•  2006‐2009, Director of  Architectural Design Aid,  Department of Architecture,  Islamic University of Indonesia. 

•  2003‐2005, Head of Building  Technology Laboratory,  Department of Architecture,  Islamic University of Indonesia. 

•  2000‐2001, Head of Theory and  History of Architecture 

Laboratory, Department of  Architecture, Islamic University  of Indonesia. 

•  1997‐1998, Junior Architect, PT.  Kertagana, Yogyakarta. 

•  1996‐1997, Assistant Architect,  CV. Gurat Ungu & CV. Paramita,  Yogyakarta. 

HOW TO PREPARE A MANUSCRIPT FOR 

INTERNATIONAL JOURNALS  

6 Things to Do before WriWng Manuscript 

11 Steps to Structuring a Science Paper Editors will Take Seriously 

6 Things to Do  

1. Think about why you want to publish 

your work – and whether it's publishable. 

Ask yourself: 

•

 

Have I done something new 

and interesWng? 

•

 

Is there anything 

challenging in my work? 

•

 

Is my work related directly 

to a current hot topic? 

•

 

Have I provided soluWons to 

some difficult problems? 

Reviewers are using 

quesLonnaires: 

•  Does the paper contain sufficient new  material? 

•  Is the topic within the scope of the journal? 

•  Is it presented concisely and well organized? 

•  Are the methods and experiments presented  in the way that they can be replicated again? 

•  Are the results presented adequately? 

•  Is the discussion relevant, concise and well  documented? 

•  Are the conclusions supported by the data  presented? 

•  Is the language acceptable? 

•  Are figures and tables adequate and well  designed?, are there informaWon duplicated?  Are they too many? 

•  Are all references cited in the text included in  the references list? 

2. Decide what type of  

the manuscript to write. 

Three opLons on the type of 

manuscript: 

•  Full arLcles, or original arLcles, are the most  important papers. Ojen they are substanWal  completed pieces of research that are of  significance as original research. 

•  LePers/rapid communicaLons/short  communicaLons are usually published for  the quick and early communicaWon of  significant and original advances. They are  much shorter than full arWcles (usually  strictly limited in size, depending on each  journal). 

•  Review papers or perspecLves summarize  recent developments on a specific hot topic,  highlighWng important points that have  previously been reported and introduce no  new informaWon. Normally they are  submimed on invitaWon by the editor of the  journal. 

Self‐evaluate: 

•  When looking at your available informaWon,  you must self‐evaluate your work: Is it 

sufficient for a full arWcle, or are your results  so thrilling that they should be shown as  soon as possible? 

•  You should ask your colleague for advice on  the manuscript type to be submimed. 

Remember also that someWmes outsiders –  i.e., colleagues not involved in your research  – can see things more clearly than you. 

•  Whatever type of arWcle you write, plan to  submit only one manuscript, not a series of  manuscripts. (Normally editors hate this  pracWce, since they have limited space in the  journals and series of manuscripts consume  too many pages for a single topic or an  author/group of authors) 

3. Choose the target journal. 

•

 

A common quesWon is how to select the right journal for your work. Do 

not gamble by scamering your manuscript to many journals at the same 

Wme. Only submit once and wait for the response of the editor and the 

reviewers. 

•

 

The most common way of selecWng the right journal is to look at the 

arWcles you have consulted to prepare your manuscript. Probably most of 

them are concentrated in one or two journals. Read very recent 

publicaWons in each candidate journal (even in press), and find out the hot 

topics and the types  of arWcles accepted. 

•

 

Also consider the high rejecWon rates of the journals (e.g., Nature, Science, 

The Lancet and Cell are >90 percent), and if your research is not very 

challenging, focus in more humble journals with lower Impact Factors. You 

can find a journal's Impact Factor on its webpage or via 

Science Gateway.

 

4. Pay amenWon to journal requirements in 

the Guide for Authors. 

•

 

Ajer selecWng the journal for submission, go to the web page and 

download the Guide for Authors, print out it and read the 

guidelines again and again! 

•

 

They generally include detailed editorial guidelines, submission 

procedures, fees for publishing open access, and copyright and 

ethical guidelines. You must apply the Guide for Authors to your 

manuscript, even the first draj, using the proper text layout, 

references citaWon, nomenclature, figures  and tables, etc. 

•

 

Following this simple Wp will save your Wme – and the editor's Wme. 

You must know that all editors hate wasWng Wme on poorly 

prepared manuscripts. They may well think that the author shows 

no respect. 

5. Pay amenWon to  

the structure of the paper. 

Types of structure for arLcles

 (the 

Guide for Authors): 

•

 

A secWon that enables indexing and 

searching the topics, making the 

paper informaWve, amracWve and 

effecWve. It consists of the Title, the 

Authors (and affiliaWons), the 

Abstract and the Keywords. 

•

 

A secWon that includes the main 

text, which is usually divided into: 

IntroducWon, Methods, Results, 

Discussion and Conclusions. 

•

 

A secWon that includes the 

Acknowledgements, References, 

and Supplementary Materials or 

annexes. 

The IMRAD

 format (the American 

NaWonal Standards InsWtute 1979):

 

•

 

I

ntroducWon: What did you/

others do? Why did you do 

it? 

•

 

M

ethods: How did you do 

it? 

•

 

R

esults: What did you find? 

•

 

A

nd 

•

 

D

iscussion: What does it all 

mean? 

6. Understand publicaWon ethics  

to avoid violaWons. 

• 

One of the worst things in science is plagiarism. Plagiarism 

and stealing work from colleagues can lead to serious 

consequences, both professionally and legally. ViolaWons 

include data fabricaWon and falsificaWon, improper use of 

human subjects and animals in research, and using another 

author's  ideas or wording without proper amribuWon. It's 

also possible to commit ethics violaWons without intending 

to.  

• 

EducaWonal resources include the 

Publishing Ethics Resource Kit (PERK) from the Commimee 

on PublicaWon Ethics (COPE) and Elsevier's Ethics in 

 

11 Steps to Structuring  

a Science Paper Editors  

Steps to Organizing Manuscript 

•

 

Prepare the 

figures and tables

. 

•

 

Write the 

Methods

. 

•

 

Write up the 

Results

. 

•

 

Write the 

Discussion

. Finalize the Results and Discussion before 

wriWng the introducWon. This is because, if the discussion is 

insufficient, how can you objecWvely demonstrate the scienWfic 

significance of your work in the introducWon? 

•

 

Write a clear

 Conclusion

. 

•

 

Write a compelling 

introducLon

. 

•

 

Write the 

Abstract

. 

•

 

Compose a concise and descripWve 

Title

. 

•

 

Select 

Keywords

 for indexing. 

•

 

Write the 

Acknowledgements

. 

•

 

Write up the 

References

. 

Keep in mind that each publisher has  

its 

own style guidelines and preferences

, 

so always consult the publisher's  

Step 1: Prepare the 

figures and tables 

•  A figure is worth a thousand words. Hence,  illustraWons, including figures and tables, are the  most efficient way to present your results. Your  data are the driving force of the paper, so your  illustraWons are criWcal! 

•  Tables give the actual experimental results,  while figures are ojen used for comparisons of  experimental results with those of previous  works, or with calculated/theoreWcal values. 

•  An example of the same data presented as table  or as figure. Depending in your objecWves, you  can show your data either as table (if you wish  to stress numbers) or as figure (if you wish to  compare gradients). Note: Never include verWcal  lines in a table. 

•

 

No illustraWons should duplicate the informaWon described elsewhere in 

the manuscript. 

•

 

Figure and table legends must be self‐explanatory. 

•

 

In a figure or table, all the informaWon must be there to understand the 

contents, including the spelling out of each abbreviaWon, the locaWons 

menWoned in the text and coordinates. 

• 

This is an example of how to best 

present your data. In the first 

figure (lej), data are crowded with 

too many plots. In the second 

figure (right), data are separated 

into two datasets, and plots show 

gradients, which can be useful for 

discussion. 

• 

Avoid crowded plots, using only 

three or four data sets per figure; 

use well‐selected scales. 

• 

In photographs and figures, use color only when necessary when submisng to a 

print publicaWon. If different line styles can clarify the meaning, never use colors or 

other thrilling effects or you will be charged with expensive fees.  

• 

An example of the use of color and black and white, for the same data, using the 

dataset. 

• 

Lines joining data only can be used when 

presenWng Wme series or consecuWve 

samples data (e.g., in a transect from coast 

to offshore. When there is no connecWon 

between samples or there is not a gradient, 

you must use histograms. 

• 

Example on the use of lines (top lej, for 

Wme series; lower lej for gradients) and 

histograms (right). Figures on the lower lej 

and right are presenWng the same data: the 

lej should be used in the case of gradients 

(e.g., a laWtudinal transect), and the bar 

format if there is no gradient. 

•

 

Example of the small fonts used 

when preparing a draj. The first 

figure shows charts where the 

numbers are illegible, compared 

to the second figure, where they 

are large enough to read.  

•

 

Inadequate use of lines, number 

of decimals, decimal separators 

(use always dots, not commas) 

and posiWon of units (above) and 

its adequate use (below) for a 

more clear table. 

Step 2: Write the Methods 

•  Responds to the quesWon of how the 

problem was studied. If paper is proposing a  new method, it’s need to include detailed  informaWon so a knowledgeable reader can  reproduce the experiment. 

•  Do not repeat the details of established  methods; use References and SupporWng  Materials to indicate the previously 

published procedures. Broad summaries or  key references are sufficient. 

•  Reviewers will criWcize incomplete or  incorrect methods descripWons and may  recommend rejecWon, because this secWon is  criWcal in the process of reproducing your  invesWgaWon. In this way, all chemicals must  be idenWfied. Do not use proprietary, 

unidenWfiable compounds. 

It's important to use standard systems for  numbers and nomenclature. For example: 

•  For chemicals, use the convenWons of the 

InternaWonal Union of Pure and Applied  Chemistry and the official recommendaWons  of the IUPAC–IUB Combined Commission on  Biochemical Nomenclature. 

•  For species, use accepted taxonomical  nomenclature (

WoRMS: World Register of Marine Species,  ERMS: European Register of Marine Species),  and write them always in italics. 

•  For units of measurement, follow the 

Present proper control experiments and 

staWsWcs used, again to make the experiment 

of invesWgaWon repeatable. 

List the methods in the same order they will 

appear in the Results secWon, in the logical 

order in which you did the research: 

•

 

DescripWon of the site 

•

 

DescripWon of the surveys or experiments 

done, giving informaWon on dates, etc. 

•

 

DescripWon of the laboratory methods, 

including separaWon or treatment of 

samples, analyWcal methods, following the 

order of waters, sediments and 

biomonitors. DescripWon of the staWsWcal 

methods used (including confidence 

levels, etc.) 

In this secWon, avoid adding comments, 

results, and discussion, which is a common 

error. 

Length of the manuscript 

 

Look at the journal's Guide for Authors, 

but an ideal length for a manuscript is 25 

to 40 pages, double spaced, including 

essenWal data only.  

 

Here are some general guidelines: 

• 

Title: 

Short and informaWve 

• 

Abstract:

 1 paragraph (<250 words) 

• 

IntroducLon:

 1.5‐2 pages 

• 

Methods: 

2‐3 pages 

• 

Results:

 6‐8 pages 

• 

Discussion:

 4‐6 pages 

• 

Conclusion: 

1 paragraph 

• 

Figures:

 6‐8 (one per page) 

• 

Tables: 

1‐3 (one per page) 

Step 3: Write up the Results 

•  What have you found? The results should be  essenWal for discussion.  •  Most journals offer the possibility of adding  SupporWng Materials, so use them freely for  data of secondary importance.  •  Use sub‐headings to keep results of the same  type together, which is easier to review and  read.   •  For the data, decide on a logical order that  tells a clear story and makes it and easy to  understand.   •  An important issue is that you must not  include references in this secWon; you are  presenWng your results, so you cannot refer  to others here. If you refer to others, is  because you are discussing your results, and  this must be included in the Discussion  secWon.  StaWsWcal rules  •  Indicate the staWsWcal tests used with all  relevant parameters: e.g., mean and  standard deviaWon (SD): 44% (±3); median  and interpercenWle range:  7 years (4.5 to 9.5  years).  •  Use mean and standard deviaWon to report  normally distributed data.  •  Use median and interpercenWle range to  report skewed data.  •  For numbers, use two significant digits unless  more precision is necessary (2.08, not  2.07856444).  •  Never use percentages for very small  samples e.g., "one out of two" should not be  replaced by 50%. 

Step 4: Write the Discussion 

• 

Here you must respond to what the 

results mean. The most important 

secWon of your arWcle. Here you get 

the chance to sell your data. Take 

into account that a huge numbers of 

manuscripts are rejected because the 

Discussion is weak. 

• 

Need to make the Discussion 

corresponding to the Results, but do 

not reiterate the results. Here you 

need to compare the published 

results by your colleagues with yours 

(using some of the references 

included in the IntroducWon).  

• 

Never ignore work in disagreement 

with yours, in turn, you must 

confront it and convince the reader 

that you are correct or bemer. 

Take into account the following Wps: 

• 

1. Avoid statements that go beyond 

what the results can support.

 

• 

2. Avoid unspecific expressions

 such 

as "higher temperature", "at a lower 

rate", "highly significant". 

QuanWtaWve descripWons are always 

preferred (35ºC, 0.5%, p<0.001, 

respecWvely). 

• 

3. Avoid sudden introducLon of new 

terms or ideas.

 

• 

4. SpeculaLons on possible 

interpretaLons are allowed, but 

these should be rooted in fact, 

rather than imaginaLon.  

• 

5. Revision of Results and Discussion 

is not just paper work. 

 

Step 5: Write a clear Conclusion 

•

 

This secWon shows how the work 

advances the field from the 

present state of knowledge. In 

some journals, it's a separate 

secWon; in others, it's the last 

paragraph of the Discussion 

secWon. Whatever the case, 

without a clear conclusion 

secWon, reviewers and readers 

will find it difficult to judge your 

work and whether it merits 

publicaWon in the journal. 

•

 

A common error in this secWon is 

repeaWng the abstract, or just 

lisWng experimental results. 

Trivial statements of your results 

are unacceptable in this secWon. 

•

 

You should provide a clear 

scienWfic jusWficaWon for your 

work in this secWon, and indicate 

uses and extensions if 

appropriate. Moreover, you can 

suggest future experiments and 

point out those that are 

underway. 

•

 

You can propose present global 

and specific conclusions, in 

relaWon to the objecWves 

included in the introducWon. 

Step 6: Write a compelling IntroducWon 

A good introducWon should answer the following  quesWons: 

•  What is the problem to be solved? 

•  Are there any exisWng soluWons? 

•  Which is the best? 

•  What is its main limitaWon? 

•  What do you hope to achieve?   

Some addiWonal Wps for the introducWon: 

•  Never use more words than necessary (be  concise and to‐the‐point). Don't make this  secWon into a history lesson. Long 

introducWons put readers off. 

•  We all know that you are keen to present  your new data. But do not forget that you  need to give the whole picture at first. 

Some addiWonal Wps for the introducWon: 

•  The introducWon must be organized from the  global to the parWcular point of view, guiding  the readers to your objecWves when wriWng  this paper. 

•  State the purpose of the paper and research  strategy adopted to answer the quesWon, but  do not mix introducWon with results, 

discussion and conclusion. Always keep them  separate to ensure that the manuscript flows  logically from one secWon to the next. 

•  Hypothesis and objecWves must be clearly  remarked at the end of the introducWon. 

•  Expressions such as "novel," "first Wme,"  "first ever," and "paradigm‐changing" are not  preferred. Use them sparingly. 

Step 7: Write the Abstract 

•  The abstract tells prospecWve readers what  you did and what the important findings in  your research were. Together with the Wtle,  it's the adverWsement of your arWcle. Make it  interesWng and easily understood without  reading the whole arWcle.  Avoid using  jargon, uncommon abbreviaWons and  references. 

•  Must be accurate, using the words that  convey the precise meaning of your  research. The abstract provides a short  descripWon of the perspecWve and purpose  of your paper. It gives key results but 

minimizes experimental details. It is very  important to remind that the abstract offers  a short descripWon of the interpretaWon/ conclusion in the last sentence. 

•  A clear abstract will strongly influence  whether or not your work is further  considered. 

•  However, the abstracts must be keep as brief  as possible. Just check the 'Guide for authors'  of the journal, but normally they have less  than 250 words.  

In an abstract, the two whats are essenWal.  Here's an example: 

•  What has been done? "In recent years,  several …" 

•  What are the main findings? "The results  show the response of the..." 

Step 8: Compose a concise and descripWve 

Wtle 

•

 

The Wtle must explain what the paper 

is broadly about. It is first (and 

probably only) opportunity to amract 

the reader's amenWon. In this way, 

remember that the first readers are 

the Editor and the referees. Also, 

readers are the potenWal authors 

who will cite your arWcle, so the first 

impression is powerful! 

•

 

We are all flooded by publicaWons, 

and readers don't have Wme to read 

all scienWfic producWon. They must 

be selecWve, and this selecWon ojen 

comes from the Wtle. 

•

 

Reviewers will check whether the 

Wtle is specific and whether it reflects 

the content of the manuscript. 

Editors hate Wtles that make no sense 

or fail to represent the subject mamer 

adequately. Hence, keep the Wtle 

informaWve and concise (clear, 

descripWve, and not too long). 

•

 

Avoid technical jargon and 

abbreviaWons, if possible. This is 

because you need to amract a 

readership as large as possible. 

Dedicate some Wme to think about 

the Wtle and discuss it with your co‐

authors. 

Example 1

 

• 

Original Ltle:

 Preliminary observaWons on the effect of salinity on benthic 

community distribuWon within a estuarine system, in the North Sea 

• 

Revised Ltle:

 Effect of salinity on benthic distribuWon within the Scheldt estuary 

(North Sea) 

• 

Comments:

 Long Wtle distracts readers. Remove all redundancies such as "studies 

on," "the nature of," etc. Never use expressions such as "preliminary." Be precise. 

 

Example 2

 

• 

Original Ltle:

 AcWon of anWbioWcs on bacteria 

• 

Revised Ltle:

 InhibiWon of growth of Mycobacterium tuberculosis by streptomycin 

• 

Comments:

 Titles should be specific. Think about "how will I search for this piece 

of informaWon" when you design the Wtle. 

 

Example 3

 

• 

Original Ltle:

 FabricaWon of carbon/CdS coaxial nanofibers displaying opWcal and 

electrical properWes via electrospinning carbon 

• 

Revised Ltle:

 Electrospinning of carbon/CdS coaxial nanofibers with opWcal and 

electrical properWes 

• 

Comments:

 "English needs help. The Wtle is nonsense. All materials have 

properWes of all varieWes.  You could examine my hair for its electrical and opWcal 

properWes! You MUST be specific. I haven't read the paper but I suspect there is 

something special about these properWes, otherwise why would you be reporWng 

them?" – the Editor‐in‐Chief. 

Step 9: Select keywords for indexing 

•

 

Keywords are used for indexing 

your paper. They are the label of 

your manuscript. It is true that 

now they are less used by 

journals because you can search 

the whole text. However, when 

looking for keywords, avoid 

words with a broad meaning and 

words already included in the 

Wtle. 

•

 

Some journals require that the 

keywords are not those from the 

journal name, because it is 

implicit that the topic is that. For 

example, the journal 

Soil Biology 

& Biochemistry

 requires that the 

word "soil" not be selected as a 

keyword. 

•

 

Only abbreviaWons firmly 

established in the field are 

eligible (e.g., TOC, CTD), avoiding 

those which are not broadly used 

(e.g., EBA, MMI). 

•

 

Again, check the Guide for 

Authors and look at the number 

of keywords admimed, label, 

definiWons, thesaurus, range, and 

other special requests. 

Step 10: Write the Acknowledgements 

•

 

Here, you can thank people who 

have contributed to the 

manuscript but not to the extent 

where that would jusWfy 

authorship. For example, here 

you can include technical help 

and assistance with wriWng and 

proofreading. Probably, the most 

important thing is to thank your 

funding agency or the agency 

giving you a grant or fellowship. 

•

 

In the case of European projects, 

do not forget to include the grant 

number or reference. Also, some 

insWtutes include the number of 

publicaWons of the organizaWon, 

e.g., "This is publicaWon number 

657 from AZTI‐Tecnalia." 

Step 11: Write up the References 

•  Typically, there are more mistakes in the  references than in any other part of the  manuscript. It is one of the most annoying  problems, and causes great headaches  among editors. Now, it is easier since to  avoid these problem, because there are  many available tools.  •  In the text, you must cite all the scienWfic  publicaWons on which your work is based.  But do not over‐inflate the manuscript with  too many references – it doesn't make a  bemer manuscript! Avoid excessive self‐ citaWons and excessive citaWons of  publicaWons from the same region.  •  Minimize personal communicaWons, do not  include unpublished observaWons,  manuscripts submimed but not yet accepted  for publicaWon, publicaWons that are not  peer reviewed, grey literature, or arWcles not  published in English.  •  You can use any sojware, such as  EndNote or Mendeleyto format and include  your references in the paper. Most journals  have now the possibility to download small  files with the format of the references,  allowing you to change it automaWcally. Also,  ElsevIer Your Paper Your Way program 

waves strict formasng requirements for the  iniWal submission of a manuscript as long as  it contains all the essenWal elements being  presented here.  •  Make the reference list and the in‐text  citaWon conform strictly to the style given in  the Guide for Authors. Remember that  presentaWon of the references in the correct  format is the responsibility of the author, not  the editor. Checking the format is normally a  large job for the editors. Make their work  easier and they will appreciate the effort. 

7 Steps to Publishing  

in a ScienWfic Journal 

1. Do not rush submi_ng  

your arLcle for publicaLon.

 

• 

Scholars should start wriWng during 

the early stages

 of their research. 

This secret does not entail submisng 

your manuscript for publicaWon the 

moment you have crajed its 

conclusion. Authors someWmes rely 

on the fact that they will always have 

an opportunity to address their 

work’s shortcomings ajer the 

feedback received from the journal 

editor and reviewers has idenWfied 

them. 

• 

A proacLve approach and a_tude 

will reduce the chance of rejecLon 

and disappointment

. A logical flow of 

acWviWes dominates every research 

acWvity and should be followed for 

preparing a manuscript as well. Such 

acWviWes include carefully re‐reading 

your manuscript at different Wmes 

and perhaps at different places. 

• 

Re‐reading is essenLal in the 

research field

 and helps idenWfy the 

most common problems and 

shortcomings in the manuscript, 

which might otherwise be 

overlooked. Second, it very helpful to 

share my manuscripts with our 

colleagues and other researchers in 

my network and to request their 

2. Select an appropriate publicaLon 

outlet.

 

•

 

Ask colleagues about the most 

appropriate journal to submit my 

manuscript to; finding the right 

journal for your arWcle can 

dramaWcally improve the chances of 

acceptance and ensure it reaches 

your target audience. 

•

 

Elsevier provides an innovaWve 

Journal Finder 

search facility on its 

website. Authors enter the arWcle 

Wtle, a brief abstract and the field of 

research to get a list of the most 

appropriate journals for their arWcle. 

For a full discussion of how to select 

an appropriate journal see Knight and 

Steinbach (2008). 

•

 

Less experienced scholars someWmes 

choose to submit their research work 

to two or more journals at the same 

Wme. Research ethics and policies of 

all scholarly journals suggest that 

authors should submit a manuscript 

to only one journal at a Wme. Doing 

otherwise can cause embarrassment 

and lead to copyright problems for 

the author, the university employer 

and the journals involved. 

3. Read the aims and scope and author 

guidelines of your target journal carefully.

 

•  Once we have read and re‐read your 

manuscript carefully several Wmes, received 

feedback from your colleagues, and  idenWfied a target journal, the next 

important step is to read the aims and scope  of the journals in your target research area.  Doing so will improve the chances of having  your manuscript accepted for publishing.  

•  Another important step is to download and 

absorb the author guidelines and ensure  your manuscript conforms to them. Some  publishers report that one paper in five does  not follow the style and format requirements  of the target journal, which might specify  requirements for figures, tables and  references.  •  RejecWon can come at different Wmes and in  different formats. For instance, if your  research objecWve is not in line with the aims  and scope of the target journal, or if your  manuscript is not structured and formamed  according to the target journal layout, or if  your manuscript does not have a reasonable  chance of being able to saWsfy the target  journal’s publishing expectaWons, the  manuscript can receive a desk rejecWon from  the editor without being sent out for peer  review.   •  Desk rejecWons can be disheartening for  authors, making them feel they have wasted  valuable Wme and might even cause them to  lose enthusiasm for their research topic. Sun  and Linton (2014), Hierons (2016) and Craig  (2010) offer useful discussions on the subject  of “desk rejecWons.” 

4. Make a good first impression with your 

Ltle and abstract.

 

•

 

The Wtle and abstract are 

incredibly important 

components of a manuscript 

as they are the first elements a 

journal editor sees. I have 

been fortunate to receive 

advice from editors and 

reviewers on my submissions, 

and feedback from many 

colleagues at academic 

conferences, and this is what 

we’ve learned: 

•

 

The Ltle 

should summarize 

the main theme of the arWcle 

and reflect your contribuWon 

to the theory. 

•

 

The abstract

 should be crajed 

carefully and encompass the 

aim and scope of the study; 

the key problem to be 

addressed and theory; the 

method used; the data set; 

key findings; limitaWons; and 

implicaWons for theory and 

pracWce. 

5. Have a professional ediWng firm copy‐edit (not just 

proofread) our manuscript (the main text, list of 

references, tables and figures) 

•  The key characterisWc of scienWfic wriWng is 

clarity. Before submisng a manuscript for  publicaWon, it is highly advisable to have a  professional ediWng firm copy‐edit your  manuscript. An arWcle submimed to a peer‐ reviewed journal will be scruWnized criWcally  by the editorial board before it is selected for  peer review. According to a 

staWsWc shared by Elsevier, between 30  percent and 50 percent of arWcles submimed  to Elsevier journals are rejected before they  even reach the peer‐review stage, and one of  the top reasons for rejecWon is poor 

language.  

•  A properly wrimen, edited and presented  text will be error free and understandable  and will project a professional image that will  help ensure your work is taken seriously in  the world of publishing. On occasion, the  major revisions conducted at the request of  a reviewer will necessitate another round of  ediWng. 

•  Authors can facilitate the ediWng of their  manuscripts by taking precauWons at their  end. These include proofreading their own  manuscript for accuracy and wordiness  (avoid unnecessary or normaWve  descripWons like “it should be noted here”  and “the authors believe) and sending it for  ediWng only when it is complete in all  respects and ready for publishing.  

•  Professional ediWng companies charge hejy  fees, and it is simply not financially viable to  have them conduct mulWple rounds of  ediWng on your arWcle. ApplicaWons like the  spelling and grammar checker in Microsoj  Word or Grammarly are certainly worth  applying to your arWcle, but the benefits of  proper ediWng are undeniable. For more on  the difference between proofreading and  ediWng, see the  descripWon in Elsevier’s WebShop.  

6. Submit a cover lePer with the 

manuscript.

 

•

 

Never underesWmate the importance 

of a cover lemer addressed to the 

editor or editor‐in‐chief of the target 

journal. A “meet the editors” session 

revealed that many submissions do 

not include a covering lemer, but the 

editors‐in‐chief present, who 

represented renewed and ISI‐indexed 

Elsevier journals, argued that 

the 

cover lemer gives authors an 

important opportunity to convince 

them that their research work is 

worth reviewing

. 

•

 

Accordingly, the content of the cover 

lemer is also worth spending Wme on. 

Some inexperienced scholars paste 

the arWcle’s abstract into their lemer 

thinking it will be sufficient to make 

the case for publicaWon; it is a 

pracWce best avoided.  

•

 

A good cover lePer first outlines the 

main theme of the paper; second, 

argues the novelty of the paper; and 

third, jusLfies the relevance of the 

manuscript to the target journal. I 

would suggest limiLng the cover 

lePer to half a page.  

• 

Peers and colleagues who read the 

arWcle and provided feedback

 before 

the manuscript’s submission should 

be acknowledged in the cover lemer. 

7. Address reviewer comments very 

carefully.

 

•

 

Editors and editors‐in‐chief usually 

couch the acceptance of a 

manuscript as subject to a “revise 

and resubmit” based on the 

recommendaWons provided by the 

reviewer or reviewers. 

•

 

Inexperienced scholars should 

understand a few key aspects of the 

revision process. 

First,

 it important to 

address the revisions diligently; 

second,

 is imperaWve to address all 

the comments received from the 

reviewers and avoid oversights; 

third,

 

the resubmission of the revised 

manuscript must happen by the 

deadline provided by the journal; 

fourth, the revision process might 

comprise mulWple rounds. 

•

 

The revision process requires two 

major documents. 

The first

 is the 

revised manuscript highlighWng all 

the modificaWons made following the 

recommendaWons received from the 

reviewers. 

The second

 is a lemer 

lisWng the authors’ responses 

illustraWng they have addressed all 

the concerns of the reviewers and 

editors. These two documents should 

be drajed carefully.  

Conclusion

 

•

 

Given the ever increasing number of 

manuscripts submimed for 

publicaWon, the process of preparing 

a manuscript well enough to have it 

accepted by a journal can be 

daunWng. High‐impact journals 

accept less than 

10 percent 

of the 

arWcles submimed to them, although 

the acceptance raWo for special 

issues or special topics secWons is 

normally over 

40 percent

.  

•

 

Scholars might have to resign 

themselves to having their arWcles 

rejected and then reworking them to 

submit them to a different journal 

before the manuscript is accepted. 

•

 

The advice offered here is not 

exhausWve but it’s also not difficult to 

implement. These recommendaWons 

require proper amenWon, planning 

and careful implementaWon; 

however, following this advice could 

help doctoral students and other 

scholars improve the likelihood of 

gesng their work published, and that 

is key to having a producWve, exciWng 

and rewarding academic career.  

References  

•

 

Cherish your own work – if you do 

not take care, why should the 

journal? 

•

 

There is no secret recipe for success 

– just some simple rules, dedicaWon 

and hard work. 

•

 

Editors and reviewers are all busy 

scienWsts, just like you. Make things 

easy to save them Wme. 

hmps://www.liebertpub.com/media/ pdf/English‐Research‐ArWcle‐WriWng‐ Guide.pdf 

hmps://www.elsevier.com/connect/7‐ steps‐to‐publishing‐in‐a‐scienWfic‐ journal 

hmps://www.elsevier.com/connect/7‐ steps‐to‐publishing‐in‐a‐scienWfic‐ journal 

hmps://www.elsevier.com/connect/ 11‐steps‐to‐structuring‐a‐science‐ paper‐editors‐will‐take‐seriously   

5. Have a professional ediWng firm copy‐edit (not just 

proofread) our manuscript (the main text, list of 

references, tables and figures) 

•  The key characterisWc of scienWfic wriWng is  clarity. Before submisng a manuscript for  publicaWon, it is highly advisable to have a  professional ediWng firm copy‐edit your  manuscript. An arWcle submimed to a peer‐ reviewed journal will be scruWnized criWcally  by the editorial board before it is selected for  peer review. According to a  staWsWc shared by Elsevier, between 30  percent and 50 percent of arWcles submimed  to Elsevier journals are rejected before they  even reach the peer‐review stage, and one of  the top reasons for rejecWon is poor  language.  

•  A properly wrimen, edited and presented  text will be error free and understandable  and will project a professional image that will  help ensure your work is taken seriously in  the world of publishing. On occasion, the  major revisions conducted at the request of  a reviewer will necessitate another round of  ediWng. 

•  Authors can facilitate the ediWng of their  manuscripts by taking precauWons at their  end. These include proofreading their own  manuscript for accuracy and wordiness  (avoid unnecessary or normaWve  descripWons like “it should be noted here”  and “the authors believe) and sending it for  ediWng only when it is complete in all  respects and ready for publishing.  

•  Professional ediWng companies charge hejy  fees, and it is simply not financially viable to  have them conduct mulWple rounds of  ediWng on your arWcle. ApplicaWons like the  spelling and grammar checker in Microsoj  Word or Grammarly are certainly worth  applying to your arWcle, but the benefits of  proper ediWng are undeniable. For more on  the difference between proofreading and  ediWng, see the  descripWon in Elsevier’s WebShop.  

6. Submit a cover lePer with the 

manuscript.

 

•  Never underesWmate the importance  of a cover lemer addressed to the  editor or editor‐in‐chief of the target  journal. A “meet the editors” session  revealed that many submissions do  not include a covering lemer, but the  editors‐in‐chief present, who 

represented renewed and ISI‐indexed  Elsevier journals, argued that the  cover lemer gives authors an 

important opportunity to convince  them that their research work is  worth reviewing. 

•  Accordingly, the content of the cover  lemer is also worth spending Wme on.  Some inexperienced scholars paste  the arWcle’s abstract into their lemer  thinking it will be sufficient to make  the case for publicaWon; it is a 

pracWce best avoided.  

•  A good cover lePer first outlines the  main theme of the paper; second,  argues the novelty of the paper; and  third, jusLfies the relevance of the  manuscript to the target journal. I  would suggest limiLng the cover  lePer to half a page.  

•  Peers and colleagues who read the 

arWcle and provided feedback before  the manuscript’s submission should  be acknowledged in the cover lemer. 

7. Address reviewer comments very 

carefully.

 

•  Editors and editors‐in‐chief usually  couch the acceptance of a 

manuscript as subject to a “revise  and resubmit” based on the 

recommendaWons provided by the  reviewer or reviewers. 

•  Inexperienced scholars should 

understand a few key aspects of the  revision process. First, it important to  address the revisions diligently; 

second, is imperaWve to address all  the comments received from the 

reviewers and avoid oversights; third,  the resubmission of the revised 

manuscript must happen by the  deadline provided by the journal;  fourth, the revision process might  comprise mulWple rounds. 

•  The revision process requires two  major documents. The first is the  revised manuscript highlighWng all  the modificaWons made following the  recommendaWons received from the  reviewers. The second is a lemer  lisWng the authors’ responses 

illustraWng they have addressed all  the concerns of the reviewers and  editors. These two documents should  be drajed carefully.  

Conclusion

 

•  Given the ever increasing number of  manuscripts submimed for 

publicaWon, the process of preparing  a manuscript well enough to have it  accepted by a journal can be 

daunWng. High‐impact journals  accept less than 10 percent of the  arWcles submimed to them, although  the acceptance raWo for special 

issues or special topics secWons is  normally over 40 percent.  

•  Scholars might have to resign 

themselves to having their arWcles  rejected and then reworking them to 

submit them to a different journal 

before the manuscript is accepted. 

•  The advice offered here is not 

exhausWve but it’s also not difficult to  implement. These recommendaWons  require proper amenWon, planning  and careful implementaWon; 

however, following this advice could  help doctoral students and other  scholars improve the likelihood of  gesng their work published, and that  is key to having a producWve, exciWng  and rewarding academic career.  

References  

•

 

Cherish your own work – if you do 

not take care, why should the 

journal? 

•

 

There is no secret recipe for success 

– just some simple rules, dedicaWon 

and hard work. 

•

 

Editors and reviewers are all busy 

scienWsts, just like you. Make things 

easy to save them Wme. 

hmps://www.liebertpub.com/media/ pdf/English‐Research‐ArWcle‐WriWng‐

Guide.pdf 

hmps://www.elsevier.com/connect/7‐ steps‐to‐publishing‐in‐a‐scienWfic‐ journal 

hmps://www.elsevier.com/connect/7‐ steps‐to‐publishing‐in‐a‐scienWfic‐ journal 

hmps://www.elsevier.com/connect/ 11‐steps‐to‐structuring‐a‐science‐

paper‐editors‐will‐take‐seriously