DESAIN FORMULIR SURAT KETERANGAN MEDIS UNTUK KEPERLUAN ASURANSI DI RSUP Dr. KARIADI SEMARANG TAHUN 2016 - UDiNus Repository

1 A. Latar Belakang

Menurut Permenkes Nomor: 269/Menkes/PER/III/2008 rekam medis (RM) adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.(1)Disebutkan pula oleh Huffman, rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai apa, siapa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada siapa selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukenali (mengidentifikasi) pasien, membenarkan diagnosa dan pengobatan serta merekam hasilnya.(14)(15)Catatan-catatan tersebut tertuang dalam formulir yang didesain secara khusus sesuai dengan kebutuhan pemakainya.

Rekam medis mempunyai nilai guna Administrasi, Hukum, Keuangan, Riset, Pendidikan, Dokumentasi. Selain itu rekam medis juga harus menjadi dokumen yang Akurat, Informatif dan dapat dipertanggung jawabkan.(3)Diharapkan dengan penulisan rekam medis yang baik, benar dan lengkap dapat membantu proses klaim asuransi pasien, sesuai dengan nilai guna tersebut di atas yaitu secara finansial.

Seiring dengan perkembangan zaman dan meningkatnya taraf hidup, tingkat pendidikan serta kesadaran masyarakat untuk hidup sehat, membuat masyarakat untuk menjadi peserta asuransi kesehatan. Bahkan tak jarang satu orang memiliki berbagai macam polis asuransi kesehatan yang

berbeda. Hal ini mengakibatkan klaim asuransi di rumah sakit meningkat. Dalam satu bulan terdapat kurang lebih 60 hingga 70 asuransi kesehatan yang diklaimkan di RSUP Dr.Kariadi Semarang.(10)

Masalah yang ditemui petugas rekam medis dalam pengisian formulir asuransi kesehatan yang diklaimkan tersebut memiliki berbagai format formulir yang berbeda-beda atau variatif dan tidak ada format baku. Akibatnya petugas rekam medis harus menyesuaikan pengisian form tersebut sesuai dengan isi / catatan yang tertuang dalam dokumen rekam medis.

Dalam satu formulir asuransi terkadang terdapat lima hingga tujuh lembar formulir yang harus diisikan oleh petugas rekam medis. Akibatnya dalam pengisian formulir asuransi menghabiskan banyak waktu dan tenaga.Selain itu terjadi pengulangan pengisian antara formulir asuransi yang satu dengan yang lain. Hal ini membutuhkan waktu pengisian yang lebih lama.

Masih ada dokumen rekam medis tidak lengkap pengisiannya / penulisannya yang sulit terbaca sehingga menyulitkan petugas dalam mengisi formulir asuransi.

Formulir merupakan alat yang penting untuk menjalankan organisasi karena bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya kegiatan, merekam data pelayanan untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan dan sebagai alat komunikasi.(6)Dengan adanya formulir asuransi yang terisi dengan baik diharapkan dapat menjadi alat komunikasi yang baik pula antara pihak

pelayanan kesehatan dan pihak asuransi serta memberikan manfaat finansial kepada pasien atau masyarakat pengguna pelayanan kesehatan.

Rekam medis sebagai dokumen memiliki sejarah medis seseorang, karena isinya menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.(7)

Oleh karena itu, peneliti berpikir untuk menganalisa formulir asuransi yang diajukan di RSUP dr. Kariadi Semarang serta merealisasikan ide yang pernah digagas oleh Kepala Instalasi Rekam Medis terdahulu, yaitu dengan membuat sebuah formulir yang dapat merangkum semua pertanyaan item pengisian untuk semua asuransi kesehatan.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka perumusan masalah yang diangkat pada Laporan Tugas Akhir ini adalah “Desain seperti apakah yang sesuai untuk formulir surat keterangan medis untuk keperluan asuransi di RSUP dr. Kariadi Semarang tahun 2016 ?”

C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum

Adapun tujuan umum dari Laporan Tugas Akhir Desain Formulir Surat Keterangan Untuk Keperluan Asuransi di RSUP dr. Kariadi Semarang Tahun 2016 adalah merancang sebuah formulir yang dapat memfasilitasi seluruh item pengisian form yang diajukan pihak asuransi untuk keperluan klaim.

2. Tujuan Khusus

Adapun tujuan khusus Laporan Tugas Akhir Desain Formulir Surat Keterangan Medis Untuk Keperluan Asuransi di RSUP dr. Kariadi Semarang Tahun 2016 adalah :

1. Mengetahui jenis-jenis formulir yang digunakan untuk masing-masing pihak asuransi.

2. Mengelompokkan item pengisian yang dibutuhkan oleh masing-masing pihak asuransi.

3. Mengidentifikasi kebutuhan terhadap item pengisian yang baru. 4. Mengidentifikasi tentang cara mengisi formulir.

5. Mengidentifikasi hambatan dalam pengisian form asuransi saat ini. 6. Merancang Formulir Surat Keterangan Untuk Keperluan Asuransi di

RSUP dr. Kariadi Semarang menurut aspek fisik, anatomik dan isi

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi RSUP dr. Kariadi Semarang

Memperoleh masukan tentang formulir yang dapat memfasilitasi seluruh pertanyaan yang diajukan pihak asuransi untuk keperluan klaim.

2. Bagi Institusi Pendidikan

Memperkaya teori dan praktik dalam ilmu rekam medis dan informasi kesehatan khususnya desain formulir.

3. Bagi Peneliti

Dapat menganalisa dan memecahkan masalah yang timbul atau terjadi di RSUP dr. Kariadi Semarangyaitu kendala yang ditemui petugas rekam medis dalam pengisian formulir asuransi.

E. Ruang Lingkup

1. Lingkup Penelitian

Penelitian ini termasuk dalam lingkup ilmu rekam medis dan informasi kesehatan

2. Lingkup Materi

Lingkup materi yang diambil dari penelitian ini adalah manajemen dan informasi kesehatan khususnya desain formulir asuransi di RSUP dr. Kariadi Semarang.

3. Lingkup Lokasi

Penelitian ini dilakukan di Instalasi Rekam Medis dan tempat penerimaan pengajuan pengisian formulir asuransi yaitu di Sub. Bagian Tata Usaha RSUP Dr.Kariadi Semarang.

4. Lingkup Metode

Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan cross sectional.

5. Lingkup Objek / Sasaran

Objek atau sasaran penelitian adalah formulir asuransi dari berbagai pihak asuransi yang mengajukan permohonan keterangan medis pada RSUP dr. Kariadi Semarang tahun 2016

6. Lingkup Waktu

Penelitian ini dilakukan mulai bulan Maret hingga bulan Juni 2016.

F. Keaslian Penelitian

Peneliti belum menemukan penelitian sejenis yang diunggah pada situs internet. Sehingga diharapkan dengan adanya laporan tugas akhir tentang desain formulir surat keterangan medis untuk keperluan asuransi di RSUP dr. Kariadi Semarang Tahun 2016 ini dapat menambah pengetahuan dan masukan tentang formulir yang dapat ditambahkan / dilampirkan pada dokumen rekam medis.

No Judul Institusi Penyusun Hasil Penelitian 1. Analisis Desain

Formulir Ringkasan Keluar / Resume (RM12) Di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum

Semarang Periode 2015

Fakultas Kesehatan Universitas Dian

Nuswantoro Semarang

Henrico Dwi Septiyawan

a. Aspek Fisik :

Menggunakan kertas 70 gram warna biru berbentuk persegi panjang ukuran P=29 cm, L=22 cm

b. Aspek Anatomik :

Menurut responden, judul sudah menunjukkan penjelasan tentang isi

formulir sehingga tidak membutuhkan penjelasan lagi.

c. Aspek Isi :

Tidak perlu penambahan butir data dan pada terminologi tidak perlu penjelasan lebih lanjut. 2. Analisis Desain

Formulir Lembar Masuk & Keluar / RSIA Gunung Sawo Semarang Tahun 2013

Fakultas Kesehatan Universitas Dian

Nuswantoro Semarang

Yonathan Rendra Saputra

a. Aspek Fisik :

Bahan belum sesuai. Bahan yang digunakan adalah kertas HVS 70 gram menyebabkan kertas mudah robek. b. Aspek Anatomik :

tidak terdapat nomor revisi. Tidak terdapat instruction untuk memudahkan dalam pengisian data. Body belum dikelompokkan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan margin kiri terlalu sempit yaitu 0,7 cm menyebabkan informasi

data kerap hilang jika formulir dilubangi untuk dimasukkan ke dalam map.

c. Aspek Isi :

Kelengkapan butir data dan terminologi sudah sesuai teori.

3. Analisis Desain Formulir Laporan Operasi ( RM 22 ) Di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama

Semarang Tahun 2012.

Fakultas Kesehatan Universitas Dian

Nuswantoro Semarang

Agung Dwi Putranto

a. Aspek Fisik :

Bahan, bentuk, ukuran dan warna. Bahan perlu

diganti yaitu

menggunakan kertas HVS 80 gram karena formulir tersebut diabadikan dan ukuran perlu diganti yakni menggunakan kertas ukuran A4 sehingga sama dengan formulir lain dan folder DRM.

b. Aspek Anatomik :

Headingperlu dicantumkan

nomor revisi dan tahun terbit pada kanan bawah.

pada instruction perlu adanya instruksi cara pengisian. Body yakni margin kiri perlu ditambahkan 1,3 cm karena sebagai daerah lubang penahan kertas

sehinga akan

mempengaruhi kejelasan tulisan. Close perlu adanya nama dan tanda tangan dokter sebagai bukti otentikasi.

c. Aspek Isi :

Butir data yang ada hanya perlu menambahkan butir data jenis kelamin

4. Analisis Desain Formulir Laporan Operasi Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Karanganyar Tahun 2012.

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Mitra Husada Karanganyar

Sofiana Kusniya H

a. Aspek Fisik :

bentuk, ukuran, bahan formulir yang digunakan masih menggunakan kertas buram, dan warna kecoklatan.

b. Aspek Anatomik :

identitas organisasi yang lengkap,

introduction(pendahuluan),

instruction (perintah),

masih perlu

menambahkan instruction “beri tanda (√)”.

5. Analisa Desain Formulir

Ringkasan Asuhan

Keperawatan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum

Semarang Periode 2013

Fakultas Kesehatan Universitas Dian

Nuswantoro Semarang

Febrillia Kristi Sari

a. Aspek Fisik :

Menggunakan kertas HVS 70 gram warna putih berbentuk persegi panjang ukuran P=29,5 cm, L=21,5 cm

b. Aspek Anatomik :

Menurut responden, formulir membutuhkan judul formulir, identitas rumah sakit, identitas formulir, instruksi check box pengisian pada body formulir dan margin. c. Aspek Isi :

Membutuhkan kolom meliputi : nama lengkap pasien, No. RM, alamat,

umur, agama, jenis kelamin, tanggal masuk, tanggal keluar, keadaan pasien selama dirawat, keadaan pasien keluar, tanda tangan dan nama terang perawat yang bertanggung jawab menangani pasien.

Spesifik perbedaan dengan kelima peneliti sebelumnya adalah tempat penelitian yang diambil yaitu di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang, RSIA Gunung Sawo Semarang, Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang dan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar sedangkan peneliti melakukan penelitian di RSUP dr. Kariadi Semarang. Selain itu kelima peneliti sebelumnya melakukan penelitian desain formulir yang sudah ada yaitu Formulir Ringkasan Keluar Masuk atau Lembar Keluar Masuk, Formulir Laporan Operasi dan Formulir Ringkasan Asuhan Keperawatan, sedangkan peneliti melakukan penelitian pada desain formulir yang belum pernah ada pada dokumen rekam medis yaitu Formulir Surat Keterangan Medis Untuk Keperluan Asuransi.

5. Lingkup Objek / Sasaran

Objek atau sasaran penelitian adalah formulir asuransi dari berbagai pihak asuransi yang mengajukan permohonan keterangan medis pada RSUP dr. Kariadi Semarang tahun 2016

6. Lingkup Waktu

Penelitian ini dilakukan mulai bulan Maret hingga bulan Juni 2016.

F. Keaslian Penelitian

Peneliti belum menemukan penelitian sejenis yang diunggah pada situs internet. Sehingga diharapkan dengan adanya laporan tugas akhir tentang desain formulir surat keterangan medis untuk keperluan asuransi di RSUP dr. Kariadi Semarang Tahun 2016 ini dapat menambah pengetahuan dan masukan tentang formulir yang dapat ditambahkan / dilampirkan pada dokumen rekam medis.

No Judul Institusi Penyusun Hasil Penelitian 1. Analisis Desain

Formulir Ringkasan Keluar / Resume

(RM12) Di

Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum

Semarang Periode 2015

Fakultas Kesehatan Universitas Dian

Nuswantoro Semarang

Henrico Dwi Septiyawan

a. Aspek Fisik :

Menggunakan kertas 70 gram warna biru berbentuk persegi panjang ukuran P=29 cm, L=22 cm

b. Aspek Anatomik :

Menurut responden, judul sudah menunjukkan penjelasan tentang isi

formulir sehingga tidak membutuhkan penjelasan lagi.

c. Aspek Isi :

Tidak perlu penambahan butir data dan pada terminologi tidak perlu penjelasan lebih lanjut. 2. Analisis Desain

Formulir Lembar Masuk & Keluar / RSIA Gunung Sawo Semarang Tahun 2013

Fakultas Kesehatan Universitas Dian

Nuswantoro Semarang

Yonathan Rendra Saputra

a. Aspek Fisik :

Bahan belum sesuai. Bahan yang digunakan adalah kertas HVS 70 gram menyebabkan kertas mudah robek. b. Aspek Anatomik :

tidak terdapat nomor revisi. Tidak terdapat instruction untuk memudahkan dalam pengisian data. Body belum dikelompokkan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan margin kiri terlalu sempit yaitu 0,7 cm menyebabkan informasi

data kerap hilang jika formulir dilubangi untuk dimasukkan ke dalam map.

c. Aspek Isi :

Kelengkapan butir data dan terminologi sudah sesuai teori.

3. Analisis Desain Formulir Laporan Operasi ( RM 22 ) Di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama

Semarang Tahun 2012.

Fakultas Kesehatan Universitas Dian

Nuswantoro Semarang

Agung Dwi Putranto

a. Aspek Fisik :

Bahan, bentuk, ukuran dan warna. Bahan perlu

diganti yaitu

menggunakan kertas HVS 80 gram karena formulir tersebut diabadikan dan ukuran perlu diganti yakni menggunakan kertas ukuran A4 sehingga sama dengan formulir lain dan folder DRM.

b. Aspek Anatomik :

Headingperlu dicantumkan nomor revisi dan tahun terbit pada kanan bawah. Introduction sudah sesuai,

pada instruction perlu adanya instruksi cara pengisian. Body yakni margin kiri perlu ditambahkan 1,3 cm karena sebagai daerah lubang penahan kertas

sehinga akan

mempengaruhi kejelasan tulisan. Close perlu adanya nama dan tanda tangan dokter sebagai bukti otentikasi.

c. Aspek Isi :

Butir data yang ada hanya perlu menambahkan butir data jenis kelamin

4. Analisis Desain Formulir Laporan Operasi Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Karanganyar Tahun 2012.

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Mitra Husada Karanganyar

Sofiana Kusniya H

a. Aspek Fisik :

bentuk, ukuran, bahan formulir yang digunakan masih menggunakan kertas buram, dan warna kecoklatan.

b. Aspek Anatomik :

identitas organisasi yang lengkap,

introduction(pendahuluan), instruction (perintah),

masih perlu

menambahkan instruction “beri tanda (√)”.

5. Analisa Desain Formulir

Ringkasan Asuhan

Keperawatan di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum

Semarang Periode 2013

Fakultas Kesehatan Universitas Dian

Nuswantoro Semarang

Febrillia Kristi Sari

a. Aspek Fisik :

Menggunakan kertas HVS 70 gram warna putih berbentuk persegi panjang ukuran P=29,5 cm, L=21,5 cm

b. Aspek Anatomik :

Menurut responden, formulir membutuhkan judul formulir, identitas rumah sakit, identitas formulir, instruksi check box pengisian pada body formulir dan margin. c. Aspek Isi :

Membutuhkan kolom meliputi : nama lengkap pasien, No. RM, alamat,

umur, agama, jenis kelamin, tanggal masuk, tanggal keluar, keadaan pasien selama dirawat, keadaan pasien keluar, tanda tangan dan nama terang perawat yang bertanggung jawab menangani pasien.

Spesifik perbedaan dengan kelima peneliti sebelumnya adalah tempat penelitian yang diambil yaitu di Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang, RSIA Gunung Sawo Semarang, Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang dan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar sedangkan peneliti melakukan penelitian di RSUP dr. Kariadi Semarang. Selain itu kelima peneliti sebelumnya melakukan penelitian desain formulir yang sudah ada yaitu Formulir Ringkasan Keluar Masuk atau Lembar Keluar Masuk, Formulir Laporan Operasi dan Formulir Ringkasan Asuhan Keperawatan, sedangkan peneliti melakukan penelitian pada desain formulir yang belum pernah ada pada dokumen rekam medis yaitu Formulir Surat Keterangan Medis Untuk Keperluan Asuransi.