perbekalan compatibility mode

Mengelola
Perbekalan Kantor
Konsep dan Prosedur
Orient asi J abat an Calon Karyawan Tet ap
Yayasan Universit as Ahmad Dahlan
Yogyakart a
25 J uni 2003
1

Mengapa Perbekalan Dikelola ?

 Penggunaan material:
– Kurang efisien
– Kurang tepat
– Terjadi pemborosan

 Kurang kesadaran akan nilai suatu material
 Administrasi tidak tertib:
–
–
–

–

Kegiatan Pengadaan
Kegiatan Penyimpanan
Penghapusan
Pengawasan
2

Pengertian Perbekalan

Perencanaan
Penentuan kebutuhan,
Pengadaan,
Material/
Penyimpanan,
AlatAlat
alat
Penyaluran dan
Pemeliharaan serta
Penghapusan

3

Mekanisme Pengelolaan
Perbekalan
Perencanaan

Penganggaran

Pengendalian

Residu

Penghapusan

Pengadaan

Penyimpanan

Pemelihaaraan

Penyaluran

Unit Kerja
4

Bagaimana Merencanakan Perbekalan
BEKAL
MEMADAI

TUJUAN
SUB UNIT

TUJUAN
UNIT

TUJUAN
LEMBAGA

RENCANA
BAHAN

HABIS
PAKAI

BAHAN
TIDAK
HABIS
PAKAI

BARANG
TETAP

PERTIMBANGAN:
AKTIVITAS
WAKTU
YG SDH ADA
UMUR

5

PROGRAM

LEMBAGA
(PERIODE WAKTU)

MERENCANAKAN
PERBEKALAN

Subbag

Bagian

Fakultas

Universitas

Kebutuhan
Subbag

Kumpulan
Kebutuhan
Subbag

Kebutuhan
Bagian

Kumpulan
Kebutuhan
Subbag

Kumpulan
Kebutuhan
Subbag
Kumpulan
Kebutuhan
Bagian
Kebutuhan
Fakultas
Kebutuhan
Universitas

Kumpulan
Kebutuhan

Bagian
Kebutuhan
Fakultas

Rencana
Kebutuhan
Periode
Tertentu

6

Tahap-Tahap
TahapPengelolaan Perbekalan
• Perencanaan, Penentuan Kebutuhan
dan Penganggaran
• Pengadaan
• Penyimpanan, Penyaluran dan
Pemeliharaan
• Penghapusan
• Pengendalian

7

Perencanaan dan
Penentuan Kebutuhan
•
•
•
•
•

Pembelian
Rehabilitasi
Dislokasi
Sewa
Pembuatan

Penganggaran
• Pembelian
• Perbaikan dan
Pemeliharaan

• Penyimpanan dan
Penyaluran
• Penelitian dan
Pengembangan
• Penyempurnaan
Administrasi Barang
• Pengawasan Barang
• Pendidikan dan
Latihan
8

Pengadaan
Pembuatan
Hibah

Perbaikan

Penukaran

Pembelian

Penyew aan

Peminjaman

9

Penyimpanan, Penyaluran
dan Pemeliharaan
• Penyimpanan:
– Pemilihan Lokasi
– Jenis dan Bentuk Barang/Bahan
– Pengaturan Ruang
– Prosedur/Sistem Penyimpanan
– Penggunaan alat bantu
– Pengamanan dan Keselamatan
10

• Penyaluran:
–

–
–
–
–

Proses Administrasi
Proses Penyampaian Berita
Proses Pengeluaran Fisik Barang/Bahan
Proses Angkutan
Proses Pembongkaran dan Pemuatan

• Pemeliharaan:
– Pencegahan (preventif)
– Perawatan Berkala (tenaga terdidik)
– Pemeliharaan oleh tanaga ahli terdidik dan
khusus
– Pemeliharaan oleh Unit Pemeliharaan Tertentu
– Rehabilitasi (Assembling)
11

Alasan:

Penghapusan
–

Cara Penghapusan:
Penghapusan:
– Pemanfaatan Langsung
– Pemanfaatan Kembali
– Pemindahan
– Hibah
– Penjualan/Pelelangan
– Pemusnahan

– Barang Hilang
Tidak Bermanfaat
– Surplus
– Tidak Bertuan
– Rampasan

12

Pengendalian
• Inventarisasi : kegiatan perolehan datadata perbekalan
• Pengawasan: Kegiatan menetapkan
ada/tidaknya deviasi-deviasi dari
perencanaan
• Evaluasi: Kegiatan memonitor, menilai
dan membentuk data-data perbekalan
yang diperlukan
13