Disusun oleh: Kelompok 17 DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT JENDRAL PENDIDIKAN MENENGAH DAN KEJURUAN PUSAT PENGEMBANGAN PENATARAN GURU (PPPG) KEJURUAN LEMBAGA PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN (LPMP) PROPINSI LAMPUNG 2006 KATA PENGANTAR - 8. modul mengel
Disusun oleh: Kelompok 17
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
DIREKTORAT JENDRAL PENDIDIKAN MENENGAH DAN KEJURUAN
PUSAT PENGEMBANGAN PENATARAN GURU (PPPG) KEJURUAN
LEMBAGA PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN (LPMP)
PROPINSI LAMPUNG
2006
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat ,taufik,
dan hidayahNya, sehingga modul ini dapat disusun dengan baik.
Modul ini pada dasarnya hanya membahas tentang system penjualan dalam suatu
perusahaan baik secara tunai maupun secara kredit. Sistem ini perlu diciptakan karena
untuk meningkatkan mutu pelayanan bagi para pelanggan/ konsumen dan juga untuk
menghindari penyelewengan yang ada dalam suatu perusahaan.
Penjualan Kredit memungkinkan volume penjualan meningkat. karena pembayarn
yang dilakukan masih di masa yang akan datang oleh konsumen, maka akan
menimbulkan piutang bagi perusahaan. Untuk menghindari adanya piutang yang tak
tertagih, maka pengelolaan dan pengawasan penjualan kredit harus secermat dan teliti.
Hal yang tidak terlepas dari system penjualan adalah adanya formulir atau dokumen
transasaksi. Dokumen yang biasa diperlukan dalam penjualan tunai adalah faktur
penjualan tunai, sedangkan dalam penjualan kredit adalah surat order pengiriman
dan faktur penjualan.
Modul ini masih sangat sederhana dan masih jauh dari sempurna, kritik dan saran
yang kostruktif senantiasa dinantikan.
Bandar Lampung, 24 Februari 2006
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
A.
DESKRIPSI
Setelah mempelajari modul ini, maka peserta diklat diharapkan dapat:
1.
Mempersiapkan data penglolaan order penjualan.
2.
Mengenal dan memahami dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam
pengelolaan oreder penjualan.
3.
Menguraikan prosedur penanganan order penjualan .
4.
Mampu memeriksa kebenaran dan keabsahan bukti transaksi .
5.
Menyiapkan dan mendistribusikan dokumenpengiriman dan faktur
penjualan.
6.
Membuat back order.
7.
Membuat laporan penjualan.
B.
PRASYARAT
Agar dapat mencapai tujuan di atas maka peserta diklat memahami:
1.
Standard Operating Prosedur ( SOP ) tentang pengelolaan order
penjualan yeng diterapkan perusahaan.
2.
Pengoperasian peralatan manual dan komputer.
3.
Menguasai Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang.
C.
PETUNJUK PENGGUNAN MODUL
1.
Modul ini memiliki alokasi waktu 40 jam yang terbagi dalam 4 sub
kompetensi.
2. Bacalah dengan cermat setiap informasi yang diberikan.
3. Kerjakan dengan teliti, rapid an bersih setiap latihan yang diberikan.
D.
TUJUAN AKHIR
Setelah memplajari modul ini dan mengikuti seluruh kegiatan belajarnya maka
kinerja yang diharapkan dapat dikuasai adalah :
1.
Menyediakan data transaksi pengelolaan order penjualan.
2.
Memahami dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan
order penjualan.
3.
Memahami prosedur penanganan order penjualan.
4.
Memahami pendistribusian dolumen pengiriman dan faktur penjualan.
5.
Mampu membuat Back Order
6.
Mampu membuat laporan penjualan.
E.
CEK KEMAMPUAN
Isilah pernyataan –pernyataan berikut ini dengan memberi tanda cek (V) pada
kolom jawaban yang sesuai !
JAWABAN
NO
PERNYATAAN
1.
Dapat mempersiapkan pengelolaan Order Penjualan
2.
Dapat memahami dokumen yang dibutuhkan dalam
oengelolaan order penjualan
Dapat menguraikan prosedur penanganan order
penjualan
Dapat mendistribusikan dokumen pengiriman dan
faktur penjualan
Dapat membuat back order
3.
4.
5.
6.
Mampu membuat laporan penjualan secara manual
maupun komputer.
BAB II
YA
TIDAK
PEMELAJARAN
1.
RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT
untuk memudahkan mempelajari modul ini, ikutilahpetunjuk/langkah-langkah
pemelajaran berikut ini.
Kompetensi
Sub Kompetensi
1.
2.
3.
4.
: Menglola Order Penjualan
:
Menerima dan memeriksa order dari pelanggan.
Menyiapkan dan mendistribusikan dokumen pengiriman
dan faktur penjualan.
Membuat Back Order.
4. Membuat laporan penjualan
NO JENIS
TANGGAL WAKTU TEMPAT ALASAN
TTD
KEGIATAN
BELAJAR PERUBAHN GURU
1.
Menyiapkan
pengelolaan
order penjualan
2.
Menguraikan
Prosedur
penanganan
order penjualan
3.
Mendistribusikan
dokumen
transaksi
dan
faktur penjualan
4.
Membuat back
order
5.
Membuat
laporan
penjualan
2. KEGIATAN PEMELAJARAN
MENGELOLA ORDER PENJUALAN
A. PENDAHULUAN
Penjualan sebagai salah satu kegiatan dalam perusahaan memerlukan suatu system
dan prosedur yang tepat, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan
efisien.
Dalam bab ini hanya akan menguraikan tentang system dan prosedur penjualan
barang sebagai berikut:
a. Prosedur Order Penjualan
b. Prosedur Penerimaan Kas
c. Prosedur Penyerahan Barang
d. Prosedur Pencatatan Kas
Jaringan prosedur yang membentuk system penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Order Penjualan
b. Prosedur Persetujuan Kredit
c. Prosedur Pengiriman Barang
d. Prosedur Penagihan
e. Prosedur Pencatatan Piutang
f. Prosedur Distribusi Penjualan
Unit organisasi yang terkait dalam system penjualan tunai adalah:
1. Bagian Order Penjualan
Bagian ini berfungsi menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan
tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan
pembayaran harga barang ke bagian kassa.
2. Bagian Kassa
Bagian ini berfungsi menerima pembayaran harga barang dari pembeli.
3. Bagian Gudang
Bagian ini berfungsi menumpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan
oleh pembeli, serta menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman.
4. Bagian Pengiriman Barang
Bagian ini berfungsi membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah
dibayar harganya kepada pembeli.
5. Bagian Jurnal Buku Besar dan Laporan
Bagian ini berfungsi mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan
membuat laporan penjualan.
Unit Organisasi yang terkait dalam system penjualan Kredit adalah:
1. Bagian Order Penjualan
Bagian ini berfungsi menerima surat order dari pembeli, ,mengedit order dari
langganan untuk menambah informasi yang belum ada pada surat order
tersebut (seperti spesifikasi baran dan rute pengiriman), meminta otorisasi
kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan
dikirim dan mengisi surat order pengiriman. Bagian ini juga berfungsi
membuat “ back order” pada saat diketahui tidak tersediannya pesediaan untuk
memenuhi order dari langganan.
2. Bagian Kredit
Bagian ini berada di bawah Departemen Keuangan yang fungsinya meneliti
status kredit langganan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada
langganan. Karena hampir semua penjualan perusahaan merupakan penjualan
kredit , maka sebelum order dari langganan dipenuhi, harus lebih dahulu
diperoleh otorisasi penjualan kredit dari Bagian Kredit. Jika penolakan kredit
seringkalai terjadi pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum bagian
order penjualan mengisi order penjualan.
3. Bagian Gudang
Berfungsi menyimpan barang dan menyiapakan barang yang dipesan oleh
pembeli serta menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman.
4. Bagian Pengiriman barang
Bagian ini berfungsi menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman
yang diterimanya dari bagian order penjualan. Bagian ini bertanggung jawab
untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada
otorisasi dari yang berwenang, dapat berupa urat order pengiriman yanag telah
ditanda tangani oleh Bagian Pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali
kepada pemasok.
5. Bagian Penagihan
Bagian ini berfungsi membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada
langganan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan
transaksi penjualan oleh bagian piutang, Bagian Kartu Persediaan dan Kartu
Biaya, Bagian Jurnal , Buku Besar dan laporan.
6. Bagian Piutang
Bagian ini berfungsi mencatat piutang dan mengirimkan faktur penjualan kredit
dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur.
7. Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya
Bagian ini berfungsi mencatat harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu
persediaan.
8. Bagian Jurnal dan Buku Besar dan Laporan
Bagian ini berfungsi mencatat transaksi penjualan kredit dalam jurnal
penjualan dan membuat laporan penjualan.
B. DOKUMEN YANG DIBUTUHKAN
1. Faktur Penjualan Tunai
Faktur ini diisi oleh Bagian Order Penjualan yang berfungsi sebagai pengatar
pembayarn oleh pembeli kepada bagian kasa. Tembusan faktur ini dikirimkan
oleh bagian order penjualan kebagian pengiriman barang sebagai perintah
penyerahan barang kepada pembeli yang telah melaksanakan pembayaran
harga barang kebagian kasa. Berikut ini contoh Faktur Penjualan Tunai:
PT. IBM
Jln. Manggis 20 Yogyakarta
FAKTUR PENJUALAN TUNAI
Nama
Pembeli
No.
Urt
Kode
Barang
Alamat
Nama
Barang
Tanggal
Satuan
Harga
Satuan
Nomor
Kuantitas
Jumlah Harga
Jumlah
Tanggal Tanda tangan
Nama
Pramunaga
No. Kode
Diserahkan
Dicatat Dlm
Jurnal
Dicatat
dalam
buku Pembantu
Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah:
1. Surat order Pengiriman dan Tembusannya
2. Faktur dan tembusannya
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan
kredit kepada langganan. Berikuti ini contoh surat order pengiriman:
PT. EKONOMI
Jln. Angkasa 25
Yogyakarta
SURAT ORDER PENGIRIMAN
Nomor
SOP
12654
Tanggal
Nomor order langganan
Tanggal
Pramuniaga
Terima kasih atas
order Saudara.
Harap memberi
tahu kami jika
terjadi kekurangan
pada barang
Dijual
Kepada
Dikirim
Kepada
Syarat FOB
No.
Urut
Rute Pengiriman yang diminta
Keterangan Barang
Satuan
Kuantitas
Tanggal
Pengiriman
Harga
Satuan
Total Harga
Jumlah
Bagian Pengiriman
Bagian Kredit
Berbagai Tembusan Surat Order pengiriman terdiri dari :
1. Surat Order Pengiriman
Bagian Order
Penjualan
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan
otorisasi kepada bagian pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah
dan spesifikansi seperti yang ada dalam dokumen.
2. Tembusan Kredit (Credit Copy)
Digunakan untuk memperoleh status kredit langganan dan untuk mendapatkan
otorisasi penjualan kredit dari bagian kredit.
3. Surat Pengakuan
Dokumen ini dikirim kan oleh Bagian Order Penjualan kepada langganan untuk
memberitahubahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
4. Surat Muat (Bill Of Lading)
Digunakan sebagai buktipenyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan
angkutan umum. Surat ini biasanya dibuat rangkap 3, 2 untuk perusahaan angkutan
umumdan 1 lembar untuk perusahaan setelah ada pengesahan dari perusahaan
angkutan umum.
5. Slip Pembungkus (packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan bagian
Penerimaan langganan mengidentifikasi barang-barang yang diterima.
6. Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke bagian Gudang untuk
menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum di dalamnya, agar
menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman dan untuk mencatat barang
yang dijual dalam karu gudang.
7. Arsip Pengawasan Pengiriman (Sales Order Follow Up Copy)
Merupakan tembusasn surat order pengiriman yang diarsipkan oleh bagian order
penjualan meurut tanggal pengiriman yang dijanjikan, Jika baigan order penjualan
telah menerima tembusan surat order pengiriman dari bagian pengiriman yang
merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang., arsip pengawasan
pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang
telah dipenuhi. Arsip pengawasan pengiriman merupakan sumber informasi untuk
membuat laporan mengenai pesanan langganan yang belum dipenuhi (orde
backlogs).
8. Arsip indek silang (Cross Index File Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik
menurut nama langganan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan
dari langganan mengenai status pesanannya.
FAKTUR PENJUALAN
PT EKONOMI
Jln. Angkasa 25
Yogyakarta
No. SOP
FAKTUR PENJUALAN
12654
Tanggal
Nomor order
langganan
Tanggal
Pramuniaga
Syarat
Kredit
Rute Pengiriman
Tanggal
Pengiriman
Kuantitas
Harga
Satuan
Dijual
Kepada
Dikirim
Kepada
Syarat
FOB
No.
Urut
Keterangan Barang
No. SOP
Satuan
Total Harga
*
Jumlah
Bagian
Pengiriman
1. Telah di oreder kembali
2. Persediaan habis
3. Sudah tidak diproduksi lagi
Bagian Kredit
Bagian
Penjualan
Order
Kepala Departemen Keuangan
Berbagai Tembusan Faktur Penjualan Terdiri dari:
1. Faktur Penjualan (Customers Copies)
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim pada langganan.
Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirm kepada langganan adalah
tergantung dari permintaan langganan.
2. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
Merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan kebagian piutang
sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam katu piutang.
3. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Merupakan tembusan yang dikirimkan kebagian jurnal dan buku besar sebagai
dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
4. Tembusan Analisis ( Analisis Copy)
Tembusan yang dikirim kebagian kartu persediaan dan kartu biaya sebagai
dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu
persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi
pramuniaga.
5. Tembusan Pramuniaga (Sales Person Copy)
Dikirmkan kepada pramuniaga untuk memberikan bahwa order dari langganan
yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkan menghitung
komisi penjualan yang menjadi haknya.
C. CATATAN AKUNTANSI
Catatan yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan tunai dan penjualan
kredit adalah:
1. Jurnal Penjualan
2. Jurnal Penerimaan Kas
3. Kartu Piutang
4. Kartu Persediaan
D. LAPORAN
Laporan yang dihasilkan dari system penjualan ini adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
Laporan Penjualan menurut jenis produk
Laporan penjualan menurut daerah pemasaran
Laporan Penjualan menurut besarnya order
Laporan penjualan menurut langganan
Pernyataan Piutang
E. BAGAN ALIR SISTEM PENJUALAN
Untuk memberikan gambaran system penjualan tunai dapat disajikan bagan alir
sebagai berikut:
Bagian Order Penjualan
Mula
i
Menerima
order
Membuat
FPT
1
FPT
VIA
PEMBELI
2
N
F. URAIAN KEGIATAN SISTEM PENJUALAN TUNAI
Bagian Order Penjualan
1. Menerima order dari pembeli
2. Mengisi Faktur penjualan tunai tiga lembar
3. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut :
- Lembar satu diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayan
kebagian kas
- Lembar dua dikirim kebagian gudang
- Lembar tiga bagian order penjualan menurut nomor urut faktur tersebut
Bagian kas
1. Menerima faktur penjualan tunain dari bagian order penjualan via pembeli.
2. Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan
tunai.
3. Mengoprasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas
4. Membubuhkan cap lunas di atas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita
register kas pada faktur tersebut
5. Menyerahkan faktur penjualan tunai dan vita register kas kepada pembeli
untuk kepentingan pengambilan barang kebagian pengiriman barang
Bagian Gudang
1. Menerima faktur penjualan tunai lembar dua dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai
3. MEncetak kwitansi barang yangb diserahkan kebagian pengiriman kedalam
kartu gudang
4. menyerahkan barang kebagian pengirman barang dengan faktur penjualan
tunai lembar kedua
Bagian pengiriman barang
1. Menerima Faktur penjualan tunai lembar dua bersama dengan barang dari
bagian gudang
2. Menerima faktur penjualan tunai lembar satud dilampiri dengan pita register
kas dari bagian kas via pembeli
3. Membandingkan faktur penjualan tunai lembar satu dengan faktur penjualan
tunai lembar dua ,dan memerikasa vita dan register kas untuk menentukan
apakah harga barang telah di bayar oleh pembeli
4. Menyerahkan barang kepada pembeli
5. Mendistribusiaka faktur penjualan tunai sebagai berikut :
- Lembar satu diserahkan kepada bagian jurnal ,buku besar ,dal laporan
dilampiri dengan vita register kas
- Lembar dua diserahkan kepada pembeli bersama dengan penyerahan barang
(sebagai slip pembungkus)
Bagian jurnal ,buku besar dan laporan
1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan vita register kas dari
bagian pengiriman barang
2. Mencatat faktur penjualan tunai dalam jurnal penjualan , dengan jurnal
sebagai berikut :
Penjualan tunai Rp, XXX
Hasil Penjualan
Rp, XXX
3. Mencatat faktur penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas dengan jurnal
sebagai berikut
Kas
Rp XXX
Penjualan tunai Rp XXX
4. Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri dengan register kas kebagian kartu
Persediaan dan kartu biaya
Bagian kartu persediaan dan kartu biaya
1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan vita register kas dan
bagian jurnal ,buku besar , dan laporan
2. Mencatat harga pokok penjualan dalam kartu persediaan atas dasar data
dalam faktur penjualan tunai
3. Mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan vita register kas
menurut nomor urut faktur penjualan tunai
G. URAIAN KEGITAN SYSTEM PENJUALAN KREDIT
Bagian order penjualan
1. Menerima surat order dari langganan
2. Mengisi order pengiriman sebayak 8 lembardan mendistribusikanya ke :
Lembar 1 merupakan surat order pengiriman yang diserahkan kebagian
gudang untuk menuyipkan barang yang pesan oleh pelanggan
Lembar 2 merupakan surat muat (bill of lading ) yang dipakai sebagi bukti
penyerahan barang kepada perusahaan angkutan umum .
Lembar 3 Surat order pengiriman merupakan surat muat yang dimintakan
tanda tangan dari perusahaan angkutan umum untuk kemudian dilampirkan
pada surat order pengiriman yang dipakai sebagi dasar pembuatan faktur
penjualan .Lembar ini merupakan surat muat yang diberikan kepada
perusahaan angkutan umum sebagai surat penyerahan barang
Lembar 4 merupakan perintah pengiriman kepda bagian pengiriman barang
Lembar 5 Merupakan slip pembugkus ( Packing slip)
Lembar 6 merupakan surat pengakuan (anknowledgement copy) yang
dikirimkan kepada pembeli yang berisi peryataan telah diterma pesanan dari
langganan
Lembar 7 Merupakan tembusan kredit yang dikirim kebagian kredit untuk
meminta otorisasi penjualan kredit
Lembar 8 Merupakan tembusan indek silang yang disimpan menurut abjad
untuk melayani pertanyaan dari pelanggan.
Lembar 9 Merupakan tembusan pengawasan pengirman (sales order follow uf
cofy) yang diarsipkan menurut tanggal pengiriman yang direncanakan .
3. Menerima otorisasi kridit (Lembar 7) dari bagian kridit
4. Menyiapkan surat order dri langganan dan surat order pengiriman lembar 7
Kedalam arsip pengawasan pengiriman ,bersama dengan surat order pengiriman
Lembar 8.
5. Menerima surat order pengiman lembar 1 dan 2(surat muat dari pengiman baran
barang setelah bagian ini mengirimka barang kepelanggan
6. Mencatat tanggal pengiriman dan jumlah barang yang dikirim dalam surat order
pengiriman lembar 9 (arsip pengawasan pengiriman)dan mindahkan surat
order pengiriman lembar 9 kearsip order yang telah dipenui(filed order file)
7. Mengirimkan surat order pengiriman lembar 1 dan 2 kebagian penagian .
Bagian kridit
1. Menerima surat order pengiriman lembar 7 dari bagian order penjualan
2. Memeriksa setatus kredit pelanggan
3. Memberi otorisasi penjualan kredit kepada tembusan kredit
4. Menyerahkan kembali surat order pengiriman tersebut pada bagian order
penjualan
Bagian gudang
1. Menerima surat order pengiriman lembar 1 dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan jenis dan jumlah barang sesuai dengan yang tercantum dalam
surat order pengiriman lembar 1
3. Mencatat surat order pengiriman kedalam kartu gudang
4. Menyerahkan barang kebagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan
surat orderpengiriman lembar 1
Bagian pengiriman barang
1. Menerima order pengiriman lembar 2 dan 3 (bill of lading) lembar 4 (untuk
arsip bagian pengiriman barang)dan lembar 5 (slip pembungkus)
2. Menerima surat order pengiriman lembar 1 daribagian gudang bersama
dengan pengiriman barang)
3. Membungkus barang dan menempelkan surat order pengiriman lembar 5
sebagai slip pembungkus
4. menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan umum disertai dengan surat
muat (surat order pengiriman lembar 3)
5. Meminta tanda tangan penerima baranga pada surat muat ( surat order
pengiriman lembar 2 ) dari perusahaan angkutan umum
6. Mendistribusikan surat order pengiriman:
1.Diserahkan kebagian order penjualan dlm perjalananya menuju bagian
penagihan untuk memberitahukan pelaksanaan pengiriman
2. Merupakan surat muat yang diserahkan kepada perusahan angkutan umum
3. Merupakan arsip begian pengiriman barang
4. Merupakan slip pembungkusan yang di tempelkan pada pembungkus
Barang
Bagian Penagihan
1. Menerima surat order pengiriman lembar 1dan 2 (surat muat) dari begian
pengiriman via bagia order penjualan
2. Membuat faktur penjualan 5 lembar dan mendistribusikan :
Lembar 1 : Merupakan customer copy yang dikirin ke laganan
Lembar 2 : Merupakan tembusan piutang yang dikirimkebagian piutang
(dilampirkan surat order pengiriman lembar1 dan surat muat) untuk
pencatatan kartu piutang dalam kartu piuyang
Lembar 3 : Merupak tembusan jurnal yang dikirim ke bagian jurnal buku
buku besar dan laporan untuk kepentingan pencatatan
Lembar 4 : Merupakan tembusan analisisnyang dikirim kebagianpersediaan
dan biaya untuk mencatat harga pokok penjualan
Lembar 5 : Merupakan tembusan pramuniaga yang dikirim kepada
pramuniaga untuk keperluan perhitungan komisi penjualan.
Bagian Piutang
1. Menerima faktur penjualan lembar 2 dan surat order pengiriman lembar 1 dan
2 (surat muat) dari bagian penagian
2. Mencatat faktur penjualan lembar 2 ke dlm kartu piutang
3. Mengarsipkan faktur penjualan lembar 2 dan surat order pengiriman barang
lembar 1 dan 2 (surat muat) menurut nm faktur
Bagian jurnal buku besar dan laporan
1. Menerima faktur penjualan lembar 3 dari bagian penagian
2. menctt faktur penjualanlembar 3 ke dalam jurnal penjualan
3. Mengarsipkan faktur penjualan lembar 3 menurut nomor urut
Bagian katu persediaan dan kartu biaya
1. Menerima faktur penjualan lembar 4 dari bagi penagihan
2. Mencatat faktur penjualan lembar 4 ke dalam kartu persedian
3. Mengarsipkan faktur penjualan lembar 2 menurut nm urut faktur
H. DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG DAN FAKTUR PENJUALAN
Dokumen yang digunakan dalam system penjualan tunai adalah aktur
penjualan tunai diisi oleh bagian order penjualan yang berfungsi sebagai yang
berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembelibagian kas.tembusan pertama
dikirim oleh bagian order penjualan ke bagian pengirian barang sebagai peritah
penyerahan barang kepada pembeli yang telah melajksanakan pembayaran .tembusan
faktur ini berfungsi sebagai slip pembungkus yang ditempelkan kebagian pengiriman
barang diatas pembungkus.Lembar 1 untuk pembeli Lembar 2 untuk bagian gudang
lembar 3 untuk arsip bagian order penjualan.
Dokumen yang digunakan dalam system penjualan kredit :
A. Surat order pengiriman merupakan dok7umen pokok untuk proses penjualan kredit
kepada langganan yang terdiri :
1. Surat order pengiriman
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Tembusan gudang
Surat muat (bill offloading)
Arsip pengawasan pengirman
Slip pembungkus
Surat pengakuan
Tembusan kredit
arsip indek silang
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk menctat
timbulya piutang faktur dan tembusan terdiri dari :
1. Faktur penjualan
2. Tembusan piutang
3. Tembusan jurnal penjualan
4. Tembusan analisis
Tembusan pramuniaga
I. BACK ORDER
Back order merupakan bagian dari order dari langganan yang tidak dipenui pada saat
sekarang.cantoh bila langganan memesan 3 jenis barang maka bagian order penjualan
membuat tiga lembar surat order yang dikirimkan kepada bagian gudang .Bagian
penagian membuar 3 set surat order dengan tagal yang berbeda sesuai dengan
kesanggupan perusahaan dan permintaan langganan .Namun faktur penjualan dibuat
oleh bagian penagihan hanya sekali saja yaitu setelah jenis barang tersebut selesai
dikirimkan seluruhnya kepada lengganan.
Bila perusahaan tidak mampu melayani pesanan sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan, maka hendaklah memberitahukan kepada langganan terlebih dahulu .
Berikut contoh solusi yang ditawarkan apabila perusahaan tidak mampu memenuhi
pesanan sesuai jadwal.
Metode pengarsipan order penjualan yaitu tembusan penjualan dan tembusan surat
order pengiriman yang dikirimkan ke bagian akuntansi untuk pembuatan kartu
piutang, kartu persediaan, ditentukan maupun peloran didasarkan pada nomor urut
faktur tersebut.
J. LAPORAN
Laporan yang dibuat dalam order penjualan:
1. Laporan Penjualan menurut jenis produk
2. Laporan Penjualan menurut daerah pemasaran
3. Laporan Penjualan menurut besarnya order
4. Laporan Penjualan menurut langganan
5. Pernyataan Piutang
Contoh:
1.
Bentuk Laporan Penjualan kombinasi dari jenis produk, daerah pemasaran,
dan langganan.
Jenis
Produk
Jawa Barat
PT X PT Y
Daerah Pemasaran
Jawa Tengah
Harga
Jumlah Jual/Unit
PT Z PT M
Unit
Jumlah
(Rp)
A
B
Jumlah
2.
Bentuk Laporan Penjualan berdasarkan jumlah order .
Berarti di sini perusahaan mempunyai criteria tentang skala kuantitas sebagai contoh:
Order besar pesanan lebih dari 10.000 unit
Order menengah pesanan antara 5000 – 10.000 unit
Order kecil pesanan pesanan kurang dari 5000 unit
Masing-masing jenis order tentunya mempunyai spesifikasi sendiri-sendiri misalnya
untuk order yang besar akan memperoleh rabat sebesar 2 %, order menengah
memperoleh rabar 1%, order kecil tidak memperoleh rabat.
Atau harga jual yang berbeda-beda menurut jenis ordernya.
Jumlah Order
Jenis
Jumlah
Order Besar
Order Menengah
Order Kecil
Produk Unit Harga Jumlah Unit Harga Jumlah Unit Harga Jumlah
A
B
C
Jumlah
3.
Pernyataan Piutang
Contoh Surat Pernyataan Saldo Akhir Bulan
PT RISA FADILA
Yogyakarta
A. SURAT PERNYATAAN PIUTANG
1 Februari 2004
Kepada Yth: Sdr. Inaya
Alamat
: Jalan Kedung Lumbu 37 Solo
Saldo Piutang Sdr. Sebesar
Rp. 175.000,00
Apabila ada ketidak cocokan dengan catatan saudara……….mohon dengan hormat
diberitahukan pada bagian akuntansi kami.
………………………………………………………………………………………….
(sobek disini)
Jumlah tersebut cocok/tidak cocok*) dengan catatan kami
Tanda tangan
(……………..)
*)Coret yang tidak perlu
Surat Pernyataan Elemen-elemen
PT RISA FADILA
Yogyakarta
B. SURAT PERNYATAAN PIUTANG
1 Februari 2004
Kepada yth : Sdr. Inaya
Alamat
: Jln. Kedung Lumbung 37 Solo
No.
Tanggal
No. Faktur
Jumlah
1.
2.
3.
5 Januari 2004
12 januari 2004
25 Januari 2004
00471
00256
00297
Rp. 25.000,00
Rp. 40.000,00
Rp. 110.000,00
Rp. 175.000,00
Apabila ada ketidak cocokan dengan catatan Saudara,………….mohon dengan
hormat diberitahukan pada bagian akuntansi kami.
------------------------------------------------------------------------------------------------------(sobek disini)
Jmlah tersebut cocok/tidak cocok *) dengan catatan kami.
Tanda Tangan
(……………..)
*)Coret yang tidak perlu
BAB III
EVALUASI
1.
Sebutkan berbagai prosedur yang termasuk dalam system penjualan tunai
dalam suatu perusahaan !
2.
Sebutkan berbagai prosedur yang termasuk dalam system penjualan krdit !
3.
Sebutkan unit –unit organisasi yang terkait dengan system penjualan tunai !
4.
Sebutkan unit-unit organisasi yang terkait dengan sestem penjualan kredit !
5.
Buatlah gambar formulir faktur penjualan dan Surat Pengiriman.
BAB IV
PENUTUP
Modul mengelola order penjualan ini pada dasarnya membahas tentang
system penjualan baik secara tunai maupun secara kredit. pada dasarnya
system merupakan sekelompok elemen yang erat hubungannya satu dengan
lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari
pengertian ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum dari system ini:
1. Setiap sistem teridiri dari elemen-elemen
2. Elemen-elemen tersebut merupakan bagian terpadu system
bersangkutan.
3. Elemen system tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu.
4. Suatu system merupakan bagian dari system lain yang lebih besar .
Dari pengertian umum tentang system tersebut maka system akuntansi dapat
diartikan sebagai organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi
sedemikian rupa sehingga untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh
menajemen untuk meudahkan pengelolaan perusahaan.
Akhirnya modul ini hanyalah sebagai acuan dasar untuk memahami dan
mengenal bagaimana mengelola order penjualan denagan baik. Tujuan akhir
dari modul ini adalah peserta diklat memiliki kemampuan dan keterampilan
untuk melakukan pengelolaan order penjualan.
Dengan memberikan kemampuan dasar pengelolaan order penjualan,
diharapkan peserta diklat mampu mengembangkannya yang disesuaikan
dengan dunia industri.
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi, Drs.M.Sc., 2001, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.
Zaki Baridwan, Drs.M.Sc., 1995, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta
_______________ 1991, Sistem Akuntansi, Depdikbud, Jakarta.
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
DIREKTORAT JENDRAL PENDIDIKAN MENENGAH DAN KEJURUAN
PUSAT PENGEMBANGAN PENATARAN GURU (PPPG) KEJURUAN
LEMBAGA PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN (LPMP)
PROPINSI LAMPUNG
2006
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat ,taufik,
dan hidayahNya, sehingga modul ini dapat disusun dengan baik.
Modul ini pada dasarnya hanya membahas tentang system penjualan dalam suatu
perusahaan baik secara tunai maupun secara kredit. Sistem ini perlu diciptakan karena
untuk meningkatkan mutu pelayanan bagi para pelanggan/ konsumen dan juga untuk
menghindari penyelewengan yang ada dalam suatu perusahaan.
Penjualan Kredit memungkinkan volume penjualan meningkat. karena pembayarn
yang dilakukan masih di masa yang akan datang oleh konsumen, maka akan
menimbulkan piutang bagi perusahaan. Untuk menghindari adanya piutang yang tak
tertagih, maka pengelolaan dan pengawasan penjualan kredit harus secermat dan teliti.
Hal yang tidak terlepas dari system penjualan adalah adanya formulir atau dokumen
transasaksi. Dokumen yang biasa diperlukan dalam penjualan tunai adalah faktur
penjualan tunai, sedangkan dalam penjualan kredit adalah surat order pengiriman
dan faktur penjualan.
Modul ini masih sangat sederhana dan masih jauh dari sempurna, kritik dan saran
yang kostruktif senantiasa dinantikan.
Bandar Lampung, 24 Februari 2006
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
A.
DESKRIPSI
Setelah mempelajari modul ini, maka peserta diklat diharapkan dapat:
1.
Mempersiapkan data penglolaan order penjualan.
2.
Mengenal dan memahami dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam
pengelolaan oreder penjualan.
3.
Menguraikan prosedur penanganan order penjualan .
4.
Mampu memeriksa kebenaran dan keabsahan bukti transaksi .
5.
Menyiapkan dan mendistribusikan dokumenpengiriman dan faktur
penjualan.
6.
Membuat back order.
7.
Membuat laporan penjualan.
B.
PRASYARAT
Agar dapat mencapai tujuan di atas maka peserta diklat memahami:
1.
Standard Operating Prosedur ( SOP ) tentang pengelolaan order
penjualan yeng diterapkan perusahaan.
2.
Pengoperasian peralatan manual dan komputer.
3.
Menguasai Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang.
C.
PETUNJUK PENGGUNAN MODUL
1.
Modul ini memiliki alokasi waktu 40 jam yang terbagi dalam 4 sub
kompetensi.
2. Bacalah dengan cermat setiap informasi yang diberikan.
3. Kerjakan dengan teliti, rapid an bersih setiap latihan yang diberikan.
D.
TUJUAN AKHIR
Setelah memplajari modul ini dan mengikuti seluruh kegiatan belajarnya maka
kinerja yang diharapkan dapat dikuasai adalah :
1.
Menyediakan data transaksi pengelolaan order penjualan.
2.
Memahami dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan
order penjualan.
3.
Memahami prosedur penanganan order penjualan.
4.
Memahami pendistribusian dolumen pengiriman dan faktur penjualan.
5.
Mampu membuat Back Order
6.
Mampu membuat laporan penjualan.
E.
CEK KEMAMPUAN
Isilah pernyataan –pernyataan berikut ini dengan memberi tanda cek (V) pada
kolom jawaban yang sesuai !
JAWABAN
NO
PERNYATAAN
1.
Dapat mempersiapkan pengelolaan Order Penjualan
2.
Dapat memahami dokumen yang dibutuhkan dalam
oengelolaan order penjualan
Dapat menguraikan prosedur penanganan order
penjualan
Dapat mendistribusikan dokumen pengiriman dan
faktur penjualan
Dapat membuat back order
3.
4.
5.
6.
Mampu membuat laporan penjualan secara manual
maupun komputer.
BAB II
YA
TIDAK
PEMELAJARAN
1.
RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT
untuk memudahkan mempelajari modul ini, ikutilahpetunjuk/langkah-langkah
pemelajaran berikut ini.
Kompetensi
Sub Kompetensi
1.
2.
3.
4.
: Menglola Order Penjualan
:
Menerima dan memeriksa order dari pelanggan.
Menyiapkan dan mendistribusikan dokumen pengiriman
dan faktur penjualan.
Membuat Back Order.
4. Membuat laporan penjualan
NO JENIS
TANGGAL WAKTU TEMPAT ALASAN
TTD
KEGIATAN
BELAJAR PERUBAHN GURU
1.
Menyiapkan
pengelolaan
order penjualan
2.
Menguraikan
Prosedur
penanganan
order penjualan
3.
Mendistribusikan
dokumen
transaksi
dan
faktur penjualan
4.
Membuat back
order
5.
Membuat
laporan
penjualan
2. KEGIATAN PEMELAJARAN
MENGELOLA ORDER PENJUALAN
A. PENDAHULUAN
Penjualan sebagai salah satu kegiatan dalam perusahaan memerlukan suatu system
dan prosedur yang tepat, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan
efisien.
Dalam bab ini hanya akan menguraikan tentang system dan prosedur penjualan
barang sebagai berikut:
a. Prosedur Order Penjualan
b. Prosedur Penerimaan Kas
c. Prosedur Penyerahan Barang
d. Prosedur Pencatatan Kas
Jaringan prosedur yang membentuk system penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Order Penjualan
b. Prosedur Persetujuan Kredit
c. Prosedur Pengiriman Barang
d. Prosedur Penagihan
e. Prosedur Pencatatan Piutang
f. Prosedur Distribusi Penjualan
Unit organisasi yang terkait dalam system penjualan tunai adalah:
1. Bagian Order Penjualan
Bagian ini berfungsi menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan
tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan
pembayaran harga barang ke bagian kassa.
2. Bagian Kassa
Bagian ini berfungsi menerima pembayaran harga barang dari pembeli.
3. Bagian Gudang
Bagian ini berfungsi menumpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan
oleh pembeli, serta menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman.
4. Bagian Pengiriman Barang
Bagian ini berfungsi membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah
dibayar harganya kepada pembeli.
5. Bagian Jurnal Buku Besar dan Laporan
Bagian ini berfungsi mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan
membuat laporan penjualan.
Unit Organisasi yang terkait dalam system penjualan Kredit adalah:
1. Bagian Order Penjualan
Bagian ini berfungsi menerima surat order dari pembeli, ,mengedit order dari
langganan untuk menambah informasi yang belum ada pada surat order
tersebut (seperti spesifikasi baran dan rute pengiriman), meminta otorisasi
kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan
dikirim dan mengisi surat order pengiriman. Bagian ini juga berfungsi
membuat “ back order” pada saat diketahui tidak tersediannya pesediaan untuk
memenuhi order dari langganan.
2. Bagian Kredit
Bagian ini berada di bawah Departemen Keuangan yang fungsinya meneliti
status kredit langganan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada
langganan. Karena hampir semua penjualan perusahaan merupakan penjualan
kredit , maka sebelum order dari langganan dipenuhi, harus lebih dahulu
diperoleh otorisasi penjualan kredit dari Bagian Kredit. Jika penolakan kredit
seringkalai terjadi pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum bagian
order penjualan mengisi order penjualan.
3. Bagian Gudang
Berfungsi menyimpan barang dan menyiapakan barang yang dipesan oleh
pembeli serta menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman.
4. Bagian Pengiriman barang
Bagian ini berfungsi menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman
yang diterimanya dari bagian order penjualan. Bagian ini bertanggung jawab
untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada
otorisasi dari yang berwenang, dapat berupa urat order pengiriman yanag telah
ditanda tangani oleh Bagian Pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali
kepada pemasok.
5. Bagian Penagihan
Bagian ini berfungsi membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada
langganan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan
transaksi penjualan oleh bagian piutang, Bagian Kartu Persediaan dan Kartu
Biaya, Bagian Jurnal , Buku Besar dan laporan.
6. Bagian Piutang
Bagian ini berfungsi mencatat piutang dan mengirimkan faktur penjualan kredit
dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur.
7. Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya
Bagian ini berfungsi mencatat harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu
persediaan.
8. Bagian Jurnal dan Buku Besar dan Laporan
Bagian ini berfungsi mencatat transaksi penjualan kredit dalam jurnal
penjualan dan membuat laporan penjualan.
B. DOKUMEN YANG DIBUTUHKAN
1. Faktur Penjualan Tunai
Faktur ini diisi oleh Bagian Order Penjualan yang berfungsi sebagai pengatar
pembayarn oleh pembeli kepada bagian kasa. Tembusan faktur ini dikirimkan
oleh bagian order penjualan kebagian pengiriman barang sebagai perintah
penyerahan barang kepada pembeli yang telah melaksanakan pembayaran
harga barang kebagian kasa. Berikut ini contoh Faktur Penjualan Tunai:
PT. IBM
Jln. Manggis 20 Yogyakarta
FAKTUR PENJUALAN TUNAI
Nama
Pembeli
No.
Urt
Kode
Barang
Alamat
Nama
Barang
Tanggal
Satuan
Harga
Satuan
Nomor
Kuantitas
Jumlah Harga
Jumlah
Tanggal Tanda tangan
Nama
Pramunaga
No. Kode
Diserahkan
Dicatat Dlm
Jurnal
Dicatat
dalam
buku Pembantu
Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah:
1. Surat order Pengiriman dan Tembusannya
2. Faktur dan tembusannya
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan
kredit kepada langganan. Berikuti ini contoh surat order pengiriman:
PT. EKONOMI
Jln. Angkasa 25
Yogyakarta
SURAT ORDER PENGIRIMAN
Nomor
SOP
12654
Tanggal
Nomor order langganan
Tanggal
Pramuniaga
Terima kasih atas
order Saudara.
Harap memberi
tahu kami jika
terjadi kekurangan
pada barang
Dijual
Kepada
Dikirim
Kepada
Syarat FOB
No.
Urut
Rute Pengiriman yang diminta
Keterangan Barang
Satuan
Kuantitas
Tanggal
Pengiriman
Harga
Satuan
Total Harga
Jumlah
Bagian Pengiriman
Bagian Kredit
Berbagai Tembusan Surat Order pengiriman terdiri dari :
1. Surat Order Pengiriman
Bagian Order
Penjualan
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan
otorisasi kepada bagian pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah
dan spesifikansi seperti yang ada dalam dokumen.
2. Tembusan Kredit (Credit Copy)
Digunakan untuk memperoleh status kredit langganan dan untuk mendapatkan
otorisasi penjualan kredit dari bagian kredit.
3. Surat Pengakuan
Dokumen ini dikirim kan oleh Bagian Order Penjualan kepada langganan untuk
memberitahubahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
4. Surat Muat (Bill Of Lading)
Digunakan sebagai buktipenyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan
angkutan umum. Surat ini biasanya dibuat rangkap 3, 2 untuk perusahaan angkutan
umumdan 1 lembar untuk perusahaan setelah ada pengesahan dari perusahaan
angkutan umum.
5. Slip Pembungkus (packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan bagian
Penerimaan langganan mengidentifikasi barang-barang yang diterima.
6. Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke bagian Gudang untuk
menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum di dalamnya, agar
menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman dan untuk mencatat barang
yang dijual dalam karu gudang.
7. Arsip Pengawasan Pengiriman (Sales Order Follow Up Copy)
Merupakan tembusasn surat order pengiriman yang diarsipkan oleh bagian order
penjualan meurut tanggal pengiriman yang dijanjikan, Jika baigan order penjualan
telah menerima tembusan surat order pengiriman dari bagian pengiriman yang
merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang., arsip pengawasan
pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang
telah dipenuhi. Arsip pengawasan pengiriman merupakan sumber informasi untuk
membuat laporan mengenai pesanan langganan yang belum dipenuhi (orde
backlogs).
8. Arsip indek silang (Cross Index File Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik
menurut nama langganan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan
dari langganan mengenai status pesanannya.
FAKTUR PENJUALAN
PT EKONOMI
Jln. Angkasa 25
Yogyakarta
No. SOP
FAKTUR PENJUALAN
12654
Tanggal
Nomor order
langganan
Tanggal
Pramuniaga
Syarat
Kredit
Rute Pengiriman
Tanggal
Pengiriman
Kuantitas
Harga
Satuan
Dijual
Kepada
Dikirim
Kepada
Syarat
FOB
No.
Urut
Keterangan Barang
No. SOP
Satuan
Total Harga
*
Jumlah
Bagian
Pengiriman
1. Telah di oreder kembali
2. Persediaan habis
3. Sudah tidak diproduksi lagi
Bagian Kredit
Bagian
Penjualan
Order
Kepala Departemen Keuangan
Berbagai Tembusan Faktur Penjualan Terdiri dari:
1. Faktur Penjualan (Customers Copies)
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim pada langganan.
Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirm kepada langganan adalah
tergantung dari permintaan langganan.
2. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
Merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan kebagian piutang
sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam katu piutang.
3. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Merupakan tembusan yang dikirimkan kebagian jurnal dan buku besar sebagai
dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
4. Tembusan Analisis ( Analisis Copy)
Tembusan yang dikirim kebagian kartu persediaan dan kartu biaya sebagai
dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu
persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi
pramuniaga.
5. Tembusan Pramuniaga (Sales Person Copy)
Dikirmkan kepada pramuniaga untuk memberikan bahwa order dari langganan
yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkan menghitung
komisi penjualan yang menjadi haknya.
C. CATATAN AKUNTANSI
Catatan yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan tunai dan penjualan
kredit adalah:
1. Jurnal Penjualan
2. Jurnal Penerimaan Kas
3. Kartu Piutang
4. Kartu Persediaan
D. LAPORAN
Laporan yang dihasilkan dari system penjualan ini adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
Laporan Penjualan menurut jenis produk
Laporan penjualan menurut daerah pemasaran
Laporan Penjualan menurut besarnya order
Laporan penjualan menurut langganan
Pernyataan Piutang
E. BAGAN ALIR SISTEM PENJUALAN
Untuk memberikan gambaran system penjualan tunai dapat disajikan bagan alir
sebagai berikut:
Bagian Order Penjualan
Mula
i
Menerima
order
Membuat
FPT
1
FPT
VIA
PEMBELI
2
N
F. URAIAN KEGIATAN SISTEM PENJUALAN TUNAI
Bagian Order Penjualan
1. Menerima order dari pembeli
2. Mengisi Faktur penjualan tunai tiga lembar
3. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut :
- Lembar satu diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayan
kebagian kas
- Lembar dua dikirim kebagian gudang
- Lembar tiga bagian order penjualan menurut nomor urut faktur tersebut
Bagian kas
1. Menerima faktur penjualan tunain dari bagian order penjualan via pembeli.
2. Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan
tunai.
3. Mengoprasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas
4. Membubuhkan cap lunas di atas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita
register kas pada faktur tersebut
5. Menyerahkan faktur penjualan tunai dan vita register kas kepada pembeli
untuk kepentingan pengambilan barang kebagian pengiriman barang
Bagian Gudang
1. Menerima faktur penjualan tunai lembar dua dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai
3. MEncetak kwitansi barang yangb diserahkan kebagian pengiriman kedalam
kartu gudang
4. menyerahkan barang kebagian pengirman barang dengan faktur penjualan
tunai lembar kedua
Bagian pengiriman barang
1. Menerima Faktur penjualan tunai lembar dua bersama dengan barang dari
bagian gudang
2. Menerima faktur penjualan tunai lembar satud dilampiri dengan pita register
kas dari bagian kas via pembeli
3. Membandingkan faktur penjualan tunai lembar satu dengan faktur penjualan
tunai lembar dua ,dan memerikasa vita dan register kas untuk menentukan
apakah harga barang telah di bayar oleh pembeli
4. Menyerahkan barang kepada pembeli
5. Mendistribusiaka faktur penjualan tunai sebagai berikut :
- Lembar satu diserahkan kepada bagian jurnal ,buku besar ,dal laporan
dilampiri dengan vita register kas
- Lembar dua diserahkan kepada pembeli bersama dengan penyerahan barang
(sebagai slip pembungkus)
Bagian jurnal ,buku besar dan laporan
1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan vita register kas dari
bagian pengiriman barang
2. Mencatat faktur penjualan tunai dalam jurnal penjualan , dengan jurnal
sebagai berikut :
Penjualan tunai Rp, XXX
Hasil Penjualan
Rp, XXX
3. Mencatat faktur penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas dengan jurnal
sebagai berikut
Kas
Rp XXX
Penjualan tunai Rp XXX
4. Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri dengan register kas kebagian kartu
Persediaan dan kartu biaya
Bagian kartu persediaan dan kartu biaya
1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan vita register kas dan
bagian jurnal ,buku besar , dan laporan
2. Mencatat harga pokok penjualan dalam kartu persediaan atas dasar data
dalam faktur penjualan tunai
3. Mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan vita register kas
menurut nomor urut faktur penjualan tunai
G. URAIAN KEGITAN SYSTEM PENJUALAN KREDIT
Bagian order penjualan
1. Menerima surat order dari langganan
2. Mengisi order pengiriman sebayak 8 lembardan mendistribusikanya ke :
Lembar 1 merupakan surat order pengiriman yang diserahkan kebagian
gudang untuk menuyipkan barang yang pesan oleh pelanggan
Lembar 2 merupakan surat muat (bill of lading ) yang dipakai sebagi bukti
penyerahan barang kepada perusahaan angkutan umum .
Lembar 3 Surat order pengiriman merupakan surat muat yang dimintakan
tanda tangan dari perusahaan angkutan umum untuk kemudian dilampirkan
pada surat order pengiriman yang dipakai sebagi dasar pembuatan faktur
penjualan .Lembar ini merupakan surat muat yang diberikan kepada
perusahaan angkutan umum sebagai surat penyerahan barang
Lembar 4 merupakan perintah pengiriman kepda bagian pengiriman barang
Lembar 5 Merupakan slip pembugkus ( Packing slip)
Lembar 6 merupakan surat pengakuan (anknowledgement copy) yang
dikirimkan kepada pembeli yang berisi peryataan telah diterma pesanan dari
langganan
Lembar 7 Merupakan tembusan kredit yang dikirim kebagian kredit untuk
meminta otorisasi penjualan kredit
Lembar 8 Merupakan tembusan indek silang yang disimpan menurut abjad
untuk melayani pertanyaan dari pelanggan.
Lembar 9 Merupakan tembusan pengawasan pengirman (sales order follow uf
cofy) yang diarsipkan menurut tanggal pengiriman yang direncanakan .
3. Menerima otorisasi kridit (Lembar 7) dari bagian kridit
4. Menyiapkan surat order dri langganan dan surat order pengiriman lembar 7
Kedalam arsip pengawasan pengiriman ,bersama dengan surat order pengiriman
Lembar 8.
5. Menerima surat order pengiman lembar 1 dan 2(surat muat dari pengiman baran
barang setelah bagian ini mengirimka barang kepelanggan
6. Mencatat tanggal pengiriman dan jumlah barang yang dikirim dalam surat order
pengiriman lembar 9 (arsip pengawasan pengiriman)dan mindahkan surat
order pengiriman lembar 9 kearsip order yang telah dipenui(filed order file)
7. Mengirimkan surat order pengiriman lembar 1 dan 2 kebagian penagian .
Bagian kridit
1. Menerima surat order pengiriman lembar 7 dari bagian order penjualan
2. Memeriksa setatus kredit pelanggan
3. Memberi otorisasi penjualan kredit kepada tembusan kredit
4. Menyerahkan kembali surat order pengiriman tersebut pada bagian order
penjualan
Bagian gudang
1. Menerima surat order pengiriman lembar 1 dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan jenis dan jumlah barang sesuai dengan yang tercantum dalam
surat order pengiriman lembar 1
3. Mencatat surat order pengiriman kedalam kartu gudang
4. Menyerahkan barang kebagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan
surat orderpengiriman lembar 1
Bagian pengiriman barang
1. Menerima order pengiriman lembar 2 dan 3 (bill of lading) lembar 4 (untuk
arsip bagian pengiriman barang)dan lembar 5 (slip pembungkus)
2. Menerima surat order pengiriman lembar 1 daribagian gudang bersama
dengan pengiriman barang)
3. Membungkus barang dan menempelkan surat order pengiriman lembar 5
sebagai slip pembungkus
4. menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan umum disertai dengan surat
muat (surat order pengiriman lembar 3)
5. Meminta tanda tangan penerima baranga pada surat muat ( surat order
pengiriman lembar 2 ) dari perusahaan angkutan umum
6. Mendistribusikan surat order pengiriman:
1.Diserahkan kebagian order penjualan dlm perjalananya menuju bagian
penagihan untuk memberitahukan pelaksanaan pengiriman
2. Merupakan surat muat yang diserahkan kepada perusahan angkutan umum
3. Merupakan arsip begian pengiriman barang
4. Merupakan slip pembungkusan yang di tempelkan pada pembungkus
Barang
Bagian Penagihan
1. Menerima surat order pengiriman lembar 1dan 2 (surat muat) dari begian
pengiriman via bagia order penjualan
2. Membuat faktur penjualan 5 lembar dan mendistribusikan :
Lembar 1 : Merupakan customer copy yang dikirin ke laganan
Lembar 2 : Merupakan tembusan piutang yang dikirimkebagian piutang
(dilampirkan surat order pengiriman lembar1 dan surat muat) untuk
pencatatan kartu piutang dalam kartu piuyang
Lembar 3 : Merupak tembusan jurnal yang dikirim ke bagian jurnal buku
buku besar dan laporan untuk kepentingan pencatatan
Lembar 4 : Merupakan tembusan analisisnyang dikirim kebagianpersediaan
dan biaya untuk mencatat harga pokok penjualan
Lembar 5 : Merupakan tembusan pramuniaga yang dikirim kepada
pramuniaga untuk keperluan perhitungan komisi penjualan.
Bagian Piutang
1. Menerima faktur penjualan lembar 2 dan surat order pengiriman lembar 1 dan
2 (surat muat) dari bagian penagian
2. Mencatat faktur penjualan lembar 2 ke dlm kartu piutang
3. Mengarsipkan faktur penjualan lembar 2 dan surat order pengiriman barang
lembar 1 dan 2 (surat muat) menurut nm faktur
Bagian jurnal buku besar dan laporan
1. Menerima faktur penjualan lembar 3 dari bagian penagian
2. menctt faktur penjualanlembar 3 ke dalam jurnal penjualan
3. Mengarsipkan faktur penjualan lembar 3 menurut nomor urut
Bagian katu persediaan dan kartu biaya
1. Menerima faktur penjualan lembar 4 dari bagi penagihan
2. Mencatat faktur penjualan lembar 4 ke dalam kartu persedian
3. Mengarsipkan faktur penjualan lembar 2 menurut nm urut faktur
H. DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG DAN FAKTUR PENJUALAN
Dokumen yang digunakan dalam system penjualan tunai adalah aktur
penjualan tunai diisi oleh bagian order penjualan yang berfungsi sebagai yang
berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembelibagian kas.tembusan pertama
dikirim oleh bagian order penjualan ke bagian pengirian barang sebagai peritah
penyerahan barang kepada pembeli yang telah melajksanakan pembayaran .tembusan
faktur ini berfungsi sebagai slip pembungkus yang ditempelkan kebagian pengiriman
barang diatas pembungkus.Lembar 1 untuk pembeli Lembar 2 untuk bagian gudang
lembar 3 untuk arsip bagian order penjualan.
Dokumen yang digunakan dalam system penjualan kredit :
A. Surat order pengiriman merupakan dok7umen pokok untuk proses penjualan kredit
kepada langganan yang terdiri :
1. Surat order pengiriman
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Tembusan gudang
Surat muat (bill offloading)
Arsip pengawasan pengirman
Slip pembungkus
Surat pengakuan
Tembusan kredit
arsip indek silang
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk menctat
timbulya piutang faktur dan tembusan terdiri dari :
1. Faktur penjualan
2. Tembusan piutang
3. Tembusan jurnal penjualan
4. Tembusan analisis
Tembusan pramuniaga
I. BACK ORDER
Back order merupakan bagian dari order dari langganan yang tidak dipenui pada saat
sekarang.cantoh bila langganan memesan 3 jenis barang maka bagian order penjualan
membuat tiga lembar surat order yang dikirimkan kepada bagian gudang .Bagian
penagian membuar 3 set surat order dengan tagal yang berbeda sesuai dengan
kesanggupan perusahaan dan permintaan langganan .Namun faktur penjualan dibuat
oleh bagian penagihan hanya sekali saja yaitu setelah jenis barang tersebut selesai
dikirimkan seluruhnya kepada lengganan.
Bila perusahaan tidak mampu melayani pesanan sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan, maka hendaklah memberitahukan kepada langganan terlebih dahulu .
Berikut contoh solusi yang ditawarkan apabila perusahaan tidak mampu memenuhi
pesanan sesuai jadwal.
Metode pengarsipan order penjualan yaitu tembusan penjualan dan tembusan surat
order pengiriman yang dikirimkan ke bagian akuntansi untuk pembuatan kartu
piutang, kartu persediaan, ditentukan maupun peloran didasarkan pada nomor urut
faktur tersebut.
J. LAPORAN
Laporan yang dibuat dalam order penjualan:
1. Laporan Penjualan menurut jenis produk
2. Laporan Penjualan menurut daerah pemasaran
3. Laporan Penjualan menurut besarnya order
4. Laporan Penjualan menurut langganan
5. Pernyataan Piutang
Contoh:
1.
Bentuk Laporan Penjualan kombinasi dari jenis produk, daerah pemasaran,
dan langganan.
Jenis
Produk
Jawa Barat
PT X PT Y
Daerah Pemasaran
Jawa Tengah
Harga
Jumlah Jual/Unit
PT Z PT M
Unit
Jumlah
(Rp)
A
B
Jumlah
2.
Bentuk Laporan Penjualan berdasarkan jumlah order .
Berarti di sini perusahaan mempunyai criteria tentang skala kuantitas sebagai contoh:
Order besar pesanan lebih dari 10.000 unit
Order menengah pesanan antara 5000 – 10.000 unit
Order kecil pesanan pesanan kurang dari 5000 unit
Masing-masing jenis order tentunya mempunyai spesifikasi sendiri-sendiri misalnya
untuk order yang besar akan memperoleh rabat sebesar 2 %, order menengah
memperoleh rabar 1%, order kecil tidak memperoleh rabat.
Atau harga jual yang berbeda-beda menurut jenis ordernya.
Jumlah Order
Jenis
Jumlah
Order Besar
Order Menengah
Order Kecil
Produk Unit Harga Jumlah Unit Harga Jumlah Unit Harga Jumlah
A
B
C
Jumlah
3.
Pernyataan Piutang
Contoh Surat Pernyataan Saldo Akhir Bulan
PT RISA FADILA
Yogyakarta
A. SURAT PERNYATAAN PIUTANG
1 Februari 2004
Kepada Yth: Sdr. Inaya
Alamat
: Jalan Kedung Lumbu 37 Solo
Saldo Piutang Sdr. Sebesar
Rp. 175.000,00
Apabila ada ketidak cocokan dengan catatan saudara……….mohon dengan hormat
diberitahukan pada bagian akuntansi kami.
………………………………………………………………………………………….
(sobek disini)
Jumlah tersebut cocok/tidak cocok*) dengan catatan kami
Tanda tangan
(……………..)
*)Coret yang tidak perlu
Surat Pernyataan Elemen-elemen
PT RISA FADILA
Yogyakarta
B. SURAT PERNYATAAN PIUTANG
1 Februari 2004
Kepada yth : Sdr. Inaya
Alamat
: Jln. Kedung Lumbung 37 Solo
No.
Tanggal
No. Faktur
Jumlah
1.
2.
3.
5 Januari 2004
12 januari 2004
25 Januari 2004
00471
00256
00297
Rp. 25.000,00
Rp. 40.000,00
Rp. 110.000,00
Rp. 175.000,00
Apabila ada ketidak cocokan dengan catatan Saudara,………….mohon dengan
hormat diberitahukan pada bagian akuntansi kami.
------------------------------------------------------------------------------------------------------(sobek disini)
Jmlah tersebut cocok/tidak cocok *) dengan catatan kami.
Tanda Tangan
(……………..)
*)Coret yang tidak perlu
BAB III
EVALUASI
1.
Sebutkan berbagai prosedur yang termasuk dalam system penjualan tunai
dalam suatu perusahaan !
2.
Sebutkan berbagai prosedur yang termasuk dalam system penjualan krdit !
3.
Sebutkan unit –unit organisasi yang terkait dengan system penjualan tunai !
4.
Sebutkan unit-unit organisasi yang terkait dengan sestem penjualan kredit !
5.
Buatlah gambar formulir faktur penjualan dan Surat Pengiriman.
BAB IV
PENUTUP
Modul mengelola order penjualan ini pada dasarnya membahas tentang
system penjualan baik secara tunai maupun secara kredit. pada dasarnya
system merupakan sekelompok elemen yang erat hubungannya satu dengan
lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari
pengertian ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum dari system ini:
1. Setiap sistem teridiri dari elemen-elemen
2. Elemen-elemen tersebut merupakan bagian terpadu system
bersangkutan.
3. Elemen system tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu.
4. Suatu system merupakan bagian dari system lain yang lebih besar .
Dari pengertian umum tentang system tersebut maka system akuntansi dapat
diartikan sebagai organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi
sedemikian rupa sehingga untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh
menajemen untuk meudahkan pengelolaan perusahaan.
Akhirnya modul ini hanyalah sebagai acuan dasar untuk memahami dan
mengenal bagaimana mengelola order penjualan denagan baik. Tujuan akhir
dari modul ini adalah peserta diklat memiliki kemampuan dan keterampilan
untuk melakukan pengelolaan order penjualan.
Dengan memberikan kemampuan dasar pengelolaan order penjualan,
diharapkan peserta diklat mampu mengembangkannya yang disesuaikan
dengan dunia industri.
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi, Drs.M.Sc., 2001, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.
Zaki Baridwan, Drs.M.Sc., 1995, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta
_______________ 1991, Sistem Akuntansi, Depdikbud, Jakarta.