Analisis dan Pemodelan Sistem Informasi pengelolaan Persediaan Barang (Studi Kasus Bagian Sarana dan Prasarana UB Press)

  Vol. 2, No. 8, Agustus 2018, hlm. 2366-2372 http://j-ptiik.ub.ac.id

  

Analisis dan Pemodelan Sistem Informasi pengelolaan Persediaan Barang

(Studi Kasus Bagian Sarana dan Prasarana UB Press)

_{1 2 3} Era Nurria , Aditya Rachmadi , Ismiarta Aknuranda

  Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya _{1 2 3} Email: eranurria@gmail.com, rachmadi.aditya@ub.ac.id, i.aknuranda@ub.ac.id

  

Abstrak

  UB Press merupakan bagian dari unit penunjang pelaksana akademik (UKPPA) Universitas Brawijaya dengan fokus utama program kerja pada penerbitan e-book, buku konvensional dan sitasi. UB Press sendiri terbagi menjadi tiga divisi yakni divisi penerbitan, pemasaran dan administrasi, keuangan & sarpras. Pada bagian sarpras dalam melaksanakan kegiatanya masih menggunakan proses konvesional dalam proses permintaan barang, pendataan barang masuk dan barang keluar serta pemesanan barang yang semuanya masih menggunakan form manual. Dengan adanya permasalahan tersebut dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mendukung proses bisnis pengelolaan persediaan barang. Pemodelan sistem informasi pengelolaan persediaan barang dilakukan menggunakan pendekatan Rational Unified

  

Process (RUP) yang berfokus pada fase inception dan elaboration. Pada fase inception dilakukan

  analisis kebutuhan yang menghasilkan 15 fitur yang terdiri dari 12 kebutuhan fungsional dan 3 kebutuhan non fungsional serta 12 use cases. Pada fase elaboration dilakukan pemodelan sistem dan evaluasi sistem. Pada tahap pemodelan sistem menghasilkan kelas-kelas analisis hingga menjadi diagram kelas, pemodelan data dan pemodelan antarmuka sistem. Pada tahap evaluasi sistem menggunakan treacibility matrix dimana setiap persyaratan dapat dilacak ke dalam fitur, use case,

  

sequence diagram , activity diagram serta antarmuka sistem. Selain menggunakan treacibility matrix

  digunakan consistency analysis dalam menghitung tingkat konsistensi kebutuhan yang menunjukan nilai 100% yang menunjukkann seluruh elemen kebutuhan saling berhubungan

  Kata kunci: Analisis, sistem informasi, perancangan, RUP, persediaan barang

Abstract

  

UB Press is part of UB's academic implementation support unit (UKPPA) with main program focus on

e-book, conventional and citation. UB Press is divided into three divisions, publishing, marketing and

administration, finance & facilities and infrastructure. The process of activities at facilities and

infrastructure division still use conventional processes of demand for goods, data collection of goods

and goods out and ordering goods all still using manual form. Given these issues information system

that can support the business process of goods management is required. The model of management

information system using Rational Unified Process which focus in the inception and elaboration phases.

In the inception phase, need to analyze is performed which produces 15 features consisting of 12

functional requirements and 3 non-functional requirements and 12 use cases. In the elaboration phase

needs to modeling the system and evaluate the system. At the modeling phase the system produces

analysis of classes to be a class diagram, data modeling and user interfaces modeling. In the evaluation

phase the system uses a traceability matrix where each condition can be traced to features, use cases,

sequence diagrams, activity diagrams and interfaces. In addition to using traceability matrix, a

consistency analysis was used to calculate the consistency level of need indicating 100 % shows all of

the needs element are connected.

  Keywords: Analysis, Information System, Design, RUP, inventory

  sistem informasi dan manajemen penerbitan 1. berbasis teknologi informasi. Salah satu alasan

   PENDAHULUAN

  mengapa UB Press memiliki tujuan tersebut UB Press tujuan untuk mengembangkan karena, UB Press menyadari bahwa peran

  Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya

2366 teknologi informasi sangatlah membantu dalam melakukan manajemen dari proses bisnisnya, salah satunya adalah penerbitan dan percetakan. Penerbitan dan percetakan ini tidak hanya meliputi proses cetak tapi dibelakang proses tersebut tentunya membutuhkan beberapa proses yang lain. Salah satu yang harus diketahui adalah proses produksi yang membutuhkan persediaan barang (inventory) baik barang jadi, barang setengah jadi maupun barang mentah. Apabila dalam persediaan tidak ada pengaturan barang maka akan terjadi permasalahan dalam manajemen persediaan.

  Dengan permasalahan tersebut maka perlu adanya pengelolaan persediaan barang agar instansi dapat meminimalisasi resiko. Dalam proses percetakan dan penerbitan maka instansi harus mengetahui pasti persediaan kertas maupun bahan baku lain yang ada. Masalah yang kerap terjadi pada UB Press sendiri adalah permasalahan mengenai persediaan barang, diantaranya belum adanya mekanisme komputerisasi dalam hal pencatatan barang yang masuk maupun barang yang keluar. Akibatnya sulit untuk mendapatkan informasi ketika satu pihak ingin melihat informasi kapan saja. Proses pengelolaan data barang pada gudang masih dilakukan secara manual oleh staf sarana dan prasarana. Banyaknya barang yang tersimpan dalam gudang membuat karyawan merasa kesulitan dalam melakukan pengecekan stok barang. Staf sarana dan prasarana harus mencocokan barang yang tersimpan digudang dengan data barang masuk yang semuanya dilakukan secara manual.

  consistency analysis yaitu Requirement onfiguration Structure Framework yang

  2.3 Unified Model Language

  Sediaan adalah sejumlah bahan atau barang yang tersedia untuk digunkaan sewaktu-waktu dimasa yang akan datang. Sediaan terjadi apabila jumlah bahan atau barang yang diadaka (dibeli atau dibuat sendiri) lebih besar daripada julah yang digunakan (dijual atau diolah sendiri). Dengan kata lain, sediaan adalah kelebihan jumlah yang diadakan diatas jumlah yang digunakan. Selama sebelum digunakan , sediaan itu sebenarnya merupakan sumberdaya yang menganggur. Namun demikin itu tidak berarti bahwa sumber daya yang menganggur itu tidak bermanfaat. Sediaan itu berguna sebagai alat untuk berjaga-jaga agar ada permintaan atau kebutuhan dimasa depan yang tidak dapat dipenuhi (pardede, 2005).

  2.2 Persediaan

  Nistala dan Kumari peneliti gunakan dalam melakukan evaluasi analisis sistem yang dapat memberikan penilaian mengenai seberapa besar tingkat konsistensi dari analisis yang telah dilakukan.

  Framework yang dihasilkan dari penelitian

  digunakan dalam melacak konsistensi dari sebuah rancangan. Hasil dari penelitian ini adalah gambaran framework, tahap-tahap serta contoh pemakaian framework pada studi kasus.

  ” membahas mengenai evaluasi hasil analis dan perancangan sistem. Pada penelitianya, Nistala mengusulkan kerangka kerja untuk melakukan

  Permasalahan yang berada pada pergudangan barang perlu penanganan khusus agar dapat melakukan pengawasan ketika barang tersebut masih dalam gudang maupun sudah keluar gudang. Dengan adanya permasalahan mengenai pengelolaan data gudang yaitu pengelolaan barang masuk, pengelolaan barang keluar, pengelolaan stock barang dan persediaan barang, dibutuhkan suatu sistem informasi pengelolaan persediaan barang yang ada pada gudang. Dengan adanya sistem tersebut nantinya dapat mempermudah karyawan gudang untuk mengetahui jumlah persediaan barang yang tersisa di gudang serta dapat menentukan barang yang mana yang harus keluar terlebih dahulu yang dapat dilihat dari tanggal masuknya barang kedalam gudang.

  Consistency Analysis on Requirements

  Nistala & Kumari (2013) pada penelitianya yang berjudul “An Approach to Carry Out

  2.1 Kajian Pustaka

  2. LANDASAN KEPUSTAKAAN

  Dan Pemodelan Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Barang untuk dijadikan pedoman dalam melakukan pengembangan sistem. Dari hasil analisilah kita dapat mengetahui persyaratan-persyartan yang harus dipenuhi.

  Mengingat bahwa pengelolaan persediaan sangat penting bagi UB PRESS dalam mencapai efisiensi dan efektivitas maka dibuatlah Analisis

  UML adalah bahasa standar untuk menuliskan blueprint perangkat lunak. UML juga digunakan untuk memvisualisasikan, menentukan, membangun dan mendokumentasikan artefak dari perangkat lunak secara intensif (Booch, 2005). UML sendiri juga memberikan standar penulisan sebuah sistem blue print, yang meliputi konsep bisnis proses, penulisan kelas-kelas dalam bahasan program yang spesifik, skema database, dan komponen-komponen yang diperlukan dalam sistem perangkat lunka (Munawar, 2005).

  2.4 Analisis Sistem Informasi

  memvalidasi kebenaran pada configiratiion structure.

  traceability matrix dan requirements configuration structure .

  Pada tahap tahap analisis dan pemodelan sistem, peneliti melakukan analisis class, pemodelan sequence diagram, pemodelan data dan perancangan antar muka pengguna. Tahap tahap selanjutnya adalah evaluasi yang bertujuan untuk memastikan kesesuaian antara kebutuhan dengan persyaratan sistem dan mengetahui apakah sistem sudah memenuhi tujuan pembuatan sistem itu sendiri. Evaluasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah

  Pada tahap pengumpulan data, peneliti melakukan beberapa hal seperti studi pustaka yang didapatkan dari buku dan artikel yang berkaitan dengan penelititan. Studi lapangan dilakukan dengan wawanca kepada pihak yang bertanggung jawab dalam melakukan pengelolaan persediaan barang dan observasi serta melakukan studi literatur dari dokumen yang bersangkutan. Setelah mendapatkan data maka peneliti melakukan pemodelan proses bisnis dan analisis persyaratan yang meliputi pemodelan proses bisnis saat ini dan usulan, identifikasi pemangku kepentingan analisis permasalahan, identifikasi fitur, identifikasi persyaratan sistem serta pemodelan use case.

  Penelitian ini dilakukan dengan beberapa tahapan yakni tahap persiapan, tahap pengumpulan data, tahap analisis permasalahan dan persyaratan sistem, pemodelan sistem kemudian dilakukan valuasi dan yang terakhir tahap pengambilan kesimpulan dan saran. Pada tahap persiapan ini, peniliti menyiapkan segala kebutuhan yang akan digunakan untuk mengumpulkan data seperti studi literature dengan mengumpulkan informasi di UB Press dan mengumpulkan literatur yang menunjnag.

  3. METODE PENELITIAN

  RCI : presentase konsistensi A :Jumlah elemen kebutuhan yang konsisten B : Jumlah total elemen kebutuhan C :Jumlah elemen kebutuhan yang terdefinisikan secara tidak benar.

  (1) Keterangan:

  = (B+C)

  untuk menghitung perbandingan nilai terhadap presentase konsistensi dalam sebuah pendefinisian kerbututhan. Perhitungan RCI dapat dilihat pada persamaan 1.

  Requirement Consistency Index digunakan

  4. Requirement Consistency Index

  Consistency analysis dilakukan untuk

  Analisis sistem informasi merupakan kegiatan untuk menggali hal-hal yang akan ditangani oleh sistem yang dimaksudkan untuk memberikan pemahaman yang lebih menyeluruh tentang masalah dan kebutuhan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih rinci tentang apa yang berhasil, apa yang tidak dan apa yang dibutuhkan (Whitteen dan Bentley, 2007). Analisis sistem informasi yang dilakukan meliputi identifikasi pemangku kepentingan dan pengguna, analisis permasalahan. Identifikasi fitur, identifikasi persyaratan sistem dan identifikasi kedudukan produk dan pemodelan use case.

  Consistency Analysis

  and configuration structure.yang berfungsi 3.

  sebagai panduan dalam mengidentifikasi dan menghubungkan komponen pada layer

  Configuration Structure ini berfungsi

  2. Configuration Structure

  Layer , Requirement Layer dan Spesification Layer.

  1. Layers and Configuration Item Dalam diidentifikasi masukan dari 4 layer yang ada yaitu Business Layer, Process

  perangkat lunak dengan memanfaatkan hubungan struktural antar elemen perancangan, yang berfokus pada konsistensi pendefinisian persyaratan (Nistala, 2013). Berikut merupakan tahapan yang digunakan dalam analisis konsistensi:

  consistency analysis pada suatu perancangan

  adalah sebuah pendekatan untuk melakukan

  2.5 Requirement Configuration Structure: Consistency Analysis Requirement Configuration Structrure

  Pengambilan kesimpulan dilakukan berdasarkan hasil analisis dan pemodelan sistem pada proses bisnis yang sedang berjalan pada organisasi dan setelah adanya perbaikan dengan pemodelan sistem baru. Saran ditulis untuk mengambarkan rancangan yang sudah ada untuk mendukung proses bisnis organisasi selanjutnya.

  4. PROSES BISNIS DAN PERSYARATAN SISTEM

  6. Rekaptulasi barang masuk melalui sistem.

  5. PEMODELAN SISTEM

  Gambar 1 Diagram Use Case Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Barang

  case diagram dari sistem informasi pengelolaan persediaan barang.

  sekumpulan dari use case, aktor dan hubungan antara aktor dengan use case maupun hubungan aktor dengan aktor. Gambar 1 merupakan use

  use case . Diagram use case terdiri dari

  Pemodelan use case menggunakan diagram

  12. Sistem dapat diakses selama jam kerja

  11. Sistem dapat diakases pada berbagai browser.

  10. Melakukan validasi permintaan barang logistik melalui sistem.

  9. Rekaptulasi transaksi barang melalui sistem

  8. Rekaptulasi stok opnam melalui sistem.

  7. Rekaptulasi barang keluar melalui sistem.

  5. Melakukan validasi pembelian barang melalui sistem.

  Proses bisnis yang sedang berjalan pada bagian sarana dan prasarana UB press dalam melakukan pengelolaan barang saat ini yaitu dengan pembukuan. Ketika bagian produksi mendapatkan order buku maka akan meminta barang produksi kepada bagian sarpras yang nantinya bagian sarpras mengecek ketersediaan barang yang berada digudang, jika barang tidak tersedia makan akan mengajukan pembelian kepada ketua divisi sehingga barang akan dikirimkan kepada bagian produksi jika barang telah diterima. Keseluruhan proses permintaanbarang, pengajuan pembelian dan perhitungan stok dilakukan secara manual dengan menyerahkan blangko.

  4. Mengajukan pembelian barang melalui sistem.

  3. Keamanan Data.

  2. Data seluruh barang yang dibutuhkan telah tersimpan pada databases sistem.

  1. Permintaan barang produksi dapat dilakukan melalui sistem.

  Dari permasalahan yang ada maka dilakukan pendefinisian pendefinisian kebutuhan dari tiap pemangku kepentingan yang didapatkan dari solusi permasalahan antara lain:

  5. Pengunaan kertas, tinta dan alat tulis lainya untuk pencatatan dan penyimpanan.

  4. Pencarian informasi stok barang masih dilakukan secara manual.

  3. Pengajuan permintaan barang secara manual.

  2. Pengajuan pembelian barang yang dilakukan secara manual.

  secara manual, yakni dengan menggunakan pembukuan.

  1. Penyimpanan data barang masih dilakukan

  Analisis permasalahan dilakukan untuk memahami bidang masalah dengan cukup baik untuk secara menyeluruh menganalisis masalah, kesempatan, dan batasanya. Adapun permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut:

  Basis data digunakan untuk menyimpan seluruh data hasil proses dari sistem. Pemodelan basis data bertujuan untuk merancang basis data yang akan digunakan agar keluaran data dari program sesui yang diharapkan.Gambar 2 merupakan pemodelan data sistem pengelolaan persediaan barang.

  Gambar 5 Halaman Utama Manajemen Barang Gambar 2 Pemodelan Data SIPPB

  6. EVALUASI

  Sedangkan untuk pemodelan antarmuka Evaluasi yang digunakan adalah pengguna dapat dilihat pada gambar 3 hingga

  traceability matrix dan Ananlysis Consistency gambar 5.

  untuk mengetahui seberapa besar tingkat konsistensi dari analisis yang telah dilakukan.

  6.1 Keruntutan Pemangku Kepentingan dengan Fitur

  Pada bagian ini akan dilakukan pelacakan keruntutan dari kebutuhan pemangku kepentingan dengan fitur sistem. Tabel 1 merupakan hasil keruntutan kebututhan pemangku kebutuhan dengan fitur yang dapat diruntutkan. Tabel 1 Keruntutan Kebutuhan

  Gambar 3 Halaman Utama Stok Opnam Pemangku Kepentingan dengan Fitur.

  Tabel 1 Keruntutan Kebutuhan Pemangku Kepentingan Dengan Fitur _{Kebutuhan Fitur} Permintaan barang logistik dapat

  FEAT7 dilakukan melalui sistem Data seluruh barang yang dibutuhkan FEAT3 telah tersimpan pada databases sistem Keamanan Data FEAT15 Mengajukan pembelian barang melalui FEAT8 sistem Melakukan validasi pembelian barang

  FEAT10 Gambar 4 Halaman Transaksi Barang melalui sistem FEAT5 Rekaptulasi barang masuk melalui sistem FEAT9

  FEAT6 Rekaptulasi barang keluar melalui sistem FEAT12 Rekaptulasi stok opnam melalui sistem FEAT9

  Rekaptulasi Transaksi Barang melalui FEAT12 sistem Melakukan validasi permintaan barang

  FEAT11 2370ogistic melalui sistem Dapat diakses pada berbagai browser FEAT13 Akses sistem selama jam kerja FEAT15

  kebutuhan requirement layer dan 36 elemen kebutuhan spesifiction layer.

  2.

  

6.2 Keruntutan Fitur Dengan Use Case Jumlah total elemen kebutuhan adalah 67

  elemen dengan rincian 9 elemen kebutuhan

  Bagian ini menjelaskan keruntutan antara

  business layer , 12 elemen kebutuhan

  fitur dengan use case Tabel merupkan hasil

  process layer , 10 kelemen kebutuhan

  keruntutan fitur sistem dengan use case yang

  requirement layer dan 36 elemen kebutuhan

  dapat diruntutkan. Hasil keruntutan fitur dengan spesifiction layer .

  use case dapat dilihat pada tabel 2.

  3. Jumlah elemen terdefinisi secara tidak benar adalah 8 elemen yang terdapat pada

  Tabel 2 Keruntutan Fitur dengan Use Case _{Kode Use Case} specification layer.

  Setelah mengetahui nilai dari setiap

  FEAT1 <<UC-12>> Mengautentikasi Pengguna

  variable maka didapatkan presentase konsistensi

  FEAT2 <<UC-01>> Manajemen User

  dari pendefinisian kebutuhan sistem informasi

  FEAT3 <<UC-02>> Manajemen Barang

  pengelolaan persediaan barang pada UB Press

  FEAT4 <<UC-03>> Manajemen Supplier

  dengan perhitungan sebagai berikut:

  FEAT5 <<UC-04>> Manajemen Barang Masuk

  67

  67 FEAT6 <<UC-05>> Manajemen Barang Keluar RCI = ( + ) = 67 + 0 = 67 = 100% <<UC-10>> Manajemen Permintaan

  FEAT7 Barang Berdasarkan hasil perhitungan diatas,

  diperoleh nilai 100%. Hal ini menunjukkan

  <<UC-09>> Manajemen Pembelian FEAT8

  bahwa setiap elemen dari keempat layer sudah

  Barang saling berhubungan. FEAT9 <<UC-08>> Manajemen Stok Opnam <<UC-11>> Memverifikasi permintaan FEAT10 7. KESIMPULAN barang <<UC-06>> Memverifikasi Pembelian

  Dalam menentukan kebutuhan yang akan

  FEAT11 Barang

  dijadikan dasar dalam pemodelan sistem

  

FEAT12 <<UC-07>> Manajemen Laporan pengelolaan persediaan barang yaitu dengan

  melakukan identifikasi masalah pada instansi dengan melakukaan wawancara kepada pihak

  6.3 Requirement Configuration Structure

  ketua bagian sarana dan prasarana mengenai Tahap awal yang harus dilakukan adalah proses bisnis yang berjalan sehingga menentukan masukan awal dari proses evaluasi menghasilkan spesifikasi kebutuhan yang akan konsistensi yang meliputi: diubah kedalam bentuk pemodelan sistem

  1. Business Layer berisikan tujuan proses terdapat dua fase yang dilakukan, yaitu fase bisnis yang sedang berjalan.

  inception dan fase elaboration.

2. Process Layer merupakan kegiatan-

  Evaluasi dilakukan dengan menggunakan kegiatan yang sedang berjalan untuk

  traceability matrix yang bertujuan untuk

  mendukung tujuan proses besar yang melakukan penelusuran keruntutan antara sedang berjalan. kebutuhan pemangku ,persyaratan fungsional 3. Requirements Layer berisikan kebutuhan dan non-fungsional,use case, acivity diagram pemangku kepentingan dan sequences diagram serta rancangan

  4. Spesification Layer didapatkan dari analisis antarmuka. Hasil keruntutan kebututhan tersebut kebutuhan dalam bentuk spesifikasi. telah disesuaikan dan tidak ada kebututhan

  Masukan pada layer ini terdapat dua pengguna yang tidak terdefinisiskan. kegiatan baru yang dibagi menjadi delapan

  Consistency analysis dilakukan untuk

  sub-kegiatan yang bertujuan untuk melakukan evaluasi pada sistem bahwa mempermudah kinerja sistem kebutuhan yang telah didefinisiakan konsisten dengan index 100%. Berdasarkan consistency analysis dapat diketahui bahwa:

DAFTAR PUSTAKA 1.

  Jumlah elemen kebutuhan yang konsisten adalah 67 elemen dengan rincian 9 elemen Bittner, K. dan Spence. 2002. Use Case kebutuhan business layer, 12 elemen

  Modeling . Boston. Addison-Wesley.

  kebutuhan process layer, 10 elemen Booch, G., James R. dan Ivar J. 2005. Unified _nd User Language User Guide The 2 Editon.

  New York. Addision-Wesley.

  Gornik, D. 2003. IBM : Rational Unified Process Best Practice for Software Development Teams. IBM. New York.

  Kendall dan Kendall. 2001. System Analysis And _nd

  Design 5 ed. New Jersey. Prentice Hall.

  Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta. Graha Ilmu. Sumayang, L., 2003. Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Pertama.

  Jakarta. Salemba Empat. Munawar. 2005. Pemodelan Visual dengan UML. Yogyakarta. Graha Ilmu.

  Nistala, P. dan Kumari, P. 2013. An Approach to

  Carry Out Consistency Analysis on Requirements . IEEE, pp. 320-325.

  Pontas, M.Pardede. 2005. Manajemen Operasi Dan Produksi. Yogyakarya. Andi Offset. Pressman, Roger S. 2010. Software Engineering

  A Practitioner’s Approach, seven edition.

  New York. The MC Grow-Hill Companies, Inc. Siahaan, D. 2012. Analisa Kebutuhan Dalam Rekayasa Perangkat Lunak . Yogyakarta.

  Penerbit Andi. Sommerville, I. 2011. Software Engineering, Ninth Edition. New York. Addison-Wesley.

  Sugiarti, Y. 2013. Analisa dan Perancnagan

  UML (Unified Model Language) Generated

  VB.6 Disertai Contoh Studi Kasus dan Interfaces Web . Yogyakarta. Graha Ilmu.

  Universitas Muhammadiyah Malang Press.

  2005. Manajemen Persediaan. Malang. UMM Press.