Memo berasal dari kata memorandum, karena

Memo berasal dari kata memorandum, karena
bersifat memory maka memo dapat dibuat
secar horizontal, vertikal, ataupun
diagonal.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1. Perhatikan format baku yang ada pada
organisasi ybs.
2. Perhatikan kepada siapa memo tersebut
ditujukan.

Nota berasal dari kata note, karena bersifat
catatan maka nota biasanya diberikan
atasan kepada bawahan.
Menurut pengertiannya:
Alat komunikasi intern antar pejabat satuan
organisasi yang memuat atau berisi
pemberitahuan, permintaan, penjelasan,
laporan dsb. Berisi tentang catatan singkat
tentang pokok2 persoalan.

Akan dijadikan bukti hukum untuk setiap

tindakan yang di ambil suatu organisasi.
Sifatnya catatan tentang hal-hal yang harus
dilakukan.
Menurut jangka waktuny:
Memiliki jangka waktu panjang
Menurut kedudukannya:
Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam
melaksanakan tugas guna menyampaikan
laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan,
atau penyampaian kepada pejabat lain

PT MEGATAMA KRIYA PERDANA
----------------------------------------------------------------------------------------------MEMO
Nomor : …………………
Kepada : Kabag keuangan
Dari
: Operation Manager
Hal
: Laporan keuangan
Mohon Saudara menyerahkan laporan keuangan bulan Maret 2010

Karena akandipergunakan sebagai dasar penyusunan laporan
tahunan. Laporan tersebut sudah saya terima tanggal 10 April
2010.
Terima kasih.
Surabaya, 29 Maret 2010
NS/dw

PRODI ADMINISTRASI PERKANTORAN
Jalan Srikana Surabaya
_______________________________________________________________
NOTA DINAS
Nomor: …………….
Kepada : Yth. Ibu Laila Indrayani
Dari
: Kajur Administrasi Niaga
Hal : Revisi kurikulum
Sehubungan akan dimulainya tahun ajaran 2010/2011 yang semakin dekat dan
dipandang perlu untuk mengadakan revisi kurikulum guna mengikuti perkem
bangan dunia usaha, maka dengan ini kami menugaskan Saudara untuk melak
sanakan revisi kurikulum di bidang korespondensi bahasa Indonesia. Kami

berharap dapat terselesaikan dalam waktu 7 hari setelah nota tugas ini.
Demikian, untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Surabaya, 1 April 2010

NS/dw

1.

Pimpinan Saudara memerintahkan anda untuk
mengikuti pelatihan kearsipan yang berbasis digital
yang akan dilaksanakan di UPI (Universitas
Pendidikan Indonesia) di bandung. Penyelenggaraan
tanggal 5-7 April 2015 mulai pukul 09.00 s/d 15.00
WIB. Laporan ditunggu.

2.

Pimpinan Saudara mengundang rapat semua
kepala divisi , dengan agenda promosi produk baru
yang akan diiklankan di surat kabar Jawa Pos

terbitan sabtu depan. Untuk itu masing2 divisi
hendaknya menyiapkan semua keperluan yang
dibutuhkan dan juga contoh lay outnya dr divisi
marketing.

SURAT UNDANGAN, MEETING AGENDA,
DAN NOTULA

Undangan adalah suatu pernyataan yang mengharapkan
kehadiran seseorang atau sekelompok orang dalam suatu
acara atau kegiatan tertentu.
Berdasarkan kepentingan, undangan dapat digolongkan
atas:
1.
Undangan resmi
2.
Undangan setengah resmi
3.
Undangan tidak resmi

Dipakai untuk keperluan resmi, misalnya : undangan rapat
suatu organisasi, undangan mengikuti upacara
kenegaraan, pelantikan pejabatdan lain lain. Dikeluarkan
oleh badan atau organisasi resmi, sehingga pengundang
harus menyebut pihaknya dengan kata “kami” Di dalam
undangan resmi, kata kami dapat diganti dengan
menyebutkan jabatan (mewakili organisasi)

Dipakai untuk keperluan setengah resmi , biasanya
dikeluarkan oleh keluarga, perkumpulan , misalnya
undangan perkawinan, rapat keluarga dll. Mewakili
kelompok
sehingga pengundang menyebut pihaknya dengan kata
“kami”.
3. Undangan tidak resmi
Atau undangan pribadi, dibuat oleh perseorangan untuk
keperluan diri sendiri. contohnya undangan Pesta
Mewakili diri sendiri sehingga pengundang, menyebut
pihaknya dengan kata “saya”.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatannya:
Pembuka: pengantar kegiatan
Isi
: waktu acara dilakukan (hari, tanggal, dan waktu)
tempat
susunan acara/agenda rapat
Penutup : ucapan terima kasih

SURAT PENGUMUMAN DAN
SURAT EDARAN

Berisi pemberitahuan mengenai suatu hal
yang ditujukan
kepada para pegawai atau masyarakat umum.
(pasal 75)
Ditujukan kepada banyak pembaca.
Perbedaan Pengumuman dengan Edaran
adalah isi dan

cara penyampaiannya. Isi pengumuman

cenderung
lebih terbuka atau boleh diketahui
dibandingkan
dengan surat edaran, pengumuman
sering ditempelkan
di tempat-tempat yang mudah ditemui
olah pihak yang
memerlukan informasi tersebut

Pembukaan : pengantar pokok surat
Isi
: uraian pokok surat
Penutup
: penegasan/pengharapan/ucapan
terima kasih
6.2. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat dengan alamat tujuan kolektif
yang beredar dari satu tangan ketangan lainnya dengan
cara mengirimkan satu surat untuk semua yang dituju.
Surat edaran merupakan surat yag berisi

penjelasan atau
petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu
peraturan perundangundangan dan atau perintah yang telah ada. (Pasal
44)

Pembuka
Isi
Penutup

: informasi (dasar, atau latar belakang)
: penguraian informasi (isi edaran yang ingin
disampaikan)
: harapan, ucapan terima kasih

KOP SURAT
----------------------------------------------------------------------------------------PENGUMUMAN
Diumumkan kepada mahasiswa yang pada semester ini hendak
menyelesaikan masa studinya, agar menyerahkan data-data yang
diperlukan untuk proses pemagangan/PKL, antara lain:
1.

Photo copy KHS dan KRS terakhir
2.
Pas photo berwarna 4X6 memakai jas almamater
3.
Mengisi bio data di bagian akademik
4.
Menyelesaikan administrasi keuangan dan akademik
Data-data tersebut, kami tunggu paling lambat tanggal 12 Desember 2009.
keterlambatan dari tanggal tersebut tidak dilayani.
Demikian untuk diperhatikan dan dilaksanakan.
Surabaya,……………

Ka. Akademik

Tgl…….
Nomor :
Hal
: Pelaksanaan UAS
Yth…………..
Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa pelaksanaan UAS akan diselenggarakan pada akhir
bulan Januari 2010. sehubungan pentingnya kegiatan tersebut bagi
keberhasilan mahasiswa maka kami himbau agar Saudara mempersiapkan diri
baik dari materi pengajaran dan mental.
Hal lain yang harus Saudara perhatikan adalah penyelesaian administrasi
keuangan dan presensi tidak boleh kurang dari 80%. Kami berharap hal tersebut
dapat terselesaikan paling lambat tanggal 15 Januari 2009, apabila Saudara
belum menyelesaikan dengan terpaksa dikenakan sanksi tidak diperkenankan
mengikuti UAS.
Atas kerjasamanya disampaikan terima kasih.

SURAT PENGANTAR DAN
SURAT TUGAS

Surat pengantar dipakai untuk mengantarkan sesuatu.
Surat pengantar dapat berfungsi sebagai:
1.
Surat pengantar orang
2.
Surat pengantar berkas atau dokumen

3.
Surat pengantar barang
Bentuk berhal/berjudul
Surat pengantar orang dipergunakan untuk memberikan
mandat kepembawa surat untuk melakukan suatu kegiatan
tertentu.
Pembuka : identitas pembawa surat
Isi
: tugas pembawa surat
tugas penerima surat, jangka waktu pelaksanaan
Penutup : ucapan terima kasih

PT KUNINGAN DAYA
Jalan Kenanga Indah VI/39 Jakarta
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------Nomor
: 035/KD/Mg/IV/2011 29 April 2011
Hal
: Pengantar petugas untuk
bekerja sama
Yth. Bapak Gagah Harun
Jl. Beringin 11
Jakarta Timur
Dengan hormat,
Bersama ini kami hadapkan karyawan yang bernama Armin Jalandra.
Karyawan tersebut merupakan tenaga andalan kami. Dalam menangani
pemeliharaan mesin-mesin produksi. Armin tersebut pernah memperoleh
pendidikan khusus dibidang Tehnik engineering selama enam bulan di
Jepang.
Untuk menerima tugas dari Bapak sesuai program kerjasama
mengenai
pengadaan suku cadang traktor.
Atas perhatian dan kerjasamanya disampaikan terima kasih
Hormat kami
Lanang Wahyu
Manajer Personalia
LW/dw

Surat tugas adalah surat yang dipergunakan untuk menugas
kan seseorang atau lebih agar melakukan pekerjaan tertentu.
Bentuk berjudul.
Pembukaan : dasar pemberian tugas
Isi
: - nama dan jabatan yang diberi tugas
- deskripsi/jenis tugas yang diberikan
- jangka waktu pelaksanaan tugas
- persyaratan lain
Penutup
: harapan

POLITEKNIK NUSANTARA
Jalan Panglima Diponegoro 423 Surabaya
---------------------------------------------------------------------------------------------------------SURAT TUGAS
Nomor: 037/Pol.Nus/ST/IV/2007
Dengan ini Ketua Jurusan Akuntansi menugasi:
Sundari Irmawati, SE
Untuk mengasuh mata kuliah
: Korespondensi Indonesia
Pada program diploma
: Bidang Akuntansi
Program pendidikan : Akuntansi
Sebagai
: Staf Pengajar
Pada semester
: Ganjil tahun akademik 2006/2007
Surat penugasan ini hanya berlaku selama satu semester, dan pada
Akhir perkuliahan akan diadakan evaluasi pelaksanaan perkuliahan.
Demikian, agar dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Surabaya, 29 April 2007
Prof. Yuwono Prawiro, MM
Kajur. Akuntansi
YP/dw

SURAT KUASA,
SURAT PANGGILAN

Surat kuasa adalah surat yg berisi pendelegasian suatu
urusan kepada pihak lain. Didalam surat kuasa selalu ada 2
pihak.
Bila menyangkut aspek hukum atau uang diatas lima
ratus ribu
rupiah harus dibubuhi materai.
Data-data yang harus dicantumkan dalam surat kuasa:
1.
Identitas diri pemberi kuasa
2.
Identitas diri penerima kuasa
3.
Keperluan kuasa diberikan
4.
Jangka waktu pelaksanaan kuasa (bila ada)
Bentuk : berjudul

Surat panggilan adalah surat seruan agar pihak yg
dipanggil
menghadap pemanggil.
Pembuatan surat panggilan hrs memikirkan kondisi atau
posisi
yg kuat, dikarenakan mempunyai unsur memaksa lebih
kuat
karena disertai sanksi yg diterapkan.
Pembuatan surat panggilan:
Pembuka : untuk apa pemanggilan dilakukan
Isi : kpd siapa panggilan itu diberikan, waktu dan
tempat pemanggilan,jangka waktu pemanggilan
dan sanksi yang akan dikenakan.
Penutup
: harapan dan atau ucapan terima kasih

SURAT KEPUTUSAN

Surat keputusan ialah surat yg dibuat instansi atau
organisasi
(diwakili pimpinan tertinggi), yg berisi pernyataan
memutuskan
sesuatu hal sehubungan tertib intern organisasi ybs.
Surat keputusan terdiri atas tiga bagian, yaitu:
- Konsiderans
- Desiderantum
- Diktum
Konsideran
Konsideran berasal dr kata “Considerare”, yg artinya
memper
timbangkan. Pada bagian pertama ini disebutkan halhal yang
yang menjadi pertimbangan dalam pembuatan surat
keputus
an.

MEMBACA :
(dibelakang kata ini disebutkan surat yg telah diterima
pejabat
yg membuat surat keputusan)
MENIMBANG:
(dibelakang kata ini disebutkan apa yg menjadi pertimbangan
untuk memberikan keputusan)
MENDENGAR atau MEMPERHATIKAN:
(kata ini dipakai kalau ada pejabat lain atau badan lain yg hrs
Didengar/diperhatikan pendapatnya untuk membuat keputusan tersebut)

kata ini disusulkan dgn menyebutkan peraturan-peraturan
dan
surat-surat yg dipakai untuk dasar membuat keputusan.
Dibedakan menjadi dua bagian, yaitu peraturan atau surat
yg
mengatur persoalannya dan peraturan yg menetapkan
wewenang atau hak untuk membuat keputusan.
Desiderantum
Adalah bagian dari surat keputusan yang berisi tujuan atau
untuk apa keputusan tersebut dibuat.
Contoh: untuk meningkatkan produktiftas kerja pegawai
yang
mulai menurun.

Diktum berasal dari kata “dicere” berarti
menyatakan, yaitu
pernyataan-pernyataan memutuskan yg diambil
oleh
organisasi terhadap suatu hal yg menyangkut
kepentingan
hidup organisasi. Biasanya ditandai dengan kata
MEMUTUSKAN Kemudian diikuti MENETAPKAN

Surat lamaran kerja

Arti dari kata lamaran adalah permohonan untuk memperoleh
sesuatu, sedangkan arti dari surat lamaran pekerjaan adalah
surat
yang dibuat oleh pencari kerja (pelamar) untuk kemudian
dikirimkan
kepada suatu badan usaha atau instansi guna mendapatkan
pekerjaan atau jabatan sesuai dengan lowongan pekerjaan atau
jabatan yang ditawarkan.
10.2. Tata Cara Menulis Surat Lamaran
 Dalam menyusun surat lamaran, para pencari kerja haruslah
memperhatikan hal-hal berikut.
 a. Menyebutkan data pribadi pelamar yang meliputi:
 1). nama lengkap;
 2). tempat dan tanggal lahir;

4). agama;
5). status kewarganegaraan;
6). keterangan sudah atau belum menikah;
7). alamat atau tempat tinggal yang mudah
dihubungi.
b. Riwayat pendidikan dan ijazah yang dimiliki,
meliputi:
1). Pendidikan formal, misalnya SD, SLTP, SLTA,
akademi, atau universitas (jika ada);
2). Pendidikan informal, misalnya kursus-kursus :
bahasa Inggris, bahasa Mandarin, Komputer,
Pengembangan Pribadi, Public Relation, dan lainlain.

d. Pengalaman bekerja yang sejenis dengan jabatan
yang dilamarnya atau pengalaman bekerja di bidang
lain. Bila belum pernah sebaiknya menyebutkan
kemampuan bekerja untuk jabatan yang dilamarnya
berdasarkan pendidikan yang dimiliki.
3. Lampiran Surat Lamaran
 Yang dimaksud dengan lampiran adalah segala
sesuatu yang disertakan atau dicantumkan dalam
surat lamaran dengan maksud untuk mempertegas
atau memperkuat surat tersebut sebagai bahan
pertimbangan bagi pihak badan usaha atau instansi
yang menawarkan pekerjaan atau jabatan tertentu.
Bila surat lamaran pekerjaan berdasarkan iklan,
sesuaikan lampiran dengan permintaan.

Saat ini banyak beredar di pasar formulir daftar riwayat
hidup,
sehingga pelamar tinggal mengisi saja. Namun, pada
umumnya
pelamar lebih baik membuat sendiri. Daftar riwayat
hidup biasanya
berisikan tentang:
a. data pribadi yang terdiri dari: nama lengkap; tempat
tanggal lahir; jenis kelamin; kewarganegaraan;
status; alamat.
b. pendidikan yang terdiri dari pendidikan formal dan
pendidikan informal;
c. pengalaman bekerja;
d. keterangan-keterangan lain.