Rancang Bangun Aplikasi Tracer Study Berbasis Web pada SMK Kesehatan Surabaya
Rancang Bangun Aplikasi Tracer Study Berbasis Web pada SMK
Kesehatan Surabaya
Dewi Rahayu M. 1) Vivine Nurcahyawati 2) Martinus Sony Erstiawan 3)
Program Studi/Jurusan Sistem Informasi
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298
Email:
Abstract: SMK Kesehatan Surabaya is a vocational school that has two majors, which is nursing and
pharmacy. Tracer study is one of elements of accreditation and used to determine academic policies
especially in the preparation of the curriculum. Tracer study process in SMK Kesehatan Surabaya
currently experiencing some problems, namely the questionnaire format that less informative, there
has been no feedback from the graduate user and alumni, there has been no details data of graduate
user, alumni data is less valid, data collection takes a long time and repeatedly, and the issue of data
security is not guaranteed. The solution that can solve the problem is making tracer study
applications to facilitate the implementation of tracer study, so data collection of alumni more
accurate and quicker than before, there is feedback from the graduate user and alumni, as well as
there is a report tracer study that used the stages of Software Development Life Cycle (SDLC) which
includes the step of system analysis, system design and system implementation. The result showed that
based on testing, application that have been made can help in obtaining feedback from users
graduates and the alumni and generate report the tracer study of tables and charts that will facilitate
the SMK in determining policy, and as a reference to repair curriculum to improve the quality of
alumni in the future.Keywords: tracer study, alumni, the graduate user, application SMK Kesehatan Surabaya adalah sekolah menengah kejuruan kesehatan swasta yang didirikan oleh Yayasan Pengembangan Sumber Daya Manusia Indonesia (YPSDMI) dan mendapat ijin penyelenggaraan pendidikan pada tahun 2010. SMK Kesehatan Surabaya memiliki dua jurusan yaitu jurusan keperawatan dan farmasi. Untuk jurusan keperawatan, lulusan yang melanjutkan ke perguruan tinggi berkisar antara 80%-90%, sedangkan untuk jurusan farmasi sekitar 60%-70% lulusannya memilih untuk bekerja. Masalah alumni ditangani oleh bagian Bimbingan dan Konseling (BK). Tracer
study merupakan bagian penting aktivitas sebuah
lembaga pendidikan (Wuradji dan Muhyadi, 2010). Dengan adanya kegiatan tracer study, memungkinkan sebuah lembaga pendidikan melacak kondisi alumni yang telah dihasilkan.
Proses tracer study di SMK Kesehatan Surabaya dimulai dari alumni mengisi kuesioner ketika alumni datang ke SMK untuk mengurus kelulusan atau untuk pengambilan ijazah, BK kemudian melakukan rekap data dengan mengolah jawaban kuesioner ke dalam Microsoft
Excel . Selanjutnya data alumni tersebut akan
diberikan kepada Kepala Sekolah untuk kemudian dilaporkan kepada Dinas Pendidikan ketika ada pendataan penyerapan lulusan. Selain itu data alumni tersebut juga digunakan untuk mengetahui kualitas alumni yang dihasilkan.
Dari proses tracer study tersebut dapat diketahui bahwa pelaksanaan tracer study saat ini memiliki beberapa masalah, yaitu pendataan alumni disalin ke dalam Microsoft Excel, sehingga kesalahan memasukkan data bisa saja terjadi, tidak ada pembagian hak akses user, serta adanya kemungkinan data yang berulang sehingga menghabiskan ruang penyimpanan data. Informasi dari kuesioner kurang akurat, hanya berisi pertanyaan mengenai informasi pribadi alumni, tidak ada umpan balik proses pembelajaran dari alumni, data alumni kurang valid dan tidak sesuai dengan kondisi saat ini. Selain itu belum ada umpan balik dari perusahaan tempat alumni bekerja. Pendataan alumni dilakukan berulang dan memakan banyak waktu, serta proses pendataan sulit dilakukan jika alumni sudah berada di luar kota.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut diperlukan sebuah aplikasi tracer study berbasis
web . Aplikasi ini dapat digunakan oleh banyak user dan dapat menjangkau alumni lebih luas.
Dalam aplikasi ini alumni dan pengguna lulusan dapat mengisi kuesioner. Kuesioner ini berisi data kegiatan alumni saat ini, data identitas perguruan tinggi tempat alumni melanjutkan studi, data identitas perusahaan tempat alumni bekerja (pengguna lulusan), data umpan balik proses pembelajaran, dan data penilaian kinerja alumni.
Dengan menggunakan aplikasi ini dapat menjaga keamanan database karena adanya pembagian hak akses user dan dapat mencegah adanya data yang berulang. Selain itu pihak SMK bisa mendapatkan data umpan balik dari alumni dan pengguna lulusan. Aplikasi ini dapat mengurangi waktu pelaksanaan tracer study karena proses pendataan alumni tidak harus dilakukan secara berulang-ulang. Aplikasi ini memberikan informasi yang dapat digunakan dalam menentukan kebijakan yang akan diambil oleh pihak SMK dalam rangka meningkatkan kualitas alumni.
Analisis Permasalahan Analisis permasalahan dilakukan setelah sebelumnya dilakukan identifikasi permasalahan dengan cara wawancara dan observasi. Analisis permasalahan bertujuan terjadi di SMK Kesehatan Surabaya.
Sistem ini dimulai dari BK memasukkan data pertanyaan kuesioner. Setelah itu alumni dan pengguna lulusan dapat mengisi kuesioner langsung pada website. Sistem lalu akan menyimpan dan mengolah data hasil kuesioner dan menampilkan informasinya dalam bentuk laporan yang dapat diakses oleh BK dan Kepala Sekolah.
user sehingga masalah keamanan data dapat terjamin.
Sekolah, alumni, dan pengguna lulusan, selain itu aplikasi ini dapat diakses di manapun dan kapanpun tanpa harus melakukan penginstalan, dapat dijalankan dalam berbagai sistem operasi serta bersifat realtime. Dengan adanya sistem yang realtime, maka pihak SMK dapat mengetahui kondisi data secara cepat. Pada sistem juga terdapat pembagian hak akses tiap
user . User pada aplikasi ini adalah BK, Kepala
Solusi Permasalahan Setelah diketahui permasalahan yang ada, maka untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, solusi yang diberikan adalah dengan membangun aplikasi tracer study berbasis web pada SMK Kesehatan Surabaya. Aplikasi ini berbasis web karena dapat diakses oleh banyak
c.
b.
METODE PENELITIAN
Analisis dan perancangan sistem aplikasi tracer study pada SMK Kesehatan Surabaya dilakukan melalui 3 tahap seperti pada gambar 1.
Kesehatan Surabaya. Proses tracer study yang sedang berjalan pada SMK Kesehatan Surabaya saat ini dimulai dari bagian BK menyusun kuesioner tracer study berdasarkan kebutuhan pihak SMK, data kuesioner sekarang ini terdiri dari data alumni, kegiatan saat ini yang berisi data tentang alumni bekerja atau melanjutkan pendidikan, dan informasi tentang perusahaan tempat alumni bekerja atau perguruan tinggi tempat alumni melanjutkan pendidikan. Bagian BK kemudian menyerahkan kuesioner tersebut pada saat alumni datang ke SMK untuk mengurus proses kelulusan. Selanjutnya jawaban kuesioner akan direkap untuk dilakukan analisa serta membuat laporan hasil tracer study. Laporan hasil tracer study tersebut kemudian akan diserahkan kepada Kepala Sekolah.
Identifikasi Masalah Identifikasi masalah dilakukan dengan cara wawancara dan observasi pada SMK
a.
Tahap ini terdiri dari 4 tahapan yaitu identifikasi masalah, analisis permasalahan, solusi permasalahan, dan analisis kebutuhan pengguna. Tahap analisis sistem digunakan untuk mengetahui masalah yang sedang terjadi dan menentukan solusi yang tepat untuk memecahkan permasalahan tersebut. Berikut penjelasan tiap tahapan analisis sistem.
Tahap Analisis Sistem
Gambar 1. Tahap Penelitian 1.
2. Tahap Perancangan dan Pembuatan Sistem
Dari hasil observasi juga dihasilkan IPO diagram untuk aplikasi tracer study pada SMK Kesehatan Surabaya. Input terdiri dari delapan data, process (user) dan process (server) terdapat tiga proses, sedangkan untuk output menghasilkan daftar pertanyaan kuesioner, jawaban kuesioner, dan menghasilkan tujuh laporan.
alumni dimulai dengan pengguna lulusan memilih menu kuesioner penilaian kinerja alumni, lalu aplikasi akan menampilkan data alumni, selanjutnya pengguna lulusan memilih tombol penilaian pada data alumni yang bekerja di perusahaan tersebut dan aplikasi akan menampilkan pertanyaan kuesioner penilaian kinerja alumni, setelah pengguna lulusan menjawab semua pertanyaan kuesioner dan menyimpannya maka aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel penilaian pengguna.
study pengisian kuesioner penilaian kinerja
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem (Hartono, 2005). System flow tracer
System flow merupakan bagan yang
System Flow Tracer Study Pengisian Kuesioner Penilaian Kinerja Alumni
menghasilkan daftar pertanyaaan kuesioner, laporan identitas alumni, jawaban kuesioner, laporan kegiatan saat ini, laporan identitas perguruan tinggi, laporan identitas pengguna lulusan, laporan umpan balik proses pembelajaran, laporan penilaian kinerja alumni, dan laporan perbandingan tracer study alumni.
output
proses memasukkan daftar pertanyaan kuesioner, proses mengisi data identitas alumni, dan proses pengisian daftar pertanyaan kuesioner yang di dalamnya terbagi menjadi lima proses, sedangkan untuk process (server) terdapat tiga proses yaitu, proses mengolah data identitas alumni, proses pengolahan jawaban kuesioner, dan proses mengolah jawaban kuesioner. Untuk
process (user) terdapat tiga proses meliputi:
Pada input terdapat delapan data meliputi: daftar pertanyaan kuesioner, data identitas alumni, data kegiatan saat ini, data identitas perguruan tinggi, data identitas pengguna lulusan, data umpan balik proses pembelajaran, data penilaian kinerja alumni oleh pengguna lulusan, dan jawaban kuesioner. Untuk
Input Process Output (IPO) Diagram
Tahap pembuatan dan perancangan sistem berfungsi untuk memudahkan proses pembuatan aplikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna, menggambarkan aliran data dan alur sistem, dan sebagai tahap persiapan sebelum implementasi sistem. Perancangan sistem ini diharapkan dapat merancang dan mendesain sistem dengan baik. Tahap pembuatan aplikasi meliputi: a.
Tahapan dalam pembuatan laporan yaitu menyusun laporan Tugas Akhir secara sistematis. Tahap pembuatan laporan ini bertujuan untuk melakukan dokumentasi pada seluruh tahapan dan hasil perancangan yang telah dibuat beserta kesimpulan dan saran.
3. Tahap Pembuatan Laporan
Uji Coba Perangkat Lunak Tahap uji coba perangkat lunak dilakukan dengan melakukan uji coba pada semua komponen perangkat lunak yang telah dibangun dan bertujuan untuk mengetahui hasil dari implementasi perangkat lunak apakah sudah sesuai dengan desain uji coba yang telah dibangun sebelumnya dan keluaran yang diperoleh sesuai dengan yang diharapkan.
d.
Implementasi Perangkat Lunak Tahap ini bertujuan untuk penerapan perangkat lunak yang disesuaikan dengan rancangan atau desain perangkat lunak yang telah dibangun sebelumnya.
model , physical data model, struktur tabel, c.
jenjang, data flow diagram, conceptual data
output (IPO) diagram, system flowchart, diagram
Desain Perangkat Lunak Tahap ini bertujuan untuk merancang desain pembuatan aplikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Tahapan dalam desain perangkat lunak yaitu pembuatan input proses
b.
Analisis Perangkat Lunak Analisis perangkat lunak bertujuan untuk mengetahui perangkat lunak yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna.
HASIL DAN PEMBAHASAN
System Flow Tracer Study Sekolah, alumni, dan pengguna lulusan. Context
Pengisian Kuesioner Pengguna Lulusan diagram menjelaskan secara umum tentang input
Pengguna Lulusan Aplikasi Mulai dan output dari proses tracer study. Halaman Conceptual Data Model (CDM) Pengguna Lulusan 4 CDM adalah gambaran secara keseluruhan struktur aplikasi. CDM dari aplikasi Kuesioner Penilaian Pilih Menu Alumni Menampilkan Data Alumni tracer study terdapat 8 tabel yaitu tabel provinsi, Kinerja Alumni tabel kota, tabel jurusan, tabel alumni, tabel Data Alumni pegawai, tabel pengguna lulusan, tabel jenis Pilih Penilaian Kuesioner Penilaian Menampilkan Form Pertanyaan Kuesioner kuesioner, dan tabel kuesioner. Kinerja Alumni 1 Physical Data Model (PDM) Penilaian Kinerja Form Pertanyaan Kuesioner Alumni dan Kesesuaian Isian CDM. PDM dari aplikasi tracer study terdapat Jawaban Kuesioner Cek Kelengkapan PDM merupakan hasil generate dari 11 tabel yaitu tabel provinsi, tabel kota, tabel Input Jawaban Kuesioner Lengkap/Sesuai? Ya Jawaban Kuesioner Menyimpan jurusan, tabel alumni, tabel pegawai, tabel Pengguna Lulusan pengguna lulusan, tabel jenis kuesioner, tabel Pilih Simpan Tidak Pengguna Penilaian kuesioner, tabel detail alumni, tabel jawaban Alert Data Tidak Lengkap/Sesuai Data Tidak Lengkap/ Menampilkan Alert Sesuai 1 kuesioner, dan tabel penilaian pengguna.
Form Login h ase Selesai Form login merupakan halaman P
pertama yang akan muncul pada saat user mengakses aplikasi tracer study. User dapat mengakses aplikasi dengan memasukkan
Kuesioner Penilaian Kinerja Alumni
username dan password sesuai dengan hak aksesnya.
Context Diagram
Gambar 4. Form Login
Form Pengisian Biodata Alumni Form pengisian biodata alumni dapat
diakses oleh alumni. Form ini berfungsi untuk menyimpan data alumni, perusahaan atau perguruan tinggi. Dari form ini dapat diketahui
Gambar 3. Context Diagram histori pekerjaan maupun perguruan tinggi alumni. Dalam form pengisian biodata alumni
Context diagram merupakan gambaran
akan ditampilkan informasi alumni, kemudian menyeluruh dari DFD dan menggambarkan alumni mengisi email, memilih perusahaan atau entitas yang berhubungan dengan sistem dan perguruan tinggi sesuai dengan kondisinya saat aliran data secara umum. Dalam context diagram ini, mengisi tanggal selesai untuk kegiatan ini terdapat empat entity yaitu BK, Kepala sebelumnya (bekerja maupun kuliah), mengisi
Form Pengisian Identitas Perguruan tanggal mulai, dan mengisi tanggal selesai.
Tinggi
Gambar 5. Form Pengisian Biodata Alumni
Form Pengisian Identitas Pengguna Lulusan
Gambar 7. Form Pengisian Identitas Perguruan Tinggi
Form pengisian identitas perguruan
tinggi berfungsi untuk menyimpan data perguruan tinggi pada saat alumni melanjutkan pendidikan. Form ini diakses jika pada saat memilih nama instansi di form biodata alumni tidak terdapat data perguruan tinggi yang dimaksud.
Form Pengisian Kuesioner Alumni Form pengisian kuesioner alumni
berfungsi untuk menyimpan data kuesioner yang telah diisi oleh alumni. Pertanyaan kuesioner yang muncul sesuai dengan kegiatan yang dipilih, bekerja atau kuliah. Kuesioner ini hanya dapat diisi jika periode tahun pengisiannya berbeda.
Gambar 6. Form Pengisian Identitas Pengguna Lulusan
Form pengisian identitas pengguna
lulusan berfungsi untuk menyimpan data perusahaan tempat alumni bekerja saat ini. Form ini diakses jika pada saat memilih nama instansi di form biodata alumni tidak terdapat data perusahaan yang dimaksud.
Gambar 8. Form Pengisian Kuesioner Alumni
Form Halaman Pengguna Lulusan Form halaman pengguna lulusan
diakses ketika pengguna lulusan ingin mengisi kuesioner penilaian kinerja alumni, pengguna lulusan sebelumnya harus memilih alumni yang bekerja di perusahaan tersebut kemudian memilih tombol penilaian jika ingin mengisi kuesioner.
Gambar 9. Form Halaman Pengguna Lulusan
Form Pengisian Kuesioner Pengguna Lulusan
Form pengisian kuesioner pengguna
lulusan atau penilaian kinerja alumni dilakukan setelah pengguna lulusan memilih tombol penilaian pada alumni yang bekerja pada perusahaan tersebut. Form pengisian kuesioner penilaian kinerja alumni hanya dapat diakses oleh pengguna lulusan. pengguna lulusan mengisi semua kuesioner, setelah semua selesai diisi, jawaban akan disimpan dalam tabel penilaian pengguna. Pengguna lulusan tidak bisa logout sebelum mengisi kuesioner.
Gambar 10. Form Pengisian Kuesioner Penilaian Kinerja Alumni
Form Laporan Kegiatan Saat Ini Form laporan kegiatan saat ini
berfungsi untuk menampilkan kegiatan alumni saat ini berdasarkan parameter tahun angkatan. Dalam laporan ini berisi data alumni dan data perguruan tinggi maupun perusahaan tempat alumni melanjutkan pendidikan dan bekerja, serta terdapat informasi jumlah alumni yang bekerja maupun melanjutkan pendidikan di perusahaan dan perguruan tinggi. Selain itu dalam laporan ini terdapat grafik yang menunjukkan jumlah alumni yang bekerja, kuliah, dan tidak bekerja.
Gambar 11. Form Laporan Kegiatan Saat Ini
Form Laporan Umpan Balik Proses Pembelajaran
Form laporan umpan balik proses
pembelajaran berfungsi untuk menampilkan umpan balik proses pembelajaran dari kuesioner umpan balik yang sudah diisi oleh alumni berdasarkan parameter tahun angkatan. Dalam laporan ini berisi informasi tentang berapa jumlah alumni yang memberikan umpan balik
SIMPULAN
proses pembelajaran berdasarkan jawaban yang Berdasarkan implementasi dan hasil diberikan. Laporan ini digunakan untuk evaluasi terhadap aplikasi tracer study berbasis mengetahui penilaian alumni terhadap
web pada SMK Kesehatan Surabaya, maka dapat
kurikulum, tenaga pengajar, maupun fasilitas di diambil kesimpulan sebagai berikut: SMK Kesehatan Surabaya.
1. Sistem yang dibuat dapat melakukan pengisian kuesioner untuk alumni dan
Form Laporan Penilaian Kinerja Alumni
pengguna lulusan melalui web, sehingga
Form laporan penilaian kinerja alumni
kegiatan tracer study dapat menjangkau berfungsi untuk menampilkan penilaian kinerja alumni dan pengguna lulusan dengan lebih masing-masing alumni dari kuesioner yang telah luas. Sistem juga dapat memberikan umpan diisi oleh pengguna lulusan berdasarkan balik dari alumni dan pengguna lulusan. parameter nama alumni. Dalam laporan ini berisi
Umpan balik dari alumni berupa umpan informasi tentang penilaian kinerja dari masing- balik proses pembelajaran dari kuesioner masing alumni. Laporan ini digunakan untuk yang telah diisi oleh alumni, sehingga dapat mengetahui kemampuan alumni dalam bekerja digunakan sebagai acuan untuk perbaikan menurut beberapa aspek penilaian. Dari laporan kurikulum kedepannya. Sedangkan untuk ini pihak SMK dapat mengetahui kualitas umpan balik dari pengguna lulusan berupa alumni, sehingga bisa digunakan acuan untuk penilaian kinerja alumni yang nantinya peningkatan kualitas alumni kedepannya. digunakan untuk memperbaiki kualitas lulusan.
Form Laporan Perbandingan Tracer 2.
Sistem dapat menghasilkan laporan berupa tabel dan grafik sesuai dengan kriteria yang
Study Alumni
diinginkan, sehingga memudahkan pihak SMK dalam mengetahui hasil tracer study.
RUJUKAN
Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.
Wuradji, M. S. dan Muhyadi. 2010. Studi Penelurusan Lulusan Program Studi Manajemen Pendidikan Program Pascasarjana Universitas Negeri Yogyakarta. Laporan Penelitian.
Gambar 12. Form Laporan Perbandingan Tracer
Study Alumni Form laporan perbandingan tracer study alumni berfungsi untuk menampilkan
perbandingan jumlah alumni yang bekerja dan melanjutkan perguruan tinggi sesuai dengan tahun angkatan yang dipilih. Dari laporan ini pihak SMK dapat mengetahui peningkatan atau penurunan kualitas alumni tiap tahunnya, sehingga bisa digunakan sebagai acuan untuk peningkatan kualitas alumni kedepannya.