03011018 Permendag No 62 Th 2017

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 62/M-DAG/PER/8/2017
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERDAGANGAN

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a.

bahwa ketentuan mengenai tata naskah dinas
sebagaimana diatur dalam Keputusan Menteri
Perdagangan Nomor 702/ M-DAG/ KEP/ 9 / 2011 tentang
Pedoman Administrasi Umum Kementerian
Perdagangan sudah tidak sesuai dengan pedoman
umum tata naskah dinas sebagaimana diatur dalam
Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014

tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a, dan untuk melakukan
penyesuaian

terhadap

penataan

organisasi

sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri
Perdagangan Nomor 08/ M-DAG/ PER/ 2/2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Perdagangan,
perlu mengatur kembali Pedoman Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Perdagangan;

-2-

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu
menetapkan Peraturan Menteri Perdagangan tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Perdagangan;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang
Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2008 Nomor 166, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916);
2.

Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015 tentang
Organisasi Kementerian Negara (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 8);

3.

Peraturan Presiden Nomor 48 Tahun 2015 tentang
Kementerian Perdagangan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2015 Nomor 90);

4.

Peraturan Menteri Perdagangan Nomor
08/M-DAG/PER/2/2016 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Perdagangan (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 202);

5.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 432);

6.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 30 Tahun 2011
tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip
Dokumen Permanen;

MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN MENTERI PERDAGANGAN TENTANG PEDOMAN
TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN
PERDAGANGAN.

-3-

Pasal 1
Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian
Perdagangan dimaksudkan sebagai pedoman dalam
pengelolaan naskah dinas di Lingkungan Kementerian
Perdagangan.

Pasal 2
(1) Pedoman Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 1 terdiri atas:
a.

pendahuluan;

b.

jenis dan format naskah dinas;

c.

pembuatan naskah dinas;

d.

pengamanan naskah dinas;

e.

kewenangan penandatanganan; dan

f.

pengendalian naskah dinas.

(2) Pedoman Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dart Peraturan
Menteri ini.

Pasal 3
Pembinaan dan pengawasan pelaksanaan ketentuan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dilakukan oleh
Sekretaris Jenderal Kementerian Perdagangan dan pimpinan
unit kerja di lingkungan Kementerian Perdagangan.

Pasal 4
Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Keputusan
Menteri Perdagangan Nomor 702/M-DAG/KEP/9/2011
tentang Pedoman Administrasi Umum Kementerian
Perdagangan, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

-4-

Pasal 5
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya
dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 25 Agustus 2017

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
ENGGARTIASTO LUKITA
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 28 Agustus 2017
DIREKTUR JENDERAL
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.

WIDODO EKATJAHJANA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2017 NOMOR 1183
Salinan sesuai dengan aslinya
.Se etariat Jenderal
Perdagangan
o Hukum,

-5LAMPIRAN
PERATURAN MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 62/M-DAG/PER/8/2017
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN
PERDAGANGAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Administrasi umum sebagai sarana informasi untuk menunjang
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan di
lingkungan Kementerian Perdagangan memerlukan adanya kesamaan

bahasa dan keseragaman tindakan dalam pelaksanaannya. Sehubungan
dengan hal tersebut perlu adanya Tata Naskah Dinas dalam menunjang
pelaksanaan tugas pokok Kementerian Perdagangan. Tata naskah dinas
sebagai salah satu unsur administrasi umum yang meliputi pengaturan
tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang
negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan
benar, tata surat, penyusunan produk hukum, serta ralat.
Ketentuan tentang tata naskah dinas di Kementerian Perdagangan telah
diatur dalam Keputusan Menteri Perdagangan Nomor 702/M-DAG/
KEP/9/2011 tentang Pedoman Administrasi Umum Kementerian
Perdagangan, namun seiring dengan perjalanan waktu dan adanya
restrukturisasi organisasi ketatalaksanaan di lingkungan Kementerian
Perdagangan, perlu menyempurnakan Pedoman Administrasi Umum
Kementerian Perdagangan dimaksud. Penyempurnaan Pedoman
Administrasi Umum Kementerian Perdagangan yang selanjutnya disebut
Tata Naskah Dinas Kementerian Perdagangan sebagai bagian dari unsur
administrasi umum perlu mempertimbangkan dinamika perkembangan
peraturan perundangan dan teknologi informasi untuk memperlancar
arus informasi serta komunikasi tulis kedinasan.

-6

Tata Naskah Dinas hams ditaati dengan penuh kesadaran berdasarkan
alasan dan tujuan yang telah dipertimbangkan sebaik-baiknya untuk
melaksanakan tata hubungan dalam suatu organisasi.

B. Maksud, Tujuan, dan Sasaran
1.

Maksud
Tata Naskah Dinas dimaksudkan sebagai pedoman pengelolaan dan
memberikan petunjuk atau acuan penyelenggaraan tata naskah
dinas di lingkungan Kementerian Perdagangan.

2.

Tujuan
Tata Naskah Dinas bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi
secara tertulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas
dan fungsi di lingkungan Kementerian Perdagangan.

3.

Sasaran
a.

tercapainya keseragaman dan keterpaduan dalam
penyelenggaraan kegiatan administrasi persuratan dan
kearsipan di lingkungan Kementerian Perdagangan;

b.

terwujudnya tertib administrasi umum yang efisien dan efektif;

c.

tercapainya kelancaran komunikasi kedinasan serta
kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya; dan

d.

menjamin keamanan, keutuhan, dan kerahasiaan dokumen
negara/ kedinasan.

C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Tata Naskah Dinas Kementerian Perdagangan meliputi
pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas, pembuatan naskah
dinas, pengamanan naskah dinas, kewenangan penandatanganan, dan
pengendalian naskah dinas.

D. Asas-asas
1. Asas efektif dan efisien
Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas perlu dilakukan secara efektif
dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah
dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa
Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

7

2.

Asas pembakuan
Naskah Dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk
yang telah dibakukan.

3.

Asas pertanggungjawaban
Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas dipertanggungjawabkan dari
segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.

4.

Asas keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan Tata Naskah Dinas terkait dengan
kegiatan administrasi umum.

5.

Asas kecepatan dan ketepatan
Naskah Dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu,
dan tepat sasaran dalam kejelasan redaksional, kemudahan
prosedural, serta kecepatan penyampaian dan distribusi.

6.

Asas keamanan
Tata Naskah Dinas harus aman secara fisik dan substansi mulai dari
penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak,
pemberkasan, kearsipan dan distribusi. Demi terwujudnya Tata
Naskah Dinas yang efektif dan efisien, pengamanan naskah dan
aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentu yang paling penting.

E. Pengertian Umum
1.

Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang
digunakan dalam komunikasi kedinasan.

2.

Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah dalam rangka
penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

3.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

-8
4.

Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan
tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo,
dan cap dinas.

5.

Unit Organisasi di Lingkungan Kementerian Perdagangan adalah
Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal, dan

6.

Badan-Badan.
Unit Kerja di Lingkungan Kementerian Perdagangan terdiri atas Biro,
Pusat, Inspektorat, Direktorat, Balai pada Direktorat Jenderal,
Perwakilan Perdagangan Republik Indonesia di Luar Negeri.

7.

Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian
informasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerj a dalam
organisasi secara vertikal dan horizontal.

8.

Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian
informasi kedinasan yang dilakukan oleh instansi dengan pihak lain
di luar lingkungan instansi yang bersangkutan.

9.

Lambang Negara Kesatuan Republik Indonesia yang selanjutnya
disebut Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan
Bhineka Tunggal Ika.

10. Logo Kementerian Perdagangan adalah tanda pengenal/identitas
Kementerian Perdagangan yang menggambarkan ciri khas tugas dan
fungsi Kementerian Perdagangan.
11. Cap Dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan
dan/atau instansi yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah
dan berlaku yang dibubuhkan pada ruang tanda tangan.
12. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free) atau
memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan dan daya
tahan tinggi dalam jangka waktu lama.
13. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan
kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah
dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada
jabatannya.

9
BAB II
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
A. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok
atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan
dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan Kementerian Perdagangan
yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan
pen ugasan .
1. Naskah Dinas Pengaturan
Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas:
a.

Peraturan Perundang-undangan;

b.

Pedoman;
Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis;

c.
e.

Instruksi;
Standar Operasional Prosedur; dan

f.

Surat Edaran.

d.

a. Peraturan Perundang-undangan
Sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Nomor 12 Tahun
2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan,
bahwa Peraturan Menteri termasuk salah satu jenis Peraturan
Perundang-undangan. Peraturan Menteri adalah jenis peraturan
yang ditetapkan oleh Menteri berdasarkan materi muatan dalam
rangka penyelenggaraan urusan tertentu dalam pemerintahan.
Ketentuan mengenai tata naskah dinas tidak berlaku terhadap
Peraturan Perundang-undangan. Penyusunan Rancangan
Peraturan

Perundang-undangan dilakukan sesuai dengan

Perundang-undangan
Peraturan
penyusunan
teknik
sebagaimana diatur dalam Lampiran II Undang-Undang Nomor
12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundangundangan.

- 10 -

b. Pedoman
1) Pengertian
a)

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan
yang bersifat umum di lingkungan Instansi
pemerintah yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk
operasional/ teknis.

Pemberlakuan

Pedoman

dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai
lampiran peraturan tersebut.
b)

Lampiran pedoman adalah penjelasan/uraian/
keterangan lebih rinci dari materi muatan pedoman
dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan
dari peraturan tentang pedoman tersebut.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan
Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti peraturan
perundang-undangan yang lebih tinggi dan
pengabsahannya ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.
3) Susunan
a) Kepala
Kepala pedoman adalah tulisan judul lampiran yang
ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital
seluruhnya, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh pedoman terdiri atas:
(1)

Pendahuluan, yang berisi latar belakang/dasar
pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup
dan pengertian;

(2)

Materi pedoman; dan

(3)

Penutup, yang terdiri atas hal yang harus
diperhatikan, penjabaran lebih lanjut.

c) Kaki
Bagian kaki pedoman, ditempatkan di sebelah kanan
bawah yang terdiri atas:
(1)

Nama jabatan pejabat yang menandatangani
pedoman ditulis dengan huruf kapital dan
diakhiri dengan tanda baca koma;

(2)

Tanda tangan pejabat yang menandatangani
pedoman dan cap jabatan; dan

(3)

Nama lengkap pejabat yang menandatangani
pedoman ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar.

c. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis
1) Pengertian
a)

Petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah naskah
dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan
kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya serta
wewenang dan prosedurnya;

b)

Lampiran petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis
adalah penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari
materi muatan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis
dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan
dari peraturan tentang petunjuk pelaksanaan/
petunjuk teknis tersebut.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah pejabat
yang berwenang atau pejabat yang ditunjuk.
3) Susunan
Susunan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah:
a)

Kepala
Kepala petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah
tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut kanan
atas dengan huruf kapital seluruhnya, rata kiri dan
tanpa diakhiri tanda baca.

b)

Batang Tubuh
Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan/petunjuk
teknis terdiri atas:
(1)

Pendahuluan, yang memuat latar belakang,
maksuddan tujuan, ruang lingkup dan
pengertian;

(2)

Materi petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis,
dengan jelas menunjukkan urutan tindakan,
pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dan

- 12 -

hal lain yang dipandang perlu untuk
dilaksanakan; dan
(3) Penutup.
c)

Kaki
Bagian kaki petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis
ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri
atas:
(1)

Nama jabatan pejabat yang menandatangani
petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis ditulis
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
baca koma;

(2)

Tanda tangan pejabat yang menandatangani
petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis serta cap
jabatan;dan

(3)

Nama lengkap pejabat yang menandatangani
petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis ditulis
dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan
gelar.

4) Distribusi
Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar
distribusi yang berlaku. Petunjuk pelaksanaan/petunjuk
teknis disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat
dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian
petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis diikuti dengan
tindakan pengendalian.

d. Instruksi
1)

Pengertian
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah
berupa petunjuk/ arahan tentang pelaksanaan suatu
kebijakan yang diatur dalam peraturan perundangundangan.

2)

Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
instruksi adalah Menteri Perdagangan.

- 13 -

3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala instruksi terdiri atas:
(1)

kop instruksi yang ditandatangani Menteri
Perdagangan atau atas nama Menteri
Perdagangan menggunakan lambang negara, yang
disertai nama Kementerian Perdagangan dengan
huruf kapital secara simetris;

(2)

kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;

(3)

nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf
kapital secara simetris;

(4)

kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;

(5)

judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris; dan

(6)

nama jabatan pejabat

yang

menetapkan

instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan
diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris.
b) Konsiderans
Bagian konsiderans instruksi terdiri atas:
(1)

kata Menimbang, yang memuat latar belakang
penetapan instruksi; dan

(2)

kata Mengingat, yang memuat dasar hukum
sebagai landasan penetapan instruksi.

c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi
instruksi.
d) Kaki
Bagian kaki instruksi ditempatkan di sebelah kiri
bawah, yang terdiri atas:
(1)

tempat (kota sesuai dengan alamat lembaga) dan
tanggal penetapan instruksi;

(2)

nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda koma;

- 14 -

(3)

tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;
dan

(4)

nama lengkap pejabat yang menandatangani,
yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar.

4)

Distribusi dan Tembusan
Instruksi disampaikan kepada pihak yang berhak secara
cepat, tepat waktu, lengkap, dan aman. Pendistribusian
instruksi diikuti dengan tindakan pengendalian.

5)

Hal yang Perlu Diperhatikan
a)

Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok
sehingga instruksi harus merujuk pada suatu
peraturan perundang-undangan.

b)

Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi
tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

- 15 Contoh Format Instruksi

Lambang negara dan
nama jabatan yang
telah dicetak.

Judul Instruksi yang

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA
INSTRUKSI

ditulis dengan huruf
kapital.

NOMOR TAHUN
TENTANG

Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwin.

NAMA JABATAN
Memuat alasan

Dalam rangka

, dengan ini memberi instruksi

Kepada

1. Nama/Jabatan Pegawai;

tentang perlu
ditetapkannya
Instruksi.

2. Nama/jabatan Pegawai;
3. Nama/Jabatan Pegawai;
Daftar pejabat yang

4. Nama/Jabatan Pegawai;

menerima instruksi.

Untuk
KESATU
Memuat substansi

KEDUA

tentang arahan yang

KETIGA

diinstruksikan.

dan seterusnya.

Dikeluarkan di

Kota sesuai dengan
lembaga dan tanggal

pada tanggal

penandatanganan.

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA,
Nama jabatan dan

Tanda Tangan dan Cap Jabatan
NAMA LENGKAP

nama lengkap ditulis
dengan huruf kapital.

- 16 e. Standar Operasional Prosedur (SOP)
1) Pengertian
SOP adalah naskah dinar yang memuat serangkaian
petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.
2) Tujuan SOP
SOP bertujuan untuk:
a)

menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat
penyampaian petunjuk;

b)

memudahkan pekerjaan;

c)

memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan
kegiatan; dan

d)

meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan
unsur pelaksana.

3) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang menetapkan dan menandatangani SOP adalah
pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.
4) Susunan
a) Halaman Judul (Cover)
Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai
sampul muka sebuah SOP. Halaman judul ini berisi
informasi mengenai:
(1) Judul SOP.
(2) Nama Unit Kerja.
(3) Tahun pembuatan
(4) Informasi lain yang diperlukan.

- 17 -

Berikut adalah Contoh contoh halaman judul sebuah SOP

Kop lembaga, unit
organisasi, unit kerja .

Judul dokumen SOP
sesuai unit kerja yang

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
KEMENTERIAN PERDAGANGAN

membuatnya

Tahun pembuatan
SOP

2017

Alamat lembaga

J1. M.I. Ridwan Rais No.5 Jakarta 12560

b)

Keputusan Pimpinan
Karena SOP merupakan pedoman bagi setiap pegawai,
maka hares memiliki kekuatan hukum. Dalam
halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan
keputusan Pimpinan tentang penetapan SOP.

c)

Daftar isi SOP
Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu
mempercepat pencarian informasi dan menulis
perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu
dari SOP terkait.

- 18 -

d) Penjelasan singkat penggunaan
Sebagai sebuah manual, SOP memuat penjelasan
mengenai bagaimana membaca dan menggunakannya.
Isi dari bagian ini antara lain mencakup:
(1)

Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur
dibuat dan kebutuhan organisasi.

(2)

Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai
prosedur yang dibuat.

e)

Bagian Identitas
Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP dapat
dijelaskan sebagai berikut:
(1)

Logo instansi dan nomenklatur unit kerja
pembuat.

(2)

Nomor SOP, diisi dengan nomor basah secara
berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim.

(3)

Tanggal Pengesahan, diisi tanggal pengesahan
SOP oleh Pejabat yang berwenang di unit kerja.

(4)

Tanggal Revisi, diisi tanggal SOP direvisi atau
tanggal rencana diperiksa kembali SOP yang
bersangkutan.

(5)

Pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada
unit kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur
jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang
disertai dengan NIP/ NI K serta stempel/ cap
instansi.

(6)

Judul SOP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai
dengan tugas dan fungsi yang dimiliki.

(7)

Dasar Hukum, berupa peraturan perundangundangan yang mendasari prosedur yang dibuat
menjadi SOP beserta aturan pelaksanaannya.

(8)

Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai
keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan
prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang
terkait secara langsung dalam proses
pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari
kegiatan tersebut).

- 19 -

(9)

Peringatan, memberikan penjelasan mengenai
kemungkinan yang terjadi ketika prosedur
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.
Peringatan memberikan indikasi berbagai
permasalahan yang mungkin muncul dan berada
di luar kendali pelaksana ketika prosedur
dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang
ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula
bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan.
Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu
jika/apabila-maka

(if-then)

atau batas waktu

(dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan.
(10) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan
mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan
dalam melaksanakan perannya pada prosedur
yang distandarkan.
(11) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan
penjelasan mengenai daftar peralatan utama
(pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang
terkait secara langsung dengan prosedur yang
dibuat menjadi SOP.
(12) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal
yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat
tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulirformulir tertentu yang akan diisi oleh setiap
pelaksana yang terlibat dalam proses. Setiap
pelaksana yang ikut berperan dalam proses,
diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa
yang sudah dilakukannya, dan memberikan
pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya
dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya.
Pendataan dan pencatatan akan menjadi
dokumen yang memberikan informasi penting
mengenai "apakah prosedur telah dijalankan
dengan benar".

- 20 -

Contoh Bagian Identitas

MORON SOP

KEMENTERIA
PERDAGANGA

NOT • 111.111.CF1IBLSOPIM. IK.111(1401041

TOL PBIBUATON

REPUBLIK INDONESI

TOL. NEVIS!
TOE. EfEKTIF
KEPALA BIRO UMUM

I NISTRY OF TRADE

OISANKAN OLEN

BIRO UMUM

SIMON ZELOTES

SEKRETARIS JENDERAL

NA NA SOP

ASWAN SEKRETARILIENCIERIN.

KOPLIFIKASIPELAKIANIS

OMAR NOKIAS
Ijaaanitalsga SAWN Weans NReNK TaxgZOsoismeamssuote
2 Uukug-toulus Ruabla ;nacars• Nance 37 Ohre INIIINNapaliereas Law New
ifialanauraarv; Rapala& macaw.. Noma 24 maw 20:41 Naos Bran Wham aw
lasibirq New& sarta Law KabaNsaart
4 Owartwem Poveralak Repot* indo.46,6 Mono 62 Tow, 1193 Tirana Kalemir.
Kagoneaeua Nlergana Tata Teruo Tau Vacua art Tau Powwows,.
5 Paestum ILlamW. Purdagaelon 14446:4 6SA-OAOPEIL92016 tome Oporas. are Tau
Kam Kianamanu Pragaque,

PERALATANSPERLINOMPAN:

KETEMAITAN
MOT.IOOi.CF I03SOPD1
PELAKSANAPPI MINIM ICEPROTCKOLAN DAN PERJAIANANDNASKENIENTERIAN
PERINGATAN:

PENCATATOM OAN PENDATSNII.
411111111111e11.11111111.11110111

f).

Bagian Flowchart
Bagian

Flowchart

merupakan uraian mengenai

langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan
sistematis dan prosedur yang distandarkan, yang
berisi:
(1)

Nomor, diisi nomor urut.

(2)

Tahap Kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang
merupakan urutan logic suatu proses kegiatan.
Biasanya menggunakan kalimat aktif dengan
awalan me-.

(3)

Pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan.
Simbol diagram alir sesuai dengan proses yang
dilakukan. Keterangan simbol sebagaimana
ditentukan pada daftar simbol. Pelaksana diisi
dengan nama-nama jabatan (Jabatan Fungsional
Umum, Jabatan Fungsional Tertentu, Jabatan
Struktural) yang ada di unit kerja yang
bersangkutan yang melakukan proses kegiatan.
Urutan penulisan jabatan dimulai dan jabatan

- 21 yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan.
Jika dalam SOP tersebut terkait dengan unit lain,
maka jabatan unit kerja lain diletakan setelah
kolom jabatan di unit yang bersangkutan.
(4) Mutu Baku, berisi kelengkapan, waktu, output
dan keterangan. Agar SOP ini terkait dengan
kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya
mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti:
waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
persyaratan/kelengkapan yang diperlukan
(standar input) dan outputnya. Mutu baku ini
akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk
akhirnya (end product) dari sebuah proses telah
memenuhi
kualitas
yang
diharapkan,
sebagaimana ditetapkan dalam standar
pelayanan. Untuk memudahkan dalam
pendokumentasian dan implementasi, sebaiknya
SOP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur
meskipun muatan dari unsur tersebut akan
berbeda sesuai dengan kebutuhan unit kerja.
Norma waktu bisa dalam hitungan menit, jam,
hari.

-22-

Contoh Bagian Flowchart
!lulu limkt.
KO

1188.8.•0 Ti80
U0090 8•000000
JoniMimi

Akil

Haab.
gabs* Ties Prolelurd del
P•Olmen
Wain
Oleen

Vaimubag

Kumla 1190

Pereyerann

IMMO@

Output

Kal•cangan

Miro
Manna ladonlan
Seldelans JorcUrai

kdoindidds langelan
Sidaellans Jantiers1

Mama lusgmnan
8•Imeiris Jdnakto clan
layoubdo TU Salaam
JIMOksal

[1;3
c:3

Hamm keguelan
Jimootal Mn
1410400 TU

mem noncom
Ne0411.nda0wa

Term Urdidoirt
S. Ism
rranatuD
kormrsonanterebe
130A3000sAsmo•
urns cum Unt
Toted

Wormer
kagillan
Sekreaws
Jeralsral 0.0
Walk ebeekaldie
k• 14.080 TU
S mem IMIn
kegatin
50knotens
Jdrkldral rug
Wish Cidnikalsal
ka Kapal•
Urrarn
S mum.

30 mull kullniklo
polskunmart
am* yap
dikeluerkon OWn
Kopola Duo
'Anton

Inuma10 don Mahan
30 n
Karol. 000 Unsom serkall
pololosnaen acre
Selumens Junderal

mei katInim
0.0010 0810001
osruksmprg
den
ponancandan
ra
~~
re

Ilanymplan mug
onwsammn

MAW 1nrnu WW1
wow/ den 830110 larrou

00 niond

Dallor Una is
Pusorml din Amen 'emu

80 erme0 Mar
immumfturumu
m00 Won
Odwidlud:dtan
urduk surd
Sooknplans
Mader*

C:3
7 liarmeiftenannurases
mem swum
EJ

00 main
01111W kOndurnWrnenu
Amnon
WO Wei skporduipkon
kondurnu roux;
walk scan 889,803ns
Wan captain lad
.6•06901
Dark larked
Lawman Anal kdodlan
10 m•11 A0 .000
sews 80/004.011Jendldal
Kepals 13.0
Umum

8 Menledan Mumma
kepludd pankluk•
kanuenokaidnng
9 Molopor kopo0.
Fimponen lismang
kdiladinin ISM
80knIUMS Jen001/0

Oellar *mu Om
10390890 dpumlon
Irast000 mom
Oalmen 001m
Deuenumn mare
Orman

api

10 Kateninto dampen sus
WWI 06n MUM.
Uorkostpalaksansan
*Gera

Etil

al.

g)

Masulum 0an maw TU 90 Munn Pemuman Oral $0900.39
801081o116 Joxinull Mikan
10015um
clisklanaken Emus
Kordwes $5111
000111 can subatp88 TU
*um prim 80/0•IdinS AMOK/a
80070903
den Prolokol 08.088
Jonds00
unit larkaildnitunso
IdolUMVOlda Mini
WIWI Unman
Sekrolans ..kinddrat

Bagian Pendukung
Bagian Pendukung berisi uraian, keterangan, atau
contoh-contoh formulir yang dapat mendukung
penjelasan prosedur kegiatan atau menjadi syarat
kelengkapan suatu kegiatan.

f. Surat Edaran
1)

Pengertian
Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting
dan mendesak.

2)

Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani
surat edaran adalah Menteri Perdagangan dan dapat
dilimpahkan kepada pimpinan Sekretariat Jenderal

- 23 -

Kementerian Perdagangan atau pejabat yang ditunjuk
sesuai dengan substansi surat edaran.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat edaran terdiri atas:
(1)

kop surat edaran yang ditandatangani Menteri
Perdagangan atau atas nama Menteri
Perdagangan, menggunakan lambang negara,
yang disertai nama Kementerian Perdagangan
dengan huruf kapital secara simetris;

(2)

kop surat edaran yang ditandatangani oleh
pejabat selain Menteri Perdagangan dan
sekretariat

Kementerian

Perdagangan

menggunakan logo, yang disertai nama
Kementerian Perdagangan dengan huruf kapital
secara simetris;
(3)

kata Yth., yang diikuti oleh nama pejabat yang
dikirimi surat edaran;

(4)

tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah
lambang negara/logo lembaga, ditulis dengan
huruf kapital serta nomor surat edaran di
bawahnya secara simetris;

(5)

kata tentang, yang dicantumkan di bawah kata
surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; dan

(6)

rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan
huruf kapital secara simetris di bawah kata
tentang.

b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat edaran terdiri atas:
(1)

Latar belakang tentang perlunya dibuat surat
edaran;

(2)

Maksud dan tujuan dibuatnya surat edaran;

(3)

Ruang lingkup diberlakukannya surat edaran;

(4)

Peraturan perundang-undangan atau naskah
dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat
edaran;

- 24 -

(5)

Isi edaran mengenai hal tertentu yang dianggap
mendesak; dan

(6)

Penutup.

c) Kaki
Bagian kaki surat edaran ditempatkan di sebelah
kanan yang terdiri atas:
(1)

tempat dan tanggal penetapan;

(2)

nama jabatan pejabat penanda tangan, yang
ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan
tanda baca koma;

(3)

tanda tangan pejabat penanda tangan;

(4)

nama lengkap pejabat penanda tangan, yang
ditulis dengan huruf kapital; dan

(5)

cap dinas.

4) Distribusi
Surat edaran disampaikan kepada pihak yang berhak
secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman.
Pendistribusian surat edaran diikuti dengan tindakan
pengendalian.

- 25 -

Contoh Format Surat Edaran
Lambang
negara/logo
lembaga dan nama
jabatan/nama
lembaga yang telah
dicetak.Kop lembaga

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA
Daftar pejabat yang
menerima SE.

Yth. 1.
2.
3. dan seterusnya

Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwin.

SURAT EDARAN
NOMOR TAHUN
TENTANG

Judul SE yang ditulis
dengan huruf kapital.

1. Latar Belakang

Memuat alasan
tentang perlu

2. Maksud dan Tujuan

3. Ruang Lingkup

ditetapkanya SE.

Memuat peraturan
yang menjadi dasar
ditetapkannya SE.

4. Dasar

Memuat isi edaran

5. Isi Edaran

mengenai hal
tertentu yang

6. Penutup

dianggap mendesak.

Ditetapkan di
pada tanggal

Kota sesuai dengan
alamat lembaga dan
tanggal
penandatanganan.

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA,
Tanda Tangan dan Cap Jabatan
NAMA LENGKAP

Tembusan:
1.
2.
3. dan seterusnya

Nama jabatan dan
nama lengkap ditulis
kapital.

Daftar pejabat yang
menerima tembusan
Surat Edaran.

- 26 -

Contoh Format Surat Edaran
yang ditandatangani oleh selain Pejabat Negara

Lambang
negara/logo
SEKRETARIAT lENDERAL

lembaga dan nama
jabatan/nama

/Man M.I.R,Ovion Ras No.S Mune 10110
021.3841961. 3858171

lembaga yang telah
dicetak.Kop lembaga

Daftar pejabat yang

Yth. 1.
2.
3. dan seterusnya

menerima SE.

Penomoran yang

SURAT EDARAN

berurutan dalam
satu tahun takwin.

NOMOR TAHUN
TENTANG
Judul SE yang ditulis
dengan huruf kapital.

1. Latar Belakang
Memuat alasan
tentang perlu

2. Maksud dan Tujuan

diteta pkanya SE.

3. Ruang Lingkup
Memuat peraturan
yang menjadi dasar

4. Dasar

ditetapkannya SE.

5. Isi Edaran
Memuat isi edaran
mengenai hal

6. Penutup

tertentu yang
dianggap mendesak.

Ditetapkan di
pada tanggal

Kota sesuai dengan
alamat lembaga dan
tanggal

SEKRETARIS JENDERAL,

penandatanganan.

Tanda Tangan dan Cap Jabatan
NAMA LENGKAP

Nama jabatan dan
nama Iengkap ditulis
kapital.

Tembusan :
1.

2.
3. dan seterusnya

Daftar pejabat yang
menerima tembusan
Surat Edaran.

-27-

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
Naskah dinas penetapan dituangkan dalam bentuk keputusan.
a. Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang
bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan
pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk:
1)

Menetapkan/mengubah

status

kepegawaian/ personal/

keanggotaan/ material/ peristiwa;
2)

Menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/
tim; dan

3)

Menetapkan pelimpahan wewenang.

b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
keputusan adalah pimpinan tertinggi lembaga atau pejabat lain
yang menerima pendelegasian wewenang.

c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala keputusan terdiri atas:
a)

kop keputusan yang ditandatangani Menteri
Perdagangan atau atas nama Menteri Perdagangan
menggunakan lambang negara yang disertai dengan
nama jabatan Menteri Perdagangan Republik
Indonesia yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;

b)

kop keputusan yang ditandatangani oleh pejabat
selain Menteri Perdagangan dan sekretariat
Kementerian Perdagangan menggunakan logo
Kementerian Perdagangan yang disertai dengan huruf
kapital;

c)

kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;

d)

nomor keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;

- 28 -

e)

kata penghubung tentang, ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;

f)

judul keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; dan

g)

nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan,
ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan
diakhiri dengan tanda baca koma.

2) Konsiderans
Bagian konsiderans keputusan terdiri atas:
a)

kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/
tujuan / kepentingan / pertimbangan

tentang

perlu

ditetapkannya keputusan; dan
b)

kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat
peraturan perundang-undangan sebagai dasar
pengeluaran keputusan.

3) Diktum
Bagian diktum keputusan terdiri atas hal-hal sebagai
berikut:
a)

Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis
dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di
tepi kiri dengan huruf awal kapital;

b)

Isi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah
kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal
kapital; dan

c)

Untuk keperluan tertentu, keputusan dapat dilengkapi
dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.

4) Batang Tubuh
Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh
keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan
peraturan, tetapi isi keputusan diuraikan bukan dalam
pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan
bertingkat/diktum kesatu, kedua, ketiga, dan seterusnya.
5) Kaki
Bagian kaki keputusan ditempatkan di sebelah kanan
bawah, yang terdiri atas:
a) tempat dan tanggal penetapan keputusan;

- 29 -

b)

jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c)

tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan;
dan

d) nama lengkap pejabat yang menandatangani
keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar.
d Pengabsahan
1)

Pengabsahan merupakan pernyataan pengesahan bahwa
suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat
diumumkan dan didistribusikan oleh pejabat yang
bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi
umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan isi
keputusan.

2)

Pengabsahan dicantumkan di sebelah kiri bawah, yang
terdiri atas kata salinan sesuai dengan aslinya, diikuti
dengan nama lembaga, nama jabatan, ruang tanda tangan,
dan nama pejabat penanda tangan.

3)

Pengabsahan dilakukan dengan membubuhkan
tandatangan dan cap dinas lembaga.

e.

Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang
berkepentingan.

f.

Hal yang Perlu Diperhatikan
Naskah asli dan salinan keputusan yang ditandatangani harus
disimpan sebagai arsip.

- 30 Contoh Format Keputusan
(Ditandatangani oleh Pimpinan Tertinggi Kementerian)

Lambang nagara
dan nama jabatan
yang telah dicetak.

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA
KEPUTUSAN MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA

Penomoran yang
berurutan dalam

NOMOR TAHUN

satu tahun takwin.

TENTANG

Judul keputusan

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA,

ditulis dalam hufuf
kapital.

Menimbang : a. bahwa
Memuat alasan
perlu

b. bahwa

ditetapkannya
keputusan.

Mengingat:

1.
Memuat
peraturan yang
menjadi dasar

MEMUTUSKAN:
Menetapkan : KEPUTUSAN

ditetapkannya

TENTANG

keputusan.

KESATU:

Memuat substansi

KEDUA:

tentang kebijakan
yang ditetapka n.

KETIGA:

Kota sesuai dengan

Ditetapkan di
pada tanggal

alamat lembaga
dan tanggal
penandatangan.

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA,
Tanda Tangan dan Cap Jabatan
NAMA LENGKAP

Nama jabatan
dan nama
lengkap yang

SALINAN Keputusan Menteri ini disampaikan kepada:

ditulis dengan

1.

huruf kapital.

2.

- 31 Contoh Format Keputusan
(Ditandatangani oleh Selain Pimpinan Tertinggi Kementerian)

SE KRETARLAT 3E NDERAL

Contoh logo
instansi dan nama

laIan M.I.Ridwan Rows No.S Nikons 10110
Tit 021- 3841961 3858171

unit yang telah
dicetak.

KEPUTUSAN
NOMOR TAHUN
TENTANG

Penomoran yang

berurutan dalam
satu tahun takwin.
NAMA JABATAN
Judul keputusan

Menimbang : a. bahwa

ditulis dalam hufuf
kapital.

b. bahwa

1.

alasan
perlu
ditetapkannya

2.

keputusan.

Memuat

Mengingat:

MEMUTUSKAN:
Menetapkan : KEPUTUSAN

Memuat

TENTANG

peraturan yang
menjadi dasar
ditetapkannya

KESATU:

Mengangkat

KEDUA:

Menugaskan

keputusan.

KETIGA:
Memuat substansi
tentang kebijakan
yang ditetapkan.

Ditetapkan di
pada tanggal
Kota sesuai dengan

SEKRETARIS JENDERAL,
Tanda Tangan dan Cap Jabatan

alamat lembaga
dan tanggal
penandatangan.

NAMA LENGKAP

SALINAN Keputusan
1.

ini disampaikan kepada:
Nama jabatan
dan nama
lengkap yang

ditulis dengan
huruf kapital.

-32-

3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Tugas)
a.

Pengertian
Surat tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau
pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang
diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan.

b.

Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat
yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya.

c.

Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat tugas terdiri atas:
a)

kop surat tugas berupa lambang negara atau logo;

b)

kata surat tugas, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; dan

c)

nomor, berada di bawah tulisan surat tugas.

2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat tugas terdiri atas hal-hal
sebagai berikut:
a) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar
(1)

pertimbangan memuat alasan ditetapkannya
surat tugas; dan

(2)

dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan
ditetapkannya surat tugas tersebut;

b) Diktum dimulai dengan kata memberi tugas, secara
simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri disertai nama
dan jabatan pegawai yang mendapat tugas; dan
c) Di bawah kata kepada ditulis kata untuk yang berisi
tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
3) Kaki
Bagian kaki surat tugas ditempatkan di sebelah kanan
bawah yang terdiri atas:
a)

tempat dan tanggal surat tugas;

b)

nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang
ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal
kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c)

tanda tangan pejabat yang menugasi;

- 33 -

d)

nama lengkap pejabat yang menandatangani surat
tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada
setiap awal kata; dan

e)

cap dinas.

d. Distribusi dan Tembusan
1)

Surat tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.

2)

Tembusan surat tugas disampaikan kepada unit
kerj a/ lembaga yang terkait.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan
1)

Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

2)

Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang
ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri atas
kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan
keterangan.

Format surat tugas dapat dilihat pada contoh dibawah ini.

- 34 -

Contoh Format Surat Tugas

SEKRETARIAT /ENDERAL

)clan M.I.Rothotort Rae No.S Jakarta 10110
T. 021-3841961, 3858171

...

Logo dan nama
lembaga yang
telah dicetak.

SURAT TUGAS
NOMOR .../.../ST/.../....

Penomoran
terdiri dari nomor
naskah, kode unit
kerja, inisial jenis

Menimbang: a. bahwa

naskah, bulan
dan tahun terbit

b. bahwa

Dasar:

1.

Memuat
peraturan/dasa

2.

r ditetapkannya
surat perintah.

Memberi Tugas
Kepada:

1.

Daftar peja bat

2.

yang menerima

3.

perintah.

4. dan seterusnya.

Untuk:

1.
2.

Memuat

3.

substansi
arahan yang

4. dan seterusnya.

diperintahkan.

Nama Tempat, Tanggal
Nama Jabatan,

Kota sesuai
alamat lembaga
dan tanggal

Tanda Tangan dan Cap Jabatan

penandatanganan.

Nama Lengkap
Nama jabatan dan
nama Iengkap
ditulis dengan
huruf awal kapital.

- 35 -

B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas Korespondensi Intern
a. Nota Dinas
1) Pengertian
Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh
pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di
lingkungan Kementerian Perdagangan.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Nota dinas dibuat oleh pejabat di lingkungan Kementerian
Perdagangan sesuai dengan tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala nota dinas terdiri atas:
(1)

kop nota dinas terdiri atas, nama Kementerian
Perdagangan dan unit kerja diletakan di sudut
kiri atas;

(2)

kata nota dinas, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;

(3)

kata nomor, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;

(4)

kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital,
diikuti dengan tanda baca titik;

(5)

kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(6)

kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(7)

kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal
kapital.

b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh nota dinas terdiri atas alinea
pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan
jelas.
c) Kaki
Bagian kaki nota dinas terdiri atas tanda tangan,
nama pejabat, dan tembusan (jika perlu).
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.

- 36 -

b)

Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern
lembaga.

c)

Penomoran nota dinas dilakukan dengan
mencantumkan nomor nota dinas, kode unit kerja,
bulan, dan tahun.

Contoh Format Nota Dinas

SEKRETARIAT3ENDERAL

Kop surat (nama

Man M.I.Ftldwan Rats No.5 3akarta 10110
Tel. 021-3841961, 3858171

unit organisasi/
unit kerja
beserta
alamatnya).

NOTA DINAS
NOMOR .../..../ND/.../....
Penomoran

Yth.
Dari
Hal
Lampiran :
Tanggal •

terdiri dari
nomor naskah,
kode unit kerja,
inisial jenis
naskah, bulan
dan tahun terbit

Memuat laporan,
pemberitahuan,
arahan,
peringatan,
saran,
pernyataan, atau
permintaan
berupa catatan
ringkas terhadap
suatu masalah.

Nama Jabatan,
Tanda Tangan

Nama jabatan
dan nama

Nama Lengkap

Iengkap ditulis
dengan huruf
awal kapital,

Tembusan:
1.
2.
3. dan seterusnya

tidak dibubuhi
cap dinas.

- 37 -

b.

Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak
lanjut/tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas
pada lembar disposisi, tidak pada suratnya. Ketika
didisposisikan, lembar disposisi merupakan satu kesatuan
dengan surat masuk.

- 38 Contoh Lembar Disposisi
LEMBAR DISPOSISI
SEKRETARIS JENDERAL
No. Agenda
Tgl. Terima
Nomor / Tanggal
Asal
Isi Ringkas
Paraf

Dad SEICRETARIS JENDERAL untuk :
1. JnspekturJenderaliDirekturJenderal/Keuala Badan
2. Staf Atli Menteri/Staf Khusus Menteri
0

3. Staf Khusus Menterl
4. Na
oema
P r lcar
5. Karo Organisasi dan Kepegawaian
16. jiaro Keuangan

r

F

liaro Hukum

1

Kam Umum
ST—

FTCaro Humas
10. liantAOQUaLerziagangan
11. Kaous Diklat Perdagangan
12. Kapus Penangangan Issue Strategis

I ID

13. Mous Pengembangan Sumberdaya Kemetrologlan
14. Ka.Pusat Data clan Informasi
15. TU Setjen
Tanggapan saudara
tUntuk diketahui

1

0 1Buat konsep jawaban untuk saya
Harap saudara selesaikan

Harap dItehtl

rcT Bicarakan pada rapat

Bicarakan dengan saya

FC-1- File TU SEKRETARIS JENDERAL

DISPOSISI:

r

- 39 c. Surat Undangan Intern
1)

Pengertian
Surat undangan intern adalah surat dinas yang memuat
undangan kepada pejabat/ pegawai di lingkungan
Kementerian Perdagangan untuk menghadiri suatu acara
kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.

2)

Kewenangan
Surat undangan intern ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3)

Susunan
a. Kepala
Bagian kepala surat undangan intern terdiri atas:
(1) kop surat undangan intern yang ditandatangani
sendiri atau atas nama Menteri Perdagangan
menggunakan lambang negara, yang disertai
nama Kementerian Perdagangan;
(2) kop surat undangan intern yang ditandatangani
oleh pejabat selain Menteri Perdagangan
menggunakan kop surat sesuai dengan unit
masing-masing yang diletakkan di sudut kin atas;
(3) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik di
sebelah kiri di bawah kop surat undangan intern;
(4) tempat dan tanggal pembuatan surat, yang
diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris
dengan nomor; dan
(5) kata Yth., yang ditulis di bawah hal, yang diikuti
dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi
surat undangan intern (jika diperlukan).
b. Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat undangan intern terdiri
atas:
(1) alinea pembuka;

c.

(2) isi surat undangan intern, yang meliputi hari,
tanggal, waktu, tempat, dan acara; dan
(3) alinea penutup.
Kaki

- 40 Bagian kaki surat undangan intern terdiri atas, nama
jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda
tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf
awal kapital.
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
Format surat undangan intern sama dengan format surat
dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi surat
pada surat undangan intern dapat ditulis pada lampiran.

Contoh Format Surat Undangan Intern
SEICRETARIAT3ENDERAL

Kop Surat
(nama unit
organisasi/
unit kerja dan
alamat lengkap
yang telah
dicetak.

lalen M.I.Rdwan Rae ree.5 Jakarta 10110
Tel 021-3841961, 3858171

Nomor
Sifat
Lampiran
Hal

:
•
:
: Undangan

(tempat),...(tgl., bin., thn)
Tempat dan
tanggal
pembuatan
surat.

Yth.

(alinea pembuka dan alinea isi)
pada hari/tanggal :
waktu
: pukul
tempat

Alamat tujuan
yang ditulis di
bagian kin dan
jumlahnya
cukup banyak
dapat dibuat
pada
daftarlampiran.

acara
(alinea Penutup)

Nama Jabatan,
(tanda tangan)
Nama Lengkap
Tembusan:

1.
2.
3.

Nama jabatan
dan nama
lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal
kapital

- 41 -

Contoh Format Lampiran Surat Undangan Intern

Lampiran surat
Nomor :
/
Tanggal :

/

/

DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Nama Jabatan,
(Tanda tangan)
Nama Lengkap

d. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
a. Surat Dinas
Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu
macam, yaitu surat dinas. Bentuk surat dinas di
lingkungan Kementerian Perdagangan menggunakan
official style.
1)

Pengertian

- 42 -

Naskah Dinas Korespondensi Ekstern yang
selanjutnya disebut surat dinas adalah naskah dinas
pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam
menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain
di luar Kementerian Perdagangan.
2)

Wewenang Penandatanganan
Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan
tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3)

Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat dinas terdiri atas:
(1)

kop surat dinas yang ditandatangani Menteri
Perdaganganatau atas nama Menteri
Perdagangan menggunakan lambang negara,
yang disertai nama jabatan Menteri
Perdagangan Republik Indonesia dengan
huruf kapital secara simetris;

(2)

kop surat dinas yang ditandatangani oleh
pejabat selain Menteri Perdagangan
menggunakan Kop surat sesuai unit masingmasing;

(3)

nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik
dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di
bawah kop surat dinas;

(4)

tempat dan tanggal pembuatan surat, yang
diketik di sebelah kanan atas sejajar/ sebaris
dengan nomor;

(5)

kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti
dengan nama jabatan yang dikirimi surat;
dan

alamat surat, yang ditulis di bawah Yth.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat dinas terdiri atas,
alinea pembuka, isi, dan penutup.
c) Kaki
Bagian kaki surat dinas ditempatkan di sebelah
kanan bawah, yang terdiri atas:

- 43 -

(1)

nama jabatan, yang ditulis dengan huruf
awal kapital, diakhiri tanda baca koma;

(2)

tanda tangan pejabat;

(3)

nama lengkap pejabat/penanda tangan, yang
ditulis dengan huruf awal kapital;

(4)

stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai
dengan ketentuan; dan

(5)

tembusan, yang memuat nama jabatan
pejabat penerima (jika ada).

4)

Distribusi
Surat dinas disampaikan kepada pihak yang berhak
secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman.
Pendistribusian surat dinas diikuti dengan tindakan
pengendalian.

5)

Hal yang Perlu Diperhatikan
a)

Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman
pertama surat dinas.

b)

Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom
Lampiran dicantumkan jumlahnya.

c)

Hal berisi pokok surat dinas sesingkat mungkin
yang ditulis dengan huruf awal kapital pada
setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.

- 44 Contoh Format Surat Dinas Untuk Pejabat Negara

Kop surat yang
berupa
lambang
negara dan
nama jabatan
yang telah
dicetak

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA

(tempat).., ...(tgl.,b1n.,thn)

:.../..../SD/.../....
Nomor
Sifat
Lampiran :
Hal
Yth.

Tempat dan
tanggal
pembuatan
surat
Alamat tujuan
yang ditulis di
bagian kiri

(alinea pembuka)

(alinea isi)
Isi surat

(alinea penutup)

NAMA JABATAN,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan
NAMA LENGKAP
Tembusan:
1.
2.
3.
4.

Nama jabatan
dan nama
lengkap yang
ditulis
dengan huruf
kapital.

- 45 -

Contoh Format Surat Dinas Untuk selain Pejabat Negara

SE KRE TARIAT JEN DE RAL

n Rs s No.5 Jakarta 10110
Agin M.1
Tat 021-3811%1, 3658171

Nomor
Sifat
Lampiran
Hal

(tempat),...(tgl., bln.,thn)

: .../.../SD/.../....
•

Yth.

1

Kop Surat
(nama unit
organisasi/
unit kerja dan
alamat lengkap
yang telah
dicetak.
Tempat dan
tanggal
pembuatan
surat