Perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO di PT XYZ (Departemen Marketing, Departemen Purchasing, Departemen Gudang, Departemen PPC) | Prasetya | Jurnal Titra 4592 8737 1 SM
Dennis Arif Prasetya/ Perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di PT XYZ (Departemen Marketing, Departemen Purchasing,
Departemen Gudang, Departemen PPC)/ Jurnal Titra, Vol. 4, No. 2, Juli 2016, pp. 211-214
Perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO di PT XYZ (Departemen
Marketing, Departemen Purchasing, Departemen Gudang,
Departemen PPC)
Dennis Arif Prasetya
Abstract: PT. XYZ is a company on manufacturing of Paper and Pulp. PT XYZ has not
had a fully quality management system yet in accordance with the quality management
system ISO 9001: 2008. The initial gap analysis showed that the company only fullfil
36.41% of requirements of quality management system ISO 9001:2008. The result of
initial gap analysis used to make sure the document is suitable. This research aims to
design quality management system accordance the requirements of quality management
system. The increase was 51.63% after the quality management system was designed.
All department in PT XYZ will implement a quality management system ISO 9001: 2008
except the Accounting and Transportation.
Keywords: Quality management system, Gap analysis.
dihasilkan
dan
setiap
proses memiliki
dokumentasi dan prosedur. Sistem manajemen
mutu ISO 9001:2008 diharapkan dapat
membantu perusahaan untuk bertahan dalam
persaingan dan mendapatkan kepercayaan
lebih dari pelanggan. PT XYZ berharap dengan
adanya
suatu
sistem
standar
dapat
menghasilkan produk yang berkualitas.
Pendahuluan
Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
digunakan perusahaan untuk melebarkan
sayapnya ke pasar terbuka dan memperluas
usahanya. Tuntutan dari pelanggan tentang
konsistensi manajemen kualitas dan mengikuti
standar yang ada, serta persaingan yang
semakin ketat menjadikan sertifikasi ISO
9001:2008 ini dibutuhkan oleh perusahaan
agar dapat bersaing dengan pasar. ISO
9001:2008 menjadi standar bagi setiap
perusahaan untuk menghasilkan produk yang
berkualitas.
Metode Penelitian
Penelitian yang dilakukan adalah hal yang
berhubungan dengan sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008. Metode penelitian dilakukan untuk
mempermudah dalam mengidentifikasi masalah,
menentukan tidakan, dan metode yang akan
digunakan untuk penyelesaian masalah. Flowchart
digunakan untuk dapat memahami secara mudah
tahapan-tahapan
yang
digunakan
dalam
penyelesaian masalah. Tahapan dimulai dari
melakukan studi litelatur tentang sistem
manajemen
mutu
hingga
pemberian
kesimpulan dan saran. Berikut merupakan
flowchart tahapan-tahapan perancangan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 di PT XYZ
(Departemen Marketing, Departemen Purchasing,
Departemen Gudang, Departemen PPC).
PT XYZ merupakan perusahaan yang bergerak
di bidang manufaktur pembuatan kertas
Machine Glazed (MG). Berdiri pada tahun 1993
dengan memproduksi kertas Machine Glazed
(MG) di Jawa Timur untuk berbagai
pembungkus produk konsumen. Hingga saat ini
PT XYZ belum memiliki sistem manajemen
mutu yang sesuai dengan standar sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008. PT XYZ akan
melakukan sertifikasi ISO 9001:2008 dengan
membuatkan Standar Operating Procedure
(SOP), Instruksi Kerja, dan formulir serta
dokumen yang dibutuhkan. Menghasilkan
produk yang berkualitas menjadikan jaminan
kepuasan bagi para pelanggan. Syarat tersebut
menjadi syarat bagi PT XYZ untuk menerapkan
sistem manajemen mutu dalam sertifikasi ISO
9001:2008.
Sertifikasi ISO 9001:2008 digunakan untuk
meningkatkan kualitas dari produk yang
211
Dennis Arif Prasetya/ Perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di PT XYZ (Departemen Marketing, Departemen Purchasing,
Departemen Gudang, Departemen PPC)/ Jurnal Titra, Vol. 4, No. 2, Juli 2016, pp. 211-214
sistematis
melalui
fungsi
perencanaan,
pelaksanaan, pemeriksaan atau tindak lanjut
terhadap semua unsur organisasi, baik internal
maupun eksternal yang tercakup dalam dimensi
material, metode, mesin, dana, manusia,
lingkungan dan informasi untuk merealisasikan
komitmen, kebijakan dan sasaran mutu yang
telah ditetapkan demi memberikan kepuasan
kepada pelanggan untuk masa sekarang
maupun di masa depan.
Start
Melakukan Studi
Literatur Tentang
Sistem Manajemen
Mutu
Mengamati
Perusahaan untuk
Melihat Gap Sistem
Manajemen Mutu
Delapan Klausul ISO 9001:2008
Sandranurani [3] Delapan klausul yang terdapat
pada ISO 9001:2008 adalah Klausul 1-3 hanya
bersifat sebagai pengantar standar ISO
9001:2008. Klausul 4 menyatakan persyaratan
untuk menerapkan sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008. Klausul 5 menekankan
keterlibatan
manajemen
puncak
dengan
kebutuhan pelanggan, menetapkan kebijakan
mutu,
menetapkan
tujuan
mutu,
dan
perencanaan sistem manajemen mutu. Klausul
6 menjelaskan persyaratan untuk menetapkan
dan menyediakan sumber daya seperti:
peralatan, fasilitas, sumber daya manusia, serta
memberikan pelatihan. Klausul 7 menjelaskan
bagaimana
perusahaan
memahami,
mengkomunikasikan dan memenuhi kebutuhan
pelanggan. Klausul 8 bertujuan untuk
menjamin kesesuaian produk dan menjadi
sistem manajemen mutu.
Melakukan
Pengambilan Data
Pembuatan
Dokumen
Melakukan Verifikasi
dan validasi
Lolos Verifikasi
dan validasi
Tidak
Revisi
Ya
Hasil Rancangan
Sistem Manajemen
Mutu
Prinsip Manajemen Mutu
Analisa Gap Akhir
Kesimpulan dan
Saran
End
Gambar 1. Flowchart metode penelitian
Konsep Mutu dan Manajemen Mutu
Mulyadi [1] Mutu adalah kepuasan pelanggan.
Dengan demikian, setiap bagian proses dalam
perusahaan memiliki pelanggan. Kepuasan
pelanggan
internal
akan
menyebabkan
kepuasan
pelanggan
perusahaan.
Prawirosentono [2] Manajemen Mutu adalah
aspek-aspek
dari
fungsi
manajemen
keseluruhan
yang
menetapkan
dan
menjalankan
kebijakan
mutu
suatu
Dibutuhkan
upaya
perusahaan/organisasi.
212
Charles A. Cianfrani [4] Perancangan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 dilakukan
berlandaskan pada delapan prinsip manajemen
kualitas. Prinsip-prinsip ini dapat digunakan
sebagai
suatu
kerangka
kerja
yang
membimbing perusahaan pada peningkatan
kinerja. Delapan prinsip manajemen mutu
tersebut adalah fokus pada pelanggan,
kepemimpinan,
keterlibatan
karyawan,
pendekatan proses, pendekatan sistem kepada
manajemen, peningkatan berkesinambungan,
pembuatan keputusan berdasarkan fakta, dan
hubungan saling menguntungkan dengan
pemasok.
Hasil dan Pembahasan
Tinjauan Awal Dokumen Mutu Perusahaan
Tinjauan awal dokumen mutu bertujuan untuk
mengetahui keadaan awal atau kondisi perusahaan
saat ini. Tinjauan awal dokumen mutu dilakukan
sebelum tahap perancangan sistem manajemen
Dennis Arif Prasetya/ Perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di PT XYZ (Departemen Marketing, Departemen Purchasing,
Departemen Gudang, Departemen PPC)/ Jurnal Titra, Vol. 4, No. 2, Juli 2016, pp. 211-214
mutu ISO 9001:2008 di PT XYZ. Hasil presentasi
kesesuaian tinjauan awal dokumen mutu
menunjukkan bahwa klausul persyaratan ISO
9001:2008 yang telah terpenuhi hanya sebesar
36,41%. Hasil tersebut menunjukkan bahwa pada
awalnya perusahaan ini belum memiliki sistem
anajemen mutu yang sesuai dengan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008. Pelatihan dan
persiapan tentang sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 diperlukan agar proses perancangan
sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dapat
berjalan dengan lancar.
Perancangan Sistem Manajemen Mutu
Perancangan sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 di PT XYZ diawali dengan pembuatan
pedoman mutu. Tahap berikutnya adalah tahap
pembuatan SOP, Instruksi Kerja, dan form
pendukung. Hasil rancangan sistem manajemen
mutu akan diverifikasi terlebih dahulu dan akan
divalidasi oleh direktur operasional dan kepala
departemen terkait.
Pembuatan Pedoman Mutu
Pedoman mutu adalah dokumen yang berisi
tentang pernyataan dan komitmen perusahaan
dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO
9001:2008. Pedoman mutu dibuat dengan
penjelasan klausul-klausul ISO 9001:2008 yang
disesuaikan dengan penerapan yang dilakukan
oleh perusahaan. Pedoman mutu perusahaan
berisi tentang struktur organisasi perusahaan,
ruang lingkup implementasi, bisnis proses,
kebijakan mutu, visi, misi, sasaran mutu,
quality plan, komunikasi internal dan document
master list.
Pembuatan Instruksi Kerja
Instruksi Kerja adalah petunjuk kerja instruktif
yang menjelaskan tahapan-tahapan kerja
secara terperinci. Instruksi Kerja diambil dari
hasil wawancara pada departemen yang terkait,
karena departemen yang terkait paham tentang
tahapan-tahapan kerja yang dilakukan.
Pembuatan Form Pendukung
Sop yang sudah dibuat dapat dilengkapi dengan
form. Form dibuat dengan tujuan agar dapat
melengkapi setiap kegiatan yang ada dalam
setiap departemen. Hasil pengisian form
berbentuk reakaman.
Tinjauan
Akhir
Perusahaan
Dokumen
Mutu
Tinjauan akhir dokumen mutu dilakukan
setelah
dilakukan
pemenuhan
dokumen
perancangan sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 untuk melihat presentase kesesuaian
dengan persyaratan sistem manajemen muru
ISO 9001:2008. Hasil tinjauan akhir dokumen
mutu
menunjukkan
bahwa
presentase
kesesuaian baru sebesar 88,04%. Tabel 1
menunjukkan hasil perbandingan dari tinjauan
awal dokumen mutu dengan tinjauan akhir
dokumen mutu perusahaan.
Tabel 1. Perbandingan Presentase Kesesuaian
Sistem Manajemen Mutu Awal dan Baru
Presentase
Presentase
Klausul
Pembuatan SOP
SOP pada perusahaan dibuat berdasarakan
kondisi atau proses yang terjadi di perusahaan
dan kesesuaian dengan persyaratan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008. Semua
kegiatan
yang
terjadi
di
perusahaan
memerlukan SOP. Pembuatan SOP bertujuan
untuk melakukan standarisasi proses-proses
yang terjadi di perusahaan sehingga dapat
dijalankan secara konsisten pada setiap
departemen. Ada 5 SOP wajib dalam sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008. Lima SOP
wajib dalam sistem manajemen mutu yaitu SOP
Pengendalian Dokumen, SOP Pengendalian
Rekaman, SOP Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan, SOP Audit Internal, dan SOP
Pengendalian Produk Tidak Sesuai.
Kesesuaian
Kesesuaian
Baru
Awal
4
100 %
8.69%
5
81.82%
9.09%
6
91.67%
83.33%
7
91.52%
61.02%
8
82.46%
28.07%
Simpulan
Tinjauan awal dokumen mutu perusahaan
menununjukkan PT XYZ belum memiliki sistem
manajemen mutu, buktinya hanya 36,41% yang
sesuai dengan persyaratan sistem manajemen
mutu ISO 9001:2008. Pemenuhan persyaratan
dilakukan dengan membuat perancangan
sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di PT
XYZ meliputi pembuatan pedoman mutu yang
213
Dennis Arif Prasetya/ Perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di PT XYZ (Departemen Marketing, Departemen Purchasing,
Departemen Gudang, Departemen PPC)/ Jurnal Titra, Vol. 4, No. 2, Juli 2016, pp. 211-214
berisi struktur organisasi perusahaan, ruang
lingkup ISO 9001:2008, bisnis proses, kebijakan
mutu, visi, misi, sasaran mutu, quality plan,
komunikasi internal dan komitmen perusahaan
terhadap setiap klausul ISO 9001:2008.
Pembuatan pedoman mutu didukung oleh
peracangan lima prosedur wajib dalam sistem
manajemen mutu yaitu SOP Pengendalian
Dokumen, SOP Pengendalian Rekaman, SOP
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, SOP
Audit Internal, dan SOP Pengendalian Produk
Tidak Sesuai. PT XYZ memiliki 10 SOP dan 33
form serta 13 Instruksi Kerja yang berasal dari
departemen terkait (Departemen Marketing,
Departemen Purchasing, Departemen PPC, dan
Departemen Gudang) sistem manajemen mutu
yang digunakan untuk memenuhi persyaratan
sistem manajemen mutu ISO 9002:2008.
Peningkatan terjadi sebesar 51.63% setelah
adanya rancangan sistem manajemen mutu
pada periode Febuari hingga Juni 2016.
Persyaratan yang ada pada sistem manajemen
mutu ISO9001:2008 ini telah terpenuhi. Setelah
dokumen
tersebut
disahkan
kemudian
didistribusikan kepada setiap departemen
terkait. Kemudian langkah selanjutnya setelah
perancangan adalah implementasi sistem
manajemen mutu ISO9001:2008 dan Audit
Internal dilakukan untuk menilai dan
mengevaluasi sistem manajemen mutu yang
telah dijalankan. Dokumen-dokumen lain yang
dapat menunjang Audit Internal sudah
dirancang dan di sertakan pada periode
Febuari-Juni 2016. PT.XYZ diharapkan dapat
menjaga sistem manajemen mutu yang sudah
disusun dan melakukan penelitian lebih lanjut
dalam sistem manajemen mutu tersebut.
Daftar Pustaka
1. Mulyadi. (2010). Kepemimpinan Kepala
Sekolah Dalam Mengembangkan Budaya
Mutu. Malang: UIN Maliki Press
2. Prawirosentono, Suyadi. (2004). Filosofi
Baru
Tentang
Manajemen
Mutu
Terpadutotal Quality Management Abad 21
Study Kasus dan Analisis. Jakarta: PT.
Bumi Aksara.
3. Sandranurani, Mara. 2015. Klausul ISO
9001:2008 (Penjelasan Singkat). Retrieved
Februari
3,
2016,
from
:
https://www.academia.edu/8172487/KLAUSU
L_ISO_9001_2008_PENJELASAN_SINGKA
T_
4. Cianfran, C. A., Tsiakals, J. J., & West, J. E.
(2009). ISO 9001: 2008 Explained 3rd
Edition. United States: William A. Troy.
214
Departemen Gudang, Departemen PPC)/ Jurnal Titra, Vol. 4, No. 2, Juli 2016, pp. 211-214
Perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO di PT XYZ (Departemen
Marketing, Departemen Purchasing, Departemen Gudang,
Departemen PPC)
Dennis Arif Prasetya
Abstract: PT. XYZ is a company on manufacturing of Paper and Pulp. PT XYZ has not
had a fully quality management system yet in accordance with the quality management
system ISO 9001: 2008. The initial gap analysis showed that the company only fullfil
36.41% of requirements of quality management system ISO 9001:2008. The result of
initial gap analysis used to make sure the document is suitable. This research aims to
design quality management system accordance the requirements of quality management
system. The increase was 51.63% after the quality management system was designed.
All department in PT XYZ will implement a quality management system ISO 9001: 2008
except the Accounting and Transportation.
Keywords: Quality management system, Gap analysis.
dihasilkan
dan
setiap
proses memiliki
dokumentasi dan prosedur. Sistem manajemen
mutu ISO 9001:2008 diharapkan dapat
membantu perusahaan untuk bertahan dalam
persaingan dan mendapatkan kepercayaan
lebih dari pelanggan. PT XYZ berharap dengan
adanya
suatu
sistem
standar
dapat
menghasilkan produk yang berkualitas.
Pendahuluan
Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
digunakan perusahaan untuk melebarkan
sayapnya ke pasar terbuka dan memperluas
usahanya. Tuntutan dari pelanggan tentang
konsistensi manajemen kualitas dan mengikuti
standar yang ada, serta persaingan yang
semakin ketat menjadikan sertifikasi ISO
9001:2008 ini dibutuhkan oleh perusahaan
agar dapat bersaing dengan pasar. ISO
9001:2008 menjadi standar bagi setiap
perusahaan untuk menghasilkan produk yang
berkualitas.
Metode Penelitian
Penelitian yang dilakukan adalah hal yang
berhubungan dengan sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008. Metode penelitian dilakukan untuk
mempermudah dalam mengidentifikasi masalah,
menentukan tidakan, dan metode yang akan
digunakan untuk penyelesaian masalah. Flowchart
digunakan untuk dapat memahami secara mudah
tahapan-tahapan
yang
digunakan
dalam
penyelesaian masalah. Tahapan dimulai dari
melakukan studi litelatur tentang sistem
manajemen
mutu
hingga
pemberian
kesimpulan dan saran. Berikut merupakan
flowchart tahapan-tahapan perancangan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 di PT XYZ
(Departemen Marketing, Departemen Purchasing,
Departemen Gudang, Departemen PPC).
PT XYZ merupakan perusahaan yang bergerak
di bidang manufaktur pembuatan kertas
Machine Glazed (MG). Berdiri pada tahun 1993
dengan memproduksi kertas Machine Glazed
(MG) di Jawa Timur untuk berbagai
pembungkus produk konsumen. Hingga saat ini
PT XYZ belum memiliki sistem manajemen
mutu yang sesuai dengan standar sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008. PT XYZ akan
melakukan sertifikasi ISO 9001:2008 dengan
membuatkan Standar Operating Procedure
(SOP), Instruksi Kerja, dan formulir serta
dokumen yang dibutuhkan. Menghasilkan
produk yang berkualitas menjadikan jaminan
kepuasan bagi para pelanggan. Syarat tersebut
menjadi syarat bagi PT XYZ untuk menerapkan
sistem manajemen mutu dalam sertifikasi ISO
9001:2008.
Sertifikasi ISO 9001:2008 digunakan untuk
meningkatkan kualitas dari produk yang
211
Dennis Arif Prasetya/ Perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di PT XYZ (Departemen Marketing, Departemen Purchasing,
Departemen Gudang, Departemen PPC)/ Jurnal Titra, Vol. 4, No. 2, Juli 2016, pp. 211-214
sistematis
melalui
fungsi
perencanaan,
pelaksanaan, pemeriksaan atau tindak lanjut
terhadap semua unsur organisasi, baik internal
maupun eksternal yang tercakup dalam dimensi
material, metode, mesin, dana, manusia,
lingkungan dan informasi untuk merealisasikan
komitmen, kebijakan dan sasaran mutu yang
telah ditetapkan demi memberikan kepuasan
kepada pelanggan untuk masa sekarang
maupun di masa depan.
Start
Melakukan Studi
Literatur Tentang
Sistem Manajemen
Mutu
Mengamati
Perusahaan untuk
Melihat Gap Sistem
Manajemen Mutu
Delapan Klausul ISO 9001:2008
Sandranurani [3] Delapan klausul yang terdapat
pada ISO 9001:2008 adalah Klausul 1-3 hanya
bersifat sebagai pengantar standar ISO
9001:2008. Klausul 4 menyatakan persyaratan
untuk menerapkan sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008. Klausul 5 menekankan
keterlibatan
manajemen
puncak
dengan
kebutuhan pelanggan, menetapkan kebijakan
mutu,
menetapkan
tujuan
mutu,
dan
perencanaan sistem manajemen mutu. Klausul
6 menjelaskan persyaratan untuk menetapkan
dan menyediakan sumber daya seperti:
peralatan, fasilitas, sumber daya manusia, serta
memberikan pelatihan. Klausul 7 menjelaskan
bagaimana
perusahaan
memahami,
mengkomunikasikan dan memenuhi kebutuhan
pelanggan. Klausul 8 bertujuan untuk
menjamin kesesuaian produk dan menjadi
sistem manajemen mutu.
Melakukan
Pengambilan Data
Pembuatan
Dokumen
Melakukan Verifikasi
dan validasi
Lolos Verifikasi
dan validasi
Tidak
Revisi
Ya
Hasil Rancangan
Sistem Manajemen
Mutu
Prinsip Manajemen Mutu
Analisa Gap Akhir
Kesimpulan dan
Saran
End
Gambar 1. Flowchart metode penelitian
Konsep Mutu dan Manajemen Mutu
Mulyadi [1] Mutu adalah kepuasan pelanggan.
Dengan demikian, setiap bagian proses dalam
perusahaan memiliki pelanggan. Kepuasan
pelanggan
internal
akan
menyebabkan
kepuasan
pelanggan
perusahaan.
Prawirosentono [2] Manajemen Mutu adalah
aspek-aspek
dari
fungsi
manajemen
keseluruhan
yang
menetapkan
dan
menjalankan
kebijakan
mutu
suatu
Dibutuhkan
upaya
perusahaan/organisasi.
212
Charles A. Cianfrani [4] Perancangan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008 dilakukan
berlandaskan pada delapan prinsip manajemen
kualitas. Prinsip-prinsip ini dapat digunakan
sebagai
suatu
kerangka
kerja
yang
membimbing perusahaan pada peningkatan
kinerja. Delapan prinsip manajemen mutu
tersebut adalah fokus pada pelanggan,
kepemimpinan,
keterlibatan
karyawan,
pendekatan proses, pendekatan sistem kepada
manajemen, peningkatan berkesinambungan,
pembuatan keputusan berdasarkan fakta, dan
hubungan saling menguntungkan dengan
pemasok.
Hasil dan Pembahasan
Tinjauan Awal Dokumen Mutu Perusahaan
Tinjauan awal dokumen mutu bertujuan untuk
mengetahui keadaan awal atau kondisi perusahaan
saat ini. Tinjauan awal dokumen mutu dilakukan
sebelum tahap perancangan sistem manajemen
Dennis Arif Prasetya/ Perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di PT XYZ (Departemen Marketing, Departemen Purchasing,
Departemen Gudang, Departemen PPC)/ Jurnal Titra, Vol. 4, No. 2, Juli 2016, pp. 211-214
mutu ISO 9001:2008 di PT XYZ. Hasil presentasi
kesesuaian tinjauan awal dokumen mutu
menunjukkan bahwa klausul persyaratan ISO
9001:2008 yang telah terpenuhi hanya sebesar
36,41%. Hasil tersebut menunjukkan bahwa pada
awalnya perusahaan ini belum memiliki sistem
anajemen mutu yang sesuai dengan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008. Pelatihan dan
persiapan tentang sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 diperlukan agar proses perancangan
sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dapat
berjalan dengan lancar.
Perancangan Sistem Manajemen Mutu
Perancangan sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 di PT XYZ diawali dengan pembuatan
pedoman mutu. Tahap berikutnya adalah tahap
pembuatan SOP, Instruksi Kerja, dan form
pendukung. Hasil rancangan sistem manajemen
mutu akan diverifikasi terlebih dahulu dan akan
divalidasi oleh direktur operasional dan kepala
departemen terkait.
Pembuatan Pedoman Mutu
Pedoman mutu adalah dokumen yang berisi
tentang pernyataan dan komitmen perusahaan
dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO
9001:2008. Pedoman mutu dibuat dengan
penjelasan klausul-klausul ISO 9001:2008 yang
disesuaikan dengan penerapan yang dilakukan
oleh perusahaan. Pedoman mutu perusahaan
berisi tentang struktur organisasi perusahaan,
ruang lingkup implementasi, bisnis proses,
kebijakan mutu, visi, misi, sasaran mutu,
quality plan, komunikasi internal dan document
master list.
Pembuatan Instruksi Kerja
Instruksi Kerja adalah petunjuk kerja instruktif
yang menjelaskan tahapan-tahapan kerja
secara terperinci. Instruksi Kerja diambil dari
hasil wawancara pada departemen yang terkait,
karena departemen yang terkait paham tentang
tahapan-tahapan kerja yang dilakukan.
Pembuatan Form Pendukung
Sop yang sudah dibuat dapat dilengkapi dengan
form. Form dibuat dengan tujuan agar dapat
melengkapi setiap kegiatan yang ada dalam
setiap departemen. Hasil pengisian form
berbentuk reakaman.
Tinjauan
Akhir
Perusahaan
Dokumen
Mutu
Tinjauan akhir dokumen mutu dilakukan
setelah
dilakukan
pemenuhan
dokumen
perancangan sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 untuk melihat presentase kesesuaian
dengan persyaratan sistem manajemen muru
ISO 9001:2008. Hasil tinjauan akhir dokumen
mutu
menunjukkan
bahwa
presentase
kesesuaian baru sebesar 88,04%. Tabel 1
menunjukkan hasil perbandingan dari tinjauan
awal dokumen mutu dengan tinjauan akhir
dokumen mutu perusahaan.
Tabel 1. Perbandingan Presentase Kesesuaian
Sistem Manajemen Mutu Awal dan Baru
Presentase
Presentase
Klausul
Pembuatan SOP
SOP pada perusahaan dibuat berdasarakan
kondisi atau proses yang terjadi di perusahaan
dan kesesuaian dengan persyaratan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008. Semua
kegiatan
yang
terjadi
di
perusahaan
memerlukan SOP. Pembuatan SOP bertujuan
untuk melakukan standarisasi proses-proses
yang terjadi di perusahaan sehingga dapat
dijalankan secara konsisten pada setiap
departemen. Ada 5 SOP wajib dalam sistem
manajemen mutu ISO 9001:2008. Lima SOP
wajib dalam sistem manajemen mutu yaitu SOP
Pengendalian Dokumen, SOP Pengendalian
Rekaman, SOP Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan, SOP Audit Internal, dan SOP
Pengendalian Produk Tidak Sesuai.
Kesesuaian
Kesesuaian
Baru
Awal
4
100 %
8.69%
5
81.82%
9.09%
6
91.67%
83.33%
7
91.52%
61.02%
8
82.46%
28.07%
Simpulan
Tinjauan awal dokumen mutu perusahaan
menununjukkan PT XYZ belum memiliki sistem
manajemen mutu, buktinya hanya 36,41% yang
sesuai dengan persyaratan sistem manajemen
mutu ISO 9001:2008. Pemenuhan persyaratan
dilakukan dengan membuat perancangan
sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di PT
XYZ meliputi pembuatan pedoman mutu yang
213
Dennis Arif Prasetya/ Perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di PT XYZ (Departemen Marketing, Departemen Purchasing,
Departemen Gudang, Departemen PPC)/ Jurnal Titra, Vol. 4, No. 2, Juli 2016, pp. 211-214
berisi struktur organisasi perusahaan, ruang
lingkup ISO 9001:2008, bisnis proses, kebijakan
mutu, visi, misi, sasaran mutu, quality plan,
komunikasi internal dan komitmen perusahaan
terhadap setiap klausul ISO 9001:2008.
Pembuatan pedoman mutu didukung oleh
peracangan lima prosedur wajib dalam sistem
manajemen mutu yaitu SOP Pengendalian
Dokumen, SOP Pengendalian Rekaman, SOP
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, SOP
Audit Internal, dan SOP Pengendalian Produk
Tidak Sesuai. PT XYZ memiliki 10 SOP dan 33
form serta 13 Instruksi Kerja yang berasal dari
departemen terkait (Departemen Marketing,
Departemen Purchasing, Departemen PPC, dan
Departemen Gudang) sistem manajemen mutu
yang digunakan untuk memenuhi persyaratan
sistem manajemen mutu ISO 9002:2008.
Peningkatan terjadi sebesar 51.63% setelah
adanya rancangan sistem manajemen mutu
pada periode Febuari hingga Juni 2016.
Persyaratan yang ada pada sistem manajemen
mutu ISO9001:2008 ini telah terpenuhi. Setelah
dokumen
tersebut
disahkan
kemudian
didistribusikan kepada setiap departemen
terkait. Kemudian langkah selanjutnya setelah
perancangan adalah implementasi sistem
manajemen mutu ISO9001:2008 dan Audit
Internal dilakukan untuk menilai dan
mengevaluasi sistem manajemen mutu yang
telah dijalankan. Dokumen-dokumen lain yang
dapat menunjang Audit Internal sudah
dirancang dan di sertakan pada periode
Febuari-Juni 2016. PT.XYZ diharapkan dapat
menjaga sistem manajemen mutu yang sudah
disusun dan melakukan penelitian lebih lanjut
dalam sistem manajemen mutu tersebut.
Daftar Pustaka
1. Mulyadi. (2010). Kepemimpinan Kepala
Sekolah Dalam Mengembangkan Budaya
Mutu. Malang: UIN Maliki Press
2. Prawirosentono, Suyadi. (2004). Filosofi
Baru
Tentang
Manajemen
Mutu
Terpadutotal Quality Management Abad 21
Study Kasus dan Analisis. Jakarta: PT.
Bumi Aksara.
3. Sandranurani, Mara. 2015. Klausul ISO
9001:2008 (Penjelasan Singkat). Retrieved
Februari
3,
2016,
from
:
https://www.academia.edu/8172487/KLAUSU
L_ISO_9001_2008_PENJELASAN_SINGKA
T_
4. Cianfran, C. A., Tsiakals, J. J., & West, J. E.
(2009). ISO 9001: 2008 Explained 3rd
Edition. United States: William A. Troy.
214