Jurnal Sistem Informasi Apriansyah
Jurnal Generic, Vol. 10, No. 1, Maret 2015, pp. 409~420
ISSN: 1907-4093 (print), 2087-9814 (online)
409
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu
Universitas Sriwijaya
1
Apriyansyah Putra1
Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Sriwijaya
1
apriansyah@unsri.ac.id
Abstraksi
Penerapan sistem pengarsipan secara elektronik dalam sebuah organisasi diperlukan
untuk mendukung kegiatan pengarsipan dalam upaya tercapainya efektifitas dan
efisiensi dalam pengelolaan serta mampu melestarikan arsip yang memiliki informasi
atau nilai penting bagi penggunanya. Dalam penerapannya arsip elektronik, jenis
media yang digunakan bermacam-macam seperti CD, DVD, microfilm dan media
elektronik lainnya. Disini akan dicoba penerapan ERM dalam implementasinya
dilakukan tiga tahapan yaitu akuisisi, pendeskripsian umum dan preservasi yang
kemudian hasil akhirnya berupa dokumen elektronik yang di tampilkan dengan
mengunakan perangkat lunak aplikasi ERM berbasis web. Dalam pengembangan
perangkat lunak aplikasi ERM agar memenuhi kaidah pengembangan system,
digunakan FAST Methodology. aplikasi ERM ini dibangun dengan menggunakan
bahasa pemrograman PHP dengan basisdata MySQL.
Kata kunci: ERM, FAST Methodology, PHP, MySQL.
Abstract
Implementation of the electronic filing ssistem in an organization is necessary to
support the filing in an effort to achieve effectiveness and efficiency in the management
and able to preserve records that have information or important value for its users. In
the application of electronic records, the type of media used diverse as CD, DVD,
microfilm and other electronic media. ERM implementation in three stages:
acquisitions, general description and preservation then the final result an electronic
document displayed by the software using a web-based ERM application. ERM
application software development in order to meet the rules of the development
ssistems, used FAST Methodology. ERM application is built using the programming
language PHP with MySQL database.
Keywords: ERM, FAST Methodology, PHP, MySQL.
1.
Pendahuluan
Sistem pengarsipan adalah suatu aplikasi yang didisain untuk mengelola informasi
tentang pengelolaan arsip organisasi dimana sumber datanya diperoleh dari institusi
mulai dari tingkat atas hingga tingkat paling bawah. Data dari institusi-institusi tersebut
kemudian dikelola di dalam suatu database yang sudah terintegrasi. Data tersebut
Copyright © 2015 Jurnal Generic. All rights reserved
410
ISSN: 1907-4093
memiliki sebuah privilege hak akses, dimana data dari suatu institusi hanya dapat
diakses dan diubah oleh institusi itu sendiri dan institusi lain hanya sebatas melihat
informasi saja. Agar sistem ini berjalan dengan benar dan sesuai dengan fungsinya,
diharapkan seluruh unit bagian dari level yang paling bawah ke paling atas dapat
berperan aktif dalam mendata dan mengelola sistem ini. Karena tanpa adanya peran
aktif dari semua pihak, sistem ini tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan.
Penelitian ini dilakukan pada Unit Penjaminan Mutu (UPM) Universitas
Sriwijaya. Alasan pemilihan lokasi penelitian karena pada unit penjaminan mutu
Universitas Sriwijaya yang menaungi kegiatan pengarsipan dokumen mutu. Pemilihan
jenis arsip dokumen mutu dikarenakan permasalahan penyebaran informasi yang belum
menyeluruh berkaitan dengan dokumen mutu khususnya informasi tentang prosedur
operasional standar yang harus dilakukan oleh setiap unit yang ada di Universitas
Sriwijaya. Berdasarkan hal tersebut, penelitian mengembangkan suatu perangkat lunak
khusus untuk memaksimalkan fungsi penyebaran informasi dokumen mutu Universitas
Sriwijaya ke tingkat Fakultas ataupun unit-unit yang terkait.
2. Metodologi Penelitian
2.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian ini adalah:
1. Metode Observasi
Dalam hal ini yang dilakukan adalah melihat serta mempelajari permasalahan yang
ada di UPT Penjaminan Mutu yang erat kaitannya dengan objek yang diteliti yaitu
segala informasi yang berkaitan dengan penjaminan mutu program studi di
Universitas Sriwijaya.
2. Metode Wawancara
Pengumpulan data melalui tanya jawab langsung dengan pihak-pihak yang terkait
erat dengan permasalahan yang diteliti. Pada penelitian ini wawancara dilakukan
dengan staf UPM Unsri yang bertanggung jawab mengelola data penjaminan mutu
program studi.
3. Dokumentasi
Selain wawancara dan observasi di dalam penelitian ini juga dilakukan
pengumpulan data-data organisasi yang diperlukan.
4. Metode Studi Pustaka
Metode yang dilakukan adalah dengan cara mencari bahan yang mendukung dalam
pendefinisian masalah melalui buku-buku, internet, yang erat kaitannya dengan
objek permasalahan.
2.2 Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian ini menggunakan pendekatan pengembangan sistem
Framework for the Aplication of Ssistem Thinking (FAST) dengan alasan karena
standarisasinya baik serta proses yang stabil dan terencana [1],[3]. Tahapan yang
digunakan pada penelitian hanya tahap Scope Definition, Problem Analysis,
Requirements Analysis, Logical Design, Desicion Analysis, Physical Design and
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414
Jurnal Generic
ISSN: 1907-4093
411
Integration dan Contruction and Testing. Sedangkan tahap Instalation and Delivery
tidak dilakukan pada penelitian ini [5].
2.3 Penerapan Sistem Dokumen Elektronik
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan
dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam
format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dll
yang sudah di upload ke dalam software DMS tertentu. Dokumen yang sudah
diunggah dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna
dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan
metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara
mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip
tersebut berada pada tempat lain.
Pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat
dimulai dengan menyiapkan beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan
memahami cara pengelolaan manual dokumen fisik yang selama ini dilakukan [2].
Pengarsipan dokumen elektronik perlu dikelola secara elektronik untuk mendapatkan
manfaat yang maksimal, antara lain [4]:
1. pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali;
2. memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam
lembaga pemerintah;
3. memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur;
4. memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat;
5. meningkatkan kualitas layanan sistem;
6. mengelola informasi sebagai suatu sistem yang tumbuh dan berkembang; dan
7. lebih responsif pada perubahan.
Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu penyimpanan
dokumen dalam media CD-R, DVD, dan media yang lainnya, serta sangat baik untuk
mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan
indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan
melalui email bahkan memiliki workflow untuk semua dokumennya.
3. Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Tujuan Proyek
Tujuan pembangunan sistem informasi pada penelitian ini adalah untuk e-arsip
dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya berbasis elektronik. Berikut ini adalah
business goal dan project goal yang diharapkan dapat tercapai dengan terlaksananya
proyek ini. Pada Tabel 1 ini menjelaskan business goal yang ditujukan untuk pengurus
dan pengambil keputusan, sedangkan project goal ditujukan untuk pengguna sistem
sehari-hari.
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya
(Apriansyah Putra)
412
ISSN: 1907-4093
Tabel 1: Tujuan Proyek
Business Goal
Project Goal
1. Migrasi pengarsipan dokumen 1. Mempermudah akses dan pengolahan
mutu UPM UNSRI berbasis
terhadap dokumen mutu UPM UNSRI.
elektronik.
2. Mengurangi resiko kehilangan dan atau
2. Menjaga arsip-arsip dokumen
keusangan dokumen mutu UPM UNSRI.
mutu UPM UNSRI.
3. Transparansi dan pembagian hak akses
3. Kendali revisi dokumen mutu
terhadap perubahan pada dokumen mutu
UPM UNSRI.
UPM UNSRI.
3.2 Gambaran Proyek
Proyek pembangunan E-arsip Dokumen Mutu UPM Universitas Sriwijaya
Berbasis Elektronik adalah sebuah sistem yang berfungsi untuk membuat arsip
elektronik dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya berbasis elektronik. Proses
pengumpulan data dilakukan dengan mengumpulkan dokumen-dokumen mutu UPM
Universitas Sriwijaya melalui media aplikasi berbasis elektronik.
3.3 Pernyataan Masalah dan Kesempatan
3.3.1 Pernyataan Masalah
Proses analisis terhadap pembangunan E-arsip Dokumen Mutu UPM Universitas
Sriwijaya Berbasis Elektronik untuk kategorisasi permasalahan didasarkan framework
PIECES, maka permasalahan yang diketahui pada sistem ini adalah sulitnya
mengumpulkan dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya.
3.3.2 Kesempatan
Kesempatan yang ingin dicapai dari pengembangan sistem ini yaitu:
1. Sistem harus dapat melakukan proses penghapusan dokumen, jika suatu saat ada
dokumen yang sudah tidak berlaku sehubungan dengan dokumen mutu UPM
Universitas Sriwijaya;
2. Sistem harus mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen karena sistem ini
bersifat elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen
dipastikan dapat lebih cepat daripada jika dilakukan secara manual;
3. Sistem harus dapat melakukan proses upload dokumen mutu, jika sewaktu-waktu ada
penambahan terhadap dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya;
4. Sistem harus mampu mengedit dokumen, jika suatu saat ada dokumen yang harus
diubah terhadap dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya.
3.3.3 Tabel Pernyataan Masalah
Masalah yang sudah dikemukakan dapat dituangkan ke dalam Tabel 2 berikut ini.
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414
ISSN: 1907-4093
Jurnal Generic
413
Tabel 2: Pernyataan Masalah
No.
1
2
3
Pernyataan Singkat
dari Masalah
Tempat pengarsipan
dokumen mutu UPM
UNSRI yang dapat
menjaga dokumen dari
kerusakan
Konsistensi dokumen
dan kemudahan proses
revisi dokumen
Tingkat
Kepentingan
Penting
Visibilitas
Peringkat
Tinggi
1
Penting
Sedang
2
Keluwesan pengaksesan
terhadap dokumen mutu
UPM UNSRI
Penting
Sedang
3
Solusi yang
Ditawarkan
Migrasi dokumen ke
Sistem Pengarsipan
berbasis elektronik
Pembagian hak
akses 413sistem
dan penyimpanan
versi dokumen
Sistem dibangun
secara online
3.3.4 Hambatan Proyek
3.3.4.1 Business Constraints
Hal-hal yang menjadi batasan bisnis dalam mengembangkan E-arsip Dokumen
Mutu UPM Universitas Sriwijaya Berbasis Elektronik:
1. Pembangunan sistem harus disesuaikan dengan kondisi terkait dokumen mutu UPM
yang ada pada Universitas Sriwijaya; dan
2. Sistem yang dibangun harus bersifat fleksibel sehingga pegawai Universitas
Sriwijaya dapat mengakses web tersebut dimanapun dan kapanpun.
3.3.4.2 Technology Constraints
Standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh sistem:
1. Sistem yang dibangun diharapkan kompatibel dengan teknologi yang dimiliki oleh
Universitas Sriwijaya;
2. Tempat penyimpanan data menggunakan basis data dengan MySQL; dan
3. Sistem dibangun sebagai web application menggunakan PHP.
3.4 Analisis Masalah
Pada tahap ini yang dilakukan adalah analisis secara mendalam mengenai kondisi
awal dari lingkup sistem yang dibangun karena belum ada sistem yang dibangun untuk
tujuan yang sama. Proses ini dilakukan bertujuan untuk mempelajari dan memahami
business process dan domain permasalahan yang ditemukan pada tahap penganalisisan
awal. Dengan memahami proses bisnis dan problem domain yang ada, maka dihasilkan
suatu ssistem improvement yang meliputi problems, opportunities, dan directives dari
kondisi yang ada, serta batasan dalam sistem baru yang dibangun.
3.4.1 Domain Permasalahan
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya
(Apriansyah Putra)
414
ISSN: 1907-4093
Penemuan solusi terbaik dalam pembangunan sistem yang perlu dilakukan
terhadap masalah yang terjadi saat ini:
a. DATA
Dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya masih dalam bentuk hardcopy yang
rentan akan kerusakan fisik dan mudah hilang.
b. PROSES
Dengan sistem pencarian manual akan sangat sulit untuk mencari informasi tertentu
didalam setiap dokumen, serta penyimpanan manual (dalam bentuk hardcopy) akan
membutuhkan biaya yang mahal dan beresiko (rusak / hilang).
c. INTERFACES
Universitas Sriwijaya belum memiliki sistem khusus yang terkomputerisasi untuk
pengarsipan dokumen mutu UPM UNSRI.
3.4.2 Analisis Keputusan
Tujuan tahap analisis keputusan adalah untuk mengidentifikasi kandidat solusi,
menganalisis dan merekomendasikan kandidat terbaik untuk selajutnya dikembangkan
dan diimplementasikan.
3.4.3 Mengidentifikasi Kandidat Solusi
Kandidat solusi pada intinya membangun suatu sistem informasi yang mendukung
kegiatan pelayanan. Solusi yang ditawarkan harus dapat memenuhi kebutuhan
pengelolaan data tentang sistem pengarsipan dokumen.
3.4.4 Menganalisis Kandidat Solusi
Masing-masing kandidat solusi dianalisis mengenai kemungkinan solusi ini layak
untuk dikerjakan. Analisis kandidat-kandidat solusi yang dibutuhkan untuk
pembangunan sistem pengarsipan dokumen dapat dievaluasi dalam beberapa aspek
seperti yang terdapat pada Tabel 3.
3.4.5 Membandingkan Kandidat Solusi
Setelah pengidentifikasian kandidat solusi, masing-masing kandidat solusi itu
kemudian dianalisis satu per satu untuk diukur feasibility-nya. Kriteria mengukur
feasibility ini ada empat macam, yaitu:
3.4.5.1 Technical feasibility
Menguji apakah secara teknis, solusi yang diajukan termasuk praktis? Apakah
para tenaga ahli memiliki keahlian dan keterampilan untuk mendesain dan
mengembangkan solusi ini?
3.4.5.2 Operational feasibility
Apakah solusi ini nantinya dapat memenuhi permintaan user (user’s
requirement)? Berapa tingkat kepuasan user tersebut terhadap solusi ini? Bagaimana
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414
ISSN: 1907-4093
Jurnal Generic
415
solusi ini mengubah lingkungan kerja user? Bagaimana perasaan user terhadap solusi
yang seperti itu?
3.4.5.3 Economic feasibility
Apakah biaya (cost) dari solusi yang ditawarkan efektif?
3.4.5.4 Schedule feasibility
Apakah solusi ini dapat didesain dan diimplementasikan dalam jangka waktu yang
ditentukan?
Tabel 3: Kandidat solusi
Karakteristik
Bagian sistem
yang
terkomputerisasi
Keuntungan
Servers dan
workstations
Perangkat lunak
yang dibutuhkan
Kandidat 2
Kandidat 1
- pengolahan data pengguna
- proses pencarian dokumen on LAN
- proses pengunggahan dokumen on
LAN
- proses pengunduhan dokumen on
LAN
- proses mengunggah revisi dokumen
on LAN
Sistem dibangun dengan konsep
aplikasi desktop client-server sehingga
lebih kecil kemungkinan akses oleh
pihak yang tidak berkepentingan.
-
pengolahan data pengguna
proses pencarian dokumen online
proses pengunggahan dokumen online
proses pengunduhan dokumen online
proses mengunggah revisi dokumen
online
- Spesifikasi server:
Komputer
dengan
spesifikasi
prosesor berkecepatan 2 GigaHz,
2GB DDRAM, dan HD 250GB dan
sistem operasi yang mendukung
server
- Workstation:
Digunakan
komputer
dengan
spesifikasi
prosesor
dengan
kecepatan 2 Giga hz, 512 MB
DDRAM, dengan sistem operasi
yang memadai.
- MySQL 5.0 sebagai DBMS;
- Java sebagai bahasa pemrograman.
- Netbeans 6.9.1 sebagai compiler
- Spesifikasi server:
Komputer dengan spesifikasi prosesor
berkecepatan 2 GigaHz, 2GB
DDRAM, dan HD 250GB dan sistem
operasi yang mendukung server
- Workstation:
Digunakan
komputer
dengan
spesifikasi prosesor dengan kecepatan
2 Giga hz, 512 MB DDRAM, dengan
sistem operasi yang memadai.
Sistem lebih fleksibel karena dibangun
berbasis web, sehingga dosen dapat
mengakses sistem darimanapun asalkan
memiliki akses internet.
- MySQL 5.0 sebagai DBMS;
- PHP 5.2.1 sebagai bahasa
Pemrograman
Metode untuk
memproses data
Output devices
Input devices
Client/server
Web-based
Monitor, Printer
Keyboard, Mouse
Monitor dan Printer
Keyboard dan mouse
Storage devices
Free DBMS
Free DBMS
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya
(Apriansyah Putra)
416
ISSN: 1907-4093
Pengambaran keempat fisibilitas menggunakan matriks analisis fisibel seperti
disajikan pada Tabel 4.
Tabel 4: Matriks Analisis Fisibel
Kriteria Feasibility
Operational
Feasibility
Technical Feasibility
Bobot
30 %
30 %
Kandidat 1
Aplikasi yang dibangun berbasis
aplikasi dengan sistem
pemrograman java. Aplikasi ini
mudah untuk dipahami oleh
pengguna karena pengguna
adalah karyawan yang sering
berinteraksi dengan aplikasiaplikasi sistem. Namun, aplikasi
ini kurang fleksibel karena
berbasis offline.
Nilai: 70
Kandidat 2
Aplikasi yang dibangun
berbasis web dengan sistem
pemrograman PHP 5.
Aplikasi ini mudah
diadaptasi oleh pengguna
karena mayoritas pengguna
sangat familiar dengan
antarmuka web. Selain itu
aplikasi ini fleksibel dan
efisien karena mampu di
akses dari manapun.
Nilai: 90
Membuat aplikasi dengan
416sistem java membutuhkan
pemahaman dan latihan yang
intens sehingga tidak mudah
untuk membuat aplikasi dengan
sistem java dalam waktu singkat.
Basis data yang digunakan sama
dengan kandidat 1.
Membuat aplikasi
khususnya PHP lebih
mudah untuk dipahami
bahkan oleh programmer
junior. Selain itu banyak
tutorial yang dapat
mendukung pemahaman
lebih lanjut mengenai
sistem pemrograman PHP.
Nilai: 70
MySQL adalah DBMS
yang mudah digunakan dan
dioperasikan.
Nilai: 70
Economic Feasibility
Tangible Benefits:
Intangible Benefits:
30 %
Procesor : Intel Centrino Inside
Ram : 2 Gb, OS : Windows XP
Biaya software
Sama seperti Kandidat 1.
Secara ekonomis sistem PHP
sangat murah karena gratis.
Sama seperti Kandidat 1.
Meningkatkan efisiensi waktu dan
biaya pengarsipan dokumen mutu
UPM UNSRI.
Meningkatkan kredibilitas UPM
UNSRI
Sama seperti Kandidat 1.
Nilai: 90
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414
Nilai: 80
ISSN: 1907-4093
Jurnal Generic
30 %
8-9 bulan
Nilai: 70
6 bulan
Nilai: 80
100 %
90
96
Schedule Feasibility
Nilai Total
417
3.5 Analisis Kebutuhan
3.5.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional harus ada pada sistem yang dibangun adalah:
a. Sistem harus dapat menangani masalah login yang membagi pengguna menjadi
beberapa level akses;
b. Sistem harus memiliki fitur unggah dan unduh dokumen;
c. Sistem harus menangani pengolahan revisi dokumen dengan menerapkan sistem
versi pada dokumen; dan
d. Sistem harus memiliki fitur pencarian dokumen.
3.5.2 Kebutuhan Nonfungsional
Kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input, proses dan output, namun
demikian kebutuhan nonfungsional sebaiknya dipenuhi, karena sangat menentukan
apakah417sistem ini digunakan user atau tidak. Kebutuhan nonfungsional
dikelompokkan berdasarkan framework PIECES seperti Tabel 5.
Tabel 5: Kebutuhan Nonfungsional Klasifikasi Kerangka Kerja PIECES
Jenis Kebutuhan Non-functional
Kinerja (Performance)
-
Informasi (Information)
-
Segi Ekonomi (Economic)
-
Pengontrolan Sistem (Control)
-
Efisiensi Sistem (Eficiency)
Pelayanan Sistem (Service)
-
Penjelasan
Sistem diharapkan mampu menyelesaikan
pekerjaannya dengan cepat dan tepat.
Data harus terintegrasi.
Menghindari adanya data yang redudan.
Data harus akurat.
Data harus konsisten.
Data harus mampu diakses oleh pihak yang
berkepentingan saja.
Paperless, mampu menekan biaya pencetakan
kuisioner.
Biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem
tidak melebihi anggaranyang sudah ditentukan.
Mengotentikasi pengguna yang hak akses terhadap
sistem.
Memiliki backup data.
Meningkatkan keamanan data, terutama data-data
yang bersifat confidential.
Mengurangi beban kerja pegawai.
Memberikan data-data yang akurat dan lengkap untuk
pengambilan keputusan pihak eksekutif.
Data yang ditampilkan harus mudah dibaca dan
terstruktur.
Sistem harus user friendly.
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya
(Apriansyah Putra)
418
ISSN: 1907-4093
3.6 Perancangan Logika
Perancangan logika terdiri dari pemodelan data menggunakan Entity Relationship
Diagram (ERD) dan pemodelan proses menggunakan Data Flow Diagram (DFD).
3.6.1 Pemodelan Data
Pemodelan data adalah cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan
dan diciptakan dalam proses bisnis suatu sistem. Model ini dapat menunjukkan tempat,
orang atau benda dimana data diambil dan hubungan antar data tersebut. Pada penelitian
ini pemodelan data digambarkan menggunakan ERD untuk sistem pengarsipan
dokumen mutu UPM UNSRI seperti diperlihatkan pada Gambar 1.
Gambar 1: Entity Relationship Diagram Sistem Baru
3.6.2 Spesifikasi File
Spesifikasi file untuk memberikan rincian yang lengkap dalam perancangan
418yste-tabel yang dibutuhkan.
3.6.2.1 Pemodelan Proses
Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis
beroperasi[1]. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data
berpindah di sistem aktivitas-aktivitas itu. Pada penelitian ini pemodelan proses untuk
sistem baru digambarkan dengan DFD. DFD sistem level 0 yang dikembangkan seperti
diperlihatkan pada Gambar 2.
Gambar 2 menjelaskan mengenai proses yang berjalan pada E-arsip Dokumen
Mutu UPM Universitas Sriwijaya Berbasis Elektronik. Terdapat 4 entitas yaitu user,
pimpinan, staf, dan pengunjung. Masing-masing entitas memiliki fungsi yang berbedabeda terhadap sistem. Entitas user memasukkan data user terlebih dahulu, agar bisa
melakukan proses pengolahan data kategori dan data dokumen mutu. Entitas pimpinan
melakukan login terlebih dahulu untuk melakukan proses pengolahan data dimana
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414
Jurnal Generic
ISSN: 1907-4093
419
pemimpin mendapatkan info kategori dan dokumen mutu. Entitas pemimpin dapat juga
melakukan revisi data dokumen mutu. Kemudian entitas pengunjung dan staf harus
memasukkan data pengunjung, agar dapat melihat info kategori dan data dokumen
mutu.
Gambar 2. DFD Level 0 Sistem Baru
3.7 Perancangan Sistem
Physical Data Flow Diagram (PDFD) perlu dirancang untuk menggambarkan
suatu sistem. DFD yang telah dibuat dapat ditransformasikan menjadi PDFD. PDFD
menggambarkan/memodelkan technical dan human design decisions dari implementasi
sistem. PDFD dapat menggambarkan mengenai DFD level 2. Hal ini dikarenakan pada
DFD level 1 belum terlihat proses-proses dan interaksi secara rinci antara user dengan
sistem dan database.
PDFD level 2 untuk proses pengolahan data user terdapat 4 proses, yaitu: login,
tambah data user, perbaharui data user, dan hapus data user seperti diperlihatkan pada
Gambar 3. Selain itu, PDFD level 2 untuk proses pengolahan data kategori terdapat 3
proses, yaitu: tambah data kategori, perbaharui data kategori, dan hapus data dapat
dilihat pada Gambar 4. Sedangkan PDFD level 2 untuk proses pengolahan data
dokumen terdapat 5 proses, yaitu: tambah data dokumen, edit data dokumen, hapus data
dokumen, ubah data dokumen, dan cari dokumen seperti diperlihatkan pada Gambar 5.
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya
(Apriansyah Putra)
420
ISSN: 1907-4093
Gambar 3: Physical Data Flow Diagram Proses Pengolahan Data User
Gambar 4: Physical Data Flow Diagram Proses Pengolahan Data Kategori
.
Gambar 5: Physical Data Flow Diagram Proses Pengolahan Data Dokumen
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414
Jurnal Generic
ISSN: 1907-4093
421
3.7.2 Rancangan Database
3.7.2.1 Skema Database
Skema database hasil proses pemetaan dari ERD dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6: Skema Database
4. Hasil dan Pembahasan
Halaman utama dan view halaman untuk melihat dokumen diperlihatkan pada
Gambar 7.
a.
b.
Gambar 7: a. Halaman utama, dan b. Tampilan halaman untuk melihat dokumen
Gambar 7.b. menunjukkan link untuk pengunjung melakukan proses melihat data
dokumen mutu pada sistem e-arsip. Sedangkan admin diberi hak akses untuk melihat
semua dokumen setelah diunggah seperti diperlihatkan pada Gambar 8.
Gambar 8: Tampilan semua dokumen setelah diunggah
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya
(Apriansyah Putra)
422
ISSN: 1907-4093
Gambar 8 menampilkan halaman admin untuk melakukan proses mengedit dan
menghapus dokumen. Manajemen pengguna sistem dapat melakukan pengolahan data
dokumen mutu, dan melakukan proses hapus dan menambah pengguna baru.
5. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat ditarik oleh penulis setelah selesainya pengembangan
sistem e-arsip dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya berbasis elektronik ini sistem
lain:
1. Adanya sistem ini, dapat dilakukan proses penghapusan dokumen, jika suatu saat
ada dokumen yang sudah tidak berlaku sehubungan dengan dokumen mutu UPM
Universitas Sriwijaya;
2. sistem mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen karena sistem ini bersifat
elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen dipastikan dapat
lebih cepat daripada jika dilakukan secara manual;
3. adanya sistem ini, dapat dilakukan proses upload dokumen mutu, jika sewaktuwaktu ada penambahan terhadap dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya;
4. dokumen dapat diedit, jika suatu saat ada dokumen yang harus diubah terhadap
dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya; dan
5. sistem ini berfungsi untuk menjaga keamanan arsip-arsip dokumen mutu, agar
sistem mengurangi resiko kehilangan dan atau keusangan dokumen mutu UPM
Universitas Sriwijaya.
5.2 Saran
Saran pengembangan lebih lanjut kepada UPM Universitas adalah sebagai berikut:
1. perlunya dilakukan perawatan (maintenance) terhadap peralatan sistemr, software
dan perangkat elektronik pendukung lainnya secara berkala untuk menghindari
terjadinya kerusakan pada aplikasi tersebut; dan
2. sistem dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan UPM Universitas
Sriwijaya.
Referensi
[1]Al Fatah, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.Yogyakarta: Andi
Publisher.
[2]Hall, C.W. 1996. The Age of Syhintesis. Resource. March 1996.
[3]J. L. Written,
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414
ISSN: 1907-4093 (print), 2087-9814 (online)
409
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu
Universitas Sriwijaya
1
Apriyansyah Putra1
Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Sriwijaya
1
apriansyah@unsri.ac.id
Abstraksi
Penerapan sistem pengarsipan secara elektronik dalam sebuah organisasi diperlukan
untuk mendukung kegiatan pengarsipan dalam upaya tercapainya efektifitas dan
efisiensi dalam pengelolaan serta mampu melestarikan arsip yang memiliki informasi
atau nilai penting bagi penggunanya. Dalam penerapannya arsip elektronik, jenis
media yang digunakan bermacam-macam seperti CD, DVD, microfilm dan media
elektronik lainnya. Disini akan dicoba penerapan ERM dalam implementasinya
dilakukan tiga tahapan yaitu akuisisi, pendeskripsian umum dan preservasi yang
kemudian hasil akhirnya berupa dokumen elektronik yang di tampilkan dengan
mengunakan perangkat lunak aplikasi ERM berbasis web. Dalam pengembangan
perangkat lunak aplikasi ERM agar memenuhi kaidah pengembangan system,
digunakan FAST Methodology. aplikasi ERM ini dibangun dengan menggunakan
bahasa pemrograman PHP dengan basisdata MySQL.
Kata kunci: ERM, FAST Methodology, PHP, MySQL.
Abstract
Implementation of the electronic filing ssistem in an organization is necessary to
support the filing in an effort to achieve effectiveness and efficiency in the management
and able to preserve records that have information or important value for its users. In
the application of electronic records, the type of media used diverse as CD, DVD,
microfilm and other electronic media. ERM implementation in three stages:
acquisitions, general description and preservation then the final result an electronic
document displayed by the software using a web-based ERM application. ERM
application software development in order to meet the rules of the development
ssistems, used FAST Methodology. ERM application is built using the programming
language PHP with MySQL database.
Keywords: ERM, FAST Methodology, PHP, MySQL.
1.
Pendahuluan
Sistem pengarsipan adalah suatu aplikasi yang didisain untuk mengelola informasi
tentang pengelolaan arsip organisasi dimana sumber datanya diperoleh dari institusi
mulai dari tingkat atas hingga tingkat paling bawah. Data dari institusi-institusi tersebut
kemudian dikelola di dalam suatu database yang sudah terintegrasi. Data tersebut
Copyright © 2015 Jurnal Generic. All rights reserved
410
ISSN: 1907-4093
memiliki sebuah privilege hak akses, dimana data dari suatu institusi hanya dapat
diakses dan diubah oleh institusi itu sendiri dan institusi lain hanya sebatas melihat
informasi saja. Agar sistem ini berjalan dengan benar dan sesuai dengan fungsinya,
diharapkan seluruh unit bagian dari level yang paling bawah ke paling atas dapat
berperan aktif dalam mendata dan mengelola sistem ini. Karena tanpa adanya peran
aktif dari semua pihak, sistem ini tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan.
Penelitian ini dilakukan pada Unit Penjaminan Mutu (UPM) Universitas
Sriwijaya. Alasan pemilihan lokasi penelitian karena pada unit penjaminan mutu
Universitas Sriwijaya yang menaungi kegiatan pengarsipan dokumen mutu. Pemilihan
jenis arsip dokumen mutu dikarenakan permasalahan penyebaran informasi yang belum
menyeluruh berkaitan dengan dokumen mutu khususnya informasi tentang prosedur
operasional standar yang harus dilakukan oleh setiap unit yang ada di Universitas
Sriwijaya. Berdasarkan hal tersebut, penelitian mengembangkan suatu perangkat lunak
khusus untuk memaksimalkan fungsi penyebaran informasi dokumen mutu Universitas
Sriwijaya ke tingkat Fakultas ataupun unit-unit yang terkait.
2. Metodologi Penelitian
2.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian ini adalah:
1. Metode Observasi
Dalam hal ini yang dilakukan adalah melihat serta mempelajari permasalahan yang
ada di UPT Penjaminan Mutu yang erat kaitannya dengan objek yang diteliti yaitu
segala informasi yang berkaitan dengan penjaminan mutu program studi di
Universitas Sriwijaya.
2. Metode Wawancara
Pengumpulan data melalui tanya jawab langsung dengan pihak-pihak yang terkait
erat dengan permasalahan yang diteliti. Pada penelitian ini wawancara dilakukan
dengan staf UPM Unsri yang bertanggung jawab mengelola data penjaminan mutu
program studi.
3. Dokumentasi
Selain wawancara dan observasi di dalam penelitian ini juga dilakukan
pengumpulan data-data organisasi yang diperlukan.
4. Metode Studi Pustaka
Metode yang dilakukan adalah dengan cara mencari bahan yang mendukung dalam
pendefinisian masalah melalui buku-buku, internet, yang erat kaitannya dengan
objek permasalahan.
2.2 Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian ini menggunakan pendekatan pengembangan sistem
Framework for the Aplication of Ssistem Thinking (FAST) dengan alasan karena
standarisasinya baik serta proses yang stabil dan terencana [1],[3]. Tahapan yang
digunakan pada penelitian hanya tahap Scope Definition, Problem Analysis,
Requirements Analysis, Logical Design, Desicion Analysis, Physical Design and
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414
Jurnal Generic
ISSN: 1907-4093
411
Integration dan Contruction and Testing. Sedangkan tahap Instalation and Delivery
tidak dilakukan pada penelitian ini [5].
2.3 Penerapan Sistem Dokumen Elektronik
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan
dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam
format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dll
yang sudah di upload ke dalam software DMS tertentu. Dokumen yang sudah
diunggah dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna
dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan
metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara
mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip
tersebut berada pada tempat lain.
Pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat
dimulai dengan menyiapkan beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan
memahami cara pengelolaan manual dokumen fisik yang selama ini dilakukan [2].
Pengarsipan dokumen elektronik perlu dikelola secara elektronik untuk mendapatkan
manfaat yang maksimal, antara lain [4]:
1. pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali;
2. memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam
lembaga pemerintah;
3. memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur;
4. memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat;
5. meningkatkan kualitas layanan sistem;
6. mengelola informasi sebagai suatu sistem yang tumbuh dan berkembang; dan
7. lebih responsif pada perubahan.
Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu penyimpanan
dokumen dalam media CD-R, DVD, dan media yang lainnya, serta sangat baik untuk
mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan
indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan
melalui email bahkan memiliki workflow untuk semua dokumennya.
3. Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Tujuan Proyek
Tujuan pembangunan sistem informasi pada penelitian ini adalah untuk e-arsip
dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya berbasis elektronik. Berikut ini adalah
business goal dan project goal yang diharapkan dapat tercapai dengan terlaksananya
proyek ini. Pada Tabel 1 ini menjelaskan business goal yang ditujukan untuk pengurus
dan pengambil keputusan, sedangkan project goal ditujukan untuk pengguna sistem
sehari-hari.
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya
(Apriansyah Putra)
412
ISSN: 1907-4093
Tabel 1: Tujuan Proyek
Business Goal
Project Goal
1. Migrasi pengarsipan dokumen 1. Mempermudah akses dan pengolahan
mutu UPM UNSRI berbasis
terhadap dokumen mutu UPM UNSRI.
elektronik.
2. Mengurangi resiko kehilangan dan atau
2. Menjaga arsip-arsip dokumen
keusangan dokumen mutu UPM UNSRI.
mutu UPM UNSRI.
3. Transparansi dan pembagian hak akses
3. Kendali revisi dokumen mutu
terhadap perubahan pada dokumen mutu
UPM UNSRI.
UPM UNSRI.
3.2 Gambaran Proyek
Proyek pembangunan E-arsip Dokumen Mutu UPM Universitas Sriwijaya
Berbasis Elektronik adalah sebuah sistem yang berfungsi untuk membuat arsip
elektronik dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya berbasis elektronik. Proses
pengumpulan data dilakukan dengan mengumpulkan dokumen-dokumen mutu UPM
Universitas Sriwijaya melalui media aplikasi berbasis elektronik.
3.3 Pernyataan Masalah dan Kesempatan
3.3.1 Pernyataan Masalah
Proses analisis terhadap pembangunan E-arsip Dokumen Mutu UPM Universitas
Sriwijaya Berbasis Elektronik untuk kategorisasi permasalahan didasarkan framework
PIECES, maka permasalahan yang diketahui pada sistem ini adalah sulitnya
mengumpulkan dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya.
3.3.2 Kesempatan
Kesempatan yang ingin dicapai dari pengembangan sistem ini yaitu:
1. Sistem harus dapat melakukan proses penghapusan dokumen, jika suatu saat ada
dokumen yang sudah tidak berlaku sehubungan dengan dokumen mutu UPM
Universitas Sriwijaya;
2. Sistem harus mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen karena sistem ini
bersifat elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen
dipastikan dapat lebih cepat daripada jika dilakukan secara manual;
3. Sistem harus dapat melakukan proses upload dokumen mutu, jika sewaktu-waktu ada
penambahan terhadap dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya;
4. Sistem harus mampu mengedit dokumen, jika suatu saat ada dokumen yang harus
diubah terhadap dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya.
3.3.3 Tabel Pernyataan Masalah
Masalah yang sudah dikemukakan dapat dituangkan ke dalam Tabel 2 berikut ini.
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414
ISSN: 1907-4093
Jurnal Generic
413
Tabel 2: Pernyataan Masalah
No.
1
2
3
Pernyataan Singkat
dari Masalah
Tempat pengarsipan
dokumen mutu UPM
UNSRI yang dapat
menjaga dokumen dari
kerusakan
Konsistensi dokumen
dan kemudahan proses
revisi dokumen
Tingkat
Kepentingan
Penting
Visibilitas
Peringkat
Tinggi
1
Penting
Sedang
2
Keluwesan pengaksesan
terhadap dokumen mutu
UPM UNSRI
Penting
Sedang
3
Solusi yang
Ditawarkan
Migrasi dokumen ke
Sistem Pengarsipan
berbasis elektronik
Pembagian hak
akses 413sistem
dan penyimpanan
versi dokumen
Sistem dibangun
secara online
3.3.4 Hambatan Proyek
3.3.4.1 Business Constraints
Hal-hal yang menjadi batasan bisnis dalam mengembangkan E-arsip Dokumen
Mutu UPM Universitas Sriwijaya Berbasis Elektronik:
1. Pembangunan sistem harus disesuaikan dengan kondisi terkait dokumen mutu UPM
yang ada pada Universitas Sriwijaya; dan
2. Sistem yang dibangun harus bersifat fleksibel sehingga pegawai Universitas
Sriwijaya dapat mengakses web tersebut dimanapun dan kapanpun.
3.3.4.2 Technology Constraints
Standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh sistem:
1. Sistem yang dibangun diharapkan kompatibel dengan teknologi yang dimiliki oleh
Universitas Sriwijaya;
2. Tempat penyimpanan data menggunakan basis data dengan MySQL; dan
3. Sistem dibangun sebagai web application menggunakan PHP.
3.4 Analisis Masalah
Pada tahap ini yang dilakukan adalah analisis secara mendalam mengenai kondisi
awal dari lingkup sistem yang dibangun karena belum ada sistem yang dibangun untuk
tujuan yang sama. Proses ini dilakukan bertujuan untuk mempelajari dan memahami
business process dan domain permasalahan yang ditemukan pada tahap penganalisisan
awal. Dengan memahami proses bisnis dan problem domain yang ada, maka dihasilkan
suatu ssistem improvement yang meliputi problems, opportunities, dan directives dari
kondisi yang ada, serta batasan dalam sistem baru yang dibangun.
3.4.1 Domain Permasalahan
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya
(Apriansyah Putra)
414
ISSN: 1907-4093
Penemuan solusi terbaik dalam pembangunan sistem yang perlu dilakukan
terhadap masalah yang terjadi saat ini:
a. DATA
Dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya masih dalam bentuk hardcopy yang
rentan akan kerusakan fisik dan mudah hilang.
b. PROSES
Dengan sistem pencarian manual akan sangat sulit untuk mencari informasi tertentu
didalam setiap dokumen, serta penyimpanan manual (dalam bentuk hardcopy) akan
membutuhkan biaya yang mahal dan beresiko (rusak / hilang).
c. INTERFACES
Universitas Sriwijaya belum memiliki sistem khusus yang terkomputerisasi untuk
pengarsipan dokumen mutu UPM UNSRI.
3.4.2 Analisis Keputusan
Tujuan tahap analisis keputusan adalah untuk mengidentifikasi kandidat solusi,
menganalisis dan merekomendasikan kandidat terbaik untuk selajutnya dikembangkan
dan diimplementasikan.
3.4.3 Mengidentifikasi Kandidat Solusi
Kandidat solusi pada intinya membangun suatu sistem informasi yang mendukung
kegiatan pelayanan. Solusi yang ditawarkan harus dapat memenuhi kebutuhan
pengelolaan data tentang sistem pengarsipan dokumen.
3.4.4 Menganalisis Kandidat Solusi
Masing-masing kandidat solusi dianalisis mengenai kemungkinan solusi ini layak
untuk dikerjakan. Analisis kandidat-kandidat solusi yang dibutuhkan untuk
pembangunan sistem pengarsipan dokumen dapat dievaluasi dalam beberapa aspek
seperti yang terdapat pada Tabel 3.
3.4.5 Membandingkan Kandidat Solusi
Setelah pengidentifikasian kandidat solusi, masing-masing kandidat solusi itu
kemudian dianalisis satu per satu untuk diukur feasibility-nya. Kriteria mengukur
feasibility ini ada empat macam, yaitu:
3.4.5.1 Technical feasibility
Menguji apakah secara teknis, solusi yang diajukan termasuk praktis? Apakah
para tenaga ahli memiliki keahlian dan keterampilan untuk mendesain dan
mengembangkan solusi ini?
3.4.5.2 Operational feasibility
Apakah solusi ini nantinya dapat memenuhi permintaan user (user’s
requirement)? Berapa tingkat kepuasan user tersebut terhadap solusi ini? Bagaimana
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414
ISSN: 1907-4093
Jurnal Generic
415
solusi ini mengubah lingkungan kerja user? Bagaimana perasaan user terhadap solusi
yang seperti itu?
3.4.5.3 Economic feasibility
Apakah biaya (cost) dari solusi yang ditawarkan efektif?
3.4.5.4 Schedule feasibility
Apakah solusi ini dapat didesain dan diimplementasikan dalam jangka waktu yang
ditentukan?
Tabel 3: Kandidat solusi
Karakteristik
Bagian sistem
yang
terkomputerisasi
Keuntungan
Servers dan
workstations
Perangkat lunak
yang dibutuhkan
Kandidat 2
Kandidat 1
- pengolahan data pengguna
- proses pencarian dokumen on LAN
- proses pengunggahan dokumen on
LAN
- proses pengunduhan dokumen on
LAN
- proses mengunggah revisi dokumen
on LAN
Sistem dibangun dengan konsep
aplikasi desktop client-server sehingga
lebih kecil kemungkinan akses oleh
pihak yang tidak berkepentingan.
-
pengolahan data pengguna
proses pencarian dokumen online
proses pengunggahan dokumen online
proses pengunduhan dokumen online
proses mengunggah revisi dokumen
online
- Spesifikasi server:
Komputer
dengan
spesifikasi
prosesor berkecepatan 2 GigaHz,
2GB DDRAM, dan HD 250GB dan
sistem operasi yang mendukung
server
- Workstation:
Digunakan
komputer
dengan
spesifikasi
prosesor
dengan
kecepatan 2 Giga hz, 512 MB
DDRAM, dengan sistem operasi
yang memadai.
- MySQL 5.0 sebagai DBMS;
- Java sebagai bahasa pemrograman.
- Netbeans 6.9.1 sebagai compiler
- Spesifikasi server:
Komputer dengan spesifikasi prosesor
berkecepatan 2 GigaHz, 2GB
DDRAM, dan HD 250GB dan sistem
operasi yang mendukung server
- Workstation:
Digunakan
komputer
dengan
spesifikasi prosesor dengan kecepatan
2 Giga hz, 512 MB DDRAM, dengan
sistem operasi yang memadai.
Sistem lebih fleksibel karena dibangun
berbasis web, sehingga dosen dapat
mengakses sistem darimanapun asalkan
memiliki akses internet.
- MySQL 5.0 sebagai DBMS;
- PHP 5.2.1 sebagai bahasa
Pemrograman
Metode untuk
memproses data
Output devices
Input devices
Client/server
Web-based
Monitor, Printer
Keyboard, Mouse
Monitor dan Printer
Keyboard dan mouse
Storage devices
Free DBMS
Free DBMS
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya
(Apriansyah Putra)
416
ISSN: 1907-4093
Pengambaran keempat fisibilitas menggunakan matriks analisis fisibel seperti
disajikan pada Tabel 4.
Tabel 4: Matriks Analisis Fisibel
Kriteria Feasibility
Operational
Feasibility
Technical Feasibility
Bobot
30 %
30 %
Kandidat 1
Aplikasi yang dibangun berbasis
aplikasi dengan sistem
pemrograman java. Aplikasi ini
mudah untuk dipahami oleh
pengguna karena pengguna
adalah karyawan yang sering
berinteraksi dengan aplikasiaplikasi sistem. Namun, aplikasi
ini kurang fleksibel karena
berbasis offline.
Nilai: 70
Kandidat 2
Aplikasi yang dibangun
berbasis web dengan sistem
pemrograman PHP 5.
Aplikasi ini mudah
diadaptasi oleh pengguna
karena mayoritas pengguna
sangat familiar dengan
antarmuka web. Selain itu
aplikasi ini fleksibel dan
efisien karena mampu di
akses dari manapun.
Nilai: 90
Membuat aplikasi dengan
416sistem java membutuhkan
pemahaman dan latihan yang
intens sehingga tidak mudah
untuk membuat aplikasi dengan
sistem java dalam waktu singkat.
Basis data yang digunakan sama
dengan kandidat 1.
Membuat aplikasi
khususnya PHP lebih
mudah untuk dipahami
bahkan oleh programmer
junior. Selain itu banyak
tutorial yang dapat
mendukung pemahaman
lebih lanjut mengenai
sistem pemrograman PHP.
Nilai: 70
MySQL adalah DBMS
yang mudah digunakan dan
dioperasikan.
Nilai: 70
Economic Feasibility
Tangible Benefits:
Intangible Benefits:
30 %
Procesor : Intel Centrino Inside
Ram : 2 Gb, OS : Windows XP
Biaya software
Sama seperti Kandidat 1.
Secara ekonomis sistem PHP
sangat murah karena gratis.
Sama seperti Kandidat 1.
Meningkatkan efisiensi waktu dan
biaya pengarsipan dokumen mutu
UPM UNSRI.
Meningkatkan kredibilitas UPM
UNSRI
Sama seperti Kandidat 1.
Nilai: 90
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414
Nilai: 80
ISSN: 1907-4093
Jurnal Generic
30 %
8-9 bulan
Nilai: 70
6 bulan
Nilai: 80
100 %
90
96
Schedule Feasibility
Nilai Total
417
3.5 Analisis Kebutuhan
3.5.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional harus ada pada sistem yang dibangun adalah:
a. Sistem harus dapat menangani masalah login yang membagi pengguna menjadi
beberapa level akses;
b. Sistem harus memiliki fitur unggah dan unduh dokumen;
c. Sistem harus menangani pengolahan revisi dokumen dengan menerapkan sistem
versi pada dokumen; dan
d. Sistem harus memiliki fitur pencarian dokumen.
3.5.2 Kebutuhan Nonfungsional
Kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input, proses dan output, namun
demikian kebutuhan nonfungsional sebaiknya dipenuhi, karena sangat menentukan
apakah417sistem ini digunakan user atau tidak. Kebutuhan nonfungsional
dikelompokkan berdasarkan framework PIECES seperti Tabel 5.
Tabel 5: Kebutuhan Nonfungsional Klasifikasi Kerangka Kerja PIECES
Jenis Kebutuhan Non-functional
Kinerja (Performance)
-
Informasi (Information)
-
Segi Ekonomi (Economic)
-
Pengontrolan Sistem (Control)
-
Efisiensi Sistem (Eficiency)
Pelayanan Sistem (Service)
-
Penjelasan
Sistem diharapkan mampu menyelesaikan
pekerjaannya dengan cepat dan tepat.
Data harus terintegrasi.
Menghindari adanya data yang redudan.
Data harus akurat.
Data harus konsisten.
Data harus mampu diakses oleh pihak yang
berkepentingan saja.
Paperless, mampu menekan biaya pencetakan
kuisioner.
Biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem
tidak melebihi anggaranyang sudah ditentukan.
Mengotentikasi pengguna yang hak akses terhadap
sistem.
Memiliki backup data.
Meningkatkan keamanan data, terutama data-data
yang bersifat confidential.
Mengurangi beban kerja pegawai.
Memberikan data-data yang akurat dan lengkap untuk
pengambilan keputusan pihak eksekutif.
Data yang ditampilkan harus mudah dibaca dan
terstruktur.
Sistem harus user friendly.
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya
(Apriansyah Putra)
418
ISSN: 1907-4093
3.6 Perancangan Logika
Perancangan logika terdiri dari pemodelan data menggunakan Entity Relationship
Diagram (ERD) dan pemodelan proses menggunakan Data Flow Diagram (DFD).
3.6.1 Pemodelan Data
Pemodelan data adalah cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan
dan diciptakan dalam proses bisnis suatu sistem. Model ini dapat menunjukkan tempat,
orang atau benda dimana data diambil dan hubungan antar data tersebut. Pada penelitian
ini pemodelan data digambarkan menggunakan ERD untuk sistem pengarsipan
dokumen mutu UPM UNSRI seperti diperlihatkan pada Gambar 1.
Gambar 1: Entity Relationship Diagram Sistem Baru
3.6.2 Spesifikasi File
Spesifikasi file untuk memberikan rincian yang lengkap dalam perancangan
418yste-tabel yang dibutuhkan.
3.6.2.1 Pemodelan Proses
Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis
beroperasi[1]. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data
berpindah di sistem aktivitas-aktivitas itu. Pada penelitian ini pemodelan proses untuk
sistem baru digambarkan dengan DFD. DFD sistem level 0 yang dikembangkan seperti
diperlihatkan pada Gambar 2.
Gambar 2 menjelaskan mengenai proses yang berjalan pada E-arsip Dokumen
Mutu UPM Universitas Sriwijaya Berbasis Elektronik. Terdapat 4 entitas yaitu user,
pimpinan, staf, dan pengunjung. Masing-masing entitas memiliki fungsi yang berbedabeda terhadap sistem. Entitas user memasukkan data user terlebih dahulu, agar bisa
melakukan proses pengolahan data kategori dan data dokumen mutu. Entitas pimpinan
melakukan login terlebih dahulu untuk melakukan proses pengolahan data dimana
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414
Jurnal Generic
ISSN: 1907-4093
419
pemimpin mendapatkan info kategori dan dokumen mutu. Entitas pemimpin dapat juga
melakukan revisi data dokumen mutu. Kemudian entitas pengunjung dan staf harus
memasukkan data pengunjung, agar dapat melihat info kategori dan data dokumen
mutu.
Gambar 2. DFD Level 0 Sistem Baru
3.7 Perancangan Sistem
Physical Data Flow Diagram (PDFD) perlu dirancang untuk menggambarkan
suatu sistem. DFD yang telah dibuat dapat ditransformasikan menjadi PDFD. PDFD
menggambarkan/memodelkan technical dan human design decisions dari implementasi
sistem. PDFD dapat menggambarkan mengenai DFD level 2. Hal ini dikarenakan pada
DFD level 1 belum terlihat proses-proses dan interaksi secara rinci antara user dengan
sistem dan database.
PDFD level 2 untuk proses pengolahan data user terdapat 4 proses, yaitu: login,
tambah data user, perbaharui data user, dan hapus data user seperti diperlihatkan pada
Gambar 3. Selain itu, PDFD level 2 untuk proses pengolahan data kategori terdapat 3
proses, yaitu: tambah data kategori, perbaharui data kategori, dan hapus data dapat
dilihat pada Gambar 4. Sedangkan PDFD level 2 untuk proses pengolahan data
dokumen terdapat 5 proses, yaitu: tambah data dokumen, edit data dokumen, hapus data
dokumen, ubah data dokumen, dan cari dokumen seperti diperlihatkan pada Gambar 5.
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya
(Apriansyah Putra)
420
ISSN: 1907-4093
Gambar 3: Physical Data Flow Diagram Proses Pengolahan Data User
Gambar 4: Physical Data Flow Diagram Proses Pengolahan Data Kategori
.
Gambar 5: Physical Data Flow Diagram Proses Pengolahan Data Dokumen
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414
Jurnal Generic
ISSN: 1907-4093
421
3.7.2 Rancangan Database
3.7.2.1 Skema Database
Skema database hasil proses pemetaan dari ERD dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6: Skema Database
4. Hasil dan Pembahasan
Halaman utama dan view halaman untuk melihat dokumen diperlihatkan pada
Gambar 7.
a.
b.
Gambar 7: a. Halaman utama, dan b. Tampilan halaman untuk melihat dokumen
Gambar 7.b. menunjukkan link untuk pengunjung melakukan proses melihat data
dokumen mutu pada sistem e-arsip. Sedangkan admin diberi hak akses untuk melihat
semua dokumen setelah diunggah seperti diperlihatkan pada Gambar 8.
Gambar 8: Tampilan semua dokumen setelah diunggah
Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya
(Apriansyah Putra)
422
ISSN: 1907-4093
Gambar 8 menampilkan halaman admin untuk melakukan proses mengedit dan
menghapus dokumen. Manajemen pengguna sistem dapat melakukan pengolahan data
dokumen mutu, dan melakukan proses hapus dan menambah pengguna baru.
5. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat ditarik oleh penulis setelah selesainya pengembangan
sistem e-arsip dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya berbasis elektronik ini sistem
lain:
1. Adanya sistem ini, dapat dilakukan proses penghapusan dokumen, jika suatu saat
ada dokumen yang sudah tidak berlaku sehubungan dengan dokumen mutu UPM
Universitas Sriwijaya;
2. sistem mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen karena sistem ini bersifat
elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen dipastikan dapat
lebih cepat daripada jika dilakukan secara manual;
3. adanya sistem ini, dapat dilakukan proses upload dokumen mutu, jika sewaktuwaktu ada penambahan terhadap dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya;
4. dokumen dapat diedit, jika suatu saat ada dokumen yang harus diubah terhadap
dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya; dan
5. sistem ini berfungsi untuk menjaga keamanan arsip-arsip dokumen mutu, agar
sistem mengurangi resiko kehilangan dan atau keusangan dokumen mutu UPM
Universitas Sriwijaya.
5.2 Saran
Saran pengembangan lebih lanjut kepada UPM Universitas adalah sebagai berikut:
1. perlunya dilakukan perawatan (maintenance) terhadap peralatan sistemr, software
dan perangkat elektronik pendukung lainnya secara berkala untuk menghindari
terjadinya kerusakan pada aplikasi tersebut; dan
2. sistem dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan UPM Universitas
Sriwijaya.
Referensi
[1]Al Fatah, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.Yogyakarta: Andi
Publisher.
[2]Hall, C.W. 1996. The Age of Syhintesis. Resource. March 1996.
[3]J. L. Written,
Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414