PENGURANGAN LEAD TIME PEMERIKSAAN KEMASA
PENGURANGAN LEAD TIME PEMERIKSAAN KEMASAN
PRIMER DENGAN LEAN MANUFACTURE DI DEPARTEMEN
PACKAGING MATERIAL PT. FARMASI X
Lidyana Agustina1, Hery H Azwir2
1) 2)
President University
Faculty of Engineering, Industrial Engineering Department, President University
Jl. Ki Hajar Dewantara
Kota Jababeka,Cikarang, Bekasi - Indonesia 17550
e-mail: [email protected], [email protected]
Abstrak
Vendor Rilis adalah suatu metoda yang menerapkan suatu sistem yang
kompleks menjadi suatu sistem yang lebih simpel/mudah. Perusahaan Farmasi X
mencoba menerapkan sistem ini dengan harapan dapat mempermudah suatu
analisa produk dari parameter yang kompleks menjadi lebih mudah/simpel
sehingga dapat mengurangi lama pemeriksaan dan biaya yang harus dikeluarkan
untuk pemeriksaan sampel/produk. Sistem Vendor Rilis erat kaitannya dengan
sistem Lean Manufacturing, yang berfokus pada penekanan pemborosan sehingga
biaya produksi dapat ditekan seminimal mungkin. Sistem Lean Manufacturing
berpedoman pada konsep Just–In–Time Production System. Tujuan penelitian ini
adalah menerapkan metoda Lean Project, yang dapat mengurangi Lead Time rilis
produk, meningkatkan produktifitas personil & peralatan, serta mengurangi waktu
analisa sampel dengan memeriksa parameter kritikal saja dari produk terkait. Dari
hasil penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa sistem Vendor Rilis dan
Lean Manufacturing dapat diterapkan, karena kedua sistem ini dapat mengurangi
Lead Time rilis/waktu analisa dengan perkiraan penghematan waktu 3148
Jam/Tahun. Selain itu juga mengurangi biaya yang harus dikeluarkan untuk analisa
suatu
produk
dengan
perkiraan
penghematan
biaya
sebesar
Rp.
70.831.875,00/Tahun. Presentase total biaya dan jam kerja adalah 90.33%/tahun.
Kata Kunci: Vendor Rilis, Lean Manufacture, Gugus Kendali Mutu, Supplier, Eight
Waste, Analisa SWOT, Audit Supplier, Pengendalian Mutu.
1. Pendahuluan
Dampak krisis ekonomi global berpengaruh pada segala bidang termasuk juga
industri farmasi di Indonesia. Akibat krisis tersebut nilai tukar rupiah terhadap
dollar AS menurun dan berdampak langsung pada peningkatan biaya produksi di
industri farmasi. Hal ini dikarenakan mayoritas bahan baku farmasi masih di impor
dari luar negeri. Fenomena ini membuat banyak perusahaan farmasi berusaha
untuk tetap bertahan dalam ketatnya persaingan industri farmasi di Indonesia
dalam kondisi saat ini, tidak terkecuali perusahaan Farmasi X asal Indonesia yang
termasuk salah satu perusahaan terbesar di Asia Tenggara. Biaya produksi
cenderung meningkat dari tahun ke tahun, sementara komitmen untuk tetap
menjamin kualitas produk harus tetap dipertahankan, maka perlu suatu upaya
untuk terus melakukan perbaikan berkelanjutan.
Berbagai upaya telah dilakukan oleh perusahaan untuk menjaga eksistensinya di
pasar global dan menjadi perusahaan yang dominan di bidang kesehatan di
Indonesia sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Salah satu upaya yang dilakukan
perusahaan adalah menerapkan sistem lean manufacturing yang berfokus pada
penekanan pemborosan sehingga biaya produksi dapat ditekan seminimal mungkin.
Sistem lean manufacturing merupakan sistem yang berdasar pada konsep Just-inTime Production System. Dalam situasi persaingan pasar yang sangat kompetitif
sekarang ini, dimana pasar yang menetapkan harga (produsen harus mengikuti
harga pasar yang berlaku) serta konsumen hanya membeli produk pada saat
dibutuhkan dengan harga yang kompetitif pada tingkat kualitas yang diinginkan,
maka strategi produksi tepat waktu lebih tepat dibandingkan strategi produksi
konvensional, yaitu menghasilkan output maksimum pada tingkat penggunaan
input tertentu, melebihi kebutuhan konsumen (pasar). Berdasarkan gagasan
tersebut, pihak manajemen mencoba menerapkan lean project di semua lini
perusahaan termasuk di Departemen Quality Assurance (QA)-Quality Control (QC)
bagian Quality Control (QC).
Bagian Quality Control (QC) mencoba melaksanakan program standadisasi
kerja untuk analis dan pembantu analis, khususnya pada divisi pemeriksaan
Packaging Material. Standar kerja sendiri merupakan konsep vital dalam lean
manufacturing, pekerjaan yang terstandadisasi mendefinisikan metoda yang
digunakan untuk melakukan pekerjaan dengan jumlah pemborosan paling sedikit.
Pekerjaan terstandarisasi digunakan sebagai alat spesifik yang digunakan untuk
mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan. Dalam pelaksanaan lean project
ini, penulis mencoba mendata sampel dengan pemeriksaan regular (pemeriksaan
penuh dengan parameter lengkap) sejak datang hingga selesai pemeriksaan.
Pemeriksaan dengan metoda regular ternyata lebih banyak memakan waktu, hal
inilah yang menjadi dasar ide bagi penulis untuk mencoba memberikan jalan
keluar dengan membuat sistem alur kerja yang baru yaitu dengan metoda vendor
rilis. Sehingga perusahaan mendapatkan benefit berupa pengurangan manhours
dan memperoleh cost saving. Penulis mengharapkan dengan adanya metoda ini
dapat menjadi fondasi awal dengan tujuan perbaikan berkelanjutan untuk
menghasikan suatu standar kerja yang memiliki kinerja konsisten dengan efisiensi
tinggi.
2. Metoda penelitian
2.1. Alur Penelitian
Alur dari metodologi penelitian yang digunakan untuk membahas permasalahan
yang dihadapi, digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2.1 Alur Metodologi Penelitian
2.2. Observasi Awal
Observasi awal dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung di
lapangan, tepatnya di PT. farmasi X, lantai tiga Departement QC, pada divisi
Packaging material. Pada divisi inilah penulis mendapatkan tugas khusus yang
diinstruksikan langsung oleh supervisor terkait untuk melakukan improvement guna
memberikan nilai tambah bagi produk dengan mempersingkat waktu analisa
produk, kerena dengan waktu analisa yang singkat secara otomatis dapat
mengurangi biaya pemeriksaan yang memberikan benefit dalam bentuk rupiah bagi
perusahaan yaitu penghematan manhours dan cost saving.
2.3. Identifikasi Masalah
Untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada, penulis mencoba merujuk
pada:
1.
2.
3.
Perumusan masalah yang ada
Tujuan dari penelitian
Serta batasan penelitian
Ketiga hal di atas telah diutarakan secara lebih lengkap di BAB I. Ketiga
faktor tersebut adalah kunci untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin
dihadapi oleh PT. Farmasi X. Dengan merumuskan masalah yang dihadapi kita dapat
menentukan tujuan akhir/jalan keluar untuk masalah tersebut dengan tetap
berpedoman pada batasan-batasan penelitian yang dipersyaratkan oleh instansi
tempat penulis melakukan penelitian.
2.4.
Studi Literatur
Pada tahap ini penulis mencoba mencari teori-teori yang berkaitan dengan
penelitian yang dijalankan. Teori tersebut nantinya akan dipergunakan untuk
melakukan perbaikan/improvement pada masalah yang dihadapi. Teori tersebut
juga dipergunakan untuk mengumpulkan data, mengolah data, sampai menarik
simpulan. Pencarian teori-teori tersebut dapat diperoleh dari buku, artikel, jurnal,
atau melalui website. Tentunya teori-teori tersebut merupakan teori yang dapat
dipertanggungjawabkan kebenarannya.
2.5.
Pengumpulan Data
Untuk mengumpulkan data-data yang dibutuhkan, penulis melakukan
tinjauan langsung di lapangan. Melihat sistematika pengerjaan di lapangan,
mempelajari kendala-kendala yang dihadapi, kemudian berusaha merangkumnya
dengan fasilitas pendukung yang telah disediakan instansi terkait untuk
mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan masalah yang ada agar dapat
dicarikan solusi penyelesaiannya.
2.6.
Analisis & Perbaikan
A.
Fishbone
Untuk menganalisa data yang telah diperoleh dilakukan dengan
menggunakan diagram fishbone. Diagram Fishbone dari Ishikawa menjadi satu tool
yang sangat populer dan dipakai di seluruh penjuru dunia dalam mengidentifikasi
faktor penyebab problem/masalah. Alasannya sederhana Fishbone diagram
tergolong praktis, dan memandu setiap tim untuk terus berpikir menemukan
penyebab utama suatu permasalahan.
Diagram tulang ikan ini dikenal dengan cause and effect diagram. Kenapa
Diagram Ishikawa juga disebut dengan “tulang ikan”?. Jika diperhatikan rangka
analisis diagram Fishbone bentuknya ada kemiripan dengan ikan, dimana ada
bagian kepala (sebagai effect) dan bagian tubuh ikan berupa rangka serta duridurinya digambarkan sebagai penyebab (cause) suatu permasalahan yang timbul.
B. Pelaksanaan Perbaikan
Pelaksanaan perbaikan merupakan tahap yang lebih mengkerucut lagi,
kerena setelah mendapatkan data-data yang akurat, maka data tersebut
selanjutnya diolah untuk mendapatkan hasil yang diinginkan/diharapkan. Pada
pelaksanaan perbaikan ini penulis mencoba melakukan perbaikan dengan terlebih
dahulu membuat rencana perbaikan/penanggulangan. Memperbaiki faktor-faktor
penyebab yang ada dengan memberikan solusi perbaikannya dan menjalankannya
dengan aktifitas terkait faktor penyebab/masalahnya.
Setelah membuat rencana perbaikan/penanggulangan, langkah selanjutnya adalah
melakukan penaggulangan yang merupakan bukti nyata pelaksanaan perbaikan yang
dilakukan. Penanggulangan dilakukan dengan menjalankan aktifitas seperti:
1. Menjalankan aktifitas perbaikan yang disarankan.
2. Menentukan tempat/lokasi penanggulangan.
3. Menentukan orang yang bertanggung jawab untuk melakukan
penanggulangan.
4. Mencatat hasil penanggulangan apakah dapat teratasi atau tidak dapat
ditanggulangi.
5. Mencatat biaya yang dibutuhkan untuk menanggulangi permasalahan yang
ada.
C. Pengecekan Hasil dan Evaluasi
Pada tahap analisis juga terdapat proses pengecekan hasil serta dilakukan
evaluasi terhadap hasil yang diperoleh/didapat. Pengecekan hasil dilakukan
bertujuan untuk melihat apakah hasil yang didapat sesuai tidak dengan target yang
telah ditetapkan sebelumnya yaitu pada tahap penentuan target. Jika hasil yang
didapat sesuai/tidak sesuai dengan target yang diharapkan maka dilakukanlah
evaluasi hasil. Evaluasi hasil bertujuan untuk melihat keseluruhan proses penelitian
yang dijalankan benar/tidak. Evaluasi hasil dilakukan dengan memonitoring data
hasil sebelum dan sesudah dilakukannya perbaikan/improvement. Dengan demikian
didapatkanlah
hasil
yang
dapat
dipertanggungjawabkan
keakuratannya/kebenarannya.
D. Standarisasi
Tahapan yang terakhir dari proses analisis adalah standarisasi yaitu
memastikan bahwa metoda lean manufacture (vendor rilis) ini memang dapat
dijalankan, tidak hanya oleh satu analis saja tetapi dapat juga dilakukan oleh
analis yang berbeda dengan hasil yang sama atau standar. Dengan kata lain penulis
mencoba membuat standarisasi pemeriksaan material dengan metoda vendor rilis,
dengan tetap berpedoman pada Metoda Analisa yang ada.
2.7.
Simpulan & Saran
Proses penarikan simpulan dan saran dilakukan setelah seluruh rangkaian
proses penelitian dijalankan dengan benar. Seluruh rangkaian proses yang
dijalankan akan menghasilkan suatu hasil. Apapun hasil yang didapat merupakan
buah dari suatu proses. Penelitian ini dikatakan berhasil jika tujuan akhir yang
diperoleh sesuai dengan rencana perbaikan yang diinginkan sesuai dengan target
yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dengan terpenuhinya/terealisasikannya tujuan akhir, maka hal tersebut merupakan
salah satu bukti keberhasilan metoda baru yang ingin diterapkan dalam rangka
perbaikan yang berkelanjutan. Penelitian ini juga dikatakan berhasil jika hasil yang
didapat sesuai dengan sasaran perbaikan, meskipun dalam pelaksanaannya untuk
mendapatkan hasil yang diinginkan banyak terdapat kendala-kendala yang
menghadang sehingga terkadang membuat proses yang telah direncanakan
sebelumnya perlu direvisi lagi/dengan membuat banyak alternatif proses yang
dapat dijalankan untuk mencapai tujuan akhir yaitu keberhasilan metoda baru,
yang dapat mempermudah proses bekerja juga mengurangi biaya pemeriksaan yang
harus dikeluarkan oleh perusahaan.
3. Hasil Penelitian dan Pembahasan
3.1. Pengumpulan Data
Setelah dilakukan sesuai dengan tahapan pada alur metodalogi penelitian yaitu
pada tahap observasi awal, maka didapatkanlah masalah-masalah yang dihadapi oleh divisi
Packaging Material seperti dibawah ini:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
MA tidak ada saat dibutuhkan (terselip atau rusak).
Penanganan alat bekas analisa tidak sesuai dengan peraturan yang
tak tertulis.
Reagent sering salah ambil.
Kondisi alat tidak terkontrol.
Kertas dan tinta boros.
Pembanding sering hilang.
MA rumit.
Retensi hilang.
Waktu analisa lama.
3.1.1. ANALISA KONDISI YANG ADA
Pada tahap ini adalah melakukan penyelidikan dan analisa secara lebih teliti.
Tujuan:
1.
Menemukan penyimpangan yang menimbulkan permasalahan di tempat
terjadinya masalah tersebut.
2.
Mendapatkan fakta dan data tentang penyimpangan-penyimpangan atau
kondisi–kondisi yang tidak baik, yang berhubungan dengan permasalahan.
Tabel 3.1 Analisa Kondisi Yang Ada
No.
Kondisi yang seharusnya
Kondisi yang ada
OK/NOT
OK
MANUSIA
1
Analis
MA.
harus
memahami Ada
analis
yang
memahami MA.
belum Not OK
LINGKUNGAN
2
Letak
penyimpanan Letak
penyimpanan Not OK
Standar/Proof
Print/MA Standar/Proof Print/MA jauh
dekat dengan meja analis.
dengan meja analis.
3
Jarak Gudang dengan Lab. Jarak Gudang dengan Lab. QC Not OK
QC dekat.
jauh.
ALAT
4
Setiap analis mempunyai Belum semua analis memiliki Not OK
alat analisa yang lengkap.
alat analisa yang lengkap
sehingga penggunaannya harus
bergantian.
5
Lembar periksa dan alat Lembar periksa dan alat tulis OK
tulis tersedia.
tersedia.
METODA
6
Parameter
spesifikasi Ada
parameter
spesifikasi Not OK
dalam MA jelas dan mudah dalam MA yang tidak jelas
dipahami.
sehingga sulit untuk dipahami.
7
Analisa untuk produk yang
kedatangannya sudah lebih
dari 10x dengan status rilis
baik,
dilakukan
pemeriksaan secara handal.
Analisa untuk produk yang Not OK
kedatangannya sudah lebih
dari 10x dengan status rilis
baik, pemeriksaannya masih
secara regular/pemeriksaaan
lengkap.
BAHAN/MATERIAL
8
Material/bahan mudah di Ada material/bahan yang sulit Not OK
sampling.
atau perlu penanganan khusus
sehingga
sulit
untuk
di
sampling.
3.1.2. PENGECEKAN HASIL & EVALUASI HASIL
Evaluasi hasil dilakukan dengan memonitoring data sebelum dan data
sesudah metoda vendor rilis dijalankan, dengan estimasi tahun sebelumnya yaitu
tahun 2010. Diharapkan dengan estimasi tahun sebelumnya dapat memberikan
gambaran bahwa ditahun berikutnya estimasi penghematan dari segi waktu dan
biaya dapat diperoleh hasil yang efisien dan optimal.
Tabel 3.2 Data sebelum improvement pemeriksaan dengan metoda regular
NO.
1
2
3
4
METODA
REGULAR
[menit]
14.040
49.440
21.720
6.240
JENIS MATERIAL
AL FOIL
TUBE
PVC FOIL
RUBBER
AL
CAP/
TUTUP
5
BOTOL/ PLUG
10.920
6
AMPUL
7.920
7
BLISTER
720
Tabel 3.3
8
BOTOL
17.400
improvement
9
ALAT KESEHATAN
1.140
dengan
vendor rilis
10
VIAL
1.020
METODA
11
POLY FOIL/BACK FOIL
64.320
VENDOR
RILIS
12
CUP TAKAR SYRUP
8.640
NO.
JENIS MATERIAL
[menit]
13
LAIN -LAIN
3.120
1
AL FOIL
1.170
Total
206.640
2
TUBE
4.120
3
PVC FOIL
1.810
4
RUBBER
130
AL
CAP/
TUTUP
5
BOTOL/ PLUG
910
6
AMPUL
440
7
BLISTER
40
8
BOTOL
2.175
9
ALAT KESEHATAN
190
10
VIAL
170
11
POLY FOIL/BACK FOIL
5.360
12
CUP TAKAR SYRUP
720
13
LAIN -LAIN
520
Total
17.755
METODA
REGULAR[Rp]
5.265.000
18.540.000
8.145.000
2.340.000
4.095.000
2.970.000
270.000
6.525.000 Data sesudah
pemeriksaan
427.500
metoda
382.500
METODA
24.120.000
VENDOR
3.240.000
RILIS[Rp]
1.170.000
438.750
77.490.000
1.545.000
678.750
48.750
341.250
165.000
15.000
815.625
71.250
63.750
2.010.000
270.000
195.000
6.658.125
Grafik hasil perbandingan metoda regular dengan metoda vendor rilis dan
hasil penghematan manhours.
Grafik hasil perbandingan metoda regular dengan metoda vendor rilis dan
hasil penghematan total cost/biaya pemeriksaan.
Gambar 3.2 Grafik Estimation Total cost Saving in 2011
3.2.
PEMBAHASAN PENELITIAN
Step/langkah proses bagaimana suatu material dapat diubah status
pengerjaannya dari status regular menjadi vendor rilis atau handal adalah
dijelaskan di bawah ini:
1. Proses pengumpulan data dilakukan secara distributif, dengan mengumpulkan
kode produk material yang telah berstatus rilis (R) sebanyak minimal 10 kali
berurutan.
2. Berdasarkan data register BPB di bulan Januari-Mei 2011, penulis berhasil
memperoleh 115 material kemas yang terdiri atas Al-foil, Foly-foil, ampul,
botol, rubber stopper dan lainnya.
3. Semua jenis wadah pada dasarnya pemeriksaan dilakukan secara
regular/lengkap seperti yang tertera pada tabel pemeriksaan dibawah, namun
setelah kedatangan material tersebut telah 10x dan berstatus rilis minimal 10x
berurutan, maka pemeriksaan selanjutnya dilakukan dengan metoda vendor
rilis.
4. Proses pemeriksaan vendor rilis hanya memeriksa fisik material serta
kesesuaian dokumentasi. Pemeriksaan ini membutuhkan waktu 10-15 menit.
Waktu tersebut diperoleh dari hasil pengujian di lapangan dengan menggunakan
alat hitung waktu Stopwatch yang terkalibrasi, yang dilakukan repetisinya pada
jenis material yang diperiksa sebanyak 30x. Waktu tersebut kemudian dijadikan
waktu standar estimasi penghematan untuk metoda vendor rilis.
5. Berikut merupakan beberapa contoh dari 115 material/item yang
direkomendasikan ke Dept. ProcDev. Untuk diubah status pemeriksaanya
berdasarkan jenis wadah/kemasan primer yang ada di PT. Farmasi X. Tabel
tersebut berisikan contoh jenis kode material, parameter regular, waktu
parameter regular, parameter vendor rilis, dan waktu parameter vendor
rilis/handal.
Penelitian ini juga dibahas dengan analisa SWOT seperti dijelaskan dibawah ini:
a. Strength (Kekuatan) dari analisa SWOT adalah ,perubahan status suatu
material regular untuk menjadi handal/VR, dapat berimplikasi pada kemudahan
dan efisiensi kerja dari proses pemeriksaan. Suatu material dengan status
regular, akan menjalani serangkaian parameter pemeriksaan yang lengkap dan
cukup memakan banyak waktu, sedangkan material dengan status handal/VR
hanya akan menjalani beberapa parameter pemeriksaan yang sifatnya
kritikal/utama sehingga waktu yang diperlukan untuk pemeriksaan menjadi
lebih berkurang. Dengan kata lain, proses pemeriksaan dapat menjadi lebih
singkat dengan menghilangkan beberapa parameter pengujian. Dengan adanya
perubahan suatu status material dari regular menjadi handal/VR, proses
pemeriksaan material tersebut dapat dipastikan akan berjalan dengan tetap
solid, walaupun terjadi pengurangan parameter proses pemeriksaan. Alasannya
adalah walaupun suatu material telah berubah status dan menjadi handal/VR,
parameter pemeriksaan yang bersifat kritikal/utama tetap tidak dihilangkan,
seperti pemeriksaan kode material yang datang, kesesuaian redaksional, ukuran
dan warna. Selain itu, supplier/vendor penghasil material yang bersangkutan,
harus menjalani serangkaian proses pemeriksaan atau audit supplier dari QCPM. PT. Farmasi X. Audit supplier dilakukan untuk melihat kualitas dari proses
penjaminan mutu terhadap produk yang bersangkutan, baik dari proses
pembuatan, pengawasan produksi, pelaksanaan proses pengiriman, kesesuaian
material dengan spesifikasi serta konsistensi supplier di dalam menjaga mutu
materialnya.
b. Faktor resiko menggambarkan weakness atau kelemahan dari segi analisa
SWOT yang mungkin dapat terjadi akibat adanya perubahan status material dari
regular menjadi handal/VR adalah kemungkinan rilisnya suatu batch yang tidak
sesuai dengan spesifikasi, baik itu termasuk ke dalam major defect (kerusakan
utama/kritikal) ataupun minor defect (kerusakan ringan/non kritikal). Hal ini
mungkin saja dapat terjadi akibat dari penyederhanaan parameter proses
pemeriksaan yang menjadi lebih singkat.
c. Peluang/Opportinities dari kacamata SWOT yang dapat diciptakan dari
metoda vendor rilis ini adalah adanya peluang bagi analis dapt mengerjakan
pekerjaan yang lainnya sehingga optimal out put yang dihasilkan, selain itu
analis dapat mempergunakan waktu yang tersisa dengan mempelajari hal lain
yang lebih berkualitas sehingga mendapat pengetahuan lebih. Peluang ini juga
dirasakan oleh perusahaan yaitu dapat menghasilkan produk yang berkualitas
dengan waktu dan biaya yang sedikit, ditambah dapat melakukan transfer ilmu
tambahan lain bagi analis sehingga pengetahuan anak buah bertambah.
d. Ancaman/threats yang harus disadari keberadaannya dari segi analisa SWOT.
merasa ada juga ancaman yang diperoleh dari metoda ini, yaitu jika perusahaan
tidak melakukan kontrol terhadap vendor yang telah dipercayakan untuk
menjadi vendor yang handal/rilis, bisa terjadi kelolosan material dengan hasil
yang tidak masuk syarat/bermasalah. Oleh kerena itu sebaiknya terus dilakukan
kontrol secara berkala dengan melakukan audit berkala, pemeriksaan penuh
pada saat–saat tertentu (waktu pemeriksaan penuhnya hanya diketahui oleh PT
. Farmasi X), melakukan inspeksi mendadak ke tempat vendor terkait.
4.
Simpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan selama melaksanakan sistem vendor rilis
pada divisi Packaging Material Quality Control PT. Farmasi X, maka dapat diambil
simpulan:
1. Dari hasil pelitian didapatkan hasil bahwa ada 115 item yang dapat
direkomendasikan kepada Dept. ProcDev., dari sistem vendor regular
menjadi sistem vendor rilis. Jumlah item tersebut berasal dari jumlah
kedatangan material total periode Januari-Mei 2011.
2. Dapat mengurangi Lead Time rilis & waktu analisa produk wadah maupun
kemasan di Dept.Packaging Material. Waktu/lead time sebelum
improvement 206.640 menit/3444 jam dan sesudah improvement 17.755
menit/296 jam. Jadi perkiraan penghematan waktu/lead time/manhours
adalah 3.149 jam (90.33 %)/tahun.
Daftar Referensi
Anonim, “ Annual Report PT. Farmasi X”, Cikarang: PT. Farmasi X, 2008.
Caraka Nusantara, Sumber pustaka, 2007, ” Buku Kewirausahaan SMK Analis Kimia
Caraka Nusantara”, Jakarta, Caraka Nusantara, 2007, Hal. 235-236.
David & Jeffrey, “ Toyota Way “, Jakarta: Esensi Erlangga Group, 2006.
Dubois, HFW (2002). "Harmonization of the European vaccination policy and the
role TQM and reengineering could play". Quality Management in Health Care 10 (2):
47-57.
Eko Henryanto, BN. Marbun, “ Pengendalian Mutu Terpadu ”, Pustaka Binaman
Pressindo, 1987.
Hill ,S and A.Wilkinson (1995) In search of TQM. Employee Relations Vol. 17 no. 3
pp. 8-26.
Horine, Julie and Carl Edwin Lindgren (1994). Quality management in 21st century
education, Educational Review, Volume 100, Number 7:101-105.
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_kualitas_total, Jumat 10 Februari 2012,
pukul 12.30 WIB., Jakarta, 2012.
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_kualitas_total, Jumat 10 Februari 2012,
Pukul 13.00 WIB., Jakarta, 2012.
http://qualitysystem.wordpress.com/2007/07/03/evaluasi-supplier-yang-efisien,
Jumat 10 Februari 2012, Pukul 12.35 WIB., Jakarta, 2012.
Kaoru Ishikawa, David J. Lu., “ What Is Total Quality Control?”, Prentice Hall,
1985.
Nirwan Idrus, Ubuh Buchara, Sukisno, " Quality Assurance Report # 1", Laporan
proyek EEDP Academic Consulting Service untuk DGHE, 1998.
NN, “ Standart Working Time “, Cikarang: PT. Farmasi X, 2008.
NN, “Gugus kendali mutu”, Cikarang: PT. Farmasi X, 2009.
NN, “ProTab No. PT - E 352002 C”, Cikarang: PT. Farmasi X, 2008.
Royse, D., Thyer, B., Padgett, D., & Logan T.,(2006). Program Evaluation: An
Introduction 4th edition, Thomson Brooks/Cole, Belmont, pp. 151.
Stark, John, "A Few Words about TQM", John Stark Associates.
Vincent Gaspersz, "Konsep Vincent Dalam Manajemen Bisnis Total", PT. Gramedia
Pustaka Utama, 1997.
PRIMER DENGAN LEAN MANUFACTURE DI DEPARTEMEN
PACKAGING MATERIAL PT. FARMASI X
Lidyana Agustina1, Hery H Azwir2
1) 2)
President University
Faculty of Engineering, Industrial Engineering Department, President University
Jl. Ki Hajar Dewantara
Kota Jababeka,Cikarang, Bekasi - Indonesia 17550
e-mail: [email protected], [email protected]
Abstrak
Vendor Rilis adalah suatu metoda yang menerapkan suatu sistem yang
kompleks menjadi suatu sistem yang lebih simpel/mudah. Perusahaan Farmasi X
mencoba menerapkan sistem ini dengan harapan dapat mempermudah suatu
analisa produk dari parameter yang kompleks menjadi lebih mudah/simpel
sehingga dapat mengurangi lama pemeriksaan dan biaya yang harus dikeluarkan
untuk pemeriksaan sampel/produk. Sistem Vendor Rilis erat kaitannya dengan
sistem Lean Manufacturing, yang berfokus pada penekanan pemborosan sehingga
biaya produksi dapat ditekan seminimal mungkin. Sistem Lean Manufacturing
berpedoman pada konsep Just–In–Time Production System. Tujuan penelitian ini
adalah menerapkan metoda Lean Project, yang dapat mengurangi Lead Time rilis
produk, meningkatkan produktifitas personil & peralatan, serta mengurangi waktu
analisa sampel dengan memeriksa parameter kritikal saja dari produk terkait. Dari
hasil penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa sistem Vendor Rilis dan
Lean Manufacturing dapat diterapkan, karena kedua sistem ini dapat mengurangi
Lead Time rilis/waktu analisa dengan perkiraan penghematan waktu 3148
Jam/Tahun. Selain itu juga mengurangi biaya yang harus dikeluarkan untuk analisa
suatu
produk
dengan
perkiraan
penghematan
biaya
sebesar
Rp.
70.831.875,00/Tahun. Presentase total biaya dan jam kerja adalah 90.33%/tahun.
Kata Kunci: Vendor Rilis, Lean Manufacture, Gugus Kendali Mutu, Supplier, Eight
Waste, Analisa SWOT, Audit Supplier, Pengendalian Mutu.
1. Pendahuluan
Dampak krisis ekonomi global berpengaruh pada segala bidang termasuk juga
industri farmasi di Indonesia. Akibat krisis tersebut nilai tukar rupiah terhadap
dollar AS menurun dan berdampak langsung pada peningkatan biaya produksi di
industri farmasi. Hal ini dikarenakan mayoritas bahan baku farmasi masih di impor
dari luar negeri. Fenomena ini membuat banyak perusahaan farmasi berusaha
untuk tetap bertahan dalam ketatnya persaingan industri farmasi di Indonesia
dalam kondisi saat ini, tidak terkecuali perusahaan Farmasi X asal Indonesia yang
termasuk salah satu perusahaan terbesar di Asia Tenggara. Biaya produksi
cenderung meningkat dari tahun ke tahun, sementara komitmen untuk tetap
menjamin kualitas produk harus tetap dipertahankan, maka perlu suatu upaya
untuk terus melakukan perbaikan berkelanjutan.
Berbagai upaya telah dilakukan oleh perusahaan untuk menjaga eksistensinya di
pasar global dan menjadi perusahaan yang dominan di bidang kesehatan di
Indonesia sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Salah satu upaya yang dilakukan
perusahaan adalah menerapkan sistem lean manufacturing yang berfokus pada
penekanan pemborosan sehingga biaya produksi dapat ditekan seminimal mungkin.
Sistem lean manufacturing merupakan sistem yang berdasar pada konsep Just-inTime Production System. Dalam situasi persaingan pasar yang sangat kompetitif
sekarang ini, dimana pasar yang menetapkan harga (produsen harus mengikuti
harga pasar yang berlaku) serta konsumen hanya membeli produk pada saat
dibutuhkan dengan harga yang kompetitif pada tingkat kualitas yang diinginkan,
maka strategi produksi tepat waktu lebih tepat dibandingkan strategi produksi
konvensional, yaitu menghasilkan output maksimum pada tingkat penggunaan
input tertentu, melebihi kebutuhan konsumen (pasar). Berdasarkan gagasan
tersebut, pihak manajemen mencoba menerapkan lean project di semua lini
perusahaan termasuk di Departemen Quality Assurance (QA)-Quality Control (QC)
bagian Quality Control (QC).
Bagian Quality Control (QC) mencoba melaksanakan program standadisasi
kerja untuk analis dan pembantu analis, khususnya pada divisi pemeriksaan
Packaging Material. Standar kerja sendiri merupakan konsep vital dalam lean
manufacturing, pekerjaan yang terstandadisasi mendefinisikan metoda yang
digunakan untuk melakukan pekerjaan dengan jumlah pemborosan paling sedikit.
Pekerjaan terstandarisasi digunakan sebagai alat spesifik yang digunakan untuk
mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan. Dalam pelaksanaan lean project
ini, penulis mencoba mendata sampel dengan pemeriksaan regular (pemeriksaan
penuh dengan parameter lengkap) sejak datang hingga selesai pemeriksaan.
Pemeriksaan dengan metoda regular ternyata lebih banyak memakan waktu, hal
inilah yang menjadi dasar ide bagi penulis untuk mencoba memberikan jalan
keluar dengan membuat sistem alur kerja yang baru yaitu dengan metoda vendor
rilis. Sehingga perusahaan mendapatkan benefit berupa pengurangan manhours
dan memperoleh cost saving. Penulis mengharapkan dengan adanya metoda ini
dapat menjadi fondasi awal dengan tujuan perbaikan berkelanjutan untuk
menghasikan suatu standar kerja yang memiliki kinerja konsisten dengan efisiensi
tinggi.
2. Metoda penelitian
2.1. Alur Penelitian
Alur dari metodologi penelitian yang digunakan untuk membahas permasalahan
yang dihadapi, digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2.1 Alur Metodologi Penelitian
2.2. Observasi Awal
Observasi awal dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung di
lapangan, tepatnya di PT. farmasi X, lantai tiga Departement QC, pada divisi
Packaging material. Pada divisi inilah penulis mendapatkan tugas khusus yang
diinstruksikan langsung oleh supervisor terkait untuk melakukan improvement guna
memberikan nilai tambah bagi produk dengan mempersingkat waktu analisa
produk, kerena dengan waktu analisa yang singkat secara otomatis dapat
mengurangi biaya pemeriksaan yang memberikan benefit dalam bentuk rupiah bagi
perusahaan yaitu penghematan manhours dan cost saving.
2.3. Identifikasi Masalah
Untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada, penulis mencoba merujuk
pada:
1.
2.
3.
Perumusan masalah yang ada
Tujuan dari penelitian
Serta batasan penelitian
Ketiga hal di atas telah diutarakan secara lebih lengkap di BAB I. Ketiga
faktor tersebut adalah kunci untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin
dihadapi oleh PT. Farmasi X. Dengan merumuskan masalah yang dihadapi kita dapat
menentukan tujuan akhir/jalan keluar untuk masalah tersebut dengan tetap
berpedoman pada batasan-batasan penelitian yang dipersyaratkan oleh instansi
tempat penulis melakukan penelitian.
2.4.
Studi Literatur
Pada tahap ini penulis mencoba mencari teori-teori yang berkaitan dengan
penelitian yang dijalankan. Teori tersebut nantinya akan dipergunakan untuk
melakukan perbaikan/improvement pada masalah yang dihadapi. Teori tersebut
juga dipergunakan untuk mengumpulkan data, mengolah data, sampai menarik
simpulan. Pencarian teori-teori tersebut dapat diperoleh dari buku, artikel, jurnal,
atau melalui website. Tentunya teori-teori tersebut merupakan teori yang dapat
dipertanggungjawabkan kebenarannya.
2.5.
Pengumpulan Data
Untuk mengumpulkan data-data yang dibutuhkan, penulis melakukan
tinjauan langsung di lapangan. Melihat sistematika pengerjaan di lapangan,
mempelajari kendala-kendala yang dihadapi, kemudian berusaha merangkumnya
dengan fasilitas pendukung yang telah disediakan instansi terkait untuk
mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan masalah yang ada agar dapat
dicarikan solusi penyelesaiannya.
2.6.
Analisis & Perbaikan
A.
Fishbone
Untuk menganalisa data yang telah diperoleh dilakukan dengan
menggunakan diagram fishbone. Diagram Fishbone dari Ishikawa menjadi satu tool
yang sangat populer dan dipakai di seluruh penjuru dunia dalam mengidentifikasi
faktor penyebab problem/masalah. Alasannya sederhana Fishbone diagram
tergolong praktis, dan memandu setiap tim untuk terus berpikir menemukan
penyebab utama suatu permasalahan.
Diagram tulang ikan ini dikenal dengan cause and effect diagram. Kenapa
Diagram Ishikawa juga disebut dengan “tulang ikan”?. Jika diperhatikan rangka
analisis diagram Fishbone bentuknya ada kemiripan dengan ikan, dimana ada
bagian kepala (sebagai effect) dan bagian tubuh ikan berupa rangka serta duridurinya digambarkan sebagai penyebab (cause) suatu permasalahan yang timbul.
B. Pelaksanaan Perbaikan
Pelaksanaan perbaikan merupakan tahap yang lebih mengkerucut lagi,
kerena setelah mendapatkan data-data yang akurat, maka data tersebut
selanjutnya diolah untuk mendapatkan hasil yang diinginkan/diharapkan. Pada
pelaksanaan perbaikan ini penulis mencoba melakukan perbaikan dengan terlebih
dahulu membuat rencana perbaikan/penanggulangan. Memperbaiki faktor-faktor
penyebab yang ada dengan memberikan solusi perbaikannya dan menjalankannya
dengan aktifitas terkait faktor penyebab/masalahnya.
Setelah membuat rencana perbaikan/penanggulangan, langkah selanjutnya adalah
melakukan penaggulangan yang merupakan bukti nyata pelaksanaan perbaikan yang
dilakukan. Penanggulangan dilakukan dengan menjalankan aktifitas seperti:
1. Menjalankan aktifitas perbaikan yang disarankan.
2. Menentukan tempat/lokasi penanggulangan.
3. Menentukan orang yang bertanggung jawab untuk melakukan
penanggulangan.
4. Mencatat hasil penanggulangan apakah dapat teratasi atau tidak dapat
ditanggulangi.
5. Mencatat biaya yang dibutuhkan untuk menanggulangi permasalahan yang
ada.
C. Pengecekan Hasil dan Evaluasi
Pada tahap analisis juga terdapat proses pengecekan hasil serta dilakukan
evaluasi terhadap hasil yang diperoleh/didapat. Pengecekan hasil dilakukan
bertujuan untuk melihat apakah hasil yang didapat sesuai tidak dengan target yang
telah ditetapkan sebelumnya yaitu pada tahap penentuan target. Jika hasil yang
didapat sesuai/tidak sesuai dengan target yang diharapkan maka dilakukanlah
evaluasi hasil. Evaluasi hasil bertujuan untuk melihat keseluruhan proses penelitian
yang dijalankan benar/tidak. Evaluasi hasil dilakukan dengan memonitoring data
hasil sebelum dan sesudah dilakukannya perbaikan/improvement. Dengan demikian
didapatkanlah
hasil
yang
dapat
dipertanggungjawabkan
keakuratannya/kebenarannya.
D. Standarisasi
Tahapan yang terakhir dari proses analisis adalah standarisasi yaitu
memastikan bahwa metoda lean manufacture (vendor rilis) ini memang dapat
dijalankan, tidak hanya oleh satu analis saja tetapi dapat juga dilakukan oleh
analis yang berbeda dengan hasil yang sama atau standar. Dengan kata lain penulis
mencoba membuat standarisasi pemeriksaan material dengan metoda vendor rilis,
dengan tetap berpedoman pada Metoda Analisa yang ada.
2.7.
Simpulan & Saran
Proses penarikan simpulan dan saran dilakukan setelah seluruh rangkaian
proses penelitian dijalankan dengan benar. Seluruh rangkaian proses yang
dijalankan akan menghasilkan suatu hasil. Apapun hasil yang didapat merupakan
buah dari suatu proses. Penelitian ini dikatakan berhasil jika tujuan akhir yang
diperoleh sesuai dengan rencana perbaikan yang diinginkan sesuai dengan target
yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dengan terpenuhinya/terealisasikannya tujuan akhir, maka hal tersebut merupakan
salah satu bukti keberhasilan metoda baru yang ingin diterapkan dalam rangka
perbaikan yang berkelanjutan. Penelitian ini juga dikatakan berhasil jika hasil yang
didapat sesuai dengan sasaran perbaikan, meskipun dalam pelaksanaannya untuk
mendapatkan hasil yang diinginkan banyak terdapat kendala-kendala yang
menghadang sehingga terkadang membuat proses yang telah direncanakan
sebelumnya perlu direvisi lagi/dengan membuat banyak alternatif proses yang
dapat dijalankan untuk mencapai tujuan akhir yaitu keberhasilan metoda baru,
yang dapat mempermudah proses bekerja juga mengurangi biaya pemeriksaan yang
harus dikeluarkan oleh perusahaan.
3. Hasil Penelitian dan Pembahasan
3.1. Pengumpulan Data
Setelah dilakukan sesuai dengan tahapan pada alur metodalogi penelitian yaitu
pada tahap observasi awal, maka didapatkanlah masalah-masalah yang dihadapi oleh divisi
Packaging Material seperti dibawah ini:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
MA tidak ada saat dibutuhkan (terselip atau rusak).
Penanganan alat bekas analisa tidak sesuai dengan peraturan yang
tak tertulis.
Reagent sering salah ambil.
Kondisi alat tidak terkontrol.
Kertas dan tinta boros.
Pembanding sering hilang.
MA rumit.
Retensi hilang.
Waktu analisa lama.
3.1.1. ANALISA KONDISI YANG ADA
Pada tahap ini adalah melakukan penyelidikan dan analisa secara lebih teliti.
Tujuan:
1.
Menemukan penyimpangan yang menimbulkan permasalahan di tempat
terjadinya masalah tersebut.
2.
Mendapatkan fakta dan data tentang penyimpangan-penyimpangan atau
kondisi–kondisi yang tidak baik, yang berhubungan dengan permasalahan.
Tabel 3.1 Analisa Kondisi Yang Ada
No.
Kondisi yang seharusnya
Kondisi yang ada
OK/NOT
OK
MANUSIA
1
Analis
MA.
harus
memahami Ada
analis
yang
memahami MA.
belum Not OK
LINGKUNGAN
2
Letak
penyimpanan Letak
penyimpanan Not OK
Standar/Proof
Print/MA Standar/Proof Print/MA jauh
dekat dengan meja analis.
dengan meja analis.
3
Jarak Gudang dengan Lab. Jarak Gudang dengan Lab. QC Not OK
QC dekat.
jauh.
ALAT
4
Setiap analis mempunyai Belum semua analis memiliki Not OK
alat analisa yang lengkap.
alat analisa yang lengkap
sehingga penggunaannya harus
bergantian.
5
Lembar periksa dan alat Lembar periksa dan alat tulis OK
tulis tersedia.
tersedia.
METODA
6
Parameter
spesifikasi Ada
parameter
spesifikasi Not OK
dalam MA jelas dan mudah dalam MA yang tidak jelas
dipahami.
sehingga sulit untuk dipahami.
7
Analisa untuk produk yang
kedatangannya sudah lebih
dari 10x dengan status rilis
baik,
dilakukan
pemeriksaan secara handal.
Analisa untuk produk yang Not OK
kedatangannya sudah lebih
dari 10x dengan status rilis
baik, pemeriksaannya masih
secara regular/pemeriksaaan
lengkap.
BAHAN/MATERIAL
8
Material/bahan mudah di Ada material/bahan yang sulit Not OK
sampling.
atau perlu penanganan khusus
sehingga
sulit
untuk
di
sampling.
3.1.2. PENGECEKAN HASIL & EVALUASI HASIL
Evaluasi hasil dilakukan dengan memonitoring data sebelum dan data
sesudah metoda vendor rilis dijalankan, dengan estimasi tahun sebelumnya yaitu
tahun 2010. Diharapkan dengan estimasi tahun sebelumnya dapat memberikan
gambaran bahwa ditahun berikutnya estimasi penghematan dari segi waktu dan
biaya dapat diperoleh hasil yang efisien dan optimal.
Tabel 3.2 Data sebelum improvement pemeriksaan dengan metoda regular
NO.
1
2
3
4
METODA
REGULAR
[menit]
14.040
49.440
21.720
6.240
JENIS MATERIAL
AL FOIL
TUBE
PVC FOIL
RUBBER
AL
CAP/
TUTUP
5
BOTOL/ PLUG
10.920
6
AMPUL
7.920
7
BLISTER
720
Tabel 3.3
8
BOTOL
17.400
improvement
9
ALAT KESEHATAN
1.140
dengan
vendor rilis
10
VIAL
1.020
METODA
11
POLY FOIL/BACK FOIL
64.320
VENDOR
RILIS
12
CUP TAKAR SYRUP
8.640
NO.
JENIS MATERIAL
[menit]
13
LAIN -LAIN
3.120
1
AL FOIL
1.170
Total
206.640
2
TUBE
4.120
3
PVC FOIL
1.810
4
RUBBER
130
AL
CAP/
TUTUP
5
BOTOL/ PLUG
910
6
AMPUL
440
7
BLISTER
40
8
BOTOL
2.175
9
ALAT KESEHATAN
190
10
VIAL
170
11
POLY FOIL/BACK FOIL
5.360
12
CUP TAKAR SYRUP
720
13
LAIN -LAIN
520
Total
17.755
METODA
REGULAR[Rp]
5.265.000
18.540.000
8.145.000
2.340.000
4.095.000
2.970.000
270.000
6.525.000 Data sesudah
pemeriksaan
427.500
metoda
382.500
METODA
24.120.000
VENDOR
3.240.000
RILIS[Rp]
1.170.000
438.750
77.490.000
1.545.000
678.750
48.750
341.250
165.000
15.000
815.625
71.250
63.750
2.010.000
270.000
195.000
6.658.125
Grafik hasil perbandingan metoda regular dengan metoda vendor rilis dan
hasil penghematan manhours.
Grafik hasil perbandingan metoda regular dengan metoda vendor rilis dan
hasil penghematan total cost/biaya pemeriksaan.
Gambar 3.2 Grafik Estimation Total cost Saving in 2011
3.2.
PEMBAHASAN PENELITIAN
Step/langkah proses bagaimana suatu material dapat diubah status
pengerjaannya dari status regular menjadi vendor rilis atau handal adalah
dijelaskan di bawah ini:
1. Proses pengumpulan data dilakukan secara distributif, dengan mengumpulkan
kode produk material yang telah berstatus rilis (R) sebanyak minimal 10 kali
berurutan.
2. Berdasarkan data register BPB di bulan Januari-Mei 2011, penulis berhasil
memperoleh 115 material kemas yang terdiri atas Al-foil, Foly-foil, ampul,
botol, rubber stopper dan lainnya.
3. Semua jenis wadah pada dasarnya pemeriksaan dilakukan secara
regular/lengkap seperti yang tertera pada tabel pemeriksaan dibawah, namun
setelah kedatangan material tersebut telah 10x dan berstatus rilis minimal 10x
berurutan, maka pemeriksaan selanjutnya dilakukan dengan metoda vendor
rilis.
4. Proses pemeriksaan vendor rilis hanya memeriksa fisik material serta
kesesuaian dokumentasi. Pemeriksaan ini membutuhkan waktu 10-15 menit.
Waktu tersebut diperoleh dari hasil pengujian di lapangan dengan menggunakan
alat hitung waktu Stopwatch yang terkalibrasi, yang dilakukan repetisinya pada
jenis material yang diperiksa sebanyak 30x. Waktu tersebut kemudian dijadikan
waktu standar estimasi penghematan untuk metoda vendor rilis.
5. Berikut merupakan beberapa contoh dari 115 material/item yang
direkomendasikan ke Dept. ProcDev. Untuk diubah status pemeriksaanya
berdasarkan jenis wadah/kemasan primer yang ada di PT. Farmasi X. Tabel
tersebut berisikan contoh jenis kode material, parameter regular, waktu
parameter regular, parameter vendor rilis, dan waktu parameter vendor
rilis/handal.
Penelitian ini juga dibahas dengan analisa SWOT seperti dijelaskan dibawah ini:
a. Strength (Kekuatan) dari analisa SWOT adalah ,perubahan status suatu
material regular untuk menjadi handal/VR, dapat berimplikasi pada kemudahan
dan efisiensi kerja dari proses pemeriksaan. Suatu material dengan status
regular, akan menjalani serangkaian parameter pemeriksaan yang lengkap dan
cukup memakan banyak waktu, sedangkan material dengan status handal/VR
hanya akan menjalani beberapa parameter pemeriksaan yang sifatnya
kritikal/utama sehingga waktu yang diperlukan untuk pemeriksaan menjadi
lebih berkurang. Dengan kata lain, proses pemeriksaan dapat menjadi lebih
singkat dengan menghilangkan beberapa parameter pengujian. Dengan adanya
perubahan suatu status material dari regular menjadi handal/VR, proses
pemeriksaan material tersebut dapat dipastikan akan berjalan dengan tetap
solid, walaupun terjadi pengurangan parameter proses pemeriksaan. Alasannya
adalah walaupun suatu material telah berubah status dan menjadi handal/VR,
parameter pemeriksaan yang bersifat kritikal/utama tetap tidak dihilangkan,
seperti pemeriksaan kode material yang datang, kesesuaian redaksional, ukuran
dan warna. Selain itu, supplier/vendor penghasil material yang bersangkutan,
harus menjalani serangkaian proses pemeriksaan atau audit supplier dari QCPM. PT. Farmasi X. Audit supplier dilakukan untuk melihat kualitas dari proses
penjaminan mutu terhadap produk yang bersangkutan, baik dari proses
pembuatan, pengawasan produksi, pelaksanaan proses pengiriman, kesesuaian
material dengan spesifikasi serta konsistensi supplier di dalam menjaga mutu
materialnya.
b. Faktor resiko menggambarkan weakness atau kelemahan dari segi analisa
SWOT yang mungkin dapat terjadi akibat adanya perubahan status material dari
regular menjadi handal/VR adalah kemungkinan rilisnya suatu batch yang tidak
sesuai dengan spesifikasi, baik itu termasuk ke dalam major defect (kerusakan
utama/kritikal) ataupun minor defect (kerusakan ringan/non kritikal). Hal ini
mungkin saja dapat terjadi akibat dari penyederhanaan parameter proses
pemeriksaan yang menjadi lebih singkat.
c. Peluang/Opportinities dari kacamata SWOT yang dapat diciptakan dari
metoda vendor rilis ini adalah adanya peluang bagi analis dapt mengerjakan
pekerjaan yang lainnya sehingga optimal out put yang dihasilkan, selain itu
analis dapat mempergunakan waktu yang tersisa dengan mempelajari hal lain
yang lebih berkualitas sehingga mendapat pengetahuan lebih. Peluang ini juga
dirasakan oleh perusahaan yaitu dapat menghasilkan produk yang berkualitas
dengan waktu dan biaya yang sedikit, ditambah dapat melakukan transfer ilmu
tambahan lain bagi analis sehingga pengetahuan anak buah bertambah.
d. Ancaman/threats yang harus disadari keberadaannya dari segi analisa SWOT.
merasa ada juga ancaman yang diperoleh dari metoda ini, yaitu jika perusahaan
tidak melakukan kontrol terhadap vendor yang telah dipercayakan untuk
menjadi vendor yang handal/rilis, bisa terjadi kelolosan material dengan hasil
yang tidak masuk syarat/bermasalah. Oleh kerena itu sebaiknya terus dilakukan
kontrol secara berkala dengan melakukan audit berkala, pemeriksaan penuh
pada saat–saat tertentu (waktu pemeriksaan penuhnya hanya diketahui oleh PT
. Farmasi X), melakukan inspeksi mendadak ke tempat vendor terkait.
4.
Simpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan selama melaksanakan sistem vendor rilis
pada divisi Packaging Material Quality Control PT. Farmasi X, maka dapat diambil
simpulan:
1. Dari hasil pelitian didapatkan hasil bahwa ada 115 item yang dapat
direkomendasikan kepada Dept. ProcDev., dari sistem vendor regular
menjadi sistem vendor rilis. Jumlah item tersebut berasal dari jumlah
kedatangan material total periode Januari-Mei 2011.
2. Dapat mengurangi Lead Time rilis & waktu analisa produk wadah maupun
kemasan di Dept.Packaging Material. Waktu/lead time sebelum
improvement 206.640 menit/3444 jam dan sesudah improvement 17.755
menit/296 jam. Jadi perkiraan penghematan waktu/lead time/manhours
adalah 3.149 jam (90.33 %)/tahun.
Daftar Referensi
Anonim, “ Annual Report PT. Farmasi X”, Cikarang: PT. Farmasi X, 2008.
Caraka Nusantara, Sumber pustaka, 2007, ” Buku Kewirausahaan SMK Analis Kimia
Caraka Nusantara”, Jakarta, Caraka Nusantara, 2007, Hal. 235-236.
David & Jeffrey, “ Toyota Way “, Jakarta: Esensi Erlangga Group, 2006.
Dubois, HFW (2002). "Harmonization of the European vaccination policy and the
role TQM and reengineering could play". Quality Management in Health Care 10 (2):
47-57.
Eko Henryanto, BN. Marbun, “ Pengendalian Mutu Terpadu ”, Pustaka Binaman
Pressindo, 1987.
Hill ,S and A.Wilkinson (1995) In search of TQM. Employee Relations Vol. 17 no. 3
pp. 8-26.
Horine, Julie and Carl Edwin Lindgren (1994). Quality management in 21st century
education, Educational Review, Volume 100, Number 7:101-105.
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_kualitas_total, Jumat 10 Februari 2012,
pukul 12.30 WIB., Jakarta, 2012.
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_kualitas_total, Jumat 10 Februari 2012,
Pukul 13.00 WIB., Jakarta, 2012.
http://qualitysystem.wordpress.com/2007/07/03/evaluasi-supplier-yang-efisien,
Jumat 10 Februari 2012, Pukul 12.35 WIB., Jakarta, 2012.
Kaoru Ishikawa, David J. Lu., “ What Is Total Quality Control?”, Prentice Hall,
1985.
Nirwan Idrus, Ubuh Buchara, Sukisno, " Quality Assurance Report # 1", Laporan
proyek EEDP Academic Consulting Service untuk DGHE, 1998.
NN, “ Standart Working Time “, Cikarang: PT. Farmasi X, 2008.
NN, “Gugus kendali mutu”, Cikarang: PT. Farmasi X, 2009.
NN, “ProTab No. PT - E 352002 C”, Cikarang: PT. Farmasi X, 2008.
Royse, D., Thyer, B., Padgett, D., & Logan T.,(2006). Program Evaluation: An
Introduction 4th edition, Thomson Brooks/Cole, Belmont, pp. 151.
Stark, John, "A Few Words about TQM", John Stark Associates.
Vincent Gaspersz, "Konsep Vincent Dalam Manajemen Bisnis Total", PT. Gramedia
Pustaka Utama, 1997.