PEMBUATAN APLIKASI SURAT MENYURAT ELEKTRONIK BERBASIS WEB DI PEMERINTAHAN KOTA YOGYAKARTA SKRIPSI
PEMBUATAN APLIKASI SURAT MENYURAT ELEKTRONIK BERBASIS WEB DI PEMERINTAHAN KOTA YOGYAKARTA SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
Jurusan Teknik Informatika Disusun Oleh :
Alexander Rosyanto NIM : 055314040
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
THE MAKING OF WEB BASED ELECTRONIC CORRESPONDENCE APLICATION AT PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA A THESIS
Presented as a Partial Fulfillment of the Requirements To Obtain The Sarjana Teknik Degree
In Informatics Engineering Prepared By :
Alexander Rosyanto NIM : 055314040
INFORMATICS ENGINEERING DEPARTMENT
FACULTY OF SCIENCE AND TECNOLOGY
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBUATAN APLIKASI SURAT MENYURAT ELEKTONIK BERBASIS WEB DI PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA DI PEMERINTAHAN KOTA YOGYAKARTA
Oleh : Alexander Rosyanto
NIM : 055314040 Telah disetujui oleh:
Dosen Pembimbing I (Puspaningtyas Sanjoyo Adi, S.T.,M.T.) Tanggal:........................................
HALAMAN PENGESAHAN PEMBUATAN APLIKASI SURAT MENYURAT ELEKTONIK BERBASIS WEB DI PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA YOGYAKARTA
Dipersiapkan dan ditulis oleh : Alexander Rosyanto
NIM : 055314040 Telah dipertahankan di depan Panitia Penguji pada tanggal 21 Oktober 2010 dan dinyatakan memenuhi syarat
Susunan Panitia Penguji Nama Lengkap Tanda tangan Ketua JB. Budi Darmawan, S.T., M.Sc. ....................................
Sekretaris Puspaningtyas Sanjoyo Adi, S.T., M.T. .................................... Anggota Sri Hartati Wijono, S.Si., M.Kom. ....................................
Yogyakarta, .......................................
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Sanata Dharma
Dekan,
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA
Dengan ini saya sebagai penulis tugas akhir menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi yang saya tulis ini tidak memuat karya atau bagian karya orang lain, kecuali yang telah disebutkan dalam kutipan dan daftar pustaka, sebagai layaknya karya ilmiah.
Yogyakarta, 2 November 2010 Penulis
Alexander Rosyanto
ABSTRAKSI
Surat-menyurat merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personal dalam suatu organisasi atau perkantoran termasuk di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Sejauh ini kegiatan surat-menyurat di Pemerintahan Kota Yogyakarta sudah berjalan dengan baik walaupun masih dilakukan secara manual dalam bentuk dokumen fisik atau kertas surat. Dalam pendistribusian dan pengarsipannya masih dilakukan oleh petugas-petugas tertentu sesuai dengan wewenangnya masing-masing.
Pemerintah Kota Yogyakarta melalui “Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 77 Tahun 2007 Tentang Surat-Menyurat Elektronik” menyatakan perlu untuk membuat suatu aplikasi surat menyurat elektronik berbasis web dengan menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur three-tier. Sistem dapat diakses oleh setiap personal yang berkepentingan melalui jaringan komputer internal (intranet).
Sistem ini akan dikembangkan dengan metode terstruktur dan diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basisdata MySQL. Sistem ini mampu untuk melakukan transaksi surat keluar dan surat masuk secara elektronik dan mampu melakukan pencarian surat.
Setelah diujicoba dan dilakukan pengebaran kuesioner terhadap 10 orang responden di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta didapatkan hasil bahwa rata-rata pengguna setuju bahwa aplikasi ini dapat mempercepat proses surat- menyurat, membantu menyimpan surat agar mudah dikendalikan dan membantu menyimpan surat agar mudah ditemukan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini membantu mempercepat proses surat menyurat, membantu menyimpan surat agar mudah dikendalikan dan membantu menyimpan surat agar mudah ditemukan. Pada akhirnya aplikasi ini dapat digunakan oleh Bagian Teknologi Informasi dan Telematika Pemerintah
ABSTRACT
The correspondence is routine operational activities undertaken by each personnel within an organization or office environment, including Pemerintah Kota Yogyakarta. So far the activities of the correspondence in Pemerintah Kota Yogyakarta has been going well although it is still done manually in the form of physical or paper documents. In distribution and archiving is still conducted by certain officers in accordance with their respective authority.
Pemerintah Kota Yogyakarta through the “Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 77 Tahun 2007 Tentang Surat-Menyurat Elektronik” states need to make an application of web-based electronic correspondence by using a centralized database processing, application of security permissions, and three-tier architecture. The system can be accessed by any interested personnel via an internal computer network (intranet).
This system will be developed using a structured and implemented using the PHP programming language and MySQL database. This system is able to perform transactions outgoing mail and incoming mail electronically and be able to search the mail.
After testing and carried out against 10 people for distributing the questionnaire respondents in Pemerintah Kota Yogyakarta showed that the average user agrees that this application can speed up the process of correspondence, helped keep the letter to be easily controlled and help keep the letter to be easily found.
So it can be concluded that this application has helped accelerate the process of correspondence, helped keep the letter to be easily controlled and help keep the letter to be easily found. In the end, this application can be used by Bagian Teknologi Informasi dan Telematika Pemerintah Kota Yogyakarta to conduct development of an electronic correspondence system and also by the
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan dibawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama : Alexander Rosyanto Nomor Mahasiswa : 055314040
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:
PEMBUATAN APLIKASI SURAT MENYURAT ELEKTRONIK
BERBASIS WEB DI PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan rayalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal: 2 November 2010 Alexander Rosyanto
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan kasihnya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
Skripsi ini ditulis untuk memenuhi salah satu syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Teknik, Program Studi Teknik Informatika di Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
Dalam penulisan skripsi ini penulis menyadari banyak pihak yang telah memberikan sumbangan baik pikiran, waktu, tenaga, bimbingan dan dorongan kepada penulis sehingga akhirnya skripsi ini dapat selesai. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. Yosef Agung Cahyanta, S.T., M.T. selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Sanata Dharma.
2. Puspaningtyas Sanjoyo Adi, S.T., M.T. selaku Kepala Program Studi Teknik Informatika sekaligus Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan, arahan dan petunjuk selama penulisan skripsi.
3. JB. Budi Darmawan, S.T., M.Sc dan Sri Hartati Wijono, S.Si., M.Kom selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan, saran dan kritik yang membangun untuk skripsi ini.
4. Ayahanda Robertus Purwanto, Ibunda Gerarda, Adikku Febri, Pakde Toto, Pakde Dianto, Mbak Lucy, Mas Moko dan teman-teman Kost Wisma
5. Seluruh dosen pengajar Jurusan Teknik Informatika pada khususnya, staf sekretariat fakultas Teknik, BAPSI, BAA dan AUK pada umumnya.
6. Teman-temanku angkatan 2005 yang telah memberikan semangat kepada penulis selama penyusunan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, sehingga segala kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan demi perbaikan skripsi ini. Akhirnya dengan segala kekurangan yang ada, penulis berharap agar skripsi ini masih dapat diambil manfaatnya.
Yogyakarta, 02 November 2010 Penulis
DAFTAR ISI
halaman HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................iii HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. iv PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ............................................................... v ABSTRAKSI ...................................................................................................... vi ABSTRACT ...................................................................................................... vii LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN................................................... viii KATA PENGANTAR ........................................................................................ ix DAFTAR ISI ...................................................................................................... xi DAFTAR TABEL ............................................................................................. xv DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ xxi
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah.............................................................................. 2
1.3 Batasan Masalah ................................................................................ 2
1.4 Tujuan dan Manfaat ........................................................................... 2
1.4.1 Tujuan....................................................................................... 2
1.4.2 Manfaat..................................................................................... 2
1.6 Sistematika Penulisan ........................................................................ 4 B A B I I D A S A R T E O R I .......................................................................... 6
2.1 Pedoman Umum Surat Menyurat Elektronik ...................................... 6
2.2 Tata Kearsipan di Pemerintah Kota Yogyakarta............................... 11
2.2.1 Ketentuan Umum Pelaksanaan Tata Kearsipan Pemerintah Daerah ............................................................................................. 11
2.2.2 Pengendalian Naskah Dinas .................................................... 14
2.2.2.1 Pengurusan Naskah Dinas Masuk ................................. 15
2.2.2.2 Pengurusan Naskah Dinas Keluar ................................. 18
2.2.2.3 Penyimpanan Arsip ...................................................... 19
2.2.2.4 Penemuan Kembali Arsip ............................................. 20
2.2.2.5 Tata Cara Pengendalian Surat di Sekretariat Daerah ..... 20
2.2.3 Penyusutan Naskah Dinas ....................................................... 21
2.3 Kegiatan Surat Menyurat di Pemerintah Kota Yogyakarta ............... 21
2.4 Prosedur Surat Menyurat di Pemerintah Kota Yogyakarta................ 22
2.4.1 Proses Surat Keluar ................................................................. 22
2.4.2 Proses Surat Masuk................................................................. 25
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ................................. 28
3.1 Proses Surat Menyurat Elektronik.................................................... 28
3.1.1 Proses Surat Keluar Elektronik................................................ 28
3.1.2 Proses Surat Masuk Elektronik................................................ 29
3.2 Status Surat...................................................................................... 31
3.3 Sistem Yang Akan Dikembangkan................................................... 31
3.5 Permodelan Use Case (Use Case Modeling) .................................... 33
3.6.6 DFD Level 3 ........................................................................... 55
3.6.7.4 DFD Level 4 Sub Proses Pendisposisian Surat.............. 67
3.6.7.3 DFD Level 4 Sub Proses Penerimaan Surat dan Pengendalian Masuk ................................................................ 64
3.6.7.2 DFD Level 4 Sub Proses Pengendalian Keluar dan Pengiriman Surat ..................................................................... 62
3.6.7.1 DFD Level 4 Sub Proses Pengurusan Draft .................. 60
3.6.7 DFD Level 4 ........................................................................... 59
3.6.6.3 DFD Level 3 Sub Proses Pencarian Data Pengarsipan Surat ........................................................................................ 57
3.6.6.2 DFD Level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Masuk ...... 56
3.6.6.1 DFD Level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Keluar ...... 55
3.6.5.4 DFD Level 2 Sub Proses Pengarsipan Naskah Dinas .... 53
3.6 Aliran Data Diagram (Data Flow Diagram)...................................... 41
3.6.5.3 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Pengguna.... 50
3.6.5.2 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Klasifikasi .. 49
3.6.5.1 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Instansi ....... 48
3.6.5 DFD Level 2 ........................................................................... 48
3.6.4 DFD level 1 ............................................................................ 46
3.6.3 DFD Level 0 (Overview Diagram) .......................................... 44
3.6.2 Diagram Berjenjang (Decomposition Diagram)....................... 42
3.6.1 Diagram Konteks (Context Diagram) ...................................... 41
3.7 Kamus Data ..................................................................................... 68
3.8.2 Diagram Hubungan Antar Tabel (Relational Model) ............... 70
3.8.3 Tabel Fisik (Physical Design).................................................. 71
3.9 Perancangan Tampilan (User Interface) ........................................... 75
3.10 Pengujian Black-box........................................................................ 75 B A B I V I M P L E M E N T A S I S I S T E M ................................................ 77
4.1 Lingkungan Implementasi................................................................ 77
4.1.1 Lingkungan Perangkat Keras................................................... 77
4.1.2 Lingkungan Perangkat Lunak.................................................. 78
4.2 Implementasi Antarmuka ................................................................. 78 B A B V A N A L I S A H A S I L I M P L E M E N T A S I ............................. 79 B A B V I P E N U T U P .................................................................................. 84
6.1 Kesimpulan ..................................................................................... 84
6.2 Saran ............................................................................................... 84 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 86 LAMPIRAN A ..................................................................................................L1 LAMPIRAN B.................................................................................................L24 LAMPIRAN C.................................................................................................L59 LAMPIRAN D .............................................................................................. L105 LAMPIRAN E............................................................................................... L143 LAMPIRAN F ............................................................................................... L209
DAFTAR TABEL
halaman
Tabel 3.1 Tabel Pengguna .................................................................................. 38Tabel 3.2 Tabel Use Case .................................................................................. 40Tabel 3.3 Tabel Pengguna .................................................................................. 72Tabel 3.4 Tabel Klasifikasi ................................................................................ 71Tabel 3.5 Tabel Jabatan...................................................................................... 71Tabel 3.6 Tabel Instansi ..................................................................................... 73Tabel 3.7 Tabel Klasifikasi ................................................................................ 71Tabel 3.8 Tabel Lampiran .................................................................................. 73Tabel 3.9 Tabel Tembusan ................................................................................. 73Tabel 3.10 Tabel Baca Surat .............................................................................. 72Tabel 3.11 Tabel Surat ....................................................................................... 72Tabel 3.12 Tabel Disposisi................................................................................. 73Tabel 3.13 Tabel Detil Surat Izin ....................................................................... 74Tabel 3.14 Tabel Detil Surat Undangan.............................................................. 74Tabel 3.15 Tabel Detil Surat Panggilan .............................................................. 74Tabel 3.16 Tabel Detil Nota Dinas ..................................................................... 75Tabel 5.1 Tabel Komposisi Pernyataan ............................................................ 80Tabel 5.2 Tabel Grade ....................................................................................... 80Tabel 5.3 Tabel Hasil Penyebaran Kuesioner ..................................................... 81Tabel 5.4 Tabel Rata-Rata Grade Pernyataan..................................................... 82Tabel 5.5 Tabel Pengujian Rata-Rata Grade Pernyataan..................................... 83B.1 Tabel Daftar Kamus Data ........................................................................... 24 C.1 Tabel Perancangan Tampilan....................................................................L59 D.1 Tabel Pengujian Black-Box......................................................................L105 D.2 Pengujian Blackbox Proses Login ........................................................... L113 D.3 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Pribadi........................................L113 D.4 Pengujian Blackbox Proses Ubah Password.............................................L113 D.5 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data Instansi...................................L114 D.6 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Instansi .......................................L114 D.7 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Instansi......................................L115 D.8 Pengujian Blackbox Proses Cari Data Instansi.........................................L115 D.9 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data Klasifikasi .............................. L116 D.10 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Klasifikasi.................................L116 D.11 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Klasifikasi ............................... L116
D.14 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Pengguna Instansi ..................... L118 D.15 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Pengguna Instansi.................... L118 D.16 Pengujian Blackbox Proses Cari Data Pengguna Instansi....................... L119 D.17 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data Jabatan .................................L119 D.18 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Jabatan......................................L119 D.19 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Jabatan ....................................L120 D.20 Pengujian Blackbox Proses Cari Data Jabatan .......................................L120 D.21 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data Tu Instansi............................ L121 D.22 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Tu Instansi................................ L121 D.23 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Tu Instansi .............................. L122 D.24 Pengujian Blackbox Proses Cari Data Tu Instansi..................................L122 D.25 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Edaran ............................. L122 D.26 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Biasa................................ L123 D.27 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Perintah ........................... L124 D.28 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Izin ..................................L124 D.29 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Undangan ........................ L125 D.30 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Panggilan......................... L125 D.31 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Nota Dinas ................................ L126
D.33 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Telaah Staf................................ L127 D.34 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Pengumuman ............................ L128 D.35 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Memo .......................................L128 D.36 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Edaran ............................ L129 D.37 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Biasa............................... L129 D.38 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Perintah .......................... L130 D.39 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Izin .................................L130 D.40 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Undangan ....................... L131 D.41 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Panggilan........................ L132 D.42 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Nota Dinas............................... L132 D.43 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas.................................................................................................L133 D.44 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Telaah Staf............................... L134 D.45 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Pengumuman ........................... L134 D.46 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Memo ......................................L135 D.47 Pengujian Blackbox Proses Hapus Draft................................................ L135 D.48 Pengujian Blackbox Proses Tandatangani Draft.....................................L136 D.49 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Edaran ......................................L136 D.50 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Biasa ........................................L136
D.52 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Izin...........................................L137 D.53 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Undangan .................................L137 D.54 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Panggilan..................................L137 D.55 Pengujian Blackbox Proses Baca Nota Dinas.........................................L137 D.56 Pengujian Blackbox Proses Baca Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas.................................................................................................L138 D.57 Pengujian Blackbox Proses Baca Telaah Staf ........................................L138 D.58 Pengujian Blackbox Proses Baca Pengumuman.....................................L138 D.59 Pengujian Blackbox Proses Baca Memo ................................................ L138 D.60 Pengujian Blackbox Proses Buat Kendali Keluar...................................L138 D.61 Pengujian Blackbox Proses Cetak Surat Keluar .....................................L139 D.62 Pengujian Blackbox Proses Baca Kendali Keluar ..................................L139 D.63 Pengujian Blackbox Proses Upload Surat Masuk...................................L139 D.64 Pengujian Blackbox Proses Buat Kendali Masuk...................................L140 D.65 Pengujian Blackbox Proses Baca Kendali Masuk ..................................L140 D.66 Pengujian Blackbox Proses Buat Disposisi ............................................L140 D.67 Pengujian Blackbox Proses Baca Disposisi............................................L141 D.68 Pengujian Blackbox Proses Pencarian Draft ..........................................L141 D.69 Pengujian Blackbox Proses Pencarian Surat Keluar ............................... L141
E.1 Tabel Implementasi Antarmuka ............................................................... L143
DAFTAR GAMBAR
halaman
Gambar 2.1 Diagram Prosedur Proses Surat Keluar............................................ 24Gambar 2.2 Diagram Prosedur Proses Surat Masuk............................................ 27Gambar 3.1 Diagram Prosedur Proses Surat Keluar Elektronik .......................... 29Gambar 3.2 Diagram Prosedur Proses Surat Masuk Elektronik .......................... 30Gambar 3.3 Diagram Use Case Sub Sistem Pengguna........................................ 34Gambar 3.4 Diagram Use Case Sub Sistem Surat............................................... 35Gambar 3.5 Diagram Use Case Sub Sistem Klasifikasi ...................................... 36Gambar 3.6 Diagram Use Case Sub Sistem Instansi........................................... 36Gambar 3.7 Diagram Konteks............................................................................ 41Gambar 3.8 Diagram Berjenjang........................................................................ 43Gambar 3.9 DFD Level 0 (Overview Diagram).................................................. 45Gambar 3.10 DFD Level 1 ................................................................................. 47Gambar 3.11 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Instansi........................ 49Gambar 3.12 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Klasifikasi................... 50Gambar 3.13 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Pengguna UntukAdmin................................................................................................................ 51
Gambar 3.14 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Pengguna UntukTU Pengolah...................................................................................................... 51
Gambar 3.16 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Pengguna UntukPengarsip ........................................................................................................... 52
Gambar 3.17 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Pengguna UntukPimpinan ........................................................................................................... 52
Gambar 3.18 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Jabatan Untuk TUPengolah ............................................................................................................ 52
Gambar 3.19 DFD Level 2 Sub Proses Pengarsipan Naskah Dinas..................... 54Gambar 3.20 DFD Level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Keluar....................... 55Gambar 3.21 DFD Level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Masuk....................... 56Gambar 3.22 DFD Level 3 Sub Proses Pencarian Data Pengarsipan Surat UntukPengolah ............................................................................................................ 57
Gambar 3.23 DFD Level 3 Sub Proses Pencarian Data Pengarsipan Surat UntukTU Pengolah...................................................................................................... 58
Gambar 3.24 DFD Level 3 Sub Proses Pencarian Data Pengarsipan Surat UntukPengarsip ........................................................................................................... 58
Gambar 3.25 DFD Level 3 Sub Proses Pencarian Data Pengarsipan Surat UntukPimpinan ........................................................................................................... 59
Gambar 3.26 DFD Level 4 Sub Proses Pengurusan Draft Untuk Pengolah ......... 60Gambar 3.27 DFD Level 4 Sub Proses Pengurusan Draft Untuk Pimpinan......... 61Gambar 3.28 DFD Level 4 Sub Proses Pengendalian Keluar Dan PengirimanSurat Untuk Pengarsip ....................................................................................... 62
Gambar 3.29 DFD Level 4 Sub Proses Pengendalian Keluar Dan PengirimanSurat Untuk Pimpinan........................................................................................ 62
Gambar 3.31 DFD Level 4 Sub Proses Pengendalian Keluar Dan PengirimanSurat Untuk TU Pengolah .................................................................................. 63
Gambar 3.32 DFD Level 4 Sub Proses Penerimaan Surat Dan PengendalianMasuk Untuk Pengarsip ..................................................................................... 64
Gambar 3.33 DFD Level 4 Sub Proses Penerimaan Surat Dan PengendalianMasuk Untuk Pimpinan ..................................................................................... 65
Gambar 3.34 DFD Level 4 Sub Proses Penerimaan Surat Dan PengendalianMasuk Untuk Pengolah ...................................................................................... 65
Gambar 3.35 DFD Level 4 Sub Proses Penerimaan Surat Dan PengendalianMasuk Untuk TU Pengolah................................................................................ 66
Gambar 3.36 DFD Level 4 Sub Proses Pendisposisian Surat .............................. 67Gambar 3.37 Diagram Hubungan Entitas .......................................................... 69Gambar 3.38 Diagram Hubungan Antar Tabel ................................................... 70Gambar L.1 Rancangan Halaman Login...........................................................L67 Gambar L.2 Rancangan Halaman Ubah Data Pribadi .......................................L67 Gambar L.3 Rancangan Halaman Ubah Password...........................................L68 Gambar L.4 Rancangan Halaman Data Instansi................................................L68 Gambar L.5 Rancangan Halaman Tambah Data Instansi ..................................L69 Gambar L.6 Rancangan Halaman Ubah Data Instansi ......................................L69 Gambar L.7 Rancangan Halaman Data Klasifikasi...........................................L70 Gambar L.8 Rancangan Halaman Tambah Data Klasifikasi .............................L70
Gambar L.11 Rancangan Halaman Tambah Data Tu Pengolah.........................L72 Gambar L.12 Rancangan Halaman Ubah Data Tu Pengolah.............................L72 Gambar L.13
Rancangan Halaman Data Tu Pengarsip .....................................L73
Gambar L.14 Rancangan Halaman Tambah Data Tu Pengarsip........................L73 Gambar L.15 Rancangan Halaman Ubah Data Tu Pengarsip ............................L74 Gambar L.16 Rancangan Halaman Data Jabatan ..............................................L74 Gambar L.17 Rancangan Halaman Tambah Data Jabatan.................................L75 Gambar L.18 Rancangan Halaman Ubah Data Jabatan.....................................L75 Gambar L.19 Rancangan Halaman Data Pengguna ..........................................L76 Gambar L.20 Rancangan Halaman Tambah Data Pengguna .............................L76 Gambar L.21 Rancangan Halaman Ubah Data Pengguna .................................L77 Gambar L.22 Rancangan Halaman Data Draft..................................................L77 Gambar L.23 Rancangan Halaman Data Surat Keluar ......................................L78 Gambar L.24 Rancangan Halaman Data Surat Masuk ......................................L78 Gambar L.25 Rancangan Halaman Edit Surat Edaran.......................................L79 Gambar L.26 Rancangan Halaman Edit Surat Biasa .........................................L80 Gambar L.27 Rancangan Halaman Edit Surat Perintah.....................................L81 Gambar L.28 Rancangan Halaman Edit Surat Izin ...........................................L82
Gambar L.31 Rancangan Halaman Edit Nota Dinas .........................................L85 Gambar L.32 Rancangan Halaman Edit Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
........................................................................................................................L86 Gambar L.33 Rancangan Halaman Edit Telaah Staf.........................................L87 Gambar L.34 Rancangan Halaman Edit Pengumuman .....................................L88 Gambar L.35 Rancangan Halaman Edit Memo ................................................L88 Gambar L.36 Rancangan Halaman Preview Surat Edaran ................................L89 Gambar L.37 Rancangan Halaman Preview Surat Biasa...................................L90 Gambar L.38 Rancangan Halaman Preview Surat Perintah ..............................L91 Gambar L.39 Rancangan Halaman Preview Surat Izin .....................................L92 Gambar L.40 Rancangan Halaman Preview Surat Undangan ...........................L93 Gambar L.41 Rancangan Halaman Preview Surat Panggilan............................L94 Gambar L.42 Rancangan Halaman Preview Nota Dinas...................................L95 Gambar L.43 Rancangan Halaman Preview Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas ...............................................................................................................L96 Gambar L.44 Rancangan Halaman Preview Telaah Staf...................................L97 Gambar L.45 Rancangan Halaman Preview Pengumuman ...............................L98 Gambar L.46 Rancangan Halaman Preview Memo ..........................................L99 Gambar L.47 Rancangan Halaman Buat Kendali Keluar ................................ L100
Gambar L.50 Rancangan Halaman Buat Kendali Masuk ................................ L102 Gambar L.51 Rancangan Halaman Baca Kendali Masuk................................ L102 Gambar L.52 Rancangan Halaman Buat Disposisi .........................................L103 Gambar L.53 Rancangan Halaman Baca Disposisi .........................................L104 Gambar L.54 Implementasi Halaman Login................................................... L155 Gambar L.55 Implementasi Halaman Ubah Data Pribadi ............................... L155 Gambar L.56 Implementasi Halaman Ubah Password...................................L156 Gambar L.57 Implementasi Halaman Utama Administrator ........................... L156 Gambar L.58 Implementasi Halaman Utama Tu Pengolah ............................. L157 Gambar L.59
Implementasi Halaman Utama Tu Pengarsip ............................L158
Gambar L.60 Implementasi Halaman Utama Pimpinan ..................................L159 Gambar L.61 Implementasi Halaman Utama Pengolah...................................L160 Gambar L.62
Implementasi Halaman Data Instansi........................................L161
Gambar L.63 Implementasi Halaman Tambah Data Instansi .......................... L162 Gambar L.64 Implementasi Halaman Ubah Data Instansi............................... L163 Gambar L.65 Implementasi Halaman Data Klasifikasi ...................................L164 Gambar L.66 Implementasi Halaman Tambah Data Klasifikasi...................... L164 Gambar L.67 Implementasi Halaman Ubah Data Klasifikasi.......................... L165
Gambar L.70 Implementasi Halaman Ubah Data Tu Pengolah....................... L167 Gambar L.71 Implementasi Halaman Data Tu Pengarsip ............................... L167 Gambar L.72 Implementasi Halaman Tambah Data Tu Pengarsip.................. L168 Gambar L.73 Implementasi Halaman Ubah Data Tu Pengarsip ...................... L169 Gambar L.74 Implementasi Halaman Data Jabatan ........................................L169 Gambar L.75 Implementasi Halaman Tambah Data Jabatan........................... L170 Gambar L.76 Implementasi Halaman Ubah Data Jabatan ............................... L171 Gambar L.77 Implementasi Halaman Data Pengguna.....................................L172 Gambar L.78 Implementasi Halaman Tambah Data Pengguna ....................... L173 Gambar L.79 Implementasi Halaman Ubah Data Pengguna ........................... L174 Gambar L.80 Implementasi Halaman Data Draft............................................L175 Gambar L.81
Implementasi Halaman Data Surat Keluar ................................L176
Gambar L82 Implementasi Halaman Data Surat Masuk .................................L177 Gambar L.83 Implementasi Halaman Edit Surat Edaran.................................L178 Gambar L.84 Implementasi Halaman Edit Surat Biasa ...................................L179 Gambar L.85 Implementasi Halaman Edit Surat Perintah............................... L180 Gambar L.86 Implementasi Halaman Edit Surat Izin......................................L181 Gambar L.87 Implementasi Halaman Edit Surat Undangan............................ L182
Gambar L.90
Implementasi Halaman Edit Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
...................................................................................................................... L185 Gambar L.91 Implementasi Halaman Edit Telaah Staf...................................L186 Gambar L.92 Implementasi Halaman Edit Pengumuman................................ L187 Gambar L.93 Implementasi Halaman Edit Memo...........................................L188 Gambar L.94 Implementasi Halaman Preview Surat Edaran........................... L189 Gambar L95 Implementasi Halaman Preview Surat Biasa.............................. L190 Gambar L.96 Implementasi Halaman Preview Surat Perintah......................... L191 Gambar L.97 Implementasi Halaman Preview Surat Izin ............................... L192 Gambar L.98 Implementasi Halaman Preview Surat Undangan...................... L193 Gambar L.99 Implementasi Halaman Preview Surat Panggilan ...................... L194 Gambar L.100 Implementasi Halaman Preview Nota Dinas ........................... L195 Gambar L.101 Implementasi Halaman Preview Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas .............................................................................................................L196 Gambar L.102 Implementasi Halaman Preview Telaah Staf.......................... L197 Gambar L.103 Implementasi Halaman Preview Pengumuman ...................... L198 Gambar L.104 Implementasi Halaman Preview Memo..................................L199 Gambar L.105 Implementasi Halaman Buat Kendali Keluar ......................... L200 Gambar L.106 Implementasi Halaman Baca Kendali Keluar......................... L201
Gambar L.109 Implementasi Halaman Baca Kendali Masuk......................... L204 Gambar L.110 Implementasi Halaman Buat Disposisi...................................L204 Gambar L.111 Implementasi Halaman Baca Disposisi ..................................L205 Gambar L.112 Implementasi Halaman Peta Situs Admin ............................... L206 Gambar L.113 Implementasi Halaman Peta Situs Tu Pengolah ...................... L206 Gambar L.114 Implementasi Halaman Peta Situs Tu Pengarsip ..................... L206 Gambar L.115 Implementasi Halaman Peta Situs Pimpinan ........................... L207 Gambar L.116 Implementasi Halaman Peta Situs Pengolah............................ L207 Gambar L.117 Implementasi Halaman Tentang Kami ....................................L208
Surat-menyurat merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personal dalam suatu organisasi atau perkantoran. Proses surat-menyurat formal terkait dengan aspek legal dan umumnya tertuang dalam dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen, surat, nota, atau memo dinas antar personal atau unit dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan upaya yang juga semakin besar. Setiap personal atau unit yang menerima atau mengeluarkan dokumen harus melakukan verifikasi sesuai kewenangannya. Makin besar organisasi tersebut akan menyebabkan bottle-neck serta alur proses yang panjang sehingga waktu proses makin lama pula.
Sejalan dengan semakin tingginya arus pertukaran informasi dalam instansi dan meningkatkan kebutuhan kecepatan dalam penyampaian informasi di bidang kearsipan, maka Pemerintah Yogyakarta melalui “Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 77 Tahun 2007 Tentang Surat-Menyurat Elektronik” menyatakan perlu untuk membuat suatu aplikasi surat menyurat elektronik berbasis web dengan menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur three-tier. Sistem dapat diakses oleh setiap personal yang berkepentingan melalui jaringan komputer internal (intranet). tenaga operasional dan meningkatkan produktifitas kerja.
1.2 Rumusan Masalah
Beranjak dari latar belakang yang telah disebutkan diatas, beberapa masalah yang dapat penulis rumuskan, diantaranya sebagai berikut : a. Bagaimana mempercepat proses surat-menyurat?
b. Bagaimana mengelola surat agar mudah untuk dikendalikan?
c. Bagaimana menyimpan surat agar mudah untuk ditemukan?
1.3 Batasan Masalah
Penulis membatasi pembuatan aplikasi surat menyurat elektronik ini, dengan cakupan sebagai berikut : a. Web yang dibuat dikhususkan hanya untuk Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.
b. Aplikasi ini dibangun berdasarkan Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 77 Tahun 2007 Tentang Surat-Menyurat Elektronik.
c. Aplikasi ini tidak menangani surat yang bersifat rahasia.
1.4 Tujuan dan Manfaat
1.4.1 Tujuan
Tujuan Skripsi ini adalah membuat suatu Aplikasi Surat Menyurat Elektronik Berbasis Web di Pemerintah Kota Yogyakarta.
1.4.2 Manfaat
Telematika Pemerintah Kota Yogyakarta untuk melakukan pengembangan sistem surat-menyurat secara elektronik.
Metodologi yang penulis gunakan dalam penyusunan skripsi ini, adalah:
1. Observasi Metode yang dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap obyek dan permasalahan yang berhubungan dengan Pemerintah Kota Yogyakarta, terutama hal-hal yang berkaitan dengan surat menyurat Pemerintah Kota Yogyakarta.
2. Studi Pustaka.
Metode yang dilakukan dengan melakukan penelusuran terhadap pustaka- pustaka yang ada seperti dokumen, file, referensi buku maupun sumber lain yang berkenaan dengan objek yang sedang dibutuhkan, misalnya sumber yang diperoleh melalui media internet.
3. Metodologi Analisis dan Disain Terstruktur Metode ini merupakan tahap penguraian dan pengkajian data yang ada, yang digunakan sebagai data yang relevan bagi perencanaan dan perancangan.
Langkah-langkah dalam metodologi terstruktur antara lain:
a. Studi kelayakan dengan mendefinisikan dan mengidentifikasi masalah yang ada dengan mencari informasi langsung ke lapangan.
b. Analisa sistem yang berupa studi lapangan, pendefinisian dan permodelan sistem dalam bentuk data flow diagram (DFD), konteks diagram dan use c. Desain sistem yaitu pembuatan ER diagram, perancangan perangkat lunak termasuk didalamnya perancangan tabel–tabel basis data, pendefinisian modul-modul program dan antar muka sistem yang akan dibuat.
d. Implementasi dan testing yang merupakan hasil-hasil pengkodean dari hasil rancangan yang sudah dibuat.
Bab I. Pendahuluan Pada bab ini berisi latar belakang penulisan skripsi, rumusan
masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II. Dasar Teori Bab ini membahas teori-teori yang mendukung mengenai
teknologi yang mendasari pembuatan website ini, yaitu Pedoman Umum Surat Menyurat Elektronik, Kegiatan Surat Menyurat di Pemerintah Kota Yogyakarta dan Prosedur Surat Menyurat di Pemerintah Kota Yogyakarta.
Bab III. Analisa dan Perancangan Sistem Bab ini membahas mengenai analisa dan perancangan sistem,
mencakup pendefinisian sistem, rancangan basis data dan
Berdasarkan “Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 77 Tahun 2007 Tentang Pedoman Umum Surat Menyurat Elektronik (Electronic Mailing) Pada Pemerintah Kota Yogyakarta”, surat menyurat elektronik merupakan perangkat lunak yang mampu melakukan distribusi, penyimpanan dan pengambilan informasi berupa data maupun gambar secara elektronik. Ketentuan umum surat menyurat elektronik adalah sebagai berikut :
1. Instansi adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah pada Pemerintah Kota Yogyakarta.
2. Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis.
3. Surat menyurat elektronik adalah surat sistem yang memungkinkan pengguna untuk melakukan tukar menukar informasi secara elektronik.
4. Aplikasi surat menyurat elektronik adalah program antarmuka berupa perangkat lunak komputer yang menyediakan fasilitas bagi pengguna untuk melakukan tukar menukar informasi secara elektronik.
5. Sistem kearsipan adalah sistem yang didalamnya meliputi pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks dan tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.
6. Penciptaan surat adalah proses pembuatan surat sejak konsep atau draft, pengetikan, penomoran dan penandatanganan sampai surat atau arsip tersebut siap dikirimkan atau digunakan.