panduan progress report

(1)

Panduan Pelaporan Perkembangan Studi

Mahasiswa Penerima Beasiswa PMDSU

(2)

I. LATAR BELAKANG

Berdasarkan hasil evaluasi Program PMDSU yang telah dilakukan menunjukkan bahwa ketertiban dalam perencanaan yang tertuang dalam Rencana Studi Paripurna (RSP) termasuk salah satu faktor penentu keberhasilan Program PMDSU. Monitoring dan evaluasi terhadap kemajuan studi penerima Beasiswa PMDSU yang senantiasa dilakukan juga merupakan salah satu upaya untuk mendorong kesuksesan dan keberhasilan penyelenggaraan Program PMDSU. Dalam pelaksanaannya, tentu masih banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu, dalam rangka penyempurnaan proses pemantauan dan evaluasi terhadap penerima Beasiswa PMDSU, kami telah menyiapkan sistem pelaporan kemajuan studi yang dilakukan secara daring (online) pada laman

Pelaporan kemajuan studi dengan sistem online ini diharapkan dapat memudahkan dalam memantau perkembangan studi mahasiswa penerima Beasiswa PMDSU. Selain itu, laporan kemajuan studi tersebut dapat kami gunakan sebagai bahan untuk monitoring dan evaluasi selanjutnya serta dalam pengambilan keputusan.

(3)

II. GAMBARAN UMUM

A. Login Aplikasi

Setiap promotor memiliki akun yang berupa username dan password yang bersifat rahasia. Promotor dapat melakukan login ke dalam sistem ini dengan cara membuka alamat http://beasiswa.dikti.go.id/pmdsu dan pilih tautan Login yang tersedia pada sidebar, sehingga akan muncul form login seperti pada Gambar 1.

Gambar 1. Form Login

Langkah yang dilakukan untuk login adalah memasukkan username dan password pengguna yang dimiliki, lalu tekan tombol Sign In. Jika kombinasi username dan password yang dimasukkan benar, maka pengguna akan diteruskan ke dalam halaman administrasi.

(4)

B. Halaman Administrasi

Setelah berhasil login maka Promotor akan diarahkan ke halaman administrasi. Pada halaman ini Promotor dapat melakukan aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan Beasiswa PMDSU termasuk pelaporan perkembangan studi mahasiswa penerima Beasiswa PMDSU yang menjadi bimbingannya. Halaman administrasi ini dapat dilihat seperti pada Gambar 2.

Gambar 2 Halaman Administrasi

Menu yang tersedia untuk Promotor dapat diakses dengan mengeklik menu PMDSU sehingga akan muncul sub menu Profil Mahasiswa. Apabila sub menu Profil Mahasiswa diklik maka akan muncul daftar mahasiswa yang menjadi bimbingannya seperti terlihat pada Gambar 3

(5)

Gambar 3 Halaman Administrasi

Daftar mahasiswa yang ditampilkan seperti pada Gambar 3 diatas adalah seluruh mahasiswa mulai dari batcth I dan batch II. Profil masing-masing mahasiswa dapat diakses dengan mengeklik menu yang berada pada kolom paling kanan. Fungsi dari masing-masing menu adalah sebagai berikut:

Menu Fungsi

Mengakses profil mahasiswa

Mengakses Rencana Studi Paripurna (RSP)

Pelaporan perkembangan studi mahasiswa

(6)

B. 1.

Profil Mahasiwa

Promotor dapat mengakses informasi dasar mahasiswa, seperti dtunjukan pada Gambar 4 berikut:

Gambar 4 Profil Mahasiswa

Profil mahasiswa ini bersumber dari data pendaftaran mahasiswa yang mencakup nama mahasiswa, mulai studi dan topik penelitian yang akan dilakukan selama pendidikan Beasiswa PMDSU.

B. 2.

Rencana Studi Paripurna (RSP)

Selain informasi dasar mahasiswa, promotor juga dapat melihat Rencana Studi Prapurna (RSP) masing-masing mahasiswa. RSP ini merupakan roadmap pendidikan mahasiwa hingga jenjang Doktor yang telah disusun pada awal pelaksanaan Program PMDSU.

(7)

Gambar 5 Rencana Studi Paripurna (RSP)

Selain menampilkan mata kuliah yang akan ditempuh selama studi, juga ditampilkan rencana pelaksanaan program Peningkatan Kualitas Publikasi Internasional (PKPI) dan rencana Scheme for Academic Mobility and Exchange (SAME).

B. 3.

Pelaporan Perkembangan Studi

Berbeda dengan menu Profil Mahasiswa dan Rencana Studi Prapurna (RSP) yang bersifat statis, menu

Pelaporan Perkembangan Studi mahasiswa bersifat dinamis karena merupakan pelaporan perkembangan studi untuk setiap waktu tertentu. Perkembangan studi yang dilaporkan meliputi 3 (tiga) aspek, yaitu:

1. Aspek Akademik. 2. Aspek Penelitian.

(8)

Gambar 6 Pelaporan Perkembangan Studi

Masing-masing aspek laporan perkembangan studi akan dijelaskan pada bagian tersendiri.

C. Logout Aplikasi

Apabila pengguna sudah selesai melakukan aktivitas di aplikasi, pengguna disarankan untuk logout supaya akses ke aplikasi dapat terputus dan tidak dapat dipergunakan oleh orang lain. Pengguna dapat logout dengan cara menekan tulisan nama di sebelah pojok kanan navigasi atas, lalu tekan tombol Sign Out.

(9)

III. PELAPORAN PERKEMBANGAN STUDI

A. Aspek Akademik

Pada Aspek Akademik, Promotor diminta untuk melaporkan perkembangan studi mahasiswa berupa perolehan nilai masing-masing mata kuliah yang telah ditempuh dan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) setiap semester yang telah ditempuh. Data yang ditampilkan adalah data mata kuliah yang telah diinputkan pada masa pengisian RSP berikut dengan data jumlah SKS dan semeter seperti ditunjukkan pada Gambar 8.

Gambar 8 Pelaporan Aspek Akademik

A. 1.

Perolehan Nilai Mata Kuliah

Untuk memasukkan perolehan nilai mata kuliah yang telah ditempuh, klik tombol Input Nilai yang berada pada kolom paling kanan disetiap mata kuliah, sehingga akan muncul form isian seperti pada Gambar 9.

(10)

Gambar 9 Input Nilai

Nilai yang diisikan untuk masing-masing mata kuliah adalah berupa Nilai Angka dan Nilai Huruf, kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan nilai.

Apabila mata kuliah yang telah ditempuh belum tercantum pada daftar mata kuliah yang tersedia, klik tombol Tambah Mata Kuliah yang berada di bagian bawah tabel daftar mata kuliah, sehingga akan muncul form isian seperti pada Gambar 10.

Gambar 10 Input Mata Kuliah Baru

Mata kuliah yang telah disimpan tidak diijinkan untuk diubah, namun apabila terdapat kekeliruan dalam menginputkan mata kuliah dapat dihapus dengan mengeklik tombol Hapus dikolom Mata Kuliah.

(11)

A. 2.

Indeks Prestasi Kumulatif (IPK)

Selain melaporkan hasil perolehan nilai untuk masing-masing mata kuliah, Promotor juga diminta untuk melaporkan perolehan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) untuk setiap semester yang telah ditempuh dengan cara mengeklik tombol Perolehan IPK terlebih dahulu. Sehingga akan muncul daftar perolehan IPK setiap semester seperti ditunjukkan pada Gambar 11.

Gambar 11 Perolehan IPK Tiap Semeter

Untuk memasukkan data perolehan IPK, klik tombol Input Data IPK yang terdapat dibagian bawah tabel. Sehingga akan muncul form isian seperti ditunjukkan pada Gambar 12.

(12)

Gambar 12 Input Data IPK

Isikan SKS yang telah ditempuh dan IPK yang diperoleh untuk setiap semesternya kemudian klik tombol

Simpan. Data ini bersifat dinamis sehingga disetiap akhir semester Promotor diwajibkan melaporkan perkembangan studi untuk setiap mahasiswa bimbingannya baik laporan perolehan nilai, jumlah SKS yang telah ditempuah dan perolehan IPK nya.

B. Aspek Penelitian

Setiap mahasiswa berhak mendapatkan alokasi dana penelitian khusus yang disediakan oleh Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Promotor wajib melaporkan kegiatan penelitian dan rencana penelitian untuk setiap tahun pendanaan yang diperoleh untuk masing-masing mahasiswa bimbingannya termasuk capaian yang diperoleh melalui penelitian tersebut. Laporan aspek penelitian dapat dilihat pada Gambar 13.

(13)

Gambar 13 Pelaporan Aspek Penelitian

Untuk memasukkan judul penelitian klik tombol Input Judul Penelitian, sehingga akan muncul form isian seperti pada Gambar 14 berikut.

Gambar 14 Input Data Penelitian

Penjelasan untuk form di atas adalah sebagai berikut.

1. Pendanaan Tahun diisi dengan tahun pendanaan penelitian yang telah diperoleh termasuk rencana penelitian yang akan dilaksanakan pada tahun 2016.

(14)

Perhatian:

1. Untuk batch I mohon diisikan judul penelitian yang telah dilaksanakan pada pendanaan tahun 2014 dan 2015, serta rencana penelitian yang akan dilaksanakan pada tahun 2016.

2. Untuk batch II mohon diisikan judul penelitian dan rencana mulai penelitian yang akan dilaksanakan pada tahun 2016.

3. Data yang sudah disimpan tidak dapat diubah, tetapi dapat dihapus dan mengisi lagi dari awal.

Untuk memasukkan Capaian Penelitian, klik tombol Input Capaian Penelitian sehingga akan muncul form seperti pada Gambar 15.

Gambar 15 Input Capaian Penelitian

Penjelasan untuk form di atas adalah sebagai berikut.

1. Judul Penelitian diisi dengan judul penelitian yang merupakan induk dari capaian penelitian. 2. Tahun Publikasi diisi dengan tahun publikasi capaian penelitian.

3. Kategori Publikasi mohon dipilih salah satu dari jenis berikut: a. Jurnal Nasional Terakreditasi

b. Jurnal Internasional ilmiah internasional terindeks di Scopus dan/atau ISI Thomson Reuter

c. Diseminarkan pada pertemuan ilmiah lokal d. Diseminarkan pada pertemuan ilmiah nasional e. Diseminarkan pada pertemuan ilmiah internasional

(15)

4. Nama Seminar/Jurnal diisi dengan nama jurnal atau nama seminar. Untuk jurnal mohon dituliskan secara lengkap meliputi nama jurnal, volume, nomor, nomor halaman. Sedangkan untuk seminar mohon dituliskan secara lengkap nama seminar dan nomor halaman prosiding.

5. Link Prosiding/Jurnal diisi link atau alamat prosiding/jurnal, jika file prosiding atau jurnal dapat diakses secara online

6. Keterangan Lain diisi keterangan lain yang diperlukan, misal keterangan bahwa publikasi ini merupakan publikasi bersama antara mahasiswa, promotor dan co promotor pada saat pelaksanaan PKPI (Sandwich) atau SAME

Kemudian klik Simpan untuk menyimpan data. Data yang sudah disimpan tidak dapat diubah, tetapi dapat dihapus dengan mengklik tombol Hapus yang tersedia.

C. PKPI (Sandwich) dan SAME

Selain mendapatkan alokasi khusus untuk penelitian, program PMDSU juga menyediakan hibah untuk mengikuti program Peningkatan Kualitas Publikasi Internasional (PKPI) bagi mahasiswa dan Scheme for Academic Mobility and Exchange (SAME) bagi promotor. Pada penyusunan RSP mahasiswa telah diminta untuk merencanakan kegiatan PKPI dan SAME. Oleh karena itu Promotor diminta untuk melaporkan realisasi pelaksanaan kegiatan tersebut. Laporan kegiatan PKPI dan SAME seperti pada Gambar 16.

(16)

C. 1.

Pelaporan PKPI (Sandwich)

PKPI (Sandwich) diperuntukkan bagi mahasiswa. Bagi promotor yang belum memasukkan rencana PKPI pada saat penyusunan RSP, melalui menu ini dapat menambahkan data rencana PKPI dengan mengklik tombol Input Rencana PKPI sehingga akan muncul form seperti pada Gambar 17.

Gambar 17 Input Rencana PKPI

Penjelasan untuk form di atas adalah sebagai berikut:

1. Negara Tujuan diisi dengan negara yang akan dituju untuk program PKPI.

2. Institusi/Perguruan Tinggi Tujuan diisi dengan institusi atau perguruan tinggi di luar negeri yang akan dituju sebagai tempat melaksanakan program PKPI.

3. Rencana Keberangkatan diisi dengan bulan dan tahun rencana keberangkatan program PKPI.

4. Lama Kegiatan diisi rencana lama kegiatan program PKPI, dengan rentang antara 4 – 8 bulan.

5. Topik Riset diisi dengan topik riset yang akan dilaksanakan selama program PKPI.

6. Nama Host diisi dengan nama host selama program PKPI.

Kemudian klik Simpan untuk menyimpan data. Data yang sudah disimpan tidak dapat diubah, tetapi dapat dihapus dengan mengklik tombol Hapus yang tersedia.

Sedangkan untuk melaporkan realisasi selama pelaksanaan program PKPI dapat dilakukan dengan mengklik tombol Input Realisasi PKPI sehingga akan muncul form seperti pada Gambar 18.

(17)

Gambar 18 Input Realisasi PKPI

Penjelasan untuk form di atas adalah sebagai berikut:

1. Negara Tujuan diisi dengan negara yang dituju selama program PKPI.

2. Institusi/Perguruan Tinggi Tujuan diisi dengan institusi atau perguruan tinggi di luar negeri yang digunakan sebagai tempat melaksanakan program PKPI.

3. Rencana Keberangkatan diisi dengan bulan dan tahun keberangkatan.

4. Lama Kegiatan diisi lama kegiatan program PKPI.

5. Topik Riset diisi dengan topik riset yang dilaksanakan selama program PKPI.

6. Nama Host diisi dengan nama host selama program PKPI.

7. Deskripsi singkat kegiatan selama PKPI diisi deskripsi singkat selama mengikuti program PKPI.

8. Hasil diisi dengan hasil yang diperoleh selama mengikuti program PKPI, misalnya mengikuti konferensi, menghasilkan jurnal atau pemaparan makalah pada pertemuan ilmiah.

(18)

C. 2.

Pelaporan SAME

Program SAME diperuntukkan bagi promotor. Bagi promotor yang belum memasukkan rencana SAME pada saat penyusunan RSP, melalui menu ini dapat menambahkan data rencana SAME dengan mengklik tombol Input Rencana SAME sehingga akan muncul form seperti pada Gambar 19.

Gambar 19 Input Rencana SAME

Penjelasan untuk form di atas adalah sebagai berikut:

1. Negara Tujuan diisi dengan negara yang akan dituju untuk program SAME.

2. Institusi/Perguruan Tinggi Tujuan diisi dengan institusi atau perguruan tinggi di luar negeri yang akan dituju sebagai tempat melaksanakan program SAME.

3. Rencana Keberangkatan diisi dengan bulan dan tahun rencana keberangkatan program SAME.

4. Lama Kegiatan diisi rencana lama kegiatan program SAME.

5. Topik Riset diisi dengan topik riset yang akan dilaksanakan selama program SAME.

6. Deskripsi singkat kegiatan selama SAME diisi deskripsi singkat rencana kegiatan yang akan dilakukan selama mengikuti program SAME.

Kemudian klik Simpan untuk menyimpan data. Data yang sudah disimpan tidak dapat diubah, tetapi dapat dihapus dengan mengklik tombol Hapus yang tersedia.

Sedangkan untuk melaporkan realisasi selama pelaksanaan program SAME dapat dilakukan dengan mengklik tombol Input Realisasi SAME sehingga akan muncul form seperti pada Gambar 20.

(19)

Gambar 20 Input Realisasi SAME

Penjelasan untuk form di atas adalah sebagai berikut:

1. Negara Tujuan diisi dengan negara yang dituju selama program SAME.

2. Institusi/Perguruan Tinggi Tujuan diisi dengan institusi atau perguruan tinggi di luar negeri yang digunakan sebagai tempat melaksanakan program SAME.

3. Rencana Keberangkatan diisi dengan bulan dan tahun keberangkatan.

4. Lama Kegiatan diisi lama kegiatan program SAME.

5. Topik Riset diisi dengan topik riset yang dilaksanakan selama program SAME.

6. Deskripsi singkat kegiatan selama SAME diisi deskripsi singkat selama mengikuti program SAME.

7. Hasil diisi dengan hasil yang diperoleh selama mengikuti program SAME, misalnya mengikuti konferensi, menghasilkan jurnal atau pemaparan makalah pada pertemuan ilmiah.

Kemudian klik Simpan untuk menyimpan data. Data yang sudah disimpan tidak dapat diubah, tetapi dapat dihapus dengan mengklik tombol Hapus yang tersedia.

(20)

IV. PENUTUP

Demikian panduan pengisian Pelaporan Perkembangan Studi Mahasiswa Penerima Beasiswa PMDSU ini disusun untuk dapat dijadikan pedoman dalam pengisian borang yang ada. Atas kerjasama yang baik dari Promotor dan Mahasiswa dalam mengisi pelaporan ini, kami sampaikan terima kasih.

Apabila mengalami kesulitan atau kendala dalam mengisi pelaporan ini silakan menghubungi kami melalui email bpps@dikti.go.id.