CONTINUOUS IMPROVEMENT KINERJA BIDANG PENCATATAN SIPIL DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA.
CONTINUOUS IMPROVEMENT KINERJA BIDANG PENCATATAN
SIPIL DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA
SURAKARTA
Disusun Oleh :
SHENAS OKTASAVINA KUSUMA
D0111078
SKRIPSI
Disusun Guna Memenuhi Syarat-Syarat untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ilmu Sosial dan Politik
Program Studi Ilmu Administrasi Negara
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2016
HALAMAN PERSETUJUAN
Skripsi dengan Judul
CONTINUOUS IMPROVEMENT KINERJA BIDANG PENCATATAN SIPIL
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA
SURAKARTA
Telah Disetujui untuk Dipertahankan di Hadapan Dewan Penguji Skripsi
Program Studi Ilmu Administrasi Negara
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Tanggal :
Mengetahui,
Pembimbing Skripsi
Herwan Parwiyanto, S.Sos., M.Si
NIP.197505052008011033
ii
HALAMAN PENGESAHAN
Telah Disetujui dan Disahkan oleh Panitia Penguji Skripsi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Pada Hari
:
Tanggal
:
Panitia Penguji :
1. Drs. Ali, M.Si.
NIP.195408301985031002
(.................................)
Ketua Penguji
2. Drs. Wahyu Nurharjadmo, M.Si.
NIP. 196411231988031001
(.................................)
Sekretaris Penguji
3. Herwan Parwiyanto, S.Sos.,M.Si.
NIP.197505052008011033
(.................................)
Penguji
Mengetahui,
Dekan
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N., M.Si
NIP. 196108251986012001
iii
PERNYATAAN ORISINILITAS DAN PUBLIKASI SKRIPSI
Sava menyatakan dcngan scbenarnya bahwa :
1. Skripsi yang berjudul : “Continuous Improvement Kinerja Bidang
Pencatatan Sipil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta” ini adalah karya saya sendiri dan bebas dan plagiat, serta tidak
terdapat karya ilmiah yang pernah diajukan orang lainuntuk memperoleh
gelar akademik, serta tidak terdapat karya atau pendapat yang pemah
ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali secara tertulis digunakan
sebagai acuan dalam naskah ini, dan disebutkan dalam sumber acuan serta
daftar pustaka.
2. Publikasi sebagian atau keseluruhan isi pada skripsi pada jurnal atau forum
ilmiah lain harus seijin dan menyertakan tim pembimbing sebagal author
dan institusi yang bersangkutan. Apabila dalam waktu sekurangkurangnya satu semester (enam bulan sejak pengesahan skripsi), saya tidak
melakukan publikasi sebagian atau keseluruhan skripsi ini, maka Prodi
Administrasi Negara berhak mempublikasikannya pada jurnal ilmiah yang
diterbitkan oleh Prodi Administrasi Negara. Apabila saya melakukan
pelanggaran dariketentuan publikasi ini,maka saya bersedia mendapatkan
sanksi akademik yang berlaku.
Surakarta,April2016
Shenas Oktasavina Kusuma
D 0111078
iv
MOTTO
“For beautiful eyes, look for the good in others. For beautiful lips, Speak only
words of kindness. And for poise, walk with the knowledge that you are never
alone.”
(Audrey Herburn)
“Sometimes, the less i care, the happier i am”
(Penulis)
“Do not be wise in words. Be wise in deeds.”
(Anymous)
“Never look down on anyone. Only God sits that high.”
(Penulis)
v
HALAMAN PERSEMBAHAN
Skripsi ini penulis persembahkan untuk:
1.
Mamadan Papa tercinta yang telah mencurahkan segenap doa, kasih
sayang, dengan penuh kesabaran serta ketulusan mendidik dan
membesarkanku disertai dengan dukungan moril serta materiil yang
mungkin tak akan pernah mampu aku balas dengan sempurna,
teladanmu akan selalu hidup di hatiku.
2.
Bella dan Hendry, adik-adikku tersayang yang selalumenemani dan
menyemangatiku.
3.
Sebuah nama yang disimpan Tuhan untuk menjadi masa depanku
kelak.
4.
Teman-teman terbaik dan kesayanganku (Chila, Yuni, Ochie, Dika,
Vinni,Dina, Adit, Indra, Hangga, Dio, Kristian) yang selalu ada
disetiap suasana hatiku, semoga Tuhan selalu melindungi dan
membalas semua niat baik kalianuntukku.
5.
Sahabat-sahabatku sedari SMA : Arum, Yudi, Fatin, Sela, Kiki, Lia
semoga kompak selalu.
6.
Teman-teman Kelompok KKN Desa Dukuh(Dita, Astika, Sarah, Lulu,
Ria, Putri, Brilly) yang turut menyemangatiku dan berjuang bersama
untuk segera memperoleh gelar sarjana.
7.
Almamaterku Universitas Sebelas Maret tercinta, tempat dimana aku
belajar menuntut ilmu, belajar menemukan hal baru, tempat dimana
aku lebih mengenal diriku sendiri dan mengenal orang lain
sehinggabegitu banyak arti dan pelajaran hidup yang aku dapat disini.
Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi yang membutuhkan
dan menjadi pertimbangan amal baikpenulis, Aamiin
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirobbil’alamin, dengan mengucap segala puji syukur ke
hadirat Allah SWT yang tiada henti-hentinya menganugerahkan segala berkah,
rahmat dan karuniaNya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi yang
berjudul “CONTINUOUS IMPROVEMENT KINERJA BIDANG PENCATATAN
SIPIL DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA
SURAKARTA”dengan lancar. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat
kelulusan yang harus dipenuhi guna memperoleh gelar Sarjana Sosial pada
Program Studi Ilmu Administrasi Negara, Jurusan Ilmu Administrasi, Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret.
Terselesaikannya skripsi ini juga tidak terlepas dari dukungan dan bantuan
berbagai pihak. Pada kesempatan ini dengan penuh kerendahan hati, penulis
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dan penghargaan khusus kepada
yang terhormat:
1. Herwan Parwiyanto, S.Sos., M.Si., selaku dosen pembimbing skripsi yang
dengan sabar meluangkan waktu di tengah kesibukan beliau. Terimakasih
atas waktu, arahan, bimbingan serta ilmu yang diberikan kepada penulis
untuk menyelesaikan skripsi ini.
2. Dra. Kristina Setyowati, M.Si. selaku Kepala Program Studi Ilmu
Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas
Maret.
3. Drs. Wahyu Nurharjadmo, M.Si selaku Pembimbing Akademik yang telah
membimbing penulis selama menempuh studi.
4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N., M.Si,selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Drs. Ali, M.Si.,selaku Ketua PengujidanDrs. Wahyu Nurharjadmo, M.Si.,
selaku Sekretaris PengujiSkripsi yang memberikan masukan untuk
penyempurnaan skripsi ini.
6. Segenap Dosen Program Studi Ilmu Administrasi Negara,Fakultas Ilmu
vii
Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan ilmu
pengetahuan selama penulis menempuh pendidikan kuliah.
7. Segenap pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta, khususnya Bidang Pencatatan Sipil yang telah membantu
pencarian data bagi penulis dan bersedia menjadi informan penelitian.
8. Keluarga penulis, terima kasih atas dorongan spiritual dan materiilnya.
Semoga penulis dapat membalas secepatnya.
9. Seluruh teman-teman Program Studi Ilmu Administrasi Negara angkatan
2011 khususnya kelas B, bersama kalian adalah lembaran cerita dan
kenangan yang akan selalu penulis ingat dan rindukan, semoga yang
terbaik selalu menyertai kita.
Semoga Allah SWT menerima dan memberikan balasan atas segala
kebaikan dan bantuan semua pihak yang telah berjasa kepada penulis. Penulis
menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangandan
jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat
membangun dan menuju ke arah perbaikan skripsi di masa mendatang akan
penulis terima dengan senang hati. Sebagai ucapan penutup, semoga skripsi ini
dapat bermanfaat bagi penelitian dan pengembangan Program Studi Ilmu
Administrasi Negara selanjutnya, Pemerintah Kota Surakartaserta untuk pihakpihak lain yang membutuhkan.
Surakarta,
April 2016
Penulis
Shenas Oktasavina Kusuma
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL........................................................................................
i
HALAMAN PERSETUJUAN .........................................................................
ii
HALAMAN PENGESAHAN ..........................................................................
iii
PERNYATAAN ORISINILITAS DAN PUBLIKASI SKRIPSI ....................
iv
HALAMAN MOTTO ......................................................................................
v
HALAMAN PERSEMBAHAN ......................................................................
vi
KATA PENGANTAR .....................................................................................
vii
DAFTARISI .....................................................................................................
ix
DAFTAR TABEL ............................................................................................
xi
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................
xii
ABSTRAK .......................................................................................................
xiii
ABSTRACT……………………………………………………………. ..........
xiv
BAB I. PENDAHULUAN ..............................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ..................................................................
1
B. Rumusan Masalah ...........................................................................
10
C. Tujuan Penelitian .............................................................................
11
D. Manfaat Penelitian ...........................................................................
11
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA…………………………………… .............
13
A. Landasan Teori ................................................................................
13
a.
Continuous Improvement..........................................................
13
b.
Kinerja ......................................................................................
17
c.
Continuous Improvement Kinerja.............................................
22
B. Kerangka Pemikiran ........................................................................
44
BAB III. METODE PENELITIAN..................................................................
45
A. Jenis Penelitian ................................................................................
45
B. Lokasi Penelitian .............................................................................
46
C. Sumber Data ....................................................................................
47
D. Teknik Pengumpulan Data………………………………………. .
50
E. Teknik Pemilihan Informan .............................................................
52
ix
F. Validitas Data ..................................................................................
53
G. Teknik Analisis Data .......................................................................
53
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................
57
A. Deskripsi Lokasi ..............................................................................
57
1. Gambaran Umum Lokasi Penelitian..........................................
57
a. Tugas Pokok dan Fungsi .....................................................
57
b. Cakupan Wilayah ................................................................
58
c. Visi dan Misi .......................................................................
58
2. Struktur Organisasi ....................................................................
59
B. Proses Continuous Improvement Kinerja Bidang Pencatatan Sipil
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. ...........
61
1. Tahap Perencanaan (Plan) .........................................................
61
2. Tahap Pelaksanaan (Do) ............................................................
73
3. Tahap Studi (Study) ...................................................................
91
4. Tahap Tindakan (Act) ................................................................
99
BAB V PENUTUP ...........................................................................................
111
A. Kesimpulan ......................................................................................
111
B. Saran ................................................................................................
112
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................
113
LAMPIRAN .....................................................................................................
116
x
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Angka Pertumbuhan Penduduk, Kota Surakarta, Tahun 20122014 ...............................................................................................
Tabel 1.2 Indeks Kepuasan Masyarakat Terhadap Pelayanan Secara
Keseluruhan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta........................................................................................
Tabel 2.1Hubungan Siklus Deming (PDSA) dan Strategi Perbaikan
4
6
Kualitas..........................................................................................
36
Tabel 4.1 Jadwal Operasional Mobil Keliling Pelayanan
Administrasi Kependudukan Kota Surakarta Bulan Agustus
2015 ...............................................................................................
77
Tabel 4.2
Rekapitulasi Rumah Sakit Permohonan Akta Kelahiran
Periode : 01-01-2015 S/D 13-07-2015 ..........................................
Tabel 4.3 Jadwal Audit Internal .....................................................................
82
88
Tabel 4.4 Matriks Penelitian Continuous Improvement Kinerja
Bidang Pencatatan Sipil ...............................................................
xi
109
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Manajemen Proses........................................................................
25
Gambar 2.2Model Peningkatan Proses Secara Terus menerus ........................
29
Gambar 2.3Model Perbaikan Proses ................................................................
30
Gambar 2.4 Strategi Perbaikan Kualitas Mengikuti Siklus Deming PDSA ....
32
Gambar 2.5Kerangka Pikir...............................................................................
44
Gambar 3.1Model Analisis Interaktif ..............................................................
56
Gambar 4.1Struktur Organisasi.......................................................................
Gambar 4.2Format Corrective Action Request ( C A R)................................70
xii
59
ABSTRAK
Shenas Oktasavina Kusuma. D0111078.Continuous Improvement Kinerja
Bidang Pencatatan Sipil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta. Skripsi. Program Studi Ilmu Administrasi Negara. Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik. Universitas Sebelas Maret. Surakarta. 2016.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta merupakan
dinas yang berhasil dalam upaya reformasi birokrasinya dengan berbagai
penghargaan yang diperoleh disertai dengan adanya sertifikasi ISO 9001:2008.
Untuk mempertahankan presatasi dan kualitas pelayanannya,maka perlu adanya
upaya perbaikan bersifat berkelanjutan (continuous improvement). Hal ini
kemudian mendorong peneliti untuk mengkaji dan menggambarkan jalannya
proses continuous improvementdalam organisasi, khususnya pada kinerja Bidang
Pencatatan Sipil sebagai salah satu bidang dalam Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil dengan keunggulanpelayanannya.
Penelitian dilakukan di Bidang Pencatatan Sipil Kantor Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dengan metode deskriptif
didukung dengan data kualitatif. Teknik Pengumpulan data menggunakan metode
wawancara, dokumentasi dan observasi dengan pemilihan informan secara
purposive. Validitas data menggunakan teknik triangulasi data. Teknik analisis
data menggunakan model analisis Miles dan Huberman.
Penelitian ini menggunakan konsep perbaikan berkelanjutan mengikuti
siklus Deming (PDSA) terkait tahap-tahap perbaikan berkelanjutan sehingga
dapat mempermudah dalam mengkaji topik penelitian dan mampu memberikan
gambaran tentang proses Continuous Improvement Kinerja Bidang Pencatatan
Sipil. Hasil penelitian menunjukan bahwa Bidang Pencatatan Sipil melakukan
upaya perbaikan kinerja secara berkelanjutan. Upaya berbaikan berkelanjutan ini
diawali dengan Perencanaan Perbaikan berupa perencanaan perbaikan sistem,
perbaikan sasaran mutu dan perbaikan sumber daya manusia. Pada Tahap
Pelaksanaan sebagian besar perencanaan perbaikan pada tahap perencanaan telah
berjalan. Pada tahap selanjutanya, yaitu tahap studi, pelaksanaan perbaikan
ditinjau untuk mengetahui apakah perbaikan yang dilakukan berjalan dengan
efektif. Pada tahap ini pelaksanaan perbaikan telah berjalan dengan efektif meski
masih ditemukan berbagai kendala, antara lain masalah pencatatan kematian,
belum semua Rumah Sakit termasuk dalam MoU, kevalidan data, dan
permasalahan teknis SIAK, kurangnya personil atau sumber daya manusia, serta
kurangnya sarana dan prasarana berupa alat scanning dan gedung. Pada tahap
terakhir, yaitu tahap tindakan perbaikan yang telah berjalan dengan baik dan
efektif Bidang Pencatatan Sipil akan berupaya untuk meningkatkan standar dan
menciptakan inovasi baru. Sedangkan untuk kendala-kendala yang ditemukan
pada tahap studi akan digunakan untuk acuan perencanaan perbaikan selanjutnya,
sehingga tercipta berbaikan kinerja yang berkelanjutan.
Kata Kunci: Continuous Improvement, Kinerja
xiii
ABSTRACT
Shenas Oktasavina Kusuma. D0111078.Continuous Improvementof The
Performance of Civil Registration Office of Department of Population and
Civil Registration of Surakarta. A Thesis. Public Administration Major.
Faculty of Social and Political Science.SebelasMaret University. Surakarta.
2016.
Department of Population and Civil Registration of Surakarta City is a
successful department in its bureaucratic reform proven by achieving many
awards and ISO certification 9001: 2008 along with it. In order to maintain its
achievement and service quality, there should be efforts for continuous
improvement. Therefore, the researcher was encouraged to study and describe
how continuous improvement in a department works, especially on the
performance of the Civil Registration Office as one of the office under
Department of Population and Civil Registration with its prime services.
The research was done at Civil Registration Office of Department of
Population and Civil Registration of Surakarta by using descriptive method and
supported by qualitative data. Data collecting used interviews, documentations,
and observation with purposive informant collecting for data collecting technique.
The data validity used data triangulation for data validity. As for data analysis
technique, used analysis model from Miles and Huberman.
This research uses ContinuousImprovement, following Deming cycle
(PDSA), in relation to its phases of continuous improvement was able to study the
research topic and describe the process of Continuous Improvement of the
performance of Civil Registration Office easier. The results of the research show
that Civil Registration Office has given so much effort in improving its
performance continuously. This continuous effort is started with Improvement
Plan in the form of system improvement, quality objectives improvement, and
human resources improvement plan. On the implementation phase, most of the
improvement plans have been conducted well. On the next phase, that is Study
phase, the implementation of the improvement is studied to find out whether the
improvement has been done effectively. At this phase, the implementation of the
improvement has run effectively although there were several problems identified
such as registering death records, not all hospitals have MoU, data validity,
technical problems regarding SIAK, the lack of human resources, and the lack of
facilities and infrastructures (scanners and buildings). At the last phase, that is Act
phase, the improvement has run well and effective. The Civil Registration Office
will continue to improve the standard and make new invention. Meanwhile, the
problems found in the study phase will be used as the reference for the next
improvement plan. Therefore, the performance will improve continuously.
Keywords: Continuous Improvement, Performance
xiv
SIPIL DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA
SURAKARTA
Disusun Oleh :
SHENAS OKTASAVINA KUSUMA
D0111078
SKRIPSI
Disusun Guna Memenuhi Syarat-Syarat untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ilmu Sosial dan Politik
Program Studi Ilmu Administrasi Negara
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2016
HALAMAN PERSETUJUAN
Skripsi dengan Judul
CONTINUOUS IMPROVEMENT KINERJA BIDANG PENCATATAN SIPIL
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA
SURAKARTA
Telah Disetujui untuk Dipertahankan di Hadapan Dewan Penguji Skripsi
Program Studi Ilmu Administrasi Negara
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Tanggal :
Mengetahui,
Pembimbing Skripsi
Herwan Parwiyanto, S.Sos., M.Si
NIP.197505052008011033
ii
HALAMAN PENGESAHAN
Telah Disetujui dan Disahkan oleh Panitia Penguji Skripsi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Pada Hari
:
Tanggal
:
Panitia Penguji :
1. Drs. Ali, M.Si.
NIP.195408301985031002
(.................................)
Ketua Penguji
2. Drs. Wahyu Nurharjadmo, M.Si.
NIP. 196411231988031001
(.................................)
Sekretaris Penguji
3. Herwan Parwiyanto, S.Sos.,M.Si.
NIP.197505052008011033
(.................................)
Penguji
Mengetahui,
Dekan
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N., M.Si
NIP. 196108251986012001
iii
PERNYATAAN ORISINILITAS DAN PUBLIKASI SKRIPSI
Sava menyatakan dcngan scbenarnya bahwa :
1. Skripsi yang berjudul : “Continuous Improvement Kinerja Bidang
Pencatatan Sipil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta” ini adalah karya saya sendiri dan bebas dan plagiat, serta tidak
terdapat karya ilmiah yang pernah diajukan orang lainuntuk memperoleh
gelar akademik, serta tidak terdapat karya atau pendapat yang pemah
ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali secara tertulis digunakan
sebagai acuan dalam naskah ini, dan disebutkan dalam sumber acuan serta
daftar pustaka.
2. Publikasi sebagian atau keseluruhan isi pada skripsi pada jurnal atau forum
ilmiah lain harus seijin dan menyertakan tim pembimbing sebagal author
dan institusi yang bersangkutan. Apabila dalam waktu sekurangkurangnya satu semester (enam bulan sejak pengesahan skripsi), saya tidak
melakukan publikasi sebagian atau keseluruhan skripsi ini, maka Prodi
Administrasi Negara berhak mempublikasikannya pada jurnal ilmiah yang
diterbitkan oleh Prodi Administrasi Negara. Apabila saya melakukan
pelanggaran dariketentuan publikasi ini,maka saya bersedia mendapatkan
sanksi akademik yang berlaku.
Surakarta,April2016
Shenas Oktasavina Kusuma
D 0111078
iv
MOTTO
“For beautiful eyes, look for the good in others. For beautiful lips, Speak only
words of kindness. And for poise, walk with the knowledge that you are never
alone.”
(Audrey Herburn)
“Sometimes, the less i care, the happier i am”
(Penulis)
“Do not be wise in words. Be wise in deeds.”
(Anymous)
“Never look down on anyone. Only God sits that high.”
(Penulis)
v
HALAMAN PERSEMBAHAN
Skripsi ini penulis persembahkan untuk:
1.
Mamadan Papa tercinta yang telah mencurahkan segenap doa, kasih
sayang, dengan penuh kesabaran serta ketulusan mendidik dan
membesarkanku disertai dengan dukungan moril serta materiil yang
mungkin tak akan pernah mampu aku balas dengan sempurna,
teladanmu akan selalu hidup di hatiku.
2.
Bella dan Hendry, adik-adikku tersayang yang selalumenemani dan
menyemangatiku.
3.
Sebuah nama yang disimpan Tuhan untuk menjadi masa depanku
kelak.
4.
Teman-teman terbaik dan kesayanganku (Chila, Yuni, Ochie, Dika,
Vinni,Dina, Adit, Indra, Hangga, Dio, Kristian) yang selalu ada
disetiap suasana hatiku, semoga Tuhan selalu melindungi dan
membalas semua niat baik kalianuntukku.
5.
Sahabat-sahabatku sedari SMA : Arum, Yudi, Fatin, Sela, Kiki, Lia
semoga kompak selalu.
6.
Teman-teman Kelompok KKN Desa Dukuh(Dita, Astika, Sarah, Lulu,
Ria, Putri, Brilly) yang turut menyemangatiku dan berjuang bersama
untuk segera memperoleh gelar sarjana.
7.
Almamaterku Universitas Sebelas Maret tercinta, tempat dimana aku
belajar menuntut ilmu, belajar menemukan hal baru, tempat dimana
aku lebih mengenal diriku sendiri dan mengenal orang lain
sehinggabegitu banyak arti dan pelajaran hidup yang aku dapat disini.
Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi yang membutuhkan
dan menjadi pertimbangan amal baikpenulis, Aamiin
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirobbil’alamin, dengan mengucap segala puji syukur ke
hadirat Allah SWT yang tiada henti-hentinya menganugerahkan segala berkah,
rahmat dan karuniaNya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi yang
berjudul “CONTINUOUS IMPROVEMENT KINERJA BIDANG PENCATATAN
SIPIL DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA
SURAKARTA”dengan lancar. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat
kelulusan yang harus dipenuhi guna memperoleh gelar Sarjana Sosial pada
Program Studi Ilmu Administrasi Negara, Jurusan Ilmu Administrasi, Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret.
Terselesaikannya skripsi ini juga tidak terlepas dari dukungan dan bantuan
berbagai pihak. Pada kesempatan ini dengan penuh kerendahan hati, penulis
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dan penghargaan khusus kepada
yang terhormat:
1. Herwan Parwiyanto, S.Sos., M.Si., selaku dosen pembimbing skripsi yang
dengan sabar meluangkan waktu di tengah kesibukan beliau. Terimakasih
atas waktu, arahan, bimbingan serta ilmu yang diberikan kepada penulis
untuk menyelesaikan skripsi ini.
2. Dra. Kristina Setyowati, M.Si. selaku Kepala Program Studi Ilmu
Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas
Maret.
3. Drs. Wahyu Nurharjadmo, M.Si selaku Pembimbing Akademik yang telah
membimbing penulis selama menempuh studi.
4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N., M.Si,selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Drs. Ali, M.Si.,selaku Ketua PengujidanDrs. Wahyu Nurharjadmo, M.Si.,
selaku Sekretaris PengujiSkripsi yang memberikan masukan untuk
penyempurnaan skripsi ini.
6. Segenap Dosen Program Studi Ilmu Administrasi Negara,Fakultas Ilmu
vii
Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan ilmu
pengetahuan selama penulis menempuh pendidikan kuliah.
7. Segenap pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta, khususnya Bidang Pencatatan Sipil yang telah membantu
pencarian data bagi penulis dan bersedia menjadi informan penelitian.
8. Keluarga penulis, terima kasih atas dorongan spiritual dan materiilnya.
Semoga penulis dapat membalas secepatnya.
9. Seluruh teman-teman Program Studi Ilmu Administrasi Negara angkatan
2011 khususnya kelas B, bersama kalian adalah lembaran cerita dan
kenangan yang akan selalu penulis ingat dan rindukan, semoga yang
terbaik selalu menyertai kita.
Semoga Allah SWT menerima dan memberikan balasan atas segala
kebaikan dan bantuan semua pihak yang telah berjasa kepada penulis. Penulis
menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangandan
jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat
membangun dan menuju ke arah perbaikan skripsi di masa mendatang akan
penulis terima dengan senang hati. Sebagai ucapan penutup, semoga skripsi ini
dapat bermanfaat bagi penelitian dan pengembangan Program Studi Ilmu
Administrasi Negara selanjutnya, Pemerintah Kota Surakartaserta untuk pihakpihak lain yang membutuhkan.
Surakarta,
April 2016
Penulis
Shenas Oktasavina Kusuma
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL........................................................................................
i
HALAMAN PERSETUJUAN .........................................................................
ii
HALAMAN PENGESAHAN ..........................................................................
iii
PERNYATAAN ORISINILITAS DAN PUBLIKASI SKRIPSI ....................
iv
HALAMAN MOTTO ......................................................................................
v
HALAMAN PERSEMBAHAN ......................................................................
vi
KATA PENGANTAR .....................................................................................
vii
DAFTARISI .....................................................................................................
ix
DAFTAR TABEL ............................................................................................
xi
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................
xii
ABSTRAK .......................................................................................................
xiii
ABSTRACT……………………………………………………………. ..........
xiv
BAB I. PENDAHULUAN ..............................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ..................................................................
1
B. Rumusan Masalah ...........................................................................
10
C. Tujuan Penelitian .............................................................................
11
D. Manfaat Penelitian ...........................................................................
11
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA…………………………………… .............
13
A. Landasan Teori ................................................................................
13
a.
Continuous Improvement..........................................................
13
b.
Kinerja ......................................................................................
17
c.
Continuous Improvement Kinerja.............................................
22
B. Kerangka Pemikiran ........................................................................
44
BAB III. METODE PENELITIAN..................................................................
45
A. Jenis Penelitian ................................................................................
45
B. Lokasi Penelitian .............................................................................
46
C. Sumber Data ....................................................................................
47
D. Teknik Pengumpulan Data………………………………………. .
50
E. Teknik Pemilihan Informan .............................................................
52
ix
F. Validitas Data ..................................................................................
53
G. Teknik Analisis Data .......................................................................
53
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................
57
A. Deskripsi Lokasi ..............................................................................
57
1. Gambaran Umum Lokasi Penelitian..........................................
57
a. Tugas Pokok dan Fungsi .....................................................
57
b. Cakupan Wilayah ................................................................
58
c. Visi dan Misi .......................................................................
58
2. Struktur Organisasi ....................................................................
59
B. Proses Continuous Improvement Kinerja Bidang Pencatatan Sipil
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. ...........
61
1. Tahap Perencanaan (Plan) .........................................................
61
2. Tahap Pelaksanaan (Do) ............................................................
73
3. Tahap Studi (Study) ...................................................................
91
4. Tahap Tindakan (Act) ................................................................
99
BAB V PENUTUP ...........................................................................................
111
A. Kesimpulan ......................................................................................
111
B. Saran ................................................................................................
112
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................
113
LAMPIRAN .....................................................................................................
116
x
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Angka Pertumbuhan Penduduk, Kota Surakarta, Tahun 20122014 ...............................................................................................
Tabel 1.2 Indeks Kepuasan Masyarakat Terhadap Pelayanan Secara
Keseluruhan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta........................................................................................
Tabel 2.1Hubungan Siklus Deming (PDSA) dan Strategi Perbaikan
4
6
Kualitas..........................................................................................
36
Tabel 4.1 Jadwal Operasional Mobil Keliling Pelayanan
Administrasi Kependudukan Kota Surakarta Bulan Agustus
2015 ...............................................................................................
77
Tabel 4.2
Rekapitulasi Rumah Sakit Permohonan Akta Kelahiran
Periode : 01-01-2015 S/D 13-07-2015 ..........................................
Tabel 4.3 Jadwal Audit Internal .....................................................................
82
88
Tabel 4.4 Matriks Penelitian Continuous Improvement Kinerja
Bidang Pencatatan Sipil ...............................................................
xi
109
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Manajemen Proses........................................................................
25
Gambar 2.2Model Peningkatan Proses Secara Terus menerus ........................
29
Gambar 2.3Model Perbaikan Proses ................................................................
30
Gambar 2.4 Strategi Perbaikan Kualitas Mengikuti Siklus Deming PDSA ....
32
Gambar 2.5Kerangka Pikir...............................................................................
44
Gambar 3.1Model Analisis Interaktif ..............................................................
56
Gambar 4.1Struktur Organisasi.......................................................................
Gambar 4.2Format Corrective Action Request ( C A R)................................70
xii
59
ABSTRAK
Shenas Oktasavina Kusuma. D0111078.Continuous Improvement Kinerja
Bidang Pencatatan Sipil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta. Skripsi. Program Studi Ilmu Administrasi Negara. Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik. Universitas Sebelas Maret. Surakarta. 2016.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta merupakan
dinas yang berhasil dalam upaya reformasi birokrasinya dengan berbagai
penghargaan yang diperoleh disertai dengan adanya sertifikasi ISO 9001:2008.
Untuk mempertahankan presatasi dan kualitas pelayanannya,maka perlu adanya
upaya perbaikan bersifat berkelanjutan (continuous improvement). Hal ini
kemudian mendorong peneliti untuk mengkaji dan menggambarkan jalannya
proses continuous improvementdalam organisasi, khususnya pada kinerja Bidang
Pencatatan Sipil sebagai salah satu bidang dalam Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil dengan keunggulanpelayanannya.
Penelitian dilakukan di Bidang Pencatatan Sipil Kantor Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dengan metode deskriptif
didukung dengan data kualitatif. Teknik Pengumpulan data menggunakan metode
wawancara, dokumentasi dan observasi dengan pemilihan informan secara
purposive. Validitas data menggunakan teknik triangulasi data. Teknik analisis
data menggunakan model analisis Miles dan Huberman.
Penelitian ini menggunakan konsep perbaikan berkelanjutan mengikuti
siklus Deming (PDSA) terkait tahap-tahap perbaikan berkelanjutan sehingga
dapat mempermudah dalam mengkaji topik penelitian dan mampu memberikan
gambaran tentang proses Continuous Improvement Kinerja Bidang Pencatatan
Sipil. Hasil penelitian menunjukan bahwa Bidang Pencatatan Sipil melakukan
upaya perbaikan kinerja secara berkelanjutan. Upaya berbaikan berkelanjutan ini
diawali dengan Perencanaan Perbaikan berupa perencanaan perbaikan sistem,
perbaikan sasaran mutu dan perbaikan sumber daya manusia. Pada Tahap
Pelaksanaan sebagian besar perencanaan perbaikan pada tahap perencanaan telah
berjalan. Pada tahap selanjutanya, yaitu tahap studi, pelaksanaan perbaikan
ditinjau untuk mengetahui apakah perbaikan yang dilakukan berjalan dengan
efektif. Pada tahap ini pelaksanaan perbaikan telah berjalan dengan efektif meski
masih ditemukan berbagai kendala, antara lain masalah pencatatan kematian,
belum semua Rumah Sakit termasuk dalam MoU, kevalidan data, dan
permasalahan teknis SIAK, kurangnya personil atau sumber daya manusia, serta
kurangnya sarana dan prasarana berupa alat scanning dan gedung. Pada tahap
terakhir, yaitu tahap tindakan perbaikan yang telah berjalan dengan baik dan
efektif Bidang Pencatatan Sipil akan berupaya untuk meningkatkan standar dan
menciptakan inovasi baru. Sedangkan untuk kendala-kendala yang ditemukan
pada tahap studi akan digunakan untuk acuan perencanaan perbaikan selanjutnya,
sehingga tercipta berbaikan kinerja yang berkelanjutan.
Kata Kunci: Continuous Improvement, Kinerja
xiii
ABSTRACT
Shenas Oktasavina Kusuma. D0111078.Continuous Improvementof The
Performance of Civil Registration Office of Department of Population and
Civil Registration of Surakarta. A Thesis. Public Administration Major.
Faculty of Social and Political Science.SebelasMaret University. Surakarta.
2016.
Department of Population and Civil Registration of Surakarta City is a
successful department in its bureaucratic reform proven by achieving many
awards and ISO certification 9001: 2008 along with it. In order to maintain its
achievement and service quality, there should be efforts for continuous
improvement. Therefore, the researcher was encouraged to study and describe
how continuous improvement in a department works, especially on the
performance of the Civil Registration Office as one of the office under
Department of Population and Civil Registration with its prime services.
The research was done at Civil Registration Office of Department of
Population and Civil Registration of Surakarta by using descriptive method and
supported by qualitative data. Data collecting used interviews, documentations,
and observation with purposive informant collecting for data collecting technique.
The data validity used data triangulation for data validity. As for data analysis
technique, used analysis model from Miles and Huberman.
This research uses ContinuousImprovement, following Deming cycle
(PDSA), in relation to its phases of continuous improvement was able to study the
research topic and describe the process of Continuous Improvement of the
performance of Civil Registration Office easier. The results of the research show
that Civil Registration Office has given so much effort in improving its
performance continuously. This continuous effort is started with Improvement
Plan in the form of system improvement, quality objectives improvement, and
human resources improvement plan. On the implementation phase, most of the
improvement plans have been conducted well. On the next phase, that is Study
phase, the implementation of the improvement is studied to find out whether the
improvement has been done effectively. At this phase, the implementation of the
improvement has run effectively although there were several problems identified
such as registering death records, not all hospitals have MoU, data validity,
technical problems regarding SIAK, the lack of human resources, and the lack of
facilities and infrastructures (scanners and buildings). At the last phase, that is Act
phase, the improvement has run well and effective. The Civil Registration Office
will continue to improve the standard and make new invention. Meanwhile, the
problems found in the study phase will be used as the reference for the next
improvement plan. Therefore, the performance will improve continuously.
Keywords: Continuous Improvement, Performance
xiv