ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN EVENT DI PERGURUAN TINGGI (Studi di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, Malang)

  ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN EVENT DI PERGURUAN TINGGI (Studi di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, Malang) Aria Adi Negoro Rizki Yudhi Dewantara

  Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya

  Malang E-Mail: ariaadin@gmail.com

  ABSTRACT The research purposes are (1) understanding the event numbers that just happened in 2016 and 2017, (2) assessing on how events enforcement processes with its weaknesses performed at FIA UB, (3) analyzing and designing computer-based information systems to overcome its weaknesses. It can be understood that the processes were still using manual processes. This institution uses a hardcopy form of event proposal as a part of event approval processes. The Weaknesses that have existed with these systems are hardcopy form of proposals that required much space for proposal storage, manual room reservation and information so at first event organizers who want to enforce Event, in this case is the Vice Dean III who wants to approve event approval needs to confirm about room availability to Equipment administration office and this institution still don’t have any coordination system between event organizer to other event organizers. This will cause potential crash. To make sure a room is available to use, event organizer needs to contact Equipment Administration Office first. This System can overcome the weaknesses, and Faculty of Administrative Science can implement this system design as a proposal for improving current weaknesses by building web programming first.

  Keywords: System Analysis, System Design, Event Management Information System in Higher Education Institution ABSTRAK

  Tujuan penelitian ini adalah (1) mengetahui jumlah event yang telah diselenggarakan pada tahun 2016 dan 2017, (2) mengetahui proses penyelenggaraan event di FIA UB beserta kelemahannya (3) melakukan analisis dan sistem informasi berbasis komputer untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dapat diketahui bahwa proses penyelenggaraan event masih manual, yakni menggunakan proposal berbentuk hardcopy untuk diajukan perijinannya. Kelemahan-kelemahan yang ada dengan sistem yang berjalan saat ini adalah proposal berbentuk hardcopy yang membutuhkan banyak tempat untuk pengarsipan, proses pembukuan, pencatatan serta penginformasian ruangan masih manual sehingga penyelenggara event atau Wakil Dekan III harus mengkonfirmasi Sub. Bagian Umum dan Perlengkapan terlebih dahulu untuk menyelenggarakan dan mengijinkan event dan belum adanya koordinasi antara penyelenggara event yang satu dengan lainnya, sehingga dapat terjadi crash dan untuk memastikan ketersediaan ruangan harus menghubungi Sub Bagian Umum dan Perlengkapan dahulu. Usulan rancangan Sistem ini dapatmenyelesaikan berbagai kekurangan tersebut, dan rancangan tersebut dapat diimplementasikan oleh Fakultas Ilmu Administrasi sebagai usulan dalam memperbaiki kelemahan yang dialami saat ini dengan membangun sistem berbasis komputer dengan pemrograman web terlebih dahulu.

  Kata Kunci: Analisis Sistem, Desain Sistem, Sistem Informasi Manajemen Event di Perguruan Tinggi Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 61 No. 1 Agustus 2018|

  20

1. PENDAHULUAN

  Berdasarkan latar belakang tersebut, maka peneliti melakukan penelitian yang berjudul

  serta prosedur yang menyimpan, mengambil,

  hardware , jaringan, sumber data, dan kebijakan

  Secara teknis, Sistem Informasi terdiri dari rangkaian proses yang meliputi pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pendistribusian yang bertujuan untuk pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan (Laudon & Laudon, 2015:16). Sistem Infomasi juga terdiri penggabungan teratur dari manusia, software,

  2.2 Sistem Informasi

  , proses, dan output berupa informasi secara teratur. Sedangkan Informasi adalah bentuk dari hasil pengolahan data yang lebih berguna dan berarti untuk penerima (Jogiyanto, 2005.8). Data menjelaskan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata dan berbentuk mentah yang harus diolah lebih lanjut (Jogiyanto, 2005:8). Dapat disimpulkan bahwa Informasi terdiri dari data yang berdasarkan fakta yang sudah diolah menjadi lebih bermanfaat untuk pengguna maupun yang membutuhkan.

  input

  Sistem terdiri dari kerjasama komponen- komponen yang bertujuan mencapai tujuan utama dengan menerima masukan yang diproses hingga menghasilkan keluaran secara terorganisir (Oz, 2009:11). Sistem terdiri dari seperangkat komponen saling terhubung dengan batasan yang jelas dan untuk mencapai tujuan sistem bekerja sama dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses informasi terorganisir (O’Brien & Marakas, 2014:27). Dapat disimpulkan bahwa Sistem terdiri berbagai komponen terhubung dengan melakukan

  2.1 Sistem dan Informasi

  2. KAJIAN PUSTAKA

  INFORMASI MANAJEMEN EVENT DI PERGURUAN TINGGI (Studi di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, Malang)”

  “ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

  Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 61 No. 1 Agustus 2018|

  21

  Penyusunan sistem baru dilakukan untuk mengganti sistem secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sedang berjalan (Jogiyanto, 2005:35). Pengembangan Sistem memiliki proses utama, yakni Analisis Sistem, Desain Sistem, dan Implementasi Sistem.

  Pengembangan sistem dilakukan untuk mengindentifikasi proses yang ada beserta kelemahannya sehingga analis dapat membangun sistem untuk mengatasi masalah tersebut

  Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya (FIA UB) merupakan salah satu perguruan tinggi di Jawa Timur, Indonesia. Dalam kurun waktu satu tahun, banyak event-event akademis maupun non-akademis yang diselenggarakan, seperti seminar nasional maupun internasional, workshop, lokakarya, pengembangan dan pelatihan masyarakat, pengkaderan, lomba- lomba, call for paper, organisasi mahasiswa, pelatihan kerja, dan sebagainya. Diketahui bahwa penyelenggaraan event di FIA UB masih ada masalah, yakni proses pengajuan event beserta proses pengambilan keputusan, penginformasian dan pembukuan ruangan maupun tempat yang masih dicatat manual menggunakan Microsoft Excel, belum maksimalnya pemanfaatan Internet dan perangkat-perangkat komputer kantor, dan kadang-kadang suatu event bentrok dengan event lainnya secara bersamaan. Untuk memperbaiki masalah-masalah tersebut diperlukan pengembangan sistem.

  tersebut. Salah satu bentuk organisasi adalah Perguruan Tinggi.

  event yang akan diselenggarakan di organisasi

  maupun external stakeholder dan haruslah jelas legalitasnya. Stakeholder tersebut menentukan jenis, tema, waktu, dan tempat untuk

  stakeholder

  keterlibatan organisasi luar dan dalam, internal

  Event dapat diselenggarakan karena

  Event melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu.

  Pertumbuhan dan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) telah mendorong organisasi untuk megembangkan dan menggunakannya untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan tata kelola dalam organisasi. Salah satu bentuknya adalah Internet. Saat ini, Internet menjadi sistem komunikasi yang terluas di dunia yang bersaing dengan sistem komunikasi publik yang bersaing dengan telepon global dan banyak organisasi profit maupun non-profit yang memanfaatkan Internet sebagai penunjang berbagai kegiatan yang bersifat administratif dan informatif, salah satunya adalah Manajemen Event yang memiliki peranan penting dalam mengatur acara- acara pada organisasi tersebut yang diadakan oleh organisasi internal maupun organisasi eksternal.

  Penelitian ini bertujuan membangun perancangan sistem informasi manajemen event di FIA UB berbasis elektronik sehingga dapat melaksanakan implementasi web manajemen event.

• nya, dan Sumber Daya Data (O’Brien & Marakas, 2014:32).

  2.7 Konsep Dasar Manajemen Event Event merupakan penyelenggarakan

  Jenis dari penelitian ini adalah penelitian Deskriptif dengan menggunakan pendekatan Kualitatif. Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, Malang.

  3. METODE PENELITIAN

  Organisasi merupakan unit sosial yang memiliki anggota dua orang atau lebih dan dikoordinasi secara sadar dan memiliki fungsi secara berkelanjutan untuk mencapai tujuan bersama maupun rangkaian tujuan (Robbins & Judge, 2015:2). Dalam organisasi dapat ditemukan Struktur Organisasi. Struktur Organisasi menjelaskan job description yang ada untuk dikerjakan kepada unit-unit maupun divisi-divisi yang saling berhubungan, melaporkan kepada persona, serta berbagai mekanisme koordinasi yang formal dan pola interaksi yang menyertainya. (Robbins dalam Kusdi, 2009:168). Sedangkan Perguruan Tinggi merupakan penyelenggara Pendidikan tinggi yang ditempuh setelah Pendidikan menengah yang terdiri dari program diploma, program sarjana, program magister, program doktor, program profesi, dan program spesialis yang prosesnya didasarkan dengan kebudayaan Indonesia (UU RI No. 12 Tahun 2012) Dapat disimpulkan bahwa Organisasi Perguruan Tinggi adalah suatu organisasi yang menyelenggarakan Pendidikan tinggi dan bertujuan memberi pendidikan dengan jenjang yang sudah ditentukan. Organisasi Perguruan Tinggi memiliki deskripsi pekerjaan dan terdiri dari unit-unit yang dibentuk dalam struktur organisasi.

  

2.8 Konsep Organisasi Perguruan Tinggi

  adalah pekerjaan untuk mengadakan perkumpulan umum untuk tujuan yang spesifik dan mengarahkan tujuan spesifik yang sudah ditentukan yang dilakukan oleh persona, maupun lembaga professional. Manajemen Event juga bertanggung jawab untuk membuat desain event, merencanakan, dan mengkoordinasikan serta mengawasi guna merealisasikan kehadiran event . (Goldblatt, 2002:08).

  Event

  (Noor, 2013:14). Sedangkan Manajemen

  Intangibility , Suasana, Pelayanan, dan Interaksi Personal

  kegiatan yang bertujuan untuk memperingati suatu yang penting dalam kehidupan secara individu maupun kelompok berlandasan tradisi, keagamaan, keadatan, dan budaya, serta melibatkan lingkungan masyarakat pada kurun waktu tertentu (Noor, 2013:8) Event memiliki karakteristik-karakteristik diantaranya adalah Keunikan, Perishability ,

  Desain Sistem menentukan bagaimana sistem akan menyelesaikan sesuatu, mengatur komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras sehingga setelah pemasangan sistem akan memuaskan perancangan yang telah ditetapkan (Jogiyanto, 2005:195). Dalam melakukan desain sistem terdiri dari berbagai tahapan, yakni Mendesain suatu output, mendesain suatu input, mendesain suatu proses, dan mendesain suatu database (Shelly & Rosenblatt, 2012:350 – 410).

  Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 61 No. 1 Agustus 2018|

  2.6 Desain Sistem

  Analisis Sistem merupakan penguraian suatu sistem menjadi bagian komponennya yang bertujuan mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah, kesempatan, dan hambatan yang terjadi berserta harapan kebutuhannya sehingga perbaikan dapat diusulkan. (Jogiyanto, 2005:129). Analisis Sistem terdiri dari tiga tahap, yakni Tahap Analisis Strategi, Tahap Memperoleh Kebutuhan, dan Tahap Proposal Sistem(Dennis, Wixom, & Roth, 2012:13).

  2.5 Analisis Sistem

  Pengembangan Sistem merupakan penyusunan sistem baru untuk menggantikan maupun memperbaiki sistem yang lama. Dilakukan karena adanya masalah, kesempatan, dan instruksi (Jogiyanto, 2005:35).

  2.4 Pengembangan Sistem

  Software

  Secara manual dengan tanpa perangkat komputer, komponen sistem informasi terdiri dari Data, Alat Pemrosesan Manual, dan Informasi (Taufiq, 2013:19). Sedangkan komponen sistem informasi berbasis komputer terdiri dari Sumber Daya Manusia, Sumber Daya Hardware beserta

  2.3 Komponen Sistem Informasi

  mengubah, dan memisahkan informasi secara terorganisir. (O’Brien, 2014:4) Sistem Informasi juga berperan dalam mengolah data yang memiliki nilai tambah dan bermanfaat dengan komputer (Taufiq, 2013:16).

  22

  Sumber data dari penelitian ini menggunakan Data Primer dan Data Sekunder. Metode Pengumpulan Data menggunakan Teknik Wawancara dan Teknik Dokumentasi. Uji Keabsahan Data mengacu pada pendapat Sugiyono (2010:459) yang terdiri dari (1)

• – 263) yang terdiri dari (1) Mengorganisasikan Data, (2) Membaca dan Membuat Memo, (3) Mendeskripsi, Mengklasifikasikan dan (4) Menafsirkan Data, Menjasikan dan Memvisualisasikan Data.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

  Event

  4. Proses reservasi dan peminjangan ruangan yang

  crash

  karena ada event penting yang diselenggarakan secara mendadak di suatu ruangan pada pukul dan tempat yang sama.

  5. Proposal event yang masih menggunakan media kertas sehingga berkas-berkas dapat nemumpuk di meja kerja maupun di Gudang pengarsipan dokumen.

  4.3.2 Analisis Kebutuhan Pengguna 1.

  Penyelenggara Event: Mengisi Form dan Proposal

  , ruangan, membutuhkan

  2. Pembukuan dan penginformasian ruangan yang masih manual menggunakan Microsoft Excel.

  50 100 150

  Ju m lah T o tal E ve n t

  Bulan Event di FIA UB pada tahun 2016

  50 100 150

  Ju m lah T o tal E ve n t

  Bulan Event di FIA UB pada tahun 2017

  3. Belum memiliki koordinasi antara penyelenggara event yang satu dengan yang lainnya terkait ketersediaan ruangan.

  yang banyak,dan menumpuknya tugas WD III untuk menanyakan ketersediaan ruangan kepada SBUP.

  Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 61 No. 1 Agustus 2018|

  (WDIII) untuk disetujui yang kemudian diajukan ke Sub. Bagian Umum Perlengkapan (SBUP) guna peminjaman dan pembukuan ruangan beserta fasilitas-fasilitas yang ada. Untuk peminjaman ruang kuliah, pihak SBUP maupun penyelenggara harus mengkonfirmasi ketersediaan ruangan kepada jurusan maupun akademik. WD III juga berwenang untuk menentukan besarnya dana yang dapat dicairkan di Sub. Bagian Keuangan (SBK).

  23 Uji Kredibilitas, (2) Uji Transferabilitas, (3) Uji Dependabilitas, dan (4) Uji Konfirmabilitas.

  Penelitian ini menggunakan seoang peneliti, pedoman wawancara, pedoman dokumentasi sebagai instrumen penelitian. Analisis hasil data penelitian dilakukan dengan Data Analysis Spiral yang dikemukakan oleh Creswell (2013:254

  4.1 Gambaran Event saat ini

  Penyelenggaraan diadakan oleh berbagai kalangan, seperti pihak eksternal dan internal fakultas. Berdasarkan data jadwal peminjaman gedung, event yang telah diselenggarakan pada tahun 2016 berjumlah 616 dan pada tahun 2017 berjumlah 715. Disimpulkan bahwa sebagian besar event yang telah diselenggarakan pada tahun 2016 dan 2017 oleh Organisasi Kemahasiswaan.

  Gambar 1: Event yang telah diselenggarakan pada tahun 2016 Sumber: Olahan Peneliti, 2018 Gambar 2: Event yang telah diselenggarakan pada tahun 2017 Sumber: Olahan Peneliti, 2018

  Alur penyelenggaraan event di FIA UB bagi Organisasi Mahasiswa menggunakan proposal

  event yang diajukan kepada Wakil Dekan III

  Sedangkan bagi unit-unit dalam Fakultas dapat menyelenggarakan event dengan menggunakan proposal event yang diajukan kepada Dekan yang kemudian didisposisikan kepada Wakil Dekan I (WD1), Wakil Dekan II (WDII), dan Ketua Tata Usaha (KTU). Jika Event setelah disetujui Dekan bersifat akademis, maka harus melalui WDI terlebih dahulu. Namun, jika Event bersifat non-akademis maka dapat langsung tertuju kepada WDII. Dalam penyelenggaraan event , WDI bertugas mempersiapkan daya dukung akademis, WDII bertugas menentukan besarnya dana pembiayaan

  space

  event

  , sedangkan KTU bertugas menyiapkan daya dukung untuk penyelenggaraan event unit-unit dalam fakultas melalui sub-sub kerja TU, termasuk SBUP yang juga mencatat penggunaan ruangan untuk event organisasi mahasiswa dan event unit- unit dalam fakultas.

  4.3 Analisis Sistem

  4.3.1 Analisis Kelemahan Sistem Lama 1.

  Pengajuan event yang masih manual dan belum terkomputerisasi dengan menggunakan proposal

  event

  berbentuk hardcopy yang membutuhkan

4.2 Alur Penyelenggaraan Event Saat Ini

  Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 61 No. 1 Agustus 2018|

  beserta upload proposal event, formulir data ruangan oleh SBUP, dan data persetujuan event berupa tombol “setuju” serta “tidak setuju” dengan

  Biaya Jasa Perancangan Web : Rp4,500,000 Biasa Konsumsi untuk sosialisasi :Rp 930,000 Jumlah Biaya : Rp5,430,000

  4.4 Desain Sistem Informasi

  4.4.1 Desain Output

  Desain Output berupa informasi ruangan beserta spesifikasinya, informasi event yang akan diselenggarakan, event yang sudah disetujui pihak yang berwenang, dan dana yang diajukan dan disetujui oleh pihak berwenang.

  4.4.2 Desain Input

  Desan Input berupa form data pengajuan

  event

  oleh penyelenggara dengan menggunakan

  keyboard

  mouse yang juga disertai dengan catatan yang

  database aman dari kerusakan yang disebabkan virus .

  dibutuhkan dengan keyboard yang dilakukan oleh yang memberi ijin.

  4.4.3 Desain Proses

  Desain Proses dapat digambarkan dalam bentuk Flowchart Sistem Informasi, Use Case

  Diagram

  (UCD), Diagram Konteks, dan Data Flow

  Diagram

  (DFD). Desain-desain proses tersebut bertujuan untuk menberikan gambaran bagaimana sistem beserta aktivitas pengguna dan data-data yang menyeratinya dapat berjalan.

  Flowchart Sistem Informasi Flowchart Sistem Informasi bertujuan

  menggambarkan bagaimana alur kerja pada sistem yang diusulkan akan diterapkan secara fisik dan menggambarkan bagaimana proses-proses dan langkah-langkah aktor dalam berperilaku dengan bantuan komputer. Untuk mellihat bagaimana suatu desain flowchart dirancang dan mengetahui bagaimana gambaran operasi sistem informasi secara fisik dilakukan dapat dilihat pada Gambar 3.

  4.3.4 Analisis Biaya

  disusupi pop-up-ads dan sebagainya, dan

  24

  6. Ketua Tata Usaha: Mengetahui dan mengkonfirmasi event fakultas yang bersifat akademis maupun non-akademis agar dapat dilakukan koordinasi kepada sub unit-unit kerja Tata Usaha.

  informasi status perijinan penerimaan, penolakan maupun pembatalan event dari pihak yang berwenang dan ketersediaan ruangan untuk direservasi.

  2.

  .Dekan: Mengetahui dan menyetujui ajuan ijin

  event fakultas yang bersifat akademis maupun non-akademis.

  3. Wakil Dekan I: Mengetahui dan menyetujui event fakultas yang bersifat akademis.

  4. Wakil Dekan II: Mengetahui dan menyetujui

  event fakultas yang bersifat non-akademis dan akademis dari WDI.

  5. Wakil Dekan III: Mengetahui dan menyetujui

  event organisasi mahasiswa.

  7. Sub Bag Umum dan Perlengkapan: Mengetahui dan mengkonfirmasi penggunaan fasilitas yang dibutuhkan semua event dan ruangan mana yang digunakan, dan juga dapat memindahkan event pada tanggal, ruangan dan waktu yang berbeda.

  virus agar database tidak dapat dibobol dan

  8. Sub Bag Keuangan: Mengetahui jumlah dana yang disetujui oleh WDII dan WDIII, dan mengkonfirmasi kapan dana yang sudah disetujui dapat cair.

  Sistem dapat memunculkan formulir event yang diisi oleh pihak penyelenggara event yang ditujukan kepada pihak berwenang yang memberi persetujuan event.

  2. Sistem dapat menyimpan dan menampilkan ketersediaan ruangan untuk direservasi secara otomatis.

  3. Sistem dapat meampilkan permohonan ijin dan status persetujuan ijin event kepada pihak terkait.

  4. Sistem dapat mendisposisi ruangan yang dapat dilakukan oleh Dekan, WDI, WDII, dan WDIII.

  Kebutuhan Non-Fungsional

  Sistem dapat beroperasi 24 Jam dengan diakses dimanapun, dapat diakses dengan kecepatan maksimal dengan bandwidth yang tinggi, dan dapat dirancang dan dioperasikan dengan bug seminim mungkin.

  Kebutuhan Keamanan Sistem 1.

  Pengguna memiliki username berdasarkan NIM maupun NIP dan password yang bertujuan membatasi pengguna dan username tersebut memiliki jangka waktu tertentu. Proses login juga dilengkapi dengan captcha untuk menghindari penggunaan program robot.

  2. Dibutuhkan software anti-hacker maupun anti-

4.3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Kebutuhan Fungsional 1.

  Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 61 No. 1 Agustus 2018|

  25 Gambar 3: Flowchart Sistem Informasi yang diusulkan Sumber: Olahan Penelti, 2018 Use Case Diagram (UCD)

  UCD terdiri dari nama use case yang dilakukan oleh tiap aktor. Suatu use case dapat berdiri sendiri, harus berdiri dengan use case utama, dan juga dapat berdiri sendiri maupun berdiri dengan use case utama. UCD dapat dilihat pada Gambar 4.

  Gambar 4: UCD Sistem yang diusulkan Sumber: Olahan Peneliti, 2018 Diagram Konteks

  Menjelaskan aktivitas oleh aktor pada sistem secara keseluruhan dapat diringkas yang dapat dilihat pada Gambar 5.

  Gambar 5: Usulan Sistem dalam Diagram Konteks Sumber: Olahan Peneliti Data Flow Diagram (DFD)

  Menjelaskan bagaimana secara logis aktivitas dapat menggunakan dan menghasilkan data yang mengalir yang dapat dilihat pada Gambar 6.

  Gambar 6: DFD yang diusulkan Sumber: Olahan Peneliti, 2018

4.4.4 Desain Database

  ID_Konfirmasi_SBUP integer

  10 Jumlah_Panitia varchar

  15 Jumlah_Perserta varchar

  40 Jenis_Event varchar

  30 Deskripsi_Event varchar

  8 Foreign key Nama_Event varchar

  ID_Konfirmasi_SBK integer

  8 Foreign key

  8 Foreign key

  20 Proposal_Event file Catatan varchar 255 Sumber: Olahan Peneliti, 2018

Tabel 11: Atribut Entitas “Event Mahasiswa”

  ID_Konfirmasi_KTU integer

  8 Foreign key

  ID_Persetujuan_WDII integer

  8 Foreign key

  ID_Persetujuan_WDI integer

  8 Foreign key

  ID_Persetujuan_D integer

  10 Tanggal_Dimulai date Pukul_Dimulai time Pukul_Selesai time Tanggal_Diajukan date Dana_Yang_Dibutuhkan varchar

  Atribut Type Length Keterangan

  ID_Penyelenggara integer

  8 Foreign key

  ID_Event integer 8 Foreign key

  ID_Ruangan integer 8 Foreign key Atribut Type Length Keterangan

  ID_Reservasi integer 8 Primary key

  Atribut Type Length Keterangan

  Sumber: Olahan Peneliti, 2018

Tabel 12: Atribut Entitas “Reservasi Ruangan”

  8 Foreign key Nama_Event varchar 30 Deskripsi_Event varchar 40 Jumlah_Peserta varchar 10 Jumlah_Panitia varchar 10 Tanggal_Dimulai date Pukul_Dimulai time Pukul_Selesai time Tanggal_Diajukan date Dana_Yang_Dibutuhkan varchar 20 Proposal_Event file Catatan varchar 255

  ID_Konfirmasi_SBK (FK) integer

  ID_Konfirmasi_SBUP (FK) integer

  ID_Event (PK) integer

  8 Foreign key

  ID_Persetujuan_WDIII (FK) integer

  8 Foreign key

  ID_Peneyelenggara (FK) integer

  8 Foreign key

  ID_Ruangan (FK) integer

  8 Primary key

  8 Foreign key

  Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 61 No. 1 Agustus 2018|

  26

  8 Primary key Tgl_Disetujui_Event Date Catatan_Dari_Dekan varchar 255

  8 Primary key Tgl_Disetujui_Event Date Besar_Dana_Disetujui varchar

  ID_Persetujuan_WDII Integer

  Type Length Keterangan

  Sumber: Olahan Peneliti, 2018 Tabel 4: Atribut Entitas “Wakil Dekan II” Atribut

  8 Primary key Tgl_Disetujui_Event date Catatan_Dari_WDI varchar 255

  ID_Persetujuan_WDI integer

  Sumber: Olahan Peneliti, 2018 Tabel 3: Atribut Entitas “Wakil Dekan I” Atribut Type Length Keterangan

  ID_Persetujuan_D integer

  ID_Persetujuan_WDIII Integer

  15 Sumber: Olahan Peneliti, 2018 Tabel 2: Atribut Entitas “Dekan” Atribut Type Length Keterangan

  30 No_HandPhone varchar

  20 Alamat_E-Mail varchar

  8 Primary Key Nama_Divisi varchar

  ID_Penyelenggara integer

  Tabel 1: Atribut Entitas “Penyelenggara Event” Atribut Type Length Keterangan

  Desain Database bertujuan untuk menampung dan mengelola data-data dalam sistem. Desain ini terdiri dari berbagai entitas-entitas beserta atributnya yang dapat digambar dengan tabel-tabel berikut:

  20 Catatan_Dari_WDII varchar 255 Sumber: Olahan Peneliti, 2018 Tabel 5: Atribut Entitas “Wakil Dekan III” Atribut Type Length Keterangan

  8 Primary key Tgl_Disetujui_Event Date Besar_Dana_Disetujui Varchar

  ID_Ruangan integer

  ID_Ruangan integer

  8 Primary key

  ID_Event integer

  8 Fungsi varcar 120 Sumber: Olahan Peneliti, 2018 Tabel 10: Atribut Entitas “Event Fakultas” Atribut Type Length Keterangan

  70 Kapasitas varchar

  10 Fasilitas_Ruangan varchar

  25 Luas_Ruangan varchar

  8 Primary key Nama_Ruangan varchar

  Sumber: Olahan Peneliti, 2018 Tabel 9: Atribut Entitas “Ruangan” Atribut Type Length Keterangan

  20 Catatan_Dari_WDIII Varchar 255 Sumber: Olahan Peneliti, 2018 Tabel 6: Atribut Entitas “Ketua Tata Usaha” Atribut Type Length Keterangan

  8 Primary Key Tgl_Dikonfirmasi Date Tgl_Cairnya_Dana Date Catatan_Dari_SBUP Varchar 255

  ID_Konfirmasi_SBK Integer

  Sumber: Olahan Peneliti, 2018 Tabel 8: Atribut Entitas “Sub Bag. Keuangan” Atribut Type Length Keterangan

  8 Primary key Tgl_Dikonfirmasi Date Catatan_Dari_SBUP Varchar 255

  ID_Konfirmasi_SBUP Integer

  Sumber: Olahan Peneliti, 2018 Tabel 7: Atribut Entitas “Sub Bag. Umum dan Perlengkapan” Atribut Type Length Keterangan

  8 Primary key Tgl_Dikonfirmasi_Event Date Catatan_Dari_KTU Varchar 255

  ID_Konfirmasi_KTU Integer

  8 Foreign key Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 61 No. 1 Agustus 2018|

  27 Tanggal_Digunakan date Pukul_Mulai_Digunakan time Pukul_Selesai_Digunakan time

  

4.4.6 Solusi bagi proposal event bersrtata

  Sistem dapat mengetahui ketersediaan ruangan secara langsung, sehingga pihak penyelenggara event tidak perlu mengkonfirmasi ketersediaan ruangan, dan proses perijinan kedua event hanya membutuhkan soft copy sehingga arsip tidak menumpuk.

  Proses reservasi dan pencatatan ruangan dicatat secara manual dengan Microsoft Excel.

  Sistem dapat mereservasi ruangan secara otomatis dan real-time.

  Belum memiliki koordinasi antara penyelenggara yang satu dengan lainnya karena untuk mengetahuinya, pihak pengguna ruangan harus menuju ke SBUP untuk melihat siapa saja yang menggunakan untuk mengkonfirmasi penggunaan ruangan.

  Sistem dapat meresevasi ruangan tanpa perlu konfirmasi ke SBUP karena pengguna ruangan dapat mengetahui siapa saja penggunanya melalui sistem, sehingga crash dapat dihindari.

  Sumber: Olahan Peneliti, 2018

  Proposal Event memerlukan tanda tangan guna persetujuan event oleh pimpinan maupun pihak yang terlibat. Proposal event yang akan di-

  Sistem Informasi Berbasis Komputer dapat memperbaiki kelemahan yang ada, diantaranya sebagai berikut:

  upload pada sistem dapat dibentuk dengan format

  .pdf maupun .docx Format tersebut mendukung Digital Signatures.

  Digital Signatures pada .pdf merupakan penjamin data tidak diubah oleh pihak yang tidak berwenang. Digital Signatures dapat dibagi menjadi dua, yakni Certified Signatures yang mengindikasi bahwa penyusun dokumen meupakan

  author dokumen dan Approval Signatures yang

  dapat mengoptimalisasi prosedur perijinan dalam alur kerja dengan merekam persetujuan oleh divisi yang berwenang untuk meng-embedding-kan ke dalam .pdf (instantssl.com).

  4.4.7 Hambatan yang dapat terjadi pada Sistem

  Analis dapat memprediksi berbagai masalah yang dapat timbul, seperti:

  Tabel 14: Sistem menyelesaikan kelemahan Kelemahan yang ada Solusi WD III harus menghubungi SBUP mengenai ruangan yang kosong maupun mahasiswa sendiri yang harus datang untuk menanyakan, dan proposal event fakultas yang juga menggunakan hardcopy sehingga pengarsipan dapat menumpuk.

  4.4.5 Peran Sistem menyelesaikan kelemahan

  Sumber: Olahan Peneliti, 2018 Tabel 13: Atribut Entitas “Disposisi Ruangan” Atribut Type Length Keterangan

  8 Foreign Key

  ID_Dis_Ruangan Integer

  8 Primary Key

  ID_Persetujuan_D Integer

  8 Foreign Key

  ID_Persetujuan_WDI Interger

  8 Foreign Key

  ID_Persetujuan_WDII Integer

  ID_Persetujuan_WDIII Integer

  Gambar 6: ERD yang diusulkan Sumber: Olahan Peneliti, 2018

  8 Foreign Key

  ID_Event Integer

  8 Foreign Key

  ID_Ruangan Integer

  8 Foreign Key Tanggal_Dis_Ruangan Date Alasan_Disposisi varchar 255

  Sumber: Olahan Peneliti, 2018

  Setelah database tersebut disusun, untuk mengetahui bagaimana database tersebut berelasi dapat dilihat pada ERD gambar 6.

  1. Aktor yang jarang atau tidak pernah membuka sistem yang mengakibatkan menumpuknya notifikasi status event maupun ajuan perijinan Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 61 No. 1 Agustus 2018|

  28 event , sehingga aktor dapat ketinggalan

  informasi. Kondisi tersebut berakibat tidak disiapkannya sebuah event dengan baik.

  2. Bagi Peneliti yang lain maupun ahli pemograman komputer diharapkan dapat mengembangkan lagi desain sistem ini mengingat sistem ini belum mencangkupi penggunaan kelas kuliah yang harus mengkonfirmasi ke bagian akademik maupun jurusan, belum juga mencagkupi penyelenggaraan event oleh pihak luar fakultas dan event yang tidak memerlukan ijin kepada pimpinan sehingga peneliti yang lain maupun ahli pemrograman kompuer dapat memasukan

  1. Bagi FIA UB diharpkan dapat mengimplementasi sistem ini jika program berbasis web sudah jadi.

  Adapun saran-saran peneliti bagi pihak- pihak terkait adalah sebagai berikut:

  5.2 Saran Peneliti

  12. Sistem ini dapat meimbulkan masalah baru yang dapat timbul, seperti aktor yang jarang dan tidak pernah membuka sistem sehingga informasi yang datang tidak diolah yang menyebabkan penumpukan tugas dan mengurangi interaksi sosial.

  11. Pengunggahan proposal yang berstrata dapat menggunakan digital signatures pada .pdf.

  10. Perbaikan yang ditawarkan adalah penyelenggara event mengetahui ruangan yang tersedia untuk direservasi secara langsung dan otomatis berserta koordinasi dengan penyelenggara yang lain tentang siapa saja yang menggunakan ruangan.

  Database juga digambarkan dengan database- database beserta relasinya dalam bentuk Entiry Relationship Diagram .

  9. Hasil desain sistem berupa desain input, proses, dan output. Desain proses-proses digambarkan dengan Flowchart, Use Case Diagram, Diagram Konteks, dan Data Flow Digaram. Desain

  8. Kebutuhan keamanan sistem memiliki username dan password dengan NIM / NIP yang memiliki masa tenggang berlaku dan keamanan lainnya yang memadai agar database tidak mudah dibobol.

  7. Kebutuhan Sistem secara non-fungsional dapat beroperasi selama 24 jam, memiliki bandwidth yang tinggi dan dirancang dengan bug sedikit mungkin.

  , dan dapat mendisposisi ruangan oleh pihak dekanat.

  event

  6. Kebutuhan Sistem secara fungsional dapat menampilkan form event beserta informasi ruangan yang bisa direservasi dan menampilkan ajuan event kepada pihak yang berwenang memberikan ijin dan konfirmasi, dapat mmindah

  5. Dari tahap analisis kebutuhan pengguna, ditemukan Penyelenggara event membutuhkan informasi ruangan, form dan juga status persetujuan event . Dekan membutuhkan informasi ajuan event fakultas, WDI membutuhkan informasi event fakultas bersifat akademis, WD II membutuhkan informasi tentang event fakultas.WD III membutuhkan informasi event organisasi mahasiswa, KTU membutuhkan informasi event fakultas, SBUP membutuhkan informasi event fakultas maupun event organisasi mahasiswa.

  yang masih manual, reservasi dan pencatatan ruangan yang manual, belum adanya koordinasi antar penyelenggara terkait ruangan, dan penggunaan ruangan yang kadang-kadang terjadi crash.

  event

  3. Alur penyelenggaraan event organisasi mahasiswa dimulai dari proposal kegiatan yang diajukan ke WD III kemudian ke SBUP dan SBK.

  2. Alur penyelenggaraan event fakultas saat ini dimulai dari proposal kegiatan yang diajukan kepada Dekan kemudian WDI dan WD II kemudian KTU.

  Event yang telah diselenggarakan pada tahun 2016 dan 2017 sebagian besar diselenggarakan oleh organisasi mahasiswa FIA.

  Dari hasil penelitian pada Hasil dan Pembahasan, maka dapat disimpulkan bahwa : 1.

  3. Menguragi bahkan menghilangkan interaksi sosial karena pihak penyelenggara event maupun pihak pemberi ijin event tidak bertemu, berbicara dan beratatap muka secara langsung, sehingga penyelenggara maupun pemberi ijin tidak mengetahui siapa yang mewakilkan dan pola hidup individualisme dapat meningkat.

  2. Adanya suatu keputusan yang tidak terstruktur yang disebabkan oleh faktor nomer 1, sehingga aktor perlu menghubungi aktor lainnya secara manual.

5. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

4. Ditemukannya kelemahan seperti pengajuan

  penyelenggara event dari luar fakultas agar dapat Perilaku Organisasi. Jakarta: Salemba masuk ke dalam sistem, dan juga proses

  Empat penyelenggaraan event oleh Dekanat yang harus Shelly, Gary B., dan Harry J. Rosenblatt. 2012. berubah posisi sebagai penyelenggara event pada

  Systems Analysis and Design, Ninth Edition .

  sistem sehingga proses penyelenggaraan event Boston: Cengage Learning oleh Dekanat belum efektif karena Dekanat

  Taufiq, Rohmat. 2013. Sistem Informasi sebagai penyelenggara event tetap harus tertuju

  Manajemen . Yogyakarta: Graha Ilmu

  ijinnya kepada Dekan, WD I dan WD II, sehingga analis mengharapkan pemrograman komputer agar penyelenggaraan event oleh Dekanat dapat tertuju langsung kepada KTU.

DAFTAR PUSTAKA

  Creswell, John W. 2013. Penelitian Kualitatif dan Desain Riset . Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Dennis, Alan., Barbara H. Wixom, dan Roberta M.

  Roth. 2012. System Analysis and Design. John & Willey Sons, Inc. Goldblatt, Joe. 2002. Special Events Twenty-First

  Century Global Event Management . New York: John & Willey Sons, Inc.

  Instant SSL. What is a Digital Signature. Comodo CA Limited. Diakses 12 Juli 2018 dari https://www.instantssl.com/https- tutorials/digital-signature.html

  Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem

  Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:

  CV Andi Offset Kusdi. 2009. Teori Organisasi dan Administrasi. Jakarta: Salemba Humanika Laudon, Kenneth C., dan Jane P. Laudon. 2015.

  Sistem Informasi Manajemen:Mengelola Perusahaan Digital . Jakarta: Salemba

  Empat. Noor, Any. 2013. Manajemen Event. Bandung:

  Penerbit Alfabeta O’Brien, James A., dan George M. Marakas. 2014.

  Sistem Informasi Manajemen . Jakarta:

  Salemba Empat Oz, Effy. 2009. Management Information Systems. Boston: Thomson

  Republik Indonesia. 2012. Undang-Undang

  Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 Tentang Dikti.

  Lembaran Negara RI Tahun 2012 Robbins, Stephen P., dan Timothy A. Judge. 2015.

  Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 61 No. 1 Agustus 2018|

  29